[ «Ташкент -2012 1 Авторы практического пособия: Н.Касимова, Г.Бабаджанова, Л.Исламова Данное пособие подготовлено при содействии Программы развития Организации Объединенных Наций (ПРООН) в Узбекистане. Мнения и ...»
ЭФФЕКТИВНАЯ КОММУНИКАЦИЯ
С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ:
практическое пособие
для информационных служб
Ташкент -2012
1
Авторы практического пособия: Н.Касимова, Г.Бабаджанова, Л.Исламова
Данное пособие подготовлено при содействии Программы развития Организации Объединенных Наций (ПРООН) в Узбекистане. Мнения и рекомендации, приведенные в пособии, принадлежат авторам и могут не совпадать с официальной позицией ПРООН.
Авторский коллектив выражает признательность сотрудникам и консультантам ПРООН в Узбекистане и проекта ПРООН “Поддержка системы местных органов власти: гражданское участие и партнерство”, которые внесли свой вклад в подготовке отдельных глав и рецензировании пособия, Азизе Умаровой, Акмалю Базарову, Дилшоду Исроилову, Гузал Адиловой, Азизхону Бахадирову, Галине Костиковой, Отабеку Эшматову.
© Программа Развития Организации Объединенных Наций (ПРООН), 2012 г.
ПРЕДИСЛОВИЕ
Обеспечение права граждан на получение информации является одной из составляющих процесса построения партнерства между государственными органами и населением. В свою очередь, реализация права на получение информации зависит от эффективной организации, поддержания и развития двусторонней коммуникации между государством и населением. Такую функцию государственного органа может нести информационная служба.С этой целью в 2011 году проектом Программы развития ООН в Узбекистане «Поддержка системы местного управления: гражданское участие и партнерство» в хокимиятах Наманганской и Джизакской областей были пилотированы 6 информационных служб на областном, городском и районных уровнях, на каждом уровне по одной.
Осмысление опыта создания и работы каждой пилотной информационной службы выявило необходимость подготовки практического пособия для сотрудников информационных служб, которое даст им возможность представить методологические основы создания ИС, изучить опыт двух регионов (кейсстади), предложить в полной мере современные способы и средства эффективной организации и осуществления ежедневной деятельности по обеспечению коммуникации с общественностью. Это позволит расширить возможности для доступа граждан к информации о деятельности органов государственного управления и власти на местах.
В рамках подготовки пособия был привлечен широкий круг специалистов, и мы хотели бы поблагодарить Азизу Умарову, Акмаля Базарова, Дилшода Исроилова, Гузал Адилову, Азизхона Бахадирова, Галину Костикову, Елену Иванюженко, Дмитрия Масленникова, Отабека Эшматова, Хакимжона Фозилова, Уткира Джумашева, Исфандиёра Ишанкулова. Мы надеемся, что данное практическое пособие поможет сотрудникам информационных служб в короткие сроки организовать и осуществлять деятельность информационной службы хокимията и тем самым содействовать обеспечению еще большей открытости и прозрачности деятельности государственных органов на местах.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ1. СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СЛУЖБЫ
1.1. Общая характеристика 1.2. Специфика работы информационных служб органов исполнительной власти 1.3. Доступ к информации о деятельности государственных органов 1.4. Основные принципы деятельности ИС хокимиятов2.ИНФОРМАЦИОННАЯ СЛУЖБА: ЦЕЛИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА
2.1. Основные цели, задачи и функции информационной службы 2.2. Структура информационной службы и кадровые вопросы 2.2.1. Руководитель информационной службы 2.3. Рабочее место сотрудника информационной службы 2.4. Этические аспекты деятельности сотрудников информационной службы3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СЛУЖБ
С ГРАЖДАНАМИ И ЖУРНАЛИСТАМИ
3.1. Формы предоставления информации о государственных органах 3.2. Виды информации, предоставляемой населению 3.3. Способы сбора информации внутри хокимията 3.4. Виды аудитории 3.4.1. Население 3.4.2. СМИ и журналисты как ключевая аудитория 3.4.3. Государственные служащие 3.5. Каналы коммуникации 3.6. Роль аккредитации в работе информационной службы с журналистами 3.6.1. Аккредитация журналистов 3.6.2. Виды аккредитации4. ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ СВЯЗИ С ГРАЖДАНАМИ И СМИ
4.1. Организация рабочего времени 4.1.1. Распорядок дня сотрудников ИС 4.2. Медиапланирование и его компоненты5. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ ДЛЯ ОБЩЕСТВЕННОСТИ И СМИ
5.1. Виды мероприятий (пресс-конференция, пресс-брифинг, круглый стол, пресс-тур) 5.1.1. Пресс-конференция 5.1.2. Брифинг 5.1.3. Информационная встреча 5.1.4. Круглый стол 5.1.5. Презентация 5.1.6. Пресс-тур 5.2. Публичное выступление 5.3. Информационный материал, распространяемый на мероприятиях сотрудниками информационной службы 5.4. Правила организации и проведения пресс-конференции 5.4.1. Распространенные ошибки при проведении6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНТЕРНЕТ РЕСУРСОВ В РАБОТЕ ИС
6.1. Официальный сайт регионального органа 6.1.3. Фотографии на сайте, специфика, актуальность 6.1.6. Продвижение официального сайтаИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА
ВВЕДЕНИЕ
Эффективность управленческой деятельности в государственных органах во многом зависит от полноты, достоверности и актуальности получения и распространения информации, необходимой для принятия обоснованных решений по тем или иным проблемам, которые затрагивают права и законные интересы граждан.В результате новых явлений, связанных с информатизацией общества, изменились задачи, цели, принципы деятельности центральных и местных органов государственной власти и управления. Это подчеркнул глава государства в своем докладе на совместном заседании Законодательной палаты и Сената Олий Мажлиса Республики Узбекистан, состоявшемся 12 ноября 2010 года: «Обеспечение свободы и прав граждан в информационной сфере, включающих в себя такие составляющие, как свобода и реализация прав на получение, распространение информации и собственных идей, является краеугольным камнем основ построения демократического общества в Узбекистане»1.
В повседневной практике постоянно возрастает объем информации, обрабатывать которую и своевременно реагировать на нее для местных органов государственной власти зачастую представляется довольно сложным. На многие запросы граждан государственные органы на местах не всегда могут дать быстрый ответ из-за отсутствия слаженной системы сбора и обработки информации, квалифицированных кадров, инфраструктуры и структур, специализирующихся в этой сфере.
В данном пособии руководители и ответственные сотрудники хокимията, а также сотрудники ИС могут найти ответы на вопросы «Как организовать деятельность информационной службы?», «Какие методы и средства коммуникации надо использовать при общении с гражданами и СМИ?», «Как организовать рабочее время и место?» и многие другие. Пособие содержит примеры, диаграммы и фотографии, которые получены из опыта деятельности пилотных ИС, созданных в рамках проекта ПРООН «Поддержка системы местного управления: гражданское участие и партнерство» в Джизакской и Наманганской областях.
1 Доклад Президента Республики Узбекистан Ислама Каримова на совместном заседании Законодательной палаты и Сената Олий Мажлиса Республики Узбекистан. 12.11. 2010г.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
СЛУЖБЫ
Понятие «Информационная служба»Различие между ИС хокимията и пресс-службой
СПЕЦИФИКА РАБОТЫ
ИНФОРМАЦИОННЫХ
ВЛАСТИ
Общие правила для установления отношений ИС с журналистамиСОВРЕМЕННЫЕ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
СЛУЖБЫ
Д ля организации любой структуры необходимо знание базовых целей деятельности, ради которых она создается.Важно знать ее основные принципы работы, видеть ее в целом, чтобы добиваться высокой эффективности и результативности в работе. В данной главе раскрывается смысл понятия «информационная служба хокимията», описывается специфика деятельности информационной службы органа государственной исполнительной власти.
Разъясняется ее отличие от пресс-службы.
Знание основных принципов деятельности информационной службы поможет правильно организовать деятельность сотрудников.
Разъясняется, каким образом информационная служба принимает участие в формировании и реализации информационной политики хокимията. Приводится схема, объясняются правила равного доступа граждан, общественных организаций, СМИ к информации о деятельности хокимията. Выработаны рекомендации по установлению деловых отношений с населением и представителями СМИ.
1.1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА Информационная cлужба хокимията (далее по тексту ИС) – это структурное подразделение аппарата местного органа исполнительной власти, находящееся в непосредственном подчинении его руководителя. Организация работы информационной службы напрямую зависит от того, в каком секторе она будет работать.
Организация работы ИС в государственных структурах отличается от организации работы этой же ИС в коммерческих и социальных отраслях. В зависимости от стратегических целей, задач и функций хокимията в целом, строится и организация работы информационной службы, так как она не может быть автономным объектом, оторванным от деятельности хокимията. Это означает, что все, что сообщает информационная служба, должно утверждаться руководством аппарата хокимията области (района, города).
Прозрачность, открытость деятельности местных органов исполнительной власти2 обеспечивается информационной службой хокимията с учетом многообразия мнений о событиях, происходящих в районах и городах. Деятельность ИС должна быть понятна и открыта для всех граждан. Для этого должна быть разработана определенная процедура информирования общественности о деятельности хокимията. ИС должна обеспечить широкий доступ гражданского общества к информации о решениях, принимаемых хокимом и подразделениями хокимията. Прежде всего, это касается тех решений, которые затрагивают права, свободы и законные интересы граждан.
Схема №1 «Различие между ИС хокимията и пресс-службой»
В Узбекистане с принятием постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан от 22 сентября 2006 года «О мерах по развитию связей с общественностью органов государственного и хозяйственного управления»
за данной службой закрепилось название «Информационная служба».
2 Проект Закона «Об открытости деятельности органов государственной власти и управления»// http://www.norma.uz/publish/doc/text81222_zakon_respubliki_uzbekistan
1.2. СПЕЦИФИКА РАБОТЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СЛУЖБ
ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Деятельность информационной службы заключается в информировании населения и создании атмосферы доверия и сотрудничества между хокимиятом (управлениями хокимията) и гражданами, а также представителями институтов гражданского общества в лице махаллинских комитетов и различных ННО. Информационная служба может вести свою деятельность по различным направлениям, нацеленным на общественность или на достижение определенных задач (например, формирование имиджа органа государственного управления), используя различные каналы коммуникации. Для решения своих задач информационная служба должна взаимодействовать с ИС вышестоящего органа государственного управления, территориальными и структурными подразделениями различных министерств и ведомств республики.Информационная служба хокимията должна строго следовать отработанным и утвержденным процедурам, согласованным с хокимом и документами, регламентирующими ее деятельность. Сотрудники ИС должны ответственно подходить к подаче информации, максимально обеспечивая открытость и гласность. Это позволит создать атмосферу взаимного доверия между хокимиятом и населением.
Отношения хокимията с прессой устанавливает его информационная Общее количество СМИ в Узбекистане служба. Неудачный подбор сотрудни- (по состоянию на 01.07.2012) ков ИС может испортить даже самые сионально. И наоборот: квалифицированная, динамичная, проактивная Веб-сайты команда ИС может способствовать полнять функции советника по связи с общественностью. Более того, ИС, Информационные бюллетени обладая полнотой информации и возможностью ее анализа, может ока- Информационные агентства заться ценным советником хокима и в вершенствования его взаимоотношений как со своими службами, так и с из них 774 являются негосударственными (60%).
населением региона. Поэтому термин «информационная служба хокимията» - это наименование, за которым скрыто гораздо более широкое понятие. Работники ИС должны быть не только хорошими психологами и аналитиками, но и обязаны разбираться во внешней и внутренней политике страны, основных направлениях деятельности хокимията.
При неблагоприятном развитии событий ИС должна мгновенно реагировать и при помощи правильной подачи информации уметь переводить конфликтные эмоции в русло конструктивного сотрудничества.
Оптимальные отношения ИС с журналистами сложатся, если придерживаться нескольких общих правил3:
1) вести честную игру – не предоставлять ложные факты о деятельности хокимията;
2) обслуживать прессу на профессиональном уровне - помогать журналистам делать новости в соответствии с их задачами и темпом работы. Главная информация о деятельности хокимията может не дойти до населения, если она не окажется вовремя в руках журналистов;
3) не просить «замять неприятную историю» - подобные просьбы свидетельствуют о непрофессионализме просителя и вызывают настороженное отношение к нему. Кроме того, иногда именно такие просьбы раскрывают руководству издания всю «неприятность» той или иной истории - иначе она могла бы остаться незамеченной. Лучше объяснить журналистам объективные причины, которые привели к той или иной ситуации;
4) не обрушивать на прессу поток новостей общей массой – до подачи новостей отсортировать их хронологически, классифицировать по степени важности и актуальности, точно распределять информацию по изданиям и категориям аудитории, для которой назначена данная информация.
1.3. ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ
3 Катлин С.М., Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001. С.124.Для организации эффективной работы ИС хокимията прежде всего должна ответить на вопросы по 4 основным направлениям:
? Какое значение придает хокимият связям с общественностью? Какие цели и задачи будут стоять перед информационной службой? Какие показатели эффективности работы информационной службы будут использоваться? Каковы специфические требования, выдвигаемые хокимиятом к информационной службе?
? Какая информация представляет наибольший интерес для населения района (города)? Как получать и обрабатывать информационные запросы граждан?
? Как получать наиболее полную информацию? Как проверить и обеспечить объективность информации?
? Как правильно и в какой форме преподнести информацию? Через газету, радио, ТВ или Интернет?
1.4. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИС
ХОКИМИЯТОВ
Схема №3. Пять принципов деятельности ИС Принцип объективности ИС обеспечивает правдивое изложение аргументов и фактов в информации при принятии хокимиятом каких-либо решений.Принцип открытости видуальные запросы в информавправе отказать в предоции, которые поступают в хокиставлении информации, мият, за исключением случаев, когда хокимият сможет обосносекретной, т.е. закреплена в нормах вать, что запрашиваемая инфорзаконодательства о государственмация подпадает под ограничиных секретах.
тельный перечень исключений из принципа открытости информации.
Принцип актуальности ИС инициирует регулярное проведение встреч хокима области (города, района) или членов его аппарата управления с представителями СМИ, общественностью, где совместно обсуждаются интересующие вопросы и актуальные проблемы.
Принцип оперативности ИС своевременно реагирует на обращения граждан и принимаемые решения органа исполнительной власти. Желательно предоставлять ответ в удобной и понятной для граждан форме в кратчайшие сроки. Желательно стараться отвечать в течение максимум 3 рабочих дней. Но даже в самом затруднительном случае срок ответа на обращения граждан не должен выходить за пределы установленных законом сроков.
Принцип социальной ориентированности При реализации информационной политики хокимията ИС обеспечивает приоритет по освещению процесса и результата исполнения законов, подзаконных актов, государственных программ и проектов по социальной поддержке уязвимых слоев населения. Деятельность ИС, его помещение и информационные продукты должны быть доступны для лиц с ограниченными возможностями.
Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение. Тогда как заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в государственный орган, который обязан разрешить вопрос по существу, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее Источник: Статья 11 Закона Республики Узбекистан “Об обращениях граждан».
2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СЛУЖБА: ЦЕЛИ, ФУНКЦИИ
И СТРУКТУРА
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
ИНФОРМАЦИОННОЙ РАБОЧЕЕ МЕСТО СО
СЛУЖБЫ ТРУДНИКА ИНФОРМА
ЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
Внутреннее направление деятельности ИС Главная цель ИС Задачи и функции ИСЦИОННОЙ СЛУЖБЫ И
ЭТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
КАДРОВЫЕ ВОПРОСЫ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СО
Организационная структура инТРУДНИКОВ ИНФОР формационной службы райоМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ на, города и области Требования к будущим со- Определение этики как систетрудникам информационной мы ценностей службы Руководитель информационинформационной службы ной службыИНФОРМАЦИОННАЯ
СЛУЖБА: ЦЕЛИ,ФУНКЦИИ
И СТРУКТУРА
Т очное знание основных целей и задач ИС, владение нормативно-правовой базой ее деятельности – ключ к успешной деятельности ИС. В данной главе подробно описываются цели, задачи и функции ИС.Даны рекомендации по подбору кадров и перечню их должностных обязанностей.
Глава раскрывает этические аспекты деятельности ИС, приводит ряд этических норм, следуя которым можно успешно работать со своей целевой аудиторией.
Представлены подробные рекомендации по обустройству рабочих мест сотрудников и организации делопроизводства ИС.
2.1. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
Структурные подразделения хокимията, В рамках проекта ПРООН «Поддержка местных органов власти:
гражданское участие и партнерство» в 2010г. было проведено социологическое исследование потенциала органов государственной власти на местах в пилотных регионах с целью изучения мнения основных потребителей информационных услуг (население, предприниматели и общественные объединения). Указанное исследование показало, что 20% опрошенных в Джизакской области и 38% в Наманганской области не вполне удовлетворены качеством и процедурами, которыми сопровождалось получение информационных материалов из хокимиятов.
Значительная часть опрошенных (Джизак – 32%, Наманган – 42,9%) не получила ответа на поданные заявления. Более 80% опрошенных в пилотных регионах хотели бы получать информацию из одного источника, например, от информационной службы хокимията.
По данным социологического опроса, респонденты назвали следующие вопросы самыми актуальными, по которым они хотели бы получать решения местных органов власти;
деятельность банков и их услуги, кредиты, займы;
местные налоги и налоговая отчетность;
коммунальные услуги и тарифы;
здравоохранение;
социальная защита;
ГЛАВНОЙ ЦЕЛЬЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ХОКИМИЯТОВ является установление двусторонней коммуникации между населением и местными органами власти, содействие обеспечению свободного доступа к открытой информации, касающейся деятельности органов государственной власти и управления на местах.
Задачи и функции информационной службы подготовка и распространение заявлений, сообщений, прессрелизов и других официальных информационных материалов подготовка и проведение PR-кампаний (публичные мероприятия для информирования общественности с целью повышения сбор, обработка, хранение и распространение информации со всех служб и подразделений хокимията и территориальных подразделений министерств и ведомств в соответствии с целями участие в подготовке к печати (выходу в эфир) материалов, касающихся деятельности хокимията, подготовка и распространение заявлений, сообщений, пресс-релизов и других официальных информационных материалов аппарата управления 1.Участие в хокимията;
формировании обеспечение публикаций в СМИ информации о нормативнои реализации информационной разъяснением, создание в Интернете веб-ресурсов хокимията, политики, обеспечение их эффективного функционирования;
определяемой хокимом: информационное обеспечение деятельности хокимията путем проведение опросов с целью выявления мнения граждан о деятельности хокимията и его анализ для предоставления хокиму сотрудничество с национальными и зарубежными СМИ и журналистами, аккредитация журналистов при хокимияте и обеспечение условий для их деятельности, мониторинг СМИ;
обзор комментариев, жалоб и предложений граждан, их анализ и организация встреч хокима и других работников хокимията с своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, входящим в сферу деятельности ИС;
общественного мнения и отношения местных, республиканских и 2.Формирование объективного вопросам освещения деятельности хокимията в случаях общественного выхода в свет продукции СМИ, содержащей неоднозначно мнения о трактуемые, недостоверные сведения, а также другие сведения, деятельности хокимията и его руководства организация пресс-конференций, брифингов, встреч с представителями хокимията и предоставление СМИ официальных разъяснений позиции хокимията по различным вопросам;
проведение мониторинга и анализа проектов публичных материалов, подготавливаемых для распространения через СМИ.
2.2. СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ И
КАДРОВЫЕ ВОПРОСЫ
В соответствии с целями и задачами ИС определяются ее организационная структура и штатное расписание. При малом объеме задач можно создать ИС, состоящую из одного пресс-секретаря, который будет выполнять все функции информационной службы хокимията с минимальным набором технических средств. Если город или район является густонаселенным или это областной уровень хокимията, то количество штатных единиц может быть увеличено.Возможны следующие варианты4:
Район или город с населением свыше 100 тысяч 1 – пресс-секретарь, руководитель ИС;
1 - технический специалист, руководитель ИС;
журналист (отвечает за аудиовизуальные и онпо контенту;
Эффективность деятельности информационной Информационная служба службы зависит от профес- это не вспомогательный, а один сионального мастерства ее из ключевых отделов в админисотрудников. Прием специ- страции хокима. Это высокий алистов целесообразно про- уровень беспрерывного диалога с населеизводить путем открытого нием и хокимом. Сотрудники ИС являютконкурсного отбора. При от- ся членами команды хокима.
боре кандидатов в штат информационной службы следует учитывать, что кандидаты должны иметь высшее образование, навыки работы с компьютерной техникой, опыт работы по специальности, определенный жизненный опыт. Будущие сотрудники информационной службы должны хорошо знать, как работают СМИ и государственные органы, и уметь тесно с ними взаимодействовать.
Если персонал информационной службы будет формироваться из числа работников конкретного хокимията, то следует организовать для них повышение уровня профессиональной компетентности по таким направлениям, как информационные технологии, журналистика, общественная психология и управление.
Каждый из сотрудников информационной службы должен быть многофункционален и взаимозаменяем.
4 Рекомендации основаны на анализе работы 6 пилотных ИС Джизакской и Наманганской областей.
2.2.1. Руководитель информационной службы Службу возглавляет руководитель, назначаемый и освобождаемый от занимаемой должности хокимом. Руководитель ИС одновременно является и пресс-секретарем хокима. Согласно рекомендуемой должностной инструкции, руководитель ИС координирует деятельность этой службы и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на нее задач и функций. Руководитель информационной службы хокимията подчиняется непосредственно хокиму. В непосредственном подчинении руководителя информационной службы хокимията находятся сотрудники информационной службы.
Сотрудники ИС назначаются и освобождаются от должности по представлению руководителя ИС. Информационное, правовое, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности ИС, а также социально-бытовое обеспечение ее сотрудников осуществляется в порядке, установленном для структурных подразделений хокимията.
Руководитель ИС отвечает за связь со СМИ, за проведение различных мероприятий, за сбор и анализ информации. Руководитель ИС обязан быть в курсе всей деятельности хокимията.
Основные должностные обязанности руководителя ИС хокимията:
совместная разработка с хокимом медиа-плана для реализации информационной политики хокимията;
оперативное информирование хокима о позиции региональных СМИ и состоянии общественного мнения в регионе по отношению к деятельности хокимията;
регулярное предоставление кратких информационных сообщений по региональным проблемам хокиму(например, 1 раз в неделю);
разработка плана информационных поводов для выхода новостей, сюжетов и иных материалов о деятельности хокимията (желательно за 1- месяца);
подготовка информационных материалов, относящихся к деятельности хокимията (пресс-релиз, фотобюллетени, видео- и аудиоматериалы, интервью и.т.д);
предварительная подготовка ответов на возможные вопросы СМИ, других организаций и граждан о деятельности хокимията;
организация и проведение пресс-конференций, брифингов, интервью и других встреч с гражданами, представителями СМИ хокима или других работников хокимията и его служб по согласованию с хокимом;
подготовка и размещение информации для официального веб-сайта хокимията;
мониторинг и анализ сообщений СМИ о деятельности хокимията и других организаций региона;
анализ достоверности опубликованных сведений о деятельности хокимията;
подготовка разъяснительных писем и опровержений и т.д.
! Руководитель информационной службы уметь работать с компьютерной техникой на уровне опытного пользователя;
владеть навыками сбора и анализа информации;
уметь налаживать хорошие деловые связи с редакторами и журналистами электронных и печатных СМИ.
2.3. РАБОЧЕЕ МЕСТО СОТРУДНИКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
ИС ДОЛЖНА ИМЕТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПАПКИ:
«Нормативно-правовые акты «Мониторинг СМИ»РУз: постановления палат Олий Мажлиса, указы, постановления, распоряжения Президента РУз, постановлеруководству хокимията ния и распоряжения Кабинепо запросу) та Министров РУз и т.д.»
формационной деятельности хокимията) «Запросы граждан и СМИ»
(все обращения граждан и СМИ должны храниться в этой папке с соответствующими ответами ИС) Все эти папки для удобства работы необходимо вести в регулярном режиме в бумажном и/или электронном виде. Важным условием для правильного ведения документации является их своевременное размещение в папках по мере поступления документов, по мере проведения мероприятий, а также их регулярная регистрация в хронологическом порядке.
! Рекомендуется хранить документы (отсканированные) периодическим дублированием на главном сервере ИС. Это позволит сэкономить расходы ИС на бумагу, не потребует
2.4. ЭТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ
ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
Этика относится к системе ценностей, с помощью которых человек определяет, что правильно и что неправильно, добросовестно и недобросовестно, справедливо и несправедливо. Ключевыми моментами с точки зрения соблюдения правовых и этических норм для сотрудников ИС является неукоснительное соблюдение Конституции, законов, а также подзаконных актов Республики Узбекистан. Недопустимым с точки зрения не только права, но и этических норм является публикация ложных или намеренно искаженных сведений или нарушающих права личности на частную жизнь.Некоторые этические правила:
сотрудники ИС должны уважать авторские права при использовании материалов СМИ и других источников;
сотрудники ИС должны уважать принцип плюрализма (разнообразие) мнений при общении со СМИ и обработке запросов граждан;
публикация личных данных людей возможна только с их согласия.
Преступая этические нормы, сотрудник ИС во многих случаях нарушает и законодательство. Для эффективной работы ИС рекомендуется принять внутренние этические правила, которые содержат в себе морально-этические нормы поведения сотрудников ИС в различных ситуациях. При принятии на работу сотрудника наряду с должностной инструкцией ему следует ознакомиться и с этими этическими правилами. Этические правила способствуют успеху ИС, регулируют отношения внутри самой службы и в отношениях с гражданами.
3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ
СЛУЖБ С ГРАЖДАНАМИ И
ЖУРНАЛИСТАМИ
ЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
О ГОСУДАРСТВЕННЫХ
ОРГАНАХ
Классификация видов и форм информации формацииКАНАЛЫ
Способы получения информаКОММУНИКАЦИИ ции внутри хокимията ней координации получения информацииВИДЫ АУДИТОРИИ РОЛЬ АККРЕДИТАЦИИ
В РАБОТЕ ИС С ЖУРНА
Общие правила для установле- ЛИСТАМИ ния отношений ИС с журналиПравовые основы аккредитастами ции журналистов Доступ к информации о де- Порядок оформления заявки ятельности государственных органовВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
ИНФОРМАЦИОННЫХ
СЛУЖБ С ГРАЖДАНАМИ
И ЖУРНАЛИСТАМИ
В заимоотношения ИС с журналистами, гражданами, государственными служащими это основные составляющие, которые определяют успех или провал в ее работе.В настоящем разделе приведена подробная классификация видов и форм информации, полный перечень видов открытой информации, которую хокимияты обязаны предоставлять гражданам. Знание классификации видов аудитории, примеров подачи информации необходимо для сотрудников ИС. В разделе приведены образцы составления медиа-карт, правильной и неправильной подачи информации. Примеры помогут сотрудникам ИС совершенствовать свои знания и навыки. Понимание разницы в деятельности журналиста и сотрудника ИС позволит уверенно работать и избежать типичных ошибок. Благодаря рекомендациям по общению с аудиторией вырабатывается умение выбирать оптимальный канал коммуникации для дальнейшей эффективной деятельности. В разделе указана нормативно-правовая база для аккредитации журналистов и даны советы по ее проведению.
3.1. ФОРМЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ О
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ
Конституционное право граждан Республики Узбекистан на свободу мысли, слова и убеждений включает право искать, получать и распространять любую информацию, за исключением направленной против существующего конституционного строя и других ограничений, предусмотренных законом.Органы государственной власти и управления, органы самоуправления граждан, общественные объединения и другие негосударственные некоммерческие организации и должностные лица обязаны в установленном законодательством порядке обеспечивать каждому возможность ознакомления с информацией, затрагивающей его права, свободы и законные интересы, создавать доступные информационные ресурсы, осуществлять массовое информационное обеспечение пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес.
Источник: ч.2 статьи 8 Закона Республики Узбекистан «О принципах и гарантиях свободы информации» от 12.12.2002 г. №439-II.
Государственные органы обязаны обеспечивать каждому возможность ознакомления с актами законодательства, а также документами, решениями и иными материалами, затрагивающими его права и законные интересы. Доступ к информации обеспечивается путем опубликования и распространения актов законодательства и соответствующих материалов. 5 Статья 7 Закона Республики Узбекистан «О гарантиях и свободе доступа к информации»
от 24.04.1997 г. №401-I Получение и обработка запросов граждан представляет собой механизм обратной связи ИС с общественностью. Ответы ИС по этим запросам могут быть как письменными, так и устными, исходя из предпочтений заявителя или аудитории, для которой предназначается информация. ИС могут предоставить информацию в виде официальных писем-ответов, сообщений в СМИ или официальном сайте хокимията. К устным формам ответов можно отнести встречи и мероприятия с непосредственным участием уполномоченных представителей хокимията, ответы по телефону или во время публичных выступлений и встреч хокима и ИС с населением.
рассмотрения должны быть зарегистрированы. При этом обращения граждан должны содержать следующую фамилия, имя, отчество;
сведения о местожительстве гражданина;
изложение сути предложения, заявления или жалобы.
Обращения, в которых не указаны эти сведения, считаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
Источник: Статьи 2 и 12 Закона Республики Узбекистан «Об обращениях граждан».
Умело сочетая виды информации, то есть аудио-, электронную и текстовую информации в своей деятельности, сотрудники ИС могут достичь высокой эффективности в своей работе. Статьи, инициированные сотрудниками ИС, содержащие графическую (таблицы, фото), текстовую, цифровую (статистические данные) информацию в упрощенном виде, могут дать полную картину состояния развития того или иного сектора экономики в регионе.
Выступления, «живое общение», интервью по местному телевидению и радио могут укрепить доверительные отношения между населением и хокимиятом.
Вся информация, распространяемая сотрудниками ИС о деятельности хокимията, должна быть объективной, актуальной, достоверной, доступной.
Объективная информация - это информация, независимая от чьего-либо мнения. Она не должна содержать различные мнения, суждения конкретного субъекта.
Информация из официального веб
ЖИЛЬЕ ДЛЯ МЕДИКОВ
1998 года дают свои позитивные Велика роль первичных звеньев квалифицированных медицинских В Джизакской области укрепляется лечебных учреждений, улучшается В 175 СВП региона сейчас трудят дома по типовым проектам.Завершаются отделочные работы сотрудников СВП «Ардошхон», что подрядчик - коллектив сервисного «Кизилой». Здесь завершаются посл Галляаральском, Фаришском и Янги Совет: В материалах избегайте излишней эйфории и слов в превосходной степени: на уровне мировых стандартов, очень, прекрасно, великолепно, великий, в высшей степени, самый и т.д Достоверность информации. Если информация отражает истинное положение ситуации, то она достоверна. Такая информация может быть как объективной, так и субъективной. На этом же сайте Джизакского хокимията h p://www.jizzax.uz есть также пример такой информации. Она касается вопроса лицензирования и государственного регулирования предпринимательства:
тырем направлениям:
ных и иных торжес 3. На деятел 4. На деятельность по осуществле Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания ситуации и принятия решения. Неполная информация может привести к ошибочному выводу. Тогда могут появиться статьи, которые могут нанести вред репутации хокимията. Сравните примеры, приведенные ниже:
«В целях подготовка к достойной встрече 20-летия государственной независимости Республики Узбекистан, дальнейшего укрепления таких национальных ценностей и качеств среди населения, как милосердие и взаимопонимание, социальная поддержка, и очистке территорий махаллей, населенных пунктов, улучшен Кабинета Министров за №493-ф от 4августа 2011 года в минувш понедельник, 8 августа хоким Джизакского вилоята С. И. подписа инициативы благотворительного фонда Махалла,ОДМ Камоло также работников и народного образования, высших и средних года – благотворительного хашара. Согласно настоящему распоря задача по предоставлению в течение недели информации в хокимия области о проделанной работе. Определено, что в связи с хашаро на расчетный счет областного отделения благотворительного «Махалла» (р/с 0000000000000000000, МОЮ: 00000, ИНН: Областному управлению внутренних дел (А.А.) поручено в течени по благоустройству и очистке территорий и особенно в дни общена благотворительного хашара предпринять все необходимые меры безопасности, а также взять под особый контроль участие в работа редакции газет «Жиззах хакикати» - «Джизакская правда» (С.C.) по благоустройству и очистке территорий и благотворительного Контроль за ходом исполнения настоящего распоряжения возлож Изложенный выше текст содержит стилистические, орфографические ошибки, сложен для восприятия.
Официальный сайт Ферганского кого привлечения представит журнала «Соглом авлод учун»
участвует все больше женщин присуждено сборной Ташлакского Данное сообщение является отчетом о событии, его целях, задачах.
Вместе с тем сообщение понятно, не содержит излишней информации и суждений авторов.
Актуальность информации определяется значимостью и существенностью на данный момент. Только своевременная информация может быть полезной для человека и общества в целом. Устаревшая информация теряет актуальность и является в большей степени бесполезной.
Приводим пример из официального веб - сайта Ташкентского хокимията http://toshkent.uz :
«Об организации приёма граждан в Ташкентском городском Хокимияте:
низован согласно требовани Узбекистан за №446-2 от 13 декабря 2002 года «Об граждан», а также решения хокима города № 2009 г и регламента хокимията за 1 от 2 февраля мом города и его заместителями в установленные мом города «Графика приёма граждан».
стителям осуществляется главным специалист вопросам Управления делами аппарата хокима.
му города и его заместителям, или иной документ, подтверждающий их личность, материалы, подтверждающие обращения гражд инстанции и учреждения, касающиеся данного обращ ращения, в которых не указаны фамилия, адрес, указа трению не подлежат.».
Сообщение информирует граждан о порядке и правилах приема граждан и дает ссылки на законодательные акты.
Полезность или ценность информации. Полезность информации определяется её ценностью для граждан. Каждый гражданин, обратившийся в хокимият, должен получить ответ на интересующий его вопрос. Информация, распространяемая через информационные службы, должна служить повышению правового сознания и формированию информационной культуры населения. В этой связи можно привести пример из официального веб- сайта Джизакского хокимията http://www.jizzax.uz.:
РАССМ ОТРЕН ИЕ ОБРАЩ ЕНИЙ ГРАЖД АН
Работа с заявлениями, предложениями и жалобами граждан в устной или письменной форме и прием граждан в аппарате областного хокимията осуществляется на основании Закона Республики Узбеки граждан и их приема в Джизакском областном хокимияте», утверж Ответственность за работу с обращениями граждан возлагается на заместителей хокима, общий отдел, руководителей групп и заведу Прием граждан в областном хокимияте проводится хокимом области, заместителями хокима, руководителями секретариатов, отдело и групп аппарата хокимията в комнате приема граждан. После приема каждого гражданина оформляется карточка приема. В ней указываются фамилия, имя, отчество, cведения о местожительстве, краткая суть обращения гражданина. Карточка приема регистрируется в общем отдела.Заявления и жалобы рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления в областной хокимият, а заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее 15 дней.
В конце дня ежедневно заведующий общим отделом делает анализ регистрации обращений граждан и проведенной по ним работы принимает меры недопущения нарушения законодательства. По итогам месяца обобщает поступившие обращения от граждан и анализ Ответственное лицо за работу с обращениями граждан:
3.2. ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ НАСЕЛЕНИЮ
В соответствии с законодательством Республики Узбекистан, хокимияты областей, городов и районов предоставляют следующие виды открытой информации:
О структуре и деятельности хокимиятов:
о структуре, составе, функциях, задачах, полномочиях и основной деятельности хокимиятов (нормативно-правовые акты, устанавливающие правовой статус хокимията, в том числе организационную структуру, функции и задачи хокимията, его структурных подразделений и подведомственных организаций);
о принятых правительством и государственными органами программах в сфере деятельности хокимията (наименование, цели, основные задачи, заказчики, исполнители, сроки и ожидаемые результаты реализации);
о порядке рассмотрения обращений граждан в хокимиятах (информация о порядке приема заявлений, жалоб и других обращений граждан, контактные данные, ответственные лица);
сообщения о кадровых и структурных изменениях, принятых решениях, планируемых и проведенных мероприятиях;
о планируемом мероприятии (заседания, совещания, встречи, прессконференции, семинары, брифинги, выставки, круглые столы и др.), где предполагается участие заинтересованных юридических и физических лиц;
о руководителях и заместителях (краткая биография, фотография руководителя и заместителей) хокимията, дни и часы приема посетителей, контактные данные (номера телефонов, факсов, почтовый и электронный адрес);
о вакантных рабочих местах и об условиях приема на работу в хокимият;
о взаимодействии хокимията с государственными органами, юридическими и физическими лицами, а также зарубежными и международными организациями;
о международных договорах, в реализации которых принимает участие хокимият;
о нормативно-правовых актах, принятых хокимом и Кенгашем народных депутатов;
о признании утратившими силу нормативно-правовых актов хокимов и Кенгашей народных депутатов;
об открытых конкурсах (тендерах) и аукционах, проводимых хокимиятом, его организациями по поставке товаров (выполнению работ, оказанию услуг).
О территориальном развитии:
о комплексных программах по социально-экономическому развитию территорий;
о реализации правительственных и территориальных программ по углублению реформ в отраслях народного хозяйства и обеспечению повышения благосостояния народа;
о социальной и правовой защите граждан;
о перспективных программах развития территории, генеральном плане и правилах застройки района, города;
о размерах местных налогов и других обязательных платежей, предоставляемых льготах по местным налогам;
об отчете по исполнению местного бюджета;
о мероприятиях по рациональному использованию природных и трудовых ресурсов, охране окружающей среды.
предпринимательства и привлечении инвестиций:
о государственном регулировании предпринимательства:
• о развитии частного предпринимательства и малого бизнеса в стране • по вопросам планирования и управления бизнесом, финансовокредитной поддержки развития предпринимательства;
• о порядке регистрации субъектов частного предпринимательства и о перечне необходимых документов для регистрации субъектов предпринимательства, в том числе предприятий с иностранными • о порядке налогообложения субъектов предпринимательства;
предпринимательства;
• о порядке ликвидации субъектов предпринимательства;
• о перечне видов деятельности для субъектов частного предпринимательства, подлежащих лицензированию;
• о порядке лицензирования деятельности по осуществлению торговли алкогольной продукцией;
• о порядке лицензирования деятельности по осуществлению торговли автомобильным топливом;
• о порядке лицензирования деятельности по разработке, производству, записи, тиражированию и реализации грампластинок, аудиокассет и • о порядке лицензирования деятельности по осуществлению оптовой • о порядке лицензирования других видов деятельности;
о перечне несостоятельных хозяйствующих субъектов, имущество которых подлежит реализации;
о порядке регулирования земельных отношений;
об инвестиционном потенциале республики и региона, а также о возможностях, льготах и преференциях инвесторам с указанием текущей ситуации и приоритетных инвестиционных проектов;
об объеме иностранных инвестиций по годам и отраслям;
о результатах экономических реформ, проводимых в сельском хозяйстве, о состоянии производства основных видов сельхозпродукции по районам;
о ходе экономических реформ в капитальном строительстве;
о существующих маршрутах и приеме предложений граждан по организации транспортных услуг;
о ходе разработки генеральных планов населенных пунктов региона;
О социальной сфере:
об общественных парках;
о зоопарках, государственных заповедниках, памятниках природы;
о порядке организации совершения паломничества Хадж и Умра;мра;
о перечне объектов, предназначенных для проведения массовых мероприятий;
о порядке работы комиссии по контролю за проведением массовых мероприятий и правилах выдачи разрешений на проведение массовых мероприятий;
по воспитанию детей, их устройству, укреплению здоровья, профилактике безнадзорности и правонарушений среди несовершеннолетних, защите их прав, свобод и законных интересов;
О Кенгаше народных депутатов и органов самоуправления:
о намеченном дне сессии и вопросах, вносимых в повестку дня сессии местного Кенгаша народных депутатов;
о регламенте Кенгаша народных депутатов, положениях о постоянных и иных комиссиях Кенгаша народных депутатов;
об ежеквартальных отчетах по вопросам, входящим в сферу деятельности органов самоуправления;
О коммунальных услугах:
о порядке оплаты за услуги горячего водоснабжения (ГВС) и отопительных услуг;
об условиях установки счетчиков потребления ГВС;
о номерах телефонов городских служб по работе с потребителями ГВС;
о порядке постановки на учет и снятия с учета потребителя ГВС;
о порядке регистрации и получения требуемых документов для постановки на учет и снятия с учета потребителя ГВС;
о всех формах, заполнение которых необходимо в процессе оформления документов на учет и снятия с учета потребителя ГВС;
о тарифах за услуги ГВС для юридических и физических лиц;
о порядке оплаты за услуги вывоза мусора;
о номерах телефонов городских служб по работе с потребителями услуг вывоза мусора;
о порядке постановки на учет и снятия с учета потребителя услуг вывоза о порядке регистрации и получения требуемых документов для постановки на учет и снятия с учета потребителя услуг вывоза мусора;
о всех формах, заполнение которых необходимо в процессе оформления документов для постановки на учет и снятия с учета потребителя услуг вывоза мусора;
о тарифах за вывоз мусора для всех категорий пользователей;
о порядке оплаты за услуги холодного водоснабжения (ХВС) и канализации;
об условиях установки счетчиков потребления ХВС;
о номерах телефонов городских служб по работе с потребителями ХВС;
о порядке постановки на учет и снятия с учета потребителя ХВС;
о порядке регистрации и получения требуемых документов для постановки на учет и снятия с учета потребителя ХВС;
о всех формах, заполнение которых необходимо в процессе оформления документов для постановки на учет и снятия с учета потребителя ХВС;
о тарифах за услуги ХВС для юридических и физических лиц;
о состоянии дел в ЖКХ, основных этапах реформ и принимаемых мерах по дальнейшему улучшению качества услуг в ЖКХ, о возможностях и созданных условиях пользователям коммунальных услуг и т.д.
3.3. СПОСОБЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ ВНУТРИ ХОКИМИЯТА
каждого отдела и сотрудника. Затем необходимо составить перечень информации, которую ИС может регулярно Ниже приведены два примера внешней и внутренней координации получения информации.№1: Как получать информацию из других государственных органов?
В случае необходимости заполнения раздела об интерактивных услугах хокимията нужно получить информацию о процедурах выдачи тех лицензий, которые выдает хокимият. К примеру, нужна информация о порядке лицензирования деятельности по разработке, производству, записи, тиражированию и реализации грампластинок, аудиокассет и лазерных дисков.
Порядок лицензирования деятельности по разработке, производству, записи, тиражированию и реализации грампластинок, аудиокассет и лазерных дисков является обязательным и единым по всей республике, вследствие этого он содержится в нормативно-правовых актах республиканского значения. Это, в свою очередь, свидетельствует о том, что для получения данного вида информации необходимо обратиться к внешнему источнику.
Нормативно-правовой документ республиканского значения обязателен для публикации и содержится также в информационно-поисковой системе Национальной базы данных законодательства Республики Узбекистан www.lex.uz. Таким образом, порядок лицензирования деятельности по разработке, производству, записи, тиражированию и реализации грампластинок, аудиокассет и лазерных дисков можно получить в информационно-поисковой системе.
Лицензирование деятельности по разработке, производству, записи, тиражированию и реализации грампластинок, аудиокассет и лазерных дисков осуществляется комиссиями Совета Министров Республики Каракалпакстан, областей и города Ташкента. Данные комиссии возглавляются соответствующими заместителями Председателя Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимов областей и города Ташкента. Составы комиссий утверждаются Советом Министров Республики Каракалпакстан, хокимами областей и города Ташкента.
Функции рабочего органа комиссии выполняют Министерство по делам культуры и спорта Республики Каракалпакстан, управления по делам культуры областей и города Ташкента, где вы, собственно, можете и получить необходимую информацию об указанном порядке лицензирования.
Обратиться в данный орган необходимо в письменном виде и попросить их отправить запрашиваемую вами информацию, ссылаясь на Положение о лицензировании деятельности по разработке, производству, записи, тиражированию и реализации грампластинок, аудиокассет и лазерных дисков, содержащееся в Приложении №2 к постановлению КМ РУз от 11.11.2003 г. № 498. В письме необходимо указать, что запрашиваемая вами информация необходима в электронном формате, так как вы будете ее размещать на веб-сайте хокимията.
Разместив информацию на веб-сайте хокимията, вам будет необходимо ее обновлять по мере внесения изменений соответствующего законодательства. Для этого нужно следить за соответствующими изменениями, периодически обращаясь к системе www.lex.
uz или же в письме, с которым вы обращались в рабочий орган комиссии по лицензированию деятельности по разработке, производству, записи, тиражированию и реализации грампластинок, аудиокассет и лазерных дисков, включить пункт о необходимости отправления изменений, вносимых в указанный порядок, в электронном виде, по мере внесения изменений.
№2. Информирование общественности о нормативно-правовых актах, принимаемых хокимом Источником информации о решениях хокима, имеющих силу нормативно-правового акта, является сам хокимият, следовательно, данную информацию можно получить в самом аппарате управления хокимията. В Джизакской и Наманганской областных хокимиятах были созданы электронные базы данных решений хокима за последние три года, доступ к которым осуществляется посредством системы «E-Hujjat». Если подобная электронная база отсутствует, тогда вы должны письменно обратиться в канцелярию или общий отдел хокимията. При этом помните, что (а) решения хокима вступают в силу через десять дней после их официального опубликования, если в самих актах не указан иной срок, (б) нормативно-правовые акты органов государственной власти на местах публикуются в официальных изданиях хокимията.
После получения завизированной копии акта его сканированную версию можно разместить в сайте хокимията или выслать заявителю, который запросил данную информацию.
Необходимо установить постоянный контакт с общим отделом, канцелярией и юристом хокимията, чтобы быть в курсе последующих изменений и дополнений в решения хокимията.
3.4. ВИДЫ АУДИТОРИИ ИС предоставляет информацию адресно населению того региона/местности, где она была создана. Тем не менее, коммуникативные процессы наиболее успешно налаживаются конкретно с малыми группами, отобранными по интересующим их вопросам.
Аудитория ИС – население мации;
бизнес-структур.
Каждая аудитория характеризуется своими особенностями и потребностями, которые необходимо изучить перед общением с ней. Важно помнить о предпочтениях относительно формы получения информации.
Согласно результатам опроса в 2010 году в Джизакской и Наманганской областях, 34% респондентов отметили, что предпочитают получать информацию через телевидение.
3.4.1. Население Основной целевой аудиторией ИС является население региона. Обеспечение ее достоверной информацией служит гарантией успешной деятельности хокимията. Информационная служба хокимията должна осуществлять адресную работу по информированию населения и общественности о деятельности хокимията через СМИ и общественные связи. Используются, прежде всего, собственные творческие силы, возможности ИС, собственного веб-сайта, государственных (областных) и частных теле- и радиоканалов и т.д. При этом необходимо точно знать, какую группу населения какого рода информация интересует.
Например, не стоит рассказывать о новом методе исчисления пенсий на молодежном телеканале.
За первый квартал 2012 года количество Интернет – пользователей в Узбекистане превысило 9 млн. В июле 2012 года число доменных имен в зоне.UZ превысило 15 тысяч.
Источник: http://news.olam.uz/it/9206.html При работе с населением сотрудники ИС должны:
своевременно информировать о направлениях деятельности хокимията, мероприятиях, принимаемых решениях, затрагивающих имущественные или другие, например, культурные или социальные интересы жителей региона;
оперативно реагировать на устные и письменные жалобы и обращения граждан в ИС;
налаживать обратную связь с гражданами посредством «горячей линии», официального веб-сайта хокимията, социальных сетей.
3.4.2. СМИ и журналисты как ключевая аудитория Чтобы сотрудничество с журналистами было эффективным, сотрудники ИС должны правильно понимать и оценить роль СМИ в распространении информации среди населения. Общение с представителями прессы должно быть корректным. Сотрудники ИС должны быть открыты для журналистов.
Информационная служба должна сформировать полный список республиканских и местных СМИ. Дополнительно следует иметь и список тех журналистов, которые наиболее заинтересованы в сотрудничестве с информационной службой. Такой список необходим при распространении пресс-релизов и другой информации, а также при приглашении журналистов на различные мероприятия, организуемые ИС.
Схема №5. Основные методы обращения ИС к СМИ Основными методами обращения к СМИ можно отнести телефонные переговоры, встречи, интервью, публикацию материалов медиа-кита и прессконференцию. Звонок в редакцию и разговор с журналистом до пересылки ему пресс-релиза будет результативнее, чем просто рассылка пресс-релизов. Личная встреча с журналистом по инициативе сотрудника ИС является еще более эффективным методом.
Интервью - это один из способов личного общения с журналистами. Сотрудник ИС перед интервью должен основательно подготовиться. Со стороны хокимията, исходя из важности поднимаемого вопроса, участвует хоким или его заместитетель. Сотрудник ИС должен подготовить всю необходимую для них информацию, статистические данные, а также ответы на примерные вопросы, которые могут быть заданы во время беседы.
Адресуйте материалы конкретному жур- СМИ создают материалы, входит в обяналисту или редактору, занности сотрудников ИС. Кроме того, иначе они могут попасть сотрудники ИС сами непосредственно в другой, например рекламный от- пишут материалы для прессы, радио и дел. Убедитесь, что адресатом ин- телевидения. Работник информационформация получена. Будьте готовы ной службы должен ежедневно рабодать дополнительные факты. тать со СМИ. Именно таким образом он сможет обеспечить журналистов непрерывсвязанных с деятельностью хокиным потоком новостной и аналитической инфорна них, предлагайте журналистам мации. Это могут быть дополнительную информацию, свяразличные информацизанную с поднятой проблемой, готовьте онные письма, прессответы на вопросы, присланные редакцией, релизы по электронной почте и т.д. Следует помнить: чтобы новостная информация ИС попала на страницы газеты, она должна быть запоминающейся, выделяющейся из общего потока событий. Тогда она будет представлять интерес и для СМИ.
Для того, чтобы работа со СМИ была эффективной, базу данных о средствах массовой информации следует регулярно обновлять. Для этого нужно заполнить медиа-карту (см.ниже) или пресс-карту, в которых отражается список СМИ, с которыми планируется сотрудничество.
Важно иметь список ведущих газет и журналов, который включает в себя информацию о структуре, полосах, рубриках, сотрудниках редакции (от главного редактора до корреспондента), адреса, телефонные номера и электронные адреса.
Журналисты – это особая аудитория, в задачу которой входит анализ, переработка, оценка и передача информации. Следует помнить, что для установления доверительных отношений с прессой и журналистами нужно иметь высокое профессиональное мастерство, честность, порядочность во взаимоотношениях, регулярность и следование принятым этическим правилам.
Пресс-конференция или встреча журналистов. Встреча сотрудников хокимията с журналистами на пресс-конференциях или личных встречах заранее организуется в целях адресного распространения информации (новости, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Такие встречи способствуют повышению вероятности публикации материала, облегчает работу журналистов.
Согласно правилам проведения пресс-конференции, журналистам раздаются пресс-киты, содержащие в себе всю необходимую информацию, фотографии, диски с записями докладов выступающих. На пресс-конференцию приглашаются ведущие специалисты и эксперты, которые могут ответить на вопросы журналистов. Именно этим путем достигается передача полной, актуальной и корректной информации о деятельности ИС.
В чем отличие между сотрудником ИС и журналистом СМИ?
Журналист, согласно Закону Республики Узбекистан «О средствах массовой информации», это «лицо, которое состоит на службе СМИ Республики Узбекистан или иностранного государства, либо работает на договорной основе и занимается сбором, анализом и распространением информации по определенной тематике»,6 тогда как сотрудник ИС является штатным работником хокимията, который, с одной стороны, готовит и распространяет информацию о деятельности хокима и его аппарата, подразделений и управлений хокимията, ведет мониторинг СМИ, обеспечивает постоянный контакт с журналистами и отвечает на информационные запросы граждан. С другой стороны, он обеспечивает хокима и других сотрудников хокимията информацией об отношении населения, СМИ к деятельности хокимията и его подразделений.
Журналист может давать свое субъективное мнение по событиям, тогда как сотрудник ИС дает официальную информацию органа исполнительной власти, его точку зрения по тем или иным вопросам.
6 Статья №9 Закона Республики Узбекистан «О защите профессиональной деятельности журналиста» от 24 апреля 1997г.
Различия в принципах работы сотрудника информационной службы Освещение событий в соответствии с целями и задачами хокимията Граждане, СМИ, представители Читатели, зрители и слушатели, пользователи заинтересованных структур и бизнеса Интернета Организация различных мероприятий (прессконференций, брифингов, интервью, PR-акций), Использование жанров, методов и приемов подготовка информационных материалов журналистики, современной информационнодля журналистов, подготовка обзорных и коммуникационной техники в освещении аналитических материалов для хокима, PR- событий кампании Типичные ошибки сотрудников информационных служб при ПОМНИТЕ!
Задача ИС - информирование граждан о деятельности хокимията.
Задачей СМИ является анализ деятельности хокимията, его критика и дальнейшая публикация полученных сведений в прессе для информирования граждан. Корректное взаимодействие со СМИ как одним из главных каналов связи государства с населением может позитивно влиять на решение целого комплекса задач, стоящих перед системой государственного и хозяйственного управления.
Обвинение «заказная» статья Несогласие с мнением и позицией журналиста не может стать поводом для обвинения в том, что материал является заОШИБКА казным. Следует отметить, что брошенная фраза «такое впечатление, что статья «заказная», является серьезным обвинением.
№1. Для выражения своего несогласия с взглядами, изложенными в статье, необходимо привести неопровержимые факты, которые доказывают правоту сотрудника ИС.
7 Через призму статьи Константина Бочарского «Семь ошибок пиарщика» на http://www.
apress.ru/pro/article/2006 мы проанализировали отношения, которые складываются между ИС и СМИ, и выделили 4 типичные ошибки, допускаемые ИС в отношениях со СМИ.
Часто встречаются ошибочные мнения, что журналист долОШИБКА жен обслуживать хокимият. Исходя из задач журналиста – выявлять и критиковать недостатки органов государственной власти, это суждение является ошибочным.
Часто сотрудники ИС стремятся править или переделывать журналистские материалы, требуют согласования материалов.
Все это отрицательно влияет на установление контактов с представителями СМИ. Журналисты, во избежание неточности, нередко сами согласовывают тексты с руководителем ИС, но правки, внесенные сотрудником ИС в журналистский текст, должны быть несущественными, не меняющими сути материала. В статье 4 Закона Республики Узбекистан «О средствах массовой информации» о недопустимости цензуры говорится: «В Республике Узбекистан цензура средств массовой информации не допускается. Никто не имеет права требовать предварительного согласования публикуемых сообщений или материалов, а также изменения текста или полного их снятия с печати (эфира)»8.
Отказ от своих слов Если после интервью с журналистами вы по каким-либо причинам отказываетесь от своих слов, помните, что, ОШИБКА во-первых, журналист скорее всего записывал интервью, во-вторых, отказ от собственных слов накладывает на вас определенный отпечаток – непрофессионала и некомпетентного лица. Кроме того, отказ от собственных слов испортит ваши отношения с журналистом и редакцией, которую он представляет, и наделит вас репутацией «непорядочного человека». Сотрудник ИС должен понимать, что тем самым он обвиняет в непрофессионализме журналиста, и в будущем это может оставить негативный след во взаимоотношениях с журналистами.
Нередко редакции получают от ИС однотипные комментарии. Они готовятся по шаблону, согласуются и распространяОШИБКА ются среди СМИ или предоставляются в качестве однотипных ответов на вопросы. Следует помнить, что у каждого издания №4. имеется свое направление, освещаемая тематика, и, исходя из этого, их интересуют комментарии, подходящие направлению издания. Поэтому ИС должны готовить индивидуальные, 8 Закон Республики Узбекистан «О средствах массовой информации». 26 декабря 1997 г.
www.lex.uz 3.4.3. Государственные служащие Совершенствование механизмов обсуждения актуальных проблем, волнующих население, представителей бизнеса, ННО, с органами государственной исполнительной власти на местах - важная деятельность ИС. Как лучше выполнить эту работу?
Во-первых, уведомлять сотрудников хокимията (соответствующего отдела) о случаях обращения в ИС с вопросом, который находится в сфере компетенции данного отдела. С письменным уведомлением сотрудник ИС должен перенаправить письменное обращение на рассмотрение в данный отдел. В тех хокимиятах, где установлена система электронного документооборота «E-Hujjat», необходимо отправлять обращение в электронном виде. Поскольку сотрудник ИС будет применять свою индивидуальную электронно-цифровую подпись (ЭЦП) при отправке обращения, то вопрос об аутентичности личности отправителя не будет спорным. Также такая система позволит вести мониторинг исполнения поручений хокима или его заместителей по данному обращению.
Во-вторых, осуществлять персональное устное и письменное информирование сотрудников хокимията о проводимых мероприятиях. Осуществлять подготовку для руководства хокимията, начальников отделов обзоров публикаций и сообщений в СМИ о деятельности хокимията.
В-третьих, способствовать развитию периодических изданий, обеспечивать взаимодействие со СМИ, общественными организациями в пределах своих полномочий.
В-четвертых, обобщать и анализировать имеющийся положительный опыт работы хокимията.
Одним из главных направлений работы ИС является налаживание информационного обмена между сотрудниками хокимията как по вертикали, так и по горизонтали.
При предоставлении информации целевой аудитории нельзя избежать различных вопросов, которые зачастую на работе, на мероприятиях ( в ходе прессконференций, круглых столов, интервью) ставят в тупик работника ИС. Как в таких случаях выйти из положения? Конечно же, прописанных правил в таких случаях нет. Но можно придерживатся нескольких правил в таких случаях:
1. Быть предельно честным и говорить только то, что вы знаете абсолютно точно. Если в чем-то вы не уверены – лучше честно признаться и пообещать изучить вопрос глубже и ответить позже. Если автор вопроса знает его глубже, попросить его остаться и проинформировать вас.
2. Никогда не срываться на эмоции и замечания личного характера.
3. Если вы на пресс-конференции, то можете произнести фразу: «Пока у нас нет комментариев по этому вопросу» (или: «Пока мы этот вопрос изучаем. Пожалуйста, следующий вопрос!»).
3.5. КАНАЛЫ КОММУНИКАЦИИ Канал коммуникации — это механизм, по которому распространяется информационное сообщение. Канал может быть формальным (средства массовой информации, онлайн-сети и т. п.) и неформальным (устные коммуникации, слухи и пр.) В канале коммуникации взаимодействуют отправитель и получатель. Первый отправляет информацию, а второй получает её, при этом получателей информации может быть несколько.
Схема №6. Структура коммуникации ИС с общественностью Теперь перейдем к рассмотрению каналов и различных форм контактов, которые используются в работе ИС для взаимодействия с различными целевыми аудиториями. Для начала обратимся к структуре каналов коммуникации.
Сегодня мы можем говорить о постепенном переходе от использования традиционных средств массовой коммуникации к Интернет-каналам.
Сотрудник ИС должен заблаговременно извещать редакции СМИ о правилах аккредитации при хокимиятах, сроках и требуемых для аккредитации документах.
3.6. РОЛЬ АККРЕДИТАЦИИ В РАБОТЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ С ЖУРНАЛИСТАМИ
9 Постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан «О совершенствовании порядка аккредитации представителей средств массовой информации Республики Узбекистан при органах государственной власти» (Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2006 г., № 46-47, ст. 461) 3.6.1. Аккредитация журналистов Для аккредитации предоставляется заявка редакции СМИ на официальном бланке на имя хокима. Заявка подписывается руководителем СМИ, заверяется печатью. В ней должны быть указаны:
полное название и вид СМИ;
специализация;
территория распространения;
электронный и почтовый адрес с индексом;
номера телефонов и факсов редакции средства массовой информации;
фамилия, имя, отчество, должность, номера телефонов рекомендуемого для аккредитации представителя СМИ.
К заявке должны быть приложены:
копия свидетельства о государственной регистрации СМИ, копия лицензии на ведение теле-, радиопередачи (для электронных СМИ), паспортные данные, цветные фотографии размером 3х4 представителя СМИ, рекомендуемого для аккредитации.
3.6.2. Виды аккредитации Постоянная постоянно освещающих деятельность аккредитующего органа и Временная сотрудниками СМИ конкретного задания своих редакций по освещению
4. ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
СВЯЗИ С ГРАЖДАНАМИ
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБО МЕДИАПЛАНИРОВАНИЕ
ЧЕГО ВРЕМЕНИ И ЕГО КОМПОНЕНТЫ
Понятие «рабочее время»Правила составления плана рабочего дня Составляющие процесса медиапланирования Распорядок дня сотрудников
ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
СВЯЗИ С ГРАЖДАНАМИ
К ак избежать постоянной нехватки времени, испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому? В данной главе вы найдете ответы на вопрос, как избежать подобных ситуаций, работать производительно, без излишней спешки и нервозности. Советы по правильному планированию рабочего времени помогут повысить эффективность работы сотрудников ИС. Подробное разъяснение правильного составления различных планов: стратегического, тактического, т.е.на среднесрочную перспективу и оперативного, приведенные примеры их образцов окажут вам практическую помощь в работе. Такое понятие, как «медиапланирование», не только разъяснено, но на конкретных примерах показаны его примерные образцы, которые помогут ИС составить свои подобные планы. Даны рекомендации и советы по примерному распорядку рабочего времени сотрудников ИС.
4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей. Для рационального использования своего времени сотруднику ИС необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и объем времени. Чтобы составить план рабочего дня, необходимо свои задачи распределить на несколько пунктов, которые будут состоять из долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных задач. Стратегический план сотрудника ИС должен служить основой плана использования его времени. Исходя из стратегического плана, составляют годовой план, разделяющийся на квартал, месяц, неделю. План на рабочий день имеет большое значение в планировании рабочего времени. План, как правило, должен регулярно обновляться с учетом реальной обстановки. Руководитель ИС должен осуществлять ежедневное оперативное планирование работы сотрудников ИС путем выдачи им заданий на следующий день.Совет:Придерживайтесь официально утвержденного распорядка дня. Не задерживайтесь на службе без необходимости и не требуйте этого от своих подчиненных.
4.1.1. Распорядок дня сотрудников ИС Примерный распорядок дня сотрудника ИС должен включать в себя следующие действия:
Каждый рабочий день следует начинать с планерки, которая длится не более 20 минут. На планерке определяется круг задач и их исполнители.
Сотрудники ИС отчитываются за предыдущий рабочий день, а также высказывают мнения по основным вопросам: встречи, мероприятия, интервью СМИ и т.д. Руководитель ИС раздает задания на день.
В течение рабочего дня сотрудники ИС должны собирать необходимую информацию для хокима, отправляя соответствующие запросы в различные структуры хокимията и при необходимости в другие организации. Кроме того, сотрудники ИС ежедневно общаются по телефону с коллегами из других пресс-служб для выработки единого мнения по вопросам деятельности хокимията. Руководитель ИС должен принимать участие в ежедневном утреннем совещании руководящего персонала, который проводит хоким. Сотрудники ИС должны ежедневно проводить мониторинг новостей для информирования начальства и сотрудников хокимията о Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. – М.: Инфра-М, происходящих событиях, опубликованных материалах, способных повлиять на деятельность организации, ее имидж.
Следует отвести время и для встречи с населением, приемом их устных и письменных жалоб и обращений. Если планируется мероприятие или проведение пресс-конференции, то следует подготовку к ним осуществить за несколько дней до их проведения. Об этом мы поговорим в следующих параграфах пособия.
График работы сотрудников информационной службы должен соответствовать режиму работы хокимията.
Совет: На двери кабинета ИС и на сайте вывесите график работы, номер телефона и электронную почту руководителя для обращений граждан.
4.2. МЕДИАПЛАНИРОВАНИЕ И ЕГО КОМПОНЕНТЫ
Медиапланирование (media planning) - составление плана информационной кампании, выбор СМИ и других медиаплощадей для размещения материала. Правильное медиапланирование позволит вашему сообщению попасть в целевую аудиторию. Грамотный выбор медиаплощади, времени трансляции станут гарантом того, что ваше сообщение будет увидено или услышано аудиторией, на которую рассчитано сообщение. Медиапланирование включает в себя определение СМИ, планирование этапов информационной кампании во времени. Как правило, медиаплан составляют в виде таблицы, в которой указывается медиаплощадка (газеты, теле-радио- каналы, сайт, рекламный баннер и т.д.) вид сообщения (статья, аудио-видео- ролик, баннер и т.д.), дата выхода, количество выходов, хронометраж (для теле-радиосообщений), количество полос (газеты, журналы). Форма такой таблицы может быть разработана с учетом ваших потребностей. Таким образом в медиапланировании можно показать три ее основы: формирование целей, выбор стратегии и тактику деятельности.По видам поставленных задач медиаплан информационной службы должен быть стратегическим, тактическим и оперативным.
Практика функционирования ИС служб показывает, что ИС может осуществлять тактическое и оперативное медиапланирование, то есть ставить среднесрочные (на год) и краткосрочные (неделя, месяц, квартал) цели.
Медиаплан ИС хокимията должен включать в себя годичный, полугодичный, квартальные планы, утверждаемые хокимом.
Они должны содержать информацию о мероприятии, аудиторию, сроки исполнения, Медиапланирование включает в себя:
постановку целей и задач информационной кампании;
определение целевых аудиторий;
поиск оптимальных каналов и способов для распространения информации, в том числе проведение анализа рейтингов СМИ: общий охват, охват целевой аудитории;
создание медиаплана информационной кампании;
составление и обоснование бюджета информационной кампании;
расчёт эффективности информационной кампании.
Организация “круглого стола”, посвященного укреплению партнерства с негосударственными некоммерческими организациями Повышение семьи Деятельность ИС не только связана с работой со СМИ, но также и с населением, и вследствие этого кроме медиаплана каждая информационная служба должна иметь годовой план работы, который должен включать компоненты, приведенные ниже:
5. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ ДЛЯ
ОБЩЕСТВЕННОСТИ И СМИ
ВИДЫ МЕРОПРИЯТИЙ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ
ПРЕСС КОНФЕРЕНЦИЯ, И ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕСС
ПРЕСС БРИФИНГ, КРУГЛЫЙ КОНФЕРЕНЦИИ
Краткая характеристика меропри- пресс-конференции ятий для общественности и СМИ Этапы подготовки пресс-тураТЕХНОЛОГИЯ
ПУБЛИЧНОГО
ПРЕСС РЕЛИЗ. ВИДЫ, ЦЕЛИ
ВЫСТУПЛЕНИЯ
ПРЕСС РЕЛИЗА
Определение основной цели выПресс-релиз – сообщение ступления Сбор информации об аудитории и Подготовка речи выступления News-релиз Закрепление результата выступления Классификация пресс-релизов по ИНФОРМАЦИОННЫЙ МАТЕ Структура пресс-релиза РИАЛ, РАСПРОСТРАНЯЕМЫЙ Правила написания пресс-релиза Краткая характеристика видов Создание и оформление прессрелиза информационных материалов Пример пресс-релизаОРГАНИЗАЦИЯ
МЕРОПРИЯТИЙ ДЛЯ
ОБЩЕСТВЕННОСТИ
П роведение мероприятий для общественности и СМИ – одна из важнейших функций ИС, поэтому качество их организации имеет решающее значение для формирования ее авторитета.Полагаем, что подробный перечень и характеристика различного вида мероприятий, проводимых ИС, поможет вам повысить уровень их организации и позитивно скажется на имидже вашей ИС.
Детальная, пошаговая инструкция по подготовке и проведению пресс-конференции, подробная характеристика и описание тех видов материалов, которые распространяет ИС, ясные рекомендации по их подготовке дадут вам ключ к успешной работе. Приведены примерные образцы мероприятий по подготовке и проведению пресс-конференции и пресс-тура. Обстоятельные разъяснения по написанию пресс-релиза, их сравнительные образцы помогут вам в установлении хороших отношений со СМИ. Приведен анализ типичных ошибок при проведении подобных мероприятий. На первый взгляд, все мероприятия для СМИ похожи одно на другое.
Единая целевая аудитория диктует свои законы, подходы. Каждый вид информационного мероприятия предполагает свои, принципиально отличающиеся подходы, акценты, средства воздействия.
Иногда различия бывают и не такими явными, но в любом случае некорректное построение мероприятия вредит эффективности всей работы. Главной целью мероприятий для журналистов является информирование общественности посредством передачи сообщений через СМИ. Все мероприятия для СМИ объединяются в группу информационных мероприятий и отличаются друг от друга назначением и особенностями проведения.
5.1. ВИДЫ МЕРОПРИЯТИЙ ПРЕСС КОНФЕРЕНЦИЯ, ПРЕСС
БРИФИНГ, КРУГЛЫЙ СТОЛ, ПРЕСС ТУР
5.1.1. Пресс-конференция Мероприятие для журналистов, на котором распространяют социально значимую информациюновость с комментарием социально значимых людей. Длительность пресс-конференции в среднем составляет 45 – 60 минут.Если у вас есть что сказать представителям СМИ, если имеется новость или информационный повод, вы хотите разъяснить сложившуюся ситуацию и это важно для населения, пресс-конференция – наилучшая форма сообщения для представителей прессы, которые, в свою очередь, через различные каналы коммуникации доведут это сообщение до населения.
В отличие от пресс-конференции брифинг организуется, чтобы оперативно распространить актуальную новость и кратко изложить её представителям прессы. Продолжительность брифинга составляет 15-20 минут (слово brief переводится с английского как «краткий»). Брифинг используется для передачи представителям СМИ важной информации о деятельности хокимията, о её результатах по направлениям деятельности, официального мнения представителей органов государственного управления, то есть ту информацию, которая заранее не была нигде оглашена. Брифинг самая удобная форма, если нужно оперативно дать информацию журналистам о возникшей проблеме или новости в деятельности хокимията, содержащей в себе мнение официального лица.
Как правило, на брифинге отвечают только на несколько вопросов журналистов.
Цель такой встречи — информирование. Если хотите просто проинформировать журналистов о деятельности хокимията или информационной новость просто сообщается организаторами, но не обсуждается. Темой встречи может быть только один вопрос, который объединит все выступления.
Чтобы информационная встреча была наиболее успешной, следует придерживаться двух универсальных схем ее планирования и проведения.
Схема 1 - Первоначальное знакомство с проблена несколько блоков. В каждом из них дается мой и дальнейшее ее детальное обсуждение.
Например, на информационной встрече, где основной темы, а потом данная информация поднимаются вопросы микрокредитования расшифровывается.
молодых предпринимателей, первоначально организаторы дают полную информацию организации, в компетенцию которых входит решение данной проблемы, отвечают на вос решением этой проблемы. Чтобы рамки просы представителей СМИ.
5.1.4. Круглый стол Чем же отличается круглый стол от остальных мероприятий для журналистов? Конечно же, не в том, как поставлены стулья вокруг стола, а в наличии актуального вопроса, требующего обсуждения, где наряду со специалистами и представителями органов государственной власти участвуют и журналисты. Данное мероприятие является одним из наиболее удобных и хорошо организованных дискуссий. Важно, чтобы круглый стол модерировал компетентный модератор. Это даст возможность журналистам увидеть проблему с различных ракурсов.
При организации круглого стола следует привлекать к обсуждению вопроса те СМИ, которых интересует эта тема и поднимаемый вопрос подходит направлению редакции.
Модератор круглого стола должен хорошо разбираться в поднимаемом вопросе, кроме этого он должен обладать техникой «владения аудиторией», умело уходить от каверзных и провокационных вопросов, вовремя останавливать грозящие затянуться дискуссии и всегда придерживаться темы, не нарушая правила ведения круглого стола. В отличие от других мероприятий круглый стол может длиться час и больше, при этом следует учитывать и оставлять время для обсуждения участниками затронутой темы.
5.1.5. Презентация Презентация – это демонстрация результата целенаправленной деятельности или проблемы, которую хокимият собирается решить или обсудить. Например, проект местного бюджета, реформы в социальной сфере и т.д. Хорошо сделанная презентация позволяет журналистам получить больше информации.
Презентация позволяет охватить максимальное количество типов СМИ.
Важно помнить о том, что журналисты даже свободное общение могут использовать для сбора информации для своих материалов. Организуйте встречу журналистов с интересными экспертами.
5.1.6. Пресс-тур Это запланированное ИС мероприятие, предназначенное специально для журналистов, которое проводится с целью получения объективных журналистских публикаций в СМИ. Продолжительность пресс-туров может быть от нескольких часов до нескольких дней. Поводом для проведения пресс-тура может послужить любое значимое событие, в котором хокимият принимает непосредственное участие.
Одним из главных преимуществ пресс-тура считается его неофициальный характер. Журналисты могут увидеть какое-либо событие изнутри, даже поучаствовать в нем. Подготовка пресс-тура, помимо указанного выше, включает:
встречу и размещение журналистов (включая транспортные перемещения, бронирование мест в гостинице при необходимости и т. д.);
питание для участников;
культурную программу для иногородних журналистов;
заключительную встречу журналистов с инициаторами и организаторами пресс-тура;
организацию отъезда. Помните, что пущенный на самотек отъезд может свести на нет все ваши усилия!
ПРИМЕР ПРОГРАММЫ ПРЕСС ТУРА
(пресс-тур посвящен проекту Программы развития ООН по развитию туризма в Зааминском районе Джизакской области)ПРОГРАММА
Год, число, месяц 8:00 - 8:45 - сбор журналистов в автобус на площади...8:45 - отъезд на назначенное место по адресу… 10:00 - 10:30 - осмотр Зааминского краеведческого музея 10:30 - 11:20 - осмотр природных достопримечательностей Заамина ( название) 11:30 - 13:00 - встреча со специалистами хокимията Зааминского 14:20 -15.00 – выработка медиаплана представителей СМИ по освещению пресс-тура (в здании хокимията) 5.2. ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ Умение выступать перед аудиторией является одним из важнейших функциональных требований к сотруднику ИС. Здесь дана подробная технология подготовки выступления, правильного определения его цели в зависимости от ситуации, что поможет вам уверенно чувствовать себя перед любой аудиторией.
5.2.1. Технология публичного выступления На презентациях, публичных выступлениях и прессконференциях часто возникают ситуации, когда необходимо в чем-то убедить аудиторию, обосновать свою позицию или точку зрения. Поэтому следует быть знакомым с техникой публичного выступления. Она включает в себя:
1.Определение основной цели выступления Чтобы выступление было эффективным и понятным аудитории, необходимо прежде всего определить цель выступления.
При подготовке выступления подумайте, в чем состоит цель вашего выступления: ШАГ 1 Определяем рассказать о направлениях деятельности, рассказать о позиции хокимията относительно какой-либо проблемы, вопроса;
призыв к определенным действиям, изменение позиции, взглядов аудитории по отношении к чему-либо;
нередко выступление содержит в себе сразу несколько целей. Важно определить из них одну – приоритетную, на которой и стоит сделать акцент.
в речи технических, научных и других терминов, понятных только узкой аудитории. Помните, что такие слова, как «менеджмент», молодежи, студентов. При выступлении перед аудиторией старшего поколения эти слова заменить на «управление», «творческий».
2. Собрать полную информацию об аудитоШаг рии и анализировать ее аудитории, тем выше результат. Сколько человек будет его слушать? Какого возраста эти люди?
Старше выступающего или моложе? С какой целью они пришли? В чем состоит интерес аудитории? Их духовные ценности?
Что конкретно вы от них хотите? Насколько цели аудитории и ваши совпадают?
Существуют ли между вашим и их ожиданиями непреодолимые противоречия?
тальную информацию по экспертом и вызывает, как правило, доветеме своего выступления рие. Чтобы усилить впечатление, оправдать ранее не известных аудитории.
Важно выступающему найти точку соприкосновения с интересом аудитории. Найти то, что интересно аудитории, а затем через этот интерес добиваться цели своего выступления. И помните - никто и никогда не застрахован от неудачи. Поэтому, чем больше вы будете готовиться к выступлению, чем больше будете изучать особенности своей аудитории и предмет выступления, тем больше вероятность удачного выступления.
Выстройте свою речь логически последовательно, чтобы идеи, которые вы хотите донести до аудитории, были связаны существующую ситуацию. Далее изложите свои аргументы и основную цель. Приводимые аргументы должны быть обоснованными, неоспоримыми, интересными, подкрепленными запоминающимися примерами и образами настолько, насколько это возможно в данной аудитории. В заключительной части можно напомнить о сказанном в начале, резюмировать – сделать выводы, которые должны быть конкретными, ясными для аудитории. Сама речь должна быть образной, сопровождаться, если это возможно, демонстрацией слайдов, фильмов, графиков и т.д. Иногда слегка меняя формулировку основного тезиса, можно добиться закрепления его в сознании слушателей.
5. Адекватное реагирование на критику 6.Закрепление конечного результата При выступлении следует наблюдать за аудиторией: как только осознаете, что цель достигнута, можно завершить свое выступление. Помните, что конец речи, как и начало, запоминается более всего, поэтому используйте эффектную цитату, призыв к определенному действию.
5.3. ИНФОРМАЦИОННЫЙ МАТЕРИАЛ, РАСПРОСТРАНЯЕМЫЙ НА МЕРОПРИЯТИЯХ
СОТРУДНИКАМИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
Эффективность работы информационной службы хокимията зависит от качества информационных материалов, которые предоставляются в СМИ. Бэкграундеры (backgrounder) - это информация об организации, её профиле, услугах, истории создания, развития и т.д. Брекграундеры дополняют краткие сведения, приведенные в пресс-релизе. Это может быть новость о новых направлениях деятельности хокимията, о текущих мероприятиях. Например, о предстоящем заседании, посвященном итогам девяти месяцев текущего года. Такую информацию следует отсылать регулярно для поддержания непрерывного потока новостей, исходящих из организации.Пресс-релиз (press-release). Это сообщение для журналистов, которое содержит актуальную, важную новость или полезную информацию, предназначенную для широких слоев населения.
В 2012 году информационная служба Джизакского областного хокимията проводит в г. Джизаке круглый стол на тему «Роль СМИ в формировании правового государства и правосознания граждан ».
2012 год по предложению Президента Республики Узбекистан И.А.Каримова провозглашен «Годом крепкой семьи». В статье 64 Конституции РУз указывается, что «семья является составной ячейкой общества и имеет право на защиту общества и государства». Становление в Узбекистане гражданского общества и правового государства неразрывно связано с решением задачи повышения правовой культуры общества, то есть каждого человека и члена любой семьи. Поэтому целями данного проекта является:
- повышение уровня правовых знаний журналистов и представителей институтов гражданского общества в сфере семейного законодательства, их информированности о роли правоохранительных органов, института Омбудсмена, органов местного самоуправления в вопросах защиты прав граждан, упрочении социального партнерства;
-налаживание прямых контактов между представителями СМИ, институтов гражданского общества, Омбудсмена на местах, органов внутренних дел с целью дальнейшего сотрудничества в области правовой журналистики, доступа к необходимой информации, получения своевременной юридической консультации и помощи при подготовке материалов в СМИ ;
- упрочение взаимодействия между представителями милиции, местных сходов граждан и журналистами в вопросах духовного воспитания детей и молодежи в махаллях.
В рамках круглого стола будут рассматриваться положения Государственной программы Года крепкой семьи, законодательные основы института семьи, роль государственных и общественных организаций, СМИ в вопросах укрепления семьи и брака, воспитания подрастающего поколения, а также пути укрепления социального партнерства для эффективного решения этих вопросов.
«