«Г.Н. Смирнова, Ю.Ф. Тельнов ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ (Часть 1) Москва 2004 Смирнова Г.Н., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем (часть 1) / Московский государственный ...»

4.4. Понятие Единой системы классификации и кодирования (ЕСКК) Для обеспечения информационной совместимости ЭИС разных уровней разработана Единая система классификации и кодирования (ЕСКК). ЕСКК предназначена для выполнения следующих функций:

- централизованной разработки общесистемных (общегосударственных) классификаторов;

- пополнения и обновления, своевременного и систематического оповещения организаций обо всех изменениях, внесенных в классификаторы;

- ответов на разовые запросы;

- оптимизировать структуру классификаторов;

Глава 4. Проектирование классификаторов технико-экономической информации - проводить работы по созданию информационно-поисковых языков.

Схема структуры ЕСКК приведена на рис 4.6.

В состав ЕСКК входит три составные части. Первая ее часть – «Комплекс нормативно-технических и методологических материалов» включает в себя документы, которые регламентируют:

- состав системы, цели системы, задачи и всю используемую терминологию системы;

- принципы и методы классификации и кодирования;

- категории и сферы действия классификаторов;

- принципы сопряжения и взаимодействия классификаторов;

- структуру работ по созданию и внедрению системы.

Второй частью является комплекс общесистемных классификаторов (ОК), в который входят следующие группы классификаторов:

1. Классификаторы о природных и трудовых ресурсах:

- профессии рабочих;

- должности служащих;

- специальностей;

- полезных ископаемых и т.д.

2. Классификаторы о продуктах труда и производственной деятельности:

- промышленной и сельскохозяйственной продукции;

- строительной продукции;

- услуг: в промышленности, в строительстве, в сельском хозяйстве, транспорте, материально-техническом снабжении;

- услуг населению.

3. Классификаторы структуры народного хозяйства и объектов административно-территориального деления:

- предприятий и организаций;

- отраслей народного хозяйства;

- органов государственного управления;

- объектов административно-территориального деления;

- пунктов погрузки и разгрузки.

4. Классификаторы управленческой информации и документации:

- единиц измерения;

- технико-экономических показателей;

- управленческой документации;

- технологической документации, обозначений стандартных и технических условий;

- технологической документации;

- операций и деталей.

Все общесистемные классификаторы в зависимости от используемой системы классификации в процессы их проектирования построены по двум принципам.

Глава 4. Проектирование классификаторов технико-экономической информации Первый принцип основывается на идентификации объектов внутри классификационных группировок. Для примера рассмотрим структуру общесистемного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП), который основывается на использовании иерархической системы классификации и состоит из двух блоков: блока наименования и блока идентификации. Блок идентификации состоит из классификационной, регистрационной и контрольной части кода (см. рис. 4.7) Классификационная часть включает группировки по следующим признакам:

Второй принцип основан на применении раздельной идентификации и классификации и фасетной системе классификации, что отражается в структурной формуле классификатора, которая включает три блока: блока идентификации, классификации и наименования. Для примера рассмотрим структуру общесистемного классификатора предприятий и организаций (ОКПО). Этот классификатор основан на использовании фасетной системы классификации. Состоит из трех блоков (см. рис. 4.8.):

1. Блок идентификации, состоит из:

- регистрационного номера предприятия, - контрольной части кода;

2. Блок наименования;

3. Блок классификации, состоит из следующих фасетов:

- фасет подчинённости Ф1, в которой можно выделить признаки: код министерства, код управления, код треста;

- фасет административно-территориальной принадлежности Ф2;

- фасет отраслевой принадлежности.

В составе автоматизированной системы ведения общесистемных классификаторов (АСВОК) можно выделить три типа подсистем:

- объектные подсистемы, - функциональные подсистемы, - обеспечивающие подсистемы.

Объектные подсистемы, объединяют предприятия, отрасли, отраслевые институты, которые отвечают за передачу информации об изменениях, происходящих в заданной номенклатуре, число которых может быть равно числу общесистемных классификаторов.

Глава 4. Проектирование классификаторов технико-экономической информации Функциональные подсистемы объединяют однотипные технологические процессы по ведению общесистемных классификаторов и включают в свой состав следующие подсистемы:

';

- сбора, хранения, внесение корректив;

- регулярного обслуживания абонентов;

- обслуживания по разовым запросам;

- развития АСВОК, включая оптимизацию структуры классификаторов, устранение недействительных ветвей классификаторов, стандартизацию терминологии.

Обеспечивающие подсистемы, состоят из типового набора подсистем, к которым относят программное, техническое, информационное и лингвистическое обеспечение.

В состав информационного обеспечения АСВОК входит тезаурус, сводные эталонные файлы классификаторов, дополнительные эталонные файлы дополнений и исключаемых позиций, файлы поисковых образов позиций классификаторов, файлы незанятых позиций, таблицы сопряжений классификаторов, вспомогательный файл организаций, ответственных за ведение классификаторов, таблицы периодичности оповещения организаций, вспомогательные файлы интересов абонентов.

4.5. Технология использования штрихового кодирования Развитие международных торговых и производственных связей приводит к росту товарных и информационных потоков, которые необходимо обрабатывать в условиях территориальной разбросанности производителей и потребителей продукции. Трудности учета информации о свойствах товара на его упаковке, наличие неточностей в сопровождающей его документации, отсутствие достоверной и своевременной информации у поставщиков продукции о поступлении товара к покупателю вызывают необходимость автоматизации маркировки товаров, считывания информации и осуществления идентификации о них. Целью штрихового кодирования является отражение основных информационных характеристик товара в штрих-кодах, которые обеспечивают реальную возможность проследить за их движением к потребителю, что дает повышение эффективности управления производством.

Технология штрихового кодирования предназначена для осуществления автоматизированной записи, считывания и идентификации информации об объектах или деловых процессах [ ]. Эта технология основана на использовании двоичного кода для записи и запоминания, предварительно разработанных смысловых кодов в виде последовательностей, состоящих из нулей и единиц, отраженных кодированными штрихами. Поэтому штриховой код – это последовательность чередования широких и узких, темных и светлых полос, которым присвоены логические значения 1 и 0 (широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение 1, узким – 0).

В различных странах мира применяют три системы штрихового кодирования:

UPC – универсальный товарный код, разработанный в США и применяемый в странах Америки;

EAN – товарный код, созданный в ЕС на базе UPC, соответствующий названию Европейской ассоциации товарной нумерации, получивший в настоящее время статус Международной организации (EAN International);

UCC/EAN – единый стандартизированный штриховой код, созданный организациями США и Канады (Uniform Code Council) и EAN International.

Глава 4. Проектирование классификаторов технико-экономической информации Коды типа EAN и UCC/EAN широко применяются во всех странах мира, включая Российскую Федерацию.

В каждой системе соответствуют свои виды кодов: UPC – 12, EAN – 8, EAN – 13, EAN – 14, UCC/EAN – 128 (Code 39).

UPC – 12 – это двенадцатиразрядный код, имеющий следующую структуру:

Ф = [Х]: [XXXXX]: [X] EAN – 8 – восьмиразрядный код, который используется для кодирования малогабаритных упаковок, имеющий структуру:

Ф = [XXX]: [XXXX]: [X] EAN – 13 – тринадцатиразрядный код, используемый для кодирования продукции, имеющий следующую структуру:

EAN – 14 – четырнадцатиразрядный код с прямоугольным контуром, используемый для идентификации транспортной упаковки и имеющий такую же структуру, что и код EAN – 13, но включающий дополнительный первый разряд, предназначенный для кодирования от 1 до 8 специфики упаковки (например, 1 отражает групповую упаковку, 2 – упаковку партий в контейнер и т.д.).

Code 39 может варьироваться до 40 разрядов и не имеет фиксированной длины.

Этот код получил свое название по сочетаемости трех широких элементов и шести узких в Глава 4. Проектирование классификаторов технико-экономической информации каждом знаке кода. Для отображения кода используются 43 символа, включая прописные буквы, цифры от 0 до 9 и семь особых знаков (-. $ / + % пробел).

UCC/EAN – 128 является современной версией кода Code 39, используемый для описания полной характеристики предмета поставки, не имеющий фиксированной длины и позволяющий комбинировать использование различных систем кодирования. В структуре кода можно выделить пробелы между компонентами кода, стартовый знак, обеспечивающий использование наиболее полного набора знаков, знак функции, позволяющий автоматически контролировать отличие символики кода от других символик, данные и контрольное число.

Применение штриховых кодов UPC – 12, EAN – 8, EAN – 13, EAN – 14 регулируется международными и национальными организациями. В Российской Федерации такой организацией является Ассоциация автоматической идентификации, в состав которой входит более 2000 членов. Эта организация устанавливает номера предприятий в кодах EAN – 13 и EAN – 14 и коды продуктов в коде EAN – 8. Код страны присваивается EAN International. Использование кодов UCC/EAN – 128 (Code 39) регулируется соответствующими международными и национальными стандартами.

Использование штриховых кодов обеспечивает совместную деятельность производителей и потребителей товаров на едином товарном рынке по всей цепочке взаимосвязанных партнеров. Эта технология предоставляет защиту продукции путем ее оперативного учета, управление потоками информации о передвижении и использовании продукции, поиск сведений об этих процессах по запросу или в реальном масштабе времени на основе идентификации любого объекта, принимающего участие в этом процессе. Кроме того, эта технология ускоряет обмен информацией как внутри организации, так и между организациями с помощью методов и средств электронного обмена данными (ЭОД).

Вопросы для самопроверки:

1. С какой целью разрабатываются классификаторы?

2. Какие бывают классификаторы?

3. Чем отличается иерархическая система классификации от фасетной?

4. Что такое информационный язык? Что такое дескриптор и тезаурус? Перечислите типы отношений между терминами.

5. В каких случаях используются регистрационные системы кодирования и какие системы относятся к этому классу?

6. Для чего используются классификационные системы кодирования, какие системы входят в эту группу?

7. Что включается в систему ведения классификаторов?

8. Что такое ЕСКК и его структура?

9. Каков состав ОК? Каковы принципы организации ОК?

10. Каково назначение АСВОК и ее структура?

11. Каково назначение штрихового кодирования?

12. Перечислите типы и виды штрих-кодов.

Глава 5. Проектирование системы экономической документации Глава 5. Проектирование системы экономической документации 5.1. Понятие унифицированной системы документации Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, используемой в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обладающий следующими свойствами:

- полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

- наличие юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписи должностных лица, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

- по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

- по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);

- по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);

- по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

- по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);

- по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

- по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

- по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);

- по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

- по срочности (срочные, не срочные).

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40 % времени работников Глава 5. Проектирование системы экономической документации управления. Для того, чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

- проведение унификации и стандартизации документов;

- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые (общесистемные) системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

- стандартов и технических условий, - проектно-конструкторской и технологической документации, - проектной документации по капитальному строительству, - плановой документации, - статистической отчетности, - первичной учетной документации, - финансовой первичной и отчетной документации, - бухгалтерской документации бюджетных организаций и объединений, - организационно-распорядительной документации, - документации по материально-техническому снабжению, - документации по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

- документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

- УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

- УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

- УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

- все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизитыпризнаки в них, должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Глава 5. Проектирование системы экономической документации 5.2. Проектирование унифицированной системы документации ЭИС При разработке системы документации в ЭИС проектировщик должен решать следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (см. рис. 5.1.):

- построение новых форм документов;

- унификация всей системы документации;

- разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержание первой работы – «Определение состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных.

На второй работе – «Определение состава первичных показателей» выявляется полный состав первичных – исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

На третьей работе – «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным считается включение в один результатный документ – «Ведомость отпуска товаров со склада за месяц» следующей группы показателей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной», «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», «итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за месяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу» и «по всем складам».

Если проектируются формы первичных документов, то основным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизитного состава этих показателей. Например, в первичный документ – «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей:

«количество отпущенных товаров определенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущенных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату».

На четвертой работе осуществляется выбор типа носителя для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависит от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, при получении результатов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель.

Глава 5. Проектирование системы экономической документации 1. Определение состава результатных показателей 2. Определение состава первичных показателей 3. Разбиение показателей по формам документов 4. Выбор типа носителя 5. Определение способа нанесения информации в документы 6. Проектирование форм документов 7. Выявление и анализ полной системы документации 8. Составление перечня документов по функцио- 2.ЭТАП нальным подсистемам 9. Выявление характеристик документов Рис.5.1. Схема процесса проектирования УСД (Начало) Глава 5. Проектирование системы экономической документации 10. Исключение производных и многократно вводимых в ЭВМ показателей 11. Введение единой терминологии путем составления словаря (тезауруса) 13. Классификация и кодирование документов и реквизитного состава документов 14. уточнение форм и построение единых форм документов 15. Разработка правил заполнения и использования 16. Построение схем документооборота 17. Утверждение форм документов, их размножение и составление инструкций для работы с документами Рис.5.1. Схема процесса проектирования УСД (Продолжение) Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

На пятой работе – «Определение способа нанесения информации в документы»

выбирается способ нанесения информации, который зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считыГлава 5. Проектирование системы экономической документации вания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время существуют следующие виды шрифтов:

- кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих-коды);

- стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

- нормализованные, например, шрифты, применяемые на почтовых конвертах;

- графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы – «Проектирование форм документов»

зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существующие, для этого необходимо выявить и проанализировать полный состав системы документации, составить перечень документов по функциональным подсистемам, выявить характеристики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), исключить производные показатели из первичных документов и многократно вводимые в ЭВМ показатели, ввести единую терминологии путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и кодирование документов, а также реквизитного состава документов, уточнить используемые формы и построить единые формы документов.

На третьем этапе составляется технологическая документация и инструкции, описывающие правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачи их в архив.

5.2.1. Особенности проектирования форм первичных документов Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: не избыточность и полнота информации для решения задач, высокая достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

- отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

- отсутствие дублирования показателей в документах;

- выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е.

выделение однозначных и многозначных реквизитов;

- выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

- логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия наименование цеха номер участка);

- согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Глава 5. Проектирование системы экономической документации Процесс разработки первичных документов имеет особенности в своей организации и выполняется в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов на однозначные и многозначные, 3. признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и непереносимые на машинные носители.

4. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

5. Выбор какой-либо формы первичного документа.

Как правило, используют ряд типов форм документов (см. рис. 5.2.). Например, линейная форма, отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита и они располагаются по горизонтали (а). Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали (б). Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов (в).

Наименование типов в) табличная форма (для многозначных реквизитов)Наименование типов реквизитов Рис. 5.2. Схемы основных форм первичных документов Глава 5. Проектирование системы экономической документации Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (см. рис. 5.3.):

I – заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;

II – содержательная зона, содержащая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки и включающая группу справочных признаков (1), группу группировочных признаков (2) и группу реквизитов – оснований (3).

III – зона – оформительная, в которой как правило располагаются подписи должностных лиц.

Подпись Рис. 5.3. Макет первичного документа комбинированной формы 1. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

2. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали, с учетом размера полей.

3. Выбор формата бумажного носителя.

4. Построение эскиза документа соответствующей формы.

5. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

6. Редактирование шапок документов, в соответствии со словарем-тезаурусом.

5.2.2. Особенности проектирования форм документов В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

- полноты информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

- количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

Глава 5. Проектирование системы экономической документации - своевременности предоставления информации управленческому персоналу;

- достоверности предоставляемой информации;

- хорошей читабельности (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

- отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (см.

рис.5.4):

- выделение трех зон в документе;

- разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

- выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

- выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований – к результатным, а среди результатных – размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

- если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк, заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Наименование документа Наименование подразделения (период времени) Наименоваие 1-го признаго признаго признаКод 2-го Глава 5. Проектирование системы экономической документации Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные, реквизиты-основания: на первичные и результатные, а результатные основания – по степеням итогов.

3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5. Подсчет длины строки в табличной зоне (Lдок), с учетом пробелов между реквизитами и разделительными линиями граф по формуле:

где Li – длина i-го реквизита, (i = 1 – n) k – число колонок в таблице, d – число пробелов между колонками.

Если длина строки документа, т.е. его ширина больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то проведение перегруппировки реквизитов таблицы с использованием следующих методов:

- выносятся итоговые колонки в итоговые строки;

- перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в первой зоне специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

5.3. Проектирование форм электронных документов Разработка и использование Унифицированных форм документов не решает всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. В соответствии с данными консалтинговых агентств, более 80% из всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм – дорогостоящее дело: она включает задачи проектирования форм, заполнения, хранения данных, а также рутинной обработки каждой созданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти формы, как уверяют аналитики Gartner Group, требуется 6 млрд долл. Хранение, распространение и обработка обходятся еще в несколько раз дороже – стоимость этих процессов достигает совокупно 40 млрд долл.

Борьба со все возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях: применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм и переход от бумажных форм документов к электронным. Причем под электронными формами документов понимается не изображения бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы с формами, где бумажная форма появляется только в качестве твердой копии электронной.

Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Глава 5. Проектирование системы экономической документации Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:

- формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

- формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Отличительная особенность технологии обработки форм второго вида – кроме извлечения собственно данных приходится маршрутизировать форму между сотрудниками, которые ответственны за принятие решения по этому документу. Так, например, «Счет»

может быть не утвержден финансовым директором, следовательно, бухгалтерия не будет его обрабатывать, и данные из этого «Счета» (платежные реквизиты и сумма платежа) не поступят в бухгалтерскую систему.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). Основные достоинства электронных форм, вне зависимости от области применения, сведены в таблице 5.1.

Требуют затрат на печать, распростране- Доступны в режиме on-line; печать осущение и доставку. ствляется по требованию Если необходимо внести изменения, фор- Благодаря графическим инструментам му приходится проектировать заново. От- проектирования форм легко поддаются печатанные ранее формы использовать по модификации назначению больше нельзя Требуют материальных затрат и внуши- Вообще не требуют места в шкафах и работельных пространств для хранения ты обслуживающих их клерков. Материальные затраты, хотя и иные, но остаются На обработку могут поступать формы, за- Включают интеллектуальные элементы, в полненные неправильно или не полностью числе которых, к примеру, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников Не настраиваемые на тип пользователя Могут динамически адаптироваться под Глава 5. Проектирование системы экономической документации К числу недостатков ЭД можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»: как использование электронной подписи, с защитой формы от последующих изменений, так и различных видов биометрических подписей – от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображений лица.

Технология обработки требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять функции планирования форм ЭД, встраивания функций баз данных и вычислительных функций и управления заполнением, обработкой и маршрутизацией форм. Конечные пользователи запускают обработку завершенных форм из специальной программы, которая управляет всеми аспектами доступа к базе данных и работой электронной почты. Эти программы позволяют:

- вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

- быстро имитировать бумажные формы;

- использовать, предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

- использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;

- использовать средства для установления связи между формами;

- включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как формы связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов, к примеру, создать кнопку для вывода на экран всех накладных, просроченных больше чем на 30 дней. Кроме того, необходимо отметить, что практически все основные разработчики программного обеспечения обработки форм ЭД имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

- первый шаг – создание структуры ЭД, который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

- второй шаг – определение содержания формы ЭД – это создание полей формы, которые будут заполняться. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие как, например, вычисление суммы, проверка типов и т. д.

К числу первых средств создания ЭД, подготавливаемых заранее, хранящихся в базах шаблонов документов и используемых затем для заполнения и последующего использования можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку его по электронной почте.

Глава 5. Проектирование системы экономической документации К числу такого рода средств можно также программные средства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящихся в базах данных этих приложений.

Помимо них, в настоящее время используют специализированные программные продукты, например, «1С. Документооборот», которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ЭИС предприятия.

К наиболее мощным разработкам такого рода относится система JetForm (разработанная Компанией JetForm), которая обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнения пользователем, клиент-серверной обработки, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений на печать, отправки по электронной почте и по факсу.

Вопросы для самопроверки:

1. Какие функции выполняет документ в ЭИС?

2. Какие виды документов можно выделить в системе документации?

3. Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?

4. Какие существуют виды УСД?

5. Принципы и требования построения первичных документов?

6. Каковы принципы и требования построения форм результатных документов?

7. Каковы особенности построения форм первичных документов?

8. Каков состав операций проектирования форм результатных документов?

9. Что такое электронный документ и электронная (безбумажная) технология?

10. Какие программные продукты используются для разработки и заполнения ЭД?

Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС 6.1. Проектирование макетов экранных форм ввода и вывода информации При решении экономических задач информация первичных документов должна переноситься на машинные носители, храниться и обрабатываться, а результаты обработки выдаваться на экран или печать, поэтому проектировщик должен разработать внутримашинное информационное обеспечение (ИО) ЭИС. В его состав входят: макеты экранных форм документов для ввода и вывода результатной информации, файлы информационной базы и результатные файлы.

Макеты экранных форм документов составляют часть пользовательского интерфейса, предназначенного для ввода информации в информационную базу и вывода результатной информации с целью выполнения процессов оперативного управления или для просмотра перед печатью. Макеты экранных форм документов для вводимой информации определяют содержание информационной базы и делятся по типу информации на макеты экранных форм документов с оперативной и постоянной информацией. При этом макеты экранных форм для ввода оперативной информации различают далее по типу входных первичных документов, а макеты для ввода постоянной информации делятся по типу вводимой информации на: справочные, нормативно-расценочные, табличные, плановые и др.

Схема процесса проектирования макетов экранных форм документов приведена на рис 6.1.

Рис.6.1. Схема процесса проектирования макетов экранных форм документов Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС Для определения перечня макетов экранных форм по каждой задаче проектировщик анализирует (операция П1) «Постановку» каждой задачи (Д1.1.), в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией (Д1.2, 1.3) и документов с результатной информацией (Д1.4). В процессе анализа определяется, будет ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет. В результате получается перечень макетов экранных форм входных и результатных документов (Д1.5-Д1.7).

Содержание макетов (операция П2) определяется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов (Д2.1). Содержание макетов (Д2.2) – это перечни полей, значения которых должны находится в файлах с оперативной и результатной информацией, и типы форматов этих полей.

При выполнении третьей операции П3 осуществляется выбор типа формы для каждого макета и проектирование их логической структуры (Д3.2). Под логическим проектированием макетов подразумевается распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне. На входе операции используется универсум типов форм документов (U3.1.).

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, который был использован для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении макетов для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования применяют как правило анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с трех зонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Работа заканчивается выполнением операции программирования разработанных макетов экранных форм (операция П4) с использованием выбранного языка программирования (Д4.1), апробацией их работы.

В процессе проектирования и программирования макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

- иметь хороший обзор;

- не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;

Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС - значения группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;

- каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;

- должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

- продвижения указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;

- текущее время и дата должны проставлять автоматически;

- общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;

- цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;

- цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

- производить откат на одно поле назад, - отказываться от ввода, - производить загрузку введенной записи в базу данных, - выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними и способами их исправления.

6.2. Понятие информационной базы и способы ее организации Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) – это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти ВС в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Файл – это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенное для решения экономических задач. Запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:

- по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

- по типу носителя (на промежуточных носителях – гибких магнитных дисках и магнитных лентах, и на основных носителях – жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

- по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

- по назначению (по типу функциональных подсистем);

- по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи);

Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС - по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40 %, а, следовательно, имеющие коэффициент стабильности (Кст) не менее 0.6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативнорасценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающиеся постоянными в течение длительного времени (например, % удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, также как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например, прогнозных задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

- полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

- целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;

- своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

- гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;

Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС - реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;

- релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

- удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;

- разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающейся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостаки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при импорте необходимых данных их интегрированной ИБ.

Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

К организации БД предъявляются следующие основные требования:

- логическая и физическая независимость данных (программ от изменений структуры БД);

- контролируемая избыточность данных;

- стандартизация данных за счет использования классификаторов;

- наличие словаря данных;

- специализация интерфейса для администратора БД и пользователя системы;

- контроль целостности данных;

- защита данных от несанкционированного доступа;

- наличие вспомогательных программных средств (утилит) проектирования и эксплуатации БД.

Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС Принципами построения централизованной БД являются:

- обеспечение логической организация данных с помощью построения глобальной модели данных;

- представление информационных потребности для каждой задачи в виде подмоделей данных;

- выделение специального языка описания данных для получения схем и подсхем;

- описание процедур обработки данных с использованием языка манипулирования данными;

- разделение доступа к полям данных;

- защита данных через пароль;

- обеспечение доступности данных одновременно для нескольких пользователей.

Для распределенных БД существуют свои требования (подробнее см.):

- учета территориального расположения подразделений ЭИС;

- обеспечения независимости данных от их территориального расположения;

- оптимального размещения БД между абонентами и серверами;

- сокращения стоимости информационного обслуживания абонентов;

- обеспечения решения сложных межведомственных задач;

- надежности хранения обработки данных; использования СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулирования данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;

- возможности параллельного обращения к данным из различных узлов обработки данных.

6.3. Проектирование ИБ при различных способах организации Процесс проектирования ИБ как совокупности локальных файлов отображен на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Процесс проектирования ИБ как совокупности локальных файлов Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС Процесс проектирования ИБ начинается с операции «Определения информационной потребности» каждой задачи (операция П1), которую составляют входные и результатные документы и выявляют, анализируя «Постановки задач» (Д1.1). В результате выполнения этой операции получают «Список документов» (Д1.2).

Далее выполняется операция «Определения периодичности решения задач»

(операция П2) и получается «Список задач и периодичности их решения» (Д2.1).

На третьей операции П3 «Составление списка файлов» выявляется полный состав файлов и проводится их классификация, получая полный перечень имен файлов ИБ (Д3.1).

На основе полученного списка файлов, а также документа Д1.1 и универсумом форм входных и результатных документов (U4.1) выполняется операции «Определения содержания файлов» (операция П4) по формированию состава полей записей файлов.

При выполнении этой операции учитывается ряд основных принципов создания файлов, входящих в состав универсума (Д4.2):

- алгоритмической направленности создания информационных файлов;

- семантической и синтаксической однородности файлов;

- упорядоченности хранения файлов по ключу;

- универсализации файлов.

После определения состава и содержания полей каждого файла производится «Определение характеристик» этих файлов (операция П5) и получение таблицы характеристик файлов (Д5.1), включающей в себя: наименование файла; длину логической записи файла; количество логических записей; объем файла в байтах; частоту использования файла; порядок обработки файла (последовательный, выборочный, смешанный); периодичность обновления файла; объем обновлений файла в байтах; длительность хранения;

тип носителя; объем занимаемой памяти.

Далее на операции П6 осуществляется «Выбор логической организации файлов»

на основе универсума способов логической организации (Д6.1) с получением таблицы описаний (Д6.2). Затем при выполнении операции П7 осуществляется «Выбор носителей» для каждого файла из универсума машинных носителей (Д7.1), и далее осуществляется выполнение операции П8 – «Выбор физической организации файлов», используя данные документа Д7.2 и универсума способов физической организации файлов ИБ.

Проектирование БД имеет свои особенности на всех стадиях и этапах проектирования, детально рассмотренные в нескольких работах, например, в [ ], здесь же кратко остановимся на некоторых из них.

На предпроектной стадии выполняются следующие работы:

1. Определение экономической целесообразности и технической возможности создания БД.

2. Выявление состава, содержания и характеристик хранимой информации на основе результатов обследования предметной области.

3. Определение оценок, количественных характеристик информационных объектов и структурных связей между ними на основе результатов анализа информационных потребностей приложений и «Постановок задач».

4. Построение инфологической модели предметной области, определяющей совокупность информационных объектов, их атрибутов и структурных связей, динамику их изменения и характеристику информационных потребностей пользователя.

5. Предварительные оценки вариантов разработки БД.

6. Оценка возможностей применения СУБД и выбор СУБД.

Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС В результате выполнения этого комплекса работ проектировщики получают ТЭО и ТЗ. Технико-экономическое обоснование проектирования БД имеет ряд специфических разделов, таких как:

- описание принципов организации системы информационного обеспечения;

- обоснование целесообразности создания БД;

- описание инфологической модели;

- описание информационных потребностей конкретной задачи;

- описание схем документооборота;

- обоснование выбора конкретной СУБД.

Техническое задание на проектирование ЭИС имеет в своем составе специальный раздел, ориентированный на проектирование БД, в который входят следующие вопросы:

- Основные требования к БД.

- Основные технические решения.

- Технико-экономические показатели эффективности использования БД.

- Состав, содержание и организация проектных работ по созданию БД.

- Порядок приемки БД в промышленную эксплуатацию.

На этапе технического проектирования при разработке базы данных выполняются следующие работы:

1. Составление уточненной инфологической модели.

2. Логическое проектирование (составление концептуальной схемы).

3. Физическое проектирование (распределение по уровням памяти, выбор методов доступа, определение размеров файлов и т.д.).

4. Проектирование и представление данных для приложений.

5. Проектирование программного обеспечения, включая определение состава функций, поддерживаемых СУБД и ППП окружения; необходимых доработок этих программ и функций, реализуемых средствами оригинального программного обеспечения (для конкретных задач).

На этапе рабочего проектирования выполняются следующие работы:

1. Разработка оригинальных программных средств и сервисных программ.

2. Настройка СУБД и ППП окружения в соответствии с выбранными параметрами.

3. Разработка контрольного примера.

4. Разработка должностных технологических инструкций для пользователей для лучшего взаимодействия с БД.

Вопросы для самопроверки:

1. Каков состав внутримашинного информационного обеспечения ЭИС?

2. Что такое электронный документ и электронная технология обработки?

3. Какие программные продукты используются для разработки и заполнения ЭД?

4. Что такое макет экранной формы и каковы типы макетов?

5. Каковы особенности проектирования макетов для ввода первичной информации?

6. В чем заключаются особенности проектирования форм вывода результатных документов?

7. Что такое файл и какие виды файлов существуют в ЭИС?

Глава 6. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС 8. Что такое информационная база и каковы основные требования, которым должен удовлетворять ИБ?

9. Принципы и способы организации ИБ как совокупности локальных файлов?

10. Принципы и способы организации интегрированной БД?

11. Каков состав операций проектирования ИБ как совокупности локальных файлов?

12. Каковы особенности выполнения работ на всех стадиях и этапах при проектировании БД?

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных 7.1. Основные понятия и классификация технологических Под технологическим процессом обработки экономической информации понимается определенный комплекс операций, выполняемых в строго регламентированной последовательности с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных и заканчивая передачей результатной информации пользователю для выполнения функций управления.

Технологические процессы можно классифицировать по различным признакам (см.

рис. 7.1), в частности по типу автоматизируемых процессов управления в ЭИС можно выделить:

- технологические процессы, выполняемые в системах обработки данных (СОД);

- технологические процессы аналитической обработки данных в системах подготовки принятия решений (СППР) иэкспертных системах (ЭС);

- технологические процессы для разработки новых видов продукции и получения чертежной и технологической документации в системах автоматизированного проектирования (САПР);

- технологические процессы, выполняемые в системах электронного документооборота (СЭД).

По отношению к ЭВМ все технологические процессы, независимо от того для каких процессов они создаются, условно подразделяются на внемашинные, имеющие подготовительный характер, поскольку их выполнение связано с получением первичной информации, и внутримашинные, связанные с хранением и обработкой полученной информации.

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных

СОД СППР ЭС САПР СЭД

Внемашинные технологические процессы Внутримашинные технологические процессы Профессионально Функционально-ориентированные По типу обрабатываемой информации можно выделить процессы обработки цифровой, графической, текстовой, мультимедийной информации, знаний для экспертных систем.

По типу используемой аппаратно-программной платформы технологические процессы выполняются на: персональных ЭВМ, в локальных, региональных, глобальных вычислительных сетях.

По режиму обработки выделяют технологические процессы обработки данных, выполняемые в пакетном режиме, интерактивной (диалоговой) обработки, в режиме разделения времени, в реальном масштабе времени, и технологии со смешанным режимом.

По типу информационного обеспечения выделяют технологические процессы, обрабатывающие локальные файлы, локальные и распределенные БД.

По типу специального программного обеспечения технологические процессы подразделяются на применяющие функционально – ориентированные пакеты, используемые для автоматизации решения задач функциональных подсистем, методоориентированные ППП, применяемые для решения задач класса СППР, профессиональноориентированные ППП, предназначенные для обработки различных типов данных.

Технологический процесс состоит из совокупности технологических операций.

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных Под технологической операцией будем понимать совокупность функционально связанных действий по преобразованию данных, выполняемых непрерывно на одном рабочем месте. Технологические операции можно классифицировать по следующим признакам (см. рис 7.2.):

По цели и месту выполнения можно выделить три класса операций, отличающиеся трудовыми и стоимостными затратами, связанными с их реализацией, и распределением ошибок, вносимых в технологический процесс. Первый класс характеризуется тем, что операции, входящие в него, имеют своей целью получение первичной информации, отражающей содержание процессов, проходящих в цехах, на складах, участках производственной деятельности. К нему относятся следующие технологические операции:

- съем первичной информации, то есть получение количественной характеристики показателей (например, количество отпущенных материалов, количество изготовленных деталей и т.д.);

- регистрация первичной информации – нанесение всех реквизитов оснований (количественных характеристик) и признаков на какой-либо носитель;

- сбор первичной информации – получение пакета сообщений, «пачки» документов или файла на машинных носителях;

- передача первичной информации от места возникновения к месту обработки.

Операции данного класса выполняются, в основном, на рабочих местах (вне пунктов обработки информации), являются самыми трудоемкими (трудовые затраты на его выполнение составляют до 50 % от всех работ), дорогостоящими и дают наибольший процент ошибок в получаемых данных.

Второй класс операций имеет своей целью ввод данных в ЭВМ, возможное перенесение первичной информации на промежуточные машинные носители, загрузку данных в ИБ. В состав класса входят операции: приема, контроля и регистрации информации в пункте обработки первичной информации в случае пакетного характера поступления на обработку данных; ввод данных в ЭВМ, контроль ошибок и загрузку в ИБ, ведение ИБ. Данный класс отличается высокой трудоемкостью (до 40 % от трудоемкости всего процесса) и также отличается множеством допускаемых ошибок. В современных системах обработки данных операции первого и второго классов совмещаются, когда в процессе съема и регистрации первичной информации одновременно осуществляется ввод данных в ЭВМ.

Третий класс, предназначен для выполнения обработки данных ИБ по алгоритмам и получения результатной информации. Данный класс характеризуется наибольшей степенью автоматизации процессов, наименьшей трудоемкостью (5 % от трудоемкости всех процессов) и наименьшим количеством допускаемых ошибок. В случаях оперативной обработки данных выполнение операции регистрации, ввода данных в ЭВМ и формирования результатной информации объединяются в один технологический процесс.

Четвертый класс имеет целью обеспечение достоверности и высокого качества результатной информации. К основным операциям данного класса относятся: анализ и контроль полученных результатных документов; выявление и исправление ошибок по причине неправильности введенных исходных данных, сбоев в работе машины, ошибок пользователя, оператора или программиста. Трудоемкость данного этапа составляет до % от трудоемкости всех процессов. Обычно этот класс операций выполняется при сложной аналитической обработке данных.

По степени автоматизации все технологические операции можно разделить на следующие классы: операции, выполняемые вручную, машинно-ручным способом, полуавтоматическим и автоматическим способом.

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных По стадии выполнения операции делятся на подготовительные, основные, заключительные операции.

Основные технологические операции по выполняемой функции в технологическом процессе можно разделить на: рабочие операции и контрольные. В свою очередь, среди рабочих технологических операций по характеру обработки выделяют активные (связанные с логическим или арифметическим преобразованием информации) и пассивные (например, операции ввода-вывода).

Дублирование информации Информационная Логическая и арифметическая Рис. 7.2. Схема классификации технологических операций обработки данных Контрольные операции могут принадлежать к определенному методу организации контроля, которые в свою очередь объединяются в группы по следующим признакам:

- по времени выполнения: предварительный контроль, текущий контроль, заключительный контроль;

- по степени охвата контролем рабочих операций: пооперационный контроль и контурный контроль, охватывающий несколько рабочих операций;

- по принципам организации выделяют контроль, организованный по принципу дублирования работ (например, метод двойного файла, верификации и др.), принципу информационной избыточности (метод контрольных сумм, модульный метод и др.), принципу логической или арифметической увязки показателей (например, балансовый метод).

7.2. Показатели оценки эффективности и выбор организации В процессе проектирования системы обработки данных проектировщик может ориентироваться на несколько вариантов аппаратной платформы и разработать несколько вариантов технологических процессов, среди которых ему необходимо выбрать наилучший Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных вариант. К основным требованиям, предъявляемым к выбираемому технологическому процессу, относятся:

- обеспечение пользователя своевременной информацией;

- обеспечение высокой степени достоверности полученной информации;

- обеспечение минимальности трудовых и стоимостных затрат, связанных с обработкой данных.

При выборе технологического процесса обработки экономической информации используют две группы показателей оценки эффективности: показатели достоверности получения и обработки информации и показатели трудовых и стоимостных затрат на проектирование системы и обработку информации.

Для обеспечения выполнения этих требований необходимо в первую очередь выбрать высокопроизводительную и надежную техническую базу, разработать состав основных операций и методы их реализации. Однако для достижения высокой достоверности обработки и получения результатной информации проектировщик должен помимо этого организовать систему контроля достоверности обработки информации. Для разработки такой системы проектировщик обязан проанализировать частоту возникновения ошибок по типам решаемых задач, по классам операций технологического процесса, по видам ошибок и по причинам их возникновения. С этой целью необходимо собрать статистику ошибок и получить распределение частоты их возникновения по следующим направлениям:

- по видам решаемых задач: например, аналитические, плановые, статистические, учетные;

- по классам операций технологического процесса;

- по видам ошибок: связанных с состоянием первичных документов, с переносом данных на машинные носители, с обработкой в ЭВМ, с контролем и выпуском результатных окументов;

- по причинам возникновения ошибок: небрежность пользователей и плохое освоение операций по вводу информации в ЭВМ, вина исполнителя документов, ошибки в проекте (вина проектировщиков) и др.

Затем следует выбрать определенный метод контроля для каждой операции или для группы операций и выполнить оценку степени достоверности получаемой после обработки результатной информации.

Показатель достоверности обработки информации (D) может быть рассчитан по следующей формуле:

где D – величина достоверности процесса обработки, Р – вероятность появления ошибки, которую можно рассчитать по формуле :

где N – количество ошибочных действий, допущенных на множестве Q, Q – общее количество действий.

Поскольку проектировщики, как правило, владеют ограниченной выборкой по величинам Q и N, то для оценки достоверности технологических процессов они используют показатель частоты появления ошибок (f), который рассчитывается по следующей формуле:

где f – частота возникновения ошибок, N – число ошибок, допущенное на множестве Q, Q – величина доступной выборки общего количества действий.

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных Для практической оценки степени достоверности вариантов технологических процессов разработано несколько методик, например, в работе [ ] приводится методика для оценки величины, обратной величине достоверности – степени недостоверности технологического процесса, заданного для множества n-рабочих и m- контрольных операций некоторого технологического процесса и представленного в виде схемы (см. рис. 7.3):

Каждая рабочая операция (Оi) характеризуется некоторым количеством выполняемых на ней действий или количеством знаков (Di) и частотой появления ошибок (fi). Каждая контрольная операция характеризуется применением некоторого j-го метода контроля и показателем эффективности использования данного метода (Lij) для контроля i-ой операции, который можно рассчитать по формуле (4):

где Lij – коэффициент эффективности j – го метода контроля по i-ой операции, Ni – общее количество ошибок, допущенных на i-ой операции и проверяемых j-м методом контроля, которое включает в себя две величины:

где Nоij – число обнаруженных ошибок, Nпij – число пропущенных ошибок.

Рис. 7.3. Схема технологического процесса обработки данных Для характеристики данной системы контроля используются следующие показатели:

- коэффициент исходной недостоверности технологического процесса, характеризующий надежность используемой техники и квалификацию работников, показывающий количество ошибок, приходящееся на одно действие (Кинд):

где Di – количество действий на i-ой операции Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных - коэффициент контролируемости технологического процесса (Ккон), характеризующий качество системы контроля и определяющий количество обнаруженных ошибок, приходящееся на одно действие:

- интегральный коэффициент конечной недостоверности (Ккнд), характеризующий количество пропущенных ошибок при заданной системе контроля, приходящееся на одно действие:

При выборе наилучшего технологического процесса обработки экономической информации помимо использования показателей достоверности, применяют оценку, сравнение и выбор по соотношению уровня производительности того или иного варианта процесса и значению величин показателей трудовых и стоимостных затрат.

В этом комплексе рассчитывают абсолютные и относительные показатели эффективности технологических процессов.

К группе абсолютных показателей относят:

- показатели, оценивающие величину трудоемкости обработки информации за год по базовому (т.е. тому варианту, который берется за основу для сравнения) и предлагаемому варианту (То) и (Тj);

- показатели, оценивающие величину эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому и предлагаемому варианту (Со) и (Сj);

- показатель оценки снижения трудовых затрат за год (Т), который рассчитывается по формуле:

- показатель снижения стоимостных затрат за год (С), который можно рассчитать по формуле:

Группа относительных показателей оценки эффективности технологических процессов включает:

- коэффициент снижения трудовых затрат за год (Кт), показывающий на какую долю или какой процент снижаются затраты предлагаемого варианта по сравнению с базовым, который рассчитывается по формуле:

- индекс снижения трудовых затрат (Iт), показывающий во сколько раз снижаются трудовые затраты предлагаемого j-го варианта по сравнению с базовым и рассчитываемый по формуле:

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных - коэффициент снижения стоимостных затрат за год (Kс), который рассчитывается по формуле:

- индекс снижения стоимостных затрат (Ic), рассчитываемый по формуле:

В свою очередь, показатель трудовых затрат на j-й технологический процесс (Тj) рассчитывается по формуле:

где t ij – показатель трудовых затрат на i-ю операцию j-го технологического процесса, который можно рассчитать по формуле:

где Qij – объем работ, выполненных на i- ой операции по j-му технологическому процессу;

Ni – норма выработки на i-ой операции.

Показатель стоимостных затрат на j-й технологический процесс (Cj) представляет собой сумму затрат на j-ый технологический процесс по следующим статьям затрат:

- на заработную плату;

- на амортизацию;

- на оплату машинного времени;

- на ведение информационной базы;

- накладные расходы.

Этот показатель рассчитывается по формуле:

где Сij – показатель стоимостных затрат на i-ю операцию j-го технологического процесса, в состав которого включаются следующие компоненты:

где Сз/п – затраты на заработную плату оператора, которые можно рассчитать по формуле:

где t ij – трудоемкость выполнения i-ю операции j-го технологического процесса;

r i – тарифная ставка i-й операции.

Снр – затраты на накладные расходы, рассчитываемые как производная величина от затрат на заработную плату:

где Kнр – величина коэффициента накладных расходов, принимаемая, как правило в размере 0,6 –0,7 от величины С з/п;

Са – величина амортизационных отчислений на используемую технику, рассчитываемая по формуле:

где а i – норма амортизационных отчислений;

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных Смв – стоимость машинного времени на ввод информации в ЭВМ, обработку данных и выдачу результатной информации:

где с – стоимость машинного часа, t мj – длительность выполнения м-й машинной операции j-го технологического процесса, включающая в себя следующие компоненты:

t1 – длительность выполнения операции ввода исходной информации в ЭВМ, рассчитываемая по формуле:

где Qвв –объем вводимой информации в символах (байтах), Nвв – норма вводимой информации с клавиатуры ЭВМ в час;

t2 – длительность обработки информации при решении задачи (в час.), определяемая экспертным путем, если задача сдана в эксплуатацию, или рассчитываемая гипотетически, например, по следующей формуле:

где Vоб – быстродействие работы ЭВМ;

Qоп – объем операций, выполняемых ЭВМ по обработке данных при решении задачи, определяемый различными способами, например, в работе [ ] предлагается эту величину рассчитывать как произведение объема вводимой информации на предполагаемое количество операторов, реализуемых алгоритмом определенного класса задач, т.е.

где R – число операторов, приходящееся на один байт вводимой информации, характерное для определенного класса задач.

При этом выделяют три класса задач: задачи, связанные с актуализацией данных в ЭВМ, для которых характерно приблизительно 500 операторов на один байт вводимой информации; задачи, связанные с оперативной обработки данных, для которых на один байт вводимой информации приходится выполнение 5000 операторов и задачи сложной аналитической обработки данных или связанные с применением экономико-математических методов и моделей, в которых эта величина составляет 20000 операторов на один байт вводимой информации.

t3 – время вывода результатной информации пользователю на печать или по каналам связи, рассчитываемое по формуле:

где Qвыв – объем выводимой информации (в строках или байтах), Vвыв – скорость работы печатающего устройства (стр./час.) или канала связи (байт/час).

См – затраты на материалы за год (например, на бумагу).

Сиб – годовые затраты на ведение информационной базы.

Кроме того, рассчитывают приведенный показатель годовой экономии (Эг) по формуле:

Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных где Кj и Ко – капитальные затраты на приобретение вычислительной техники в базовом и предлагаемом варианте, включающие в себя затраты на следующие направления (В случае сравнения предлагаемого варианта технологического процесса с существующим в настоящее время процессом обработки данных Ко = 0):

- на приобретение вычислительной техники;

- на покупку программного обеспечения;

- на освоение программного обеспечения;

- на проектирование и отладку проекта.

Помимо вышеприведенных показателей эффективности, проектировщики рассчитывают также показатель срока окупаемости капитальных затрат (Ток), представляющий собой отношение капитальных затрат к экономии стоимостных затрат:

Расчетный коэффициент эффективности, (Ер) является обратной величиной сроку окупаемости и рассчитывается по формуле:

По совокупности вышеприведенных показателей проектировщики выбирают наиболее эффективный вариант технологического процесса обработки информации.

Обобщенная технологическая сеть выбора варианта организации технологического процесса обработки данных в ЭИС представлена на рис. 7.4.

U 4.1.

Д 2.1.

Д 2.2.

Д 1.1. Постановка задачи Д 1.2. Состав основных операций U 2.1. Универсум комплекса предварительно выбранных вариантов ТС Д 2.1. Описание выбранного КТС Глава 7. Основы проектирования технологических процессов обработки данных U 3.1. Универсум методов контроля Д 3.1. Описание методов контроля Д 3.2 Уточненный вариант КТС Д 4.1. Варианты блок схем тех. процессов U 2.1. Универсум методик оценки Д 5.1. Показатели Tj, Cj, Dj Д 6.1. Требования ТЗ Д 6.2. Технологические и инструкционные карты Вначале осуществляются работы «Определение состава основных операций» (П1) и «Уточнение состава технических средств выполнения операций» (П2). Входными документами для выполнения этой работы служат материалы обследования, «Постановка задачи»

(Д1.1), «Техническое задание» (Д2.1) и множество предварительно выбранных технических средств для операций технологического процесса. В результате выполнения этих работ проектировщики получают перечень основных операций (Д1.2), описание техникоэксплуатационных характеристик выбранных технических средств (Д2.2) и методов работы с ними (Д2.3), которые поступает в качестве исходных данных на вход следующей операции.

На следующей операции выполняется «Выбор метода контроля и технических средств, осуществляющих контроль» (П3). На вход операции поступает универсум методов контроля (Д3.1). В результате выполнения процедуры получают описание технических средств и методов выполнения контроля (Д3.2), (Д3.3).

Далее осуществляется «Разработка вариантов схем технологического процесса обработки данных» (П4). Входными документами для данной операции являются перечни основных операций, технических характеристик средств и методик выполнения контроля (Д1.2, Д2.2, Д2.3, Д3.2). Целью выполнения данной работы является получение блок-схем нескольких вариантов технологических процессов (Д4.1).

Содержанием пятой операции является «Оценка технологических процессов по достоверности, трудовым и стоимостным показателям» (П5). Данная оценка производится на основе технического задания и методик расчета показателей (Д5.1). Результатом выполнения работы является получение таблиц значений показателей (Д5.2).

Заключительной операцией служит «Выбор варианта технологического процесса и разработка технологической документации» (П6). Выполнение данной работы основывается на содержании технического задания, требовании ГОСТов и ОСТов на техно-рабочий проект (Д6.1). В результате получают совокупность технологических и инструкционных карт (Д6.2).

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое технологический процесс и по каким признакам классифицируются технологические процессы?

2. Что такое технологическая операция и каковы виды технологических операций?

3. Каковы принципы и методы организации контроля достоверности обработки данных?

4. Каковы требования, предъявляемые к технологическим процессам?

5. Каковы основные показатели определения степени достоверности, обеспечиваемые технологическим процессом?

6. Каковы абсолютные и относительные показатели оценки трудовых затрат, связанных с реализацией технологического процесса?

7. Каковы абсолютные и относительные показатели оценки стоимостных затрат, связанных с реализацией технологического процесса?

Глава 8. Проектирование процессов получения первичной информации, Глава 8. Проектирование процессов получения первичной информации, 8.1. Проектирование процессов получения первичной информации В состав операций, выполняемых при получении первичной информации, входят:

съем, регистрация, сбор и передача информации.

Съем информации или измерение – это процесс получения количественного значения показателя, характеризующего объекты и процессы хозяйственной деятельности, и по степени автоматизации можно подразделитьна следующие виды:

- ручной съем (подсчет);

- полуавтоматический (например, с помощью весов-автоматов);

- автоматический (например, с использованием счетчиков или датчиков единичных сигналов).

К современным средствам измерения и счета относятся, например, электронные весы модели CAS LP-15], которые предназначены для использования в расфасовочных отделах продовольственных магазинов. С помощью весов можно выполнить операции:

взвешивания упаковки с товаром; перемножение веса на цену, печать этикетки со стоимостью упакованного товара; передачу сообщений компьютеру, который осуществляет учет движения товаров; приема от компьютера сведений об изменении номенклатуры товаров и цен; накопления данных о выполненных взвешиваниях. Такие весы могут использоваться как автономно, так и в составе системы учета движения товаров в магазине.

Счетчики применяют в тех случаях, когда производство имеет крупносерийный или массовый характер. Счетчиками оснащаются производственные автоматы, штамповочные прессы, маркировочные машины.

Другими устройствами являются измерители потоков (расходомеры), когда объектами измерения представляет жидкость или газ. Примером может послужить топливомер на автоматизированной АЗС, используемый для измерения отпуска количества горючего.

К числу такого рода устройств относится также машинка для счета банкнот, средства безналичного денежного обращения с использование пластиковых карт и др.

Машинка для счета банкнот используется для пересчета различных купюр в пачках до 999 листов и вычисления суммы, установления числа листов, которое необходимо отсчитать, выбрасывать мятые и поврежденные купюры.

Средства организации безналичного денежного обращения на основе кредитных карт (КК) позволяют оплачивать, не пользуясь наличными деньгами, различные товары и услуги (телефонные разговоры, проезд в метрополитене и др.) В настоящее время наиболее употребительны три вида КК: с магнитными полосками; с памятью на микросхемах;

содержащие микропроцессор, полупостоянную и оперативную память, схему защиты (так называемые интеллектуальные карты).

Следующей операцией, выполняемой при получении первичной информации, этапе является операция регистрации первичной информации, т.е. нанесения всех реквизитов – оснований (количественных характеристик) и признаков на какой-либо носитель. Регистрация информации может выполняться следующими способами:

- ручным – заполнение бланков первичных документов на бумажном носителе вручную;

- механическим при вводе информации с клавиатуры в экранные формы ЭВМ или при использовании устройств регистрации информации типа пишущих машинок с нанеГлава 8. Проектирование процессов получения первичной информации, сением информации в первичные документы и одновременной записью ее на магнитные носители или машинночитаемые документы;