«Г.Н. Смирнова Проектирование электронных систем управления документооборотом Учебное пособие Практикум по курсу Москва 2004 1 УДК 004.415 ББК 32.973 С 506 Смирнова Г.Н. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ...»

Продолжительность этих стадий и всего жизненного цикла документа зависит от его типа и метода использования. Например, значительная часть сообщений, пришедших по электронной почте, уничтожается сразу после прочтения; офисная корреспонденция обычно накапливается и хранится около года; финансовые документы («Платежные поручения» или «Накладные»), несмотря на то, что оперативный доступ к ним необходим в течение всего нескольких недель со дня создания (получения по юридическим соображениям не уничтожаются более 10 лет. Многие документы помещаются в архив и на более длительный срок. Рассмотрим особенности использования отдельных видов носителей.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Бумага. Довольно большой процент документов поступает в организации на бумаге. Даже если документ создан в электронном виде, для ознакомления с ним многие пользователи предпочитают распечатку; то же выполняется для простановки резолюций и хранения в архиве, кроме того, бумага (наряду с микрографикой) остается тем носителем, который обладает юридической силой. Именно на ней ставят подпись и печать, бумажный документ предъявляют налоговой инспекции и принимают как доказательство в суде.

Микрографика. Эта технология базируется на фотографическом процессе. В 60-х годах микрофильмы стали использоваться повсеместно для архивирования личных дел сотрудников и студентов, страховых полюсов и периодических изданий; для инженерных чертежей, географических карт и других документов большого формата применялись апертурные карты. Их широкое распространение обусловлено, наряду с юридической законностью, высокой эффективностью на обеих стадиях жизненного цикла.

Электронные носители. Появление компьютеров, а вместе с ними магнитных дисков и лент вывело работу с информацией на новый уровень. Запись / считывание, поиск данных на дискете, жестком диске, ленте гораздо удобнее и быстрее, чем на микрофильме. Ряд преимуществ дает также возможность повторного использования и редактирования информации.

Основные плюсы электронных носителей проявляются на активной стадии жизненного цикла документа.

1. Электронные документы – обладают высокой степенью удобства и скорости поиска.

Для этого используется специальное программное обеспечение: СУД позволяют индексировать как определенные параметры, так и весь текст документов; разграничивать и контролировать доступ. К электронному документу возможен одновременный доступ нескольких пользователей, от частого использования документ не теряет своего «товарного» вида, а редактирование можно выполнять с сохранением исходного варианта.

Маршрутизация электронных документов осуществляется быстро по локальным и глобальным сетям, а также с помощью специального программного обеспечения (систем workflow) может быть полностью автоматизирована и контролируема.

2. Архив электронных документов, подобно микрофишам, значительно компактнее бумажного (например, 1 Гб данных на магнитном или оптическом носителе соответствует 1 млн. печатных страниц в текстовом виде или 30 тыс. оцифрованным изображениям этих страниц, таким образом в коробке размером в чемодан помещается информация сотен и даже тысяч шкафов).

Наибольшую скорость доступа к данным, как известно, гарантируют магнитные дисководы. Применение их было ограничено в основном высокой ценой и недостаточной надежностью. В последнее время, цены на жесткие диски сильно упали и продолжают снижаться, а для решения проблемы надежности хранения существует способ, состоящий в объединении отдельных дисководов в массивы, получившие название RAID.

На сегодняшний день применение избыточных дисковых массивов для работы с данными в системах делопроизводства, управления документами, обработки образов и др.

становится все более перспективным, поскольку RAID могут обеспечить ту же емкость для хранения данных, что и магнитооптические накопители, но, в отличие от последних, они гарантируют доступ к данным за миллисекунды, а не за десятки секунд. К тому же, благодаря использованию технологии четности, надежность дисковых массивов превосходит этот показатель магнитооптических систем.

Однако, магнитные накопители имеют один существенный недостаток – малый срок службы. Так, в правительственных учреждениях США допустимое время работы дисковода

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

ограничено десятилетием, кроме того, всем известна низкая надежность подобных устройств, в силу чего приходится прибегать к резервному копированию информации.

По данным некоторых аналитиков, сегодня любая средняя компания ежедневно имеет дело с терабайтом данных. В следующем тысячелетии размер хранимых в организациях данных, возрастая, по их мнению ежегодно на 57%, достигнет 1 млрд мегабайтов.

Объем информации на диске рядового Unix-сервера в год увеличивается на 40 Гб, а PC – на 90 Гб. В тех случаях, когда необходимо хранить не только новые, но и старые данные, одних магнитных накопителей недостаточно. Кроме того, современные компьютерные системы управляют большим количеством данных различного типа, включая изображения документов, графику, фотографии или видео, поэтому приходится применять информационные архивы с устройствами хранения информации, обладающими высокой емкостью.

Выходом из сложившейся ситуации служит ввод в эксплуатацию магнитооптических накопителей. Оптическая технология начала применяться в 1982 г. и сегодня повсеместно признана тенденцией будущего. Их преимущество заключается в возможности надежного хранения очень больших объемов данных, этот носитель дешевле, чем предыдущий, и кроме того, используемые в магнитооптических устройствах лазерные и оптические технологии позволили достичь производительности более дорогих магнитных накопителей.

Различают два типа оптических носителей. Диски WORM (write once and read many), обеспечивающие возможность только один раз записывать информацию в выделенный сектор и многократно ее считывать. Существуют также диски, данные на которые можно переписать. И те и другие выпускаются различного размера, хотя наиболее часто используются 5.25І.

Разработаны устройства типа jukebox – это механические роботы, управляющие десятками или сотнями расположенных внутри них оптических дисков. Накопители типа jukebox могут содержать один или больше оптических дисководов, достигая емкости Гб и более. Эти устройства рассчитаны в основном на корпоративные системы управления документами, поскольку на одном-двух jukebox может свободно расположиться весь архив предприятия, будь то финансовая компания, правительственное учреждение, юридическая или медицинская фирма, проектная организация, рекламное агентство.

Магнитооптические технологии экономят не только время, но и деньги. По данным ассоциации SIA (Securities Industry Association), перенос данных с микрофильмов на оптические накопители экономит в год около 250 тыс. долл. средней фирме и более 1,6 млн.

долл. большой корпорации.

Однако следует отметить, что у них есть и свои недостатки:

• при интерактивном режиме время ожидания пользователем предоставления запрашиваемого файла для образов документов может составлять десятки и более секунд;

• обеспечение единовременного доступа не ко всем дискам jukebox, а лишь к определенному их числу, лимитируемому количеством дисководов в магнитооптической библиотеке;

• длительному хранению информации на данных носителях препятствует их недостаточная стабильность и зависимость данных от конкретного программного Подводя итог, можно отметить, что ни один из носителей не является лучшим на всех стадиях жизненного цикла документов. Микрографические и электронные выступают в качестве альтернативы бумаги, однако, полностью заменить ее не в состоянии. Бумажные документы наиболее удобны для чтения, но требуют больших затрат на организацию хранения и больших архивных площадей. Электронные документы – лидер на активной стадии

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

жизненного цикла, т.к. обеспечивают очень быстрый доступ, удобны в редактировании, к тому же их маршрутизацию и исполнение легко контролировать. Для очень длительного хранения документы этого формата не годятся из-за недостаточной стабильности носителя и зависимости от быстро меняющегося аппаратного и программного обеспечения. Микрографика лишена этих недостатков, и при требовании архивировать документы на срок лет и более – самый разумный выбор; хотя при необходимости обеспечивать в системе передачу данных по сети этот носитель существенно уступает электронному.

3. Исходя из этого, в ряде случаев признается целесообразным построение решений, объединяющих несколько разнородных носителей, которые таким образом не конкурируют, а дополняют друг друга. Если внедрена электронная система управления документами, то после завершения активной стадии целесообразно уничтожать документы с электронного перезаписываемого носителя и помещать их для длительного хранения на микрофиши, вместо того чтобы каждые пять-десять лет переписывать на новые магнитные или оптические диски и конвертировать в форматы нового программного и аппаратного обеспечения.

Для большого класса информации, особенно это касается газет, журналов, книг и т.д., микрофильмы (несмотря на то что их невозможно читать без вспомогательного электронного устройства – микроскопа) обеспечивают компактное хранение очень больших объемов данных в течение длительного (до 500 лет) периода времени. Оптические технологии остаются незаменимы лишь в двух областях: когда необходим неизменяемый архив информации (на дисках WORM) и когда архив приходится транспортировать – поскольку перевезти кейс с оптическими дисками гораздо легче, чем контейнер с RAID-массивом.

6.3. Классификация и характеристика методов поиска Одной из проблем организации СУД являются выбор метода поиска и разработка или выбор программного обеспечения, что в значительной степени зависит от применяемых методов индексирования. Как было сказано выше, индексирование загружаемой на хранение информации может осуществляться по ключевым словам, по атрибутам документа либо путем создания полнотекстового индекса. Суть последнего подхода заключается в том, что при создании индексного файла (индексированной матрицы) в него вносятся все значимые слова (без союзов, предлогов и т.п.) из всех документов в алфавитном порядке, которые затем объединяются в пары с указателями на документы, содержащие эти слова.

Задача поиска нужного документа формулируется так: зная примерные характеристики документа, нужно найти его, где бы он ни хранился. Характеристики документа могут быть как внешние (атрибуты документа): название, время создания, автор, размер документа, местонахождение и др., так и внутренние (содержание документа): заголовок, текст документа. Как правило, осуществляют поиск документов по совокупности внешних и внутренних характеристик, но если документов много, и если необходимо осуществлять поиск документов, согласно ситуации, то нужный документ отыскивают по его содержанию (тексту), а не по реквизитам (атрибутам).

Существует несколько методов поиска документов по содержанию. Традиционные подходы к организации поиска информации можно разделить на три группы: методы индексного (или двоичного) поиска, статистические методы и семантические методы, основанные на базах знаний. Рассмотрим некоторые из них.

Индексный, или двоичный, поиск применятся главным образом со структурированными базами данных. В таких методах слова интерпретируются как последовательности закодированных символов. Используя формальный синтаксис, или язык запросов, система двоичного поиска выбирает точное соответствие для отдельного слова или цепочки слов.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Это самый простой вид поиска документа по содержанию, но и самый слабый вид поиска, что выражается в малой полноте (это означает, что редко удается найти нужный документ).

Недостатки. Системы двоичного поиска имеют ограничения по точности, влияющие на возможность нахождения всей относящейся к запросу информации. В методах двоичного поиска не учитываются различные формы значения слов; пользователю непросто угадать точные слова и фразы, которые были использованы авторами в документах.

Системы двоичного поиска не могут также ранжировать документы по степени соответствия запросу, поэтому пользователь вынужден читать каждый документ, чтобы определить, на сколько он соответствует запросу.

Повышению полноты поиска по строке служат такие стандартные средства, как отождествление заглавных и малых букв и использование метасимволов, наподобие * (что означает любое количество каких-либо символов).

Другим способом повышения полноты поиска служит поиск слов в разных грамматических формах. Почти любое русское слово – это набор из нескольких словоформ.

Для среднего русского существительного таких форм двенадцать – одна основная и косвенных (6 падежей единственного и 6 – множественного числа). У русского глагола косвенных форм – порядка 100 (а если считать причастия, то и все 180). В процессе словоизменения общий смысл слова остается тем же, изменяется только форма и роль слова в предложении. Нужен так называемый морфологический поиск, то есть поиск, опирающийся на знание морфологии языка, поскольку в языке есть еще и процессы словообразования, в ходе которых образуются «родственники» слова – другие части речи, например, от слова «акция» получаются «акционерный» и «акционировать». Существует два способа осуществления морфологического поиска Бессловарный метод. Программа, основанная на этом методе выявляет основу каждого слова и отсекает окончания слов при обработке запроса, а затем «приклеивать» их при поиске. Кроме того, у программы есть возможность соотнести окончание, отсеченное у искомого слова, с окончаниями найденных слов.

Поиск «со словарем». Чтобы искать формы заданного слова более точно, поисковая система должна иметь словарь основ. Такой словарь состоит из списка основ слов, ссылки от которых указывают на соответствующие наборы окончаний. Некоторое снижение скорости поиска при использовании словаря обычно компенсируется существенно возросшей точностью.

Качество поиска повышается, если применять поиск по логической комбинации слов, поскольку шум резко снижается при поиске не по одному, а по двум и более словам.

Это происходит потому, что отдельное слово может встретиться где угодно в тексте, а вероятность совместного вхождения двух или трех искомых слов в ненужный документ гораздо ниже. При этом методе слова в запросе соединяются логическими операторами «И», «ИЛИ», «НЕ». В некоторых поисковых системах имеется возможность использовать в запросе скобки. Таким образом, пользователь может ввести для поиска целое логическое выражение, состоящее из слов, а также иногда и других внешних характеристик – даты, размера и т.п., например, «(приложение И договор) ИЛИ (соглашение И договор)». Такое логическое выражение называется булевой формой, а сам поиск – булевым.

Более простым в технической реализации является метод поиска по близости (proximity search). Пользователь может задать, на каком расстоянии друг от друга должны находиться искомые слова, например «не далее 5 слов» или «не далее 3 строк».

Альтернативой логическому запросу служит поиск по запросу на естественном языке. Промежуточным шагом к облегчению формулирования запроса является возможность в некоторых системах логического поиска задать так называемый нечеткий запрос

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

(quorum search). Это означает, что пользователь задает запрос в виде множества из нескольких слов, а система находит все документы, в которые входят только некоторые слова из заданного множества (например, любые пять из семи заданных). Подбирать множество слов и задавать «процент явки» пользователю приходится самому.

Поиск по запросу на естественном языке. Существуют системы, позволяющие искать текст по запросу, сделанному в виде обычного предложения (часто поиск по запросу на естественном языке также называют нечетким поиском). Модуль обработки естественно-языкового запроса независим от самой поисковой системы и «на выходе» может работать с логическим поиском.

Ранжирование результатов поиска. Когда документы, содержащие слова запроса, обнаружены, поисковая система должна предъявить их пользователю в некотором порядке. Обычно найденные документы тем или иным способом «взвешиваются» на предмет близости к запросу (ранжируются) и показываются в порядке уменьшения этой близости. Как правило, для вычисления веса – ранга используются разные алгоритмы: учитываются общее количество слов запроса в документе, близость их друг к другу в тексте документа, наличие компактных групп, соответствие грамматических форм и т. д.

Группа статистических методов основываются на расчете различных частотных характеристик: частоты вхождения слова в документ, взвешенной частоты вхождения и частоты совместного вхождения нескольких слов.

Семантический поиск. Следующий шаг в развитии поисковых систем – это так называемый семантический (т.е. смысловой) поиск, основанный на построении и использовании базы знаний, с помощью которой осуществляется поиск информации на основе использования концептуальных отношений, которые не применяются при статистическом поиске. Существует несколько способов представления знаний.

Применение файла синонимов, что позволяет при ответе на запрос учитывать не только термины, которые непосредственно указаны в запросе, но и все другие слова, близкие к ним по значениям.

Другой известен как подход на основе использования лингвистических правил, при этом, разработчик создает систему лингвистических правил, которые используются для анализа или грамматического разбора текстовой базы данных. Этот метод анализа определяет ключевые слова и понятия, объединяющиеся в базу знаний, которая отражает содержание конкретной базы данных.

Наиболее часто используется подход основанный на использовании ссылочных документов, и в том числе обычных словарей и словарей терминов. Этот подход основан на смысловых значениях слов и называется семантической сетью. Как и словарь, семантическая сеть содержит множество определений для каждого хранимого слова. Однако определение родственных слов и понятий связываются между собой. Значения слов, наиболее подходящие для данного поиска, могут быть выбраны самим пользователем с целью повышения точности этого поиска. Подход, основанный на построении семантических сетей, доступен для расширения и не слишком громоздок при эксплуатации.

6.4. Классификация систем DMS. Характеристика систем, В настоящее время на рынке систем DMS предлагается около 500 программных продуктов. Все существующие системы управления документами можно разбить на три категории, отражающие и эволюцию таких систем по технологии ввода, индексирования и поиска документов:

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

1. Системы, основанные на технологии использования ключевых слов для индексации и поиска документов.

2. Системы, опирающиеся на автоматизированном вводе и загрузке документов в архив и включающие поиск по полнотекстовому индексу.

3. Системы, основанные на применении метода «адаптивного распознавания текста».

Системы, относящиеся к первому поколению, появились в середине 80-х годов.

Технология работы с ними опирается на использование ключевых слов для индексации и поиска документов. Другими словами, после того как документ введен или отсканирован и получен его графический образ, необходимо приписать образу каждого документа набор ключевых слов, которые затем индексируются, и используются для поиска информации.

Серьезные ограничения при использовании систем первой категории связаны со следующими обстоятельствами:

• определение ключевых слов – достаточно субъективный процесс; даже при участии самого независимого эксперта трудно избежать односторонности при • определение ключевых слов – достаточно дорогостоящая процедура из-за невозможности автоматической индексации и низкой производительности при определении ключевых слов вручную;

• предполагается, что пользователи будут осуществлять поиск информации предсказуемым способом, используя предопределенные ключевые слова;

• поиск по ключевым словам – это четкий поиск, – пользователь точно должен знать, что он ищет. Если сделана ошибка при написании ключевого слова в запросе для поиска, система никогда не найдет нужную информацию;

• ключевые слова могут со временем меняться (понятия, которые были «ключевыми» вчера, вовсе не обязательно будут столь же важны через год).

В силу вышеперечисленных причин данный класс систем имеет ограниченное применение для хранения и поиска документов в специализированных архивах конкретных организаций или используется для хранения и поиска книг в библиотеках различного типа.

Простейшие средства поиска документов по содержанию входят в состав текстового процессора Microsoft Word. Как и большинство других стандартных средств, эта функция ищет заданный текст только буквально, т.е. требует полного соответствия текста запросу и при этом ничего не знает о большом разнообразии форм русских слов. Если, например, проводится поиск по фразе из пяти слов, то будут найдены только тексты, содержащие каждое из них, причем именно в заданной форме. Поэтому в случае, когда пользователь помнит содержание нужного документа только в общем (а так чаще всего и бывает), подобные средства поиска малоэффективны.

Аналогичные проблемы возникают при поиске текстовой информации в Internet, которая располагает большим количеством поисковых систем (например, AltaVista, HotBot, InfoSeek и др.), обеспечивающих доступ к десяткам миллионов документов. Возможности поиска здесь, конечно, намного более развитые, чем в Microsoft Word, однако говорить о высокой эффективности также не приходится. Можно отметить следующие основные недостатки стандартных поисковых средств и поисковых систем Internet:

1. отсутствие поиска на частичное совпадение – так называемого нечеткого поиска (находятся только документы, содержащие все слова запроса, поэтому достаточно одно слова запроса заменить на синоним, и нужный документ не будет обнаружен);

2. отсутствие так называемого морфологического анализа (например, слова bond и bonds при поиске считаются разными);

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

3. низкое качество ранжирования (упорядочивания) документов по убыванию степени соответствия запросу – в начале списка часто оказываются документы, не отвечающие запросу, а нужные документы выдаются после них;

4. высокий уровень шума: случается, пользователю предлагаются документы, не содержащие ни одного слова запроса;

5. при выдаче документов никак не выделяются вхождения слов запроса в просматриваемый документ, что в совокупности с низким качеством ранжирования приводит к большим затратам времени при анализе найденных документов.

В настоящее время получили массовое применение системы второй категории, опирающиеся на автоматизированный полнотекстовый ввод, загрузку документов в архив и осуществляющие поиск по полнотекстовому индексу. Технология работы этих систем основана на автоматизированном вводе документов и чтении их с помощью сканера, преобразовании графических образов в текстовые файлы. Поиск информации в таких системах происходит с использованием семантических, статистических методов и с применением механизмов полнотекстового поиска (Full Text Retrieval.).

Системы данного класса делятся между собой по мощности на системы, предназначенные к эксплуатации на малых и средних предприятиях и используемые для корпоративных распределенных систем.

Примером систем первой группы может служить «1С:Архив документов» – программный продукт, который является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности работы сотрудников с архивами документов. Она предназначена для организаций, чья деятельность связана с обработкой большого количества бумажных и электронных документов, ведением архивов и переработкой накопленной информации.

«1С:Архив документов» реализован в трехуровневой архитектуре клиент-сервер. Система «1С:Архив документов» решает следующие задачи:

• Ведение архива документов, структурированного по папкам-рубрикаторам.

• Хранение всех версий документов.

• Поддержка прав доступа к архиву.

• Взаимодействие с внешними приложениями.

К основным отличиям «1С:Архива документов» от обычного файлового сервера относится: организация хранения версий документов, в том числе дерева версий, и возможность возврата к любой версии; однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективной (кооперативной) работе с документами; более широкая поддержка прав доступа к архивам, чем это предусмотрено операционной системой; поиск текстовой информации, с поддержкой различных типов документов – MS WORD, RTF, HTML; большим количеством дополнительных возможностей: поддержка составных документов; встроенные технологии публикации архива в Интернет; поддержка связей между документами.

Одной из наиболее известных систем управления документами, отличающаяся своей функциональной полнотой, мощью и простотой эксплуатации, – это система «DOCS Open» американской фирмы PC DOCS, Inc.

«DOCS Open» – это корпоративная система управления документами, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и надежную защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. «DOCS Open» позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов, сочетая легкость и эффективность оперирования документами с надежностью и конфиденциальностью их хранения.

Рассмотрим основные характеристики системы. «DOCS Open» версии 3.0.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

1. Архитектура «DOCS Open». Система «DOCS Open» применяет хранение документов, базирующееся как на архитектуре «файл-сервер», так и на клиент-серверных технологиях. Документы, представляющие собой один или несколько файлов, хранятся на файл-сервере (сервере документов), функционирующем под управлением одной из сетевых операционных систем Microsoft Windows NT, Novell NetWare, UNIX (SCO Unix, Solaris, HP-UX, IBM AIX, Digital Unix), LAN Manager версий 2.1 и выше, Banyan Vines или DEC PathWorks.

На каждый документ заводится учетная электронная карточка с обязательными (необходимыми для нормального функционирования самой системы «DOCS Open») и дополнительными атрибутами документа, которые определяет пользователь с соответствующими полномочиями. Совокупность всех карточек хранится в базе данных так называемого сервера библиотеки и обрабатывается с использованием современной идеологии клиент-сервер.

В качестве сервера библиотек может использоваться практически любая промышленная реляционная СУБД – Microsoft SQL Server, SYBASE SQL Server, Sybase SQL Anywhere и Oracle.

2. Масштабируемость СУД на базе «DOCS Open». Минимальная конфигурация предполагает наличие как минимум одного сервера документов и одного сервера библиотеки, которые могут функционировать на одном и том же компьютере. Максимальное количество используемых серверов и топология их взаимосвязей зависит только от потребностей и финансовых возможностей организации, так как все применяемые продукты хорошо масштабируемы, переносимы и поддерживают принципы распределенной обработки информации.

В принципе, объем носителей ничем не ограничен, но в то же время можно ввести ограничение на объем хранимой информации на определенном сервере документов. В соответствии с частотой обращения к документам может осуществляться автоматическая миграция документов с одного файл-сервера на другой для оптимизации стоимости хранения документов и времени доступа к ним. Кроме того предусмотрена возможность полуавтоматического удаления или переноса на более медленные и дешевые носители давно не используемых документов.

Крупные архивы «DOCS Open», объемами в несколько терабайт, могут быть организованы на CD-ROM, стримерах, съемных магнитооптических носителях с низкой удельной стоимостью хранения единицы информации.

3. Классификация документов. Классификаторы документов разрабатываются для всего архива целиком, что позволяет построить единообразную систему классификации и облегчить поиск в больших объемах информации.

Карточки документов могут представляться на экране компьютера через различные экранные формы. Отображаемая экранная форма определяется типом документа. При создании новых документов, в зависимости от прав доступа, пользователю предлагается список доступных типов документов. При разработке карточек документов «DOCS Open» дает возможность создавать практически произвольные экранные формы и заводить классификаторы любого уровня вложенности.

Для эффективного поиска документов по их содержанию они индексируются с помощью сервиса полнотекстового индекса, который способен работать под управлением любой сетевой версии Windows.

4. Поиск. Поиск документов строится по запросу на основе принципа QBE (Query By Example), т.е. посредством полного или частичного заполнения экранной формы с реквизитами документа. Полнотекстовой поиск осуществляется с точки зрения пользоПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ вателя аналогичным образом, то есть через заполнение одного из полей экранной формы. Особенно интересна и полезна возможность нечеткого поиска по смыслу заданного фрагмента.

В ответ на запрос система выдает список документов, соответствующих введенным данным и отвечающих правам доступа пользователя. Полученный список можно затем уточнить или расширить.

5. Распределенная обработка данных. Для организации подобной распределенной обработки администратор системы записывает в главную библиотеку пользователя адреса других библиотек, которые ему доступны. Запрос передается ко всем библиотекам и обрабатывается мощностями того компьютера, на котором расположен конкретный сервер библиотеки.

Документы из полученного в ответ на запрос списка можно редактировать в прикладных программах (при наличии соответствующих прав доступа) или просматривать с помощью встроенных средств «DOCS Open», если формат документа известен системе.

6. Полная интеграция «DOCS Open» с прикладными программами. «DOCS Open» работает в режиме полной интеграции с приложениями, обрабатывающими данные.

Вся работа с документами идет только в архиве. Такой подход обеспечивает уменьшение числа ошибок при помещении документов в архив, поскольку пользователь просто не может не поместить разрабатываемый документ в архив. Правда, для отдельных, привилегированных пользователей можно оставить возможность выбора способа сохранения данных – в архиве или в файловой системе.

Важно отметить, что система позволяет манипулировать с карточками документов и с самими документами, в том числе осуществлять их поиск, непосредственно из прикладной программы. В то же время, из «DOCS Open» можно вызвать любой процессор обработки информации, зарегистрированный в системе. При выборе документа из списка с результатами запроса запуск необходимой программы осуществляется автоматически.

7. Поддержка версий документов. Для каждого документа может храниться 99 его версий, а для каждой версии, в свою очередь, – 26 подверсий, что обеспечивает возможность коллективной разработки и согласования документов.

8. Обеспечение безопасности. Безопасность хранения и конфиденциальность данных гарантируются целым комплексом мер, включающих как встроенные средства защиты операционных систем, так и специализированные подсистемы «DOCS Open».

«DOCS Open» может определять права доступа к карточке или телу документа, к папкам и сохраненным запросам на поиск информации.

Система защиты «DOCS Open» позволяет взаимодействовать со средствами защиты СУБД и операционных систем (например, требовать наличия пользователей с известными паролями в операционной системе и в СУБД).

9. Модульная структура «DOCS Open». В состав «DOCS Open» входит несколько модулей, которые значительно расширяют функциональность системы по сравнению с обычной СУД и превращают ее в поистине универсальный инструмент.

К недостаткам систем второго поколения, основанного на использовании метода полнотекстового поиска и индексирования можно также отнести:

• значительные накладные расходы на единицу хранимой информации (определение ключевых слов, «очистки» текста, хранение индекса...);

• недостаточно четкий поиск (чувствительность к ошибкам, порядку слов, наличию пробелов и т.п.);

• изменение исходной информации при удалении «стоп-слов»;

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

• индекс, создаваемый такими системами, обычно составляет от 200 до 400% от объема исходного текста, что означает увеличение времени поиска и ресурсов • из-за необходимости «очистки» текста стоимость обработки документов достаточно велика – от 2 до 10 долларов на страницу;

• механизм четкого поиска не позволит найти информацию, если были допущены ошибки при распознавании текста или при написании запроса.

Новое поколение архивных систем лишено этих недостатков – это продукты, основанные на новой технологии адаптивного распознавания образов APRP (Adaptive Pattern Recognition Processing). В начале 90-х годов появились технологические разработки, связанные с индексацией и поиском документов и использующие результаты, полученные в области нейронных сетей и искусственного интеллекта. Они позволили сформулировать принципиально новые концепции построения систем управления неструктурированной информацией в электронном виде.

Компания Excalibur Technologies разработала технологию адаптивного распознавания образов APRP (Adaptive Pattern Recognition Processing), которая была положена в основу программного продукта – систему управления документами «Excalibur EFS».

Сущность метода APRP основана на двух положениях:

1. составление бинарных представлений хранящейся информации и запросов на поиск;

2. использовании метода поиска, основанного на идеях построения нейронных сетей.

Информация любой природы представляется в компьютере одинаково – с помощью нулей и единиц. Это означает, что технология APRP может быть применена таким же образом для индексации и нечеткого поиска изображений, видео – и звукозаписей, сигналов, речи и всего разнообразия мультимедийной информации.

Нейронные сети – лишь один из компонентов общей методологии APRP, включающей также набор правил и описание принципов, в соответствии с которыми происходит нечеткий поиск и адаптивное распознавание. Технология применения метода APRP основана на сравнении бинарных представлений (образов) запроса и информации, хранящейся в архиве. «Excalibur EFS» сравнивает цепочку нулей и единиц, соответствующую запросу, с тем массивом, что уже занесен в архив. Задавая степень похожести между запросом и искомой информацией, можно отсечь ненужный «шум» и так настроить поиск, что при наличии в архиве нескольких версий документа и несколько документов на заданную тему будет осуществлен полный поиск с высокой точностью.

Основные особенностями технологии APRP для контекстного поиска текста являются:

• автоматическая индексация;

• достоверность при сложной индексации;

• использование меньшего объема ресурсов;

• высокая скорость поиска информации.

Нечеткий поиск. Нечеткая логика и нечеткий поиск стали одними из самых актуальных терминов. В технологии APRP под нечетким поиском понимается возможность найти достаточно близкое приближение к запрошенному термину или фразе. Нечеткий поиск устраняет для пользователя необходимость знать правильное написание каждого термина, с которым он работает. Поскольку APRP работает не с ключевыми словами, а с образами и две-три ошибочные буквы в слове или фразе не могут существенно изменить базовую картину текста.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Нечеткий поиск особенно полезен в ситуациях, когда ввод данных осуществляется с помощью оптического распознавания символов, так как процесс распознавания по методу – OCR не является на 100% точным даже при очень высоком качестве печати. Например, если на данной странице с помощью OCR не удалось абсолютно правильно считать ни одного слова, практически никакая система четкого поиска не имеет возможности добиться успеха при поиске этой страницы.

Автоматическая индексация. При использовании APRP можно проиндексировать все данные, не указывая ключевых слов или полей базы данных, не привлекая администратора базы данных и не прибегая к экспертам для определения значимости того или иного слова или фразы по сравнению с другими словами или фразами.

Точность поиска. Гибкость методологии поиска APRP позволяет улучшить параметры процесса поиска данных, позволяя пользователю самому определять степень совпадения найденной информации с запросом. Вы можете сформулировать эффективный запрос без знания правильного написания слов или фраз. Получив запрос найти какойлибо документ, система просматривает образы и составляет список «ближайших приближений» к тому, что было описано в запросе. Затем система упорядочивает содержимое этой области по степени вероятности того, что тот или иной найденный на этом этапе документ является истинной целью поиска.

Скорость поиска и ресурсы. Программные системы, базирующиеся на методологии APRP, имеют возможность динамически использовать ресурсы и архитектуру компьютера для получения более быстрого и точного доступа к информации. Поскольку индекс занимает минимальный объем, его можно мгновенно загрузить в память любого компьютера в сети и работать с ним со скоростью двоичных логических операций.

Такое свойство самооптимизации предполагает использование всех доступных ресурсов системы – память, диски и т. д. На большинстве рабочих станций APRP позволяет осуществлять поиск в объеме 200 000 страниц информации не более чем за десять секунд.

Главным преимуществом использования логической нейронной сети является высокая скорость индексации и поиска информации. Использование основных принципов технологии APRP позволило иметь следующие показатели затрат времени на индексацию и поиск данных при реализации системы APRP на компьютере DEC Station 5000 для различных документов:

• время индексации 26 томов энциклопедии – 29 минут 38 секунд;

• время поиска – 13 секунд.

Компания Excalibur Technologies разработала библиотеки, реализующие нечеткий поиск информации различной природы:

• Библиотека TRS – Text Recognition Software – предназначена для индексации и нечеткого поиска текстовой информации.

• Библиотека SRC – Signal / Sound Recognition Software – предназначена для распознавания (индексации и нечеткого поиска) голосовой, звуковой и сигнальной • Библиотека VRS – Visual Recognition Software – предназначена для индексации и нечеткого поиска изображений (например, поиск по фотографиям, отпечаткам пальцев и т.д.).

Технология адаптивного распознавания образов легла в основу программного продукта «Excalibur EFS» – системы управления электронными документами третьего поколения. Она была реализована с помощью библиотеки TRS. Технология работы с системой «Excalibur EFS» включает те же этапы, что и работа с системами DMS второго поколения.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Однако, отсутствует самый дорогостоящий и трудоемкий этап – исправление ошибок в тексте документа после распознавания.

Несмотря на высокую сложность как самой технологии APRP, так и алгоритмов, ее реализующих, работа с системой «Excalibur EFS» не вызывает трудностей, которые часто возникают при переходе персонала от обычных бумажных картотек к передовым электронным архивным системам. Графический интерфейс пользователя EFS обеспечивает метафору знакомой среды архива с пиктограммами, обозначающими комнаты архива, ящики и папки с документами, а также мусорной корзины для уже ненужных документов.

Пакет «Excalibur EFS» имеет архитектуру клиент / сервер и предоставляет мощный набор традиционных методов поиска, таких как логический поиск, поиск с использованием синонимов и ключевых слов, поиск по запросам в стиле баз данных.

Контрольные вопросы итоговой проверки знаний:

1. Что такое ИПС, каково ее назначение и какие типы ИПС Вы знаете?

2. Какова структура ИПС?

3. Что такое «тезаурус» и каково его назначение?

4. Какие этапы можно выделить в технологии работы ИПС?

5. Какое назначение имеет СУД, в чем отличие ее от ИПС?

6. Какие основные показатели работы ИПС и СУД Вы знаете?

7. Какие типы носителей используются в СУД?

8. Какие методы поиска документов относятся к классу «индексных»?

9. Какие методы относятся к статистическим методам поиска и их основное назначение?

10. Что такое семантические методы поиска и их отличие от индексных?

11. Какие классы СУД Вы знаете, приведите примеры?

12. Какие методы поиска используются в поисковых машинах Internet? Их недостатки.

13. Какие особенности структуры и эксплуатации СУД «DOCS Open» Вы можете назвать?

14. Что такое «адаптивный метод распознавания образов» (APRP) и какие особенности работы системы «Excalibur» Вы можете назвать?

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ТЕМА 7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

7.1. Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО).

Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе, документально отражает схему документооборота этого документа. В свою очередь каждая функция управления и каждый бизнес-процесс строится на основе использования писем, форм сводок, фотографий, докладных записок, счетов и других документов, с каждым из которых производятся определенные операции, для чего их собирают в папки (дела) и прикрепляют соответствующие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту. Во время выполнения функций управления или любого бизнес-процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации.

Мониторинг статуса отдельных пунктов бизнес-процесса (работы) производят менеджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации на маршрутной карте, которые они всего несколькими росчерками пера в данном документе, в соответствии со своими правами, имеют возможность изменить маршрут прохождения того или иного документа.

Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются в том, что при такой организации информация часто теряется, возникают непредвиденные задержки на пути прохождения документов, трудно отследить состояние работы в определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации документооборота, решение которой проходило несколько стадий.

Конец 60-ых и начало 70-х годов характеризовались использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки в службах ДОУ. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные документы.

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, гораздо более доступными и удобными в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать систему управления документооборотом с технологией «docflow», которую было выразить словами: «работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, – это основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление как в каждом подразделении. так и в целом всего предприятия.

В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ». В таких системах можно выделить две особенности:

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• Образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео.

• В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнеспроцесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы.

Бизнес-задание – это работа, которая должна быть исполнена. В средства, помогающие автоматизировать выполнение бизнес-задания, корпорации вкладывают миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям.

Бизнес-процесс – это процесс управления бизнес-заданиями, т.е. их моделирование, модификация, сопровождение. Бизнес-процесс описывает последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем и когда и в течение какого времени должен сделать).

Для эффективной организации документооборота необходимо точно знать, какая информация нужна для выполнения бизнес-заданий, когда она должна быть предоставлена, в каком порядке и что делать при возникновении исключительных ситуаций – это лишь небольшой список встающих вопросов.

Рынок современных систем управления документооборотом можно подразделить на следующие основные категории, в зависимости от объема и сложности выполняемых операций.

Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом. Продукты данного класса предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Таким образом, это системы свободной маршрутизации класса «ad hoc». Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени. В группу систем «ad hoc» входят многие почтовые системы, такие как «MS Exchange» и др.

Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой. Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессов с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур, которые были рассмотрены выше.

Системы коллективной работы. В группу систем «groupware» входят многие почтовые системы, такие как «Lotus Notes» или «GroupWise», работающие в среде «клиент-сервер», главное назначение которых – обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т.е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов.

Системы коллективной работы класса «groupware» ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. В качестве их примера приведем, в частности, каталоги продаваемой продукции.

Системы автоматизации управления документооборотом. Системы класса «docflow» ориентированы на использование форм электронных документов, при разраПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ботке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Системы автоматизации деловых процессов (САДП). Этот класс систем документооборота «workflow» предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное обеспечение типа «workflow» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании.

Однако следует учесть, что на уровне крупных предприятий и корпораций автоматизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных систем свободной или жесткой маршрутизации либо ориентированных на электронную почту, – нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами конкретного предприятия.

Поэтому в настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Internet.

Рассмотрим особенности функционирования и примеры систем каждого класса.

7.2. Характеристика организации СЭДО с использованием технологии «ad-hoc»

Главным компонентом СЭДО класса «ad-hoc», с помощью которого можно автоматизировать процессы приема и передачи документов в организации, является система «электронной почты» (ЭП). Система ЭП представляет собой совокупность технического, программного и информационного обеспечения, которая разрабатывается с учетом характеристик конкретных организаций: объемов потоков информации, организационной структуры, типов документов и т.д.

В настоящее время разработано большое число программных систем ЭП. Рассмотрим особенности их применения на основе системы «1С: Электронная почта», разработанной фирмой 1С.

Электронная почта должна строиться аналогично обычной «бумажной» почте. В этом случае вся система делится на почтовые отделения (узлы), к которым прикрепляются конкретные абоненты. В качестве почтового узла, разворачиваемого в главном офисе фирмы, используется, как правило, локальная сеть (ЛВС). На нескольких рабочих станциях (хостах) устанавливают модемы для обслуживания удаленных абонентов, других почтовых отделений и приема / передачи факсовых сообщений по телефонным каналам связи, а на остальных располагают рабочие места локальных абонентов (см. рис. 7.1). Это связано с тем, что в главном офисе могут находятся основные потребители информации, которые получают удобный доступ к почтовому отделению через рабочие станции локальной сети. Однако иногда бывает достаточно развернуть почтовое отделение на отдельной машине (хосте), доступ к которому будет осуществляться только по телефону через модемы.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для передачи информации между почтовыми отделениями и удаленными абонентами могут использоваться различные транспортные средства: телефонная линия, выделенные каналы или глобальные сети передачи данных.

Единицей передачи информации в системах ЭП является аналог «бумажной» почты – письмо или конверт, который состоит из краткого содержания, собственно письма и прилагаемых файлов: текстов, электронных таблиц, баз данных, исполняемых модулей.

К основным функциональным возможностям средств электронной почты «1C»

относится:

• Подготовка почтовых сообщений (конвертов) на основе использования штатного редактора и включение уже подготовленных файлов любых форматов.

• Предоставляется возможность поставить под документом подпись, что гарантирует подлинность получаемого документа и удостоверяет подготовившее его лицо. Таких подписей под документом может быть несколько.

• Отправка корреспонденции индивидуальному адресату, группе адресатов (через групповой адрес) и в общий, доступный всем абонентам системы, почтовый ящик.

• Получение уведомления (квитанции) о доставке ранее отосланной корреспонденции по каждому адресату, представленной единым списком по получателям, а не разрозненным набором отдельных конвертов.

• Диалоговая обработка содержимого почтового ящика при связи по телекоммуникационному каналу. По своему желанию пользователь может отказаться от приема части корреспонденции, получить в сеансе наиболее интересную почту или самую короткую, сформировать сценарий пересылки почты для пакетного • Возможность принять и передать почту по заранее сформированному сценарию в пакетном («off-line») режиме, а затем инициализировать пакетный режим начиная с некоторого заданного абонентом момента времени (например, с 12 часов ночи, когда оплата телефонных линий минимальна), или из пакетного файла.

• Наличие средств автоматического формирования ответа на письмо.

• Наличие папок, как аналога архивов писем «бумажной» почты, с возможностью фильтрации конвертов (отбора по заданному критерию) и быстрого поиска по конкретному содержанию.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• Система правил для автоматизации самой трудоемкой процедуры – раскладки пришедшей корреспонденции по соответствующим папкам. Например, все отчеты поместить в папку «Отчеты сотрудников», складские справки в папку • Просмотр общего почтового ящика и выборочный прием корреспонденции, предназначенной для всех.

Система «1С: Электронная почта» образует для пользователя единую интегрированную среду, в которой наряду с подсистемой «электронной почты» входит функциональная подсистема «баз данных».

В любой организации всегда имеется информация, которая должна быть доступна не только отдельным сотрудникам, но и большему кругу лиц, и ее нельзя представить в виде списка электронных писем. Тем самым, объективно возникает потребность в организации банков документов с разделяемым сетевым и телекоммуникационным доступом. Именно, вторая подсистема и решает эту задачу – формирует единое информационно пространство.

Функциональные возможности электронной почты «1С» в сеансе работы с базами данных реализуются для пользователя в следующих операциях:

• поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого тематического рубрикатора (оглавления базы данных) или задания примерной формулировки интересующей тематики на естественном языке;

• просмотр найденной информации на экране дисплея и выборочное сохранение • просмотр фрагментов усеченной графики (планы, чертежи, схемы, диаграммы, графики) и сохранение их на жестком диске;

• просмотр БД с фрагментами любого формата (PCX, DBF, XLS и т.п.);

• передача фрагментов данных для последующего включения в базу данных, а также сообщений администратору банка данных или другим пользователям системы;

Комплекс средств «1С: Электронная почта» представляет собой модульную структуру, к числу сервисных подсистем относятся следующие:

• многоканальная подсистема;

• шлюз в сеть Релком / Internet;

• эмуляция удаленного терминала;

• редактор деловой графики;

• цифровая подпись и шифрование.

Однако нельзя не отметить некоторые серьезные недостатки систем, построенных на базе электронной почты с дополнительными функциональными возможностями, к основным из которых относится то, что архитектура систем электронной почты не предназначена для работы с большим количеством документов. Поэтому подобные системы с элементами управления документами целесообразно применять для ограниченного количества документов в рамках рабочей группы.

7.3. Организация систем электронного документооборота класса «GroupWare»

Наиболее ценными ресурсами любой организации – банка, промышленного предприятия, торговой или юридической фирмы являются люди, информация и время. От того, насколько эффективно (в первую очередь, оперативно) налажен обмен информацией (сообщениями, распоряжениями, документами) между сотрудниками, коллективно выполняющими свою работу зависит конечный результат деятельности любой организации.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Решением этой проблемы является использование для организации коллективной работы и обмена информацией универсальной системы обработки сообщений «Group Wise 4.1»

фирмы Novell. Средства «Group Wise 4.1» организуют электронный обмен сообщениями и документами между сотрудниками и организациями.

Система выполняет следующие функции:

• пересылку электронной почты;

• маршрутизацию сообщений;

• контроль за прохождением документов по заданным маршрутам;

• управление коллективной работой;

• индивидуальное календарное планирование;

• согласованное календарное планирование групповой работы;

• планирование совместно используемых ресурсов;

• планирование и распределение задач между членами рабочей группы.

«Group Wise» обеспечивает обмен разнообразной информацией. Передача осуществляется с использованием механизма сообщений (messages) различных типов. Это могут быть письма (mail), телефонные сообщения (phone messages), информация о назначаемых встречах или совещаниях (appointment), задачи и поручения (task), записи (note). В сообщения можно «вложить» любые файлы, документы,OLE-объекты и речевые или звуковые сообщения. «Group Wise» включает в себя средства, обеспечивающие выбор нужного вложенного файла из сообщения и автоматический запуск связанной с данным типом файла программы для его просмотра, редактирования или печати.

Каждый пользователь получает два почтовых ящика (ПЯ) – ПЯ для входящих сообщений (In Box) и ПЯ для исходящих сообщений (Out Box). В первый, система помещает все пришедшие сообщения, как почтовые, так и содержащие информацию о встречах, задачах и т.п. ПЯ для исходящих сообщений хранит все отправленные сообщения и информацию об их движении по сети адресатов, что позволяет контролировать доставку сообщений адресатам, определять время их прихода, прочтения и удаления получателям; контролировать процесс обработки группового сообщения.

Почтовые ящики группируются в почтовый офис, поэтому каждый пользователь будет привязан к определенному почтовому офису. Один или несколько почтовых офисов объединяются в домен, который содержит средства их администрирования. В домен могут входить сервер сообщений, который обеспечивает управление обменом сообщениями и почтовые шлюзы, необходимые для обеспечения подключения удаленных пользователей и связи с внешними почтовыми и информационными системами.

Отправляя сообщение нескольким адресатам, можно указать очередность, в которой они должны его получать (последовательная марщрутизация). При этом каждый следующий адресат в указанной цепочке получит сообщение только после того, как предыдущий просмотрит сообщение и внесет в него необходимые изменения.

«Group Wise» предоставляет возможность создания большого набора правил (rules) управления сообщениями, которые помогают лучше организовать обмен и обработку информации.

Встроенный в «Group Wise» календарь позволяет отслеживать назначенные встречи и совещания, просматривать список задач на день и приходящие записки. Система позволяет создавать персональный календарь, который является фильтром для отбора из приходящих сообщений информации о встречах, работах, записках.

Планирование может осуществляться как для отдельных сотрудников (личное планирование), так и для групп сотрудников (групповое планирование). В качестве объекта

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

планирования могут также выступать и ресурсы (помещения, служебные автомобили, компьютеры и др.). В данной системе может осуществляться распределение задач как для отдельных сотрудников, так и для целых групп. Если предусмотрены технологические цепочки выполнения задач, возможно использование последовательной маршрутизации сообщений. Кроме того, назначая задачу для выполнения, можно указать ее приоритет. Также как и при групповом планировании, сформулированная руководителем задача автоматически попадает в персональный календарь сотрудника, который может подтвердить ее выполнение, отказаться от нее, а также передать ее другому сотруднику. В любой момент времени можно проконтролировать, подтвердили ли сотрудники выполнение задачи, выполнили ли ее или на каком этапе обработки она находится в случае последовательной маршрутизации.

В системе «Group Wise» предусмотрена многоуровневая система ограничения прав доступа к информации. Для обеспечения сохранности хранимой и передаваемой информации система «Group Wise» использует симметричный нелинейный алгоритм шифрования.

7.4. Особенности проектирования автоматизированных систем контроля Российские государственные учреждения и коммерческие организации все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении, что это спрос на системы электронного управления документооборота. На этом участке управления стандартные процедуры делопроизводства (регистрация документов, визирование, ознакомление и т.п.) доводят до исполнителей управляющие воздействия (принятые решения, задания и т.п.) и контролируют исполнительскую дисциплину.

К началу восьмидесятых годов практически все союзные министерства, крупные заводы и организации имели Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов (АСКИД). То есть все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства. Наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должно говорить о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненного Руководству аппарата, его компетентность и дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:

• Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала.

• При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

• Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Таким образом, автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия. Что касается функциональных возможностей системы, то они должны поддерживать полный жизненный цикл документа в организации – от его первичной регистрации до списания в дело.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Исходя из этого, система класса АСКИД должна как минимум обеспечивать:

• единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

• единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту • формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Определим тот необходимый минимальный уровень технологических и функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства типа «АСКИД».

Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документооборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть. Именно в сети вся информация о продвижении регистрационных карточек документов, электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер – сервер, что и позволяет достичь того централизованного контроля, о котором уже говорилось.

Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работников подразделений, должна работать под управлением операционной системы Windows.

Это следует хотя бы из того, что большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора WinWord, и данное требование обеспечит программную совместимость системы автоматизации делопроизводства и редактора.

В настоящее время разработано большое количество систем типа «АСКИД», которые отличаются масштабом применения, аппаратной платформой, используемым типом операционной системы и СУБД для хранения «Регистрационных карточек». Рассмотрим некоторые из них.

«Система электронного документооборота для органов государственного управления, предприятий и организаций» (ГУПТИ «Салют», г. Новосибирск) предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота в аппарате Администрации района (района города) и охватывает все стадии прохождения документов, их учет и контроль за их исполнением, а также содержит ряд дополнительных рабочих мест. Может быть использована и в других организациях, имеющих обширный документооборот.

Разработка реализована в среде Lotus Notes.

Система реализована как ряд автоматизированных рабочих мест (АРМ), связанных в локальную вычислительную сеть по технологии «клиент-сервер», либо имеющих удаленный доступ через модем. Предусмотрена возможность использования АРМов в автоПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА номном режиме. Типовые рабочие места: АРМ работника канцелярии, АРМ руководителя, АРМ исполнителя, АРМ специалиста по контролю, АРМ администратора системы.

К числу дополнительных рабочих мест относятся АРМы по учету личного приема граждан; учету обращений граждан; учету кадров; АРМ работника отдела жилищно-коммунального хозяйства; АРМ работника управления экономики; ведения хозяйственной книги.

Дополнительные возможности системы включают просмотр документов с помощью какого-либо из интернет-броузеров с рабочего места, на котором не установлено программное обеспечение системы, в соответствии с установленными правами доступа;

отправку исходящего документа по e-mail; подключение одной из информационноправовых систем («Кодекс», «Гарант», «Консультатн-плюс»).

Фирма ЗАО «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» разработала несколько программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства и документооборота различных организаций. Рассмотрим основные особенности функционирования системы ДЕЛО-96.

Настраиваемость системы. Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии. Система ДЕЛО-96 дает возможность закрепить правила документооборота, в дальнейшем отслеживая и регламентируя их в автоматизированном режиме. Если же в организационной структуре предприятия, в его штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко перенастраивается на новые реалии.

Настройка системы происходит следующим образом. На первом этапе создается ряд картотек, которые являются прямым электронным аналогом шкафа с выдвигающимися ящичками, заполненными регистрационно-контрольными карточками.

Карточки кабинета могут сортироваться по папкам, в одной из которых будут храниться карточки поступивших, но еще не принятых к работе документов, в другой – карточки находящихся на исполнении документов, в третьей – карточки документов, исполнение которых контролируется владельцем кабинета, в четвертой – карточки документов, которые пора списывать в дело и т.д. Это сделано для достижения полной идентичности обработки документопотока, если подобные папки использовались в делопроизводстве предприятия до начала эксплуатации системы ДЕЛО-96. Если же таких папок не было, то, несомненно, их стоит завести.

На втором этапе настройки устанавливаются правила доступа должностных лиц к тем или иным документам.

На третьем этапе систему настраивают на ту номенклатуру дел, правила деления документов на группы и присвоения им регистрационных номеров, которые уже сложились на предприятии.

Такая гибкость в настройке системы ДЕЛО-96 позволяет утверждать, что с ее помощью можно автоматизировать делопроизводство любого отечественного предприятия без изменения сложившихся на нем правил документооборота.

Система ДЕЛО-96 может настраиваться на различные схемы организации делопроизводства – это может быть и централизованная, и распределенная, и децентрализованная схемы. Если предприятие оперирует с небольшим количеством документов, то более естественна их централизованная обработка (в принципе, система может быть установлена и на одном компьютере, а не в сети). Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то система ДЕЛО-96 поддерживает и такую схему.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Кроме того, система ДЕЛО-96 поддерживает и корпоративную модель делопроизводства, когда предприятия территориально разнесены, но руководствуются общей схемой документооборота. В этом случае для обмена регистрационными карточками, самими документами могут быть использованы любые системы электронной почты.

Установка ссылок между документами. Система ДЕЛО-96 позволяет устанавливать между различными документами ссылки друг на друга, что. Позволяет отслеживать весь жизненный путь документов, все связи между основополагающим документом и документами, порожденными основным документом, и т.д.

Мультимедийность и открытость системы. Систему ДЕЛО-96 можно смело причислить к семье мультимедийных программных продуктов. Ее мультимедийность заключается в том, что с любой регистрационной карточкой документа можно связать любую мультимедиа информацию, поддерживаемую форматами операционной системой Windows: текстовую, графическую, звуковую, видео.

При работе с мультимедиа, система использует стандартные программы Windows, что делает ее открытой по отношению к следующим версиям этой операционной системы с большими мультимедиа возможностями. Эта же открытость позволяет системе ДЕЛО- работать вместе с текстовым редактором MS Word, с программой для сканирования входящих документов с получением на выходе электронных копий документов в текстовом формате FineReader 3.0, редактором электронных таблиц MS Excel, графическими редакторами и т.п.

Система ДЕЛО-96 эксплуатируется в Центробанке России, Администрации РАО «Газпром», Госкомимуществе РФ, Администрации Московской области, Генеральной дирекции АО «Мосэнерго».

могли быть установлены экземпляры системы ДЕЛО-96, но они работали автономно, независимо друг от друга.

Эта же фирма ЗАО «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» разработала систему НАДЗОР-95, представляющую собой единую информационную систему для комплексной автоматизации деятельности прокуратуры республиканского, областного и районного уровня. Система НАДЗОР-95 отличается следующими особенностями:

• является интегрированной системой, которая использует единую информационную технологию, обеспечивающую автоматизацию полного набора функций в прокуратуре – от регистрации приходящих документов и надзора за соблюдением законов до ведения бухгалтерии и пенсионных дел. Эта технология не имеет аналогов в России и странах СНГ • обеспечивает коллективную работу сотрудников прокуратуры, эффективный контроль за ходом делопроизводства, сокращение сроков поиска, формирования и прохождения документов, снижение непроизводительных трудозатрат предусматривает обмен информацией по линиям связи с ниже и вышестоящими прокуратурами. На основе НАДЗОРа может быть создана прокурорская информационная система любого масштаба • пригодна для установки в любую прокуратуру России «под ключ».

Предвидя повышение спроса на системы электронного документооборота, компания «ИнтерТраст» разработала семейство систем электронного документооборота и делопроизводства, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера – от небольших офисов до холдингов национального масштаба.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В это семейство входят два программных продукта: «OfficeMedia» и «CompanyMedia». Оба решения базируются на технологии Lotus Notes и в полной мере используют ее уникальные особенности.

Система «OfficeMedia» ориентирована на небольшие предприятия и учитывает особенности внедрения и эксплуатации программного обеспечения у этой категории заказчиков. В настоящее время она внедрена более чем в восьмистах организациях. Это недорогое типовое – «коробочное» решение, рассчитанное на локальные рабочие группы численностью до 50-70 пользователей. Система имеет модульную структуру, позволяющую свободно комбинировать компоненты, добиваясь необходимой функциональности.

Некоторое представление о возможностях OfficeMedia дает неполный перечень ее модулей (всего их 19): делопроизводство, договоры, электронный архив документов, управление и планирование, управление персоналом, деловые контакты предприятия, внешние контакты, обращения граждан.

Взаимная увязка модулей OfficeMedia сводится к совместному использованию ими общих справочников, например, описания структуры организации. Открытый дизайн системы позволяет разработчикам и опытным пользователям модифицировать приложения, приспосабливая их к своим нуждам.

Система «CompanyMedia» предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление. Система CompanyMedia внедрена в компаниях: «БурГаз», «Лукойл», «Коми ТЭК», «Альфабанк», «Газпромбанк», «Инкомбанк», «НАУФОР» и ряде других.

7.5. Проектирование СЭДО, ориентированных на использование технологии «docflow»

Системы электронного документооборота класса «docflow» – предназначены прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки.

Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкретного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования.

Рассмотрим работу таких систем на примере системы «1С: Документооборот».

Система «1С: Документооборот» является дальнейшим развитием «1С: Электронной почты» и может применятся в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. К числу преимуществ данной системы можно отнести следующие ее возможности:

• Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в • С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (описать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной работы, поскольку большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически.

• Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

• Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр.

• При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям. Запросы создаются на встроенном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой информации на сервере с отправкой результатов пользователям.

• Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих • Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию. Средства аутентификации абонентов электронной почты дополнительно запрещают несанкционированное использование личных почтовых • Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов.

• Вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать хранящуюся в нем информацию посредством программируемых на встроенном В основе функционирования всей системы лежит понятие электронного документа, как объекта работы сотрудников предприятия. Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («Дизайнер форм»). Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.

Между филиалами существует модемная связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные (мобильные) пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).

Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации.

Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.

Система разделена на следующие компоненты:

• рабочее место пользователя (клиент);

• иерархический справочник предприятия;

• дизайнер электронных форм;

• отладчик электронных форм;

• сервер документов.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Компонента системы «1С: Документооборот» «Рабочее место (клиент)» предназначена для конечных пользователей системы и имеет простой и понятный интерфейс в сочетании с широкими возможностями:

1. Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов.

2. Отправка документов и писем. После редактирования документа, т.е. внесения изменений в разрешенные поля, можно отправить документ дальше по маршруту (если он имеется). В этом случае документ «знает» своего следующего получателя и отправляется автоматически.

3. Приемка документов и писем. Рабочее место может также использоваться для приемки и отправки обычных почтовых сообщений системы «1С: Электронная почта».

4. Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования. На локальном рабочем месте каждый пользователь может организовать удобную ему структуру папок и разместить в них хранящиеся у него документы.

5. Печать документов для получения твердых копий. Любой документ системы «1С:

Документооборот» может быть распечатан на стандартных устройствах печати (принтерах). При этом внешний вид напечатанного документа будет в точности соответствовать его виду на экране компьютера.

6. Поиск документов.

7. Формирование и отправка запросов на сервер документов.

8. Защита программы и информации паролем.

Компонента «Справочник предприятия» предназначена для описания структуры организации, ее отделов, сотрудников и отношений подчиненности. В карточке на каждого сотрудника можно сохранять самую различную информацию – от почтовых адресов и номеров телефонов до фотографии.

Компонента «Дизайнер форм» является средством разработчика и позволяет произвести настройку системы «1С: Документооборот» на автоматизацию конкретных технологических процессов предприятия путем составления формы документа, описывающей правила ее заполнения различными пользователями и порядок их обхода (маршрут).

Отладчик форм. При помощи этой компоненты разработчик может протестировать спроектированную им форму в двух режимах – простом и сетевом.

Сервер документов добавляет к системе «1С:Документооборот» следующие возможности:

• возможность ведения центрального архива всех документов предприятия, структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный • отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользователю в отдельности и по всем вместе;

• возможность повторного использования документов или их копий посредством административной рассылки;

• централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям • обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям;

• ведение расписания дел и процессов, позволяющих автоматически запускать Администратор сервера может просматривать документы, возвращать документы сотрудникам в случае потери или сбоя, удалять и архивировать документы, делать выборки документов с использованием механизмов нечеткого поиска и многое другое.

Технические возможности сервера документов позволяют хранить не более 2 Гб информации, что равносильно в среднем 400-500 тысячам документов.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

7.6. Проектирование систем автоматизации деловых процессов (САДП) Современная организация – это сложный комплекс, объединяющий в себе материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая при этом оптимальную тактику и стратегию развития.

В крупных и средних организациях возникает проблема координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины.

Кроме того, руководство таких предприятий испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование.

В результате этого эффективность большинства деловых процессов заметно снижается и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специальное программное обеспечение – или так называемые «workflow»-системы.

«Workflow»-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ – от описания сценария взаимодействия сотрудников в карте или маршруте делового процесса (в котором указывается, кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса) до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроля и мониторинга, замены исполнителей и т.п. Это позволит поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников предприятия. Поэтому «workflow»-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выполнении этих заданий.

В основе технологии «workflow» лежат следующие базовые понятия:

Деловой процесс (Business Process) – это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленных целей.

Объект – информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет).

Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).

Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).

Исполнитель – должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (например, менеджер, сотрудник архива, директор).

Взаимоотношение между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рис. 7.2.

В рамках этой модели ПРОЦЕСС состоит из ОПЕРАЦИЙ и других ПРОЦЕССОВ.

ОПЕРАЦИЯ адресуется ИСПОЛНИТЕЛЯМ, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких ОПЕРАЦИЙ. ОБЪЕКТЫ участвуют в выполнении ОПЕРАЦИИ. СОБЫТИЯ могут влиять на выполнение ОПЕРАЦИЙ, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. ОПЕРАЦИИ обрабатывают СОБЫТИЯ, являясь реакцией системы на происходящие СОБЫТИЯ. Жизненный цикл ОБЪЕКТА связан с внешними СОБЫТИЯМИ и ОПЕРАЦИЯМИ, выполняемыми в составе ПРОЦЕССА.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ПРОЦЕСС

ОБЪЕКТ ИСПОЛНИТЕЛЬ

СОБЫТИЕ

Несет в себе

ОПЕРАЦИЯ

Рис. 7.2. Концептуальная информационная модель технологии «Workflow»

Помимо этого, к числу других основных понятий, с которыми манипулирует «workflow»-технология относятся следующие:

Деловая процедура – это неделимый логический этап делового процесса.

Описание процесса (Process definition) – формализованное описание процесса.

Формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых процедур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Электронная модель процесса, представленная в виде графического изображения, называется картой делового процесса.

Данные (Data) – информация, которая необходима для осуществления действия.

Выделяют два типа данных: данные процесса (например, сроки, даты) и вешние данные (например, документы в самых разнообразных форматах – текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.). При этом часть данных, называемых переменными делового процесса, обрабатывается по определенным правилам на том или ином этапе и может влиять на ход выполнения работ, то есть на порядок дальнейшей обработки данных и на последовательность перехода работы на другие этапы.

Правила маршрутизации как раз и определяют последовательность выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процесса. Выделяют несколько видов маршрутизации:

• В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур:

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• Жесткая маршрутизация;

• Свободная маршрутизация;

• Гибридная маршрутизация.

• В зависимости от порядка следования активизируемых процедур:

• Последовательная маршрутизация;

• Параллельная маршрутизация;

• Смешанная маршрутизация.

Жесткая маршрутизация возможна в том случае, если порядок выполнения процедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры.

Такая маршрутизация закладывается при проектировании модели делового процесса. При ее реализации завершение одной процедуры приводит к автоматическому запуску одной или нескольких последующих процедур. В случае необходимости, например, при изменении порядка функционирования аппарата управления, правила жесткой маршрутизации, заложенные в карте делового процесса могут быть изменены.

Свободная маршрутизация («ad-hoc»-маршрутизация) означает, что последовательность процедур делового процесса не известна заранее и определяется только в ходе его выполнения. В этом случае решение о запуске определенной процедуры предоставляется участнику делового процесса, наделенному соответствующими правами.

Последовательная маршрутизация подразумевает выполнение деловых процедур одна за другой. Очередная процедура инициируется только после завершения предыдущей. Таким образом, при последовательной маршрутизации в определенный момент времени может быть инициирована только одна процедура.

Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации нескольких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры независимы друг от друга и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса.

Конкретное поручение, выполняемое в рамках формализованного делового процесса, называется заданием или работой и включает формулировку задания, некоторую информацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных документов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Задание или работа состоит из отдельных этапов, соответствующих деловым процедурам, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения.

В контексте делового процесса каждый его участник выполняет определенную роль, в соответствии с которой человек получает некие функции, права и обязанности:

• Инициатор работы – это участник делового процесса, который формулирует содержание работы, описывает ее и запускает на исполнение. Кроме этого, в задачи инициатора может входить контроль исполнения работы и приемка ее • Исполнитель работы – это участник делового процесса, выполняющий работу, а также отчитывающийся и несущий ответственность за ее результаты. Исполнитель при наличии соответствующих прав может перенаправлять работу, назначая новых исполнителей, т.е. сам становится инициатором работ. Таким образом, поддерживается традиционная иерархическая структура управления с несколькими уровнями подчиненности.

• Наблюдатель – это участник делового процесса, который отслеживает выполнение работы.