«Г.Н. Смирнова Проектирование электронных систем управления документооборотом Учебное пособие Практикум по курсу Москва 2004 1 УДК 004.415 ББК 32.973 С 506 Смирнова Г.Н. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ...»

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• Менеджер – сотрудник, имеющий возможность активно влиять на ход выполнения работы (замена исполнителей, изменение сроков).

СЭДО, использующие «workflow» – технологию, не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники.

Инструменты (tools) – специализированные информационные системы (приложения), обрабатывающие информацию, связанную с каждой отдельно взятой работой или заданием.

Рассмотренная концептуальная модель служит основой программной реализации любой системы класса «workflow». При этом каждая система должна обеспечивать решение трех следующих задач:

• разработка описания бизнес-процесса;

• управление выполнением бизнес – процесса;

• интеграция используемых в процессе приложений.

Важнейшей особенностью технологии «workflow» является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес – процесс предприятия может быть представлен в виде процесса «workflow», при следующих условиях:

• если этот процесс выделен;

• структурирован;

• выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

• периодически повторяется.

Первые три ограничения являются ответом на вопрос, «какие процессы можно описать», а последнее – «какие целесообразно».

Системы электронного документооборота, построенные на принципах технологии «workflow» получили название систем автоматизации управления деловыми процессами (САДП).

САДП призвана, во-первых, автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также организовать взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходимой для выполнения и формирования заданий. Часть деловых процессов, которые хорошо формализуются, САДП должна описывать в виде электронных моделей деловых процессов, воссоздающих сценарий прохождения и выполнения заданий с учетом должностной иерархии организации. Модель формируется из объектов, соответствующих сотрудникам, отделам и сущностям, участвующим в реальном деловом процессе, таким как документ, задание, значение некоторого фактора и другим.

Во-вторых, САДП автоматизирует и слабо формализуемые деловые процессы, которые реализуются с помощью технологии свободной адресации заданий и документов, когда маршрут формируется сотрудниками в процессе выполнения работы. САДП обеспечивает автоматическое перенаправление документов и заданий по различным инстанциям, формируя маршруты произвольной сложности для коллективной обработки информации и обеспечивая защиту информации от несанкционированного доступа.

В-третьих, с помощью САДП может быть организован документооборот, включающий в себя не только организационно-распорядительные, но и специальные документы, например, чертежи или спецификации, платежные поручения. САДП в реальном времени осуществляет сбор данных о ходе выполнения работ, позволяя руководству анализиПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ровать деятельность организации или подразделения, а затем воплощает в жизнь новые управленческие решения.

В-четвертых, важной является также выполняемая САДП функция по интеграции офисных и прикладных программных продуктов в единое целое. Таким образом, САДП выступает в роли ядра корпоративной информационной системы.

Основным моментом при организации САДП является рассмотрение архитектуры этих систем. Архитектурное построение САДП различается по типу объекта, на который ориентирована система:

• Ориентация на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками (отсюда появился термин маршрутизация). Системы, ориентированные на документ, в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей и офисов и поддерживать работоспособность системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах и поддерживать множество типов клиентов и серверов.

Основной слабостью такой системы является сложность в управлении правилами деловых процессов. Т.к. система с самого начала не была предназначена отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в системе не приводят к нужному результату.

• Ориентация на деловой процесс или задание, как составную часть делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика построения таких систем выглядит следующим образом: деловой процесс – задание – документ.

Соответственно к заданию может быть прикреплен документ, а может и нет. В реальной жизни подход от задания или делового процесса является более общим, в отличие от документо-ориентированного подхода. Поэтому внимание уделяется не только поддержке документа (в реальных системах, эти функции отдаются на откуп системам управления документами), а в основном поддержке деловых процессов.

Единственным местом, где можно хранить и обслуживать информацию о деловых процессах, является база данных со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае можно следить за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но в этом случае получают определенные недостатки, связанные с трудностью организации распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей.

В случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но при удаленном доступе к базе необходимо использовать электронную почту.

Создаваемая САДП должна иметь инструментальные средства, которые должны обеспечивать реализацию следующих функций:

• определение и описание деловых процессов;

• управление выполнением мониторинг деловых процессов;

• выполнение деловых процессов;

• взаимодействие с другими «workflow»-системами;

• интеграция используемых в процессе приложений.

Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования формального описания процесса в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз.

В свою очередь средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и / или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации.

При анализе всего многообразия предлагаемых систем специалисты выделяют следующие «workflow»-продукты: в России наибольшую популярность имеют такие системы как «OPTIMA-WorkFlow» (фирмы Optima), за рубежом используются такие системы, как «Staffware» (Staffware) и др.

Одной из первых «workflow»-систем, которая стала внедряться на предприятиях России, является система маршрутизации заданий и документов с контролем исполнения «WorkRoute II», разработанная российской компанией ВЕСТЬ АО.

Основное назначение «WorkRoute II» – создание электронных моделей деловых процессов, автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. «WorkRoute II» позволяет указывать последовательнопараллельные маршруты прохождения заданий по подразделениям и отдельным исполнителям, определять условные ветвления процесса, совмещать преимущества жесткой и свободной маршрутизации, обеспечивать участников процесса необходимыми материалами, с соблюдением прав доступа к информации, и в реальном времени проводить анализ состояния работ.

В состав комплекса входят все необходимые модули для создания, проверки правильности и имитации работоспособности карт бизнес-процессов, мониторинга трафика выполнения работ по отдельным этапам, переделки карт процессов, по которым запущены работы, и формирования пользовательского интерфейса.

Определяя параметры для этапа бизнес-процесса, можно задать и площадку (офис), где он будет выполняться, что учитывает возможную территориальную распределенность организации или же местоположения вашего партнера, если у него стоит аналогичная система при выполнении совместного проекта.

Одним из главных достоинств системы является наличие встроенного клиентского места, т.е. с помощью Редактора Карт создаете маршрут выполнения работы, проверяете правильность функционирования полученной модели и можно запускать работы по вновь созданной карте.

У пользователя системы есть все необходимое для инициализации новых работ, выполнения и анализа запущенных работ в соответствии с теми правами, которые есть по отношению к работам, запущенным или выполненным по конкретному маршруту.

Дополнительное удобство дает возможность группировок как работ, так и простых сообщений – например, сначала вы желаете видеть, от кого пришла работа, далее объединяете ее по приоритетам, затем по статусам, датам и т.п.

Наличие открытого программного интерфейса дает возможность встраивать функционал системы в уже существующие приложения или же выполнять интеграцию с различными офисными пакетами.

Отображение информации делового процесса на этапах осуществляется с помощью экранных форм (карточек работ), создаваемых в соответствующем редакторе форм.

Внешний вид формы может иметь несколько представлений и изменяться в зависимости от прав доступа пользователя и состояния внутренних переменных карты, например, опПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ределяющих факт возврата документа на доработку. В поля формы может выводиться информация о деловых процессах из базы данных «WorkRoute II» и из баз данных прикладных программ.

Среди прочих стандартных элементов управления экранные формы могут содержать и командные кнопки, при нажатии которых будут выполняться действия, описываемые на макро-языке «WorkRoute II» Script Basic, являющемся подмножеством Visual Basic for Applications.

В отличие от аналогичных продуктов, способных манипулировать только со структурированной информацией (состояние переменных или значение отдельных полей в базе данных), здесь также имеются средства работы с неструктурированными документами (подготовленными в MS Word или MS Excel).

Для выполнения какой-либо работы имеется возможность реализовать конкретное (например Васильев И.Г) назначение или групповое, если желают оговорить только круг Исполнителей (допустим, работу должен выполнить сотрудник, входящий в группу «Бухгалтер»).

В процессе выполнения работы можно всегда иметь возможность произвести замену сотрудников на выполнение определенной работы либо сделать полную подмену одного сотрудника другим.

Управление выполнением работы позволяет знать, кто и чем занимается из сотрудников в данный момент, над чем из запланированных работ они будут задействованы.

Это система поддержки управления, которая содержит встроенный и настраиваемый по желанию пользователя Генератор Отчетов, способный разобрать ход выполнения конкретной работы, позволяя делать всевозможные информационные срезы по работам, отдельным этапам, Исполнителям и группам Исполнителей, устанавливая при этом временные рамки.

Являясь объектно-ориентированной системой, «WorkRoute II» позволяет определять для пользователей и групп различные права доступа – просмотр, редактирование, удаление и т.п. – к разным объектам системы: карте, этапу, переменной, документу, истории выполнения работы или этапа, генератору отчетов и т.д.

При этом, часть пользователей могут иметь доступ к Редактору Карт, Редактору Форм, глобальному (по всем площадкам) или же локальному (текущая площадка) списку пользователей системы.

Все операции доступа к системе фиксируются в системном журнале, к которому имеет доступ Администратор системы. Также имеется возможность определения субординации между отдельными пользователями и группами.

Все действия в системе протоколируются в журнале, наряду с историей выполнения работы по каждому маршруту, что дает возможность с точностью до сотрудника определить виновного в том или ином происшествии.

Система обладает открытым программным интерфейсом – API и OLE Automation, что позволяет помимо прямого использования для создания систем документооборота легко встраивать ядро системы в уже существующие пользовательские приложения или же применять его в качестве интегрирующего звена для приложений.

В настоящее время наиболее популярной среди систем этого типа является система «OPTIMA-WorkFlow» является интегрированным решением, созданным на базе программных продуктов фирмы Microsoft – офисных приложений MS Office и серверных приложений MS Windows NT / 2000, MS SQL Server и MS Exchange Server.

Использование системы в деятельности любой организации позволяет значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

• Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.

• Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.

• Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.

• Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.

• Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства • Возможность для адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.

• Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.

• Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.

В отличие от многих других систем автоматизации управления документами, система «OPTIMA-WorkFlow» представляет собой решение для автоматизации технологической последовательности выполнения работ по созданию (получению извне), редактированию, согласованию, формированию на базе других составляющих документов, утверждению и, наконец, архивированию и рассылке документов.

Это означает, что кроме штатных средств регистрации документов, добавления к их описанию некоторой совокупности учетных полей, формирования запросов на выборку, выполнения на их основании поиска документов и других функций учетных систем, система «OPTIMA-WorkFlow» обладает целым комплексом функциональных возможностей, которым не обладают другие системы:

• Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов.

В первую очередь – это графический редактор, СASE-подобный инструмент, для формирования маршрутных схем-описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах работы с ними (см. рис. 7.3). Речь идет не просто о задании схемы рассылки документа, а именно о разработке, оптимизации и стандартизации технологии всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов.

• Сертифицированные средства шифрования и электронно-цифровой подписи.

Система «OPTIMA – WorkFlow» обеспечивает шифрование / расшифровку документов, формирование и верификацию электронно-цифровой подписи с использованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты информации.

• Контроль соблюдения требований технологии работы с документами.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система обладает развитыми возможностями для сопоставления нормативных и фактических характеристик выполнения работ на конкретном технологическом этапе.

На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль над ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих воздействий информация.

• Контроль выполнения работ и контроль исполнения поручений.

Кроме механизма «контроля выполнения» работ над документом на базе сопоставления нормативной и фактической длительности работ, приведенных в маршрутной технологической схеме, система имеет мощные функции по обеспечению «контроля исполнения поручений» по нормативно-распорядительным и плановым документам.

Эта функция реализована на базе создания специализированного вида документа – «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений» (папку – контролируемые документы).

Эти механизмы интегрированы с почтовым клиентом MS Outlook.

• Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации.

Система, в отличие от других, не предлагает какой-либо стандартной процедуры обработки документа или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользоПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА вателям механизмы настройки формы и содержания регистрационных данных используемой при этом нормативно-справочной информации, сценариев деловых процедур по обработке документа. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот.

• Полноценный механизм контроля версий документа.

• Создание любых форм отчетности.

• Работа в распределенных корпоративных сетях, распределение объемов хранения между серверами. Поскольку хранение объектов обработки организовано в системе на базе серверов баз данных, процесс обработки документов является единым и «прозрачным» для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи.

• Масштабируемость и управляемость. Реорганизация документооборота, потребность в которой может возникнуть в связи с изменениями структуры, размеров предприятия или в ходе совершенствования управленческих процессов, не требует повторной переналадки работающей системы «OPTIMA-WorkFlow»

и проводится без ее остановки.

• Открытая архитектура «клиент-сервер». Принципы открытой архитектуры обеспечивают возможность взаимодействия системы «OPTIMA-WorkFlow» с любыми другими средствами обработки данных – например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты, факсимильной связи и т.д.

• Надежность и контроль. Благодаря использованию единого централизованного хранилища документов обеспечивается высокая надежность и управляемость, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации. Единая, базирующаяся на ресурсах операционной системы, служба копирования-восстановления, в сочетании со средствами отказоустойчивости серверов обеспечивает гарантированную сохранность всех документов и данных, избавляет пользователей от необходимости создавать и хранить собственные (зачастую неофициальные) копии секретных или ценных данных.

В системе «OPTIMA-WorkFlow» поддерживается прямое оперативное управление процессом документооборота, это означает, что изменения в порядок обработки документов, вносимые уполномоченными пользователями, вступают в действие быстро и согласованно. Весь процесс движения документов, с точностью до минуты и имени исполнителя, система отслеживает и фиксирует в журналах.

• Динамичное развитие и непрерывное совершенствование.

Произведена интеграция системы «OPTIMA-WorkFlow» c технологиями компании ABBYY, обеспечивающими сканирование и распознавание текстов документов FineReader 6.0 script edition и полнотекстовое индексирование и нечеткий контекстный поиск по содержанию документов Retrieval & Morphology Engine. Теперь непосредственно из приложений «OPTIMA-WorkFlow» можно выполнить сканирование документов, распознать содержащийся в них текст и ввести электронный аналог документа и / или его текст в электронный документооборот.

За счет интеграции с Retrieval & Morphology Engine стало возможным осуществлять полнотекстовую индексацию и контекстный поиск, который позволяет искать документы

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

по Простому запросу, состоящему из одного или нескольких слов и логических операторов «И, ИЛИ, НЕ», так и по Расширенному запросу, включающему поиск по индексу и по регистрационным атрибутам, что позволяет более точно задавать параметры поиска.

В настоящее время система OPTIMA-WorkFlow внедрена во многих предприятиях и организациях России и стран СНГ из них:

• государственные организации, например, Фонд Государственного Имущества Украины, Кабинет Министров Украины, Администрация Президента Украины, Верховный суд Украины, МЧС Беларуси и Украины;

• промышленные предприятия, например, ЛУКОЙЛ-Астраханьморнефть, Камский Литейный Завод, и др.;

• коммерческие компании, например, Промышленно-страховая компания, «Эльдорадо», УкрТелеком, ЗАО «Комбеллга»; банки, например, Нацбанк Украины, Гута-Банк (Москва), Московский кредитный банк, и др.

7.7. Комплексные системы автоматизации документооборота и деловых процессов Основными тенденциями в области совершенствования разработок Систем Электронного Документооборота является:

• объединение в одной системе всех функций, связанных с получением электронных документов;

• интеграция с Internet- технологиями;

• интеграция с системами управления контентом предприятия и хранилищами Первое направление основано на объединении в одной системе всех функций, связанных с получением электронных документов, преобразованием бумажных документов в электронный вид, загрузкой их в электронный архив, хранением и поиском электронных документов, маршрутизацией передвижения документов и контролем исполнения документов и деловых процессов.

Типичным представителем, отражающем первую тенденцию является комплексная система «Power DOCS™», разработанная фирмой ВЕСТЬ АО, которая позволяет организации плавно переходить от сложившегося процесса работы к передовым технологиям работы с документами. Данный комплекс может быть использован как платформа для разработки систем нескольких типов:

• Система управления организационно-распорядительной документацией(ОРД). Система управления централизованным документооборотом ОРД обеспечивает разработку соответствующих документов и их рассылку по всем структурным подразделениям организации с отметками о получении.

• Система автоматизации документооборота организации. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, роспись документов на исполнение и отслеживание выполнения документов. Обеспечивается подготовка исходящих документов на рабочих местах сотрудников предприятия.

Обеспечивается связь с архивом предприятия и системой управления ОРД.

• Корпоративный архив документов. Информация организована в стандартном виде для архивов – с подразделением на дела, тома и связью с бумажным архивом организации. Архив документов позволяет проводить поиск по содержанию и атрибутам документов. Возможность хранения документов на носителях различного типа с автоматической минимизацией стоимости хранения докуПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА мента позволяет сэкономить ваши затраты на эксплуатацию системы документооборота предприятия. Для архивов предприятия полезна возможность работы используемой СУД со съемными носителями данных, что позволяет обрабатывать практически неограниченные объемы данных.

Встроенные в систему модули аннотирования документов и автоматического рубрицирования новых документов не только облегчают работу обслуживающего персонала, но и улучшают качество архивов организации.

• Промышленный ввод бумажных документов. Система промышленного ввода бумажных документов позволяет организовать высокоскоростной ввод документов в архивы или в системы документооборота. Существует две линии массового ввода документов – для неструктурированных документов и для форм.

Средства обработки образов документов позволяют произвести обработку документов непосредственно в графической форме и организовать групповую обработку одного документа, что позволяет построить архив факсимильных копий документов или организовать сверхоперативную обработку документов в системе безбумажного делопроизводства. Система поддерживает любые промышленные OCR с открытым API.

Организационно система представляет собой совокупность рабочих мест разного назначения:

• Рабочее место делопроизводителя, которое служит для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Позволяет осуществлять оперативный контроль за выполнением поручений руководства. Позволяет формировать отчеты, обеспечивающие контроль за исполнительской дисциплиной.

• Рабочее место архивариуса, необходимое для работы с корпоративным архивом документов. Поддерживает работу с делами, документами. Позволяет учитывать местоположение бумажных документов. Рабочее место обеспечивает работника архива богатыми поисковыми возможностями по работе с документами и делами.

• Рабочее место пользователя, позволяющее просматривать список поручений и документов на обработку, выбирать задание. Предусматривает прозрачный доступ к архивам организации и архиву оперативных документов в соответствии с правами доступа.

• Рабочее место руководителя, позволяющее осуществлять контроль за исполнением поручений и документов, определять загрузку сотрудников и структурных подразделений. Обеспечивает доступ к информационным ресурсам организации.

• Рабочее место администратора системы управления ОРД, которое служит для ведения классификаторов системы, списка пользователей системы и их полномочий по работе с документами. Администратор системы может корректировать отчеты и создавать новые по мере необходимости.

• Рабочее место оператора сканирования документов для обеспечения потоковый ввод документов. Основное назначение данного рабочего места – обеспечить максимальную загрузку дорогостоящего сканерного оборудования.

Компонентами комплекса является:

• «DOCS Open» (PC DOCS) – система управления документами, обеспечивающая хранение документов на различных носителях информации, таких как дисковые массивы, магнитооптические библиотеки, стримеры и роботизированПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ные стриммерные библиотеки, поиск документов по реквизитным и полнотекстовым индексам, интеграцию с более чем 240 приложениями, поддержку жизненного цикла документов, а именно возврат / выдачу документов, контроль версий документов, автоматическую миграцию документов между устройствами хранения (HSM), контроль доступа к документу и аудит работы в системе.

Поддерживает создание распределенных хранилищ документов, осуществляет поддержку мобильных пользователей.

• «WorkRoute I» (ВЕСТЬ АО) – интегрированная с «DOCS OPEN» подсистема маршрутизации, контроля исполнения и управления проектом, позволяющая создавать задания для сотрудников с назначением временных интервалов, отслеживать состояния заданий, управлять заданиями на этапе их выполнения.

Поддерживает последовательные и параллельные типы рассылки.

• «WorkRoute II» (ВЕСТЬ АО) – мощная система управления деловыми процессами в организации. Поддерживает распределенную обработку документов и поручений по типовым маршрутам. Уникальное сочетание жесткой и свободной маршрутизации поручений и документов. Поддерживает работу с электронными формами. Позволяет осуществлять анализ загрузки сотрудников и полный контроль за производственными процессами в организации.

• Магнитооптические библиотеки, которые обеспечивают хранение от 52 Гб и до 670 Гб данных при достаточно низкой цене хранения. Для управления этими библиотеками кроме штатного программного обеспечения ВЕСТЬ АО предлагает управляющую программу Disk Extender, которая обладает уникальными возможностями по управлению магнитооптическими библиотеками, отдельными магнитооптическими дисками и стриммерными библиотеками.

• Сканерное оборудование Fujitsu и BancTec, которые обеспечивают сканирование документов со скоростью от 10 и до 180 листов в минут (двусторонние документы) формата А4. Для специальной обработки изображений и подключения сканеров используются специализированные платы обработки изображений.

Другое решение в этом направлении предлагает корпорация Compaq, которая разработала новый продукт системной интеграции, обеспечивающий дополнительные программные функции, необходимые для создания, внедрения и разработки критичных к отказам приложений, ориентированных на обработку документов. Этот продукт называется «Compaq Work Expeditor». Он одновременно сочетает в себе возможности системы управления документами (Document Management), системы автоматизации деловых процессов (Workflow), системы обработки электронных форм (Data / Forms Management), и мощной стандартизованной среды разработки приложений. Благодаря этой системе становится возможным эффективное создание решений, соответствующих конкретным нуждам пользователей.

«Work Expeditor» использует возможности продуктов Microsoft в качестве элементарных строительных блоков и имеет почти неограниченный потенциал развития. Важно отметить, что при использовании документов MS Office, система управления документами «Work Expeditor» представляет собой высокоинтегрированное информационное поле, в котором возможно управление не только самими документами и папками, содержащими разные типы объектов, а также содержанием и реквизитами документов MS Office.

«Work Expeditor» применим для широкого круга задач: от поддержки конкретных (ориентированных на группу) решений до высокоструктурированных и предварительно определенных решений (деловые процессы). Примеры решений включают «управление делами» для органов государственного и административного управления, «управление

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

коллективными исследованиями, программами» и «управление документацией» для производственных отраслей, «утверждение сделок» для финансовых приложений.

Второе направление совершенствования в области разработок СЭДО связано с переходом на использование Internet и Web – технологий.

Предприятия, имеющие территориально удаленные филиалы, для организации коллективной работы своих сотрудников над документами и их оперативного оповещения могли выбирать программный пакет Lotus Notes корпорации IBM. Однако в настоящее время у него появился мощный конкурент – значительно более дешевое программное обеспечение Internet, используемое в пределах одной корпорации. Если Notes (основанный на передовых технологиях конца 80-х годов) создал технологию и программное обеспечение коллективной обработки документов – «groupware», то новый класс конкурирующих с ним программных продуктов назвали «webware». Одновременно возник и новый термин для обозначения корпоративных сетей на базе Internet – «intranet». Хотя можно сказать, что первая intranet была создана фирмой Lotus Notes.

В intranet используются такие технологии, как протокол TCP / I P, но только с экранами форм документов на рабочих местах. При этом в реальном проекте intranet должна объединять и другие электронные коммуникации, которые уже есть на фирме: сегменты локальных сетей под управлением Novell NetWare, выходы на выделенные телефонные линии и т.д.

Intranet является средством системной интеграции: решения, предлагаемые на базе intranet, оказываются в пять-десять раз дешевле, чем стандартные. Например, без учета сетевого оборудования, сопровождения и внедрения автоматизированное рабочее место на базе Lotus Notes обойдется в $150, а на базе «webware» – всего в $20. На стороне последнего и преимущество использования открытых стандартов.

К возможностям, реализуемым в intranet, могут быть отнесены:

• ведение корпоративного календаря событий;

• предоставление доступа к корпоративным базам данных;

• обмен административной информацией;

• внутренний обмен новостями;

• проведение телеконференций для обмена мнениями между сотрудниками корпорации;

• создание документов, включающих графику.

Большую часть из них могла бы реализовать и электронная почта, но обеспечиваемая в WWW оперативность доступа к информации (невозможная в наиболее распространенных системах e-mail) значительно облегчает связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах.

Сервис WWW является более привлекательным для корпораций из-за того, что предоставляет возможность работы практически с любыми видами информации. Тогда как в электронной почте можно работать лишь с ограниченным числом типов данных, а для файлов документов, переданных по сети, приходится вызывать соответствующие приложения.

Второе практическое преимущество WWW для крупных корпораций – организация доступа многих сотен пользователей к информации, поступающей из различных источников. Географическое местоположение источников информации в Internet скрыто от пользователя во всем, начиная с иерархии доменов и субдоменов. Предназначение Web – расПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА пространять разнородные данные, включая аудио, видео и любые другие типы информации, что позволяет работать с корпоративными данными на новом уровне, недоступном пользователям обычной электронной почты. То есть организация запросов от Web-сервера к различным СУБД дает возможность использовать программу просмотра WWW в качестве клиента корпоративных баз данных.

Обобщая вышесказанное, можно сказать, что применение технологий intranet облегчает решение задачи электронного распространения корпоративной информации. При этом собственные Web-страницы создаются коллективным трудом многих сотрудников.

Обеспечиваемый в intranet оперативный доступ к информации дает возможность упростить связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах.

Используемые в Web-серверах средства создания форм являются идеальным решением для обмена информацией между пользователями в корпоративной сети. Сбор данных может осуществляться оперативно, при этом возможно даже автоматическое выполнение некоторых действий, в зависимости от вида поступающей информации.

Для того чтобы воспользоваться всеми перечисленными возможностями, необходимо установить в сети Web-сервер и программы просмотра WWW на компьютерах клиентов. С технической точки зрения, привлекательной стороной использования технологии «webware» – ее соответствие стандартам (описывающим протокол НТТР), а также простота доступа к программному обеспечению, которое существует уже практически для любых платформ: от Unix до Windows.

Основа технологий «webware» – язык HTML, который допускает достаточно легкую конвертацию практически любой информации в гипертекстовый вид. Преобразование имеющейся в корпорации информации в вид, пригодный для WWW-сервера, может осуществляться с помощью существующих программ, конвертирующих формат RTF в HTML, WWW Tools и программ, преобразующих в формат HTML документы MS Word или PageMaker.

Третье направление развития систем электронного документооборота связано с интеграцией этих систем с системами управления информационным содержание предприятия.

В настоящее время, когда информационные технологии так значительно влияют на способы ведения бизнеса, что именно информационное содержание (контент) становится основной движущей силой взаимодействия предприятия с его заказчиками, сотрудниками и партнерами. Современный уровень развития информационных технологий управления содержанием (Enterprise Content Management) позволяет предприятиям извлекать максимально возможную выгоду из имеющихся интеллектуальных активов и превратить информационное содержание в новое конкурентное преимущество.

Руководители предприятий хорошо понимают, какую роль играет информационный контент, поэтому стремятся максимально эффективно управлять всеми информационными потоками предприятия. Для этого необходимо иметь решение, которое позволяло бы управлять созданием и распространением всей совокупности важной для бизнеса информации, независимо от источника этой информации и места ее назначения, как внутри предприятия, так и при его взаимодействии с внешними организациями.

Таким решением служит система «Documentum 4i» (Documentum, Inc.), основанная на применении технологии управления содержанием (Enterprise Content Management), с помощью которой возможно объединение всей неструктурированной информации, включая электронные документы различных форматов, в том числе текстовых, графичеПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ских, табличных, веб-страницы, XML – файлы и цифровые медиаданные и, на протяжении всего жизненного цикла этой информации, управлять процессами ее создания, хранения, доступа и персонализированного распространения.

«Documentum 4i» – это платформа, предназначенная для разработки копоративных систем класса ЕСМ, позволяющих управлять информационными активами предприятия.

Основными преимуществами «Documentum 4i» яаляются следующие:

Масштабируемость, обеспечивающая возможность одновременного доступа неограниченного числа пользователей и поддержку большого числа распределенных хранилищ неограниченного объема.

Безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи.

Открытость, обеспечивающая интеграцию с приложениями электронного бизнеса, функционирующими на предприятии информационными системами, а также с различными приложениями и средствами разработки.

Автоматизация бизнес-процессов управления контентом на протяжении его жизненного цикла, включая его создание, редактирование, утверждение, распространение и архивацию. Проектирование жизненного цикла контента и шаблонов бизнес-процессов средствами визуальных графических редакторов.

Персонализация контента при доставке пользователю на основе автоматической категоризации по атрибутам и ключевым словам.

Глобализация или поддержка распределенных многоязычных веб-сайтов и обеспечение связи оригинальной версии содержания документа и его переводов на другие языки.

Многоканальное распространение контента, включая публикацию на веб-сайтах, вывод на печать,CD и WAP – совместимые устройства, такие как мобильные телефоны и карманные компьютеры.

Поддержка более 200 форматов файлов, включая форматы офисных приложений, почтовые, графические, звуковые, видео и другие форматы. Возможность одновременной поддержки нескольких представлений (внешних видов, форматов) одного и того же документа.

Интеграция с лучшими продуктами мировых производителей программного обеспечения: офисных приложений (MS Office, Lotus Notes, ABBYY Fine Reader), серверов приложений и электронной коммерции, порталов, средств поиска, ERP-систем, средств персонализации, средств разработки, средств криптографической защиты информации и электронно-цифровой подписи.

Возможность быстрой настройки, развертывания и тиражирования приложений на базе «Documentum 4i» с помощью специальных интерфейсов «без программирования».

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении – поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Linux, AIX) и СУБД (MS SQL, Oracle, DB2, Sybase).

Большой набор средств разработки приложений и большие административные возможности для централизованного управления распределенной системой.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Контрольные вопросы итоговой проверки знаний:

1. Назначение и функции, выполняемые системой электронного документооборота 2. Какие этапы в развитии концепции СЭДО можно выделить?

3. Какие классы СЭДО применяются в настоящее время?

4. Какие особенности в функционировании СЭДО на основе использования технологии ЭП можно выделить приведите примеры?

5. Каковы особенности организации функционирования АСКИД, приведите примеры.

6. На чем основывается работа СЭДО, использующая технологию «docflow», приведите примеры.

7. В чем заключается необходимость применения технологии «workflow», каковы основные понятия, используемые в этой технологии?

8. Какие примеры программных средств Вы можете назвать, поддерживающие технологию «workflow»?

9. Что такое комплексные ЭСУД, в чем их особенности, приведите примеры и сопоставьте их функционал.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ 6.10.5.-87. Требования к построению формуляра-образца. – М.:ИПК Изд-во стандартов, 1987. – 12 с.

2. ГОСТ Р 6. 30-97. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАТ, 1991.

4. Гаврилов О.А. Компьютерные технологии в правотворческой деятельности. Учебное пособие. – М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА-М, 1999. – 101 с.

5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. – М.: ИНФРА – М., 6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 2-е издание. Москва-Новосибирск. 1997. – 269 с.

7. Клименко С.В. и др. Электронные документы в корпоративных сетях. – М.: АнкейЭКОТРЕНДЗ. 1999. – 271 с.

8. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. – М.: ИМПЭ, 1998. – 200 с.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. – 4-ое изд., перераб. И доп. – М.:ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999. – 256 с.

10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве) Издание 2-е, перераб. и доп. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 11. Комышев А.П. Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. М.: «Дело и Сервис».

12. Красавин А.С. Делопроизводство в банке. Практическое пособие. М.: ИНФРА-М, 13. Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. М.: «БХВ-Санкт – Петербург», 1999. – 248 с.

14. Павлюк Л.В. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Изд.-е перераб. и доп. – СПб.: «Издательский дом Герда». 2001. –304 с.

15. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. – М.: Издательство РДЛ, 2000. – 400 с.

16. «1C: Документооборот». Версия 1.6. Руководство администратора. Фирма «1С», 1996 г.

17. «1С: Электронная почта». Версия 7.50. Руководство администратора. Фирма «1С», 18. www.OPIMA-WorkFlow.ru 19. www.1С.ru 20. www.mdi.ru Практикум по курсу

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

1. Содержание тем программы курса «Проектирование электронных систем управления документооборотом (ЭСУД)»

Тема 1. Основные понятия курса «Проектирование Электронных систем управления документооборотом».

Понятие технологии управления, состав и содержание стадий управления и средств их автоматизированного исполнения. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления. Основные концепции безбумажной технологии управления.

Предмет и содержание курса.

Понятие экономической системы, ее структура, состав функций управления и деловых процессов. Понятие и виды документов, документопотока и документооборота Основные подходы к созданию электронных систем документооборота. Проблемы и ограничения на разработку этих систем. Организация проектирования ЭСУД.

Тема 2. Анализ организации работ в системах документационного обеспечения управления (СДОУ) и разработка ТЗ.

Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ). Состав функций и задач, выполняемых в СДОУ. Классы и структуры СДОУ. Состав и содержание компонент Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ). Состав процедур, выполняемых в СДОУ.

Состав Унифицированной Системы Организационно-Распорядительных Документов (УСОРД). Структуры документов. Содержание процедуры составления и обработки ОРД.

Содержание процедур получения и передачи входящих и исходящих потоков документов. Содержание регистрационного журнала и регистрационной карточки.

Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов. Содержание контрольной карточки и методики ведения справочной картотеки.

Понятие дела, состав признаков выделения дел. Понятие и содержание номенклатуры дел. Содержание процедуры формирования дел и хранения дел в архиве. Способы организации хранения документов.

Содержание требований к структуре и отдельным компонентам ЭСУД.

Тема 3. Организация проектирования Электронной системы управления документооборотом.

Цели и назначение Электронной Системы Управления Документооборотом (ЭСУД). Особенности проектирования и внедрения ЭСУД для корпоративных систем.

Принципы построения ЭСУД состав функциональных модулей и обеспечивающих подсистем и требования, предъявляемые к их содержанию.

Состав технологий, методов и средств применяемых для проектирования ЭСУД.

Тема 4. Особенности проектирования систем составления электронных документов.

Цель, назначение и задачи проектирования систем составления электронных документов. Понятие формы электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав элементов ЭД и методы их заполнения и контроля. Состав операций проектирования и обработки ЭД.

Классификация средств составления и заполнения электронных документов. Состав требований, предъявляемых к выбору систем составления и заполнения ЭД. Характеристика структуры и особенностей технологии работы систем.

Тема 5. Проектирование систем ввода потоков входящих документов.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

Цель, назначение и задачи проектирования системы ввода бумажных документов в СЭДО.

Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих документов. Содержание операций подготовительной стадии.

Содержание операций основной стадии обработки и ввода документов. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов.

Состав факторов и требований, предъявляемых к системам ввода бумажных документов. Характеристика систем и их компонент для автоматизации ввода документов.

Тема 6. Проектирование систем управления документами.

Цель, назначение и задачи проектирования системы управления документами. Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. Понятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты ИПС и технология работы с ИПС.

Понятие системы управления электронными документами (СУД), функции, выполняемые СУД в процессах управления экономической системой. Структура СУД и назначение ее компонент.

Методы организации хранения документов в СУД. Классификация методов поиска и их характеристика. Характеристика адаптивного метода распознавания и поиска (APRP).

Характеристика СУД различных классов, их архитектуры, методов поиска и технологии использования.

Тема 7. Проектирование систем электронного документооборота.

Содержание постановки задачи проектирования систем электронного документооборота (СЭДО). Основные задачи организации СЭДО. Классы СЭДО и их характеристика.

Принципы и особенности проектирования Автоматизированных Систем Контроля Исполнения Документов (АСКИД).

Особенности проектирования СЭДО с использованием принципов и методов свободной маршрутизации документов (технологии «ad-hoc»).

Особенности проектирования CЭДО на принципах технологии «groupware» с использованием средств «Lotus Notes».

Особенности проектирования СЭДО, ориентированных на использование docflowтехнологии на примере системы «1.С Документооборот». Методы организации маршрутизации документопотоков. Характеристика систем.

Тема 8. Проектирование систем комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов (САДП).

Содержание постановки задачи проектирования систем автоматизации деловых процессов (САДП). Назначение, сферы применения технологии «workflow».

Состав и содержание операций автоматизированного планирования, контроля и управления деловыми процессами.

Принципы организации САДП. Характеристика систем, их назначение, сферы применения и особенности использования.

Состав функций и характеристика компонент комплексных автоматизированных систем документооборота и систем управления информационным контентом.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

2. Планы семинарских и практических занятий Тема 1. Основные понятия курса «Проектирование Электронных систем управления документооборотом».

1. Недостатки бумажной технологии управления. Основные аспекты перехода к безбумажной технологии и преимущества ее использования.

2. Понятие экономической системы (ЭС), классы и структура ЭС.

3. Понятие объекта управления (ОУ), состав компонент и бизнес-процессов, протекающих в ОУ.

4. Понятие системы управления (СУ), состав видов деятельности, подразделений и функций, выполняемых в СУ.

5. Понятие документа и системы документации. Классы документов.

6. Понятие документопотока, виды документопотоков и состав показателей оценки документопотоков.

7. Понятие документооборота. Роль и виды документооборота в ЭС.

Построить схему потоков данных для операционного документооборота в Бухгалтерии, возникающего при обработке первичных документов по бизнес-процессу «Учет движения сырья и материалов» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

Тема 2. Анализ организации работ в системах документационного обеспечения управления (СДОУ) и разработка ТЗ.

1. Понятие Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ). Состав функций и задач, выполняемых в СДОУ.

2. Классы и структуры СДОУ.

3. Состав и содержание компонент Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ).

4. Состав процедур, выполняемых в СДОУ.

5. Состав Унифицированной Системы Организационно-Распорядительных Документов (УСОРД).

6. Структуры Организационно-Распорядительных Документов.

7. Содержание процедуры составления и обработки ОРД.

8. Содержание процедур получения и передачи входящих и исходящих потоков документов.

9. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов.

10. Понятие дела, состав признаков выделения дел. Понятие и содержание номенклатуры 11. Содержание процедуры формирования дел и хранения дел в архиве. Способы организации хранения документов.

Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Составление Приказа» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Исполнения Приказа» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Формирование дел и сдачи их а архив» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Получение Письма из Министерства» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Передача отчета в Министерство» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Контроль исполнения Письма из Министерства» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

Построить схему потоков данных для общего документооборота в СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Составление Номенклатуры дел» с использованием средств системы Design IDEF 3.5.

Тема 3. Организация проектирования Электронной системы управления документооборотом.

1. Цели и назначение Электронной Системы Управления Документооборотом (ЭСУД).

2. Особенности проектирования и внедрения ЭСУД для корпоративных систем.

3. Требования и принципы создания ЭСУД. Состав модулей ЭСУД и их характеристика.

4. Методы проектирования ЭСУД. Методы и средства моделирования, оценки и анализа документооборота.

Тема 4. Особенности проектирования систем составления электронных документов 1. Цель, назначение и задачи проектирования систем составления электронных документов.

2. Понятие формы электронного документа (ЭД). Виды ЭД.

3. Состав элементов ЭД и методы их заполнения и контроля.

4. Состав операций проектирования и обработки ЭД.

5. Классификация средств составления и заполнения электронных документов. Состав требований, предъявляемых к выбору систем составления и заполнения ЭД.

6. Характеристика структуры и особенностей технологии работы систем.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ – общий».

Построить на основе образца форму электронного документа «АКТ».

Построить на основе образца форму электронного документа «ПРОТОКОЛ».

Построить на основе образца форму электронного документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА».

Построить на основе образца форму электронного документа «СПРАВКА 1».

Построить на основе образца форму электронного документа «СПРАВКА 2».

Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по личному составу 1 (4).

Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по личному составу 2 (5).

Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по личному составу 3 (6).

Построить на основе образца форму электронного документа «ПРИКАЗ» по личному составу 4 (7).

Построить на основе образца форму электронного документа «СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО».

Построить:

• базу данных на три адреса;

• электронный документ для серийного письма;

• выполнить операцию «Слияние» и получить три экземпляра документа.

Составить «Отчет», включающий в себя 3 раздела, 3сноски, Предметный указатель на 5 слов, оглавление и колонтитулы.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

Тема 5. Проектирование систем ввода потоков входящих документов.

1. Цель, назначение и задачи проектирования системы ввода бумажных документов в СЭДО.

2. Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих документов.

3. Понятие форматированного документа (ФД). Виды ФД. Аспекты описания полей ФД.

4. Содержание операций основной стадии обработки и ввода документов.

5. Классы сканеров, характеристики сканеров и требования, предъвляемые к выбору сканеров.

6. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов.

7. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов. Методы индексирования документов.

8. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов. Методы индексирования документов.

9. Характеристика систем, их компонент для автоматизации ввода документов.

Тема 6. Проектирование систем управления документами.

1. Цель, назначение и задачи проектирования системы управления документами.

2. Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов.

3. Понятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты ИПС и технология работы с ИПС.

4. Понятие системы управления электронными документами (СУД), функции, выполняемые СУД. Структура СУД и назначение ее компонент.

5. Методы организации хранения документов в СУД. Классификация методов поиска.

6. Характеристика архитектуры, методов поиска и технологии использования корпоративных СУД.

7. Характеристика адаптивного метода распознавания и поиска (APRP) и особенностей архитектуры и технологии использования системы «Excalibur».

Тема 7. Проектирование систем электронного документооборота.

1. Содержание постановки задачи проектирования систем электронного документооборота.

2. Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО). Этапы развития СЭДО. Классы СЭДО.

3. Принципы и особенности построения Автоматизированных Систем Контроля Исполнения Документов (АСКИД).

4. Характеристика методов и средств организации приема-передачи документов в СЭДО с технологией «ad-hoc».

5. Особенности организации CЭД коллективной обработки документов на принципах технологии «groupware».

6. Особенности организации СЭДО, ориентированных на использование «docflow»технологии.

7. Методы организации маршрутизации документопотоков. Характеристика систем.

8. Особенности проектирования СЭДО, ориентированных на использование docflowтехнологии на примере системы «1.С Документооборот».

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

Построить дерево функций и сценарий диалога для ЭСУД класса «АСКИД».

Построить дерево функций и сценарий диалога для проектирования ЭСУД класса «АСКИД».

Разработать «Постановку задачи» для проектирования ЭСУД класса «АСКИД».

Построить информационную модель для проектирования ЭСУД класса «АСКИД».

Построить «Блок-схему технологического процесса» диалога для ЭСУД класса «АСКИД».

Построить инфологическую модель базы данных для проектирования ЭСУД класса «АСКИД».

Построить «Регистрационно-контрольную карточку» и «Аналитическую ведомость контроля исполнения документов по подразделениям и исполнителям» для проектирования ЭСУД класса «АСКИД».

Построить информационную модель декомпозиции и взаимосвязи задач для проектирования ЭСУД класса «АСКИД».

Тема 8. Проектирование систем комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов (САДП).

1. Содержание постановки задачи проектирования систем автоматизации деловых процессов (САДП).

2. Назначение, сферы применения технологии «workflow».

3. Состав и содержание операций автоматизированного планирования, контроля и управления деловыми процессами.

4. Принципы организации САДП. Характеристика систем, их назначение, сферы применения и особенности использования.

5. Состав функций и характеристика компонент комплексных автоматизированных систем документооборота.

6. Состав функций и характеристика компонент комплексной автоматизированных систем управления информационным контентом.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

3. Список вопросов итогового контроля по курсу «Проектирование электронных систем управления документооборотом»

1. Понятие технологии управления, состав и содержание стадий управления и средств их автоматизированного исполнения.

2. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления. Основные концепции безбумажной технологии управления.

3. Основные подходы к созданию электронных систем документооборота. Проблемы и ограничения на разработку этих систем.

4. Организация проектирования ЭСУД. Стадии и этапы разработки ЭСУД.

5. Понятие и структура экономической системы (ЭС). Классы экономических систем.

6. Понятие системы управления (СУ). Состав подразделений, входящих в систему управления. Состав и содержание функций, выполняемых в системе управления.

4. Понятие объекта управления (ОУ), структура объекта управления. Понятие бизнеспроцесса, структура бизнес-процесса, классы бизнес-процессов.

5. Понятие документа, свойства документов, классификация документов экономической системы.

6. Понятие потока информации и документооборота ЭС. Основные показатели, характеризующие потоки информации ЭС.

7. Понятие документопотока, его структура, показатели оценки документопотоков. Понятие документооборота и его компоненты.

8. Понятие, структура и функции системы документационного обеспечения управления (СДОУ). Типы СДОУ.

9. Понятие Государственной системы документационного обеспечения управления. Состав компонент ГСДОУ и ГОСТов, регламентирующих документооборот в экономических системах.

10. Понятие документа, классификация документов, поступающих в офис. Понятие Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), виды ОРД.

11. Содержание процедуры составления и обработки документов различных классов.

12. Содержание процедуры получения, регистрации и индексирования документов в экономической системе.

13. Содержание процедуры контроля исполнения документов. Состав и содержание получаемых документов.

14. Содержание процедуры формирования дел, сдачи дел в архив и хранения документов.

Содержание номенклатуры дел и классификаторов документов.

15. Свойства корпоративной экономической информационной системы (КИЭС), классы КЭИС и ее структура.

16. Цель и назначение создания Электронной системы управления документооборотом (ЭСУД) и принципы ее построения.

17. Состав и содержание функциональных, обеспечивающих и технологических подсистем, включаемых в ЭСУД.

18. Классы задач, решаемых в ЭСУД, и состав информационных технологий, применяемых для их автоматизации.

19. Структура информационного обеспечения ЭСУД. Виды информационных баз, используемых в ЭСУД.

20. Структура программного обеспечения ЭСУД. Состав инструментальных средств, приПРАКТИКУМ ПО КУРСУ меняемых в ЭСУД.

21. Структура АРМ. Виды АРМ, входящих в состав Электронной системы управления документооборотом.

22. Характеристика средств формализованного отражения и анализа документооборота и бизнес – процессов и особенности их использования.

23. Понятие электронного документа (ЭД), классы полей ЭД и способы автоматического их заполнения и контроля полей.

24. Требования, предъявляемые к программной системе создания и ведения базы электронных документов. Классы программных средств и их характеристика.

25. Типы и структура неформализованных документов и особенности автоматизации процессов их составления с использованием средств MS Office.

26. Типы, структура и состав реквизитов формализованных ОРД. Особенности автоматизации процессов получения форм электронных типовых документов с использованием средств MS Office.

27. Понятие и виды стандартных документов, особенности автоматизации процессов получения стандартных форм электронных документов с использованием средств MS Office.

28. Виды экономико-статистических документов, структуры документов, методы и программные средства автоматизации составления для них форм электронных документов и обработки.

29. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной системы управления электронными документами «Jet Form».

30. Цели и назначение модуля массового ввода документов. Состав и содержание операций автоматизированного ввода потока документов на бумажном носителе.

31. Классы форм документов и методы составления описания форм документов.

32. Методы распознавания текстов, контроля правильности сканирования и распознавания текстов.

33. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной системы массового ввода документов «Cognitive Forms».

34. Назначение информационно-поисковой системы (ИПС), функции и структура ИПС, содержание ИПЯ.

35. Цели и назначение разработки системы управления электронными документами (СУД), функции, выполняемые СУД, классы СУД и их характеристика.

36. Классификация методов организации хранения и поиска документов в СУД.

37. Характеристика СУД «КЛЕРК». Особенности использования СУД «КЛЕРК» для организации хранения и поиска документов.

38. Характеристика структуры и особенности использования системы управления документами «ГРАН-ДОК» и «ЕВФРАТ».

39. Характеристика функций, структуры и особенностей использования корпоративной системы управления документами «Docs Open».

40. Характеристика методов хранения и поиска документов в корпоративной системе управления документами «Excalibur».

41. Цели, назначение и функции системы электронного документооборота, этапы развития систем, классы систем.

42. Характеристика функций, структуры и особенностей использования автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).

43. Характеристика функций, структуры и особенностей использования систем электронПРАКТИКУМ ПО КУРСУ ного документооборота класса «groupware».

44. Методы организации получения, коллективной обработки и передачи информации в ЭСУД с использованием локальных сетей и средств Internet.

45. Цели и назначение создания СЭДО на принципах технологии «ad-hoc». Состав технического, программного и информационного обеспечения системы ЭП.

46. Характеристика функций, структуры и особенностей эксплуатации системы электронного документооборота 1С: «ДОКУМЕНТООБОРОТ» 1.6.

47. Основные понятия технологии «workflow» и особенности ее применения. Классы используемых систем.

48. Характеристика функций, структуры и технологии применения корпоративной системы «Optima Workflow».

49. Особенности использования корпоративной системы Documentum 4i для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в офисе.

50. Характеристика структуры и особенностей использования интегрированной системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов – Power Docs.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

«Электронные системы управления документооборотом»

Лабораторная работа № 1.

Анализ документооборота и бизнес-процессов предприятия.

Требуется, используя средства Design IDEF 3.5:

1. Определить цель работы некоторого предприятия (вид деятельности), информационные связи его с другими организациями и построить макромодель информационных потоков для данного предприятия.

2. Построить организационную структуру предприятия (фирмы, АО, ТОО или др.), выделить подразделения, которые входят в состав аппарата управления, и основные информационные потоки их соединяющие.

3. Разработать структуру какого-либо подразделения офиса (бухгалтерия, финансовый отдел, юридический отдел и т.д.), выявить состав функций управления и бизнеспроцессов, выполняемых в них, и построить таблицу распределения функций и бизнес-процессов, выполняемых специалистами выделенного подразделения (см. таб. 1).

Таблица 1.

4. Разработать структуру СДОУ, выявить состав функций, выполняемых в ней, и построить таблицу распределения функций и бизнес-процессов, выполняемых специалистами выделенного подразделения СДОУ. Построить модель документооборота для этого подразделения.

5. Определить состав этапов выполнения функций в выделенном подразделении и в СДОУ при получении «Письма» из вышестоящего органа (Министерства) и оформлении материальных потоков, состав получаемых и передаваемых документов и построить для них модели общего и специализированного документооборотом.

6. Используя метод АВС системы Design IDEF 3.5, провести оценку стоимости и трудоемкости обработки документопотоков или бизнес-процессов, выполняемых в этих подразделениях аппарата управления.

Лабораторная работа № 2. Составление электронных документов.

А. Составление форм электронных документов для типовых ОРД средствами MS Office.

Требуется:

1. Разработать электронный формуляр-образец типового организационно-распорядительного документа (ОРД) на экране.

2. Записать его в файл и распечатать.

3. Выбрать образцы трех управленческих документов согласно своему варианту, проверить правильность заполнения реквизитов, ориентируясь на разработанный электронный макет формуляра – образца ОРД и ввести исправления в них.

4. Создать библиотеку форм электронных документов для ОРД, используя образцы, приведенные в исходных условиях и распечатать эти формы.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

5. Заполнить формы переменной информацией и распечатать полученные документы.

Б. Составление формы электронного документа для серийных писем.

Требуется:

1. Создать и распечатать базу данных со значениями переменных полей на три адреса.

2. Создать и распечатать форму электронного документа для серийного письма с реквизитами предприятия – отправителя писем, со стандартным текстом (текст письма разработать самостоятельно) и указанием мест расположения для переменных реквизитов.

3. Выполнить операцию автоматического заполнения полей формы, распечатать полученные письма по трем адресам.

В. Автоматизация составления неформализованных документов средствами MS Windows.

Требуется:

1. Составить текст Годового отчета о работе фирмы, например, «О продаже информационных и программных продуктов по кварталам 200_ года», набрать заголовки разделов и подразделов, проставить страницы и создать оглавление отчета.

2. На второй странице необходимо разбить на колонки и произвести вставку иллюстраций, таблиц и графиков с использованием рамки и без нее.

3. На третьей странице создать и вставить в отчет таблицу «Сводка продаж продукции фирмой по кварталам 200_ года», в которую необходимо ввести формулы расчета сумм продаж, исходя из объема продаж и цены, и итоговых сумм за несколько кварталов.

4. Создать предметный указатель на десять слов.

5. Вставить в текст полученного отчета верхний и нижний колонтитул с названием отчета и распечатать.

Лабораторная работа № 3. Автоматизация хранения, поиска документов с использованием ИПС и СУД.

А. Технология работы с ИПС.

Требуется:

1. Определить состав баз хранимых документов в ИПС «Кодекс» и «Гарант» или «Консультант».

2. Определить состав выполняемых функций системы и построить дерево функций.

3. Определить классы методов поиска.

4. Построить поисковые запросы по каждому методу и распечатать.

5. Выполнит поиск и распечатать ответы на запросы.

Б. Технология работы с СУД.

Требуется:

1. Ввести новый класс (папку) хранимых документов и задать значения параметров документов этого класса, включая ссылки на списки.

2. Ввести форму электронного документа этого класса, используя один из режимов работы с документами, используя средства MS.

3. Используя электронную форму, заполнить значения параметров документа, скопировать их в форму и получить новый экземпляр этого документа.

4. Провести связь между документами по ссылке и обновить значения параметров с помощью списков, вызываемых по ссылке.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

5. Осуществить поиск документов по списку, по атрибутам и по содержанию.

6. Полученные документы распечатать.

Лабораторная работа № 4. Автоматизация документооборота с использованием «1.С ДОКУМЕНТООБОРОТ».

Требуется:

1. Составить или отредактировать «Адресную книгу».

2. Составить и выпустить форму электронного документа для одного из ОРД, разработанного во второй работе, используя программу «Дизайнер форм», провести проверку и выпуск формы.

3. Используя программное средство «Рабочее место» открыть новую папку, вызвать форму электронного документа, заполнить ее и отослать по маршруту.

4. Получить документ согласно запланированному маршруту по сети, выполнить его обработку и отослать его для дальнейшей работы.

Лабораторная работа № 5. Настройка системы электронная почта с использованием MS Outlook.

Требуется:

1. Определить перечень режимов и состав параметров настройки системы.

2. Выполнить настройку и провести обмен фрагментами отчета о работе фирмы.

3. Представить результаты работы руководителю.

Лабораторная работа № 6. Разработка АРМ управления документооборотом.

Требуется:

1. Разработать ТЗ и Постановку задачи для проектирования АСКИД.

2. Спроектировать электронные формы «Регистрационно-контрольной карточки», «Сводки поступивших в организацию документов за месяц», «Сводки распределения документов по подразделениям организации», «Аналитического отчета об исполнении документов в разрезе подразделений и исполнителей».

3. Классификаторы.

4. Инфологическую и даталогическую модели базы данных для АСКИД.

5. Дерево функций, сценарий диалога, дерево программных модулей.

6. Блок-схему технологического процесса обработки данных в диалоговом режиме.

Лабораторная работа № 7. Автоматизация планирования и управления деловыми процессами с использованием технологии «WorkFlow».

Требуется с использованием системы Optima Workflow:

1. Выбрать деловой процесс (процедуру) выполняемую в СДОУ или в каком-либо другом подразделении предприятия.

2. Определить состав работ, выявить исполнителей работ, сроки их выполнения.

3. Составить карту делового процесса и сгенерировать приложение.

4. Составить форму, отражающую содержание делового процесса.

5. Запустить процесс на исполнение и контроль.

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. (Требования к документообороту фирмы на основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

2. О. Ефимова. Средства workflow в рамках общей концепции управления предприятием. – М.: Ж «Электронный офис». Март / Апрель 1997.

3. Козлов М. Технология промышленного ввода в компьютер стандартных форм документов. – М.: Ж. Электронный офис. Ноябрь / Декабрь 1997.

4. Крутицкий Б. Организация делопроизводства и управления в офисе. – BHV – СанктПетербург, 1997.

5. Мазо Б. Обработка форматированных документов. – М.: Ж. Электронный офис.

Ноябрь / Декабрь 1997.

6. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по курсу «Электронные системы управления документооборотом». – М.: МЭСИ, 2002.

7. Смирнова Г.Н. Компьютерное делопроизводство. – Москва, Троицк, ММУБИиТ, 1. Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Серова Г.А. Делопроизводство в бухгалтерии (практическое пособие на основе ГОСТов РФ на документы). – М.: Ж. «Бухгалтерский бюллетень». 1996.

2. Евфрат. Versions 97. Руководство пользователя. – М.:Cognitive Technologies Ltd. 1997.

3. 1С: Документооборот. Версия 1.6. Руководство администратора. – М.: Фирма «1С».

4. www.abbyy.ru 5. www.lotus.com 6. www.terralink.ru 7. www.vest.ru 8. www.garant.spb.ru 9. www.granit.ru 10. www.lanit.ru 11. www.mdi.ru