«Г.Н. Смирнова Проектирование электронных систем управления документооборотом Учебное пособие Практикум по курсу Москва 2004 1 УДК 004.415 ББК 32.973 С 506 Смирнова Г.Н. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ...»

Международный консорциум «Электронный университет»

Московский государственный университет экономики,

статистики и информатики

Евразийский открытый институт

Г.Н. Смирнова

Проектирование

электронных систем управления

документооборотом

Учебное пособие

Практикум по курсу

Москва 2004

1

УДК 004.415 ББК 32.973 С 506 Смирнова Г.Н. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ: Учебное пособие, практикум по курсу / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: 2004. – 127 с.

ISBN 5-7764-0451-7 © Смирнова Г.Н., 2004 © Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, Содержание УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

ТЕМА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ

ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ»............... 1.1. Основные концепции безбумажной технологии управления, предмет и содержание курса.

1.2. Понятие и структура экономической системы (ЭС).

Классификация функций и деловых процессов ЭС.

1.3. Понятие документа, документопотока, документооборота

ТЕМА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

2.1. Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления.

Состав функций и процедур, выполняемых СДОУ.

2.2. Состав Организационно-Распорядительных Документов (ОРД).

Содержание процедуры составления ОРД

2.3. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов

2.4. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов.

2.5. Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

3.1. Назначение экономической информационной системы (ИС).

Классы и структура ИС

3.2. Принципы, методы и средства разработки электронной системы управления документооборотом

ТЕМА 4. ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ

ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Понятие электронного документа (ЭД). Виды ЭД.

Состав операций проектирования ЭД.

4.2. Классификация средств автоматизации составления ЭД.

Требования к системам составления ЭД. Характеристика систем

ТЕМА 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ВВОДА ПОТОКОВ ВХОДЯЩИХ

ДОКУМЕНТОВ

5.1. Назначение и технология работы системы массового ввода бумажных документов.

5.2. Требования, предъявляемые к СМВ. Характеристика систем

ТЕМА 6. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ........ 6.1. Понятие информационно-поисковой системы (ИПС).

Состав компонент и технология работы с ИПС.

6.2. Понятие системы управления электронными документами (СУД).

Проблемы организации СУД

6.3. Классификация и характеристика методов поиска

6.4. Классификация систем DMS. Характеристика систем, используемых для организации архивов

ТЕМА 7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА

7.1. Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО).

Этапы развития и классы СЭДО.

7.2. Характеристика организации СЭДО с использованием технологии «ad-hoc»........... 7.3. Организация систем электронного документооборота класса «GroupWare».............. 7.4. Особенности проектирования автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД)

7.5. Проектирование СЭДО, ориентированных на использование технологии «docflow»

7.6. Проектирование систем автоматизации деловых процессов (САДП)

7.7. Комплексные системы автоматизации документооборота и деловых процессов

Список литературы

ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ

1. Содержание тем программы курса «электронные системы управления документооборотом»

2. Планы семинарских и практических занятий

3. Список вопросов итогового контроля по курсу «электронные системы управления документооборотом»

4. Перечень лабораторных работ по курсу «электронные системы управления документооборотом»

Лабораторная работа № 1. Анализ документооборота и бизнес-процессов предприятия

Лабораторная работа № 2. Составление электронных документов

Лабораторная работа № 3. Автоматизация хранения, поиска документов с использованием СУД и ИПС

Лабораторная работа № 4. Автоматизация документооборота с использованием 1С. ДОКУМЕНТООБОРОТ

Лабораторная работа № 5. Настройка системы электронная почта с использованием MS Outlook

Лабораторная работа № 6. Разработка АРМ управления документооборотом.................. Лабораторная работа № 7. Автоматизация планирования и управления деловыми процессами с использованием технологии «WorkFlow»

5. Литература

Учебное пособие

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

ТЕМА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ

ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ»

1.1. Основные концепции безбумажной технологии управления, В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления. Под управлением понимают процесс задания цели функционирования объекта и выработки воздействий на этот объект в направлении достижения поставленной цели. Цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонент, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Объектами управления могут быть: материальные, денежные, трудовые или информационные ресурсы, используемые при выполнении деловых процессов; сами деловые процессы, выполняемые на предприятии для достижения поставленной цели; подразделения предприятия, где протекают деловые процессы, или все предприятие в целом.

Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий и организаций, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов:

• реинжиниринга бизнес-процессов;

• перехода к безбумажной технологии управления.

В данном курсе рассматривается содержание второго подхода – выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90% информации.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитноцифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Document Management Systems (DMS).

Мощные системы класса DMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии DMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования.

Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами: уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления:

• из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;

• факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;

• входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной • отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.

Многофункциональные системы управления документами развиваются под влиянием перехода от вычислительных сред на базе мейнфреймов к системам на базе микропроцессоров, от монолитных закрытых приложений к открытым и интегрируемым программным компонентам.

Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭДО), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии «docflow», связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии «workflow», предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы.

Системы, основанные на применении технологии «workflow», получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.

Системы электронного документооборота, основанные на использовании этих концепций, обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие:

• Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения принятых решений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

• Поддержка системы контроля качества выпускаемой продукции или выполняемых услуг, соответствующих международным нормам.

• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и • Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).

• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и • Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Предметом курса «Электронные системы управления документооборотом» является теория и практика использования методов и средств перехода к безбумажной технологии управления: автоматизации процедур работы с электронными документами, организации хранения и поиска электронных документов, организации электронного делопроизводства и документооборота и обеспечения управления деловыми процессами в экономической системе.

В настоящее время существует большое количество программных продуктов, реализующих функции систем электронного документооборота, разработанные как на западе, так и нашими отечественными проектировщиками. Основным возражением против систем, основанных на западных продуктах, состоит в том, что технология документооборота должна изначально базироваться на сложившейся в организациях системе работы с документами на национальной управленческой культуре.

Практика западных стран исходит из того, что текущую работу с конкретными документами ведет персонально ответственный менеджер, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизированных папках.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

Отечественная практика – это технология, предопределяющая обязательную регистрацию каждого документа с момента его возникновения в организации и регламентирующая его документооборот, что не предусматривается в западной управленческой традиции.

В западных системах реализована горизонтальная система документооборота, тогда как российские системы основаны на вертикальной схеме. Отличие горизонтальной схемы от вертикальной состоит в том, что в горизонтальной системе документы сразу поступают к исполнителям и руководитель может даже не знать, что в его организацию поступил документ и все решается на уровне горизонтальных связей. При вертикальной системе документооборота предполагается, что документ сначала регистрируется в организации, потом передается руководителю самого верхнего звена, а потом с резолюцией поступает исполнителю.

Следовательно, разрабатываемые системы электронного документооборота для предприятий и организаций нашей страны должны отражать специфику организации отечественного делопроизводства, документооборота, а также особенности выполнения бизнес-процессов.

Поэтому содержанием курса «Проектирование Электронных систем управления документооборотом» является изучение:

• предметной области – структуры экономической системы (ЭС), состава выполняемых функций управления и деловых процессов, реализуемых в ЭС и определяющих маршруты передвижения документов;

• организации делопроизводства и документооборота в экономических системах – структуры системы документационного обеспечения управления (СДОУ), входящей в состав ЭС, процедур обработки документов, выполняемых СДОУ;

• состава системы документации, отражающей состояние экономической системы и разработанные и принятые решения, структур получаемых документов и потоков документов, возникающих при выполнении функций управления и деловых процессов;

• назначения и функций электронной системы управления документооборотом (ЭСУД), перечня и содержания функциональных, обеспечивающих и технологических подсистем ЭСУД;

• принципов, методов, технических и программных средств, с помощью которых выполняются основные функции ЭСУД;

• методов проектирования ЭСУД;

• особенностей проектирования отдельных модулей ЭСУД с использованием компонентного подхода;

• содержание проектирования ЭСУД с использованием Case – технологии;

• основных направлений развития проектов ЭСУД.

1.2. Понятие и структура экономической системы (ЭС).

Все предприятия, организации относятся к категории систем. Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, относительно изолированная от окружающей среды, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития. Поэтому экономическую систему (ЭС) можно трактовать как большую, сложную, кибернетическую систему, предназначенную для получения прибыли. Экономические системы можно классифицировать по уровню управления, на котором она находится:

• системы государственного уровня (например, ЦБ РФ);

• министерского уровня;

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

• уровня объединений и корпораций;

• уровня конкретных предприятий и фирм.

Экономические системы далее можно разделить по отраслям народного хозяйства: на системы, функционирующие в коммерческой сфере, сельскохозяйственные предприятия, предприятия промышленной и непромышленной сферы.

Выделяют следующие свойства экономических систем:

• наличие определенной цели функционирования – получение прибыли в определенной отрасли народного хозяйства;

• целостность системы, благодаря наличию организационной структуры, и относительная изолированность от окружающей среды;

• свойство гомеостазиса, т.е. равновесия системы;

• свойство устойчивости функционирования;

• свойство управляемости для достижения поставленной цели;

• свойство адаптируемости к изменению требований окружающей среды;

• свойство обучаемости за счет учета опыта своей работы в прошлом.

Поскольку состав документов и структура документооборота в значительной степени определяется особенностями организационной структуры конкретного предприятия, а также происходящими на предприятии процессами управления и деловыми процессами, поэтому далее остановимся на рассмотрении этих вопросов. Т.к. любая экономическая система является кибернетической, т.е. управляемой системой, то в ее составе можно выделить две основные компоненты (см. рис. 1.1): объект управления и аппарат управления (система управления).

Объект управления (ОУ) – это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т.е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т.е. процессы, связанные с переработкой материального потока МП1 в материальный поток МП2. Кроме того, на вход ОУ поступают также внешний информационный поток ИП1, который сопровождают материальный, например, «Накладные на транспортировку», «Счета-фактуры на оплату» и др. То же можно сказать и о потоке ИП2, которые сопровождают отпуск готовой продукции или услуг потребителям.

Структурно объект управления может состоять из отделов, цехов, участков и складов, где происходят процессы преобразования ресурсов в готовую продукцию и услуги.

АППАРАТ

УПРАВЛЕНИЯ

ОБЪЕКТ

УПРАВЛЕНИЯ

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

Аппарат управления (АУ) – это подсистема, в которой осуществляются информационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в определенном порядке, все многообразие управленческих функций можно разделить на общие и конкретные функции. В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности.

К основным общим функциям управления относятся следующие: прогнозирования;

планирования; учета; контрольная функция; оперативного управления; анализа; нормирования; организационная; административная. Перечисленные функции взаимосвязаны между собой и их можно представить в виде топологической модели (см. рис. 1.2), отражающей технологию управления. Рассмотрим содержание некоторых из них.

Перспективное развитие предприятия или прогнозирование представляет собой процесс выработки стратегических показателей деятельности предприятия на перспективу с использованием данных о внутренних резервах и о внешней среде: рынке, конкуренции, технологиях и материалах.

Планирование – это функция, связанная с выработкой программы действий, которая послужит в дальнейшем основой формирования производственной системы или средством поддержания ее эффективного существования. Программа действий – это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход. Подготовка программы действий является одной из наиболее важных и трудных задач на всяком предприятии. Она приводит в движение всю систему и служит основой успешной реализации последующих функций.

адм. управление Учет – это функция регистрации, сбора, передачи и обработки и обобщении текущих сведений в подразделениях объекта управления о выполнении плана.

Контроль на предприятии состоит в проверке – все ли протекает согласно принятой программе, установленным организационным принципам и данным распоряжениям.

Его целью является выявление фактов невыполнения программы, допущенных ошибок с целью исправления и избежания их повторения в дальнейшем. Контроль применяется ко

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

всему: к материальным объектам, действиям, людям. Для того чтобы контроль был действенным, его нужно проводить своевременно и сопровождать соответствующими санкциями. По результатам контроля принимаются управленческие решения, направленные на выработку новых планов, реорганизацию производственной системы, активизацию и координацию ее деятельности. Таким образом, запускается новый цикл функционирования системы. Цель координации и контроля – эффективно действующая производственная система.

Оперативное управление. Когда производственная система подготовлена к работе и ее нужно активизировать или когда намечаются сбои в ее работе, необходимо заставить действовать эту систему. Данная функция реализуется путем выдачи распоряжений.

Обычно она распределяется между несколькими руководителями, причем каждый берет на себя определенный круг обязанностей и несет ответственность за их выполнение. После активизации производственная система становится действующей.

Анализ деятельности системы основан на проведении обработки полученных сводных данных и определении тенденций в поведении системы и процессов, протекающих в ней, и получении сведений о ресурсах предприятия, которые используются при составлении нового плана.

Нормирование – это функция определения норм расхода сырья, материалов, труда и т.д. для выполнения заданий каждому работнику, участку и цеху, рассчитываемые на основе среднеотраслевых норм.

Организация – это обеспечение предприятия всем тем, что необходимо для его благополучного функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т.п.

Обладая необходимыми ресурсами, оно должно функционировать соответствующим образом и выполнять поставленные цели. Результатом выполнения данной функции является созданная производственная система. Следует отметить, что на первоначальном этапе существования экономической системы организация подразумевает разработку модели производственной системы, т.е. ее логического описания, а также проектирование ее структуры – состава элементов и взаимосвязей между ними.

Администрирование подразумевает согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Это значит – учитывать в отношении каждой подсистемы предприятия (технической, финансовой, коммерческой и т.д.) те взаимосвязи, которые существуют между ней и ее окружением, и те последствия, которые оказывает ее функционирование на связанные с ней подсистемы.

На предприятии выполняется управление несколькими видами деятельности: например, заготовка сырья и материалов, производство продукции, хранение, обслуживание клиентов и предприятий – потребителей, реализация готовой продукции и др., в соответствии с этим, в аппарате управления выделяют ряд подразделений, которые отвечают за указанные выше виды деятельности (см. рис. 1.3).

Дирекция является подразделением, работники которого отвечают за общие вопросы организации работы системы, за принятие управленческих решений (как стратегических, так и тактических) по всем видам деятельности, за выполнение текущих административно-управленческих функций, осуществление связи с внешней средой.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

ИПIV ИПV

Все остальные подразделения предназначены для подготовки вариантов принимаемых решений, контроля исполнения этих решений и совершенствования процессов управления тем или иным объектом, например, плановый отдел, отдел маркетинга, экономический отдел, отдел материально-технического снабжения, отдел реализации, технический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел и др. Каждое из подразделений предприятия отвечает за конкретный вид деятельности, имеет свой объект управления (поставка сырья и материалов, реализация готовой продукции, управление кадрами, финансовыми ресурсами и т.д.), и выполняет все перечисленные общие функции.

Для достижения поставленной для экономической системы цели работники аппарата и объекта управления участвуют в выполнении деловых процессов (бизнеспроцессов) и процедур. Деловые процессы – это процессы, которые отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции системы, являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями и состоят из отдельных процедур. Деловая процедура – последовательность определенных работ, заданий, операций, совершаемых сотрудниками экономической системы согласно разработанному регламенту для реализации процесса или решения какой-либо задачи.

Деловые процессы также можно классифицировать по видам производственной деятельности: обслуживание клиента, материально-техническое снабжение, управление кадрами, финансами, энергетическим хозяйством, основным и вспомогательным производством, реализацией готовой продукции и т.п.

1.3. Понятие документа, документопотока, документооборота Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько ее видов: управленческая, экономико-статистическая, научно-техническая, юридическая, и др. Ведущее место занимает

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования, так к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;

• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;

• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;

• адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;

• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и, в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом называется системой документации (СД). В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

В системе документации, используемой в любой экономической системе, по содержанию можно выделить класс управленческих или организационно – распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономикостатистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.

Каждый выделенный класс, в свою очередь, по виду может делиться на подмножества документов. Так, среди экономико-статистических документов выделяют плановые, финансовые, статистические, бухгалтерские документы и др. К числу ОРД относят организационные, распорядительские и информационно-справочные документы. Научнотехнические документы включают в себя стандарты, чертежи, техническую и технологическую документацию по изготовлению продукции. Юридические документы можно разделить во видам права: гражданского, уголовного, налогового, арбитражные документы и проч. Каждый вид документов можно подразделить по степени официальности на два класса: официальные и личные. По месту составления все документы делятся на внешние (входящие) и внутренние, которые могут оставаться как на предприятии, так и отправляться другим организациям, т.е. быть исходящими.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

По уровню управления все документы так же, как и экономические системы можно разделить на четыре группы: государственного уровня; министерств; объединений – корпораций; предприятий, фирм или организаций.

По количеству вопросов, содержащихся в документе, можно выделить простые (например, «Докладная записка») и сложные документы (например, «Бизнес-план», «Договор»). По степени подлинности документы под разделяются на подлинники, черновики и копии. По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хранения. По методу обработки документов и их заполнения можно выделить четыре группы документов:

• ручного заполнения;

• машинно-ориентированные документы, предназначенные для ввода с клавиатуры содержащейся в них информации в ЭВМ;

• машинно-читаемые документы, информация которых автоматически вводится • автоматического заполнения и выдачи информации на печать.

По степени гласности выделяют обычные документы, служебного пользования и секретные документы. По назначению существуют индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формой. По языку отображения информации выделяют текстовые документы, табличные, графические, документы с аудиоинформацией и мультимедийные документы.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;

• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;

• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми на третьей стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА

«ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ»

Контрольные вопросы проверки знаний:

1. В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления?

2. Каковы основные концепции перехода к безбумажной технологии управления?

3. Что такое экономическая система?

4. Какие подсистемы можно выделить в экономической системе?

5. Каков набор основных функций управления?

6. Что такое бизнес-процесс?

7. Какие классы бизнес-процессов характерны для экономических систем?

8. Что такое документ и его роль в процессах, протекающих в ЭС?

9. Что такое система документации и каковы основные признаки классификации документов?

10. Что такое документопоток и какие показатели оценки потоков информации используют при проектировании информационных систем?

11. Что такое документооборот, его связь с функциями управления и бизнес-процессами, типы документооборот.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

ТЕМА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

2.1. Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

• документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

• документационного обеспечения управления (ДОУ);

• получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их • контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

• организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

• документирование;

• делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Рассмотрим содержание этих видов деятельности.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство – это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений.

Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, вплетаются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры – за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами – обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющим ее документооборот.

Документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю. По степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.

В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД). Документы, обрабатываемые в структурных подразделениях, составляют специализированный документооборот (например, бухгалтерские, плановые, маркетинговые, юридические и т.д. документы), обеспечивающий документами конкретное направление деятельности организации.

К числу основных функций, которые должны выполнять работники СДОУ любых предприятий, относят следующие:

• прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

• оформление и отправка исходящих документов;

• стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

• формирование дел, сдача их в архив;

• хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;

• совершенствование процесса документарного обеспечения;

• контроль за ведением документационных операций.

В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обрабатывает, эти системы делятся на четыре класса:

• к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. документов в год;

• ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс.

• в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в • в четвертый – менее 10 тыс. документов в год.

Выделенным классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ:

• Управление делами (например, Управление Делами при Президенте РФ);

• Общий отдел (в министерствах);

• Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях);

• Секретарь руководителя (в небольших фирмах).

Наиболее массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроизводства, структура которого представлена на рис. 2.1. Руководитель данной службы подчиняется непосредственно руководителю. Подразделение «По рационализации делопроизводства системы» предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контролировать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Подразделение «По приему и отправке корреспонденции» осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.

Подразделение «По контролю исполнения корреспонденции» выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.

«Архив» осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обработки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления.

Подразделение «Машинное бюро с корректорской группой» предназначено для печати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения.

Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и отслеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения.

Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов.

Разработка таких документов преследует ряд целей:

• обеспечение юридической силы документа;

• закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;

• создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

В 1991 г. была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

ГСДОУ – это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.

Этот комплекс документов был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

• Единые правила составления и оформления документов по РФ.

• Рациональные принципы документооборота.

• Единые правила создания учетно-справочной системы.

• Формы и методы контроля исполнения документов.

• Правила составления номенклатуры дел.

• Принципы формирования дел.

• Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

• Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

С 1993 г. действует «Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств», устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

Основные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)». В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Еще один аспект регламентации работы с документами – их архивное хранение.

Главным нормативным документом в этой области являются «Основные правила работы ведомственных архивов», вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К «Основным правилам» прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

Практическое значение при организации архивного хранения документов в организации имеет такой нормативный документ, как «Перечень типовых документов», образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список документов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций.

«Перечень» дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Согласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд РФ входят архивные документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. «Распоряжение Правительства РосОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

сийской Федерации» от 21.03.94 № 358-р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.

Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов и инструкций.

ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационнораспорядительных документов. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1988 г. ГОСТ 6.10.1-88 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Инструкции по делопроизводству – это основной руководящий материал, определяющий порядок заполнения документов и организацию работы с документами в учреждении, на предприятии и в организации.

К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных процессов, разработанных в ГСДОУ, относятся:

• установление рациональных форм организации СДОУ;

• использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

• унификация и стандартизация документов;

• автоматизация делопроизводственных процессов.

В данном курсе более детально рассматриваются содержание и методы реализации двух последних направлений.

Разрабатываемые или внедряемые готовые электронные системы документооборота должны учитывать правила отечественного делопроизводства и затем быть настроены на параметры конкретного предприятия. Отсюда вытекает вывод о том, чтобы автоматизировать делопроизводство и документооборот на предприятии необходимо предварительно хорошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание делопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях России.

2.2. Состав Организационно-Распорядительных Документов (ОРД).

Служба СДОУ ориентирована на работу с организационно-распорядительными документами (ОРД), которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса:

Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы,

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам.

К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур.

Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.

Рассматривая возможность замены бумажной технологии управления безбумажной, необходимо иметь в виду, что каждый организационно-распорядительный документ состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) ОРД делятся на два класса:

• изованные документы;

• неформализованные документы.

К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы.

Формализованные документы характеризуются следующими свойствами:

• Наличием типового состава реквизитов.

• Наличие типового расположения реквизитов по колонкам и по иерархии соподчиненности. Для оформления типовых документов существует восемь стандартных положений табулятора (колонок).

• Стандартные документы помимо этого имеют стандартное оформление (стили) • Использование бумаги стандартных размеров А3 (420 * 297), А4 (210 * 297) и А5 (148 * 210) согласно ГОСТ 9327-87.

В структуре типового документа выделяется три зоны (см. рис. 2.2.):

• 1-я – заголовочная часть, включающая с 1-й по 18-й реквизит;

• 2-я – содержательная часть содержит с 19 по 22 реквизит;

• 3-я – оформительная часть включает 23–31 реквизит.

Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на два вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов.

Шаблон – это макет документа, в который заранее заносятся значения постоянных реквизитов и создаются трафареты, т.е. отводятся места для значений переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками готовых документов, а для документов, разрабатываемых на ЭВМ, называются формами электронных документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Бланки для типовых документов создают двух типов:

• общие бланки (для приказов, для распоряжений, для решений и для протоколов);

• бланки для писем.

Шаблоны (бланки) могут иметь два способа расположения заголовочных реквизитов:

• продольное (центрированное) расположение;

• угловое расположение.

1) Продольное (центрированное) расположение предполагает размещение реквизитов заголовочной зоны симметрично по центру см. рис. 2.3):

Рис. 2.3. Схема центрированного расположения реквизитов

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

2) Угловое расположение (применяется, когда есть адресная часть в документе или гриф утверждения) (см. рис. 2.4):

Рис. 2.4. Схема углового расположения реквизитов Проекты исходящих документов готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений, редактируются и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в СДОУ для представления на рассмотрение руководству.

К числу основных операций технологического процесса составления типовых документов можно отнести следующие:

1. составление шаблонов документов и хранение их в базе;

2. разработка проекта документа в структурном подразделении;

3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией;

4. выдача на печать;

5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

6. редактирование и корректировка документа;

7. печать и подписание документа;

8. утверждение документа руководством;

9. размножение (копирование) документов;

10. регистрация и рассылка документов.

Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа и состава отдельных компонент, которые входят в неформализованные документы можно выделить следующие особенности:

• содержат малое количество типовых реквизитов;

• содержание документов располагается как правило на нескольких страницах (Например, отчеты и обзоры содержат иногда десятки и сотни страниц);

• страницы могут содержать текстовую, табличную, графическую информацию;

• текстовая часть может быть структурирована в виде абзацев или колонок;

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

• в состав многостраничного документа могут входить следующие компоненты:

оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски. На рисунке 2.5 приведена схема структуры неформализованного документа.

левое красная левый отступ *) сноска Предметный указатель Рис. 2.5. Схема структуры неформализованного документа Технология обработки неформализованных документов включает следующие типовые операции:

1. ввод текста с текущей корректировкой;

2. орфографическая проверка текста;

3. компоновка страниц;

2. вставка сносок;

3. вставка предметного указателя;

4. вставка колонтитулов;

5. изменение стиля, шрифтов;

6. составление оглавления;

7. печать;

8. согласование и редактирование;

9. печать, утверждение и рассылка.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

2.3. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направления деятельности, организационная структура, территориальное размещение подразделений, типы документов, объемы потоков документов, регламенты документооборота и т.п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

С точки зрения работников СДОУ выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

• Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство из них порождают соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки, которые определяются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо сроком исполнения, указанным непосредственно во • Исходящие. Обычно являются ответом организации на соответствующие входящие документы, хотя некоторые из них готовятся на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать дополнительно поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.., в срок до …»).

• Внутренние. Используются для организации работы предприятия. Через СДОУ проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально распределены) и приказы руководства. Также через СДОУ проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ в СДОУ, где его преобразуют в исходящий и отправят по назначению.

В процедуре приема-передачи документов принимают участие только входящие и исходящие документы. Внутренние документы после регистрации поступают руководству на рассмотрение.

Процедура обработки входящих и внутренних документов предназначена для контроля за правильностью поступления корреспонденции по адресу, за полнотой и целостностью корреспонденции, для фильтрации потоков входящих документов и переадресации их по назначению.

Входящие документы подвергаются следующим основным операциям обработки:

• экспедиционной обработке;

• первичной регистрации;

• индексированию документов;

• открытию «Регистрационных карточек»;

• передаче на рассмотрение руководству.

Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение СДОУ – экспедицию. Там они подвергаются первичной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые документы и нерегистрируемые.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров и запись установленных сведений о них в регистрационные документы. Регистрации подвергаются и созданные внутренние документы. Регистрируется входящая корреспонденция и поток внутренних документов согласно следующему списку (см. таблицу 2.1).

Список регистрируемых и нерегистрируемых документов 1. Перечень регистрируемых до- 2. Перечень нерегистрируемых документов:

кументов:

1.1 поступающие из вышестоящих 2.1. письма для сведения;

1.2 направляемые в вышестоящие 2.3. ТЗ на командировки и сметы затрат;

1.3 приказы по вопросам внутрен- 2.5. графики, наряды, заявки;

1.4 приказы по личному составу; 2.7. учебные планы, программы;

1. На нерегистрируемых документах проставляют только «дату поступления», и они отправляются адресатам, в качестве которых могут выступать подразделения предприятия или конкретные лица. В случае отправки документов в подразделения они проходят в них такую же регистрацию, как и в службе СДОУ, т.е. отражаются в своих регистрационных документах. Требования, которые должны всегда соблюдаться, – это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

На регистрируемых документах проставляется «дата поступления» и «регистрационный номер», т.е. заполняется 31 реквизит. При выполнении этой операции используются следующие документы: классификаторы документов и подразделений, а также «Номенклатура документов».

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Другой важной операцией является индексирование документа, т.е. присвоение ему индекса, используемого для поиска документов. Индекс документа – это составной реквизит и состоит из трех частей:

Индекс документа = Код отдела / Индекс дела / Регистрационный номер, где:

• код отдела характеризует место исполнения документа, • индекс дела – место хранения этого документа, • регистрационный номер – номер документа в порядке его поступления по журналу.

На каждый регистрируемый документ открывается «Регистрационная карточка», если поток документов достаточно велик, или делается запись в «Журналах регистрации входящих и внутренних документов» при небольших потоках поступающих документов, в которых отражаются основные атрибуты документов (см. табл. 2.2., 2.3).

Дата поступления, Исполнитель Заголовок текста Резолюция Отметка об Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение.

При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству на рассмотрение.

В последнем случае зарегистрированные документы отправляются работниками службы СДОУ руководителям соответствующих подразделений на дальнейшее рассмотрение согласно регламента прохождения каждого документа.

Процедура обработки исходящих документов включает в свой состав ряд операций по составлению и регистрации документов, первые три из которых были рассмотрены в предыдущей процедуре:

1. разработка проекта документа в структурном подразделении;

2. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

3. утверждение документа руководством;

4. регистрация документа;

5. индексирование документа;

6. экспедиционная обработка документа;

7. отправка документа.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в СДОУ.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в СДОУ после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера и в проставлении записи в «Журнале регистрации исходящих документов» (см. рис. 2.4), который имеет форму, аналогичную вышеприведенному журналу.

Дата поступления, Адресат Заголовок текста документа Резолюция Отметка об Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

2.3. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов Функция контроля над исполнением документов – наиболее важная функция СДОУ. От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организацией и, в конечном счете, – эффективность функционирования всей системы.

Все документы, поступающие на исполнение, делятся на контролируемые и не контролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы:

• документы государственного значения;

• приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;

• приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия).

В контроле исполнения можно выделить следующих три этапа: текущий контроль исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки.

Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций (см.

рис. 2.8). Рассмотрим содержание некоторых операций.

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена «резолюция». «Резолюция» – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

- указание руководства, что делать (некоторая команда);

- указывается исполнитель:

• подразделение, где исполняется, • Ф.И.О. конкретного исполнителя;

- сроки исполнения;

- подпись руководителя;

- дата проставления резолюции.

Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ – поручение.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, – который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т.д.

В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный документопоток, состоящий из «Контрольных карточек». «Контрольная карточка» состоит из трех разделов: в которые заносят реквизиты:

- в первый раздел заносят основные реквизиты «Регистрационных карточек», полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;

- во второй раздел заносят реквизиты резолюции;

- в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.

На основе параметров «Карточек» осуществляется впоследствии поиск документов и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в «Контрольную карточку» или в «Журналы регистрации», документ отправляется по адресу на исполнение, а «Контрольная карточка» вводится в «Справочную картотеку», которая является основным инструментом контроля.

«Справочная картотека», состоит из двух разделов:

• I-ый раздел содержит карточки неисполненных документов;

• II-ой раздел включает карточки исполненных документов.

Сортировка «Контрольных карточек» в разделе «неисполненных» документов осуществляется по следующим признакам:

• исполнителям;

• корреспондентам;

• датам исполнения.

Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки в следующем порядке:

• с 1-ой по 31-ую ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;

• в 32-ую ячейку ставятся карточки тех документов, «срок исполнения которых • в 33-ую ячейку ставят карточки документов «неисполненных в срок»;

• в 34-ую попадают карточки, для которых был «срок не определен»;

• в 35-ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию – «срок перенесен».

Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку принадлежности к «подразделениям» и к определенному «вопросу».

Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой «напоминаний» исполнителям и проставлением соответствующих отметок в «Контрольной карточке».

В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки «об исполнении документа» в самом документе (29 реквизит) и отметки «о снятии с контроля» в «Журнале регистрации документов» или в «Контрольной карточке».

Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах контроля, составление «Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю»

(см. табл. 2.5.) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из «Справочной картотеки».

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

«Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по состоянию на _ 200г.»

№ Наименование п/п структурного Документы на контроле Из них документы подразделения Всего Поступившие Не испол- Испол- С про- Пров предыдущем ненные в ненные дленным сроченмесяце срок в срок сроком ные На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.

2.5. Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формирования дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования – одна из основных задач службы документационного обеспечения управления. Организация хранение документов в экономической системе включает несколько этапов (см. рис. 2.6.). Сначала формируются дела, в которых в течение одного года хранятся исполненные документы, а затем дела передаются в ведомственный архив (архив организации). После ведомственного хранения часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Остановимся на содержании основных понятий этой процедуры.

Рис. 2.6. Схема организации документов в организации Дело – это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Формирование дел – это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует операция составления «Номенклатуры дел».

«Номенклатура дел» – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии или в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. «Номенклатура дел» – это ориентировочный список

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

дел, название которых затем переносят на обложку «Дела» и оно становится его заголовком, в результате чего документы, по мере их исполнения, будут попадать только в те «Дела», которые были предусмотрены номенклатурой.

«Номенклатура дела» должна включать в себя как внешние, так и внутренние документы и должна отражать все вопросы, по поводу которых возникают документы. В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в «Дела» согласно действующей «Номенклатуре». При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится «Дело» с новым заголовком, о чем делается пометка в «Номенклатуре». Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения «Дела» с предусмотренным заголовком, в этом случае необходимо делать отметку о том, что «Дело» по данной позиции «Номенклатуры» не заведено. О каждом заведенном «Деле» в «Номенклатуре» делается пометка «заведено».

При выполнении процедуры «Формирования дел и сдачи дел в архив» выполняются следующие группы операций:

I. Формирование «Номенклатуры дел».

Структура архива организации выстраивается согласно «Номенклатуре дел». Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель определяет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования «Дел». К числу основных признаков выделения «Дел» относят следующие:

• географический;

• корреспондентский, Далее следует операция редактирования названий «Дел», составление «Номенклатуры дел» и ее утверждение. При составлении НД каждому «Делу» присваивается его индекс, который служит кодом «Дела» и имеет сложную структуру. В него входят два кода:

код вида или структурного подразделения (2 знака) и код номера дела (1 знак).

Индекс дела имеет следующую структуру «Дело» может состоять из нескольких томов. Каждое «Дело» должно иметь не более 250 страниц, в случае наличия большего числа страниц, в этом «Деле» открывают новый том.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

В «Номенклатуре дел» для каждого «Дела» могут быть указаны примечания. К основным типам примечаний относятся следующие: о не заведении «Дел»; о переходящих «Делах»; об уничтожении «Дел»; о месте хранения подлинников.

«Номенклатура дел» пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект «Номенклатуры» подлежит утверждению руководителем организации.

II. Составление и хранение «Дел».

Организация хранения документов в «Делах» должна отвечать нескольким требованиям: оперативности поиска, полноты выдачи документов по запросу, надежности хранения.

При выполнении этого комплекса операций осуществляется отбор документов в «Дела». К основным принципам отбора относятся:

• исполнение документа;

• правильность заполнения;

• определенный период составления.

Отобранные документы объединяются в папки, для каждой из которых составляются предварительно «Обложка дела». В каждую обложку включают следующие реквизиты: Наименование предприятия; Наименование подразделения; Индекс дел по номенклатуре; Порядковый номер тома в деле; Заголовок дела; Дата начала дела; Дата конца дела;

Сроки хранения.

Отобранные документы помещают в соответствующую папку с обложкой, после чего осуществляют определение порядка следования документов в «Деле». Существует несколько методов упорядочения документов в «Деле»: нумерационный; по вопросам;

алфавитный.

Для каждого типа документов существует свой порядок расположения. Ниже на рис. 2.7. приведены примеры порядка расположения некоторых документов внутри «Дела»:

Рис. 2.7. Схемы порядка расположения некоторых видов документов внутри «Дела»

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Далее осуществляется хранение документов в «Делах» в течение одного года. Поскольку для выполнения функций управления или деловых процессов может возникнуть необходимость в поиске и выдаче необходимого документа, то в этом случае документ отыскивается по реквизитам «Обложки дела» и выдается пользователю. Вместо выданного документа в дело вкладывается «Акт о выдаче документа», в котором указано наименование документа, его основные реквизиты, Ф.И.О. специалиста, кому выдали документ и его подпись, наименование подразделения или его код и срок, на который был выдан документ.

III. Сдача в архив.

После этапа хранения документов в «Делах» в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка «дел» по срокам их хранения:

• кратковременного хранения;

• долговременного хранения;

• постоянного хранения.

Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается.

Отобранные «Дела» подвергаются проверке по содержанию и сортировке документов внутри «Дел» по отнесению их к одному временному периоду. После чего проводится составление «Внутренней описи дел» (см. табл. 2.6).

Внутренняя опись документов, находящихся в деле № _ № Наименование и краткое Дата составле- Индекс документов Номера листов п/п содержание документа ния документа Далее осуществляется нумерация страниц в каждом «Деле» и скрепление страниц.

Затем «Дела» по типу документов, содержащихся в них группируются на три класса:

• «Дела» с документами от вышестоящих организаций;

• «Дела» с документами по личному составу;

• «Дела» с документами организации.

Составляется «опись дел» за определенный год (см. табл. 2.7).

После выполнения этого комплекса операций осуществляется сдача «Дел» в Архив предприятия по «Описи». При этом сдаются на хранение не только «Дела» с документами, но и «Регистрационные карточки» для поиска документов в Архиве предприятия.

На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление «Описи дел», направляемых в Государственный Архив, и сдача их вместе с относящимися к ним «Регистрационными карточками».

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ

Контрольные вопросы проверки знаний:

1. Что такое служба СДОУ, ее роль в организации документооборота в экономической 2. Какие функции выполняет СДОУ?

3. Что такое делопроизводство?

4. Какие типы документооборота курирует СДОУ?

5. Какие классы форм организации СДОУ вы знаете?

6. Что такое ОРД и какие классы ОРД по содержанию и структуре выделяют?

7. Каково структура типовых ОРД?

8. В чем особенности структуры неформализованных ОРД?

9. Каков состав операций процедуры составления типовых и неформализованных документов?

10. Каков состав операций процедуры приема-передачи для разных классов потоков информации?

11. Каково назначение процедуры контроля исполнения документов?

12. Каков состав операций процедуры контроля исполнения документов?

13. Какое назначение контрольно-регистрационной карточки?

14. Какова структура процедуры формирования дел и сдачи их в архив?

15. Что такое «Дело»?

16. Что такое «Номенклатура дел « и ее назначение?

17. Каков состав операций процедуры «Формирование дел и сдача их в архив»?

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

3.1. Назначение экономической информационной системы (ИС).

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления, можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Экономическая информационная система (ИС) представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений. ИС – это сложная кибернетическая система, объединяющая потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы, в составе которой можно выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие (см. рис. 3.1.).

Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических систем, например, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы:

• перспективного развития или прогнозирования;

• текущего планирования;

• оперативного управления производством;

• управления финансами;

• бухгалтерского учета;

• материально-технического снабжения;

• реализации и сбыта;

• управления кадрами и др.

Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:

• экономическое обеспечение (ЭО), включающего состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче и методы их расчета;

• математическое обеспечения (МО), состоящее из экономико-математических моделей, методов, алгоритмов их реализации;

• программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную систему, операционную оболочку, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональных пакетов прикладных программ (ППП), методо-ориентированные ППП, профессионально-ориентированные ППП);

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ

ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПОДСИСТЕМЫ

ЭО ПО ИО ТО

ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

• информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода-вывода документов, базы данных, электронные архивы);

• технического обеспечения (ТО) – ЭВМ, периферийные средства, множительная • технологическое обеспечение (Техн. О), представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при решении своих задач.

Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:

• организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.);

• правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций.

Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ – это совокупность методических программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем. Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др.), объединенных общей информационной

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

базой и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение.

Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т.е. от типов используемых информационных технологий.

Например, для функций, выполняемых в отделе СДОУ, можно выделить следующие типы АРМ (см рис. 3.3): менеджера офиса, для составления документов, планирования труда в офисе, контроля исполнения поручений, приема-передачи информации, регистрации, распределения, формирования дел, сканирования документов и перевода их из бумажного вида в электронный, база электронных (БЭД) и бумажных документов (ББД).

ИС можно классифицировать по нескольким признакам. Например, по уровню управления, который занимает та экономическая система, для которой она разрабатывается: государственный уровень, уровень министерств и ведомств, ИС объединений и отдельных предприятий и по отраслям народного хозяйства (машиностроение, торговля, сельское хозяйство, сфера услуг т.д.).

По территориальному разнесению подразделений, входящих в состав экономической системы, а следовательно, по технической реализации ИС и формам ее организационной структуры можно выделить централизованные и децентрализованные системы (с удаленной обработкой данных), локальные и распределенные системы, основными компонентами которой являются автоматизированные рабочие места.

По степени сложности или по масштабу ИС можно разделить на несколько классов:

• Однопользовательские настольные ИС (personal) – системы на одного специалиста, объединяющие на одном автоматизированном рабочем месте несколько управленческих функций или задач и располагающие локальной базой данных или совокупностью локальных файлов. Единицей обработки в таких системах является задача, а техническим обеспечением отдельная ЭВМ.

• Многопользовательские информационные системы низкого уровня (low-end multiuser) – это системы для уровня отделов или подразделений экономических систем, соответствующие функциональной подсистеме, состоящей из нескольких автоматизированных рабочих мест, реализующих некоторую совокупность задач имеющих общую базу данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой «файл-сервер».

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Архитектура «файл-сервер» позволяет обеспечивать хранение единой базы данных для всех пользователей например, одного отдела; обеспечение доступа к этой базе новых пользователей; выдачу файлов на машину пользователей по требованию. К числу недостатков использования данной архитектуры можно отнести: возможность использования только одного типа СУБД на клиентской машине и на «файл-сервере»; при больших объемах информации в базе данных наблюдается снижение производительности системы, поскольку значительно увеличиваются объемы передаваемых данных.

• Многопользовательские информационные системы среднего уровня (enterprise) – это системы масштаба предприятий, включающие в свой состав несколько функциональных подсистем, интегрированных на общей базе данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой «клиент-сервер».