Московский Государственный Университет им. М.В. Ломоносова

Экономический факультет

На правах рукописи

Дорохова Евгения Владимировна

ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ СТРУКТУРИРОВАНИЕ

СИСТЕМЫ УЧЕТА

В ПРОЦЕССЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

Специальность 08.00.12 – «Бухгалтерский учет, статистика»

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва – 2007 Диссертация выполнена на кафедре учета, анализа и аудита экономического факультета Московского Государственного Университета им. М.В. Ломоносова.

Научный руководитель: кандидат экономических наук, доцент Емельянов Игорь Алексеевич

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор Петрова Валентина Ивановна кандидат экономических наук, доцент Шадаева Светлана Леонидовна

Ведущая организация: ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Защита состоится «17» мая 2007 г. в 15:15 часов на заседании диссертационного совета Д 501.001.18 при Московском Государственном Университете им. М.В. Ломоносова по адресу: 119992, Москва, ГСП – 2, Ленинские горы, МГУ 2-й учебный корпус, экономический факультет, аудитория № 413.

С диссертацией можно ознакомиться в научной библиотеке 2-го учебного корпуса МГУ им. М.В. Ломоносова.

Автореферат разослан «» апреля 2007 г.

Ученый секретарь диссертационного совета Д 501.001. при МГУ им. М.В. Ломоносова доктор экономических наук, профессор Суйц В.П.

I.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. Стремительное развитие отечественной экономики, ее интеграция в мировое сообщество обусловили многие изменения как на макро – (государственном), так и на микро-уровне (отдельный хозяйствующий субъект).

С одной стороны, государственное регулирование хозяйственной деятельности и учета ее результатов отразилось в таких основных документах как Программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (Указ Президента и постановления Правительства Российской Федерации) 1 и Федеральная Целевая Программа «Электронная Россия (2002 – годы)» 2. В соответствии с Программой разрабатываются национальные стандарты (подходы, принципы, правила и нормы) существенно расширяющие права самостоятельных хозяйствующих субъектов в принятии учетных решений, а также, вводящие в систему бухгалтерского учета и отчетности новые объекты, понятия, критерии, способы, методы и формы учетной работы. А основными задачами ФЦП «Электронная Россия» являются совершенствование законодательства и системы государственного регулирования в сфере информационных и коммуникационных технологий; совершенствование взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления с хозяйствующими субъектами и внедрение информационных и коммуникационных технологий в реальный сектор экономики.

С другой стороны, возможность сотрудничества с зарубежными компаниями, выход на международные рынки, а также усиление конкурентной борьбы за отечественного потребителя вынуждают предприятия активно искать пути повышения эффективности своей деятельности. Таким образом, появилась насущная, острая потребность в реальном оперативном управлении бизнесом.

Термин «управление» подразумевает под собой активное воздействие на управляемую систему для достижения определенной цели или целей. Данное определение говорит о необходимости постоянного анализа всевозможной информации о деятельности хозяйствующего субъекта. Следовательно, встает вопрос об эффективном и оперативном манипулировании разнородными и подчас глобальными Постановление от 06.03.98 г. №283 «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с Международными Стандартами Финансовой Отчетности»

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2001 г., № 207-р потоками информации с тем, чтобы получать наиболее полный и в то же время релевантный набор сведений для принятия обоснованных управленческих решений.

Ответом на выдвинутые требования менеджмента и государственного управления стала система бухгалтерского учета. Во-первых, исторически сложилось, что именно она занимается сбором, обработкой, структурированием и хранением всевозможных данных о хозяйственной деятельности предприятия, его имуществе и обязательствах. Во-вторых, произошло расширение круга субъектов, принимающих инвестиционные, а также другие хозяйственные решения и опирающиеся при этом на данные бухгалтерского учета.

В связи с этим, система учета представляет собой важнейший элемент инфраструктуры экономики, призванный связывать воедино как частные, так и государственные интересы и организации. Именно поэтому ее реформированию и модернизации, которые направлены на формирование эффективной системы учета, отвечающей требованиям заинтересованных пользователей бухгалтерской информации, уделяется большое внимание, как со стороны руководства компаний, так и со стороны государства.

Автоматизация учетной деятельности предприятия таит в себе безграничные возможности не только в оперативном контроле финансов, товаров и других активов с пассивами, но и в области их аналитики. На основе получаемых данных у руководства предприятия появляется инструмент имитационного моделирования, который позволяет ему прогнозировать последствия тех или иных управленческих шагов. В свою очередь это приводит к снижению степени неопределенности в процессе анализа, а также оперативного и стратегического планирования деятельности предприятия.

Немаловажным фактором является и снижение трудозатрат, а также времени на обработку учетной информации с целью получения управленческой и финансовой отчетности. Таким образом, трудно преувеличить значимость внедрения новых информационных технологий, базирующихся на современных программных продуктах.

Однако для их эффективного использования систему учета необходимо структурировать с тем, чтобы информация вносилась в программу единожды и содержала всю необходимую аналитику для дальнейшей обработки и предоставления заинтересованным пользователям. Исследование и оптимизация существующих бизнеспроцессов, т.е. организационного устройства процесса возникновения и учета информации о деятельности предприятия, позволяют эффективно использовать технико-технологические достижения на практике.

мероприятий, который может затрагивать как отдельные области учета, так и работу организации в целом. В связи с этим только грамотное внедрение информационных технологий будет способствовать не только ускорению производственных и управленческих процессов, но и увеличению прибыли, уменьшению затрат, а также служить одним из факторов дальнейшего стабильного развития предприятия.

Цель и задачи исследования. Цель работы – разработать основные принципы структурирования системы учета в процессе внедрения программного обеспечения, а также определить критерии отнесения формы ведения бухгалтерского учета к автоматизированной.

Исходя из выбранной цели, в работе поставлены и решены следующие задачи, определяющие логику и структуру диссертации:

информационной системе Охарактеризовать автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета Сформулировать и обосновать основные требования к организационной структуре системы учета, которые необходимы для получения наибольшего эффекта от автоматизации автоматизированных систем Обосновать необходимость проведения организационно-технических мероприятий для успешного внедрения автоматизированных систем учета и управления на современных российских предприятиях автоматизированных систем Доказать эффективность использования автоматизированной формы ведения Предмет и объект исследования. Предмет исследования – автоматизированная форма ведения бухучета и процедура внедрения современного учетно-управленческого программного обеспечения.

Объект исследования – система учета юридических лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, которая представляет собой разнородные потоки информации, подлежащие структурирования и автоматизации с целью оперативного анализа со стороны внутренних и внешних пользователей.

Теоретической и методологической основой исследования были научные труды отечественных ученых и специалистов в области бухгалтерского учета и отчетности: Безруких П.С., Соколова Я.В., Палия В.Ф., Ремизова Н.А., Шеремета А.Д., Кондракова Н.П., Поляковой С.И., Старовойтовой Е.В., Качалина В.В., Балабанова И.Т., Николаевой О. Е., Шишковой Т.В., Вахрушиной М.А., и других, а также материалы периодических изданий по избранной теме исследования.

При написании диссертации использовались работы зарубежных авторов:

Апчерча А., Мюллера Г., Гернона Х., Миика Г., Друри К., Альтшулера И., Долан Э.

Дж., Трейси Мейор и других.

Теоретической основой явились также действующие законодательно-правовые и нормативные акты в области бухгалтерского учета, налогообложения и аудита, российские и международные стандарты финансовой отчетности.

Методологической основой исследования является использование системного и комплексного, исторического и логического подходов, обеспечивших обоснованное раскрытие сущности и содержания организационно-технического структурирования учетной деятельности в процессе автоматизации.

общенаучные методы познания, как восхождение от явления к сущности, анализ и синтез, обоснование причинно-следственных связей, а также конкретно-научные методы познания: наблюдение, сравнение, классификация, группировка, интерпретация, суждении и другие.

Работа выполнена в рамках раздела «Бухгалтерский учет и экономический анализ» паспорта специальности ВАК Минобразования РФ 08.00.12 – Бухгалтерский учет, статистика.

Научная новизна. Научная новизна проведенного исследования состоит в выявлении и совершенствовании организационно-технических подходов по структурированию системы учета для целей автоматизации, формализации определяющих характеристик автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета, а также в разработке методологии внедрения бухгалтерского программного обеспечения.

На защиту выносятся следующие положения, представляющие научную новизну:

автоматизированной;

раскрыта суть организационного структурирования системы учета, заключающегося, прежде всего, в выявлении бизнес-процессов предприятия, их регламентации и оптимизации с целью успешного проведения процесса автоматизации;

предложена последовательность типовых, по мнению диссертанта, процедур по внедрению автоматизированных систем, позволяющая получить хозяйствующему субъекту максимальный эффект от инвестиций в информационные технологии;

обоснована доминирующая роль автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями, предъявляемыми к современной системе учета со стороны внешних и внутренних пользователей;

доказана эффективность использования комплексной автоматизации для средних и крупных предприятий по сравнению с частичной или «лоскутной».

использования его результатов для:

- дальнейшего совершенствования работы по стандартизации процесса внедрения автоматизированных систем учета и управления в целях реализации программы «Электронная Россия»;

- применения основных выводов и рекомендаций при автоматизации бухгалтерского учета на отечественных предприятиях сферы производства, сбыта, обслуживания;

- оценки эффективности инвестирования средств в информационные технологии, определения возможных доходов и расходов в связи с автоматизацией учета, а также рисков и последствий, вызванных технико-технологическими нововведениями.

Апробация результатов исследования. Полученные результаты успешно апробированы в хозяйственно-экономической деятельности ряда организаций, среди них можно выделить ОАО ХФК «Акрихин», ООО «Городской Супермаркет».

Результаты исследования представлены в научных статьях.

исследования опубликованы в 7 работах общим объемом 3,39 печатных листов.

Объем и структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения. Работа содержит аналитические таблицы, схемы, диаграммы, screen short (окна программы), формулы, список использованной литературы и приложения.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, его научная новизна, теоретическая и практическая значимость, указываются цель и задачи исследования.

В главе 1 «Оптимизация ведения бухгалтерского учета в современных условиях»

приведены основные цели и задачи, стоящие перед современным бухгалтерским учетом, влияющие на функциональное наполнение программных продуктов.

Охарактеризован инструментарий для оптимизации ведения бухгалтерского учета – автоматизированные системы учета и управления.

В главе 2 «Организационно-техническое структурирование системы учета в процессе внедрения автоматизированных систем управления» указана важность формализации и структуризации бизнес-процессов хозяйствующего субъекта.

Необходимость структурирования бизнес-процессов предприятия показана на примере учета поставки заказанного товара в условиях частичной или «лоскутной» и комплексной автоматизации. Это служит наглядным подтверждением эффективности использования последней для средних и крупных предприятий. Приведены основные требования к структуре системы учета с целью ее дальнейшей автоматизации.

Анализируются существующие подходы к построению эффективной системы учета.

Сравниваются основные достоинства и недостатки существующих форм ведения бухучета с целью определения наиболее эффективной в современных условиях.

Представлены характеристики, позволяющие отнести форму ведения бухучета к автоматизированной.

В главе 3 «Исследование построения автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета» сформулированы и обоснованы основные принципы и этапы внедрения систем автоматизации, рассмотрены основные риски внедрения и способы их нивелирования, а затронуты вопросы оценки эффективности от внедрения бухгалтерского программного обеспечения. Даны примеры структурирования учета в рамках нескольких известных программных продуктов. Описана практическая апробация внедрения автоматизированной системы на предприятии розничной торговли.

В заключении сформулированы основные результаты и выводы, полученные в ходе проведенного исследования.

Роль и значение бухгалтерского учета как информационного источника Бухгалтерский учет на протяжении веков оттачивал методологию стандартизации и унификации отражения информации о деятельности хозяйствующих субъектов для предоставления ее заинтересованным пользователям.

С переходом отечественной экономики на рыночные отношения инициатива и возможность принимать управленческие решения, влияющие на хозяйственную деятельность и ее результаты, появилась у частных предприятий. Вследствие этого именно внутренние пользователи учетных данных оказались заинтересованы в обладании достоверной информацией о структуре и величине своих активов и пассивов.

В связи с тем, что исторически роль источника данной информации играл бухгалтерский учет, он приобрел большое значение в повышении эффективности деятельности компаний. Так в научной литературе предназначение и задача учета регистрацию, обработку, передачу данных об уже свершившихся фактов хозяйственной деятельности, и на этой основе формирование информационной модели о фактических хозяйственных процессах и фактическом состоянии хозяйственной деятельности объекта управления» 3.

В настоящее время в соответствие с международными стандартами систему учета принято подразделять на две составные части: финансовый учет (financial accounting) и управленческий учет (management accounting).

Бухгалтерский учет. Учебное пособие/ С.И. Полякова, Е.В. Старовойтова. М: Изд-во «ИНФРА-М», 2004, 391с.

Системы финансового и управленческого учета имеют общий предмет учета – имущество, обязательства и хозяйственные операции экономического субъекта, а также общую базу первичной информации. Как правило, показатели финансового учета получают дальнейшую детализацию в системе управленческого учета, который решает иные задачи своими методами. Таким образом, данные системы учета можно рассматривать как информационные. Они учитывают, накапливают и предоставляют информацию о хозяйственной деятельности предприятия заинтересованным пользователям.

Со стороны внутренних пользователей к учету, как информационной системе предъявляются требования, касающиеся оперативного функционирования и контроля, а так же стратегического планирования, управления и анализа. Внешние пользователи, в свою очередь, предъявляют высокие требования к достоверности и полноте отражения информации в финансовой отчетности, подготавливаемой в рамках той или иной системы. На их основе возможно проведение дальнейшего анализа, а также оценки состояния и деятельности предприятия.

Формы и содержание управленческой отчетности, так же как и сам управленческий учет являются своеобразной наработкой конкретной организации.

Поэтому этот вид учета регламентируется только информационными потребностями руководства предприятия.

В связи с указанными задачами, которые стоят перед современным бухучетом, ведутся активные работы по оптимизации его ведения. Большую роль в данном процессе играют автоматизированные системы учета и управления. Возможность оперативной обработки учетных данных и представления в виде набора бухгалтерскоуправленческой отчетности доказывают практическую необходимость и экономическую эффективность использования соответствующего программного обеспечения.

Автоматизированные системы как инструмент для обработки учетной В период 1950-1960 годов была осознана роль информации как важнейшего ресурса предприятия, организации, региона, общества в целом. Вследствие этого началась активная работа по созданию автоматизированных информационных систем разного рода. Эволюция информационных систем и изменение подхода к их использованию отражены в следующей таблице.

Таблица 1. Изменение подхода к использованию информационных систем.

1960 гг. расчетных системы обработки обработки документов.

"необходимого зла" электромеханических расчета зарплаты.

1960 - Поддержка основной Информационные Ускорение процесса 1970 - Управленческий Системы поддержки Выработка наиболее 1980 - Информация- Стратегические Обеспечение выживания 2006 гг. стратегический информационные и процветание В настоящее время количество программ автоматизации на российском рынке измеряется сотнями, а их классификация и систематизация представляют собой не самую простую задачу.

Классификация систем автоматизации учета и управления Укрупненная классификация автоматизированных систем основана на стоимостных показателях и областях их применения. Именно такая классификация может помочь руководителю в первоначальной ориентации. В соответствии с ней системы, предназначенные для автоматизации различных видов хозяйственного учета и управления предприятием, можно разделить на три основных класса:

• локальные системы;

• средние интегрированные системы;

• крупные интегрированные системы.

Основные характеристики выделенных классов систем представлены в таблице 2.

СРЕДНИЕ КРУПНЫЕ

ЛОКАЛЬНЫЕ

ИНТЕГРИРОВАН- ИНТЕГРИРОВАННЫЕ

СИСТЕМЫ

НЫЕ СИСТЕМЫ СИСТЕМЫ

Соотношение затрат: лицензия/ внедрение/ оборудование Определение основных характеристик комплексной информационной Комплексная система автоматизации - это система управления финансовохозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий.

Она обеспечивает ведение оперативного, финансового и управленческого учета, строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческо-производственных процессов предприятия.

В целом комплексная автоматизированная система управления предприятием должна обеспечивать:

1) высшее руководство – информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;

2) руководство среднего уровня – информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

3) рядовых сотрудников – эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

Комплексная автоматизированная система управления предприятием фактически представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Можно выделить следующие основные причины необходимости внедрения автоматизированных систем на предприятиях среднего и крупного масштабов:

современного бизнеса:

не масштабирующихся под задачи развивающегося бизнеса предприятия фрагментированных и не позволяющих сформировать консолидированную картину деятельности предприятия бизнес-процессов и недостаточной оперативностью получения и обработки деятельности предприятия и др.

2. Необходимость расширения контактов (и их постоянной поддержки) с поставщиками и клиентами.

3. Достижение желаемого уровня конкурентного преимущества и др.

Так как предметом автоматизации является учетно-хозяйственная деятельность организаций, то внедрение информационных систем представляется процессом, последовательностью шагов, направленных на структурирование учетных данных с целью их дальнейшей обработки в рамках того или иного программного продукта.

Анализ структурирования системы учета в процессе автоматизации.

Для получения максимального количества выгод от выбранной системы автоматизации предприятию следует пройти стадию формализации и структуризации своих бизнес-процессов.

Это позволит учесть информационные потребности различных подразделений организации, а так же избежать двойного ввода информации в систему. Следовательно, комплексная автоматизация учета хозяйственной деятельности предприятия является более приоритетной по сравнению с лоскутной автоматизацией отдельных участков учета. Иллюстрирует это следующие таблица и схема, отражающие бизнес-процесс поступления заказанного товара на склад.

Таблица 3. Отражение информации о поступлении товаров при неавтоматизированном учете или лоскутной автоматизации

ОТДЕЛ ЗАКУПОК СКЛАД БУХГАЛТЕРИЯ

При данной схеме информация отражается трижды в нужном разрезе в каждом подразделении для дальнейшего анализа и формирования отчетов.

Рисунок 1. Отражение информации о поступлении товаров при комплексной Исправленные Счет-фактура, Накладная В этой модели организационного процесса учета данные в систему вводится единожды, а настроенные аналитики позволяют отражать информацию в нужных разрезах для соответствующих подразделений и пользователей.

Следовательно, на основе организационных требований система учета и приобретает структуру, характерную для данной компании. Таким образом, организационно-техническое структурирование системы учета – это процесс выделения бизнес-процессов, порождающих изменения в системе учета, с целью их дальнейшей автоматизации в рамках современного программного обеспечения.

следовательно, системы учета, можно выделить следующие основные требования к ее структуре в целях получения наибольшей отдачи от автоматизации:

хозяйственной деятельности предприятия с целью их единообразного учета и возможности использования в дальнейших операциях, а также при составлении отчетности • Учет информации, порождаемой тем или иным бизнес-процессом в соответствии с выбранной учетной политикой и требованиями менеджмента компании • Выделение и учет различных видов аналитик, которые сопровождают выделенные бизнес-процессы и необходимы для управленческого анализа (например, отделы компании) • Регистрация учетной информации по месту ее возникновения с отражением в виде, удобном для других групп пользователей во избежание двойного ввода данных Таким образом, структуризация бухучета, с одной стороны, приводит к его соответствию нормам и стандартам, которые определенны законодательством, а, с другой стороны, приводит к повышению эффективности управления компанией за счет получения оперативной, достоверной и аналитичной информации. Сама же система автоматизации является эффективным и удобным инструментом для обработки учетных данных и предоставления их в нужном виде разным группам пользователей.

Структурированная на основе данных требований система учета влияет на всю организацию ведения бухучета.

Организация ведения бухгалтерского учета при использовании Организация бухгалтерского учета - это такая система построения учетного процесса, при которой возможно получение достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля по рациональному использованию различных ресурсов.

В рамках данного исследования особый интерес, по мнению автора, представляет влияние на организацию системы учета выбор той или иной формы ведения бухучета, а также разработка плана ее внедрения.

Методологически на текущий момент выделено три основные формы ведения учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная. Основные достоинства и недостатки данных форм ведения учета представлены в следующих таблицах.

Таблица 4. Недостатки существующих форм ведения бухгалтерского учета

ФОРМА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Мемориально-ордерная Журнально-ордерная Автоматизированная вследствие многократного громоздкость стоимость комплексных дублирования при записи построения журналов- автоматизированных систем мемориальные ордера, ориентированных на внедрения на предприятии потом в регистрацион-ный ручное заполнение и журнал, а затем в Главную затрудняющих основании первичных или сводных документов) показателей для контроля и управленческого учета Таблица 5. Достоинства существующих форм ведения бухгалтерского учета

ФОРМА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Мемориально- Журнально-ордерная Автоматизированная ордерная Простота и Систематическая запись в Снижение временных затрат и учетной техники одновременно и финансовой, налоговой и Строгая Отсутствует необходимость Возможность ведения последователь- в составлении финансового, управленческого и ность учетного мемориальных ордеров, т.к. налогового учета в рамках Легкость в Совмещение в одном Уменьшение количества ошибок в разделении регистре синтетического и расчетах, уменьшение ручного учетной работы аналитического учета, труда по вводу и обработке между более и систематических и учетной информации менее хронологических записей, (использование устройств вводаквалифициро- отмена ряда регистров вывода данных; экспорт-импорт ванными (мемориальные ордера, данных в разные офисные сотрудниками регистрационного журнала приложения) Повышение контрольного Возможность разделения учетной Исходя из указанных характеристик каждой из форм ведения бухгалтерского учета, а также приведенных выше требований пользователей к учетной информации можно сделать вывод, что автоматизированная форма в наибольшей степени отвечает задачам современных хозяйствующих субъектов.

Вариант автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на следующем рисунке.

Рисунок 2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля.

Основные характеристики и элементы, позволяющие, по мнению автора, отнести форму ведения бухгалтерского учета к автоматизированной следующие:

1. Использование для регистрации, обработки и хранения учетных данных аппаратных 4 и программных 5 средств.

2. Определение количества, структуры и внешнего вида учетных регистров и автоматизации.

Аппаратные средства – это устройства, из которых состоит компьютер, в частности процессор, жесткий диск, устройства чтения CD|DVD ROM, сетевые карты и т.п.

Программные средства – это, во-первых, системные программы (программы, выполняющие общие функции), к которым относят операционные системы, систему управления базами данных (СУБД) и др., а во-вторых, прикладные (пользовательские) программы, нацеленные на решение пользовательских задач.

3. Запись в учетные регистры и формирование отчетности производится автоматически на основе данных, введенных вручную и/или с помощью технических средств.

4. Возможность автоматического выполнения типовых учетных операций (например, начисление амортизации), подсчета итогов и оборотов, исчисления налогов и др. Автоматизированная система способна выполнять некоторые операции без вмешательства пользователя, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается при неавтоматизированных формах ведения бухгалтерского учета.

5. Разделение функций и доступа к учетной информации на программном уровне.

Система автоматизации может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах учета выполняют специалисты разного профиля и уровня. Компьютерные системы позволяют путем введения дополнительных мер осуществлять контроль просмотра, ввода, изменения и удаления учетных данных на необходимом уровне. В неавтоматизированных системах это достигается разделением функций исключительно на организационном уровне.

6. Единообразное выполнение операций. Использование систем автоматизации предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, присущих ручной обработке. Программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при прочих равных условиях.

7. Оптимизация ведения бухгалтерского учета. Внедрение программы автоматизации учета эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета и управления. Это может выражаться в следующем:

• Повышение оперативности бухучета. В отсутствии компьютерной системы для получения какой-либо информации, требуется несколько часов работы с бумажными носителями. Тогда как использование автоматизированных систем позволяет сформировать нужный отчет в течение нескольких минут.

• Увеличение количества и качества бухгалтерской и управленческой информации.

Оперативное получение информации с указанием необходимых аналитик или вариантов их группировок, возможно только при автоматизированной форме ведения учета.

• Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, а также риск принятия неверного управленческого решения, вызванного некорректной учетной информацией.

• Повышение экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

• Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна, т.к. она не принесла конечного ожидаемого результата. Сам же переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на ввод данных в компьютер является не улучшением, а только заменой. Такую ситуацию принято называть "псевдоавтоматизацией".

Таким образом, автоматизация бухучета - это процесс перехода на автоматизированную форму, при которой повышается эффективность и улучшается качество ведения учета на предприятии. Следовательно, перед тем как принимать решение об автоматизации бухгалтерского учета следует выделить, что и как она должна улучшить в системе учета хозяйствующего субъекта, это и будет ее целью.

Существующие концепции и стандарты создания и внедрения Современные концепции создания, развития и внедрения автоматизированных систем учета, а в дальнейшем и управления всеми бизнес-процессами компании были сформулированы зарубежными экспертами и исследователями на основе накопленного практического и теоретического опыта.

Наиболее популярными стали стандарты MRP-ERP. С целью оптимального управления производством в середине 60-х годов APICS - American Production and Inventory Control Society, Американское общество по управлению производственными запасами - сформулировало принципы управления материальными запасами предприятия.

Методика MRP (Material Requirement Planning - планирования материальных потребностей) декларирует, какие процессы учета и управления должны быть реализованы на предприятии, в какой последовательности они должны выполняться и содержит рекомендации о том, как они должны выполняться.

Затем появилась концепция MRPII (планирование производственных ресурсов Manufacturing Resource Planning). Она представляет собой методологию, направленную на эффективное управление всеми ресурсами производственного предприятия. В общем случае она обеспечивает решение задач планирования деятельности предприятия в натуральных единицах и финансовое планирование в денежном выражении.

Дальнейшее развитие систем MRPII связано с их перерастанием в системы нового класса - "Планирование ресурсов предприятия" (Enterprise Resource Planning - ERP).

Системы ERP предназначены для управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятий. Это «верхний уровень» в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как: производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт и управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг, др. Такие системы используются с целью предоставления руководству информации для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями.

Стандарты MRPII/ERP постоянно эволюционирует и совершенствуется. В каждый момент времени в этих концепциях можно выделить, условно, три слоя.

В I слое находятся те методы и средства, которые проверены практикой и закреплены в виде стандартов. II слой составляют достаточно устойчивые, часто применяемые методы и приёмы, которые, однако, не носят обязательного характера.

Эти методы и приёмы можно обнаружить при более глубоком анализе функциональных структур. Этот слой, жёстко не регламентируемый, тем не менее, представляет собой довольно стройную систему взаимосвязанных идей и методов. К III слою идей и методов MRPII/ERP следует отнести то новое, что вносят в свои базовые системы фирмы-производители программных продуктов. Реализованные на их основе новые информационные технологии представляют собой "know-how" фирм-разработчиков.

Как правило, именно в этом слое можно обнаружить значительные отличия в продуктах различных фирм. Некоторые из новых технологий в состоянии оказывать серьёзное влияние на эффективность построения крупных информационных систем.

Видное место среди идей и методов систем MRPII/ERP принадлежит специально разработанным методикам внедрения систем. Анализ литературы показывает, что на Западе сложилось достаточно устойчивое представление о том, в какой последовательности и какими методами следует внедрять системы типа MRPII/ERP.

Таким образом, эволюционное развитие систем автоматизации иллюстрирует возрастающие информационные потребности участников рыночных отношений.

Стремление к управлению и контролю над результатами хозяйственной деятельности, с одной стороны, и потребность в ее развитии и расширении, с другой, приводит к возрастанию требований к информационным системам, их функциональному наполнению и ширине охвата бизнес-функций предприятий. В связи с этим процесс внедрения систем автоматизации становится целым комплексом задач, подлежащих пристальному анализу.

Основные этапы и принципы внедрения автоматизированных систем.

В общем случае любое внедрение на предприятии среднего или крупного масштаба, по мнению автора, имеет фиксированное количество обязательных этапов, представленных в следующей таблице.

Таблица 5. Основные этапы внедрения автоматизированных систем управления на российских предприятиях среднего и крупного масштабов Формулировка руководством компании своих бизнес-целей и стратегий на ближайшие 1-2 года.

Этап 2 Формализация бизнес-процессов или предпроектное Постановка задач автоматизации, т.е. кратко должно быть описано — какие задачи будут автоматизированы и как. Составляется от 5 до 15 схем движения информации (на каждую функциональную область — планирование продаж, закупка, хранение и т.д). После завершения этого этапа готово первое формализованное, системное представление бизнес-процессов. А значит, почти всегда неоптимальное.

В результате оптимизации происходит реорганизация либо структуры предприятия, либо бизнес-процессов — реструктуризация и реинжиниринг соответственно. В результате принятых решений можно корректно определить перечень бизнеспроцессов, подлежащих автоматизации, и план работ по автоматизации.

Постановка задачи отвечает на вопрос: «Что надо автоматизировать?», а ТЗ — «Как конкретно надо автоматизировать? В какие сроки необходимо это сделать? Каковы условия сдачи-приемки выполненных работ? и др.». Документировать данные и другие аспекты проводимой работы необходимо как для самого Заказчика, так и для внедряющей компании.

Этап 5 Разработка концептуального дизайна Это, в основном, внутреннее дело внедряющей организации. При этом в своих действиях она опирается на утвержденное ТЗ.

Этап 6 Подготовка и проведение контрольного примера IT-подразделение совместно с ключевыми пользователями подразделений составляют контрольный пример, целью которого является проведение в системе основных операций и получение необходимого набора документов. По результатам проведения контрольного примера делается вывод о готовности системы для опытной эксплуатации.

Этап 7 Разработка инструкций пользователей Необходимо разработать инструкции для каждой должностной категории пользователей в целях их обучения работе с системой. Обычно этим занимается внедряющая компания совместно с ключевыми пользователями предприятияЗаказчика Сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому. Их нужно не только известить о грядущих изменениях, но и научить работать в новых условиях.

Необходимость этого этапа заключается также в преодолении психологического сопротивления персонала переменам.

Этап, на котором можно объективно оценить все сделанное ранее. Система начинает работать в реальных условиях, с реальными данными.

Этап 10 Послепроектное обследование / мониторинг На этом этапе ведется внимательное наблюдение за работой программы, отслеживаются возможные недочеты, проводятся заключительные корректировки.

Подводятся итоги внедрения.

Основными принципами реализации проекта внедрения являются:

1. Эффективность внедрения необходимо оценивать, например, отдачей от инвестиций («возвратом стоимости вложений»). При этом в общем случае учитываются следующие показатели:

общая стоимость владения (total cost of ownership, TCO), включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходов на время внедрения (time to implement, TTI), помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение (общее время называется time to benefit, TTB);

возврат инвестиций (return on investment, ROI);

чистая текущая стоимость внедрения КИС (net present value, NPV), в которую входят стоимости ПО, аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.

2. В ходе внедрения необходимо строго придерживаться утвержденных плана и графика, игнорируя по возможности добавление в систему новых необязательных требований, иначе реализация проекта внедрения КИС затянется до бесконечности (в этом случае уже вряд ли можно говорить об адекватной оценке эффективности внедрения КИС).

3. Бизнес-процессы предприятия-заказчика должны быть скрупулезно описаны и проанализированы перед внедрением, а не в процессе выполнения проекта.

4. Внедрение должно выполняться помодульно и начинаться с модулей, которые способны достаточно быстро принести реальную отдачу.

5. В процессе обследования предприятия должна быть внимательно проанализирована существующая программно-аппаратная платформа (в том числе, уже имеющееся, пусть и устаревшее, ПО материального и финансового учета) и определены пути ее интеграции (если это необходимо) с внедряемой КИС (не следует забывать и про перенос и конвертацию во внедряемую КИС важных данных).

6. Успешное внедрение КИС возможно только при тесной обратной связи с заказчиком и полной (реальной) поддержке группы внедрения руководством предприятия.

Оценка рисков и эффективности внедрения автоматизированных систем Успех внедрения автоматизированной системы напрямую зависит от того, насколько своевременно и эффективно будут сняты основные риски проекта. К ним можно отнести:

Автоматизация не регламентированных бизнес-процессов;

Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия, а иногда и в изменении технологии ведения бизнеса;

Отсутствие активной поддержки процесса внедрения со стороны руководства предприятия;

Сопротивление сотрудников предприятия;

Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения, выбор влиятельного руководителя группы внедрения.

Учет выделенных рисков и проблем, возникающих при автоматизации бизнеспроцессов предприятия, увеличивают шанс на успешное завершение проекта внедрения и получение ожидаемых результатов.

Существуют различные способы оценки эффективности проектов. Но среди всего многообразия можно выделить принципиально два подхода к оценке:

финансовый подход, оценивающий финансовую отдачу от проекта, смешанный подход, содержащий в себе как финансовую, так и нефинансовую составляющие.

Основное их отличие состоит в том, что финансовый подход предполагает оценку только тех эффектов, которые можно оценить в денежном эквиваленте и только в первом приближении. То есть, оценить непосредственный эффект. С одной стороны, возникает трудность такой оценки - далеко не всегда существует возможность оценить в денежном выражении абсолютно все преимущества, которые дает автоматизация. С другой стороны, на сегодняшний день основной капитал большинства предприятий выражается в нематериальных активах. Таким образом, смешанный подход становится все более популярным.

Для расчета эффективности компании могут применять такие популярные финансовые коэффициенты, как:

• Показатель возврата инвестиций (ROI- Return On Investments) • Совокупная стоимость владения (TCO - Total Cost of Ownership) • Внутренняя норма доходности (IRR – Internal Rate of return) и др.

Эти коэффициенты не являются независимыми - показатели возврата инвестиций и эффективности затрат рассчитываются на основе совокупной стоимости владения системой. При этом сам расчет совокупной стоимости владения без сравнения остальных параметров не может дать представления о целесообразности использования системы: чем больше пользователей работают в единой системе и сложнее бизнес процессы, которые лежат в основе системы, тем выше будет совокупная стоимость владения, но и польза от подобной системы, обеспечивающей единое информационное пространство, будет неоспоримо выше.

Типичными "средними" результатами внедрения АСУ на отечественном предприятии можно считать такие достижения:

• 15-25% увеличение производительности • 10-20 % уменьшение складских запасов • 20-50% сокращение сроков выполнения заказов Согласно статистике предлагаемой APICS внедрение современной ERP системы может обеспечить следующую отдачу.

Таблица 6. Средние показатели экономических выгод от внедрения ERP системы остатков на складах) Уменьшение складских площадей Увеличение оборачиваемости ТМЗ Увеличение поставок точно в срок Снижение задержек с отгрузкой готовой продукции Более точный учет затрат Уменьшение сроков закрытия учетного периода Увеличение оборачиваемости средств в расчетах Уменьшение затрат на административно-управленческий - 30% аппарат документов Сокращение НЗП Сокращение производственного цикла Сокращение цикла разработки новых продуктов Сокращение времени составления бюджета Более детальная количественная оценка возможна при точном указании целей внедрения.

Несмотря на все трудности и затраты, связанные с автоматизацией учета и управления, имея такой ресурс как качественная, управленческая информация, можно более эффективно управлять бизнесом, экономя такой ресурс, как время (сотрудников, менеджеров, контрагентов и клиентов), что, в свою очередь, позволяет сэкономить другие ресурсы и повысить качество выполнения работ. В ходе внедрения автоматизированных систем происходит структуризация учетных данных для обеспечения возможности их обработки техническими средствами, наряду с организационными преобразованиями. Благодаря этому появляется возможность учитывать и анализировать результаты деятельности в разрезе различных аналитик, например, подразделений, конкретных сотрудников, выполняемых проектов и др. Вследствие этого учет приобретает высокую практическую значимость для менеджмента компаний, оперативно предоставляя необходимую информацию в нужном формате.

Таким образом, внедрение автоматизированных систем с целью ведения финансового и управленческого учета, а также управления ресурсами предприятия стало одной из приоритетных задач для многих организаций. В связи с этим возникла необходимость в определении методов и стандартов при реализации данных проектов, которые позволят снизить риск потери вложений в программное обеспечение и достигнуть поставленных целей, направленных на повышение эффективности деятельности предприятия.

Основные положения диссертации отражены в следующих публикациях:

1. Дорохова Е.В. Автоматизация посерийного учёта в фармацевтической промышленности // М: «PC WEEK/RE», 2003, №47 – 0.08 п.л.

2. Дорохова Е.В. Система автоматизации учетных процессов на современном предприятии. Материалы XXXIII Международной научно-практической конференции «Татуровские чтения»: МГУ им. М.В. Ломоносова, Экономический факультет // Сборник статей / Под ред. А.Д. Шеремета – М.: Макс-Пресс, 2005. – 0.25 п.л.

3. Дорохова Е.В. Уроки «Азбуки Вкуса»// М: «PC WEEK/RE», 2005, №10 – 0.23 п.л.

4. Дорохова Е.В. Автоматизация бухгалтерского учета - одно из направлений его реформирования в России//М: «Экономика и финансы», №9, 2006 – 0.19 п.л.

5. Дорохова Е.В. Оценка эффективности внедрения автоматизированных систем управления.//М: «Объединенный научный журнал», 2006, №9 – 0.35 п.л.

6. Дорохова Е.В. Роль автоматизации системы учета в финансовом анализе//М:

«Аудит и финансовый анализ», 2007, №2 – 1.89 п.л.

7. Дорохова Е.В. Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета//М:

«Автоматизация и Современные технологии», 2007, №4 - 0.4 п.л.