| СОДЕРЖАНИЕ

Документация к программе «ARTIS: CRM, Торговля, Склад»

ARTIS

(A) - Advanced (r) - Ready-made (t) - Trade (i) - Integrating (s) - Software

«Передовая, не требующая доработки программа для Комплексного Управления Торговлей»

http://www.artis-keysoft.ru – бесплатно скачайте Демо-Версию программы!

http://blog.artis-keysoft.ru - online версия документации

Пользователи «ARTIS: Склад» (облегченной версии основной программы) также смогут найти здесь ответы по всем имеющимся в программе разделам.

1 | СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ

1. О ПРОГРАММЕ

1.1. Задачи «ARTIS: CRM, Торговля, Склад»

1.2. Стоимость программы

2. УСТАНОВКА И НАСТРОЙКА

2.1. Пробная версия программ ARTIS

2.2. Импорт данных из Excel (xls таблицы)

2.3. Работа пользователей по сети

2.4. Необходимые установки

2.4.1. Выберите используемые ставки НДС

2.4.3. Работа с различными валютами

3. РАБОТА В ARTIS

3.1. Главное меню программы

3.2. Контрагенты

3.3. Товары

3.3.1. Добавление нового товара

3.3.2. Работа с серийными номерами

3.3.3. Работа с партиями товаров

3.3.4. Работа со штрих кодами

3.3.5. Учет веса товаров

3.4.Счета

3.4.1. Счета клиентам

3.4.2. Счета клиентам вручную

3.4.3. Счета от поставщиков

4.4.4. Учет оплаты счетов

4.5. Исправление выставленных счетов

4.6. Выставление счетов при работе с предоплатой

3.5. Заявки

3.5.1. Заявки на закупку

3.5.2. Заявки на продажу и коммерческое предложение

3.6. Склад

3.6.1. Добавление новых складов в программе

| СОДЕРЖАНИЕ 3.6.2. Инвентаризация

3.7. Задачи и календарь (CRM система)

3.7.2.Календарь

3.8. Цены и скидки

3.9. Экспорт данных в Word, Excel, PDF

4. ОТЧЕТЫ

4.1. Движение товаров

4.2. Прибыль и убытки

5. МЕНЮ ЭКСТРА

5.1. Настройка данных о фирме

5.2. Работа с различными валютами

5.3. Настройка шаблонов документов

5.4. Создание новой базы данных

5.5. Настройка групп для контрагентов, товаров, счетов и задач

5.6. Резервное сохранение и восстановление данных

6. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ

6.1. Программа не запускается: SQL сервер не существует или доступ запрещен

6.1.1. Настройки на сервере

6.1.2. Настройки на рабочих станциях

| 1. О ПРОГРАММЕ 1. О ПРОГРАММЕ 1.1. Задачи «ARTIS: CRM, Торговля, Склад»

ведение учета всех операций со складом, счетам и заявками • контроль дебиторской и кредиторской задолженности • получение информации для принятия решений при переговорах с клиентами • планирование работы и распределение задач между сотрудниками организации анализ эффективности работы с помощью отчетов и графиков 1.2. Стоимость программы На сегодняшний день мы предлагаем две программы под маркой ARTIS:

«ARTIS: CRM, Торговля, Склад» - 2 450 рублей Дополнительные условия:

1. Бесплатное тестирование Мы предлагаем всем скачать наши программы бесплатно и протестировать их в течение 15 дней, чтобы Вы могли убедиться к качестве наших решений.

2. Бесплатная техподдержка Мы понимаем, что с освоением любого нового программного продукта могут возникать сложности. Поэтому, мы гарантируем бесплатную техническую поддержку всем нашим покупателям в течение всего первого года после скачивания нашей программы!

Обращайтесь с любыми вопросами:

Email: [email protected] Skype: ARTIS_support Vkontakte.ru: http://vkontakte.ru/artis_software Кроме того, Вы можете оставить сообщение на нашем сайте с Вашим вопросом и контактными данными, и мы обязательно с Вами свяжемся!

Начиная со второго года, техподдержка будет стоить для Вас лишь 30% от стоимости программы. При этом покупать ее Вы не обязаны.

3. Бесплатное подключение дополнительных рабочих мест Сколько бы ни было пользователей нашей программы в Вашей организации, Вам потребуется только одна лицензия на программу!

2. УСТАНОВКА И НАСТРОЙКА

2.1. Пробная версия программ ARTIS Проверьте наши программы в работе и убедитесь, что это именно то, что Вам нужно! Перед покупкой, мы предлагаем всем скачать наши программы бесплатно и протестировать их в течение 15 дней бесплатно.

Пробные версии работают точно так же, как будут работать и после покупки. Если Вам понравятся наши программы, то на 15 день Вы введете полученный у нас лицензионный код и просто продолжите работу с Вашими данными.

2.2. Импорт данных из Excel (xls таблицы) Если Вы уже используете какие-то базы данных или ведете записи в таблицах Excel - перенос всех Ваших данных в ARTIS не составит никакого труда. Кроме того, при необходимости, Вы сможете также легко импортировать любые данные из ARTIS обратно в формат xls.

Программы ARTIS позволяют импортировать данные для справочников «Товары» и «Контрагенты».

1. Подготовка Excel таблиц для импорта Возьмем для примера следующую таблицу, содержащую информацию о номенклатуре продаваемых товаров:

При подготовке таблицы удалите все пустые строки, комментарии, заголовки таблиц и т.п, должны остаться только данные! Если Вы используете Excel 2007 или Excel 2010, сохраните файл в формате «xls» (Книга Excel 97-2003)!

Таблица должна быть приведена к следующему виду:

2. Импорт данных из таблицы Excel Откройте программу ARTIS, окно «Товары» --> «Импорт» и выберите подготовленный Excel файл с нужной таблицей.

В верхней половине окна Вы увидите свою таблицу, а в нижней половине требуется сопоставить столбы в таблице столбцам в базе данных ARTIS.

В данном случае:

F1 - код F2 - название F3 - цена без НДС Цена с НДС будет автоматически рассчитана программой по заданной по умолчанию ставке, если только ставка НДС не задана в импортируемой таблице Excel отдельным столбцом.

3. Результат импорта данных Данные о товарах будут перенесены из Вашей Excel таблицы в справочник «Товары» в программы «ARTIS: CRM, Торговля, Склад». Теперь, для того, чтобы отметить имеющийся запас товаров на складе, воспользуйтесь функций добавление запасов.

Точно таким же образом, импортируются и данные о Ваших поставщиках и покупателях в таблицу «Контрагенты»

2.3. Работа пользователей по сети Программа ARTIS поддерживают одновременную работу нескольких пользователей по сети в единой базе данных.

Существует 2 способа:

- работа в локальной сети внутри Вашей организации - подключение к «ARTIS: CRM, Торговля, Склад» через интернет И в том и в другом случае, один компьютер настраивается как сервер, а все остальные как рабочие станции.

Вся информация хранится исключительно на сервере, поэтому для резервного сохранения данных не нужно запускать мастер сохранения на каждом компьютере. Более того, если программа однажды установлена и настроена на сервере, остальные пользователи смогут использовать те же настройки автоматически.

Алгоритм настройка для работы в локальной сети:

Настройка «ARTIS: CRM, Торговля, Склад» для работы в локальной сети осуществляется автоматически и не составит никакого труда.

1. Выберите компьютер, который будет настроен как сервер Таким компьютером должен быть самый быстрый из имеющихся. Сервер должен быть включен всегда, когда хотя бы один пользователь хотя бы на одном компьютере использует программу.

2. Установите программу на компьютер-сервер В начале установки выберите вариант «Работать в сети». Далее укажите, что данный компьютер является сервером, то есть все базы данных, созданные в программе, будут храниться на нем.

3. Подключите рабочие станции На остальных компьютерах выберите «Работать в сети» и далее вариант «Работать как рабочая станция». Укажите имя сервера в формате imia_servera\KEYSOFTSQL 4. Зарегистрируйте пользователей программы Вы можете зарегистрировать любое количество пользователей программы, установив для каждого индивидуальный пароль и индивидуальные права доступа к программе. Настроив программу Вы будете точно знать, кто обладает доступом к той или иной информации и сможете отследить все действия пользователей в системе.

Никакие дополнительные знания не потребуются - все установки делаются из меню за несколько щелчков мышкой!

Если Вам потребуется работа с нашей программой для подключения удаленно расположенных рабочих мест по интернету, свяжитесь с нашей службой поддержки, и мы подскажем Вам оптимальный вариант для реализации Вашей задачи (http://www.artis-keysoft.ru).

2.4. Необходимые установки Перед тем, как начать работу с программой необходимо сделать несколько важных настроек.

2.4.1. Выберите используемые ставки НДС В программе могут использоваться любые ставки НДС, которые Вы можете указывать самостоятельно в меню Экстра --> Установки --> Ставка НДС С помощью стрелочек (см справа на рисунке) можно менять порядок, в котором различные ставки НДС будут предлагаться программой. Самая верхняя ставка будет устанавливаться при создании новых документов автоматически.

2.4.2. Выберите используемый метод учета запасов В программе «ARTIS:CRM, Торговля, Склад» есть возможность рассчитывать стоимость хранящихся на складе запасов, а также маржинальную прибыль от продаж, исходя из разницы в стоимости закупки товара и стоимости продажи.

Программа поддерживает 3 метода расчета себестоимости:

FIFO - первые запасы, поступающие в продажу, оцениваются по себестоимости первых по времени приобретения.

Средневзвешенная цена - стоимость запасов определяется как средневзвешенная величина из всех закупок Заданная вручную цена – учетная стоимость товаров задается вручную, в меню ТОВАРЫ.

ВАЖНО: Метод расчета себестоимости должен быть выбран до того, как в программе были произведены какиелибо операции!

Поясним разницу между методами на примере:

Допустим, Вы покупаете карандаши, сначала 10 штук по 10 рублей, потом еще 10 таких же карандашей по 20 рублей. А далее вы продаете сначала 15 карандашей по 30 рублей, потом еще 5 по 40 рублей.

Приход:

Количество Цена Стоимость Расход:

Количество Цена Стоимость FIFO:

Общая стоимость полученных карандашей составит 10 * 10 + 10 * 20 = 300 рублей. Продажа осуществляется в том же порядке, в котором запасы поступали, таким образом, при продаже карандашей их себестоимость составила 10 * 10 + 5 *20 = 200 рублей.

Проданы они были по 30 руб/шт, т.е. прибыль от продажи составила 450-200 = 250 рублей, а стоимость оставшихся на складе 5 карандашей равняется 5*20 =100 рублей.

Продав эти 5 карандашей, компания получит 5 *40 = 200 рублей, за вычетом себестоимости в 100 руб., маржинальная прибыль от этой продажи составит 100 рублей.

По средневзвешенной стоимости При этом методе все цены будут усреднены, то есть 10 шт. по 10 руб/шт. и 10 шт. по 20 руб/шт.

на складе будут отображены как 20 карандашей, стоимостью по 15 руб/шт.

При этом, при продаже первой партии из 15 штук маржинальная прибыль составит 15*30 рублей. При продаже второй партии из 5 карандашей прибыль составит 5*40 - 5 *15 = 200 - 75 = 125 рублей.

Таким образом, разница между методами заключается лишь в том, как распределяется прибыль и между разными партиями товаров.

Заданная вручную цена Может быть полезным, если Вы цены на закупаемые Вами товары меняются постоянно, но не существенно. В этом случае, вместо того, чтобы каждый раз указывать цены 9,90, 10,05, 10,10, 9,85 и т.п, можно указать цену в 10 рублей и просто пренебречь мелкими изменениями, не существенными для управленческого учета.

Если у Вас не веских причин поступать иначе, рекомендуем Вам выбрать метод учета «По средневзвешенной стоимости», как наиболее простой для понимания и анализа.

2.4.3. Работа с различными валютами Программы ARTIS позволяют вести складской учет и торговлю в разных валютах, с учетом колебаний обменных курсов.

Валютой по умолчанию также может быть выбрана совершенно любая валюта, однако это должно быть сделано ДО ТОГО КАК в программе будет создан первый документ. После сохранения любого документа, установить по умолчанию другую валюту будет невозможно, для этого придется создавать новую организацию с новой базой данных.

Установка валюты по умолчанию: Экстра --> Установки --> Валюты 3.1. Главное меню программы На представленном ниже меню цифрами обозначены основные разделы программы. Под рисунком находится расширенное пояснение каждого раздела и ссылка на соответствующую главу документации.

1. Справочники: контрагенты, товары, цены • Добавление в базу новых контрагентов • Данные о компаниях, расчетные счета, адреса, группу.

• Указать контактных лиц, их адреса, телефоны, email'ы • Добавить информацию о товарах и услугах • Указать цены для разных групп покупателей, цены продажи, закупочные цены • Установить скидки на товары и период их действия 2. Выполнение операций • Зарегистрировать получение счет от поставщика • Выставить счет клиенту • Сделать заявку на продажу/ заявку на закупку • Принять на учет поступившие товары • Снять с учета/списать товары • Оформить накладную при отправке товаров клиенту 3. Запросы: обработка ранее сделанных документов • Просмотреть все выставленные и полученные счета, заявки, накладные и складские • Работа с документооборотом - преобразование задач в комм. предложения, комм.

предложений в заявки, заявки в счета и накладные и т.п.

• Сортировка и выборка документов в соответствии с фильтрами, редактирование и удаление документов 4. Сохраненные запросы • Работая с документами в меню «Запросы» можно сохранять критерии фильтра для выборки документов, для более быстрого доступа к ним.

• Например, Вы можете сделать быстрый доступ к «Списку должников, не оплативших счет в срок» или, например, «Список коммерческих предложений с истекающим сроком действия, для определенной группы покупателей»

5. Календарь и новые задачи (CRM) • CRM (customer relationship management) – система управления взаимоотношениями с • Задача данного модуля – систематизировать ведение переговоров с покупателями для повышения их эффективности.

• Создать новую задачу - указать контрагента, с которым требуется связаться, средство связи, какие товары требуется обсудить, кто отвечает за выполнение задачи, время напоминание.

• Просмотр задач в календаре - планирование и распределение задач по времени и пользователям.

• История переговоров с клиентами • Напоминания о важных встречах, звонках 6. Отчеты • Отчеты по товарам - стоимость и величина запасов, прайс-листы, серийные номера • Отчеты по покупателям - величина оборота, покупатели и товары, покупатели и заявки.

• Отчет по поставщикам - величина оборота, поставщики и товары, поставщики и заявки.

• Общие отчеты - Баланс НДС, движение товаров по складу, отчет по всем составленным Отчеты по задачам - задачи в разрезе клиентов и пользователей, срочные, выполненные/невыполненные задачи.

7. Главное окно и графики • Добавить графики движения денежных средств за период, отобразить ожидаемые • Представить отчет по дебиторской и кредиторской задолженности • Отчет по оборачиваемости товаров на складах и уровням запасов • Отчет по контрагентам • Отчет по продажам • Отобразить список текущих задач 8. Настройки • Добавление пользователей и настройки прав доступа • Выбор базы данных и настройки для организаций • Резервное сохранение и восстановление данных • Настройка шаблонов и внешнего вида документов • Настройка групп клиентов и поставщиков • Редактирование цен по умолчанию • Настройка работы с заявками и требования к документам • Настройка профиля организации 3.2. Контрагенты Контрагенты - все организации, с которыми работает Ваша фирма, как поставщики, так и покупатели. Раздел позволяет Вам вести учет всей информации о контрагентах, чтобы однажды внеся всю требуемые сведения, Вам никогда не приходилось набирать их вновь.

Кроме того, окно «контрагенты» является удобным средством просмотра всей информации, имеющей отношение к каждому из ваших покупателей или поставщиков. Для этого, в меню:

Контрагенты --> Добавить/Изменить вверху окна находятся вкладки, по которым можно просмотреть сведения о контактных лицах, способах оплаты, адресах организаций, других связанных с ней фирмах и т.п. (см. рис).

Общая информация о контрагентах Используется для разового заполнения всех необходимых данных о покупателях и поставщиках, работающих с вашей организацией. При дальнейшей работе в программе Вам не придется вносить информацию повторно, достаточно будет выбрать ранее введенные данные о контрагентах из списка Окно «Контрагенты»

Заполнение По-умолчанию, никакие из полей кроме поля »Имя» не являются обязательными для заполнения.

Однако, Вы можете переопределить эту настройку в меню: Экстра --> Установки --> Контрагенты (Подробнее в разделе «Настройка окна для контрагентов») ID контрагента - номер контрагента. Вы можете использовать любую удобную Вам нумерацию, например, присваивая всем поставщикам номера с 1, а покупателям с 2 (10001 - первый покупатель и 20001 - первый поставщик). Можете пронумеровать только очень важных контрагентов или не использовать нумерацию вообще.

Имя - название компании оставщика/покупателя или имя человека, если контрагент – физическое лицо.

Контакт. Лицо - имя человека для связи и данные о нем. Для одной организации контактных лиц может быть указано несколько, при этом не забывайте указывать, каким людям лучше звонить по какому вопросу.

Улица, дом - полный адрес Вашего партнера, включая корпуса домов, номера офисов и помещений и т.п. Для одной организации может быть указано несколько адресов, которые потом можно легко выбирать из списка.

Получ. Новости - Вы можете отмечать галочкой те компании, которые хотите включить в список рассылки писем по email. Отметив все нужные компании галочкой, откройте окно Контрагенты --> Фильтр и в качестве критерия фильтра укажите «Получать новости». Полученный список можно экспортировать в Excel и далее получить оттуда список требуемых адресов для отправки писем вашей почтовой программой.

Сфера деятельности, Форма организации - можете указать для удобства поиска нужных организаций фильтром. Добавление новых сфер деятельности и форм организации в меню:

Экстра --> Установки --> Контрагенты --> Сфера деятельности/форма организации.

Численность, Год. доход, Год основания - дополнительные справочные параметры о контрагенте, указывайте те из них, которые являются важными для вашей фирмы.

Ответственный менеджер - Вы можете указать, кто из сотрудников вашей фирмы (пользователей программы) является ответственным за данного контрагента. Добавление удаление пользователей в меню: Экстра --> Пользователи --> Настройки прав доступа пользователей Удовлетворенность - после завершения сделок имеет смысл опрашивать Ваших покупателей, насколько они довольны работой с Вами. Обобщенное впечатление можно вносить в программу для дальнейшего анализа.

Источник контакта - часто бывает важно знать откуда на Вас вышел тот или иной партнер.

Настройка возможных источников контакта в меню: Экстра --> Установки --> Контрагенты --> Источник контакта Группы - часто удобно распределять партнеров по группам. Среди типов групп могут быть:

• поставщики/покупатели, • самые важные/остальные, • разрешена продажа в кредит/ не разрешена продажа в кредит, а также любые другие удобные для вас способы группировки.

Названия групп задаются в меню: Экстра --> Установки --> Контрагенты --> Группы контрагентов Варианты выборы внутри групп: Экстра --> Установки --> Контрагенты --> Группы контрагентов -Название группы.

3.3. Товары Раздел позволяет вести учет данных о номенклатуре товаров и уровне запаса каждого товара на складе.

Возможности программы при работе с товарами:

• работа с серийными номерами;

• работа с номерами партий;

• печать штрих кодов;

• подключение сканера чтения для штрих кодов;

Помимо фактического уровня запасов на складе, здесь можно данные для планирования запасов на будущее:

Зарезервированный запас - сколько единиц товара было уже обещано покупателям;

Доступный для обещания запас - сколько единиц товара Вы можете пообещать к отгрузке прямо сейчас;

Ожидающийся запас - заказанный у поставщиков товар, поставку которого поставщики подтвердили;

Заказанное количество - товар был заказан у поставщиков, но возможность его поставки еще не была подтверждена поставщиками.

(Окно «Товары», нажмите, для увеличения) 3.3.1. Добавление нового товара Есть два способа добавить новый товар:

• Вертикального меню --> Товары --> Добавить Кнопкой «+» из окна выставления счета, регистрации заявки или задачи, а также из окна составления складских документов Ниже приведены комментарии по заполнению каждого поля из окна добавления товара.

Заполнение полей Цена/ НДС/ Цена с НДС – нормальная цена продажи Ваших товаров. Указывая цену, Вы можете выбирать и применяемую ставку НДС.

Галочка «После внесения открыть запас товара на складе» - откроется окошко, в котором Вы можете указать, какой запас товара имеется на Вашем складе в момент начала использования программы ARTIS. В нем же можно указать закупочную цену для дальнейшего анализа прибыли от продаж.

Тип:

Нормальный - все товары данного наименования идентичны, нет разницы какой товара брать в какой ситуации (столы, стулья, подушки, одеяла) • С серийным номером - каждый товар уникален, каждый имеет собственный серийный номер и отслеживается отдельно от других (компьютеры, телефоны, телевизоры) • С номером партии - товары отличаются от партии к партии, но идентичны внутри партии (партия молока, йогурта, сыра, где одна партия от другой отличается по срокам Минимальное/ оптимальное количество - может указываться для удобства контроля над уровнем запасов на складе, падение уровня ниже минимального или оптимального может сигнализировать о необходимости закупки новой партии от поставщиков.

В меню: Отчеты по товарам --> Запас меньше минимального можно быстро получить список товаров, уровень запасов по которым на складе меньше минимального установленного уровня.

Номер товара/ таможенный номер - Можете указывать номера из используемой Вами классификации, если это необходимо.

Код - если вы работаете со штрих кодами, в это поле вносится код данного товара. Подробнее об использовании штрих кодов.

Группы – для дальнейшего удобства работы можно разбивать товары на группы, названия которых Вы можете сами определять в меню: Экстра --> Установки --> Категории товаров По умолчанию, группы называются «1-я группа», «2-я группа» и «3-я группа». В данном примере они переименованы в «Тип товара», «Страна» и «ABC группа», отражающая степень прибыльности товара и требуемого к нему внимания по внутренней классификации фирмы.

Подробнее о настройке групп товаров.

3.3.2. Работа с серийными номерами Потребность в работе с серийными номерами возникает тогда, когда каждый имеющийся у вас товар уникален и не может быть заменен другим товаром.

Примеры товаров, требующих работы с серийными номерами:

• Компьютерная техника • Уникальными предметами мебели • Одежда секонд-хенд (каждая вещь уникальная и имеет свой артикул) Создание товара в программе: в вертикальном меню: Товары --> Добавить При добавлении нового товара, важно указать тип товара: «С серийным номером»

Добавление товара с серийным номером на склад Приход товара с серийным номером на склад осуществляется так же, как и для обычных товаров. В вертикальном меню: Склад --> Добавление запасов 1. Выбираете поставщика 2. Кнопкой «+» открываете окно для выбора приходуемого товара 3. В открывшемся окне выбираете наименование товара и указываете цену 4. Когда Вы нажмете кнопку «Ok» откроется окно для ввода серийного номера Расход товара с серийным номером со склада В тот момент, когда товар отгружается со склада, Вам нужно указать его наименование, а также серийный номер конкретной единицы товара в меню: Склад --> Списание запасов 1. Выберите покупателя товара или, например, Вашу торговую точку, куда данный товар отгружается 2. Нажмите кнопку «+» для выбора товаров 3. Укажите наименование отгружаемого товара и цену продажи 4. При нажатии кнопки «Ok» возникнет окно, в котором нужно выбрать конкретный серийный номер изделия для отгрузки 3.3.3. Работа с партиями товаров Такая функция может быть полезна, например, для работы с продуктами питания, позволяя учитывать товары партиями в зависимости от срока годности.

Создание товара в программе В вертикальном меню выберите Товары --> Добавить Добавляя новый товар, важно указать тип товара: С номером партии Добавление товара на склад с учетом номера партии 1. В вертикальном меню: Склад --> Добавление запасов укажите поставщика 2. Нажав кнопку «+», выберите добавляемый товар и укажите цену закупки 3. Укажите номер партии - в данном примере, номером партии является срок годности товаров.

Отгрузка товара со склада с учетом номера партии 1. В вертикальном меню: Склад --> Добавление запасов укажите покупателя или, например, свой магазин, куда отгружается товар 2. Нажав кнопку «+», выберите отгружаемый товар и укажите цену продажи 3. Укажите номер партии - в данном примере, Вы можете выбрать, молоко из какой партии стоит отгружать - годное до 1 июля 2011 или до 30 сентября 2011.

3.3.4. Работа со штрих кодами Программы ARTIS поддерживают работу со штрих кодами для автоматизации Вашего склада как печать штрих кодов, так и работу со сканерами для их чтения.

Печать штрих кодов 1. Откройте пункт «Товары» в вертикальном меню. С помощью фильтра отберите те товары, для которых Вы хотите напечатать этикетки.

Допустим, мы хотим распечатать этикетки для товаров «Деревянные стулья».

Отобрав нужные товары, в верхней части окна выберите Печать --> Печать этикеток.

В появившемся окне не забудьте указать высоту штрих кода, количество этикеток, тип используемого Вами кода EAN8 или EAN13 и другие необходимые настройки После этого, нажав кнопку «Печать» Вы увидите на экране лист с этикетками, который можно распечатать на принтере.

Распознавание штрих кодов Распознавание штрих кодов в программах ARTIS подключено по умолчанию и не составит труда. Вам нужно всего лишь подключить сканер к компьютеру и далее он будет работать так же, как если бы Вы набирали штрих-код вручную с клавиатуры.

Таким образом, например, для оформления расходных документов Вам нужно:

1. В меню Склад выбрать Списание запасов (или Счета --> Счета клиентам) 2. Нажать кнопку «+» для выбора товара 3. Указать расходуемый товар, отсканировав штрих-код Вашим сканером.

Особенности торговля использованием штрих кодов и сканеров Для пользователей программы «ARTIS: CRM, Торговля, Склад» можно использовать для розничной торговли не только меню Склад --> Списание запасов, но и меню Счета --> Выставить счет клиенту.

Использование счетов позволяет, после определения сканером штрих кода, автоматически указывать цену этого товара из прайс-листа.

Для организации розничной торговли мы рекомендуем добавить еще одного контрагента, с именем: «_Покупатель в розницу_». Выделение такого покупателя позволит Вам удобнее анализировать статистику продаж, кроме того, для покупателей могут быть сделанные разные скидки, например, для постоянных клиентов Вы можете добавить контрагента «_Покупатель со скидкой_» и установить в прайс-листах для них отдельные цены.

Благодаря символу «_» перед именем, при отпуски товара на кассе, Вашему сотруднику будет достаточно лишь нажать стрелочку «вниз», чтобы выбрать этого контрагента, не открывая весь выпадающий список.

Какое поле будет активным по умолчанию при открытии окна выбора товара, устанавливается в настройках в меню Экстра --> Установки --> Товары и запасы --> Фокус в окне выбора товара.

При работе со сканером переключатель должен быть установлен на значение «Код», чтобы сделать процесс работы быстрее (см. рисунок) 3.3.5. Учет веса товаров Программы ARTIS позволяют работать с учетом веса товаров. По умолчанию, эта функция выключена, но ее можно легко включить в настройках программы.

Включение функции учета веса В меню Экстра --> Установки --> Товары и запасы отметьте галочку «Управление весом».

Эту же графу можно использовать и для управления объемом, если того требует специфика Вашей деятельности. В этом случае, в качестве единицы измерения вместо «кг» вы можете указать другие единицы, например, «литр» или «мл».

Однако, нужно учесть, если Вы продаете две емкости по 500 мл, то в программе будет показан общий объем, т.е. 1 литр, а не 2 шт по 500 мл. Если это не желательно, указывайте объем напрямую в названии товара - «Шампунь Ромашка 500 мл».

Использование веса или объема Когда функция учета веса включена, в окне добавления новых товаров появится специальное окно, где его можно будет указать (см. рисунок).

Если вы решили использовать объем, Вам понадобится переименовать соответствующий столбец в шаблонах документов, так, чтобы при печати отображался заголовок «вес», а не «объем». Об изменениях в форматах документов читайте в разделе настройка шаблонов документов.

3.4.Счета Раздел используется для отслеживания кредиторской и дебиторской задолженности - сколько должно быть оплачено, к какому сроку, сколько дней составляет просрочка платежей. Кроме того, позволяет быстро получить списки должников и просмотреть историю отношений с ними.

3.4.1. Счета клиентам По своей сути этот документ является счетом фактурой и выставляется одновременно или после отгрузки товара клиенту.

При выставлении счета:

На складе уменьшается запас товара на соответствующую величину В списке Запросы --> Счета клиентам появляется новый счет, требующий оплаты.

Заполнение окна для выставления счета клиенту Номер счета -В правом верхнем углу - выставляется автоматически. Формат номера счета можно задать в настройках: Экстра --> Установки --> Счета Даты • дата – дата выставления счета клиенту;

• срок платежа – до какого дня покупателю требуется оплатить счет • доставка – ожидаемая дата доставки товара;

Контрагент - покупатель, выбранный из имеющегося списка или добавленный кнопкой «+»

Проект, отдел и группа - необязательные поля, используются, для удобства дальнейшей работы с документами. Вы можете определять группы счетов, отделы или проекты, которые с ними связаны, чтобы в дальнейшем легко находить нужные Вам счета.

(Настройка в меню: Экстра --> Установки --> Счета).

Товар - нажав на «+» укажите товар или добавьте новые данные о товарах для поставки, указав также их стоимость и количество.

Формат документа - на данный момент, мы пока не можем гарантировать, что формат документа соответствует требованиям законодательства в каждой конкретной стране.

Если Вы считаете, что документ при отправке клиентам должен выглядеть иначе, воспользуйтесь экспортом данных в Excel иил в Word и уже там откорректируйте документ.

3.4.2. Счета клиентам вручную Используется для учета в программе счетов, выставленных клиентам вручную, а не с использованием ARTIS.

Такая ситуация может произойти, если, например, счет был оформлен и передан клиенту при личной встрече, в момент когда компьютера под рукой не было. Такой счет отражается в программе так же, как и обычный счет, но может отличаться от него форматом номера.

Запас товара на складе уменьшается на величину продаваемого товара (если отмечена галочка «с изменением запаса») В списке Запросы --> Счета клиентам появляется новый счет, требующий оплаты.

Окно заполнения счета-вручную аналогично окну обычного счета.

3.4.3. Счета от поставщиков Счет от поставщика можно использовать как только для регистрации возникающей кредиторской задолженности перед поставщиком, так и для одновременного с этим оприходование товаров на склад.

Если галочка «Добавление запасов» не отмечена - регистрируется только получение счет.

Приход товаров нужно будет делать отдельно через «Добавление запасов».

Если галочкой «Добавление запасов» отмечена, увеличится запаса соответствующего товара на складе происходит одновременно с регистрации возникающей кредиторской задолженности данному поставщику.

Заполнение окна для учета счетов от поставщиков Номер счета - поле ввода в правом верхнем углу (отмечено на рисунке), уникальный номер счета, выставленный поставщиком. Обязательное для указывания поле, по нему, впоследствии, можно будет найти данный документ в базе.

Галочка «Добавление запасов» - ставится или не ставится в зависимости от того, пришел ли товар одновременно со счетом. Если пришел - галочка ставится и после оформления счета запас товара на складе увеличивается в соответствии с указанным в счете количеством.

Если товар поступает на склад не одновременно со счетом, галочка не ставится и запас товара после оформления счета не изменяется. Приход товара на склад впоследствии нужно делать в меню «Добавление запасов».

Склад - укажите склад, куда приходуется получаемый товар. Настройка списка складов: Экстра Экстра --> Настройки --> Товары и запасы --> Склады Поставщик - выберите из имеющегося списка поставщиков, или добавьте нового поставщика Метод оплаты и даты • дата – выставления счет поставщиком;

• срок платежа – указанный поставщиком срок оплаты • дата поставки – ожидаемая дата поставки товара;

• получено – дата оформления счета в ARTIS;

Проект/отдел - необязательное поле, используется, если Вы хотите вести раздельный учет затрат по отделам или по проектам. Можете указать, куда относить затраты на данную поставку.

(Настройка в меню Экстра --> Установки --> Установки --> Проект/ отдел) Товар - нажав на «+» выберите из имеющихся или добавьте данные о новых закупаемых товарах, указав также их стоимость и количество.

4.4.4. Учет оплаты счетов Позволяет мгновенно получить информацию обо всех выставленных и полученных счетах, сколько нужно оплатить и сколько должно быть получено от клиентов, а также узнать сроки оплаты.

Доступ к разделу из меню:

Запросы --> Счета клиентам --> Правая кнопка мыши --> Оплатить/управление платежами Запросы --> Счета поставщикам --> Правая кнопка мыши --> Оплатить/управление платежами Оплатить - зарегистрировать полную оплату счета Управление платежами - зарегистрировать частичную оплату счета Оплата счетов влияет на график доходов и расходов, который можно построить на главной странице.

При выставлении новых счетов покупателям дается справочная информация об их текущих задолженностях, которая определяется исходя из выставленных и оплаченных счетов Окно учета оплаты дебиторской задолженности Оплата счетов 1. Войти в соответствующее меню:

• Запросы --> Счета клиентам • Запросы --> Счета поставщикам 2. Выбрать счет, который был оплачен и кликнуть на него правой кнопкой мыши 3. Выбрать «Оплатить» для полной оплаты и «Управление платежами» для частичной.

4.5. Исправление выставленных счетов Основным методом исправления ранее выставленных счетов является выставление корректирующих счетов с отрицательными значениями. Это гарантирует целостность данных и верно с точки зрения бухгалтерского учета.

В то же самое время, если по какой-то причине, Вам необходимо внести изменения в ранее выставленные счета задним числом, программа это позволяет. Однако, будьте аккуратны, так как вся ответственность за правильное ведение документации лежит на Вас.

Выставление корректирующих счетов Выставить счет, полностью отменяющий предыдущий:

Запросы --> Счета клиентам --> Правая кнопка мыши --> Сторно Выставить счет, исправляющий предыдущий частично:

Запросы --> Счета клиентам --> Правая кнопка мыши --> Выставить корректирующий счет Исправление счетов задним числом По умолчанию, такая функция в программе отключена.

Для ее включения, в меню: Экстра --> Установки --> Счета отметьте галочку «разрешить изменение счетов»

После этого, в меню: Запросы --> Счета покупателям --> Все счета станут активными кнопки «удалить» и «изменить».

Возможность удаления и исправления счетов задним числом НЕ доступна, если выбран метод учета стоимости запасов FIFO. В этом случае, пользуйтесь выставлением корректирующих счетов.

4.6. Выставление счетов при работе с предоплатой Рассмотрим выставление счетов и учет товаров при работе с предоплатой на примере изготовления на заказ предметов мебели. Процесс состоит из следующих этапов:

1. Выставление клиенту счета на величину предоплаты 2. Учет поступления средств в размере предоплаты и изготовление заказа 3. Проверка суммы оплаты и выставление счета на остальную часть суммы 4. Оплата счета Счет на предоплату В меню СЧЕТА выберите пункт Счет клиентам вручную, и в открывшемся окне выберите или зарегистрируйте клиента. Далее выберите товар или внесите новый, нажатие кнопки «+».

Вносим нового клиента - Иванов Петр Иванович и новый товар «Заказ: Набор стульев и стол из дерева», а также номер выставляемого счета. Обязательно снимите галочку «С изменением запаса», чтобы выставление счета на предоплату не приводило к списанию товара со склада.

Сумма в выставляемом счете должна быть равна сумме требуемой предоплаты Учет поступления средств Когда клиент вносит оплату, в меню “Запросы --> Счета покупателям --> Все счета” необходимо выбрать только что выставленный счет, и щелкнуть по нему правой кнопкой мышки.

Сделанные вручную счета будут всегда начинаться в списке с «f_». В появившемся меню выбрать «Управление платежами» и указать величину полученной суммы.

Выставление счета на остальную часть суммы После того, как заказ выполнен, выберите в меню Счета --> Счета клиентам. В открывшемся окне выберите того же покупателя и тот же товар. Если какая-то часть из выставленного ранее счета так и не была оплачена, информация об этом будет Вам предоставлена (см. рисунок).

Нажав на кнопку «Счета», можно увидеть, какие именно счета были выставлены этому покупателю ранее и какова величина задолженности по каждому из них.

После нажатия кнопки OK счет будет выставлен, а товар будет автоматически списан со склада.

Оплата счета Делается в меню Запросы --> Счета клиентам --> Все счета --> Оплатить.

Прочитать подробнее об оплате счетов.

3.5. Заявки Создаются на стадии переговоров с поставщиками и покупателями, чтобы иметь возможность оценивать потребность в запасах в будущих периодах.

• Позволяют планировать на перспективу потребность в запасах;

• Исключают ситуации, когда лежащий на складе товар разные менеджеры одновременно обещают поставить разным клиентам.

3.5.1. Заявки на закупку Оформляется с целью планирования запасов - показывает, что товары были заказаны у поставщика, подтвердил ли поставщик заказ и когда ждать их появления на складе. Документ составляется в момент подачи заявки поставщику и позволяет спланировать, сколько товара будет на складе в каждый конкретный день.

Количество товара из заявки на закупку отмечается как «Заказанное количество»

В случае отказа поставщика поставить товара на указанных условиях, заявка должна быть удалена или изменена. При получении положительного ответа, заявку нужно подтвердить (Запросы --> заявки на закупку --> правой кнопкой мыши щелкнуть по нужной заявке --> Подтверждение).

После этого, заказанное количество будет отображаться на складе как «Ожидаемый запас» с указанием даты его поступления.

Даты • Дата – когда была оформлена заявка на закупку • Дата поставки – ожидаемая дата получения товара • Дата подтверждения – заполняется после получения от поставщика согласия поставить данный товар на данных условиях Поставщик - выберите из имеющегося списка или добавьте нового поставщика Проект, отдел и группа - необязательные поля, используются, для удобства дальнейшей работы с документами. Вы можете определять группы, отделы или проекты, которые связаны с документов, чтобы потом их было легче искать.

(Настройка в меню: Экстра --> Установки --> Заявки) Товар - нажав на «+» укажите товар или добавьте новые данные о товарах для поставки, указав также их стоимость и количество.

3.5.2. Заявки на продажу и коммерческое предложение Высылается клиенту после его согласия на покупку оговоренной партии товаров на оговоренных условиях. Товар резервируется на складе, чтобы он не был продан кому-нибудь еще раз.

Далее из нее можно легко оформить счет и накладную Из заявки на продажу можно автоматически оформить и заявку на закупку.

Заявку на продажу можно также использовать в качестве «счета на оплату», настроив в меню Экстра --> Установки --> Шаблоны документов соответствующее ее отображение. (Подробнее о настройке в разделе про шаблоны документов).

Указанное в заявке на продажу количество отмечается на складе как «Зарезервированный запас»

При необходимости, зарезервированный запас можно использовать и для других клиентов, однако при этом программа выдаст предупреждение, и Вам нужно будет подтвердить иное использование зарезервированного запаса.

Коммерческое предложение – отличается от заявки лишь тем, что товар не помечается как «зарезервированный».

Создание заявки на продажу 1. Из коммерческого предложения:

Запросы --> Коммерческие предложения --> Выбрать нужное КП --> правой кнопка мыши -Сделать ЗАЯВКУ на продажу 2. Без коммерческого предложения:

Заявки --> Заявка на продажу Заполнение окна Даты • Подтверждена – дата, когда клиент подтвердил намерение купить товар.

• Дата создания – когда была оформлена заявка на продажу • Дата поставки – ожидаемая дата доставки товара;

Проект, отдел и группа Необязательные поля, используются, для удобства дальнейшей работы с документами. Вы можете определять группы, отделы или проекты, которые связаны с документов, чтобы потом их было легче искать.

(Настройка в меню: Экстра --> Установки --> Заявки) Контрагент – покупатель из списка из имеющегося списка или добавленный новый контрагент.

Товар - нажав на «+» укажите товар или добавьте новые данные о товарах для поставки, указав также их стоимость и количество.

Исполнение заявки на продажу В тот момент, когда Ваш клиент совершает покупку, Заявку на Продажу можно перевести в Счет клиенту. Для этого, в меню Запросы --> Заявки на Продажу найдите нужную заявку, щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Оформить СЧЕТ из данной заявки».

При этом, товар будет списан со склада и в меню Запросы --> Счета клиентам появится новый счет, используя который, можно будет учитывать оплату.

Удаление заявки на продажу Если клиент отказался от покупки, заявку можно пометить как удаленную, нажав в окне Запросы --> Заявки на Продажу кнопку «Удалить».

При этом товар будет снят с резерва, однако заявка не будет безвозвратная удалена, а менеджер сможет в любой момент сделать новую заявку, основываясь на уже ранее введенных данных удаленной заявки (правой кнопкой на заявке --> Сделать новую ЗАЯВКУ на продажу, основываясь на выбранной).

3.6. Склад Данный раздел программы позволяет вести учет прихода и расхода товаров по складу. Дает точную информацию о величине складского запаса по каждому наименованию товара.

Расход товаров Существует два документа, учитывающих расход товара со склада.

• Накладная (при отгрузке товара покупателям с одновременным выставлением счета) • Списание запасов (при отправке товара покупателям отдельно от счета, а также для списания товара как брака или при недостаче) Приход товаров Добавление запаса – получение товара без возникновения кредиторской задолженности перед поставщиков, используется при приходе товара на склад не одновременно с получением счета от поставщика.

В случаях когда товар приходит вместе с счетом от поставщика за него, можно сделать автоматический учет прихода запаса одновременно с регистрацией счета.

Заполнение окон аналогично СЧЕТАМ или ЗАЯВКАМ, с одной лишь разницей, что здесь поле «контрагент» можно оставить незаполненным.

3.6.1. Добавление новых складов в программе В программах ARTIS Вы можете использовать любое количество складов, какое Вам потребуется.

Добавление и удаление складов можно сделать через меню: Экстра --> Установки --> Товары и запасы --> Склады 3.6.2. Инвентаризация Позволяет сопоставить учетное количество товара с фактическим и внести соответствующие корректировки в учет.

Составление инвентаризационной ведомости В меню: ТОВАРЫ --> Инвентаризация --> Новая инвентаризационная ведомость В открывшемся окне будет показано учетное количество каждого наименования товара. В соседней колонке необходимо внести фактическое количество. Те строки, в которых наблюдается расхождение фактического и учетного количества, помечаются красным цветом.

Значение кнопок:

«Добавить» - добавляет строки в инвентаризационную ведомость «Удалить» - удаление строки из инвентаризационной ведомости (удаление только из ведомости, не из списка товаров!) «Заполнить» - приравнивает фактическое количества товара к учетному «Удаление нолевых значений» - удаляет из инвентаризационной ведомости всех строк с товарами, запас которых на складе равен 0.

Инвентаризационную ведомость можно в любой момент сохранить и вернуться к работе с ней позднее, изменения вступят в силу только после закрытия ведомости.

Обновление складского запаса по результатам инвентаризации Для того, чтобы сделанные изменения вступили в силу, необходимо закрыть ведомость.

Для этого в меню: ТОВАРЫ --> Инвентаризация --> Инвентаризационные ведомости выбрать нужную ведомость правой кнопкой мыши и нажать «Закрыть». После этого, данные о складском запасе будут соответствовать результатам инвентаризации.

3.7. Задачи и календарь (CRM система) CRM (customer relationship management) понимается как «система управления взаимоотношениями с клиентами». Данный раздел программы поможет Вам эффективно спланировать Вашу работу, чтобы покупателям и поставщикам было удобно с Вами сотрудничать.

Данный раздел очень удобно использовать для организации работы по поиску клиентов и проведению с ними переговоров.

Использование задач и календаря позволяет:

• систематизировать сведения о клиентах и поставщиках, облегчить подготовку и планирование переговоров спланировать работу сотрудников, отслеживать выполнение задач и распределять задачи между сотрудниками и по времени.

«Задача» - создаваемый в программе документ, в котором указывается, что и когда должно быть сделано по отношению к тому или иному поставщику или покупателю.

3.7.1. Добавление новой задачи Используется для планирования задач и времени сотрудников. Под задачами могут пониматься:

• Звонки, встречи с клиентами • Написание писем, отправка документов • Принятие решений по каким-либо вопросам Весь список поставленных задач отображается в календаре. В примечаниях каждой задачи имеет смысл писать историю ее выполнения, чтобы всегда было ясно, на какой стадии находятся переговоры по тому или иному вопросу.

Окно добавления задачи Никакие из полей окна не являются обязательными для заполнения. Однако чем более подробно будет описана задача, тем легче с ней будет работать.

Пользователь - укажите сотрудника, ответственного за выполнение задачи.

Добавление/удаление пользователей в меню: Экстра --> Пользователи --> Настройки прав доступа Контрагент, адрес, контактное лицо - здесь можно указать всю необходимую информацию о контактных данных для выполнения задачи Предмет - название задачи в списке задач, поясняет в чем ее смысл Примечания - любые комментарии. Один из возможных вариантов - фиксировать историю переговоров с клиентов, обновляя после каждого контакта и указывая время и того, кто действие выполнял Это позволить каждый раз быть более подготовленным, не забывать важную информацию, а также поможет другим работникам в случае необходимости брать на себя клиентов друг друга.

Даты - с даты/до даты, в какое время должна быть выполнена задача. Указывание этих дат позволит удобнее распределить задачи по дням, для чего можно воспользоваться календарем Группа/ направление/ средство связи/ статус - поля удобно использовать для удобства поиска и сортировки задач по разным критериям.

3.7.2.Календарь Добавление и управление задачами будет отражаться в отчетах, касающихся задач (отчеты --> задачи по пользователям, отчеты --> задачи по контрагентам), а также в списке актуальных задач, которые можно вывести на главной странице.

Календарь позволяет:

• Планирование задач по времени и среди разных сотрудников • Отслеживание выполнения задач Окно для управления задачами Управление задачами в календаре В основной части окна календаря отображаются все поставленные задачи для всех пользователей.

Щелкнув на пустое место в календаре появиться окно создания новой задачи.

Фильтр В левой части окна можно видеть разворачивающийся список, который можно использовать как фильтр при отображении задач.

Вы можете выбирать по любому сочетания критериев - задачи по конкретному сотруднику и конкретному клиенту, задачи по времени, по стадии выполнения в которой они находятся и т.п.

3.8. Цены и скидки В этом разделе программы можно создавать прайс-листы на товары из Вашей номенклатуры.

Справочник «Цены» очень гибкий в настройке и позволяет делать совершенно любые комбинации:

• указывать цены закупки и цены продажи, оптовые и розничные цены для каждого • устанавливать отдельные цены для конкретных покупателей или групп покупателей;

• устанавливать скидки от цены на все товары или группы товаров для конкретных покупателей или групп покупателей;

• устанавливать скидки на некоторое время для отдельных товаров и покупателей или групп товаров или покупателей.

Внеся в систему все необходимы данные о ценах, в дальнейшем Вы сможете просто выбирать из имеющего списка подходящую цену в каждом случае, вместо того, чтобы пытаться ее вспомнить.

Добавление цен в меню «Экстра»

В меню: Экстра --> Установки --> Цены --> Добавить/ изменить Название - отображение цены в списке (цена закупки, цена продажи, розничная, оптовая цены и т.п.) Тип - Цена или Скидка. Если выбрана скидка, необходимо указать, к какой из имеющихся цен данная скидка будет применяться и период действия скидки.

Вкладка «Товары» - укажите, к какому товару или группе товаров применяется данная цена/ скидка.

Вкладка «Контрагенты» - укажите, к какому покупателю, поставщику или группе покупателей/поставщиков применяется данная цена/ скидка.

Пример установки скидки в «15% на все товары из Китая»

1. Одна из групп товаров переименовывается из, например, «1-я группа» в «Страна»

(подробнее о группах).

2. Для всех товаров указывается их страна происхождения (Вертикальное меню --> Товары--> Изменить).

3. В меню настройки цен (Экстра --> Установки --> Цены --> Добавить/ изменить) добавляется новая скидка.

4. Указывается размер скидки, выбирается вкладка «Товары».

5. В выпадающем меню выбирается «Группа товаров», в данном случае «Страна».

6. Выбирается значение в данной группе, в данном случае «Китай».

3.9. Экспорт данных в Word, Excel, PDF Любой документ и любой список в программе может быть распечатан на принтере или экспортирован в Excel, Word, сохранен как картинка в jpg формате или сохранен как PDF файл.

Сохранение документа В момент создания счета (заявки, задачи, накладной и т.п.) в нижнем левом углу есть кнопка «Предварительная печать». Нажав ее, Вы увидите на экране, как будет выглядеть документ при печати.

В левом верхнем углу окна предварительного просмотра есть значок «Экспортировать», нажав на который, Вы можете выбрать в каком формате Вы хотите сохранить счет.

Сохранение списка Списки документов также могут экспортированы в любой из перечисленных форматов. Это может быть полезно, например, если Вам нужно распечатать список должников, список не выполненных заказов, список покупателей с наибольшими объемами продаж и т.п.

Для того чтобы экспортировать данные о списке документов:

1. Откройте требуемое окно (Заявки, Счета, Задачи, Складские документы и т.п.) 2. Если требуется - примените фильтр 3. Выберите в верхнем меню окна: Печать --> Печать списка --> Место печати Остается только настроить формат отображение данных на странице и ввести название списка.

Сохранив полученный файл, Вы можете использовать экспортированную информацию в любых других программах, какие только могут Вам понадобиться.

Кроме этого, программы ARTIS позволяют Вам импортировать данные из Excel файлов формата «xls».

В программе «ARTIS: CRM, Торговля, Склад» есть довольно большие возможности по получению аналитической информации.

• Отчеты по товарам • Отчеты по продажам • Отчеты по закупкам • Общие отчеты Все эти отчеты могут быть вызваны через специальные кнопки горизонтального меню вверху программы.

Кроме этого, пользователи могут выводить определенную информацию в виде графиков и списков на главном экране, в числе:

• Графики движения денежных средств за период, ожидаемые доходы и расходы • Отчет по дебиторской и кредиторской задолженности • Отчет по оборачиваемости товаров на складах и уровням запасов • Отчет по контрагентам • Отчет по продажам • Список актуальных задач Далее будут подробно описаны некоторые популярные типа отчетов, которые можно сделать в нашей программе. Другие подробные отчеты можно сделать по аналогии.

4.1. Движение товаров Данный отчет позволит Вам просмотреть все операции по приходу и расходу всех товаров по всем Вашим складам. Для того, чтобы сформировать такой отчет нужно сделать несколько несложных шагов.

1. Установить фильтр на физическое перемещение товаров В горизонтальном меню вверху экрана: Общие отчеты --> Движение запасов --> Фильтр Далее, снимите галочки со всех пунктов в правой части окна, оставив только те документы, которые связаны с физическим перемещением товаров на складе.

Для удобства, можете сохранить критерий фильтра, нажав на кнопку «Сохранить» в нижней части окна. Введите название, например «Движение товаров» и в следующий раз Вы найдете этот список в разделе «сохраненные запросы» горизонтального меню.

2. Настройка печати Примените критерий установленного фильтра и нажмите кнопку «Печать».

В открывшемся окне выберите вкладку «Печать» и настройте какие колонки нужны для отображения.

Формат отображения данных также может быть сохранен в виде шаблона с помощью кнопки «Сохранить» данного окна.

3. Печать и экспорт данных в Excel В зависимости от Ваших задач, Вы можете либо распечатать данный список, либо экспортировать данные в Excel для дальнейшей обработки.

На вкладке «Установки» выберите место печати - отображение на экране, печать на принтере, экспорт в excel, текстовый или PDF файл.

После экспорта данных в excel, Вы сможете использовать их далее так, как потребуется.

Замените «По умолчанию» в имени списка на произвольное название документа, которое отобразится в качестве заголовка, например, «Движение товаров».

Дополнительные возможности Существует много вариантов по настройке фильтра. Например, можно сделать выборку только по одному складу, только по определенным видам товаров, только в заданные диапазоны дат.

Все эти критерии фильтров так же могут быть сохранены для быстрого доступа через раздел «Сохраненные запросы»

4.2. Прибыль и убытки Можно построить в двух видах:

• График • Таблица Доходы и расходы в программе считаются не по факту выставления или регистрации счета, а по факту его оплаты, т.е. по факту реального поступления или расхода денег.

Прибыль и убытки в таблице Общие отчеты --> Баланс НДС --> Фильтр В данном окне можно получить данные о доходах и расходах, а также о величине входного НДС и НДС к уплате за любой период времени, а также по любой группе счетов (настраивается с помощью фильтра) Главное окно --> График --> Изменить --> Доходы/Расходы --> Последние 3 года (12 месяцев/ дней) На главном окне на любом из графиков щелкните по рисунку шестеренки, выберите доходы, расходы и требуемый период.

Раздел позволяет настраивать программу ARTIS именно под Вашу организацию, так же дает ряд расширенных возможностей по ее использованию.

Установки - настройки шаблонов и правил обработки документов, форматы номеров документов, названия групп товаров, заявок и контрагентов, настройка окон.

Просмотр лога событий - отслеживание всех совершенных действий каждого пользователя в программе.

Пользователи - добавление новых пользователей, установка правд доступа каждого пользователям к различным частям программы Выбрать организацию - переключение между разными базами данных (если их более одной) Управление организациями - возможность создавать новые базы данных, например, если Вам нужно на одном компьютере вести учет для нескольких организаций.

Обновить базы данных - при сетевой работе, используется для обновления информации с учетом сделанных другими пользователями изменений Резервное сохранение и восстановление данных - позволяет Вам быть уверенными, что данные не пропадут и не будут случайно испорчены. Можно настраивать автоматическое сохранение всех данных при закрытии программы.

5.1. Настройка данных о фирме Для того, чтобы изменить данные о Вашей компании выберите в меню: Экстра --> Установки --> Профиль 1 --> Изменить Откроется окошко, в котором можно изменить и добавить все необходимые данные. После сохранения данных в этом окошке, при создании всех документов на них будут отображаться обновленные данные.

5.2. Работа с различными валютами Программы ARTIS позволяют вести складской учет и торговлю в разных валютах, с учетом колебаний обменных курсов.

Валютой по умолчанию также может быть выбрана совершенно любая валюта, однако это должно быть сделано ДО ТОГО КАК в программе будет создан первый документ. После сохранения любого документа, установить по умолчанию другую валюту будет невозможно, для этого придется создавать новую организацию с новой базой данных.

5.3. Настройка шаблонов документов Экстра --> Установки --> Шаблоны документов --> Выбор шаблона --> Дублировать Шаблон документа - правило отображения данных при печати: название и расположение столбцов, название печатаемого документа, данные отображаемые в заголовках и т.п.

Программа позволяет гибко настраивать шаблоны всех документов под Ваши нужды:

• добавлять/удалять столбцы • переименовывать названия столбцов • менять заголовки документов • создавать новые форматы документов • задавать какие именно данные должны отображаться в заголовках и в подписях к документам Создание нового шаблона Рассмотрим на примере ситуации, когда требуется создать новый шаблон, для выставления счета на оплату, так, чтобы в строках с названиями товаров были указан размеры предоставляемых на каждый из этих товаров скидок.

В меню: Экстра --> Установки --> Шаблоны документов выберите тот шаблон, на основе которого Вы хотите сделать новый и нажмите кнопку «дублировать». В нашем случае выберем «Основной шаблон».

1. В левой верхней части задайте название нового шаблона. По умолчанию он называется «Основн. шаблон (2)». Назовем его «Счет со скидкой».

2. Чуть ниже, нужно указать типы документов, для которых будет использоваться Ваш новый шаблон, отметив галочкой нужный вариант.

Для выставления счета на оплату, лучше всего использовать документ «Заявка на продажу».

При создании этого документа, указанное количество товара на складе помечается как «зарезервированное», что позволит избежать ситуации, когда разные менеджеры продают один и тот же товар разным покупателям. В момент фактической продажи товара, этот документ может быть мгновенно преобразован в «Счет клиенту», и товар будет сразу же списан со склада.

3. Укажите название нового документа, которое будет на нем отображаться при печати.

Этого выберите в окошке кнопку «изменить» и переименуйте «Заявка на продажу» в «Счет на оплату».

4. Настройте столбцы для отображения. В соответствующей области экрана отметьте галочкой те столбцы, которые Вы хотите видеть на документах, сделанных по данному шаблону. В нашем случае, можно оставить все те же, что были раньше, но добавить столбец «Скидка в процентах».

Отметив галочкой нужные столбцы, задайте их ширину и порядок отображения в отведенной для этого области экрана. Названия столбцов также могут быть переименованы например,вместо «Скидка» можно написать «С учетом скидки».

5. Настройте заголовки - можно указать, какие поля следует показывать, как они должны называться, какие данные о контрагенте следует отображать и в каком порядке.В следующий раз создавая «Заявку на продажу», Вы сможете выбрать среди списка шаблонов «Счет со скидкой»

Это позволит вам распечатать счет на оплату с учетом измененных названий столбцов и заголовков, добавленного столба «Скидка» и других внесенных изменений.

5.4. Создание новой базы данных В программах ARTIS есть возможность одновременно вести учет для нескольких организаций в независимых базах данных. Количество возмжных баз данных не ограничено.

Создание новой базы данных В меню: Экстра --> Управление организациями --> Добавить При создании новой организации имеется возможно перенести часть данных из уже имеющейся базы. Так, например, можно скопировать настройки прав доступа, данные о контрагентах, номенклатуру товаров и т.п.

Переключение между базами данных В меню: Экстра --> Управление организациями Название выбранной в текущий момент организации написано на самом верху окна 5.5. Настройка групп для контрагентов, товаров, счетов и задач Для контрагентов, товаров, счет и задач в программах ARTIS можно устанавливать произвольные группы. Группировка дает возможность с помощью «Фильтра» с легкостью делать выборку именно тех данных, которые требуются.

Для контрагентов система группировки является наиболее гибкой. В программе можно задать три разных признака и неограниченное количество значений каждого признака.

После того, как названия групп указаны, в меню «Экстра --> Установки --> Группы контрагентов», необходимо указать возможные значения для каждой группы. Например:

1-ая группа: «Тип»

• Постоянный покупатель • Оптовый покупатель • Розничный покупатель 2-ая группа: «Важность»

В зависимости от класса важности можно принимать решения какие заказы должны выполняться в первую очередь, а какие могут быть при необходимости отложены.

3-ая группа: «Работа в кредит»

• Разрешена • НЕ разрешена Группировка товаров Аналогично настройке групп для контрагентов, можно настраивать 3 группы для товаров в меню «Экстра --> Установки --> Категории товаров».

Примеры группы для товаров:

Страна производства Класс товара (элитный, эконом, стандарт) Тип товара (мебель, фурнитура, строительные материалы) Применение (для дома, для офиса, для отдыха, для развлечений) и т.д.

Группы для заявок, счетов и задач Так же задаются в меню: Экстра --> Установки Для этих категорий документов признак группировки может быть только один, однако число вариантов значений это признака не ограничено.

5.6. Резервное сохранение и восстановление данных Время от времени мы рекомендуем использовать эту функцию и Вам сохранять всю информацию на внешние носители, чтобы в случае сбоев в Windows или проблем с оборудованием, Вы не потеряли ценные для Вас данные. Кроме того, резервное сохранение и восстановление данных позволяет переносить данные с одного компьютера на другой.

Создание резервной копии данных В меню «Экстра» в программе выберите «Программа сохранения и восстановления данных» и далее «Подготовка резервной базы». Выберите папку для сохранения файла и нажмите OK.

В результате будет сохранен файл с названием вида invoice32_ru_backup_20110615_104603_675.7z, содержащий в себе все введенные в программу данные и настройки. Этот файл можно записать на флеш карту и перенести на другой компьютер или, например, пересылать по электронной почте.

Восстановление данных из резервной копии В меню «Экстра» в программе выберите «Программа сохранения и восстановления данных» и далее «Восстановление базы данных». Найдите файл с созданной ранее резервной копией Ваших данных и нажмите OK.

После этого, данные на компьютере будут заменены на те, что бы сохранены при создании файла.

Из-за настроек безопасности Windows иногда могут возникать проблемы при запуске нашей программы.

6.1. Программа не запускается: SQL сервер не существует или доступ запрещен В своей работе наша программа использует стандартную службу Windows - SQL сервер. В некоторых случаях, при установке, брандмауэр windows или антивирусы установку блокируют и возникает ошибка:

Поэтому, если что-то не сработает, можно попробовать установить ее с выключенными антивирусами, а после установки сразу включить их обратно. Особенно это актуально для Windows 7 и антивируса Nod32.

Если переустановка не помогла, придется прописать разрешения в настройках безопасности вручную.

• При работе только на одном компьютере, выполните только первую часть «Настройки • При настройке работы в сети, если изменение настроек сервера проблему не решило, перейдите ко второй части - «Настройки на рабочий станциях».

Потребуется сделать 3 действия для настройки сервера и 2 действия для настройки каждой рабочей станции.

6.1.1. Настройки на сервере 1. Установить разрешите на использование TCP/IP для MS SQL Server C:/Program Files/Microsoft SQL Server/80/Tools/Binn/svrnetcn.exe Для Vista и Win7 необходимо запустить его в режиме «как администратор» (кликнув по нему правой кнопкой мышки и выбрав соответствующий пункт в меню) Выберите TCP/IP и нажмите кнопку «Свойства»

Установите порт 1434.

Вместо KS-PC0242 должно быть написано имя Вашего компьютера сервера.

2. Перезагрузите MySQLсервер.

В правом нижнем углу экрана найдите его иконку и щелкнув правой кнопкой выберите «Exit».

Откройте «Пуск» и в нижней строке наберите SQLMANGR. В верху появится ярлык для запуска сервиса. Правой кнопкой мышки запустите его как администратор. (Для Win XP: Пуск --> Выполнить --> SQLMANGR) В открывшемся окне нажмите СТОП, дождитесь, пока сервер SQLSERVER будет остановлен, потом нажмите СТАРТ для его повторного запуска.

3. Настройка брандмауэра для разрешение для других компьютеров подключаться к этому Пуск --> Панель управления --> система и безопасность --> брандмауэр --> Дополнительные настройки Выберите раздел «Входящие правила» (Inbound rules) и в правой части окна нажмите «Новое правило» (new rule).

Сначала выберите вариант «Порт» и нажмите «Далее». Выберите UDP и в выделенное для этого место введите 1434. Нажмите «Далее», «Далее», «Далее», введите «ksport» и нажмите «Закончить».

Теперь снова нажмите «Новое правило» и выберите вариант «Программа», нажмите «далее» и «обзор». Найдите файл C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL$KEYSOFTSQL\Binn\sqlservr.exe, нажмите «Далее», «Далее», «Далее» и введите название ksprog. Нажмите «Закончить».

6.1.2. Настройки на рабочих станциях 1. Проверка правильности установки пути к серверу Пуск --> В нижней строке напишите «regedit» --> откроется окно для редактирования реестра.

(Для Win XP: Пуск --> Выполнить --> regedit) Найдите там: Local machine\Software\Key-Soft\Invoice32_ru и внутри там найдите переменную Server (иногда может отображаться венгерским словом kiszolgl).

Проверьте, чтобы ее значение было: IMIA_KOMPUTERA\KEYSOFTSQL.

IMIA_KOMPUTERA – то, как называется Ваш сервер.

2. Настройка SQL Сервера на рабочих станциях Пуск –> в нижней строке напишите cliconfg --> запустите как администратор --> Откроется окно «Программа добавления клиента SQL Server»

Выберите вкладку «Псевдоним», кнопку «добавить», пункт TCP/IP Псевдоним для сервера: SQL Имя сервера: imia_komputera\KEYSOFTSQL Порт: Теперь все должно работать!

Если что-то не получилось - обращайтесь в службу поддержки, мы постараемся Вам помочь!

| 6. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ