«Руководство для парламентских библиотек Второе, переработанное и расширенное издание Кейт Каннинхэм Перевод с английского языка Guidelines for Legislative Libraries – 2nd, completely updated and enlarged edition De ...»

Профессиональные публикации, №140

Руководство для парламентских

библиотек

Второе, переработанное и расширенное издание

Кейт Каннинхэм

Перевод с английского языка

Guidelines for Legislative Libraries –

2nd, completely updated and enlarged edition

De Gruyter Saur, 2009

Перевод на русский язык осуществлен при поддержке,предоставленной

Отделом демократии и управления Миссии USAID в Украине, Молдове и Беларуси согласно условиям гранта № 121-А-00-03-00008-00.

Мнения и утверждения, высказанные в публикации, отражающие личной позиции авторов и могут не совпадать с позицией USAID.

"Программой содействияпарламенту II.

Программа развития законотворческойполитики” Переводчик: Г. Воскресенская; Особая благодарность представителю Библиотеки и Исследовательской службы Российской Думы Ирине Андреево заее вклад в окончательное редактирование переведенного документа.

Общие сведения об ИФЛА ИФЛА (Международная Федерация Библиотечных Ассоциаций) - главная международная организация, представляющая интересы библиотек, информационных служб и их пользователей. Это всемирный общественный рупор библиотечно-информационных специалистов.

ИФЛА предоставляет информационным специалистам всего мира возможности для обмена идеями, международного сотрудничества и развития по всем направлениям библиотечной деятельности и информационных услуг. ИФЛА является организацией, с помощью которой библиотеки, информационные центры и информационные специалисты со всего мира могут сформулировать свои задачи, оказывать влияние как профессиональная группа, защищать свои интересы и находить решения общезначимых проблем.

Задачи, цели и профессиональные программы ИФЛА могут быть успешно реализованы только при условии сотрудничества и активного вовлечения в ее деятельность всех её членов и партнеров.

В настоящее время около 1600 библиотечных ассоциаций и институций, индивидуальных членов организации действуют сообща во имя реализации целей ИФЛА, для развития библиотечного дела в мировом масштабе. Через своих членов ИФЛА впрямую или опосредованно представляет приблизительно 500 000 библиотечно-информационных специалистов по всему миру.

ИФЛА выполняет свои задачи через множество каналов, в том числе, издавая журнал, практические руководства и методические рекомендации, отчеты и монографии по широкому кругу вопросов. ИФЛА проводит конференции и семинары по всему миру для совершенствования профессиональной деятельности и лучшего понимания важности работы библиотек в электронную эру. Все это осуществляется в тесном сотрудничестве с неправительственными организациями, финансовыми органами и международными агентствами такими, как ЮНЕСКО и Всемирная Организация интеллектуальной собственности (WIPO). IFLANET, вебсайт Федерации, является главным источником распространения информации об ИФЛА и ее политики – www.ifla.org Библиотечно-информационные специалисты ежегодно собираются на Международную библиотечно-информационную конференцию ИФЛА, которая проходит каждый год в августе в разных городах мира.

ИФЛА была создана в Эдинбурге, в Шотландии, в 1927 году участниками международной конференции директоров национальных библиотек, а официально ИФЛА была зарегистрирована в 1971 году в Нидерландах. Королевская библиотека в Гааге (Национальная библиотека Нидерландов) любезно предоставляет помещение для штабквартиры ИФЛА. Региональные представительства ИФЛА находятся в Рио-де-Жанейро (Бразилия); в Претории (Южно-Африканская Республика) и в Сингапуре.

СОДЕРЖАНИЕ

От автора Предисловие Глава 1 Введение Глава 2 Потребность парламента в информации Глава 3 Предоставляемые услуги Глава 4 Политика комплектования Глава 9 Информирование пользователей и изучение их потребностей Глава 13 Взаимоотношения с другими службами парламента Глава 14 Обмен опытом между парламентскими библиотеками Глава 15 Предоставление информации для общественности и школ Глава 16 Архивирование парламентских материалов От автора В последние годы стало особенно очевидно, что первое издание Руководства для парламентских библиотек, ценное и важное для своего времени, требует обновления и переиздания в связи со стремительными изменениями в области доступа к информации, как в глобальном масштабе, так и в рамках парламентских библиотек, в частности.

В ходе дискуссий на конференции ИФЛА в 2006 году в Сеуле было принято решение искать средства для подготовки обновлённого издания. В это время я только что ушел на пенсию со своего поста в Библиотеке Палаты Общин Парламента Великобритании и принял предложение, чтобы подготовить новое издание. В этой работе мне помогали многие люди, в частности, члены Консультативной группы, имена которых перечислены в первой главе.

Их комментарии к тексту очень мне помогли, и я хочу выразить благодарность за их дельные советы и время, которое они уделили этому проекту. Мне также оказывали поддержку мои коллеги, занимавшие в эти годы пост председателя Секции парламентских библиотечных и исследовательских служб ИФЛА. Донна Шидер, директор Юридической библиотеки Библиотеки Конгресса США, которая возглавляла секцию, в тот период времени, когда было принято решение о поиске средств для нового издания. Гро Сендгринд, директор Библиотеки Парламента Норвегии, председательствовала в Секции в те годы, когда выполнялась основная часть работы. Мойра Фрезер, директор Библиотеки Парламента Новой Зеландии, занявшая пост председателя секции, когда работа над изданием вступила в завершающую стадию. Выражаю мою глубокую признательность всем троим председателям. Я также благодарен за помощь многим другим коллегам из парламентских библиотек, к которым я обращался. Особо хотел бы упомянуть конференцию Секции парламентских библиотечных и исследовательских служб ИФЛА в Риме в 2009 году, где я получил отклики на мою работу, как в ходе обсуждения Руководства в рамках Конференции, так и в личных беседах с ее участниками. Мне также хочется упомянуть Дермота Энглфилда, редактора первого издания Руководства для парламентских библиотек. К сожалению, Дермот Энглфилд умер в июле 2007 года, еще до начала работы над новым изданием, и у меня не было возможности обсудить с ним новое издание, что, безусловно, доставило бы мне большое удовольствие. И, наконец, я благодарю мою жену Джулию за поддержку на протяжении всего периода работы над этим материалом.

Надеюсь, что это издание окажется таким же полезным, как первое.

Кейт Канингейм Ноябрь 2009 г.

Предисловие Информация является базовым условием деятельности парламентов, поэтому они нуждаются в информационном обслуживании, которое помогает управлять информационными потоками для укрепления демократических основ во всём мире. В докладе Информируя демократию на конференции, организованной Межпарламентским Союзом совместно с Ассоциацией Генеральных секретарей парламентов и ИФЛА, в октябре 2008 года так сказано о значении парламентских библиотек и исследовательских служб для их законодательных органов:

«Доступ к надежной, актуальной информации очень важен для надлежащего функционирования демократического законодательного органа. Парламентские библиотеки и исследовательские службы вносят свой вклад в эффективную парламентскую деятельность, предоставляя точную, независимую, объективную и отвечающую запросам информацию. В последние десятилетия указанные службы во многих странах мира получили стремительное развитие, равно как и новейшие информационнокоммуникационные технологии, которые кардинально изменили способы управления знанием и информацией в законодательных органах власти».

Одной из провозглашенных целей Секции библиотек и исследовательских служб парламентов ИФЛА является «создание и продвижение стандартов и успешного опыта предоставления информации и знаний парламентам». Настоящее Руководство будет особенно полезно тем, кто работает над повышением роли библиотечных и исследовательских служб в недавно созданных парламентах. Издание получилось ценным и полезным, потому что руководство Секции библиотек и исследовательских служб парламентов ИФЛА и несколько её опытных и квалифицированных членов, обогатили многие разделы нового Руководства накопленными знаниями и рекомендациями.

В последние годы участие в заседаниях Секции библиотек и исследовательских служб парламентов ИФЛА очень активизировалось, в настоящее время в ней представлены все континенты и большинство стран мира. Всё больше людей ценят возможность обмена опытом и знаниями с коллегами, работающими в той же сфере, независимо от культурных и языковых различий. Поэтому растёт число членов Секции, увеличивается посещаемость её мероприятий. Подготовленное Руководство может быть особенно полезным для небольших, недавно созданных или получивших право на расширение библиотечных и исследовательских служб.

Со времени выхода в свет первого издания Руководства в связи с развитием информационно-коммуникационных технологий произошли кардинальные изменения в работе парламентариев, а значит и в том, каким образом библиотечные и исследовательские службы поддерживают их деятельность. Используя новейшие методики и технологии, парламентские библиотеки и исследовательские службы помогают парламентариям справляться с информационными перегрузками, оказывают содействие в изучении законодательных проблем и способствуют формированию качественного законодательства.

Новое, переработанное и расширенное за счёт освещения темы использования новейших информационных технологий, издание Руководства также будет содействовать совершенствованию этой работы.

Кейт Канингейм, бывший старший менеджер Библиотеки Палаты Общин Великобритании, активный участник заседаний на протяжении многих лет Секции библиотек и исследовательских служб парламентов ИФЛА, написал это Руководство практически заново.

В работе ему помогала Консультативная группа, в состав которой вошли парламентские http://www.ipu.org/PDF/publications/inform_dem_en.pdf библиотекари и исследователи из парламентов в разных уголках мира. Благодарим их всех и Кейта, в первую очередь.

ГЛАВА Введение Исходные данные Первое издание «Руководства для парламентских библиотек» под редакцией Дермота Энглфилда вышло в 1993 году.2 Руководство явилось практическим пособием для всех, кто работает в сфере предоставления аналитических и информационных услуг членам парламентов, и было переведено на многие иностранные языки. Дермот Энглфилд возглавлял Библиотеку Палаты Общин Великобритании с 1991 по 1993 годы, а с 1976 по 1991 годы он был заместителем руководителя этой службы. Свыше двадцати лет он сотрудничал с ИФЛА, в частности, являясь четыре года Секретарем, и последующие четыре года Председателем Секции парламентских библиотек и информационных служб парламентов ИФЛА. Таким образом, он отлично подходил на роль редактора первого издания Руководства, выполняя эту работу совместно с группой опытных коллег. Дермот Энглфилд и его коллеги прекрасно осознавали быстрые темпы происходящих перемен в сфере информационных технологий еще в процессе подготовки первого издания; со времени же его выхода в свет скорость перемен стала еще выше. Хотя издание 1993 года и касалось, в определенной степени, компьютеризации библиотек, например, создания электронных баз данных, однако, словарь терминов, сопровождавший первое издание, не содержал таких понятий как «электронная почта», «Интернет», «Интранет», «вебсайт». Необходимость отражения этих важных явлений и понятий для любой парламентской информационной службы явилось одной из причин подготовки нового издания. Но не только технологические изменения обусловили необходимость подготовки нового издания Руководства. Дискуссии, проходившие в рамках Секции библиотечных и исследовательских служб парламентов, выявили также потребность в получении рекомендаций по ряду проблем, не отраженных совсем (или только частично), в первом издании этого Руководства. К таким проблемам относились, например, маркетинг услуг и обучение пользователей приемам эффективного их использования.

Настоящее издание написано Кейтом Канингеймом, членом команды топ-менеджеров Библиотеки Палаты Общин Великобритании, работавшим в этом качестве на протяжении лет, до выхода на пенсию в 2006 году. Он регулярно посещал конференции ИФЛА и в течение восьми лет участвовал в деятельности Секции. В работе над Руководством ему помогала международная группа из семи консультантов, обладающих значительным опытом в различных областях библиотечно-информационной деятельности. Каждый из консультантов давал отзывы на рукописи всех глав. Джанет Ситон подготовила рукопись Главы 11.

Членами Консультативной группы являлись:

Инносент Ругамбва Руководитель библиотечно-исследовательской службы Парламента «Руководство для парламентских библиотек» под редакцией Дермота Энглфилда. Публикации ИФЛА 64 K.G. Saur, Донна Шидер Директор Юридической библиотеки Библиотеки Конгресса, США Джарле Скерестад Руководитель Аналитической Службы Парламента Норвегии Джанет Ситон экс-глава Информационного центра Парламента Шотландии, Мери Сифрид Директор Библиотеки Парламента Квинсленда, Австралия Элли Валентайн Директор проектов USAID в Пакистане, Армении, Украине Вильям Янг Директор Библиотеки Парламента Канады Текст нового издания был скорее написан заново, чем просто пересмотрен и обновлен:

слишком много изменений произошло за эти шестнадцать лет. Но основные принципы и рекомендации предыдущего издания были сохранены, как и некоторые фрагменты текста.

Как свидетельствуют обсуждения на заседаниях Секции, изложенные в Руководстве принципы, могут применяться в больших и маленьких библиотеках, работающих многие годы или созданных совсем недавно, обладающих любым объемом ресурсов и уровнем технологий. Встречаясь и обсуждая свои профессиональные проблемы, работники парламентских библиотечно-информационных служб порой поражаются, как много общего в их деятельности, несмотря на различия между парламентскими институтами, в которых они работают и их политической структурой.

Библиотеки законодательных органов являются, по определению, специальными библиотеками. Парламентские библиотеки обслуживают строго определенный круг читателей, а, именно, депутатов и их помощников. Они также поддерживают свой законодательный орган в целом и могут в этой связи иметь дополнительные функции, например, хранения печатной информации или предоставления информации о парламенте общественности, школам и т.п. Если бы пришлось создавать парламент с нуля, можно было бы раздумывать, а нужна ли парламенту библиотека? В мире до сих пор преобладает представление о библиотеке как о здании, где физически хранятся печатные материалы.

Например, Толковый словарь русского языка С.И. Ожегова определяет библиотеку, как «учреждение, собирающее и хранящее книги для общественного пользования».

Определение, которое дает Википедия, демонстрирует, казалось бы, современный подход. В нем говорится, что библиотека – это «собрание информации, источников, ресурсов и услуг:

оно организовано для публичного использования; его может содержать общественный орган, учреждение или отдельная персона. В более традиционном значении библиотека – это собрание книг». Это более приемлемое определение, но и оно оставляет сомнение, так ли необходима библиотека законодательному органу? Приведенное определение Википедии имеет пассивный характер и не указывает на реальные возможности парламентских библиотек удовлетворять специфические в смысле скорости и качества информационные запросы парламентариев в двадцать первом веке.

Ежедневную деятельность парламентариев характеризует постоянная необходимость давать комментарии по тому или иному вопросу, независимо от места его нахождения, будь то аэропорт или пресс-центр, а также желание участвовать в общественных дискуссиях на радио и телевидении, задавать вопросы, преодолевать защитный барьер, выстраиваемый исполнительной властью, демонстрировать преимущества, связанные с оперативным использованием статистических или фактографических данных. Для удовлетворения этих потребностей парламентским библиотекам необходимо предоставлять парламентариям точную и своевременную информацию, что не всегда критично для деятельности других типов библиотек. Также парламентариям необходима помощь специалистов, владеющих специальными знаниями и навыками, такими как быстрый поиск информации, оценка достоверности информации, а также возможность проконсультироваться со специалистами, владеющими знаниями по широкому кругу вопросов, как в глобальном, так и законодательном контексте.

Межпарламентский Союз (Inter-Parliamantary Union) недавно издал пособие о деятельности парламентов в 21-ом веке3. В нем отмечено, что обеспеченный ресурсами парламент должен иметь также «универсальную библиотечно-информационную службу». В издании «Рекомендации для демократического законодательного органа», подготовленном Парламентской Ассоциацией Содружества, указано, что «члены парламента и персонал законодательного органа должны иметь доступ к соответствующим исследовательским, библиотечным и информационно-техническим ресурсам».4. Эти рекомендации, появившиеся в результате широкомасштабного обмена мнениями специалистов, подтверждают общепринятое положение о том, что современный демократический парламент и современные парламентарии нуждаются в библиотечных, информационных и исследовательских услугах, независимо от того, как называются парламентские службы, которые их предоставляют. Название служб, предоставляющих информацию парламентариям, могут различаться, самое главное, чтобы они были эффективными.

Первое издание настоящего Руководства увидело свет во времена возросшего интереса к демократическим принципам, вызванного падением Берлинской стены в 1989 году.

Руководство было переведено также на русский язык и распространено среди практиков во вновь образовавшихся независимых государствах. Тем не менее, процесс распространения Руководства не ограничивался только новыми парламентами, которые возникли после развала коммунистических режимов в Восточной Европе, а был подхвачен парламентскими библиотеками всего мира.

Распространяемое Руководство формировало мнение, что «новые демократии» нуждаются в эффективном парламенте, которому, в свою очередь, нужна профессиональная информационно-аналитическая служба, которая обеспечивала бы эффективное выполнение парламентом своих функций. Но желание серьезно и нестандартно продумать шаги по улучшению информационного обеспечения депутатов усилиями парламентских библиотек, как и вспомогательным аппаратом парламента в целом, было актуально не только для так называемых «новых демократий». Чтобы соответствовать усложняющимся запросам и ожиданиям депутатов, парламентские библиотеки стран с давно сформированными парламентскими традициями, также оказались перед необходимостью незамедлительных перемен. Эти библиотеки столкнулись с лавиной информации (как достоверной, так и непроверенной), получаемой из Интернета простым нажатием кнопки, а также с радикальным изменением способов доставки информации в связи с развитием инновационных компьютерных технологий.

Рекомендации Межпарламентского Союза и Парламентской Ассоциации Содружества ориентирует персонал парламентских библиотек работать на парламент в целом, а не на отдельных депутатов и не на аппарат парламента. В этом, важная отличительная черта работы парламентских библиотек в сравнении с ролью других служб парламента. Последние, в основном, сфокусированы в своей деятельности на решении внутрипарламентских технологий и вопросов. Основными обязанностями вспомогательного персонала комитетов и регламентной службы является ведение стенограмм пленарных заседаний парламента и заседаний комитетов. Заседания комитетов, конечно, могут Парламент и демократия в 21-м веке: практические рекомендации. Межпарламентский Союз 2006 год.

http//:www.ipu.org/English/handbks.htm#democracy Рекомендации для демократического законодательного органа. Отчет исследовательской группы, опубликованный Парламентской Ассоциацией Содружества. Декабрь 2006 года.

http://www.cpahq.org/uploadedFiles/Information_Services/Publications/CPA_Electronic_Publications/Recommended %20Benchmarks%20for%20Democratic%20Legislatures.pdf проходить в разных помещениях, но всегда эти помещения находятся в здании парламента.

За дебаты ответственны сотрудники, ведущие стенограммы, другие выполняют административно-хозяйственные функции, занимаются вопросами организации питания, приема посетителей и т.д. Но работники библиотечно-информационной службы рассматривают свою миссию в более широком контексте, учитывая тот факт, что информация, предоставляемая депутату, должна полностью соответствовать его потребностям, где бы он или она не находились. Методы работы могут быть разными, например, они могут включать поддержку парламентария в работе с электоратом, который он представляет в парламенте, либо участие в национальных или региональных дискуссиях через средства массовой информации. Много необходимой депутатам информации поступает из внешних источников, поэтому специалисты библиотечно-информационной службы должны быть не только в курсе перемен во внешнем мире, но также знать факты и политические проблемы, связанные с ними; они также могут выступать в роли переговорщиков, посредников, помогающих разрешить ту или иную проблему от имени парламентария.

Работники библиотечно-информационной службы парламента могут оказаться в профессиональной изоляции в силу специфики их работы. У них очень мало возможностей для встреч и профессиональных дискуссий с работниками других парламентских библиотек, а также мало общего между характером их работы и работой других организаций и даже других библиотек. Рост численности Секции парламентских библиотек и исследовательских служб ИФЛА (в августе 2009 года она насчитывала 111 членов из более чем 50-ти стран5) является одним из путей преодоления этой изоляции. Дискуссии в рамках Секции проходят оживленно, носят глубокий информативный характер и демонстрируют активное стремление парламентских библиотек узнать как можно больше о деятельности друг друга. Существуют также региональные организации подобного характера, крупнейшей из которых является Европейский Центр Парламентских Исследований и Документации (ECPRD). Кроме того, есть несколько зональных организаций парламентских библиотек, например Австралазии, Северных стран и Юго-Восточной Африки. Развиваются также двусторонние связи между парламентскими библиотеками.

Краткий обзор содержания Краткое содержание следующих глав:

Глава 2 рассматривает роль парламентов и отдельных депутатов. Обсуждаются их потребности в информации и исследованиях, а также общие принципы деятельности информационных и исследовательских служб парламента.

Глава 3 рассматривает ряд услуг, которые могут быть предложены депутатам. Среди них – информационные, исследовательские услуги, услуги внутренней информационной сети и традиционные библиотечные услуги, такие как комплектование фонда и выдача материалов на абонемент.

Глава 4 обсуждает политику комплектования как печатных, так и электронных документов.

В ней рассматриваются типы документов, основные принципы комплектования коллекции, Презентация Гро Сандгринда, Главы Секции на Конференции Секции парламентских библиотек и исследовательских служб ИФЛА в Риме в августе 2009 года.

http://www.preifla 2009.parlamento.it/ifla/45147/89665/paginabicamerali.htm правила отбора документов, а также методы организации фонда материалов, выдаваемых на абонемент.

Глава 5 обсуждает формы организации доступа к информации. В ней рассматриваются такие виды услуг как ответы на специфические запросы отдельных парламентариев, организация доступа к материалам через внутреннюю информационную сеть (интранет), и другие.

Перечислены также услуги, которые предоставлять не рекомендуется.

Глава 6 посвящена организации информационных и традиционных библиотечных услуг в парламентском контексте. Рассматриваются такие формы как физическая библиотека, центральный справочный пункт. Представлены также типы и виды запросов, рассказывается, откуда они могут поступать, и какие источники следует использовать для подготовки ответов на них.

Глава 7 обращает внимание на исследовательские и аналитические службы. В ней раскрываются особенности исследовательской службы парламента, уровень компетенции и навыки, необходимые исследователям, а также возможные формы научной продукции и организационная структура службы.

Глава 8 рассматривает предпосылки качественной работы парламентской библиотеки, описывая, как необходимо отбирать материалы, их содержание и методы предоставления их клиентам, обсуждается также разработка стандартов качества.

Глава 9 рассматривает маркетинг услуг. В ней говорится о важности изучения запросов пользователей, создании информационных продуктов, отвечающих этим запросам, а затем ознакомлении пользователей с этими продуктами (т.е. обучение пользователей информационной грамотности).

Глава 10 посвящена персоналу парламентских библиотек и раскрывает, какими умениями и навыками должны обладать работники для качественного выполнения своих обязанностей на различных участках работы. Рассматриваются вопросы подбора персонала и повышения квалификации, а также дается перечень профессиональных знаний и умений, необходимых работникам парламентских информационных служб.

Глава 11 посвящена содержанию внутренних парламентских информационных сетей и вебсайтов и потенциальной роли парламентских библиотек в обеспечении контента и редактирования сайта. В ней также рассматриваются проблемы управления сайтом, и как библиотека должна их решать. Кроме того, обсуждается использование инструментов Веб 2.0 как составляющих концепции «электронного парламента».

Глава 12 раскрывает вопросы финансирования парламентских библиотек и трехступенчатый процесс составления бюджета, расходования средств и аудита. Эти вопросы представлены в контексте общепарламентского порядка расходования средств и указывается, как библиотека должна вписываться в этот процесс.

Глава 13 обсуждает некоторые разновидности организационных и управленческих моделей, которые могут существовать в парламентах, и как библиотечная и исследовательская службы могут работать в рамках этих моделей. В ней также рассматривается роль парламентариев в поддержке библиотечного направления путем создания библиотечных комитетов или с помощью других методов.

Глава 14 рассматривает региональное и международное сотрудничество библиотек, раскрывая деятельность Секции парламентских библиотек и исследовательских служб ИФЛА, региональных ассоциаций и двустороннее сотрудничество между отдельными парламентами.

Глава 15 изучает возможную роль библиотеки в предоставлении информации о деятельности парламента широкой общественности, и в первую очередь, через такие публичные институции как школы.

Глава 16 рассматривает, как библиотека может быть вовлечена в архивирование парламентских документов в печатной и электронной формах, в работу по управлению архивными документами парламента, равно как и в организацию доступа к этим материалам.

Глава 17 стремится сопоставить динамичную природу парламентских библиотек с постулатами, изложенными в предыдущем издании. В ней также обозначены будущие вызовы.

ГЛАВА Потребности парламента в информации В этой главе рассматриваются потребности парламента в библиотечных, исследовательских и информационных услугах, а также особенности парламентских библиотек.

Сначала рассмотрим, чем занимаются парламенты или чем они обязаны заниматься. Ответы на этот вопрос и определяют потребности в парламентских библиотеках, их роль, количество и качество персонала. Можно бесконечно обсуждать эту проблему, но она не является предметом рассмотрения в данной книге. В руководстве Межпарламентского Союза Парламент и демократия в 21 столетии6 функции парламента определены следующим образом:

Эксперты могут расходиться во мнении относительно точного перечня этих функций, но все согласны с тем, что перечисленные ниже являются основными:

законотворчество утверждение налогов и расходов в контексте принятия национального бюджета надзор за действиями исполнительной власти, политикой и чиновниками ратификация договоров и мониторинг деятельности органов исполнительной власти по выполнению договоров обсуждение современных национальных и международных проблем слушания и удовлетворение жалоб утверждение (принятие) конституционных изменений В свете вышеизложенного, вклад парламента в демократию состоит в эффективном выполнении этих функций не только в значении точного выполнения своей работы, но и в том, чтобы эта деятельность служила интересам всего общества.

Поскольку роль парламентария определена, становится очевидным, что для выполнения возложенных на него функций, он будет нуждаться в значительном объёме информации.

Например, для того чтобы выполнять функцию надзора за деятельностью исполнительной власти, парламентарию желательно иметь в своём распоряжении серьёзный массив данных для контроля правительственных чиновников: если парламентарий хочет достичь успеха в этом, то ему или ей потребуются собственные источники информации. Или когда в парламенте обсуждаются актуальные национальные или международные проблемы, политические оппоненты постараются ухватиться за недостаток точной, проверенной информации у противоборствующей стороны. Но проблема может также состоять и в людях, стремящихся в нарушение закона поставлять информацию парламентариям; например, когда идет обсуждение особенно спорных законов, эти люди могут формировать лоббистские группы, и всегда готовы снабдить парламентария тенденциозной, выгодной только им, информацией.

Законодатели также оказываются под все возрастающим давлением прессы, требующей немедленной реакции на политические события, кризисы и новости. Чем дальше, тем сложнее становится среда, в которой действует депутат, а проблемы становятся все более взаимосвязаны. Законодатели также действуют под постоянным прессингом времени, когда часто необходим немедленный ответ и очень ограничено время на его обдумывание. Таким образом, работа законодателя – это работа под постоянным давлением и она зависит от способности депутата давать чёткие и часто короткие объяснения. То искусство, которым должны владеть парламентарии, даёт много важных подсказок парламентским библиотекарям.

Например, депутатов нужно информировать очень чётко, сложные технические и юридические вопросы должны упрощаться, без искажения их смысла, и что особенно важно, предоставляемая информация, особенно, если она содержит статистические данные, должна быть актуальной. Аргументация, которая опирается на устаревшую информацию, ведет к недоразумениям. То же самое можно сказать о точности информации, что очень важно, когда парламентарий принимает участие в публичных дискуссиях, где он отвечает на вопросы и сам вопросы задает, и это происходит не только в стенах парламента, но и в телевизионных студиях, во время интервью, встреч с избирателями и других подобных мероприятиях.

Другим фактором отношений между библиотекой и парламентариями может быть то, что последние могут не признавать существующей в законодательном органе иерархии. Каждый из депутатов представляет определённую группу избирателей и может полагать, что его информационные потребности важнее, чем потребности любого другого депутата того же парламента. Большинство парламентов во избежание нарушений демократичного принципа предъявляет к работникам аппарата требование обслуживать депутатов на равных условиях, не устанавливая никаких приоритетов.

Парламент – это орган, в котором постоянно происходит столкновение идей и политических платформ. Работникам аппарата парламента следует это осознавать и развивать политическое чутьё, которое поможет им поставлять информацию в удобной для парламентариев форме, и в то же время, демонстрировать политическое беспристрастие, что вызовет уверенность пользователей в объективности получаемой ими информации.

Так какие же аргументы может выдвинуть парламентская библиотека в пользу существования специальной библиотечной службы, предназначенной для парламента, вместо множества других доступных им источников информации, на которые парламентарии могли бы полагаться?

Эти аргументы таковы:

Парламентские информационные службы предназначены исключительно для парламента, отвечают его потребностям и ритму работы. Это означает, что работники этих служб понимают, как работает парламент, и отвечают на его потребности.

Работа на парламент, а не на правительство. Правительства с удовольствием предоставляли бы парламентам информацию, но, скорее всего, это была бы конъюнктурная информация, отвечающая интересам исполнительного органа. По некоторым вопросам правительство вообще не предоставляет информацию, и парламентарии вынуждены искать альтернативные информационные источники. Кроме того, парламентариям нужны независимые источники информации, если они хотят эффективно контролировать действия правительства.

Нейтральность, беспристрастность. Многие люди охотно предоставляли бы информацию парламенту и отдельным депутатам, но только с целью лоббирования собственных интересов и выгодных для них политических решений. Особенно склонны предоставлять парламентариям информацию правительственные источники, но эти источники вероятнее всего будут поддерживать политику правительства и будут ориентированы на продвижение определённой точки зрения. Честная информация, предоставляемая парламентской библиотекой, даёт возможность парламентариям подкрепить или опровергнуть предложенные доводы.

Централизованная библиотечная служба должна быть равно доступна парламентариям всех партий или фракций. Парламентарий должен быть уверен в том, что исходящая от парламентской библиотеки информация является объективной и сбалансированной.

Синтез различных источников. Парламентарии не в состоянии справиться с огромным объёмом и разнообразием доступной им информации. Объективный по характеру, доступный по форме и написанный с политическим пониманием сложной или узкоспециальной проблемы материал, в котором в доступной форме изложены ключевые положения проблемы, может оказаться как раз самым востребованным.

Охват всего комплекса общественно-политических проблем. Парламентская библиотечная служба действует по принципу «одного окна» - парламентарии могут обращаться в библиотеку в поисках информации по широкому кругу вопросов, о которых им необходимо составить собственное мнение.

Соблюдение конфиденциальности, если это необходимо. Хотя значительная часть подготовленной парламентскими библиотеками информации становится общедоступной, часто бывает так, что обращающиеся в библиотеку парламентарии хотят быть уверенными, что содержание их запроса не станет известно другим лицам, например, оппонентам или членам правительства.

Коллективная память. Парламентские библиотеки могут служить хранителями парламентских знаний. Они могут накапливать информацию, которая, как им известно, может быть полезной парламентариям. Другими словами, персонал библиотеки формирует основанное на опыте коллективное знание, которое помогает предвосхищать информационные потребности и позволяет новым сотрудникам успешно использовать опыт, накопленный теми, кто работает дольше. Парламентские библиотеки способны сохранять важные фрагменты исторических дебатов или законотворческого процесса, которые не всегда попадают в стенографические отчёты заседаний парламента.

Всё вышесказанное касается специальной клиентуры парламентских библиотек со специальными потребностями. Парадоксально, но будучи специальными, эти потребности, в то же время, достаточно широки. Специальными эти потребности являются в том смысле, что информация должна подаваться клиентам-парламентариям в формате, отвечающем стремительному темпу парламентской жизни, и, по сути, она должна соответствовать стилю жизни парламентария. А это означает, что она должна быть сжатой, объективной, своевременной, и её должны готовить люди, которые понимают депутатские потребности (хотя объективно подготовленная информация может быть представлена необъективно). А широкими эти потребности являются потому, что охватывают широкий спектр публичной политики.

Отдельные депутаты могут стать компетентными за время работы в парламенте (или быть компетентными в каких-то общественно-политических вопросах и до избрания в парламент), но никто из них не может разбираться во всех вопросах по широкому кругу проблем, которые могут быть предметом законотворчества и по которым необходимо высказывать своё мнение.

Таким образом, существует потребность в информационной службе, способной давать рекомендации и консультировать парламентария как по тем вопросам, которые ему знакомы или в которых он даже является признанным специалистом, так и относительно тех, в которых он или она едва разбираются. Несмотря на то, что парламентские библиотеки принадлежат к типу специальных библиотек, в том смысле, что они обслуживают специализированные потребности клиентуры, они, всё-таки, отличаются от многих других специальных библиотек тем, что от них требуется поставлять информацию скорее по широкому спектру общественных наук

, чем сосредотачиваться на узком круге дисциплин, имеющих отношение к определенной группе интересов. Проще говоря, парламент нуждается в целой вселенной знаний.

ГЛАВА Услуги, которые могут предоставляться Основным критерием для оценки уровня предлагаемых услуг и размеров ресурсов парламентской библиотеки служит характер законодательного органа, которому она служит.

Если это большой парламент, который часто проводит заседания, активен и влиятелен в обществе, его членам будет необходима хорошо обеспеченная ресурсами библиотека с разветвленной номенклатурой услуг. Если же парламент слаб, и заседания в нем проходят редко, то там вообще будет проблематично иметь постоянный штат библиотекарей.

Библиотека законодательного органа может отвечать за целый ряд услуг в рамках обеспечения парламента. Хотя существует номенклатура услуг, которые, безусловно, ожидаются от библиотеки, но, тем не менее, нет четко установленного всеобщего перечня услуг, которые библиотека должна предоставлять, и от страны к стране могут наблюдаться существенные различия. Это может быть связано с типом организации аппарата парламента:

библиотека может быть частью большего подразделения или быть самостоятельной единицей – и в последнем случае иметь целый ряд обязанностей. Хотя часто бывает так, что парламентская исследовательская служба является частью библиотеки, это не закономерность. Исследование, проведенное среди членов Секции парламентских библиотек и исследовательских служб ИФЛА в 2006 году, показало, что среди парламентов с собственной исследовательской службой, существуют различия между теми, в которых библиотека и исследовательская служба находятся в одном подразделении, и теми, где они являются отдельными структурными единицами7. Перечень услуг зависит от существующих ресурсов. Очевидно, что маленькая библиотека с немногочисленным персоналом (а в некоторых случаях и многочисленным) не может обеспечить такой же объем и уровень услуг, какой под силу большой библиотеке с богатыми ресурсами. Поэтому то, о чем пойдет речь дальше, не является обязательным, регламентирующим перечнем услуг, а скорее описанием услуг, которые встречаются в практике парламентских библиотек и самого парламента, но могут и не предоставляться в отдельных парламентах. Но все же большинство этих услуг в тех или иных формах существуют в практике парламентских библиотек.

Предлагаемая ниже классификация не является ни окончательной, ни незыблемой: например, услуга, которая в одном парламенте рассматривается как «исследовательская», в другом может считаться информационной услугой. И если парламент работает с общественностью, то могут существовать частичные наложения или совпадения между этими услугами и услугами, предоставляемые непосредственно парламентариям.

Традиционные библиотечные услуги. В электронную информационную эпоху достаточно легко забыть, что по-прежнему существует потребность в этих услугах, которые, как продемонстрировано в начале этой книги с помощью определения в словаре, все еще рассматриваются общественным сознанием как главное, чем занимается библиотека, а именно предоставляет собрание книг (CD, микрофильмов и т.д.) для справок или пользования на дому. А также персонал, который, взаимодействуя с пользователями, предоставляет им необходимые документы или информацию. Как правило, это физическое место, где могут располагаться рабочие столы, а также несколько компьютерных мест для спокойных занятий. Основной частью коллекции будут материалы парламента. В более старых парламентах библиотеки могут похвастаться большим помещением или группой Рабочие взаимоотношения между парламентскими библиотеками и исследовательскими службами.

Результаты исследования, представленные на Конференции парламентских библиотекарей в Сеуле в августе 2006 года Кейтом Каннингеймом. Опубликован в Вестнике Секции в январе 2007 года.

http://archive.ifla.org/VII/s3/news/s3-newsletter-Jan07.pdf помещений. В такой библиотеке может работать служба абонемента, включая межбиблиотечный абонемент, которая обеспечивает парламентариев необходимыми материалами, отсутствующими в фонде самой парламентской библиотеки. Некоторые парламентские библиотеки имеют тесные контакты с национальными библиотеками и крупными специализированными библиотеками для обеспечения этой услуги. В некоторых случаях парламентская библиотека сама функционирует как национальная. Некоторые библиотеки независимо от того, являются они национальными или нет, открыты для публики. Для того чтобы оставить запрос, парламентарии могут прийти в библиотеку, а могут воспользоваться ее ресурсами самостоятельно, без помощи персонала, они также могут позвонить, написать по электронной почте или прислать SMS-сообщение. Запросы парламентариев выполняются на основе справочного фонда библиотеки с использованием веб ресурсов или других источников.

Информационная служба. Поскольку библиотеки любого типа предоставляют в той или иной степени информационные услуги, особой разницы между данной категорией и описанной выше категорией услуг не существует. Тем не менее, полезно будет выделить эти услуги в отдельную категорию. В этом контексте речь идет о предоставлении точной и своевременной информации на запросы депутата. Разница между информационной и исследовательской службой не всегда точно определена, но обычно информационной службой называют такую, которая обеспечивает быстрой справочной информацией на основе печатных или онлайновых источников в обстоятельствах, когда не требуются знания специалиста в определенной области для ответа на запрос. Работники информационной службы также помогают парламентариям и их помощникам в самостоятельных поисках нужной информации.

Исследовательская служба. Большинство парламентских библиотек со средним объемом ресурсов имеют исследовательские службы того или иного вида, хотя они не обязательно находятся в том же подразделении, что и библиотека. Даже если они не работают в одной структуре, между двумя этими службами могут и должны быть установлены тесные деловые контакты (если таковые отсутствуют, об этом можно только сожалеть). Разница в организационной структуре может быть значительной, и от нее в большой мере зависит, какую работу может выполнять исследовательская служба. Но определяющими для нее функциями является обеспечение аналитических исследований политики в отдельных областях, и подготовка для парламентариев обзоров по определенным темам, которые должны быть большими по объему и более глубокими по содержанию по сравнению с сообщениями, предоставленными специалистами информационной службы. Выполняется это различными способами, но, как правило, исследовательская служба предоставляет, как общедоступные материалы (обзоры нового законодательства, «горячих новостей» или острых общественных проблем), так и материалы, специально подобранные в соответствии с тематикой конкретного запроса парламентария. Развитие внутренних парламентских информационных сетей (интранет) указывает на тенденцию сдвига в сторону распространения больших объемов общедоступной в рамках парламента информации и соответственно сокращения подготовки информации по узкоспециальным вопросам для отдельных парламентариев. Тем ни менее, это не означает, что работа по удовлетворению индивидуальных специализированных запросов утрачивает свою важность, просто сокращается ее доля в общем объеме выполненных службой работ. В разных парламентах исследовательские службы работают по-разному. Например, в одном из парламентов работа исследовательской службы может быть организована таким образом, что ведущей ее функцией будет обеспечение деятельности Комитетов, чего не будет в другом парламенте. В других исследовательских службах консультационные услуги парламентариев для выполнения индивидуальных запросов избирателей могут быть ключевыми в перечне ее обязанностей, в то время, как в других парламентах исследовательские службы этим не занимаются.

Как мы видим, разница между информационной службой и исследовательской службой невелика. В своем докладе на совместной конференции ИФЛА, Межпарламентского Союза (IPU) и Ассоциации Секретариатов Парламентов (ASGP) «Информируя Демократию» в Женеве 22 октября 2008 года8 Ян Уотт из Библиотеки Европарламента отметил появление новой тенденции – конвергенции информационной и исследовательской служб. В то же время, он заявил, что «библиотечная и исследовательская службы являются разными профессиональными сферами, даже если они зачастую работают сообща. В последние годы мы наблюдаем сближение этих двух служб. Библиотечная служба предлагает более ценные в информационном отношении продукты, а именно, не только справочные данные, но и аннотации и обзоры. В то же время, исследовательские службы все меньше тяготеют к созданию объемистых исследовательских докладов и увеличивают количество коротких, конкретного содержания обзоров. Таким образом, происходит сближение двух служб. В обеих службах прослеживается тенденция к более жесткой предметной специализации, поскольку деятельность парламентариев становится все более специализированной, технократической, полной вызовов и проблем».

Инфраструктура парламентских информационных систем. Парламентам необходимо иметь административные службы для управления своей ИКТ инфраструктурой. Необходимо различать физическую инфраструктуру (компьютеры, коммуникации, хабы и т.д.) и содержательную, т.е. контент и услуги, предоставляемые с помощью физической инфраструктуры. У различных подразделений парламента могут быть разные запросы к этой системе, например, чтобы с ее помощью можно было отслеживать поправки к законам, создавать отчеты о дебатах или поставлять информационные или исследовательские услуги парламентариям. От парламентских библиотек, если они имеют фонды, скорее всего, потребуется ведение электронного каталога, как инструмента управления собраниями, так и средства обеспечения доступа к ним пользователей. Парламентские библиотеки крайне заинтересованы в работе ИКТ системы, поскольку она является ключевым компонентом в получении, обработке и распространений информации библиотекой. Уровень контроля библиотеки за деятельностью ИКТ системы может быть неодинаковым в разных парламентах, но тесное взаимодействие с ответственными службами однозначно необходимо; и библиотека должна разработать механизмы такого взаимодействия с тем, чтобы ее интересы и приоритеты были обязательно учтены.

Интернет и интранет службы. ИКТ инфраструктура включает обеспечение Интернет и интранет услуг для парламента. Парламентская интранет система является ключевым средством доставки продуктов информационной и исследовательской служб парламента потребителям. Постоянно возрастает ее роль и как инструмента доставки парламентской информации широкой общественности. Библиотеки также могут сделать некоторые из своих материалов доступными через интранет. Дизайн и организация материала в Интернете и интранете являются ключевыми для обеспечения полной доступности информации для пользователей, поэтому работники информационной службы библиотеки должны владеть соответствующими знаниями и навыками в этой сфере. Это может означать, что обязанности управления контентом, т.е. его редактирование и организация, могут находиться в ведении парламентской библиотеки.

Служба информации для публики и школ. В парламентах растет понимание необходимости разъяснения широкой общественности, и в первую очередь, ученикам школ сути парламентской деятельности. И как раз работники парламентских библиотек, владеющие опытом отбора, организации и распространения информации, как нельзя лучше подходят для выполнения этой роли. Они также ориентируются в парламентском законодательном Информируя демократию: создание возможностей для удовлетворения потребностей парламентариев в информации и знаниях. Международная Федерация Библиотечных Ассоциаций, Межпарламентский Союз и Ассоциация спикеров парламентов. Женева 16-е октября 2008 года. http://www.ipu.org/splz-e/asgp08.htm процессе и всегда находятся в курсе основных событий и процессов, занимаясь оперативным информированием депутатов. Таким образом, совершено обоснованно, чтобы службы для информирования общественности находились в одних структурах с информационными службами для парламентариев, поскольку налицо пересечение информационных потребностей этих двух групп потребителей информации.

Издательская деятельность, хранение и архивирование. Некоторые парламентские библиотеки ответственны за ведение исторического архива парламента (стенограммы прошлых созывов, парламентские документы), в обязанности многих библиотек также входит издание и продвижение специальных изданий по отдельным вопросам, которые могут быть полезными в течение парламентской сессии или в особых случаях (международные заседания, юбилеи и т.д.). В некоторых библиотеках архив парламентских документов является подразделением библиотеки, хотя часто архивы являются отдельными от библиотеки структурами.

Представленный перечень того, чем занимаются парламентские библиотеки, не является исчерпывающим, но он представляет наиболее вероятные направления их деятельности.

Если эти функции не находятся в ведении парламентской библиотеки, они, возможно, выполняются другими службами.

ГЛАВА Политика комплектования коллекции Вступление Всем библиотекам необходимо принимать решения о том, какие материалы нужно приобретать, соотнося такие решения с бюджетом библиотеки. В этой главе проблема рассматривается исключительно в контексте парламентских библиотек, особенно в тех случаях, когда они не являются национальными. В главе идет речь об электронных и печатных материалах, а также микроформах. Типы и виды документов, поступающих в парламентскую библиотеку, определяются специализированными потребностями парламентариев и других пользователей. Среди видов документов, поступающих в парламентскую библиотеку, могут быть:

книги, как обычные, так и справочные издания;

периодические издания;

брошюры, листовки и другие материалы ограниченного пользования;

газеты (печатные и электронные версии);

подписные базы данных;

электронные материалы (включая архивы сайтов), кроме онлайновых форм;

микроформы;

аудиовизуальные материалы.

Необходимо учитывать индивидуальные особенности каждой библиотеки при определении политики комплектования, а также потребности парламентариев в актуальной, точной и объективной информации, о чем шла речь в Главе 2.

Факторы, влияющие на принятие решений относительно приобретения материалов Каков бюджет на приобретение? Есть ли какие-либо возможности для увеличения ассигнований, если их окажется недостаточно? Имеет ли библиотека возможности бесплатных поступлений? Некоторые парламентские библиотеки являются депозитариями национального значения, что дает им возможность получать один экземпляр каждой издаваемой в стране книги бесплатно. Это, конечно, может быть ценно для парламентской библиотеки, но, в то же время, и обременительно, потому что будет поступать значительное количество материалов, не имеющих отношения к потребностям парламентариев. Даже если библиотека и не является депозитарием, у нее есть достаточно возможностей для бесплатного получения большого массива материалов. Это особенно уместно, когда ассигнования на комплектование незначительны, но, в то же время, прием «бесплатных»

материалов может внести дисбаланс в политику комплектования библиотеки, кроме того, весь этот массив необходимо каталогизировать и разместить на полках. Поэтому необходимо разработать политику управления бесплатными поступлениями с тем, чтобы избежать неоправданного расхода времени на их обработку. Есть ли контакты с другими библиотеками с тем, чтобы в случае необходимости быстро получить у них материалы?

Насколько надежна парламентская ИКТ инфраструктура? Если она хорошо развита и надежна, то можно приобретать больше ресурсов в электронной форме и делать их доступными через парламентский интранет. Есть ли в библиотеке коллекция литературы для выдачи на дом или весь фонд имеет статус справочного? Есть ли в библиотеке исследовательская служба и специально формируемая для ее потребностей коллекция?

Располагает ли библиотека достаточной площадью для хранения материалов? Ответы на все эти вопросы и определяют принятие решений относительно комплектования фондов.

Баланс между печатными и электронными материалами Когда бюджет согласован, необходимо принять решение о соотношении приобретения печатных и электронных ресурсов, если они содержат одинаковую информацию. В отношении наиболее используемых материалов принимается решение приобретать их в обоих форматах, поскольку, по-прежнему, для многих пользователей обратиться к знакомому справочнику и приятнее, и быстрее, чем запускать поиск в Интернете. Если в библиотеке есть фонд книг для выдачи на дом, его также пополняют печатными изданиями (до тех пор, пока не будет изобретено равное книге по комфорту и многофункциональности читающее устройство). В общем, если есть возможность выбора (с точки зрения библиотекаря), то лучше выбирать только цифровой формат. Это означает, что если материал представляет общий интерес, его можно выставить в интранете, опять же если ИКТ инфраструктура разветвлена и надежна, и библиотеке нет необходимости постоянно настаивать на ее усовершенствовании. Это также означает, что персоналу будет легче осуществлять поиск, а материал может обновляться быстрее, чем в случае с печатной версией. Некоторой проблемой в работе с электронными материалами может быть то, что обновленные версии быстро сменяют друг друга, и парламентскому библиотекарю необходимо внимательно отслеживать этот процесс.

Рост фонда или его консервация Еще одно решение, которое необходимо принять, касается роста фонда: необходимо ли его увеличивать или поддерживать в существующих объемах. Это, в первую очередь, касается роста фонда печатных материалов, поскольку площади для размещения коллекции являются больным местом для многих библиотек. Необходимо также подумать об электронных носителях, поскольку их хранение тоже достаточно дорого стоит. Ответ на вопрос может зависеть от того, новая ли это библиотека с небольшим фондом или давно работающая библиотека со значительными фондами. Библиотека также выполняет функцию хранения фондов. Все библиотеки (за исключением, возможно, тех, которые имеют доступ к фондам национальной библиотеки или к другой, имеющей сходный фонд), как правило, оставляют для постоянного хранения, по крайней мере, один комплект стенографических отчётов заседаний парламента и парламентских документов в печатном виде, несмотря на то, что они доступны онлайн. Если эти материалы хранятся в безопасных условиях (защищенных, например, от наводнения или пожара) и напечатаны на бескислотной бумаге, то они гарантированно могут храниться даже дольше, чем материалы на любых цифровых носителях. Если такие условия хранения обеспечены, то для последующих поступлений размеры для хранения естественно регулярно сокращаются. Недавно созданная библиотека может стремиться наращивать свои собрания в печатной форме. Сильной и хорошо укомплектованной библиотеке следует стремиться к нулевому росту своего фонда печатных изданий, уравновешивая новые поступления избавлением от излишней экземплярности и сокращением каких-то частей существующей коллекции. И все библиотеки должны серьезно задуматься о том, каким должен быть в электронную эру оптимальный объем их фонда печатных изданий, даже если у них есть площади для размещения, ведь необходимо еще учитывать расходы на персонал и сохранность материалов. Таким образом, параллельно с процессом пополнения фонда должен проводиться его регулярный просмотр и перераспределение.

Отбор материалов Парламентской библиотеке необходимо разработать критерии, согласно которым будут отбираться материалы для её фонда. Существуют модели, хорошо известные профессиональным библиотекарям, которые помогают в этом процессе. Базовый принцип таков, что при наличии необходимого финансирования, библиотека должна приобретать книги, электронные информационные ресурсы, газеты, периодические издания, брошюры и другие документы, обоснованно необходимые парламентариям и их помощникам для выполнения ими парламентских обязанностей, а также материалы, необходимые работникам библиотечной и исследовательской служб для их информационного обслуживания. Могут также приобретаться материалы, необходимые работникам других служб парламента для исполнения ими служебных обязанностей. Электронные и печатные материалы должны рассматриваться как взаимодополняющие, а не изолированно.

Исходя из этого общего подхода, полезно выделить предметные области, в рамках которых комплектование материалов должно осуществляться исчерпывающе полно. Естественно, что парламенту необходимо иметь исчерпывающе полную коллекцию парламентских документов, официальных отчетов о дебатах и материалов сессий. Также парламенту необходимо иметь достаточно полное, но не исчерпывающее собрание документов правительства (некоторые из этих материалов не будут интересны парламентариям, поскольку содержат сугубо техническую информацию).

Если говорить об отборе книг и периодических изданий, то необходимо руководствоваться критерием их полезности для выполнения парламентариями их конституционных обязанностей. Поэтому коллекция книг и периодики будет содержать издания, посвященные вопросам права, политики и государственного управления, социальных наук, политики в области науки, а также книги о зарубежных странах. Это не означает, что материалы из других областей будут полностью исключены, но должна вестись здравая политика отбора материалов для коллекции. Но все-таки существуют такие темы, материалы по которым парламентская библиотека не приобретает совсем. Например, в эту группу наверняка попадут руководства по вязанию или кулинарные издания. С другой стороны этого спектра будут располагаться отрасли и предметы, в рамках которых может формироваться обширная научно-исследовательская коллекция книг. Одним из таких предметов будет сам Парламент.

Между этими двумя полюсами будет достаточное количество тем, по которым библиотека будет приобретать материалы, варьируя степень полноты комплектования, возможно, исключая только узкоспециализированные материалы. Например, парламентская библиотека будет приобретать книги по экономической политике и теории, но, вряд ли, узкоспециальные монографии по экономической теории. В рамках этого подхода также должны быть выделены типы публикаций. Даже если парламентская библиотека владеет предметной коллекцией, основанной на принципе исчерпывающего комплектования, она, скорее всего, не будет приобретать книги для детей 9. Но поскольку почти любой предмет может попасть в сферу политических интересов, вполне возможно, что библиотеке понадобится приобрести (или, по крайней мере, получить по МБА) какое-то количество детских изданий. Например, тема пластической хирургии может попасть в поле зрения политиков, и библиотеке необходимо будет приобрести материалы о политике, проводимой в этой сфере. И даже в очень большой исследовательской службе обязательно найдутся специалисты, которые обоснуют необходимость приобретения маловразумительных учебников по экономике и другим дисциплинам тем, что они очень помогут парламентариям в их работе.

Также библиотекам необходимо решить, стоит ли им приобретать художественную литературу. Хотя для библиотеки и существует соблазн позиционировать себя как институцию, предлагающую парламентариям полный спектр услуг, включая досуг, лучше все-таки воздержаться от этого, за исключением случаев, когда это может оказать серьезное политическое влияние. Тем не менее, в некоторых странах наличие коллекции произведений Если только библиотека не предоставляет образовательные услуги школам, в противном случае ей потребуется детская литература о парламенте. См. Главу 15.

современных национальных авторов служит цели ознакомления парламентариев с культурным наследием нации.

В некоторых случаях библиотека имеет четкую цель содействовать парламентариям в овладении каким-либо иностранным языком, и тогда коллекция художественных произведений на этом языке может помочь в выполнении этой задачи. В некоторых библиотеках уже накоплен значительный фонд художественной литературы, и им трудно перестать его пополнять. Вновь создаваемым библиотекам следует хорошо подумать, прежде чем принять решение о формировании коллекции художественной литературы, поскольку комплектование материалов, неиспользуемых напрямую в электоральной или парламентской деятельности, увеличивает нагрузку на персонал библиотеки и финансовые затраты. К этой проблеме следует подходить прагматически. Если небольшая коллекция художественной литературы привлекает пользователей в библиотеку и повышает ценность библиотеки в глазах парламентариев, ее следует пополнять, возможно, в партнерстве с публичной библиотекой, но все же следует помнить, что это не является основной миссией парламентской библиотеки. Газеты являются важной частью фонда любой парламентской библиотеки, о чем пойдет речь в Главе 6. На приобретение газет парламентской библиотеке необходимо выделить значительную часть своего бюджета, поскольку парламентарии постоянно интересуются новостями. Хотя большинство газет сейчас имеют онлайновую версию (не всегда, правда, полную), парламентарии все равно предпочитают печатную, включая газеты, издающиеся в их избирательном округе.

В то же время, исследовательская служба, если таковая имеется, нуждается в различных специальных материалах, книгах, базах данных, которые являются слишком узкоспециализированными для обычной библиотеки. Исследователи заинтересованы в легком доступе к этим материалам. Тем не менее, очень желательно, чтобы исследовательские коллекции были частью собраний библиотеки, и были доступны в случае необходимости всем пользователям библиотеки.

Еще одной важной для формирования фонда парламентских библиотек сферой является «серая литература» в области политики и государственной деятельности. Во многих странах работает значительное число аналитических групп или «мозговых центров», создающих множество научных материалов по различным вопросам. Одни из этих организаций авторитетны и стабильны, другие же, появившись на политическом небосклоне, быстро исчезают. Публикации этих организаций (как постоянных, так и «однодневок») могут играть важную роль в отслеживании изменений в общественном сознании. Идентифицировать такие издания бывает нелегко, поскольку они часто выходят только в печатной форме, быстро расходятся, и их создатели не всегда используют общепринятые каналы распространения печатной продукции. Но они могут быть очень полезны для проведения публичных дебатов, поэтому парламентским библиотекам необходимо предпринимать активные действия, чтобы получать и сохранять их.

Микроформы (фиши и фильмы) как метод архивирования материалов, все еще используется во многих библиотеках. Хотя это и старомодная технология, она имеет право на жизнь.

Если какой-то материал, не пользующийся особым спросом, необходимо сохранить, его переносят на микрофильм или микрофиши, и это в любом случае дешевле, чем его оцифровка. Но библиотеки должны быть очень сдержаны в приобретении новых микроформ, если существует цифровая альтернатива.

Фонд абонемента Обычно в парламентских библиотеках есть коллекция книг для выдачи на абонемент парламентариям и другим пользователям. Парламентские библиотеки также могут заказывать и получать книги из других библиотек для депутатов или научного персонала.

Если есть простой доступ к подходящей коллекции в расположенной неподалеку библиотеке, то парламентской библиотеке совсем не обязательно иметь собственную коллекцию. Если же коллекция уже существует, следует определить ее состав. Основной критерий – материал должен быть необходим парламентариям для выполнения своих обязанностей. Таким образом, для фонда абонемента ведущими должны быть те же отрасли, что и для всей коллекции, названные в этой главе выше, хотя, возможно, потребуется добавить какое-то количество специализированных изданий. Но каким бы исчерпывающим не было комплектование фонда абонемента, у парламентариев может возникнуть обоснованная потребность в изданиях, не представленных в этой коллекции. Это как раз тот случай, когда пригодятся наработанные контакты с библиотеками, готовыми передать материалы во временное пользование. Такие контакты особенно важны, когда не налажена национальная система межбиблиотечного абонемента или когда заказ парламентария нужно выполнить в очень сжатые сроки.

Некоторые парламентские библиотеки организуют пункты обслуживания или небольшие ресурсные центры в местах, приближенных к рабочим местам парламентариев. Зачастую в таких пунктах располагается небольшой фонд для выдачи на абонемент или через них заказываются издания из общего фонда библиотеки. Эти пункты обслуживают депутатов в то время, когда библиотека уже закрыта, а им необходима информация (по вечерам и выходным дням). В этих пунктах также могут быть компьютеры с доступом в Интернет.

Архивные материалы В некоторых парламентах библиотека является архивом парламентских документов и ответственна за сохранность и организацию доступа к ним. Детальнее роль архивов рассматривается в Главе 16.

ГЛАВА Организация доступа к материалам Вступление Пришло время рассмотреть, как парламентские библиотеки организуют доступ к своим собраниям и услугам, а также, какие виды запросов к ним поступают. Мы имеем в виду основных потребителей услуг – парламентариев, их помощников и персонал вспомогательного аппарата парламента. Парламентские библиотеки могут предоставлять и другим группам пользователей услуги, такие как, например, информирование общественности о деятельности парламента, но здесь и сейчас мы сосредотачиваемся на основных пользователях. То, о чем пойдет речь дальше, относится к совместному ведению информационной и исследовательской служб. Более специфические вопросы, касающиеся каждой из этих служб, будут рассмотрены в посвященных им главах. Также кратко мы поговорим о необходимости определить ограничения в предложении услуг.

Парламентариям бывают необходимы услуги исследовательской и информационной служб в разное время и по разным поводам и, как правило, срочно. Для того чтобы удовлетворить эти разнообразные запросы, библиотеке необходимо разработать как можно более гибкую и вариабельную систему обслуживания. В общем, услуги могут оказываться путем удовлетворения информационных запросов пользователей или путем предоставления широкого доступа к ресурсам, как правило, через парламентский интранет, но не всегда.

Иными словами, информация может быть реактивной (ответы на информационные запросы) или проактивной (предвосхищение информационной потребности и организация доступа к ней всех или определенной группы пользователей). Это несколько упрощенное определение, как станет ясно далее, но, в основном, верное. Пользователям необходима информация в любое время суток, а поскольку технологии делают это возможным, в последние годы приоритет все больше отдается проактивному подходу. При этом во многих парламентах выполнение индивидуальных запросов является ведущей функцией службы.

Недавнее появление технологий телекоммуникационного общения предоставляет парламентским библиотекам дополнительные возможности взаимодействия со своими пользователями, находящиеся на момент написания этого Руководства в стадии экспериментального использования.

Индивидуальные информационные запросы Индивидуальные запросы могут поступать в библиотеку в различных формах:

Персонально. Парламентарий (или другой пользователь) посещает библиотеку или помещение исследовательской службы (которые располагаются, как правило, недалеко от места работы парламентариев) и общается либо с работником, который будет выполнять запрос, либо с тем, кто передаст этот запрос на выполнение. Другой вариант, это когда работник библиотеки может принять запрос в кабинете парламентария или встретиться с депутатом в других помещениях парламента, или получить запрос в парламентском комитете.

По телефону. Парламентарий может позвонить в библиотеку. При этом он будет общаться с конкретным работником, выполняющим запросы, или звонить по номеру, предназначенному для приема запросов. Дежурный на этом телефоне может сам принять запрос, а потом передать его соответствующему сотруднику, или перенаправить парламентария непосредственно к специалисту по данному вопросу.

Библиотеке желательно иметь единый номер для приема запросов, поскольку так удобнее и библиотеке, и ее пользователям. Пользователи должны быть ознакомлены с графиком работы службы по этому номеру. Но наличие специального номера не исключает того, что у пользователя может быть возможность напрямую связаться со специалистом или службой, выполняющей его запрос. Когда звонки принимают конкретные работники службы, необходимо, чтобы в случае их отсутствия кто-то другой отвечал на звонки или номер был оснащен голосовой почтой для приема По электронной почте. Опять же, сообщения с запросом могут поступать на определенный адрес электронного почтового ящика, который необходимо постоянно просматривать, или же на электронный адрес определенного работника службы. Для предоставления пользователям информации о времени обработки их запроса, им необходимо сообщать, в течение какого срока будет проводиться прием и обработка сообщений, или оснастить этот адрес автоматической системой, подтверждающей получение сообщения, и сообщающей возможное время подготовки ответа. Если для этих целей используется персональный электронный адрес, он должен быть оснащен системой автоматических сообщений «отсутствует на рабочем месте» с тем, чтобы заказчик сразу же мог перенаправить свой запрос другому специалисту, имя которого указывается в этом сообщении.

Через веб-сайт. Отправка запроса непосредственно через интранет или веб-сайт – это еще один путь передачи электронных сообщений. Этот способ удобен тем, что форму запроса можно сконструировать таким образом, чтобы извлечь из запроса информацию, необходимую для его выполнения. Например, в ней необходимо указать срок выполнения запроса. Хотя может возникнуть необходимость уточнить у заказчика какие-то важные детали относительно его запроса. И если этого не сделать, работа может быть проделана впустую. С развитием мобильных устройств электронной почты, они стали одним из важнейших средств коммуникации.

Письмом. Во многих парламентах эта форма уже не используется, так как заменена электронными сообщениями. Как и в случае с электронной почтой, письма посылают на адрес единого центра приема запросов или на адрес конкретного лица, и необходимо сразу же уведомить заказчика о получении запроса. В этом уведомлении также должно быть указано имя работника, выполняющего запрос. Так же, как и в случае с электронными сообщениями, необходимо дополнительно связываться с заказчиком, если была предоставлена не вся необходимая информация.

Текстовые сообщения по мобильному телефону. Эта форма приемлема только для самых простых запросов. Некоторые библиотеки применяют этот способ в порядке эксперимента.

Когда парламентарии или уполномоченные ими лица делают запрос, очень важно сразу же убедиться, что они четко его сформулировали. Бывает, что заказчики облекают свой запрос в нечеткую форму. Этому может быть много причин: парламентарии не очень хорошо представляют, что им конкретно нужно; если запрос поступает от помощника депутата, помощник может исказить его смысл или не совсем точно передать, что необходимо выяснить; также помощники могут не знать о целях запроса и сроках его выполнения, поэтому сотрудник, принимающий заказ, обязательно должен это прояснить все эти детали.

Эти факторы ставят перед парламентской библиотекой задачу разработки четкой процедуры уточнения того, что на самом деле необходимо узнать парламентарию, уже на этапе приёма запроса. Это означает, что персонал необходимо обучать тому, как надо принимать запросы, хотя для тех, кого это касается, это может быть не очевидно. Сотрудникам библиотеки может показаться, что этому придается слишком большое значение, а все, что нужно сделать, это просто записать то, о чем просят. Но как говорилось выше в этой главе, не всегда то, о чем спрашивают, являются тем, что на самом деле нужно. Когда запрос делает сам парламентарий, персонально или по телефону, достаточно легко получить необходимые разъяснения, хотя иногда информационные работники, видя, как занят и торопится парламентарий, не делают этого. Труднее получить разъяснение, если запрос передается через третьи руки, или когда он поступает по электронной почте или в письме. В двух последних случаях важно связаться с заказчиком для уточнения запроса. Иначе существует риск того, что он или она не получат то, на что рассчитывают. Итак, каковы основные правила приема запросов? Вот они:

Выясните как можно детальнее, что на самом деле хочет узнать парламентарий.

Часто запросы парламентариев носят общий характер, хотя на самом деле они ищут информацию по конкретному вопросу.

Особенно в тех случаях, когда запрос касается статистики, постарайтесь выяснить, каков должен быть диапазон предоставляемой информации.

Например, если вопрос касается статистики последнего времени показателей преступности, необходимо выяснить, что в данном контексте означает «последнее время»? Каков должен быть географический охват? Нужна ли статистика по всей стране или только по определенному региону? Это особенно важно в странах с федеративным устройством.

Выясните, для какой цели нужна информация, поскольку это может повлиять на релевантность ответа. Например, идет ли речь об отрывке текста, который нужно вставить в речь, или о более общей базовой информации по вопросу, который интересует парламентария?

Определите, какой информацией по теме заказчик уже располагает. Это поможет избежать бесполезной работы.

Убедитесь, что четко установлен срок выполнения запроса. Запрос со сроком выполнения «как можно быстрее» неприемлем, поскольку может означать по разным оценкам от нескольких минут до нескольких дней. Выясните также, необходим ли ответ, к какому-то конкретному событию, например, началу дебатов или выступлению на телевидении. Ясность в сроках помогает парламентарию получить вовремя нужную ему информацию, а сотруднику информационной службы эффективно спланировать свою работу.

Когда запрос носит исследовательский характер, и на него, скорее всего, будет отвечать аналитик, специализирующийся в данной области, желательно, чтобы он мог иметь возможность пообщаться с автором запроса. Это нужно для того, чтобы отраслевой специалист познакомил заказчика с информацией, которая есть по запрошенной теме, а также, чтобы задать уточняющие вопросы об информационных потребностях парламентария.

Определите, в какой форме заказчик хочет получить ответ, и куда он должен быть доставлен. В наши дни, скорее всего, это будет электронная почта или телефон, но возможно, потребуется доставка в печатной форме, особенно, если материал включает источники, недоступные в электронном виде.

Общедоступные материалы До сих пор в этой главе рассматривались проблемы, связанные с ответами на индивидуальные запросы. Они, по-прежнему, составляют основу деятельности многих парламентских библиотек, но развитие ИКТ и появление внутренних информационных сетей дало возможность предоставлять доступ к информации всем пользователям с тем, чтобы они сами искали и находили нужные им данные. Но не следует думать, что началось это только с наступлением электронной эры. Во многих парламентских библиотеках пользователи всегда могли пользоваться справочными изданиями или просматривать издания в фонде библиотеки без участия персонала. Также многие библиотеки готовили обзоры и короткие справки о текущих событиях или законопроектах, рассматриваемых парламентом, и пользователи могли получить их опять-таки без помощи персонала библиотеки. Также в течение многих лет, как мы видели, парламентарии, находясь вне стен библиотеки, передавали свои запросы по телефону или посредством писем. Что изменилось сейчас во многих парламентских библиотеках, так это возможность удаленного доступа к библиотечным ресурсам. Библиотеки могут представить массив стандартной справочной информации или политических исследований во внутренней парламентской сети или даже в Интернете. Этот тип материалов может быть назван как совокупность ответов на «вопросы, которые чаще всего задают». Точно также в Интранете и Интернете может быть представлен широкий спектр парламентских и правительственных документов, что приведет к кардинальному сокращению количества индивидуальных информационных запросов. И в связи с этими изменениями на данный момент происходит переход от реактивной деятельности (работы по удовлетворению индивидуальных запросов) к проактивной (значительная часть которой состоит в подготовке и обеспечении постоянного доступа для парламентариев и их персонала к информационным материалам универсального характера).

Очень важно, что на всех материалах проставляются даты подготовки материалов, и когда их обновляют, ставят дату актуализации. Тем не менее, это не такое серьезное отличие, как могло показаться на первый взгляд. Заказчикам можно предложить уже готовый материал, представленный в Интранете, вместо того, чтобы специально готовить такой же материал в процессе выполнения их запроса. Но решения о том, какие материалы выставлять в Интранете, должны приниматься как с учетом тематики получаемых индивидуальных запросов, так и на основании экспертных знаний персонала о наиболее актуальных проблемах.

В этой работе необходимо также учитывать нормы охраны интеллектуальной собственности.

Некоторые парламентские библиотеки освобождены от выполнения части этих норм. Это, например, касается использования некоторых материалов, таких, как официальные документы. В других случаях необходимо получить разрешение для хранения и распространения печатных и телевизионных материалов у владельцев авторских прав.

Когда материалы выставлены в информационных сетях и могут свободно использоваться парламентариями без участия персонала, труднее отследить степень удовлетворения полученной информацией, чем в случае персонального выполнения запросов. Для парламентской библиотеки всегда очень важно знать информационные потребности своих пользователей. И это становится еще важнее, когда увеличивается доля общедоступных информационных материалов, пользоваться которыми можно в режиме удаленного доступа.

Больше об информационных потребностях мы поговорим в Главе 9.

Установление границ Мы знаем, что законные потребности парламентариев в информации очень широки, и охватывают, в общем, весь спектр государственной политики. Парламентарии очень часто обсуждают весьма широкий спектр проблем местного, национального или международного масштаба, а иногда очень специфические, узкие вопросы, касающиеся отдельных избирателей. Потенциально, заинтересовать парламентария может любой вопрос. И это является одной из особенностей деятельности парламентской библиотеки и исследовательской службы. Это означает, что установить какие-то рамки очень сложно. Но, тем не менее, библиотека должна определить, в каких вопросах она может помочь парламентариям, а в каких – нет. Определяющее правило – запросы должны касаться исключительно выполнения конституционных обязанностей парламентария. Могут существовать некоторые различия, но в основном, перечень законных оснований для запроса может включать:

Законотворчество (например, базовая информация по законопроектам или Работа в парламентском комитете.

Подготовка статей для прессы, участие в радио и телевизионных передачах.

Работа с избирателями (хотя некоторые библиотеки не консультируют по этим Подготовка вопросов на рассмотрение парламентом.

Выступления, как в парламенте, так и за его стенами.

Зарубежные визиты по линии парламента.

Участие в пресс-конференциях по вопросам, вызывающим общественный интерес.

Перечень запросов, на которые парламентская библиотека может обоснованно ответить «нет», приведен ниже. Список может меняться в зависимости от страны, но очень желательно, чтобы он включал:

Запросы, связанные с личными или бизнес-интересами парламентария, его помощников, членов семьи или друзей.

Запросы, касающиеся персональных сведений о других парламентариях, если они не являются общедоступными.

Запросы на подготовку выступлений, написание статей или лекций (в отличие от предоставления базовой информации и некоторых рекомендаций).

Запросы на помощь в проектах, не касающихся парламентской деятельности, например, школьные или студенческие проекты.

Запросы органов исполнительной ветви власти по проблемам, находящимся в их компетенции (при президентской системе правления). При парламентской форме правления министры сами могут быть парламентариями.

Установить и удерживать эти границы бывает очень нелегко. Важно, чтобы эти правила были изложены в информационных листках или других рекламных материалах библиотеки (читайте об этом также в Главе 9). Очень важно также, чтобы в случае возникновения конфликтных ситуаций, сотрудников, занятых непосредственно в обслуживании читателей, поддерживали их руководители. Если существует парламентский библиотечный комитет, то его поддержка в соблюдении установленных правил может быть также очень полезной. Но при этом очень важно, чтобы информационные материалы об услугах библиотеки были составлены в благожелательном тоне, с акцентом на том, какие услуги могут предоставляться, а не наоборот.

ГЛАВА Библиотечно-информационная служба Вступление В Главе 3 мы рассмотрели различие между информационной и исследовательской службой и установили, что обычно термин информационная служба используется, когда речь идет о предоставлении срочной справочной информации, почерпнутой из печатных или электронных ресурсов, не требующей специальных знаний по теме запроса. С другой стороны, исследовательская служба (речь о ней пойдет в следующей главе) предоставляет парламентариям специализированные аналитические материалы (обзоры и доклады), более глубокие по содержанию и большие по объему, чем те, которые готовит информационная служба. Но эти различия между «информационной службой» и «исследовательской службой» не столь однозначны. Например, информационный специалист может дать экспертную оценку по какому-либо вопросу. Просто очень важно уметь классифицировать запросы и в зависимости от их характера, направлять их в ту или иную службу. Иначе существует риск, что пользователь будет дезориентирован и не получит необходимый ему ответ или что обе службы будут работать над одним и тем же запросом, не подозревая о том, что им занимается и другая служба. Ясность в этом вопросе особенно важна, когда, как это часто бывает, информационная и исследовательская службы не являются частями одного подразделения в рамках парламента. И даже в случае, когда они являются частями одной структуры, между ними могут возникать недоразумения, связанные с недостатком сотрудничества и взаимопонимания. Почти каждая информационная структура может быть эффективной, если ее участники делают для этого все от них зависящее, проявляя взаимопонимание и выказывая уважение к роли коллег. Хотя, работники библиотечноинформационной и исследовательской служб активно стремятся четко разграничить свои функции, сложно рассчитывать, что парламентарии и их персонал будут так же четко понимать существующие различия.

В третьей главе были кратко описаны библиотечные услуги, предоставляемые парламентской библиотекой, перечень которых может быть определен исходя из определения библиотеки, приведенного в Главе 3. О составе фондов библиотеки (книгах, периодике, микроформах, базах данных, CD и т.д.) мы упоминали в главе 4, когда речь шла о выдаче этих видов материалов. В этой главе мы рассмотрим услуги, характерные именно для парламентской библиотеки. В ней речь пойдет о следующем:

Библиотека как физическая единица Понятие центрального информационного пункта или справочного пункта Запросы: откуда они поступают и как их принимать Источники, используемые для выполнения запросов.

Библиотека как физическая единица Давно работающие парламентские библиотеки, как правило, располагаются в одной большой или нескольких комнатах, специально оборудованных для библиотеки. Это характерно и для многих новых парламентских библиотек, независимо от того, предназначалось ли изначально это здание для парламента или нет. С увеличением доли услуг, предоставляемых через Интранет или Интернет, потребность в специализированных библиотечных помещениях может быть поставлена под сомнение. Существует риск преувеличить значение перемен, которые произошли за последние годы, в то же время, нельзя забывать, что на запросы уже давно отвечают по телефону и ответ отправляют заказчику по почте. Хотя до недавнего времени (и во время, когда было выпущено первое издание данного Руководства), парламентарий должен был посетить библиотеку, если он или его/ее персонал хотел воспользоваться библиотечными материалами. Сейчас же большинство материалов, которыми пользуются парламентарии (например, стенограммы заседаний и газеты) представлены онлайн, и парламентарий имеет к ним доступ прямо из своего офиса. Тем ни менее, некоторые пользователи могут отдавать предпочтение все-таки печатным материалам. Особенно, если их офис находится поблизости, им удобнее лично пообщаться с библиотекарями, чем передавать запрос по телефону или электронной почте.

Кроме того, часть материалов, особенно давних, может быть недоступна в электронной форме. Также библиотека имеет подписку на ряд коммерческих баз данных. Доступ к ним по причинам финансового характера или из-за необходимости оказания профессиональной помощи при работе с ними, может быть организован по-разному – некоторые базы могут быть доступны через Интранет, другие же доступны только с рабочих станций в помещениях библиотеки. Кроме того, если в библиотеке есть служба абонемента, она, скорее всего, будет располагаться в основном помещении или помещениях библиотеки.

Несомненным является тот факт, что во многих давно и успешно работающих библиотеках в последнее десятилетие значительно сократилось количество физических посетителей, в то время как количество пользователей библиотеки и количество предоставляемых ею услуг может расти. В связи с этой тенденцией возникают два вопроса: один касается давно действующих библиотек, другой – вновь создаваемых.

Давно работающие библиотеки или те, что недавно переехали в специально оборудованное помещение, могут сталкиваться с тем, что часть их площади используется неэффективно по причине сокращения числа пользователей. Безусловно, размеры читального зала можно сократить, используя освободившуюся площадь для размещения фонда, но и необходимость хранения такого большого количества материалов тоже может ставиться под сомнение в связи с возрастающим использованием онлайн-ресурсов. Освободившуюся площадь также можно реорганизовать для оборудования рабочих мест персонала. Возможна ситуация, когда библиотека размещается в помещении, представляющем историческую ценность и являющемся стратегически важным для парламента. Так или иначе, библиотека будет сталкиваться с проблемой рационального использования своих площадей. Одним из решений может быть передача части помещений другим службам парламента. Но если это помещение имеет стратегическое расположение или историческую ценность, библиотека, скорее всего, не захочет отдавать его из боязни ослабить свою связь с парламентариями. В любом случае, в обозримом будущем в стенах парламента необходимо будет иметь информационный центр или справочный пункт, находящийся в непосредственной близости от зала заседаний и других, часто посещаемых депутатами помещений, поскольку далеко не все операции библиотеки происходят онлайн или по телефону. В крайнем случае, можно организовать «окно» библиотечного обслуживания. Учитывая вышесказанное, необходимо искать новые способы рационального использования библиотечных помещений для привлечения посетителей и рекламы услуг, предоставляемых библиотекой. Решения могут варьироваться в зависимости от типа парламента, но основные идеи таковы:

Придание библиотеке характера зоны отдыха. Возможно, нужно предложить для просмотра периодические издания или другую развлекательную литературу.

Атмосферу релаксации могли бы дополнить кофе, чай или другие напитки.

Использование свободного места для организации выставок и экспозиций, не обязательно связанных с деятельностью библиотеки, но способных вызвать интерес парламентариев.

Оборудование компьютерных рабочих станций, а также мест для пользования ноутбуками. Это может оказаться привлекательным для парламентариев, особенно для тех, чьи офисы не очень удобны или расположены далеко от библиотеки, а она, в свою очередь, расположена в непосредственной близости от зала заседаний, помещений, в которых располагаются комитеты, или других часто посещаемых парламентариями мест.

Проведение встреч с исследователями, во время которых они могут консультировать парламентариев по актуальным проблемам. Такие встречи очень важны, так как способствуют знакомству парламентариев и работников исследовательской службы, что редко возможно в обычных обстоятельствах, тем более, если исследовательская служба расположена далеко от наиболее часто посещаемых парламентариями мест. В библиотеке могут проводить консультации и другие работники аппарата парламента, например, по бюджетным вопросам.

Проведение тренингов для депутатов и их помощников и консультантов для обучения пользованию ресурсами библиотеки (как печатными, так и электронными).

Если создается новая библиотека, или во вновь созданном парламенте, или в парламенте, который проводит реконструкцию, встает вопрос, какое помещение необходимо библиотеке выделить. Не имеет смысла копировать огромные читальные залы или анфилады комнат, принадлежащие давно созданным библиотекам, поскольку изменились формы доступа к информации и ее распространения. С другой стороны, это не значит, что у библиотеки не должно быть места, которое находится на виду и является легкодоступным для пользователей, где последние могут консультироваться с сотрудниками библиотеки и пользоваться ее материалами. Скорее, совсем наоборот. Оптимальный вариант, когда библиотека имеет пункт обслуживания, который находится на видном месте и расположен поблизости от зала заседаний и помещений комитетов или любого часто посещаемого парламентариями и их помощниками места. Также желательно, чтобы в библиотеке было место для пользователей, где они могли бы просматривать газеты, журналы и другие библиотечные материалы. Некоторые парламентские библиотеки работают круглосуточно, что обеспечивает доступ пользователей к библиотечным ресурсам в любое время дня и ночи.

Об этом проекте Библиотеки парламента Норвегии сообщила Нина Свендсен в своем выступлении на конференции библиотечных и исследовательских служб парламента, проходившей в августе 2009 года в Риме10.

Центральный информационный или Справочный пункт Концепция центрального информационного пункта или справочного пункта требует более детального рассмотрения. Такой пункт может существовать как физически, так и виртуально. Но, вероятнее всего, он будет представлять собой комбинацию обеих форм.

Физический информационный пункт имеет сейчас меньшее значение, чем до внедрения возможностей удаленного доступа к библиотечным материалам, однако расположенный в удобном для парламентариев месте, он может служить наглядным напоминанием о библиотеке и предоставляемых ею услугах. Расположенный «удобно для парламентариев»

означает близко от зала заседаний или, возможно, от помещений, где располагаются комитеты. Если такое невозможно, он должен быть расположен в месте, где парламентарии постоянно собираются или проходят мимо, например, по пути в свой офис или кафетерий.

Существование такого пункта служит постоянным напоминанием о библиотеке, а это очень Библиотека Парламента Норвегии. Круглосуточная библиотека, Нина Т. Свендсен http://www.preifla2009.parlamento.it/ifla/45147/89665/paginabicamerali.htm важно, поскольку сейчас существует много других источников информации, к которым могут обратиться парламентарии. Кроме того, он дает возможность для персонального общения работников библиотеки с пользователями.

Основными функциями центрального информационного пункта являются:

Сбор информационных запросов. В больших библиотеках с солидным штатом специалистов пользователи могут обращаться к специалистам напрямую, но им не всегда известно, к кому конкретно следует обратиться, поэтому существование централизованного пункта весьма желательно. Работники этого пункта должны иметь навыки общения с пользователями. Эти навыки подразумевают умение выяснить в деталях, какая информация необходима заказчику, и каков срок выполнения запроса. Если позволяет время, желательно, чтобы специалист, которому, скорее всего, предстоит отвечать на запрос, встретился с пользователем.