«ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ПРОБЛЕМНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС Рекомендовано Министерством образования и науки Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений МОСКВА ...»

Наиболее удобно начинать вести учет с начала года (это позволит потом получать баланс за любой период этого года). Можно также начать вести учет и с начала квартала, и с начала месяца, и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества операций с начала выбранного периода 3. План-конспект тьюторского практикума до текущего момента и той пользой, которая будет получена от возможности в дальнейшем при составлении отчетов за целый период. Разумеется, следует учитывать также и саму возможность получения в имеющемся у вас учете остатков на эту дату. Рекомендуется начинать вести учет с начала квартала или с начала месяца.

После того как дата начала учета определена, можно установить период расчета итогов. Он устанавливается в режиме «Управление бухгалтерскими итогами». Так как период расчета итогов в «1C: Бухгалтерии»

устанавливается в качестве квартала, следует выбрать квартал, которому принадлежит определенная вами дата начала учета. После выбора квартала следует нажать кнопку «Установить расчет».

Так как входящие остатки будут вводиться в виде бухгалтерских операций, то нужно определить дату ввода этих операций. Дата ввода остатков должна быть меньше даты начала учета. Обычно это предыдущая дата.

Например, если в качестве даты начала учета вы выбрали «01.01.2001», то дата ввода остатков будет «31.12.2000». Рекомендуется установить дату ввода остатков в качестве рабочей даты: меню «Сервис»; «Параметры»;

закладка «Общие».

Основным принципом ввода остатков является ввод операций, в которых счет, по которому вводится остаток, корреспондирует с некоторым фиктивным счетом, например, «00».

Ввод входящих остатков должен производиться с учетом наличия субсчетов и различных настроек учета данных в Плане счетов. При вводе входящих остатков в проводках вводятся только самые детальные остатки, которые существуют по данному счету.

Если в Плане счетов для данного счета ведутся субсчета, то при вводе остатков (и вообще при вводе операций) следует указывать конкретный субсчет. То есть остаток по каждому субсчету вводится отдельно.

Если по счету ведется учет в валюте, то при вводе остатков следует указывать конкретную валюту и задавать в проводке и валютный остаток, и покрытие. То есть остаток по каждой валюте вводится отдельно. Все возможные значения валют рекомендуется внести в справочник валют до начала ввода остатков.

Если по счету ведется аналитический учет, то при вводе остатков следует указывать конкретные значения субконто. Причем если используется более одного субконто для данного счета, то в проводках ввода остатков нужно указывать все значения субконто. Если по счету ведется и количественный учет, то в проводке нужно указывать и количество. Таким образом, остаток по каждой комбинации значений субконто вводится отдельно. При этом остатки, суммы которых складываются из введенных детальных остатков, вводить не нужно.

Наиболее простым способом ввода остатков является ввод операций вручную. В этом случае следует открыть журнал операций и начать вводить операции входящих остатков.

В качестве содержания операций следует вводить некоторый текст, характеризующий операцию как ввод входящих остатков. Например, «Ввод входящих остатков по товарам».

Если счета «00» нет в Плане счетов, его следует туда ввести. Причем этот счет нельзя сделать забалансовым, так как он должен будет корреспондировать в проводках с балансовыми счетами. В дальнейшем данный фиктивный счет «00» не следует использовать для других целей, так как он балансовый и остаток по нему с даты начала ведения учета должен быть нулевым.

При большом количестве входящих остатков их целесообразно вводить в виде нескольких операций.

После того как все операции входящих остатков введены, следует убедиться в соответствии их реальным остаткам.

Для этого следует воспользоваться существующими в конфигурации стандартными отчетами, например отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость». Перед формированием отчетов целесообразно установить период бухгалтерских итогов таким образом, чтобы его началом была дата начала ведения учета (тогда входящие остатки будут являться начальными остатками по этому периоду) или его конечная дата была датой ввода входящих остатков (тогда входящие остатки будут являться конечными остатками по этому периоду). При получении остатков по счетам прежде всего можно обратить внимание на остаток по использованному вами для ввода остатков фиктивному счету «00». Он должен быть нулевым. Если период составления отчета не включает дату ввода остатков, то при нулевом остатке по счету в отчете может вообще не быть строки с данным счетом, так как оборотов по этому счету в выбранном периоде тоже нет.

Нулевой остаток по фиктивному счету означает, что сумма дебетовых остатков совпала с суммой кредитовых, что говорит о том, что в основном остатки введены правильно.

Кроме того, следует просмотреть получившиеся остатки по субсчетам и валютам (если таковые вводились).

Особое внимание следует уделить проверке остатков по аналитике.

Для их получения обычно нужно воспользоваться специальными отчетами, например отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

Проверка корректности проводок. При вводе операций система «1C:

Бухгалтерия» всегда выполняет контроль правильности заполнения проводок с точки зрения механизма бухгалтерских итогов системы. Например, не допускается использование в проводках счетов, которые могут иметь субсчета, или корреспонденции забалансовых счетов с балансовыми.

3. План-конспект тьюторского практикума Кроме этого, «1C: Бухгалтерия» имеет специальный механизм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета.

Механизм «Корректные проводки» может быть задействован по желанию пользователя. Он позволяет пользователю самому определить список допустимых (корректных) проводок на уровне синтетических счетов, а в дальнейшем использует этот список для контроля вводимых операций.

Заполнение списка корректных проводок может выполняться лицом, ответственным за методологию ведения учета на предприятии, а ввод проводок может осуществляться другими сотрудниками, действия которых будут проверяться системой.

Можно предложить следующий способ организации работы с корректными проводками. Для заполнения списка корректных проводок рекомендуется накопить в системе операции за месяц или квартал, а затем воспользоваться режимом проверки проводок в журнале операций или журнале проводок. Этот режим позволит быстро заполнить список корректных проводок используемыми вами реально проводками. При этом рекомендуется анализировать проводки, включаемые в список корректных проводок, и, возможно, вместо конкретных субсчетов подставлять счета в тех случаях, когда корректной может быть проводка с любым субсчетом данного счета.

В конфигурации при определении прав пользователей отдельным категориям пользователей может быть запрещено вводить операции без использования контроля проводок. В этом случае механизм «Корректные проводки»

будет обеспечивать защиту от записи в систему операций, не соответствующих принятой методологии учета.

Для выполнения контроля вводимых операций механизм «Корректные проводки» использует список корректных проводок, который вводится и корректируется пользователем.

Список корректных проводок вызывается из меню «Операции» главного меню системы (пункт «Корректные проводки»).

Список корректных проводок представляет собой набор строк, каждая из которых описывает допустимую в проводках корреспонденцию бухгалтерских счетов. Список содержит следующие колонки: Дебет – счет дебета проводки; Кредит – счет кредита проводки; Комментарий – краткий комментарий к проводке. Значения колонок Дебет и Кредит определяют допустимую корреспонденцию счетов. В них должны быть введены счета одного Плана счетов. При проверке операций проводка будет считаться корректной, если ее счета дебета и кредита совпадают с одной из проводок списка корректных проводок.

Важной особенностью заполнения счетов дебета и кредита корректной проводки является возможность выбора счетов-групп, т.е. счетов, имеющих субсчета. В этом случае при проверке операций корректной будет считаться проводка, в которой использован любой субсчет этого счета в дебете или кредите соответственно.

В колонке «Комментарий» может быть записана любая строка по желанию пользователя, указывающая, например, нормативный документ, регламентирующий использование данной проводки. Комментарий может не заполняться.

Для просмотра, поиска, ввода, копирования, редактирования и удаления корректных проводок в списке используются общие приемы работы с табличной частью формы, которые уже описаны.

Для выполнения контроля вводимых операций механизм «Корректные проводки» использует режим «Проверка проводок». Этот режим может использоваться в следующих случаях:

• в форме операции. Вызывается из меню «Действия» и проверяет проводки текущей операции;

• при записи операции, вводимой вручную или с использованием типовой операции. Выполняется всякий раз при записи операции, если в параметрах системы установлена опция «Проверять проводки при записи операции» (режим «Сервис – Параметры – Операция»);

• в журнале операций. Вызывается из меню «Действия» и проверяет проводки операций, отображаемых в данный момент в журнале от текущей позиции вниз;

• в журнале проводок. Вызывается из меню «Действия» и проверяет проводки, отображаемые в данный момент в журнале от текущей Механизм «Корректные проводки» не выполняет проверку проводок при их автоматическом формировании документом, так как содержание этих проводок определяется в конфигурации и не может быть изменено пользователем в момент их записи. Однако уже сформированные документами операции могут быть в дальнейшем проверены так же, как и введенные вручную.

При вызове режима «Проверка проводок» во всех описанных выше случаях каждая проверяемая проводка сверяется со списком корректных проводок. Если счет дебета или счет кредита проверяемой проводки не соответствуют ни одной в списке корректных проводок (с учетом использования счетов-групп, допускающих любые субсчета счета), то на экран выдается запрос о корректности проводки.

Запрос выдается для всех проверяемых проводок, которые оказались некорректными. После окончания проверки всех проводок, если она не была прервана пользователем, выдается сообщение «Проверка проводок закончена», за исключением случая проверки при записи операции.

3. План-конспект тьюторского практикума Диалог запроса о корректности проводки имеет следующий вид.

В полях Дебет и Кредит диалога выводятся счета проверяемой проводки.

При выдаче системой данного диалога пользователь может выбрать одно из возможных действий:

• нажать кнопку «Занести в список корректных проводок» и записать проводку в список корректных проводок. Это имеет смысл, если проверяемая проводка является корректной с точки зрения методологии учета, а запрос выдавался потому, что она еще не была внесена в список корректных проводок. Перед выбором этой кнопки можно в поле диалога Комментарий указать краткое описание, которое будет также помещено в строку списка корректных проводок.

Перед записью в список корректных проводок рекомендуется проанализировать включаемую в список проводку. Код счета можно вводить с клавиатуры или воспользоваться кнопкой выбора для выбора счета из Плана счетов;

• нажать кнопку «Пропустить» и проигнорировать некорректную проводку. При этом проверка проводок будет продолжена. Это имеет смысл, если проводка не может считаться корректной, но пока ее изменять не планируется;

• нажать кнопку «Отмена» и прервать проверку проводок. Это имеет смысл, если проводка действительно некорректна. В этом случае можно исправить проводку и вновь запустить режим проверки проводок. Если проверка проводок выполнялась при записи операции, то нажатие кнопки «Отмена» приведет к тому, что запись операции выполнена не будет, а окно останется открытым.

3. Каждая операция в бухгалтерском учете на момент совершения оформляется документом.

Документ – это письменное свидетельство о совершенной операции или о праве на ее существование.

В документах содержится вся экономическая информация, необходимая для оперативного руководства работой предприятия, контроля его деятельности и составления отчетности. Носителем информации могут быть документы, выписанные на бланках специальной формы или сформированные при помощи средств автоматизации.

Значение документов состоит в том, что они являются основанием и подтверждением учетных записей бухгалтерских проводок, а также используются в процессе оперативного руководства хозяйственной деятельностью предприятия.

Назначение документов в программе. Любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего типа и записи этого документа в журнал. При настройке конфигурации задачи определяются структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы, а также алгоритмы изменения итоговой информации, например, алгоритм формирования бухгалтерских проводок или изменения информации в регистрах.

Документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату. Документ обычно имеет две основные части:

шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, т.е. имеют один экземпляр на документ. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которые могут встречаться более одного на документ. В общем случае табличная часть является совокупностью строк определенной структуры. В некоторых документах табличная часть используется как исходные данные для расчета общей суммы.

Режим использования документов в программе «1C: Бухгалтерия»

предназначен для формирования и печати первичных документов, для осуществления различных расчетов и создания операций с проводками.

Журналы документов. Для ввода на экран конкретного журнала могут использоваться пункты главного меню, кнопки панелей инструментов, кнопки выбора значений или другие действия, если это задано на стадии конфигурирования.

Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть, используя пункт «Журналы документов» меню «Операции» главного меню программы. На экране будет вызван список журналов документов, существующих в системе.

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного журнала и затем нажать кнопку «ОК». Окно с выбранным журналом будет выдано на экран.

Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи. Ниже будет описан вид журнала, выдаваемый по умолчанию, т.е. в том случае, когда иное не задано при настройке.

Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре графы (колонки):

• Дата – дата документа.

• Время – время документа.

• Документ – наименование вида документа.

• Номер – номер документа.

Эти четыре графы, как правило, присутствуют в любом журнале.

Кроме них, при настройке конфигурации может быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода значений любых других реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая строка журнала является ссылкой на документ.

3. План-конспект тьюторского практикума По значениям реквизитов, которые выводятся в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

Самая левая графа журнала – служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа:

• документ записан, но не проведен;

• документ проведен («галочка» фиолетового цвета);

• документ помечен на удаление.

Специальной пиктограммой в журнале документов обозначаются бухгалтерские операции, введенные вручную.

Форма журнала может состоять из совокупности управляющих элементов – полей ввода, кнопок, списков, полей со списками, флажков, являющихся стандартными элементами управления.

Для просмотра журналов документов используются общие приемы работы с табличной частью формы.

Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать, соответственно, клавиши «Home» и «End».

Кроме этого, для перемещения курсора по журналу можно использовать следующие клавиши:

• «Ctrl»+ «]» – для перемещения к документам со следующей датой;

• «Ctrl»+ «[» – для перемещения к документам с предыдущей датой.

Объем просмотра записей в журнале документов может быть ограничен интервалом видимости. Интервал видимости определяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала. Интервал видимости устанавливается двумя способами – автоматически и вручную. Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы).

Для изменения интервала видимости записей журнала необходимо выбрать пункт «Интервал» из меню «Действия» главного меню программы или нажать кнопку «Интервал» на панели инструментов окна журнала.

На экран будет выдан запрос «Параметры журнала».

При показе записи журнала выводятся:

• записи в журнале, упорядочены по дате;

• внутри даты записи упорядочены по времени документа;

• если в пределах одной даты несколько документов имеют одинаковое время, они упорядочены по порядку их ввода в систему.

Ввод нового документа. Документ может быть введен в программу из журнала операций, из журнала документов и из меню.

Ввод документа из журнала операций можно выполнить двумя способами:

• воспользоваться кнопкой «Ввести документ» на панели инструментов;

• по команде меню: «Действия»; «Ввести документ».

Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа необходимо выполнить одно из следующих действий:

• нажать кнопку «Новый» на панели инструментов окна журнала;

• нажать клавишу «Ins»;

• воспользоваться командой меню: «Действия»; «Новый».

Если в журнале отображаются документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа. В этом списке будут выданы наименования только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале. В списке видов документов необходимо клавишами или мышью выбрать наименование нужного вида документа и нажать кнопку «ОК». После этого на экран будет выдан диалог для заполнения реквизитов нового документа.

Если в журнале хранятся документы только одного вида, список документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.

Журнал документов «Полный» отображает документы всех видов.

Документы, введенные в него, автоматически отображаются также во всех журналах, для которых это обусловлено конфигурацией.

Пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, которые могут позволять сразу начать ввод документа – без открытия журнала, в котором хранятся эти документы.

Для этого следует выбрать соответствующий пункт меню или нажать специально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов.

Информация о порядке ввода конкретных документов может находиться в общем описании конфигурации. Чтобы вывести описание на экран, следует выбрать пункт «Общее описание» в меню «Помощь» главного меню программы или нажать кнопку в панели инструментов главного окна программы.

Ввод документа «на основании». Система «1C: Предприятие» имеет возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «ввода на основании». Этот механизм позволяет, например, создать расходную накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета.

3. План-конспект тьюторского практикума Для ввода документа «на основании» другого документа при работе в журнале необходимо установить курсор на документ-основание и выполнить одно из следующих действий:

• нажать клавиши «Alt»+«F9»;

• нажать кнопку «Ввести на основании» на панели инструментов • воспользоваться командой меню: «Действия»; «Ввести на основании».

На экран будет выдан список видов документов. В нем необходимо клавишами или мышью выбрать наименование нужного вида документов и нажать кнопку «ОК». После этого на экран будет выдан диалог для ввода нового документа выбранного вида, в котором реквизиты будут заполнены информацией, скопированной из документа-основания.

Новому документу присваивается очередной порядковый номер.

В качестве даты документа будет проставлена рабочая дата, установленная в общих параметрах. В любом случае предложенные программой номер и дату документа можно изменить.

Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам работы с формами в программе.

Подчиненные документы. Наряду с режимом «ввода на основании»

в системе «1C: Предприятие» существует возможность создания подчиненных документов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвязанных документов. Часто режим «ввода на основании» и возможность создания подчиненных документов используются совместно.

Если при формировании документа делается ссылка на ранее созданный документ, то между этими документами устанавливаются отношения подчинения. В данном случае при работе с таким документом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для их просмотра и редактирования.

Для просмотра подчиненных документов необходимо открыть документ для редактирования и выбрать пункт «Подчиненные документы»

в меню «Действия» главного меню программы. На экран будет выдан журнал, содержащий все документы, подчиненные текущему документу.

Если текущий документ не имеет подчиненных, журнал подчиненных документов будет пуст.

В общем случае форма журнала подчиненных документов может быть такой же, как и у полного журнала. Однако в «Конфигураторе» может быть создан специальный журнал для работы с подчиненными документами.

Проведение документа. Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), на экран выдается запрос о необходимости проведения документа.

Если на запрос ответить «Да» – документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке знаком «v», а в журнале операций появятся проводки, сформированные по данному документу.

Если на запрос ответить «Нет», можно отказаться от проведения документа прямо сейчас и выполнить проведение в другое время.

Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено.

Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ.

Чтобы сделать документ непроведенным, следует в меню «Действия»

главного меню программы выбрать функцию «Сделать документ непроведенным». При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

Непроведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Особенности проведения документа оперативного учета. Проведением документа оперативного учета называется операция, в результате которой формируются сведения о том, как данный документ должен изменить итоговую информацию, хранящуюся в регистрах. Одновременно система подсчета итогов на основе этих сведений выполняет изменения в регистрах.

Перед тем как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы подсчета и хранения итогов компонентой «Оперативный учет».

Итоговая информация в компоненте «Оперативный учет» хранится в регистрах. При создании конфигурации задачи создается необходимое количество регистров. Для каждого регистра определяется, какая информация и в каком разрезе будет храниться в этом регистре.

Также в процессе настройки конфигурации задачи для каждого вида документов создается модуль движения регистров. Он содержит алгоритм формирования сведений об изменениях в регистрах, которые необходимо выполнить при проведении документа.

При подсчете итогов система «1C: Предприятие» обрабатывает проведенные документы и производит соответствующие изменения в регистрах.

3. План-конспект тьюторского практикума Дата и время, по которые включительно обрабатываются проведенные документы, называется «точкой актуальности итогов». Как правило, в качестве точки актуальности итогов берутся дата и время самого «старшего»

документа.

Режим «Управление итогами» позволяет «вручную» сдвигать точку актуальности итогов во времени как вперед, так и назад, при этом производится пересчет итогов. Проведенные документы, оказавшиеся после точки актуальности итогов, при пересчете итогов не учитываются. Такие документы в журнале операций обозначаются в крайней левой колонке знаком с пометкой зеленого цвета.

При установке точки актуальности итогов в режиме «Управление итогами» итоги пересчитываются на 00 часов 00 минут 00 секунд даты, выбранной в качестве даты актуальности итогов.

Эту особенность следует иметь в виду при выборе точки актуальности в режиме «Управление итогами». Например, если вы хотите, чтобы при подсчете итогов были учтены все проведенные документы по 20 июня 2005 г. включительно, то в качестве точки актуальности итогов следует выбрать 21 июня 2005 г.

Перед проведением нового документа следует убедиться, что точка актуальности итогов находится в том же месяце, что и проводимый документ.

При отказе от проведения документа надо иметь в виду, что итоговая информация, хранящаяся в регистрах, не изменится. В этой ситуации существует потенциальная возможность появления ошибок в учете.

Обнаружить такую ошибку достаточно трудно – ведь при просмотре журнала проведенный документ и откорректированный, но записанный без проведения документ внешне никак не различаются.

Чтобы избежать подобных несоответствий, можно рекомендовать либо всегда проводить откорректированный документ, либо перед корректировкой проведенного документа делать его непроведенным.

При проведении документов могут возникнуть следующие ситуации:

1) если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении документа точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа;

2) если между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы;

3) если проводится непроведенный документ с датой и временем меньшими, чем точка актуальности итогов, то выдается запрос о проведении документа «задним числом». В такой ситуации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регистров подобная ситуация не учитывалась, это может привести к ошибкам в вычислениях;

4) если дата непроведенного документа равна дате точки актуальности итогов, но между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то при проведении документа будет выдан соответствующий запрос. Если в этом запросе выбрать опцию «Провести документ задним числом», то документ будет проведен со своим временем. В этом случае возможно возникновение ошибок, если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитывает возможной неактуальности итогов на момент расчета. Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию «Изменить время документа». Тогда время документа будет изменено на время, большее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет актуальным на момент проведения документа.

Ситуации, когда между временем записи документа и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, наиболее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода документов со многих рабочих мест при работе системы «1C: Предприятие» в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос «Провести документ?»

другие пользователи могут успеть провести свои документы. Поэтому приведенный выше запрос может появляться на экране достаточно часто.

Выдачу этого запроса можно отключить в настройке параметров (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы), тогда новый документ всегда будет проводиться после последнего проведенного документа с соответствующим изменением времени документа;

5) если точка актуальности итогов «вручную» сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, исключаются при подсчете итогов и могут считаться непроведенными. Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повторно.

Просмотр движения регистров. Для анализа тех изменений, которые произвел в регистрах тот или иной проведенный документ оперативного учета, можно воспользоваться функцией просмотра движения регистров.

Для просмотра движения регистров необходимо последовательно выполнить следующие действия:

• открыть журнал, содержащий документы нужного вида. Это может быть какой-то конкретный журнал или полный журнал;

• в журнале установить курсор на запись с тем документом, для которого необходимо просмотреть движение регистров. Документ должен быть проведенным;

3. План-конспект тьюторского практикума • в меню «Действия» главного меню программы выбрать функцию «Движения документа». На экран будет выдан диалог со списком объектов, которыми может управлять документ. Это могут быть реквизиты справочников и список регистров, существующих в системе.

Отметки ШД слева от наименований регистров показывают, в каких регистрах происходят изменения при проведении выбранного документа. Выбрать для просмотра можно любой из регистров, представленных в списке;

• клавишами или мышью выбрать в списке наименование интересующего вас регистра и нажать кнопку «ОК» для просмотра изменений в этом регистре. За один прием можно открыть для просмотра только один регистр, однако, несколько раз выполнив описанные выше действия, можно открыть одновременно несколько окон, содержащих изменения во всех интересующих вас регистрах.

Окно просмотра движения регистров представляет собой таблицу.

Состав колонок этой таблицы и суть записи в ней зависят от структуры выбранного регистра. Таблица «Движения регистров» всегда имеет две обязательные колонки:

• колонку «№ стр.», которая может содержать номер строки табличной части документа, в результате обработки которой появилась данная строка в движении регистров. Необходимость записи номеров строк определяется при настройке документа;

• крайнюю левую колонку таблицы, служащую для обозначения характера произведенных изменений в данном регистре. Знак «+» обозначает прирост абсолютного значения измерений регистра, знак «–» – уменьшение. Записи в таблице «Движения регистров» всегда отражают относительное изменение итоговой информации, хранящейся в регистрах, – прирост или уменьшение. Для просмотра абсолютных значений следует использовать отчеты либо специально созданные для этих целей документы. В любом случае порядок получения итоговой информации определяется в процессе настройки конфигурации задачи.

4. Назначение типовых операций в программе. Большинство хозяйственных действий, совершаемых на предприятии, с точки зрения бухгалтерского учета, имеют однотипный характер и зачастую фиксируются в учете при помощи одинакового набора бухгалтерских проводок.

В программе «1C: Бухгалтерия» имеется встроенный инструментарий, позволяющий достаточно легко автоматизировать ввод таких операций.

В отличие от режима конфигурирования данный механизм доступен из программы, работающей в режиме ведения бухгалтерского учета. С его помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто повторяющихся операций.

Для отражения в учете таких стандартных ситуаций в системе «1C:

Бухгалтерия» служат типовые операции. «1C: Бухгалтерия» позволяет бухгалтеру самостоятельно создавать типовые операции, тем самым настраивая систему в соответствии со своими потребностями.

Организация справочника типовых операций. «1C: Бухгалтерия» позволяет создать любое количество типовых операций. Каждой типовой операции назначается произвольное имя, которое помещается в список типовых операций. Для удобства просмотра и поиска списка операций имеется возможность объединить их в группы. Группировка типовых операций осуществляется по какому-либо смысловому критерию, например по разделам учета или по видам хозяйственных операций и процессов.

Допустим, необходимо разработать типовые операции (шаблоны типовых операций) для отражения в компьютерном учете:

• факта прихода оборудования, требующего монтажа (наладки);

• факта передачи оборудования в монтаж (наладку);

• факта приема к оплате выполняемых работ по монтажу (наладке) оборудования.

Перед нами стоит задача разработать Комплект типовых операций для отражения фактов:

• приобретения оборудования;

• передачи его в монтаж и наладку;

• приемки монтажных работ.

Эти операции удобно объединить в одну группу, которой можно было бы дать название «Оборудование к монтажу». В свою очередь, этот комплект операций относится к участку учета основных средств, что также можно представить в виде еще одной более общей группы – «Основные средства».

Обратиться к списку типовых операций можно по команде меню:

«Операции»; «Типовые операции». На экране развернется список типовых операций. Введем в него наименование группы операций «Основные средства».

Ввод новой группы можно выполнить стандартными способами:

• нажать мышью кнопку на панели инструментов окна «Типовые • нажать комбинацию клавиш «Ctrl»+«F9»;

• по команде меню: «Действия»; «Новая группа». После любого из этих действий программа позволит занести в список имя группы.

Группы в списке операций обозначаются слева значком «Группа».

Двойным щелчком мышью по этому значку можно войти в список операций, относящихся к данной группе. Этот список также может включать как 3. План-конспект тьюторского практикума типовые операции, так и другие группы. Внесем в него наименование новой группы «Оборудование к монтажу». Аналогичным образом войдем и в эту группу и уже внутри нее будем вводить имена типовых операций, отражающих рассматриваемые хозяйственные процессы.

Введем теперь наименования операций, входящих в состав этой группы:

• «Оприходование оборудования»;

• «Передача в монтаж»;

• «Приняты монтажные работы».

Слева они помечаются другим значком, что говорит о том, что эти имена относятся к конечным типовым операциям.

Создание типовой операции «Поступление оборудования». Создание типовой операции предполагает разработку типового шаблона для ввода однотипных операций. После того как имя новой типовой операции введено в список, можно обратиться к режиму создания (редактирования) шаблона этой операции. Для этого достаточно два раза щелкнуть мышью по ее наименованию либо выбрать пункт меню: «Действия»; «Редактировать».

На экран будет выдано окно ввода (редактирования) шаблона типовой операции.

Нижняя часть окна полностью соответствует структуре обычной операции. В ней можно выделить две группы реквизитов:

• реквизиты операции: дата, номер, сумма операции, содержание • реквизиты проводок: счета дебета и кредита, субконто счетов дебета Разница состоит в том, что поле любого из реквизитов типовой операции может содержать:

• непосредственно значение, которое будет фиксированным при каждом использовании типовой операции;

• правила заполнения реквизита, по которым будет определяться значение реквизита на этапе использования типовой операции.

Правила заполнения реквизита описываются в верхней части окна типовой операции.

Таким образом, типовая операция несет в себе фиксированную и переменную информацию. Например, в типовой операции могут быть зафиксированы счет дебета и счет кредита, сумма может рассчитываться по формуле, а субконто вводиться вручную. Причем правила формирования переменной информации определяются самим пользователем.

Рассмотрим порядок создания типовой операции для реализации задачи оприходования оборудования, требующего монтажа.

Обратимся для этого еще раз к операции, введенной вручную.

Регистрируется запись в журнале операций:

Этой операции соответствуют две проводки:

Все фиксированные поля вводятся точно так же, как и в обычной операции. Их можно ввести сразу.

Выделим элементы, которые будут типовыми (т. е. неизменными) для всех операций данного типа. Поля, содержащие типовые реквизиты, в формах операции и проводок затемнены. Их точно в таком же виде следует указать в шаблоне типовой операции.

Что делать с остальными реквизитами, какие правила для их формирования следует определить:

• субконто счета 07.1 всегда будет определяться на этапе ввода, поэтому необходимо активизировать ручное заполнение этого поля на этапе использования типовой операции;

• субконто счета 60.1 в первой проводке также понадобится ввести вручную, зато во второй проводке они могут автоматически копироваться из первой проводки;

• суммы проводок рассчитываются по формулам от суммы стоимости оборудования. В связи с этим есть смысл предусмотреть ручной ввод стоимости оборудования в качестве суммы операции и при этом обеспечить автоматический расчет сумм проводок по формулам.

Итак, план действий ясен, рассмотрим порядок его реализации.

Заполнение полей типовой операции осуществляется следующим образом:

• выбирается заполняемое поле щелчком мыши;

3. План-конспект тьюторского практикума • в верхней части окна отображаются параметры правил определения значения, относящиеся к выбранному полю;

• производится ввод (установка) всех желаемых параметров в верхней • выбирается новое поле, требующее определения правил его формирования. Для него выполняются те же действия.

Рассмотрим определение правил формирования поля субконто счета дебета первой проводки. Для этого выделим мышью это поле и обратим внимание на верхнюю часть окна.

В параметре «Поле» отобразилась надпись: СубконтоДт, это говорит о том, что в данный момент осуществляется настройка этого поля и все вводимые параметры будут относиться исключительно к нему.

Следующий параметр «Активизация» используется для указания того, нужно ли обязательно вводить значение этого реквизита на этапе использования типовой операции. Данный параметр может принимать одно из следующих значений:

• активизировать – это значит, что ввод значения обязателен;

• пропускать – это значит, что поле в процессе ввода типовой операции будет пропущено;

• не изменять – это значит, что значение данного реквизита будет заблокировано для корректировки;

• авто – данный режим (самый приятный для пользователя) устанавливает, что программа сама решит, что делать с данным реквизитом.

В нашем примере для всех фиксированных полей можно было бы установить значение параметра «Не изменять», тогда пользователь на этапе использования типовой операции никогда не сможет что-либо изменить в этом поле. Поэтому более простое и «мягкое» решение – все возложить на программу. Захочет пользователь изменить – пусть меняет. Программа позволит это сделать, если это не противоречит принципам ведения учета, заложенным в программу.

При заполнении субконто счета дебета, с одной стороны, ясно, что субконто определить нужно обязательно. И в этой связи хочется установить режим «Активизировать». Но, с другой стороны, если установить параметр «Авто», программа все равно заставит ввести значения всех субконто. Кроме того, все параметры по умолчанию устанавливаются в режим «Авто», так что проще всего их просто не изменять и для параметра «Активизация» оставить режим «Авто».

Аналогичным образом следует обойтись с полями субконто всех остальных счетов.

Параметр «Копирование» указывает на необходимость заполнения поля путем копирования реквизитов из других вышестоящих проводок.

Данный параметр может принимать одно из следующих значений:

• не копировать – копирование производиться не будет;

• наименование реквизита операции или проводки, значение которого будет копироваться в редактируемый реквизит. Далее следуют параметры, позволяющие конкретизировать, из какой проводки производить копирование корреспонденции, субконто. Эти параметры доступны для заполнения только в том случае, если выбран режим копирования из реквизита;

• авто – указывает на то, что программа сама должна определить, откуда можно скопировать значение.

Так, например, в первой проводке вводятся два субконто кредитуемого счета, они же должны фигурировать и во второй проводке. Кажется, это тот самый случай, когда нужно указать режим копирования субконто из кредита первой проводки. Однако и здесь лучше обойтись автоматическим режимом, поскольку программа сама «увидит», что в двух проводках одной операции фигурируют два одинаковых счета, и автоматически скопирует их аналитику.

Опыт показывает, что в большинстве случаев при создании типовых операций устанавливается режим «Авто» и только в отдельных ситуациях приходится прибегать к более сложным приемам настройки.

Правила ввода параметра «Формула» рассмотрим на приемере расчета суммы первой проводки.

За основу расчета мы приняли стоимость оборудования с НДС, которая вводится в качестве суммы операции. Тогда выделить чистую стоимость оборудования за вычетом НДС можно по формуле:

Сумма Операции/(100+18)*100 или Сумма Операции/118*100.

В этой формуле:

«Сумма Операции» – зарезервированное имя, используемое в типовых операциях для обращения к значению суммы операции; 18 – процентная ставка НДС; / – операция деления; * – операция умножения.

Учитывая, что в принципе процентная ставка НДС может измениться, в формуле лучше сослаться на значение ставки НДС, установленное в справочнике констант. Такая ссылка записывается составным именем:

Константа. ОснСтавкаНДС.

Смысл формирования составных имен объектов достаточно прост.

Сначала указывается зарезервированное имя основного объекта («Константа»), а затем через точку имя элемента, входящего в данный объект («ОснСтавкаНДС»). Раскрыв справочник констант, можем убедиться, что константа с таким именем («ОснСтавкаНДС») там присутствует и для нее установлено значение 18.

3. План-конспект тьюторского практикума Используя ссылку на константу, можем записать искомую формулу следующим образом:

Сумма Операции/(100+Константа.ОснСтавкаНДС)*100.

Теперь при изменении ставки НДС не надо исправлять формулу, понадобится лишь исправить ее значение в справочнике констант.

Для ввода этой формулы следует поступить обычным образом: выделить щелчком мыши поле «Сумма» в первой проводке, а в поле «Формула»

ввести составленную выше формулу расчета.

Определим формулу для расчета суммы второй проводки. Для ее записи понадобятся те же самые имена объектов: СуммаОперации/ (100+Константа.ОснСтавкаНДС)*Константа.

ОснСтавкаНДС – ее надо ввести в поле «Сумма» второй проводки.

Итак, для ввода формул необходимо знать правила для обращения к объектам программы, справочникам, константам, операциям, проводкам и их элементам. Полный перечень объектов и их имен приводится в документации, и при необходимости всегда можно выяснить имя требуемого объекта.

Как мы уже видели, имена могут быть составными, причем состоящими более чем из двух элементов.

Более короткий перечень наиболее употребляемых объектов и правил составления их имен можно увидеть непосредственно в программе, обратившись к режиму «Синтаксис-помощник». Данный режим вызывается нажатием пиктограммы или через меню «Сервис»; «Синтаксис-помощник».

Этот режим выдает на экран окно с деревом описания элементов встроенного языка. Так что в дальнейшей работе по созданию типовых операций по мере необходимости можно обращаться к этим источникам информации для решения возникающих проблем.

Ввод типовой операции. Ввод типовых операций дает возможность автоматизации ввода простых операций, состоящих из нескольких проводок, и расчета их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов.

Для ввода типовой операции из журнала операций или проводок выполните одно из следующих действий:

• нажмите кнопку «Ввести типовую операцию» на панели инструментов окна журнала;

• воспользуйтесь командой меню: «Действия»; «Ввести типовую • нажмите кнопку «Ввести типовую операцию» из окна журнала При этом на экране появится список существующих типовых операций, из которого следует выбрать нужную. После выбора типовой операции из списка на экран выводится диалог ввода операции.

В отличие от ввода новой операции вручную операция уже будет содержать проводки, при этом часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Как правило, будут заполнены содержание операции, счета проводок, иногда – значения субконто. Пользователю лишь остается дополнить проводки, используя предлагаемый шаблон. При этом программа будет автоматически переходить по реквизитам операции и проводок в соответствии с шаблоном типовой операции. Также будет выполняться автоматический расчет сумм проводок и других значений, если заложены соответствующие формулы в шаблоне типовой операции.

Ввод типовой операции можно осуществлять, включив режим «Автозаполнение», при котором система «ведет» пользователя по реквизитам операции, требующим ввода.

В соответствии с шаблоном операции запрашиваются только недостающие значения реквизитов или те, для которых специально определен их запрос в шаблоне типовой операции. Переход к следующему вводимому значению осуществляется клавишей «Enter».

После того как все необходимые (с точки зрения шаблона типовой операции) реквизиты введены, активной становится кнопка, выполняющая запись операции и закрытие окна (обычно кнопка «ОК»). В таком случае следующее нажатие клавиши «Enter» приведет к завершению ввода операции.

Подробнее см.: 3, 6, 7, 9.

АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ПОЛУЧЕНИЕ

ОТЧЕТНОСТИ В ПРОГРАММЕ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

Основные вопросы темы 1. Бухгалтерские итоги.

2. Отчеты и обработки.

3. Регламентированные отчеты.

1. Прежде чем формировать и анализировать бухгалтерские отчеты, необходимо установить период получения бухгалтерских итогов и установить период, до которого (включительно) будут поддерживаться итоги.

Параметры закладки «Бухгалтерские итоги» устанавливают основной период получения бухгалтерских итогов. Данная установка обычно используется отчетами, табло счетов и другими формами, настроенными в конфигурации в качестве периода «по умолчанию». Обычно система позволяет изменить период построения конкретного отчета при открытии формы в процессе работы.

Настройка требуемого периода производится по команде меню: «Сервис»;

«Параметры»; «Бухгалтерские итоги», которая выводит окно.

3. План-конспект тьюторского практикума Фактически период в любом случае определяется двумя датами – начальной и конечной:

• квартал. Выбор данного варианта позволяет установить в качестве периода квартал;

• месяц. Выбор данного варианта позволяет установить в качестве периода месяц. Месяц выбирается стрелками вверх и вниз;

• интервал «С – По». Выбор данного варианта позволяет установить период непосредственным указанием даты начала и даты конца периода. Для ввода дат в поля ввода необходимо ввести даты в формате ДД.ММ.ГГГГ;

• с начала года. Выбор данной опции для любого варианта устанавливает период, начинающийся первой датой года и оканчивающийся последней датой квартала, месяца или указанной датой интервала «По», в зависимости от выбранного варианта;

• с начала квартала. Выбор данной опции для вариантов «месяц»

и «интервал» устанавливает период, начинающийся первой датой квартала и оканчивающийся последней датой месяца или указанной датой интервала «По», в зависимости от выбранного варианта;

• с начала месяца. Выбор данной опции для варианта «интервал»

устанавливает период, начинающийся первой датой месяца и оканчивающийся указанной датой интервала «По».

Управление бухгалтерскими итогами. Режим «Управление бухгалтерскими итогами» предназначен для управления системой бухгалтерских итогов «1C: Бухгалтерия». Бухгалтерские итоги могут формироваться в «1С: Бухгалтерии» за самые различные периоды. Система бухгалтерских итогов «1C: Бухгалтерии» автоматически поддерживает их в актуальном состоянии при любых изменениях в проводках бухгалтерских операций.

В режиме «Управление бухгалтерскими итогами» устанавливается период, до которого (включительно) будут поддерживаться итоги.

Просмотр бухгалтерских итогов в «1C: Бухгалтерии» выполняется при помощи отчетов. Период, за который формируется отчет, определяется в параметрах системы или в окне настройки отчетов. Однако при построении различных отчетов и в других случаях обращения к итогам допускается получение итогов только до установленного в этом режиме периода. Период задается кварталом и годом. Таким образом, период построения отчета или любого другого обращения к итогам должен оканчиваться датой, меньшей или равной последней дате квартала, установленного в режиме «Управление бухгалтерскими итогами».

Как правило, в качестве периода устанавливают квартал, соответствующий последнему кварталу, в котором ведется реальная работа с итогами.

Для вызова данного режима следует выбрать пункт «Управление бухгалтерскими итогами» из меню «Операция» главного меню программы.

В верхней части диалога выводится текущая установка расчета итогов «Расчет итогов установлен по:». Она показывает, до какого квартала (включительно) уже рассчитаны бухгалтерские итоги.

Ниже выводится период, который будет установлен в качестве границ поддержки итогов при нажатии кнопки «Установить расчет». При вызове диалога «Управление бухгалтерскими итогами» он устанавливается на период, по которому не выполнен расчет.

Для установки желаемого квартала в качестве границы поддержки бухгалтерских итогов следует стрелками, расположенными рядом с выведенным кварталом, выбрать желаемый квартал, а затем нажать кнопку «Установить расчет».

Для выполнения полного перерасчета бухгалтерских итогов следует выбрать кнопку «Полный перерасчет итогов». При этом выполняется перерасчет всех бухгалтерских итогов с наиболее ранних операций (по дате) и до установленного в данном режиме квартала – границы поддержки итогов.

Полный перерасчет итогов может потребоваться в двух случаях:

• при изменении настроек валютного, аналитического или количественного учета по бухгалтерским счетам система предлагает выполнить пересчет итогов немедленно. Однако если требуется выполнить изменение сразу у нескольких счетов, то от немедленного пересчета целесообразно отказаться. В этом случае система не может поддерживать в корректном состоянии бухгалтерские итоги до тех пор, пока не будет выполнен полный пересчет итогов в режиме «Управление бухгалтерскими итогами». Система будет сигнализировать об этом при обращении к итогам и при запуске программы;

• полный пересчет итогов может быть выполнен в случае, если происходили сбои компьютера при работе с программой и текущее состояние итогов могло нарушиться. В этом случае полный пересчет итогов позволяет восстановить целостность всех итогов.

При полном пересчете выполняется также проверка существующих проводок и в них производится исправление в случае обнаружения несоответствия значений проводок настройкам валютного, аналитического и количественного учетов по счетам, а также признаков забалансового учета.

2. Регистрация учетной информации в бухгалтерском учете осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для этой цели разработаны учетные регистры.

Учетные регистры – различные виды носителей бухгалтерских данных, предназначенные для записей сведений или из первичных документов, или из других регистров.

По своему внешнему виду они подразделяются на карточки, свободные листы и книги, по содержанию – на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, т. е. сочетающие эти два вида учета.

3. План-конспект тьюторского практикума Карточки предназначены для аналитического учета, например инвентарные карточки, лицевые счета, карточки складского учета.

Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учетов или являются комбинированными регистрами. К ним относятся журналы-ордера и ведомости. Журналыордера построены по кредитовому признаку, в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Они разработаны или на отдельный счет, или на группу взаимосвязанных между собой счетов. Журналы-ордера основаны на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый отчетный месяц.

Ведомости по бухгалтерским счетам построены по дебетовому признаку в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Одним из наиболее распространенных способов проверки и обобщения учетных данных, получения показателей в сгруппированном виде являются оборотные ведомости. Самые широко применяемые из них – шахматная оборотная ведомость и оборотно-сальдовая ведомость. Они составляются по синтетическим счетам и используются для общего ознакомления с деятельностью предприятия. Обычно такие ведомости составляются по данным за месяц.

Отличительной чертой шахматной оборотной ведомости является однократная запись, которая отражает и обороты по счетам, и их корреспонденцию.

Оборотно-сальдовая ведомость содержит данные о начальных и конечных остатках на счетах, об оборотах за месяц. Оборотно-сальдовая ведомость имеет три пары равных итогов:

1) сумма сальдо начальных всех активных счетов равна сумме сальдо начальных всех пассивных счетов;

2) сумма всех дебетовых оборотов за отчетный период равна сумме всех кредитовых оборотов;

3) сумма сальдо конечных всех активных счетов равна сумме сальдо конечных всех пассивных счетов.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления, например Кассовая книга, Главная книга. Их листы пронумерованы, прошнурованы и на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя и главного бухгалтера.

Использование отчета (обработки). Для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации в системе «1C: Предприятие»

используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при работе с системой, целиком определяются при конфигурировании.

Настройка и состав выдаваемой отчетом информации полностью определяются его формой и алгоритмом, поэтому описание свойств и назначений конкретных отчетов должно содержаться в описании конфигурации или в самом окне отчета.

Кроме отчетов, в системе «1C: Предприятие» используется такое понятие, как обработки. Под обработкой понимается обычно некоторая сервисная процедура, которая предназначена не для выдачи информации, а для изменения каких-либо данных в информационной базе. Обработки обычно используются для выполнения некоторых служебных функций, например загрузки содержимого какого-либо справочника из другой программы.

Использование обработки ничем не отличается от использования отчета, поэтому их свойства можно рассматривать совместно.

Для формирования того или иного отчета или для выполнения обработки данных могут использоваться главное меню, кнопки панелей инструментов, кнопки тех или иных форм системы или иные действия.

Для формирования отчета или выполнения обработки необходимо выбрать пункт «Отчеты» или «Обработки» в меню «Операции» главного меню программы. На экран будет выдан список существующих в системе отчетов (обработок).

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать нужное наименование и затем нажать кнопку «ОК».

В системе «1C: Предприятие» существует специальный механизм внешних отчетов и обработок. Внешние отчеты и обработки хранятся в отдельных файлах, а не в конфигурации, и по назначению и использованию ничем не отличаются от обычных.

Для вызова внешнего отчета (обработки) используется пункт «Открыть»

меню «Файл» главного меню программы. При обращении к этому пункту вызывается стандартный диалог открытия файлов. Файлы внешних отчетов и обработок имеют расширение «.ert». Они могут помещаться в каталоге ExtForms, подчиненном каталогу информационной базы, или в любом другом каталоге.

При выборе файла внешнего отчета (обработки) его форма открывается так же, как и форма обычного отчета (обработки). В тех случаях, когда его использование должно быть доступно ограниченному кругу лиц, для внешних отчетов и обработок может устанавливаться пароль. При открытии формы внешнего отчета (обработки), закрытой паролем, выдается диалог для ввода пароля. В нем следует ввести пароль и нажать кнопку «ОК». При вводе пароля вводимые символы отображаются символом «*». Для отказа от ввода пароля следует нажать кнопку «Отмена». В этом случае форма не открывается.

В дальнейшем использование внешнего отчета ничем не отличается от использования отчета, входящего в конфигурацию.

3. План-конспект тьюторского практикума При вызове отчета (обработки) на экран будет выдана экранная форма отчета или обработки, которая представляет собой запрос параметров предстоящего действия (период составления отчета, полноту, глубину детализации и т.д.).

В выданной форме следует установить необходимые параметры и нажать кнопку «Сформировать» или «ОК». Для отказа от формирования отчета следует нажать клавишу «Esc» или закрыть окно запроса, нажав кнопку закрытия окна.

Возможности настройки отчета. Внешний вид формы настройки отчета, ее свойства, поведение управляющих элементов в общем случае могут быть самыми разнообразными.

При заполнении настроек отчета форма может проверять корректность и полноту настроек. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения.

Если в форме настройки отчета вводится некоторый период, задаваемый датой начала и датой конца, то в форме, как правило, есть кнопка, расположенная рядом с вводимыми датами, которая предоставляет более удобный способ ввода периода: при нажатии на эту кнопку выдается диалог ввода периода.

Для очистки значения, которое вводится путем выбора из списка, следует использовать пункт «Очистить значение» из меню «Действия» главного меню программы. Кроме того, для очистки значения в форме может присутствовать кнопка «X» рядом с редактируемым значением.

После того как реквизиты заполнены, можно выполнить формирование отчета или запустить обработку данных, нажав кнопку «Сформировать».

Набор параметров, который использовался при формировании какоголибо отчета, можно сохранить и затем использовать при последующих построениях этого же отчета (выполнении обработки). Набор параметров сохраняется как набор значений реквизитов диалога. Можно запомнить несколько наиболее часто используемых наборов параметров, а перед формированием отчета выполнить восстановление одного из сохраненных наборов и при необходимости внести в них изменения.

Для сохранения набора параметров следует нажать кнопку на панели инструментов окна диалога или выбрать пункт «Сохранить настройку» в меню «Действия» главного меню программы. На экран будет выдан запрос, в котором необходимо задать имя сохраняемому набору параметров.

После ввода имени следует нажать кнопку «ОК» для сохранения набора параметров под указанным именем или кнопку «Отмена» для отказа от сохранения.

Если в момент сохранения установлен флажок «Использовать при открытии», то сохраненная настройка автоматически будет использоваться при следующем открытии данного отчета.

В диалоге сохранения настройки выводится список ранее сохраненных настроек этого отчета, поэтому имя настройки можно выбрать щелчком мыши в списке сохраненных настроек.

Кнопка «Удалить» позволяет удалить настройку из списка.

В нижней части диалога можно включить режим «Сохранять автоматически». Если этот режим включен, то при закрытии отчета или открытии другой настройки текущая настройка будет автоматически сохраняться.

Сочетание признака «Использовать при открытии» и режима «Сохранять автоматически» позволяет, не обращаясь к функциям сохранения и восстановления, работать со значениями параметров отчета, выбранных в предыдущий раз.

Для восстановления одной из ранее сохраненных настроек необходимо нажать кнопку или выбрать пункт «Открыть настройку» в меню «Действия»

главного меню программы. На экран будет выдан список сохраненных объектов.

В этом списке необходимо клавишами или мышью выбрать имя одного из ранее сохраненных наборов параметров. После нажатия кнопки «ОК»

список будет закрыт, а реквизиты формы заполнены восстановленными значениями.

Для отказа от восстановления набора параметров следует нажать кнопку «Отмена».

Кнопка «Удалить» позволяет удалить настройку из списка.

Просмотр отчета. Созданный отчет открывается обычно для просмотра в редакторе таблиц системы «1C: Предприятие». Если в окне редактора видна только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной ее части.

При просмотре отчета в табличном документе существует возможность поиска нужной информации, а также возможность накопления отдельных сумм в Буфере обмена.

При необходимости перед печатью отчет может быть отредактирован.

Чтобы иметь такую возможность, следует в редакторе таблиц включить режим редактирования путем выбора пункта «Только просмотр» в меню «Вид» главного меню программы.

Отредактированная печатная форма может быть сохранена в файле на диске. Для этого следует выбрать пункт «Сохранить» или «Сохранить как»

в меню «Файл» главного меню программы.

При построении отчетов пользователь имеет возможность произвести расшифровку (детализацию) информации, выведенной в отчете, т.е. автоматически построить другие отчеты, «раскрывающие» какие-либо данные этого отчета, или открыть объекты, которые отражаются в этом отчете.

При просмотре отчета о возможности получения детализации можно судить по форме курсора мыши. При перемещении курсора по отчету 3. План-конспект тьюторского практикума на определенных ячейках он изменит вид. Это значит, что по этим ячейкам может быть получена детализация (расшифровка отчета).

Для получения расшифровки ячейки, на которой курсор мыши принимает форму лупы, следует в данной ячейке дважды щелкнуть мышью или установить указатель в таблице на эту ячейку и нажать клавишу «Enter».

Содержание расшифровки зависит от сути отчета вообще и конкретной ячейки в частности.

При работе с отчетами в программе существует возможность позиционирования. Если отчет содержит конкретные, а не итоговые показатели, двойным щелчком мыши или клавишей «Enter» можно выйти на проводки в операциях, содержащих эти показатели. Для выполнения такого действия перед началом работы с отчетами необходимо открыть журнал операций.

В таком случае при позиционировании курсор будет установлен в окне проводок операции на строку, содержащую данную проводку.

В случае необходимости корректировки данных отчета исправления производятся только в соответствующих проводках, содержащих эти данные.

Непосредственно в отчете по синтетическим или аналитическим счетам исправления не производятся.

Если после формирования отчета изменялись итоги или редактировались проводки, в отчетах становится доступной кнопка «Обновить», которая дает возможность после корректировки не формировать данный отчет снова, а преобразовать его с учетом изменений. При актуальности отчета кнопка «Обновить» недоступна.

Особым видом отчетов является «Отчет по проводкам». Он представляет собой выборку из журнала операций по заданным критериям. Критерии устанавливаются по определенным правилам в диалоге перед формированием отчета в поле «Фильтр». Если это поле не заполнено, в отчет включаются все проводки.

Примеры критериев отчета:

1) 10 – все проводки со счетом 10 (движение материалов);

2) 10,* – все проводки в дебет счета 10 (поступление материалов);

3) *,10 – все проводки с кредита счета 10 (списание материалов);

4) 20,10 – все проводки в дебет счета 20 с кредита счета 10 (отпуск материалов в производство);

5) 20; 10 – все проводки со счетом 20 и счетом 10;

6) «рамы» – все проводки, содержащие в описании или наименовании субконто слово «рамы»;

7) «двери», «рамы» – проводки со словом «двери» и «рамы»;

8) 20,*; «двери» – дебет счета 20 по дверям (затраты на производство дверей).

Печать отчета. Перед печатью можно просмотреть отчет в том виде, как он будет напечатан. Для этого следует выбрать пункт «Просмотр» в меню «Файл» главного меню программы.

При просмотре можно использовать кнопки «След.» и «Пред.» для вывода на экран следующей и предыдущей страниц просматриваемого документа и кнопку «2 Стр./1 Стр.» для переключения в режим одновременного просмотра двух страниц документа и обратно.

Для изменения масштаба изображения можно использовать мышь или кнопки «Развернуть» и «Свернуть». Нажатие кнопки «Развернуть» увеличивает масштаб на 1 шаг, нажатие кнопки «Свернуть» – уменьшает.

Если указатель мыши находится в пределах просматриваемого документа, нажатие левой кнопки дискретно увеличивает масштаб изображения.

Всего существуют три фиксированных масштаба просмотра; при достижении самого крупного нажатие левой кнопки мыши вновь показывает документ в самом мелком масштабе.

Для выхода из режима предварительного просмотра следует нажать кнопку «Закрыть».

Для вывода отчета на принтер следует в меню «Файл» главного меню программы выбрать пункт «Печать». На экран будет выдан стандартный диалог для настройки параметров печати. В этом диалоге следует установить необходимые параметры печати: выбрать принтер, диапазон страниц для печати, количество копий и нажать кнопку «ОК» для выполнения печати.

3. Регламентированные отчеты – это отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды и налоговые органы, представляющие собой совокупность сведений о результатах и условиях работы предприятия за истекшее время. В обязательном порядке предприятия предоставляют квартальную и годовую отчетность собственникам, государственной налоговой инспекции, органу государственной статистики, фонду социального страхования. Основным отчетом предприятия является бухгалтерский баланс и приложения к нему.

Бухгалтерский баланс – это способ обобщенного отражения состояния хозяйственных средств по их составу и размещению, источникам образования в денежном выражении на определенную дату. Баланс представляет собой таблицу, состоящую из двух частей – актива и пассива.

Актив баланса – это левая часть баланса, где отражаются хозяйственные средства по составу и размещению.

Пассив баланса – это правая часть баланса, где отражаются источники хозяйственных средств.

Валюта баланса – это итог актива или пассива баланса.

3. План-конспект тьюторского практикума Актив и пассив баланса складываются из отдельных статей, в которых показаны либо хозяйственные средства по составу и размещению, либо их источники. В целях удобства чтения баланса и наглядности однородные по экономическому содержанию статьи объединяются в группы, а группы – в разделы.

Основные особенности бухгалтерского баланса:

1) равенство сумм статей в активе и пассиве. Это объясняется тем, что в обеих частях баланса рассматриваются одни и те же средства: в активе – состав хозяйственных средств, а в пассиве – за счет каких источников они сформированы;

2) баланс составляется на определенный момент, как правило, на первое число месяца и отражает состояние хозяйственных средств на эту дату.

Баланс составляется нарастающим итогом с начала года: за первый квартал, за полугодие, за 9 месяцев, за год;

3) в балансе используется денежный измеритель.

Организация работы с регламентированными отчетами. Так как регламентированные отчеты ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они поставляются в виде отдельных файлов, так называемых внешних отчетов. Эти файлы располагаются в каталоге «Ext Forms», подчиненном каталогу информационной базы. Все внешние отчеты сгруппированы в каталоги, имена которых определяются периодом отчетности, для которого они разработаны. Например, каталог Rp05q3.grp будет содержать регламентированные отчеты за третий квартал 2005 г. Кроме того, в каталоге, содержащем группу отчетов, располагается текстовый файл RpList.txt, содержащий перечень отчетов данной группы и соответствующие им имена файлов.

Пользователь может обращаться к регламентированным отчетам с помощью стандартных средств работы с внешними отчетами. Кроме того, предусмотрен специальный механизм, облегчающий работу с регламентированными отчетами, который описывается ниже.

Использование регламентированных отчетов. Работа с регламентированными отчетами осуществляется по команде меню: «Отчеты»; «Регламентированные отчеты» главного меню программы. На экран выдается окно формы режима «Регламентированные отчеты».

В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов.

В поставочный комплект включена только одна группа регламентированных отчетов, т.е. отчеты за один период. После получения и загрузки новых форм отчетности за следующие кварталы в этом списке будут появляться новые группы.

Ниже располагается список отчетов. Для обращения к конкретному отчету следует выбрать нужную группу и установить курсор в списке на нужный отчет. После этого следует нажать кнопку «Открыть» или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается форма регламентированного отчета.

Состав параметров настройки конкретных регламентированных отчетов зависит от их назначения и принципов работы.

В каждой группе регламентированных отчетов поставляется инструкция, содержащая описание состава отчетов, их использования и условий применения. Доступ к этой инструкции выполняется также из списка отчетов.

Составление регламентированного отчета. Составление регламентированных отчетов основано на свойстве так называемых «электронных таблиц».

Вы можете заполнить форму, указав все необходимые данные вручную, и затем напечатать отчет, выбрав в меню «Файл» пункт «Печать». На печать будет выведена таблица, которая видна в окне редактирования диалога составления отчета.

Отчеты составляются за тот период, для которого они подготовлены.

Так, отчеты, поставляемые для III квартала 2001 г., будут составляться именно за III квартал 2001 г.; возможность изменения периода построения отчета отсутствует.

Тем не менее при составлении отдельных отчетов пользователь имеет возможность установить иной период. Присутствующий в таких отчетах реквизит «Период» может принимать значения «квартал» или «месяц»;

в последнем случае можно выбрать из предложенного списка месяц, за который и будет сформирован отчет.

Многостраничные отчеты. Если количество строк в отчете не оговорено заранее, то при составлении отчета может получиться так, что все данные не умещаются в стандартный бланк и для формирования отчета могут потребоваться дополнительные экземпляры стандартного бланка.

Для таких отчетов в диалоге предусмотрены специальные элементы управления созданием отчета.

Реквизит «Бланк» показывает номер страницы формы «неопределенной длины». Обычно при открытии отчета этот реквизит показывает, что редактируется первая страница формы.

Реквизит «Бланк» обычно сопровождается кнопками: «Новый» – для добавления в отчет новой страницы; «Удалить» – для удаления из отчета текущей страницы и «» – для переключения между экземплярами бланка.

В качестве примера рассмотрим форму отчета «Налог с владельцев автотранспортных средств».

Эта форма содержит список транспортных средств предприятия, число которых для разных организаций заранее неизвестно. Заполнив текущий бланк и обнаружив, что требуется дополнительный, следует нажать на 3. План-конспект тьюторского практикума кнопку «Новый», и в окне редактирования откроется новый «чистый»

бланк того же вида.

Лишнюю страничку всегда можно удалить, воспользовавшись кнопкой «Удалить».

Для печати многостраничного отчета указанного вида рекомендуем пользоваться кнопкой «Печать всех», которая предназначена для вывода на печать всех страниц отчета без просмотра на экране.

Печать регламентированного отчета. Печать отчета можно выполнить, выбрав в меню «Файл» главного меню программы пункт «Печать».

На печать выводится таблица, которая видна в окне редактирования.

Пункт «Печать» в меню «Файл» будет доступен только в том случае, если окно редактирования бланка активно. Чтобы сделать его активным, следует щелкнуть в этом окне мышью.

Чтобы напечатать страницу формы «неопределенной длины» (многостраничного бланка), следует предварительно установить номер этой страницы в реквизите «Бланк». Для печати всех страниц такой формы достаточно нажать на кнопку «Печать всех».

Кроме того, существуют отчеты, которые состоят из нескольких печатных форм. Страницы таких отчетов отличаются как внешним видом и составом информации, так и ориентацией бумаги при печати. В таких формах реализована специальная процедура печати.

Для печати страницы такой формы следует отметить ее флажком и нажать на кнопку «Печать». При печати для каждой страницы используются заданные в отчете параметры: ориентация бумаги, поля и т.д., и форма будет напечатана в соответствии с установленными требованиями.

Если флажками отмечены все страницы бланка, то при печати ориентация бумаги каждой страницы будет устанавливаться автоматически.

Подробнее см.: 1, 3, 5, 8.

ТЕМА 5 СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ

Основные вопросы темы 1. Калькулятор.

2. Календарь.

3. Буфер обмена.

4. Табло.

5. Табло счетов.

6. Временная блокировка.

7. Панели инструментов.

1. Для выполнения несложных текущих расчетов система «1C: Бухгалтерия» имеет встроенный калькулятор. Его можно вызвать в любом режиме программы (кроме случаев, когда программа ждет ответа на запрос), нажав клавиши «Ctrl»+«F2» или выбрав пункт «Калькулятор» из меню «Сервис» главного меню программы.

В системе «1C: Бухгалтерия» можно использовать калькуляторы двух типов – формульный и числовой. Какой тип калькулятора будет вызываться по нажатию клавиш «Ctrl»+«F2», определяется в режиме «Установка общих параметров».

Для удобства окно калькулятора всегда располагается «поверх» других окон (т.е. его не закрывают другие окна программы). Можно мышью перетащить окно калькулятора в любое место экрана.

Можно вызывать на экран одновременно калькуляторы обоих типов.

Чтобы выполнить это, следует вызвать сначала один калькулятор, затем в режиме «Установка общих параметров» изменить состояние опции «Использовать формульный калькулятор» (выключить, если она включена, или включить – если выключена) и вызвать калькулятор другого типа.

Формульный калькулятор вычисляет выражения, записанные в виде формул в поле ввода калькулятора.

При записи формул можно использовать числа, знаки арифметических операций и круглые скобки для изменения порядка вычисления выражения.

В формулах также можно использовать переменную «М», которая выдает число, хранящееся в буфере обмена.

Для вычисления значения выражения следует нажать кнопку «Вычислить». Результат вычисления выдается в правой части окна калькулятора, справа от знака «=».

Числовой калькулятор позволяет выполнять все арифметические действия, вычислять проценты и обратные значения, запоминать число и выполнять сложение и вычитание с запомненным значением. При вводе числа калькулятор позволяет редактировать введенное значение, удаляя неверно введенные разряды.

В системе «1C: Бухгалтерия» используются два варианта числового калькулятора: общий калькулятор, который вызывается по нажатию клавиши «F4», и калькулятор, применяемый при вводе реквизитов числового типа.

Для работы с калькулятором можно использовать как мышь, так и клавиатуру.

2. Дату можно вводить, просто набирая ее на клавиатуре, или использовать для выбора даты встроенный календарь.

Для вызова встроенного календаря существует два способа:

• если в поле для ввода даты присутствует кнопка, следует нажать • нажать клавишу F4. Для листания календаря используйте кнопки «» для смены месяца и «» – для смены года.

3. План-конспект тьюторского практикума Для выбора даты следует щелкнуть мышью на нужном числе в окне календаря.

3. «1С: Бухгалтерия» предоставляет дополнительный сервис работы с числовыми значениями в буфере обмена.

Для этого обычно используются кнопки панели инструментов «М», «М+» и «М–».

Кнопка «М» работает аналогично стандартному действию запоминания значения в буфере обмена, но запоминает только числовые значения. «М+» – добавляет текущее значение к значению в буфере обмена; «М–» – вычитает текущее значение из буфера обмена. Значение в буфере обмена хранится в качестве строки, но все указанные действия выполняются с ним как с числовым значением.

В формах также могут использоваться пункты подменю «Значение»

из меню «Действия» главного меню программы. Кроме того, кнопке «М–Ь»

соответствует клавиша «Shift» + «+», а кнопке «М–» соответствует клавиша «Shift» + «–». Клавиши «+» и «–» необходимо нажимать в правой части клавиатуры.

Данные действия доступны во всех формах для значений реквизитов и при работе с табличным документом. Кроме того, при работе с табличным документом существует возможность выполнения одновременных действий с несколькими ячейками, например, вы можете выделить несколько ячеек и, используя указанные действия, поместить или добавить в буфер обмена их сумму.

Полученные результаты в буфере обмена можно использовать в любых режимах, например для вставки значения клавишами «Shift» + «Ins»

или соответствующими пунктами меню и кнопками панелей инструментов. Значение буфера обмена может быть использовано и в других программах.

Текущее значение буфера обмена в числовом выражении можно просматривать в режиме формульного калькулятора в поле «М=».

4. Иногда при работе с системой «1C: Бухгалтерия» необходимо контролировать значение того или иного параметра. Для этого можно использовать табло – специальное окно, в котором отображаются результаты вычисления введенных в него формул. Вызов табло на экран выполняется выбором пункта «Табло» из меню «Сервис» главного меню программы.

Если формула не может быть вычислена, вместо результата появится фраза «Ошибка в выражении!» и будет открыто окно сообщений с пояснением места и причины возникновения ошибки.

Если курсор не переходит на новую строку, следует поместить его в конец последней строки в табло, нажать клавишу «Enter» и после этого перевести курсор на новую строку.

Для очистки содержимого табло необходимо использовать пункт «Очистить» контекстного меню.

В табло можно вводить формулы, результаты вычисления которых необходимо контролировать. Формулы могут включать арифметические выражения, функции и процедуры встроенного языка системы «1C: Бухгалтерия».

Каждая формула должна находиться на отдельной строке. Результат вычисления формулы выдается справа от формулы, после знака «=». При любых изменениях в информационной базе результаты вычисления всех формул в табло будут поддерживаться в актуальном состоянии.

Для ввода в табло новой формулы следует поместить курсор на первую свободную строку, набрать формулу и нажать клавишу «Enter». Справа от формулы появятся знак «=» и текущее значение формулы.

5. Табло счетов является дополнительной возможностью программы «1C: Бухгалтерия». Оно предназначено для оперативного получения наиболее важной информации из бухгалтерских итогов.

Табло счетов позволяет просматривать остатки и обороты по выбранным бухгалтерским счетам за любой рассчитанный период с детализацией до месяца. Пользователь сам вводит список счетов, по которым он хочет получать итоги, и в любой момент может его изменить. Данные в табло счетов могут выводиться по счетам, субсчетам, конкретным валютам.

Данные в табло счетов автоматически обновляются при любых изменениях в бухгалтерских итогах.

Настройка табло счетов (состав строк) сохраняется индивидуально для каждого пользователя при выходе из системы.

Табло счетов вызывается через пункт «Табло счетов» меню «Сервис»

главного меню системы.

Табло счетов представляет собой список строк, каждая из которых содержит: счет, по которому будут выводиться итоги, описание валюты итогов и бухгалтерские итоги.

Список табло счетов содержит следующие колонки:

Счет – счет, по которому выводятся итоги;

Вал – валюта, по которой выводятся итоги;

В – признак вывода итогов в валютном выражении;

Деб.Нач.ост – дебетовый остаток на начало периода;

Кред.Нач.ост – кредитовый остаток на начало периода;

Деб.Оборот – дебетовый оборот за период;

Кред.Оборот – кредитовый оборот за период;

Деб.Кон.ост – дебетовый остаток на конец периода;

Кред.Кон.ост – кредитовый остаток на конец периода.

3. План-конспект тьюторского практикума В колонках «Счет», «Вал» и «В» задаются счет, валюта и вид выдаваемой суммы, в остальных колонках выводятся бухгалтерские итоги по указанному счету и валюте.

Табло счетов выдает бухгалтерские итоги за определенный период.

Период, за который выдаются в данный момент итоги в табло счетов, выводится в заголовке окна.

При открытии табло счетов используемый им период берется из периода бухгалтерских итогов, установленного в параметрах системы «Бухгалтерские итоги» меню «Сервис» главного меню системы.

Табло счетов может выдавать итоги только с детализацией до месяца, т.е. начало периода итогов должно быть первой датой какого-либо месяца, а конец – последней датой какого-либо месяца.

При работе с табло счетов существует возможность изменения периода выдачи итогов. Для этого следует воспользоваться пунктом «Сменить период»

меню «Действия» или кнопкой панели инструментов.

6. Режим временной блокировки предназначен для того, чтобы пользователь мог отойти от компьютера на некоторое время, не выходя из системы «1C: Предприятие», и при этом никто не мог бы выполнить какихлибо действий в его отсутствие в работающей системе.

Часто конкретная конфигурация использует имя, с которым пользователь входил в систему, для идентификации авторства документов.

Режим временной блокировки имеет смысл только тогда, когда для пользователя задан пароль.

Для входа в режим временной блокировки нужно выбрать из меню «Сервис» пункт «Временная блокировка» или воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов. При вызове режима на экран выдается диалог для ввода пароля. Все остальные функции программы становятся недоступны.

7. Для быстрого доступа к часто применяемым командам используют так называемые панели инструментов.

Панель инструментов представляет собой окно с набором кнопок, образно отражающих характер команды, связанной с этой кнопкой.

Настройка и управление панелями инструментов ведутся по команде меню «Сервис» «Панели инструментов» главного меню программы.

Диалог «Панели инструментов» содержит три закладки.

Закладка «Панели инструментов»

Здесь выполняется вся работа по созданию, редактированию и удалению панелей инструментов.

Выход из этого режима возможен только путем указания пароля пользователя. Пароль должен быть введен точно такой же, как и при запуске системы. После ввода пароля следует нажать кнопку «ОК».

В списке панелей инструментов символом «v» отмечены панели, находящиеся в настоящий момент на экране. Эту отметку можно ставить и снимать, щелкая мышью в рамке слева от имени панели инструментов.

Опция «Показ подсказок» включает и отключает выдачу подсказок к кнопкам. Подсказка к кнопке выдается, если подержать указатель мыши над кнопкой.

Опция «Плоские кнопки» позволяет переключать внешний вид кнопок между «традиционным» трехмерным и плоским.

При формировании требуемого состава панелей инструментов пользователь имеет возможность:

создать панель инструментов. Для этого:

• нажать кнопку «Новая»;

• в появившемся запросе ввести имя новой панели инструментов;

• нажать кнопку «ОК».

На экране появится новая панель инструментов – пока еще без кнопок;

переименовывать панель инструментов. Для этого:

• выбрать ее имя в списке;

• в поле, расположенном в нижней части диалога, указать новое имя.

После выбора имени другой панели в списке или закрытия окна диалога кнопкой «Закрыть» панели инструментов будет присвоено новое имя.

Переименовывать можно только панели инструментов, созданные пользователем;

удалить панели инструментов. Для этого:

• выбрать ее имя в списке;

• нажать кнопку «Удалить».

Панель инструментов удаляется без дополнительного предупреждения.

Удалить можно только панели инструментов, созданные пользователем.

Системные панели инструментов, измененные в результате редактирования, можно восстановить в первоначальном виде. Для этого необходимо выбрать имя системной панели в списке и нажать кнопку «Восстановить».

Закладка «Модификация»

Здесь при редактировании панелей инструментов можно изменять состав и взаимное расположение кнопок, что позволяет организовать панели инструментов наиболее удобным образом.

Все кнопки, которые могут быть размещены на панелях инструментов, для удобства объединены в несколько категорий. Список категорий размещается в левой верхней части закладки. Если выбрать в этом списке имя какой-либо категории, то в правой верхней части закладки выдается набор кнопок, входящих в эту категорию. Этот набор не может быть изменен.

Чтобы узнать назначение конкретной кнопки, необходимо щелкнуть на ней мышью – и в нижней части закладки будет выдано описание кнопки.

3. План-конспект тьюторского практикума Для того чтобы добавить кнопку на панель инструментов, необходимо перетащить ее мышью на эту панель. Можно добавлять кнопки, перетаскивая их между панелями инструментов.

Для удаления кнопки с панели инструментов необходимо перетащить ее мышью в любое место окна программы. Если перетащить кнопку не на панель инструментов, а оставить ее в любом месте окна программы, будет автоматически создана новая панель.

Закладка «Дополнительные»

Здесь предоставляется возможность управлять показом панелей инструментов. Список «Инструментальные панели окон» позволяет указать расположение «оконных» панелей инструментов. Для этого выбирается нужный режим из списка и «ОК».

Опция «Единая настройка для всех режимов работы» отключает смену состава панелей инструментов при смене режима работы системы «1C: Бухгалтерия».

Подробнее см.: 2, 4–9.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЖИМА КОНФИГУРИРОВАНИЯ

ТЕМА

В РАБОТЕ БУХГАЛТЕРА

Основные вопросы темы 1. Назначение конфигуратора и его запуск.

2. Ведение списка пользователей.

3. Установка пароля.

4. Сохранение данных.

5. Восстановление данных.

1. Система «1C: Предприятие» может работать в двух основных режимах: в режиме конфигурирования и в режиме работы с информационной базой.

Режим Конфигуратора позволяет разработчику настраивать компоненты системы автоматизации в соответствии со спецификой ведения бухгалтерского учета на конкретном предприятии и запоминать их в специальной базе данных. Кроме того, на этапе конфигурирования осуществляются ведение списка пользователей, настройка их прав, установка паролей, сохранение и восстановление архивной копии.

Настройка механизмов системы относится к функциям программистов.

Однако некоторые навыки администрирования необходимы для работы с программой и бухгалтеру. Они будут описаны в данной главе.

Для запуска Конфигуратора необходимо вызвать окно «Запуск 1C:

Предприятие», что осуществляется из меню «Пуск» – «Программы» – «1C:

Предприятие» или при помощи специально созданного для системы ярлыка.

В открывшемся запросе следует выбрать режим «Конфигуратор» и нажать кнопку «ОК».

2. Доступ пользователей к информации в системе может быть ограничен.

Это вызвано опасностью последствий неосторожных или неумелых действий при работе с программой, что может привести к потере достоверности бухгалтерских данных или отрицательно сказаться на функционировании программы в целом.

В процессе конфигурирования создается необходимое число типовых наборов прав, устанавливающих разрешение на доступ к обрабатываемой информации для различных категорий пользователей системы. При этом для каждого пользователя может быть создан индивидуальный пользовательский интерфейс. Он включает команды главного меню и панели инструментов, дающие пользователю возможность работать с доступной для него информацией в соответствии с установленным набором прав.

В ходе решения поставленной задачи в системе «1C: Предприятие»

создается список пользователей, которым разрешена работа с системой.

Для вызова списка пользователей на экран необходимо из меню «Администрирование» главного меню Конфигуратора выбрать пункт «Пользователи».

В меню «Действия» главного меню Конфигуратора имеется переключатель «Список»/«Таблица». С его помощью можно изменять внешний вид списка пользователей. Если включен режим «Таблица», список пользователей будет представлен в виде таблицы с тремя колонками:

1) «Имя» – отображает список пользователей, зарегистрированных для работы с системой «1C: Предприятие»;

2) «Полное имя» – дает расшифровку имени, отображенного в первой колонке;

3) «Роль» – показывает наименование набора прав и наименование интерфейса для выбранного пользователя.

Для ввода в список нового пользователя применяются общие принципы работы с формами в системе «1C: Предприятие». В меню «Действия»

главного меню Конфигуратора необходимо выбрать пункт «Новый».

В результате выполненного действия в списке пользователей появится новая строка и будет выведен на экран диалог для определения свойств пользователя.