1

Ведение учета в торговле

Вмененный налог

С целью сокращения налоговых выплат и упрощения системы документооборота предприятия,

торгующие в розницу, используют налоговый режим работы Единого налога на вмененный доход

(ЕНВД). ЕНВД платится с площадей, на которых находится розничная точка.

Оптовая торговля

В оптовой торговле используется следующий цикл проводок (рис. 1.15):

41 / 60 — поступление товара (без НДС);

19 / 60 — поступление НДС;

90 / 41 — списание товара по себестоимости (без НДС);

90 / 68 — НДС отгруженный;

62 / 90 — выставление задолженности.

Книга продаж Книга продаж — это документ, который содержит информацию, подтверждающую суммы отгруженного НДС.

В стандартной конфигурации «Бухгалтерии» определена следующая цепочка документов при отгрузке товаров покупателю:

расходная накладная (проводки 90 / 41), счет-фактура (проводки 90 / 68) — документ, по которому делается запись в книге продаж.

Схема отгрузки может быть несколько другой:

расходная накладная (проводки 90 / 41), счет-фактура (проводки 90 / 76), запись книги продаж (проводки 76 / 68) — документ, по которому делается запись в книге продаж.

В книгу продаж попадают документы, которые формируют проводки ** / 68. Если нужно сделать так, чтобы запись в книге продаж формировалась не по счету-фактуре, а несколько позже, то используется вторая схема отгрузки. Например, такая ситуация происходит при оплате.

Возможно, у вас возник вопрос, нельзя ли расходную накладную и счет-фактуру объединить в один документ. Ответ кроется в правилах ведения бухгалтерского учета. Выданные счета-фактуры должны иметь сквозную нумерацию (то есть не должны иметь пропусков). Некоторые виды расходных накладных не влекут за собой формирование счетов-фактур. Так, розничная расходная накладная не формирует счетафактуры.

Расходная накладная — возврат поставщику — влечет за собой запись не в книгу продаж, а запись в книгу покупок. На эту операцию должна формироваться отрицательная запись в книгу покупок.

Кстати, многие программисты, несмотря на вышесказанное, упрощают себе задачу и объединяют накладные и счета-фактуры в один документ.

Книга продаж может формироваться по отгрузке и по оплате.

Если книга продаж формируется по отгрузке, то книга продаж — это реестр счетов-фактур.

Если книга продаж формируется по оплате, то списочная часть должна соответствовать оплатам.

При формировании книги продаж по оплате книга продаж должна составляться из документов выручки кассы, банка и взаиморасчетов. Я бы советовал включить в отчет, который формирует книгу продаж, фильтры «Касса», «Банк» и «Взаиморасчеты», которые позволяли бы сбить книгу продаж с выручками соответствующих видов оплат.

Алгоритм книги продаж основывается на хронологическом закрытии документов (подробнее об этом алгоритме смотрите в разделе «Хронологическое закрытие накладных»).

Стоит сказать пару слов, почему не годилась книга продаж, предусмотренная в стандартных отчетах.

Дело в том, что стандартная книга продаж выдавала данные, которые бухгалтер не мог проверить, а программист объяснить. Отчасти это происходило из-за того, что клиент правил документы задним числом. Мотивы правки были следующими:

В случае оплаты безналичным расчетом следовало убирать налоги с про даж в накладных.

В случае неправильно разнесенных оплат бухгалтеры принимали решение исправлять первичные документы оплаты.

Конечно, можно было бы после каждой правки восстанавливать последовательность документов.

Однако восстановление последовательности создавало Другую проблему. Размеры файлов обмена баз данных для работы с распределенными базами данных достигали десятков мегабайт, что парализовало работу филиалов при поступлении обмена данных с восстановленной границей последовательности.

НДС В Плане счетов НДС встречается дважды:

счет 19 — «НДС по приобретенным ценностям»;

счет 68 — «Налоги и сборы (НДС)».

Счет 19 отвечает за поступающий в предприятие НДС. Счет 68 отвечает за «отгружаемый» с предприятия НДС.

Схема использования этих счетов приведена на рис. 1.15. Поступивший на сумму 120 р. товар ( р. — товар, 20 р. — НДС) был отгружен на сумму 240 р. (200 р. — товар, 40 р. — НДС). Причитающаяся сумма оплаты в бюджет будет определяться разницей между оборотами счетов 68 и 19 (40 - 20 = р.).

Хитрости, связанные с НДС Не всегда можно поставить НДС на счет 19. Например, когда товар закуплен в розницу, то НДС нельзя оприходовать. Банковские операции также не облагаются НДС. (Слова «не облагаются НДС» означают, что вы должны будете оплачивать НДС не банку, а государству при составлении налоговой декларации, а не то, что НДС вообще не должен оплачиваться.) Хитрый пример Представьте, что вы получили выручку от покупателей в размере 100 р. Банк снял с расчетного счета 100 р. за банковское обслуживание. Позже, при составлении налоговой декларации по НДС, вы должны будете заплатить еще 20 р. НДС. Интересно, правда?

Хитрый пример Когда говорят, что минута разговора стоит 10 р. без НДС, это значит, что пользователь должен будет заплатить еще 2 р. НДС, когда речь зайдет о реальных оплатах, то есть стоимость минуты будет равна 12 р.

Государство разделило счета НДС полученного и НДС отгруженного, чтобы никогда не быть внакладе и чтобы предприятие всегда оплачивало причитающийся уплате НДС.

Внутри предприятия все материальные ценности хранятся без НДС, удивительно, правда? Здесь уместна такая модель. Следует провести интегрирующий контур вокруг предприятия (рис. 1.16). Все, что окажется внутри предприятия, учитывается без НДС, а все связи с внешним миром делаются с учетом НДС. Согласно этой схеме внутренние операции между складами должны производиться по закупочным ценам без НДС.

Хитрый пример 1. Предприятие купило товар без НДС за 120 р. у другого предприятия, которое работает по упрощенной схеме налогообложения.

2. Затем товар был продан с НДС за 122 р., причем само предприятие является плательщиком НДС.

Требуется определить доход, полученный в результате сделки. Если вы ответили, что прибыль будет 2 р. (122 - 120 = 2), то вы ошиблись, так как не учли НДС, которого нет при покупке, но есть при продаже. На самом деле в результате сделки будет получен убыток в размере 18 р.

Описание работы схемы «оптовая фирма — розничная фирма»

Организуются две фирмы: «Опт» и «Розница». В течение дня обеими фирмами выписываются документы с общего остатка.

На рис. 1.18 документы фирмы «Опт» показаны белыми прямоугольниками, а документы фирмы «Розница» — серыми прямоугольниками.

В конце дня, для того чтобы фирма «Розница» не продавала воздух, а у фирмы «Опт» не возникло излишка товара, делается урегулирование остатков: формируется расходная накладная с фирмы «Опт» и приходная накладная на фирму «Розница» на количество продаж фирмой «Розница» (рис. 1.19).

К схеме остается добавить, что расходная накладная может формироваться с минимальной наценкой, чтобы весь доход оставался на розничной фирме.

Закрытие документов отгрузки Незакрытые накладные можно определить двумя способами. Во-первых, незакрытыми следует считать последние отгруженные накладные (хронологическая схема). Этот способ основывается на том, что клиент всегда оплачивает накладные в хронологическом порядке.

Во-вторых, незакрытыми документами следует считать такие накладные, которые еще не привязаны к оплатам {бухгалтерская схема). Этот способ основывается на том, что клиент оплачивает конкретный документ.

Многие предприятия работают по второй схеме. Все хорошо, когда суммы оплат эквивалентны суммам отгрузки и покупатель работает по этой же схеме. Когда же в процесс оплаты вкрадывается ошибка, то начинаются рассогласования: одна накладная переплачена, другая недоплачена. Таким образом, бухгалтерская схема менее помехозащищенная. Если документ-основание не указан, оператор (кассир, кредитный контролер, бухгалтервзаиморасчетчик) на свое усмотрение привязывает к каждой накладной документ оплаты, и это становится причиной будущей неопределенности.

Однако бухгалтерия должна пользоваться второй схемой закрытия документов, потому что документы следует закрывать не так, как вздумается программисту или программе, а так, как написано в платежных документах. Но, с другой стороны, отчеты, составленные в.

правильной бухгалтерской форме, невозможно анализировать. И кроме того, не слишком крупные покупатели не всегда могут содержать высококвалифицированного бухгалтера, поэтому бухгалтер часто не следит за правильным указанием документа в платежном поручении.

Если вести учет по предписанной бухгалтерским учетом схеме, то отчет, который показывает задолженность клиента в разрезе незакрытых расходных накладных, может выдать не совсем наглядную картину. По одним накладным будет переплата, а по другим – излишний долг. Анализировать такой отчет невозможно.

Проблема решается просто: следует вести параллельно две системы закрытия накладных. Одну, правильно привязанную схему, — для бухгалтерии, а другую, хронологическую, лаконично простую, — для сиюминутного принятия решений, для работников торгового отдела.

Алгоритм определения последних незакрытых накладных Определить последние хронологически незакрытые накладные гораздо проще, чем вы могли бы подумать. Для этого следует выбрать в обратной последовательности накладные на сумму текущей задолженности.

Определяем сумму текущей задолженности клиента (например, 100 р.).

Составляем список расходных накладных в обратном порядке. Первым в списке идет последний отгруженный документ, затем — предпоследний и т. д., например:

01.12.03, ДокШ 100,30-00, 24.11.03, Док-Nl 060, 50-00, 11.11.03, Док.Ш020, 10-00, 01.10.03, Док.Ш005,40-00, 01.09.03, Док.Ш001, 80-00.

01.12.03, Док-Nl 100, 30-00, 24.11.03, Док.Ш060, 50-00, 11.11.03, Док.Ш020,10-00, 01.10.03, Док.:Ш005,40-00.

Для определения просроченной задолженности следует отобрать из полу ченного списка все накладные, выписанные раньше определенной даты.

Например, если следует выбрать все неоплаченные документы, начиная с 15.11.03, то получится следующий список документов:

11.11.03, Док.Ш020, 10-00, 01.10.03, Док.Ш005,40-00.

После того как вышеуказанный алгоритм был внедрен в агентских структурах моих клиентов, проблема задолженности агентов для меня перестала существовать. До внедрения алгоритма каждый раз при смене состава агентов приходилось объяснять, что переплаты по накладным — это не ошибка программиста, а результат «правильной разноски оплат»

бухгалтеров.

Хронологическое закрытие накладных Одна из управленческих задач торгового учета состоит в определении срока оплаты накладных. На основании данных о сроках оплаты принимается решение об уровне вознаграждения торговых агентов или уровне скидок клиентам.

Для решения этой проблемы обычно используют стандартные регистры взаиморасчетов. Если отчет, основанный на использовании этого регистра, дает некорректную информацию, то следует восставить границу последовательности документов. Хорошо, если база данных небольшая. Однако для большого предприятия восстановление последовательности оформления документов влечет за собой многочасовую остановку предприятия. Перепроведение документов также приводит к формированию больших по размерам файлов обменов с периферийными базами, и часто после перепроведения остатки по регистрам (например, отчеты по партиям) не совпадают с данными до перепроведения.

Как составить таблицу оплат в хронологическом порядке без использования регистров?

Следует дать пояснение, что эта таблица составляется для тех случаев, когда предприятие может менять задним числом накладные, но не может позволить себе восстановление последовательности оформления документов. Если предприятие работает правильно с точки зрения разработчиков информационных баз, то для решения данной задачи можно воспользоваться стандартным регистром задолженности.

Таблица составляется в соответствии со следующим алгоритмом:

1.Составляется список расходных накладных:

2.Составляется список оплат.

сумма отгрузки равнялась сумме оплаты.

В течение месяца производственное предприятие работает «вслепую», поэтому не всегда может своевременно отреагировать на резкое повышение затрат и перестроить свою работу, например отказаться от убыточного направления.

Списание расходов согласно выпущенной продукции — это расчет, который выполняется в конце месяца. Расчет формирует проводки 43 / 20 на рублевую добавку согласно объему выпущенной продукции. Обратите внимание, что проводка 43 / 20 учитывает только суммы, а не количество. Количественные проводки сделаны при выпуске продукции (проводки 43 / 20, 20 / 10) Если себестоимость продукции определяется в конце месяца, то и списание себестоимости продукции (счет 90) тоже должно определяться только в конце месяца. Это значит, что проводки 90/43 в течение месяца можно формировать в количественном выражении. А в конце месяца должна выполняться программа, которая формирует суммовые проводки 90 / 43.

На рис. 1.11 белым цветом обозначены операции, выполняющиеся в течение месяца.

Серым цветом помечены операции, которые выполняются в конце месяца.

Учет возвратной тары : Возвратная тара — это тот «товар», который должен вернуться назад. При поступлении на склад такой «товар» не наценивается.

Производство Может быть, вы считаете, что производство — штука более сложная, чем торговля?

Сейчас вы убедитесь, что это не так. Производственные проводки можно представить следующим графом (рис. 1.9):

• 20 / 10 — списание материалов в производство, • 20 / 23 — списание вспомогательного производства, '• 20 / 26 — списание общехозяйственных расходов, • 20 / 29 — списание обслуживающего производства и хозяйства, • 43 / 20 — выпуск продукции.

Все проводки можно разбить на следующие группы:

• 20 / 10 — передача материалов в производство (проводки делаются в мо • 20 / 2* — списание расходов (проводки делаются в конце месяца, когда бу^ • 43 / 20 — выпуск продукции (проводки делаются в процессе выпуска гото< Если заранее известно, какой материал идет на производство определенной продукции, то проводки 20 / 10 и 43 / 20 можно делать одним документом. В этол| случае, если бы не было проводок по списанию расходов (20 / 2*), то себестои1 мость продукции определялась бы тем, какие материалы были списаны на производство конкретной продукции. Например, если на производство пятидесяти пирожков было потрачено муки на сумму 90 р. и моркови на сумму 10 р., то себестоимость одного пирожка определялась бы так: (90 + 10) / 50 = 2 р. за один пирожок.

Однако кроме материалов, производству требуются электроэнергия, затраты на заработную плату, отопление (рис. 1.10). Сумма дополнительных расходов становится известна только в конце месяца, поэтому и точная себестоимость продукции определяется только в конце месяца.

Схема проводок при поступлении товара в розницу следующая:

• 41.2/60 (товар с НДС), • 41.3/60 (тара с НДС), • 44/60 (затраты, например погрузочные работы), • 41.2 / 42 (наценка).

Обратите внимание, что я не делаю проводок с НДС, поскольку приходую на счет 41.2 («Товары в розничной торговле»).

Схема поступлении товара на оптовый склад следующая:

• 41.1/60 (товар), • 41.3/60 (тара с НДС), • 44/60 (затраты, например погрузочные работы), • 19/60 (НДС).

Когда тара возвращается поставщику, то делается проводка 60 / 41.3.

Счет Счет 62 («Задолженность покупателей») разбит на два субсчета — 62.1 («Счет послеоплаты») и 62. («Счет предоплаты»). Послеоплатный счет — активный и на нем хранится вся сумма задолженности предприятия. Предоплатный счет — пассивный и на нем хранятся суммы без НДС. Поэтому, кстати, если покупатель пре-доплатил, то становится затруднительно определить, на какую сумму следует произвести отгрузку (ведь сумма задолженности хранится без НДС!).

Как вы думаете, почему введена такая путаница с НДС? Какая разница, как учитывать суммы задолженности — с НДС или без НДС? Ведь речь идет всего лишь о математическом знаке задолженности. Допустим, покупатели А и Б не имели задолженности перед предприятием. Операция 62 {Покупатель А} / 90 / 100-00 образует задолженность на счете 62 (сумма задолженности положительная: на счете 62 стало больше денег, чем было). Операция 51 / 62 {Покупатель Б} / 100-00 образует предоплату покупателя (сумма задолженности отрицательная: на счете 62 стало отрицательное количество денег).

Дело в том, что средства в виде НДС, поступающие на предприятие, — это не средства предприятия, а средства государства. Если вам предоплатили деньги, то в предоплаченных суммах (авансовых платежах) находятся суммы НДС, которые принадлежат государству, а не предприятию. В случае, когда идет послеопла-та, то НДС «отгружается» предприятием вместе с отгруженным по накладной товаром (то есть вы передаете обязательство по оплате НДС покупателю) и баланс не нарушается.

Поскольку НДС платится по итогам месяца, то и предоплата будет интересо вать налоговые органы только на конец месяца, то есть если предоплата закрылась в течение месяца, то ее можно не показывать как предоплату.

На крупных предприятиях часто существует должность бухгалтера-взаиморасчетчика, который гоняет деньги между предоплатным и послеоплатным счетами. Иногда эти операции делаются вручную, а чем больше ручных операций, тем больше ошибок.

Хорошо было бы сократить до минимума ошибки, например, при помощи специальной обработки, которая бы самостоятельно определяла, каким образом следуетформировать счета 62.1 и 62.2. Такие рассуждения встречают серьезные протесты со стороны бухгалтеров. Не потому ли, что они часть своей жизни потратили да бесполезную работу, которая может быть решена простой обработкой?

Главная сложность при работе со счетом 62.2 заключается в том, что на этом счете задолженность хранится без суммы НДС, поэтому просто сравнивать счета 62.1 и 62.2 нельзя (если на счете 62.1 образовался отрицательный остаток, то эту сумму нужно отправить на счет 62.2). Поэтому сначала следует восстановить информацию об НДС сторнированием проводок, сделанных в прошлом месяце:

• 62.1 / 62.2 / минус сумма с НДС на сумму кредитного остатка на счете 62.1, который был в прошлом месяце;

• 62.2 / 68.2 / минус сумма НДС на сумму кредитного остатка на счете 62.1, который был в прошлом месяце.

Если нужно реализовать предоплату, то следует сделать следующие проводки:

• 90 / 68.2 — реализация товара, по которому была предоплата;

• 62.2 / 68.2 — сторная проводка на сумму НДС с аванса.

Теперь, если на счете 62.1 образовался кредитовый (отрицательный остаток), то на сумму минуса следует сделать прямые проводки:

• 62.1 / 62.2 / сумма с НДС на сумму кредитового остатка на счете 62.1;

• 62.2 / 68.2 / сумма НДС на сумму кредитового остатка на счете 62.1.

Что значит «закрыть счет 90»?

В течение месяца делаются следующие проводки (рис. 1.12):

• 62/90, • 90/41, • 90/68.

Кредитовая часть счета 90 — это отгрузки по продажным ценам. Дебетовая асть — это себестоимость товара и НДС отгруженного товара. Разница кредитного оборота счета и дебетового оборота счета равняется предполагаемой наценке.

В конце месяца добавляются проводки затрат и прибыли (рис. 1.13).

Проводка 90 / 99 закрывает счет 90. Закрытие заключается в выравнивании дебетовой и кредитовой частей счета 90. Если проводка получилась отрицательной, это значит, что предприятие сработало в убыток, а если проводка получилась положительной, то предприятие сработало с прибылью.

Издержки обращения Вы уже встречались со схожим счетом в бухгалтерском учете (20,26,...), однако двадцатые счета используются для списания затрат производства, а счет 44 («Издержки обращения») используется для сбора затрат торговли. В конце месяца счет 44 закрывается на счет 90.

Обычно счет 44 закрывается автоматически документом «Закрытие месяца».

Как превратить товары в материалы?

Некоторые производственные фирмы одновременно являются торговыми. Например, фирма может заниматься одновременно оптовой торговлей и производством кондитерских изделий. На таких предприятиях один и тот же товар может быть как товаром (счет 41), так и материалом (счет 10).

Чтобы превратить товары в материалы, следует сделать документ, который бы формировал проводки 10 / 41.

Возможна еще одна трудность, которая заключается в том, что на счете 41 товары находятся в одних единицах, например в бутылках, а на счете 10 материалы учитываются в граммах. Для решения этой проблемы следует проектировать документ, который списывает товары в одном количестве и оприходует материалы в другом количестве, например так:

• 16/41/100-00/1шт., • 10/16/100-00/1000 гр.

Обратите внимание, что в схеме проводок я использую буферный счет 16. Без его использования не получится превратить 1 шт. (1 л) в количество 1000 гр.

ПРИМЕЧАНИЕ Для обеспечения вышеуказанных манипуляций счет 16 не должен иметь количественного учета, иначе на нем будут накапливаться остатки.

Заметим, кстати, что проводки 10 / 41, 16 / 41 и 10 /16 формируются на суммы без НДС.

Розница Существует путаница между тем, какие операции считать розничными, а какие — оптовыми.

Предприятие может закупить в магазине большое количество товара, расплатившись на кассе наличными и получив товарный чек, — и такая операция будет розничной. В то же время покупатель может выписать счет на оплату и оплатить счет через банк (или через приходный кассовый ордер), и эта операция будет оптовой. Оптовые и розничные операции различаются тем, что в опте ведется аналитический учет по покупателям, а в рознице покупатели остаются безличными. Схема проводок в розничной торговле приведена на рис. 1.14.

Документооборот в оптовой торговле будет следующий:

• счет на оплату (может отсутствовать), • расходная накладная, • счет-фактура, • доверенность на получение товара.

Оптовая операция может быть растянута во времени, то есть занимать более одного дня.

Документооборот в розничной торговле состоит из одного документа — товарного чека. Розничные операции, в отличие от оптовых, являются «мгновенными»: отдал деньги — получил товар. В розничном учете не может образовываться задолженность на счетах клиентов и ни одна из сторон не кредитует другую (то есть не «дает в долг» товар без оплаты или деньги без поставки товара).

Кстати, в бухгалтерском учете под словом «касса» понимается два совершенно различных объекта:

• «касса» в смысле «Кассовая книга», в которой фиксируются приходные и расходные кассовые ордера;

• «касса» в смысле места, где пробиваются чеки при совершении покупок, например при покупке хлеба.