«Руководство по работе с программой Товар-Деньги-Товар Настоящая книга является руководством по использованию программы ТоварДеньги-Товар. Авторские права компании Professional Vision защищены законом. Копирование и ...»

Professional Vision

Руководство

по работе с программой

«Товар-Деньги-Товар»

Настоящая книга является руководством по использованию программы «ТоварДеньги-Товар». Авторские права компании «Professional Vision» защищены законом. Копирование и распространение программного обеспечения и документации

к нему в какой бы то ни было форме и любыми средствами в отсутствие специального соглашения являются противозаконными.

Все названия фирм, Ф.И.О., а также все числовые данные, используемые в данной инструкции, являются вымышленными. За случайные совпадения авторы ответственности не несут. «Professional Vision» оставляет за собой право перерабатывать настоящее издание, вносить в него изменения и дополнения, не уведомляя об этом частных лиц и организации.

Дополнительные вопросы по работе программы вы можете задать специалистам компании «Professional Vision» по телефону (343) 375-66-56 или электронной почте [email protected]. Сайт компании: pvision.ru Оглавление I Введение Что вы должны знать..............................

Требования к аппаратуре и программному обеспечению..........

Сохранение данных и защита программы..................

Соглашения...................................

Общие принципы работы с программой...................

II Подготовка к работе Установка программы Локальная версия...............................

Сетевая версия.................................

Первый запуск программы..........................

Обновление программы............................

Настройки Цены......................................

Поля.......................................

Доп. оборудование...............................

Фирма......................................

Резерв......................................

Документы...................................

Печать......................................

Дополнительно.................................

Структура предприятия Справочники Работа со справочниками...........................

Группа товара.................................

Тип товара...................................

Производитель.................................

Модель товара.................................

Страна-производитель.............................

Примечания...................................

Единицы измерения..............................

Группа услуг..................................

Тип услуг....................................

Вид услуг....................................

Свои реквизиты................................

Фирмы-партнеры................................

Представители.................................

Часть I Введение Что вы должны знать Характер изложения данного руководства предполагает, что вы знакомы с операционной системой Microsoft Windows и владеете базовыми навыками работы с ней.

Вам должны быть знакомы следующие понятия и навыки:

• Приемы работы с окнами;

• Использование меню «Пуск» для вызова программ;

• Работа с меню;

• Использование управляющих элементов диалогов.

Если вы недостаточно хорошо владеете перечисленными выше понятиями и навыками, рекомендуем обратиться к документации по операционной системе Microsoft Windows.

Требования к аппаратуре и программному обеспечению Минимальные требования к аппаратному обеспечению компьютеров, на которых устанавливается программа «Товар-Деньги-Товар»:

• Процессор: Pentium–166;

• Оперативная память: 32 Мбайт;

• Свободное место на диске: для установки программы – 8,8 Мбайт, для работы – не менее 50 Мбайт;

• Операционная система, совместимая с MS Windows 98/NT. За неправильность работы программы в других операционных системах «Professional Vision» ответственности не несет. Для работы программы необходимо, чтобы ваша операционная система поддерживала ввод и отображение русскоязычных символов.

Производительность серверной части во многом зависит от соотношения количества одновременно работающих с ней пользователей, количества обрабатываемых документов и аппаратной части сервера базы данных.

Минимальные требования к аппаратной части компьютера, на котором устанавливается сервер базы данных для сетевой работы с «Товар-Деньги-Товар»:

• Процессор: Pentium–166;

• Оперативная память: 64 Мбайт;

• Свободное место на диске: зависит от количества обрабатываемых данных;

• Операционная система, совместимая с MS Windows NT.

• Компьютер, на котором установлен сервер, должен быть снабжен источником бесперебойного питания.

Минимальные требования к ЛВС: сеть 5 категории пропускной способностью не менее 10 Мбит/с, поддержка протокола TCP/IP.

Сохранение данных и защита программы Зарегистрированная программа привязывается к первому физическому жесткому диску в системе. При копировании каталога с программой на другой компьютер, ее необходимо перерегистрировать.

Для сохранения данных, введенных при работе с программой, рекомендуем вам регулярно (ежедневно, раз в неделю) сохранять копию базы данных на внешний носитель. Как правильно это сделать, смотрите в разделе «Сервисные возможности», стр. 235. В этом случае, при поломке компьютера или сбое в работе программы по техническим причинам вы всегда сможете после установки программы открыть архивную копию базы данных и продолжить работу.

Соглашения В настоящем руководстве приняты следующие соглашения:

• Программа «Товар-Деньги-Товар» сокращённо называется «ТДТ».

• Названия отчетов и названия разделов руководства выделены полужирным шрифтом и заключены в двойные кавычки, например: документ «Счетфактура», отчет «Информация по приходу товара».

• Названия рабочих окон, диалогов, полей, закладок, справочников, пунктов меню выделены полужирным шрифтом, курсивом и заключены в двойные кавычки, например: поле «Наименование товара», окно «Товары на складе».

• Наименование кнопок (элементов управления) в диалогах и рабочих окнах выделены полужирным шрифтом и заключены в квадратные скобки, например: [ОК], [Отмена], [Удалить].

• Первая строка сверху основного рабочего окна программы, содержащая пункты «Фирма», «Товарооборот», «Просмотр», «Справочники», «Окно», «Сервис», «Справка», называется главным меню.

• Вторая строка сверху основного рабочего окна программы называется панелью быстрого доступа и содержит кнопки, с помощью которых можно вызывать тот или иной режим работы программы (выписка счета, печать отчетов • Меню, появляющееся после нажатия правой кнопки мыши, называется всплывающим.

Общие принципы работы с программой • Программа универсальна и подходит для самых разнообразных видов торгово-закупочной деятельности.

• Программу можно с успехом использовать при сборочном производстве. Под «сборочным производством» в данном случае понимается производство готовой продукции из закупленных у поставщиков материалов (сырья, комплектующих и пр.). Подробнее об этом можно прочитать в разделе «Работа с комплектами», стр. 100.

• Программу могут использовать организации, деятельность которых связана с оказанием услуг. Подробнее об этом можно прочитать в разделе «Услуги», стр. 139.

• «ТДТ» поддерживает работу в сети и удаленно. Подробнее об этом можно прочитать в разделах «Сетевая версия», стр. 15 и «Удаленная работа с программой», стр. 252.

• В процессе работы можно создавать любую структуру своего предприятия.

Количество торговых точек (складов) не ограничено.

• Вся справочная информация хранится в программе: наименования товаров, реквизиты фирм-партнеров, единицы измерения, виды услуг и т.п. На этих данных основывается дальнейшая работа программы. Заносить данные в справочник можно, предварительно перейдя в раздел справочников, либо сразу в процессе работы. Подробнее об этом можно прочитать в разделе «Справочники», стр. 44.

• Для работы используется главное меню программы. Часть доступных из меню функций можно также вызвать нажатием соответствующей кнопки на панели быстрого доступа.

• Все операции с данными производятся с использованием всплывающего меню. Для вызова всплывающего меню установите курсор на нужную запись и нажмите правую кнопку мыши. Для вызова того или иного пункта меню можно использовать комбинацию определенных клавиш — «горячие клавиши».

• В полях указания даты можно использовать встроенный в программу календарь для выбора нужного числа, месяца и года.

• Для удобства работы можно изменять расположение и ширину колонок в рабочих окнах. Для перемещения колонки надо навести курсор на заголовок колонки и нажать левую кнопку мыши. Затем, не отпуская мышку, навести курсор на место, куда хотите перенести колонку, и отпустить мышку. Для изменения границ колонки надо навести курсор мыши на границу между заголовками колонок и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, растянуть или уменьшить ширину колонки.

Подготовка к работе Установка программы Установочный комплект программы может быть предоставлен вам одним большим файлом или разделенным на несколько файлов для получения через Интернет при неустойчивой связи и для удобной записи на дискеты.

В случае, если вы получили установочный комплект несколькими частями, для установки запустите первую часть (файл с расширением exe).

Если вы получили программу на дискетах, то для установки вставьте в дисковод дискету №1 и запустите записанный на ней файл. В процессе установки система будет запрашивать следующие по порядку дискеты.

Локальная версия Для установки локальной версии «ТДТ» на компьютер запустите файл tdt-localinstall.exe. Откроется «Мастер установки» программы (рис. 1), инструкциям которого надо следовать для успешной установки программы на ваш компьютер.

Для продолжения установки используйте кнопку [Далее]; для возврата к предыдущему окну установки — кнопку [Назад]. Для выхода из программы установки нажмите кнопку [Отмена].

При установке «ТДТ» поверх демонстрационной версии программа задаст вопрос «Сохранить старые данные?». Ответьте утвердительно, если хотите продолжить работу с введенными ранее данными.

После нажатия кнопки [Готово] программа будет установлена на ваш компьютер. Для работы с программой потребуется регистрация (см. раздел «Первый запуск программы», стр. 17).

Сетевая версия Можно организовать работу сотрудников с программой «ТДТ» на соединенных локальной сетью компьютерах по принципу «Клиент-Сервер». В этом случае сотрудники предприятия будут работать с одной, общей для всех базой данных.

Если вы работали с демонстрационной версией и хотите продолжить работу с введенными данными, сохраните через меню «Сервис» «Сохранение данных»

базу данных в файл. Установив программу, файл с базой можно будет открыть через меню «Сервис» «Разархивирование данных».

Для настройки сетевой работы с программой порядок установки следующий:

1. Установите серверную часть программы на компьютер, на котором будет находиться база данных. Серверная часть состоит из SQL сервера Firebird и пустой базы данных. Для установки запустите файл tdtbase.exe и следуйте инструкциям открывшегося окна «Мастер установки» (рис. 2).

2. Установите клиентскую часть программы на компьютеры, на которых будет вестись работа с программой. Для этого запустите файл tdt-client-install.exe и следуйте инструкциям открывшегося окна «Мастер установки» программы (рис. 1). Без установки клиентской части вы не сможете работать с программой «ТДТ».

3. Запустите программу на клиентских компьютерах. Для настройки пути к базе откроется окно «Настройка базы данных». Если программа самостоятельно не обнаружит сервер, то в поле «Имя компьютера-сервера» будет указано «localhost». В этом случае введите с клавиатуры имя компьютера в сети, на котором установили серверную часть программы. Пример представлен на рисунке 3. После нажатия кнопки [ОК] откроется окно регистрации (см. раздел «Первый запуск программы», стр. 17).

Рис. 2. Мастер установки серверной части программы Первый запуск программы После установки для запуска программы дважды щелкните мышкой по иконке «ТДТ» или нажмите кнопку [Пуск] и выберите «Товар-Деньги-Товар» в списке программ. При первом запуске откроется окно регистрации (рис. 4). В окне регистрации надо указать следующие данные:

1. В поле «УНК» — ввести уникальный номер клиента, который присваивается при регистрации программы.

2. В поле «Количество мест» — указать цифрами количество компьютеров, на которых вы будете работать с программой.

3. В поле «Серийный номер» — ввести серийный номер, для получения коРис. 4. Регистрация программы торого надо сообщить сотруднику компании «Professional Vision» выданный программой в поле «Ваш ID» идентификационный номер.

После внесения регистрационных данных нажмите кнопку [ОК]. Если все поля заполнены правильно, вы сможете начать работу с «ТДТ». В случае неверно указанного серийного номера или количества мест, на которые вы приобрели программу, система выдаст предупреждающее сообщение, и регистрация будет продолжена.

Обновление программы Если вы получили файл tdt-upd.exe, то для обновления локальной версии программы следует запустить этот файл на компьютере, где установлена «ТДТ-3». При этом сама программа должна быть закрыта. При обновлении программы все данные сохраняются.

Для обновления сетевой версии «ТДТ-3» достаточно запустить файл tdtupd.exe на компьютере-сервере. При этом клиентские места должны быть закрыты.

Обратите внимание: если вы пытаетесь запустить файл обновления с более ранней версией, в программе неминуемо произойдет сбой.

Настройки В программе «ТДТ» можно задать некоторые настройки для того, чтобы программа больше соответствовала условиям вашей работы.

Выберите в главном меню пункт «Фирма» «Настройки». Открывшееся окно «Настройки» состоит из нескольких отдельных блоков: «Цены», «Поля», «Доп. оборудование», «Фирма», «Резерв», «Документы», «Печать», «Дополнительно».

Цены На закладке «Цены» (рис. 5) указываются виды цен, которые вы будете использовать; видимость цен при работе на складе; подключается функция использования дополнительных валют.

• Галочка в окошке «Использовать дополнительные валюты» подключит функцию работы с дополнительными валютами. Вы сможете оформлять все операции, используя валюту, отличную от российской.

• Галочка в окошке «Курсы валют на складах="главным"курсам валют»

означает, что на складах будет использоваться такой же курс валюты, который задан в главном рабочем окне программы в строке меню. Если галочка снята, то на каждом складе будет доступно окошко «Курс», в котором можно устанавливать курс валюты по отношению к рублю только для этого склада.

• В блоке полей «Видимость цен» отметьте галочками цены, которые будут видны на складе. В программе можно использовать до десяти цен на товары.

• В таблице «Названия цен» можно изменить стандартные названия «Цена 1», «Цена 2» и др. на те названия, которые вы используете в работе, например:

«Себестоимость», «Розничная», «Оптовая». Эти названия будут автоматически указываться при работе с товаром на складах и в прайс-листе, состоящим из нескольких колонок.

Для изменения названия цены установите курсор на названии, нажатием правой кнопки мыши вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Изменить». В открывшемся окне (рис. 6) наберите с клавиатуры ваше название цены и нажмите кнопку [OK].

• В таблице «Правила округления» можно установить правила для округления цен на товары и на сумму в кассовом блоке. Выберите уровень единиц измерения (см. раздел «Модель товара», стр. 48) и обозначение валюты, для которых хотите ввести правила округления. Для выбора нажмите кнопку и в открывшемся списке установите курсор на нужное название. По умолчанию используется валюта «Российский рубль».

Нажатием правой кнопки мыши на таблице вызовите всплывающее меню, с помощью которого можно вставить, изменить или удалить правило округления.

Для настройки правил округления выполните следующее (рис. 7):

1. В поле «Если» выберите в списке величину, с разряда которой будет производиться округление. Например, «0,1» означает, что округляться будут все суммы, больше или равные десяти копейкам.

2. В поле «Округлять до» выберите, до какого разряда округлять суммы в случае, если число соответствует условию из поля «Если».

3. В поле «В сторону» выберите подходящий способ округления. Округлять можно либо по общепринятым математическим правилам, либо в большую или меньшую сторону.

Например, вы хотите округлять все числа до рублей, то есть копейки в расчетах вам ни к чему. В этом случае в списке поля «Если» выберите число «0,01» (все числа больше либо равные 0,01). В поле «Округлять до» укажите, до какого разряда округлять, в нашем примере выбираем «1». В поле «В сторону» выберите «По правилам». При таком условии сумма 123,25 будет округлена программой до 123 рублей, а сумма 4. Галочка в окошке «До 5» включает округление до 5 рублей. Например, сумма 123,45 рублей будет округлена до 125 рублей, а сумма 121,45 — • Отметка в окошке «Использовать правила для округления цен в документах» означает, что по установленным правилам будут округляться не только цены в рабочих окнах программы, но и цены в документах при просмотре/печати.

Для сохранения настроек нажмите кнопку [ОК]; для отмены — на кнопку [Отмена].

Поля Товар в программе описывается такими показателями, как: группа товара, тип товара, фирма-производитель, модель товара (см. раздел «Справочники», стр. 44).

Пример: группа товара «Бытовая техника», тип товара «Холодильник», фирма-производитель «Indesit», модель «C-138 NF». При этом используется древовидная структура, например: в группе «Бытовая техника» есть разные типы товаров: холодильники, стиральные машины, посудомоечные машины, электрические духовки и пр. Каждый тип содержит набор моделей товара, разделенных по производителям, например: тип «Стиральная машина», фирма-производитель «Ariston», модель «AVL108L»; тип «Стиральная машина», фирма-производитель «Ariston», модель «FSK109», тип «Стиральная машина», фирма-производитель «Zanussi», модель «ZMQ65N».

На закладке «Поля» (рис. 8) вы можете изменить названия, используемые для характеристики товара, переименовав их, например, в «Группа», «Модель», «Производитель», «Артикул». При этом автоматически будут изменены названия соответствующих справочников, заголовки колонок и полей в рабочих окнах программы.

Для изменения названия поля выделите его курсором, правой кнопкой мыши вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Изменить» (рис. 8). В открывшемся окне введите новое название и нажмите кнопку [ОК] (рис. 9).

Рис. 9. Изменение названия характеристики товара На этой закладке также можно переименовать дополнительные поля с примечаниями из справочника реквизитов.

Для сохранения настроек нажмите кнопку [ОК]; для отмены — на кнопку [Отмена].

Доп. оборудование Кассовые аппараты На закладке «Доп. оборудование» «Кассовые аппараты» настраивается работа с кассовым аппаратом: указывается сам кассовый аппарат, определяются пароли для доступа к отчетной информации, выбираются склады, с которых можно вести работу. Работа с кассовым аппаратом описана в разделе «Работа с кассовым аппаратом», стр. 164.

Для настройки кассового аппарата вызовите с помощью правой кнопки мыши всплывающее меню и выберите в нем пункт «Вставить». В открывшемся окне «Вставка» заполните следующие поля (рис. 10):

• В поле «Название» введите с клавиатуры условное обозначение контрольнокассовой машины (ККМ). Именно это название будет отображаться в меню.

• Нажав кнопку в поле «Вид кассового аппарата», выберите название драйвера.

Стандартная комплектация программы для работы с кассовыми аппаратами использует два драйвера: общий драйвер ККМ АТОЛ и драйвер ФР ШтрихМ. Перечень моделей аппаратов, с которыми взаимодействуют эти драйверы, приведен в разделе «Работа с кассовым аппаратом», стр. 164. Если драйвер Рис. 10. Настройка работы с кассовым аппаратом не установлен, то в строке «Версия драйвера» будет указано «Драйвер не установлен».

При выборе в списке «Без кассы» вы сможете попробовать работать в режиме кассы без подключения кассового аппарата.

• В поле «Продавец» выберите из списка название фирмы, от которой будут вестись операции с ККМ. На балансе именно этой фирмы будут отражаться все денежные операции по кассе.

• В поле «Касса» выберите условное название кассы (реквизитов), с которой будут вестись денежные операции.

• В поле «Склады» нажмите кнопку и отметьте галочками в списке склады, с товарами которых сможет работать кассир.

• В поле «Использовать цену» выберите из списка вид цены, с которой будет работать кассир.

• Галочка в окошке «Применять правила округления» означает, что при печати чеков будут использоваться правила округления из настроек программы.

• Для печати некоторых видов чеков надо перепрограммировать фискальный регистратор. В поле «Пароль программиста» введите пароль для доступа к программированию ККМ.

• В поле «Пароль для Х-отчетов» введите пароль для доступа к формированию Х-отчетов.

• В поле «Пароль для Z-отчетов» введите пароль, открывающий доступ к формированию Z-отчетов.

• Галочка в окошке «Предлагать выписать товарный чек» означает, что вместе с кассовым чеком кассир сможет распечатать товарный чек.

• Галочка в окошке «Печать на принтер» позволяет печатать товарный чек на обычном принтере, если у Вас выбран вид кассового аппарата «Без кассы».

Рядом в поле можно выбрать принтер.

• В поле «Продажа» можно выбрать вид кассового чека, который будет выводиться на печать из кассового блока. Нажав кнопку [D], его можно отредактировать во встроенном редакторе.

• В поле «Возврат» можно выбрать вид кассового чека на возврат, который будет выводиться на печать из кассового блока. Нажав кнопку [D], его можно отредактировать во встроенном редакторе.

• Галочка в окошке «При вставке товара показывать полную информацию по складам» означает, что при вставке товара будет показана вся информация по выбранным складам.

• В области «Печать в чеке» укажите нужный вам вид чека:

– «Наименование» — в чеке будет выводиться кроме сумм еще и наименование товара.

– «Сумма» — самый простой вид чека, в котором название товара не указывается.

• В области «Режим чека на возврат» укажите нужный вам режим возврата:

– «Обычный» — выписывается чек на возврат. Товар возвращается на склад, с которого был списан.

– «С выдачей нового чека на продажу» — выписывается чек на возврат, при этом удаляется исходный кассовый чек. На оставшийся товар выписывается новый кассовый чек.

• В блоке «Настройка печати наименования» выбирается, из каких данных будет состоять название товара в кассовом чеке. Слева в окне «Поля» приведены возможные характеристики. Справа в окне «Поля в наименовании»

указывается, какие данные о товаре будут выводиться в чеке. Для перемещения названий используйте кнопки со стрелками «вправо»-«влево». Обратите внимание: в кассовом аппарате может быть установлено ограничение по количеству символов в названии товара.

Для сохранения настроек кассового аппарата нажмите кнопку [ОК]; для отмены — на кнопку [Отмена].

Настройка сканера штрих-кодов На закладке «Доп. оборудование» «Штрихкодирование» настраивается работа со сканером штрих-кодов. Для работы со сканером используется драйвер встроенный в программу или «ШтрихМ: Драйвер сканера».

Встроенный в программу драйвер штрих-кодов Для подключения сканера откройте закладку «Доп. оборудование»

«Штрихкодирование», выберите устройство «Устройство ввода (ТДТ-3) v.2», нажмите кнопку [Настройка v.2] (рис. 11).

• В окне «Настройка устройств ввода (v.2)» выберите вид подключения устройства:

– «Клавиатурное устройство» — сканер подключен через USB-порт;

– «Подключение к COM-порту (RSS-232)» — сканер подключен через • Cчитайте сканером любой штрихкод (рис. 12), после чего появится надпись «Обнаружено устройство» (рис. 13) • Нажмите кнопку [OK].

Как работать со сканером читайте в разделе «Использование штрихкодирования», стр. 171.

Настройка карт скидок На закладке «Доп. оборудование» «Карты скидок» настраивается работа с картами скидок (рис. 14).

• При нажатии на кнопку [Настройка] откроется окно настройки свойств драйвера.

Рис. 14. Настройка работы с картами скидок – В поле «Текущее устройство» выберите устройство, например «Карта скидок», или добавьте новое, нажав на кнопку [±].

– Если галочка «Устройство включено» не отмечена, отметьте её.

– В поле «Модель» выберите тип устройства, например «Считыватель магнитных карт RS-232» и нажмите на кнопку [Поиск...].

Для автоматической настройки сканера считайте информацию с карты, после считывания данные с карты должны появиться в поле «Данные».

– Нажмите кнопку [OK].

• В списке «Устройство» выберите добавленное устройство и считайте сканером данные с карты. После этого в поле «Данные» должна появиться считанная информация. Например, данные на карте следующие:

3756656;5312;ucoz, где номер карты — 5312. Если установить префикс 3756656; и постфикс ;ucoz, то в результате при настройке в поле «Номер карты» высветится 5312. Если карта магнитная, возможна запись на магнитный слой не только номера карты, но и дополнительной информации.

Если в системе используется более одного клавиатурного устройства, например, сканер штрих-кода и карт-ридер, необходимо у одного из них запрограммировать префикс и постфикс, как было описано выше.

• Вы можете выбрать вид скидки, поставив отметку в соответствующее окошко:

– «Фиксированная» — устанавливается фиксированная скидка для всех обладателей карт. Размер скидки устанавливается в процентах в поле – «Накопительная» — устанавливается в таблице «Скидка». Нажатием правой кнопки мыши на таблице вызовите всплывающее меню, с помощью которого можно вставить, изменить или удалить сумму, с которой начинает действовать скидка.

Настройка терминала сбора данных На закладке «Доп. оборудование» «ТСД» (рис. 15) настраивается работа с терминалом сбора данных. Программа совместима с моделями терминалов, которые работают через драйвер Атол. Драйвер можно скачать с сайта http:

//atol.ru/. Работа с терминалом сбора данных описана в разделе «Работа с терминалом сбора данных», стр. 173.

Если устройство подключено через USB-порт, но не определяется в системе, то необходимо установить эмулятор COM-порта.

Для модели OPTICON SMART (на которой проводилось тестирование) автоматически устанавливаются соответствия полей ТДТ и таблицы «0» от MobileLogistics (версия которой обычно поставляется вместе с терминалом). Если установлена другая программа, то нужно настроить соответствия полей для выгрузки данных и заполнить поля «Номер формы/справочника».

• На закладке «Экспорт» указанны поля, по которым товар из программы будет загружаться в терминал. Чтобы удалить поле достаточно нажать кнопку с изображением минуса. Для того, чтобы добавить поле, нужно нажать кнопку [Добавить].

• На закладке «Импорт» указанны поля, по которым из терминала в программу загружаются товары. Чтобы удалить поле достаточно нажать кнопку с изображением минуса. Для того, чтобы добавить поле, нужно нажать кнопку [Добавить].

Фирма На закладке «Фирма» (рис. 16) настраивается количество знаков после запятой в числах; видимость дополнительной информации о товаре; ведение журнала изменений.

• В поле «Основная цена» выберите вид цены, который будет предлагаться по умолчанию во всех диалогах с ценами, например, при продаже товара. Для выбора основной цены нажмите кнопку и в открывшемся списке установите курсор на нужное название.

• В поле «Количество знаков после запятой для цен» указывается количество десятичных знаков после запятой для расчета и отображения цен в программе (возможно использовать до десяти знаков).

• В поле «Количество знаков после запятой для количества» задается количество десятичных знаков после запятой для расчета и отображения количества товара в программе (можно использовать до десяти знаков).

Обратите внимание: для того чтобы при работе использовать дробное количество товара, недостаточно установить в настройке необходимое количество знаков после запятой. Для этого надо в справочнике при занесении модели товара указать единицы измерения, в которых может измеряться товар и указать соотношение единиц измерения. О том, как это сделать, вы сможете прочитать в разделе «Модель товара», стр. 48.

• Галочка в окошке «Видимость кода товара» позволит использовать код товара в таблице при работе в диалогах «Товары на складе», «Менеджер справочников», «Просмотр документов» и «Менеджер партий товаров». Код товара может использоваться в разных случаях: для шрихкодирования, для указания артикулов поставщиков, для удобства выписки при розничной торговле, для указания номеров запчастей по каталогу и пр.

Код товару может присваиваться программой автоматически при занесении данных в справочник моделей, но его также можно указать самому.

• Галочка в окошке «Информация по сертификации товара» подключит поля для ввода информации по сертификации товара. Это означает, что при вводе товара (см. раздел «Поступление товара», стр. 65) в окне «Вставка товара» появятся поля для ввода номера сертификата, органа сертификации, номера бланка сертификата, срока действия сертификата и срока реализации.

• Галочка в окошке «Использовать размеры в моделях» подключит поля для указания размеров модели в справочнике и колонки для вывода размеров в рабочих окнах программы.

• Галочка в окошке «Использовать серийные номера» подключит функцию учета товаров по серийным номерам.

• Галочка в окошке «Видимость примечаний на складе» позволит просматривать при работе с товарами на складе примечания о товаре. Примечания заполняются при занесении модели товара в справочник.

• Галочка в окошке «Видимость срока реализации на складе» сделает видимыми сроки реализации товара на складе. Срок реализации указывается при заполнении партии товара (приходной накладной).

• Галочка в окошке «Предлагать выписать счет-фактуру» означает, что при выписке счета, накладной, акта выполненных работ или наряда-заказа программа будет предлагать создать счет-фактуру. Вне зависимости от установленной отметки счет-фактуру можно выписывать из журналов перечисленных документов.

• Галочка в окошке «Показывать задолженность партнера при выписке документа» означает, что при выписке счета, накладной, акта выполненных работ и наряда-заказа в нижней части окна будет отображаться задолженность фирмы-партнера.

• Галочка в окошке «Информировать если цена ниже себестоимости»

означает, что программа будет выдавать соответствующее сообщение при попытке вставить товар в документ по цене, меньшей его себестоимости.

• Вы можете выбрать метод списания товара, поставив отметку в соответствующее окошко:

– «FIFO» — первым будет списан товар из первой поступившей партии – «LIFO» — первым будет списан товар из последней поступившей партии этих товаров;

– «MAX себестоимость» — первым будет списан товар, имеющий наибольшую себестоимость среди аналогичных товаров.

• Галочка в окошке «Вести журнал изменений» подключает функцию контроля всех произведенных в программе операций и фиксирования этих операций в специальном журнале. Подробнее читайте в разделе «Сервисные возможности», стр. 235. Здесь же можно указать, за какой период программа должна вести журнал всех изменений (от одного дня и больше). Например, при установке 7 дней программа будет хранить историю всех изменений за • В строке «При вставке нового товара в счет устанавливается последняя цена...» Вы можете выбрать правило, по которому будет устанавливаться цена при выписке счета. Отметка «...по клиенту» означает, что автоматически будет подставляться та цена, по которой был продан данный товар определенному клиенту. Отметка «...по складу» означает, что будет устанавливаться последняя цена на этот товар.

• «Значения НДС и НСП по умолчанию» — поля для указания используемых налогов. Отсутствие отметки в окошке «Не облагается» означает, что налог будет использоваться в работе. В окошке рядом с названием налога вы можете указать ставку налога, которая будут предлагаться по умолчанию.

Например, 18% для НДС.

НСП — это зарезервированный налог, который можно использовать как налог с продаж, налог на рекламу или другой налог, который правительство может ввести в будущем. Отметка в окошке «Не облагается» для НСП (стоит по умолчанию) означает, что этот налог использоваться не будет.

• «Генерация штрихкода» — параметры автоматической генерации штрихкода в свойствах модели товара (см. раздел «Модель товара», стр. 48).

В поле «Код страны» вводится код страны. Максимальная длина поля — символа.

В поле «Кодировка» выбирается тип штрих-кода, который по умолчанию будет выбран при добавлении единицы измерения в модель товара. Возможные значения: «нет», «EAN8», «EAN13».

Для сохранения настроек нажмите кнопку [ОК]; для отмены — кнопку [Отмена].

Резерв На закладке «Резерв» (рис. 17) настраиваются параметры резервирования товаров на складе (см. раздел «Резервирование товара», стр. 113):

• Галочка в окошке «Автоматическое снятие с резерва» означает, что по истечению срока резервирования программа автоматически переместит не оплаченный товар из резерва на склад.

Рис. 17. Настройка параметров резервирования • В поле «Срок резервирования (дней)» указывается количество дней для хранения товара в резерве.

• В поле «Реквизиты» выбираются реквизиты фирмы, для которой ниже указываются склады, на которых возможно резервировать товар.

• В окне «Склады в структуре фирмы» отображаются склады, на которых нельзя резервировать товар.

• В окне «Склады для резервирования» указываются склады, на которых можно будет резервировать товар. По умолчанию разрешено резервировать товар на всех складах.

Выбор склада для резервирования товара будет осуществляться программой сверху вниз по принципу "первый склад – верхний": сперва программа попробует зарезервировать товар на первом складе, затем на втором и т.д.

Для того чтобы исключить склад из списка разрешенных для резервирования, используйте кнопки со стрелками «вправо»-«влево» (рис. 17). Воспользовавшись кнопками с двойными стрелками, можно переместить весь список складов.

• Галочка в окошке «При резервировании запрос о складе» означает, что при вставке товара в документ при резервировании появится запрос о складе, на котором находится товар.

Документы На закладке «Документы» определяются номера последних документов. Следующие за установленными номера будут предложены при заполнении этих документов по умолчанию. Например, установленный для счета номер «0» означает, что при выписке счета нумерация автоматически начнется с единицы.

Для изменения номера выделите его курсором, с помощью правой кнопки мыши вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Изменить» (рис. 18).

При работе с удаленными компьютерами можно настроить автоматическую подстановку определенных символов (префиксов) перед номерами документов (см. раздел «Настройка передачи данных», стр. 252).

Печать На закладке «Печать» (рис. 19) можно выбрать характеристики товара (группа, тип, производитель, модель, код, размер, примечания) для печати в документах и отчетах и настроить порядок сортировки при печати.

• Отметка в окошке «Показывать окно настройки принтера при печати документов» означает, что при отправке документа (отчета) на печать будет выдаваться окно выбора принтера. Если отметка не установлена, то будет использоваться принтер по умолчанию.

• В блоке «Наименование товара в документах/отчетах» выбирается, из каких данных будет состоять название товара в печатных формах. Слева в окне «Поля» приведены возможные характеристики. Справа в окне «Поля в наименовании» указывается, какие данные о товаре будут выводиться в документах. Для перемещения названий используйте кнопки со стрелками «вправо»-«влево».

• В блоке «Сортировка товара в документах/отчетах» задается порядок сортировки названий в печатных формах. Например, очередность полей в окне «Поля в сортировке» на рисунке 19 означает, что товар будет сортироваться по алфавиту сперва по типам, в пределах типа — по производителям, в пределах фирм-производителей — по моделям. Пометка «пр.печ.»

для группы, типа и производителя позволяет задать порядок сортировки по приоритету печати, заданному в справочнике.

Для изменения порядка сортировки переместите названия характеристик товара в окно слева, используя кнопки со стрелками «вправо»-«влево», а затем в нужном порядке в окно «Поля в сортировке». Воспользовавшись кнопками с двойными стрелками, можно переместить весь список.

• Поставьте галочку в поле «Отключить для документов (счёт, накладная и т.п.)», если нужно, чтобы товар выводился на печать в порядке его занесения в документ.

Дополнительно На закладке «Дополнительно» устанавливаются некоторые дополнительные настройки (рис. 20):

• В поле «Цвет основной цены» — указывается цвет, которым будет выделена на складе колонка с основной ценой, то есть ценой, предлагаемой по умолчанию при выписке документов, например, розничная цена. Основная цена выбирается на закладке «Фирма».

• В поле «Цвет отсутствующего на складе товара» — указывается цвет, которым будет выделена строка, содержащая товар с количеством 0 на складе.

• В поле «Цвет для товара с запретом скидки» — указывается цвет, которым будет выделена строка c товаром, на который не распространяется скидка (запрет на скидку у модели товара устанавливается в справочнике «Модель товара», стр. 48).

• В поле «Счет с частичной отгрузкой товара» — указывается цвет, которым выделяется колонка "Н №№"в «Просмотр/Счета», если товар по счёту отгружен не полностью.

• В блоке «Сортировка товаров» задается способ сортировки наименований товара для просмотра товаров в рабочих окнах программы. Например, порядок на рисунке 20 означает, что товар будет сортироваться по алфавиту сперва по группам, в пределах группы — по наименованиям производителей, в пределах фирм-производителей — по типам и затем уже по моделям.

Для изменения порядка сортировки переместите названия характеристик товара в окно слева, используя кнопки со стрелками «вправо»-«влево», а затем в нужном порядке в окно «Поля в сортировке». Воспользовавшись кнопками с двойными стрелками, можно переместить весь список.

• Поставьте галочку в поле «Отключить для документов (счёт, накладная и т.п.)», если нужно, чтобы товар выводился в документах в порядке его занесения.

• Параметр «Заполнять реквизиты через буфер обмена» позволяет распозновать реквизиты фирмы из буфера обмена (с помощью интернет - сервиса) и автоматически заполнять соответствующие поля в карточке фирмы. Подробнее в разделе «Фирмы-партнеры», стр. 56.

Структура предприятия В программе можно работать с неограниченным количеством складов и магазинов. При этом структура предприятия может быть любой. Для удобства работы в программе она наглядно представлена в виде «дерева». Диалог «Структура фирма» вызывается через главное меню «Фирма» «Структура фирмы» или кнопкой на панели быстрого доступа.

По умолчанию структура фирмы состоит из одного вашего компьютера, на котором ведется учет товара на центральном складе, и трейлера. Трейлер — это условный склад, на который автоматически помещаются все товары, оформленные в партиях, но еще не поступившие на конкретный склад. Нажатием правой кнопки мыши вызывается всплывающее меню, с помощью которого вы можете добавлять в структуру фирмы новые склады (магазины, торговые точки, удаленные рабочие места) (рис. 21), изменять и удалять объекты.

Рис. 21. Добавление склада в структуру фирмы Структура может быть намного сложнее первоначальной (рис. 22), но работать с программой будет так же легко. Вы видите всю структуру вашего предприятия и в любой момент можете получить любую информацию о товаре на интересующем вас объекте, щелкнув по нему дважды мышкой или выбрав во всплывающем меню пункт «Открыть».

В структуре фирмы приняты следующие обозначения:

1. Иконкой обозначается объект, позволяющий работать с товаром: склад, магазин, торговая точка и т.д. Для добавления нового склада в структуру фирмы вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Добавить»

«Склад» (рис. 21).

2. Иконкой обозначается ваш компьютер, а также удаленные машины, с которыми можно будет производить обмен данными. Организация работы с удаленными компьютерами подробно описана в разделе «Удаленная работа с программой», стр. 252.

3. Иконкой обозначается папка. Папка может включать в себя другие объекты: папки, склады. Например, вы хотите вести на программе работу более, чем одной фирмы. В этом случае удобно создать несколько папок с названиями фирм. Каждая из папок будет содержать свою группу складов и торговых точек. Другой пример: у вас есть производство и есть розничная торговая сеть. В этом случае можно создать папку «Производство», в которой будет находиться «Склад сырья», «Цех», «Склад готовой продукции», и папку «Реализация», в которой будут находиться «Торговая точка 1», «Торговая точка 2» и т.д. Для добавления папки в структуру фирмы выберите во всплывающем меню пункт «Добавить» «Папку».

Содержимое закрытой папки на экране не отображается. Для открытия папки надо нажать на значок «плюс» слева от иконки. Иконкой обозначается открытая папка. Если папка открыта, то на экране отображаются все объекты, которые она содержит.

Примечание: удаление папки возможно только в том случае, если она не содержит склады. Удаление склада невозможно, если с ним производились какие-либо операции по движению товара (поступление, перемещение, продажа). В этом случае сперва надо удалить документы, связанные с движением товара на этом складе.

Для получения информации о работе со складом используйте пункт всплывающего меню «Ссылки».

Справочники Работа со справочниками В справочниках хранятся наименования товаров, названия фирм-партнеров, обозначения валют, единиц измерения и т.п. На этих данных основывается дальнейшая работа программы. Достаточно один раз внести информацию в справочники, и при дальнейшей работе вы просто будете выбирать нужные данные из предложенных списков.

Заполнение справочников может производиться как через главное меню «Справочники», так и в процессе работы с программой «ТДТ» при оформлении поступления, движения и продажи товара (исключение составляют справочники «Работники», «Должности», «Пользователи»). В рабочих окнах программы кнопка в полях ввода данных вызывает элемент управления справочником (рис. 23).

Рис. 23. Элемент управления справочником В этом окне вы можете выполнять ряд операций со справочной информацией, всплывающие подсказки помогут вам сориентироваться:

– выбор записи из справочника;

– добавление записи в справочник;

– редактирование справочной записи;

– удаление записи из справочника;

– закрытие окна работы со справочником.

Вы можете перед началом работы внести всю необходимую справочную информацию в программу. Для этого выберите в главном меню пункт «Справочники», а затем в открывшемся подменю название нужного справочника. Диалоги работы со справочниками подразделяются на три блока:

• В окне «Менеджер справочников» размещены закладки, переход по которым открывает справочники: «Группа товара», «Тип товара», «Модель товара», "«Единицы измерения» «Страна», «ГТД», «Примечания», «Валюта», «Вид затрат», «Свои реквизиты», «Фирмы-партнеры», «Группы партнеров», «Представители».

• В окне «Справочник услуг» размещены закладки, переход по которым открывает справочники: «Группа услуг», «Тип услуг», «Вид услуг».

• В окне «Менеджер пользователей» размещены закладки, переход по которым открывает справочники: «Должности», «Работники», «Пользователи».

Если вы переименовали в настройках программы названия характеристик, описывающих товар (группа товара, тип товара, фирма-производитель, модель товара), то соответствующие справочники будут иметь данные вами названия.

Все действия с содержимым любого справочника производятся с помощью правой кнопки мыши, которая вызывает всплывающее меню (рис. 24):

• Пункт «Добавить» — добавление новой записи в справочник. Для вызова того или иного пункта меню можно использовать «горячие клавиши». Добавление записи можно произвести, нажав на клавиатуре комбинацию клавиш [Ctrl] и [Ins].

• Пункт «Изменить» — редактирование справочной записи ([Ctrl] + [E]).

• Пункт «Удалить» — удаление записи из справочника ([Ctrl] + [Del]). Если запись связана с другими справочными данными, то при попытке её удалить вы получите сообщение, пример которого приведен на рисунке 25. В этом случае для удаления позиции сперва придется удалить связанные с ней записи. Например, для удаления группы товара сначала надо удалить модели и типы товаров, входящие в эту группу.

• Пункт «Изменить структуру» позволяет изменить структуру описания товара. Например, вы можете переместить модель или тип товара из одной группы в другую, и при этом вам не придется удалять записи из одного справочника и добавлять их в другой. Для этого в открывшемся окне (рис. 26) с помощью мышки выделите нужную модель и передвиньте её в другую группу, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Рис. 25. Пример предупреждения при удалении названия группы товара • Пункт меню «Ссылки» позволяет просмотреть все связанные с выбранной записи. Например, выделив название группы товара и выбрав пункт «Ссылки», вы сможете просмотреть все типы товара, входящие в эту группу. Выделив название фирмы-партнера, вы сможете увидеть (рис. 27), в каких документах встречается выбранная фирма (название, номер) и т.д.

Группа товара Справочник названий групп товаров. Товар в программе описывается следующими показателями: группа товара, тип, модель, фирма-производитель. Пример: группа товара «Бытовая техника», тип товара «Холодильник», фирмапроизводитель «Indesit», модель «C-138 NF». Под группой понимается произвольное или общепринятое объединение товаров, например: радиотовары, детские товары, легковые автомобили, бытовая техника и т.п. При добавлении новой группы или корректировке предлагается в окне (рис. 28) внести новое или изменить название группы товара и приоритет печати (номер очереди в отчетах).

Тип товара Справочник названий типов товаров. Под типом в программе понимается название единицы товара, например: телевизор, видеомагнитофон, автомобиль и т.д.

Заполнение аналогично справочнику групп товара.

Типы товаров будут относиться к той группе, которая указана в правой части окна. Для смены группы нажмите кнопку в правой части окна и выберите нужную группу (рис. 29) в открывшемся списке.

Производитель Справочник названий фирм, производящих товар, или торговых брендов. Эти названия будут печататься в ценниках на товар, например: Indesit, Sony, Стинол, ВАЗ и т.п.

Модель товара Справочник названий конкретных моделей товаров. Содержит буквенноцифровое обозначение товара (например: МХ80, 21072, A 70W) и единицы измерения. Модель соответствует группе, типу и фирме-производителю товара, указанным в правой части окна. Группу, тип и фирму товара для модели можно изменить, нажав на кнопку со стрелкой и выбрав из предложенного списка нужные.

Всплывающее меню для справочника «Модели» содержит дополнительный пункт «Искать модель», который позволяет получить всю необходимую информацию о движении выбранного товара в системе (см. раздел «Сервисные возможности», стр. 235).

Опишем подробнее окно вставки модели (рис. 30), которое открывается при выборе пункта меню «Добавить».

• В поле «Модель товара» внесите название модели. В примере на рисунке это название карамели «Яблочко».

• В поле «Основная ед. изм.» выберите из списка основную (неделимую) единицу измерения, которая будет использоваться для указания количества этой модели. Обратите внимание: для того чтобы можно было при работе указывать дробное количество товара, в этом поле надо указать минимальную единицу измерения. Например, если вы измеряете товар в килограммах, то в поле «Основная ед. изм.» следует выбрать «грамм».

• В полях «Примечание 1», «Примечание 2» укажите дополнительную информацию о модели.

• В программе есть возможность прикрепить два файла с изображением модели. Для этого нажмите кнопку, в открывшемся обзорном окне выберите файл с описанием и нажмите на кнопку [Открыть] (Open). Для просмотра изображения нажмите кнопку. Для удаления файла с изображением нажмите кнопку.

• Вы можете прикрепить файл с подробным описанием модели. Для этого в поле «Описание» нажмите кнопку, в открывшемся обзорном окне выберите файл с описанием и нажмите на кнопку [Открыть] (Open).

• В поле «Ценник» можно выбрать вид ценника для этой модели товара.

• Отметка в окошке «Включить серийные номера» подключит поля для ввода серийных номеров при оформлении поступившей партии товара (см. раздел «Поступление товара», стр. 65) и в окне «Товары на складе» (см. раздел «Товары на складе», стр. 78).

• Отметка в окошке «Запрет на скидку» установит запрет на скидку для этой модели. Даже если при выписке документа вы установите скидку на все товары в документе, на эту модель скидка распространяться не будет. Причем, на складе строка, содержащая модель с запретом на скидку, будет подсвечиваться цветом, который вы указали в настройках (см. раздел «Настройки», стр. 19).

• Если при продаже товара вы собираетесь учитывать НДС, при внесении информации о модели в справочник укажите в поле «НДС (%)» ставку налога.

Если модель товара не облагается налогом, то отметьте галочкой окошко «Не облагается».

• В таблице на закладке «Ед. изм.» можно указать все единицы измерения, которые будут использоваться для указания количества данной модели. Программа может работать с несколькими уровнями единиц измерения для каждой модели, например: тонна-килограмм-грамм, упаковка-штука и т.д. При этом общее количество введенных единиц измерения может быть неограниченным, например: вагон-контейнер-ящик-пачка-штука-килограмм-грамм.

Для вставки единицы измерения нажатием правой кнопки мыши на таблице вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Добавить».

В открывшемся окне «Вставка» (рис. 31) заполните следующие поля:

1. Отметьте уровень для единицы измерения, указанной в поле «Единица измерения». При просмотре/распечатке документов и отчетов можно будет выбирать, какие единицы измерения выводить в документе (отчете). Для этого достаточно будет выбрать в списке уровень единицы измерения. Обратите внимание: в отчете «Торг-12» уровни используемых единиц измерения не изменяются. В колонке «Ед. изм. Наименование» выводится единица измерения уровня 2. Если у модели товара нет единицы измерения уровня 2, то выводится единица измерения уровня 1. В колонке «Вид упаковки» выводится единица измерения уровня 1.

2. В поле «Единица измерения» выберите единицу измерения, например, 3. В поле «Подчиненная ед. изм.» выберите зависимую единицу измерения, в нашем примере «грамм».

4. В поле «Коэффициент» указывается количество подчиненных единиц измерения в единице измерения вышестоящего уровня, в нашем примере коэффициент «1000» (1 кг = 1000 гр). Таким образом, для модели можно завести несколько единиц измерения.

5. В поле «Код» вносится код товара и единицы измерения. Можно использовать предлагаемые программой коды или вести свою систему кодирования. Для назначения свободного кода можно воспользоваться специальной кнопкой.

Код товара может использоваться в разных случаях: для указания артикулов поставщиков, для удобства выписки товаров при розничной торговле, для указания номеров запчастей по каталогу и пр. Для разных единиц измерения можно использовать разный код. Например, вы продаете шоколад плитками и упаковками по 10 шт. Цена, соответственно, разная. При штрих-кодировании коды на плитку шоколада и на упаковку тоже будут разными.

6. В поле «Штрих-код» выберите тип штрих-кода, для генерации штрихкода нажмите на соответствующую кнопку в соседнем поле.

7. В полях «Нетто (кг)» и «Брутто (кг)» можно указать массу нетто и брутто в кг для заполнения граф 9, 10 в накладной по форме Торг-12.

• Если модель товара предусматривает указание размера (одежда, обувь, мебель и пр.), то в таблице на закладке «Размеры» с помощью всплывающего меню можно добавить возможные размеры с указанием комментария в поле «Примечание». Функция использования размеров подключается в настройках программы (см. раздел «Настройки», стр. 19).

• Если модель является сборочной, то в таблице на закладке «Товары в комплекте» указываются составные части модели в количестве, необходимом для сборки одного комплекта (см. раздел «Работа с комплектами», стр. 100).

Пример: модель «Подарочный набор 2». На закладке «Товары в комплекте» укажем входящие в комплект товары: гель для душа «Персиковый» фирмы Калина 200 мл, 1 шт; пена для ванны «Тропические фрукты» 250 мл, шт.; молочко для тела «Неженка» 200 мл, 1 шт, подарочная упаковка, 1 шт (рис. 32).

• Кнопка [Заполнить по...] позволяет заполнить таблицу сложных единиц измерения, размеров и(или) комплектации по образцу другой модели. Нажатием кнопки [Заполнить по...] открывается диалог «Заполнение по модели»

(рис. 33), в котором можно выбрать модель.

Отметка в окошке «Единицы измерения» означает, что по образцу выбранной модели будет заполнена таблица единиц измерения.

Отметка в окошке «Размеры» означает, что по образцу выбранной модели будет заполнена таблица размеров.

Отметка в окошке «Комплектация» означает, что такими же данными будет заполнена таблица на закладке «Товары в комплекте».

Страна-производитель В этот справочник вносятся названия стран, товарами которых торгует ваше предприятие. Страна фирмы-производителя указывается в счетах-фактурах, а также её можно вывести в ценниках на товар и других документах.

Примечания В этом справочнике вносится дополнительная информация, которую можно будет использовать при заполнении данных модели в справочнике «Модель товара»

в полях «Примечание 1», «Примечание 2». Справочник связан с группой товара.

Группу можно сменить в правой части окна, нажав на кнопку. Текст примечаний печатается в ценниках.

Единицы измерения Названия единиц измерения количества товара, которые будут использоваться при оформлении прихода товара, его реализации, в документах, отчетах и т.п. Например: шт., кг., пачка. Соотношения единиц измерения между собой указываются при заполнении информации о модели в справочнике «Модель товара».

Группа услуг Если по роду своей деятельности вам надо оказывать услуги и вести соответствующий учет, то заполните справочники групп, типов и видов услуг. Пример услуги рекламного агентства: группа услуг «Наружная реклама», тип «Аренда рекламного щита», вид услуги «На трассе Екатеринбург-Тюмень до 10 км». Если вы не хотите описывать услугу всеми показателями, то можете использовать «пробел».

Подробнее о работе с услугами можно прочитать в разделе «Услуги», стр. 139.

Тип услуг Справочник типов услуг связан со справочников групп услуг. Поэтому при изменении или добавлении нового типа услуги в окне справа надо выбрать группу услуг, в которую будут входить товары этого типа.

Вид услуг Справочник видов услуг связан с группой и типом услуг. Для изменения или добавления нового вида услуги в окне справа выберите соответствующие группу и тип.

При добавлении вида услуги надо заполнить следующие поля (рис. 34):

1. В поле «Вид услуги» введите наименование услуги в соответствии с принятой вами классификацией.

2. В поле «Единица измерения» выберите единицу измерения для услуги. Заполнение этого поля не обязательно.

3. В поле «Себестоимость» введите себестоимость услуги (если она есть) и выберите валюту.

4. Если стоимость услуги будет включать в себя НДС, укажите в поле «НДС (%)» ставку налога. Если услуга не облагается налогом, то отметьте галочкой окошко «Не облагается».

5. «НСП (%)» — это зарезервированный налог, который можно использовать как налог на рекламу или другой налог. Отметка в окошке «Не облагается»

для НСП (стоит по умолчанию) означает, что этот налог использоваться не Свои реквизиты Справочник реквизитов вашей организации, которые будут использоваться при выписке документов и движении денежных средств. Можно внести несколько фирм и выбирать нужную при выписке документов и проведении торговых операций.

Для вставки фирмы используйте всплывающее меню. В открывшемся окне (рис. 35) введите реквизиты: название реквизитов (условное название, по которому вы будете выбирать фирму в списке), полное наименование фирмы (используется в документах и отчетах), адрес и телефон, данные грузоотправителя, ИНН, КПП, расчетный счет, банк, корреспондентский счет, БИК, коды по ОКВЭД и ОКПО.

Правильность ввода ИНН, расчетного и корреспондентского счетов автоматически проверяется программой. При вводе цифры отображаются красным цветом.

Как только номер будет введен правильно, красный цвет шрифта заменится на обычный черный. Обратите внимание, проверка расчетного и корреспондентского счетов производится только при введенном БИК.

В программе можно использовать справочник БИК банков РФ. Процесс подключения и обновления справочника описан в разделе «Импорт справочника банков», стр. 241. При вводе банковских реквизитов достаточно будет ввести информацию в одно из следующих полей: «Банк», «Кор. счет», «БИК» и нажать кнопку [Заполнить]. Программа автоматически произведет поиск нужного банка по начальной информации и заполнит поля его реквизитами. Можно не вводить начальную информацию, а перейти по кнопке [Заполнить] в справочник банков и произвести поиск по первым цифрам или буквам в любой из колонок.

Если вы поставите отметку в окошко «Частный предприниматель», то появятся дополнительные поля для ввода фамилии, имени, отчества, ОГРН, реквизитов свидетельства о регистрации и паспортных данных.

Рис. 35. Добавление своих реквизитов в справочник Отметки в окошках «Вторая подпись не предусмотрена» и «Без печати»

выводят соответствующие надписи на документах.

При нажатии кнопки [Дополнительно] открываются дополнительные поля для внесения информации о фирме.

Нажав на кнопку [Сотрудники], вы перейдете в окно для внесения данных сотрудников вашей организации (рис. 36). Указанные на каждой из закладок Ф.И.О.

ответственных лиц будут автоматически выводиться при расшифровке подписей на документах: счет, накладная, счет-фактура, акт выполненных работ, наряд-заказ, приходный ордер, расходный ордер. Фмилии сотрудников можно выбрать в списке, нажав на кнопку. Если список пуст или в нем нет нужных данных, можно прямо из этого окна добавить нужную информацию в справочник. Для этого нажмите на кнопку, а затем в открывшемся окне работы со справочниками (рис. 36) — на кнопку и введите нужную информацию.

Фирмы-партнеры Справочник названий и реквизитов фирм (поставщиков и покупателей), с которыми вы сотрудничаете. Для добавления новой фирмы или изменения её данных используйте всплывающее меню. Заполнение этого справочника происходит аналогично справочнику «Свои реквизиты».

Рис. 36. Справочник сотрудников вашей организации Рис. 37. Автоматическое заполнение реквизитов В программе существует возможность автоматического распознования реквизитов из буфера обмена. Скопируйте реквизиты организации и добавьте новую фирму. Информация передается из буфера обмена в интернет - сервис для распознования. Реквизиты фирмы заполнятся автоматически.

Если поставить галочку в всплыващем окне (рис. 37) «Не спрашивать подтверждение, заполнять автоматически» программа будет автоматически заполнять поля карточки фирмы. Для того, чтобы отключить проверку буфера обмена на наличие реквизитов нужно зайти в раздел «Фирма» — «Настройки» — «Дополнительно» и снять галочку «Заполнять реквизиты через буфер обмена».

Так же реквизиты фирмы можно заполнить по «ИНН». Для этого заполните поле «ИНН» и нажмите кнопку [Заполнить].

«Обратите внимание» Денные сервисы доступны при действующем техническом сопровождении: http://pvision.ru/tdt/support.

Если вы поставите отметку в окошко «Частный предприниматель», то появятся дополнительные поля для внесения реквизитов частного предпринимателя.

При нажатии кнопки [Дополнительно] открываются дополнительные поля для внесения информации о фирме (рис. 39). На вкладках «1-10, 11-20, 21-30, 31-40»

для заполнения доступны 40 полей примечаний. На вкладке «Настройки» можно заполнить дополнительные поля:

• Поле «Е-майл» предназначено для адреса электронной почты фирмыпартнера. Оно используется при отправке документа партнеру с помощью сервиса «Телепак» (см. раздел «Телепак», стр. 180).

• Для удобства в программе фирм-партнеров можно разбить на группы, например «Поставщики» и «Покупатели». Их можно выбрать в поле «Поместить • В поле «Использовать прайс» можно выбрать шаблон прайс-листа, заведенного в программу. При выписке документов на эту фирму-партнера цены на складе заменятся ценами из прайса.

• В поле «Код» можно внести код организации.

• Если установить галочку в поле «Информировать при выписке документов» и ввести текст, то во время выписки документа в окне «Товары на складе» при выборе этой фирмы появится сообщение с введенным тектом.

• Для фирмы можно указать индивидуальный срок резервирования товаров при выписке счета, поставив галочку напротив соответствующего поля и указав количество дней.

Рис. 39. Справочник фирм-партнеров, кнопка • Если установить галочку «Лимит отгрузок» и указать сумму, то при выписке документа партнеру, у которого задолженность за все время работы выше указанной суммы, будет появляться сообщение о превышении лимита (но документ при этом будет выписан). Чтобы документ нельзя было выписать, у пользователя в настройках уровня доступа нужно отметить галочку «Запрет отпуска товара партнеру с превышенным лимитом» (смотрите раздел «Безопасность и ограничение доступа к программе», стр. 260).

• Если вы работаете с дисконтными картами, то в поле «Номер карты скидок» можете ввести номер дисконтной карты фирмы-партнера. В программе также есть возможность установить индивидуальный размер скидки для каждого клиента, для этого поставьте галочку «Индивидуальная скидка»

и укажите размер скидки в процентах. При выписке документа достаточно будет ввести номер карты скидок (нажав клавишу [F11] на клавиатуре), после чего в документ подставятся реквизиты фирмы и установится процент скидки (если он указан для карты). Подробнее о работе с картами скидок читайте в разделе «Работа с картами скидок», стр. 174. Галочка в окошке «Добавлять индивидуальную скидку к скидкам в настройках» означает, что при выписке документов будет устанавливаться скидка, полученная путем сложения скидки из настроек программы (см. раздел «Настройки», стр. 19) и индивидуальной скидки по фирме.

Фирмы, с которыми вы давно не работали, можно спрятять, выбрав пункт всплывающего меню «Убрать в архив». Для просмотра фирм, убранных в архив, установите отметку в окошко «Показать архив». Для перемещения фирмы из архива в общий список используйте пункт всплывающего меню «Восстановить из архива».

Представители В справочнике вносятся фамилии, имена, отчества и паспортные данные представителей фирм, являющихся партнерами вашей организации (рис. 40). Представитель фирмы выбирается при выписке накладной на продажу, акта выполненных работ. Данный справочник связан со справочником «Фирмы-партнеры», поэтому справа в поле «Фирма-партнер» надо выбрать название фирмы, для которой хотите ввести данные представителей. Для выбора названия фирмы нажмите кнопку Группы партнеров Фирмы партнеров можно объединить в группы поставщиков и покупателей, например, по роду деятельности, по местонахождению или по любым другим признакам. Эти группы можно будет использовать при просмотре информации в отчётах.

С помощью правой кнопки мыши вызовите всплывающее меню, добавьте группу партнеров и дайте ей условное название, например, «Поставщики».

Для объединения фирм в группу выберите во всплывающем меню пункт «Сгруппировать» (доступен только в справочнике «Группы партнеров»). В открывшемся окне (рис. 41) слева будет выведен список всех фирм, а с правой стороны указаны партнёры, собранные в нужную группу. Пользуясь кнопками со стрелками, можно перемещать фирмы партнёров. Воспользовавшись кнопками с двойными стрелками, можно переместить весь список фирм.

Вид затрат В этом справочнике указываются названия видов затрат, например: транспортные расходы, заработная плата и т.п. Вид затрат можно будет выбирать из справочника при указании расходов на закупленную у поставщика партию товара, при сборке комплектов и производстве готовых изделий, при указании статей расходов или доходов, учитывая денежные средства в кассе.

Валюта При работе с программой «ТДТ» вы можете использовать различные валюты, отличные от российской (см. раздел «Работа с дополнительными валютами», стр. 161). Справочник валют появляется после включения функции использования дополнительных валют в настройках программы (см. раздел «Настройки», стр. 19).

Перейдите к заполнению справочника с помощью всплывающего меню и в поле «Название валюты» внесите условное название валюты. Это название будет отображаться в рабочих окнах программы в поле выбора валюты для расчетов (рис. 42).

Для того чтобы для дополнительно введенной валюты в документах и отчетах расшифровывалась сумма прописью, нужно заполните поля в блоке «Обозначения прописью». Справа на примере рубля и копейки показано, в каких падежах вписывать обозначения. Например: доллар, долларов, доллара.

Должности, Работники, Пользователи Заполнение справочников «Должности», «Работники», «Пользователи»

описано в разделе «Безопасность и ограничение доступа к программе», стр. 260.

Карты скидок В этом справочнике вносятся дисконтные карты розничных покупателей. Добавлять карты могут либо администраторы, либо пользователи, для которых разрешено добавление новых карт (галочка «Добавлять карты скидок» в настройках уровня доступа). Подробнее об уровнях доступа читайте в разделе «Безопасность и ограничение доступа к программе», стр. 260.

Добавить новую карту можно либо в справочнике с помощью пункта контекстного меню «Добавить», либо при выписке документа (товарного или кассового чека). Окно вставки карты скидок в справочнике приведено ниже (рис. 43). В нем необходимо заполнить поля «Номер карты» и «Полное название». Также можно установить индивидуальную фиксированную скидку на карту (галочка «Индивидуальная скидка»), которая будет проставляться, даже если в настройках программы выбрана накопительная скидка.

Рис. 43. Заполнение справочника валют Часть III Работа Поступление товара Товар в систему поступает партиями (приходными накладными). Поэтому, в первую очередь, надо ввести данные о партии товара, затем — о товаре из этой партии. Если на партию были сопутствующие затраты, то эти затраты указываются при вводе партии и потом учитываются при автоматическом расчете валовой себестоимости товара.

После ввода в программу партия товаров поступает на Трейлер (временный склад), и будет находиться там до тех пор, пока вы не оприходуете её на склад.

Таким образом, если товар еще находится в пути, вы можете внести о нем информацию в программу, а потом при получении товара отправить его на нужный склад.

Для внесения информации о партии выберите в главном меню пункт «Товарооборот». В открывшемся списке выберите пункт «Партии». Откроется окно «Менеджер партий товаров», состоящее из нескольких закладок: «Партии», «Товары», «Затраты», «Курсы валют».

Окно «Менеджер партий товаров» также можно вызвать, нажав кнопку на панели быстрого доступа.

Общая схема работы следующая:

1. На закладке «Партии» вносится информация о партии товара, закупленной у поставщика (см. раздел «Партии», стр. 66).

2. На закладке «Товары» — данные о товарах, входящих в партию. Если вместе с товаром вы получаете от поставщика файл с приходной накладной в формате Excel, то можно импортировать данные из этого файла.

3. На закладке «Курсы валют» указывается валюта приходной накладной и её курс по отношению к рублю в случае, если партия оплачивается не в рублевой валюте. Закладка «Курсы валют» отсутствует, если в настройках программы отключена функция работы с дополнительными валютами (см. раздел «Настройки», стр. 19).

4. На закладке «Затраты» указываются затраты по партии, например, расходы на доставку.

5. На закладке «Партии» производится оприходование партии на склад. После этого товар появляется на складе, на него можно устанавливать цены и начинать работу.

Партии На закладке выводится журнал поступлений товаров; указываются поступившие или еще находящиеся в пути товары; производится распределение товара по складам.

Журнал поступлений содержит следующие данные (рис. 44):

• «Партия» — условное обозначение партии.

• «Склад» — название склада (торговой точки), на который оприходован товар. Если информация о партии занесена в программу, а фактически товар еще не поступил, то программа указывает условный склад — «Трейлер».

• «Дата» — дата предполагаемого поступления партии.

• «Номер накладной» — номер приходной накладной, по которой поступил товар. На одну партию может быть несколько приходных накладных.

• «Поставщик» — название фирмы, у которой закуплена партия товара.

• «Покупатель» — название фирмы, на которую закуплена партия товара (свои реквизиты).

• «Сумма» — суммарная стоимость товаров из партии.

• «Оплачено» — фактически оплаченная поставщику сумма за товар.

• «О» — отметка об оплате:

(зеленая) – расчет по сделке закончен;

(красная) – по документу числится долг, то есть партия либо совсем не оплачена, либо оплачена частично;

(красный) – партия не оплачена, и платеж уже просрочен.

• «Выписал» — имя пользователя программы, который произвел последнюю операцию с партией: внес информацию о партии, изменил данные, отправил товар на склад.

• «Номер сч.-ф.» — номер счета-фактуры.

Для просмотра журнала партий можно установить некоторые условия выборки:

1. «По дате» — установить временной период, за который хотите просмотреть поступление партий товара;

2. «По фирме-поставщику» — выбрать в списке название фирмы, поступление товара от которой хотите посмотреть.

Партии, которые не представляют интереса на данный момент, можно убрать в архив. Для этого выделите партию, вызовите всплывающее меню (рис. 44) и выберите в нем пункт «Архив».

В любой момент партии из архива можно вывести на экран. Для этого отметьте галочкой окошко «Показать архив». Партии из архива можно переместить в общую таблицу, используя пункт всплывающего меню «Восстановить из архива».

Ввод партии товара Чтобы внести партию, вызовите нажатием правой кнопки мыши всплывающее меню (рис. 44) и выберите в нем пункт «Добавить». Откроется окно «Вставка»

(рис. 45), в котором надо заполнить следующие поля:

• «Партия» — условное обозначение или номер партии.

• «Номер накладной» — номер приходной накладной на товар.

• «Группа партнеров» — группа, которой принадлежит поставщик. Группу можно выбрать из списка.

• «Продавец» — название фирмы (реквизиты поставщика), у которой закуплена партия товара. Название можно выбрать в открывающемся списке фирм.

Если нужная фирма в списке отсутствует, можно добавить её в справочник, не выходя из окна вставки партии. Подробное описание можете найти в разделе «Работа со справочниками», стр. 44.

• «Покупатель» — название фирмы (свои реквизиты), на которую закуплена партия товара.

• «Дата» — дата поступления партии на склад. Дату можно ввести с клавиатуры, поставив курсор в поле и набрав нужную дату, например, 12.01.2005.

Можно установить текущую дату, нажав на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Можно вызвать кнопкой встроенный календарь и выбрать нужную дату.

• «Дата оприходования» — установленная в этом поле дата используется только для формирования отчета «Книга покупок» и выводится в графе «Дата оприходования товара».

• «НДС» — если все товары в партии облагаются налогом на добавленную стоимость по одинаковой ставке, то удобнее указывать ставку налога на всю партию именно здесь, а не для каждого товара в отдельности. Если отметить галочкой окошко «Не облагается», то поля для указания налоговой ставки появятся в окне вставки товара на закладке «Товары».

• «Валюта» — выбирается валюта, в которой закуплена и следовательно должна быть оплачена партия. Поле «Валюта» появляется только в том случае, когда в настройках программы включена возможность использования дополнительных валют (см. раздел «Настройки», стр. 19).

• «Дата предполагаемой оплаты» — устанавливается дата предполагаемой оплаты партии товара поставщику (см. пункт «Оплата партии товара», стр. 71).

• «Заполнить по заявке» — можно выбрать составленный ранее шаблон заявки на товар, из которого будут вставлены товары в партию. Это удобно, т.к.

вам не придется вносить каждую товарную позицию отдельно. Про составление шаблона заявки можно прочитать в разделе «Заказ товара», стр. 134.

Оприходование партии на склад Отметим еще раз, что после ввода в программу партия товаров поступает на Трейлер (товар в пути), и будет находиться там до тех пор, пока вы не поместите её на склад.

После того, как вы занесете информацию о партии, входящем в эту партию товаре и сопутствующих затратах (при необходимости), вернитесь на закладку «Партии» и выберите во всплывающем меню пункт «Поступление товара».

В открывшемся окне «Поступление товара» (рис. 46) поставьте галочку в окошко «Товар пришел» и в поле «Отправить товар на склад» выберите название склада, на который хотите отправить товар.

Нажмите кнопку [ОК]. Товар поступил с Трейлера на выбранный склад. В этом можно убедиться, щелкнув два раза левой кнопкой мышки в окне «Структура фирмы» по названию склада, на который вы поместили товар.

С этого склада можно перемещать товар на любые другие склады в структуре фирмы. Кроме того, в программе есть возможность сразу при внесении товаров в партию распределить товары на выбранные склады по указанной цене (см. раздел «Распределение товара по складам при заполнении партии», стр. 96).

Если товар ошибочно отправлен не на тот склад, можно снова вызвать окно «Поступление товара» и указать другой склад. После этого товар будет перемещен с первого склада на второй. Эта операция возможна только в том случае, если весь товар из выбранной партии находится на складе.

Изменение партии и удаление Для редактирования информации о партии используйте пункт всплывающего меню «Изменить» (рис. 44).

Для удаления партии товара выберите во всплывающем меню пункт «Удалить». Если партия уже оприходована на склад, то весь товар, поступивший из выбранной партии будет удален со склада. Перед удалением товара программа запросит подтверждение на удаление.

Обратите внимание: если вы пытаетесь удалить партию, с товаром из которой уже были проведены какие-то операции (перемещение на другой склад, продажа и пр.), программа не сможет произвести удаление и сообщит вам об этом. Для удаления такой партии сперва следует удалить документы, содержащие товар из этой партии.

Печать документов на партию товара На выбранную партию товара можно распечатать следующие документы:

1. Приходную накладную на товар. На одну партию можно выписать несколько приходных накладных от разных поставщиков. Для этого используйте пункт всплывающего меню «Добавить накладную в партию». Каждая накладная на приход будет выделена в журнале партий отдельной строкой.

2. Счет-фактуру. Для создания счета-фактуры используйте пункт всплывающего меню «Выписать счет-фактуру».

3. Приходный ордер по форме М-4;

4. Информационный отчет, в котором будет указана вся информация о товаре из партии: наименование товара; единица измерения; себестоимость; количество в партии; цена и количество на складах (вид цены выбирается при формировании отчета); цена и количество товара на реализации (по выписанным счетам); цена продажи (усредненная); количество проданного товара; цена списания; количество списанного товара; количество возвращенного поставщику товара. А также итоговые значения по суммам на складе, на реализации (в счетах), проданного и списанного товара.

Для печати любого из перечисленных документов выделите партию, вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Печать». Откроется окно «Печать»

(рис. 47). Отметьте галочкой окошко «Накладная», выберите в списке название документа, укажите уровень единиц измерения (если в моделях товара используется несколько единиц измерения) и количество копий. Для просмотра документов нажмите кнопку [Просмотр], для печати – кнопку [Печать].

Кроме перечисленных выше документов информацию на поступившую партию товара можно посмотреть в отчете «Информация по приходу товара» (см. раздел «Отчеты», стр. 197).

Оплата партии товара Для оплаты партии вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Выписать платежный документ». В открывшемся окне можно будет зафиксировать оплату партии платежным поручением или расходным ордером.

Другой способ: используя пункт меню «Взаиморасчеты», перейдите в окно «Взаиморасчеты». Добавьте платежный документ и проведите оплату этой партии, как это описано в разделе «Взаиморасчеты», стр. 151.

Информацию об оплате партии товара вы сможете увидеть в окне «Менеджер партий товаров» на закладке «Партии», в окне «Взаиморасчеты» и в отчете «Долги». Все операции по движению наличных и безналичных денежных средств отражаются в блоке «Касса» (см. раздел «Кассы и учет денежных средств», стр. 147).

Товары После заполнения первоначальной информации о партии перейдите на закладку «Товары» для внесения товаров.

Товар в программе описывается следующими показателями: группа товара, тип, модель, фирма производитель (см. раздел «Справочники», стр. 44). Наименования показателей можно изменить (см. раздел «Настройки», стр. 19).

В настройках программы можно подключить использование размеров, поля для ввода примечаний, страны фирмы изготовителя, информации по сертификации.

К описанию модели могут прилагаться файлы с подробным описанием товара и изображением.

Из нескольких моделей можно впоследствии собирать комплекты (см. раздел «Работа с комплектами», стр. 100).

Используя выпадающий список поля «Накладная», можно перейти к заполнению товаров для другой приходной накладной.

Вставка товара в партию Если вместе с товаром вы получаете от поставщика файл с приходной накладной в формате Excel, то можно импортировать данные из этого файла. Для этого вызовите нажатием правой кнопки мыши всплывающее меню (рис. 48) и выберите в нем пункт «Импорт из файла» (см. раздел «Импорт приходной накладной», стр. 238).

Если в программе настроен сканер штрих-кодов (см. раздел «Настройки», стр. 19), можно добавлять товары, считывая сканером штрих-код. При этом откроется окно «Вставка товара». Если считанный штрих-код уже есть в справочнике, в окне будет выбран товар с этим штрих-кодом.

Если такого файла у вас нет, то выберите во всплывающем меню пункт «Добавить».

Откроется окно «Вставка товара» (рис. 49), в котором надо заполнить следующие поля:

• «Группа» — выберите в справочном списке группу товаров. Если список пуст или в нем нет нужных данных, его можно пополнить, не выходя из режима вставки товара (см. раздел «Справочники», стр. 44).

• «Тип товара» — выберите в списке или добавьте тип товара или другую характеристику, обозначенную в настройках программы.

• «Фирма производитель» — выберите в списке название фирмы, производящей товар.

• «Модель товара» — укажите модель товара (или другую характеристику, определенную в настройках программы). В разделе «Модель товара», стр. Рис. 49. Заполнение информации о товаре подробно описано внесение информации о модели в справочник. Кроме названия и единиц измерения можно прикреплять файлы с изображением, подробным описанием и даже собственным ценником на модель.

• «Страна производитель» — выберите в справочном списке страну производителя.

• «ГТД» — внесите номер грузовой таможенной декларации.

• «Код» — в этом поле отображается код, автоматически присвоенный программой данной модели товара. Подробнее о коде товара можете прочитать в разделе «Модель товара», стр. 48.

• «Примечание 1», «Примечание 2» — поля для указания дополнительной информации о товаре, которая внесена в справочник моделей.

• «Количество» — укажите количество поступившего в партии товара. Обратите внимание: для того чтобы можно было вводить дробное количество товара, в справочной информации о модели должны быть указаны возможные единицы измерения и их соотношение. Например, если вам надо указать 2, кг, то в справочной информации о модели основной единицей измерения должен быть указан «грамм». Затем для единицы измерения «кг» должна быть указана подчиненная единица «грамм» и поставлен коэффициент 1000, т.к.

1 кг = 1000 гр. Подробное описание вы сможете найти в разделе «Модель товара», стр. 48.

• Если требуется указать поступившие размеры модели, нажмите кнопку. В открывшемся окне «Размеры» (рис. 50) установите курсор мыши в колонку «Количество» и введите с клавиатуры количество моделей каждого размера.

Рис. 50. Указание размеров поступившего товара Возможные размеры вносятся в справочной информации о модели (см. раздел «Модель товара», стр. 48). Функция использования размеров подключается в настройках программы (см. раздел «Настройки», стр. 19).

• Если требуется указать серийные номера поступившего товара, нажмите кнопку. Кнопки нет, если функция учета по серийным номерам отключена в настройках программы. Кнопка неактивна, если в справочной информации о модели не стоит отметка об использовании серийных номеров.

• «Цена» — введите цену, по которой вы закупили товар у поставщика. Если вы не укажете цену товара, то при вводе количества и полной суммы цена за единицу будет рассчитана автоматически.

• «НДС (%)» — указывается ставка налога на добавленную стоимость. По умолчанию налог выделяется из цены закупки. Для начисления НДС на цену товара отметьте галочкой окошко «Начислить». Отметка в окне «Не облагается» отключает расчет налога.

• В настройках программы подключаются поля для внесения информации по сертификации и сроку годности товара (см. раздел «Настройки», стр. 19).

Отметка в окошке «Заполнять по последнему товару» означает, что введенные ниже данные по сертификации, автоматически будут заполнены при вставке следующего товара, независимо от группы, типа и производителя модели. Если отметка отсутствует, то при вставке такой же модели товара данные по сертификации будут скопированы. При вставке другой модели товара поля будут незаполненными.

• В полях «Номер сертификата», «Орган сертификации», «Номер бланка серт.», «Срок действия серт.» — укажите данные по сертификации товара.

• «Срок реализации» — установите дату, до которой товар должен быть реализован.

Примечание: для поиска модели товара в справочнике можно использовать закладку «Поиск», подробное описание приведено в разделе «Поиск товара на складе по коду, типу или модели», стр. 235.

Для редактирования информации о товарах в партии используйте пункт всплывающего меню «Изменить».

Для удаления товара из партии — пункт «Удалить». Если партия уже проведена на склад, то товар будет удален и из партии, и со склада. Перед удалением товара программа запросит подтверждение на удаление.

Обратите внимание: если вы редактируете партию и пытаетесь удалить товар, который уже был продан или перемещен со склада, то программа не сможет произвести удаление и сообщит вам об этом (рис. 51).

Рис. 51. Предупреждение при невозможности удалить товар Печать карточки товара Вызвав на закладке «Товары» всплывающее меню и выбрав «Печать», можно распечатать документы на товар (рис. 52):

1. «Карточка учета материалов» — типовая межотраслевая форма М-17;

2. «Расход товара» — отчет, содержащий следующие данные: наименование товара; дата составления отчета; дата поступления партии; номер и название приходного документа; название фирмы, от которой поступил товар или которой отправлен; единица измерения товара; расход; приход; остаток на Распределение товара по складам Отправка всей партии товара на тот или иной склад осуществляется на закладке «Партии». Потом с этого склада товар можно распределять по другим складам (торговым точкам). Также в программе предусмотрена возможность при внесении товара в партию сразу определять, на какой из складов его отправить, в каком количестве и по какой цене. Для этого используйте пункт всплывающего меню «Добавить+Двигать» (см. раздел «Движение товара по складам», стр. 92).

Затраты На закладке «Затраты» указываются расходы на партию (например, транспортные расходы), которые будут учтены при расчете валовой себестоимости товара, — себестоимость товара будет увеличена пропорционально сумме затрат.

В поле «Партия» можно выбрать название или номер партии товара, для которой хотите указать затраты. По умолчанию, выбрана партия, которая выделена на закладке «Партии».

Для внесения информации по затратам вызовите на таблице всплывающее меню и выберите в нем пункт «Добавить». В открывшемся окне «Затраты» (рис. 53) заполните следующие поля:

• В поле «Реквизиты» выберите из списка название фирмы, от которой оплачивались расходы.

• В поле «Касса» выберите из списка название реквизитов, с которых перечислялись деньги. Это необходимо для того, чтобы вы смогли потом увидеть все расходы денежных средств.

• В поле «Вид затрат» выберите из списка вид затрат.

• В поле «Название» укажите, за что платили.

• В поле «Фирма-партнер» выберите название фирмы, кому платили.

• В поле «Дата» укажите дату оплаты затрат.

• В поле «Сумма» укажите сумму затрат и выберите валюту, в которой оплачивались расходы.

Если вы хотите зафиксировать сопутствующие партии расходы, но не учитывать их в себестоимости товара, внесите расходы через главное меню «Просмотр»

«Кассы». Подробнее читайте в разделе «Кассы и учет денежных средств», стр. 147.

Курсы валют Закладка «Курсы валют» появляется, если в настройках программы подключены дополнительные валюты (см. раздел «Настройки», стр. 19).

На этой закладке в таблице указывается валюта приходной накладной и её курс по отношению к рублю и другим валютам. По умолчанию используется курс валюты, заданный на панели меню основного рабочего окна программы (см. раздел «Работа с дополнительными валютами», стр. 161). Курс валюты можно изменить, используя всплывающее меню.

В поле «Накладная» можно выбрать в списке номер приходной накладной и посмотреть валюту, в которой закупался товар.

Товары на складе После того, как информация о товаре введена в программу, и товар оприходован на склад (см. раздел «Поступление товара», стр. 65), в окне «Структура фирмы» щелкните два раза левой кнопкой мышки по названию склада, на который вы поместили товар, либо нажмите кнопку на панели быстрого доступа.

Откроется окно «Товары на складе» (рис. 54), которое является главным рабочим окном при большинстве операций с товаром: при перемещении товара между складами, продаже, возврате, списании товара и пр.

Окно «Товары на складе» содержит три закладки: «Склад», «Услуги», «Критический остаток».

На закладке «Склад» отображается текущее состояние склада. На закладке «Критический остаток» определяется необходимое минимальное количество товара на складе. Закладка «Услуги» предназначена для работы с услугами.

Склад На закладке «Склад» отображается текущее состояние склада. Таблица на закладке «Склад» содержит данные (рис. 54):

• «Партия/Накл.» — условное обозначение партии, в которой поступил товар и/или номер приходной накладной.

• «Тип товара», «Производитель», «Модель» — название товара.

• Модели, для которых имеется изображение, будут отмечены значком.

Просмотреть изображение можно с помощью всплывающего меню или клавиши [F4].

• «Размеры» — размер модели. Функция использования размеров подключается в настройках программы (см. раздел «Настройки», стр. 19).

• «Количество» — остаток товара на складе.

• «В резерве» — количество зарезервированного товара. В главе «Резервирование товара», стр. 113 описано, как зарезервировать товар и как снять товар • «Общ. кол-во» — фактическое количество товара на складе: остаток + резерв.

• «Ед. изм.» — единица измерения, в которой указывается количество товара.

Если в модели товара используются сложные единицы измерения (см. раздел «Модель товара», стр. 48), то для смены единицы измерения выделите строку с товарной позицией и нажмите кнопку. В открывшемся списке выберите нужную единицу измерения. Программа автоматически пересчитает количество и цену в выбранной единице измерения и запомнит эту единицу для того, чтобы при последующих открытиях окна «Товары на складе» использовать её для указания количества товара.

• «Цена 1», «Цена 2», «Цена 3» и т.д. — виды цен на товар.

В настройках программы можно отключить лишние виды цен и определить названия цен (см. раздел «Настройки», стр. 19). В примере на рисунке оставлены три цены из возможных десяти: розничная, оптовая и со скидкой.

Колонка с основной ценой выделена голубым цветом (цвет можно поменять в настройках программы). Основная цена предлагается по умолчанию при выписке документов. Вид цены выбирается основным в настройках программы.

Для смены основной цены достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку колонки с другим видом цен.