«Тихонов В.И. Уничтожить нельзя хранить? Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, ...»

Информационные ресурсы и

технологии в архивном деле

Тихонов В.И.

«Уничтожить нельзя хранить»?

Методологические и практические аспекты

экспертизы ценности электронных документов

С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в своей работе в той или иной степени используют информационные технологии. Дополнительный импульс этому процессу придают федеральная целевая программа «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации («Электронная Москва», «Электронный Алтай», «Электронное Забайкалье», «Электронная Осетия», «Электронное приморье», «Электронный Татарстан» и др.). Следует ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим ключевое значение приобретают проблемы хранения электронных информационных ресурсов и методология организации архивов электронных документов.

В последнее десятилетие ряд законодательных и нормативных правовых актов позволил значительно расширить практику применения систем электронного делопроизводства и документооборота 1.

Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов.

Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:

"Уничтожить нельзя хранить"?… • Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов.

• Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы).

• Информационно-справочные системы, в первую очередь правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных правовых актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т.п.

• Собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями, электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т.п.

Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением ЭЦП. Такие документы уже потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в налоговой отчетности, в таможенных и логистических проводках, в подготовке договоров и распорядительных документов, в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов.

Набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму.

Причины такой конверсии могут быть разные. Крупные организации, имеющие разветвленную сеть филиалов и отделений, таким образом стремятся повысить оперативность получения информации. Другие организации рассматривают конверсию как средство перевода бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов. Хотя цели оцифровки зависят от текущих потребностей организации, чаще всего в ней видят относительно простой и дешевый способ создания электронной документационной системы – электронного архива. В самом деле, получив оцифрованный образ официального документа, можно свободно им оперировать в повседневной управТихонов В.И.

ленческой деятельности. К недостаткам такой документационной системы следует отнести жесткую схему классификации документов и ограниченность поискового аппарата (только лишь по реквизитам документа). Применяемая система ключевых слов часто оказывается малоэффективной, так как «понятийный аппарат» операторов и пользователей информационной системы может не совпадать.

В связи с этим, все большее распространение получают документационные системы (электронные архивы), содержащие электронные копии официальных документов в текстовых компьютерных форматах. Индексированный текст делает поисковую систему более гибкой и функциональной. Найденные электронные документы можно, например, использовать как основу (шаблон, черновик) для создания нового типового документа.

Создавая полнотекстовые документационные системы, организации идут разными путями. Одни сначала оцифровывают документы (чем добиваются визуальной идентичности копии и оригинала), а затем распознают текст с помощью разнообразных программ (например, продуктов ABBYY). Другие, напротив, изначально создают внутренние и исходящие документы в текстовом формате и лишь после их подписания проводят конверсию (если вообще проводят). Первый способ чреват ошибками при распознавании, и вследствие этого – снижением точности поиска. Второй способ дает положительный эффект при жестком разграничении прав пользователей и неукоснительном соблюдении порядка и процедур документирования, к чему не всегда стремятся заказчики и разработчики информационных систем.

Наконец, нужно отметить, что оцифровка внутренних и исходящих документов в некоторых организациях вообще рассматривается как избыточная процедура. Их полнотекстовые документационные системы построены таким образом, что визуальная идентичность копии и оригинала документа достигается либо программными средствами (например, в информационных системах, построенных в Lotus Notes), либо преобразованием электронного документа в «архивный» формат PDF.

Вообще тенденции последних лет показывают, что развитие документационных информационных систем как в России, так и за рубежом идет по пути конвергенции указанных подходов. В итоге, электронный архив многих организации начинает приобретать характер надсистемы, которая способна оперировать различными структурами данных: реляционными и документо-ориентированными базами данных, совокупностями файлов в текстовых, графических, аудио и виУничтожить нельзя хранить"?… део форматах, записанными на жесткие диски серверов и внешние электронные носители.

Следует, однако, учитывать, что электронные документы были и еще долгое время будут лишь частью документального фонда любой организации. Вместе с бумажными документами они составляют единый документальный фонд организации. В большинстве организаций использование электронных документов до сих пор носит, главным образом, вспомогательный, справочно-информационный характер:

для оперативного поиска и анализа информации с целью получения дополнительных сведений (знаний). В то же время бумажные документы рассматриваются как основные, как имеющие доказательную силу, и служат целям обеспечения правовой поддержки управления разнообразными ресурсами: административными, финансовыми, материальными, производственными, кадровыми и т.п. Архив организации также следует рассматривать в единстве этих двух способов документирования информации, а электронный архив – как средство оперативного получения ретроспективной информации, как современное воплощение фонда пользования юридически значимыми документами. Но самое главное заключается во взаимосвязи бумажных документов, их оцифрованных копий и документов, включенных в состав баз данных. Эта взаимосвязь поддерживается взаимоувязанной системой учета документов (бумажных и электронных), принятыми технологиями индексации, маршрутизации, топографии и контроля доступа к документам. Утрата такой взаимосвязи чревата потерей управляемости электронным архивом.

При создании электронного архива не следует забывать о «неприятной» особенности любой документации – год от года увеличиваться в объемах. Прогноз годовых объемов как количества документов, так и их размера в гигабайтах помогает грамотно организовать размещение электронных документов: оперативно исполняемые и более востребованные документы – на быстрых носителях (жестких дисках, RAID-массивах), архивные документы (при их значительном объеме) – на внешних носителях (оптических дисках, магнитных лентах).

Наибольшие объемы имеют электронные документы в графических форматах – оцифрованные документы. Практика показывает, что в подавляющем числе организаций документы сканируются и хранятся в формате TIFF. В итоге, кое-где через три-четыре года после начала оцифровки сталкиваются с исчерпанием серверных ресурсов. У такого подхода есть два главных объяснения: существующие рекомендации по оцифровке и технологические характеристики оборудоТихонов В.И.

вания, на котором производится сканирование (только в TIFF). При этом упускается из виду, что рекомендации по оцифровке разрабатывались до середины 1990-х годов и касаются они, главным образом, изобразительных документов, что с тех пор развился Интернет и цифровое фото, где стандартом де-факто стал формат JPG – более экономичный и распространенный и не менее качественный формат. Любой современный графический браузер имеет конверторы, с помощью которых можно в автоматическом режиме быстро конвертировать в JPG накопленные оцифрованные документы. Кроме этого существует возможность конвертирования электронных образов в столь же распространенный и не менее «архивный» формат PDF.

Ниже представлена таблица, в которой показан объем одного и того же текстового документа (в 5 листов), сохраненного в разных форматах.

Таблица 1. Объем документа в зависимости от формата JPG (сканирование 100 dpi, ч/б, сжатие – 20%) 93,6 0, Даже в не очень крупной организации годовой документооборот только организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, нормативные документы, протоколы, планы, отчеты, переписка и т.п.) составляет порядка 20 тыс. документов. Соответственно совокупность их оцифрованных копий в формате TIFF составит 7,5 Гбайт, в более экономичном JPG – 1,9 Гбайт, копий в текстовых форматах PDF или XML – порядка 2 Гбайт, в RTF или MS Word – порядка 650 Мбайт и, наконец, в простом текстовом формате – 168 Мбайт.

Итак, электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим. В «Государственном регистре баз и банков данных» по состоянию на май 2007 г. зарегистрировано 8013 баз данных, которыми владеют 1507 организаций разных форм собственности 2.

Однако это не более 10% всех существующих в России информационных ресурсов такого рода. Для организаций и предприятий элекУничтожить нельзя хранить"?… тронные документы постепенно превращаются в ценный информационный ресурс. На повестку дня становится вопрос о принципах организации архивов электронной документации.

Цель создания любого архива (в том числе «электронного архива») – организация повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот чтобы иметь такую возможность, необходимо выполнение нескольких условий:

• выработать долговременную документационную политику, т.е.

определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;

• производить отбор документов для архивного хранения в соответствии с выработанной политикой;

• создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;

• обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;

• внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.

Очевидно, что причиной создания архива является наличие или возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцу на протяжении определенного или неопределенного отрезка времени. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива, вне зависимости от формы собственности и ведомственной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы ценности документов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а тем самым – на информационный, культурный и научный потенциал общества. Вот почему теоретическим и методологическим основам экспертизы ценности в отечественном архивоведении всегда уделялось пристальное внимание.

Стоит отметить, что в нашей стране довольно хорошо отработаны методологические и практические вопросы проведения экспертизы ценности традиционных документов. Существует система перечней документов с указанием сроков хранения, разработаны правила и рекомендации по отбору документов разных видов, определены источники комплектования государственных, муниципальных и ведомственных архивов, в организациях и государственных архивах действуют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установленными сроками хранения документов.

В то же время, можно сказать, что экспертизе ценности электронных документов (а значит, и их учету) не уделяется практически никакого внимания. Например, из 29 московских органов исполнительной власти и организаций, обследованных ЦАДЭНМ в 2004–2006 гг.

и владеющих в общей сложности 257 информационными ресурсами (базами данных и связанными с ними совокупностями файлов), лишь в двух органах власти электронные документы оказались включенными в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены для сведений только лишь двух (!) баз данных. Не лучше обстоит дело и на федеральном уровне: в 2003 г. из 58 ведомств (министерств, служб, агентств, комиссий и т.п.) только в четырех электронные документы внесены в номенклатуры дел 3. Создается впечатление, что в нашей стране ценность электронных информационных ресурсов рассматривается на уровне проектов писем, поздравительных открыток руководителям, рекламных проспектов, буклетов и другого «бумажного спама», который время от времени поступает в органы государственной власти, организации и учреждения.

Как же получается, что на создание и развитие информационных систем государство и субъекты хозяйствования тратят миллионы рублей, а оценке перспектив ретроспективного использования возникающих в них информационных ресурсов придается копеечное значение?

Ответить на этот вопрос не просто. Проблема кроется не только в сложной природе электронных документов, в неразработанности нормативной базы и в организационных пробелах процесса комплектования 4. Вероятно, немалую роль играет практика архивной экспертизы ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии отбора документов, на цели и формы их архивного использования. В конечном итоге, многое восходит к методологическим аспектам экспертизы ценности, к тому, насколько четко укладываются электронные документы в сложившуюся систему подходов, методов и методик при оценке значимости документов и формировании Архивного фонда РФ. Обсуждение и анализ этих аспектов, возможно, позволят преУничтожить нельзя хранить"?… одолеть столь вопиющее пренебрежение информационными ресурсами, созданными в пока еще не привычной для многих архивистов электронной форме.

В последние полвека развитию методологии экспертизы ценности в нашей стране придавалось большое значение. На эту тему проводилось множество конференций, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций 5. Общепризнанные и наиболее апробированные принципы, критерии и методики были включены в методические рекомендации, учебные пособия и правила работы архивов с различными видами документации 6.

В связи с минимальным уровнем информатизации советских учреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого века проблемы экспертизы ценности электронных документов (в то время машиночитаемых документов – МЧД) практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах 7. При этом критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, ничем существенно не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации 8.

Между тем, знакомство с историей развития отечественной теории экспертизы ценности, обращение к ее истокам и научным основаниям позволяет поставить первый, кардинальный и довольно неожиданный вопрос: а нужна ли вообще экспертиза ценности электронных документов?

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности – это проблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал практиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтожению). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на хранение) встала настолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страны для решения назревших методологических и методических проблем и разработки «Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах» (1957). По общему признанию теоретиков и практиков архивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев ценности документов стал нарастающий год от года «бумажный поток», который захлестнул советские учреждения и организации и который грозил «затопить»

государственные архивы. Ограниченность «архивной полки» – вот тот ключик к пониманию отрывшейся перед архивистами истины: «все документы вечно хранить невозможно!»

Один из наиболее авторитетных теоретиков отечественного архивоведения В.Н. Автократов в своих работах приводил следующие цифры, характерные для 70–80-х годов прошлого века: в СССР ежегодно создавалось примерно 1 млрд. дел, что было в 5 раз больше, чем хранилось во всех государственных архивах 9. Соответственно, для того, чтобы постоянно хранить такую массу архивных дел, понадобилось бы ежегодно вводить в строй миллионы квадратных метров площадей архивохранилищ, стоимостью в десятки миллиардов еще советских рублей. А это значит, что добрая половина строительной индустрии должна была бы работать только лишь на архивную отрасль.

И все это без учета затрат на содержание вновь вводимых хранилищ, что тоже "влетело бы в копеечку".

Дополнительные сложности вносит необходимость упорядочения и научно-технической обработки документов перед их приемом на хранение. Чтобы иметь возможность эффективного поиска и использования архивных документов, они предварительно должны быть систематизированы, сгруппированы в дела и архивные фонды, описаны и внесены в описи, т.е. включены в систему научно-справочного аппарата архива. При комплексной норме НТО документов (6 дел в день) обработка указанного миллиарда дел заняла бы 172,6 млн. человеко/дней или потребовала бы привлечения к этой работе 750 тыс. профессиональных архивистов в год. Такой армии архивистов в стране просто не было: в середине 1970-х гг. во всех государственных и ведомственных архивах работало 120 тыс. человек 10. Восполнить недостаток в 630 тыс. специалистов ни тогда, ни сейчас просто не реально, вузовской системе на это потребуются десятки лет.

К финансовым и кадровым проблемам стоит прибавить проблему эвристического поиска, осуществляемого пользователями архивной информации. Миллиарды архивных дел предполагают наличие миллионов архивных описей и тысяч других архивных справочников (указателей, каталогов, путеводителей и т.д.). Ознакомление только лишь с научно-справочным аппаратом может поглотить существенную часть времени, которое исследователь мог бы посвятить более творческим занятиям. Подобный расчет позволил теоретикам архивоведения заявить не только о невозможности, но и о ненужности постоянного хранения всей возникающей массы документов 11. Экспертиза ценности при таком подходе должна была сосредоточиться на поиске «золотой середины» в достижении максимальной полноты сохраняемой ретроспективной информации при минимальном объеме документов, поступающих в государственные архивы.

А что же документы, возникающие в электронной среде? Так ли уж невозможно постоянное хранить все подобные документы?

Безусловно, «поток» электронных документов также увеличивается из года в год. Увеличивается как количество самих документов (файлов, записей баз данных и т.п.), так и их совокупный объем в мегабайтах (гигабайтах, терабайтах и т.д.). Трудно даже приблизительно оценить объемы электронной документации, накопленной на сегодняшний день в органах власти, учреждениях и организациях. Однако важны не столько абсолютные цифры, сколько относительные: темпы прироста объемов в год, еще лучше – в пятилетие. Пять лет – это именно тот срок, за который, как правило, происходит обновление (модернизация) информационной системы, как ее программной, так и аппаратной части, в том числе расширение дискового пространства. В такой ситуации весь объем накопленных за предыдущую пятилетку электронных документов занимает не более 10–15% текущих возможностей информационной системы. Подобная картина вызвана неуклонным снижением стоимости хранения 1 мегабайта данных 12. К дисковым накопителям и другим видам электронных носителей также применим легендарный закон Мура: емкость носителей увеличивается двое каждые полтора года при сохранении их физического размера и цены. Если в 1997 г. верхом мечтаний был жесткий диск емкостью 4 Гбайта, компакт-диск в 600 Мбайт и магнитный Zip-диск в 100 Мбайт, если в 2002 г. хотелось иметь жесткий диск в 40 Гбайт, DVD-диск в 4,7 Гбайт и флэш-память в 254 Мбайт, то в 2007 г. никого особенно не удивишь жестким диском в 300 Гбайт, Blu-ray Disc 13 в 25 Гбайт и флэш-памятью в 4 Гбайта. При этом наблюдается еще одна тенденция: в большинстве организаций темпы прироста дискового пространства растут опережающими темпами по сравнению с темпами роста объемов данных. Именно поэтому при проведении обследований информационных систем и ресурсов, которые ЦАДЭНМ проводил в органах власти и организациях Москвы, наиболее часто звучал такой ответ: «Экспертизу ценности электронных документов не проводим; хранили, храним и будем хранить абсолютно всё, т.к. для этого есть необходимые условия».

Таким образом, в организациях «проблема архивной полки» в отношении электронных документов не существует и вряд ли когдалибо появится. Более того, наблюдается отчетливое практическое стремление к стопроцентному сохранению всех возникающих элекТихонов В.И.

тронных информационных ресурсов. Если даже взять все тот же миллиард дел (или 100 млн. документов), которые по-прежнему каждый год возникают в нашей стране, и перевести это в электронных вид (например, в формат MS Word), то получим 3000 терабайт хранимой информации. Для размещения серверов с таким хранилищем данных понадобится комната площадью чуть больше баскетбольной площадки. Стоимость всей системы хранения составит не более 60 млн. рублей (10 тыс. жестких дисков по 300 Гбайт стоимостью по 4500 руб.

плюс стоимость аппаратного и программного обеспечения). Как видим, сумма получается значительная, но по сравнению с хранением бумажных документов эти затраты оказываются в сотни тысяч раз меньше.

Впрочем, стоимость электронных носителей, системы хранения и их текущего обслуживания – лишь часть финансовых затрат, необходимых для обеспечения сохранности информационных ресурсов постоянного срока хранения. Главная задача обеспечения сохранности – поддержание технического состояния электронных документов, т.е. возможности их воспроизведения в форме, доступной для восприятия человеком. В настоящее время основным способом подобной технической поддержки является своевременная миграция информационных ресурсов из устаревшей программной среды (форматов) в современную, причем, по возможности, в межплатформенную. На сегодняшний день таким межплатформенным (читай «архивным») форматом считается XML.

Миграция электронных документов, особенно баз данных, пока что остается делом сложным и дорогим. Она требует специальных профессиональных знаний и навыков, хорошего документирования процесса создания и функционирования базы данных. Многое зависит от степени совместимости старого и нового форматов. Самое главное, перевод документов в формат XML требует разработки специального программного модуля и проведения регламентных работ по миграции и верификации данных. Стоимость всех работ сильно зависит от структуры и компонентов информационного ресурса. Чем больше в нем реляционных таблиц, справочников, взаимосвязей, отдельных и разноформатных файлов, тем выше стоимость затрат, которые могут составить от 50 тыс. до 500 тыс. рублей. С учетом того, что в настоящее время в российских организациях всех форм собственности насчитывается около 100 тыс. баз данных и других информационных ресурсов, полагая среднюю стоимость работ по миграции в 200 тыс.

руб. и необходимость их проведения раз в десятилетие, ежегодные затраты на обеспечение воспроизводимости электронных документов могут составить 2 млрд. руб. Как видим, это уже совсем иной порядок цифр. Правда, если сосредоточиваться на хранении только лишь 10 тыс. государственных информационных ресурсов 14, возникающих в органах власти и некоторых государственных организациях, то ежегодные затраты сократятся до 200 млн. руб.

Казалось бы, ситуация сродни с той, которая сложилась с документами на бумажной основе и высокие затраты не позволяют постоянно хранить все электронные информационные ресурсы. Это было бы действительно так, если бы не одно существенное отличие электронных документов от бумажных: изначально заложенная в них возможность машинной обработки и соответственно возможность автоматизации абсолютно всех архивных работ. Если бы все информационные системы с самого начала проектировались с учетом неизбежной миграции данных, если были бы заранее установлены унифицированные архивные стандарты и форматы, XML-схемы для разных типов информационных ресурсов, то затраты на миграцию можно было бы снизить в несколько раз. По сути, для автоматизации работ по миграции электронных документов недостает только распорядительных актов о порядке проектирования информационных систем да разработки соответствующих нормативных и методических документов.

Автоматизация архивных работ с электронными документами – это та палочка-выручалочка, с помощью которой можно устранить и другие препятствия, стоящие на пути хранения документов. Автоматическое и стандартизированное описание электронных документов и развитие электронного НСА не только увеличит производительность работ, но и поможет решить кадровую проблему. Выполнение компьютером стандартизированных рутинных операций позволит архивистам сосредоточиться на составлении подробных путеводителей и каталогов. Собственно, во многих случаях от некоторых видов справочников (например, указателей) можно будет вообще отказаться. Их функции с успехом может выполнять автоматизированная поисковая система, основанная непосредственно на текстах электронных документов. Наличие в архиве подобной системы облегчит решение и проблемы эвристического поиска для пользователей. За примерами уже сейчас далеко ходить не нужно, достаточно поглядеть на работу интернетовских поисковых машин и порталов. Стоит отметить, что эффективность таких систем зависит от мощности компьютерного и программного обеспечения, а также от используемых алгоритмов синТихонов В.И.

таксического, морфологического и т.п. анализа языка, которые неуклонно развиваются.

Таким образом, анализ факторов, влияющих на возможности хранения ретроспективной информации, показывает, что – в чисто теоретическом плане – не существует особенных препятствий для постоянного хранения всей возникающей электронной документации.

Соответственно отпадает необходимость в проведении экспертизы ее ценности. Но опять-таки с теоретической точки зрения.

На практике всё несколько сложнее. По-прежнему высокими остаются финансовые затраты на организацию постоянного государственного хранения всех электронных документов. И понадобится значительное время, чтобы развитие информационных технологий сделало такое хранение рентабельным. Так что в ближайшие десятилетия государственным и муниципальным архивам неизбежно придется столкнуться с проблемами отбора электронных документов и установления сроков их хранения.

В то же время, уже сегодня ясно, что возможности по хранению и использованию в архивах документов электронных несравненно шире, чем документов бумажных. Стало быть, следующий вопрос, который требует рассмотрения – это определение доли электронных информационных ресурсов, которые должны приниматься на постоянное государственное хранение, т.е. включаться в архивный фонд РФ.

Общеизвестно, что в Архивный фонд РФ включается лишь мизерная часть бумажной документации, возникающей в организациях.

Считается, что эта доля довольно устойчива и составляет 3–4% объема документации, ежегодно образующейся в источниках комплектования государственных архивов 15, которые сами составляют не более 3–5% существующих организаций всех форм собственности. Следовательно, объем сохраняемой государством документации представляет собой тысячные доли процента. В абсолютных цифрах указанные 3–4% составляли в 1970-х гг. около 3,2 млн. дел 16. В настоящее время в связи с сокращением организаций – источников комплектования государственных архивов эта цифра стала меньше: 1,6 млн. ед. хр.

В.Н. Автократов не находил теоретического обоснования именно такой доли документов, принимаемых на постоянное хранение. Он лишь отмечал, что эти объемы были установлены архивистами чисто эмпирическим путем, исходя из многолетней практики экспертизы ценности и в рамках принятых критериев отбора 17. Как бы то ни было, но экономические факторы на размер этой доли не могли оказыУничтожить нельзя хранить"?… вать влияния. Научно-техническая обработка (НТО) документов всегда перекладывалась на плечи источников комплектования, в каждом из которых в год образовывалось не больше сотни дел постоянного хранения. Трудозатраты на прием документов всегда составляли не более 3% годового бюджета рабочего времени государственных архивов.

Однако если продолжить финансово-экономическое обоснование возможности приема электронных документов на постоянное хранение, то можно прийти к любопытным заключениям. Конечно, затраты разнятся в зависимости от региона России и характера информационных ресурсов. Анализ, приведенный ниже, основан на опыте ЦАДЭНМ и данных по московским органам власти и организациям, с учетом московского уровня тарифов, расценок и объемов архивных работ.

В настоящее время центральные архивы Москвы ежегодно принимают на хранение порядка 20 тыс. дел бумажных документов. Стоимость проведения НТО одного дела обходится источникам комплектования в среднем в 500 руб. Соответственно в совокупности на подготовку дел к постоянному хранению из московского городского бюджета выделяется порядка 10 млн. руб. Как отмечалось выше, наибольшие затраты приходятся на подготовку электронных документов к постоянному хранению, главным образом, на проведение миграции информационных ресурсов в архивные (страховые) форматы. Если средняя стоимость проведения миграции одной базы данных составляет 200 тыс. руб., то существующий уровень годовых затрат (10 млн.

руб. 18) позволяет подготавливать к постоянному хранению 50 информационных ресурсов в год. Так как проведение миграции каждой базы данных имеет смысл проводить не чаще одного раза в пять лет, то за пятилетку можно подготовить к постоянному хранению около информационных ресурсов. По состоянию на 15 мая 2007 г. в «Едином реестре информационных ресурсов и систем города Москвы»

зарегистрированы 509 баз данных, которые используются в 86 органах власти и организациях Москвы. Это наиболее значимые для столицы информационные ресурсы. Однако по-прежнему учетом не охвачены информационные ресурсы двух десятков департаментов и комитетов, более сотни районных управ, многих ключевых городских унитарных предприятий. Если принять во внимание, что источниками комплектования московских архивов являются около 500 органов власти и городских организаций и в каждой из них ведется от 3 до 50 баз данных, а в среднем 5–6 (включая делопроизводственные, бухгалтерские и кадровые), то общий объем московских городских информационных ресурсов можно оценить в 2,5–3 тыс. Соответственно 250 баз данных, которые могут быть отобраны для постоянного хранения, составляют 8–10% этого объема, что в 2,5 раза больше сложившейся нормы при отборе бумажных документов.

Конечно, произведенные расчеты во многом условны. Но они показывают порядок цифр, они позволяют говорить о возможности и необходимости изменения подходов к экспертизе ценности электронных документов и смягчения критериев их отбора. Это тем более актуально, что существующие методики определения ценности документированной информации сложились в результате практической работы с бумажными документами, и совсем не очевидна адекватность их применения к документам, которые создаются и используются в электронном виде.

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации» 19. Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности 20.

Принцип историзма в настоящее время признается основным 21, предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта 22, в нашем случае совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между документами и фондами, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений структуры документов и документальных фондов, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм и т.п. документов и документальных фондов. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью 23, с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение 24.

В современной архивоведческой литературе также отмечается совпадение других общенаучных принципов – системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) – с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов 25. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения, причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в "разном освещении" – в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника» 26.

В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты.

Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, – все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, события и явления действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому не только невозможно правильно определить ценность электронных документов без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, но и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредоточиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что «экспертизе ценности документов подлеТихонов В.И.

жат все документы на носителях любого вида» 27. Но если строго придерживаться принципов экспертизы ценности, не приведет ли рассмотрение роли и значения электронных документов в системе управления, и вообще в современной жизни, к пересмотру критериев ценности и методов их применения?

Действующие правила работы государственных архивов сводят критерии экспертизы ценности к трем группам: происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Старые «Основные правила работы государственных архивов» (2002) группируют критерии следующим образом:

Критерии происхождения документов:

• функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли, так и типового характера);

• значение лица в жизни общества;

• время и место создания документа.

Критерии внешних особенностей документов:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

• физическое состояние документа 28.

Новые основные правила работы государственных архивов 2007 г.

несколько изменили состав критериев:

Критерии происхождения:

• функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера;

• время и место создания документа;

Критерии содержания:

• значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;

• вид документа;

• подлинность документа.

Критерий внешних особенностей:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа 29.

При оценке научно-технической документации применяется ряд дополнительных специфических критериев, таких, как «значимость проблемы или объекта, отраженного в документах», «принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта», «соответствие НТД этапности научных исследований (стадийности технических разработок)» и многие другие 30. Специфические критерии ценности применяются и при экспертизе аудиовизуальных документов: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации 31.

Происхождение документов считается определяющим при выполнении работ, связанных с комплектованием и учетом. Помимо экспертизы ценности, оно лежит в основе профилирования архивов, фондирования, систематизации и группировки документов внутри фонда.

Среди критериев происхождения наибольшее значение имеет функционально-целевое назначение организации, в деятельности которой образовались документы. В рассмотрение принимается особая роль организации или типичность ее деятельности в рамках территориальных и отраслевых систем управления.

Функциональный подход предполагает изучение конкретных функций, которые выполняют организации, целевого назначения определенных категорий документов, образующихся в их деятельности и роли этих документов в соответствующих документальных системах 32. В этом отношении, чем шире масштаб деятельности организации, чем разнообразнее ее связи другими субъектами и объектами управления, тем большую информативность и ценность приобретают ее документы. Естественно, что фонд федерального органа власти содержит больше ценной документации по сравнению с фондом органа власти регионального уровня, а последний – информационно насыщеннее, чем фонд отдельной организации. И так вплоть до структурных подразделений организаций. В то же время, если брать некоторые специфические виды деятельности, то ценные для пользователей документы могут откладываться на низовых уровнях. Так, например, документы, связанные с трудовой деятельностью работников, хранятся в организациях, в которых они работают, сведения о характере и состоянии жилых помещений концентрируются в документах районных БТИ и т.д.

Используя функциональный подход, архивы очерчивают круг наиболее значимых, системообразующих элементов управления разнообразными ресурсами и на основе этого составляют списки организаций (структурных подразделений) – источников своего комплектования.

Далее проводится непосредственное изучение документов источника комплектования с целью установления сроков их хранения. Функциональный подход применяется и на этом этапе экспертизы ценности документов. Но теперь рассматриваются функции и целевое назначение уже конкретных групп документов. А функции эти напрямую связаны с фиксированием результатов тех или иных управленческих действий: мониторингом и анализом состояния управляемых объектов, принятием решений, доведением их до исполнителей и других заинтересованных лиц, контролем исполнения, планированием, отчетностью, обеспечением материальными, финансовыми, кадровыми, информационными ресурсами, обеспечением нормативно-правовых основ действий, процедур и деятельности в целом и т.п. Собственно, современная делопроизводственная практика такова, что функционал документа выражается (и определяется) в его названии и видовой принадлежности (номинале).

Методически оба этапа экспертизы ценности бумажных документов хорошо отработаны. Существуют примерные списки организаций – источников комплектования, действуют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, где эти сроки установлены в зависимости от происхождения и номинала документов. С оценкой же электронных документов с самого начала может возникнуть ряд проблем.

Во-первых, могут возникать трудности с определением происхождения (фондовой принадлежности) электронных информационных ресурсов. Так, в рамках аутсорсинга организации, в том числе и органы власти, могут делегировать выполнение части своих функций (в первую очередь, по мониторингу, сбору и обработке данных, аналитические функции) подведомственным или вообще сторонним организациям: ГУПам, центрам, некоммерческим партнерствам, ЗАО и т.п. В таком случае именно последние занимаются наполнением баз данных, отвечают за достоверность и целостность документированной информации, а зачастую размещают информационные ресурсы на своих серверах. Вышестоящим организациям предоставляется удаленный доступ к базам данных, к аналитическим модулям информационных систем. В лучшем случае им направляют аналитические сводки, обзоры и другие материалы в бумажном или электронном виде. Вопрос о происхождении баз данных запутывается еще и тем обстоятельством, что в большинстве случаев формально имущественные права на информационные системы (а значит, и на информационные ресурсы) принадлежат организации-заказчику. Насколько примеУничтожить нельзя хранить"?… ним в такой ситуации функциональный подход? Насколько допустимо включать в архивный фонд органа власти формально принадлежащие ему документы, которые, однако, создаются в процессе деятельности другой организации? Эти вопросы далеко не праздные. От ответа на них зависит, какая из организаций должна устанавливать базам данных сроки хранения, какая из них должна стать источником комплектования государственного архива, а от этого зависит схема систематизации документов в архиве и, в конечном итоге, организация справочно-поисковых систем, направленных на обеспечение потребителей ретроспективной информацией.

Налицо методологический казус, противоречие между правами собственности на документы и их происхождением. Впрочем, в делопроизводстве подобное противоречие снимается довольно просто:

входящие документы без проблем включаются в документальный фонд организации, т.е. объявляются ее собственностью. Правда, срок хранения у входящих документов, как дублетных, незначительный и в архивный фонд они, как правило, не попадают. Другой пример связан с научно-технической документацией, когда технические проекты, технико-экономические обоснования, рабочие чертежи и т.д. организация-разработчик передает заказчику, который их хранит и использует в течение десятилетий. Часто единственный способ сохранения НТД (например, проектно-сметной документации) для общественного использования – это ее включение в фонд контролирующего органа исполнительной власти. Таким образом, в современных условиях при комплектовании архивов все чаще принцип собственности на документы начинает преобладать над принципом их происхождения.

Функциональный подход начинает преобразовывать практику экспертизы ценности, сложившуюся в советское время: выполнение организацией своих функций должно быть обязательно документировано, ценность же документов (собственных, поступивших или приобретенных) все больше определяется важностью и уникальностью функций, а не способом их включения в документооборот. В этой связи указанные выше базы данных, по сути единственные в своем роде, должны учитываться в фонде организации, в чьей собственности находятся информационные системы и включенные в них программные средства.

Во-вторых, определение видовой принадлежности баз данных (критерий содержания) оказывается делом весьма непростым. Даже если существует официальное название базы данных или информационной системы, в которой она ведется, непросто подобрать адекватТихонов В.И.

ную статью перечней документов. Ведь название присваивают ИТспециалисты, далекие от проблем документоведения и делопроизводства. Название может быть довольно абстрактным, «глухим» 33 или утратившим актуальность 34. Оно может быть однобоким и не отражать всего разнообразия сведений, представленных в базе данных.

Так, например, электронные реестры – это не просто учетные базы данных, в большинстве случаев в них включается вся информация по процедуре регистрации и ведению реестра. В этом отношении они сродни комплексам наблюдательных дел, которые содержат все документы, освещающие деятельность и состояние объекта управления.

Наконец, название базы данных может раскрывать совершенно оригинальный состав сведений, характеристика которых не нашла отражение в типовых или ведомственных перечнях документов 35. Поэтому при определении номинала (а значит, и функционала) электронных документов следует прибегать к изучению целого ряда сопутствующих обстоятельств. Следует внимательно изучить техническую документацию (технические задания, проекты, руководства пользователей и т.п.) с целью выявления целей и задач создания базы данных, ее состава, входящей и выходящей документации. В то же время практика показывает, что со временем достоверность технических заданий и проектов снижается. Востребованные в деятельности организации информационные системы ежегодно, если не ежеквартально, модернизируются и изменяются, но эти изменения документируются редко и не полно. Поэтому необходимо изучение текущей структуры и источников сведений базы данных. Очень многое о функциональном назначении базы данных может сказать характер ее использования, состав, глубина и широта запросов и отчетов по ней, востребованность и оперативность выходящей документации. Часто номинально учетные информационные системы обладают настолько развитым и мощным аналитическим инструментарием, что превращаются в важнейший источник принятия управленческих решений. В таких случаях при определении ценности информационного ресурса на вооружение следует брать именно функциональный подход. Даже если учетные (или любые другие) данные номинально относятся к виду документов с незначительными сроками хранения, масштабное использование в деятельности организации аналитических функций базы данных выводит ее в разряд ценных документов, подлежащих постоянному хранению.

Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной инУничтожить нельзя хранить"?… формации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время – «большое видится на расстоянии». Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Поэтому необходимо при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям, как «авторство», «первоисточник», «протограф» и т.п. Следует, однако, понимать, что критерий времени связан не только с оперативностью документирования. Порой ценность документов значительно повышается в связи с их созданием в особенные для общества, организации или личности временные периоды, в периоды кардинальных перемен, исторических свершений, подъема или упадка духовных и материальных сил 36.

При оценке электронных документов применение критерия времени и места их создания не должно вызывать каких-то особых затруднений. В конце концов, электронная форма документа – это только лишь один из способов существования документированной информации, который с методологической точки зрения не должен влиять на корректность источниковедческого анализа. Проблемы могут возникать на более низком, методическом уровне, например, непосредственно при датировке электронных документов. В большинстве случаев при датировке достаточно ориентироваться на дату последнего изменения файла с документом. Однако следует помнить, что корректность этой даты зависит от «правильности» системной даты, установленной в компьютерном обеспечении (не только компьютерах, но и цифровых фотоаппаратах, видеокамерах, смартфонах, КПК и т.п.), на котором проходила запись файла. В базах данных датировка отдельных записей представляется еще сложнее: в динамически изменяемых базах данных 37 внесение и изменение полей записей часто не датируется. В лучшем случае, в распоряжении исследователя могут оказаться даты создания и последней модификации записи. Особо следует сказать об определении времени создания электронного документа.

Казалось бы, такая возможность предоставляется файловой системой, но и здесь не все просто. Проблема не только в некорректности системного времени (на сегодняшний день совпадение до секунды системного времени на двух компьютерах – вещь совершенно невозможная), проблема заключается в «поведении» разных операционных систем. Например, время файла, записанного на внешний носитель в марте–апреле или октябре–ноябре на одном компьютере с ОС Windows, на другом компьютере может определяться с разницей ровно в 1 час.

Причина – разные установки операционных систем этих компьютеров при переходе на летнее и зимнее время. Конечно, такие нюансы нужно знать и использовать при оценке достоверности и ценности электронных документов.

Критерий значимости информации (содержания) документа – пожалуй, самый туманный из всех критериев экспертизы ценности.

Сами архивисты признают, что этот критерий не может быть определен через систему четких признаков, «так как можно прийти к перечислению сколь угодно многих тем, явлений, сторон жизни общества» 38. Поэтому анализ непосредственного содержания документов выводится за рамки экспертизы их ценности, проводимой в массовом порядке, т.е. на этапах делопроизводства и комплектования архивов.

(Исключение составляют аудиовизуальные документы, в том числе цифровые, для которых значимость, уникальность или типичность документированных событий может иметь решающее значение).

Главное внимание сосредоточивается опять-таки на функциональном значении документов, на отражении в них уникальных или типичных функций, которые выполняет организация. В большинстве случаев такой подход сводится к рассмотрению видового состава документов в их привязке к функциям организации. Выше, на примере баз данных, мы уже рассмотрели проблемы, возникающие при определении функционала и номинала электронных документов. Проблема заключается также и в том, что зачастую наблюдается несовпадение функционала информационной системы и номинала содержащейся в ней информации. Следует понимать, что возможность машинной обработки придает электронным документам совершенно новые свойства.

Это как раз тот случай, когда количество переходит в качество. В электронной среде документирование типовых (ординарных) управленческих функций не всегда означает появление типового (в видовом отношении) документа. База данных, которая содержит сведения типовых документов одной (а лучше нескольких) организаций и обладаУничтожить нельзя хранить"?… ет широкими функциями обобщения и анализа, может приобретать совершенно уникальный характер.

Рассмотрение вопросов оригинальности и уникальности электронных документов облегчает переход к анализу повторяемости информации документа в информации других документов. Под повторяемостью документированной информации в архивоведении понимается наличие одной и той же или сходной информации в двух и более документах. Повторяемость информации управленческих документов, как правило, разделяют на два основных вида: формальный (воспроизведение документированной информации) и аналитикосинтетический (преобразование документированной информации) 39.

В основе первого вида повторяемости информации лежат простые формы повторения, при которых информация первичного документа (например, первоисточника) воспроизводится во вторичном(ых) документе(ах) без каких-либо существенных изменений. К таким формам относятся: дублетность – размноженные экземпляры одного и того же документа; цитирование – дословное повторение всего текста документа или его части; суммирование – повторение однородных данных множества первичных документов в едином вторичном документе с последующим подведением итогов; разбиение информации – процесс противоположный суммированию. К аналитикосинтетическим формам повторяемости информации относят: обобщение – обработка данных первичных документов во вторичном путем их различной группировки, анализа и синтеза; реферирование – передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза; изложение – передача, но не дословная, текста первичного документа в другом документе с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения. Выделяют также смешанные формы повторяемости: вариантность – разные тексты одного и того же документа, в которые внесены изменения (в том числе аналитико-синтетического характера), отражающие развитие и этапы создания документа; поглощенность – явление, при котором основное содержание одного документа в той или иной форме повторяется в другом, чаще всего сводном, документе 40. Кроме формы и степени повторения информации при экспертизе ценности документов учитывают также характер повторения (внутриучрежденческий, внутриотраслевой, межотраслевой), периодичность образования документов, местонахождение документов 41.

Следует признать, что критерий повторяемости информации является основным, если не главным, при формировании архивных фонТихонов В.И.

дов, особенно на начальном, делопроизводственном этапе экспертизы ценности. Именно он лежит в основе типовых перечней документов, а значит, и в основе номенклатур дел организаций, определяющих сроки хранения документов. Это именно тот самый инструмент, который в сочетании с функциональным подходом позволяет оптимизировать состав Архивного фонда РФ, отсекая от него значительную часть экземпляров одних и тех же или поглощенных документов.

Методологическими основами применения критерия повторяемости информации по праву считаются принципы, используемые в источниковедении и в теории информации. Источниковедческий подход проявляется в применении методов текстологического анализа, который «призван устанавливать систематическую последовательность дублирования, преобразования и нарастающего уплотнения информации в документопотоках» 42. Этот подход в большей степени характерен для поздних этапов экспертизы ценности, когда можно проводить сопоставление документов, уже отложившихся в составе документальных или архивных фондов. Информационный подход 43 берется архивистами на вооружение чаще всего при определении ценности целых комплексов (видов) документов, причем в границах довольно широких документальных систем – внутриотраслевых, межотраслевых, общегосударственных. Повторяемость информации при таком подходе рассматривается как специфический случай общего свойства повторяемости явлений социальной жизни. В.Н. Автократов подчеркивал, что «повторяемость призвана обеспечивать надежность управления и преемственность его документационного обеспечения» 44.

Задача архивистов заключается в том, чтобы выявить и отобрать на хранение минимум вариантов документированной информации из общего разнообразия дублирующихся, поглощающихся, обрабатывающихся и т.п. сведений. Справиться с этой задачей помогает метод моделирования информационных потоков. Моделируется процесс восхождения информации в большой документальной системе, охватывающей всю иерархическую систему организаций определенного ведомства или отрасли. При этом движение информации рассматривается не столько как перемещение документов от их авторов к адресатам, сколько как «перетекание» информации из одних документов в другие, более информационно плотные. Именно такие, «информационно плотные» документы и фонды В.Н. Автократов считал наиболее ценными. С его точки зрения, общее положение теории информации таково, «что всякое повышение разнообразия вызывает рост количества информации, влекущий соответствующее увеличение ее абстУничтожить нельзя хранить"?… рактно понимаемой ценности», чем больше разнообразия содержит рассматриваемое явление (фонд или отдельный документ), «тем больше в нем информации и тем ценнее оно (тем ценнее данный фонд, документ)» 45. С таких позиций, наиболее ценными являются документы учреждений вышестоящих уровней, так как увеличение числа их функций и интенсивность деятельности обеспечивается возрастающим разнообразием документируемой информации. В сфере социального управления информация нижестоящих организаций, поступая в восходящих документопотоках в вышестоящие учреждения, перерабатывается, обобщается и поглощается, что чаще всего сопряжено со сменой видов (номиналов) документов. В нисходящем документопотоке возникает многократное дублирование информации в организациях – звеньях управления и их документальных фондах, что трактуется как обесценивание информации в связи с тем, что больше информации содержится в «редком известии» 46.

В итоге, используя методы информационного подхода, В.Н. Автократов пришел к трем принципиальным выводам 47:

1. «Поскольку наиболее информационно ёмки высокие уровни восходящих потоков документов, постольку именно здесь мы должны искать ведущие источники комплектования».

2. «Поскольку в восходящих потоках происходит поглощение информации, а в нисходящих – ее дублирование, постольку создается возможность межфондового отбора документов с повторяющимся содержанием».

3. «В силу того, что феномен поглощения не замыкается рамками документов определенного вида, становится возможной постановка вопроса о классификации самих видов по степени их информативности» (читай, ценности – В.Т.).

На практике указанные подходы реализуются следующим образом:

• Наиболее ценными признаются документы, которые создаются в организациях (подразделениях), находящихся на вершине учрежденческих, отраслевых или/и территориальных документопотоков. В учреждениях и корпорациях – это аппарат управления и подразделения, в функции которых входит управление ресурсами (материальными, финансовыми, кадровыми и т.п.). В муниципальных и государственных образованиях – это органы власти и государственные организации, специализирующиеся на выполнении общественно значимых задач и функций (например, по лицензированию, экспертизе, мониторингу, информатизации, предоставлению услуг связи и т.п.).

• Однотипные документы, охватывающие бльшие временные периоды и/или включающие сведения от бльшего числа источников (структурных подразделений, организаций и т.п.), имеют более длительные сроки хранения. Так, годовой отчет должен храниться дольше, чем отчет квартальный, а отчет о работе организации в целом – дольше, чем отчет о работе отдельных структурных подразделений.

• Документы аналитико-синтетического характера считаются более ценными по сравнению с поглощаемыми ими (в любой форме) первичными документами. Квитанции, накладные, счета-фактуры имеют срок хранения 5 лет, но годовые бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться постоянно. Анкеты и заявки на приобретение продукции, первичные документы о движении рыночных цен могут храниться не более года, но основанные на них сводные таблицы и графики должны храниться не менее 5 лет, а аналитические обзоры – постоянно.

• Экземпляр документа, который остается у его создателя, в силу принципа происхождения должен иметь бльший срок хранения, чем экземпляры, рассылаемые в другие организации.

• Подлинные документы имеют больший срок хранения, чем их копии, создаваемые и рассылаемые адресатам для сведения.

Таким образом, сочетание функционального и информационного подходов позволило отечественному архивоведению выделить критерии, с помощью которых стало возможным снижение уровня повторяемости информации в архивных фондах. В то же время, сами эти критерии нельзя назвать оптимальными, так как нельзя назвать оптимальным рассмотрение документопотоков с точки зрения лишь отдельных положений теории информации, без обращения к другим, не менее важным ее аспектам.

Не вполне корректным представляется изначальный тезис В.Н. Автократова об отождествлении «количества информации» с уровнем ее разнообразия. Ни в каких концепциях теории информации увеличение количества информации не ставится в прямую зависимость от повышения или снижения ее разнообразия. Считается, что повышение разнообразия системы может привести как к росту, так и к снижению количества информации в ней. Все зависит от характера внесенного разнообразия: повышает ли оно определенность в наших знаниях о состоянии системы, или, напротив, снижает ее 48. Признается также, что в большинстве случаев резкое повышение разнообразия информации в сложноорганизованной системе приводит к так назыУничтожить нельзя хранить"?… ваемому «информационному шуму», снижающему определенность знаний, а значит и количество информации в системе 49. Наиболее ярким примером, иллюстрирующим это положение, могут служить хакерские атаки, направленные на отказ действия информационных систем. Одним из методов подобных атак является переполнение трафика (каналов связи) разнообразными, порой нелепыми, сообщениями, в результате чего вычислительные ресурсы системы оказываются недостаточными для обработки потока данных, а значит для представления пользователям информации в упорядоченном виде.

Одним из действенных способов повышения управляемости системы признается сброс ею излишнего разнообразия и, тем самым, увеличение количества информации, что достигается ее качественным преобразованием и получением нового знания. Именно необходимость снижения разнообразия документированной информации лежит в основе таких форм ее повторяемости как аналитико-синтетическая переработка и поглощение. Аналитические и сводные документы позволяют с качественно иных позиций оценить состояние и направление деятельности организации или отрасли, что собственно и становится базисом для принятия дальнейших управленческих решений. В этом отношении В.Н. Автократов прав, когда пишет, что в результате возрастания разнообразия информации происходит ее свертывание, уплотнение: «информация как бы "переливается" из документов одних видов в документы других видов» 50. Не прав он тогда, когда напрямую связывает ценность информации с ее количеством. Подобные взгляды преобладали в 40–50-е годы прошлого века, в самом начале развития теории информации 51. Выделение кибернетики в самостоятельную научную дисциплину способствовало появлению других подходов к определению ценности информации.

Еще академик А.А. Харкевич в ставшей классической статье «Ценность информации» предложил определять ценность информации для кибернетической системы через приращение вероятности достижения цели до и после получения сообщения. Чем большая неопределенность в путях достижения цели снята после получения информации, тем выше вероятность успеха и тем ценнее информация. С помощью математического аппарата А.А. Харкевич продемонстрировал, что не всякое увеличение количества информации приводит к выполнению поставленных перед системой задач. «Прокручивая»

математические модели, он обнаружил интересный эффект, который определил как проявление «отрицательной ценности» информации, увеличивающую исходную неопределенность и соответственно уменьшающую вероятность достижения цели. Это явление А.А. Харкевич связывал с преднамеренной или непреднамеренной дезинформацией, содержащейся в сообщении 52.

Позже целый ряд философов, математиков и социологов развивали подобные прагматические взгляды на информацию 53. В центре их внимания оказалась зависимость между информацией, приёмником (потребителем) информации, целью, которую он перед собой ставит, и источником информации. Рассматривая цепочку отношений «получатель информации – цель управления – источник информации», исследователи обосновали ряд условий, при которых информация, получаемая кибернетической системой, может признаваться ценной. Вопервых, это – приоритет целей, которые ставит перед собой система (получатель информации): одна и та же информация может иметь различную ценность, если рассматривать ее с точки зрения использования для различных целей. Во-вторых, информация, получаемая системой, должна быть достоверной: только достоверная информация признается ценной. В-третьих, достоверность информации в значительной мере зависит от ее источника: от его способности предоставлять информацию в форме, воспринимаемой приёмником, а также от собственных целей, которые могут противоречить целям, поставленным получателем информации.

Изучение роли информации в социальных процессах показало, что здесь также важна такая ее характеристика, как ценность, которая по сути оказывается производной от другой характеристики – достоверности информации. Однако весь парадокс заключается в том, что достоверность информации источника нельзя определить перспективно, на основе приращения вероятностей достижения цели. Достоверность, а следовательно, и ценность определяется ретроспективно, по достижении или не достижении поставленной цели. Дальнейшее развитие теории информации и других кибернетических дисциплин (теории игр, теории алгоритмов, теории оптимального управления и т.д.) было направлено на разрешение этого парадокса, что привело к появлению в 1970–1980-е годы нескольких прагматических концепций. В них достоверность и ценность информации для процессов управления ставились в прямую зависимость от количества и разнообразия источников информации (М.М. Бонгард, Б.А. Гришанин и др.) 54. Доказывалось, что множественность источников повышает вероятность получения системой достоверной информации, а наименее ценной признавалась информация, исходящая из единственного источника. При этом анализу подвергалась не только ценность информации, получаеУничтожить нельзя хранить"?… мой от разных источников, но и ценность (приоритет) самих источников. Последнее, как оказалось, в немалой степени зависит от того, исходит ли информация от непосредственного или производного (вторичного) источника, от количества этапов и характера преобразований первичной информации. И здесь прагматические концепции в теории информации смыкаются с более ранними концепциями, оперировавшими информацией лишь на уровне знаков и символов.

К. Шеннон, Н.П. Рашевский, Р. Карнап, К. Черри, А.Н. Колмогоров – практически все видные теоретики предупреждали о неизбежных потерях информации, связанных с ее преобразованием, свертыванием, прохождением через множество каналов. Возникновение вольных или невольных ошибок, неверных интерпретаций является вероятным (если не неизбежным) спутником любой обработки информации.

Поэтому ценность документированной информации, полученной аналитико-синтетическим путем, имеет двоякую природу. С одной стороны, свертывание, поглощение первичной информации повышает ее определенность, усвояемость, снижает «информационный шум». С другой стороны, необратимое преобразование информации чревато снижением ее достоверности и ограничивает возможности ее повторного использования для достижения иных управленческих целей.

Таким образом, применение информационно-прагматического подхода позволяет сделать следующие выводы в отношении такого феномена, как ценность повторяемой документированной информации:

1. Для целей управления одинаково ценными являются как первичные (поглощаемые), так и производные (аналитическосинтетические) документы.

2. Достоверность и ценность документированной информации повышается с ростом числа ее источников.

3. Достоверность первичных документов априорно выше достоверности документов, получаемых при аналитико-синтетической обработке информации. В то же время, данное положение может оказаться неверным, когда при создании производных документов используется уточняющая, но не документируемая информация. В этом случае достоверность аналитико-синтетического документа может оказаться выше, чем достоверность первичных данных.

4. Ценность первичных документов (данных) выше по сравнению с ценностью аналитико-синтетических документов, в связи с тем, что первые могут быть использованы повторно для получения иных производных документов.

5. Всё вышесказанное приводит к тому, что одновременное сохранение как первичных, так и производных документов значительно повышает их обоюдную ценность, так как повышает возможности взаимной проверки (подтверждения) их достоверности.

И если необходимость постоянного хранения бумажных первичных документов по-прежнему вызывает сомнения, связанные с «проблемой архивной полки» и серьезными затратами на повторную и неоднократную аналитическую обработку их сведений, то структурированная и машиночитаемая форма представления информации в базах данных делает их эффективным и долговременным инструментом проведения как управленческих решений, так и научных, социологических, исторических и т.п. исследований. Тем более если базы данных входят в состав информационных систем, изначально предназначенных для выполнения аналитических функций и предоставления пользователям разнообразных выходных аналитических документов.

Сводные базы данных, ведущиеся в органах власти и специализированных государственных организациях и включающие сведения из множества источников, как правило, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – это именно те электронные информационные ресурсы, которые в первую очередь должны поступать на постоянное государственное хранение.

В технологически «продвинутых» странах ценность баз данных уже давно никем не оспаривается. В 1984 г. знаменитая «Записка Г. Ноглера» 55 лишь сконцентрировала в себе разрозненные критерии ценности машиночитаемых документов, особо подчеркнув ценность первичных сведений в составе баз данных. С тех пор в этом отношении мало что изменилось 56. Именно базы данных составляют ядро самых крупных национальных центров хранения электронной документации – ERA NARA (Electronic Record Archives, National Archives and Records Administration, США), NDAD UK (National Digital Archive of Datasets, Великобритания), Национальный архив Австралии.

Не менее спорным, чем критерий повторения информации, является критерий подлинности электронных документов. По сути, это именно то главное препятствие, которое не позволяет электронным документам оказаться в составе архивных фондов. В нашей архивной среде сложилось стойкое убеждение, что в силу неопределенности методик подтверждения подлинности электронных документов, они никак не могут быть отнесены к ценным документам. Крайнюю позицию в этом вопросе занимают те, кто на этом основании вообще не признает в качестве «документа» информацию в электронноУничтожить нельзя хранить"?… цифровой форме, если она не заверена средствами ЭЦП. Думается, что такое убеждение зиждется на глубоком заблуждении, в основе которого лежит полное отождествление «подлинности документа» с его «юридической силой».

Между тем, это совершенно разные понятия, хотя и связанные друг с другом. В этой взаимосвязи «подлинный документ» 57 выполняет роль родового понятия, а «документ, обладающий юридической силой» 58 – понятия видового. То есть, всякий документ, обладающий юридической силой, является подлинным, однако, не всякий подлинный документ может признаваться юридически значимым. Юридическую силу документу придают сфера компетенции его автора (должностного лица, организации) и порядок оформления, определенные в законодательстве или иных нормативных правовых актах. Невыполнение этих двух условий ставит документ «вне закона» (делает не обязательным к исполнению), но, тем не менее, не уничтожает его подлинности (свидетельства происхождения), а часто нисколько не умаляет его ценности.

За примерами далеко ходить не нужно, достаточно вспомнить недавние события на Украине, когда в апреле 2007 г. президент Украины В.А. Ющенко своим указом распустил Верховную Раду. Конституционный суд Украины так и не вынес своего решения о правомочности этого указа. Но если бы суд все-таки признал этот правовой акт выходящим за рамки полномочий президента, то указ потерял бы юридическую силу. Это, однако, нисколько не помешало бы тому, чтобы подлинник указа был передан на постоянное хранение в ЦДАВО 59 Украины. Возможно в дальнейшем, учитывая роль указа в общественно-политических событиях, он будет внесен в реестр уникальных документов Архивного фонда Украины.

Конечно же, подавляющая часть существующих в настоящее время электронных информационных ресурсов не обладает юридической силой, причем по чисто формальной причине – не существует нормативных правовых актов, определяющих порядок их оформления при создании, хранении или передаче. Однако это нисколько не мешает их использованию в управленческой практике, пусть и в справочноинформационных целях. Сам факт использования и хранения придает этим ресурсам статус документа, если опираться на современную делопроизводственную терминологию 60. При передаче электронных документов на хранение в архив их подлинность можно заверять дополнительным сопроводительным документом на бумажном носителе, оформленном надлежащим образом. Для закрепления порядка оформления такого документа достаточно издания локального распорядительного акта организации, а для архивной отрасли в целом – нормативного акта министерства культуры и массовых коммуникаций. Стоит, однако, учитывать, что удостоверяющий документ будет подтверждать лишь подлинность электронных документов, но никак не их юридическую силу. Поэтому использовать такие электронные документы можно будет только в научных или справочноинформационных практических целях, но не для исполнения социально-правовых запросов.

Отечественная правовая база такова, что настоящую юридическую силу могут иметь только те документы, которые заверены средствами ЭЦП. В настоящее время таких документов немного и относятся они, главным образом, к финансово-кредитной сфере и договорным отношениям. Но заметна тенденция на расширение их видового состава, в том числе за счет организационно-распорядительной документации.

Например, любое электронное сообщение, заверенное ЭЦП и переданное по телекоммуникационным сетям, сейчас признается электронным документом 61. Поэтому на применении электронной цифровой подписи следует остановиться несколько подробнее.

Вообще с электронной цифровой подписью как реквизитом электронного документа 62 произошла парадоксальная история. Призванная обеспечить электронным документам юридическую силу и тем самым придать им надлежащую долговременную ценность, существующая технология ЭЦП, напротив, приводит к заметному сокращению срока использования (а значит и хранения) электронного документа. Заверенный ЭЦП электронный документ превращается в информационный объект, который в крайней степени зависит от конкретной технологической и программной среды. Без специализированного программного обеспечения – средства генерации и верификации ЭЦП – невозможно не только проверить подлинность и целостность электронного документа, но и, зачастую, просто просмотреть его содержимое. Эта проблема усугубляется тем, что неизбежная модернизация информационной системы (операционной системы или СУБД) приведет к отказу в работе «устаревших» средств ЭЦП. И произойти это может скорее рано, чем поздно, так как современный жизненный цикл программного обеспечения определяется в пределах 5–7 лет.

Большие проблемы возникают с организацией инфраструктуры открытых ключей ЭЦП: национальной системой удостоверяющих центров. Начать с того, что удостоверяющие центры – сплошь форУничтожить нельзя хранить"?… мально частные организации – обязаны хранить электронные сертификаты ключа ЭЦП, а значит удостоверять их подлинность, лишь в течение 9–10 лет 63. Как быть с обеспечением юридической силы электронных документов более длительного срока хранения, ни один российский закон не определяет.

Далее. Среди прочих условий федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» признает действенность ЭЦП в случае, если «сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания» 64. Таким доказательством, «определяющим момент подписания», служат так называемые «штампы времени», которыми удостоверяющий центр должен «метить» электронные документы. Однако на начало 2007 г. такой услуги не предоставлял ни один из удостоверяющих центров, обслуживающих органы власти и государственные организации. Соответственно юридическая сила «государственных ЭЦП» определяется временем до истечения срока действия сертификата ключа ЭЦП, т.е. от одного года до нескольких дней.

Но даже преодоление указанных технологических и организационных проблем не расширит сроки юридической силы ЭЦП, так как, в конечном счете, она напрямую зависит от срока действия государственного стандарта, определяющего алгоритм и порядок генерации ЭЦП. Смена стандарта лишает «устаревшие» средства ЭЦП легитимности, разработчики же «новых» средств ЭЦП не будут до бесконечности сертифицировать их по старым стандартам. Так что жизненный срок стандартов на алгоритмы и генерацию ЭЦП вряд ли превысит лет 65.

Таким образом, электронные документы с ЭЦП могут обладать лишь кратковременной юридической силой, а крайняя технологическая зависимость "ставит жирный крест" на возможностях их долговременного архивного хранения. Следует признать, что развитие информационных технологий пока еще не достигло такого уровня, чтобы документы с электронными аналогами собственноручной подписи хранились столь же длительный срок, что и бумажные официальные документы.

В этом отношении гораздо более предпочтительными выглядят электронные документы, чьи контрольные характеристики и отдельные реквизиты заверены традиционным способом, т.е. зафиксированы в бумажном документе установленного образца. Если даже эти инТихонов В.И.

формационные ресурсы и не будут иметь юридическую силу, то, по крайней мере, будут обладать возможностями воспроизведения и проверки подлинности на гораздо более длительный срок. Этот вывод также подтверждается сложившейся практикой отбора традиционных документов, при котором критерий юридической силы является определяющим лишь применительно к документам с изначально установленными временными сроками хранения. Применение же этого критерия к документам постоянного срока хранения допустимо только в комплексе с другими критериями, которые и могут оказаться определяющими 66.

В завершение анализа методологических и практических аспектов экспертизы ценности следует коснуться критериев внешних особенностей электронных документов.

Как указывалось выше, эта группа критериев предполагает оценку формы фиксирования и передачи содержания документов, формы их удостоверения и оформления, а также оценку физического состояния документов. «Внешние особенности документов понимаются как:

способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форма и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления и начертания письменных знаков» 67.

В применении к электронным документам эти критерии претерпевают существенную модификацию:

1. Способ фиксирования электронной информации тесно связан с типом и видом носителя, на который производится запись. Магнитные, магнитооптические, оптические, твердотельные (например, флэш-карты и USB-токены) и др. носители предполагают наличие весьма специфических аппаратных и программных средств записи, а главное, считывания информации. По сути, каждый отдельный вид электронного носителя уникален. В большинстве случаев, их нельзя даже вставить в считывающие устройства другого вида. Счастливое исключение пока еще составляют оптические диски и USB-токены.

Но даже для считывания информации с них необходимо, чтобы на компьютере были установлены соответствующие программные утилиты – драйверы.

Поэтому электронный носитель трудно даже назвать составной частью электронного документа. Это скорее контейнер, обеспечивающий сохранение документированной информации. Что-то вроде баллона со сжиженным газом, открыть который можно лишь специфическим ключом. Утерян ключ – невозможно воспользоваться газом.

Сменилась операционная среда – «старое» считывающее устройство может оказаться бесполезным, а вместе с этим будут утрачены документы на соответствующих электронных носителях. Жизненный цикл считывающих устройств ограничен не только программно, но также с точки зрения поломок и повреждений. Это все-таки электромеханическое устройство.

Так что использование конкретного электронного носителя – явление весьма не долговечное. Даже при сохранении им всех своих качеств, что могут показывать специализированные тесты (аналог оценки физико-химического состояния традиционных документов). Конечно, желательно, чтобы электронные документы долговременного хранения были записаны на носители, допускающие их считывание на срок, равный жизненному циклу компьютерного формата, то есть до очередной миграции электронных документов (10–15 лет). А для этого изначально следует ориентироваться на виды носителей, имеющие близкие параметры и унифицированные размеры (как, например, оптические диски). В этом случае, можно ожидать, что на рынке окажутся подходящие считывающие устройства.

Учет способа фиксирования электронной информации важен и в другом отношении: гарантирует ли он неизменность записанных документов. Из всех видов электронных носителей только оптические диски CD-R, DVD-R, DVD+R не допускают внесение изменений в записанные на них файлы. Это очень важное свойство, если при хранении преследуется цель обеспечения доказательной силы электронных документов 68.

2) Под формой передачи содержания электронных документов следует понимать тип компьютерного формата, в котором были созданы документы или в который они были конвертированы в процессе миграции.

Один и тот же управленческий или научно-технический электронный документ может быть сохранен как в текстовых (Word, RTF, Excel, PDF, JDF, HTML, XML), так и в графических (JPEG, GIF, TIFF, PNG, DGN, DXF, DGW, IFC др.) форматах. Оценка типа формата зависит от установленного срока хранения документа и технологических возможностей его воспроизведения. Чем менее программно зависим формат, тем лучше для обеспечения долговременного хранения. Исходя из этого, и следует выбирать экземпляры электронных документов. Например, подавляющая часть проектной и конструкторской документации выполняется в векторных графических форматах, крайне зависимых от используемого программного обеспечения. Но на постоянное хранение, вероятно, имеет смысл брать готовые чертежи, схемы, карты и т.п., переведенные в один из растровых графических или текстово-графических форматов (например, PDF-A или DWF). В настоящий момент только так можно на длительное время сохранить электронные научно-технические документы, пусть и с определенной потерей изначальной информации.

3) Оценка форм удостоверения электронных документов производится, в первую очередь, в соответствии с критерием подлинности, рассмотренным выше. В данном же пункте имеется в виду оценка правильности оформления документа (или удостоверяющего его документа): правильность размещения и оформления реквизитов, полнота состава реквизитов и частей документа.

Обычно при оценке оформления документов пользуются уставленными стандартами или нормативно установленными формами (табелями форм документов). Например, оформление бумажных организационно-распорядительных документов следует проводить в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 69.

К сожалению, в настоящее время в России не существует общегосударственных стандартов или других нормативных документов, определяющих состав реквизитов электронных документов, форму, форматы и размещение этих реквизитов, а также частей документов.

Исключение составляют лишь крайне устаревшие и практически невыполнимые ГОСТ 6.10.4–84 70 и ГОСТ 28388–89 71, а также современный Р 50.1.027–2001 72, которые относятся к сфере научнотехнической документации. Безусловно, рано или поздно широкое проникновение электронных документов в делопроизводственную практику отечественных организаций поставит на повестку дня необходимость разработки подобных стандартов. Пока же порядок оформления баз данных и файлов с электронными документами при их хранении и документообороте чаще всего ничем не регламентируется.

Даже немногочисленные примеры обмена документами, заверенными ЭЦП, подтверждают общее правило: визуальная форма представления документов (как содержательной части и реквизитов документируемой информации, так и реквизитов ЭЦП) подчиняется скорее требованиям программного обеспечения, а не делопроизводства, и регламентируется в технической документации, а не в делопроизводственных регламентах и табелях документальных форм.

Наконец, рассмотрение критерия физического состояния документов в применении к электронным документам снова подтверждает своеобразие последних. Как уже неоднократно отмечалось, при отбоУничтожить нельзя хранить"?… ре на хранение важно иметь уверенность, что электронные документы могут быть воспроизведены в отдаленной перспективе. А такая уверенность достигается не столько проверкой физического состояния электронных носителей с записью документов (тестированием поверхности дисков и считывания файлов с помощью программных средств), сколько приемом на хранение экземпляров информационных ресурсов в архивных (страховых) компьютерных форматах. Для разных типов компьютерных данных это может быть «Только текст», XML, PDF-A, ODF, TIFF, JPEG, DWF, AIFF, MPEG. То есть, при экспертизе ценности электронных документов имеет смысл говорить о группе критериев технологических особенностей, таких, как возможность воспроизведения электронных документов без использования оригинального программного обеспечения и технологическая совместимость с информационной системой архива. К этой же группе критериев следует также отнести:

• формы и состав процедур по обеспечению аутентичности и целостности электронных документов (применяемые алгоритмы и процедуры выработки ЭЦП, расчета контрольной суммы файла, обеспечения доступа к документам в информационной системе, ведения и хранения протоколов аудита в системе, систему резервного копирования, способы и каналы передачи электронных данных и т.п.);

• наличие сопроводительной технологической документации и справочников, без которых окажется затруднительным воспроизведение, миграция и обеспечение аутентичности и целостности электронных документов.

Помимо рассмотренных групп критериев при экспертизе ценности электронных документов следует учитывать дополнительные условия, которые могут повлиять на решение об их приеме на хранение в государственный архив:

• Степень сохранности документов фонда организации (как на электронных, так и иных носителях). При утрате юридически значимых бумажных документов их электронные копии могут оказаться единственными свидетельствами деловой активности (например, в сфере трудовых отношений) и тем самым могут стать единственными источниками при доказательстве бывшими работниками организации своего трудового стажа.

• Ограничения на распространение и использование электронных документов (персональные данные, авторское право, имуТихонов В.И.

щественные права, договор с собственником). В настоящее время российское законодательство по охране авторских и смежных прав довольно жестко регламентирует распространение и использование авторских произведений, выполненных в электронном виде. То же можно сказать и о законодательстве по охране персональных данных 73.

Поэтому при поступлении в архив подобных информационных ресурсов следует рассматривать правовые основания владения ими источником комплектования.

• Возможность обеспечения долговременного хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка. Это немаловажный аспект в условиях ограниченного финансирования государственных архивов. Он может оказаться решающим при принятии решения о приобретении электронных документов от негосударственных организаций и частных лиц.

Итак, какие же выводы можно сделать из столь длительного рассмотрения методологических и практических аспектов экспертизы ценности электронных документов?

Во-первых, широкое развитие информационных систем и создание электронных информационных ресурсов является фактом российской действительности. Чем дальше, тем все больший объем информации будет документироваться в электронной форме, что неизбежно приведет к массовому появлению архивов электронных документов и обострит проблему отбора таких документов на хранение.

В принципе, при большом желании и достаточных материальнотехнических средствах любая организация или частное лицо смогут организовать постоянное хранение своих информационных ресурсов.

Сама природа электронных документов допускает такую возможность. Машиночитаемый вид информации облегчает автоматизацию практически всех архивных работ. А вот в масштабах всего общества и государства такая задача по-прежнему остается непосильной. Поэтому еще очень долго государственным и муниципальным архивам придется заниматься проблемами экспертизы ценности электронных документов и установления для них сроков хранения.

В то же время, уже сегодня ясно, что возможности по хранению и использованию электронных документов значительно шире, чем документов на бумажной основе. Проведенные расчеты позволяют говорить о возможности приема на постоянное хранение до 10% создаваемых информационных ресурсов. С развитием информационных технологий, а главное, в связи с их стандартизацией и унификацией эта доля будет только расти.

Таким образом, уже сейчас назрела необходимость в пересмотре подходов к экспертизе ценности электронных документов, в смягчении критериев их отбора. Это тем более актуально, что существующие принципы и методы оценки документированной информации сложились много лет назад на основе изучения бумажных документов.

Во-вторых, общенаучные принципы, используемые в теории и практике экспертизы ценности, требуют рассмотрения документальных и архивных фондов в единстве двух форм представления информации – бумажной и электронной. Ценность электронных документов невозможно правильно оценить без изучения их связей с бумажными документами, а отбор на хранение только лишь последних приведет к обеднению архивных фондов.

В-третьих, применение функционального, источниковедческого и информационного подходов при рассмотрении критериев экспертизы ценности выявило значительное своеобразие методик их применения в отношении электронных документов. Наиболее существенную модификацию претерпевает группа критериев содержания: методы определения видового состава электронных информационных ресурсов, критерии уникальности и типичности документов, повторяемости (дублирования и поглощения) информации, подлинности.