«+ Совет по промышленному развитию Комитет по программным и бюджетным вопросам Сорок вторая сессия Вена, 25–27 ноября 2014 года Тридцатая сессия Пункт 4 (а) предварительной повестки дня Вена, 25–26 июня 2014 года Доклад ...»

IDB.42/3-PBC.30/3

Организация Объединенных Distr.: General

Наций по промышленному 12 May 2014

Russian развитию Original: English + Совет по промышленному развитию Комитет по программным и бюджетным вопросам Сорок вторая сессия Вена, 25–27 ноября 2014 года Тридцатая сессия Пункт 4 (а) предварительной повестки дня Вена, 25–26 июня 2014 года Доклад Внешнего ревизора за 2013 год Пункт 4 предварительной повестки дня Доклад Внешнего ревизора за 2013 год Доклад Внешнего ревизора о счетах Организации Объединенных Наций по промышленному развитию за финансовый год с 1 января по 31 декабря 2013 года* Содержание Стр.

ПРЕПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

СОКРАЩЕНИЯ

I. ВВЕДЕНИЕ

II. ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИТОГАМ РЕВИЗИИ

Механизмы внутреннего контроля

Представление финансовых ведомостей

Обязательства по выплатам сотрудникам

Освоение бюджета

Взносы государств-членов

Суммы, причитающиеся государствам-членам

Программа преобразований и обновления Организации (ППОО)

Внедрение системы ПОР

Внедрение SAP – технические вопросы и проблемы безопасности

"CATS" и SAP

* Доклад Внешнего ревизора воспроизводится в том виде, в каком он был получен Секретариатом.

Настоящий документ не редактировался.

V.14-02087 (R) *1402087* IDB.42/ PBC.30/ Доклады о ходе осуществления проектов

Инвестиционный портфель

Службы внутреннего надзора

Деятельность на местах

Проверка материальных активов

Убытки, добровольные разовые выплаты и списание денежной наличности

Соблюдение рекомендаций предыдущих докладов Внешнего ревизора

Выражение признательности

Приложения A. Мероприятия по выполнению рекомендаций, содержащихся в предыдущих докладах Внешнего ревизора

B. Заключение Внешнего ревизора по финансовым ведомостям Организации Объединенных Наций по промышленному развитию за год, закончившийся 31 декабря 2013 года

I. ФИНАНСОВЫЕ ВЕДОМОСТИ ЗА ГОД, ЗАКОНЧИВШИЙСЯ 31 ДЕКАБРЯ 2013 ГОДА.... Доклад Генерального директора

Ответственность в отношении финансовых ведомостей и их удостоверение

Ведомость 1. Ведомость финансового положения по состоянию на 31 декабря 2013 года.... Ведомость 2. Ведомость финансовой деятельности за год, закончившийся 31 декабря 2013 года

Ведомость 3. Ведомость изменений чистых активов за год, закончившийся 31 декабря 2013 года

Ведомость 4. Ведомость движения наличности за год, закончившийся 31 декабря 2013 года Ведомость 5. Сопоставление бюджетных и фактических сумм за год, закончившийся 31 декабря 2013 года

Примечания к финансовым ведомостям

II. ПРИЛОЖЕНИЯ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫЕ В СООТВЕТСТВИИ СО СТАНДАРТАМИ

УЧЕТА СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ, ЗА ГОД,

ЗАКОНЧИВШИЙСЯ 31 ДЕКАБРЯ 2013 ГОДА (НЕПРОВЕРЕННЫЕ)

Приложение I (а) Общий фонд: состояние ассигнований по основным статьям расходов за двухгодичный период 2012–2013 годов на 31 декабря 2013 года......... Приложение I (b) Общий фонд: состояние ассигнований по основным программам за двухгодичный период 2012–2013 годов на 31 декабря 2013 года......... Приложение I (c) Оперативный бюджет: состояние ассигнований по основным статьям расходов за двухгодичный период 2012–2013 годов на 31 декабря 2013 года

Приложение I (d) Оперативный бюджет: состояние ассигнований по основным программам за двухгодичный период 2012–2013 годов на 31 декабря 2013 года

Приложение I (e) Состояние выплаты начисленных взносов в регулярный бюджет (в евро) на 31 декабря 2013 года

Приложение I (f) Состояние выплаты авансов в Фонд оборотных средств на 31 декабря 2013 года

Председателю Совета по промышленному развитию Организации Объединенных Наций по промышленному развитию Венский международный центр п/я A-1400 Вена Австрия Ваше Превосходительство, Имею честь представить сорок второй сессии Совета по промышленному развитию через тридцатую сессию Комитета по программным и бюджетным вопросам мой доклад и заключение по ревизии финансовых ведомостей Организации Объединенных Наций по промышленному развитию за год, закончившийся 31 декабря 2013 года.

Препровождая свой доклад, хотел бы сообщить, что в соответствии с Финансовыми положениями Организации Объединенных Наций по промышленному развитию я предоставил Генеральному директору возможность высказать замечания по этому докладу. Ответ Генерального директора должным образом отражен в моем докладе.

Искренне Ваш, V.14- IDB.42/ PBC.30/

СОКРАЩЕНИЯ

CATS общий для всех приложений табель рабочего времени DAP поставка в месте назначения БВО базирующиеся в Вене организации ВМЦ Венский международный центр ГВР Группа внутренней ревизии ГД Генеральный директор ГК Генеральная конференция ГРООН "Глобальный рынок Организации Объединенных Наций" ГЭФ Глобальный экологический фонд ДУ Директор-управляющий ЗЗ Заявление о заинтересованности ИУО имущество, установки и оборудование (основные средства) ИУП инициатива в области управления преобразованиями КДУ Канцелярия Директора-управляющего КОТОП Комиссия по отбору и технической оценке проектов КПЭ ключевые показатели эффективности КУМП Комитет по утверждению и мониторингу программы МАГАТЭ Международное агентство по атомной энергии МОВРУ Международная организация высших ревизионных учреждений МСВРУ Международные стандарты для высших ревизионных учреждений МСР Международные стандарты ревизии МСУ международный стандарт учета МСУГС Международные стандарты учета в государственном секторе ОГК Оперативная группа по вопросам культуры ОКМ общеорганизационный контент-менеджмент ОПУ Отдел вспомогательного обслуживания программ и общего управления ОУР общеорганизационное управление рисками ПАУ план антикризисного управления ПМОНД планирование мероприятий по обеспечению непрерывности деятельности ПОР планирование общеорганизационных ресурсов ППОО программа преобразований и обновления Организации ПЭБТ передача экологически безопасных технологий РПТС разработка программ и техническое сотрудничество РПУЛР Рамочная программа управления людскими ресурсами РРП реорганизация рабочих процессов РФД раскрытие финансовых данных СВН Службы внутреннего надзора СОО Службы оперативного обеспечения СОСП Службы оперативной и системной поддержки СПР Совет по промышленному развитию ССУ стандарт в области системы управления СУСООН Стандарты учета системы Организации Объединенных Наций СЭЗ Службы эксплуатации зданий ТС техническое сотрудничество УВП управление взаимоотношениями с поставщиками УЗВ Управление знаниями и взаимодействие УЛР управление людскими ресурсами УОКР управление, основанное на конкретных результатах УПОО Управление по вопросам преобразований и организационного обновления УПП управление портфелями и проектами ЮНИДО Организация Объединенных Наций по промышленному развитию V.14- IDB.42/ PBC.30/ I. ВВЕДЕНИЕ

СФЕРА ОХВАТА РЕВИЗИИ

1. Ревизия финансовых ведомостей Организации Объединенных Наций по промышленному развитию (далее ЮНИДО) за период, закончившийся 31 декабря 2013 года, проводилась в соответствии со статьей XI Финансовых положений и правил ЮНИДО и с Дополнительными положениями, определяющими порядок проведения ревизии ЮНИДО.

2. Были проверены следующие финансовые ведомости:

• Ведомость 1: Ведомость финансового положения по состоянию на 31 декабря 2013 года • Ведомость 2: Ведомость финансовой деятельности за год, закончившийся 31 декабря 2013 года • Ведомость 3: Ведомость изменений чистых активов за год, закончившийся 31 декабря 2013 года • Ведомость 4: Ведомость 4: Ведомость движения наличности за год, закончившийся 31 декабря • Ведомость 5: Сопоставление бюджетных и фактических сумм за год, закончившийся 31 декабря • Примечания к финансовым ведомостям Задачи ревизии 3. Основная задача ревизии состояла в том, чтобы сформировать мнение относительно того, были ли расходы за счет бюджета произведены для целей, одобренных Генеральной конференцией (ГК); были ли поступления и расходы должным образом учтены, оформлены и обобщены в соответствии с Финансовыми положениями и правилами; а также правильно ли финансовые ведомости отражают финансовое положение по состоянию на декабря 2013 года.

4. Была также проверена правильность сальдо всех фондов ЮНИДО на конец года. Руководство ЮНИДО утвердило МСУГС в качестве основы бухгалтерского учета начиная с 2010 финансового года, и применяло переходные положения, предусмотренные МСУГС 17 и МСУГС 23.

5. В соответствии с Дополнительными положениями, определяющими порядок проведения ревизии ЮНИДО, также были рассмотрены показатели эффективности работы ЮНИДО. В этом контексте, в данный доклад были также включены замечания по Программе преобразований и обновления Организации (ППОО).

Стандарты ревизии 6. Внешняя ревизия финансовых ведомостей ЮНИДО за 2013 год проводилась в соответствии с Международными стандартами ревизии (МСР) и, в надлежащих случаях, в соответствии с Международными стандартами для высших ревизионных учреждений (МСВРУ), которые представляют собой предписанные МОВРУ стандарты ревизии для высших ревизионных учреждений.

Методы ревизии 7. Для проведения внешней ревизии был принят системный подход к проверке финансовых ведомостей и выработке замечаний по показателям эффективности деятельности руководства ЮНИДО.

8. Внешняя ревизия была проведена несколькими ревизионными группами, включая группы, проводившие ревизию отделений ЮНИДО на местах. Ревизионные группы:

• изучили финансовые процедуры и процедуры бухгалтерского учета, которые используются в ЮНИДО, в свете ее Финансовых положений и правил и другой соответствующей документации;

• провели оценку систем внутреннего контроля, регулирующих финансовые операции ЮНИДО, и проверку соответствия для определения масштабов контролирующей деятельности в 2013 году;

• провели основательную проверку репрезентативной выборки отдельных денежных операций;

• сопоставили выписки остатков на счетах с бухгалтерской отчетностью;

• провели с помощью тестовой проверки обзор ряда контрактов и операций, связанных с образованием • провели обзор Программы преобразований и обновления Организации (ППОО).

9. Для достижения целей ревизионной проверки ревизионные группы осуществили рассылку и заполнение вопросников, провели структурированные опросы и обсуждения с соответствующими сотрудниками ЮНИДО в центральных учреждениях и отделениях на местах.

10. В ходе ревизии была проведена проверка сальдо фондов ЮНИДО на конец года.

Отчетность 11. Имевшиеся в моем распоряжении ревизионные группы встречались с соответствующими сотрудниками ЮНИДО в центральных учреждениях и отделениях на местах. Они взаимодействовали с назначенными из числа сотрудников координаторами по вопросам ревизии и составляли запросы для соответствующих секторов.

В выводах по итогам ревизии учтено мнение руководства, доведенное до сведения ревизионных групп.

В соответствии с обычной практикой ревизионные группы также направили руководству ЮНИДО письмо, в котором подробно излагались выводы, сделанные на основе проведенной ими проверки в центральных учреждениях ЮНИДО и отделениях на местах. Ответы руководства ЮНИДО на данное письмо должным образом отражены в моем докладе. Я принял к сведению ответы ЮНИДО на замечания ревизора относительно работы отделений на местах в целях их дальнейшей проверки. В нижеследующих пунктах настоящего доклада изложены замечания по вопросам, на которые, по моему мнению, следует обратить внимание государств-членов.

Общие результаты 12. В настоящем докладе содержится ряд замечаний и рекомендаций. Дополнительные выводы ревизионных групп были изложены в письме к руководству Организации. Ни один из этих выводов существенным образом не повлиял на мое заключение по ревизии финансовых ведомостей ЮНИДО, и, несмотря на изложенные в настоящем докладе замечания, проведенная ревизия не вскрыла недостатков или ошибок, имеющих существенное значение для точности, полноты и правильности финансовых ведомостей в целом. Как следствие этого, я вынес безоговорочное заключение о ревизии финансовых ведомостей ЮНИДО за период, закончившийся 31 декабря 2013 года.

V.14- IDB.42/ PBC.30/

II. ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИТОГАМ РЕВИЗИИ

Механизмы внутреннего контроля 13. В результате проверки в тестовом режиме функционирования механизмов внутреннего контроля по итогам внешней ревизии с достаточной уверенностью был сделан вывод о том, что в ЮНИДО действует надежная система внутреннего контроля, которая обеспечивает полноту, наличие, оценку, упорядоченность и раскрытие данных в финансовых ведомостях за 2013 год.

Представление финансовых ведомостей 14. Установлено, что финансовые ведомости были подготовлены в соответствии с Международными стандартами учета в государственном секторе (МСУГС). Тем не менее, согласно наблюдениям Внешнего ревизора, не было сделано надлежащее раскрытие данных, как того требует пункт 55 МСУГС 1, в отношении реклассификации сопоставимых сумм, а также не был соблюден уровень округления, используемый при представлении сумм в финансовых ведомостях, в соответствии с требованиями пункта 63 е) МСУГС 1.

15. Руководство ЮНИДО сообщило, что реклассификация не учитывалась в основной части финансовых ведомостей. Незначительные изменения, связанные со значимостью или суммированием отдельных статей (в соответствии с пунктами 45–47 МСУГС 1), были отражены в примечаниях в рамках одной и той же категории строки-статьи финансовых ведомостей для оптимизации представления отчетности и обеспечения согласованности с будущей отчетностью (пункт 44 МСУГС 1). При этом, однако, руководство приняло замечание, связанное с пунктом 63 е) МСУГС 1, учитывая тот факт, что это наблюдение не было указано в предыдущих докладах.

16. Включенный в ведомость финансовой деятельности ответ руководства не может быть принят в качестве реклассификации сопоставимой суммы по статье "Эксплуатационные расходы". Характер, сумма этой статьи и причина реклассификации не была раскрыта в финансовых ведомостях в соответствии с требованиями МСУГС (пункт 55).

17. Сравнительные финансовые показатели ЮНИДО за последние два года приведены в следующей таблице:

Таблица (в тыс. евро) предприятий Расходы 18. В следующих пунктах представлены замечания по ключевым показателям эффективности в отношении как финансовой, так и оперативной деятельности.

19. В Ведомости финансовой деятельности за 2013 год показан дефицит в сумме 48 259,7 тыс. евро. Этот дефицит в значительной степени объясняется сокращением доходов на 13,30 процента. Это составило лишь незначительное увеличение расходов на уровне 0,86 процента.

20. Основным фактором, способствующим уменьшению совокупных доходов за предыдущий год, стало существенное сокращение объема добровольных взносов на 20,26 процента. Тем не менее в 2013 году добровольные взносы по-прежнему оставались самым крупным источником доходов, как и в 2012 году.

21. Крупнейшая статья расходов – "Оклады и пособия сотрудников" – сократилась, однако статьи "Эксплуатационные расходы", "Услуги по контрактам" и "Курсовая разница" увеличились на 44,56 процента, 25,96 процента и 23,73 процента соответственно. По статье "Расходы на оборудование для ТС" было зафиксировано снижение на 26,78 процента по сравнению с цифрами прошлого года.

Сальдо средств 22. Сальдо средств представляет собой неизрасходованную часть взносов, которая в основном сохраняется для использования в будущих операциях ЮНИДО за исключением тех, на которые распространяются особые условия (Фонд технического сотрудничества). Сальдо средств соответствует остаточной стоимости активов ЮНИДО после вычета всех ее обязательств. По состоянию на 31 декабря 2013 года сальдо средств Организации составило 211 252,9 тыс. евро, уменьшившись на 17,0 процентов по сравнению с предыдущим годом (254 577,3 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2012 года).

23. Обязательства ЮНИДО (примечание 20.5), включающие заказы и контракты на закупку, по которым товары и услуги не были получены на конец года, составили 99 886,5 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2013 года, увеличившись в целом на 24,72 процента по сравнению с предыдущим годом (132 688,8 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2012 года). Несмотря на уменьшение обязательств, на них все еще приходится 47,28 процента от общего сальдо средств. Хотя в составляемых в соответствии с МСУГС финансовых ведомостях обязательства не учитываются в качестве расходов, они дают представление о потенциальных претензиях третьих сторон, на которые могут потребоваться ресурсы Организации.

Денежная наличность и ее эквиваленты 24. Денежная наличность и ее эквиваленты несколько возросли с 414 513,7 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2012 года до 438 741,4 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2013 года, то есть было зафиксировано увеличение на 5,84 процента. Денежная наличность в банках и кассе возросла с 62 390,1 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2012 года до 132 547,0 тыс. евро состоянию на 31 декабря 2013 года, то есть наблюдался рост на 112,45 процента.

V.14- IDB.42/ PBC.30/ 25. Денежная наличность и ее эквиваленты включают краткосрочные инвестиции в виде срочных депозитов с первоначальным сроком погашения менее трех месяцев. На 31 декабря 2013 года срочные депозиты снизились до 304 173,2 тыс. евро по сравнению 349 044,8 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2012 года, то есть на 12,86 процента. Номинальное снижение доходов от краткосрочных инвестиций на 112,45 процента увеличило показатели ликвидности вследствие того факта, что основная часть денежных средств осталась без дела, приведя в результате к снижению по статье "Доходы от инвестиций".

26. Когда было указано на данный факт, руководство попросило разъяснений относительно того, рассматривал ли Внешний ревизор счет до востребования в "Банке Австрии" в качестве срочного вклада. Ревизор счел, что в связи с благоприятными условиями для данного счета на нем хранятся некоторые из активов ЮНИДО на цели краткосрочных инвестиций. Кроме того, чтобы сделать выводы об общей максимизации дохода от инвестиций, нельзя использовать в качестве даты окончания отчетного периода 31 декабря. ЮНИДО на регулярной основе поддерживает более высокую ликвидность в течение этого периода, с тем чтобы в ее оперативной деятельности не возникало затруднений вследствие сезонов отпусков в наших основных банках.

27. Было отмечено, что отраженные в финансовых ведомостях текущего и прошлого годов базисные суммы соответствуют требованиям МСУГС 1.28. Что касается сезона отпусков, то он остается неизменным из года в год, и поэтому данный год также не стал исключением.

Дебиторская задолженность по необменным операциям 28. По состоянию на 31 декабря 2013 года дебиторская задолженность (текущая) по необменным операциям до внесения поправок на сомнительную задолженность составила 169 241,9 тыс. евро, сократившись на 21,83 процента по сравнению с 31 декабря 2012 года, когда она составила 216 506,1 тыс. евро. Это очень положительный знак для финансового управления.

29. В 2013 году дебиторская задолженность государств-членов по взносам составила 92 499,7 тыс. евро, немного сократившись по сравнению с 2012 годом, когда она равнялась 92 537,8 тыс. евро. Дебиторская задолженность государств-членов по добровольным взносам показала тенденцию к снижению, сократившись с 119 868,2 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2012 года до 69 296,1 тыс. евро по состоянию на 31 декабря 2013 года.

Обязательства по выплатам сотрудникам 30. По состоянию на 31 декабря 2013 года общие обязательства по выплатам сотрудникам составили 180 444, тыс. евро, увеличившись на 1,32 процента по состоянию на 31 декабря 2012 года, когда они составили 182 860,9 тыс. евро. В результате сформировалось отрицательное сальдо средств общего фонда по регулярному бюджету в сумме 180,4 млн. евро по состоянию на 31 декабря 2013 года (примечание 14.1).

31. В соответствии с рекомендацией Внешнего ревизора, содержащейся в его докладе за 2010 год, Совет по промышленному развитию (СПР) в своем решении IDB.39/Dec.2, принятом на его 39-й сессии, просил ЮНИДО изыскать все возможные способы привлечения средств для финансирования обязательств по выплатам сотрудникам и принял решение о создании неофициальной рабочей группы для разработки руководящих указаний в отношении будущих обязательств Организации. С момента своего создания данная рабочая группа провела уже ряд заседаний, однако ответ руководства об итогах работы группы все еще не получен.

32. В ответ на данное замечание руководство сообщило, что Генеральная конференция на своей 15-й сессии приняла решение GC.15/Dec.18 – "СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ", в котором Конференция одобрила рекомендации относительно критериев управления, содержащихся в этом "Стратегическом директивном документе", и предложила Генеральному директору доложить об их выполнении. В Стратегическом директивном документе, который является итоговым документом профильной рабочей группы, ничего не сказано по вопросу о будущих обязательствах".

33. Учитывая итоговый документ по данному вопросу, Внешняя ревизия вновь подтверждает свою позицию 2010 года и отмечает, что специально созданная для этой цели группа должна была бы выработать свои рекомендации по привлечению средств для финансирования обязательств в отношении сотрудников. Генеральная конференция может принять это к сведению и выпустить необходимые директивы.

Освоение бюджета 34. В 2013 году МСУГС применялись уже четвертый год подряд в ЮНИДО. Переход на принципы учета согласно МСУГС требует ежегодного составления счетов, в то время как бюджет ЮНИДО, согласно действующим директивам, должен готовиться на двухгодичный период. Бюджет ЮНИДО примерно поровну распределен между обоими годами двухгодичного периода.

35. Освоение бюджетных средств в 2013 году в сравнении с 2012 годом представлено в следующей таблице:

Таблица (в тыс. евро) технологии ресурсы для Африки Источник: Финансовая ведомость 5 из финансовых ведомостей ЮНИДО за 2013 и 2012 годы 36. Общие показатели освоения бюджетных средств в 2013 году ухудшились, в результате чего процентная доля неиспользованных бюджетных средств в сумме ассигнований увеличилась с 11,9 процента в 2012 году до 15,4 процента в 2013 году.

Взносы государств-членов 37. В 2013 году государствам-членам было начислено ежегодных взносов на общую сумму 76 540,1 тыс. евро, при этом сумма полученных взносов составила 78 828,0 тыс. евро. Фактическая сумма полученных взносов возросла на маржу в сумме 2 287,8 тыс. евро по сравнению с начисленными взносами. Суммы взносов, начисленных и полученных в течение 2013 и 2012 годов, отражены в следующей таблице:

V.14- IDB.42/ PBC.30/ Таблица (в тыс. евро) Источник: Приложение-I (e) финансовых ведомостей ЮНИДО за 2013 и 2012 годы 38. В примечании 16.1 к финансовой ведомости за 2013 год говорится, что Генеральная конференция в своем решении GC.14/Dec.19 утвердила ассигнования в размере 153 231 936 евро для регулярного бюджета на двухгодичный период 2012–2013 годов, которые будут финансироваться за счет подтвержденных взносов государств-членов. Соответственно на 2013 год было выделено 76 540 118 евро, что составляет половину начисленной суммы за минусом 75 850 евро, причитающихся расторгнувшему соглашение государству-члену.

39. Полученные в течение 2013 года начисленные взносы составили 78 827,8 тыс. евро, в то время как поступления начисленных взносов в течение прошлого года составили 67 552,2 тыс. евро, то есть был зафиксирован рост на уровне 14,30 процента.

Суммы, причитающиеся государствам-членам 40. В соответствии с финансовым положением 4.2 "свободный остаток ассигнований на конец финансового периода передается членам в конце первого календарного года, следующего за финансовым периодом, после вычитания из него взносов членов, относящихся к такому финансовому периоду, которые остаются невыплаченными, и кредитуется членами пропорционально их начисленным взносам в соответствии с финансовыми положениями 4.2с) и 5.2d)".

41. Излишки, подлежащие распределению представляют собой неизрасходованные остатки поступлений от государств-членов. Начисленные взносы, полученные за предыдущие двухгодичные периоды, совместно с поступлениями от новых государств-членов проводятся по статье "кредиторская задолженность по счетам" до получения указаний от соответствующих государств-членов. По состоянию на 31 декабря 2012 года свободный от обязательств остаток, причитавшийся государствам-членам, составил 10 350,6 тыс. евро.

Внешний ревизор проверил следующие остатки, причитавшиеся государствам-членам по состоянию на 31 декабря 2013 года:

Минус: зачислено в счет взносов, сохранено для мероприятий в области ТС или возвращено (5 817,2) государствам-членам Остаток, причитающийся государствам-членам по состоянию на 31 декабря 2013 года 16 562, 42. В 2010 году ЮНИДО ввела в действие переходные положения, чтобы применить стандарт 23 МСУГС – "Доходы от необменных операций для измерения поступлений за счет добровольных взносов в период до 2010 года". Внешний ревизор отметил, что в настоящее время доходы признаются в программе SAP на основе общей стоимости договора и его условий, и, следовательно МСУГС 23 применяется при подготовке финансовых ведомостей.

Программа преобразований и обновления Организации (ППОО) 43. С момента, когда в 2010 году ЮНИДО начала процесс преобразований в Организации и ее руководстве, Внешний ревизор включал в свои ежегодные доклады замечания в отношении достигнутого в течение каждого года прогресса. Поскольку данная Программа завершилась в декабре 2013 года, существует необходимость в обзоре достигнутого прогресса по итогам ее осуществления. ЮНИДО решила добиваться коренных преобразований в своей деятельности, чтобы извлечь максимальные выгоды от реорганизации и обеспечить ее соответствие будущим требованиям. Использованный в рамках этой инициативы подход включает принятие методологии для канализации имеющихся ресурсов в предоставление услуг своим внутренним и внешним заинтересованным сторонам. Многочисленные аспекты затрагивают различные области преобразований, такие как принятие стратегического перспективного плана, способствующего сохранению лидирующих позиций, реорганизации рабочих процессов для достижения максимальных результатов, внедрение самой передовой системы планирования общеорганизационных ресурсов (ПОР), пересмотр модели организационной структуры в соответствии с требованиями системы ПОР, наращивание потенциала в области компетентности персонала в целях его соответствия передовой отраслевой практике.

44. Организация в 2009 году провела обширную программу реорганизации рабочих процессов (РРП) в целях выявления процессов, требующих изменений и разработки новых рабочих процессов в этой сфере. Позднее, в июле 2010 года, основываясь на рекомендациях этой программы, ЮНИДО ставит перед собой задачу достижения в рамках данной инициативы таких целей, как:

• более полное удовлетворение потребностей внутренних и внешних заинтересованных сторон;

• расширение географического охвата мер реагирования ЮНИДО;

• более значительное воздействие на развитие ее потенциальных целевых регионов;

• расширение возможностей доступа к информации для заинтересованных сторон;

• расширение делегирования полномочий в условиях подотчетности и прозрачности;

• расширение возможностей в области управления рисками;

• инициативное управление знаниями и больший коллективизм;

• высвобождение ресурсов персонала для профильной деятельности;

• повышение эффективности Организации.

45. В рамках проведенного международными консультантами диагностического исследования был определен перечень вопросов/проблем, с которыми сталкивается Организация. К ним были отнесены: наличие повторяющихся циклов выявления и утверждения проектов, утомительный и сложный механизм подбора кадров, длительные сроки ожидания выполнения заказов по закупкам с неясной формой отчетности, постоянно возрастающая нагрузка для руководителей проектов, минимальные договоренности в области обмена знаниями, многочисленные нарушения функционирования систем на уровне сбора и записи данных вследствие отсутствия надежных электронных средств и носителей по всем функциональным направлениям, потеря данных и процедурные задержки, а также отсутствие формализованной, стандартизированной системы общеорганизационного управления рисками.

46. В данном исследовании были предложены четыре возможных сценария обеспечения желательных для ЮНИДО изменений, однако предпочтительной являлась реализация либо Сценария-III под названием "Всеобъемлющие преобразования", либо Сценария-IV под названием "Фундаментальная реорганизация". По сообщению руководства, Сценарий-III+ "Комплексный вариант ПОР", будучи наиболее технически обоснованным для целей предполагаемых реформ, был принят в конечном счете (см. IDB.38/9/Add.2) со сметой на уровне 13 млн. евро.

V.14- IDB.42/ PBC.30/ Таблица

I II III IV

Всего, внешние затраты Примерные сроки Дополнительные внутренние издержки Источник: Технико-экономическое обоснование комплексной инициативы 47. Данный адаптированный сценарий должен был быть реализован в 3-летний срок в рамках общей сметы расходов в 13 млн. евро. Руководство адаптировало методологию модульного внедрения ПОР в целях обеспечения своевременного выполнения ППОО в пределах установленного срока. Внешний ревизор полагает, что, применив весьма энергичный подход к осуществлению преобразований, руководство ожидало более быстрого отклика на эти изменения со стороны своего коллектива, и для достижения своей цели в более короткие сроки приняло решение о более высокой оплате фирме, проводящей преобразования, нежели предполагалось первоначально 48. В ответ на это замечание руководство пояснило, что ЮНИДО приняла решение осуществлять Сценарий III+ со сметной стоимостью в 13 млн. евро, и заявило, что не соответствует действительности ни то, что ЮНИДО ожидала более быстрого отклика на эти изменения со стороны своего коллектива, ни то, что было принято решение о более высокой оплате фирме, проводящей преобразования. Следует отметить, что в соответствии с процедурами закупок ЮНИДО и по итогам интенсивной и углубленной оценки, со стороны общеорганизационной группы оценки, а также в соответствии с внутренним процессом одобрения (Комитет по закупкам и Директор-распорядитель ОПУ), данный подряд был передан компании SAP в качестве партнера по осуществлению, которая представила технически приемлемое предложение, предусматривающее минимальные затраты.

49. Внешний ревизор полагает, что восприятие ситуации руководством не является правильным, поскольку выбор компании SAP или стоимость ее подряда не были оспорены на конкурсной основе. Оценивая итоги задним числом, можно сказать, что выполнение проекта в более короткие сроки представляется чрезмерно смелым шагом, поскольку некоторые из задач проекта не могли быть решены в полной мере в соответствии с имевшимися планами.

50. Внешний ревизор далее отметил, что выбор SAP в качестве системы ПОР для Организации основывался на оценке организационных потребностей, изложенной в исследовании "сложившейся" и "желательной" ситуации в рамках проведенного в 2009 году мероприятия по РРП. Для этого потребовалось новое системное решение в целях создания трех базовых компонентов, на основе которых должна осуществляться ППОО. На этапе проектирования в качестве главной опоры Организации при внедрении технических решений ПОР были определены три базовые области, а именно: более оперативное управление, основанное на конкретных результатах, управление рисками и управление знаниями. Данному вопросу было уделено необходимое внимание в период внедрения, и было принято решение о внедрении ПОР посредством четырех программных пакетов.

• Программный пакет 1: направлен на охват основных рабочих процессов/мероприятий в области технического сотрудничества (то есть УПП);

• Программный пакет 2: направлен на охват функций управления человеческим капиталом (УЧК), включая функции начисления заработной платы и контроля за служебными командировками;

• Программный пакет 3: направлен на охват функций финансовых операций, закупок и материальнотехнического обеспечения; и • Программный пакет 4: направлен на совершенствование управления знаниями и взаимодействия внутри 51. Первый программный пакет новой системы, охватывающий основные рабочие процессы/мероприятия в области ТС, который включал систему управления проектами, был полностью введен в действие уже в начале 2012 года. В течение первой половины 2012 года все текущие проекты должны были постепенно переводиться в систему SAP, и все мероприятия в области технического сотрудничества должны были осуществляться с использованием новой системы. Программный пакет 2 ПОР, относящийся к УЧК и начислению заработной платы, был официально введен в действие в январе 2012 года, после чего, в начале 2013 года, наступила очередь запуска программного пакета 3, относящегося к финансовым операциям, закупкам и материально-техническому обеспечению. Что касается программного пакета 4, который предусматривал охват функций управления знаниями и взаимодействия, то его внедрение затормозилось, поскольку предусмотренное системой SAP техническое решение "кабинета для сотрудничества" было отвергнуто пользователями в силу его несоответствия необходимым организационным требованиям. Данный пакет был заменен другим интегрированным в SAP приложением под названием "OpenText", которое было закуплено и введено в действие фирмой-поставщиком в конце 2013 года. На момент завершения ППОО все системы должны были быть интегрированы с системой SAP для обеспечения единообразия, безопасности и целостности информации. После завершения ППОО ведомость общих расходов выглядит следующим образом:

Таблица Суммы в евро развертывание системы инфраструктура 52. В ответ руководство сообщило, что конечным продуктом является «программный пакет "OpenText (xECM)" по управлению общеорганизационными информационными ресурсами, расширенный за счет функций SAP, который представляет собой продукт компании "SAP", обеспечивающий глубокую интеграцию с ПОР – системой SAP».

V.14- IDB.42/ PBC.30/ 53. На момент завершения программы экономия средств составила чуть более 1,3 млн. евро по сравнению с общим первоначальным бюджетом в 13 млн. евро, то есть понесенные расходы составили 11,637 млн. евро.

Недоиспользование средств наблюдалось по всем составляющим затрат, кроме аппаратного обеспечения и инфраструктуры. Несмотря на то, что расходы по проекту с самого начала подвергались сокращению, чтобы остаться в рамках выделенного финансирования, любая экономия по его завершении не рассматривалась, как прибыль по проекту.

54. Внешний ревизор в первую очередь проанализировал периодические доклады о ходе выполнения ППОО с 2009 по 2013 годы, представленные ЮНИДО своим внутренним и внешним заинтересованным сторонам, и отметил, что для отслеживания хода выполнения программы были установлены контрольные показатели достижения конкретных целей и задач, например перенос данных в систему, полная система, основанная на УОКР, новая системы контроля служебных командировок и т. д. Тем не менее в "Итоговом докладе по ППОО Генеральному директору и Совету по проектам ППОО", представленном директором УПОО 19 декабря 2013 года, контрольные критерии для отчетности о проделанной работе были изменены с достижения конкретных целей и задач ППОО на только лишь предоставление ЮНИДО со стороны ППОО необходимых инструментов. Внешний ревизор полагает, что одно лишь предоставление инструментов не было целью ППОО. Существовала необходимость достижения основанных на итоговых результатах целевых показателей, таких как организационное внедрение управления, основанного на конкретных результатах, достижение децентрализации и использование факторов повышения эффективности.

55. В ответ руководство сообщило, что структура управления, предлагаемая в целях обеспечения устойчивости реформ и организационного внедрения новых методов работы для дальнейшего повышения эффективности организационной структуры в период после завершения ППОО, была включена в доклад, представленный Совету по промышленному развитию в марте 2013 года.

56. В свете вышеизложенного Внешний ревизор полагает, что новая структура может быть утверждена для обеспечения непрерывности и консолидации реформ. Следующий Внешний ревизор может пожелать изучить данный аспект.

Внедрение системы ПОР 57. Внешний ревизор рассмотрел состояние дел в области внедрения всех модулей ПОР системы SAP и изменения в деятельности Организации в свете преимуществ, которые предполагалось обеспечить в рамках ППОО, и пришел к следующим заключениям.

58. Внедренный в 2011 году первый программный пакет относился к основным рабочим процессам ЮНИДО, то есть к управлению проектами и портфелями (УПП). Необходимые настройки модуля УПП были проведены в соответствии с потребностями ЮНИДО для достижения целей эффективного мониторинга и отчетности, ориентированной на конкретные результаты. Внешний ревизор отметил, что в связи с недостаточностью данных, цель обеспечения мониторинга посредством модуля УПП не была достигнута. В отношении информации, предоставленной заинтересованным сторонам, особенно государствам-членам и донорам, Внешний ревизор установил, что предоставленная государствам-членам информация была ограниченной. Доноры и государствачлены продолжают для принятия решений полагаться на получение информации от руководства. При этом, однако, руководство Отдела PПTC подтвердило, что по-прежнему сохраняется проблема получения из этой системы для предоставления донорам достоверной финансовой информации, на которой базируется принятие ими решений о выпуске очередного транша финансирования.

59. Руководство согласилось с этим замечанием и заявило, что предусмотренные модулем УПП новые функциональные возможности мониторинга и отчетности станут в полной мере работоспособными только тогда, когда все остальные модули системы SAP проработают в течение определенного времени. Тем не менее ЮНИДО осознает недостаточность данных в модуле УПП, и эта проблема в приоритетном плане решается сотрудниками Отдела РПТС и ОПУ/СОСП. При подготовке ответа на замечание о недостаточности предоставляемой государствам-членам информации руководство ответило, что средства визуализации отчетности в SAP были введены в действие для государств-членов и доноров в управляемом режиме, то есть изначально доступ был предоставлен к наглядной информации/данным только в области осуществления технического сотрудничества и управления человеческим капиталом. Отзывы, полученные от государств-членов и доноров по этим новым интерактивным отчетам были весьма позитивными. В то время как предварительный обзор визуальных инструментов отчетности по результатам проектов, КПЭ, рискам и т. д. уже была предоставлена государствам-членам, доступ будет им предоставлен только после завершения мероприятий по обеспечению качества в УПП.

60. Внешний ревизор, однако, рекомендует, чтобы отделы РПТС и ОПУ/СОСП были официально уведомлены об ответственности за устранение недостаточности данных, поскольку нынешний объем их полномочий такой ответственности не предусматривает.

61. Внешний ревизор далее отметил, что разработанные в 2006 году Руководящие принципы ТС не были согласованы с модулем УПП, введенным в действие в 2012 году. Несогласованность руководящих принципов ТС и модуля УПП создает трудности для пользователей в использовании различных функций этого модуля. В ходе переговоров с сотрудниками Отдела управления портфелями и проектами выяснилось, что отсутствие пересмотренных руководящих принципов в течение прошедших трех лет стало одним из главных препятствий на пути максимально эффективного использования модуля SAP по управлению портфелями и проектами.

Руководству ЮНИДО необходимо ускорить согласование руководящих принципов ТС с модулем УПП для получения оптимальных показателей ПОР.

62. Руководство согласилось с тем, что руководящие принципы TC требуют обновления, при этом, однако, начиная с 2012 года проводилась интенсивная подготовка сотрудников для работы с модулем SAP по управлению портфелями и проектами (УПП).

63. Внешний ревизор высоко оценивает учебные занятия, проведенные с использованием самых различных средств, но напоминает, что они не могут служить заменой для всеобъемлющих руководящих принципов, которые являются основой всех последующих процедур. Вследствие этого Внешний ревизор рекомендует завершить работу над пересмотром руководящих принципов ТС в течение некоего определенного срока, чтобы упростить процесс УПП, как это предусмотрено в рамках ППОО.

Таблица V.14- IDB.42/ PBC.30/ 64. Создание потенциала существующего кадрового состава стало флагманом культурных изменений в рамках ППОО. Руководство ЮНИДО провело несколько учебных курсов для персонала Отдела PПTC на всех уровнях.

Приведенная ниже диаграмма участия сотрудников Отдела PПTC в нескольких учебных курсах, которые предлагаются в рамках ППОО, показывает, что персоналу было предоставлено надлежащее обучение, однако перевод операций из прежней системы в рамки модуля УПП не может быть достигнут указанными выше способами.

65. В ходе контактов Внешнего ревизора с сотрудниками Отдела PПTC было отмечено, что значительное число сотрудников все еще не решаются работать в этой системе и продолжают прибегать к старым способам выполнения работы. Это было связано с дефектами и ошибками в системах на начальной стадии, что помешало сотрудникам использовать данную систему. Наряду с этим некоторые из руководителей проектов отмечали, что они не могли воспользоваться возможностями обучения в связи с их напряженным графиком работы. Внешний ревизор полагает, что можно было бы провести дополнительный учебный курс после анализа результатов предыдущих тренингов.

66. Руководство сообщило, что в дополнение к существующим возможностям обучения в отделах ОПУ/УЛР в настоящее время внедряются новые механизмы, в том числе модули электронного обучения типа "Что мне делать для..?" в целях дополнительной поддержки пользователей SAP. Дополнительные курсы обучения можно организовать, если это необходимо, в рамках бюджета ЮНИДО в области профессиональной подготовки.

67. Внешний ревизор настоятельно рекомендует провести оценку потребностей в дополнительных курсах обучения для Отдела PПTC, в частности для руководителей проектов, а также надлежащим образом организовать для них необходимые занятия.

68. В 2013 году Внешняя ревизия провела проверку достаточности данных по 50 текущим проектам. Эти проекты были оценены в плане совокупности данных в модуле УПП особенно применительно к управлению, основанному на конкретных результатах, и управлению рисками. Было установлено, что итоговые результаты и конечные показатели были в полной мере подкреплены данными в системе SAP только по 21 проекту из 50. Лишь частичные данные были внесены по 5 проектам, в то время как по 24 проектам не был упомянут ни один из итоговых результатов и конечных показателей. Внешний ревизор отметил, что данные по большинству проектов, особенно перенесенные из одной системы в другую, были неполными вопреки утверждениям, изложенным в различных докладах о ходе работ по ППОО. Далее было отмечено, что в связи с недостаточной информацией большинство руководителей программ и связанных с ними сотрудников не использовали модуль SAP УПП даже для текущей работы.

Таблица Применяемое в системе SAP управление, основанное на конкретных результатах 69. Согласившись с приведенным выше замечанием, руководство заявило, что до момента полного выхода системы УПП на рабочий режим в модуль SAP УПП была переведена только финансовая информация по проектам из системы "Agresso". При этом проектные группы были вынуждены вручную вводить остальные качественные данные по проектам, поскольку такие данные в старой системе просто отсутствовали. Руководство далее сообщило, что в ближайшие месяцы в рамках новой процедуры утверждения и оценки проектов ТС, которая в настоящее время вводится в действие на базе модулей УПП и "OpenText", в системе SAP будет активирован обязательный ввод ключевых данных, таких как статус проекта, ключевые показатели эффективности и рисков.

Таблица Управление рисками – Совокупность данных в системе SAP 70. Кроме того, была проведена оценка указанных в предыдущем пункте проектов в целях проверки наличия данных в области управления рисками, в результате чего возникла необходимость в выявлении и оценке рисков по каждому проекту, а в также по включению в систему SAP мер по снижению рисков. Результаты этой оценки приводятся ниже:

71. Внешний ревизор также изучил информационную панель модуля ПОР системы SAP по техническому сотрудничеству и лежащие в ее основе данные и отметил, что на данном этапе на эту отчетность полагаться нельзя из-за отсутствия гарантии качества данных или по причине недостающих данных. Это связано с тем, что перенос данных из старой системы был ограничен только финансовыми данными, доступными в системе "Agresso", а за рамками данной системы никакие данные не были введены в модуль SAP УПП даже в тех случаях, когда информация и документы имелись в цифровом формате.

72. Руководство ответило на указанное выше замечание, заявив, что отчетность по рискам в новой системе базируется на данных транзакций и не имеет привязки к каким-либо неструктурированным данным, таким как документы. Получение и мониторинг такой связанной с проектами информации, как КПЭ и риски, до внедрения системы SAP не существовали ни в каком цифровом формате. Это стало новым требованием системы в рамках принципов УОКР. Это было бы колоссальной по объему работой, которая могла бы серьезно повлиять на ввод в действие модуля УПП. Кроме того, на уровне высшего руководства до отпускного сезона в июле 2012 года было принято решение не проводить такую работу.

V.14- IDB.42/ PBC.30/ 73. Внешний ревизор рекомендует начать такую работу, поскольку в связи с отсутствием этих необходимых данных фактически отсутствует возможность контроля и управления рисками, что ставит проекты в уязвимое положение в случае любых неблагоприятных событий.

74. Внешний ревизор полагает, что существует необходимость в разработке комплексного плана для того, чтобы в первую очередь определить недостающие данные или информацию по каждому из текущих проектов и программ, а затем – в составлении плана действий с указанием потребностей в ресурсах в целях введения недостающих данных по проектам в модуль УПП. В ходе контактов с сотрудниками Отдела PПTC было установлено, что в настоящее время у руководства не существует какого-либо конкретного плана действий по завершению работ, оставшихся по завершении ППОО. Вновь созданное подразделение СОСП (в соответствии с Бюллетенем Генерального директора № UNIDO/DGB/(О).127 от 15 января 2014 года) несет ответственность только за внедрение ПОР, в то время как другие обязанности, такие как завершение незавершенных программ, не были поручены никакому отделу/сектору или подразделению даже по истечении почти трех месяцев. Наряду с этим предлагается, чтобы руководство обеспечило ввод в систему оставшихся данных в рамках единовременного мероприятия, которое можно провести за счет имеющихся ресурсов или за счет внешнего подряда.

75. Руководство согласилось с данным предложением Внешнего ревизора. Руководство признало этот факт, и сообщило, что в январе 2014 года Генеральным директором была учреждена Целевая группа по организационному согласованию и доработке, в том числе в целях оптимизации операций ЮНИДО и повышения эффективности ее работы. Члены этой Целевой группы, все являющиеся лицами, принимающими решения, и/или руководителями функциональных направлений ППОО, были проинформированы о необходимых дополнительных мерах по итогам ППОО. Руководство также заявило, что в настоящее время в первоочередном порядке решается вопрос о качестве данных УПП.

76. Внешний ревизор рекомендует в приоритетном порядке объединить воедино различные "окна статуса", существующие в смежных модулях SAP.

77. Инициативное управление знаниями и больший коллективизм было еще одним преимуществом, которое ожидалось в результате проведения ППОО. После первоначального внедрения приложения "кабинеты сотрудничества" ЮНИДО приняла решение о повторном развертывании компонента УЗВ, используя программное приложение по расширенному управлению общеорганизационными информационными ресурсами (“Extended Enterprise Content Management by OpenText”). С момента начала его функционирования в рабочем режиме были проведены широкие мероприятия по инструктажу, и деятельность в области УЗВ в системе SAP активизировалась. Тем не менее Внешний ревизор полагает, что ЮНИДО следует продолжать принимать надлежащие меры по преобразованию неявных знаний в явные, а также по соответствующему обновлению баз данных.

78. Задержки в осуществлении некоторых мероприятий, разочарование среди сотрудников и демотивация персонала проектов вкупе с отсутствием уверенности в новой системе рассматриваются в качестве основных препятствий в принятии преобразований, реализованных в рамках ППОО. Внешний ревизор признал тот факт, что ЮНИДО осуществила внедрение новой системы без привлечения дополнительных кадровых ресурсов и в течение более короткого срока, нежели рекомендовано компанией "SAP". Тем не менее Внешний ревизор полагает, что для адаптации к преобразованиям необходимы дальнейшие усилия, и для достижения этой цели можно было бы обеспечить определенную движущую силу, такую как материальные или нематериальные меры стимулирования для персонала.

79. Программный пакет 2, связанный с таким аспектом управления человеческим капиталом (УЧК), как начисление заработной платы и контроль за служебными командировками, был введен в действие в январе 2012 года. Он включал трансформацию функциональных характеристик электронного управления, позволяющую сотрудникам/руководителям работать на принципах самообслуживания, систему электронный найм, системная организация служебной деятельности, всестороннюю аттестацию, обработку данных по начислению заработной платы сотрудникам/консультантам, подкрепление требований УПП в области найма консультантов/экспертов путем создания кадрового резерва по принципу "две пары глаз", контроль за служебными командировками и аналогичные смежные виды деятельности.

80. Данные по заработной плате были безупречно перенесены из старой системы (заложенной в центральную ЭВМ) в систему SAP, и после четырехмесячного параллельного функционирования новая система полностью вышла на рабочий режим в январе 2012 года. Ранее Организация ежегодно платила 550 000 евро МАГАТЭ за обработку данных по заработной плате. За счет ускоренного и безупречного перевода данных в модуль УЧК на основе системы SAP Организация сэкономила эту сумму, точнее она стала дополнительной премией, которая была заработана, благодаря ускоренному переносу данных.

81. После необходимой проверки модуля УЧК Внешний ревизор считает, что объем имеющихся в наличии данных в функциональном разделе системы SAP по людским ресурсам является вполне адекватным с несколькими исключениями. Некоторые основные поля, такие как дата выхода на пенсию, по-прежнему остаются незаполненными. В ходе проверки модуля УЧК в системе SAP с помощью программы T-Code PA-20 выяснилось, что внесенная практически по всем сотрудникам дата выхода на пенсию произвольно показывает 9999 год. Эти пробелы должны быть надлежащим образом восполнены. Скорее всего, необходимо было вставлять их в качестве первичных данных, увязывая такие значительные события, как дата рождения сотрудника, в рамках первичных статических полей.

82. Кроме того, в целях мониторинга хода работ по созданию документов или исходных материалов, чтобы сделать модуль УЧК еще более оперативно реагирующим, инструментарий отчетности должен включать получение данных по контролю прохождения того или иного документа, который находится в стадии разработки, например системы всесторонней аттестации, которая в будущем будет проводиться на постоянной основе в течение года, требуя постоянного отслеживания и обновления данных по каждому лицу. Внешний ревизор полагает, что необходимо интегрировать данную систему в систему SAP во избежание отставания в учете данных.

Модуль УЧК системы SAP обладает возможностями составления отчетов о неучтенных данных, однако эти отчеты выдаются только по запросу. Налицо необходимость обращать внимание пользователей на такие аспекты, как потенциал новой системы, чтобы они продолжали изучать и осваивать ее. Руководство ответило, заявив, что такие усовершенствования уже вошли в перечень мер.

83. Система управления людскими ресурсами предусматривала процесс подготовки планов замены сотрудников, включающий разработку ориентированного на перспективу плана замещения штатных должностей для ключевых руководителей и сотрудников на технических должностях старшего уровня. Организация внедрила практику подготовки информационных материалов для передачи накопленных знаний (ИМНЗ), которые обязан подготовить каждый выходящий на пенсию и/или уходящий в отставку сотрудник со срочным трудовым контрактом. Такие ИМНЗ визируются руководителями данного сотрудника и служат в качестве основы для введения в должность нового сотрудника.

84. Внешний ревизор установил, что подготовка планов замены сотрудников в ЮНИДО не соответствует должному уровню. В настоящее время существует три должности Д-2, две из которых являются вакантными.

Тщательное изучение ИМНЗ показало, что они не были подготовлены в установленные сроки, а в некоторых случаях не составлялись вообще.

85. В ответ на указанное выше замечание руководство заявило, что согласно с тем, что подготовка планов замены сотрудников, как это было предусмотрено в УЧК, не было обеспечено. Тем не менее успешная подготовка планов замены сотрудников возможна только при наличии финансовой стабильности в рамках Организации, кроме того, вследствие возникших в последние годы проблем с членством в организации и с уплатой взносов, руководство ЮНИДО было вынуждено уделять больше внимания не требующим отлагательства финансовым проблемам, а не срочным кадровым вопросам.

86. Внешний ревизор рекомендует уделять серьезное внимание подготовке и выполнению планов замены сотрудников, особенно с учетом наличия модуля УЧК, в котором для получения ОПЗ можно использовать систему SAP в формате приложения "OpenText" с расширенными возможностями в области УЧК, при этом использовать эти возможности не только для планирования замены сотрудников, но и для замещения функций.

V.14- IDB.42/ PBC.30/ 87. Внешний ревизор весьма положительно оценивает то, что новые процессы в рамках УЧК значительно сократили административные усилия и упростили процесс найма и использования консультантов. Подготовка и ввод в действие соответствующих МСР контрактов были хорошо интегрированы в УПП и ССУ. Контракты МСР автоматически составляются и направляются выбранному специалисту. Этот автоматизированный процесс значительно усовершенствовал процесс найма консультантов в области МСР.

88. Внешний ревизор признает, что значительно упростилась процедура составления запросов на командировки/оформления билетов по сравнению с прежней системой получения разрешений на командировки.

Процесс подачи/утверждения документов полностью интегрирован в систему SAP, и более нет необходимости в представлении бумажных документов на утверждение, которое занимало много времени и приводило к задержкам.

89. Внешний ревизор установил, что не обеспечена своевременная выплата ежемесячного денежного вознаграждения работникам на неполной ставке. Такая выплата проводилась только спустя 21 рабочий день, а это означало, что сотрудник на неполной ставке получал заработную плату только каждый второй месяц, что вызывало финансовые проблемы у таких работников. Внешний ревизор рекомендовал, что данную проблему необходимо устранить с помощью модуля УЛР системы SAP.

90. Руководство ответило, что решение уже разработано в рамках УПП/СОСП. В настоящее время это решение тестируется пользователями, и будет внедрено в систему SAP во втором квартале 2014 года.

91. Внешний ревизор положительно оценивает шаги, предпринятые руководством для преодоления данной проблемы. Тем не менее последующая группа внешней ревизии будет и далее следить за прогрессом в этой области.

92. Новая система управления, основанная на качественных и количественных целевых показателях в рамках ППОО была призвана поддержать и усилить организацию служебной деятельности на основе конкретных результатов, достигнув значимого и надлежащего эффекта. Ее основными целями являлись согласование индивидуальных задач сотрудников с целями Организации, обеспечение четких итоговых показателей и желаемой модели поведения, а также усиление подотчетности руководства и индивидуальной ответственности. Одним из основных инструментов в этом плане является "всесторонняя система управления, основанная на качественных и количественных целевых показателях". Внешний ревизор рекомендует осуществлять тщательный контроль применения данной системы в целях получения необходимых преимуществ, предполагаемых в рамках соответствующей инициативы.

93. Программный пакет 3 системы SAP включал внедрение модулей финансов, закупок и материальнотехнического обеспечения. Внешний ревизор провел обзор процесса корректировки бюджета и отметил, что внесение изменений в бюджет в области ТС не являлся полностью "безбумажным" процессом. Запросы на изменения направлялись по электронной почте, а сотрудники ОПУ/ФИН вносили соответствующие изменения в системе SAP и, таким образом, полный документооборот в системе SAP не проводился и оставался незаметным для руководителей проектов и/или их помощников. Получив данную информацию, руководство ответило, что развертывание программного пакета 3 для деловых операций осуществлялось в контролируемом режиме путем первоначального открытия 5 ключевых процедур только для ключевых пользователей и координационных центров. Это включает обработку данных по внесению изменений в бюджет ТС, доступ к которым предоставлялся только ключевым пользователям и координаторам с последующим постепенным распространением на конечных пользователей. С того момента были введены в действие остальные функции, и в настоящее время отделами ОПУ/СОСП проводится их усовершенствование в тесном и осуществляемом на постоянной основе сотрудничестве с коммерческим сектором..

94. Внешний ревизор положительно оценивает предпринятые руководством шаги в целях совершенствования процесса корректировки бюджета и обеспечения его полной системной интеграции. Последующая группа внешней ревизии будет и далее следить за прогрессом в этой области.

95. Внешний ревизор установил, что у казначейства должны были возникнуть проблемы при осуществлении платежей по документам, данные в которые ошибочно вносились держателями выделенных средств, вызывая тем самым задержки платежей. Несколько таких случаев были заявлены по каналам служб помощи, и большинство из них были разрешены. Внешний ревизор полагает, что ошибки при вводе данных произошли из-за ненадлежащих механизмов превентивного контроля в системе.

96. Руководство сообщило, что оно уже осведомлено об этой проблеме, и в настоящее время принимаются меры к ее устранению с помощью инструктажа пользователей.

97. Внешний ревизор рекомендует, чтобы технические специалисты провели дополнительную работу по определению надлежащих превентивных механизмов контроля и ввели их в действие в системе в целях сбора не содержащих ошибок данных.

98. Внешний ревизор установил, что сохраняется практика получения ОПУ/ФИН бумажных копий счетовфактур независимо от наличия их в системе SAP в виде вложений. Финансовая группа обрабатывала платежи только тогда, когда получала платежные документы в распечатанном виде, что, наряду с отсутствием механизма отслеживания, стало одной из важных причин задержки в обработке платежей. Запросы на прямые расходы направлялись в виде сообщений по электронной почте и/или бумажных документов, а не через систему.

99. На приведенное выше замечание руководство ответило, заявив, что в настоящее время ОПУ/СОСП осуществляет совершенствование этой новой процедуры, а также управления прямыми расходами и сертификации счетов-фактур с помощью системы электронного документооборота SAP. Как ожидается, техническое решение будет внедрено в течение второго квартала (апрель–июнь) 2014 года.

100. Внешний ревизор рекомендует, чтобы в соответствии с принципами системы ПОР все связанные с конкретной транзакцией документы загружались в систему и при наличии всех таких необходимых вложений необходимо покончить с практикой подготовки документов вручную и направления их по электронной почте. В случае возникновения проблем с безопасностью системы, эти проблемы должны решаться надлежащим образом, при этом следует избегать любых уловок для действий в обход системы. Такая практика противоречит плану замены бумажной подписи персональными цифровыми подписями и электронными разрешениями.

101. Программный пакет 3 также включал закупки и материально-техническое обеспечение. Закупки представляют собой общий процесс приобретения товаров, работ и услуг, который объединяет все связанные с этим функции, включая планирование, прогнозирование, управление цепочками поставок, определение потребностей, контакты с поставщиками и предложение на представление предложений, подготовку и заключение контракта, а также контроль исполнения контрактов вплоть до окончательного выполнения всех обязательств, оговоренных в соответствующем (соответствующих) контракте (контрактах). Процесс закупок охватывает мероприятия, необходимые для покупки, аренды, лизинга или продажи товаров, услуг и другие запросы, такие как промышленные объекты и имущество. Политика, процедуры и практика закупок ЮНИДО регулируются "Финансовыми положениями и правилами ЮНИДО" (UNIDO/DG/B.74/Rev.2) от 18 августа 2006 года (Правила 109.5.1–109.5.9). Выбор между централизованными и децентрализованными закупками основан на сметной стоимости планируемой закупки. Все закупки со сметной стоимостью 40 000 евро или выше официально объявляются и проводятся методом открытых конкурсных торгов (если по обоснованным причинам не применяются другие методы закупок) и являются частью централизованной системы торгов. Закупки стоимостью менее 40 000 евро осуществляются заинтересованными руководителями проектов в рамках децентрализованного порядка закупок, а закупки стоимостью до 5000 евро могут осуществляться с применением упрощенной закупочной процедуры. Ниже приводится распределение по видам закупок ЮНИДО за 2013 год:

V.14- IDB.42/ PBC.30/ Таблица 9. Виды закупок 102. В начале 2013 года был развернут модуль закупок, в рамках которого перенос данных из действующих проектов должны были также осуществлять организации – партнеры по осуществлению проекта. Ввод этого модуля в действие и его настройки в соответствии с потребностями Организации осуществлялись поэтапно.

Изучение усилий, предпринятых в рамках ППОО по наращиванию потенциала персонала функциональных подразделений центральных учреждений ЮНИДО и отделений на местах, показывает, что для достижения данной цели были предложены многочисленные возможности, и в итоге было отмечено укрепление потенциала оперативного персонала. Таким образом, выбранные сроки, обеспечение доступности и проведение учебных занятий по новой системе позволило ППОО достичь своих целей в области обучения персонала навыкам работы в данном программном пакете. Наращивание потенциала сотрудников вполне может являться тем решающим компонентом, который может внести позитивный вклад в успешное внедрение модуля закупок.

103. Руководство по закупочной деятельности. В июле 2013 года руководство ЮНИДО выпустило новую редакцию Руководства по закупочной деятельности. В новой версии данного Руководства вполне удовлетворительно излагаются и отражаются передовые методы в области управления цепочками поставок и меняющиеся тенденции в системе учреждений Организации Объединенных Наций. Руководство имеет всеобъемлющий и удобный в использовании формат. Внешний ревизор отметил, что некоторые ссылки в этой публикации либо не существуют, либо не работают. Ему было сообщено, что все существующие ссылки будут проверены в целях обеспечения их надлежащего функционирования. Кроме того, в настоящее время готовится дополнительная документация, которая будет привязана к ряду пока еще не существующих ссылок. Эта работа может быть проверена в ходе следующих ревизий. В целях дальнейшей оптимизации работы данной системы сотрудники отделений на местах предложили, что для помощи пользователям системы и новым, вошедшим в ЮНИДО участникам, необходимо поощрять предпринимаемые внутри Организации усилия по переводу некоторых из наиболее важных шаблонов и схем закупок на официальные рабочие языки ЮНИДО, чтобы обеспечить их лучшее понимание работающими на местах сотрудниками оперативных подразделений с учетом текущего положения дел с бюджетом. Это позволит сократить ошибки, осуществление ненужной работы, а также будет способствовать избежанию возможного риска ненадлежащих закупок.

104. В отношении замечания внешнего ревизора руководство сообщило, что ряд ссылок в Руководстве не существуют или не работают. ЮНИДО хотела бы сообщить, что все имеющиеся ссылки будут проверены в целях обеспечения надлежащего функционирования. Кроме того, осуществлялась подготовка дополнительной документации, которая будет привязана к немногим пока не существующим ссылкам. Что касается перевода всех документов, бланков и шаблонов для проведения торгов и заключения контрактов, а также связанных с УВП, то данный вопрос будет рассматриваться, как предложение для внесения в бюджет в целях осуществления в течение следующего двухгодичного периода. Следует отметить, что, учитывая преобладающее положение дел в области бюджета, это мероприятие сначала будет ограничено официальными рабочими языками ЮНИДО (то есть английским и французским).

105. Комплексное планирование позволяет организациям иметь четкое видение перспективы для достижения своих целей в установленные сроки и с экономией средств. Несмотря на требование о составлении плана закупок, содержащееся как в Руководстве по закупочной деятельности 2008 года (Глава 2, Раздел 1) и в Руководстве по закупочной деятельности 2013 года (Раздел 7), ЮНИДО не имеет такого требуемого Плана закупочной деятельности на 2013 год. В ходе взаимодействия с Группой по закупкам (ГЗ) Внешний ревизор был уведомлен о том, что им было достаточно трудно составлять годовой план закупок в рамках действовавшей системы. Кроме того, руководство сообщило Внешнему ревизору, что с января 2014 года введен ряд улучшений: например, были добавлены различные системные проверки и сообщения в целях улучшения поддержки пользователей при формировании закупочной корзины (ЗК), заказа на поставку (ЗП) или объявления о принятии предложения (ОПП). В рамках новой системы закупочные корзины (ЗК) теперь можно формировать со статусом "сохранено".

Эти ЗК можно использовать для обобщения потребностей в закупках, подготовки соответствующих планов закупок и загрузки определенной информации в качестве индикативных уведомлений о закупках на внешнем вебсайте ЮНИДО. Техническое решение, как ожидается, будет внедрено в течение второго квартала (апрель–июнь) 2014 года.

106. Внешний ревизор рекомендует составлять на периодической основе план закупок совместно с ключевыми показателями эффективности в целях эффективной оценки достигнутого прогресса.

107. Индентация. Индентация рассматривается как краеугольный камень для создания рентабельной, действенной и эффективной закупочной системы. Держатели выделенных средств и/или руководящие сотрудники по закупкам проявляют должную осмотрительность при разработке технического задания с описанием технических характеристик и смежных требований по закупочным позициям, которые выделяются, исходя из исследований, включающих изучение местной конъюнктурной информации, местных и геополитических условий, применимых законов и нормативных актов, условий поставки, специальных условий со стороны доноров и характера и степени участия ЮНИДО. Внешний ревизор в ходе ознакомления с отчетностью установил, что в ряде случаев процедура закупок затягивалась на значительные сроки из-за проблем, вызванных недостатками в формулировании индентов. В частности, следующие два случая наглядно демонстрируют эти недостатки.

108. Два заказ-наряда под номерами 15003030 и 15003242 были выписаны на поставку и монтаж оборудования для проекта под названием "Выведение из оборота ГХФУ-22 в секторе производства комнатного и автономного оборудования для кондиционирования воздуха", осуществляемом в рамках Монреальского протокола, который подлежал завершению к середине 2012 года. В ходе реализации данного проекта возникли самые разные проблемы, например:

• проблемы таможенного оформления, • неисправности в установках, • выплата за простой судов и дополнительные расходы по персоналу, • убытки, понесенные получателями в результате производственных потерь и т. д.

109. Это был не первый случай, когда осуществлялась такая закупка. Персонал местного отделения ЮНИДО должен был довести местные условия и законы до держателя выделенных средств и/или руководителя проекта.

Данный проект по-прежнему не завершен по истечении более двух лет. Также было отмечено, что ЮНИДО не проявила необходимую осмотрительность в плане получения гарантии исполнения в целях обеспечения введения в эксплуатацию закупленного оборудования в оговоренные сроки.

110. В рамках другого подрядного контракта № 3000000511, переданного некой компании на цели "строительства учебного института рыбной промышленности" в Сьерра-Леоне, была привлечена фирма для строительства стальной конструкции каркасного типа с завершением строительных работ в течение четырех месяцев к концу 2011 года. Согласно условиям контракта ЮНИДО осуществляла выплаты подрядчику в рассрочку, причем иногда с сиюминутной выгодой для подрядчика. Когда подрядчик не смог выполнить свои обязательства, ЮНИДО понесла дальнейшие убытки, поскольку банк не смог обналичить банковскую гарантию выполнения контракта. Возникла необходимость в урегулировании спора по контракту мирным путем, поскольку, V.14- IDB.42/ PBC.30/ как выяснилось, арбитраж оказался дорогостоящим вариантом, а также поскольку показатели служебной деятельности местных сотрудников ЮНИДО также были поставлены под сомнение подрядчиком. Работы на объекте были впоследствии завершены усилиями местного подрядчика путем внесения изменений в параметры строящегося объекта за счет перехода от стальной каркасной конструкции на кирпично-бетонную конструкцию, в связи с возведением которой были понесены дополнительные издержки в рамках проекта. Внешний ревизор считает, что если кирпично-бетонная конструкция, которая была в конечном счете построена на объекте, будет соответствовать целям проекта, то руководитель проекта вместо индентации для здания стальной каркасной конструкции на данном объекте, должен был бы с самого начала разработать индент для кирпично-бетонной конструкции. Что касается банковской гарантии выполнения контракта, то было установлено, что формулировка гарантии не была безусловной, недвусмысленной и безотзывной, что дало банку возможность воспользоваться тактикой проволочек и, в конечном счете, допустить дефолт по своим обязательствам. Все эти аспекты указали на сохраняющуюся необходимость более тщательного изучения конъюнктурной информации, обеспечения оптимальных технических характеристик с учетом местных условий и уязвимости рынка на момент разработки индента.

111. Согласившись с внесенными Внешним ревизором предложениями относительно индентации, руководство заявило, что они должны гарантировать отражение данной процедуры надлежащим образом в ходе будущих изменений используемых ЮНИДО типовых конкурсных и контрактных документов и шаблонов.

112. Представление заявок. Инициатива в области децентрализации предполагает вовлечение местного персонала в закупочный процесс. Было видно, что с момента ввода в действие модулей УВП/МЗ система электронных закупок стала более эффективной. Тем не менее было установлено, что в течение 2013 года имело место 77 случаев продления периода представления заявок на участие в торгах. Руководство, однако, распределило такие продления сроков по четырем широким категориям, которые указаны в таблице, ниже, и в ходе обсуждения обосновало каждый случай.

Таблица10. Продление периода представления заявок на участие в торгах дополнительного времени для подготовки заявок 113. В таблице, выше, показано, что в 67 процентах случаев продление сроков представления заявок осуществлялось в целях содействия участникам торгов в подготовке своих предложений, а это указывает на то, что инденты были разработаны без должной осмотрительности и без учета требований новой системы УВП.

114. Приняв к сведению высказанное Внешним ревизором замечание, руководство заявило, что продление сроков в большинстве случаев было обусловлено необходимостью предоставить возможность компенсировать незнание участниками торгов недавно введенной системы УВП и, следовательно, избежать недостаточной реакции рынка и/или конкуренции.

115. Внешний ревизор рекомендует принять необходимые меры по уменьшению оснований для продления сроков представления заявок во избежание возможных задержек в реализации проектов по причине закупок.

116. Внешний ревизор отметил заказ номер 0020644839, указывающий на системный дефект, при котором три закупочные корзины зависли, в результате чего выделенные средства оказались заблокированными. Найти системное решение оказалось невозможно, и данную проблему руководству пришлось решать в ручном режиме, что потребовало времени. Ревизор полагает, что такие меры вмешательства должны осуществляться таким образом, чтобы не повлиять на временные рамки проекта и все исправления, внесенные для решения проблем, должны иметь контрольный след.

117. Загрузка предложений от замещающих участников торгов также требует времени, особенно в тех случаях, когда основная масса заявок поступает в печатной форме и требует ввода в систему сотрудниками Служб закупок.

По определению считается, что потребность оставлять "окно открытым" для замещающих заявок будет уменьшаться по мере устранения проблем в системе, и, в конечном счете, будет ликвидирована в качестве возможного варианта. В Руководстве по закупочной деятельности содержатся процедуры рассмотрения замещающих заявок. Тем не менее Внешний ревизор рекомендует разработать системную стандартную операционную процедуру таким образом, чтобы график закупок не нарушался, и чтобы должным образом были учтены вопросы обеспечения прозрачности.

118. Руководство положительно оценило рекомендации Внешнего ревизора и заявило, что в контексте предстоящего внедрения технического решения по УЗВ некоторые из функциональных возможностей, которые на настоящий момент требуют взаимодействия персонала по закупкам в ручном режиме, будут автоматизированы.

119. Процедура регистрации поставщиков подробно прописана в ЮНИДО. Руководящие принципы закупок также настоятельно рекомендуют регистрацию поставщиков в ГРООН. В настоящее время перечень утвержденных поставщиков ведется в ЮНИДО в печатной форме, в нем также имеется "черный" список поставщиков и перечень временно отстраненных от работы поставщиков. При этом, однако, перечень утвержденных поставщиков не был размещен на веб-сайте ЮНИДО.

120. В ответ на приведенное выше замечание руководство ответило, что в целях обеспечения конфиденциальности и по ряду других причин, ЮНИДО не придерживается практики размещения перечня утвержденных поставщиков на веб-сайте ЮНИДО, причем это также не практикуется большинством других организаций/учреждений Организации Объединенных Наций.

121. Внешний ревизор, однако, все-таки рекомендует регистрацию поставщиков в ГРООН.

122. Контроль и регулирование заказов/исполнения контрактов. Сложившиеся правила деловой этики предписывают, что поставщиком должен выступать только тот участник торгов, чья заявка принята.

Заказ/контракт не должен передаваться, и платежи не должны осуществляться в пользу какой-либо третьей стороны. В одном таком случае, имеющем в системе SAP идентификационный номер 3000018065, в качестве участника торгов выступала компания "Fluke Calibration", в то время как первый заказ был размещен и последующие платежи были произведены в пользу компании "Fluke Corporation". Было уточнено, что компания "Fluke Calibration" является подразделением компании "Fluke Corporation". При этом, однако, не была уточнена организационно-правовая форма собственности этих двух юридических лиц.

123. Данная проблема была принята к сведению руководством, и оно заверило, что будут разработаны надлежащие процедуры в рамках пересмотра тендерных типовых конкурсных и контрактных документов и шаблонов ЮНИДО и Руководства по УВП.

124. Внешний ревизор установил, что ЮНИДО использует стандартизированную документацию для проведения конкурсных торгов по всем видам закупок с базисом поставки "доставка до места" (DAP) "ИНКОТЕРМС", которая требует страхования грузов от места поставки до места, указанного в товарнотранспортных документах на базисе DAP. Необходимо обеспечивать, чтобы в комплект товарно-транспортных документов входила копия страхования перевозки "от двери до двери" во избежание риска убытка для ЮНИДО, поскольку основной платеж осуществляется на момент представления товарно-транспортных документов к платежу. Руководство по закупочной деятельности ЮНИДО также в обязательном порядке требует, чтобы все закупки на сумму более 500 евро были застрахованы на услуги фрахта.

V.14- IDB.42/ PBC.30/ 125. При указании на это замечание руководство согласилось с рекомендациями Внешнего ревизора и сообщило, что оно имеет глобальный договор страхования с компанией "Marsh USA", который включает страхование оборудования на базисе поставки DAP "ИНКОТЕРМС", при этом на усмотрении ЮНИДО находится выбор варианта страхования посредством глобального договора страхования или по каналам поставщика оборудования. Служба закупок планирует в 2014 году включить данное требование в Руководство по УВП.

126. Внешний ревизор полагает, что реакция руководства является противоречивой, поскольку ЮНИДО уже имеет глобальное страховое покрытие для закупаемых товаров, и поэтому может не использовать свои закупки на базисе поставки DAP в таких условиях.

127. Внешний ревизор рекомендует руководству провести обзор политики. Внешний ревизор может пожелать изучить данный аспект в ходе следующей ревизии.

128. Банковская гарантия исполнения контракта. Внешний ревизор изучил Контракт № "Строительство и ввод в эксплуатацию фотоэлектрической мини-системы", в котором формулировка банковской гарантии исполнения контракта менялась дважды в течение срока действия данного контракта, что составляло явное нарушение всех сложившихся норм финансовой этики, поскольку положения и условия были изменены после окончания торгов. В настоящее время гарантия, предоставляемая приемлемыми для ЮНИДО коммерческим банком или страховой компанией, была заменена на гарантию, выставленную законным представителем поставщика.

129. В ответ на замечание руководство заявило, что в конкурсной документации не были оговорены какие-либо однозначные формулировки гарантии. График платежей был успешно согласован в ходе переговоров в пользу ЮНИДО, при этом сумма предоплаты составляла менее 10 процентов от суммы контракта.

130. Внешний ревизор полагает, что ЮНИДО была подвергнута необоснованному риску, когда подрядчику было позволено работать без предоставления гарантии исполнения контракта от банка или страховой компании.

131. В контракте (3000000237) ЮНИДО столкнулась с проблемами, когда подрядчик, который изначально нес ответственность за монтаж оборудования (генераторов), отказался соблюдать гарантию, поскольку оборудование было установлено другим поставщиком. При этом первоначальный поставщик также потребовал взыскания расходов по монтажу. На момент ревизионной проверки данный контракт на поставку и монтаж двух генераторов остался незавершенным, несмотря на истечение значительного срока.

132. В ответ на указанное выше замечание руководство заявило, что в данном случае децентрализованной закупки монтаж оборудования, поставленного подрядчиком ЮНИДО, было поручено выполнить третьей стороне. При этом подрядчик не был уведомлен об этой дополнительной работе. В настоящее время прилагаются усилия по достижению соглашения, в соответствии с которым третьей стороне будет компенсирована сумма монтажных работ (по фактическим расходам), в то время как основной подрядчик ЮНИДО будет обязан дать гарантию на оборудование, которое было установлено (имеющей надлежащую квалификацию) третьей стороной. Результат этих усилий пока неизвестен.

133. Внешний ревизор считает, что контроль со стороны местного персонала по исполнению данного контракта осуществлялся ненадлежащим образом, за счет чего ЮНИДО подверглась необоснованному риску. Внешний ревизор рекомендует урегулировать данный вопрос мирным путем и завершить монтаж оборудования.

134. Внешний ревизор установил, что первоначальные гарантии исполнения контрактов были помещены в папки с заказами/контрактами, что увеличивало риски.

135. Внешний ревизор рекомендует внедрить надлежащую систему ответственного хранения, при этом может быть разработана процедура хранения банковских гарантий исполнения контрактов в целях сведения к минимуму связанных с этим рисков.

136. Желаемым эффектом от получения банковской гарантии исполнения контракта является снижение рисков невыполнения обязательств подрядчиком. Гарантия должна быть безусловной, недвусмысленной и необремененной. Несмотря на то, что в Руководстве по закупочной деятельности приводятся три вида шаблонов для банковских гарантий исполнения контракта, все они не отвечают перечисленным выше условиям. Кроме того, в некоторых случаях после выдачи подряда руководство принимало банковские гарантии в формате, не соответствовавшем даже тому, который представлен в качестве стандарта. Данный аспект равносилен изменению договорных условий после проведения торгов. Необходимость в снижении рисков возрастала в тех случаях, когда оплата по контракту в полном объеме производилась по аккредитиву против представления товарнотранспортных документов. Большинство закупок должны соответствовать определенным показателям эффективности, и требуют гарантии в той или иной форме до достижения финального результата, то есть тестирования качества монтажа и ввода в эксплуатацию. Внешний ревизор полагает, что риск любого невыполнения контрактных обязательств должен быть надлежащим образом компенсирован путем таких мер, как:

• получение безусловной, недвусмысленной и необремененной гарантии исполнения контракта, которая должна оставаться в силе до конца первого года технического обслуживания;

• разработка системы ответственного хранения банковских гарантий в целях сведения к минимуму 137. Руководство положительно оценило сделанные Внешним ревизором предложения, и сообщило, что в контексте предстоящего пересмотра типовых конкурсных и контрактных документов ЮНИДО, данная практика будет изменена в целях лучшего обеспечения поддержки интересов ЮНИДО.

138. Последующие группы внешней ревизии проведут анализ изменений, внесенных в шаблоны банковской гарантии исполнения контракта для того, чтобы адекватно покрыть соответствующий риск.

139. Оценка исполнения контракта. Процедуры закупок ЮНИДО требуют проведения оценки после исполнения контракта всех подрядчиков и включения полного формата оценки в Руководство по закупочной деятельности. Образцы выполненных контрактов были проанализированы Внешним ревизором в целях изучения отчетов по оценке подрядчиков. Внешний ревизор выяснил, что оценки подрядчиков после исполнения контрактов документально не оформлялись.

140. Когда данный факт был доведен до сведения Службы закупок, был получен ответ, что уже докладывалось о том, что анкеты оценки показателей, поддерживаемые модулем УВП, еще не прошли тестирование и не адаптированы к конкретным требованиям и рабочим процессам ЮНИДО. Это будет сделано в рамках плана работы Группы по закупкам (ГЗ) на 2014 год.

141. Внешний ревизор рекомендует, чтобы все завершенные закупки проходили оценку на предмет надлежащего уровня подготовки и планирования торгов, гласности, оценки, административного контроля исполнения контрактов и административного управления мерами после исполнения контракта. Шаблоны оценки показателей эффективности поставщика могут быть выпущены для заполнения одновременно с оплатой последнего счета, чтобы обеспечить наличие в системе соответствующих замечаний и комментариев. Это поможет в завершении составления профилей подрядчиков, которые были бы выгодны для ЮНИДО в будущем.

142. Внешний ревизор установил, что Служба закупок функционировала без какой-либо системы контроля и регулирования исполнения контрактов, которая могла бы помочь им надлежащим образом управлять и контролировать ход осуществления всех закупок "под одной крышей". В модуле УВП SAP основное внимание уделяется оперативным аспектам, но в нем не учтены все аспекты, связанные с контролем и регулированием исполнения договоров. Руководство может провести мероприятие по оценке потребностей Службы закупок, с тем чтобы ее функционирование стало более эффективным и не подверженным рискам.

143. Служба закупок положительно оценила предложения, сделанные Внешним ревизором, и согласилась, что для этой цели требуется надлежащая система контроля и регулирования исполнения контрактов.

144. Изменения в культуре. Изменения в культуре стали конечным результатом процесса, инициированного в рамках Программы организационного обновления. В марте 2011 года была создана оперативная группа по вопросам культуры по итогам проведенного в 2010 году диагностического обследования по вопросам культуры V.14- IDB.42/ PBC.30/ труда. Цели группы включали формирование культуры в рамках инициативы "Единство действий ЮНИДО", обеспечение обмена знаниями между организациями, эффективной коллективной работы и взаимодействия, эффективной коммуникации и повышения квалификации персонала, с тем чтобы справиться с потребностями преобразований. Оперативная группа по вопросам культуры была учреждена решением руководства, принятым в начале 2012 года, и эта задача была возложена на УПОО.

145. Внешний ревизор полагает, что прекращение деятельности ОГК привело к исчезновению форума, который мог бы сыграть конструктивную роль в обеспечении преобразований в рамках концепции "Единство действий ЮНИДО". Кроме того, проведение инициативы в области изменений в культуре необходимо официально поручить группе/подразделению Организации, которые могли бы разработать надежный план, содержащий четко определенные этапы в достижении измеримых целевых показателей изменений в организационной культуре.

146. В ответ на высказанные Внешним ревизором мнения руководство заявило, что вне зависимости от того факта, что для осуществления данной цели отсутствуют бюджетные ресурсы, более важным является то, что эволюционное изменение не может осуществляться какой-либо организационной единицей, а должно проводиться путем всестороннего включения изменений в процессы, политику и практику во всех подразделениях Организации и на разных ее уровнях. Короче говоря, эволюционное изменение должно находиться под ответственностью большинства, а не пропагандироваться некой группой. Просьба пересмотреть данную рекомендацию в свете нашей позиции.

147. Внешний ревизор положительно оценивает тот факт, что изменения в культуре требуют времени для формирования, однако с учетом значительных масштабов предпринятой ЮНИДО инициативы сохранение ОГК можно считать шагом в правильном направлении, и эта группа могла бы обеспечить еще один форум наряду с ППОО, который мог бы дополнять процесс изменений.

148. ППОО стала попыткой привнести изменения и организационное обновление с помощью различных мероприятий. Попытка была довольно успешной в таких областях, как УЧК, финансы и закупки, хотя она могла бы обеспечить частичный успех в УПП, управлении знаниями и изменениях в культуре. Внешний ревизор отметил, что УПОО представило свой последний доклад 19 декабря 2013 года, когда было объявлено завершение ППОО, и было указано на некоторые оставшиеся работы, однако не был предложен никакой дополнительный план действий для завершения таких работ. Внешний ревизор полагает, что ППОО следовало бы осуществлять при наличии структурированной стратегии выхода для консолидации преобразований, вызванных инвестициями ЮНИДО в ППОО.

149. В ответ на указанное выше замечание Внешнего ревизора руководство высказало мнение о том, что оценка ППОО внешними заинтересованными сторонами и независимыми оценщиками была весьма обнадеживающей, и они высоко оценили прогресс, достигнутый ЮНИДО по сравнению с другими организациями системы Организации Объединенных Наций. Что касается мнений по поводу завершения ППОО, то руководство подтвердило, что остальные позиции ППОО были представлены Генеральному директору и исполнительному руководству в январе 2014 года со стороны Целевой группы по организационному согласованию и доработке, которые согласились принять решение по вопросу о курсе движения вперед в реализации программы в 2014 году и позднее. Кроме того, в адрес государств-членов был также направлен прогноз развития ситуации в документе IDB.41/9 PBC.29/9 от 11 марта 2013 года.

150. Внешний ревизор подтверждает свою точку зрения, поскольку полученный от руководства ответ подчеркивает тот факт, что данная Целевая группа была учреждена уже после завершения ППОО как новая инициатива, а не как продуманный механизм, который должен был быть встроен в ППОО ранее в качестве стратегии выхода, дающей четкую "дорожную карту". Этой "дорожной карты" должны были бы придерживаться все заинтересованные стороны немедленно после завершения ППОО.

Внедрение SAP – технические вопросы и проблемы безопасности 151. В ходе прошедшей в декабре 2013 года тщательной проверки ИТ-системы Внешний ревизор выявил определенные риски для безопасности новой системы SAP, которые следует рассмотреть в срочном порядке:

Предоставление режима допуска по профилю SAP_ALL (ОБЩИЙ ДОПУСК) 152. Режим допуска SAP_ALL позволяет пользователю выполнять все задачи в системе. Компания "SAP" рекомендует не предоставлять режим допуска по профилю SAP_ALL любому пользователю в производственной среде. Внешний ревизор отметил, что в ЮНИДО было 27 пользователей, которым был предоставлен режим допуска по профилю SAP_ALL в нарушение стандартных рекомендаций SAP. Из них 21 пользователь являлся пользователем сервисных функций "Dialogue" или "S Service".

Предоставление режима допуска по профилю SAP_NEW (ОБЩИЙ ДОПУСК К НОВЫМ ФУНКЦИЯМ) 153. Режим допуска SAP_NEW позволяет предоставлять общий допуск к любому новому профилю, включенному в какой-либо новый, вводимый в действие программный пакет SAP. Должны существовать процедуры для анализа и тестирования новых вводимых в действие объектов перед предоставлением их пользователям. Внешний ревизор отметил, что в ЮНИДО было 23 пользователя, которым был предоставлен "всесильный" режим допуска по профилю SAP_NEW в нарушение рекомендаций SAP. Из них 18 являлись пользователями сервисных функций либо "Dialogue", либо "S Service".