«Кафедра культурологии и русского языка Учебно-методический комплекс по дисциплине АРХИВОВЕДЕНИЕ Специальность 080504.65 Государственное и муниципальное управление Санкт-Петербург 2009 1 Рассмотрено и утверждено на ...»

13. Внутренняя опись документов:

1. подшивается в конце дела;

2. подшивается в начале дела;

3. наклеивается на внутренней стороне обложки дела;

4. наклеивается на лицевой стороне обложки дела.

14. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится:

1. его заголовок;

2. общий заголовок дела;

3. только порядковый номер тома;

4. общий заголовок дела и заголовок тома.

15. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в:

1. четырёх экземплярах и не переплетается;

2. трёх экземплярах и переплетается;

3. двух экземплярах и не переплетается;

4. одном экземпляре и переплетается.

16. Законченной архивной описью считается:

1. составление внутренней описи документов дела и листазаверителя;

2. проставление архивного шифра на лицевой стороне обложки дела;

3. годовой раздел сводной описи дел (или несколько годовых разделов) с трёхзначным количеством заголовков дел;

4. годовой раздел сводной описи дел (или несколько годовых разделов) с четырёхзначным количеством заголовков дел.

17. Приказы по личному составу:

1. входят в общую нумерацию внутренних документов;

2. входят в общую нумерацию приказов учреждения;

3. имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы документов;

4. входят в общую нумерацию приказов учреждения с добавлением буквенных обозначений.

Тема 6. Организация оперативного хранения дел и порядок их передачи в ведомственные и государственные архивы 1. Отбор документов на передачу в архив или на уничтожение следует проводить:

2. каждые три года;

4. в конце каждого года.

2. Приказы по основной деятельности подлежат:

1. временному хранению;

2. долговременному хранению;

3. постоянному хранению;

4. хранению по усмотрению делопроизводителя.

3. Оперативное хранение документов в организации осуществляется на срок до:

4. десяти лет включительно.

4. Срок оперативного хранения любого документа начинает отсчитываться с(о):

1. момента его создания или получения;

2. времени его исполнения и отправления в дело;

3. дня окончания дела, в которое помещён документ;

4. 1 января года, следующего за годом окончания дела.

5. При оперативном хранении на корешке каждого дела указывается:

1. его наименование;

2. номер дела по номенклатуре дел;

3. наименование и номер дела по номенклатуре:

4. наименование, номер дела и срок хранения.

6. После завершения делопроизводственного года в период оперативного хранения:

1. сотрудники могут беспрепятственно пользоваться документами 2. пользоваться документами дела можно только по разрешению 3. документы из дел никому не выдаются;

4. документы из дел выдаются лишь в исключительных случаях с разрешения руководителя.

7. В случае временного изъятия документа из дела, находящегося на оперативном хранении, в дело вкладывается лист-заместитель с указанием:

1. фамилии и должности лица, получившего документ;

2. кроме фамилии и должности лица также даты выдачи и возвращения документа;

3. информации о получателе и сроке возврата документа, а также с распиской в его получении;

4. сведений о получателе и дате возврата документа с распиской получателя, а также точная заверенная копия и акт о причинах изъятия подлинника.

8. Трудовые книжки, не полученные при увольнении, хранятся в учреждении до передачи в архив:

9. В архив передаются дела:

1. постоянного и долговременного (более 10 лет) хранения;

2. постоянного и временного (до 10 лет) хранения;

3. постоянного, долговременного и временного хранения;

4. только постоянного хранения.

10. По истечении срока оперативного хранения:

1. дела в полном составе передаются в ведомственный архив;

2. документы в делах пересматриваются и группируются для уничтожения и передачи в архив;

3. дела передаются сразу на государственное хранение;

4. дела проверяются на сохранность и передаются в архив.

11. В годовой сводной описи дел раздел по личному составу включается в:

1. опись дел постоянного и долговременного хранения;

2. опись дел временного хранения;

3. опись дел долговременного хранения;

4. особую группу и систематизируется обособленно.

12. Описи не составляются на дела:

1. постоянного хранения;

2. долговременного хранения;

3. временного хранения;

4. временного и долговременного хранения.

13. Долговременное хранение дел предполагает срок свыше:

14. Временное хранение дел предполагает срок до:

15. Для оперативного ведения информационно-справочной работы и осуществления контроля исполнения документов целесообразно оформлять:

1. только один экземпляр регистрационно-контрольной карточки;

2. два экземпляра регистрационно-контрольной карточки;

3. несколько экземпляров регистрационно-контрольной карточки.

16. Приём документов на постоянное государственное хранение оформляется:

1. актом приёма-передачи дел;

2. атметками о приёме на двух экземплярах описи дел;

3. актом приёма-передачи и отметками на четырёх экземплярах 4. актом приёма-передачи и отметкой о приёме на одном экземпляре описи.

17. Правильно оформленной ссылкой на регистрационный номер и дату полученного письма является:

1. на № 18 от 04.02.2009;

2. на № 18 от 04.02.2009г.;

3. на Ваше письмо от 04.02.2009 № 18 сообщаем;

4. на Ваше письмо за № 18 от 04.02.2009 сообщаем.

Тема 7. Система хранения и использования архивных документов 1. Срок хранения архивных документов исчисляется с:

1. даты отправки документа в архив;

2. первого дня поступления документа в архив;

3. первого числа месяца, следующего за датой поступления документа;

4. начала года, следующего за годом окончания действия документа.

2. В фонд пользования следует включать:

1. все документы архивного фонда за исключением секретных и 2. подлинники документов архивного фонда;

3. копии архивных документов;

4. лишь документы надлежащего физического состояния.

3. Старение архивного документа происходит при:

1. снижении его историко-культурной значимости;

2. изменении его физико-химических свойств;

3. смене носителей информации;

4. появлении новой редакции документа.

4. Страховая копия документа создаётся на случай его повреждения или утраты:

1. для каждого архивного документа на бумажном носителе;

2. для каждого архивного документа на электронном носителе;

3. для каждого архивного документа на бумажном или электронном 4. только для особо ценных или уникальных документов.

5. Депозитарным хранением документов называется:

1. временное хранение документов организации в ведомственном 2. хранение документов организации в государственном архиве;

3. хранение документов собственника на условиях договора;

4. передача частного архива в дар государственному или муниципальному архиву, музею, библиотеке.

6. Особо ценным документом Архивного фонда Российской Федерации считается документ, который:

1. имеет непреходящую ценность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим хранения и использования;

2. не имеет дубликатов и копий, способных восполнить утрату или повреждение единицы архивного хранения;

3. снабжён грифом секретности на срок более 75 лет;

4. касается деятельности органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации.

7. К уникальным документам архива относятся:

1. документы, имеющие культурно-историческую ценность для общества и государства;

2. документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них 3. оригиналы, при их утрате невосполнимые с точки зрения автографичности;

4. особо ценные документы, не имеющие аналогов и невосполнимые при их утрате.

8. Пользователем документами Архивного фонда Российской Федерации может быть:

1. исключительно государственный орган;

2. помимо государственного органа также орган местного самоуправления;

3. только юридическое лицо;

4. государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо.

9. Стеллажи, шкафы, полки архива принято обозначать:

1. римскими цифрами;

2. арабскими цифрами;

3. буквами;

4. буквенно-цифровым способом.

10. Личные дела и карточки, лицевые счета госслужащих хранятся:

11. При направлении архивной справки в организацию на конверте следует указывать:

1. только адрес организации;

2. наименование организации, затем её адрес;

3. адрес организации, затем её наименование;

4. то, что считает нужным адресант.

12. Правильное оформление адресата:

1. ОАО «Север» Генеральному директору Иванову И. И.;

2. ОАО «Север» Генеральному директору И. И. Иванову;

3. генеральному директору ОАО «Север» И. И. Иванову;

4. генеральному директору ОАО «Север» Иванову И. И.

13. Почтовый адрес оформляется в следующей последовательности:

1. улица, дом, квартира, город, индекс, страна;

2. страна, индекс, город, улица, дом, квартира;

3. индекс, страна, город, улица, дом, квартира;

4. страна, город, индекс, улица, дом, квартира.

14. Протоколам, в течение календарного года оформляемым в пределах организации, регистрационные номера присваиваются:

1. в общей группе документов данного типа;

2. в общем потоке внутренних документов;

3. в группе информационно-справочных документов;

4. отдельно по каждой группе протоколов.

15. При адресовании письма физическому лицу указываются:

1. фамилия и инициалы, затем почтовый адрес;

2. инициалы и фамилия, затем почтовый адрес;

3. почтовый адрес, затем фамилия и инициалы;

4. почтовый адрес, затем инициалы и фамилия.

16. По правилам российского делопроизводства количество адресатов документа не должно превышать:

4. четырёх.

17. По правилам международного делопроизводства количество адресатов документа не должно превышать:

4. четырёх.

Тема 8. Археографическая обработка документов 1. Учётные документы архива фиксируют:

1. поступление и выбытие документов;

2. количество документов, поступивших на хранение;

3. количество и состав поступивших документов;

4. поступление и выбытие документов, их состав и состояние.

2. Карточка архивного фонда содержит:

1. архивное описание документа с шифром, подлежащее включению в каталог для пользователей фонда;

2. информацию для учёта количества документов в архиве;

3. сведения для централизованного учёта документов Архивного 4. краткое содержание документа и название фондообразователя.

3. Лист архивного фонда – это учётный документ, содержащий название архивного фонда, а также:

1. его номер и категорию;

2. категорию и место хранения;

3. номер, категорию, место хранения, количество и состав документов фонда на момент их передачи в архив;

4. номер, категорию, место хранения, количество и состав документов фонда в их динамике.

4. Архивная опись представляет собой:

1. Перечень названий документов, помещённых в дело, с архивной нумерацией листов;

2. краткое содержание документов дела с их архивной нумерацией;

3. систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда;

4. систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда с указанием количества листов.

5. Архивной справкой считается:

1. устная информация архива о предмете запроса;

2. ответное письмо архива о предмете запроса с указанием его поисковых данных;

3. любая письменная информация архива о предмете запроса, даже не имеющая юридической силы;

4. официальный документ, имеющий юридическую силу, содержащий информацию архива о предмете запроса и его поисковых 6. Листы архивного дела нумеруются:

1. карандашом в правом верхнем углу;

2. карандашом посередине верхнего поля;

3. авторучкой посередине нижнего поля;

4. авторучкой посередине верхнего поля.

7. Правильное оформление ключевых слов реквизита «Гриф утверждения»:

1. постановка кавычек;

2. постановка кавычек и двоеточия;

3. без кавычек и двоеточия;

4. без кавычек, но с двоеточием.

8. При написании в тексте документа многозначных чисел точки между их частями:

1. ставятся (15.327.468);

2. не ставятся (15 327 468);

3. не ставятся только в финансовых документах;

4. ставятся только в финансовых документах.

9. Для переписки с иностранными учреждениями Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует универсальное обозначение дат:

1. 06-05-2007 или 06052007, где первым обозначен месяц;

2. 05-06-2007 или 05062007, где первым обозначено число;

3. 2005-06-07 или 20050607, где обозначены год, месяц, число;

4. 05 июня 2007 года.

10. Расшифровка подписи печатается на уровне:

1. первой строки наименования должности;

2. средней строки наименования должности;

3. последней строки наименования должности;

4. предпочтительном для составителя.

11. Оттиск печати на документе следует проставлять так, чтобы захватить:

1. подпись должностного лица;

2. наименование должности и часть подписи должностного лица;

3. часть наименования должности и подпись должностного лица;

4. только часть наименования должности.

12. Сокращённые названия единиц измерения в тексте документов:

1. приводятся без точек (г, кг, м, т);

2. приводятся с точкой (г., кг., м., т.);

3. не допускаются;

4. не допускаются только в финансовых документах.

13. Соответствующий официально-деловому стилю вариант употребления предлога «по» с именем существительным, оканчивающимся на «-ие»:

1. по истечении срока хранения;

2. по достижению договорённости;

3. вопросы по (в значении «об») оформлении дела;

4. по предъявлению сводной описи дел.

Тема 9. Особенности составления и функционирования 1. Система электронного документооборота (СЭД) внедрена в отечественном делопроизводстве:

1. ещё в советское время;

2. в 80-е годы XX века;

3. в 90-е годы XX века;

4. с конца 2001 года.

2. За единицу учёта количества электронных документов принимается:

1. сам документ без учёта его экземпляров;

2. документ с учётом всех резервных экземпляров;

3. документ с учётом лишь тех экземпляров, которые заверены электронно-цифровой подписью;

4. электронный документ, подтверждённый документом на бумажном носителе с «живой» подписью.

3. На 1 января каждого года в архиве должен быть подведён итог количества:

1. зарегистрированных за год электронных носителей;

2. выбывших в течение года электронных носителей;

3. зарегистрированных и выбывших за год, а также всех находящихся на эту дату электронных носителей;

4. находящихся в архиве в наличии электронных носителей.

4. Связанными документами в электронном документообороте называются:

1. все документы, относящиеся к входящему или исходящему документу;

2. документы одного структурного подразделения;

3. документы одного учреждения;

4. единицы хранения одного архива.

5. Избыточность поисковых признаков характерна в большей степени для:

1. дореволюционного делопроизводства;

2. современного бумажного делопроизводства;

3. электронного делопроизводства;

4. современного делопроизводства на любых носителях.

6. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП), получившая в России юридический статус в 2002 году, в настоящее время особенно актуальна для:

1. документов на недвижимость;

2. электронной почты;

3. для закрытых информационных систем;

4. для налоговых деклараций и отчётов.

7. Объём документа, передаваемого по каналу факсимильной связи, на бумаге формата А4 не должен превышать:

1. пяти листов;

2. четырёх листов;

3. трёх листов;

4. двух листов.

8. Документ, составленный и отправленный с помощью автоматизированной: системы, имеет юридическую силу при наличии;

1. традиционной подписи должностного лица;

2. электронной цифровой подписи;

3. средств, обеспечивающих идентификацию цифровой подписи;

4. бумажного варианта с «живой» подписью.

9. Идентификатор электронной копии документа проставляется слева:

1. ближе к нижнему полю на каждой странице документа;

2. ближе к нижнему полю на первой странице документа;

3. на нижнем поле каждой страницы документа;

4. в нижнем углу первой страницы документа.

11. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИНЫ

Основные проблемы дисциплины, подлежащие изучению:

Современный состав нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела, новейшие требования к оформлению и расположению реквизитов, требования к составлению и оформлению конкретных видов документов, составление номенклатуры дел, экспертиза ценности документов, формирование и оформление дел, организация оперативного хранения документов, подготовка и передача документов в архив, система хранения и архивирования больших объёмов информации, электронное хранение документов.

Следует обратить особое внимание на требования, содержащиеся в новейших нормативно-методических документах по делопроизводству и архивному делу, на правила формирования и оформления дел, хранения и использования документов.

Необходимо иметь чёткое представление о правилах передачи и приёма документов на архивное хранение и об ответственности за их сохранность.

Студенты должны самостоятельно прорабатывать все необходимые материалы и документы по указанию преподавателя, выполнять и своевременно сдавать домашние задания. Всё необходимое для этого можно найти в библиотеке СЗАГС согласно рекомендуемому списку литературы.

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ;

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ;

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08 ноября 2005г. № 536;

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в последней редакции).

Основные требования по подготовке к тестированию и зачёту:

1. Повторение материала лекций и практических занятий по дисциплине;

2. Самостоятельная проработка существующих нормативнометодических документов по архивному делу;

3. Ознакомление с контрольными вопросами для подготовки к тестированию и зачёту.

Учебно-методический комплекс по дисциплине «Государственное и муниципальное управление»

Редактирование и верстка А. М. Кокшаровой Подписано в печать 29.09.2009 г. Формат 42х30 1/4.

Бумага офсетная. Гарнитуры Times New Roman, Century Gothic.

Тираж 50 экз. Уч.-изд. л. 3,5. Усл. печ. л. 20. Заказ 044.

Комплекс издательских и полиграфических работ выполнен в полиграфическом отделе Учебного центра PR-технологий СЗАГС