«Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2011 Содержание 1 История документа........................................................... 19 2 Введение в SAP ...»

SAP Crystal Reports

Document Version: 2011 Support Package 9 - 2014-02-18

Руководство пользователя SAP

Crystal Reports 2011

Содержание

1 История документа........................................................... 19

2 Введение в SAP Crystal Reports 2011............................................. 20

2.1 О программе Crystal Reports..................................................... 20 2.2 О документации Crystal Reports................................................... 21 2.2.1 Быстрый поиск информации.............................................. 21 2.2.2 Образцы отчетов....................................................... 3 Краткое руководство.......................................................... 3.1 Обучение использованию Crystal Reports............................................ 3.1.1 Пример данных – Xtreme.mdb............................................. 3.2 Мастера создания отчетов....................................................... 3.2.1 Стандартный.......................................................... 3.2.2 Кросс-таблица......................................................... 3.2.3 Почтовая метка........................................................ 3.2.4 OLAP................................................................ 3.3 Краткая памятка для новых пользователей.......................................... 3.3.1 Приступая к работе..................................................... 3.3.2 Создание отчета....................................................... 3.3.3 Выбор записи.......................................................... 3.3.4 Группировка и сортировка................................................ 3.3.5 Завершение отчета..................................................... 3.4 Краткая памятка для опытных пользователей........................................ 3.4.1 Выбор типа отчета и источника данных...................................... 3.4.2 Работа с элементами отчета на вкладке "Проект"............................... 3.4.3 Использование других функций работы с отчетами............................. 4 Основы проектирования отчетов................................................ 4.1 Базовый проект отчета.......................................................... 4.2 Определение содержания отчета.................................................. 4.2.1 Определение цели...................................................... 4.2.2 Определение организации данных......................................... 4.2.3 Поиск данных......................................................... 4.2.4 Обработка данных...................................................... 4.2.5 Определение особенностей области печати.................................. 4.3 Разработка эскиза на бумаге..................................................... 4.3.1 Разработка бумажного эскиза............................................. 5 Введение в создание отчетов................................................... 5.1 Варианты создания отчета....................................................... © SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2 Содержание защищены.

5.2 Выбор источников данных и полей баз данных........................................ 5.2.1 Мастер баз данных...................................................... 5.2.2 Проводник полей....................................................... 5.3 Описание среды проектирования отчетов........................................... 5.3.1 Вкладка "Проект"....................................................... 5.3.2 Вкладка "Предварительный просмотр"...................................... 5.3.3 Вкладка "Просмотр документов HTML"...................................... 5.4 Создание отчета.............................................................. 5.4.1 Выбор источника данных................................................. 5.4.2 Добавление таблиц..................................................... 5.4.3 Связывание нескольких таблиц............................................ 5.4.4 Размещение данных в отчете.............................................. 5.4.5 Поля BLOB (большой двоичный объект)...................................... 5.4.6 Форматирование данных................................................. 5.4.7 Выбор записей......................................................... 5.4.8 Группировка, сортировка и подведение итогов данных.......................... 5.4.9 Использование детализации в итоговых данных............................... 5.4.10 Использование функции изменения масштаба................................ 5.4.11 Вставка верхних и нижних колонтитулов страниц.............................. 5.4.12 Добавление в отчет титульной страницы..................................... 5.4.13 Добавление данных сводки в отчет......................................... 5.5 Просмотр отчетов и работа с несколькими отчетами................................... 5.5.1 Проводник отчетов..................................................... 5.5.2 Инструментарий....................................................... 5.5.3 Средство проверки зависимостей.......................................... 5.5.4 Открытие и фиксация проводников......................................... 5.6 В дополнение к базовым отчетам.................................................. 6 Репозиторий SAP BusinessObjects Enterprise...................................... 6.1 Что такое репозиторий SAP BusinessObjects Enterprise?................................. 6.1.1 Порядок действий...................................................... 6.2 Доступ к репозиторию SAP BusinessObjects Enterprise.................................. 6.2.1 Открытие репозитория SAP BusinessObjects Enterprise........................... 6.3 Панель инструментов проводника Repository Explorer.................................. 6.4 Добавление вложенных папок или подкатегорий в репозиторий.......................... 6.4.1 Добавление новой вложенной папки или подкатегории......................... 6.5 Добавление элементов в репозиторий............................................. 6.5.1 Добавление текстового объекта или растрового изображения.................... 6.5.2 Добавление текстового объекта или растрового изображения – еще один способ........................................................................... 6.5.3 Добавление пользовательской функции.................................... 6.5.4 Добавление команды................................................... Руководство пользователя SAP Crystal Reports 6.6 Использование объектов репозитория в отчетах..................................... 6.6.1 Добавление текстового объекта или растрового изображения в отчет.............. 6.8 Обновление подключенных объектов репозитория в отчетах............................ 6.10 Использование функции отмены в репозитории...................................... 7.2 Масштабирование с помощью платформы SAP BusinessObjects Business Intelligence.......... 7.2.1 Время оценки для функций даты в платформе SAP BusinessObjects Business 7.3.5 Эффективное использование других элементов дизайна........................ 7.3.6 Создание отчетов с максимальным совместным доступом к данным................ 7.4.3 Расширение возможностей выбора при связывании таблиц.

..................... 7.4.4 Использование потоково-ориентированных драйверов базы данных................ 7.4.5 Использование хранимых процедур для ускорения обработки.................... 7.5 Использование улучшенных формул выбора записей................................. 7.5.1 Пример предварительной обработки выбранных записей........................ 7.5.2 Советы по увеличению производительности при выборе записей.................. 7.5.3 Стратегии составления эффективных формул выбора записей................... 7.6 Улучшенная группировка, сортировка и подсчет суммы................................ 7.6.3 Использование выражений SQL для группировки, сортировки и подсчета суммы...... 7.6.5 Вставка полей сводки и промежуточной суммы там, где это возможно.............. 7.7 Форматирование отчетов для просмотра на других платформах.......................... 9.3.4 Условный выбор первых или последних групп или процентных величин............. Руководство пользователя SAP Crystal Reports 9.4.2 Подсчет общей стоимости товаров и вычисление промежуточных итогов этих 10.2.4 Создание промежуточных сумм во взаимосвязи "один-ко-многим"................. 10.3 Создание промежуточных сумм с использованием формулы............................ 10.3.1 Создание промежуточных результатов с использованием формулы................ 11.4 Использование нескольких разделов в отчетах...................................... 11.4.1 Предотвращение наложения объектов переменной длины друг на друга............ 11.5.2 Создание шаблона письма с помощью текстового объекта...................... 12.2.3 Повторное применение последнего выбранного шаблона........................ 12.3 Использование Среды конструирования отчета...................................... 12.3.14 Вставка межстрочных интервалов и интервалов между символами................ 12.5.2 Назначение доступа к отчету, разделу, области или объекту только для чтения....... 12.5.7 Ожидаемые характеристики форматирования линий и рамок.................... 12.5.9 Масштабирование, обрезка и изменение размера объектов...................... 12.5.10 Использование согласованных бухгалтерских форматов........................ 12.5.11 Повторение объектов отчета на горизонтальных страницах...................... 12.5.12 Использование пустого пространства между строками......................... Руководство пользователя SAP Crystal Reports 12.6.5 Создание нижних колонтитулов после первой страницы........................ 13.1.6 Детализация с использованием условных обозначений......................... 13.2.1 Диаграммы по полям сведений или формул (расширенный макет)................ 13.2.2 Диаграммы по результирующим полям или полям промежуточных итогов (групповой 13.2.3 Диаграммы по результирующим данным кросс-таблиц (макет "Кросс-таблица")...... 13.3.1 Изменение диаграмм с помощью мастера создания диаграмм.................... 13.3.2 Изменение диаграмм с помощью элементов меню "Параметры диаграммы".......... 13.3.4 Использование функций масштабирования с гистограммами и линейными 14.2.2 Отображение сводок с кросс-таблицей (макет "Кросс-таблица").................. 15.5.2 Преобразование статического объекта OLE в динамический...................... 15.5.3 Преобразование статического OLE-объекта в растровое изображение.............. Руководство пользователя SAP Crystal Reports 16.3.2 Чтобы добавить перекрестную таблицу в существующий отчет................... 16.3.8 Применение предустановленного стиля и завершение создания отчета............. 16.4.1 Отображение значений в качестве процентного соотношения.................... 16.4.4 Использование промежуточных результатов в кросс-таблицах................... 16.5.1 Изменение высоты, ширины и выравнивание ячеек кросс-таблицы................. 16.5.2 Форматирование фонового цвета целых строк/столбцов........................ 17.5.4 Использование оператора And или Or для объединения фильтров запроса.......... 17.6 Фильтрация данных при помощи подзапросов и ранжирования базы данных................ 18.3.2 Чтобы обновить местоположение базы данных, выполните следующие действия:..... Руководство пользователя SAP Crystal Reports 19.3.1 Использование интеллектуальных тегов с объектом Crystal Reports................ 21.3 Библиотеки пользовательских функций в формулах.................................. 21.8 Сообщения об ошибках и предупреждения компилятора формул........................ 22.1.3 Параметры данных и параметры, отличные от параметров данных................. 22.3.3 Списки значений и группы подсказок имеют различный смысл................... 22.4 Создание параметра с использованием статической подсказки.......................... 22.4.1 Создание параметра с использованием статической подсказки................... 22.4.3 Чтобы добавить параметр в сохраненную формулу выбора данных................ 22.5 Создание параметра с использованием динамической подсказки........................ 22.5.1 Создание параметра с использованием динамической подсказки................. 22.6 Создание параметра с использованием каскадного списка значений...................... 22.8.3 Использование объектов команд в качестве источников данных списков значений Руководство пользователя SAP Crystal Reports 22.9.4 Развертывание управляемых отчетов с помощью динамических подсказок.......... 22.10.2 Удаление параметра, который используется в выборе эксперта................... 22.12.1 Создание параметра с несколькими значениями подсказки...................... 22.12.2 Применение условного форматирования с помощью полей параметров............ 22.12.4 Определение одиночных значений и диапазонов значений...................... 22.12.6 Определение порядка сортировки с помощью полей параметров.................. 22.12.8 Создание фильтра записей с сохраненными данными путем использования полей 22.12.9 Создание параметра, появляющегося на "Панели параметров"................... 22.12.10 Чтобы добавить параметр в сохраненную формулу выбора данных................ 22.12.11 Добавление динамических группировок с использованием полей параметров........ 23.3 Установление связи между подотчетом и данными основного отчета...................... 23.3.1 Чтобы установить связь между подотчетом и данными первичного отчета........... 23.4 Установление связи между подотчетом и основным отчетом без изменения формулы выбора 23.4.1 Чтобы установить связь между вложенным отчетом и главным отчетом без изменения 23.5 Объединение несвязанных отчетов при помощи подотчетов............................. 23.6 Использование подотчетов с несвязываемыми данными................................ 23.9 Различные представления одних данных в отчете..................................... 24.3.1 Чтобы изменить источник данных, выполните следующие действия................ 24.5.3 Рекомендации по повышению производительности при использовании связей "одинко-многим".................................................................. 24.5.6 Моменты, которые касаются производительности всех отчетов................... 24.8.2 Рекомендации по использованию индексов сохраненных данных.................. Руководство пользователя SAP Crystal Reports 24.9 Поддержка кодировки Unicode в Crystal Reports...................................... 25 Интеграция бизнес-приложений с Crystal Reports................................. 25.3.1 Отчеты по наборам InfoSet, хранилищам операционных данных и кубам MDX......... 25.3.2 Составление отчетов на основе других источников данных SAP................... 25.9 Обновление отчетов, созданных в более ранних версиях Crystal Reports................... 25.13.2 Формирование отчетов на основе родительских и дочерних бизнес-компонентов..... 25.15.1 Сопоставление типов данных Siebel с типами Crystal Reports..................... Руководство пользователя SAP Crystal Reports 28.5 Сбой при извлечении информации из базы данных. Сведения: [Код поставщика базы данных:

29.5 Специальные возможности и платформа BI BusinessObjects............................ 29.5.1 Настройка предпочтений специальных возможностей для платформы SAP В следующей таблице описываются наиболее важные изменения документа.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2 Введение в SAP Crystal Reports 2.1 О программе Crystal Reports Программа SAP Crystal Reports (Crystal Reports) предназначена для работы с базой данных как вспомогательный инструмент для анализа и интерпретации важной информации. Приложение Crystal Reports позволяет легко создавать простые отчеты. В нем также предусмотрены полнофункциональные инструментальные средства, необходимые для создания сложных или специализированных отчетов.

Создание любого отчета С помощью Crystal Reports можно создавать отчет на основе практически любого источника данных. С помощью встроенных мастеров отчетов можно получить пошаговые инструкции при создании отчетов и выполнении распространенных задач работы с отчетами. С помощью формул, кросс-таблиц, подотчетов и условного форматирования можно сделать данные понятными и выявить важные взаимосвязи, которые могут быть скрыты в другой ситуации. Географические карты и диаграммы позволяют наглядно представить данные, если описания и цифр недостаточно.

Работа с отчетами в Интернете Гибкость Crystal Reports не ограничивается созданием отчетов – отчеты можно публиковать в различных форматах, включая форматы Microsoft Word и Excel, электронной почты и даже веб-форматы.

Дополнительные функции создания веб-отчетов позволяют другим участникам рабочей группы просматривать и обновлять совместно используемые отчеты с помощью веб-обозревателя.

Встраивание отчетов в приложения Разработчики приложений и веб-разработчики могут сократить время и удовлетворить потребности пользователей путем интеграции функций обработки отчетов Crystal Reports в приложения баз данных.

Благодаря поддержке большинства распространенных языков разработки можно просто добавить функции создания отчетов в любое приложение.

Crystal Reports – это многофункциональный инструмент, необходимый для предоставления помощи каждому сотруднику, будь то веб-мастер в ИТ-отделе, менеджер по продвижению в отделе маркетинга, администратор баз данных в финансовом отделе или исполнительный директор, во время анализа и интерпретации важной информации.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2.2 О документации Crystal Reports В документации Crystal Reports описаны процедуры выполнения типовых задач составления отчетов, таких как размещение полей, форматирование отчетов и сортировка записей. В ней также содержится информация об определенных областях, представляющих интерес, таких как расширенное создание формул и доступ к различным типам данных. Используйте документацию в качестве справки при возникновении основных вопросов при составлении отчетов, а также для получения общих сведений о новых концепциях создания отчетов.

2.2.1 Быстрый поиск информации Доступ к интерактивной справке из меню справки Crystal Reports.

Используйте вкладку "Содержание" для просмотра всех основных разделов в интерактивной справке и выполнения развертки определенных заголовков в каждом разделе, вкладку "Указатель" для просмотра разделов в алфавитном порядке и вкладку "Поиск" для ввода ключевого слова для просмотра всех разделов, связанных с этим ключевым словом.

Доступ к версии PDF интерактивной документации Crystal Reports по адресу http:// support.businessobjects.com/documentation.

В версии PDF приводится подмножество разделов, содержащихся в интерактивной справке, а также дополнительные разделы – например "Быстрое начало работы" – с помощью которых можно научиться работать с Crystal Reports.

Во многих разделах документации Crystal Reports указан список связанных примеров отчетов.

Используйте эти отчеты для иллюстрации концепций, описанных в разделе. Примеры отчетов можно настроить в соответствии с имеющимися требованиями.

Примеры отчетов можно загрузить по следующей ссылке: Прямая ссылка для загрузки примеров.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 3.1 Обучение использованию Crystal Reports Вы можете самостоятельно обучиться использованию Crystal Reports, выбрав один из методов, которые представлены в этом разделе.

Можно изучить примеры отчетов и пример базы данных, включенные в Crystal Reports.

Примеры отчетов и пример базы данных для Crystal Reports можно загрузить по следующей ссылке:

Можно воспользоваться подробными описаниями и инструкциями в разделе Краткая памятка для новых пользователей.

Можно пользоваться сводками и перекрестными ссылками на темы в разделе Краткая памятка для опытных пользователей (это особенно полезно, если вы уже знакомы с принципами составления Каждый метод – это полезный способ изучить и понять Crystal Reports. И хотя для начала работы достаточно любого из них, всегда можно снова обратиться к этому разделу и изучить другие методы по мере необходимости.

3.1.1 Пример данных – Xtreme.mdb При обучении работе с Crystal Reports доступен пример базы данных, Xtreme.mdb. Xtreme.mdb – это база данных Microsoft Access, все необходимые драйверы для нее имеются в наличии. У вас должна быть возможность открыть базу данных напрямую и приступить к созданию отчетов. В основе практически всех примеров из данного руководства лежат данные Xtreme.mdb.

Xtreme.mdb можно загрузить по следующей ссылке: Прямая ссылка для загрузки примеров.

Xtreme.mdb – это база данных, которая содержит данные для компании Xtreme Mountain Bikes, выдуманного производителя горных мотоциклов и аксессуаров.

Данные для примера созданы так, чтобы продемонстрировать различные принципы работы с отчетами в обучающей среде, а не для обучения проектированию баз данных. Хотя существуют другие способы проектирования баз данных, эта схема была выбрана затем, чтобы в инструкциях и примерах сконцентрироваться на отчетах, а не на работе с данными.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 3.2 Мастера создания отчетов В инструкциях данного раздела показано, как создать отчет с нуля. При этом в дополнение или взамен можно использовать мастера создания отчетов, доступные на начальной странице. Существует четыре мастера создания отчетов:

Стандартный [страница 23] Кросс-таблица [страница 23] Почтовая метка [страница 23] OLAP [страница 24] Каждый из мастеров проводит вас через процесс создания отчета, отображая ряд окон. У большинства мастеров есть окна, предназначенные для определенных типов отчетов. Например, в мастере создания отчетов с почтовыми метками есть окно, в котором можно указать тип наклейки с адресом, которую требуется использовать.

Если не требуется, чтобы программа получала все данные из источника данных, после нажатия кнопки "Готово" в мастере создания отчетов можно щелкнуть кнопку "Стоп" в инструментах навигации. Этим можно пользоваться, когда требуется внести изменения в макет отчета, созданный мастером.

Мастер создания стандартных отчетов – самый общий среди мастеров. Он проводит пользователя через выбор источника данных и связывание таблиц баз данных. С его помощью также можно добавлять поля и задавать нужную группировку, суммы (итоги) и критерии сортировки. Наконец, с помощью Мастера создания стандартных отчетов можно создавать диаграммы и выбирать записи.

В окне "Шаблоны" содержатся предварительно заданные макеты, которые можно применить к отчету, чтобы сделать его более наглядным.

С помощью Мастера создания отчетов в виде кросс-таблиц можно создавать отчет, в котором данные отображаются в виде объекта кросс-таблицы. С помощью двух специальных экранов ("Кросс-таблица" и "Стиль сетки") можно создавать и отформатировать кросс-таблицу.

С помощью Мастера создания отчетов с почтовыми метками можно создавать отчет, который отформатирован для печати на почтовой метке любого размера. Экран "Метка" можно использовать для Руководство пользователя SAP Crystal Reports выбора типа продаваемой метки или определения собственной компоновки строк или столбцов для любого отчета с множеством столбцов.

С помощью Мастера создания отчетов OLAP можно создать отчет, в котором данные OLAP отображаются в качестве объекта сетки. Несмотря на то что мастер создания отчетов OLAP в некоторой мере похож на Мастер создания отчетов в виде кросс-таблиц, он отличается требованиями к работе с источниками данных OLAP. Сначала необходимо указать расположение данных OLAP, а затем выбрать измерения для включения в сетку. Затем выполняется фильтрация данных отчета и выбирается тип объекта сетки, который также можно настроить. В заключение, при необходимости можно определить метки для сетки и вставить диаграмму.

3.3 Краткая памятка для новых пользователей Приведенные ниже инструкции разработаны для того, чтобы пользователь мог почувствовать себя уверенно при создании своего первого отчета.

В данном руководстве приведены инструкции по созданию отчета "Список клиентов". "Список клиентов" – это один из самых основных бизнес-отчетов, и обычно в нем содержатся такие данные, как имя клиента, город, регион и контактное лицо.

Все начинается с изучения базовых понятий: выбор базы данных, размещение нескольких полей в отчете и выбор определенных записей для включения. Затем приводятся инструкции по следующим действиям:

Вставка и перемещение полей баз данных.

Добавление и форматирование заголовка.

Отображение отчета на вкладке "Предварительный просмотр", на которой можно более точно настроить отчет.

Использование средства "Выбор эксперта", чтобы включить в отчет только нужные данные.

Перемещение объектов.

Группировка и сортировка данных.

Вставка рисунков.

Печать отчета.

3.3.1 Приступая к работе Предполагается, что читатели этого учебника знакомы с Microsoft Windows и пользуются традиционными терминами и методами, которые приняты в среде Windows. Если вы незнакомы с Windows, обратитесь за разъяснениями к сопроводительной документации для Microsoft Windows.

Если вы не знакомы со средой Crystal Reports, обратитесь к разделу Форматирование [страница 212], где описаны приемы работы с сеткой, инструкции по использованию и операции форматирования.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 1. Нажмите вкладку Начальная страница, если начальная страница еще не отображается в Crystal 2. В области "Создать" нажмите Из источника данных.

Будет открыто диалоговое окно "Выбрать соединение с источником данных".

Отчеты можно создавать на основе файлов базы данных, источников данных SQL/ODBC, Business Views и других источников данных.

3.3.2.1 Выбор используемой базы данных Следующий шаг при создании отчета состоит в выборе базы данных. При изучении учебника воспользуйтесь примером базы данных Xtreme.mdb.

Базу данных Xtreme.mdb можно загрузить по следующей ссылке: Прямая ссылка для загрузки примеров Скопируйте Xtreme.mdb в папку на компьютере, которую можно открыть при обучении.

3.3.2.1.1 Чтобы выбрать базу данных, выполните следующие действия.

1. В диалоговом окне "Мастер базы данных" разверните папку Создать новое соединение, затем распакуйте папку Файлы базы данных, а затем выполните поиск примера базы данных Xtreme.mdb.

Чтобы найти базу данных Xtreme, воспользуйтесь диалоговым окном "Открыть".

Если после выбора базы данных вы хотите увидеть свойства базы данных и сервера, нажмите правой кнопкой мыши узел базы данных в мастере баз данных и выберите в контекстном меню "Свойства".

2. Разверните узел Таблицы соединения Xtreme.mdb, чтобы увидеть список таблиц.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports Так как в этом учебнике вы имеете дело только с заказчиками, выберите таблицу "Заказчик".

3. Выберите заказчика и нажмите стрелку (>), чтобы добавить его в список "Выбранные таблицы", а затем нажмите OK.

Появится вкладка "Проект" конструктора отчетов.

4. Нажмите Проводник полей на панели инструментов "Стандартная".

Откроется диалоговое окно "Проводник полей".

В зависимости от режима, выбранного при последнем использовании Crystal Reports, диалоговое окно "Проводник полей" может быть пристыкованным или плавающим. Для получения более подробной информации о закреплении проводников см. раздел Открытие и фиксация проводников [страница 94].

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Вкладка "Проект" делится на пять разделов: "Верхний колонтитул отчета" (RH), "Верхний колонтитул страницы (PH), "Подробности" (D), "Нижний колонтитул страницы" (RF) и "Нижний колонтитул страницы" (PF). Если на любом этапе работы с отчетом вы не уверены в том, в каком разделе вы находитесь, просто посмотрите на затененную область слева от отчета, в которой всегда показаны либо имена разделов, либо соответствующие им инициалы. См. раздел Вкладка "Проект" [страница 65].

Если установлен флажок "Краткие имена разделов" в области "Режим проекта" диалогового окна "Параметры", то имена разделов "Верхний колонтитул отчета", "Верхний колонтитул страницы, "Подробности", "Нижний колонтитул страницы" и "Нижний колонтитул страницы" будут выглядеть как RH, PH, D, RF и PF соответственно. Если флажок не установлен, выполните следующие действия.

При создании нового отчета для вставки полей базы данных используется диалоговое окно "Проводник полей".

Это диалоговое окно должно оставаться на экране до тех пор, пока вы его не закроете. В нем перечислены все таблицы, которые доступны для использования.

Теперь вы начнете размещать объекты в отчете, вставляя поле "Имя заказчика".

3.3.2.3.1 Чтобы вставить поле, выполните следующие действия.

1. Разверните узел Поля базы данных в диалоговом окне "Проводник полей" и разверните таблицу.

2. Выделите подсветкой имя поля, нажав на него один раз.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports Когда вы выделите имя поля, вы сможете просматривать подмножество значений для этого поля, а также его тип и размер, нажав правой кнопкой мыши на поле и выбрав в контекстном меню "Обзор данных".

3. Нажмите поле Имя заказчика и перетащите его в раздел Подробности отчета.

При перетаскивании этого поля в отчет появится рамка объекта с курсором в виде стрелки.

Рамка объекта представляет объект, выбранный для размещения.

Размер рамки объекта приблизительно равен размеру данных в выбранном поле.

4. Переместите рамку объекта как можно дальше влево в разделе "Подробности".

Если поле окажется передвинуто слишком далеко влево, курсор в виде стрелки примет форму стопсигнала, указывающего на то, что поле невозможно перетащить настолько далеко. Учтите, что за пределами полей страницы нельзя размещать объекты.

Вкладка "Проект" должна выглядеть примерно так:

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Перед продолжением посмотрите на поле, размещенное в разделе "Подробности":

Рамка объекта в первую очередь говорит о том, что когда отчет распечатан, значение поля появится там, где размещено окно.

Если вы не выбрали флажок "Показать имена полей" на вкладке "Макет" диалогового окна "Параметры", рамка объекта содержит Xs. Это говорит о том, что поле базы данных содержит текстовую строку. В других типах данных символы отображаются иначе. Например, валютный тип данных представлен суммой 55555,56 долларов США.

Если в вашем отчете не показаны имена полей, количество Xs в рамке объекта равно ширине данных, то есть максимальному количеству символов в поле, установленному для базы данных. Независимо от того, показаны или нет имена полей в вашем отчете, ширина рамки объекта выражается в ширине поля (пространству, выделенному для печати поля). Вначале она устанавливается равной ширине, необходимой для показа максимального количества символов в поле (с помощью шрифта, выбранного для этого поля). Путем изменения размера поля данных можно изменить его ширину.

Размер символов или Xs указывает на размер точки, выбранной для символов в этом поле.

Шрифт и начертание (полужирный, подчеркнутый и так далее), используемые при показе символов или Xs, указывают на шрифт и начертание, выбранные для символов в этом поле. Далее в этом учебнике вы узнаете, как изменять эти свойства.

Межстрочный интервал приравнивается размеру точки, выбранной для символов в поле.

3.3.2.5 Добавление дополнительных полей Затем вам предстоит вставить два дополнительных поля в отчет. Однако на этот раз при выборе щелчком мыши необходимо будет удерживать клавишу Ctrl, чтобы добавить их одновременно.

3.3.2.5.1 Чтобы добавить дополнительные поля, выполните следующие действия.

1. Выделите подсветкой поле Город в диалоговом окне "Проводник полей", нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре, а затем выделите поле Страна. Отпустите клавишу Ctrl.

Если вы попробуете прокрутить список полей, вы заметите, что оба поля остаются выделенными.

Удерживая во время нажатия кнопки мыши клавишу Ctrl, можно выделить диапазон непоследовательно расположенных полей. Сочетание кнопки мыши и клавиши Shift может использоваться для выбора нескольких полей из непрерывного списка.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2. Перетащите поля, чтобы разместить их.

По мере перемещения курсора над отчетом появляется как рамка объекта, так и курсор в виде стрелки.

3. Разместите поля справа от поля Имя заказчика.

Оба поля появляются в разделе "Подробности" отчета в том же порядке, в котором они перечислены в диалоговом окне "Проводник полей".

При выборе поля рамка объекта появляется вместе с манипулятором (окошком) справа, слева, сверху и снизу. Эти манипуляторы указывают на то, что поле выбрано, а следовательно активно. Чтобы сделать чтонибудь с полем (изменить шрифт, переместить его и так далее), необходимо сначала выбрать его.

Установите курсор в рамке объекта и нажмите кнопку мыши один раз. Появятся манипуляторы, указывающие на то, что объект выбран.

Переместите курсор в сторону от рамки объекта и нажмите на пустую часть окна. Манипуляторы исчезнут.

Вот и все, что надо, чтобы выбирать объекты и отменять их выбор.

3.3.2.7 Изменение размера полей Чтобы изменить размер поля данных, выполните следующие действия.

1. Нажмите на поле Имя заказчика в разделе "Подробности", чтобы выбрать его.

2. Нажмите клавишу Ctrl, а затем заголовок поля, чтобы выбрать оба объекта.

3. Перемещайте курсор над манипулятором изменения размера с правой стороны от полей до тех пор, пока он не превратится в курсор изменения размера.

4. Сдвиньте край полей вправо до тех пор, пока длина полей не станет примерно равна двум дюймам.

Теперь давайте посмотрим, как выглядит отчет с тремя размещенными и расположенными полями.

1. Нажмите Просмотр перед печатью на панели инструментов "Стандартная", чтобы активировать вкладку Предварительный просмотр.

Экран должен выглядеть примерно так.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports При первом предварительном просмотре отчета необходимо нажать "Просмотр перед печатью" на панели инструментов "Стандартная", чтобы активировать вкладку "Предварительный просмотр".

Вкладка "Предварительный просмотр" появляется справа от вкладки "Проект". После этого можно перейти от создания отчета к предварительному просмотру путем нажатия соответствующей Часть отчета со списком заказчиков создана, но надо добавить еще несколько полей.

2. Закончив просматривать отчет, вернитесь к вкладке Проект, нажав на нее.

Картинки полей (рамки объектов с представлениями символов) уже обсуждались ранее. Однако иногда требуется видеть имена полей на вкладке "Проект".

3.3.2.9.1 Чтобы показать имена полей, выполните следующие действия.

1. В меню Файл выберите Параметры.

Появится диалоговое окно "Параметры" с активной вкладкой "Макет".

2. Установите флажок Показать имена полей и нажмите ОК.

Теперь на вкладке "Проект" вместо символов (X, $, # и так далее) видны фактические имена полей.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 3.3.2.10 Сочетание полей базы данных в текстовом объекте Вместо добавления полей "Имя контактного лица" и "Фамилия контактного лица" в качестве отдельных объектов можно вставить в текстовый объект оба поля. Это позволяет управлять форматированием обоих полей путем внесения изменений только в один объект. Когда вы вставляете поля в текстовый объект, они автоматически урезаются (по сторонам полей отстутствуют лишние пробелы). Это важно, поскольку поле обладает фиксированным размером в отличие от данных в полях, что приводит к появлению нежелательных пробелов.

3.3.2.10.1 Чтобы сочетать поля в текстовом объекте, выполните следующие действия.

1. Нажмите кнопку Вставить текстовый объект на панели инструментов "Инструменты вставки". При перемещении курсора над отчетом рядом с ним появляется рамка объекта.

2. Вставьте поле справа от полей в разделе Подробности.

По мере перетаскивания поля, вкладка "Проект" автоматически прокручивается вправо при необходимости. Когда вы нажимаете на объект, чтобы разместить его, появляется текстовый объект, а горизонтальная линейка вкладки "Проект" заменяется селектором для выбора линейки или вкладки, который используется для редактирования текстового объекта. Если вы нажмете на пустую область отчета или на объект поля, появится стандартная линейка вкладки "Проект".

3. Нажмите один раз границу текстового объекта, чтобы выбрать его для изменения размера. Со всех сторон объекта появляются манипуляторы.

4. Подведите курсор к правому манипулятору для изменения размера и увеличьте ширину текстового объекта примерно на 2,5 сантиметра. Возможно, потребуется выполнить прокрутку вправо и продолжить изменение размера.

5. Дважды щелкните в текстовом объекте, чтобы выбрать его для редактирования. Обратите внимание, что позиция для вставки теперь мигает в текстовом объекте.

6. Выберите поле Фамилия контактного лица в диалоговом окне "Проводник полей". Помните, что диалоговое окно "Проводник полей" можно перетаскивать за строку заголовка.

7. Перетащите поле в текстовый объект.

8. Перемещайте курсор над текстовым объектом до тех пор, пока он не примет форму, соответствующую перетаскиванию.

9. Отпустите кнопку мыши, чтобы поместить поле в текстовый объект. Теперь курсор появляется после поля Фамилия контактного лица в текстовом объекте.

10. Введите запятую и пробел после Фамилии контактного лица.

11. В диалоговом окне "Проводник полей" выберите поле Имя контактного лица.

12. Перетащите поле в текстовый объект.

13. Перемещайте курсор над текстовым объектом до тех пор, пока он не примет форму, соответствующую перетаскиванию. Установите курсор справа от введенных запятой и пробела и отпустите кнопку мыши.

Справа от запятой и пробела будет вставлено поле.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 14. Нажмите вкладку Предварительный просмотр, чтобы просмотреть только что размещенные поля.

Отчет должен выглядеть следующим образом:

3.3.2.11 Добавление сводной информации На следующем этапе необходимо добавить в отчет сводную информацию. Добавление сводной информации позволяет указывать автора, заголовок и тему отчета, а также любые ключевые слова или комментарии, которые к нему относятся. Когда вы добавляете сводную информацию, пользователи могут быстро найти сведения, которые относятся к отчету.

3.3.2.11.1 Чтобы добавить сводную информацию, выполните следующие действия.

1. В меню Файл щелкните Сводная информация.

Появится диалоговое окно "Свойства документа" с активной вкладкой "Сводная информация".

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2. Введите информацию о своем отчете в предоставленные текстовые поля. Обязательно введите заголовок "Список заказчиков" в текстовое поле Заголовок. Эта информация будет использована в следующем разделе учебника.

3. После завершения нажмите ОК.

3.3.2.12 Добавление заголовка Как видите, отчет без заголовка выглядит неполным. Хотя заголовок можно добавить с помощью текстового объекта, можно также сделать так, чтобы программа брала информацию о заголовке прямо из текстового поля "Заголовок" в диалоговом окне "Свойства документа".

3.3.2.12.1 Чтобы добавить заголовок, выполните следующие действия.

1. Выберите вкладку Проект.

2. В проводнике полей перейдите к меню Специальные поля и разверните узел.

3. Выберите Заголовок отчета.

4. Переместите курсор на отчет. Появится рамка объекта.

5. Установите рамку объекта в верхнем левом углу раздела "Заголовок страницы" (PH) отчета и отпустите кнопку мыши, чтобы разместить объект.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 6. Нажмите на вкладку Предварительный просмотр или Обновить, чтобы просмотреть изменения.

Теперь в объекте заголовка отчета показан заголовок, введенный вами в текстовое окно "Заголовок" диалогового окна "Свойства документа".

3.3.2.13 Форматирование объектов Теперь вы можете отформатировать заголовок отчета. Однако на этот раз вы останетесь на вкладке "Предварительный просмотр" для выполнения этой работы. Это упростит просмотр работы, пока вы форматируете заголовок.

3.3.2.13.1 Чтобы форматировать объект, выполните следующие действия.

1. Чтобы установить заголовок по центру, потребуется сначала развернуть поле Заголовок, чтобы его ширина оказалась примерно равна ширине данных в отчете. Для этого нажмите на объект, чтобы выбрать его.

2. Установите курсор на правом краю объекта и перемещайте его до тех пор, пока он не примет форму, соответствующую изменению размера. Перетащите правый край рамки поля до тех пор, пока он не сравняется с правым краем данных в объекте поля Имя контактного лица.

Вы создали большое поле, которое распространяется от левого до правого края отчета.

3. В то время, как объект заголовка отчета еще выбран, нажмите Выровнять по центру на панели инструментов "Форматирование". Заголовок расположен по центру объекта.

4. Нажмите на объект правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Поле формата.

5. Когда появится редактор формата, нажмите на вкладку Шрифт.

6. Установите для заголовка отчета более крупную и жирную версию активного шрифта, выбрав Полужирный в списке Стиль и 16 (или размер точки, который подходит для используемого шрифта) в списке Размер.

7. Измените цвет текста, выбрав Каштановый на палитре Цвет. Учтите, что в окне "Пример" указывается пример внешнего вида текста.

8. После завершения нажмите ОК.

9. Измените размер объекта заголовка отчета по вертикали с учетом увеличенного размера заголовка.

Теперь заголовок форматирован так, чтобы он выделялся в отчете.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 3.3.2.14 Добавление заголовка поля Как видите, поле "Имя контактного лица" является единственным полем без заголовка. В данном разделе вам предстоит создать заголовок.

3.3.2.14.1 Чтобы добавить заголовок поля, выполните следующие действия.

1. Нажмите кнопку Вставить текстовый объект на панели инструментов "Инструменты вставки".

2. Вставьте текстовый объект в разделе Верхний колонтитул страницы, который расположен прямо над полем "Имя контактного лица".

3. Нажмите Подчеркивание на панели инструментов "Форматирование", а затем введите Имя контактного лица в текстовый объект.

4. Переведите курсор за пределы текстового объекта и нажмите кнопку мыши.

Теперь у поля "Имя контактного лица" есть заголовок, который выглядит как и остальные заголовки полей.

3.3.2.15 Сохранение отчета 1. Чтобы сохранить работу, нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Сохранить.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Поскольку это первое сохранение отчета, откроется диалоговое окно "Сохранить как". В нем отображается каталог по умолчанию, в котором будет сохранен файл. При этом также отображается имя файла по умолчанию, в основе которого лежит определенный ранее заголовок отчета.

2. Введите в поле Имя файла Custlist.rpt и нажмите кнопку Сохранить.

Отчет будет сохранен в каталог по умолчанию или другой выбранный каталог.

3. Для просмотра отчета щелкните вкладку Предварительный просмотр.

Отчет должен выглядеть следующим образом.

Поздравляем! Только что был создан базовый отчет со списком. С помощью оставшейся части данного руководства вы произведете доработку этого отчета.

Crystal Reports позволяет ограничить или отобрать записи, включаемые в отчет. В данном разделе описано следующее:

Выбор записей, которые требуется включить в отчет.

Сохранение отчета с критерием выбора.

Например, может возникнуть необходимость в списке только тех клиентов, которые находятся в США.

Пример данных содержит записи по клиентам из Соединенных штатов и из других стран. С помощью средства "Выбор эксперта" списки легко ограничить нужным образом.

При прокрутке отчета видно, что в нем содержатся данные по клиентам из большого количества различных стран. На данном шаге количество отображаемых стран будет ограничено Соединенными Штатами.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 1. Для начала, чтобы вернуться в режим проектирования, откройте вкладку Проект.

2. Чтобы не было выделено ни одно поле, щелкните пустую область отчета.

3. На панели "Инструменты мастера" нажмите кнопку Выбор эксперта.

Откроется диалоговое окно "Выбрать поле".

В разделе "Поля отчета" этого диалогового окна перечислены все поля, которые находятся в отчета, а затем в области "Поля базы данных" перечислены все поля, доступные в каждой из таблиц.

4. Поскольку предполагается выполнить отбор записей базы по полю страны, выберите в списке Поля поле "Страна" и нажмите кнопку ОК.

Появится мастер выбора.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Представьте, что вы завершаете следующее предложение.

Select all records where a customer's country is Предложение завершается условием, которое требуется запрограммировать для использования при выборе записей для отчета. Сейчас условию соответствует любое значение, и это означает, что на выбор записей не налагается ограничений.

5. Чтобы просмотреть доступные варианты, щелкните стрелку в поле операторов. Поскольку требуются только те записи, где "Страна" – "США", выберите условие равно.

Справа появится новое поле. Теперь предложение в диалоговом окне выглядит следующим образом:

Select all records where a customer's country is equal to Все, что теперь требуется для завершения предложения – значение "США".

6. Щелкните стрелку в пустом списке. Откроется список со всеми значениями стран. Выберите в списке значение США.

Теперь предложение выглядит так:

Select all records where a customer's country is equal to USA 7. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться на вкладку Проект.

8. Чтобы просмотреть результат работы, откройте вкладку Предварительный просмотр.

Откроется диалоговое окно "Изменение формулы выбора записей".

9. Щелкните Обновить данные.

10. Сохраните эту версию отчета, не переписывая исходный отчет, выбрав в меню "Файл" команду Сохранить как и присвоив новому отчету имя USA.rpt.

Поздравляем! Вы приступили к форматированию отчета и добавили в него критерий отбора. Более того, вы научились управлять данными. К настоящему моменту вы знаете, как создавать сложные отчеты.

Теперь, после того, как в отчете остались только записи по США, отпала необходимость в отображении поля "Страна" в отчете. Перед тем как продолжать, это поле можно удалить.

1. Выберите поле Страна и заголовок столбца Страна с помощью комбинации Ctrl + щелчок.

2. Нажмите на клавиатуре клавишу Delete.

Это все, что требуется для удаления полей из отчета.

Отчет должен выглядеть следующим образом:

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 3.3.3.3 Подбор промежутков между полями После удаления поля "Страна" между полями "Город" и "Контактное лицо" осталось много места. Можно остановиться и на том, что есть, однако для чтения удобнее, когда столбцы лучше распределены по странице.

3.3.3.3.1 Подбор промежутков между полями 1. Вернитесь на вкладку Проект. Выберите поле Контактное лицо и его заголовок с помощью сочетания Ctrl + щелчок.

2. Наведите указатель на один из двух выделенных текстовых объектов и перетащите его влево, ближе к полю Город.

3. Откройте вкладку Предварительный просмотр и снова просмотрите результат.

Теперь отчет должен выглядеть следующим образом:

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Расстояние между полями подобрано лучше, но все смотрится так, как будто отчет смещен относительно центра.

4. Щелкните объект заголовка отчета, чтобы выбрать его.

5. Наведите указатель на правый маркер объекта, чтобы он принял форму указателя изменения размера.

Перетащите правую границу рамки объекта, пока она не сравняется с правым краем данных в объекте поля Контактное лицо.

Заголовок отчета автоматически отцентрируется относительно размеров объекта.

3.3.4 Группировка и сортировка Данные в отчете можно группировать и сортировать различными способами. Средства сортировки и группировки обеспечивают большую гибкость при настройке отчетов.

В большом количестве отчетов данные необходимо разбивать на группы, чтобы улучшить их читаемость и восприятие. Это легко делается в Crystal Reports. В случае списка клиентов выполняется группировка клиентов по региону, а затем их сортировка по алфавиту в каждой из групп.

1. Находясь на вкладке Проект, нажмите на панели "Инструменты вставки" кнопку Вставить группу.

Появится диалоговое окно "Вставить групповое значение".

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2. В первом раскрывающемся списке в таблице "Клиент" выберите "Регион".

Программа берет все записи с одинаковым значением в поле региона и помещает их вместе в группу в 3. Во втором раскрывающемся списке выберите пункт в порядке возрастания.

В отчете регионы будут отображаться с сортировкой по алфавиту в порядке возрастания.

4. Нажмите кнопку ОК.

Следует отметить, что на вкладке "Проект" отображается два новых раздела: GH1 (заголовок группы №1) и GF1 (колонтитул группы №1). Таким образом программа показывает, что отчет сгруппирован.

5. Чтобы просмотреть, как выглядит отчет, откройте вкладку Предварительный просмотр.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 6. Если дерево групп не отображается, чтобы просмотреть группы, включенные в отчет, на стандартной панели инструментов нажмите кнопку Переключить дерево группы.

Просмотреть нужную группу можно, щелкнув ее имя в дереве групп. Например, чтобы увидеть группу клиентов из штата Техас, щелкните в дереве групп "ТХ". Программа перейдет к группе "Техас" и отобразит ее на вкладке "Предварительный просмотр". С помощью дерева групп можно быстро переходить к определенной группе вместо того, чтобы прокручивать отчет в ее поисках. Дополнительную информацию о дереве групп см. в разделе Дерево группы [страница 70].

В большом количестве отчетов потребуется вставка сводок, промежуточных итогов и итогов. Например, при создании отчета по продажам может потребоваться вычисление общих сумм продаж по каждому из регионов. См. раздел Сортировка, группировка и подсчет суммы [страница 144].

3.3.4.2 Сведения о "динамических" заголовках групп При вставке группы в раздел "Заголовок группы" отчета автоматически вставляется поле имени группы. В поле имени группы отображается имя текущей группы. Например, если выполнена группировка по региону, и выполняется предварительный просмотр отчета, в заголовке группы для группы "СА" (Калифорния) отображается "СА".

Имя поля группы автоматически форматируется так, чтобы отличаться от записей в группе.

В типичном отчете списка клиентов имена клиентов отображаются в алфавитном порядке. В данном примере сортировка имен клиентов по алфавиту будет выполнена по каждому из регионов.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 1. Находясь на вкладке Предварительный просмотр, щелкните на панели "Инструменты мастера" кнопку Мастер сортировки записей.

Отобразится мастер сортировки записей.

В поле списка "Доступные поля" отображаются все поля, которые есть в отчете и все поля, которые есть в источнике данных. Сортировку можно производить по любому из этих полей.

В поле списка "Поля сортировки" отображаются поля, уже отсортированные в отчете. Поскольку по полю региона сортировка уже была произведена, сортировка, которая будет производиться, будет выполнена по каждому из регионов, а не по всему отчету.

2. Выделите поле Имя клиента и щелкните кнопку со стрелкой ">", чтобы добавить ее в список "Поля сортировки".

3. В качестве направления сортировки выберите По возрастанию и нажмите кнопку ОК. Отчет должен выглядеть следующим образом.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Заметьте, что все записи в каждой из групп отсортированы по алфавиту.

До завершения отчета остается всего один шаг. На первую страницу отчета необходимо добавить логотип компании.

В данном разделе вверху первой страницы отчета будет размещен логотип компании.

1. Находясь на вкладке Проект, нажмите на панели "Инструменты вставки" кнопку Вставить рисунок.

Откроется диалоговое окно "Открыть".

2. Выберите растровый файл логотипа (.BMP) и нажмите кнопку Открыть.

При перемещении указателя над отчетом отображается рамка объекта. Эта рамка представляет логотип, который будет размещен.

3. Разместите рамку объекта в верхнем левом углу раздела отчета "Верхний колонтитул отчета" и, чтобы разместить ее, щелкните один раз.

При размещении логотипа в разделе "Верхний колонтитул отчета" он будет напечатан только на первой странице отчета.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports Хотя кажется, что в разделе "Верхний колонтитул отчета" недостаточно места, когда в него будет помещен рисунок, раздел автоматически расширится под размер рисунка.

4. Для просмотра отчета щелкните вкладку Предварительный просмотр.

Готовый отчет должен выглядеть следующим образом (с логотипом, выбранным на шаге 2):

5. Сохраните отчет, щелкнув кнопку Сохранить на стандартной панели инструментов.

Только что вы завершили работу над своим первым отчетом.

3.4 Краткая памятка для опытных пользователей Если вы являетесь опытным пользователем Windows, который сразу хочет начать работу с программой, чтобы впервые настроить отчет, выполните описанные ниже действия.

Если вы новичок, см. раздел Краткая памятка для новых пользователей [страница 24].

3.4.1 Выбор типа отчета и источника данных 1. На начальной странице Crystal Reports щелкните Пустой отчет, чтобы открыть диалоговое окно "Эксперт базы данных".

Вместо создания пустого отчета можно выбрать один из мастеров создания отчетов.

После выбора мастера можно создать отчета на основе одного из большого количества источников © SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 2. Просмотрите содержимое мастера баз данных и найдите источник данных, который требуется использовать для отчета.

3. Выберите таблицу, которую требуется использовать в отчете, и щелкните стрелку ">", чтобы добавить ее в список "Выбранные таблицы".

4. После добавления всех нужных таблиц нажмите в мастере баз данных кнопку ОК.

Если в диалоговом окне мастера баз данных выбрано более одной таблицы, откроется вкладка "Ссылки". Дополнительную информацию о связывании см. в разделе Связывание нескольких таблиц Откроется вкладка "Проект" с областями "Верхний колонтитул отчета", "Верхний колонтитул страницы", "Сведения", "Нижний колонтитул страницы" и "Нижний колонтитул отчета". Отчет создается посредством вставки и форматирования элементов в каждой из этих областей.

3.4.2 Работа с элементами отчета на вкладке "Проект" 1. В каждой из стандартных областей отчета содержится один раздел. Чтобы добавить разделы, щелкните на панели "Инструменты мастера" кнопку Мастер разделов и воспользуйтесь мастером разделов для добавления нужных разделов.

После добавления разделов в область их можно перемещать, объединять и удалять в мастере разделов. См. раздел Проектирование отчета с направляющими [страница 231].

2. Чтобы включить или отключить сетку, выберите команду Параметры в меню Файл, а затем при открытии диалогового окна "Параметры" установите или снимите флажок "Сетка" в области "Режим проекта" вкладки "Макет". См. раздел Использование сетки [страница 230].

3. Если работа ведется с отключенной сеткой, и требуется выполнять привязку к направляющим для размещения объектов, когда требуется отобразить направляющие, щелкните верхнюю или левую линейку.

Направляющие можно использовать в следующих целях:

Перетащите поле на направляющую, пока оно не закрепится на направляющей.

Перетащите стрелку направляющей, чтобы переместить последнюю (и все объекты, закрепленные Перетащите стрелку направляющей с линейки, чтобы удалить направляющую. См. раздел Проектирование отчета с направляющими [страница 231].

4. Если диалоговое окно проводника Field Explorer не отображается, нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Проводник Field Explorer.

Чтобы отобразить список поле, разверните узел "Поля базы данных". Чтобы ускорить ввод нескольких полей, это поле будет отображаться до тех пор, пока не будет закрыто. При необходимости это диалоговое можно переместить в новое местоположение; также можно изменить его размер. См.

раздел Размещение данных в отчете [страница 77].

5. Выберите поля, которые должны отображаться в отчете.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports Их можно выбирать и размещать по одному, можно воспользоваться сочетанием "Shift + щелчок", чтобы выбрать несколько расположенных рядом полей, либо воспользоваться сочетанием "Ctrl + щелчок", чтобы выбрать поля в произвольном порядке. Также работает перетаскивание. Поместите поля в раздел "Сведения" в тех местах, где они должны отображаться.

При размещении нескольких полей они отображаются в том же порядке, в котором отображались в диалоговом окне проводника Field Explorer. Программа обозначает положение каждого из полей прямоугольной рамкой. Символы в рамке указывают тип поля: текст (XXX...), число (555...), валюта ($555...), дата (12/31/99), время (00:00:00), дата и время (12/31/99 00:00:00) или логический тип Имена полей и их типы можно видеть, если установить флажок "Показать имена полей" в диалоговом окне "Параметры" (вкладка "Макет").

Программа автоматически размещает заголовки полей в разделе "Верхний колонтитул страницы", если в диалоговом окне "Параметры" (вкладка "Макет") не установлен флажок "Подробные Если в отчет добавляются дополнительные разделы "Сведения", в разделе "Верхний колонтитул страницы" будут размещаться только заголовки полей раздела "Сведения А" (исходного раздела 6. После размещения объектов может потребоваться настройка разделов отчета. Для этого щелкните правой кнопкой мыши затененную область слева от линейки раздела и воспользуйтесь открывшимся контекстным меню:

Чтобы развернуть раздел для размещения дополнительной линии, выберите команду "Вставить Чтобы программа автоматически выравнивала объекты раздела по горизонтали, выберите команду Чтобы уменьшить размер раздела, удалив ненужное пространство надо объектами и под ними, выберите команду "Подгонка раздела". См. раздел Использование пустого пространства между 7. Чтобы создать заголовок отчета, сначала необходимо ввести его в диалоговом окне "Свойства документа". В меню Файл щелкните Сводная информация. Введите заголовок в текстовое поле Заголовок диалогового окна "Свойства документа". Нажмите кнопку ОК.

8. Выберите в списке "Специальные поля" проводника Field Explorer Заголовок отчета. При наведении указателя на отчет отобразится прямоугольная рамка для размещения. Чтобы разместить заголовок отчета, щелкните один раз в разделе "Верхний колонтитул отчета". Поле заголовка отчета содержит текст, введенный в поле Заголовок диалогового окна "Свойства документа". См. раздел Добавление в отчет титульной страницы [страница 88].

9. Чтобы узнать, как результаты будут выглядеть в напечатанном виде, нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Просмотр перед печатью.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Чтобы ускорить время обработки при создании отчета, его можно просмотреть с использованием лишь небольшого подмножества доступных данных. Для этого в меню "Файл" выделите пункт "Печать" и выберите команду "Ограниченный просмотр". См. раздел Вкладка "Предварительный просмотр" [страница 69].

В любом случае программа открывает вкладку "Предварительный просмотр". Отчет можно точно настроить на вкладке "Предварительный просмотр", просматривая результаты в виде фактических данных отчета. Также можно закрыть вкладку "Предварительный просмотр" и продолжить работу над отчетом на вкладке "Проект".

3.4.3 Использование других функций работы с отчетами 1. Если требуется отформатировать поле, изменить его расположение или ширину или вставить сводку, щелкните поле, чтобы выделить его. Вверху, внизу и по бокам каждого из выделенных полей отображаются маркеры:

Чтобы изменить расположение полей, воспользуйтесь мышью для перетаскивания рамки размещения поля в новое место.

Чтобы изменить ширину поля, воспользуйтесь мышью для перетаскивания правого или левого Щелкните поле правой кнопкой мыши, чтобы отформатировать его или сделать по нему сводку.

Откроется контекстное меню с командами для форматирования и создания итогов по полю.

На панели форматирования доступно много параметров шрифта и форматирования.

Чтобы применить форматирование только при определенных условиях, щелкните "Условная формула" возле свойства форматирования в редакторе форматов и создайте формулу, которая определяет эти условия. См. раздел Работа с условным форматированием [страница 261].

2. Чтобы создать формулу, которая вычисляет данные или выполняет сравнение, выберите в проводнике Field Explorer Поля формул.

Также для работы с формулами, пользовательскими функциями, выражениями SQL и др.

можно нажать на панели "Инструменты эксперта" кнопку "Инструментарий формул".

3. Щелкните Создать. Откроется окно "Имя формулы". Введите имя формулы и нажмите кнопку ОК.

Отобразится Мастер формул с активным Редактором формул.

4. Введите формулу в редакторе формул. Вводите поля, операторы и функции, выбирая их в соответствующих списках или просто набирая их. Можно проверить синтаксис формулы, щелкнув Проверить.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 5. Чтобы по завершении редактирования вернуться в диалоговое окно проводника Field Explorer, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

6. Чтобы вставить формулу так же, как и поле базы данных, щелкните Вставить в отчет. См. раздел Использование формул [страница 422].

7. Чтобы вставить подотчет (отчет в отчете), нажмите на панели "Инструменты вставки" кнопку Вставить подотчет и выберите существующий отчет, чтобы импортировать его как подотчет, или воспользуйтесь мастером создания отчетов для создания подотчета. См. раздел Вставка подотчетов [страница 507].

Если требуется сопоставить записи подотчета записям основного отчета, откройте вкладку "Связь" диалогового окна "Вставка подотчета" и определите связь.

8. Чтобы вставить в отчет объект кросс-таблицы, нажмите на панели "Инструменты вставки" кнопку Вставить кросс-таблицу и при открытии мастера кросс-таблиц настройте в нем кросс-таблицу. См.

раздел Объекты кросс-таблиц [страница 323].

9. Чтобы создать поле параметра (поле, которое запрашивает значение при получении данных для отчета), нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Проводник Field Explorer и выберите в открывшемся диалоговом окне проводника Field Explorer "Поля параметров". Чтобы настроить поле параметра, щелкните Создать. После создания поля параметра его можно вставить в отчет так же, как и поле базы данных, или выбрать его в списке Поля в инструментарии формул.

Поля параметров также можно использовать в отчетах (в качестве подсказки заголовков или меток), в формулах отбора (в качестве подсказки критериев отбора) и в формулах (в различных целях, среди которых определение полей сортировки). См. раздел Поля параметров и подсказки [страница 465].

10. Чтобы добавить диаграмму, нажмите на панели инструментов "Инструменты вставки" кнопку Вставить диаграмму. См. раздел Диаграммы [страница 277].

11. Чтобы добавить карту, нажмите на панели инструментов "Инструменты вставки" кнопку Вставить карту. См. раздел Отображение [страница 294].

12. Чтобы вставить таблицу, рисунок или другой объект OLE, который можно редактировать в конструкторе отчетов с помощью средств приложения, с помощью которого создавался объект, выберите в меню "Вставка" команду Объект OLE. См. разделы OLE [страница 310] и Работа со статическими объектами OLE [страница 314].

13. Чтобы изменить порядок сортировки записей, нажмите на панели "Инструменты мастера" кнопку Мастер сортировки записей. Отобразится мастер сортировки записей. Выделите поля, которые требуется использовать для сортировки данных отчета, и направление сортировки. См. раздел Сортировка по отдельным и нескольким полям [страница 146].

14. Чтобы ограничить отчет определенными записями (например, записями клиентов из Калифорнии, продажи которым за год составили более 10 000 $), щелкните первое поле, по которому требуется выполнить отбор, и на панели "Инструменты мастера" нажмите кнопку Выбор эксперта. При открытии средства "Выбор эксперта" настройте критерии отбора записей.

15. Чтобы напечатать отчет, нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Печать.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Готово! Создавать отчеты легко.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 4 Основы проектирования отчетов Целью данного раздела является предложение структурированного подхода к подготовке отчета Crystal Reports. Такой подход включает следующие компоненты:

определение содержания отчета;

разработка эскиза на бумаге.

В этом разделе рассматриваются основные принципы разработки отчетов.

4.2 Определение содержания отчета Прежде всего необходимо составить структуру – список того, что необходимо включить в отчет. В следующих разделах рассказывается, как составить структуру.

Файл отчета (.rpt) может содержать важные бизнес-данные. Рекомендуется защитить доступ к файлу с помощью одного следующих методов.

Управление файлом с помощью сервера платформы SAP BusinessObjects Business Intelligence.

Применяйте безопасность файла.

Применяйте шифрование на уровне операционной системы.

Для чего предназначен отчет?

Отчетность – это инструмент управления. Она предназначена для того, чтобы помочь вам быстро получить представление об основных элементах и отношениях между исходными данными и принять обоснованное решение. Чтобы повысить эффективность отчета, необходимо представить данные логически. Если представлены не те данные или данные представлены в неудобном виде, отчет может наоборот застопорить принятие решения или даже привести к принятию неверных решений.

При разработке отчета отправной точкой является формулировка цели отчета в одном-двух предложениях. Это поможет определить первостепенные нужды, станет хорошей отправной точкой для отчета и обозначит его цель.

Вот несколько примеров формулировки цели.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Цель этого отчета – показать ежемесячные объемы продаж и объемы продаж торговых представителей за прошедший год, сравнить показатели этого года с прошлогодними и выделить торговых представителей, чьи показатели не соответствуют стандартам компании.

Цель этого отчета – показать активность продаж по каждой из позиций и на основе этих данных понять, какое количество товара нужно заказать дополнительно.

Цель этого отчета – вычислить среднее количество игроков в боулинг и установить соотношение числа игроков с ограниченными возможностями к общему числу членов лиги боулинга.

Определение цели отчета до начала его составления критически важно для успешного результата.

Для кого предназначен отчет?

Часто один и тот же отчет будут читать разные люди. Подробный отчет о продажах по всем отделениям компании, например, может быть полезен торговым представителям, региональному управляющему по продажам, главному управляющему по продажам и директору по производственным вопросам.

Каждому из них интересен определенный аспект отчета.

Торговому представителю отчет поможет соотнести собственные результаты с результатами своих коллег в том же регионе.

Региональному управляющему отчет поможет оценить региональных представителей и сравнить их работу с показателями других регионов.

Главный управляющий по продажам сможет оценить работу всех регионов и сравнить фактические показатели с прогнозными.

Директор по производственным вопросам сможет оценить работу вице-президента по маркетингу и департамента продаж в целом и сделать выводы о требуемых объемах производства и расположении складов.

Так как интересы у каждого из пользователей разные, важно спланировать отчет так, чтобы каждый нашел в нем нужные сведения.

4.2.2 Определение организации данных Как озаглавить отчет?

Запишите рабочее название отчета. Позже вы можете его изменить, но у вас хотя бы будет заголовок при работе с прототипом отчета.

Какую информацию следует включить в колонтитулы?

Возможно, следует включить дату выпуска отчета, имя автора, краткую информацию о цели отчета, проанализированные данные и т.д. Если планируется включить эту информацию, запишите ее и используйте при подготовке прототипа.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports У вас может быть более одного источника информации, в зависимости от того, с какой именно информацией вы работаете.

Информация об авторе отчета может выбираться из отдельных полей в таблице или таблицах баз данных. Если она берется из таблицы в базе данных, то из какой именно? Или из какого набора таблиц?

Для размещения блока текста можно создать текстовый объект и поместить его в любое место в Crystal Reports может автоматически включать такую информацию, как дата печати или номера страниц.

Какие данные планируется использовать в отчете?

Известен ли вам тип базы данных, из которой вы будете формировать отчет? Что будет выступать источником данных: файл, SQL/ODBC или другой источник?

Если вы не уверены, обратитесь к администратору баз данных в своей компании, чтобы он помог установить тип базы данных и расположение данных. Дополнительную информацию см. в разделе "Доступ к источникам данных" в Интерактивной справке Crystal Reports.

Насколько хорошо вы знакомы с данными, чтобы найти нужную информацию? Если вам нужно имя клиента, стоит ли искать поле с таким названием в таблице базы данных?

Если вы не слишком хорошо ориентируетесь в этой информации, обратитесь за помощью к своему специалисту по MIS, администратору баз данных или коллегам.

Какие именно данные нужно включить в тело отчета?

В теле отчета должны содержаться данные, соответствующие цели отчета, которая была прописана ранее. Также необходимо убедиться в том, что в отчет включены все данные, которые могут потребоваться каждому из пользователей.

На этом этапе нужно просмотреть все доступные таблицы баз данных. Crystal Reports позволяет сочетать данные из разных баз данных при создании отчетов, так что вы сможете комбинировать информацию любым удобным образом.

Обычно большинство данных отчета берется непосредственно из полей. Какие поля будут использоваться и где их найти?

Остальные данные рассчитываются на основе полей данных. Какие поля данных нужны для вычислений?

Тем не менее, в отчет можно включать и другие данные, оформляя их в виде текстовых объектов (заголовков, примечаний, подписей и т.д.).

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Данные уже готовы или их нужно рассчитать?

Некоторые показатели для отчета могут быть получены непосредственно из полей данных (например, информация о продажах), другие же нужно посчитать на основе имеющихся значений полей (например, комиссия с продаж, рассчитываемая как отношение продаж к норме). При планировании вы можете отделить данные, которые потребуются для вычислений, и те, которые будут использованы непосредственно. См. раздел Указание формул [страница 427].

Поля каких типов содержат данные?

Уделите немного времени изучению типов данных в полях, которые будут использоваться для вычислений.

Так как функции и операторы формул работают с особыми типами данных, для вычислений важно понимать, с каким типом данных вы имеете дело. Например, для некоторых функций требуются числовые данные, а некоторые могут обрабатывать только строки. Дополнительную информацию о специальных функциях и операторах можно найти по ключевым словам "Функция" и "Оператор" или по именам интересующих функций и операторов в Интерактивной справке Crystal Reports.

При проектировании отчета обрабатывать данные можно несколькими способами. В следующих разделах перечислены некоторые варианты, доступные для применения.

Нужно ли разбить данные на группы?

Как? По клиентам? По дате? По иерархии? По другому критерию? Crystal Reports предлагает несколько вариантов для группировки данных в отчете. См. раздел Группировка данных [страница 150].

Нужно ли сортировать данные по значению записи или группы?

Crystal Reports позволяет делать и то и другое. См. раздел Основные сведения о параметрах сортировки [страница 144].

Должен ли отчет содержать только особые записи или группы?

Crystal Reports позволяет создать отчет на основе всех записей базы данных или на основе некоторых из них. Crystal Reports можно использовать для выбора записей на основе диапазонов данных или сравнений или для создания сложных формул и определения записей, подлежащих включению в отчет. Уделите Руководство пользователя SAP Crystal Reports несколько минут тому, чтобы определить, какие записи требуются в отчете, и перечислить критерии, которые будут использоваться для их отбора. См. раздел Выбор записей [страница 132].

Нужно ли суммировать данные?

Нужно ли вам получить сумму или среднее, посчитать количество или определить максимальное и минимальное значение в каком-либо из столбцов отчета?

Crystal Reports поможет справиться с любой из этих задач, а также поможет посчитать итоговую сумму (а также общее среднее, общее количество и т.д.) и поместит ее внизу выбранного столбца. См. Вычисление процентной доли [страница 178] Какую информацию в отчете нужно выделить?

Можно выделить некоторые данные, чтобы привлечь к ним внимание. Например, в складских отчетах часто выделяются товары, которые плохо продаются, чтобы на основе этих данных были приняты какие-то меры. Можно выделить все элементы, по которым не было изменений за последний месяц, три месяца или за любой другой период. Для выделения информации определите условия, на основе которых будет производиться выделение.

Каким образом выделять информацию?

Можно помечать данные звездочкой или другим знаком, а можно выводить слово в виде метки. В любом случае необходимо выписать условия выделения и держать их под рукой.

Crystal Reports позволяет подчеркивать элементы отчета, изменять шрифт, размер или цвет текста для отдельных элементов. Также вы можете заключать эти элементы в рамку и рисовать линии и прямоугольники (для разбиения отчета на части), добавлять заголовки. Все эти инструменты форматирования можно использовать для привлечения внимания к данным отчета. См. раздел Форматирование [страница 212].

4.2.5 Определение особенностей области печати У каждой области отчета свои особенности печати. Важно понимать их, потому что они влияют на то, когда и как часто объекты отчета будут печататься.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 4.2.5.1 В каком порядке будут печататься области отчета?

Области печатаются в том порядке, в каком они отображаются на вкладке "Проект" (сверху вниз). Если в области более одного раздела, разделы печатаются в порядке отображения. Например, если у вас три раздела "Верхний колонтитул отчета", все они будут напечатаны по порядку перед областью "Верхний колонтитул страницы".

4.2.5.2 Как часто печатаются объекты отчета?

Порядок печати объектов определяет проект отчета. Это поможет определить, где разместить диаграммы, перекрестные таблицы и формулы для получения тех или иных результатов.

Верхний колонтитул отчета Объекты, помещенные в области "Заголовок отчета", печатаются один раз – в начале отчета.

В диаграммах и перекрестных таблицах, размещенных в этой области, содержатся данные для всего И диаграммы, и кросс-таблицы могут фильтровать данные отчета с помощью сортировки группы: в этом случае данные, отображаемые на диаграмме или в кросс-таблице, являются подмножеством данных всего отчета.

Формулы, размещенные в этой области, рассчитываются один раз – в начале отчета.

Верхний колонтитул страницы Объекты, помещенные в области "Верхний колонтитул страницы", печатаются в начале каждой новой страницы.

В эту область нельзя поместить диаграммы и перекрестные таблицы.

Формулы, помещенные в эту область, рассчитываются с началом каждой страницы.

Верхний колонтитул группы Объекты, помещенные в области "Верхний колонтитул группы", печатаются в начале каждой новой группы.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports В диаграммах и перекрестных таблицах, размещенных в этой области, содержатся данные только для Формулы, размещенные в этой области, рассчитываются с началом каждой группы.

Область "Подробности" Объекты, размещенные в области "Подробности", печатаются с каждой новой записью.

В эту область нельзя поместить диаграммы и перекрестные таблицы.

Формулы, помещенные в эту область, рассчитываются для каждой записи.

Нижний колонтитул группы Объекты, помещенные в область "Нижний колонтитул группы", печатаются в конце каждой группы.

В диаграммах и перекрестных таблицах, размещенных в этой области, содержатся данные только для Формулы, размещенные в этой области, рассчитываются в конце каждой группы.

Нижний колонтитул отчета Объекты, помещенные в области "Нижний колонтитул отчета", печатаются один раз – в конце отчета.

В диаграммах и перекрестных таблицах, размещенных в этой области, содержатся данные для всего И диаграммы, и кросс-таблицы могут фильтровать данные отчета с помощью сортировки группы: в этом случае данные, отображаемые на диаграмме или в кросс-таблице, являются подмножеством данных всего отчета.

Формулы, размещенные в этой области, рассчитываются один раз – в конце отчета.

Нижний колонтитул страницы Объекты, помещенные в области "Нижний колонтитул страницы", печатаются в конце каждой страницы.

В эту область нельзя поместить диаграммы и перекрестные таблицы.

Формулы, помещенные в эту область, рассчитываются в конце каждой страницы.

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports 4.3 Разработка эскиза на бумаге Хотя бумажный эскиз полезен независимо от вашего уровня владения Crystal Reports, он особенно необходим, если вы только начинаете работать с программой. Имея при себе бумажный эскиз, вы можете направить все усилия на изучение и использование команд, и вам не придется на ходу проектировать отчет и пытаться изучить программу.

4.3.1 Разработка бумажного эскиза 1. Возьмите лист бумаги того же формата, который будет использоваться в готовом отчете.

2. Разместите верхний колонтитул и другую описательную информацию, отделяя элементы прямоугольниками и линиями.

3. Добавьте нижний колонтитул.

4. Оцените, гармонично ли смотрится страница.

5. Обратитесь к информации, которую вы хотите включить в тело отчета.

Сосчитайте число используемых полей и подумайте, сколько места лучше всего оставить между С помощью прямоугольников расположите поля в отведенном для них пространстве.

Если нужно, измените расстояния между ними.

Определите логическую последовательность представления данных в теле отчета.

Пометьте поля для обозначения этой последовательности.

6. С помощью маленьких прямоугольников укажите значения групп и суммы.

7. Поместите метки в некоторые ячейки столбца, в котором следует выделить данные.

8. Закрасьте элементы, которые вы хотите выделить, чтобы привлечь к ним внимание.

9. Оцените полученный результат с точки зрения расположения элементов и сбалансированности и внесите изменения, если необходимо.

Руководство пользователя SAP Crystal Reports 5 Введение в создание отчетов В данном разделе приведены основы создания отчетов в Crystal Reports. Вы узнаете о среде проектирования отчетов, о том, как выбрать таблицы базы данных и разместить объекты в отчете, а также как отсортировать, сгруппировать данные отчета и подвести по ним итоги.

5.1 Варианты создания отчета Всякий раз, когда создается отчет, есть три варианта:

Использовать мастер создания отчетов.

Использовать в качестве модели другой отчет.

Создать отчет заново.

Вероятно, со временем вы попробуете каждый из этих вариантов.

Мастера создания отчетов Мастера создания отчетов помогают в быстром создании отчетов, и большинство новых пользователей и разработчиков предпочитают создавать большинство своих отчетов с помощью мастеров. Все, что требуется сделать, – это выбрать мастер, который лучше всего соответствует типу отчета. Мастер по шагам проведет вас через процесс создания отчета.

Другой отчет Чтобы создать отчет на основании уже существующего, другой отчет можно использовать в качестве модели. Откройте отчет, который необходимо использовать таким образом, с помощью команды меню "Открыть файл" и сохраните его в новый файл с помощью команды "Сохранить как" (в меню "Файл"). Этот способ подходит для следующих случаев:

Создание отчета с другой группировкой или другим способом выбора записей, чем в существующем Создание отчета за более ранний период времени с использованием структуры отчета, которая применяется в текущий момент.

Создание полностью нового отчета на основании баз данных, связанных в другом отчете. Можно создать отчет и удалить поля без нарушения базовых связей. Затем на основании этого отчета, без повторного создания связей можно создать все нужные отчеты.

Crystal Reports также позволяет отформатировать отчет посредством применения шаблона.

Дополнительную информацию см. в разделе Использование шаблона [страница 212].

© SAP AG или аффилированная компания SAP, 2014. Все права Руководство пользователя SAP Crystal Reports Новый отчет Команда "Пустой отчет" служит для создания отчета с самого начала. Это подходит для случаев, когда требуется полная гибкость и управление созданием отчета начиная с основы, или когда тип отчета отличается от многочисленных типов отчетов, доступных в мастерах.

5.2 Выбор источников данных и полей баз данных В Crystal Reports источники данных и поля баз данных выбираются просто: с помощью простых функций диалогового окна "Мастер баз данных" и диалогового окна "Проводник полей". В каждом из этих диалоговых окон используется привычная для Windows структура дерева, в котором можно осуществлять переход между доступными вариантами.

В мастере баз данных отображается интегрированная древовидная структура всех источников данных, которые можно использовать в Crystal Reports. В мастере баз данных в качестве источника данных для отчета можно выбрать следующее:

Подключенная в текущий момент база данных.

Команда SQL, сохраненная в репозитории BusinessObjects Enterprise.

Источник данных, добавленный в папку "Избранное".

Недавно открывавшийся источник данных (мастер баз данных автоматически сохраняет список таких источников данных).

Существующий источник данных (например, локальный файл данных или настроенный источник данных ODBC).

В мастере баз данных также можно указать связи между таблицами баз данных (если для отчета выбрано более одной таблицы).

Мастер баз данных состоит из двух вкладок: "Данные" и "Связи".

Древовидная структура На вкладке "Данные" мастера баз данных в виде дерева отображается структура возможных источников данных, которые можно выбирать при создании отчета. Дерево – в списке "Доступные источники данных" – состоит из следующих папок:

Мои соединения Руководство пользователя SAP Crystal Reports Создать новое соединение В папке "Создать новое соединение" содержатся подпапки для разнообразных популярных источников данных. Среди них можно найти следующие:

Access/Excel (DAO) Файлы базы данных База данных OLE DB (ADO) Параметры источника данных, имеющегося в папке "Создать новое соединение", зависят от компонентов доступа к данным, выбранным во время установки.

Краткое описание каждой из этих папок и подпапок см. в разделе Выбор источника данных [страница 73].

Контекстное меню В списке "Доступные источники данных" Эксперта базы данных можно щелкнуть правой кнопкой мыши любой элемент для вызова контекстного меню со следующими командами:

Добавить в отчет Данная команда служит для добавления таблицы или хранимой процедуры в новый отчет. Эта команда также доступна по щелчку стрелки ">" в мастере баз данных.

Добавить команду в отчет Данная команда служит для добавления объекта таблицы, созданного с помощью команды SQL.

Создать новое соединение Данная команда служит для создания соединения.

Удалить из отчета Данная команда служит для удаления таблицы или хранимой процедуры из отчета. Эта команда также доступна по щелчку стрелки "", чтобы добавить эту таблицу в список "Выбранные таблицы".

Одновременно можно вставить более одной таблицы, если выделить несколько таблиц и выбрать команду "Добавить в отчет". Таблицы также можно перетаскивать в список выбранных таблиц.

5.4.3 Связывание нескольких таблиц Если в отчете содержатся данные из двух и более таблиц базы данных, на данном этапе создания отчета их необходимо связать.

Таблицы в отчетах, созданные с помощью запроса или команды, связывать не обязательно, поскольку все связи, необходимые для данных, уже обработаны.

5.4.3.1 Добавление связи нескольких таблиц 1. Выберите Мастер баз данных в меню База данных.

Откроется диалоговое окно мастера баз данных.