Действия заведующего кафедрой

при работе с программой расчета часов

§1. Вход в программу

Запустить программу.

Появляется окно входа в программу, предлагающее ввести имя пользователя

(логин), пароль и выбрать учебный год, на который необходимо провести

планирование учебной нагрузки. (см. рисунок 1).

Рисунок 1. (Окно входа в программу)

В появившееся окно (рисунок 1) введите своё имя пользователя (логин)1 и пароль2, и выберите учебный год, на который проводится расчет часов. Галку с текстом настройки первого запуска можно не ставить.

Нажмите кнопку ОК.

Появляется окно предупреждения, которое необходимо прочитать и нажать кнопку Да или Нет в зависимости от появившегося сообщения (см. рисунок 2).

Рисунок 2. (Окна предупреждения. Появляется одно из двух приведенных.

На левом окне надо нажать Нет, на правом Да) Нажать соответствующую кнопку.

Имя пользователя имеет следующий вид: Первые две буквы на латинице un далее идет группа из четырех цифр, потом идет буква на латинице, завершает логин цифра. Пример логина: un4057x 2 Пароль может состоять из шести символов (букв латинского алфавита и цифр).

Происходит запуск программы, после которого на экране монитора появляется рабочее окно программы (см. рисунок 3).

Рисунок 3. (Рабочее окно программы) Программа запущена. Можно приступить к работе с программой.

§2. Формирование сводной ведомости учебной нагрузки Перед тем, как сформировать ведомость учебной нагрузки:

а) Вы можете просмотреть те учебные планы, по которым вы работаете. Для этого в рабочем окне программы нажмите кнопку Просмотр и изменение учебных планов (см. рисунок 4).

Рисунок 4.

Появляется окно с перечнем учебных планов3 (см.).

Рисунок 5. (Перечень учебных планов) Для того, чтобы просмотреть учебный план – необходимо его выбрать, найдя в списке и нажать на кнопку Дисциплины. Если в данном учебном плане есть дисциплины, которые читает Ваша кафедра, то появится окно, с перечнем дисциплин и «расчасовкой» по этим дисциплинам (см. рис. 6). Если в данном учебном плане дисциплины, читаемые Вашей кафедрой, отсутствуют – появится окно с соответствующим предупреждением (см. рис. 7).

Для того чтобы посмотреть контингент, обучающийся по какому-либо учебному плану – так же необходимо выбрать учебный план, найдя его в списке и нажать на кнопку Контингент (см. рис. 8).

Учебные планы доступны только для просмотра 2 – на эту кнопку надо нажать для просмотра «расчасовки» по дисциплинам;

3 – на эту кнопку надо нажать для просмотра списка дисциплин;

4 – так выглядит указанный в п.3 список. Дисциплину можно выбрать двойным щелчком 6 – данную кнопку надо нажать для выхода из окна просмотра учебного плана.) Рисунок 7. (Для закрытия данного окна нажмите ОК) Рисунок 8. (Просмотр контингента по какому-либо учебному плану.

2 – на эту кнопку надо нажать для просмотра контингента по учебному плану;

3 – данную кнопку надо нажать для выхода из окна просмотра контингента.) Если Ваши представления о количестве часов или о количестве обучающихся расходятся с введенными данными в программу, то Вам необходимо обратиться в соответствующий деканат.

Если Вы удовлетворены внесенными в учебные планы данными, Вы можете закончить их (учебных планов) просмотр, нажав на кнопку Выход (см. рис. 9).

Рисунок 9. (Завершение просмотра учебных планов) б) Вы должны внести часы своей кафедры, которые не «привязаны» к конкретному учебному плану. Для этого в рабочем окне программы нажмите кнопку Просмотр и изменение информации о кафедрах (см. рис. 10).

Откроется список с кафедрами. В соответствии с уровнем доступа Вы будете видеть только свою кафедру (см. рис. 11). Действия в данном окне указаны в комментариях к рисунку 11.

1 – так выглядит список кафедр (выделена соответствующая кафедра);

Нажать на кнопку Сведения (рисунок 11, п.3). Откроется окно со сведениями о кафедре. А именно – в данном окне содержится информация по часам кафедры не привязанным к конкретным учебным планам (см. рис. 12). Её необходимо заполнить.

Рассмотрим подробно каждый из разделов данной страницы, и укажем правила заполнения данного раздела.

I. Дипломные работы 1 – Указывается количество дипломных работ (в штуках), которые ведет кафедра на очном отделении и за которые предусмотрено 18 часов.

2 – Указывается количество дипломных работ (в штуках), которые ведет кафедра на заочном отделении и за которые предусмотрено 18 часов.

3 – Указывается количество дипломных работ (в штуках), которые ведет кафедра на очно-заочном отделении и за которые предусмотрено 17 часов.

4 – Указывается количество дипломных работ (в штуках), которые ведет кафедра на очном отделении и за которые предусмотрено 17 часов.

5 – Указывается количество дипломных работ (в штуках), которые ведет кафедра на заочном отделении и за которые предусмотрено 17 часов.

6 – Указывается количество дипломных работ (в штуках), которые ведет кафедра на очно-заочном отделении и за которые предусмотрено 18 часов.

7 – Указывается количество рецензий (в штуках), которые планирует написать кафедра по дипломным работам студентам очного отделения.

8 – Указывается количество рецензий (в штуках), которые планирует написать кафедра по дипломным работам студентам заочного отделения.

9 – Указывается количество рецензий (в штуках), которые планирует написать кафедра по дипломным работам студентам очно-заочного отделения.

10, 11 – Если дипломников кафедры консультирует по отдельным вопросам другая кафедра, то этот раздел заполняется следующим образом:

10 – Указывается количество студентов (в штуках), которым будет оказана консультация по их дипломным работам другой кафедрой.

11 – Указывается кафедра, которая будет консультировать студента по его дипломной работе.

II. Обзорные лекции 1 – Указывается общее количество часов, отведенных кафедре на проведение обзорных лекций на очном отделении.

2 – Указывается общее количество часов, отведенных кафедре на проведение обзорных лекций на заочном и очно-заочном отделении.

III. Прием экзаменов 1 – Указывается общее количество часов кафедры, отведенных на прием вступительных экзаменов.

2 – Указывается общее количество часов кафедры, отведенных на прием государственных экзаменов в том числе и дипломы.

3 – Указывается общее количество часов кафедры, отведенных на ГАК.

4 – Каждый час, введенный в пунктах 1, 2, 3, комментируется (например, указывается, что часть часов (конкретно сколько) отведена для приема математики на экономическом факультете, другая часть часов (конкретно сколько) отведена для приема русского языка на физико-математическом факультете и т.п.) IV. ФПК – факультет повышения квалификации В данном разделе указывается общее, суммарное по всем преподавателям кафедры, количество часов относящихся к факультету повышения квалификации.

1 – Тут указывается сумма количества часов, отведенных на прохождение повышения квалификации каждым преподавателем кафедры, который проходит ФПК.

2 – Если на кафедре существуют преподаватели, которые руководят проходящими повышение квалификации, то в данной клетке указывается сумма часов, отведенных данным преподавателям.

V. Практика В данном разделе указывается сумма всех часов, которые отведены кафедре для организации и контроля практики. Записывается общая сумма. Как преподавателей, контролирующих студентов-практикантов, так и преподавателей, которые организуют практику. И вообще, всё, что связано с практикой, записывается в данном разделе, и ни в каком другом!

1 – Тут записывается сумма часов 2 – Тут записывается комментарий по каждому часу из пункта 1.

Например, в 1 записано 1000 часов. Тогда в 2 может содержаться следующее: – практика у математиков в школе, 200 – летняя педагогическая практика, 350 – практика на раскопках, 200 – практика в полях, 50 – организация практики.

V. Дисс. совет – диссертационный совет 1 – Тут записывается сумма часов отведенных руководителям диссертационных советов. Если на одной кафедре несколько руководителей диссертационных советов, или если руководитель руководит несколькими диссертационными советами, то тут указывается общая сумма.

2 – Тут записывается сумма часов отведенных ученым секретарям диссертационных советов. Если на одной кафедре несколько ученых секретарей диссертационных советов, или если ученый секретарь является ученым секретарем нескольких диссертационных советов, то тут указывается общая сумма.

VII – Разное

ГРАФА ПРОЧЕЕ! ТУТ УКАЗЫВАЕТСЯ

СУММА ЧАСОВ, ИЗ ПЕРЕЧНЯ (СМ.

1 – Тут указывается количество часов отведенных кафедре (заведующему кафедрой) на руководство кафедрой.

Перечень видов нагрузки, который может быть указан в графе Прочее, раздела VII (Разное)4.

В графе прочее не должно находиться практически ни чего. Так как эта графа не идет в сводную ведомость нагрузки и служит исключительно справочной информацией. Если только, какие-то исключительные случаи, которые не учтены в программе. Например, проведение лекций у аспирантов.

После того, как Вы внесли часы своей кафедры, которые не «привязаны» к конкретному учебному плану, Вы нажимаете на окне Сведения о кафедре (см. рис. 12) кнопку Выход.

Как и в предыдущих подобных случаях, в ячейке обозначенной цифрой 2 указывается сумма часов, в ячейке, обозначенной цифрой 3 каждый час расписывается (аналогично разделу, в котором заполняли практику) в) Вы можете просмотреть часы, отведенные Вам управлением докторантуры и аспирантуры. Для этого в окне программы Список кафедр (для входа в это окно см. рисунок 4) укажите Отображать информацию только по аспирантуре и нажмите кнопку Сведения (см. рис. 13).

1 – так выглядит список кафедр (выделена соответствующая кафедра);

Откроется окно со сведениями по аспирантуре, только для просмотра (см. рис. 14). Действия и содержание информации указаны в подписи к рисунку.

Рисунок 14. (Просмотр информации по аспирантуре.

1 – тут указано общее количество (в штуках) аспирантов кафедры, все виды аспирантов 2 – тут указано количество (в штуках) аспирантов первого года обучения, все их виды, 3 – тут указано количество (в штуках) докторантов кафедры, кроме соискателей;

4 – тут указано количество (в штуках) соискателей степени кандидат наук, закрепленных за 5 – тут указано количество (в штуках) соискателей степени доктор наук, закрепленных за 6 – тут указано количество часов, отведенных на руководство стажерами;

7 – тут указано количество человек, у которых преподаватели кафедры будут принимать 8 – тут указано количество человек, у которых преподаватели кафедры будут принимать 9 – тут указано количество рефератов написанных для сдачи кандидатских экзаменов, Если Ваши представления о количестве часов или о количестве людей расходятся с введенными данными в программу, то Вам необходимо обратиться в управление докторантурой и аспирантурой.

Если Вы удовлетворены внесенными данными, Вы можете закончить просмотр сведений по аспирантуре, нажав на кнопку Выход (см. рис. 14, кнопка 10).

г) Вы должны 1) выяснить, какое количество преподавателей может вести одну и ту же дисциплину на одном и том же потоке в одном и том же семестре5 и 2) знать количество преподавателей на кафедре, разделить его на десять, округлить до большего6. Внести наибольшее из этих чисел в окне Список кафедр, в самую нижнюю клетку с названием Число пустых ячеек для ввода фамилий преподавателей7 (см. рис. 15). На наш взгляд, наиболее универсальное и оптимальное число равно трём. Поэтому на этом примере мы и проводим рассмотрение.

Например, дисциплину Алгебра, у второго курса математиков, в первом семестре ведут пять преподавателей. Первый читает лекции; второй ведет семинары у двух из трёх групп; третий ведет семинары у третей группы; четвертый принимает у всех экзамен; а пятый принимает у всех зачет.

Если у остальных предметов количество преподавателей не превосходит количество равное пяти, то количество преподавателей, которые могут вести одну и ту же дисциплину у одного и того же курса в одном и том же семестре равно пяти.

6 Например, на кафедре работает 31 человек, тогда, делим это число на 10, получаем 3.1, округляем до большего, получаем 4.

7 В наших примерах наибольшее число равно пяти. Его и вводим в клетку Число пустых ячеек для ввода фамилий преподавателей.

Рисунок 15. (Ввод числа пустых ячеек для ввода фамилий преподавателей).

И так, всё готово для формирования Сводной ведомости учебной нагрузка за год.

ждём от нескольких минут, до окончания формирования ведомости8 (Всё зависит от количества дисциплин, читаемых кафедрой)9. Вид сформированной ведомости приведен на рисунке 16.

Если ведомость не начала формироваться, см. Приложение 2, для выяснения возможной причины.

Ведомость формируется один раз, при условии, что вся информация в программу изначально введена правильно. Если необходимы изменения (увеличение или уменьшение количества часов или контингента), то изменения вносятся в программу и Сводная ведомость выгружается снова.

Рисунок 16. Сводная ведомость учебной нагрузки за год Данный файл необходимо сохранить в любом месте на компьютере. Программу можно закрыть, т.к. в дальнейшем она нам понадобится уже для формирования индивидуальных учебных планов. Обратите внимание, что сформированный файл можно заполнять где угодно, в том числе и дома и на компьютерах, не включенных в сеть. Единственное условие, компьютер, на котором ведется работа, должен отвечать ряду требований, указанных в приложении 1.

§3. Распределение нагрузки на преподавателей Открываем сформированный файл на компьютере, который удовлетворяет требованиям, указанным в приложении 1.

Данный файл состоит из трёх листов: Первый лист носит название Нагрузка кафедры (единый список), второй лист носит название Список_преподавателей, третий лист носит название Вспомогательные_данные. (см. рис. 17).

Рисунок 17. Сводная ведомость учебной нагрузки за год состоит из трёх листов Лист с названием Вспомогательные_данные мы не открываем и не смотрим. Для дальнейшей работы он нам не нужен.

Заполнение файла начинаем с открытия листа Список_преподавателей. Его вид представлен на рисунке 18.

Рисунок 18. Лист с названием Список_преподавателей. Для заполнения предусмотрены только ячейки, окрашенные в белый цвет. А именно – ячейки с B5 по F5 и ниже их до ячеек с В столбце B указываем фамилию, имя и отчество преподавателя кафедры (Фамилия И.О.).

В столбце C указываем ученую степень преподавателя (выбираем из раскрывшегося списка) В столбце D указываем звание и должность преподавателя (сокращенно) В столбце E указываем количество ставок, на которые оформлен преподаватель В столбце F указываем категорию преподавателя (штатный, привлеченный, почасовик) (выбираем из раскрывшегося списка) преподавателю10.

Пример заполненного листа можно посмотреть на рисунке 19.

Рисунок 19. Лист с названием Список_преподавателей заполнен11.

После того, как преподавателей Вы указали, Вы начинаете распределять на указанных преподавателей часы. Открываете лист с названием Нагрузка кафедры (единый список).

10 Данный столбец меняется в процессе работы с листом с названием Нагрузка кафедры (единый список).

11 Если у Вас пока нет преподавателя, но Вы знаете, что он появится, но не знаете пока, кто. То можете ввести преподавателя с ФИО Вакансия1, Вакансия2 и т.д. И распределять часы этим вакансиям.

После того, как появится преподаватель, вы сможете заменить слово Вакансия1 на реальные фамилию, имя и отчество. Часы повторно распределять не придется.

Уважаемые коллеги! Если программа выдает сообщение:

«Ячейка или диаграмма защищена от изменений. И т.д.». То не надо пытаться разблокировать лист или как то снять защиту с него.

Возможно компьютер не настроен согласно приложению 1. Или Вы пытаетесь внести изменения в ячейки, в которые Вы не должны ВНИМАНИЕ!!!

И так, начинаем распределять преподавателей по дисциплинам. Для начала отметим, что наш лист довольно-таки широкий, и посмотреть его в ширину можно перетаскивая ползунок, расположенный в нижней части листа. Более того, наш лист ещё и очень длинный, и посмотреть его в длину можно перетаскивая правый ползунок (см. рис. 20).

Опишем структуру нашего листа.

В строке с номером 1 находится название кафедры.

В строке с номером 2 находится дата формирования листа.

В строке с номером 3 находится шапка таблицы. Столбцы с F по J – данные по преподавателю. Столбцы с K по O – данные по читаемой дисциплине. Столбцы с P по S – данные по контингенту12. Столбцы с T по V – количество занятий по плану.

Столбцы с W по AF – часы преподавателя (вычисляются автоматически и не подлежат изменениям). Столбцы с AH по BL – нагрузка, не «привязанная» к конкретному учебному плану (заполняется в нижней части листа после Контингент (количество студентов) – влияет на часы, отведенные на прием экзаменов, зачетов, контрольных работ и т.п. виды нагрузки, где расчет часов ведется от конкретного человека. Количество потоков – влияет на часы, отведенные на проведение лекционных занятий. Количество групп – влияет на часы, отведенные на проведение практических занятий. Количество подгрупп – влияет на часы, отведенные на проведение лабораторных работ.

подзаголовка Учебная нагрузка, непосредственно не привязанная к конкретному учебному плану). Столбец BM – приведена сумма часов. Столбец BN – замечания (заполняются при необходимости).

Далее идут похожие группы строк, в которых происходит распределение преподавателей по дисциплинам (см. рис. 21).

В нижней части таблицы идет группа строк, в которой дана информация по часам, не привязанным к конкретному учебному плану (см. рис. 22).

Информация расположена правее, поэтому нижним ползунком (см. рис. 20) перейдите немного правее.

Рисунок 20. Группы строк, для заполнения. (Заполняются только светлые ячейки (обведены в овалы) Верхняя строка (оранжево-желтая) в каждой группе ячеек – это то количество, которое Вы можете распределить. Голубые ячейки – справочные, в них указана информация по дисциплине. Ярко-цветные ячейки служат для контроля введенной 13 Зелёный – число часов, выделенных на кафедру, соответствует числу часов, распределенных преподавателю (преподавателям). Синий – число часов, выделенных на кафедру, больше числа часов, распределенных преподавателю (лям). Крассный – число часов, выделенных на кафедру, меньше того числа часов, которые распределили преподавателям.

Рисунок 22. Группы строк, для заполнения. (Аналогично рисунку 21. Голубые ячейки – справочные. Оранжевые – то, что дано на кафедру. Светлые – для заполнения. Яркие – для Если информац ия в ячейке не видна полностью или видны какие-то крючочки похожие на ###, то 1. вы можете выделить данную ячейку и посмотреть её содержание в строке формул; 2. уменьшить шрифт в данной ячейке. См. рисунок.

Теперь начинаем распределять преподавателей по данным предметам.

Предположим, что по учебному плану Учебный план: логопедия очная [Логопедия с доп.спец. Олигофренопедагогика, очная, Не предусмотрено]; Факультет:

Специальной педагогики и психологии (Дефектологии), по форме обучения очная, в филиале головной (основные корпуса МГОУ), дисциплину Методика преподавания математики (специальная), в семестре 5 ведут три преподавателя.

Тогда в столбце F, в светлой клетке дважды кликаем (двойной клик) мышкой.

Появляется список с преподавателями. Выбираем преподавателя, который будет читать данную дисциплину. Поля правее (ученая степень, звание, и т.п.) заполняются автоматически. Переходим на клетку ниже и опять выбираем преподавателя из списка. И т.д., а именно указываем всех преподавателей, которые преподают данную дисциплину. Чтоб удалить преподавателя из листа, достаточно выбрать пустую строчку (в самом верху списка) открытого списка преподавателей. (См.

рис. 23 а-г).

Рисунок 23а. Дважды щелкнули по светлой ячейке (F6). Открылся список с Рисунок 23б. В списке преподавателей выбрали одного. Строчка заполнилась.

Рисунок 23в. В столбце F выбрали ниже идущую светлую ячейку (кликнули один раз манипулятором типа мышь). В списке преподавателей выбрали второго преподавателя (кликнули один раз манипулятором типа мышь). Вторая строчка заполнилась. И т.д.

Теперь начинаем распределять контингент (в т.ч. потоки, группы и т.д.) между данными преподавателями. Группа ячеек от столбца P до столбца V. При этом в верхней оранжево-желтой строчке содержится то, что выделено на изучение данной дисциплины. Назовём это идеалом. Вместе с распределением контингента между преподавателями, в строчках правее и в ячейках яркого цвета будут происходить изменения. Если количество часов, распределенных между преподавателями, соответствует количеству часов, приведенных в идеале, то яркие ячейки будут зелёными. Если ячейки синие, то не все часы распределены. Если ячейки красные, то распределено часов больше, чем дано (см. рис. 24).

Рисунок 24. Распределение часов среди преподавателей. Первый преподаватель принимает зачеты у сорока человек. Второй преподаватель ведет практические занятия в трёх группах и принимает зачеты у четырех человек. Третий преподаватель читает лекции на одном потоке. При этом изучают данную дисциплину 54 человека (мы распределили 44, поэтому ячейка с зачетами синяя), 1 поток (мы его весь распределили, поэтому ячейка с лекциями и индивидуальными консультациями зеленая), 2 группы (мы распределили преподавателю 3 группы, поэтому ячейка с практическими занятиями красная).

Если дисциплина делится на несколько преподавателей, то её так же можно делить указанием количества лекций (практических занятий, лабораторных занятий) по плану. Например часть семестра читает один, а часть другой, то мы делим часы в соответствующем столбце (лекций (практических занятий, лабораторных занятий) по плану) в соответствующей пропорции.

Первая дисциплина распределена между преподавателями. Если открыть лист с названием Список_преподавателей, то мы увидим, что у некоторых преподавателей появились суммы распределенных им часов (см. рис. 25).

После того, как Вы распределили нагрузку связанную с учебными планами, распределите нагрузку между преподавателями, которая не привязана к конкретному учебному плану. Повторим, она находится внизу, немного правее.

Переместитесь туда с помощью ползунков (см. рис. 20).

Распределение проводится абсолютно аналогично тому, как и распределение часов по учебному плану. Пример частично распределенной нагрузки приведен на рисунке 26.

Рисунок 26. Заполнение нагрузки, которая не привязана к конкретному учебному плану Во время работы не забывайте периодически сохранять изменения в файле. Иначе выход из строя электроэнергии или внезапное отключение компьютера приведет Вас к тому, что ВНИМАНИЕ!!!

По окончании распределения часов среди преподавателей сохраните лист и закройте его. Распределение часов закончено. Переходим к формированию индивидуальных учебных планов.

§4. Формирование индивидуальных учебных планов Запустите программу (см. §1).

Данную процедуру можно проделывать и без использования программы в её сетевом варианте.

Достаточно скачать автономный модуль преобразовывающий сводную ведомость в индивидуальные планы. Порядок работы с данным модулем аналогичен порядку работы и с кнопкой Формирование индивидуальных учебных планов, описанной ниже.

Нажмите кнопку Формирование индивидуальных учебных планов (см. рис. 27).

Появляется окно, в котором Вам необходимо указать путь, к файлу, в котором вы распределяли преподавателей (см. рис. 28). Указываете расположение файла и нажимаете кнопку загрузить (см. рис. 29, 30). В появившемся сообщении нажмите кнопку Да (см. рис. 31). Ждите, пока не произойдет загрузка файла и не появится сообщение, на которое надо так же ответить Да (см. рис. 32). В нижней части окна появляется список преподавателей (см. рис. 33). Дважды кликая на каждого получаем индивидуальный план преподавателя (см. рис. 34). Который можно распечатать и сохранить на компьютере (см. рис.35).

Рисунок 27. Формирование индивидуальных Рисунок 29. Указываете расположение Рисунок 31. Нажмите Да Рисунок 33. Список преподавателей. Для получения индивидуального плана дважды кликаем на каждого.

Рисунок 35. Так выглядит сформированный индивидуальный план.

После того, как вы распечатали индивидуальные учебные планы, Вы можете закрыть программу. На этом работа с ней окончена.

§5. Внесение исправлений в сводную ведомость нагрузки (Обновление сводных ведомостей по распределению учебной нагрузки кафедр за год (листов EXCEL)) Когда возникает необходимость в обновлении Процесс составления учебных планов и распределения нагрузки является сложным многошаговым процессом, в котором одновременно задействовано большое количество сотрудников факультетов, деканатов и различных административных подразделений. При этом неизбежно возникновение ошибок.

Пожалуй, наиболее неприятными из них являются ошибки деканатов при составлении учебных планов, следствием которых является неправильное формирование листов Excel для распределения нагрузки кафедр. При этом исправление вручную даже совсем незначительной, на первый взгляд, ошибки связано с необходимостью заново заполнять новый лист Excel, что, конечно, является не всегда удобным.

Модуль обновления листов Excel позволяет автоматизировано решать вышеописанные проблемы.

Таким образом, кафедрам следует провести процедуру обновления листов Excel если:

1. обнаружены ошибки при составлении учебных планов (информация поступает из деканатов и учебного отдела);

2. при попытке загрузки листа Excel в модуль формирования индивидуальных планов программа выдаёт сообщение о том, что данная версия листа Excel устарела;

3. при входе в программу после ввода имени пользователя и пароля Вы увидели информационное сообщение, в котором говорится о необходимости обновления листов Excel.

4. в прочих ситуациях (при обнаружении критических ошибок, проведении плановых обновлений и.т.п), о которых Вы будете оповещены.

Как осуществляется обновление Для обновления листов Excel, пожалуйста, выполните следующие предварительные действия:

1. Создайте копию листа, который требуется обновить, и сохраните её в надёжном месте. (В котором присутствуют «ошибочные» данные) 2. Зайдите под логином и паролем Вашей кафедры в программу «Расчёт нагрузки» (см. §1).

3. Сформируйте новый лист Excel15 (сводную ведомость по распределению учебной нагрузки кафедры) (см. конец §2).

4. Закройте Excel, если у Вас он открыт.

После выполнения этих действий у Вас имеется два листа Excel:

- старый (который требуется обновить), с заполненной информацией по распределению нагрузки;

- новый, незаполненный лист.

Теперь всё готово для обновления! Начинаем:

а) В главном окне программы «Расчёт нагрузки» (синее окно с кнопками) нажмите на кнопку Внесение исправлений в листы Excel с нагрузкой кафедры (с изображением молотка и гаечного ключа).

Число пустых ячеек для ввода фамилий преподавателей, указанное вами при формировании нового листа Excel, должно быть больше либо равно соответствующему количеству ячеек в старом листе.

В результате, на экране появляется модуль внесения исправлений в листы Excel:

б) В модуле внесения исправлений в листы Excel нажимаем на верхнюю кнопку с тремя точками:

Перед вами появляется стандартное диалоговое окно открытия файла. Найдите старый файл Excel (т.е. с заполненной информуией по распределению нагрузки) и нажмите кнопку «Открыть»:

в) В модуле внесения исправлений в листы Excel нажимаем на нижнюю кнопку с тремя точками:

Перед вами снова появляется стандартное диалоговое окно открытия файла.

Найдите новый файл Excel (т.е. чистый незаполненный исправленный лист) и нажмите кнопку «Открыть».

Внимание: все данные в выбранном Вами листе будут перезаписаны. Поэтому будьте предельно внимательны при обновлении – не перепутайте листы Excel.

г) Нажмите на кнопку «Перенос информации по преподавателям в новый файл».

Этим Вы запустите процесс обновления. О ого ходе Вас будет оповещать красножелтое окно:

Это окно автоматически закроется в случае успешного завершения обновления.

Процесс обновления может занять несколько минут. В течение этого времени не разрешается пользоваться мышью и клавиатурой, запускать или работать с другими программами.

д) После завершения обновления, в новый файл Excel будет перенесена информация из старого. Программу «Расчёт нагрузки» теперь можно закрыть.

Откройте новый файл Excel, и внимательно его просмотрите. Убедитесь в правильности переноса данных из старого файла. При необходимости, внесите недостающие данные и\или исправления.

Какая информация не обновляется автоматически Автоматически не переносятся в новый лист Excel из старого следующие 1. Дисциплины с ошибочными параметрами.

2. Если в старом листе Excel имеется несколько дисциплин с одинаковыми названиями (например, КПВ), читаемые в рамках одного учебного плана на одном и том же курсе, то из них в новый лист автоматически будут перенесены лишь данные по одной из них.

3. Информация по нагрузке, непосредственно не привязанной к конкретному учебному плану (последние строки листа Excel), копируется не полностью.

Автоматически не переносятся данные в следующие поля:

– Приём асп. вст. экзаменов, – Приём канд. экзаменов, – Уч. секретарь дисс. совета, – Рук-во дисс. советом, – Рук-во соискателями-докт.

Во всех трёх случаях недостающие данные следует ввести в новый файл заново вручную.

Заключение Оставшиеся возможности программы в данном пособии мы рассматривать не будем. Вы можете изучить их самостоятельно, путём проб и нажатий на различные кнопки. Данное пособие ориентировано на заведующего кафедрой или человека, занимающегося распределением нагрузки на кафедру, и является достаточным для формирования индивидуальных планов.

Предварительные настройки компьютера Перед тем, как начать работать с программой, необходимо проверить на своем компьютере следующее:

1. наличие Microsoft Office Excel 2. наличие Microsoft Office Access 3. запустите Excel и в главном меню выберите пункт Сервис, далее подпункт Макрос и в этом подпункте подподпункт Безопасность... Установите низкий уровень безопасности 4. запустите Access и в главном меню выберите пункт Сервис, далее подпункт Макрос и в этом подпункте подподпункт Безопасность... Установите низкий уровень безопасности 5. Нажмите кнопку Пуск, войдите в Панель управления, и в ней выберите Язык и региональные стандарты. В закладке Региональные параметры нажмите кнопку Настройка.... В открывшемся окне в закладке Числа установите Разделитель целой и дробной части в виде точки (.); а в закладке Дата установите Краткий формат в виде dd.MM.yy По окончании настройки все окна можно закрыть, нажав на кнопки ОК.

Если не начинает формироваться сводная ведомость учебной нагрузки за год Проверьте, имеете ли вы доступ к серверу Smgou. Для этого откройте окно Internet Explorer и в строке, где вводится адрес, введите \\Smgou\UN и нажмите клавишу Enter Если появилось окно, в котором предлагается ввести имя пользователя и пароль, то обратитесь в технический центр своего корпуса с вопросом «Я не могу подключиться к серверу Smgou!».

При этом будьте готовы сообщить свой IP-адрес и имя компьютера.

Для этого нажмите кнопку Пуск и в открывшемся меню выберите кнопку Выполнить В открывшемся окне наберите команду cmd и нажмите ОК В открывшемся окне наберите после символа > команду ipconfig /all и нажмите Enter В появившемся окне посмотрите имя компьютера и IP-адресс Для выхода закройте окно.