«Тихонов В.И. Уничтожить нельзя хранить? Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, ...»

Так, получается, что критерий поглощения информации в применении к электронным документам полностью меняет свой знак. Наиболее ценными оказываются не аналитико-синтетические документы, а напротив, первичные документы в составе баз данных, которые в силу своей машиночитаемой природы в любой момент готовы к разнообразной аналитической обработке. В то же время ценность баз данных еще более повышается, если одновременно с ними поступают на хранение производные аналитические документы.

Вообще же, сводные базы данных, ведущиеся в органах власти и государственных организациях и включающие сведения из множества источников (от юридических и физических лиц) – это именно тот резерв, который с лихвой может заполнить определенную выше 10% долю информационных ресурсов, предназначенных для передачи на постоянное государственное хранение.

Традиционные подходы к критерию подлинности документов также оказываются мало состоятельными. Сведение понятия подлинности электронных документов только к их юридической силе представТихонов В.И.

ляется непродуктивным. Электронные документы, включающие электронную цифровую подпись, наиболее «юридически сильные» на этапе делопроизводства, очень быстро утрачивают эту силу, а вместе с ней часто и возможности воспроизведения и доступа к документированной информации. Напротив, «традиционные» электронные документы, чье происхождение удостоверено традиционным способом, обладают основными свойствами для организации их долговременного хранения и использования. А значит, и ценность таких информационных ресурсов может быть выше, чем у электронных документов с ЭЦП.

В четвертых, существенное влияние на отбор электронных информационных ресурсов для постоянного хранения оказывают критерии их технологических особенностей. Учет технологий записи, воспроизведения, использования, обеспечения аутентичности экземпляров электронных документов может стать решающим фактором в оценке стоимостных показателей их хранения, что в современных условия часто равнозначно установлению срока хранения документов.

И, наконец, последнее замечание. Методология экспертизы ценности электронных документов не может развиваться в отрыве от решения практических задач архивного хранения. Ведь практика – критерий не столько истины, сколько способов и средств ее достижения.

Только приступив к реальному и полноценному комплектованию архивов электронными документами, можно будет оценить все возможности и особенности их использования, а значит – оценить и переосмыслить применяемые к ним подходы, методы и критерии экспертизы ценности. Только такой путь способен вывести нас из методологического застоя. Только после этого при рассмотрении электронных документов можно будет с уверенностью ставить запятую в предложении, которое вынесено в первую часть названия данной статьи.

1. См., например: Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей: Алгоритмы и технологии исторической информатики: Труды IX конференции Ассоциации «История и компьютер». Москва–Барнаул, 2005. С. 393–395; Он же. Организация «безбумажного делопроизводства»: нормативно-методические проблемы и возможности // Делопроизводство и документооборот на предприятии.

2006. №4. С. 28–29.

2. См. официальный сайт ФГУП «Научно-технический центр ИНФОРМРЕГИСТР» (www.inforeg.ru).

3. См.: Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2003. С. 55.

4. Подробнее об этих моментах экспертизы ценности электронных документов см.: Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов. С. 424–429.

5. См., например: Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М., 2001; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. М., 1984; Орлова Н.А. Экспертиза ценности документов ГАФ СССР (1958–1980 гг.). М., 1984. Библиографию подробнее см.: Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006. С. 14–41, 186–223.

6. Среди них: Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах. М., 1957; Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектование государственных архивов СССР. Труды ВНИИДАД. М., 1974; Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение. М., 1976; Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М. 1988; Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986; Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984; Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002; Теория и практика архивного дела в СССР. М., 1980.

7. Подробнее см.: Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960–1980-е годы // Отечественные архивы. 1998. №6. С. 42–43.

8. Подробнее см.: Отбор на государственное хранение документов на машинных носителях автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. Рекомендации. М., 1991; Положение о порядке отбора и приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами ЭВТ. (Аналитическая справка). М., 1994. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД №9512; Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ГАС РФ, ВНИИДАД, РНИЦКД, 1995. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД №9745; Рекомендации по отбору на государственное хранение электронных научных и технических документов. М.: ВНИИДАД, 2002. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД №ДР 221.

9. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. С. 134.

10. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 143.

11. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 138-139; Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 51.

12. См.: Черняк Л. История магнитных дисков // Открытые системы. 2005.

13. Оптические диски с записью информации с помощью голубого лазера.

14. По состоянию на май 2007 г. в «Государственном регистре баз и банков данных» зарегистрировано 4825 баз данных 1068 государственных органов власти, государственных и муниципальных организаций. Учитывая, что органы власти и государственные организации регистрируют менее половины имеющихся у них информационных ресурсов (по опыту обследований, проводившихся ЦАДЭНМ), можно вывести приблизительную цифру в 10 тыс. государственных информационных ресурсов.

15. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 137.

16. Там же.

17. Там же. С. 137.

18. Эта сумма составляет приблизительно 0,00025% годового бюджета ГЦП «Электронная Москва, 2003–2007 гг.», направленной на информатизацию органов власти и организаций Москвы.

19. См.: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

№125-ФЗ от 22.10.2004. Ст. 3.

20. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002. П. 6.1.5.1.

21. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 41–43.

22. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 141.

23. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 41.

24. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 141.

25. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 43–44.

26. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 141.

27. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Ст. 6, 28. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М, 2002. С. 131–132.

29. См.: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

30. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991. С. 53–55.

31. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980. С. 21.

32. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 108.

33. Например, БД «СКИФ» Министерства финансов Республики Мордовия (включает данные месячной, квартальной и др. отчетности; № государственной регистрации – 0220611194) или БД «Деловая информация «ИНФОТЕР» Управления федеральной антимонопольной службы по Кировской обл. (№ государственной регистрации – 0220107676).

34. Например, БД «Торговый реестр г. Москвы» Департамента потребительского рынка и услуг города Москвы задумывалась как справочный информационный ресурс о предприятиях потребительского рынка, получивших свидетельство о включении в Торговый реестр города Москвы.

Однако, в связи с тем, что нормативная правовая база ведения такого реестра так и не была разработана, включение в него предприятий оказалось делом сугубо добровольным, а сама база данных не отражала реального состояния потребительского рынка. Кроме того, даже тот минимум сведений, который содержала эта база данных, поглощался другой, более полной по составу предприятий, базой данных департамента – БД «Предприятия потребительского рынка и услуг г. Москвы».

35. Например, БД «Выходные материалы мониторинга реализации Генерального плана развития Москвы» ГУП «НИиПИ Генплана Москвы», предназначенная для формирования ежегодных аналитических отчетов и дежурных планов по направлениям градостроительной деятельности и округам и районам Москвы, содержащих оценки, прогнозы, тенденции развития.

36. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 147.

37. Например, базы данных, предназначенные для предоставления доступа пользователей к интернет-ресурсам организаций.

38. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 89.

39. Там же. С. 52–53.

40. Подробнее о формах повторяемости информации см.: Автократов В.Н.

Указ. соч. С. 153–154; Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика).

С. 53–55.

41. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 91–92.

42. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 146.

43. Термин «информационный подход» возник в 1960-е гг. в кибернетике, опирающейся на различные концепции теории информации и изучающей процессы управления и информационные связи в сложных, в том числе и социальных, системах.

44. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 153.

45. Там же. С. 150.

46. Там же. С. 150–151.

47. Там же. С. 151.

48. Это положение стало ключевым в теории информации еще со времён ее основоположника – Клода Шеннона, который в 1948 г. ввел вероятностно-статистическое понятие «информации» (вернее, понятие «количества информации»), понимая ее как снятую, сокращенную неопределенность или «энтропию». (См. статью К.Э. Шеннона «Математическая теория связи» в книге: Шеннон К. Работы по теории информации и кибернетики.

49. См.: Урсул А.Д. Информация. Методологические аспекты. М., 1971.

С. 151; Он же. Социальная роль информатики. М., 1987. С. 5.

50. Автократов В.Н. Указ. соч. С. 150.

51. Клод Шеннон рассматривал информационные процессы, присущие исключительно электромеханическим и радиоустройствам. Поэтому наиболее ценной признавалась преобразованная информация, переданная по каналам связи за наименьшее количество времени. То есть, чем больший объем информации мог быть передан за определенный отрезок времени, тем надежнее признавались источник и канал связи.

52. См.: Харкевич А.А. О ценности информации // Проблемы кибернетики.

Вып. 4. М., 1960. С. 54–55.

53. См., например: Колмогоров А.Н. К логическим основам теории информации и теории вероятностей // Проблемы передачи информации. М., 1969. Т. 5. Вып. 3; Полетаев А.И. К определению понятия «информация».

Семантический аспект. Об «информации по смыслу» // Исследования по кибернетике. М., 1970; Черри К. Человек и информация. М., 1972; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. М., 1975;

Урсул А.Д. Проблемы информации в современной науке. Философские очерки. М., 1975; Цырдя Ф.Н. Социальная информация. Кишинев, 1978;

Щербицкий Г.И. Информация и познавательные потребности. Минск, 1983; Готт В.С., Семенюк Э.П., Урсул А.Д. Социальная роль информатики. М., 1987; Юзвишин И.И. Информациология. М., 1996.

54. См.: Урсул А.Д. Проблемы информации в современной науке. С. 19.

55. Имеется в виду отчет исследовательской группы Г. Ноглера, работавшей в начале 1980-х гг. над проблемами сохранения машиночитаемых документов под эгидой ЮНЕСКО. Подробнее см.: Тихонов В.И., Юшин И.Ф.

Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960–1980-е годы // Отечественные архивы. 1998. №6. С. 45. См. также: Г. Ноглер.

Архивная оценка машиночитаемых документов и руководящие указания.

Париж, 1984 // Информационные технологии и автоматизация в архивном деле. (Аналитический обзор по зарубежным материалам). М., 1993.

56. См., например, материалы международного проекта InterPARES («Обеспечение сохранности аутентичных электронных документов в электронных системах»): InterPARES Project. Appraisal Task Force Final Report. October 31, 2001.

57. «Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения». См.:

ГОСТ Р 51141–98. «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения». М., 1998.

58. «Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». См.: ГОСТ Р 51141–98. «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения».

59. Центральный государственный архив высших органов власти и управления Украины.

60. См. определение «документ» в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД.

Управление документами. Общие требования»: «документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

61. См. ст. 11, п. 3 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006 г.

62. См. ст. 3 федерального закона «Об электронной цифровой подписи», №1ФЗ от 10.01.2002 г.

63. Срок хранения электронного сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре должен охватывать срок действия этого сертификата (на практике, не более 1 года), установленный федеральным законом срок исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа ЭЦП (как правило, года) и срок его архивного хранения (в течение 5 лет). См. ст. 7 федерального закона «Об электронной цифровой подписи».

64. См. ст. 4 федерального закона «Об электронной цифровой подписи».

65. В настоящее время в России действует ГОСТ Р 34.10–2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи», принятый в 2000 г. С 2003 г. ни один производитель средств ЭЦП не сертифицировал свои продукты по предыдущему ГОСТ 34.10–94.

66. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 96.

67. Там же. С. 97.

68. Доказательную силу документа не следует путать с его юридической силой. В первом случае имеется в виду использование документированной информации в качестве свидетельства для доказательства и подтверждения чьих-либо прав или действий.

69. ГОСТ 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. М., 2003.

70. ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1984.

71. ГОСТ 28388–89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1989.

72. Рекомендации по стандартизации. Р 50.1.027–2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Автоматизированный обмен технической информацией. Основные положения и общие требования. М., 2001.

73. См. федеральные законы: «Об авторском праве и смежных правах», № 5351-1 от 09.07.1993 г.; «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах, № 72-ФЗ от 20.07.2005 г.; «О персональных данных», № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.