«Автор(ы). _Соодонбекова А.Ж. (Фамилия Имя Отчество) Название материала(работы) Деловое общение и делопроизводство _ _ Вид (тип) материала УМК (УМК, лекция, лаб.работа, методические указания ит.д.) Для ...»

2.3.9.1. Входящий регистрационный номер Данный реквизит проставляется при получении документа. Он состоит из условного обозначения структурного подразделения учреждения, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа (см. пункт 3.2.2).

2.3.9.2. Исходящий регистрационный номер Из таких же элементов состоит исходящий регистрационный номер (см. пункт 3.2.2).

В письмах, являющихся ответами на запросы, указывается номер и дата документа, на который дается ответ: на N 01-14 от 24.03.94.

Эти данные проставляются в установленном месте бланка.

2.3.9.3. Отметка о наличии приложения Некоторые виды служебных документов имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед реквизитом "подпись".

В распорядительных документах (постановления, решения, приказы, распоряжения) сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например:

Разработать и представить на утверждение план мероприятий по технике безопасности по форме, указанной в приложении 1.

Приложения к распорядительным документам располагаются в правом верхнем углу первого листа документа по форме:

приказу финансов При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляются порядковые номера без знака "N" перед цифровым обозначением.

Например:

Приложение: 1. Справка о недостаче документов на 1 л. в экз.

экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ с приложением, отметка о наличии приложений оформляется по форме:

Приложение: Заключение балансовой комиссии 25.03.95 N 2 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные документе адреса, от отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

2.3.9.4. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит "отметка об исполнении" документа состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы. Наличие данного реквизита важно для оперативной связи с тем, кто готовил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

ГОСТ 6.38-90 допускает расположение этого реквизита как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Например:

Ниже фамилии исполнителя при необходимости может указываться индекс машинистки, который состоит из первых букв имени и фамилии, количества отпечатанных экземпляров и даты отпечатки. Например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется сразу же после решения вопроса и отправления документа.

Она состоит из: слова "в дело", номера дела, в которое документ будет подшит, кратких сведений об исполнении документа, подписи и даты.

Например:

В дело 01-2/115 от 10.12. К.Алишева 11.12. 2.3.9.5. Отметка о контроле Этот реквизит проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль. Знак контроля (буква "К" или штамп "КОНТРОЛЬ") ставятся на левом поле документа на уровне заголовка или в специально отведенное контрольное окно. Размеры контрольного окна должны соответствовать 16 х 18 мм.

2.3.9.6. Нумерация листов Документы, составленные на двух или более листах, должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине листа на расстоянии 10-15 мм от верхнего поля арабскими цифрами без точек и тире.

2.4. Оформление копий документов Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа.

Она выдается с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения.

Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат). Вместе с тем при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения трудовых, жилищных и других прав, учреждению разрешается изготовлять копии выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств о рождении и т.д.).

Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

Копия документа воспроизводится на бланке данного учреждения, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

На первом листе копии документа над реквизитом "адресат" ставится отметка "копия". При заверении копии документа ниже реквизита "подпись" проставляется заверительная надпись "верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Например:

31.03. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

2.5. Правила машинописного оформления документов 2.5.1. Служебные документы, подготовленные для печатания, должны быть написаны четко и разборчиво. В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество необходимых экземпляров.

';

2.5.2. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок, пропусков и помарок. Первый экземпляр документа печатают на бумаге хорошего качества. Другие экземпляры документа допускается печатать на бумаге другого качества, но одинакового с первым экземпляром формата. С целью экономии бумаги тексты документов временного срока хранения могут печататься на двух сторонах листа. Размеры полей должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 (см. пункт 2.3.2 настоящей инструкции). Для ускорения машинописных работ границы левого и нижнего полей на бланке отмечаются уголками.

2.5.3. Текст документа должен печататься через 1, межстрочных интервала (межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста). Через 1 межстрочный интервал допускается печатать текст документов формата А5. Через межстрочных интервала печатаются тексты документов, предназначенных к воспроизведению на множительных аппаратах и изданию типографским способом по ОСТ 29.115-91.

2.5.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов:

"адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

2.5.5. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2- межстрочными интервалами.

2.5.6. Название вида документа печатают прописными буквами.

2.5.7. Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

2.5.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

2.5.9. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов:

заголовок к тексту, "текст" (без абзацев), отметка о наличии приложения, наименование должности, гриф согласования, заверительная надпись "верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; фамилия исполнителя и номер его телефона, индекс машинистки, отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизита "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также простановки кодов по ОКПО (ОКПО - Общесоюзный классификатор предприятий и организаций) и ОКУД (ОКУД - Общесоюзный классификатор управленческой документации).

3.1. Организация документооборота Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и сдачи в дело образует документооборот.

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью.

Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

3.1.1. Обработка поступающих документов 3.1.1.1. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или работниками служб делопроизводства.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных организаций и с пометкой "лично" непосредственно передаются по назначению.

3.1.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством, направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией структурных подразделений учреждения и должностных лиц, которым направляется документ.

Документы должны передаваться руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

Руководству учреждения передаются документы правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства.

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.

В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению руководством учреждения или его подразделений, могут быть переданы исполнителям, с последующим докладом о них руководителю.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В резолюции указывается: исполнители, содержание действия, срок исполнения (в необходимых случаях), личная подпись и дата резолюции. Резолюция пишется в верхней свободной части документа.

Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделение по рассмотрению писем граждан.

3.1.2. Обработка исходящих документов Документы, отправляемые учреждением, в том числе и созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или работниками служб делопроизводства.

Документы, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, предназначенные для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

3.1.3. Передача документов внутри учреждения Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу учреждения (юрисконсульту) для проверки соответствия содержания подготовленных документов действующему законодательству. После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения учреждения, а в необходимых случаях за его пределы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования.

Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения либо помещаются в соответствующее дело.

3.2. Регистрация документов 3.2.1. Общие правила регистрации документов Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, финансовые и др.), как создаваемые внутри учреждения, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, а также частных лиц.

Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 10). Перечень утверждается руководителем учреждения.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется, его дальнейшее движение отражается в экземпляре карточки, приложенной к документу.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно.

3.2.2. Индексирование документов Индексирование документов - присвоение документу условного обозначения (индекса) и порядкового номера. Индексирование проводится на основе номенклатуры дел. Индекс документа должен состоять из условного обозначения структурного подразделения учреждения, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа.

Например:

05-2/250 - регистрационный номер входящего документа, где:

05 индекс структурного подразделения, в которое направляется документ, - номер дела по номенклатуре, 250 - порядковый номер документа.

03-21/145 - регистрационный номер исходящего документа, где:

03 индекс структурного подразделения, подготовившего документ, 21 номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия документа, 145 порядковый номер документа.

Регистрационный номер входящего документа проставляется в регистрационном штампе, расположенном на правом нижнем поле первого листа документа (приложение 11).

Регистрационный номер исходящего документа фиксируется в угловом штампе (при отсутствии бланка), которые проставляются в левом верхнем углу документа или в специально отведенном на бланке месте.

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, протоколов). Индексами этих документов являются их регистрационные номера, которые присваиваются пределах каждого вида документов.

3.2.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения Регистрационные учетные формы подразделяются на журнальные и карточные.

3.2.3.1. Журнальная форма регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используется в учреждениях с небольшим документооборотом. При журнальной системе регистрации поступающие документы регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение 12), отправляемые документы - в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение 13).

При заполнении журналов соблюдаются следующие правила:

сразу же заполняются 1-6 графы журнала входящей корреспонденции, но в 1 графе журнала и в регистрационном штампе на документе проставляется только порядковый номер. После рассмотрения документа руководством заполняются 7-8 графы журнала. 9 графа журнала заполняется при исполнении документа, 10 графа - при передаче исполненного документа в дело. Если входящий документ передается на исполнение в другое учреждение, то об этом делается отметка в 8 графе журнала. Примерно так же заполняются графы журнала исходящей корреспонденции.

3.2.3.2. При поступлении большого объема нормативных и распорядительных документов из аппарата Президента, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики для их регистрации необходимо завести отдельный журнал (приложение 14).

3.2.3.3. Документы, направляемые местным адресатам, разносятся курьером и вручаются под расписку в разносной книге (приложение 15) или направляются почтой. Отправляемая почтой корреспонденция вносится в реестр (приложение 16).

3.2.3.4. При карточной форме регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) установленной формы (приложение 17). Она заполняется в двух экземплярах, один экземпляр передается вместе с документом исполнителю, второй - остается в службе делопроизводства. РКК заполняется машинописным или рукописным способом.

Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа. Число месяца, к которому должен быть исполнен документ, обводится или отмечается. Дата исполнения может быть установлена на основании текста документа или резолюции руководителя.

В графе "корреспондент" - пишется наименование учреждения, откуда поступил или куда направляется документ. При заполнении этой графы употребляются общепринятые сокращения или индексы этих учреждений.

В графе "Дата поступления и индекс документа" - отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в учреждении, в которое он поступил. Число, месяц, год пишутся тремя парами арабских цифр.

В графе "Дата и индекс документа" проставляются дата документа и индекс, присвоенный учреждением - автором поступившего или отправляемого документа. Она используется для регистрации исходящих документов.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.

В графу "Резолюция или кому направлен документ" переносится резолюция руководителя учреждения, указывается ее автор, дата и исполнитель.

В графе "Отметка об исполнении документа" отражается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, дается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

При исполнении распорядительных документов вышестоящих учреждений ставится номер и дата принятого распорядительного документа во исполнение поступившего.

В графе "Контрольные ответы" фиксируется отметка о контроле за сроками исполнения документов. Записи должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документов. Графа используется также для записей, отражающих движение документа.

3.3. Организация контроля исполнения документов 3.3.1. Общие правила контроля исполнения документов 3.3.1.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Действия по контролю исполнения документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов.

3.3.1.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и составления на них ответов.

Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из аппарата Президента, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики.

3.3.1.3. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, заводимых при постановке документов на контроль.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся во внутренних распорядительных документах, осуществляется также с помощью карточек.

Контрольные карточки могут заводиться и на поручения руководства учреждения, отданные в устной форме.

3.3.1.4. Контроль за исполнением документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют руководители учреждений, руководители структурных подразделений и другие ответственные лица.

Контроль за сроками фактического исполнения проводится службами, подразделениями или исполнителями по контролю исполнения документов.

3.3.2. Сроки исполнения документов Документы исполняются к сроку, указанному в тексте документа или в резолюции руководителя учреждения.

Сроки исполнения исчисляются с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других учреждений - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с существующим законодательством. В основном, сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней.

Индивидуальный срок исполнения определяет руководитель учреждения и фиксирует его в резолюции.

В распорядительных документах и документах коллегиальных органов сроки исполнения устанавливаются отдельно в каждом пункте по заданиям и поручениям.

Продление сроков исполнения документов производится только по указанию руководителя или с разрешения учреждений - авторов, установивших эти сроки. Продление срока исполнения документа следует оформить сразу же после его получения, если в процессе работы над ним выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока.

3.3.3. Ведение контроля исполнения документов В процессе контроля исполнения документов соблюдается четыре основных последовательно выполняемых этапов: постановка документов на контроль; ведение контроля; снятие документов с контроля; анализ исполнительной дисциплины в учреждении.

3.3.3.1. Этап постановки документов на контроль состоит из выявления документов, требующих контроля за сроками исполнения;

заполнения на контролируемый документ комплекта регистрационно-контрольных карточек; внесения в РКК содержания резолюции и передачи документа на исполнение.

Отметка о контроле (см. пункт 2.3.9.5) при карточной системе регистрации переносится в графу "Контрольные отметки" РКК, при журнальной системе регистрации в 7 графу журнала "Резолюция руководства и срок исполнения".

3.3.3.2. Этап ведения контроля заключает в себе выполнение следующих операций по регулированию процесса исполнения документов:

внесение в РКК контрольных отметок; устное или письменное напоминание исполнителям о приближении срока окончания работы над документом;

регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов и причинах задержек в исполнении; мерах по обеспечению своевременного исполнения документов и др.

3.3.3.3. Этап снятия документа с контроля зависит от степени исполнения документа. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Снять документ с контроля может то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль.

После исполнения документы снимаются с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля отмечаются на документе и регистрационной карточке. На документе оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направление его в дело", в РКК - "Отметка об исполнении документа". Регистрационно-контрольная карточка из контрольной картотеки переносится в справочную картотеку.

3.3.3.4. Этап анализа исполнительской дисциплины предусматривает составление количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени; передачу документов по результатам анализа исполнительской дисциплины руководству учреждения и разработку мер по улучшению исполнительской дисциплины.

Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца, составляются сводки (приложение 18) и представляются руководству учреждения.

3.3.4. Построение справочного аппарата Регистрационно-контрольные карточки систематизируются в картотеке по определенной схеме (по структурным подразделениям, по направлениям деятельности, срокам исполнения, корреспондентам и др.), обеспечивающей оперативный поиск и контроль за исполнением документов, а также быстрое получение необходимой информации.

Регистрационно-контрольная картотека делится на две части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документов в процессе их исполнения. Вторая часть - для поиска исполненных документов.

Картотека на предложения, заявления и жалобы граждан ведется отдельно, карточки в ней располагаются по алфавиту фамилий заявителей.

В учреждениях с большим документооборотом контроль за исполнением документов может производиться с помощью электронновычислительной техники.

3.4. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан 3.4.1. Порядок работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан устанавливается Законом Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".

3.4.2. Прием, регистрация, контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан в учреждении осуществляется инспектором или назначенным ответственным лицом.

3.4.3. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК). Устный прием граждан ведется на этих же карточках (приложение 19). На каждое предложение, заявление, жалобу заполняется РКК в 2 экземплярах, один из которых помещается в регистрационно-контрольную картотеку по алфавиту, а второй вместе с документом передается в структурное подразделение.

3.4.4. При незначительном количестве поступающих жалоб и заявлений регистрацию их можно вести в журнале (приложение 20).

3.4.5. При регистрации предложений, заявлений, жалоб на них проставляется регистрационный штамп, на котором указывается регистрационный номер (индекс), состоящий из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и даты поступления. Например, если заявление Гулямова К.Г. поступило 10.05.95, то оно будет зарегистрировано: 10.05. Г-52.

Исходящий номер на ответном документе будет таким же, но с указанием даты отправления.

3.4.6. Все поступившие предложения, заявления, жалобы докладываются в день поступления и передаются для исполнения в соответствующее структурное подразделение.

3.4.7. Резолюции на предложении, заявлении, жалобе полностью переносятся на РКК или в журнал.

3.4.8. Предложения, заявления, жалобы, направленные на рассмотрение в другие учреждения, посылаются не позднее чем в пятидневный срок.

Копия препроводительного письма направляется заявителю, а при личном приеме разъясняется - куда следует обратиться.

Посылать жалобы граждан на рассмотрение руководителей учреждений, на которых они жалуются, запрещено.

3.4.9. Предложения, заявления, жалобы граждан должны рассматриваться в установленные сроки: безотлагательно - не требующие дополнительного изучения и проверки, остальные - до 1 месяца.

3.4.10. Данные о результатах исполнения предложений, заявлений, жалоб граждан обобщаются на первое число каждого месяца и докладываются руководству (приложение 21).

3.4.11. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан считается законченным, когда разрешены поставленные в них вопросы и об этом сообщено заявителю. В карточке (журнале) делается отметка об исполнении.

3.5. Составление номенклатуры дел Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

3.5.1. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре учреждений. Она устанавливает типовой состав, единую индексацию дел в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит из перечня наименований всех дел, формирующихся в делопроизводстве конкретного учреждения, с указанием их сроков хранения.

3.5.2. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства (ДОУ - документационного обеспечения управления) головных учреждений, рассматриваются центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерств (ведомств) или экспертными комиссиями (ЭК) учреждений, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяются эти виды номенклатур дел. Затем они подлежат согласованию с учреждениями государственной архивной службы и утверждению руководителем учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел учреждения (ее разделы) составляется структурными подразделениями учреждения и канцелярией сводится в единую номенклатуру. Она согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение и утверждается руководителем учреждения.

Учреждения, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

3.5.3. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности учреждения. При этом используются: положения (уставы) об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, типовой или ведомственный перечни, номенклатуры и описи дел за прошлые годы.

3.5.4. Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры учреждения, так и управленческие функции или направления деятельности учреждения.

Наименования структурных подразделений в номенклатуре дел располагаются в соответствии со штатным расписанием и каждому из них присваиваются условные цифровые обозначения (индексы). Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры указывать службу делопроизводства, последнего раздела - общественные организации.

В конце каждого раздела оставляются резервные номера.

В номенклатуре дел, построенной по производственноотраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделами являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней в порядке их значимости.

В учреждениях с неярко выраженной структурой применяется валовая нумерация дел.

3.5.5. В номенклатуру должны быть включены все заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы учреждения. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и др.

3.5.6. Номенклатура дел в организации составляется по установленным правилам (приложение 22). Печатается в необходимом количестве экземпляров.

3.5.7. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры учреждения. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января следующего года.

3.5.8. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

3.6. Формирование дел Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

3.6.1. Общий порядок формирования дел 3.6.1.1. При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые будут подшиты в него.

Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, его вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

3.6.1.2. В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит об исполнении документа и направлении его в дело. Секретарь или лицо, ответственное за формирование дел, принимая документы для подшивки, должен проверить правильность оформления документов. Если документ оформлен неправильно или недооформлен, то он возвращается исполнителю на доработку.

3.6.1.3. В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие одинаковый срок хранения, поэтому документы постоянного и временного сроков хранения следует формировать раздельно. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см толщины). Если документов больше, они делятся на тома.

3.6.1.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела.

3.6.2. Систематизация отдельных категорий документов 3.6.2.1. Расположение документов внутри дела производится в хронологической последовательности.

3.6.2.2. Приказы по основной (производственной) деятельности и личному составу формируются отдельно, группируются в деле по хронологии.

3.6.2.3. Документы коллегиальных органов группируются в одно дело (протоколы и решения, документы к заседаниям, повестка дня, справки, заключения, проекты решений и др.).

Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям систематизируются по номерам протоколов заседаний.

Протоколы выборных органов и общественных организаций нумеруются в пределах срока, на который избран данный общественный орган.

3.6.2.4. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документомзапросом.

Переписка с правительственными и вышестоящими организациями ведется отдельно и при необходимости группируется по конкретным вопросам.

3.6.2.5. Планы, отчеты, сметы, штатные расписания группируются отдельно от проектов этих документов и формируются в дела того года, на который или за который они составлены, независимо от дат составления и утверждения.

3.6.2.6. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

- внутренняя опись документов;

- заявление о приеме на работу;

- направление или представление;

- анкета, личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме, переводе, увольнении) и др.

Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, изменении фамилии и т.д., в связи с вынесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров, в личное дело не помещаются.

3.6.2.7. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

3.7. Оформление дел 3.7.1. Полное и частичное оформление дел 3.7.1.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и специалистами структурных подразделений учреждения при методической помощи и под контролем ведомственного архива или ответственного лица за архив.

3.7.1.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- внесение изменений в реквизиты обложки дела и др.

3.7.1.3. Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению:

- дела допускается хранить в скоросшивателях;

- не проводится пересистематизация документов в деле;

- не нумеруются листы дела;

- не составляются заверительные надписи.

3.7.2. Подшивка дела 3.7.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на 3- прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

3.7.2.2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи (приложение 23), а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

3.7.3. Нумерация листов 3.7.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

3.7.3.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

3.7.3.3.3. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дел при передаче их на государственное хранение проводится их перенумерация. Старые номера зачеркиваются и рядом ставится номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, старая зачеркивается, но сохраняется в деле.

3.7.3.3.4. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров.

3.7.4. Оформление обложки дела 3.7.4.1. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется в соответствии с ГОСТ 17 914-72 (приложение 24).

На обложке дела указываются:

- код госархива;

- код учреждения;

- наименование государственного архива;

- наименование учреждения и структурного подразделения;

- заголовок дела;

- количество листов;

- срок хранения;

- архивный шифр.

3.7.4.2. По окончании года в надпись на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел учреждения, согласованной с ЭПК соответствующего государственного архива.

3.7.4.3. При оформлении обложки дел наименование учреждения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования учреждения. Если учреждение имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках после полного наименования.

3.7.4.4. При изменении наименования учреждения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописываются новые наименования учреждения или учреждения-преемника, а прежнее заключается в скобки.

3.7.4.5. Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протокола.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

3.7.4.6. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

3.7.4.7. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

3.8. Подготовка документов к передаче в архив учреждения 3.8.1. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - определение ценности документов в целях установления их сроков хранения и отбора для дальнейшего хранения.

Экспертиза ценности документов проводится на основе "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", отраслевых перечней, номенклатур дел и др.

3.8.1.1. Организация экспертизы ценности документов 3.8.1.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в учреждениях отрасли (системы) создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.8.1.1.2. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется в остальных учреждениях постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК).

3.8.1.1.3. ЦЭК (ЭК) учреждения является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего государственного архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

3.8.1.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяется положением, утвержденным руководителем учреждения согласованию с соответствующим государственным архивом.

3.8.1.2. Основные функции ЦЭК (ЭК) учреждения 3.8.1.2.1. Основными функциями ЦЭК (ЭК) учреждения являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- участие в подготовке и рассмотрение проектов нормативных документов и методических разработок по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы архивов учреждений (номенклатур дел, положений об ЭК и архиве учреждений и др.);

- методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК подведомственных учреждений.

3.8.1.2.2. В своей работе ЦЭК (ЭК) учреждения руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде (НАФ) Кыргызской Республики", основными положениями ГСДОУ и ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства), "Основными правилами работы ведомственных архивов", указаниями и рекомендациями Государственного архивного агентства Кыргызской Республики и других учреждений государственных архивных служб республики.

3.8.1.3. Организация работы ЦЭК (ЭК) учреждения 3.8.1.3.1. Экспертная комиссия создается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается заведующий архивом или лицо, ответственное за архив, а в состав ЦЭК представитель соответствующего госархива.

Председателем ЦЭК (ЭК) учреждения назначается один из руководящих работников.

3.8.1.3.2. ЦЭК (ЭК) учреждения работает в соответствии с планом работы, утвержденным руководителем учреждения. Заседания комиссии протоколируются.

3.8.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов 3.8.2.1. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве 3.8.2.1.1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве должна осуществляться ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) учреждения под непосредственным руководством ведомственного архива.

3.8.2.1.2. При проведении экспертизы ценности в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения;

- отбор документов временного срока хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- отбор и выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

3.8.2.2. Проведение экспертизы ценности документов в архиве учреждения 3.8.2.2.1. Архив учреждения (ведомственный архив) проводит экспертизу ценности документов постоянного срока хранения при отборе на государственное хранение, документов по личному составу - на централизованное хранение.

3.8.2.2.2. В случае обнаружения недостачи документов соответствующими учреждениями должны быть приняты меры по розыску этих документов. Руководитель учреждения информируется о результатах розыска недостающих дел и документов.

3.8.2.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов 3.8.2.3.1. По результатам экспертизы ценности документов в учреждении составляются:

- описи дел постоянного срока хранения;

- описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению.

3.9. Составление и оформление описей дел 3.9.1. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архива учреждения является составление годовых разделов описей дел.

3.9.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше лет) и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются годовые разделы описей.

3.9.3. Обязательными элементами описи дел являются:

титульный лист (приложение 25), предисловие, при необходимости список сокращенных слов.

Эти элементы составляют научно-справочный аппарат описи.

3.9.3.1. Титульный лист к описи составляется при первой передаче дел в государственных архив. При последующей передаче дел он дополняется.

3.9.3.2. В предисловии к описи излагаются:

- история учреждения, история фонда;

- состав и содержание документов описи (фонда);

- особенности формирования, описания и систематизации дел;

- состав справочного аппарата к описи.

3.9.3.3. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, когда в годовом разделе описи употребляются сокращения, характерные для деятельности данного учреждения или ведомственной системы, к которой они относятся. Сокращения в списке располагаются в алфавитном порядке.

3.9.4. Описи дел постоянного срока хранения составляются в экземплярах, заверяются лицом, ответственным за ДОУ, подписываются председателем ЭК (приложение 26). Все экземпляры описи в обязательном порядке представляются на рассмотрение ЭПК соответствующего государственного архива, затем они утверждаются руководителем учреждения.

3.9.5. Описи на дела временного срока хранения (свыше лет) составляются в 2 экземплярах, оформляются аналогично описям на дела постоянного хранения. Описи на рассмотрение архивных учреждений направляются.

3.9.6. Порядок составления, оформления и рассмотрения описей дел по личному составу аналогичен порядку составления, оформления и составления описей дел постоянного срока хранения.

3.10. Оформление акта об уничтожении документов и дел 3.10.1. После утверждения соответствующим государственным архивом описей дел постоянного срока хранения учреждение осуществляет отбор и выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

3.10.2. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (приложение 27). Акты рассматриваются ЭК учреждения, подписываются председателем и ее членами и утверждаются руководством учреждения.

3.11. Порядок передачи архивом учреждения документов на государственное хранение 3.11.1. Предельные сроки хранения документов в архиве учреждения 3.11.1.1. Документы Национального архивного фонда (НАФ) Кыргызской Республики, находящиеся на временном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков хранения в ведомственных архивах, установленных Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики" (статья 11):

- для документов органов государственной власти республики лет;

- для документов органов государственной власти областного значения - 10 лет;

- для документов органов районного и городского подчинения лет;

- для научно-технической документации - до минования надобности, но не свыше 15 лет;

- для кинофотофонодокументов и видеозаписей, машиночитаемых документов - 3 года;

- для документов по личному составу и записей актов гражданского состояния, судебных дел и нотариальных действий - 75 лет.

Указанные сроки исчисляются со времени создания документов.

3.11.1.2. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы НАФ могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их ведомственного хранения по согласованию с соответствующим государственным архивом.

3.11.2. Порядок передачи документов на госхранение 3.11.2.1. Документы учреждений источников комплектования государственных архивов передаются на государственное хранение по истечении установленных сроков их ведомственного хранения в соответствии с графиками, устанавливаемыми руководителями государственных архивов и учреждений.

3.11.2.2. Документы учреждений передаются в государственные архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 28), составляемым в двух экземплярах.

3.11.2.3. При передаче документов учреждением в государственный архив передается три экземпляра описи. Передача дел проводится по описям с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в учреждении.

3.11.2.4. Если при передаче обнаружена недостача дел, то номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке учреждения.

3.11.2.5. Обязанностью учреждений, передающих документы НАФ Кыргызской Республики на государственное хранение, является обеспечение полноты передаваемых документов.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

наиболее употребляемых в управленческой деятельности 1. Положение - правовой акт, определяющий права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

2. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятий, организации учреждения.

3. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил проведения.

4. Решение - правовой акт, принимаемый местными государственными администрациями в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.

Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основании единоначалия; государственными органами и общественными организациями и т.п.).

5. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

6. Приказ - правовой акт издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

7. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальный стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан*.

8. Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

9. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

10. Извещение о заседании, собрании, конференции - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

------------------------------Инструктивный характер носят также такие широко применяемые на практике акты, как "правила", "рекомендации", "методические рекомендации", "методические указания" и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. С целью введения единообразия в систему правовых актов и сокращения разнообразных форм актов, имеющих одинаковую природу, целесообразно объединить все перечисленные выше акты в "инструкцию".

11. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

12. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

13. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

14. Обзор - документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений и определенный период.

15. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

16. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

17. Письмо - обобщение название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

18. Телеграмма - обобщение название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

19. Телефонограмма - обобщение название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

20. Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

21. Заказ на размножение - содержит просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо способом.

22. Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

23. Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

24. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

25. Предложение - разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

26. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

27. Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

28. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых и выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

29. Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовка мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

30. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

31. Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

ПЕРЕЧЕНЬ

реквизитов, используемых при оформлении ОРД 1 - Государственный герб Кыргызской Республики;

2 - Эмблема организации;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование учреждения;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке, номер телефона 10 - название вида документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

22 - отметка о наличии приложения;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

КЫРГЫЗ РЕСПУБЛИКАСЫНЫН ГЕРБ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

ОКМОТУНУН АЛДЫНДАГЫ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

МАМЛЕКЕТТИК АРХИВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

АГЕНТСТВОСУ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

_N На _ +Заголовок к тексту _ Приложение:

_ фамилия руководителя

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

_N место издания +Заголовок к тексту _ фамилия фамилия

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ +Заголовок к тексту

ПРИКАЗЫВАЮ

Руководитель учреждения подпись инициалы, фамилия

ПРОТОКОЛ

------------------------место проведения +Заседания _ Председатель Секретарь Присутствовали:

_ Приглашенные чел. (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

_ Доклад заведующего...

_ Доклад...

1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ:

Иванов В.И. - краткая запись выступления Петров В.И

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить...

1.2.

фамилия фамилия

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых ставится гербовая печать 1. Положения об учреждениях 2. Уставы предприятий (объединений) 3. Протоколы согласования планов поставок; выдвижения народных депутатов; протоколы заседаний экспертных комиссий 4. Заключения и отзывы на диссертации и авторефераты 5. Заявки на изобретения 6. Представления и ходатайства о награждении 7. Задания на проектирование объектов, технических сооружений 8. Гарантийные письма 9. Сметы расходов 10. Штатные расписания и изменения к ним 11. Титульные списки 12. Лимитные справки 13. Спецификации 14. Акты приема объектов; оборудования; выполненных работ;

экспертизы и т.д.

15. Доверенности 16. Исполнительные листы 17. Командировочные удостоверения 18. Нормы расходов на драгоценные металлы 19. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные 20. Реестры чеков, бюджетных поручений 21. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Кыргызской Республики В.Н.Мельниченко _

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

1. Положения (уставы) об учреждениях, структурных подразделениях 2. Инструкции, правила: должностные, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка 3. Планы производственные, внедрения новой техники, работы коллегии и т.д.

4. Сметы расходов 5. Штатные расписания и изменения к ним 6. Структура и штатная численность 7. Тарифные ставки 8. Программы проведения работ; командировок и т.д.

9. Задания на проектирование объектов, технических сооружений; на капитальное строительство; на проведение научноисследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические 10. Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы;

типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств, с указанием сроков хранения и т.д.

11. Заявки на изобретения 13. Расценки на производство работ 14. Нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии 15. Отчеты о производственной деятельности, научноисследовательских работах, командировок 16. Акты проверок, ревизий; списаний; экспертизы; передачи дел;

ликвидации учреждений 17. Республиканские, отраслевые стандарты, технические условия 18. Формы унифицированных документов

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ*

документов, подлежащих регистрации службой ДОУ 1. Письма, присланные в копии для сведения 2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки 5. Сводки и информации, присланные для сведения 6. Учебный план, программы, копии 7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Прейскуранты. Копии 9. Нормы расхода материала 10. Поздравительные письма и пригласительные билеты 11. Бухгалтерские документы 12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени и др.) 13. Научные отчеты по темам 14. Квартальные и полугодовые отчеты 15. Формы статистической отчетности --------------------------------------Документы, перечисленные в пп.4, 6, 11, 12, 13, 14, 15, подлежат специальному учету в соответствующих службах учреждения (бухгалтерии, отделе кадров, отделе снабжения, отделе научно-технической информации и т.д.).

регистрации входящей корреспонденции Начато Окончено На _ листах Хранить _ +----------------------------------------------------------------Вхо-¦Дата ¦N и ¦Откуда¦Крат- ¦Коли-¦Резо-¦Кому и ¦Каким ис-¦N де-¦ ¦дящ-¦реги-¦дата ¦(от ¦кое ¦чес- ¦люция¦когда пе-¦ходящим N¦ла, ¦ ¦ий N¦стра-¦пост-¦кого) ¦содер-¦тво ¦руко-¦редан до-¦исполнен ¦куда ¦ ¦док-¦ции ¦упив-¦посту-¦жание ¦лис- ¦водс-¦кумент ¦документ ¦под- ¦ ¦уме-¦вход-¦шего ¦пил ¦доку- ¦тов ¦тва и¦для испо-¦и его дашит ¦ ¦нта ¦ящего¦доку-¦доку- ¦мента ¦ ¦срок ¦лнения и ¦та ¦доку-¦ ¦ ¦доку-¦мента¦мент ¦ ¦ ¦испо-¦расписка ¦ ¦мент ¦ +----+-----+-----+------+------+-----+-----+---------+---------+-мм¦35 мм¦45 мм¦80 мм ¦70 мм ¦15 мм¦50 мм¦ 30 мм ¦ 25 мм ¦ мм¦ +----------------------------------------------------------------- ---+ _ регистрации входящей корреспонденции Начато _ Окончено _ На листах Хранить +----------------------------------------------------------------Номер ¦Дата ре-¦Когда и ¦Краткое ¦Коли-¦Какой вхо-¦Расписка в¦Номер ¦ ¦исхо- ¦гистра- ¦кому ад-¦содержа-¦чест-¦дящий но-¦получении ¦дела, ¦ ¦дящего¦ции до- ¦ресован ¦ние до- ¦во ¦мер испол-¦копии (откуда ¦ ¦доку- ¦кумента ¦документ¦кумента ¦лис- ¦нен и его¦пуска) доподшит¦ ¦доку- ¦ ¦мент ¦ +------+--------+--------+--------+-----+----------+----------+--мм ¦ 35 мм ¦ 100 мм ¦ 80 мм ¦25 мм¦ 25 мм ¦ 60 мм ¦ мм¦ +----------------------------------------------------------------- ---+ Приложение регистрации указов, постановлений и распоряжений Президента, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики Начато _ Окончено _ На листах Хранить +----------------------------------------------------------------Вхо-¦Дата ¦N и ¦Откуда¦Крат-¦Коли-¦Резо- ¦Кому и ¦Каким ис-¦N де-¦ ¦дящ-¦реги-¦дата ¦(от ¦кое ¦чест-¦люция ¦когда пе-¦ходящим N¦ла, ¦ ¦ий N¦стра-¦пост-¦кого) ¦соде-¦во ¦руко- ¦редан до-¦исполнен ¦куда ¦ ¦док-¦ции ¦упив-¦посту-¦ржа- ¦лис- ¦водст-¦кумент ¦документ ¦под- ¦ ¦уме-¦вход-¦шего ¦пил ¦ние ¦тов ¦ва и ¦для испо-¦и его дашит ¦ ¦нта ¦ящего¦доку-¦доку- ¦доку-¦ ¦срок ¦лнения и ¦та ¦доку-¦ ¦ ¦доку-¦мента¦мент ¦мента¦ ¦испол-¦расписка ¦ ¦мент ¦ +----+-----+-----+------+-----+-----+------+---------+---------+-мм¦35 мм¦45 мм¦80 мм ¦70 мм¦15 мм¦50 мм ¦ 30 мм ¦ 25 мм ¦ мм¦ +----------------------------------------------------------------- ---+ _ Начато _ Окончено _ На листах Хранить +----------------------------------------------------------------Номер¦Дата от- ¦Наименование документа¦Кому адресован¦Подпись в по- ¦ ¦ п/п ¦правления¦и его исходящий номер ¦ документ ¦лучении и дата¦ +-----+---------+----------------------+--------------+----------мм¦ 30 мм ¦ 70 мм ¦ 45 мм ¦ 40 мм +----------------------------------------------------------------- ---+ _ Дата _ +----------------------------------------------------------------Номер ¦ Адресат и место ¦ Номера ¦ Почтовые ¦Номер квитанции ¦ ¦ п/п ¦ назначения ¦ документов ¦ расходы ¦заказных писем ¦ +-------+------------------+------------+-----------+------------мм ¦ 90 мм ¦ 40 мм ¦ 35 мм ¦ 20 мм +----------------------------------------------------------------- ---+ +-------------------------------------------------------------Корреспондент¦ +-------------------------------------------------------------Дата поступления и индекс документа¦ Дата и индекс документа¦ +-------------------------------------------------------------Краткое содержание¦ +-------------------------------------------------------------Резолюция или кому направлен документ¦ +-------------------------------------------------------------Отметка об исполнении документа¦ +-------------------------------------------------------------Фонд N _ 70¦Опись N _ 70¦Дело N _ 70¦ +-------------------------------------------------------------Приложение

СВОДКА

об исполнении документов, подлежащих контролю по состоянию на _ +----------------------------------------------------------------Номера¦Наиме- ¦ Документы на ¦ Из них документы ¦ ¦структур-+------------------+----------------------------ных подр-¦всего¦ поступило в¦испол-¦испол-¦с продленпросро-¦ ¦ ¦азделений¦ ¦ предыдущем ¦ненные¦няемые¦ным сроком¦ченные ¦ +------+---------+-----+------------+------+------+----------+---Начальник канцелярии подпись

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

+----------------------------------------------------------------Регистрационно-контрольная карточка +----------------------------------------------------------------Корреспондент Ф.И.О., адресат, телефон _ Предыдущие обращения от _ N от _ N _ Вид документа _ на _ л.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма Дата, индекс поступления Краткое содержание _ _ Ответственный исполнитель _ Резолюция _ _ Автор резолюции _ Срок исполнения _ +----------------------------------------------------------------Ход исполнения +----------------------------------------------------------------Дата передачи¦Исполнитель¦Отметка о промежуточном ответе¦Контрольные¦ ¦на исполнение¦ ¦ или дополнительном запросе ¦ отметки ¦ +-------------+-----------+------------------------------+-------Дата, индекс исполнения (ответа) Адресат _ Содержание _ _ +----------------------------------------------------------------Дело ¦ Том ¦ Листы ¦ Фонд +----------------------------------------------------------------Приложение регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан Начато _ Окончено _ На листах Хранить +----------------------------------------------------------------Входя-¦Дата¦Фамилия,имя,¦Краткое ¦Резо-¦Кому и ¦Подпись ¦Отметка¦ ¦щий N ¦пос-¦отчество и¦содержа-¦люция¦куда нап-¦исполните-¦о реше-¦ ¦предл-¦туп-¦адрес заяви-¦ние пре-¦руко-¦равлен на¦ля или от-¦нии во-¦ ¦ожения¦ле- ¦теля или на-¦дложения¦водс-¦исполне- ¦метка канпроса ¦ ¦заявл-¦ния ¦звание орга-¦заявле- ¦тва ¦ние, срок¦целярии об¦ ¦ения, ¦ ¦низации ¦ния, жа-¦ ¦исполне- ¦отсылке на¦ +------+----+------------+--------+-----+---------+----------+---мм ¦30мм¦ 80 мм ¦ 80 мм ¦70 мм¦ 50 мм ¦ 30 мм ¦ +----------------------------------------------------------------- ---+

СВОДКА

об исполнении предложений, заявлений и жалоб граждан +----------------------------------------------------------------Номера¦Наименова- ¦Находятся на исполнении¦ Из них ¦ п/п ¦ние струк-+-----------------------+---------------------турных под-¦Всего¦Поступило за пре-¦Исполняются¦Всего¦Срок ¦продлен¦ +------+-----------+-----+-----------------+-----------+-----+---Всего _ _ _ _ Ответственный за службу Подпись инициалы и фамилия документационного обеспечения управления _

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

+--------------------------+ +-------------------на 19_ год ¦ +--------------------------+ +----------------------------------------------------------------- ---+ ¦Индекс дел¦Наименование структурных ¦Количес-¦Сроки хранеПримеча- ¦ ¦ ¦подразделений (или напра-¦тво дел¦ния и статьи¦ние ¦ ¦влений деятельности дел) ¦(томов) ¦по перечню ¦ +----------+-------------------------+--------+------------+-----Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел +----------------------------------------------------------------По срокам хранения ¦ Всего ¦В том числе¦ ¦переходящих¦ +--------------------------------------------+-----------+-------Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ +--------------------------------------------+-----------+-------Временного (до 10 лет включительно) ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------Подпись Гриф согласования с архивным учреждением +---------------------------------+ ¦_ листов,¦ ¦Примечание ¦ ¦_¦ ¦_ (_)¦ +---------------------------------+ +--------------------------------------------------------------Код госархива _¦ ¦ 50¦_ _¦ ¦_ ¦ (наименование государственного архива) 35¦_ _¦ ¦_ ¦ (наименование учреждения и структурного подразделения) 15¦ ДЕЛО N том N _¦ 70¦_ _¦ ¦_ ¦_ 25¦_ _¦ листах¦ _¦ 20¦_ ¦Ф.N _ 30¦Оп.N ¦Д.N _ ¦_ +--------------------------------------------------------------Приложение *включает все переименования учреждения за время его существования _

УТВЕРЖДЕНО

_ учреждения) _ (наименование учреждения и структурного подразделения) +----------------------------------------------------------------NN п/п¦Индексы дел¦Заголовки дел¦ Дата ¦Количество листов¦Примечание¦ +------+-----------+-------------+------+-----------------+------мм ¦ 15 мм ¦ 80 мм ¦25 мм ¦ 15 мм ¦ 15 мм +----------------------------------------------------------------- ---+ В данный раздел описи включены дел с N по N _ фамилия Итоговую запись к разделу описи за _ годы заверяю _ _ службу Председатель экспертной комиссии _ фамилия _

СОГЛАСОВАНО

_ (должность руководителя) _ подпись, инициалы и фамилия _ В данной описи пронумеровано _ листов листов оглавления В опись внесено _ дел за _ годы _ фамилия ответственного за службу документационного обеспечения управления _ наименование ведомства должности _ инициалы, место составления +О выделении к уничтожению документов и дел Основание: приказ N от Составлен: экспертной комиссией Председатель комиссии:

фамилия Члены комиссии:

_ фамилия Присутствовали:

_ фамилия Комиссия, руководствуясь перечнем _ отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, следующие документы и дела _ наименование учреждения, в деятельности которого отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению +----------------------------------------------------------------NN ¦Годы до-¦Заголовки документов и дел ¦Пояс-¦КоличесНомера ¦ ¦п/п¦кументов¦(групповые или индивидуальные),¦нения¦тво достатей ¦ ¦ ¦и дел ¦индекс дел по номенклатуре, ¦ ¦кументов¦по ¦перечню ¦ +---+--------+-------------------------------+-----+--------+----Всего дел _ Председатель экспертной комиссии фамилия Члены: _ фамилии Документы измельчены и сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного сырья по приемно-сдаточной накладной от Председатель экспертной комиссии фамилия

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

руководителя учреждения государственного архива печать государственного приема-передачи документов на государственное хранение Основание: Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном _ (истечением срока хранения документов (название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.п.) передает, а (наименование государственного архива) принимает на государственное хранение документы за _ и справочный аппарат к ним:

+----------------------------------------------------------------NN ¦ Название, ¦ Количество ¦ Количество дел, ¦ Примечание¦ ¦п/п ¦ номер описи ¦ экземпляров описи ¦ (ед.хр.) ¦ +----------------------------------------------------------------Итого принято ед.хр.

В государственном архиве фонд N Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц, производивших передачу производивших прием Расшифровка

СПИСОК

нормативно-методической литературы* 1. Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики". - 1994 г., 11 января.

2. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1974.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

4. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., 1988.

7. Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств. - М., 1988.

8. Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации. - М., 1982.

9. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации.

Основные положения.

10. ГОСТ 6.38-90. УДС. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов.

11. ГОСТ 16487-83. делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения.

12. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения.

Типы, размеры,технические условия.

13. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ): Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М., 1991.

14. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. - М., 1981.

---------------------------------------------В список включена основная действующая нормативнометодическая литература, которая может быть использована в работе с учетом требований, изложенных в настоящей инструкций.

СЛАЙДЫ ПО ТЕМАМ

Схема 1. Виды общения Схема 2. Невербальное общение Схема 3. Вербальное общение Схема 4. Взаимопонимание Схема 5. Передача сообщения Схема 6. Восприятие сообщения Деловая одежда 16. Инновационные технологии, используемые в преподавании курса В процессе изучения дисциплины «Деловое общение и делопроизводство», для лучшего понимания и усвоения материала, преподавателем применяются альтернативные методы подачи информации студентам.

Основным их них является использование ноутбука и проектора в процессе проведения лекций, а также семинарских и практических занятий для детального отражения тем курса.

По согласованию с кафедрой может быть предоставлен проектор для показа рабочих материалов всей аудитории.

Преподавателем, при помощи приложений «Microsoft» «Word», «Excel», «Access», «Power Point», созданы текстовые файлы, таблицы, запросы, слайды и, для более детального преподнесения информации студентами, в процессе проведения лекции демонстрируются определения по текущему материалу.

Использование сети позволяет преподавателю демонстрировать студентам интернет-ресурсы по дисциплине «Деловое общение и делопроизводство», а также нормативно - правовые акты при помощи интернет-версий информационно-справочных сайтов (например: «Токтом»).

Также применяются интерактивные методы – обсуждение выборочных тем для дополнительного информирования аудитории студентами в номинации «Самый умный студент дня».

Кейсы – ситуационное отражение деловых и ролевых игр по различным тематикам, что является обязательным в учебной программе курса.

Тесты – указание студентом выборочных ответов на заранее составленные вопросы.

В процессе обучения проводятся имитационные обучающие деловые и ролевые игры по выборочным темам.