«Введение Microsoft Excel 2000: справочник — очередная книга из серии справочников для практического применения. Эта серия помогает читателю освоить массу материала при минимуме затрат и в кратчайшие сроки! Возможности и ...»

Введение

Microsoft Excel 2000: справочник — очередная книга из

серии справочников для практического применения.

Эта серия помогает читателю освоить массу

материала при минимуме затрат и в кратчайшие

сроки! Возможности и особенности Excel 2000 с

пошаговыми инструкциями, помогающими при

решении самых насущных задач, — вот содержание

этой книги. В ней описаны действия, которые чаще

всего выполняют пользователи Excel 2000. Описания

действий обычно содержат не более пяти шагов, так что каждый читатель может легко их выполнить.

Проверьте, это действительно просто!

В отличие от других справочников, ^Microsoft Excel 2000:

справочника содержит информацию обо всех главных функциональных элементах Excel 2000 (в том числе о новшествах, связанных с анализом данных и работой в Интернете). Более того, каждому элементу посвящен свой собственный раздел книги. Мы убеждены, что здесь вы найдете все, что нужно для уверенной работы с Excel! Из серии книг «Справочник»

издательство «Питер» рекомендует также использо вать книги «Microsoft Office 2000: справочник», «Microsoft Word 2000: справочник» и «Microsoft Access 2000: справочник».

В книгу включены краткий словарь терминов и определений, предметный указатель, облегчающий поиск необходимых инструментов и приемов работы, а также объемное описание встроенных функций Excel.

Для кого предназначена эта книга Книга ^Microsoft Excel 2000: справочник» написана как для людей, которые обращаются к Excel время от времени, так и для более подготовленных и опытных пользователей, которым нужно справочное руководство по расширенным возможностям и функциям Excel 2000.

Материала справочника вполне достаточно, чтобы разобраться с новыми возможностями программы, а также узнать о новых способах выполнения традиционных задач, если вы перешли на Excel 2000 с Excel 5, Excel 95 или Excel 97. Его будет вполне достаточно и для тех читателей, которые раньше работали с другой программой подготовки элект ронных таблиц, например Lotus 1 2 3.

Одним словом, материала, изложенного в справочнике, как раз хватит на то, чтобы помочь вам применить свои наработки в новом приложении.

Тем не менее справочник — это не учебник. Если программа Excel 2000 стала вашим первым приложением для обработки электронных таблиц или вы используете это приложение очень редко, вам стоит обратиться к дополнительной литературе. Если вас заинтересует более подробная информация по Microsoft Excel, обратитесь к книге М. Доджа и К.

Стин сона «Эффективная работа с Microsoft Excel 2000», выпускаемой издательством «Питер».

Новые возможности Этот справочник поможет читателю освоить большой объем материала с минимумом затрат и в кратчайшие сроки! Описания процедур таковы, что каждый, даже не слишком искушенный, читатель легко сможет их выполнить.

Поскольку время — главная ценность для делового человека, решения проблем изложены предельно сжато. Это сделано с целью помочь вам выполнить ту или иную задачу за минимальное время и при этом не загружать голову лишней информацией.

От читателя требуется только понять, что он хочет, взять с полки эту книгу, выполнить нужную процедуру за считанные минуты, а затем положить книгу обратно на полку до следующего раза.

Немаловажен и формат книги: благодаря своему размеру она просто идеально подходит для деловых поездок, легко умещаясь и в дипломате бизнесмена, и в дамской сумочке, и в рюкзачке студента.

Как видите, использовать эту книгу, экономящую ваше время, можно практически в любой обстановке.

Как построена эта книга Если вы уже взглянули на содержание книги, то наверняка заметили, что каждой логической особенности Excel посвящена собственная глава.

Темы каждой главы организованы в общие группы, которые, в свою очередь, состоят из разделов, соответствующих конкретным задачам. Разделы в группах расположены по алфавиту за исключением тех случаев, когда по смыслу задачи требовался другой порядок.

Содержание, которое вам полезно знать В первую очередь обсуждаются базовые операции, характеризующие «Начало работы» в одноименной первой главе. Даже простые таблицы могут послужить основой для построения «Диаграмм и графики», и об этом повествует вторая глава.

Внешнему виду и задачам форматирования посвя щена третья глава, «Форматирование». Внесение исправлений, добавлений и т. п. обсуждается в главе «Правка книг». Далее в отдельные главы выделены темы «Настройка», «Работа с файлами», названия которых говорят сами за себя. О взаимодействии Excel с другими приложениями на основе технологии OLE расскажет глава «Связывание и внедрение».

Главы «Использование формул и функций» и «Анализ данных» позволят вам приобрести репутацию человека, которому подвластен анализ любой сложности. Главы «Вывод данных» и «Работа в Интернете» могут послужить хорошим подспорьем для распространения своих решений и наработок. И наконец, обратите особое внимание и на са мую объемную главу, «Краткий справочник по функциям». Здесь вы сможете найти описание практически всех основных функций рабочего листа Excel 2000.

Проблемы, о которых говорится в книге соответствующие функциональным областям Excel 2000. В каждой главе вы найдете алфавитный список тем, которые состоят из разделов, посвященных выполнению конкретных задач.

Например, чтобы найти все разделы, которые относятся к выводу на печать, откройте главу «Вывод данных», найдите тему «Печать» и затем просмотрите список задач, связанных с этими операциями.

Если для завершения задачи требуется выполнение определенных условий (или других задач), то в тексте раздела появится соответствующая перекрестная ссылка:

(См. раздел «Параметры страницы: Область печати», прежде чем продолжать вывод на печать.).

Если вместо выбранной вами операции можно или даже предпочтительнее использовать другую, перекрестная ссылка вас об этом предупредит, например:

(Об этом более подробно см. раздел «Выравнивание:

Автоподбор ширины текста в ячейках».).

А если после выполнения задачи вам могут пригодиться другие операции, ссылки на них появятся в конце раздела:

(См. также разделы «Интернет: Просмотр Web страниц» и «Интернет: Создание гиперссылок».).

Принятые обозначения В этой книге используются некоторые специальные обозначения. Англоязычные названия элементов интерфейса выделены особым шрифтом и продублированы в скобках русскоязычными терминами, а при описании выбора команды меню, находящейся в подменю, между названиями команд ставится знак >•. Например, Tools (Сервис) >• Options (Параметры).

Названия функций, например SUM, адреса ячеек, например A1:G10, а также имена файлов набраны прописными буквами и выделены тем же шрифтом, что и элементы интерфейса.

Формулы и команды, которые пользователю приходится вводить в ячейки таблицы, выделены специальным моноширинным шрифтом, например =SUMIF(A1 :А4, ">160000', В1: В4).

Когда в тексте говорится о «щелчке», это означает щелчок левой кнопкой мыши.

Если названия нескольких клавиш разделены знаком «плюс», например Ctrl+F8, вам нужно удерживать нажатой первую клавишу и в это время нажать следующую. Если названия нескольких клавиш разделены запятой, например Ctrl. F8, то сначала нужно нажать первую клавишу, отпустить ее, а по том нажать следующую.

Во многих разделах вам встретятся рубрики «Внимание», «Примечание» и «Совет». Эти рубрики описаны ниже.

ВНИМАНИЕ Будьте осторожны, когда встретите эту рубрику. Гораздо лучше учиться на ошибках других, чем совершать ошибки самому.

ПРИМЕЧАНИЕ В эту рубрику вошли некоторые рассуждения, связанные с рассматриваемой темой, но лежащие вне контекста текущего раздела. Помните, в примечаниях часто содержатся крупицы мудрости.

СОВЕТ Здесь вы найдете советы тех, кто действительно знает, как работать с программами. В них содержится информация о том, как сэкономить время при выполнении определенных задач или как выбрать крат чайший путь их решения.

Начало работы Эта глава позволит начать работу с Microsoft Excel 2000. В ней описан ряд основных понятий и идей, знание которых необходимо для продуктивной работы в Excel. Для новичков может оказаться полезной книга В. Рьгакова «Самоучитель Excel 2000», выпущенная издательством «Питер».

Изложенные в этой главе идеи могут быть полезны не только для решения описанных здесь задач, но и в других ситуациях при обработке данных с помощью электронных таблиц.

Автозавершение Автозавершение ускоряет ввод повторяющегося текста в разные ячейки одного столбца. Вместо того чтобы вводить текст вручную несколько раз, достаточно ввести его только в одной из ячеек. Если в дальнейшем в другой ячейке набрать первые несколько символов уже введенного текста, Excel автоматически заполнит ячейку оставшимся текстом.

Автозавершение происходит только для фрагментов, содержащих текст или сочетание текста и чисел, но не происходит для чисел, дат и времени.

Шаг за шагом 1. Выделите первую из ячеек, в которые необходимо ввести повторяющийся фрагмент.

2. Введите текст и нажмите клавишу Enter.

Выделение перейдет на ячейку ниже.

3. Начните вводить тот же текст в этой ячейке. Excel автоматически дополнит текст.

4. Нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить дополнение, или продолжайте набирать текст, чтобы заменить вставленные символы. Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу Backspace.

5. Чтобы отключить режим автозавершения, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры), раскройте вкладку Edit (Правка).

Сбросьте флажок Enable Auto Complete for cell values (Автозаполнение значений ячеек) и нажмите кнопку ОК. Можно предотвратить действие автозавершения для текущей ячейки. Для этого перед вводом текста введите апостроф. Нажатие клавиши Enter в этом случае приведет не к принятию варианта автозавершения, а к удалению апострофа и принятию набранного текста.

автозавершения в списке фрагментов, присутствующих в столбце. Чтобы просмотреть список возможных вариантов, удерживая нажатой клавишу Alt, нажмите клавишу «Стрелка вниз» или щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите команду Pick from List (Выбрать из списка) в появившемся меню. Выделите элемент в списке и нажмите клавишу Enter, чтобы вставить его в ячейку, или клавишу Esc, чтобы отказаться от ввода.

Автозамена: Добавление нового правила Для ускорения процесса ввода текста Excel позволяет распространенные при вводе слов опечатки, такие как использование неправильной буквы, дублирование, обратный порядок букв. Замена производится для встроенного списка слов, содержащего ряд опечаток с правильными словами, кроме того, можно добавлять и свои варианты для автозамены.

ПРИМЕЧАНИЕ Автозамена корректирует текст, когда вводится пробел после слова или завершается ввод информации в ячейку.

Чтобы добавить новое правило для автозамены или изме нить существующее, выполните описанные далее шаги.

Шаг за шагом 1. Выберите команду Tools (Сервис) > AutoCorrect (Автоза 2. Выделите в списке пару для редактирования или введи те новую. В поле Replace (Заменять) введите слово для замены, в поле With (На) — текст, на который надо поме нять слово при замене.

3. Чтобы внести в список новое правило, нажмите кнопку Add (Добавить), а затем кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ В поле Replace (Заменять) нельзя вводить пробелы, в поле With (На) можно, то есть можно менять слово или сочетание букв на слово или фразу, но не наоборот.

СОВЕТ Автозамена может существенно ускорить ввод длинных слов или часто встречающихся фраз и словосочетаний. Для этого нужно создать правило замены сочетания букв, не встречающегося как отдельное слово, на данные слово или фразу. В дальнейшем при вводе в ячейку выбранных букв это слово будет появляться автоматически по завершении ввода.

Автозамена: Добавление в правила нового исключения Существует возможность добавления нового исключения из правил автозамены коррекции опечаток или редактирования старого правила.

(См. также разделы «Автозамена: Добавление нового правила» и «Автозамена: Коррекция опечаток».) Шаг за шагом 1. Выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect 2. В открывшемся окне диалога AutoCorrect (Автозамена) нажмите кнопку Exceptions (Исключения).

3. В открывшемся окне диалога AutoCorrect Exceptions (Исключения при автозамене) раскройте вкладку, отвечающую за интересующее вас правило.

4. Выделите в списке пару для редактирования или введите новую. В поле Replace (Заменять) введите слово для замены, в поле With (На) — текст, на который надо менять слово для замены.

5. Чтобы внести в список новое исключение из правила, нажмите кнопку Add (Добавить), а затем — кнопку ОК.

Автозамена: Коррекция опечаток На вкладке AutoCorrect (Автозамена) можно установить или сбросить флажки, отвечающие за коррекцию следующих типов опечаток:

« при установленном флажке Correct TWo INitial CApitals ( Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова) Excel меняет вторую букву на строчную;

» если при установленном флажке Capitalize first letter of sentence (Делать первые буквы предложения строчной буквы, Excel меняет первую букву на прописную;

» установленный флажок Capitalize names of days (Писать название дней недели с прописной буквы) ведет к написанию названий дней недели с прописной буквы;

ж если в результате случайного нажатия клавиши Caps Lock слово начинается со строчной буквы, установленном флажке Correct accidental use of cAPS LOCK key (Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK) Excel автоматически заменит регистр всех букв на противоположный.

Чтобы отключить (включить) коррекцию опечаток этих типов, выполните описанные далее шаги.

Шаг за шагом 1. Выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect (Автозамена).

2. Сбросьте или установите соответствующий флажок. Для отключения (включения) автозамены по парам слов используйте флажок Replace text as you type (Заменять при вводе).

3. Нажмите кнопку ОК.

Ввод данных: Выделенные диапазоны При вводе данных можно упростить перемещение между ячейками таблицы. Те ячейки, в которые должны вводиться данные, выделяют в диапазон, после чего активная ячейка будет всегда оставаться внутри диапазона и при нажатии специальных клавиш последовательно перемещаться по всем ячейкам диапазона.

Активная ячейка диапазона выделяется белым цветом. При достижении границы диапазона активная ячейка будет автоматически перемещаться на первую ячейку противоположного края диапазона.

(См. также разделы «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью мыши», «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью клавиатуры», «Выделение: Нескольких диапазонов», «Выделение: Строк и столбцов с помощью мыши», «Выделение:

Строк и столбцов с помощью клавиатуры».) Шаг за шагом 1. Указателем мыши активизируйте одну из угловых ячеек прямоугольного поля, в которое будут вводиться данные.

2. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, выделите диапазон ячеек. Отпустите кнопку 3. Вводите данные в ячейки. Используйте клавиши Enter для перемещения вниз, Shift+Enter — вверх, Tab — вправо, Shift+Tab — влево.

ПРИМЕЧАНИЕ Для перемещения активной ячейки внутри диапазона можно испольэовять толыю специально предназначенные для этого клавиши, перемещение активной ячейки с помощью клавиш со стрелками или мыши приводит к отмене выделения диапазона.

Ввод данных: Дата и время Excel распознает содержимое ячейки как дату или время в зависимости от разделителей, установленных на вкладках Время и Дата окна диалога Свойства:

Язык и стандарты, которое открывается при щелчке на одноименном значке в Панели управления. Эти же установки определяют формат по умолчанию для даты и времени. Если Excel распознает в содержимом ячейки дату или время, оно выводится выровненным по правому краю, а в строке состояния появляется распознанное значение в формате по умолчанию.

(См. также разделы «Ввод данных: Текст» и «Ввод Числа».) Дату можно вводить в одном из следующих форматов:

24.02.79,24.02,24 фев, 24 фев 79, Февраль 79 и т.п., а 20:30, 20:30:44, 8:30 РМ и т. п. При этом используемые разделители, а также используемая часовая шкала (12 часовая или 24 часовая) определяются по текущим значениям региональных установок в Панели управления.

Шаг за шагом 1. Выделите ячейку для ввода.

2. Введите дату и/или время, используя один из допустимых форматов.

ПРИМЕЧАНИЕ В одной ячейке можно ввести одновременно время и дату, но при этом их необходимо разделить пробелом.

СОВЕТ Excel позволяет вводить в ячейку текущие дату и время. Для этого необходимо нажать клавиши Ctri+: для ввода текущего времени и СМ+; для ввода текущей даты.

Ввод данных: Ряды данных Когда в ячейки таблицы вводятся числа, Excel анализирует их на принадлежность к числовой последовательности. Производимый анализ позволяет Excel автоматически продолжить ввод распознанной последовательности в оставшиеся ячейки диапазона.

Эта возможность называется автозаполнением. Ее использование может существенно увеличить скорость ввода дат, названий месяцев, лет, а также чисел, связанных простой зависимостью.

(См. также разделы «Ввод данных: Дата и время» и «Ввод данных: Числа».) Шаг за шагом 1. В две первые ячейки диапазона, находящиеся в одном столбце или одной строке, введите два начальных числа последовательности.

2. Выделите эти две ячейки.

3. В правом нижнем углу выделенных ячеек находится маленький черный квадратик.

Поместите на него указатель мыши, указатель при этом должен принять форму крестика.

4. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, выделите диапазон для заполнения продолжением последовательности. Excel заполнит весь выделенный диапазон.

Ввод данных: Текст Текстом в Excel считается произвольное сочетание букв, цифр и прочих символов.

Если Excel воспринимает фрагмент как текст, то он, в отличие от чисел, дат и времени, выравнивается по левому краю.

(См. также разделы «Ввод данных: Числа» и «Ввод Дата и время».) Шаг за шагом 1. Сделайте активной ячейку, в которую нужно ввести текст.

2. Введите текст.

г воспринимать число, дату или время как текст, нужно первым ввести в ячейку апостроф (').

ПРИМЕЧАНИЕ Когда размера ячейки недостаточно для отображения содержащегося в ней текста, на экране появляется строка символов #. Для отображения всего текста нужно увеличить размер ячейки. Для этого подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца той ячейки, размер которой нужно изменить.

Указатель должен принять форму двунаправленной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, из мените размер ячейки. Можно также дважды щелкнуть по правой границе заголовка столбца, и размер всех ячеек столбца станет достаточным для отображения самой широкой ячейки.

Ввод данных: Числа Ниже перечислены символы, которые в Excel воспринимаются как числа:

0123456789+—(),/$%.Ее Кроме того, числами считаются знаки денежных Числа могут быть следующих типов:

« целые числа, например 1381;

« десятичные дроби, например 3,1415926;

• рациональные дроби, например 3 5/6 или 3/4;

«« числа в записи с порядком 6,324Е+7.

ВНИМАНИЕ Любые другие сочетания цифр и букв Excel воспринимает как текст. Если Excel распознает содержимое ячейки как число, оно выводится выровненным по правому краю.

(См. также раздел «Ввод данных: Текст».) Шаг за шагом 1. Сделайте активной ячейку, в которую нужно ввести число.

2. Введите число в одном из заданных форматов.

ПРИМЕЧАНИЕ Отрицательные числа вводятся со знаком «минус» ( ) или заключаются в скобки. В рациональных дробях целая и дробная части разделяются пробелом. Если целая часть отсутствует, Excel может принять дробь за дату. Чтобы избежать этого, введите 0 в качестве целой части.

ПРИМЕЧАНИЕ Когда размера ячейки недостаточно для отображения содержащегося в ней текста, на экране появляется строка символов #. Для отображения всего текста нужно увеличить размер ячейки. Для этого подведите указатель мыши к правой границе имени столбца той ячейки, размер которой нужно изменить.

Указатель должен принять форму двунаправленной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, измените размер ячейки. Можно также дважды щелкнуть по правой границе имени столбца, и размер всех ячеек столбца станет достаточным для отображения самой широкой ячейки.

Выделение: Группы ячеек Чтобы выделить несколько ячеек, содержащих сходную информацию (числа, текст, формулы и т. ir.), можно воспользоваться командой Edit (Правка) >• GoTo (Перейти). Поиск при этом может производиться либо по всему рабочему листу, либо только в выделенном фрагменте.

(См. также раздел «Переход в нужную ячейку».) Шаг за шагом 1. Выделите необходимый диапазон или любую ячейку для поиска по всему рабочему листу.

2. Выберите команду Edit (Правка) >• GoTo (Перейти).

3. В открывшемся окне диалога нажмите кнопку Special (Специальный).

4. Появится окно, в котором можно выбрать содержимое ячеек, предназначенных для выделения:

» константы (constants);

• формулы (formulas);

к ошибки (errors);

а пустые ячейки (blanks) и т. д.

5. Выберите нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.

Выделение: Нескольких диапазонов Если необходимо применить команду к нескольким диапазонам ячеек, то можно сэкономить время, выделив эти диапазоны и применив к ним команду форматирования сразу, а не по очереди.

(См. также разделы «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью мыши» и «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью клавиатуры».) Шаг за шагом 1. Выделите первый диапазон.

2. Нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделите следующие диапазоны.

Выделение: Рабочего листа Для отображения определенного рабочего листа щелкните по его ярлычку в нижней части окна книги.

Чтобы применить команду форматирования ко всему рабочему листу, необходимо выделить все ячейки этого листа.

Шаг за шагом 1. Щелчком по ярлычку в нижней части книги сделайте текущим рабочий лист, ячейки которого нужно выделить. Выбранный лист должен отобразиться на экране.

2. Чтобы выделить все ячейки рабочего листа, щелкните по кнопке выделения всего листа — сером прямоугольнике в его левом верхнем углу, на пересечении номеров строк и заголовков столбцов.

Выделение: Строк и столбцов с помощью мыши Вместо выделения диапазона ячеек иногда проще выделить несколько строк или столбцов целиком, причем строки или столбцы не обязательно должны быть смежными.

Выделение столбцов Шаг за шагом 1. Щелкните мышью на заголовке столбца, который нужно выделить.

2. Если необходимо выделить несколько смежных столбцов, перетащите указатель мыши над их заголовками, удерживая нажатой левую кнопку мыши. Либо переместите указатель мыши к последнему предназначенному для выделения столбцу и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните на его заголовке. Все столбцы между этими двумя выделятся.

3. Чтобы выделить несколько несмежных столбцов, заголовках.

Выделение строк Шаг за шагом 1. Щелкните мышью на Номере строки, которую нужно выделить.

2. Если необходимо выделить несколько смежных строк, перетащите указатель мыши над их номерами, удерживая нажатой левую кнопку мыши. Либо переместите указатель мыши к последней предназначенной для выделения строке и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните по ее номеру. Все строки между этими двумя выделятся.

3. Чтобы выделить несколько несмежных строк, последовательно щелкайте мышью на их номерах.

ПРИМЕЧАНИЕ Для выделения нескольких строк (или столбцов), не умещающихся на одном экране, перемещая указатель мыши, воспользуйтесь полосой прокрутки, чтобы достичь нужной строки (или столбца).

Выделение: Строк и столбцов с помощью клавиатуры Группу смежных строк или столбцов можно выделить с помощью клавиатуры.

Шаг за шагом 1. Активизируйте ячейку крайнего столбца (или строки) предполагаемого диапазона ячеек.

2. Нажмите клавиши Shift+Пробел для выделения текущей строки (или СШ+Пробел для выделения текущего столбца).

3. Удерживая нажатой клавишу Shift, клавишами перемещения курсора выделите необходимое число строк (или столбцов).

4. Отпустите клавишу Shift.

Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью мыши Для выполнения ряда операций в Excel необходимо указать ячейки, содержащие данные для обработки.

Чтобы указать ячейки, к которым будет применяться команда, необходимо перед ее выполнением выделить диапазон ячеек.

Шаг за шагом 1. Активизируйте ячейку, например, подведя указатель мыши внутрь ее области и щелкнув выделяется.

2. Если необходимо выделить больше,.чем одну ячейку, указателем мыши активизируйте одну из предназначенного для выделения.

3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, выделите диапазон, потянув указатель мыши в требуемом направлении.

4. Отпустите кнопку мыши.

Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью клавиатуры Вторым способом выделения диапазона ячеек является ис пользование клавиши Shift.

Шаг за шагом 1. Указателем мыши активизируйте одну из угловых ячеек прямоугольного поля, предназначенного для выделения.

2. Переместите указатель мыши в противоположный угол выделяемого поля.

3. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните по ячейке. Весь прямоугольный фрагмент между этими двумя ячейками выделится.

ПРИМЕЧАНИЕ Используя второй способ выделения диапазона ячеек, можно выделить фрагмент, не умещающийся на одном экране. Для этого на этапе 2, перемещая указатель мыши к противоположному углу предполагаемого диапазона, воспользуйтесь полосой прокрутки, чтобы достичь нужной ячейки.

Выход из Excel Перед завершением работы, если пользователь забыл сохранить ее результаты, Excel предложит сохранить сделанные изменения автоматически.

Шаг за шагом 1. Убедитесь, что сделали все необходимые изменения.

2. Выберите команду File (Файл) > Exit (Выход).

3. Если все сделанные изменения были сохранены, Excel закончит работу. Если нет, для каждой несохраненной книги появится сообщение с предложением сохранить сделанные изменения, закончить работу без сохранения изменений или продолжить работу в Excel.

4. Нажмите кнопку Yes (Да) для сохранения изменений, No (Нет), если этого делать не стоит, и Cancel (Отмена) для продолжения работы в Excel.

СОВЕТ Чтобы ускорить выход из Excel, щелкните на кнопке с крестиком в правом верхнем углу главного окна программы или используйте комбинацию клавиш AK+F, X, то есть, не отпуская клавший Aft, нажмите клавишу F, а затем X.

(См. также раздел «Запуск Excel».) Запуск Excel Excel 2000 может функционировать в операционных системах Windows 95, Windows 98 или Windows NT 4.0.

Шаг за шагом 1. Щелкните на кнопке Пуск в левом нижнем углу панели задач.

2. Раскройте меню Программы.

3. В раскрывшемся меню выберите пункт Microsoft Excel 9. (См. также раздел «Выход из Excel».) Именованные диапазоны Для упрощения работы с ячейками и группами ячеек можно задавать им имена. При добавлении (или удалении) строк или столбцов в именованный диапазон не появится необходимость изменять ячейки, в которых имеются ссылки на ячейки именованного диапазона. Excel проведет изменения автоматически.

(См. также раздел «Переход в нужную ячейку».) Чтобы изменить или удалить уже присвоенное имя, выбе рите команду Insert (Вставка) > Name (Имя) > Define (Присвоить).

Шаг за шагом 1. Выделите ячейку или диапазон.

2. Щелкните на кнопке со стрелкой левее строки формул.

3. Введите имя для выделенного диапазона.

4. Нажмите клавишу Enter.

ПРИМЕЧАНИЕ Если имена создаются после ввода формул, обновления формул в соответствии с назначенными именами автоматически не происходит.

Для формул, которые надо изменить, выполните команду Insert (Вставка) >• Name (Имя) >• Apply (Применить).

Отмена сделанных изменений:

Отмена последних операций Если редактирование не привело к желаемым результатам, для отмены сделанных изменений можно воспользоваться возможностью Excel отменять результаты одной или нескольких последних операций.

Шаг за шагом 1. Щелкните на кнопке Undo (Отменить) на стандартной панели инструментов (она имеет вид стрелочки, загнутой влево). Последняя сделанная операция будет отменена.

2. Если необходимо отменить больше одной операции сразу, щелкните на этой же кнопке столько раз, сколько нужно. Также можно отменить несколько изменений, щелкнув по стрелке вниз рядом с кнопкой Undo (Отменить). При этом раскроется список изменений, сделанных последними.

3. Выберите в этом списке операции, действие которых надо отменить.

ВНИМАНИЕ Отменить можно только несколько идущих подряд операций, начиная с последней.

Отмена сделанных изменений:

Восстановление исходного состояния документа Если необходимо вернуть документ в состояние, которое он имел до выполнения команды Undo (Отменить), используйте команду Redo (Вернуть).

Действие этой команды противоположно действию команды Undo (Отменить): она по одной восстанавливает действие отмененных команд, начи ная с команды, отмененной последней.

Шаг за шагом 1. Щелкните на кнопке Redo (Вынуть) на'стандартной панели инструментов (она имеет вид стрелочки, загнутой вправо). Последняя сделанная отмена будет восстановлена.

2. Если необходимо восстановить больше одной операции сразу, щелкните на кнопке столько раз, сколько нужно. Также можно восстановить несколько изменений, щелкнув по стрелке вниз рядом с кнопкой Redo (Вернуть). При этом раскроется список команд, которые можно по вторить. Выберите в этом списке операции, действие которых надо повторить.

ВНИМАНИЕ Кнопка Redo (Вернуть) становится доступной только сразу после отмены сделанных изменений.

СОВЕТ Так как невозможно отменить операцию, сделанную некоторое время назад, без отмены всех последующих операций, лучше отменять действие ошибочной операции по возможности сразу после ее со вершения.

Перемещение по рабочему листу производиться как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. При перемещении с помощью клавиатуры активная ячейка (ячейка, выделенная рамкой) изменяется с нажатием клавиш. При использовании мыши для активизации ячейки необходимо щелкнуть по ней указателем мыши.

Шаг за шагом 1. Для активизации ячейки с помощью клавиатуры используются представленные в таблице сочетания Переход в нужную ячейку Если известен адрес ячейки (или диапазона), в которую нужно перейти, можно использовать команду GoTo (Перейти) меню Edit (Правка). При переходе к именованному диапазону он будет выделен целиком.

(См. также раздел «Именованные диапазоны».) Шаг за шагом 1. Перейдите на рабочий лист, содержащий нужные 2. Выберите команду Edit (Правка) >• GoTo (Перейти).

3. В поле Reference (Ссылка) открывшегося окна диалога BBetwrre адрес ячейки (или имя диапазона), в которую нужно перейти, или выберите имя в списке GoTo (Перейти к).

СОВЕТ Окно диалога GoTo (Переход) можно вызвать быстрее, нажав клавишу F5.

(См. также разделы «Перемещение по рабочему листу», «Именованные диапазоны» и «Выделение:

Группы ячеек».) Справка: Запуск помощника по Office Помощник по Office (Office Assistant) — путеводитель по справочной системе Office 2000. Используя его, легко полу чить помощь по возникшей проблеме. Помощник может отвечать на вопросы, предлагать советы, а также помогать ориентироваться во множестве возможностей Office 2000.

Шаг за шагом 1. Если помощника нет на экране, выберите команду Help (Помощь) >• Show the Office Assistant (Показать помощника). Фигурка помощника должна появиться на экране.

ПРИМЕЧАНИЕ Есть возможность отключить помощника. Щелкните правой кнопкой мыши по его изображению. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Options (Параметры). В открывшемся окне диалога Office Assistant (Помощник) на вкладке Options (Параметры) сбросьте флажок Use Office Assistant (Использовать Помощника). Для включения помощника установите этот флажок либо выберите команду Help (Помощь) >• Show the Office Assistant (Показать помощника). На той же вкладке Options (Параметры) можно настроить многие другие пара метры работы помощника. При отключенном помощнике навигация по справочной системе производится обычными методами.

ПРИМЕЧАНИЕ Используя команды Help (Помощь) >• Hide the Office Assistant (С|фыть Помощника) и Не^ (Помощь) > Show ttie Office Assistant (Показать помощника), можно, не отключая помощника, прятать его, а затем снова выводить на экран.

Справка: Поиск ответов на вопросы Помощник отвечает на вопросы, заданные на естественном языке или языке, близком к естественному. Можно также в качестве вопросов использовать ключевые слова, по которым будет осуществляться поиск справки.

(См. также раздел «Справка: Запуск помощника по Office 2000».) Шаг за шагом 1. Щелкните по фигурке помощника либо выберите команду Help (Помощь) >• Microsoft Excel Help (Справка по Microsoft Excel). Появится окно диалога What would you like to do? (Что вы хотите сделать?).

2. Введите вопрос в поле ввода и нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке Search (Поиск). В окне помощника появится несколько пунктов, раскрывающих ответ на поставленный вопрос.

3. Выберите один из пунктов, по которому вы хотите получить помощь. В правой части экрана откроется окно справки по Microsoft Excel. Щелкая по подсвеченным разделам справки, можно получить помощь по конкретному вопросу.

ПРИМЕЧАНИЕ Если среди пунктов, предложенных вам помощником, нет ответа на интересующий вас вопрос, выберите в окне помощника пункт None of the above, look for more help on the Web (Ничего из вышеперечисленного, поискать справку в Интернете).

Появится окно, в котором можно будет ввести дополнительную информацию о проблеме, а затем нажать кнопку Send and go to the Web (Направить вопрос в Интернет). Запустится броузер, в котором появится ответ на интересующий вас вопрос.

Справка: Советы помощника Помощник предлагает советы по вашей текущей деятельности. Если у помощника появилась лампочка, щелкните на ней, чтобы получить совет.

Щелчок на кнопке ОК закроет окно с советом. (См.

также Справка: «Запуск помощника по Office 2000».) СОВЕТ Кроме советов по текущим действиям помощник может отображать советы дня при каждом запуске Excel. С их помощью можно легко и быстро ознакомиться с основными возможностями Excel.

Шаг за шагом 1. Щелкните по фигурке помощника либо выберите команду Help (Помощь) >• Microsoft Excel Help (Справка по Microsoft Excel). Появится окно диалога What would you like to do? (Что вы хотите сделать?).

2. Нажмите кнопку Options (Параметры).

3. В открывшемся окне диалога установите флажок Show the Tip of the Day at Startup (Показывать совет дня при запуске).

4. Щелкните на кнопке ОК.

Диаграммы и графика Диаграммы используются для наглядности представляемой информации. Представление данных в виде таблицы, несомненно, очень полезно. Но мы никогда полностью не поймем природы процесса, графического представления. Очень удобно то, что при корректировке данных все изменения моментально отображаются на диаграмме. Шаг за шагом Мастер диаграмм проведет вас через весь процесс создания диаграммы. После создания диаграммы можно будет изменить ее тип, добавить новые элементы, изменить оформление диаграммы (шрифты, цвета, стили и т. д.).

В документы Excel можно добавлять различные графические объекты. Например, вставлять графику ClipArt, использовать текст WordArt, создавать объекты с помощью панели инструментов Drawing (Рисование). После добавления графики на рабочий лист можно менять ее настройки, перемещать, копировать, удалять, вращать.

ClipArt Для красочного оформления документа Excel можно воспользоваться вставкой объектов ClipArt. В коллекции ClipArt содержится множество рисунков разной тематики, упорядоченных по разделам.

Например, можно создать эмблему компании или фирмы, которая будет присутствовать на всех официальных документах. Во многих шаблонах, поставляемых с Excel, есть рамки для вставки таких эмблем. Не стоит злоупотреблять использованием объектов ClipArt, иначе все внимание будет направлено на картинки, а не на информацию.

Обычно бывает достаточно одной картинки на ра бочем листе.

Шаг за шагом 1. На рабочем листе выделите ячейку, в которой должен Находиться верхний левый угол картинки.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Picture (Рисунок) >• ClipArt (Картинки).

3. На вкладке Pictures (Картинки) открывшегося окна диалога Insert ClipArt (Вставка Картинок) выберите категорию. Затем щелкните на изображении. На той же вкладке появятся картинки данной категории. Выберите изобра жение, которое нужно вставить в рабочий лист, и дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши.

Автофигуры Автофигуры — это готовые к использованию фигуры заданной формы, которые можно добавлять на рабочие листы и диаграммы. Все фигуры объединены в группы типа стрелок, звезд, лент, соединительных линий и т. п.

Они могут пригодиться при создании блок схем. К большинству автофигур можно добавить текст. Для этого нужно выделить фигуру и ввести нужный текст.

(См. раздел «Графические объекты: Вставка».) Шаг за шагом 1. Выделите рабочий лист или диаграмму, на которые нужно добавить фигуру.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Picture (Рисунок) >• AutoShapes (Автофигуры). Появится меню AutoShapes (Автофигуры).

3. Выберите категорию, например Lines (Линии) или Flow chart (Блок схема), а затем нужную фигуру.

4. Щелкните в том месте рабочего листа или диаграммы, куда нужно вставить выбранную автофигуру.

Автофигуру можно выделить и перетащить на другое место. Для изменения размера фигуры нужно выделить ее и перетащить один из маркеров изменения размера. Для удаления фигуры ее выделяют и нажимают клавишу Delete. Используя панель инструментов Drawing (Рисование), можно изменить цвет, границы автофигуры, добавить тень или объемный эффект. Для изменения других параметров воспользуйтесь окном диалога Format AutoShapes (Формат автофигуры). Для этого щелкните правой кнопкой мыши на картинке и в появившемся меню выберите команду Format AutoShapes (Формат автофигуры).

Графические объекты:

Вращения и повороты (Для получения предварительной информации см.

раздел «Графические объекты: Вставка».) Графические объекты можно поворачивать на угол градусов вправо и влево или зеркально отображать относительно вертикальной и горизонтальной осей, а также свободно вращать.

Шаг за шагом 1. Выделите объект, который нужно повернуть или отобразить.

2. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройте подменю Rotate or Flip (Повернуть\отразить).

3. Появится меню с командами Free Rotate (Свободное вращение), Rotate Left (Повернуть влево), Rotate Right (Повернуть вправо), Flip Horizontal (Отразить слева направо), Flip Vertical (Отразить сверху вниз) — выберите нужную.

4. Чтобы выполнить свободное вращение, выберите команду Free Rotate (Свободное вращение). Затем тащите за один из маркеров вращения. Чтобы отключить режим вращения, щелкните в свободном месте рабочего листа.

Графические объекты: Вставка На рабочие листы можно добавлять графические объекты. Графические объекты делают рабочий лист более эффектным, увеличивают наглядность данных и служат заменой надписям на диаграммах и рабочих листах.

В Excel включены инструменты для работы с графическими объектами. Например, с помощью средств панели инструментов Drawing (Рисование) можно создавать прямоугольники, овалы, многоугольники, стрелки и даже рисовать «от руки».

Для создания более сложных фигур типа звезд или элементов блок схем используйте кнопку AutoShapes (Автофигуры). Комбинируя графические объекты, можно создавать рисунки практически любой сложности.

(См. также раздел «Автофигуры».) Шаг за шагом 1. Чтобы вывести на экран панель инструментов Drawing (Рисование), щелкните на кнопке Drawing (Рисование) стандартной панели инструментов или выберите команду View (Вид) > Toolbars (Панели инструментов) > Drawing (Рисование).

2. На панели инструментов Drawing (Рисование) щелкните на кнопке нужной фигуры, например Rectangle (Прямоугольник), Oval (Овал) или Arrow (Стрелка). Если вам нужно нарисовать несколько фигур одного, типа, дважды щелкните на соответствующей кнопке. Она останется нажатой, пока вы не щелкнете на ней еще раз или не выберете другую фигуру.

3. Перетаскивая указатель мыши, задайте размеры и положение объекта. Если просто щелкнуть на рабочем листе, будет создан объект с размерами по умолчанию.

4. Положение объекта изменяется перетаскиванием.

Чтобы изменить размер объекта, перетащите соответствующий маркер.

5. Формат объекта можно изменить с помощью кнопок Fill Color (Цвет заливки), Line Style (Тип линий) и Une Color (Цвет линий).

Для удаления графического объекта выделите его и нажмите клавишу Delete.

СОВЕТ Для создания эффекта тени или объема объекта выделите его и нажмите кнопку Shadow (Тень) или 3 D (Объем) на панели инструментов Drawing (Рисование), а затем в появившемся меню выберите понравившийся эффект. Чтобы при рисовании прямоугольника или овала нарисовать круг или квадрат, удерживайте нажатой клавишу Shift.

Графические объекты:

Выравнивание (Для получения предварительной информации см.

раздел «Графические объекты: Вставка».) Для выравнивания графических объектов удобнее всего воспользоваться подменю Align or Distribute (Выровнять\ распределить), открывающееся при нажатии кнопки Draw (Действия) на панели инструментов Drawing (Рисование). С помощью команд этого подменю можно выровнять все объекты по крайнему левому, правому, верхнему или нижнему краям, сдвинуть все картинки в центр и т. п.

Шаг за шагом 1. Выделите объекты, которые нужно выровнять.

2. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройте (Выровнять\распределить).

3. Появится меню с командами Align Left (Выровнять по левому краю), Align Center (Выровнять по центру), Align Right (Выровнять по правому краю), Align Top (Выровнять по верхнему краю), Align Bottom (Выровнять по нижнему краю), Align Middle (Выровнять по середине), Distribute Horizontally (Распределить по горизонтали), Distribute Vertically (Распределить по вертикали) — выберите нужную команду.

Графические объекты:

Группировка (Для получения предварительной информации см.

раздел «Графические объекты: Вставка».) Если нужно выполнить одинаковое форматирование для нескольких графических объектов, то удобнее их сгруппировать, чтобы не повторять одни и те же действия. Тогда все сгруппированные объекты становятся единым целым, вся группа выделяется общими маркерами, а индивидуальные маркеры пропадают.

Шаг за шагом 1. Щелкните на одном из объектов, которые нужно сгруппировать.

2. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, выделите остальные объекты. Таким образом, все объекты должны быть выделены.

3. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и выберите команду Group (Группировать). Теперь все форматирование будет происходить над всеми объектами группы.

4. Чтобы отменить группировку объектов, щелкните на группе. Затем на панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и выберите команду Ungroup (Разгруппировать).

Графические объекты:

Изменение размеров (Для получения предварительной информации см.

раздел «Графические объекты: Вставка».) Иногда после того, как объект нарисован, нужно изменить его размер и пропорции.

Шаг за шагом 1. Щелкните на объекте, тем самым выделив его.

2. Для изменения сразу двух размеров с сохранением пропорций перетаскивайте угловой маркер, а для изменения одного из размеров перетаскивайте боковой маркер.

3. После получения нужного результата отпустите кнопку мыши.

Графические объекты:

Копирование и перемещение (Для получения предварительной информации см.

раздел «Графические объекты: Вставка».) Часто требуется сделать точную копию объекта или переме стить его в другое место.

Шаг за шагом 1. Для создания копии объекта нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, перетащите объект в нужное место. Затем отпустите кнопку мыши.

2. Чтобы переместить объект, просто его перетащите.

СОВЕТ Чтобы переместить, объект точно параллельно или перпендикулярно, на панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия), раскройте подменю Nudge (Сдвиг) и выберите направ ление: Up (Вверх), Down (Вниз), Right (Вправо) или Left (Влево).

Графические объекты:

Порядок расположения (Для получения предварительной информации см.

раздел «Графические объекты: Вставка».) Если в документе присутствует несколько рисунков, они Moiyr располагаться друг за другом или по слоям.

Для изменения порядка расположения объектов по отношению друг к другу используется подменю Order (Порядок), открывающееся при нажатии кнопки Draw (Действия) на панели инструментов Drawing (Рисование). Иногда требуется повторить действие несколько раз, чтобы добиться желаемого результата.

Шаг за шагом 1. Выделите объект, расположение которого нужно изменить относительно других объектов.

2. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройте подменю Order (Порядок).

3. Выберите нужную команду. Команды Bring to Front (На передний план) и Send to Back (На задний план) перемещают объект на передний или задний план по отношению к остальным объектам на рабочем листе. Команды Bring Forward (Переместить вперед) и Send Forward (Переместить назад) меняют порядок соседних объектов.

Графические объекты: Рисование линий (Для получения предварительной информации см.

разделы «Графические объекты: Вставка» и «Автофигуры».) Иногда требуются фигуры, которых нет в готовом виде. Тогда приходится их рисовать самостоятельно.

Это можно сделать с помощью подменю Lines (Линии), открывающегося при нажатии кнопки AutoShapes (Автофигуры) на панели инструментов Drawing (Рисование). Доступны следующие объекты: Line (Линия), Arrow (Стрелка), Double arrow (Двух сторонняя стрелка), Curve (Кривая), Freeform (Полилиния), Scribble (Рисованная кривая).

Шаг за шагом 1. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку AutoShapes (Автофигуры) и раскройте подменю Lines (Линии).

2. Выберите тип объекта, который нужно нарисовать.

Это может быть Line (Линия), Arrow (Стрелка), Double arrow (Двусторонняя стрелка), Curve (Кривая), Freeform (Полилиния) или Scribble (Рисованая кривая).

• Чтобы нарисовать стрелку или двойную стрелку, щелкните в точке начала прямой, а затем — в точке конца прямой, в этом месте и будет • Чтобы нарисовать кривые, нужно щелкнуть в точке начала и далее последовательно щелкать на всех тех точках, через которые должна пройти кривая. Чтобы закончить рисование кривой, нужно дважды щелкнуть в последней • Чтобы создать полилинию или рисованную кривую, удерживайте нажатой клавишу мыши рисование кривой, нужно просто опустить « Чтобы создать замкнутую кривую, щелкните правой кнопкой мыши на выделенном рисунке и в появившемся меню выберите команду Edit Points (Начать изменение точек). Таким же соединительную точку в другое место, чтобы замкнуть кривую.

Добавление: Заголовка к диаграмме (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) К диаграмме обычно добавляют название и подписи осей. Это нужно для пояснения данных и всей диаграммы. Подписи можно либо добавить при создании диаграммы с помощью мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм), либо сделать это позже.

Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме. В по явившемся контекстном меню выберите команду Chart Options (Параметры диаграммы). Затем в появившемся одноименном окне диалога раскройте вкладку Titles (Заголовки).

2. Введите заголовок в соответствующем поле (например, заголовок диаграммы в поле Chart Title (Название диаграммы)).

Для перемещения заголовка нужно выделить его и переместить в нужное место. Для удаления заголовка нужно его выделить и нажать клавишу Delete. Чтобы изменить параметры заголовка, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Format Chart Title (Формат заголовка диаграммы) в появившемся меню. В открывшемся окне диалога измените нужные параметры и щелкните на кнопке (См. также раздел «Форматирование: Заголовков и надписей на диаграмме».) Добавление: Легенды (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Легенда — это список условных обозначений, используемых в диаграмме. При создании диаграммы с помощью мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм) легенда создается по умолчанию. Если легенды нет; ее легко можно добавить. Кроме того, можно изменить некоторые ее параметры, например шрифты, заливку и рамку.

Шаг за шагом 1. Выделите диаграмму.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме и выберите команду Chart Options (Параметры диаграммы). В появившемся окне диалога раскройте вкладку Legend (Легенда).

3. Установите флажок Show Legend (Добавить легенду). Затем укажите ее местоположение: Тор (Вверху), Bottom (Внизу), Corner (В правом верхнем углу), Right (Справа) или Left (Слева). Щелкните на кнопке ОК. 4.

Чтобы переместить легенду, ее нужно выделить и пе ретащить в нужное место. Чтобы изменить ее размер, выделите ее и тащите один из маркеров до достижения нового размера. Для удаления легенды выделите ее и нажмите клавишу Delete. Для изменения параметров легенды выделите ее и щелкните на ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите команду Format Legend (Формат легенды). Далее в открывшемся окне диалога измените параметры, а потом щелкните на кнопке ОК.

Добавление: Линий сетки (Для получения предварительной информации см.

раздел Add Trendline (Добавить линию тренда). Раскройте вкладку Type (Тип) открывшегося окна диалога Add Trendline (Линия тренда).

3. Укажите ряд данных, на основе которых нужно создать линию тренда.

4. Из шести вариантов: linear (линейный), logarithmic (логарифмический), power (степенной), exponential (полиномиальный) и moving average (скользящее среднее) — выберите требуемый.

5. Щелкните на вкладке Options (Параметры), чтобы указать параметры линии тренда: название линии тренда (либо она ставится автоматически, в зависимости от варианта линии), параметры прогнозирования и т. д. Щелкните на кнопке ОК.

Добавление: Новых данных для диаграммы (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) После того как диаграмма создана, в нее можно добавлять новые данные. Можно изменить диапазон данных или добавить новые точки в ряды данных, на основе которых строилась диаграмма.

Диаграмма может находиться на отдельном листе или быть внедрена в рабочий лист. Чтобы внести изменения в данные или добавить новые, можно воспользоваться командой Chart (Диаграмма) > Add Data (Добавить данные) или командой Chart (Диаграмма) >• Source Data (Исходные данные) и в от крывшемся окне диалога внести изменения.

Внедренная диаграмма Шаг за шагом 1. Чтобы добавить данные на диаграмму, внедренную в рабочий лист, выделите нужный диапазон данных.

2. Поместите указатель мыши на край диапазона (он превратится в стрелку). Перетащите данные на диаграмму и отпустите кнопку мыши.

Диаграмма на отдельном рабочем листе Если диаграмма не внедрена на рабочий лист (то есть находится на отдельном рабочем листе), то процедура добавления данных становится немного другой.

Шаг за шагом 1. Выделите лист, на котором находится диаграмма.

2. Выберите команду Chart (Диаграмма) >• Add Data (Добавить данные). Появится окно диалога Add Data (Новые данные), в поле которого нужно ввести диапазон новых данных. Их можно ввести вручную, а можно просто выделить те данные, которые требуется добавить. После этого щелкните на кнопке ОК.

Добавление: Подписей данных (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Подписи данных — это значения для точек данных и подписи категорий данных. Они используются тогда, когда нужно выделить те или иные данные и, таким образом, привлечь к ним внимание. Подписи можно делать для одной точки, для нескольких точек или для всех точек.

Шаг за шагом 1. Выделите точки данных, к которым нужно добавить подписи. Чтобы выделить ряд данных, щелкните на любом маркере данных этого ряда один раз. Чтобы выделить один маркер данных, выполните на нем два одинарных щелчка. Чтобы выделить все точки диаграммы, щелкните за пределами области построения.

2. Если выделен один ряд или одна точка данных, дважды щелкните на них. Если выделены все точки диаграммы, выберите команду Chart (Диаграмма) >• Chart Options (Параметры диаграммы). Раскройте вкладку Data Labels (Под писи данных) открывшегося окна диалога Chart Options (Параметры диаграммы).

3. Установите переключатель данного окна диалога в нужное положение, например Show value (Показать значение) (число положений переключателя зависит от вида диаграммы).

Щелкните на кнопке ОК.

4. Чтобы удалить подписи данных, на вкладке Data Labels (Подписи данных) окна диалога Chart Options (Параметры диаграммы) установите переключатель Data labels (Подписи значений) в положение None (Нет) и щелкните на кнопке ОК.

5. На диаграмму можно добавить надпись для пояснения значения элементов. Для этого выделите любой нетекстовой объект на диаграмме, введите нужный текст и нажмите клавишу Enter.

Чтобы переместить текст, выделите его и перетащите. Для удаления текста выделите его и нажмите клавишу Delete.

ПРИМЕЧАНИЕ Числовые подписи данных вводятся в том же формате, который установлен для значений в ячейках рабочего листа. Чтобы изменить формат подписей, нужно изменить формат данных в ячейках.

Если же требуется изменить только формат подписей данных, надо выделить эти подписи, затем выбрать команду Format (Формат) >• Selected Data Labels (Выделенные подписи данных) и на вкладке Patterns (Вид) открывшегося окна диалога Format Data Labels (Формат подписей данных) установить требуемые параметры.

(См. также раздел «Форматирование: Рядов данных».) Добавление: Стрелок на диаграммы (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Чтобы обратить внимание на отдельные части диаграммы, можно использовать стрелки. Очень удобно, если диаграмма имеет текстовые подписи. В этом случае можно нарисовать стрелку от подписи до того места диаграммы, которое она объясняет.

(См. также разделы «Добавление: Подписей данных» и «Автофигуры».) Шаг за шагом 1. Выделите диаграмму, затем щелкните на кнопке Drawing (Рисование) стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран панель инструментов Drawing (Рисование).

2. На этой панели щелкните на кнопке Arrow (Стрелка). Указатель мыши превратится в крестик.

3. Щелкните в точке начала стрелки, перетащите указатель, удерживая нажатой кнопку мыши, до точки, где будет находиться конец стрелки, и отпустите кнопку мыши.

4. Чтобы переместить стрелку, выделите ее и перетащите на новое место. Чтобы повернуть стрелку, выделите ее, а затем перетащите один из белых концевых маркеров. Чтобы удалить стрелку, выделите ее и нажмите клавишу Delete.

5. Можно изменить оформление стрелки, включая цвет, толщину и вид линии, а также тип стрелки.

Для этого дважды щелкните на стрелке. В появившемся окне диалога Format AutoShapes (Формат автофигуры) измените необходимые параметры.

Добавление: Фона К рабочим листам можно добавить фон и таким образом улучшить впечатление, которое они производят. В качестве фона может выступать эмблема фирмы, что избавит от применения сложной графики.

При добавлении графического фона на рабочий лист Excel образец текстуры «размножается» на весь лист. В Excel есть стандартные варианты фона, но можно использовать свои собственные рисунки, подобные тем, с помощью которых дизайнеры обычно оформляют свои Web страницы.

Шаг за шагом 1. Откройте рабочий лист, на который нужно добавить фон.

2. Выберите команду Format (Формат) >• Sheet (Лист) > Background (Подложка). Появится окно диалога Sheet Background (Подложка).

3. Выберите графический файл. При выборе файлов справа появляется будущее изображение.

Щелкните на кнопке Insert (Вставка).

Чтобы удалить фон, выберите команду Format (Формат) > Sheet (Лист) > Background (Подложка). В открывшемся окне диалога Sheet Background (Подложка) откажитесь от фона. Чтобы фон выглядел лучше, иногда требуется убрать линии сетки на рабочем листе. Выберите команду Took (Сервис) > Options (Параметры). В появившемся окне диалога щелкните на вкладке View (Вид). Снимите флажок Gridlines (Сетка) и щелкните на кнопке ОК.

Выбор типа диаграммы (Для получения предварительной информации см.

раздел ^Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Менять тип диаграммы можно уже после того, как диаграмма создана. Существует несколько типов нестандартные. Можно выбирать плоские или объемные диаграммы, а также специальные типы диаграмм.

Для отображения различных данных применяются разные типы диаграмм. Поэтому, перед тем как построить диаграмму, нужно определиться с ее типом. В приведенном ниже списке показаны стандартные типы диаграмм и аргументы в пользу их применения.

« Column (Гистограмма). Категории располагаются по горизонтали, а значения — по вертикали.

Подходит практически для любых типов данных.

Очень удобна при сравнении друг с другом нескольких рядов данных. Иллюстрирует изменение данных за определенный период времени.

• Bar (Линейчатая). Отражает соотношение отдельных компонентов. Почти то же самое, что и гистограмма, только столбцы располагаются горизонтально.

« Line (График). Отражает изменения данных для большого числа точек.

« Pie (Круговая). На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных, так как она показывает абсолютную величину каждого элемента ряда данных и его вклад в общую сумму.

3 Зак.№ • XY scatter (Точечная). Отображает взаимосвязь нескольких рядах. В координатах XY представляет расположить все значения переменной Х в одной строке или столбце, а соответствующие значения Y — в смежных строках или столбцах.

« Area (Диаграмма с областями). Подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Кроме того, она отображает вклад отдельных значений в общую сумму.

• Doughnut (Кольцевая). Почти то же самое, что и круговая, но она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в этой диаграмме представляет отдельный ряд данных.

« Radar (Лепестковая). В этой диаграмме каждая категория имеет собственную ось, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Это позволяет сравнивать общие значения из нескольких наборов данных.

ж Surface (Поверхность). Используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных.

Области с одним значением выделяются одинаковыми узором и цветом.

« Bubble (Пузырьковая). Является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных зависит от значения третьей переменной.

• Stock (Биржевая). Лучше всего использовать для демонстрации цен. Самое главная особенность в построении этой диаграммы — правильная организация данных. Для набора из трех или пяти значений диаграмма может иметь две оси.

в Cylinder, Cone, Pyramid (Цилиндрическая, Коническая и Пирамидальная). Объемная гистограмма, в котррой маркеры данных представлены в виде конуса, цилиндра и пирамиды.

Шаг за шагом 1. Выделите диаграмму.

2. Выберите команду Chart (Диаграмма) >• Chart Type (Тип диаграммы).

3. В появившемся окне диалога щелкните на вкладке Standard Types (Стандартные) или Custom Types (Нестандартные).

4. Выберите нужный тип диаграммы и щелкните на кнопке ОК. Если необходимо, можно изменить размеры диаграммы, для этого перетащите один из маркеров до достижения нужного результата.

ПРИМЕЧАНИЕ При выборе типа диаграммы можно ее просмотреть для данных значений. Для этого нажмите кнопку Click and Hold to View Sample (Просмотр результата).

Импорт графики Процедура импортирования графики на рабочий лист очень похожа на процесс добавления объектов ClipArt.

Рисунок вставить очень легко. После того как графический объект добавлен на рабочий лист, его можно перемещать, копировать, изменять его размеры и оформление. А чтобы его удалить, выделите объект и нажмите клавишу Delete.

(См. также раздел «ClipArt».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку на рабочем столе, в которой будет находиться верхний левый угол графического объекта.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > Picture (Рисунок) > From File (Из файла). Появится окно диалога Insert Picture (Добавить рисунок).

3. Найдите нужный файл рисунка, затем щелкните на кнопке Insert (Добавить).

4. На рабочем листе появятся рисунок и панель управления Picture (Настройка изображения).

Используя средства этой панели, можно изменить параметры изображения.

Карты: Общие сведения Excel включает удобное средство для представления деловой информации, содержащей географические данные. Пакет Microsoft Map — это еще один способ наглядного отображения данных электронной таблицы. Это средство позволяет легко и быстро создавать географические карты, представляющие информацию по конкретным регионам, странам и т.

В поставку Microsoft Excel входят следующие карты:

я Australia — Австралия;

« Canada — Канада;

« Europe — Европа;

я Mexico — Мексика;

« North America — Северная Америка;

• Southern Africa — Южная Африка;

» UK and ROI Counties — Великобритания;

• United States (AK & HI Inset) США;

« World Countries and Regions — карта мира.

ВНИМАНИЕ По умолчанию пакет Microsoft Map не устанавливается, поэтому если вы использовали вариант установки, предложенный по умолчанию, то впоследствии придется использовать программу установки еще раз, чтобы установить этот пакет.

ПРИМЕЧАНИЕ При отображении карты меняются элементы панели инструментов, а также структура меню Excel переходит в режим редактирования карты.

При этом карта будет обведена жирной рамкой.

редактирования карты в обычный режим щелкните дважды на рабочем листе. Чтобы перейти к редактированию карты, щелкните дважды в ее области.

Карты: Добавление данных в новом диапазоне (Для получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) Может возникнуть необходимость добавить в уже существующую карту новые данные. Это можно сделать двумя путями: создать и добавить новый диапазон или вставить данные в уже существующий.

Если карта создана без указания каких либо данных для отображения, можно воспользоваться только первым вариантом.

Для добавления диапазона данных проделайте описанные далее шаги.

(См. также раздел «Карты: Форматирование».) Шаг за шагом 1. Создайте диапазон данных для добавления, состоящий из столбца с географическими названиями и нескольких столбцов с численными данными для отображения.

2. Для удобства дальнейших действий назначьте имя диапазону. (См. раздел «Именованные диапазоны»

в главе «Начало работы».) 3. Двойным щелчком в области карты перейдите в режим ее редактирования.

4. Выберите команду Insert (Вставка) > Data (Данные). В появившемся окне диалога введите диапазон ячеек либо, если ячейка именованная, ее имя. Нажмите кнопку ОК.

5. Появится окно диалога Microsoft Map Control (Элемент Microsoft Map). Сделайте в нем необходимые настройки и уберите его с экрана.

Карты: Добавление данных в существующий диапазон (Для получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) Для добавления данных в уже существующий и отображенный на карте диапазон необходимо, чтобы он был именован и, кроме того, чтобы карта ссылалась на имя этого диапазона, а не на адреса ячеек.

Шаг за шагом 1. Добавьте данные в именованный диапазон. Для этого вставьте строки или столбцы и введите в них новые данные. (См. также раздел «Именованные диапазоны» в главе «Начало работы».) 2. Двойным щелчком перейдите в режим редактирования карты.

3. Выберите команду Map (Карта) > Refresh (Обновить) или щелкните на кнопке Map Refresh (Обновить карту) на панели инструментов.

Карты: Изменение данных (Для получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) По умолчанию, чтобы изменения в данных отразились на содержимом карты, требуется указать на необходимость перерисовки.

Шаг за шагом 1. Сделайте необходимые изменения.

2. Двойным щелчком перейдите в режим редактирования карты.

3. Выберите команду Map (Карта) >• Refresh (Обновить) или щелкните на кнопке Map Refresh (Обновить карту) на панели инструментов.

СОВЕТ Чтобы изображение карты обновлялось автоматически при вводе новых данных, перейдите в режим редактирования карты и выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В появившемся окне диалога установите переключатель Data refresh (Обновление данных) в положение Automatic (Автоматически). Теперь карга будет обновляться автоматически.

Карты: Изменение оформления (Для получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) Excel позволяет изменить все возможные параметры оформления карты.

Шаг за шагом 1. Для изменения местоположения отдельных элементов карты перетащите их мышью на нужное место.

2. Чтобы изменить параметры отображения данных, щелкните правой кнопкой по элементу карты и в открывшемся контекстном меню выберите интересующий вас пункт.

Карты: Создание на основе табличных данных (Для получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) Карта может быть создана на основе имеющихся табличных данных либо без них, а данные для отображения на карте могут быть добавлены впоследствии. Если данные для отображения уже существуют, перед созданием карты их необходимо выделить.

(См. также разделы «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью мыши» и «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью клавиатуры» в главе «Начало работы».) По умолчанию будет создана карта, содержащая географические объекты из первого столбца, выделенные в соответствии со значениями во втором столбце используемого диапазона.

СОВЕТ Созданный диапазон данных должен состоять из нескольких столбцов. В первом из них наберите названия географических объектов, такие как название страны, города, округа или почтовые индексы. В сле дующих столбцах должны находиться числовые данные для отображения на карте. Для формирования легенды карты лучше, чтобы столбцы имели заголовок.

(См. также раздел «Карты: Форматирование».) Шаг за шагом 1. Выделите на рабочем листе диапазон, содержащий географические названия и соответствующие им данные.

2. Щелкните на кнопке Map (Карта) на стандартной панели инструментов или выберите команду Insert (Вставка) > Map (Карта).

3. Указатель мыши приобретет форму крестика.

Щелкните им в левом верхнем углу предполагаемого поля для отображения карты и, не отпуская левую кнопку, задайте размер карты.

4. Если введенная вами географическая информация содержится в нескольких картах, Excel окажется не в состоянии автоматически определить, какую карту использовать, и выведет окно диалога Multiple Maps Available (Обнаружено несколько карт). В этом окне надо выбрать одну из возможных карт и нажать кнопку ОК.

5. Появится созданная карта, отображающая данные одного столбца и окно Microsoft Map Control (Элемент Microsoft Map), с помощью которого можно изменить параметры изображения табличных данных на карте и изобразить данные из других столбцов выбранного диапазона.

Карты: Создание «пустой» карты (Для. получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) Для создания «пустой» карты выполните описанные далее шаги.

(См. также раздел «Карты: Форматирование».) Шаг за шагом 1. Щелкните на кнопке Map (Карта) стандартной панели инструментов или выберите команду Insert (Вставка) > Map (Карта).

2. Указатель мыши приобретет форму крестика.

предполагаемого поля для отображения карты и, не отпуская левую кнопку, задайте размер карты.

3. Так как вы не ввели никакой информации для отображения, Excel окажется не в состоянии автоматически определить, какую карту использовать, и выведет окно диалога Unable to Create Map (Невозможно создание карты). В этом окне надо выбрать одну из возможных карт и нажать кнопку ОК.

4. Появится карта, заполненная цветом по умолчанию и содержащая только границы стран или регионов.

ПРИМЕЧАНИЕ При создании «пустой» карты данные для отображения на карте должны быть добавлены позже. (См. разделы «Карты: Добавление данных в новом диапазоне» и «Карты: Добавление данных в су ществующий диапазон».) Карты: Удаление (Для получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) Когда пользователь находится в режиме редактирования карты, Excel не позволит ему ее удалить. Для удаления карты перейдите в нормальный режим, то есть щелкните по рабочему полю вне карты.

Шаг за шагом 1. Щелкните один раз в области карты, тем самым карта будет выделена.

2. Нажмите клавишу Delete.

Карты: Форматирование (Для получения предварительной информации см.

раздел «Карты: Общие сведения».) Форматирование карты позволяет задать, значения каких столбцов из выделенного диапазона нужно графически отобразить на карте, а также задать параметры визуализации выбранных данных.

Ниже перечислены доступные формы визуализации.

ж Value Shading (Тоновая заливка) — закраска стран или штатов градациями серого в зависимости от значения в выбранном столбце. В легенде карты будут указаны соответствия между значением поля данных и градацией серого. Чем больше значение, тем темнее цвет.

« Category Shading (Цветовая заливка) — закраска стран или штатов разными цветами. Для каждого из имеющихся значений поля данных выбирается свой цвет. В легенде карты будут указаны соответствия между значением поля данных и цветом закраски.

« Dot Density (Плотность точек) — в зависимости от значения в выбранном столбце подбирается пропорциональное ему количество точек, которые равномерно распределяются по территории географического объекта. В легенде карты будет указано соотношение между количеством точек и значением поля данных.

• Graduated Symbol (Пропорциональные символы) — на территории географического объекта рисуется пропорционально соответствующему значению. В легенде карты будут указаны соответствия между значением поля данных и размером точки.

Шаг за шагом 1. Для перехода в режим редактирования карты дважды щелкните в ее области.

2. Выберите команду View (Вид) > Microsoft Map Control (Элемент Microsoft Map). Появится соответствующее окно диалога.

3. В верхней части окна указаны названия столбцов выбранного диапазона. Для отображения их значений перетащите название нужного столбца на белое поле внизу справа.

4. Для изменения формы изображения данных перетащите один из четырех значков левого поля на соответствующую строку белого поля.

ПРИМЕЧАНИЕ Excel не позволит вам одновременно использовать режимы Value Shading (Тоновая заливка) и Category Shading (Цветовая заливка) для отображения разных столбцов значений, так как то и другое подразумевает полное закрашивание территории географического объекта. Таким образом, возможно одновременное отображение только трех столбцов.

Создание: Диаграммы с картинками (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Можно использовать картинки в качестве маркеров данных (то есть вместо столбиков, линий и т. п.) диаграмм. Например, при построении диаграмм с финансовой информацией можно заменить столбцы пачками денежных купюр разного размера. Тем самым привлекается внимание к диаграмме и информации, которая на ней отражена.

Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных, маркеры которого нужно заменить картинками, и выберите команду Format Data Series (Формат рядов данных) в появившемся контекстном меню.

Чтобы заполнить картинкой фон диаграммы, щелкните правой кнопкой мыши на области диаграммы или области построения.

2. В открывшемся окне диалога Format Data Series (Формат ряда данных) щелкните на вкладке Patterns (Вид). Затем щелкните на кнопке Fill Effects (Способы заливки) и на вкладке Picture (Рисунок) открывшегося окна диалога.

3. Теперь щелкните на кнопке Select Picture (Рисунок).

В окне диалога Select Picture (Выделить рисунок) перейдите к папке, в которой находится файл с рисунком. Выделите нужный файл и щелкните на кнопке ОК.

4. Задайте остальные параметры на вкладке Picture (Рисунок). Попробуйте различные варианты (Stretch (Растянуть), Stack (Размножить), Stack and scale (Размножить в масштабе)). Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться на рабочий лист.

(См. также раздел «ClipArt» для получения информации о коллекциях картинок.) Создание: Диаграммы с помощью мастера Чаще удобнее создавать диаграммы Excel с помощью мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм). С его помощью можно пройти через всю процедуру создания диаграммы, а можно ускорить процесс, принимая только некоторые его предложения по оформлению диаграммы. Расположить диаграмму можно как на отдельном рабочем листе, так и на уже существующем.

Шаг за шагом 1. Выделите на рабочем листе данные, которые нужно отобразить на диаграмме, и щелкните на кнопке Chart Wizard (Мастер диаграмм) на стандартной панели инструментов.

2. Выберите тип диаграммы и щелкните на кнопке Next (Далее).

3. Убедитесь, что в окне указан нужный диапазон данных. Укажите, как располагаются ряды данных — по строкам или по столбцам. Щелкните на кнопке Next (Далее).

4. На соответствующих вкладках задайте различные параметры диаграммы, такие как заголовки и подписи данных, затем щелкните на кнопке Next (Далее).

5. Укажите, где должна находиться новая диаграмма — на отдельном листе или на уже существующем.

Щелкните на кнопке Finish (Готово).

СОВЕТ Перемещают диаграммы так же, как и любой объект: ее нужно предварительно выделить и перетащить с помощью мыши в новое место. Для изменения размеров диаграммы необходимо ее выделить и перетащить соответствующие маркеры изменения размера.

Создание: Стандартной диаграммы за один шаг Если вы хотите создать диаграмму стандартного типа (обычно это гистограмма) и поместить ее на отдельный рабочий лист, то можно использовать описанный далее быстрый способ. Если же вам нужен другой тип диаграммы или вы хотите внедрить диаграмму на рабочий лист, содержащий данные, обратитесь к помощи мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм).

(См. также раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Шаг за шагом 1. Выделите на рабочем листе данные, которые нужно отобразить на диаграмме.

2. Нажмите клавишу F11. Диаграмма автоматически появится на отдельном листе.

Сохранение диаграммы Для сохранения диаграммы, внедренной на рабочий лист с данными или находящейся на отдельном рабочем листе, просто сохраните книгу, в которой располагается эта диаграмма.

Шаг за шагом 1. Измените диаграмму нужным образом.

2. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов.

3. В окне диалога Save (Сохранение документа) введите имя для книги, содержащей диаграмму, и щелкните на кнопке Save (Сохранить).

Форматирование: Заголовков и надписей на диаграмме (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Некоторые объекты диаграммы, например заголовки, позволяют изменять выравнивание и ориентацию текста. Для других объектов, например названий осей, можно изменять только ориентацию (то есть на диаграмме можно вращать любые пояснительные надписи).

Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на текстовом объекте и выберите команду Format (Формат) в 2. В открывшемся окне диалога Format (Формат) щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание) и выберите нужные варианты в списках Horizontal (По горизонтали) и Vertical (По вертикали).

3. Мышью установите положение надписи в окне Orientation (Ориентация) либо введите точное соответствующее поле. Затем щелкните на кнопке СОВЕТ Чтобы быстро установить вертикальное расположение текста в надписи, щелкните в вертикальной! попе в области Orientation (Ориентация).

Форматирование: Осей на диаграмме (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) При создании диаграмм Excel применяет к координатным осям оформление по умолчанию, задавая тип оси, метки и подписи делений, а также шкалу. Впоследствии это оформление можно изменить.

Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на оси, формат которой нужно изменить, и выберите команду Format Axis (Формат оси) в появившемся меню.

2. В окне диалога Format Axis (Формат оси) щелкните на вкладке Patterns (Вид) и выберите нужные параметры.

3. Выберите параметры для меток делений в областях Major tick mark type (Основные) и Minor tick mark type (Промежуточные).

4. В области Tick mark labels (Метки делений) задайте способ расположения подписей у делений.

5. Убедитесь, что в поле Sample (Образец) отображается именно та ось, которую вы хотите видеть (и, если необ холимо, внесите дополнительные изменения), затем щелкните на кнопке ОК.

Форматирование: Рядов данных (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Диаграмма может производить более выгодное впечатление, если добавить на нее обозначения погрешностей или подписи для точек данных.

Погрешности показывают доверительные границы для ряда данных, а подписи значений помогают пояснить смысл данных на диаграмме.

Кроме того, можно вносить и другие изменения в оформление рядов данных, например менять зазор между столбцами на гистограмме.

Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных, который нужно изменить, и выберите команду Format Data Series (Формат рядов данных) в появившемся меню.

2. В открывшемся окне диалога Format Data Series (Формат ряда данных) щелкните на вкладке, содержащей нужные параметры: Y Error Bars (Y погрешности), Data Labels (Подписи данных), Series Order (Порядок рядов) или Options (Параметры).

3. Измените необходимые параметры и щелкните на кнопке ОК.

Форматирование: Чисел на диаграмме (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Форматирование чисел на диаграммах производится точно так же, как и на рабочем листе. Например, знак денежной единицы можно добавить к подписям на оси Y или изменить формат данных, которые используются в качестве подписей. Если данные, на основе которых: создается диаграмма, имеют определенный формат, то они будут иметь этот формат и на диаграмме, однако параметры оформления можно изменить, равно как и форматированным данным.

Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте диаграммы, формат которого нужно изменить, и выберите команду Format (Формат) в появившемся контекстном меню.

2. В соответствующем окне форматирования щелкните на вкладке Number (Число) и выберите числовой формат в списке слева.

3. Окно форматирования изменится, отражая доступные варианты. Задайте нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Для возвращения к исходному формату данных в рабочем листе установите флажок Linked to source (Связь с источником) в окне диалога Format (Формат).

Форматирование: Шрифтов и стилей на диаграмме (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Шрифты и другие параметры оформления текста на диаграммах можно изменять так же, как в рабочих листах: сначала выделите нужный фрагмент, а затем внесите изменения.

Шаг за шагом 1. Щелкните на текстовом фрагменте, который нужно оформить. Чтобы изменить оформление отдельных символов, выделите только их.

2. Щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов Formatting (Форматирование).

Например, выберите нужный размер шрифта или щелкните на кнопке Italic (Курсив), чтобы выделить текст курсивом.

СОВЕТ Некоторые параметры оформления не вынесены на панель инструментов. Чтобы добраться до них, щелкните правой кнопкой мыши на соответствующем фрагменте и выберите команду Format (Формат) в появившемся меню. Перейдите на вкладку Font (Шрифт) открывшегося окна диалога, произведите изменения и щелкните на кнопке ОК.

Форматирование: Элементов диаграммы (Для получения предварительной информации см.

раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) В Excel можно изменять оформление практически любого элемента диаграммы. В том числе можно менять их цвета, заливку и границы. Для этого в Excel есть интересные возможности для применения градиентных и текстурных заливок, которые доступны и для диаграмм.

Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте, формат которого нужно изменить, и выберите команду Format (Формат) в появившемся меню.

2. В открывшемся окне диалога Format (Формат) щелкните на вкладке Patterns (Вид).

3. В области Border (Рамка) выберите нужные тип и цвет рамки. В области Area (Заливка) укажите подходящую заливку.

4. Чтобы изменить формат заливки, щелкните на кнопке Fill Effects (Способы заливки). Щелкните на одной из вкладок открывшегося окна диалога и выберите нужный способ заливки, затем дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться на рабочий лист.

Форматирование Восприятие информации можно резко улучшить, применяя различные приемы форматирования.

Можно изменить вид самих электронных таблиц и их ячейки, причем как до ввода данных, так и после. При (полужирный, курсив или подчеркнутый), цвет, узор, рамки ячеек и т. п. К данным применимы числовые форматы, форматы даты, времени и др. Часто исполь зуемые инструменты форматирования вынесены на панель инструментов Formatting (Форматирование), а к дополнительным параметрам форматирования доступ осуществляется через меню Format (Формат).

(Смежная тема — форматирование диаграмм и графических объектов — обсуждается в главе «Диаграммы и графика».) Выравнивание: Автоподбор ширины Если необходимо поместить текст в ячейке, но при этом не изменять ее ширину, то можно изменить размер шрифта, используя автоподбор ширины, и тогда текст заведомо поместится в ячейку. При вводе дополнительного текста в ячейку, к которой был применен автоподбор ширины, размер шрифта автоматически уменьшается. Напротив, удаление из такой ячейки части текста приведет к автоматичес кому увеличению размера шрифта.

(См. также раздел «Выравнивание: Перенос по словам».) Шаг за шагом 1. Выделите диапазон, содержащий текст, который нужно подстроить под ширину ячейки. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).

2. Установите флажок Shrink to fit (Автоподбор Выравнивание: Вертикальное Можно изменить вертикальное расположение данных в ячейке и выровнять их по верхнему краю, по центру или по высоте ячейки. Например, если нужно окружить ячейку рамкой, следует применить вертикальное выравнивание по центру.

По умолчанию Excel выравнивает данные по нижнему краю ячеек.

Шаг за шагом 1. Выделите ячейку или диапазон с данными, которые нужно выровнять. Выберите команду Format (Формат) >• Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).

2. Выберите нужный способ выравнивания в списке Vertical (По вертикали) и щелкните на кнопке ОК.

Выравнивание: Вращение текста Если на рабочем листе, диаграммах, таблицах или рисунках требуется разместить вертикальные надписи, удобно использовать вращение текста.

По умолчанию текст в ячейках пишется слева направо и располагается горизонтально. Можно расположить буквы сверху вниз. Наклон текста можно задать в пределах от 90 до 90 градусов.

Шаг за шагом 1. Выделите диапазон, содержащий текст, который нужно повернуть. Выберите команду Format (Формат) >• Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).

2. В области Orientation (Ориентация) перетащите край надписи, чтобы изменить ориентацию текста, или укажите величину наклона в градусах (от 90 до 90). Затем щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Чтобы быстро расположить символы надписи сверху вниз, щелкните в левом поле области Orientation (Ориентация), затем щелкните на кнопке ОК.

Выравнивание: Горизонтальное В Excel горизонтальное выравнивание данных в ячейках происходит автоматически в соответствии с типом этих данных. При вводе в ячейку текста Excel выравнивает его по левому краю, при вводе в ячейку числа — по правому.

Способ выравнивания можно изменить. Чаще всего приходится изменять выравнивание текста в подписях к столбцам таблицы и центрировать текст в ячейках. Например, если данные имеют какой то общий заголовок, его можно разместить над всей таблицей.

(См. также раздел «Выравнивание: По центру выделенных ячеек».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку или диапазон, содержащий текст, который нужно выровнять. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).

2. Укажите нужный способ выравнивания в списке Horizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопке Для быстрого выравнивания данных в ячейках форматирования: Align Left (По левому краю), Center (По центру), Align Right (По правому краю) и Merge and Center (Объединить и поместить в центре).

Выравнивание: Перенос по словам При.вводе в ячейку длинного текста можно задать перенос по словам, чтобы введенный текст превратился в один абзац, помещающийся в ячейке.

Высота ячейки при этом автоматически будет изменяться так, чтобы на экране отображалось все содержимое ячейки.

(См. также раздел «Выравнивание: Автоподбор Шаг за шагом 1. Выделите диапазон, содержащий текст, который нужно разбить на строки в ячейке. Выберите команду Format (Формат) >• Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).

2. Установите флажок Word wrap (Переносить по словам) и щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ При изменении ширины столбца после того, как в нем был установлен перенос по словам, возможно, придется изменять и высоту соответствующей строки.

Чтобы автоматически изменить высоту строки, дважды щелкните на нижней границе номера строки.

Выравнивание: По центру выделенных ячеек Заголовки таблиц Excel можно центрировать двумя способами. Во первых, можно выбрать пункт Center Across Selection (По центру выделения) в списке Horizontal (По горизонтали) области Text Alignment (Выравнивание) в окне диалога Format Cells (Формат ячеек). Таким образом, можно поместить текст по центру выделенного диапазона ячеек. Во вторых — объединить несколько ячеек в одну и выровнять по центру текст в получившейся большой ячейке. Для этого можно использовать кнопку Merge and Center (Объединить и поместить в центре) на панели инструментов Formatting (Форматирование).

При объединении нескольких ячеек они превращаются в одну ячейку, и работать с ними по отдельности уже нельзя. Преимущество объединения ячеек заключается в том, что после такого объединения можно применять и другое вы равнивание текста (например, по правому или по левому краю), а при использовании выравнивания по центру выделения приходится ограничиваться только центрированием.

Например, если заголовок находится в ячейке А1, то, чтобы поместить его по центру диапазона А1:А5, нужно выделить эти ячейки и щелкнуть на кнопке Merge and Center (Объединить и поместить в центре) на панели форматирования. После объединения из всего диапазона остается только ячейка А1, а ячеек А2, A3, А4 и А5 больше не будет.

(См. также раздел «Выравнивание: Горизонтальное».) Шаг за шагом 1. Введите заголовок в крайнюю левую ячейку располагаться текст, и отформатируйте его.

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment ( Выравнивание).

3. Выберите пункт Center Across Selection (По центру выделения) в списке Horizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопке ОК.

Чтобы отцентрировать текст с помощью кнопки Center Across Selection (По центру выделения), сначала введите заголовок в крайнюю левую ячейку диапазона, по центру которого должен располагаться текст, и отформатируйте его. Затем выделите диапазон и щелкните на кнопке Center Across Selection (По центру выделения).

Чтобы разбить объединенную ячейку на прежние составляющие, выделите ее. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).

Снимите флажок Merge Cells. (Объединение ячеек) и щелкните на кнопке ОК.

Выравнивание: По ширине При выравнивании по ширине происходит разбиение длинных строк текста на фрагменты заданной длины и помещение каждого фрагмента в отдельную строку (так же поступает и текстовый процессор). Разрывы строк вставляются между словами, так что сами слова не разбиваются на части. В результате получается ячейка, в которой строки расположены одна под другой.

(См. также раздел «Выравнивание:

Горизонтальное».) Шаг за шагом 1. Выделите диапазон, содержащий текст для выравнивания.

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment ( Выравнивание).

3. Выберите пункт Justify (По ширине) в списке Horizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопке Границы и линии Создавая вокруг ячеек границы, можно, тем самым, выделять заголовки, итоги и т. п. Обычно границы применяют совместно с заливкой. Часто границы выступают в роли линий подчеркивания при создании форм для ввода данных. Для быстрого добавления границы к ячейкам используйте кнопку Borders (Границы) на панели инструментов Formatting (Форматирование).

Шаг за шагом 1. Выделите ячейку или группу ячеек, к которым 2. Щелкните на кнопке со стрелкой радом с кнопкой Borders (Границы) на панели инструментов Formatting (Форматирование). На экране появится оформления/Щелкните на нужной кнопке.

СОВЕТ В окне диалога Forma» CeBs (Формат ячеек) доступны и другие средства оформления границ Сначала выделите ячейку или группу ячеек, к которым нужно добавить границы. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки), затем в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Bonier (Границы) и измените нужные параметры. Например, для изменения цвета границы выберите наиболее подходящий в списке Color (Цвет).