было предложено тринадцать тем, которые описаны в следующих функциональных направлениях.

направления в программе IST IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. IST 2001 - V.1. С другой стороны, кластеры кросс-программы создают апостериорные связи между текущими проектами программы IST и являются связующим элементом, усиливающим взаимодополняемость этих проектов и их синергию. Хотя проекты, входящие в кластеры кросс-программы, относятся к различным ключевым акциям программы, они имеют общие темы и задачи.

Будущие и разрабатываемые в настоящее время технологии Эта особая деятельность, связанная с будущими и современными технологиями, касается исследований долгосрочного характера или исследований, связанных с высокими рисками, но обладающих значительными преимуществами и обеспечивающими вклад в сферу производства и общество в целом. Это обычно междисциплинарные исследования либо работы в одной из новых областей. Они способствуют укреплению связей и обмену идеями, инициативами и человеческими ресурсами между академической и производственной сферами в странах ЕС и новых ассоциированных государствах.

Эта деятельность реализуется в двух вариантах: открытая область и ограниченное число профилактических мер. Открытая область охватывает все технологии информационного общества, обеспечивая доступ любым инновационным идеям, несущим потенциальный вклад в промышленность или общество в целом. Подача проектов возможна на протяжении всего действия Программы.

Профилактические меры направлены на распределение ресурсов между ограниченным числом перспективных долгосрочных целей. Выбор функционального направления (Action Line) кросс-программы для профилактических мер зависит от их потенциала, степени долгосрочного позитивного влияния, которое они смогут оказать на промышленность и общество в целом и их своевременности. Каждая из профилактических мер, состоит из автономных, но взаимодействующих между собой проектов, в рамках которых происходит координация деятельности в случае использования ими одних и тех же исследовательских мощностей, обеспечивающих экономию масштаба. Для поддержки тех или иных профилактических мер на основе координации кросс-проекта или обеспечения доступности объектов и результатов исследований широким научным кругам создаются Networks of Excellence.

Информация по IST в Интернете Главная страница IST : http://www.cordis.lu/fp5/src/3rdcountries.htm Рабочая Программа IST 2001 : http://www.cordis.lu/ist/bwp_en6.htm#3. Запрос на предложения по IST : http://www.cordis.lu/ist/particip.htm База данных проекта IST : http://www.cordis.lu/ist/projects.htm Схема программы «Технологии информационного общества» (IST)

RTD КЛЮЧЕВАЯ АКЦИЯ

Стадия 1: Как можно принять участие в Пятой рамочной Программе Организации из ННГ/СНГ могут принимать участие во всех проектах РП5 (включая «Технологии информационного общества»), но без финансовой поддержки. Это означает, что они должны пройти те же процедуры, что и организации из стран-членов ЕС и ассоциированных государств, но не получат финансирования в случае принятия их проекта. Однако, в рамках программы Коперник-2, участники из ННГ/СНГ имеют возможность получить полное покрытие расходов по своей деятельности. Программа открыта не для всех ключевых акций и функциональных направлений и предполагает ограниченное количество видов деятельности.

Существуют дополнительные критерии отбора. Вносимые на рассмотрение проекты должны соотноситься с соответствующими направлениями политики ЕС и сотрудничество партнеров из ЕС и ННГ/СНГ должно быть сбалансированным. Размер проекта должен быть достаточным для внесения ощутимого вклада в ту или иную сферу; в процессе его реализации желательно привлечение местных целевых групп и использование местных ресурсов.

Участие стран, не входящих в ЕС (ННГ): http://www.cordis.lu/fp5/src/3rdcountries.htm Стадия 2: Определение профиля организаций Профиль компании, организации или совместного предприятия это важный момент.

Главными факторами, определяющими его являются правовой статус организации или компании, род ее деятельности (промышленность, сфера услуг или сельское хозяйство) и ее размер (среднее или малое предприятие, количество служащих). Некоторые ключевые акции и функциональные направления разработаны только для исследовательских институтов и университетов, в то время как другие предполагают участие именно малых и средних предприятий.

Программа «Технологии информационного общества» в РП5 особенно подходит для компаний и организаций, вовлеченных в международное сотрудничество. Строго оговоренным условием предоставления большинства грантов является наличие в проекте минимум двух участвующих компаний из по крайней мере двух разных государств ЕС.

Стадия 3: Классификация проектов Каждая ключевая акция или функциональное направление предполагают определенный тип проекта. В этих случаях характер и цели проекта, а также стадии, которые ему удалось пройти имеют большое значение. Признана следующая классификация проектов:

Проекты по исследовательской деятельности и технологическому развитию с разделением расходов • Проект анализа осуществимости: систематически организуемые и проводимые анализ и оценка технического и экономического потенциала и значимости новых видов экономической деятельности, технологий, продуктов, процессов или юридических лиц.

• Исследовательский проект: планируемая деятельность, направленная на техническое или научное проникновение.

• Проект развития: систематическая деятельность, направленная на использование результатов исследований для разработок элементов оборудования, систем или технологий для их практического применения. Кульминация – создание опытных образцов.

• Пилотный проект (испытательный проект): деятельность, связанная с техническими рисками, необходимыми для тестирования новой технологии, метода или продукта, всегда в ограниченном масштабе.

• Демонстрационный проект: деятельность, связанная с техническими и экономическими рисками, ориентированная на практическое применение новых демонстрационных систем, оборудования, продуктов и процессов на рынке и в других аналогичных компаниях.

Проекты сопутствующих мероприятий ! Проект общественной информации: деятельность, касающаяся распространения такой информационной продукции, как публикации, семинары.

! Проект обучения: подготовка и переподготовка кадров, замещение должностей, обмены и разработка учебных программ.

! Сетевой проект: построение новых и расширение существующих сетей, объединяющих исследователей, институты или проекты с целью усовершенствования исследований.

Запрос на предложения : http://www.cordis.lu/fp5/src/calls.htm Стадия 4: Первоначальный выбор ключевой акции или функционального направления После того, как была определена сфера, профиль и вид деятельности, можно начинать выбор соответствующего функционального направления или ключевой акции, в рамках которых будет осуществляться дальнейшая деятельность. Подробная информация по ключевым акциям и функциональным направлениям была дана в предыдущей лекции.

Однако, не забывайте о возможности получения свежей информации на сайте РП CORDIS.

Стадия 5: Принятие или не принятие решения о предоставлении гранта Подача заявок на получение гранта всегда сложный и длительный процесс. Он требует тщательной подготовки. Поэтому важно как можно раньше определить те проекты, которые могут претендовать на получение гранта. Практически все без исключения заявки на грант должны подаваться до начала действия проекта. Разработка хорошего проектного плана (особенно предполагающего международное сотрудничество) занимает от нескольких недель до нескольких месяцев. Прежде, чем вкладывать свои ресурсы и время в подготовку и подачу проекта, надо убедиться в его выполнимости.

Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

1) Когда может быть подана заявка на получение гранта?

Практически для всех ключевых действий и функциональных направлений действует механизм запроса на предложения. Это значит, что все заявки должны быть поданы к определенной дате. Эта дата должна быть учтена в проектных планах. Открытые запросы (то есть без установления фиксированной даты) присущи некоторым видам проектов (например, проектам сопутствующих мероприятий или программам для малых и средних предприятий). Открытый запрос означает, что проект может быть внесен в любое время. Оценка проекта осуществляется обычно в соответствии с утвержденным графиком.

2) Отвечает ли проект всем критериям условий финансирования?

После определения функционального направления или ключевой акции, в рамках которых будет осуществляться проект, необходимо выяснить, отвечает ли он всем поставленным требованиям. Если это не так (например, проект не предполагает международного сотрудничества, являющегося обязательным), важно определить, может ли это требование быть удовлетворено.

3) Каковы возможные выгоды от подачи заявки на грант и связанные с этим расходы?

Поскольку подготовка заявки на получение гранта (подготовка проекта) связана с определенными расходами (например, зарплата работникам, издержки на консультации), необходимо стремиться к минимизации уровня этих затрат, чтобы подача заявки на грант оправдывала себя. На практике сами условия приема проектов требуют минимального уровня расходов. Помимо этого устанавливаются ограничения на максимальную стоимость проекта.

Если ответы на поставленные выше вопросы получены, вы можете решить, стоит ли продолжать дальнейшую подготовку проекта. В следующей лекции будет рассказано о том, что необходимо для написания предложения по проекту.

Несколько напоминаний Организация Для того, чтобы подготовить успешный проект, необходимо наличие опыта и навыков в различных видах деятельности: знания в области управления проектами, коммерции, технологий, редакторской деятельности, финансов, права, политики ЕС и так далее.

Важно не только эффективно работать в одной из этих сфер, но и суметь совместить и сбалансировать все эти виды деятельности при подготовке проекта.

Конфиденциальность Соискатель, впервые узнающий правила подачи заявок на проекты, может быть удивлен количеством конфиденциальной информации, которая требуется для предоставления Европейской Комиссии. Поэтому следует обратить внимание на оговорки, сделанные в отношении секретности и условий публикации информации. Действительно, каждый участник обязан предоставить Комиссии всю информацию, необходимую для оценки возможного развития и итогов проекта. Эта информация собирается еще на стадии подачи проекта. Однако, все служащие Комиссии связаны соглашениями о сохранении конфиденциальности предоставляемой информации.

Как создать консорциум?

Все программы финансирования, в которых обязательным является сотрудничество нескольких организаций, имеют ряд особых требований к условиям этого сотрудничества. Несоответствие этим требованиям приведет к отклонению проекта.

Структура организуемого консорциума также важна. Она может иметь решающее значение при ранжировании проектов (присуждении места) и, следовательно, отразиться на получении гранта. В таком случае часто говорят: «Хороший консорциум – половина проекта».

Особые требования для участников из СНГ Программа Коперник-2 поддерживает проекты по РП5 с участием партнеров из СНГ (включая их финансирование). Если проект подается в рамках программы Коперник-2, то он должен отвечать определенным критериям, чтобы быть принятым к рассмотрению. Для проектов с разделением расходов необходимо участие в консорциуме, подающем его, как минимум двух партнеров из Европейского Союза (1- из ЕС и/или 1 из ассоциированных государств) и по крайней мере двух партнеров из неассоциированных стран Центральной и Восточной Европы или из Новых Независимых Государств (включают в себя все европейские страны СНГ). Для программ согласованных действий и тематических сетей (Concerted Actions and Thematic networks) консорциум должен включать по крайней мере трех участников из Европейского Союза (1 – 3 из ЕС и 2 из ассоциированных государств) и минимум трех участников из неассоциированных стран Центральной и Восточной Европы или из Новых Индустриальных Государств (ННГ/СНГ).

Правила участия: http://www.cordis.lu/inco2/src/participation.htm Необходимо правильно распределить роли между партнерами: предпочтение отдается проектам, в которых представлены все звенья производственной цепочки (разработчик, производитель, поставщик, конечный пользователь) и каждое из них играет важную роль. Если одно из звеньев отсутствует, то ситуацию можно исправить, используя резонаторные группы поставщиков и конечных пользователей. Также желательно представить в проекте несколько производственных секторов.

Поиск партнеров Как было отмечено выше, создание консорциума организаций участвующих в проекте является одним из важнейших критериев отбора. Поэтому особенно важно найти подходящих партнеров, желающих принять участие в проекте. Метод, используемый для этого, так и называется – «поиск партнеров». Ключевыми вопросами являются:

! Какие способы используются для поиска партнеров?

! Каковы «правила» поиска партнеров?

Способы поиска партнеров Существует множество способов, применяемых для поиска потенциальных партнеров и налаживания отношений сотрудничества. В последние годы увеличилось количество способов, особенно подходящих для применения на начальной стадии («этапе ориентации»). Ниже приведены наиболее популярные из используемых способов:

! В рамках РП5 были разработаны эффективные механизмы поиска партнеров. В частности, была создана Служба Партнерства (Partner Service) CORDIS, работающая в режиме реального времени и оказывающая помощь организациям в поиске партнеров для участия в проектах Пятой Рамочной Программы или других видах международного сотрудничества. В Службе содержится детальная информация (на английском языке) по тысячам действующих партнерских запросов от компаний, исследовательских институтов и университетов со всей Европы и мира. Также в рамках РП5 существует специальная услуга – «Выражение интересов», позволяющая пользователям сузить круг своих поисков только до тех организаций, которые изъявили желание участвовать в проектах РП5. Такая же услуга существует для:

! Информационного общества (IST): CORDIS предлагает специальные услуги «Выражения интересов» для поиска потенциальных партнеров по программе Технологий информационного общества (IST). Эта услуга позволяет как искать потенциальных партнеров, так и размещать и обновлять свои данные.

! Мероприятий для малых и средних предприятий: большинство малых и средних предприятий, которым предоставляется грант на разработку проекта (для покрытия расходов по написанию итогового варианта проекта в РП5) также ищут дополнительных партнеров. Чтобы помочь им в этом, Комиссия передает в базу данных «Выражение интересов» информацию по всем выданным грантам на разработку проекта. По каждому гранту сообщаются названия участвующих компаний, краткое содержание и исследовательские цели проекта, а также краткие характеристики искомых партнеров.

! Ваша собственная сеть. Со временем каждая организация создает свою сеть клиентов, поставщиков, коллег и консультантов. Обмен мнениями между ними по поводу участия в каком-либо научно-исследовательском проекте может осуществляться довольно быстро. Это и является наиболее важным и успешным механизмом поиска партнеров. Однако, он часто игнорируется или используется не в полной мере.

! Публикации и авторские работы: множество ежегодно издаваемых книг по различным секторам промышленности, технологическим вопросам и другим областям являются прекрасным источником и средством поиска партнеров на начальной (ориентационной) стадии. Интернет (особенно WWW) также можно включить сюда.

! Общественные организации: это Европейские Информационные Центры, Центры Распространения Инноваций, Торговые Палаты, ассоциации предприятий и специализированные государственные правительственные департаменты.

Правила поиска партнеров Хотя поиск партнеров не является стандартизированным процессом со строго определенными правилами, все же можно выделить несколько руководящих принципов, которые помогут добиться успеха:

! убедитесь, что интересы сторон дополняют друг друга и представляют в итоге общий интерес (то есть беспроигрышная ситуация для всех сторон);

! обратите особое внимание на формулировку мотиваций и ожиданий сторон;

! прежде, чем приступать к сотрудничеству, убедитесь, что имеете достаточно информации о вашем партнере;

! с самого начала должно быть юридически закреплено как можно большее количество вопросов;

! сотрудничество будет успешным только тогда, когда получение гранта не является его единственной целью.

Выражение требований по IST : http://www.cordis.lu/fp5/src/eoi.htm Выражение требований малых и средних предприятий : http://www.cordis.lu/sme/src/partner.htm Введение Если вы пришли к выводу, что тема вашего проекта не соотносится ни с одной из тем ключевых акций или функциональных направлений программы IST, то следующий вопрос, на который вам необходимо ответить, это «Как подготовить заявку на грант (предложение) по этому проекту таким образом, чтобы шансы на успех были наиболее высокими?»

Безусловно, шансы на успех зависят во многом от сути проекта и от того, насколько он отвечает установленным требованиям. Это объективные обстоятельства и вы на них повлиять не можете. Однако, качество самого предложения также очень важно, и вы можете оказать положительное влияние на него, подойдя к подготовке подачи предложения с особой тщательностью.

В этой лекции будет обсуждаться вопрос организации процесса подачи заявки (предложения) наиболее эффективным образом с целью увеличения шансов на получение финансовой поддержки проекта. В качестве отправной точки мы воспользовались процедурой подачи заявок по научно-исследовательским проектам, поскольку она наиболее очевидно иллюстрирует все организационные аспекты этого процесса.

Напоминаем, что организации из так называемых Новых Индустриальных Государств (включающие помимо прочих европейские страны СНГ) не могут выступать координатором проекта. Но они имеют возможность принимать участие в проектах Пятой Рамочной Программы на безфинансовой основе или в качестве субподрядчика в случае, если их деятельность имеет большую ценность для целей Европейского Союза и Программы. Если организация из СНГ решает принять участие в каком-либо проекте, важно знать, как проходит процесс подачи заявки. Это даст возможность провести хорошую подготовительную работу и гарантирует преимущества, получаемые обычно от участия в РП5.

Стадии подготовки заявки на грант (предложения) Можно выделить следующие стадии:

1. формулировка идеи проекта;

2. детальная проработка идеи проекта;

3. предварительная оценка (pre-screening);

4. создание консорциума;

5. разработка чернового описания проекта / бюджета;

6. финальные приготовления и подача.

Стадия 1: формулировка идеи проекта Всякий раз процедура подачи предложения начинается со стадии «проектной идеи»:

координатор проекта намеревается запустить проект в ближайшем будущем и выясняет, что он пересекается с существующей программой финансирования. Тогда вкратце разрабатывается идея проекта. Идея проекта должна содержать по крайней мере следующее:

1. описание проблемы и предполагаемые принципы решения;

2. основы консорциума: участие каких сторон необходимо для реализации проекта и наименования участников, с кем уже установлены какие-либо связи или 3. оценку стоимости проекта;

4. оценку того, до какой степени информация может быть доступна общественности.

Стадия 2: детальная проработка идеи проекта На основе информации, полученной на первой стадии, координатор может теперь разработать проект более детально и начать поиск партнеров. Вместе с ними продолжается работа по детальному описанию проекта и решается, какие еще участники в нем необходимы (подробнее об этом – в предыдущей лекции в части «Поиск партнеров»). Затем координатор подробно изучает Рабочую Программу (Work Program), Руководство для соискателей (Guide for Proposers) и условия Запроса на предложения (Call for Proposals) для соответствующей ключевой акции Программы (Key Action) или функционального направления (Action Line) и составляет список невыполненных действий и задач.

Стадия 3: предварительная оценка (pre-screening) После разработки эскиза проектной идеи, участники проекта должны решить, стоит ли продолжать работу дальше. Чтобы ответить на этот вопрос, нужно провести краткое исследование на выполнимость, которое также принято называть «предварительная оценка» («pre-screening»). В этом исследовании на основе эскиза проектной идеи и доступных документов (например, Рабочей Программы (Work Program), Руководства для соискателей (Guide for Proposers), Запроса на предложения (Call for Proposals) и др.) оцениваются шансы на получение гранта по проекту. Если возможно, надо провести консультации по этому вопросу с учреждением, выдающим гранты. Уровень точности проводимого исследования, зависит от официальных и неофициальных возможностей оценки, предоставляемых Европейской Комиссией.

Официальная предварительная оценка В некоторых случаях существует возможность предоставления эскиза или краткого обзора проекта в Европейскую Комиссию для предварительной оценки. Это позволяет внести исправления и дополнения в проект на раннем этапе. Такой способ предварительной оценки полезен, так как уже на ранней стадии работы он дает возможность организации столкнуться с реальной ситуацией. Кроме того, выявляются аспекты проекта, требующие доработки. Также важно понимать, что процесс официальной предварительной оценки это первая возможность для служащих Комиссии ознакомиться с проектом. Следовательно, важно произвести хорошее впечатление. Поэтому перед подачей эскиза проекта в Комиссию, рекомендуется сначала проконсультироваться с каким-либо внешним экспертом, например, с национальным фокальным центром, обычно уполномоченным Комиссией помогать соискателям.

Неофициальная предварительная оценка В случае, если правила подачи предложения не предполагает процедуры официальной предварительной оценки, координатор проекта может провести ее сам. Для этого сначала определяется день, когда необходимо знать, будет ли продолжаться подготовка проекта. Затем, эскиз проекта сопоставляется с условиями и критериями соответствующих правил подачи предложения. Полезно также привлекать внешнего эксперта, знающего предпосылки установленных правил и принимающего их во внимание. Помимо этого, он может обеспечить объективную оценку проекта.

Продолжение подготовки Предварительная оценка это «снимок» состояния проекта в определенный момент времени. Ответ на поданный для проверки эскиз проекта, предоставляемый в письменном виде, будет дан лишь через несколько недель. Поэтому если до дня финальной подачи проекта осталось мало времени, нужно продолжать работу и не ждать получения ответа. Работа должна идти параллельно с процессом предварительной оценки.

Предварительные консультации в Европейской Комиссии Процесс предварительной оценки, описанный выше, оставляет без внимания одну важный аспект процедуры подготовки проекта: предварительные консультации. Если возможно, необходимо обсудить подаваемый проект с соответствующим работником Комиссии. Устно рассказывая о подаваемом проекте, уже на раннем этапе можно выявить потенциальные затруднения и получить определенные советы по существу.

Оценка предполагает исполнение Независимо от того, какой способ оценки избран, вы получите определенный результат.

Безусловно, важно серьезно отнестись к этой информации и использовать ее при подготовке проекта. Это кажется очевидным, но на практике этот процесс часто игнорируется. Критическим фактором является время. Внедрение полученных результатов в программу может также означать необходимость радикальных изменений. Ко времени проведения оценки уже существует довольно прочное представление о самом проекте, его организации, участниках и их функциях и т. д.

Поэтому, помните, что черновой вариант (эскиз) проекта должен обладать достаточной степенью гибкости, чтобы в него легко можно было вносить необходимые изменения.

Стадия 4: создание консорциума Когда структура и содержание проекта определены, партнеры могут заняться детальной проработкой и разделением своих ролей. Важно, чтобы стороны достигли полного согласия по содержанию проекта по крайней мере за несколько недель до его подачи.

После этого может быть начата внутренняя процедура, ведущая к подписанию руководством.

И уже на этом этапе необходимо установить окончательную структуру консорциума, договориться о распределении задач и функций между его участниками. Должны быть получены ответы на следующие вопросы:

! Кто является координатором проекта (кто выступает в роли собеседника Комиссии)?

! Кто является подрядчиком (остальные партнеры, принимающие участие в проекте за свой счет и на свой страх и риск)?

! Кто является ассоциированным подрядчиком (третья сторона, осуществляя материальные и технические вложения в часть работы по проекту по контрактному соглашению с подрядчиком)?

! Кто является субподрядчиком (третья сторона, выполняющая работу по проекту на безвозмездной основе)?

Четвертая и пятая стадии часто проходят одновременно.

Стадия 5: разработка чернового описания проекта Подаваемый в Пятую Рамочную Программу проект, в принципе, состоит из двух частей:

! Официальная часть (обычно представляет собой набор стандартных форм с информацией об участниках проекта, перечень расходов, краткое содержание проекта и т.д.);

! Описание проекта, с котором раскрывается его содержание.

Описание проекта это основная часть проектного предложения и именно оно является основой для оценки содержания проекта. Поэтому, этой части должно быть уделено огромное внимание. Без хорошего описания проекта нельзя будет добиться высокого места в списке. Вот несколько подсказок, которые помогут вам создать хорошее описание проекта:

! В проект вовлечено несколько участников. Таким образом, они все должны принять участие в создании описания проекта, но необходимо, чтобы одна из сторон должна выступать в роли координатора.

! Убедитесь, что имеете все необходимые сведения и документы, касающиеся финансируемой программы. Четкое знание целей IST в рамках финансируемой программы необходимо для создания хорошего описания проекта.

! Сделайте акцент на выигрышных аспектах проекта и используйте их преимущества в полной мере.

! Проекты оцениваются в очень короткие сроки. Воспользуйтесь преимуществами этой ситуации, сделав текст проекта как можно более понятным: используйте сводки, количественные показатели, диаграммы, таблицы.

! Проверьте проект как минимум несколько раз, а затем дайте его прочесть человеку «со стороны», чтобы убедиться, что он хорошо читается и понятен.

! Проект должен подаваться на официальном языке Европейского Союза. Из-за того, что языки стран ННГ там не представлены, то вам придется использовать английский или французский. Помните об этом с самого начала.

! Решите вместе со своими партнерами, кто будет писать текст проекта.

Стадия 6: финальные приготовления и подача Формальности На практике, количество подаваемых на рассмотрение проектов всегда очень велико.

Это значит, что должна действовать процедура строгого отбора, не оставляющего без внимания даже формальные детали. Поэтому убедитесь, что все формальности соблюдены: формы правильно заполнены, бюджеты правильно определены, имеются оригиналы подписей всех партнеров, указана верная дата и метод подачи, имеется необходимое число копий (проект всегда должен подаваться на нескрепленных листах в нескольких экземплярах) и так далее.

Вид проекта Поданные проекты оцениваются в очень короткий срок. Поэтому важно уделить большое внимание его виду: ясность, читаемость, количественные данные, факты для доказательства каких-либо утверждений, иллюстрации, таблицы и т. д.

Подача проекта Это очевидно, но стоит упомянуть, что если проект не подается вовремя, то он не принимается к рассмотрению. Поэтому обратите внимание на точную формулировку крайнего срока. Говорится ли в ней «...проект должен быть получен не позднее...» или «...проект должен быть послан не позднее...»? В последнем случае можно использовать подтверждение об отправке заказной почтой. Проекты должны предоставляться по адресу, указанному в Запросе (Call for Proposal). Подавать проект лично также возможно. При этом рекомендуется брать квитанцию о получении.

Формы-заявления (application forms) можно загрузить в формате PDF-файлов (файл определения пакета). Открыв этот файл через Acrobat Reader (версия 3.02 или выше), вы получаете возможность заполнять формы на своем экране и распечатывать их постранично. Но при этом вы не сможете сохранить файл со своими закодированными данными. Формы, предоставленные на бумаге, будут прочитаны с помощью Optical Reader; поэтому чтобы избежать возможности неправильного прочтения данных о вашем проекте, формы должны быть как можно более чистыми, не быть сложенными, скрепленными или исправленными. Если при печатании используется опция «Fit to page», то опция «Shrink to fit» программы Acrobat Reader должна быть отключена. Не посылайте в Комиссию версии, напечатанные в MS Word. Принимаются формы только в формате оригинала.

Формы для подачи предложения http://www.cordis.lu/fp5/src/forms_a.htm#F Электронная подача ProTool – компьютерная программа, помогающая подготовить административную часть формы-заявления (application form) для практически всех действий Пятой Рамочной Программы. Она также позволяет осуществлять электронную подачу полной версии проекта в Европейскую Комиссию. ProTool предоставляется бесплатно.

Использование ProTool не обязательно. Европейская Комиссия рекомендует пользоваться этой программой, но вы можете заполнять формы-заявления (application forms) от руки и посылать их по почте. Тем не менее, у ProTools множество преимуществ. Если вы хотите иметь ProTools у себя на работе, вам нужно установить его на свой компьютер. Чтобы всегда иметь последнюю версию программы, следите за веб-сайтом ProTool. Вам нужно будет также прочитать информационный пакет, относящийся к запросу, на который вы посылаете проект. ProTool не предоставляет ту же информацию, что и информационные пакеты, а некоторые из них устанавливают ограничения на использование ProTool в общем. Если вы решили подавать проект в электронном виде, вы должны быть готовы к неотъемлемой сложности электронной коммерции. Вам нужно будет знать, почему необходима электронная подпись и как работает криптографическое закрытие (шифрование).

Для осуществления подачи проекта в электронном виде, вам необходим электронный сертификат. Чтобы получить его, вам нужно создать запрос на сертификат с помощью ProTool и подать его Поставщику услуг по сертификатам (Certification Service Provider).

Получив сертификат, вы должны ввести его в ProTool, чтобы запустить механизм электронной подачи. Когда вы подаете свой проект в Европейскую Комиссию в электронном виде, он поступает на электронный приемный центр, где он расшифровывается, отмечается время и направляется в соответствующую программу.

Для всей Пятой Рамочной Программы существует один приемный центр.

Хотя электронная подача проекта возможна из любой страны мира, сертификаты не всех классов принимаются в разных странах. Электронная подача проекта с сертификатом Первого класса (позволяет вносить только один проект) разрешена из любой страны, поскольку передаваемые файлы не зашифровываются. Электронные документы, подаваемые с сертификатом Второго класса (позволяет вносить несколько проектов), зашифровываются. Из-за ограничений шифровальных каталогов на передачу данных, сертификаты Второго класса могут приниматься в следующих странах:

Аргентина, Австралия, Австрия, Бельгия, Болгария, Венгрия, Германия, Греция, Дания, Ирландия, Израиль, Испания, Италия, Канада, Люксембург, Нидерланды, Новая Зеландия, Норвегия, Объединенное Королевство, Польша, Португальская, Республика Корея, Российская Федерация, Румыния, Сингапур, Словацкая Республика, Соединенные Штаты Америки, Тайвань, Турция, Украина, Финляндия, Франция, Чешская Республика, Швеция, Швейцария, Южная Африка и Япония. Таким образом, если страна, из которой вы намерены хотите подать проект, не перечислена выше, вы не сможете воспользоваться сертификатом Второго класса.

Детальную информацию о том, как осуществляется электронная подача проекта, можно найти на веб-сайте ProTool, в информационных пакетах и помощи в реальном времени ProTool.

Главная страница ProTool : http://www.cordis.lu/fp5/protool/whatis/home.html Загрузка ProTool : http://www.cordis.lu/fp5/protool/download/home.html Помощь по ProTool : http://www.cordis.lu/fp5/protool/help/faqlist.htm Справки : http://www.cordis.lu/fp5/protool/help/faqs7.htm Консультации по ProTool : http://www.cordis.lu/fp5/protool/tutorial/home.html Предоставление гранта и выполнение проекта Введение:

Вы подали проект в Европейскую Комиссию и он был принят. Последствия этого для координатора и других участников описаны в этой лекции. Вопрос, на который мы здесь ответим: «Что следует делать, если ваш проект был одобрен Европейской Комиссией?»

В этом случае должны быть достигнуты более детальные соглашения по выполнению проекта. В частности, должны быть урегулированы все правовые аспекты взаимоотношений как между участниками проекта и Европейской Комиссией, так и между самими партнерами в целях предотвращения любых недоразумений по поводу прав или обязанностей сторон. Следует помнить, что отношения между Европейской Комиссией и участвующими в проекте сторонами регулируются Общими Положениями и Условиями, разработанными Комиссией, которые не допускают каких-либо отклонений. С другой стороны, партнеры, участвующие в проекте, имеют больше свободы в урегулировании своих отношений. В этой лекции мы рассмотрим обе стороны взаимоотношений.

Контракты с Европейской Комиссией Правовые отношения между Европейской Комиссией и участниками проекта обычно регулируются типовым договором, также называемым договором Комиссии, к которому в качестве приложения прикрепляется текущий план проекта. Типовой договор, разработанный Комиссией, содержит Общие Положения и Условия реализации проекта и использования его результатов. Этот контракт применим к большинству программ ЕС в сфере исследований и технологических разработок. Получив одобрение на предоставление гранта, участвующая сторона должна подписать типовой контракт, составленный ЕК. Если возникают обсуждения, стороны должны уделить внимание вопросу о том, какой государственный закон можно применить к разрешению разногласий по контракту.

Помимо прочего Общие Положения и Условия контракта содержат особые условия, касающиеся управления проектом, условия участия в проекте третьих сторон (таких как ассоциированные подрядчики и субподрядчики), условия осуществления контроля со стороны Комиссии за ходом проекта, ответственность и условия досрочного прекращения контракта одной из сторон.

Права на интеллектуальную собственность Особенно важны условия, касающиеся прав собственности и защиты результатов исследований. Принцип здесь состоит в том, что та участвующая в контракте сторона, которая произвела некий интеллектуальный продукт или достигла определенных исследовательских результатов в рамках проекта, и обладает правами собственности них. Она обязана предпринять необходимые действия для защиты полученных знаний, если они могут быть использованы в производственных или коммерческих целях.

Использование полученных в ходе действия проекта знаний и обязательство сделать их доступными для других (возможно, при особых условиях) – например, если они смогут оказаться полезными в рамках другого проекта ЕС – подробно регулируется в Общих Положениях и Условиях. Также эти Положения обязывают Европейскую Комиссию и участников проекта не разглашать никакую конфиденциальную информацию и документы по проекту. Комиссия сохраняет за собой право передавать отчеты о ходе проекта в другие институты Сообщества, и до некоторой степени, странам-участницам Союза, международным организациям и третьим сторонам.

Помощь по вопросу прав на интеллектуальную собственность: http://www.intas.be/mainfs.htm Контракты между участниками проекта Хотя Общие Положения и Условия типового контракта распространяются на всех участников, они регулируют, в основном, отношения между Комиссией и консорциумом как единым целым, а не между его отдельными членами. Некоторые аспекты, хотя и урегулированы, заслуживают дополнительной детализации с тем, чтобы с самого начала избежать возможных конфликтов и недопонимания. Поэтому важно урегулировать отношения между отдельными участниками в дополнительном и желательно предшествующем основному договоре о сотрудничестве, так называемом договоре консорциума. И хотя типовой договор Европейской Комиссии всегда имеет главенствующее значение, он заключается на основе договора консорциума.

Желательно, чтобы подписание договора консорциума произошло до начала подготовки и написания проекта. Если же это невозможно, то договор может быть заключен до момента подачи проекта в ЕК, либо до подписания контракта с ЕС, либо до начала действия проекта. Из-за большого количества сложностей и нюансов в этой области, рекомендуется обращаться к помощи профессиональных юристов при составлении договора консорциума.

В любом случае, договор консорциума, помимо перечисления участвующих сторон, должен содержать положения об основных условиях работы в рамках проекта (таких как, например, цели сотрудничества, предмет договора и др.) Помимо этого, отношения между сторонами в проекте и вклад каждой из них детально определяются техническими, организационными и финансовыми условиями, закрепляемыми в контракте. Также очень важны коммерческие условия. В частности, они затрагивают вопросы конфиденциальности, которая должна поддерживаться сторонами в отношении проводимых исследований и их результатов; прав собственности; юридической защиты результатов исследований и их коммерческого использования. В качестве дополнительных (необязательных) положений в контракте могут содержаться условия, относящиеся к коллективному использованию результатов работы. При составлении контракта стороны должны опираться на существующее законодательство и должны решить, к каким именно законам апеллировать для разрешения разногласий. В этом аспекте необходимо обратить внимание на согласование всех дополнительных договоров с типовым контрактом Европейской Комиссии.

Консорциум может продолжить свою правовую идентификацию. Рассмотрим доступные ему правовые формы сотрудничества:

1. Для установления отношений сотрудничества участвующие стороны могут вступить в так называемую Европейскую Экономическую Группу Интересов (ЕЭГИ). Эта Группа выступает в качестве «официального механизма, позволяющего компаниям сотрудничать с партнерами из других стран Сообщества для реализации определенных задач проекта путем создания отдельных гибких форм совместной работы, находясь в равном правовом положении и оставаясь экономически и юридически независимыми…» Преимуществом ЕЭГИ является то, что она создает определенную степень правовой стабильности. Кроме того, Группа может усилить ваши переговорные позиции, обеспечивая достижение единодушия между участвующими сторонами. Деятельность Группы не облагается налогом, но входящие в нее члены обязаны платить налог. При создании совместной рабочей группы и формировании условий сотрудничества необходимо опираться на европейское законодательство в этой сфере. Обратите внимание, что таким образом, сотрудничество Европейской Экономической Группы Интересов с организациями из «третьих стран» (включая ННГ/СНГ) невозможно. Если ваша организация основана в одной из этих стран, то вы не сможете использовать такую форму сотрудничества.

2. Еще одной широко используемой формой сотрудничества является подписание договора об образовании совместного предприятия. Это означает, что стороны могут создать общую организацию («совместное предприятие»), управляемую ими совместно. Создание совместных предприятий возможно в различных сферах: от «эксклюзивных» исследований и разработок до производства и продвижения товаров.

Важно (особенно для крупных компаний), что договоры, которые они подписывают могут подпадать под закон о свободной конкуренции и, таким образом, вводить определенные ограничения на выбор формы и содержания сотрудничества. В любом случае, для получения профессиональных консультаций по итоговому варианту проекта рекомендуется привлекать специалистов в области права.

Подготовка контракта : http://www.cordis.lu/fp5/cont-prep.html Изменения в структуре сотрудничества До какой степени возможны перемены в структуре сотрудничества в процессе выполнения проекта? (Кто-то из участников может захотеть отказаться от работ, а какая-либо третья сторона, наоборот, присоединиться.) Найти ответ на вопрос не просто, так как правом голоса в данной ситуации обладают как Европейская Комиссия, так и все участники проекта.

Одобрение со стороны Комиссии В процессе реализации проекта могут возникнуть разные сложности, связанные с непредвиденными обстоятельствами. Потребность одного из партнеров прекратить участие в проекте, а какой-либо третьей стороны – вступить в проект – два, безусловно, ярких примера источников возникающих изменений. В случае, если предоставлены весомые аргументы в защиту тех или иных перемен (коммерческие, финансовые, технические основания), то ЕС может одобрить такого рода перемены. В этом случае будут проведены новые переговоры, которые должны завершиться составлением обновленной версии проекта.

Одобрение со стороны партнеров Поскольку вступление или выход из проекта имеют большое влияние на его результаты, договор консорциума между участниками может содержать положения, касающиеся этого вопроса (например, закрепление права вето или размера компенсации). Включать ли такие положения в контракт и насколько подробно их расписывать, зависит исключительно от решения самих сторон. ЕС не вмешивается в эти вопросы.

Управление и выплата гранта С подписанием контракта предоставление гранта становится официально оформленным: участники обязуются выполнять определенную деятельность по проекту, а Комиссия соглашается финансировать ее. На этой стадии не производится никаких выплат. Соглашение означает, что Комиссия готова сделать авансированный платеж, а остальную сумму средств она оставляет у себя. Оговоренная в контракте сумма не может быть выплачена полностью до окончания проекта.

Для участников проекта это означает, что их отношения с организацией, предоставляющей гранты, будут продолжительными. Кроме того, количество различных правил, которых необходимо придерживаться, после подписания контракта с ЕК увеличится.

Начиная с этого момента, координатор получившего одобрение проекта должен начать надлежащее осуществление управления финансами, самим проектом и составлять отчеты о ходе работ. Можно также подать заявку на получение авансированных сумм.

После окончания проекта должен быть составлен финальный отчет и выписаны итоговые счета, которые проверяются аудитором со стороны. Затем все это подается в Европейскую Комиссию, которая проводит проверку и осуществляет платеж. Каждый из этих пунктов рассмотрен ниже.

Управленческие и правовые вопросы http://www.cordis.lu/fp5/management/home.html Финансы Стороны, участвующие в выполнении проекта должны вести раздельное управление финансами проекта, чтобы в любой момент можно было посмотреть какие расходы по проекту были осуществлены (включая амортизационные отчисления, счета-фактуры, списки заработной платы и т. д.). Европейская Комиссия осуществляет проверку подаваемой документации на основе случайной выборки.

Координатор проекта составляет общее резюме и открывает счет в банке для получения платежей от Комиссии и осуществления расчетов с партнерами. Однако, часто координатор освобождается от этой задачи и платежи поступают к участникам проекта напрямую.

Учет времени Часть деятельности финансового менеджера связана с учетом времени. Одна основная статья расходов, которая покрывается финансовой поддержкой, включает подсчет человеко-часов организации в рамках проекта. Для составления этой статьи расходов, каждая участвующая в проекте сторона должна поддерживать систему учета времени.

Для каждого временного промежутка (например, раз в неделю) происходит подсчет и запись количества времени, которое каждый служащий потратил на работу по проекту.

Точные требования к таким системам учета времени (должна ли она быть закрытой, например, и т. д.) могут варьироваться от одной программы Сообщества к другой. Для получения детальной информации, обращайтесь к «Руководству для координаторов»

(«Guide for Coordinators»).

Предварительные консультации с внешним аудитором (ревизором отчетности) Как понятно из вышеизложенного, требования к управлению финансами проекта во многом пересекаются с организацией управления и внутренним контролем в компании.

Многие предприятия проводят консультации с внешним ревизором (аудитором) для получения рекомендаций по вопросам организации управления и внутреннего контроля.

Поэтому, для разъяснения проблем, связанных с процедурами управления финансами в рамках проекта ЕС, рекомендуется обращаться к тому же аудитору.

Еще одна причина привлечения аудитора на раннем этапе будет изложена в следующей части. В некоторых случаях от аудитора требуется итоговое заявление и утверждение о правильности ведения расходов.

Модель маржинальных издержек Сделанные выше комментарии по поводу процедур управления финансами относятся не ко всем типам участников проекта. Для университетов и исследовательских институтов используется другая модель – модель маржинальных издержек.

Эта модель используется постольку, поскольку в связи с особенностями управления этими институтами часто невозможно выявить и проследить все прямые и косвенные затраты отдельно по каждому проекту. А в рамках модели маржинальных издержек позволяется указывать только маржинальные (сверх) расходы. Европейская Комиссия часто требует одновременное предоставление отчета о проделанной работе и финансового отчета, чтобы можно было соотнести произведенные затраты с достигнутыми в ходе проекта результатами и наоборот. Развитие проекта также должно быть отражено в отчетах, которые называются отчеты по развитию. Они подаются в один или два раза в год. В Европейской Комиссии их получением занимается специальный служащий («научный инспектор» или «инспектор проекта»). К нему же можно обращаться для получения информации или необходимых консультаций, не связанных с подачей отчетов.

Финальный отчет выглядит несколько по-другому: он не только описывает уже проделанную работу («что было достигнуто»), но эти достижения также сопоставляются с их будущим стратегическим значением. В научно-исследовательских проектах это включает коммерческие перспективы проекта и любые дальнейшие действия по разработке, которую планируется предпринять.

Требование авансированных платежей Платежи предоставляются на авансовой основе. Реальная сумма гранта определяется при финальном подсчете на основе фактической стоимости проекта. Однако, правила предполагают возможность получения авансированных платежей:

! В короткий срок после подписания контракта значительная часть гранта выплачивается авансом (в некоторых случаях до 50%);

! В зависимости от результатов проекта можно и дальше получать авансированные платежи один или два раза в год.

Общая сумма авансированных платежей не должна превышать 80% гранта. Оставшаяся сумма выплачивается после выполнения всех обязательств по проекту.

Финальный отчет и итоговые счета После представления финальных отчетов (по содержанию проекта и финансового), выплачивается оставшаяся сумма гранта. Важным моментом в отношении завершения проекта и выплаты оставшейся суммы является проверка объявленных издержек.

Для проведения этой процедуры часто (но не всегда) приглашаются внешние аудиторы.

Их деятельность может развиваться по следующим сценариям:

! итоговая декларация, составляемое участниками проекта должно содержать утверждение внешнего аудитора о правильности и полноте отражения объявленных издержек;

! Европейская Комиссия отдает распоряжение своим собственным аудиторам произвести проверку поданных итоговых деклараций;

! Аудитор посещает организации-участницы проекта на основе случайного выбора и проверяет их книги отчетности на месте.

Все эти три сценария всегда используются в некоторой комбинации. В настоящее грант очень редко выплачивается без проведения внешней проверки.