«МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ КОПИРОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И УПРАВЛЕНИЮ ПОЛУЧЕННЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ МАССИВОМ Москва, 2012 -2Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и ...»

Федеральное архивное агентство

(Росархив)

Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ЭЛЕКТРОННОМУ КОПИРОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

И УПРАВЛЕНИЮ ПОЛУЧЕННЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ МАССИВОМ

Москва, 2012 -2Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю.Ю.Юмашева. – М.:

ВНИИДАД, 2012. – с. 125.

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом разработаны в рамках реализации в 2012 г. мероприятий Федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 гг.)» и выполнения работ по государственному контракту № 55 от 22 мая 2012 г. «Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».

В работе на основе проведенных исследований, практического опыта и анализа разнообразных источников информации представлены методические рекомендации по созданию электронных копий подлинников архивных документов на бумажной основе, их учету, хранению и управлению полученным цифровым контентом.

© Федеральное архивное агентство, © ВНИИДАД, © Юмашева Ю.Ю., -3Реферат Методические рекомендации – 125 с.

АРХИВОХРАНИЛИЩА, АРХИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, АРХИВ, ХРАНЕНИЕ

ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ, УЧЕТ ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ, ОПИСАНИЕ

ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ

КОПИЙ, УДАЛЕННЫЙ ДОСТУП, ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ, ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ,

МАСТЕР-КОПИЯ, РАБОЧАЯ КОПИЯ, НОРМАТИВНАЯ БАЗА, ТЕХНИЧЕСКИЕ

СРЕДСТВА, ОБОРУДОВАНИЕ, ОЦИФРОВКА, ОЦИФРОВАНИЕ, СКАНИРОВАНИЕ,

ЭЛЕКТРОННЫЕ КОПИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, АРХИВНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ

СУБЪЕКТОВ ФЕДЕРАЦИИ, ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ, ПЛАНШЕТНЫЕ СКАНЕРЫ,

ПЛАНЕТАРНЫЕ СКАНЕРЫ, ФОТОКАМЕРЫ, ЦИФРОВЫЕ ФОТОКАМЕРЫ,

БУМАГА ПЕРГАМЕН, СТАНДАРТНАЯ, БУМАГА ТОНКАЯ/КАЛЬКА,

ФОТОБУМАГА, КАРТОН, СБРОШЮРОВАННЫЕ, НЕСБРОШЮРОВАННЫЕ ДЕЛА,

ГРАФИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ФОНД,

ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ЕДИНИЦА

УЧЕТА ЭЛЕКТРОННОГО ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ЛИСТ ДОКУМЕНТА, ОБОРОТ

ЛИСТА ДОКУМЕНТА, ОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, УНИКАЛЬНЫЕ

ДОКУМЕНТЫ.

В 2012 г. проводилась научно-исследовательская работа государственному контракту № 55 от 22 мая 2012 г. «Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов» (в рамках реализации в 2012 г. мероприятий Федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 гг.)».

Целью проекта являлась разработка «Методических рекомендаций по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом».

-4ОГЛАВЛЕНИЕ Определения Введение Основная часть Краткий обзор проектов оцифровки архивных документов и 1.

имеющейся нормативно-методической базы Обзор зарубежных проектов оцифровки 1.1. Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов 1.2. Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации Организация работ по оцифровке архивных документов 2.

Цели оцифровки архивных документов 2.1. Электронный фонд пользования 2.2. Методы создания ЭФП 2.3. Критерии отбора архивных фондов для создания 2.4. электронных копий Планирование работы по созданию электронного фонда 2.5. пользования Структурные подразделения для создания ЭФП 2.6 Примерный состав сотрудников структурного 2.7.- подразделения по созданию ЭФП. Требования к 2.8.

квалификации сотрудников Создание электронных копий архивных документов 2.9. силами подрядных организаций 2.10. Примерный перечень оборудования и программного обеспечения, необходимого для создания электронных копий архивных документов, хранения ЭФП и управления 2.11. Основные требования к техническому оборудованию и программному обеспечению 2.12. Основные требования к технологическим помещениям подразделения по созданию электронных копий архивных документов и рабочим местам сотрудников 2.13. Подготовка и передача документов на оцифровку Оцифровка (сканирование) документов. Общие подходы 2.17. Структура каталогов на встроенных носителях 2.18. Хранение электронных мастер-копий на встроенных Запись электронных мастер-копий на внешние носители 2.20. Создание и маркировка рабочих электронных копий 2.21. Обеспечение аутентичности, достоверности и целостности 2.23. Контроль качества внешних носителей информации 2.25. Передача внешних носителей информации на хранение поколений для разных целей (ЭФП-3) 2.27. Рекомендации по техническим параметрам создания электронных копий второго и последующих поколений 2.28. Нормы выработки при оцифровке архивных документов 2.29.- Возврат подлинников документов в хранение. Отметки 2.30. об оцифровке в описях подлинников документов Учет электронных копий фонда пользования (ЭФП-1,ЭФПЭФП-3) Общие принципы учета электронных копий фонда Ведение учета электронных копий в традиционной форме Учет использования рабочей копии Автоматизированный учет электронных копий. Общие Основные принципы функционирования программного обеспечения (системы) по учету и управлению цифровым контентом (электронными копиями архивных документов) Описание (метаданные) и учет использования электронных копий различного назначения в программном обеспечении по учету и управлению цифровым контентом Учет использования электронных копий второго и Доступ к электронным копиям различного назначения Режим информационной безопасности Хранение электронных копий Хранение электронных копий. Общие принципы.

Хранение цифровой информации на встроенных записанных на внешние носители информации Организация контроля наличия и технического состояния инструкций, правил по созданию электронных копий Приложение № 2. Перспективный план оцифровки.

Приложение № 3. Перечень (ежегодный) фондов, Приложение № 4. Заказ на изготовление электронных электронных копий архивных документов.

регламентных работ на сканере.

Приложение № 7. Протокол (акт) контроля качества электронной копии на этапе создания мастер-копии.

Приложение № 8. Протокол (акт) контроля качества электронной копии на этапе трансляции в графический Приложение № 9. Протокол (акт) контроля качества электронной копии после записи на встроенный носитель.

Приложение № 10. Протокол (акт) контроля качества компакт/оптические диски.

Приложение № 11. Акт учета репликаций электронных мастер-копий (рабочих копий) на встроенных носителях (на серверах/RAID-массивах).

Приложение № 11-а. Акт учета репликаций мастеркопий (рабочих копий) на внешних носителях.

Приложение № 12. Журнал учета репликаций (перезаписи) электронных мастер-копий (рабочих копий).

Приложение № 13. Акт проверки технического состояния внешнего носителя (рабочей копии) с указанием возникших проблем (причин замены внешнего носителя).

Приложение № 14. Акт уничтожения внешнего носителя с электронными рабочими копиями (с указанием причин уничтожения).

Приложение № 15. Вкладыш к внешнему носителю (компакт/оптическому диску).

Приложение № 16. Журнал технического состояния и диагностики внешних носителей.

Приложение № 17. Журнал регистрации внешних носителей с электронными мастер-копиями (ЭФП-1) / Журнал регистрации внешних носителей рабочих копий (ЭФП-2) / Журнал регистрации внешних носителей с копиями второго и последующих поколений.

Приложение № 18. Акт приема-передачи мастеркопий на хранение.

Приложение № 19. Форма описи.

Приложение № 20. Акт создания электронной книги.

Приложение № 21. Акт приема-передачи внешних носителей с электронными копиями для использования в читальном зале.

электронных копий второго и последующего поколений, выполненных по заказам.

Приложение № 23. Классификация архивных документов по категориям сложности сканирования.

Приложение № 24. Хронометраж оцифрования документов (на примере Государственного архива Красноярского края).

Приложение № 25. Книга учета поступлений мастеркопий ЭФП документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-1).

Приложение № 26. Книга учета мастер-копий ЭФП документов на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1).

Приложение № 27. Журнал учета использования рабочих копий.

обеспечения процесса оцифровки (отдельный файл в формате.xls).

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory — память «только для чтения»).

Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.

Конвертация - процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копияоригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.

Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489–1– «Управление документами. Общие требования».

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.

Оптический диск (DVD) внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.

Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.

Особо ценный документ документ, имеющий непреходящую культурноисторическую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарногигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.

Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.

Уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.

Управление документами — совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Цифровой документ — зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Электронный фонд пользования — 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48– 2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».

Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.

Активно ведущиеся процессы оцифровки архивных документов ставят во главу угла необходимость выработки единой для всей архивной сферы нормативнометодической базы, регулирующей вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат архивных фондов, выбора методов оцифровки, сканирующего и другого специализированного оборудования, определения требований как к самому процессу создания электронных копий, так и к их учету, хранению и использованию.

Следует признать, что, несмотря на наличие богатого опыта нормативного регулирования процессов документооборота, а также архивного хранения и использования документов на традиционных носителях, в мировой и в отечественной практике в настоящее время отсутствуют апробированные и бесспорные подходы к организации аналогичных процессов в отношении электронных копий документов.

стремительностью развития техники и технологии, требующей постоянной модификации и переработки нормативно-методической базы архивной отрасли, а также поддержания ее в соответствии с современным уровнем развития IT.

ведомственной Программы информатизации, запланировало осуществление целого ряда научно-исследовательских работ, целью которых должно стать формирование комплекса нормативно-методических материалов (Инструкций, Методических рекомендаций, Правил и т.п.), направленных на унификацию и регламентирование процессов перевода архивных документов в цифровой формат (создание электронных копий архивных документов).

Настоящие Методические рекомендации являются составной частью данного комплекса. Они разработаны с целью регламентации проведения архивами в плановом порядке работ по созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования копий архивных документов на бумажных носителях.

Методические рекомендации описывают порядок проведения работ по созданию электронного фонда пользования копий архивных документов с учетом технических возможностей архивов, учет электронных копий, входящих в электронный фонд пользования, и принципы управления медиа-ресурсами.

В Методических рекомендациях рассматриваются следующие вопросы:

- 14 Краткий обзор реализации проектов оцифровки объектов историкокультурного наследия за рубежом и в Российской Федерации.

Организация работ по оцифровке архивных документов в архиве.

документов;

Определение целей оцифровки, технических параметров создания электронных копий различного назначения (мастер-копий, рабочих копий, копий второго и последующих поколений, фонда пользования), созданных с разновидовых подлинников на бумажных носителях.

(сканирования).

электронных копий архивных документов (мастер-копии, рабочей копии).

Формирование производных копий электронных файлов (копии второго и последующих поколений), использование графических редакторов.

Обеспечение адекватности электронной копии подлиннику.

Рекомендации по созданию системы управления информационными массивами цифровых копий архивных документов, в том числе, описанию электронных копий (метаданные), Выработка системы маркирования электронных копий, Выработка системы хранения электронных копий, Обеспечение информационной безопасности электронных копий, Процедура резервного копирования электронных копий, Учет электронных копий, в том числе учет их использования.

Настоящие Методические рекомендации разработаны соответствии с:

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18.01.2007), Международными (ISO) и российскими ГОСТами.

При создании Методических рекомендаций учитывался зарубежный опыт организации и осуществления проектов оцифровки (в том числе, доступная нормативно-методическая база), были изучены и учтены методические документы, разработанные, принятые и действующие в государственных архивах субъектов регламентов и т.п. приведен в Приложении № 1.

управленческие механизмы проектов оцифровки, однако, они не исключают определенную вариативности в организации работы по созданию Электронного Фонда Пользования (ЭФП) с учетом сложившейся практики и имеющихся возможностей в каждом конкретном архивном учреждении.

Методические рекомендации разработаны в 2012 г. Технические рекомендации, содержащиеся в них, основываются на современном уровне развития информационных технологий, доступном для российских архивов.

Учитывая вышесказанное, необходимо иметь в виду, что Методические рекомендации (в части описания технических параметров и характеристик оборудования) будут оставаться актуальными не более трех–пяти лет. По истечении указанного срока они должны будут быть переработаны в плановом порядке с учетом произошедших изменений.

В качестве приложений к тексту Методических рекомендации приведены рекомендуемые формы документов1, обеспечивающих проведение работ по подготовке и передаче документов на оцифровку, создание и учет электронного фонда пользования, а также карта этапов и документационного обеспечения процесса оцифровки (Приложение № 28).

Рекомендуемые формы документов разработаны на основе «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18 января 2007) и Приказа Министерства Культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук».

В мировой практике осуществления проектов оцифровки объектов историкокультурного наследия (архивных фондов в том числе) существует апробированный (национальных) стандартов комплексной организации проектов.

Так, примером единых национальных подходов в области сканирования могут размещенные в публичном доступе для общественного обсуждения2. Аналогичные стандарты – «Руководство по оцифровке документов (Managing digitisation programs and projects) проекта «Выдержать проверку временем» (Future Proof NSW) – действуют с 2008 г. в Австралии. Их автором и разработчиком является Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс, Австралия, NSW State Records3, которое в 2012 г. провело публичное обсуждение названного «Руководства» с целью его модификации в соответствии с современными условиями. В новой редакции

COOPERACIN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l11-2007.t4.html#a42 (дата обращения: 12.09.2012).

В комплексе технических стандартов интероперабельности рассматриваются конкретные вопросы, относящиеся к электронным делам и документам, к сканированию документов, их аутентичному копированию и преобразованию, к политике в области использования электронных коммуникационным сетям испанских государственных органов, к моделям информационного обмена между реестрами и декларациям о соответствии, – решение которых необходимо для обеспечения практических и оперативных аспектов взаимодействия между государственными органами и гражданами. Эти технические стандарты будут разрабатываться и уточняться. Вместе с тем в официальном государственном бюллетене (Boletn Oficial del Estado, BOE, № 182 от 30 июля 2011 г., [Electronic resource] / Режим доступа к журналу: URL: http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/. (дата обращения: 12.09.2012)) опубликован ряд технических стандартов, среди которых особый интерес вызывают: Стандарт сканирования документов (Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos, [Electronic resource] / Режим доступа к: URL: http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-Aдата обращения: 12.09.2012)); Стандарт процедур аутентичного копирования и конверсии электронных документов (Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos, [Electronic resource] / Режим доступа к: URL:

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13172 (дата обращения: 12.09.2012)).

Managing digitisation programs and projects. [Electronic resource] /NSW Government. State Record. / Режим доступа к сайту: URL: http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeepingдата обращения:

manual/guidance/guidelines/managing-digitisation-programs-and-projects/introduction.

12.09.2012)).

проектами ретроспективной оцифровки» (Managing back-capture digitisation projects)4.

На содержании данного раздела «Руководства» целесообразно остановиться особо, т.к. в нем в концентрированной форме выражены идеи комплексной организации и менеджмента проектами оцифровки архивных документов, т.е. всего того, что включается в понятие интероперабельности. В нем, в частности, говорится:

«Важно четко определить цели и охват проекта, и тщательно отобрать документы.

Планирование, методология управления проектами и разумные процедуры должны направлять процесс оцифровки, а персонал должен быть соответственно обучен для того, чтобы исполнять свои обязанности и воспринимать перемены. Должны быть приняты решения о том, проводить ли оцифровку своими силами или передать е на аутсорсинг5, о необходимом оборудовании и о критериях для выбора технических стандартов и метаданных, обеспечивающих пригодность графических образов для решения поставленных задач, а также сохранения ими основных характеристик документов. Должны быть определены и реализованы меры по обеспечению контроля качества оцифровки».

Перечисленные в Руководстве вопросы полностью совпадают с целями создания настоящих Методических рекомендаций, что подтверждает мысль о том, что проблемы перевода документов в электронный формат, являются типовыми и для разных стран, и для разных фондодержателей (архивов, библиотек и музеев).

На основе этого Руководства и действующего в Новой Зеландии стандарта S «Стандарт по оцифровке» (Digitisation standard)6 два года назад, осенью 2010 г.

Международная организация по стандартизации (ISO) опубликовала Технический отчет ISO/TR 13028–2010 «Информация и документация – Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation – Implementation guidelines for Managing back-capture digitisation projects. [Electronic resource] /NSW Government. State Record. / Режим доступа к сайту: URL: http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeepingдата manual/guidance/guidelines/files/guideline-25-managing-back-capture-digitisation-projects-guideline.

обращения: 12.09.2012).

В докладе руководителя службы лицензирования Национальных Архивов Великобритании Кэролайн Кимбелл (Caroline Kimbell), прозвучавшем на пленарном заседании Конгресса МСА в августе 2012 г., привлечение коммерческих компаний на условиях аутсорсинга к оцифровке архивных материалов определено для архивов как весьма перспективное направление деятельности. ([Electronic resource] / Режим доступа к сайту: URL: http://storify.com/naagovau/ica-2012-daily-wrap-day-1: Third Party Digitisation: A Positive Approach in a Time of Change)?). (дата обращения: 12.09.2012).

S-6 Archives New Zealand's Standard for Digitising Non-Electronic Records for Recordkeeping Purposes and Retention of Non-Electronic Records in Electronic Form Only/ [Electronic resource] Archives New Zealand / Режим доступа к сайту: URL: http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s6.pdf.

(дата обращения: 12.09.2012).

документов в исключительно электронном виде, после того, как первоначальные бумажные или иные неэлектронные документы-источники были в него переведены путм оцифровки или при помощи других средств. В отчете содержатся отражающие апробированную практику рекомендации, позволяющие обеспечить соответствие процесса оцифровки требованиям к надежности и достоверности документов. В нем также сформулированы рекомендации по следующим вопросам:

Достоверность оцифрованных документов, влияющая на возможность их использования в качестве доказательств и на их доказательную силу, Доступность оцифрованных документов в течение всего времени, пока в пригодных для долговременного хранения;

Технический отчет предназначен для использования всеми организациями, осуществляющими оцифровку, и разработан в соответствии с положениями стандарта ISO 15489–1:2001 «Информация и документация – Управление документами – Часть 1:

документацией – Информация, сохраняемая в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и наджности» (Document management – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability).

За рубежом координация усилий различных организаций по преодолению стоящих проблем в вопросах оцифровки (кроме ISO) осуществляется также Международным советом архивов (МСА)7, который в программном документе «Стратегический курс на 2008 – 2018 гг.»8 обозначил основные направления своей деятельности. Заметное место среди них отведено: «Поиску решений проблемы сохранения электронных документов и цифровых копий архивных документов, представляющих историческую ценность», а также «использованию новых технологий (электронных документов и цифровых копий архивных документов на других носителях информации) для улучшения доступа к архивам».

Международный совет архивов. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL:

http://www.ica.org/ (дата обращения: 12.09.2012).

ICA Strategic Direction 2008-2018. [Электронный ресурс.] / Международный совет архивов. / Режим доступа к сайту: URL: http://www.ica.org/3667/reference-documents/ica-strategic-directionhtml. (дата обращения: 12.09.2012).

фондов необходимо упомянуть общеевропейский интеграционный проект цифровой библиотеки «Европеана»9, цель которой — обеспечить доступ к отсканированным страницам книг и архивных документов, отражающих различные аспекты европейской культуры. Проект официально стартовал 20 ноября 2008 г. На момент старта проекта было оцифровано 2 миллиона различных архивных источников и объектов культурного наследия Европы. К концу 2010 г., по заверениям разработчиков, эта цифра достигла 6—10 миллионов, к 2015 — 15 миллионов10.

Руководители и разработчики данного проекта позиционируют себя в качестве «европейских интеграторов» уже оцифрованных коллекций, а основную задачу цифровой библиотеки видят в организации максимально широкого доступа к цифровому наследию. При этом вопросы выбора методов, технологии и оборудования для создания электронных копий таких сложных объектов, каковыми являются предметы из архивных, музейных и библиотечных собраний, они оставляют сотрудникам архивов, библиотек и музеев. Эта позиция нашла свое яркое выражение в докладах, прозвучавших на конференции, проходившей в октябре 2010 г. под эгидой проекта Европеана (Europeana Open Culture 2010)11.

В начале 2011 г. профильный комитет Европейской комиссии (European Commission's «Comite des Sages») опубликовал «Рекомендации по оцифровке» (EC Recommendations on Digitisation)12 и организации on-line доступа к оцифрованным информационным ресурсам по европейскому культурному наследию. В этом документе речь шла об организационных13 и правовых аспектах доступа к цифровому контенту.

http://www.europeana.eu/portal/. (дата обращения: 12.09.2012).

О библиотеке. [Электронный ресурс.] / Европеана. Режим доступа к сайту: URL:

http://dev.europeana.eu/about.php Europeana: digital paintings, books, films and archives;

La bibliothque numrique europenne: du rve la ralit [Electronic resource] / Europe. Press Releases Rapid/ Режим доступа к сайту: URL:http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?

reference=SPEECH/8/621&format=HTML&aged=0&language=FR&guiLanguage=en numrique europenne: du rve la ralit; EU-Parlament will Europeana-Aufbau beschleunigen. (дата обращения: 12.09.2012).

Europeana. [Электронный ресурс.] / Collection Links. Режим доступа к сайту: URL:

http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title/Europeana%20Open%20Culture%20C onference/assetId/ 490. (дата обращения: 12.09.2012).

Recommendations on Digitisation/ [Электронный ресурс.] / Collection Links. Режим доступа к сайту: URL: http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title/EC%20Recommendations %20on%20Digitisation/assetId/610. (дата обращения: 12.09.2012).

Существенным дополнением к этому документу является доклад, подготовленный экспертами европейской комиссии под общим названием «Стоимость оцифровки европейского культурного наследия» (The Cost of Digitising Europe's Cultural Heritage/ [Электронный ресурс.] / Collection Links.

Режим доступа к сайту: URL: http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title/ The%20Cost%20of%20Digitising%20Europe%27s%20Cultural%20Heritage/assetId/658). (дата обращения: 12.09.2012).

базы проектов оцифровки представляет отчет Рабочей группы «Исследование стандартов и подготовка рекомендаций» проекта ATHENA14: «Оцифровка: ландшафт стандартов для европейских музеев, архивов, библиотек», основанный на анализе информационных ресурсов, которые партнеры проекта ATHENA предоставляют в Европейскую цифровую библиотеку Europeana15.

Другим известным проектом, представленным в сети, является семиязычный (арабский, китайский, английский, французский, португальский, русский и испанский языки) проект Mировая цифровая библиотека (WDL)16, разработанный рабочей группой Библиотеки Конгресса США при содействии многих учреждений-партнеров из разных стран, поддержке Организация Объединенных Наций по вопросам образования, науки и культуры (ЮНЕСКО) и финансовой поддержке со стороны целого ряда компаний и частных фондов. На момент запуска Mировой цифровой библиотеки в апреле 2009 г. ее контент состоял из информации, предоставленной 26 учреждениями и 19 странами. Несмотря на то, что WDL является детищем Библиотеки Конгресса США – признанного лидера в проектах оцифровки разных форм историко-культурного наследия17, подходы к формированию ее контента практически те же, что и в проекте Европеана.

Глобальным проектом, объединяющим и координирующим усилия многих стран и институций по вопросу представления исторических памятников в электронной ATHENA. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.athenaeurope.org/.

(дата обращения: 12.09.2012).

MINERVAPLUS. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL:

http://www.minervaplus.ru/publish/standards_landscape.pdf. (дата обращения: 12.09.2012).

World Digital Library. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL:

http://www.wdl.org/ru/about/. (дата обращения: 12.09.2012).

Стандарты описания (метаданные) цифровых записей и электронных копий документов на сайте Библиотеки Конгресса: Digital Library Standards. [Электронный ресурс.] / Library of Congress.

Режим доступа к сайту: URL: http://www.loc.gov/library/digitalstandards.html/ (дата обращения:

12.09.2012); Standards at the Library of Congress. [Электронный ресурс.] / Library of Congress. Режим доступа к сайту: URL: http://www.loc.gov/standards/. (дата обращения: 12.09.2012).

Технические аспекты оцифровки программы Библиотеки Конгресса США: Technical Notes by Type of Materials. [Электронный ресурс.] / Library of Congress. URL: Режим доступа к сайту: URL:

http://memory.loc.gov/ammem/dli2/html/document.html. (дата обращения: 12.09.2012).

Особое внимание в перечне стандартов необходимо уделить стандарту MIX - «Data Dictionary – Technical Digital Still Images» (ANSI/NISO Z39.87-2006); (MIX. [Электронный ресурс.] / Library of Congress. Режим доступа к сайту: URL: http://www.loc.gov/standards/mix// (дата обращения: 12.09.2012).).

Описание стандарта: Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images. [Электронный ресурс.] /.

NISO. Режим доступа к сайту: URL: http://www.niso.org/kst/reports/standards/kfile_download?id% Austring%3Aiso-8859-1=Z39-87-2006.pdf&pt=RkGKiXzW643YeUaYUqZ1BFwDhIG4RJbcZBWg8uE4vWdpZsJDs4RjLz0t90_d5_ymGsj_IKVaGZww13HuDlSn6cvwjex0ejiIKSaTYlErPbfamndQ a6zkS6rLL3oIr. (дата обращения: 12.09.2012)) программы является проект «Память мира в цифровую эпоху: оцифровка и сохранение» («Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation»)19, прямо нацеленный на формирование электронных копий архивных, музейных и библиотечных фондов и развитие нового тренда в мировой историографии, известного пользователю возможность увидеть в режиме он-лайн электронные образы наиболее значимых исторических документов и артефактов, характеризующих конкретную историческую эпоху, событие, персоналию.

Зримым воплощением этой тенденции стали осуществляемые различными общественными, научными и учебными организациями стран Европы и Америки проекты по созданию тематических исторических порталов, представляющих базы данных с описанием архивных, библиотечных документов и музейных артефактов, а также электронных образов этих исторических источников.

Среди проектов оцифровки, осуществляемых в крупнейших зарубежных архивных и библиотечных организациях и имеющих разработанную нормативнометодическую базу, стоит назвать проекты, осуществляемые Национальным управлением архивов и документации США (НАРА) в соответствии с «Перспективным планом оцифровки архивных материалов для публичного доступа. 2007–2016 гг.»22 в рамках национального «Стратегического плана: сохранения прошлого для его представления в будущем»23 и в проекты Британской библиотеки, где специалистами национального реставрационного центра еще в 2000 г. было разработано «Руководство Память мира. [Электронный ресурс.] / ЮНЕСКО. Режим доступа к сайту: URL:

http://www.unesco.org/new/en/communication-and-information/flagship-project-activities/memory-of-theworld/homepage/ (дата обращения: 12.09.2012).

Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation. [Электронный ресурс.] / ЮНЕСКО. Режим доступа к сайту: URL: http://www.unesco.org/new/en/communication-andinformation/access-to-knowledge/preservation-of-documentary-heritage/digital-heritage/concept-of-digitalheritage/ (дата обращения: 12.09.2012).

Digital History. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL:

http://www.digitalhistory.uh.edu/ (дата обращения: 12.09.2012).

Например: Einstein Archives Online [Электронный ресурс.] / Израиль, Hebrew University of Jerusalem. Режим доступа к сайту: URL: http://www.alberteinstein.info/ (дата обращения: 12.09.2012)), Lincoln Archives Digital Project/ [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL:

http://www.lincolnarchives.us/ (дата обращения: 12.09.2012)), общеевропейский портал «The International Communist Studies and Archive Internet Portal», проект Йельского университета (США) по оцифровке документов Сталина, проект «Архив Коминтерна» (VFA, Кобленц ФРГ). Федеральные архивы Российской Федерации (ГА РФ и РГАСПИ) вовлечены в реализацию двух последних проектов.

Plan for Digitizing Archival Materials for Public Access 2007-2016. [Электронный ресурс.] / NARA. Режим доступа к сайту: URL: http://www.archives.gov/comment/nara-digitizing-plan.pdf. (дата обращения: 12.09.2012).

Preserving the Past to Protect the Future. [Электронный ресурс.] / NARA. Режим доступа к сайту:

URL: http://www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/. (дата обращения: 12.09.2012).

of Library, Archive and Museum Materials»24.

С осени 2010 г. Реставрационный центр Британской библиотеки проводит цикл семинаров, посвященных оцифровке коллекций под общим названием «Подходы к оцифровке»25.

Особняком среди проектов оцифровки фондов стоят работы, выполняемые в Библиотеке и Архиве Ватикана26. Эти организации весьма серьезно подходят к проблеме обеспечения сохранности подлинников и адекватности электронной копии подлиннику исторического источника, однако не публикуют в открытых источниках информацию об управляющих документах, разработанных в ходе реализации проектов27.

Несомненный интерес представляет опыт оцифровки архивных и библиотечных фондов, имеющийся у Японского центра Азиатских Исторических Записей (Japan Center for Asian Historical Records (JACAR)). Этот центр специализируется на сканировании и представлении в открытом доступе архивных документов по истории международных отношений (период середины XIX в. до начала Второй мировой войны)28. В частности, по истории Русско-японской войны 1905 г.29.

Заметный шаг в вопросах оцифровки архивных документов сделан в последние годы в Индии30.

Managing the Digitisation of Library, Archive and Museum Materials. [Электронный ресурс.] /The index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title/Managing%20the%20Digitisation%20of%20Library%2C%20Archive% 0and%20Museum%20Materials/assetId/77. (дата обращения: 12.09.2012).

Approaches to digitisation. [Электронный ресурс.] / The British Library. Режим доступа к сайту:

URL: http://www.bl.uk/blpac/approaches.html. (дата обращения: 12.09.2012).

Biblioteca Apostolica Vaticana. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL:

http://www.vaticanlibrary.va/home.php. (дата обращения: 12.09.2012).

24 марта 2010 г. Ватикан объявил о начале оцифровки 80 тыс. рукописей из Ватиканской апостольской библиотеки, которая в 2007 г. была закрыта на реконструкцию. Этот проект займет не менее 10 лет. Для начала, в качестве эксперимента, в цифровой формат будут переведены 23 рукописи общим объемом 7,5 тыс. страниц. Для оцифровки будет использована самая передовая технология, разработанная специалистами NASA. Подробнее см.: Progetto di digitalizzazione dei manoscritti. Pasini C.

Un’iniziativa della Biblioteca Apostolica Vaticana Manoscritti digitali/ [Электронный ресурс.] / Biblioteca http://www.vaticanlibrary.va/home.php?pag=in_evidenza_art_ 00115&BC=11. (дата обращения: 12.09.2012).

Japan Center for Asian Historical Records. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL:

http://www.jacar.go.jp/english/index.html. (дата обращения: 12.09.2012).

The Russo-Japanese War. [Электронный ресурс.] / Japan Center for Asian Historical Records/ Режим доступа к сайту: URL: http://www.jacar.go.jp/english/nichiro/frame1.htm. (дата обращения:

12.09.2012).

Repairing the Damage at India’s National Archives/ [Электронный ресурс.] / The New York Times/ Global Edition. India. Режим доступа к сайту: URL: http://india.blogs.nytimes.com/2012/03/21/repairing-thedamage-at-indias-national-archives/. (дата обращения: 12.09.2012).

India’s Archives: How Did Things Get This Bad? [Электронный ресурс.] / The New York Times/ Global Edition. India. Режим доступа к сайту: URL: http://india.blogs.nytimes.com/2012/03/22/indiasarchives-how-did-things-get-this-bad/ (дата обращения: 12.09.2012).

структур многих стран основой понимания необходимости выработки единых правил, рекомендаций и стандартов, которые должны регулировать процессы создания и функционирования электронных ресурсов на основе национальных исторических артефактов на всем протяжении их жизненного цикла: от момента постановки задачи о создании электронной копии до периода обеспечения сохранности и поддержания актуальности данного ресурса (т.н. «сопровождения»).

Сложность осуществления такого подхода, разработки, принятия и поддержания в актуальном состоянии нормативно-методических требований, во многом связана с пониманием содержания каждого из этапов этих процессов и существа проблем, возникающих в ходе их реализации.

1.2. Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в В рамках Ведомственной программы информатизации Федерального архивного запланировано осуществление работ по созданию комплекса нормативно-методических документов по регулированию процессов оцифровки архивных документов и управлению электронным контентом.

Первым шагом в этом направлении в ходе реализации Программы стало тотальное информационной базы, позволяющей анализировать и проводить мониторинг проектов оцифровки, осуществляемых на местах. База создана в конце 2011 г. Всероссийским институтом документоведения и архивного дела по заказу Росархива в рамках НИР на тему «Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в государственных архивных учреждений субъектов федерации по переводу архивных фондов в цифровой вид, и позволяет получить определенный срез информации, характеризующий общую ситуацию в вопросах создания электронных копий.

Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. [Электронный ресурс.] / Федеральное архивное агентство. Официальный сайт. Режим доступа к сайту: URL: http://archives.ru/programs/informatization.shtml. (дата обращения:

12.09.2012).

общих тенденций, которые сложились как в отечественной, так и в зарубежной практике оцифровки фондов архивов, библиотек, музеев и подтверждают (несмотря на попытки отдельных организаций выработать собственные инструктивные положения32) отсутствие единых подходов к процессу оцифровки архивных собраний.

Это ведет к таким серьезным проблемам, как необходимость проведения неоднократной оцифровки документов (что наносит вред сохранности подлинников);

невозможность соотнесения и интеграции результатов проектов оцифровки, осуществленных в различных учреждениях, хранящих документы архивного фонда, и, в конечном итоге, невозможность полномасштабного использования электронных копий архивных документов. Совокупность обозначенных проблем, с одной стороны, полномасштабной оцифровке подлинников архивных документов в учреждениях, хранящих документы архивного фонда страны, а с другой – настоятельно требует разработки нормативно-методических актов.

Перечень нормативно-методических актов, разработанных и действующих на 01.09.2012 в государственных архивах субъектов федерации, и посвященных регулированию процессов оцифровки документов архивного фонда, приведен в Приложении.

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП).

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:

возможность формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документу, в т.ч. с использованием Интернет-технологий.

Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо33.

Порядок создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов) является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов), утвержденным в установленном порядке после его рассмотрения и одобрения на методической комиссии и обсуждения на дирекции архива.

В ЭФП включаются копии оцифрованных в полном объеме (полностью) единиц хранения.

ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв.

18.01.2007), ГОСТ Р 33.505-2003 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным, научным, культурным и историческим наследием.

ГОСТ Р 33.1.02-2008 Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия.

ГОСТ Р 33.3.02-2008 Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения.

содержания на обложках34, и не предназначенного для использования (ЭФП-1);

массива рабочих копий (копий первого поколения, дубликатов), также записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках35. Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки (ЭФП-2);

массива всех копий второго и последующих поколений, созданных в различных целях, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках и предназначенного для многократного использования (ЭФП-3).

Электронный фонд пользования создается:

целевым порядком в рамках государственных, ведомственных, региональных программ и ежегодных (перспективных) планов работы архива;

копирования;

целевым порядком на наиболее часто запрашиваемые документы;

в процессе выполнения заказов;

в процессе других работ.

Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:

отбор документов для оцифровки;

подготовка документов для оцифровки;

передача документов на сканирование/ прием документов/ регистрация в учетной документации;

выбор способа оцифровки документов на различных носителях (так, для фотодокументов определяющими факторами являются: тип и вид носителя документа (фотобумага, фотопленка, стекло), рулон или отдельный кадр, размер (формат) носителя (бумаги и фотокадра), характеристика документа (отдельный лист документа, В случае если хранение электронных копий осуществляется на электронных носителях (однократно записываемые диски CD-R и DVD-R). В случае если хранение электронных копий осуществляется с использованием накопителей электронной информации (жестких дисков, серверов, электронных библиотек) в структуру информационного массива необходимо включать текстовый файл (формат.txt) с перечнем хранящихся на носителе электронных копий.

фонодокументов – носитель информации, наличие специализированного оборудования для воспроизведения подлинника и т.п.);

оцифровка документа – создание электронной копии – мастер-копии;

двукратная (минимум) запись на носители: мастер-копия и рабочая копия;

маркировка носителей / регистрация носителей и их содержимого (мастеркопия и рабочая копия) в учетной документации;

передача носителей копий на хранение;

возврат подлинников документов в хранение.

2.4. Критерии отбора архивных фондов для создания электронных копий В плановом порядке электронные копии архивных документов создаются в первую очередь для:

наиболее используемых документов, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления;

особо ценных и уникальных документов, состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;

документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фотонегативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;

выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.

Оцифровке подлежат только те фонды, по которым уже прошла или не предполагается в будущем научно-техническая переработка или усовершенствование описей (в части редактирования заголовков).

Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в неудовлетворительном физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные фотодокументы.

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива (Приложение № 2).

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

Перспективное планирование должно осуществляться структурными подразделениями, на которые возложены функциональные обязанности по созданию электронных копий, с учетом предложений от отделов использования документов, отделов обеспечения сохранности документов и других структурных подразделений.

При планировании работ по оцифровке в показатели планирования включаются следующие графы:

наименования и номера фондов, коллекций, единиц хранения и наименования документов, планируемых к оцифровке;

количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствующих единицах хранения;

предполагаемые сроки осуществления оцифровки;

На основе Перспективного плана ежегодно создается (создаются) Перечень (Перечни) фондов, подлежащих оцифровке, в котором(ых) определяется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года (Приложение № 3).

значимостью документов, их физическим состоянием, интенсивностью обращения к ним, а также наличием технических и кадровых возможностей.

Перечни согласовываются с задействованными в работе по созданию ЭФП структурными подразделениями архива (в первую очередь с отделом обеспечения сохранности и архивохранилищами, в которых находятся на хранении дела подлежащие сканированию) и утверждаются директором архива (архивного учреждения).

При годовом планировании работ по оцифровке в показатели включаются следующие графы:

хранения, наименования документов;

количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствующих единицах хранения;

объем единиц хранения для фотодокументов – в листах/кадрах/ед.хр., для фоно-, кино- и видео-документов – в часах/минутах/секундах;

категория сложности документов (см. Приложение № 23);

хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя;

(Прим.: последние три пункта заполняются по факту выполнения работ).

Оцифровка проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи.

Допустимо ведение Перспективного плана и ежегодных Перечней фондов, подлежащих оцифровке, в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.

Работы по созданию электронного фонда пользования должны осуществляться специализированным подразделением архива.

Создание ЭФП планируется и организуется как самостоятельный вид работы.

Создание ЭФП не может рассматриваться в качестве дополнительного функционала сотрудников других подразделений.

В п. 2.6. – 2.8. описывается идеальная модель организации работ по созданию электронных копий.

Решение о создании специализированного структурного подразделения, на которое возложены функции по созданию электронных копий архивных документов, принимается руководством архивного учреждения, исходя из конкретных обстоятельств (наличия штатных единиц, сотрудников, оборудования, объемов работ и т.п.).

Возможно выполнение данного вида работ сотрудниками иных структурных подразделений архива, на которые возложен данный функционал. При этом желательно выделить в имеющемся структурном подразделении самостоятельное направление по созданию ЭФП, сотрудники которого не должны заниматься выполнением других видов работ (т.е. без совмещения).

Состав и функции специалистов в структурном подразделении архива, на которое возложен функционал по созданию ЭФП:

Методист Функционал: прием архивных документов на сканирование, ведение учета ЭФП (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3), контроль качества выполнения работ при передаче электронных копий на хранение, мониторинг вопросов повторного сканирования, сдача архивных документов в архивохранилища после сканирования, передача на хранение маркированных носителей с ЭФП.

Оператор сканирования Функционал: проведение операций сканирования, шифровка электронных копий;

Оператор записи внешний носителей Функционал: запись электронных копий на носители, маркировка носителей.

Учет использования рабочих копий, техническое обслуживание компьютерной техники, периодическое тестирование носителей информации с ЭФП (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3).

Специалист по графической обработке цифровых копий и подготовке копий второго и последующих поколений (при необходимости).

Осуществлением работ37, связанных с непосредственным созданием (оцифровкой, сканированием, учетом) электронных копий архивных документов, должны заниматься штатные сотрудники архива.

Квалификационные требования к сотрудникам, на которых возложены обязанности по созданию и учету электронных копий, изложены в Едином квалификационном справочнике (квалификационные требования к должностям «архивист»/ «хранитель фондов»/ «методист»/ «специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов»).

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 338н от 11 апреля 2012 г. «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов»

документов, должны пройти обучение (курсы повышения квалификации) по специальности «операторы сканирующих устройств».

Осуществлением работ по работе с цифровым контентом должны заниматься штатные сотрудники архива, имеющие высшее либо среднее профессиональное образование по специальности «Автоматизированные системы управления», «Программирование», «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем».

2.9. Создание электронных копий архивных документов силами подрядных Допускается создание ЭФП силами сторонних организаций на условиях аутсорсинга при обеспечении безопасности и полной сохранности подлинников.

исключительно на территории архива в специально оборудованном помещении при оформлении соответствующих документов, фиксирующих выдачу/возврат подлинников документов во временное пользование, и при постоянном контроле процесса оцифровки со стороны сотрудников архива.

При заключении договоров на условиях аутсорсинга с подрядными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных документов особо необходимо оговаривать ответственность подрядной организации за сохранность подлинников документов.

Создание электронных копий архивных документов должно производиться подрядными организациями с помощью оборудования, прошедшего тест-контроль в рамках методики и программного обеспечения, представленного в «Методических рекомендациях, программном обеспечении оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах» (см. п. 2.11) и в соответствии с техническими требованиями к созданию электронных копий архивных документов, содержащимися в п.п. 2.14. – 2.20, что также должно оговариваться в договорах.

Учитывая то, что комплексы профессионального оборудования для оцифровки и обработки графической информации являются весьма энергоемкими, при заключении договоров на условиях аутсорсинга с подрядными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных документов, рекомендуется особо оговаривать оплату 2.10. Примерный перечень оборудования и программного обеспечения, необходимого для создания электронных копий архивных документов, хранения ЭФП и управления Для проведения работ по созданию электронных копий документов, ЭФП и управлению цифровым контентом необходимо следующее компьютерное оборудование:

Сканирующее оборудование:

профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры;

цифровые фотоаппараты (матрица от 3,2 МРх);

Компьютерное оборудование:

Автоматизированное рабочее место оператора – графическая рабочая станция – РС–совместимая персональная ЭВМ для поддержки автоматизированных рабочих мест сканирования / индексирования / администрирования;

Монитор с диагональю не менее 19 дюймов;

устройства чтения и записи оптических дисков;

устройство для чтения карт памяти (картридер) – рекомендуется при работе с цифровым фотоаппаратом;

источник бесперебойного питания.

Серверное оборудование:

Сервер локальной сети / центральный компьютер для решения вопросов передачи информации (при проведении работы на нескольких сканирующих устройствах и использовании при этом выделенного сегмента локальной вычислительной сети архива);

источник бесперебойного питания Носители информации (модули памяти):

Файл-сервер для хранения ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3 (типа: HP DL180 G6) / система хранения данных/ электронная библиотека;

источник бесперебойного питания;

(специализированные CD-R, DVD-R, предназначенные для архивного хранения) – ЭФП-1, ЭФП-2.

Печатающее устройство:

лазерный ч/б принтер для печати сопровождающей документации, оформления носителей информации для сдачи на хранение и печати бумажных копий;

или многофункциональное устройство/ Программное обеспечение:

операционные системы Windows XP или выше;

фотоаппаратов, принтеров, подключенных к компьютерам;

цветопередачи и контрастность на экране монитора (например, Adobe Gamma или Atrise Lutcurve);

графические редакторы (например, Adobe Photoshop);

программа для просмотра и организации графических изображений (например, ACDSee);

драйверы PostScript для версий Windows;

операционные системы для серверов Windows Server 2005 и выше;

программа для записи информации на компакт-диск (например, Nero Burning Rom);

- система управления базами данных (СУБД) и/или оболочка базы данных (система) для учета электронных копий и управления цифровыми ресурсами;

приложение для преобразования PostScript-файлов в PDF-файлы Adobe Acrobat Distiller (при необходимости);

RAID - массив (англ. redundant array of independent disks — избыточный массив независимых жстких дисков) — массив из нескольких дисков, управляемых контроллером, взаимосвязанных скоростными каналами и воспринимаемых внешней системой как единое целое. В зависимости от типа используемого массива может обеспечивать различные степени отказоустойчивости и быстродействия.

Служит для повышения наджности хранения данных и/или для повышения скорости чтения/записи информации (RAID 0) Reader (при необходимости).

Все перечисленное оборудование должно быть смонтировано в единый аппаратно-программный комплекс создания и хранения электронных копий архивных документов.

Все перечисленное оборудование не может использоваться в иных целях.

Рабочие станции и сервера, используемые для создания и/или хранения ЭФП, не могут быть подключены в локально-вычислительные сети архивов.

Рабочие станции и сервера, используемые для создания и/или хранения ЭФП, не могут иметь выход в Интернет.

Основные требования к техническому оборудованию и программному Создание электронных копий архивных документов может производиться с помощью двух видов оцифровывающих устройств:

профессионального сканирующего оборудования – планетарных бесконтактных сканеров;

Выбор вида оборудования зависит от:

максимальных размеров документов (при помощи специализированных сканеров целесообразно проводить оцифровку документов форматов А2, A3, А4, А5 и меньшего формата, при помощи цифрового фотоаппарата и при отсутствии сканеров формата А1–А0 – документов форматом более A2);

финансовых возможностей архивного учреждения.

Использование планшетных офисных документных сканеров, разработанных для осуществления сканирования текущей офисной документации и не предназначенных для оцифровки архивных документов, требующей повышенного внимания к безопасности и сохранности подлинника, недопустимо. Использование подобного вред подлинникам39.

Основными критериями выбора моделей сканеров для созданий электронных копий архивных документов являются:

безопасность и сохранность подлинника в процессе сканирования;

последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображений;

другие технические характеристики оборудования.

Проблеме оптимального подбора сканирующего оборудования для осуществления оцифровки архивных документов (по критериям «цена – качество») посвящена научноисследовательская работа, выполненная в 2011 г. по заказу Федерального архивного агентства Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула). Отчет по теме «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов» в январе 2012 г. размещен на портале «Архивы России»40. На портале «Архивы России» размещен дистрибутив разработанной на основе многофакторного анализа компьютерной программы по подбору оборудования – MregForm41 и пошаговая инструкцию по ее применению.

В 2012 г. Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула) по заказу Росархива разработаны «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при Коханова И.О. Оцифровка и микрофильмирование как средства сохранения документов. // Вестник ХДАК. Вып. 29, 2010; Юмашева Ю.Ю. Создание электронных копий архивных документов:

проблемы и возможные решения. Нормативно-технические и технологические аспекты создания электронных копий документов. Материалы Проблемного семинара и круглого стола в рамках 18-ой Международной Конференции «Крым 2011». «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса». 4-12 июня 2011, г. Судак, Автономная республика Крым.

М., ЗаО «ДиМи-Центр», 2011.

Отчет по НИР «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов». [Электронный ресурс.] / Федеральное архивное агентство. Официальный сайт. Режим доступа к сайту: URL:

http://archives.ru/documents/recomendacii-vybor-scan-oborudovanija-2011.shtml/ 12.09.2012).

MregForm. [Электронный ресурс.] / Архивы России. Режим доступа к сайту: URL:

http://www.rusarchives.ru/8765sdjhg5680954365s/MprArc/MprArc.rar/ (дата обращения: 12.09.2012).

архивах»42, размещенное на портале «Архивы России».

Наиболее оптимальным решением в вопросе выбора сканирующего оборудования представляются:

Профессиональные книжные планетарные (бесконтактные) сканеры формата не менее А2, оснащенные лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями и книжной колыбелью для сканирования не расшиваемых цветных, черно-белых и полутоновых подлинников (книги, рисунки, ветхие материалы, атласы) архивных документов, поставляющееся в следующей комплектации:

книжная колыбель с автоматизированным прижимным стеклом для книг толщиной не менее 12,5 (специализированная колыбель – до 50) см;

программное обеспечение управления сканированием (поставляется в комплекте);

набор для калибровки сканера под заданные параметры (поставляется в комплекте в виде белого листа или специальных настроечных таблиц/тест-объектов;

при отсутствии – тест-объекты приобретаются отдельно) и обладающее техническими характеристиками:

Автоматизированный контроль качества процесса создания электронных копий является наиболее объективным методом оценки (Гаврилин А., Завалишин П. Современное состояние проблемы оценки качества сканирования бумажных документов. // Нормативно-технические и технологические аспекты создания электронных копий документов. Материалы Проблемного семинара и круглого стола в рамках 18-ой Международной Конференции «Крым 2011». «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса». 4 – 2 июня 2011, г. Судак, Автономная республика Крым. М., ЗаО «ДиМи-Центр», 2011). По состоянию на 01.10.2012 г. в мире имелись только две методики, использующие программные средства (специализированное ПО) для оценки качества изображений. Они разработаны и применяются в Библиотеке Конгресса США (ANSI/AIIM MS44- R1993 «Руководящие указания для контроля качества сканеров изображений») и в Королевской библиотеке Нидерландов – Национальная программа сохранения «бумажного» культурного наследия – проект Метаморфоза: Metamarfoze Preservation Imaging Guidelines. [Электронный ресурс.] / Metamorfoze.

Режим доступа к сайту: URL: www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze/files/bestanden/richtlijnen/ guidelinespijune07.pdf). (дата обращения: 12.09.2012).

Вместе с тем, существует и действует система стандартов на тест-объекты для сканирования черно-белых и цветных офисных документов (ISO 12653–1, ISO 29861), которые, не являясь программными средствами, позволяют оценить качество оцифровки современной документации, а при условии применения определенных математических моделей и процедур – качество процесса оцифровки, которое обеспечивает сканирующее оборудование. Совмещение тест-объектов и математической модели в рамках осуществления научно-практической работы, выполненной по заказу Федерального архивного агентства, позволило сотрудникам НИИ репрографии (г. Тула) разработать и апробировать отечественную методику контроля качества цифровых копий документов, полученных сканированием, а также разработать специализированное программное обеспечение (Клещарь С.Н. «Методика «Контроль качества цифровых копий документов, полученных их сканированием». Программа автоматизации основных процессов контроля качества процесса сканирования». [Электронный ресурс.] / ГПНТБ Режим доступа к сайту: URL: http://www.gpntb.ru/general/index.php?option=com_content&task =view&id=1695&Itemid=177). (дата обращения: 12.09.2012).

Максимальный угол раскрытия книги – 180 град;

Неподвижная относительно подлинника сканирующая система (голова), расположенная на стойке (планетарный тип конструкции);

Сканирующая система – Линейный сенсор / Фотоматрица (CCD–сенсор)43;

Система освещения должна обеспечивать сканирование с защитой от ультрафиолетового и инфракрасного излучения и должна быть построена на базе экономичных LED-технологий (не более 80 VA);

Система освещения располагаться ниже сканирующей головы для получения лучшего качества скана;

Разрешение оптическое не менее 400 dpi (все режимы сканирования), выходное не менее 600 dpi;

(желательна), регулируемое пространство для переплета книги;

Наличие прижимного стекла для подлинников;

Возможность работы как с прижимным стеклом, так и без прижимного стекла;

Функция ограничения области сканирования.

Режимы сканирования:

Не менее 36/24-бит в цветном изображении;

Не менее 8-бит в оттенках серого;

Не менее 1-бит для чрно-белого изображения;

Автоматическое определение формата сканирования;

Наличие лазерного луча центрирования подлинника (желательно) Отсутствие ультрафиолетового и инфракрасного излучений;

Отсутствие бликов при сканировании глянцевых подлинников;

Толщина книги не менее 120 мм Глубина фокуса не менее 120 мм Скорость сканирования: 400 ррi в цвете на формате 610мм х 458мм — не более 6–7 сек.

Интерфейс: USB2.0.

Формат выходного файла: все стандартные форматы изображений: несжатый и многостраничный TIFF, TIFF G4, JPEG, JP2, PDF, многостраничный PDF, BMP, PCS, PNG. Программное обеспечение с функциями:

Промежуточным вариантом между планетарным сканером и цифровой фотокамерой является сканирующее оборудование (сканер), основанное на применении цифровых фотокамер (встроенная фотоматрица).

автоматическая разбивка разворота на две страницы;

ручной выбор и разбивка страницы;

автоматическое исправление изгибов книги (желательно);

поворот изображения;

несколько фильтров;

изменение разрешения;

перевод из цветного формата в градации серого и в черно-белый;

сохранение в нескольких форматах;

отправка на печать.

Выбор цифровых фотокамер (фотоаппаратов) определяется размером матрицы и финансовыми возможностями архива.

На сегодняшний день цифровые фотокамеры представляют собой самый безопасный для подлинников архивных документов способ создания электронных копий документов. Однако их использование также имеет свои ограничения и недостатки, главным из которых является проблемы соблюдения светового режима.

Допустимо комбинирование различного оборудования для решения задач оцифровки документов разного формата.

Технические характеристики компьютерного оборудования:

Системный блок:

Минимальные требования:

CPU с количеством ядер не менее 2 и тактовой частотой не менее 2,8 ГГЦ;

Память тип DDR3, объем не менее 2 Гб, HDD не менее 500 Гб SATA;

Видеокарта не менее 512 МБ, частота GPU Мгц не менее 700, тип GDDR5, Gigabit Ethernet, Multi-DVD.

Оптимальные требования (при поточном режиме оцифровки):

Чипсет — Intel, CPU с количеством ядер не менее 2,объем не менее 6Мб и частотой работы не менее 3,2 ГГц;

Память тип DDR3, объем не менее 8 Гб, с возможностью расширения до 32Гб, HDD не менее 1000 Гб SATA;

Дискретная видеокарта с объемом памяти не ниже 1Гб и пропускной способностью памяти не ниже 25,6 Гб/сек;

Предустановленное производителем ПО для защиты и безопасного удаления информации.

Монитор:

диагональ не менее 19 дюймов, тип подсветки – LED, яркость монитора не менее 250кд/см2, контрастность не менее 1000:1, динамическая контрастность не менее 3,000,000:1, углы обзора не менее 170 градусов по горизонтали и 160 по вертикали.

Технические требования к серверному оборудованию, системам хранения электронного контента и печатающим устройствам определяются, исходя из реальных объемов имеющегося цифрового контента, перспектив его наращивания и нужд в осуществлении распечатки электронных копий.

2.12. Основные требования к технологическим44 помещениям подразделения по созданию электронных копий архивных документов и рабочим местам сотрудников Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Желательна ориентация оконных проемов на север или северо-восток. Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми жалюзи или занавесками, позволяющими полностью закрывать (при необходимости) оконные проемы.

Рабочие места для создания электронных копий оборудуют специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами (стульями), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения документа должна быть 300—500 лк, освещенность поверхности экрана – не более 300 лк. Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и стола сканирования. Допустимо при использовании профессионального сканирующего оборудования, оснащенного собственными лампами, полное выключение освещения в процессе оцифровки.

Технологические помещения - помещения, где проводятся все производственные процессы создания электронных копий архивных документов 6 кв. м, расстояние между рабочими столами с видеомониторами должно быть не менее 1,2 м45.

Экран монитора должен находиться от глаз пользователя не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Помещение должно быть хорошо вентилируемым. Вентиляционные отверстия на оборудовании не должны быть перекрыты.

Не допускается размещение вблизи оборудования комнатных растений.

Помещение должно быть оборудовано сейфом или закрывающимся шкафом для хранения архивных документов, принятых на оцифровку.

Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны сдаваться под охрану.

2.13. Подготовка и передача документов на оцифровку Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий фонда пользования осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ46.

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий включает в себя:

уточнение в листах заверителях.

При подготовке дел проверяется физическое состояние документов: выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и укрепления основы. В случае необходимости привлекаются специалисты по обеспечению сохранности архивных документов и специалисты по оцифровке документов для проведения консультаций с целью недопущения возможности повреждения дел при сканировании.

Сан ПиН 2.2.2/2.4. 1340-03. Гигиенические требования к персональным электронновычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003.

«Правила организации хранения, комплектования и учета …», 2007, п.2.11.10 – 2.11.11.

быть расшиты только в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело.

Принятие решения о расшивке дела может быть мотивировано:

А) обеспечением сохранности документов (дело туго сшито и при его раскрытии на 180 градусов и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов);

Б) невозможностью представить на электронной копии всю информацию документа, т.к. часть информации «уходит» в корешок.

Решение о расшивке документов принимается только в случае наличия в архиве условий по переплету после сканирования расшитых для оцифровки дел.

По окончании работы дело в обязательном порядке переплетается заново.

Передача документов на оцифровку в специализированное подразделение осуществляется сотрудниками архива, ответственными за создание электронного фонда пользования, и оформляется Заказом (требованием)47 на изготовление электронных копий (Примерная форма Заказа (требования) – Приложение № 4), оформленным в соответствии с последовательностью сканирования фондов, зафиксированной в Перечне фондов, предназначенных для оцифровки.

В Заказе (требовании) на изготовление копий отмечается:

Основание для оцифровки (в случае выполнения плановых работ – ссылка на позицию в Ежегодном Перечне фондов, предназначенных для оцифровки; в случае выполнения заказа в иных целях – указание №, даты и названия документа, на основании которого производятся работы, целей выполнения работ, реквизитов заказчика).

Учетные шифры (номер фонда, номер описи, номер ед.хр., номера листов (оборотов – если необходимо).

Количество листов/оборотов листов, предназначенных для оцифровки.

Разрешение, формат, носитель (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Примечание (указание на особые требования по сохранности, необходимость применения специализированных методов оцифровки, возможность использования прижимного стекла и/или графической обработки (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива)).

В практике работы архивов передача архивных документов внутри архива оформляется Требованием (см. «Правила организации хранения, комплектования и учета…, п. 2.11.10.2).

Дата выполнения заказа;

Дата получения заказа (для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива);

Дата возвращения подлинников в хранилище;

Шифр и место хранения электронной мастер-копии (на встроенном носителе и внешних носителя);

Шифр и место хранения электронной рабочей копии (на внешнем носителе);

Шифр и место хранения копии второго поколения (при необходимости – для заказов, выполняющихся не в рамках программы оцифровки архива).

Заказ (требование) на изготовление электронных копий ФП архивных документов подписывается директором или заместителем директора (главным хранителем фондов).

Бланк заказа составляется в необходимом количестве, но не менее чем в 2-х экземплярах. Один экземпляр хранится в централизованном учте в делах фондов, другой – в отделе обеспечения сохранности документов или в структурном подразделении, в котором осуществляется централизованное хранение электронного фонда пользования архива. Бланк заказа регистрируется в Журнале учета заказов на создание электронных копий документов (Приложение № 5). Журнал ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Журнал оформляется по правилам оформления учетной документации архива, т.е.

его листы прошиваются, пронумеровываются; их количество указывается в листезаверителе48. Графы в журнале и записи ведутся в разворот. Допустимо ведение Журнала учета заказов в электронном виде.

Исполнители несут персональную ответственность за сохранность подлинников архивных документов в течение всего времени работы с ними.

Во избежание повторного сканирования одних и тех же документов (рескана) сотрудники, заполняющие заказы и ведущие журнал, обязаны перед передачейприемом документов на сканирование убедиться в том, что документы прежде не проходили процедуру оцифровки.

В случае если документ уже оцифрован, все работы по выполнению заказа производятся с его рабочей электронной копией.

См. Приложение № 3 к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

2.14. Оцифровка (сканирование) документов. Общие подходы и требования Решение о способе цифровой обработки (сканирование или цифровая съемка) принимает зав. структурным подразделением, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Независимо от целей, задач, требований заказов и т.п. архивный документ оцифровывается однократно.

В результате процесса оцифровки создается электронная мастер-копия документа.

Требования по созданию мастер-копии:

Требования общего характера:

1. Единицы хранения, отдельные архивные документы оцифровываются в полном объеме, включая обложки, шмуцтитулы, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.п.

2. Допустимо не оцифровывать «пустые» (незаполненные символьной (текстом), графической и иной информацией, непронумерованные) листы (страницы), входящие в состав единицы хранения (документа), при обязательной оцифровке листа-заверителя и специальной отметке в сопроводительной документации50 (в описании электронной копии) о том, какие именно и по какой причине листы (страницы) не оцифровывались51.

3. Неразброшюрованные дела оцифровываются в разворот, отдельные документы – полистно (включая оборотную сторону).

Результаты современных исследований свидетельствуют о том, что даже однократное сканирование документа сокращает его «жизнь» на срок от 25 до 50 лет в зависимости от носителя информации и применяемого сканирующего устройства (см.: Кащеев А.А. Воздействие сканирующего оборудования на бумажные первоисточники: мифы и реальность. Материалы Проблемного семинара «Создание качественного цифрового документа – проблемы и решения» в рамках 19-ой Международной Конференции «Крым 2012». «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса». 2–9 июня 2012, г. Судак, Автономная республика Крым), что опровергает выводы, сделанные «Рекомендациях по оценке состояния документов государственных архивов при проведении работ по хранению, использованию, специальной обработке документов с учетом их свойств, потенциальной долговечности и специфики дефектов» / Привалов В.Ф., ВНИИДАД, М., 2009.

В том числе в программе учета и описания электронных копий.

Данное положение не относится к листам с филигранями и другими особенностями.

когда формат листов (в высоту) превышает размер сканирующего стола, и дела необходимо располагать на столе горизонтально.

5. В случае если в составе дела находятся документы разных размеров, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы с тем, чтобы следующий документ бОльшего размера не предъявлялся на изображении.

6. Нежелательна пофрагментная оцифровка большеформатных подлинников с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображения. Для оцифровки большеформатных документов рекомендуется использовать специализированные сканеры формата А1-А0 или цифровой фотоаппарат.

7. В случае если архивный документ представляет собой трехмерный объект (например, книжное/альбомное издание, свиток, рулон и т.п.), кроме оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц с помощью сканера, необходимо также создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности (книжный корешок, три обреза книги, застежки и т.п.).

8. В случае если документ хранится в сложенном виде, кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом виде, необходимо также оцифровать его во всех вариантах сложения в случае, если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность (например, надписи на внешних сторонах писем–треугольников периода Великой Отечественной войны).

9. В случае если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, книгу, выполненную азбукой Брайля, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и т.п. и/или иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование производится с использованием специального оборудования. Если подобное оборудование отсутствует, то особенности документа подробно описываются в сопроводительной документации, в том числе в программе учета и описания электронных копий.

10. Если архивный документ имеет историческую упаковку (конверт, папку, обложку, кофр и т.п.) в обязательном порядке необходимо создать электронную копию данной упаковки, применив при необходимости цифровой фотоаппарат.

расположено несколько архивных документов (фотографий), демонтаж которых невозможен, создается электронная копия страницы в целом, а затем с помощью специальных установок сканирующего оборудования – каждого документа (фотографии) в отдельности.

12. В случае изменения внешнего вида подлинника архивного документа (например, в результате реставрации), документ оцифровывается повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменяется на новую и отправляется в архив.

13. При оцифровке желательно располагать на поверхности сканера две линейки, демонстрирующие физические размеры документа.

14. При оцифровке документа (единицы хранения) необходимо следить, чтобы граница области сканирования отстояла на 0,5 – 1 см от края документа с тем, чтобы на изображении были видны его края.

15. Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае если:

толщина дела превышает глубину книжной колыбели;

дело сшито таким образом, что при его раскрытии на 180 градусов у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда документам;

при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг.

Технические требования к созданию мастер-копии с помощью сканирующего оборудования:

Ежедневно работа по созданию электронных копий должна начинаться с:

проведения регламентной настройки сканирующего оборудования с помощью набора для калибровки сканера (калибровочных таблиц);

проведения калибровки монитора компьютера.

«Методическими рекомендациями, программным обеспечением оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».

Все три вида настройки должны проводиться после каждого (любого) отключения оборудования.

Журнале создания электронных копий или Протоколе проведения регламентной настройки. (Приложение № 6).

Проведение процедуры настройки сканера не исключает использования в процессе оцифровки (создания мастер-копии архивных документов на бумажной основе) специальных тест-объектов (цветной и серой шкал, технических мир52), предназначенных для осуществления последующего контроля цветности, контрастности и четкости электронного изображения в процессе его хранения. Шкалы размещаются рядом с подлинником и обязательно должны попасть в область сканирования. В этом случае электронная мастер-копия обязательно должна содержать в себе изображения подлинника архивного документа и тест-объектов.

Однако, учитывая то, что стоимость тест-объектов и технических мир достаточно высока, при проведении оцифровки архивных документов можно ограничиться проведением трех видов настройки оборудования, описанных выше.

В целях исключения повторной оцифровки документов создание мастер-копии производится с максимально возможными техническими параметрами:

Разрешение не менее 300 dpi – для оцифровки документов формата А4 и более;

Разрешение не менее 600 dpi – для оцифровка документов формата менее А4;

Цветной режим True color.

Подробнее см. Таблицу № 1.

При сканировании документов, имеющих тонкие линии, мелкие детали, фотодокументов, для гарантии воспроизведения чертежей, карт, а также документов в плохом физическом состоянии разрешение должно быть не менее 600 dpi.

ISO 12653-2:2000. Обработка изображений электронная. Тест-объект для черно-белого сканирования офисных документов; ISO 29861:2009. Прикладные системы управления документами.

Контроль качества сканирования цветных учрежденческих документов.

Основные параметры процесса создания электронных копий архивных документов Бумага (пергамен) менее А4 Не менее Не менее Обязательно При необходимости Обязательно По возможности тонкая/калька варианта электронной мастер-копии: в цветном режиме и в режиме «оттенки серого».

При этом в зависимости от возможностей сканирующего оборудования, возможны следующие способы решения проблемы:

А) однократное сканирование документа в случае, если сканирующее оборудование имеет программное обеспечение, позволяющее осуществлять перевод изображения из цветного формата в формат градации серого и в черно-белый, а также дает возможность сохранять изображение в нескольких экземплярах.