«МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ КОПИРОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И УПРАВЛЕНИЮ ПОЛУЧЕННЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ МАССИВОМ Москва, 2012 -2Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и ...»

Б) допустимо повторное сканирование документа в режиме «оттенки серого» в случае, если сканирующее оборудование не имеет программного обеспечения, позволяющего преобразовывать полученное цветное изображение в изображение в режиме «оттенки серого»53.

Каждое отдельное изображение (обложка, разворот, страница, оборотная сторона и т.п.) оцифрованного документа является отдельным файлом, который автоматически нумеруется по порядку во встроенной в сканирующее оборудование программе оцифровки (в проекте).

Эти файлы, созданные в результате сканирования и представленные в программе оцифровки (в проекте), являются исходными мастер-копиями, максимально качественными в силу отсутствия внешних воздействий (копирования, обновления, репликации, эмуляции, миграции, графической обработки, преобразования в иной формат и т.п.). Однако хранение исходных мастер-копий в проекте возможно только ограниченный период времени, поэтому созданные файлы транслируются из программы сканирования в графический редактор, после чего БЕЗ проведения какихлибо процедур обработки (кроме переименования файлов54) записываются на встроенные носители информации (сервер, систему хранения данных, электронную библиотеку). Эти первично сохраненные и записанные файлы являются мастеркопиями.

Преобразование цветной мастер-копии при помощи графических редакторов (например, с помощью опции Gray Scale в Adobe PhotoShop) в «серую» гамму не дает искомого результата по повышению читабельности документа, поэтому, его проведение нецелесообразно.

В идеале при первичном освидетельствовании файлов мастер-копий в графическом редакторе (Adobe Photoshop) необходимо для каждого полученного файла строить и сохранять гистрограмму в режиме RGB (Levels), являющуюся уникальным идентификатором («портретом») изображения. Эта процедура особенно важна для особо ценных, уникальных документов, имеющих красочные детали, а также для документов до начала XIX в.

Сохраненные гистограммы должны хранится в составе цифровой информации мастер-копии, записанной на встроенные носители, а также иметь отдельное описание в структуре метаданных, описывающих электронную мастер-копию.

Мастер-копии должны сохраняться:

в виде отдельных файлов;

в формате *bmp55. Учитывая, что файлы, сохраненные в данном формате, являются слишком объемными, наиболее оптимальным форматом хранения мастеркопий является формат *tiff56 без компрессии57.

Во избежание утраты цифровой информации на встроенных носителях информации допустима однократная репликация полученных файлов на внешние носители информации – компакт или оптические диски (CD-R, DVD-R)58.

BMP (от англ. Bitmap Picture) — формат хранения растровых изображений, основанный на принципе «простой матрицы» и использовании всей цветовой палитры без агрегирования (усреднения) оттенков цвета (повышенная точность передачи цвета (16 бит на канал), реализована в версии 48 бит ( байт).

В самой распространенной версии - 24 бита (3 байта, в режиме RGB — TrueColor) на каждый из трх каналов (Red, Green, Blue) отводится по 1 байту (256 возможных значений – оттенков одного цвета), общее количество цветов равно 16777216.

Версия 32 бита (4 байта) практически аналогична TrueColor, четвртый байт обычно не используется, или в нм располагается альфа-канал (прозрачность).

Формат разработан компанией Microsoft.

Описание формата BMP. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к ресурсу: URL:

http://jenyay.net/Programming/Bmp/ (дата обращения: 12.09.2012).

Спецификация: Bitmaps. [Электронный ресурс.] / MSDN. Режим доступа к ресурсу: URL:

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd183377(v=vs.85)/ (дата обращения: 12.09.2012).

TIFF (англ. Tagged Image File Format) — формат хранения растровых графических изображений с большой глубиной цвета.

Спецификация: [Электронный ресурс.] / Adobe Partners. Режим доступа к ресурсу: URL:

http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf/ (дата обращения: 12.09.2012).

Формат *tiff является на сегодняшний день оптимальным с точки зрения качества сохранения визуальной (растровой) информации – он широко используется в полиграфии высокого качества.

Оцифровка в цветном режиме с разрешением не ниже 300 dpi и последующим сохранением (без компрессии) в формате *tiff – лучший вариант создания электронного изображения, предназначенного как для длительного хранения, так и для дальнейшего использования, включая варианты преобразований файла.

В марте 2012 г. цифровой архив Университета Флориды (США) опубликовал результаты многолетних исследованиях – список «Рекомендованных цифровых форматов, предназначенных для долгосрочного хранения цифровой информации» («Recommended Data Formats for Preservation Purposes…» [Электронный ресурс.] / State University Library Services/ Florida Virtual Campus. Режим доступа к ресурсу: URL: http://fclaweb.fcla.edu/uploads/recFormats.pdf/ (дата обращения: 12.09.2012).).

Список составлен для разновидовой цифровой информации. В нем проведено ранжирование наиболее известных форматов с точки зрения их надежности и долговечности. Так, для типа информации «растровое изображение» (электронное изображение, электронная мастер-копия):

высокой надежностью обладают форматы: TIFF (без компрессии) и PNG (*.png);

средней надежностью: BMP (*.bmp), JPEG/JFIF (*.jpg), JPEG2000 (преимущественно без потерь или без компрессии) (*.jp2), TIFF (с компрессией), GIF (*.gif);

низкой надежностью: MrSID (*.sid), TIFF (в формате Planar), FlashPix (*.fpx), PhotoShop (*.psd), все остальные графические форматы, предназначенные для работы с растровой графикой и не перечисленные выше.

С целью повышения надежности хранения электронных мастер-копий допустимо также создание еще одной копии (репликация) и ее хранение на стримерах или магнитных лентах.

возможность последующей дозаписи информации на данный носитель.

Обязательным является хранение каждого компакт или оптического диска в индивидуальной первичной упаковке (желательно в виде жесткой коробки).

Удаление созданных в результате сканирования и представленных в программе оцифровки (в проекте) файлов из памяти сканирующего устройства и рабочего компьютера до записи полученных файлов на встроенные носители информации и последующей репликации на внешние носители информации категорически не допустимо!

Технические требования к созданию электронных мастер-копий с помощью цифрового фотоаппарата принципиально не отличаются от требований к созданию мастер-копий с помощью сканеров.

Тем не менее, стоит особо подчеркнуть, что цифровая фотосъемка должна производиться с максимально возможным разрешением фотокамеры (не менее DPI), в цветном режиме (исключения описаны выше) и с использованием тестобъектов.

Для представления реальных физических размеров подлинника документа рядом с ним в обязательном порядке необходимо размещать линейки.

При оцифровке документов с использованием цифрового фотоаппарата заголовки изображениям даются автоматически. После переноса кадров с карты памяти на жесткий диск компьютера необходимо в графическом редакторе привести заголовки оцифрованных документов в соответствие с номерами листов подлинника.

При этом недопустима какая-либо иная графическая обработка изображений.

Удаление созданных в результате цифровой фотофиксации и представленных на карте памяти фотоаппарата изображений до записи полученных файлов на встроенные носители информации и последующей репликации на внешние носители информации категорически не допустимо!

В настоящее время не существует разработанных и апробированных методик автоматизированного контроля качества создаваемых электронных копий, поэтому ниже:

электронными копиями;

сверка соответствия количества электронных файлов количеству листов, проверка последовательности листов;

проверка наличия электронных копий оборотов листов документов;

анализ качества изображения на экране монитора с разрешением 1280х1024 точек, в том числе – цветопередача, резкость, контрастность;

проверка читаемости документа при 200% масштабировании;

анализ качества распечатки выбранных графических образов, созданной на принтере с разрешением 600 dpi.

Контроль качества электронных копий должен производиться неоднократно на разных этапах создания ЭФП-1:

на этапе создания мастер-копии в процессе оцифровки;

после трансляции из программы сканирования в графический редактор перед переименованием (маркировкой) файла и его записью на встроенные носители информации;

после записи на встроенный носитель информации;

после репликации файлов на внешние носители информации59 – компакт или оптические диски (CD-R, DVD-R).

Результаты каждого этапа контроля качества электронных копий должны документироваться и отражаться в протоколе (акте) контроля (Приложение №7, 8, 10). В случае выявления брака электронной копии на любом из этапов, информация о нем вносится в протокол (акт) соответствующего этапа, который сверяется с протоколом (актом) контроля предыдущего этапа и является основанием для осуществления повторной процедуры работы с электронной мастер-копией.

Возможно осуществлять контроль качества электронных копий с помощью:

программной верификации данных и подсчетом контрольной суммы CRC60;

Контроль качества электронных копий на данном этапе совмещен с контролем технического состояния носителя информации.

Циклический избыточный код (cyclic redundancy check или CRC) - хэш-функция, используемая для обнаружения неожидаемых изменений в необработанных компьютером данных.

В этом случае в Протоколах (актах проверки) делается специальная отметка о том, какое программное средство использовалось и каковы результаты оценки качества электронной копии, осуществленной с помощью данного программного продукта.

Контроль качества электронных копий должен проводиться по каждому файлу.

Выборочная методика контроля допустима в исключительных случаях на однотипных (массовых) источниках.

Каждый файл электронной мастер-копии должен иметь уникальное имя шифрмаркировку. Разработка и внедрение унифицированной маркировки электронных копий имеет целью:

Однозначную идентификацию электронной копии;

Возможность соотнесения мастер-копии с подлинником архивного документа;

оцифрованного дела в структуре каталога в порядке возрастания номеров листов с целью облегчения их полистного просмотра.

Основной принцип, который должен соблюдаться при маркировании электронных копий, – включение в структуру имени файла всех элементов архивного шифра документа62. Ниже приводится пример маркирования электронной копии архивного документа (система архивных шифров XX–XXI вв.).

Если архивные шифры документов построены по иной схеме (что характерно для учетной документации XIX – начала XX вв.), для маркирования электронных копий должна быть разработана и внедрена система, полностью воспроизводящая данную схему.

Применяется в программах архивирования (например, в WinRAR) или при переносе (перезаписи) данных с одного носителя на другой.

SilverFast Ai - профессиональное программное обеспечение для сканирования и обработки изображений, которое поддерживает свыше 240 сканеров и цифровых камер, оснащено встроенным денситометром - программой для измерения степени затемнения (оптической плотности) фотографических материалов.

Раздел III «Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве».

архивного документа, разделяемые знаком «_» (подчеркивания), которые включают в себя аббревиатуру названия архива63 (или индекс архива в автоматизированной системе), номер фонда, номер описи, номер единицы хранения (дела), номер листа, шифр лицевой стороны или оборота (1 – лицевая сторона; 2 – оборотная сторона), режим сканирования (цв – для цветного; с – для оттенков серого), расширение (формат) хранения.

В качестве дополнений к этой схеме в маркировке также могут присутствовать:

Буквенный индекс фонда64, характеризующий, к какому периоду истории относятся данные документы (например, «Р» – советский период) – ставится перед номером фонда;

Литера к номеру описи – ставится после номера описи.

Пример: 01_Р272_3а_964_8_1_цв.TIFF 01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ) Р – буквенный индекс фонда а – литера к номеру описи 964 – номер единицы хранения (дела) 1 – шифр лицевой стороны или оборота цв – режим сканирования В случае если файл представляет собой изображение листов единицы хранения, оцифрованных в разворот, имя файла будет выглядеть следующим образом:

Пример: 01_Р272_3а_964_8_2_9_1_цв.TIFF 01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ) Р – буквенный индекс фонда 964 – номер единицы хранения (дела) 1 – шифр лицевой стороны цв – режим сканирования Согласно п. 3.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации…»

Согласно п. 3.5. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации…».

Количество и порядок разрядов в имени файла электронной копии, разделенных подчеркиванием («_»), может меняться в зависимости от реально существующей маркировки подлинника.

организация хранения) предлагается следующая схема маркирования:

Пример: 01_фото_3а_964_8_1_цв.TIFF, где 01 – индекс архива (или аббревиатура названия архива – например, ГАРФ) Фото – название коллекции;

а – литера к номеру описи 964 – номер единицы хранения (дела) 8 – номер документа 1 (2) – шифр лицевой стороны (оборота) цв – режим сканирования Принцип маркирования должен быть унифицирован для всего массива оцифрованных документов.

Процедура маркирования файлов электронных копий с указанием всех сигнатур осуществляется в ручном режиме, что тормозит процесс создания электронных копий, но позволяет в случае необходимости организовать отдельное от электронных систем учета хранение электронных массивов графических образов.

Файлы гистрограмм (при необходимости) маркируются также, но в позиции «режим сканирования» ставится обозначение «гр».

2.17. Структура каталогов на встроенных носителях информации Организация хранения электронных мастер-копий на встроенных носителях информации (сервер, система хранения данных, электронная библиотека, RAIDмассив) должна соответствовать принципам иерархического учета и описания архивных документов и состоять из набора вложенных папок:

Электронные мастер-копии необходимо хранить на сервере/ системе хранения данных/ в электронной библиотеке с обязательной формированием RAID-массивов, применяемых с целью предотвращения утраты информации и повышения наджности хранения данных.

Структура хранения цифровой информации на RAID-массиве должна полностью совпадать с основным хранением на сервере/ в системе хранения / в электронной библиотеке.

В этом случае обе электронные мастер-копии (на сервере в системе хранения / в электронной библиотеке и на RAID-массиве) носят статус неприкосновенных, доступ к которым максимально ограничен.

Репликация мастер-копий на сервер и RAID-массив оформляется Актом.

(Приложение № 11).

2.19. Запись электронных мастер-копий на внешние носители информации По окончании создания электронных мастер-копий и размещении их в соответствующем разделе каталога на встроенном носителе и в RAID-массиве, необходимо произвести репликацию электронных мастер копий66 на внешние носители информации, которые будут являться контрольным экземпляром мастер-копии и должны храниться в другом подразделении архива (отделе обеспечения сохранности документов).

Электронные копии на компакт или оптические диски реплицируется, исключая возможность последующей дозаписи информации на эти электронные носители.

Процесс репликации актируется. (Приложение № 11-а.).

Одновременно на основе актов ведется Журнал репликации электронных копий (мастер-копий) (Приложении № 12).

Запись электронных мастер-копий на внешние носители возможна в режиме эмуляции, т.е.

копирования фрагмента структуры каталогов и содержимого папок (электронных файлов мастер-копий) со встроенных носителей информации.

Для обеспечения возможности активного пользования созданными электронными копиями необходимо изготовить рабочий экземпляр электронных копий для создания копий второго и последующего поколений.

Для этого производится повторная репликация электронных копий на другой комплект внешних носителей информации, подтвержденная составлением акта (Приложение № 11-а. Форма совпадает с формой Акта репликации электронных мастер-копий на внешний носитель).

Одновременно на основе актов ведется Журнал репликации электронных рабочих копий (Форма журнала совпадает с формой Журнала репликации электронных мастеркопий Приложении № 12).

Рабочие экземпляры электронных копий делаются с мастер-копий, выполненных с максимальным разрешением и сохраненных в формате *tiff.

Электронные копии на компакт или оптические диски реплицируется, исключая возможность последующей дозаписи информации на эти электронные носители.

Основные рекомендации по параметрам создания рабочих копии (ЭФП-2) представлены в Таблице № 2.

Основные параметры процесса создания рабочих электронных копий архивных документов середины XIX в.

потребуется ее замена, то создание новой рабочей копии (повторная репликация) возможно только:

1) в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий архивных документов;

Заказа (требования) на репликацию (повторное создание) рабочей копии с приложением Акта технического состояния внешнего носителя (рабочей копии) с указанием возникших проблем (причин ее замены) (Приложение № 13);

(Приложение № 14)67;

При этом создаются новый Акт на репликацию, делается новая отметка в Журнале регистрации репликаций электронных рабочих копий. В старой записи делается отметка об уничтожении (проставляется ссылка на № и дату Акта об уничтожении внешнего носителя информации).

Созданной новой рабочей копии присваивается маркировка уничтоженной копии (см. п. 2.22. Поле «дата создания копии» заполняется актуализированной информацией).

В Журнале регистрации дисков рабочих копии (ЭФП-2) (См. п. 2.24, Приложение № 17) в поле «Примечание» записи о первой рабочей копии делается отметка об Акте технического состояния копии и Акте ее уничтожения. Вновь созданная вторая рабочая копия проходит повторную регистрацию (п.2.24)68.

Копирование рабочих копий или создание с них копий второго и последующего поколений в других подразделениях архива и без соблюдения описанной процедуры недопустимо.

Внешний носитель с записанными на него рабочими копиями остается в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий архивных документов для использования и создания производных копий.

Для полного уничтожения внешнего носителя (диска) с рабочими электронными копиями диск необходимо согнуть или переломить.

В Журнале учета репликации электронных рабочих копий (Приложение № 12) делается соответствующая отметка о замене носителя.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007, чтобы обеспечить аутентичность, достоверность и целостность документов (в том числе и электронных копий любого порядка), необходимо внедрить и документально зафиксировать процедуры контроля над созданием, полнотой и неизменностью, получением, передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания). Из данного определения следует, что обеспечение данных характеристик электронных копий возможно только в результате разработки, внедрения и использования системы учета и управления цифровым сопровождены и связаны «с метаданными, отражающими операции, совершаемые с ними в процессе деловой деятельности», и неукоснительного соблюдения соответствующих регламентов управления цифровыми ресурсами.

Для каждого внешнего носителя информации создается свой информационный вкладыш. На вкладышах к внешним носителям информации (CD-R, DVD-R)69, на которые произведена репликация электронных мастер-копий и рабочих копий, должны быть указаны:

название архива;

порядковый номер диска (носителя информации) – присваивается в валовом порядке;

даты оцифровки;

дата записи диска;

количество файлов;

объем файлов (Мб) (с уточнением: общий, свободный, занятый – при необходимости);

Согласно Рекомендациям по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов). (Подготовлены РГАНТД в рамках выполнения Государственного контракта № 79 от 12 июля 2011 г.) наиболее устойчивыми оптическими дисками являются диски, предназначенные для долгосрочного хранения информации, например: «Archive Gold CD-R» и «Archive Gold DVD-R», с торговой маркой MAM-A и идентификационным кодом производителя Mitsui.

а также полный перечень имен файлов, записанных на данный носитель.

ГА РФ, диск №1; 22.07.2012. 523 ф-ла, 3,83 Гб, ЭФП-1 – подлинник; Ф.Р-499, оп.1, д.1- Маркировка внешних носителей рабочих копий производится тем же способом, а в позиции «тип диска» пишется «тип диска (электронные копии – рабочая копия (дубликат))».

Форма вкладыша – Приложение № 15.

После записи оптических дисков необходимо произвести их тестирование и контроль качества (читабельности):

визуальный контроль ведется одновременно с записью диска и фиксируется в Журнале технического состояния и диагностики внешних носителей (Приложение № 16).

проверка на сбои при считывании с помощью утилиты «Scan Disc»

проверка читабельности информации, записанной на носителе с помощью программных и технических средств; оценка физического состояния сохранности носителя.

Результат контроля оформляется актом. (Приложение № 13, п.1.1.) регламентных работ не реже 1 раза в год для всех имеющихся внешний (дисковых) носителей информации.

Каждый внешний носитель информации должен быть зарегистрирован в Журналах регистрации внешних носителей информации:

Согласно ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники. Основные положения»: «Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником».

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) рабочих копии (ЭФП-2).

Журнал регистрации внешних носителей (дисков) с копиями второго и последующих поколений (ЭФП-3).

(Формы всех трех журналов незначительно отличаются друг от друга.

Приложение № 17) Регистрация производится сотрудником структурного подразделения, на которое возложен функционал создания электронных копий по завершении записи каждого нового диска.

Журналы должны быть прошиты, листы пронумерованы, их (листов) количество отражено в листе-заверителе или заверительной записи в конце журнала. Журналы ведутся в разворот.

Записанные внешние носители с электронными мастер-копиями архивных документов передаются в отдел обеспечения сохранности документов или подразделение архива, на которое возложен функционал по хранению фонда пользования архива, по акту приема-передачи мастер-копий на хранение (Приложение № 18), составленному в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий.

Прием внешних носителей осуществляется в одном экземпляре единиц хранения – контрольном, на котором записаны электронные мастер-копии.

При приеме электронных копий сотрудником отдела обеспечения сохранности документов или подразделения архива, на которое возложен функционал по хранению фонда пользования архива, составляется научно-справочный аппарат (опись (Приложение № 19), удостоверяющий лист к описи, карточкам электронных носителей) и другая сопроводительная информация, проверяется комплектность изготовления электронных копий, визуально-техническое состояние.

Внешние носители с электронными рабочими копиями хранятся в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий, и используются для изготовления копий различного назначения.

осуществляется в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий, на основании Заявки (требования) на изготовление электронной копии с рабочей копии, записанной на внешний носитель (Приложение № 4).

создания электронных копий второго и последующих поколений На основе анализа целей создания и использования электронных копий второго и последующего поколений, эти копии можно разделить на:

А. Копии для использования в компьютеризированных читальных залах:

в автоматизированных системах для читальных залов;

для предоставления читателям на оптических дисках Б. Копии для представления в сети Интернет В. Копии для обеспечения доступа к архивным документам в соответствии с положениями пп.№ 1.171 Статьи 24 «Доступ к архивным документам» Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.

Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ) Г. Копии, предоставляемые в рамках выполнения заказов пользователей.

Д. Копии, создаваемые для формирования страхового фонда на микроносителях.

Основные рекомендуемые технические параметры для каждого из четырех видов электронных копий второго и последующих поколений приведены в Таблице.

«1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов»

Основные параметры электронных копий второго и последующих поколений различного назначения XIX в.

А. Копии для использования в компьютеризированных читальных залах Технические параметры, параметры контроля:

в зависимости от условий целесообразно создавать:

с максимальным разрешением в 300 dpi, в двух режимах (цветном и оттенках серого – при необходимости) и представлять отдельными файлами страниц (разворотов) в формате *jpg72, организованными в соответствии с архивным расположением документов, представленным в структуре каталога;

с разрешением не более 150–200 dpi в формате электронной книги PDF73 (или многостраничный *tiff74).

Электронные копии в формате *jpg создаются в графическом редакторе Adobe PhotoShop, маркируются и размещаются в структуре каталогов на внешних носителях аналогично описанному в п.2.16, 2.17.

JPEG (англ. Joint Photographic Experts Group, по названию организации-разработчика - URL:

http://www.jpeg.org/, URL: http://www.martinreddy.net/gfx/2d/JPEG.txt) — один из популярных графических форматов, применяемый для хранения фотоизображений и подобных им изображений.

Несмотря на свое широкое распространение, данный формат имеет очевидные недостатки, которые можно игнорировать при представлении информации, к примеру, в Интернет, но которые весьма существенны при формировании фонда пользования (особенно для требовательных исследователей).

Например, сохраненное в формате *jpg при максимально возможном качестве (в Adobe PhotoShop – 10) и без компрессии изображение в случае восстановления не будет в точности совпадать с исходным изображением, формируемым при сканировании.

Portable Document Format (PDF) — кроссплатформенный формат электронных документов, созданный фирмой Adobe Systems с использованием ряда возможностей языка PostScript. Предназначен для представления в электронном виде полиграфической продукции. Одно из его основных преимуществ – универсальность: PDF широко распространен для представления многостраничных документов, он сохраняет их «первоначальный вид», обладает другими достоинствами. К недостаткам формата можно отнести сравнительно скромные возможности по представлению многоцветных документов (растровой графики) и необходимость использования специализированного программного обеспечения (Adobe Reader) для воспроизведения на экране монитора.

PDF с 1 июля 2008 г. является открытым стандартом ISO 32000. Спецификация: URL:

http://www.adobe.com/devnet/pdf/pdf_reference.html.

Формат PDF включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов. В этом формате распространяется большое количество сопутствующей документации.

Многостраничный *tiff (мульти-Tiff) – версия известного формата TIFF для хранения и представления многостраничных файлов. Создается специальным программным обеспечением - MultiPage TIFF Editor (http://www.yukudr.com/multipageimage/index-ru.php), многочисленными бесплатными программами, входит к комплект форматов многих графических редакторов. Для открытия.tiff-файлов необходимо использовать программы для просмотра многостраничных документов (например, Evince (http://projects.gnome.org/evince/), или функцию листания в стандартной программе просмотра изображений Windows, т.к. программы для просмотра изображений покажут только первую страницу многостраничного TIFFа.

преобразования Post Script-файлов в PDF-файлы Adobe Acrobat Distiller. Работы по формированию электронной книги производятся только в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий архивных документов.

Электронная книга составляется последовательно из образов оцифрованных листов/ оборотов подлинника согласно нумерации листов документа. Маркировка полученного файла производится аналогично описанной в п. 2.16. Однако в позиции «лист» указывается диапазон листов, представленных в электронной книге (например:

1–130).

Полученная в результате преобразований электронная книга проверяется полистно и сверяется с подлинником. Также контролируется также качество всех электронных копий, включенных в нее. Результаты контроля оформляются Актом создания электронной книги. (Приложение № 20), который оформляется до передачи электронной книги, записанной на внешний носитель, в читальный зал для использования.

Применение графических редакторов, ретушь, повышение контрастности и нежелательны. Если подобная графическая обработка электронных копий все же была проведена, все ее этапы и содержание должны быть отражены в описании представленной электронной копии, размещенном либо на вкладыше к носителю информации, либо в примечаниях к описанию документа, находящихся в автоматизированных системах читального зала.

Репликация на внешние носители, интеграция в автоматизированные программы:

Запись на внешние носители электронных копий для читального зала производится только в структурном подразделении, на которое возложен функционал создания электронных копий. Количество и вид внешних носителей (CD-R, DVD-R) с идентичным содержанием определяется сотрудниками читального зала и указывается в бланке Заказа (требования) (Приложение № 4).

Использование методик графической обработки информации, описанных, например, в монографии Харитонова А.Г. «Восстановление угасающих текстов и изобразительных архивных документов» (М., 2006), или иных способов ретуши, возможно только в отношении копий второго и последующего поколений, создаваемых по заказам, в которых специально оговаривается необходимость осуществления подобной работы.

сотрудникам читального зала по Акту приема-передачи (Приложение № 21).

Порядок их использования в читальном зале определяется правилами работы читального зала.

Для хранения оптических дисков в служебных помещениях читального зала должны быть обеспечены условия в соответствии с требованиями, изложенными в главе II «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

Интеграция электронных копий в автоматизированную систему читального зала производится с внешних носителей, на которые записаны электронные копии для читального зала. Результат интеграции копий оформляется Актом приемапередачи электронных копий на хранение. (Приложение № 21) автоматизированных системах определяются функциональностью используемого программного обеспечения.

Б. Копии для представления в сети интернет Созданию электронных копий в этих целях посвящены «Рекомендации по созданию интернет-выставок архивных документов», разработанные в 2012 г. РГАНТД по заказу Федерального архивного агентства.

В рамках настоящий Методических рекомендаций необходимо еще раз обратить внимание на то, что рекомендуемым разрешением для электронных копий архивных документов, представляемых в сети Интернет, является «72 dpi.

Оптимальный размер одного файла – до 100 кб;

– для сохранения изображений следует использовать формат JPG (JPEG)76 с максимально возможной степенью сжатия…. В большинстве случаев приемлемо 60% сжатие;

Для представления электронных копий архивных документов в Интернет возможно также использовать пирамидальный формат *jpeg (ISO/IEC 10918-1:1994/Cor.1: Информационные технологии. Цифровое уплотнение и кодирование неподвижных изображений с непрерывным спектром тонов).

«прозрачными» областями, с повышенными требованиями к четкости деталей, а также графиков, схем и пр. рекомендуется использовать формат GIF77.»

К данным рекомендациям можно добавить, что для многостраничных файлов может быть использован также формат сжатия *pdf.

размещенную в сети Интернет, «водяным знаком» (watermark) с изображением логотипа или названия (аббревиатуры названия) архива, созданным с помощью специализированного программного обеспечения (к примеру: Watermark Master 78, Easy Watermark Creator 3.079 и т.п.).

Размещение электронной копии в сети Интернет в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации является формой публикации архивного документа.

В этом случае, по действующим «Правилам издания исторических документов в СССР» в сопроводительных материалах (описанию) к каждому из публикуемых документов (электронной копии № поколения) должно быть указано, какие работы по его графической обработке (ретушированию) проводились, что и как корректировалось, должны быть указаны фамилия и инициалы специалиста, проводившего графическую обработку электронной копии81.

GIF (Graphics Interchange Format — формат для обмена изображениями) — популярный формат графических изображений. Способен хранить сжатые данные без потери качества в формате не более 256 цветов.

Watermark Master. [Электронный ресурс.] / IZONE.ru. Режим доступа к ресурсу: URL:

http://www.izone.ru/multimedia/utilities/watermark-master.htm (дата обращения 1 октября 2012 г.) Easy Watermark Creator. [Электронный ресурс.] / Image Tools.ru. Режим доступа к ресурсу: URL: http://www.imagetools.ru/products/watermark/. (дата обращения 1 октября 2012 г.) Правила издания исторических документов в СССР/ 2-е издание, переработанное и дополненное. М., 1990. [Главное архивное управление при СМ СССР], п.150: «Устранение неисправностей изображения кинофотодокументов. Для улучшения качества изображения кинофотодокументов в полиграфии применяется ретуширование различными механическими и кинофотодокументов решается с учетом целей и задач издания и характера публикуемых документов. Так, в научных изданиях публикация кинокадров и фотоснимков должна полностью сохранять все имеющиеся внешние особенности носителя (трещины, царапины, пятна и др.), необходимые для восприятия и анализа документов». См. также п. 232.

В соответствии с действующим законодательством по авторскому праву любая не регламентированная и не стандартизованная графическая обработка электронной копии может рассматриваться как ее творческая переработка, а результат такого вмешательства - объектом авторского права сотрудника, который проводил графическую обработку.

с положениями пп.№ 1.182 Статьи 24 «Доступ к архивным документам»

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ) В таблице определены технические характеристики для создания данных копий.

В связи с тем, что одним из атрибутов электронного документа является электронная цифровая подпись, рекомендуется для предоставления электронных копий архивных документов в виде электронного документа использовать формат *pdf/a83, позволяющий интегрировать ЭЦП.

Следует особо отметить, что практического опыта предоставления электронных копий архивных документов в форме электронных документов на сегодняшний день не имеется. Поэтому данные рекомендации следует использовать с известной долей осторожности.

Г. Копии, предоставляемые в рамках выполнения заказов пользователей Технические параметры создания и предоставления электронных копий архивных документов в Таблице отсутствуют, т.к. во многом определяются содержанием заказов пользователей.

Тем не менее, эти параметры не могут превышать параметры, описанные для создания электронных мастер-копий, чтобы не приводить к повторной оцифровке подлинников. Поэтому, целесообразно, чтобы максимальные параметры электронной копии, предоставляемой в рамках выполнения заказа, не превышали размер разрешения, с которым создана электронная мастер-копия.

формат сжатия *tiff без компрессии.

предоставляемых в рамках выполнения заказов, должны быть зафиксированы в утвержденном дирекцией архива Прейскуранте и доводиться до сведения заказчиков.

«1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов»

PDF/A (англ. Portable Document Format / A) — cтандарт ISO 19005-1:2005 (опубликован октября 2005 г.) для долгосрочного архивного хранения электронных документов. Описание возможностей формата: PDF Association. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к ресурсу: URL:

http://www.pdfa.org/competence-centers/pdfa-competence-center/. (дата обращения 1 октября 2012 г.) № 4) необходимо обязательно указывать, с какой целью создается электронная копия, ту же информацию необходимо вносить в систему учета электронных копий.

Если электронная копия архивного документа предназначается к публикации, то в форму Договора на выполнение услуги по подготовке электронной копии необходимо внести пункт, обязывающий автора предоставить библиотеке архива экземпляр издания с осуществленной публикацией.

Передача Заказчику выполненной по его заказу электронной копии, записанной на внешний носитель, осуществляется по Акту (Приложение № 22).

микроносителях Технические параметры создания электронных копий архивных документов технологическими требованиями COM-систем.

2.28. Нормы выработки при оцифровке архивных документов Нормы выработки84 при оцифровке архивных документов устанавливаются эмпирическим (опытным) путем или путем самофотографирования и зависят от возможностей оцифровывающего оборудования, опыта сотрудников, занимающихся оцифровкой и характеристик подлинника85 и других условий.

В качестве опорного документа для разработки норм выработки при оцифровке архивных документов можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы ВНИИДАД, 1995.

Правовая и методическая основа нормативов (норм времени и норм выработки) отражена в следующих правовых документах: Трудовой кодекс Российской Федерации, раздел 6 «Оплата и нормирование труда», глава 22 «Нормирование труда», ст. 160 «Нормы труда», ст. 161 «Разработка и утверждение типовых норм труда», ст. 162 «Введение, замена и пересмотр норм Труда», ст. «Обеспечение нормальных условий работы для выполнения норм выработки»; Положение об организации нормирования труда в учреждениях Государственной архивной службы СССР (утверждено приказом Главного архивного управления при СМ СССР от 4 сентября 1989 г. № 57).

Нормы устанавливается в зависимости от характеристик подлинника: размер, тональность и т.п. Необходимо также учитывать категории сложности подлинника (определение категории сложности производится в соответствии с документом «Нормы времени и выработки на услуги и работы, выполняемые лабораториями...», ВНИИДАД, 2009 г. Приложение № 23) (выемкой дел, оформлением передачи, регистрацией, переименованием, записью на носители и т.п.).

В Таблице приводятся максимальные и минимальные значения количества файлов электронных копий, на которые можно ориентироваться при разработке собственных нормативов.

Необходимо обратить внимание на то, что приведенные объемы значительно специализирующихся на оцифровке архивных документов, что объясняется бОльшим вниманием к качеству получаемых электронных копий.

Все виды бумажных носителей.

оборудование планетарный фотокамера Нормы создания электронных копий архивных документов86 в зависимости от категорий Нормы установлены на рабочий день продолжительностью 8 часов.

Продолжительность непрерывной работы специалистов с компьютерной техникой не Расчет произведен на основное время 5 часов 42 мин. (в соответствии с нормами охраны труда предусмотрено шесть технических перерывов по 10 мин. и 30 мин. на личные потребности) не менее 10 минут.

В качестве примера разработанных норм в Приложении № 24 приведен хронометраж работ, выполненный в Государственном архиве Красноярского края.

2.29. – 2.30. Возврат подлинников документов в хранение.

Отметки об оцифровке в описях подлинников документов По возвращении подлинников документов в хранение, в описях фондов (описях и номерниках ОЦ документов, Книгах учета и описания фотодокументов) в графе «Примечание» напротив заголовка оцифрованной для ЭФП единицы хранения, проставляется штамп «ЭФП» и маркировка внешнего носителя мастер-копии. Если оцифрованы все дела, включенные в опись, то штамп «ЭФП» достаточно проставить только на титульном листе и обложке описи, указав маркировку всех носителей мастер-копий.

Сведения о создании копий ЭФП вносятся в раздел 6 Листа учта и описания уникального документа с указанием даты копирования и вида носителя копии.

3. Учет электронных копий фонда пользования (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3) 3.1. Общие принципы учета электронных копий фонда пользования Учет электронных копий является одной из самых важных задач и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом учета и использования электронных копий архивных документов, утвержденным в установленным порядке.

Централизованный государственный учет мастер-копий электронного фонда пользования (ЭФП) на электронных носителях осуществляется согласно п.3.2., 3.7.12.Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации…» специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника.

Электронный учет рабочих копий и копий второго и последующего поколений Сан ПиН 2.2.2/2.4. 1340-03. Гигиенические требования к персональным электронновычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003.

создания электронных копий, либо, в случае передачи всех копий ЭФП в подразделение, в котором осуществляется хранение фонда пользования архива, руководителем данного подразделения, а также в читальных залах и отделе использования.

Электронные копии ЭФП учитываются по единицам учта и единицам хранения.

За единицу хранения электронных копий ЭФП принимается носитель информации (компакт/оптический диск).

За единицу учета электронных копий ЭФП – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, записанный на одном или нескольких носителях.

мегабайтах (Мб).

Архивным шифром единицы хранения цифровых копий является номер единицы хранения по соответствующей книге учета копий (п.3.2.) с добавлением индекса «ЭФП». Например: № 1/ЭФП-1. Архивный шифр проставляется на вкладыше компакт-диска черными чернилами. В случае если вкладыш создается в компьютерной программе (например, Word, Excel) с последующей распечаткой, то рекомендуется выделять архивный шифр, набирая его значительно более крупным размером шрифта и выделяя начертание (жирный, полужирный).

3.2. Ведение учета электронных копий в традиционной форме Учет в традиционной форме электронных копий ЭФП (мастер-копий/рабочих копий) ведется по трем книгам:

Книге учета поступлений электронных мастер-копий ЭФП документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-1 (ведется по месту хранения мастер-копий) (Приложение № 25).

Книге учета электронных мастер-копий ЭФП документов на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1, хранящихся на сервере) (ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий) (Приложение № 26).

Книге учета поступлений электронных рабочих копий ЭФП документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-2) (ведется в ЭФП) (Форма совпадает с формой Книги учета… – Приложение № 25).

В Книги учета поступлений копий ЭФП-1 и ЭФП-2 записываются в валовом порядке, независимо от фондовой принадлежности документов заносится каждая единица хранения и единица учета ЭФП. Записи делаются на основании:

актов приема-передачи копий на хранение (для ЭФП-1) и актов репликации рабочей копии (для ЭФП-2) В графе «Примечание» указывается комплектность единиц хранения ЭФП.

На 1 января каждого года составляется итоговая запись о количестве поступивших за год мастер-копий и рабочих копий ЭФП.

Учет использования рабочих копий ведется в Журнале учета использования рабочих копий на основании Заявок (требований) на создание копии. (Форма Журнала Приложение № 27).

3.4. Автоматизированный учет электронных копий. Общие положения.

Учет электронных копий целесообразно вести также в автоматизированных системах учета89, что в значительной степени облегчает процессы документационного управления. В случае отсутствия в архивном учреждении автоматизированных систем учета ведение учета в традиционной форме (в виде Книг поступлений) является обязательным. При наличии автоматизированной системы учета электронных копий решение вопроса о продолжении ведения учета в традиционной форме принимается дирекцией архивного учреждения.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007, специализированное программное обеспечение, предназначенное для учета и управления электронными копиями архивных документов, должно обеспечить их аутентичность, достоверность и целостность.

Специализированное программное обеспечение, предназначенное для учета и управления электронными копиями архивных документов (медиа-ресурсами), к Общие требования к учетным базам данных – см. п.3.6. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

DAM-систем (Digital Asset Management).

DAM – это системы управления медиа-контентом, которые реализуют все стандартные возможности систем управления документами (Document Management), оптимизированы для хранения и обработки медиа-документов (включая метаданные к ним, сохранение версий, протоколы создания версий и т.п.), предназначены для решения вопросов управления интеллектуальной собственностью, контроля доступа, распространения и передачи медиа-содержимого, поиска и доставки информации, поддержания различных медиаформатов. Системы ориентированы на эффективное хранение больших объемов информации.

В настоящий момент на рынке представлен достаточно широкий выбор предложений DAM-систем, но большинство из них весьма дороги и лишь частично могут обеспечить решение задач автоматизированного учета электронных копий, созданных в архивах.

Из российских разработок можно упомянуть: систему подготовки цифрового контента (разработчик компания «АС»); Прикладной программный комплекс LMA Retriever eRoom, структурированного хранения, быстрого поиска и просмотра электронного контента (в том числе электронных копий документов, книг, карточек и т.п., а также файлов различных форматов, в том числе аудио/видео/фото-файлов) (разработчик ЗАО Лаборатория Модульной Автоматизации). Этот же функционал отчасти реализован в программном обеспечении компании «Архивные информационные технологии»

(г. Пермь) – «Фотокаталог» и «Web-архив», а также в разработках других компаний.

Учитывая актуальность задачи учета и управления медиа-ресурсами, Федеральное архивное агентство планирует в ближайшее время разработку и внедрение самостоятельного программного модуля в рамках Единой информационно-справочной системы по учету документов Архивного фонда. Модуль будет интегрирован с Программным комплексом «Архивный фонд».

Все вышесказанное не исключает создания и внедрения на местах простейших систем (баз данных), предназначенных для учета и управления электронными ресурсами90.

Общие требования к учетным базам данных – см. п.3.6. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»

Программное обеспечение (система) по учету и управлению цифровым контентом должно быть интегрировано с программных комплексом «Архивный фонд» на уровне «Документ», или с тем программным обеспечением, которое используется в целях осуществления автоматизированного учета документов Архивного фонда.

Программное обеспечение (система) должно обеспечивать:

возможность создания и хранения метаданных (описания) для каждой электронной копий независимо от целей ее создания (мастер-копия, рабочая копия, копия второго и последующего поколений);

возможность обеспечения аутентичности, достоверности и целостности каждой электронной копии;

возможность хранения файлов любых (в данном случае – растровых) форматов;

возможность просмотра электронных копий без использования внешних приложений;

возможность хранения и учета всех типов и версий электронных копий;

копирование, преобразование, графическая обработка, использование и т.п.) для каждой электронной копии;

документации, возникшего (возникающего) по поводу каждой электронной копии, и формирования на основе хранящихся в программном обеспечении информации выходных форм учетной документации;

электронных копии;

возможность учета использования электронных копий;

возможность контроля изменений любых объектов, в том числе появления новых электронных копий и/или оснований для их создания, и оповещения заинтересованных пользователей (в том числе – в части постановке задач);

(например, объединение диапазона отсканированных страниц в один документ заданного типа) возможность осуществления настраиваемого гибкого поиска электронных копий и данных о них (включая атрибутивный и полнотекстовый поиск);

возможность создания выборок и фильтрации электронных копий по многостраничные документы, ширина и высота изображения, глубина цвета, разрешение сканирования, размер файла и т.п.);

возможность работы как в сетевом, так и однопользовательском режиме;

возможность управления правами доступа пользователей к хранящимся в программном обеспечении данным (включая возможность полной/частичной блокировки отдельных элементов и функций ПО на определенное время, или для определенных групп пользователей);

возможность масштабирования с целью расширений возможностей по хранению больших объемов данных.

3.6. Описание (метаданные) и учет использования электронных копий различного назначения в программном обеспечении по учету и управлению цифровым контентом Каждая электронная копия архивного документа независимо от типа копии и ее назначения в структуре программного обеспечения должна быть описана набором метаданных.

Метаданные – это структурированная информация об электронном ресурсе любого типа (в данном случае – электронной копии архивного документа), которая используется для идентификации электронной копии, ее описания, учета, управления ее жизненным циклом, включая использование и предоставление доступа к ней.

Известны различные классификации метаданных. Например: административные – управление и администрирование ресурсов (приобретение, права, место хранения и т.п.); описательные – описание или идентификация ресурсов (каталожные записи);

метаданные для сохранения – управление процессами сохранения информации (состояние, миграция данных); технические – описание параметров функционирования системы (форматы, пароли, водяные знаки); метаданные, относящиеся к относящаяся к нему)91.

Таким образом, наборы метаданных для каждого типа электронных копий, которые должны быть представлены в программном обеспечении по учету и управлению цифровым контентом, должны включать в себя:

Для электронной мастер-копии:

Информация, характеризующая подлинник архивного документа, с которого сделана электронная копия;

Информация о том, с какого носителя делалась электронная копия (с подлинника, с копии на микроносителе и т.п.);

Основание для создания электронной мастер-копии;

Технические метаданные92, описывающие процесс оцифровки (дату, время создания мастер-копии, тип оборудования, название модели оборудования, серийный номер, фамилию оператора, протоколы тестирования оборудования, протоколы оценки качества электронной копии (на этапе создания мастер-копии в процессе оцифровки; после трансляции из программы сканирования в графический редактор; после записи на встроенный носитель информации; после репликации файлов на внешние носители информации);

Маркировка электронной мастер-копии;

Гиперссылка на размещение мастер копии на встроенных носителях;

Информация о репликациях мастер-копии;

Информация о маркировке и учетных данных внешних носителей мастеркопии;

Информация о передаче внешнего носителя на хранение;

Сигнатуры места хранения внешнего носителя;

Anne J. Gilliland-Swetland, Setting the stage, in: Baca, M. (ed.), Introduction to Metadata: Pathways to Digital Information, 3rd rev. Getty Information Institute. 2008. [Электронный ресурс.] / The Getty Research Institute. Режим доступа к ресурсу: URL: http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/ intrometadata/setting.html (дата обращения 1 октября 2012 г.) Наиболее известным стандартом метаданных, предназначенных для описания электронных копий «неподвижных» изображений является стандарт, разработанный в Библиотеке Конгресса США:

Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images (ANSI/NISO Z39.87-2006) (URL:

http://www.niso.org/kst/reports/standards?step=2&gid=None&project_key=b897b0cf3e2ee526252d9f830207b cc9f3b6c2c).

kfile_download?id%3Austring%3Aiso-8859-1=Z39-87-2006.pdf&pt=RkGKiXzW643YeUaYUqZ1BFwDhIG4RJbcZBWg8uE4vWdpZsJDs4RjLz0t90_d5_ymGsj_IKVaGZww13HuDlSn6cvwjex0ejiIKSaTYlErPbfamndQ a6zkS6rLL3oIr.

электронных копий в процессе хранения.

Для электронной рабочей копии:

Информация о том, с какой электронной мастер-копии делалась рабочая электронная копия и ссылка на размещение мастер-копии на встроенном носителе и на внешнем носителе;

Основание для создания электронной рабочей копии;

Технические метаданные, описывающие процесс создания рабочей копии (дата, оборудования, серийный номер, фамилию оператора, проводившего репликацию, протоколы оценки качества электронной рабочей копии (на этапе репликации файлов на внешние носители информации);

Маркировка электронной рабочей копии;

Информация о репликациях рабочей копии;

Информация о маркировке и учетных данных внешних носителей рабочей-копии;

Сигнатуры места хранения внешнего носителя рабочей копии;

Информация о проверке физического состояния внешнего носителя и электронных копий в процессе хранения и использования;

Информация о перезаписях (репликациях) внешних носителей рабочей копии;

Основание для перезаписи (репликации) внешних носителей рабочей копии;

Информация об уничтожении внешних носителей рабочей копии.

Для электронной копии второго и последующего поколений:

Информация о назначении электронной копии;

Информация о том, с какой электронной рабочей копии делалась электронная копия, и ссылка на размещение рабочей электронной копии на внешнем носителе;

Основание для создания электронной копии;

имеются);

Технические метаданные, описывающие процесс создания копии (дата, время создания рабочей копии, тип оборудования, название модели оборудования, серийный номер, фамилию оператора, проводившего создание, используемый графический редактор, виды и содержание графической обработки электронной копии;

протоколы оценки качества созданной копии);

Информация о маркировке, виде и учетных данных внешних носителей копии;

Информация о передаче внешнего носителя с электронной копией в соответствующее подразделение архива.

Каждый набор метаданных должен быть реализован в виде «карточки» копии конкретного вида. В программном обеспечении должна быть реализована возможность модификации структуры имеющихся «карточек», а также их автоматизированного создания и полуавтоматизированного (в части технических метаданных) заполнения информацией со сканирующих устройств, из файловой системы, из программного комплекса «Архивный фонд», программ оценки качества сканирующего оборудования, а также графических редакторов и прикладных программ иного назначения.

3.7. Учет использования электронных копий второго и последующего поколений Учет использования электронных копий второго и последующего поколений после передачи электронных копий в подразделения архива производится в данных подразделениях.

Порядок учета использования электронных копий на оптических дисках, переданных в читальный зал, определяется Регламентом работы читального зала и фиксируется в Журналах выдачи оптических дисков.

Учет использования (обращения) к электронным копиям, интегрированным в автоматизированные системы читального зала, должен быть обеспечен функционалом этих систем.

интернет, осуществляется средствами web-приложений.

Учет использования (предоставления) электронных копий для обеспечения доступа к архивным документам в соответствии с положениями пп.№ 1.193 Статьи «Доступ к архивным документам» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и копиям, предоставляемые в рамках выполнения заказов пользователей, должен осуществляться в отделах использования в соответствии с регламентами оказания услуг по копированию архивных документов.

Учет использования копий, создаваемых для формирования страхового фонда на микроносителях, должен осуществляться в отделах, осуществляющих микрофильмирование.

3.8. Доступ к электронным копиям различного назначения Доступ к электронным копиям различного назначения должен быть строго регламентирован в специальном документе, обсужденном на дирекции архива и утвержденном директором архивного учреждения в установленном порядке.

Доступ к электронным мастер-копиям, записанным на встроенные носители, имеют только сотрудники структурного подразделения, на которое возложен функционал по созданию электронных копий.

Доступ к электронным мастер-копиям, записанным на внешние носители (контрольный экземпляр), имеют только главный хранитель фондов и руководитель структурного подразделения, где они хранятся.

Доступ к электронным рабочим копиям имеют только сотрудники структурного подразделения, на которое возложен функционал по созданию или хранению электронных копий.

Доступ к электронным копиям второго и последующего поколений имеют сотрудники структурного подразделения, на которое возложен функционал по созданию или хранению электронных копий, сотрудники и пользователи читального «1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов»

производственной необходимостью).

Использование программного обеспечения по учету и управлению цифровым контентом, иных информационных систем, в которые интегрированы электронные копии архивных документов, наличие и активное использование в архиве локальной вычислительной сети с доступом в Интернет, требуют разработки и внедрения Регламента Информационной безопасности архива, основные положения которого должны базироваться на положениях Федерального Закона № 149-ФЗ «Об информации, Федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ, от 21.07. № 252-ФЗ, от 28.07.2012 № 139-ФЗ) и других правовых и нормативно-методических актах в области информационных технологий, действующих на территории Российской Федерации.

В соответствии с теорией хранения цифровой информации необходимо осуществлять хранение электронных мастер-копий и рабочих копий не менее чем в двух экземплярах каждый, записанных на различные носители94 информации, которые хранятся на физическом удалении друг от друга.

Рекомендованные комбинации носителей информации для хранения электронных копий различного назначения:

См. также: Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (Тестирование выборочного массива документов федеральных архивов) / М.И. Пилипчук, А.Н. Балакирев, Л.В. Дмитриева, Г.З. Залаев. – М.: РГАНТД, 2011. [Электронный ресурс.] /Архивы России. Режим доступа к ресурсу: URL: http://archives.ru/documents/rekomendacii-poobespecheniju-sohrannosti-informaci-na-diskah.shtml (дата обращения 1.10.2012) жесткие диски/CD-R; Съемные жесткие диски/DVD-R, Сервер/DVD-R/магнитная лента, Сервер/DVD-R/Система хранения данных (СХД).

При использовании сервера обязательным является формирование RAIDмассивов.

Учитывая, что экземпляр внешнего носителя с записанными электронными мастер-копиями (контрольный экземпляр) должен храниться, как правило, в отделе обеспечения сохранности документов, в рекомендуемые комбинации носителей информации для хранения электронных мастер-копий обязательно должны включаться CD-R или DVD-R диски (компакт или оптические диски с однократной записью информации).

В случае если в архиве отсутствуют сервера, возможно осуществлять хранение электронных мастер-копий на CD-R/DVD-R дисках, записанных в нескольких (не менее чем в 2-х) экземплярах.

Категорически не допустимо хранить электронные мастер-копии архивных документов на жестких дисках компьютеров, особенно, если компьютеры включены в локальную сеть архива и/или имеют доступ к сети Интернет.

Электронные рабочие копии: CD-R или DVD-R.

В целях обеспечения интенсивной работы допустимо хранить электронные рабочие копии записанными также на сервер и/или съемные жесткие диски.

Электронные копии второго и последующих поколений: CD-R или DVD-R.

4.2. Хранение цифровой информации на встроенных носителях – цифровые Эталонная модель системы хранения цифровой информации (цифрового архива) разработана Международной организацией по стандартизации – International Standardization Organization (ISO) в стандарте 14721:2003 – Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)96. Данный стандарт определяет эталонную модель открытой информационной системы, предназначенной для долгосрочного хранения Под термином «сервер» в данном пункте подразумеваются также системы хранения информации и электронные библиотеки.

Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Blue Book, Январь 2002.

информации, как е цифровую, так и физическую структуру.

Логическая схема эталонной модели системы хранения цифровой информации включает полный диапазон архивных функций сохранения информации, включая подготовку информации к хранению, осуществление описания информации, собственно хранение, управление информацией, управление доступом и распространение. Она также описывает миграцию цифровой информации на новые носители и форматы, модели данных используемые для представления информации, роль программного обеспечения в сохранении информации, а также обмен цифровой информацией между ее владельцами.

Безусловно, данная модель является на сегодняшний день наиболее оптимальным средством организации хранения, использования и управления хранением и использованием цифровых ресурсов.

Однако ее реализация требует значительных затрат, наличия оборудования, специалистов, разработанной нормативно-правовой и технологической базы, что в настоящий момент отсутствует в большинстве архивных учреждений.

Внедрение цифровых архивов, тем не менее, является стратегической целью, поскольку без них наращивание объемов электронной информации и обеспечение качественного управления ею невозможно.

4.3. Обеспечение сохранности электронных копий, записанных на внешние Внешние носители информации (компакт и оптические диски) необходимо хранить в индивидуальных защитных коробках – первичных средствах хранения – в негерметичных футлярах.

В футлярах диски размещаются рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра.

Все надписи, этикетки, маркировка и пр. информация, позволяющая идентифицировать носитель и его содержание, распечатываются на принтере и наклеиваются на защитную коробку-футляр.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов.

носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки.

При размещении футляров и коробок с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

Хранение внешних носителей информации должно быть организовано в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Хранение ЭФП должно осуществляться в специально отведенном для этого помещении. Постоянное хранение ЭФП должно осуществляться в темноте. Оптические диски не должны подвергаться воздействию прямых солнечных лучей.

Хранение ЭФП осуществляется при t +8 – +18 С и относительной влажности воздуха 45–65 %.

При очистке и ручной обработке электронные носители разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.

При проведении уборки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на электронные носители.

При использовании документов на внешних электронных носителях (дисках), их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы.

4.4. Организация контроля наличия и технического состояния носителей Проверка наличия и физического состояния внешних носителей производится не реже 1 раза в год.

Контрольная проверка (на считывание) должна проводиться после каждого перемещения электронного носителя, включая его выдачу во временное пользование (в читальный зал).

Содержание контроля:

проверка фактического наличия единицы хранения электронных копий, проверка их соответствия данным учетных документов, Техническая проверка электронных носителей включает проверку читабельности информации с помощью программных и технических средств, записанной на носителе и оценку качества образов документа на мониторе.

Заключительную оценку качества отдельных изображений целесообразно проводить с использованием принтера с высоким разрешением.

По итогам проверки наличия и технического состояния электронных носителей составляется Акт проверки наличия и физического состояния электронных копий и Акт технической проверки электронных носителей (Приложения № 13).

Акт технических проверок составляется на каждую единицу хранения (электронный носитель).

Акты технических проверок электронных носителей составляются в 2-х экземплярах.

Мероприятия, реализуемые в рамках контроля наличия и технического состояния носителей, относятся к проблеме информационной безопасности. Все процедуры и документация должны быть подробно описаны в Регламенте информационной безопасности, или в специально разработанном Регламенте проведения контроля состояния информационных ресурсов и носителей информации.

Перечень регламентов, инструкций, правил по созданию электронных копий документов, разработанных, утвержденных и применяемых в государственных архивах субъектов Российской Федерации Краевое государственное учреждение «Государственный Архив Алтайского края»:

Регламент информационной безопасности краевого государственного учреждения «Государственный Архив Алтайского края».

Государственный архив Брянской области:

Памятка по оцифровке документов и созданию фонда пользования на документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, Брянск, 2008.

Методическое пособие по оцифровке документов, Брянск, 2009.

Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» (ГКУВО «ГАВО»):

Методические рекомендации по созданию электронных копий фонда пользования и передаче их на государственное хранение для организаций - источников комплектования ГКУВО «ГАВО», 2012.

Краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Красноярского края»:

Порядок работы по созданию страхового фонда и электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации, переданных на постоянное хранение в краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Красноярского края», 2011.

Нормы времени и выработки на работы по микрофильмированию документов в архивном агентстве Администрации Красноярского края, 2011.

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Мурманской области»:

Порядок работы ГОУ ГАМО по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов на бумажной основе, утвержденный в 2008 г.

Данный порядок будет переработан с учетом замечаний НИИ репрографии (г. Тула) Порядок создания, хранения и учета копий электронного фонда пользования. Планируется к разработке.

Государственный архив Нижнего Новгорода:

Инструкция по организации парольной защиты автоматизированной системы.

Бюджетное учреждение Орловской области «Государственный архив Орловской области»:

Методические рекомендации по созданию фонда пользования уникальных и особо ценных документов ГАОО на электронных носителях. Орл, 2005.

Государственное учреждение «Центральный государственный архив Республики Дагестан» (Управление Правительства Республики Дагестан по делам архивов):

копий документов (на бумажной основе) CD-R-носителях в ЦГА РД.

Государственный архив Республики Марий Эл:

Инструкция по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива Республики Марий Эл на электронных носителях, Йошкар-Ола, 2006.

Государственное учреждение «Государственный архив аудиовизуальной документации Республики Марий Эл»:

Инструкция по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива Республики Марий Эл на электронных носителях, Йошкар-Ола, 2006.

Технологическая карта по созданию цифровых копий аудиовизуальных документов 17.05.2005.

Государственное учреждение «Государственный архив Ростовской области»:

Временный порядок по созданию, учету, использованию электронного фонда пользования ГУ ГАРО. Ростов-на-Дону, 2009.

Государственный архив Свердловской области:

Временный порядок создания фонда пользования на уникальные, особо ценные, наиболее используемые документы Архивного фонда Российской Федерации на бумажной основе, относящиеся к собственности Свердловской области, 2009.

Рекомендации по обеспечению сохранности, контролю наличия и технического состояния, учету фонда пользования на компакт-дисках в архивных учреждениях Свердловской области. Каменск-Уральский, 2011.

Государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив Удмуртской республики»:

Порядок работы по созданию электронных копий архивных документов на бумажном носителе в ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» со списком фондов, подлежащих оцифровке.

Памятка по созданию электронных копий описей дел в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. Ижевск, 2006.

Порядок создания и организации страхового фонда документов на бумажной основе и фотодокументов Центрального государственного архива Удмуртской Республики. – Ижевск, 2003.

Инструкция по созданию электронных копий фонда пользования (ФП) особо ценных и уникальных документов Центрального государственного архива Удмуртской Республики.

Ижевск, 2004.

Ханты-Мансийский автономный округ:

Временный порядок взаимодействия Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, казнного учреждения «Государственный архив ХантыМансийского автономного округа – Югры», органов управления архивным делом муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и Архивного фонда Российской Федерации, хранящегося на территории ХантыМансийского автономного округа – Югры.

Республика Чувашия:

Инструкция по оцифровке архивных документов на бумажной основе и фотодокументов государственного архива электронной документации Чувашской Республики, Чебоксары, 2004.

Проект «Инструкции по обеспечению сохранности, учету и использованию фонда пользования на электронных носителях в БУ «Госистархив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии» (находится на стадии согласования ЭПК Минкультуры Чувашии).

Республика Коми:

Регламент работы на сканирующем оборудовании в ГУ РК «Национальный архив Республики Коми».

Инструкция по организации работ по созданию и учету электронного фонда пользования архивных документов в ГУ РК «Национальный архив Республики Коми».

Республика Татарстан:

Памятка по организации работы по копированию документов с применением современных электрографических и сканирующих устройств. Казань, 2006.

Порядок обеспечения сохранности, учета и использования электронного фонда пользования. Казань, 2008.

Порядок подготовки архивных документов к оцифровке. Казань, 2009.

Нормы времени и выработки на работы с аудиовизуальными документами, выполняемые в Центральном государственном архиве Республики Татарстан. Приказ директора ЦГА АД РТ № 4 от 14 июня 2011.

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

ПЕРЕЧЕНЬ

Структурное подразделение_ Основание (№ по ежегодному Перечню оцифровки фондов, запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива, договор, служебное задание) Фамилия заказчика Адрес, телефон Прошу изготовить копии документов для:_ Количество листов/оборотов Разрешение Формат _ в соответствии с перечнем:

Особые отметки Документы не содержат сведений ограниченного доступа.

Документы передал:

_ (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) Документы принял:

_ (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) Заказ выполнил:

_ (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) Заказ получил _ (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) Документы вернул в хранение:

_ (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) Документы принял:

_ (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) Пункты, отмеченные *, заполняются сотрудником структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий после выполнения Заказа.

ЖУРНАЛ

п/п поступлен подразделен е Протокол проведения регламентных работ на сканере проведен сотрудника, сканера й номер контрольного результатами тестирования Протокол формируется автоматически в программном обеспечении, разработанном Научноисследовательским институтом репрографии (г. Тула) в рамках выполнения НИР на тему: «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».

Проверку производили Наименование должности Подпись Расшифровка подписи «_»_20 г.

Оценку качества электронной копии на основе распечатки целесообразно проводить:

Данная графа заполняется в случае применения программных средств оценки качества изображения в соответствии с теми параметрами, которые имеются в используемом программном обеспечении.

Для электронных копий одного и того же объекта, созданных в двух разных режимах, - цветом и оттенках серого (два самостоятельных файла) – создаются самостоятельные записи в актах.

Итого: подвергалось репликации/перезаписи _файлов.ед.хр.

ОбъемомМбайт (цифрами, прописью) «_»_20 г.

Итого: подвергалось репликации/перезаписи за_год_файлов.ед.уч.

_ (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ОбъемомМбайт (цифрами, прописью) Итого: на 01.01.20г. в числится:_файловед.уч. подвергшихся репликации (перезаписи) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) Наименование лица, составившего годовую запись подпись расшифровка подписи «_»_20 г.

Заполняется после регистрации диска в соответствующей документации (Приложение № 17) проверки технического состояния внешнего носителя (электронных мастер-копий / рабочих копий) с указанием возникших проблем ЭФП-1 (мастер-копия - подлинник) / ЭФП – (единица хранения) Проверка проводилась с._ по Основания проведения проверки: Проверкой установлено:

1. Имеются следующие механические повреждения носителя (перечислить):

_ _ _ 2. Наличие вируса (вирусов) установлено, не установлено (при наличии – указать его разновидность)_ 3. Файлы, которые не воспроизводятся на компьютерных системах архива Файлы, которые на носителе не обнаружены _ Электронные копии (перечислить) _ не совместимы с программно-аппаратными средствами архива (указать причину) _ _ При проверке использована операционная система 7. Необходимо осуществить следующие мероприятия_ _ уничтожения внешнего носителя (электронных рабочих копий) ЭФП – 2 (рабочая копия - дубликат) (единица хранения) Мы, ниже подписавшиеся, составили настоящий Акт в том, что компакт /оптический диск (№ единицы хранения) электронного фонда пользования рабочих копий (ЭФП-2) является непригодным для использования по причине, подлежит уничтожению и замене.

Компакт /оптический диск (№ единицы хранения ЭФП-2) уничтожен в нашем присутствии.

В структурное подразделение, на которое возложен функционал по созданию электронных копий подана заявка (требование) на репликацию электронных рабочих копий и запись нового носителя (№ Заявки, дата заявки).

ВКЛАДЫШ

диска ЭФП-1 (мастер-копии) /ЭФП – 2 (рабочая копия - дубликат) Указывается только для электронных мастер-копий при условии, что гистограммы сделаны в процессе оцифровки.

УТВЕРЖДАЮ

Сдал_ Принял_ Всего:_ (файлов/ листов/листов с оборотами, Мб цифрами и прописью) Сдал: Принял: (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Указывается только для электронных мастер-копий при условии, что гистограммы сделаны в процессе оцифровки.

Опись электронных мастер-копий архивных документов на бумажной основе, (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) Наименование Дата ЭФП – 3 (электронная копия второго поколения хранения электронной эл.книги) (эл.

Книга)

УТВЕРЖДАЮ

Сдал_ Принял_ Всего:_ (файлов/ листов/листов с оборотами, Мб цифрами и прописью) Сдал: Принял: (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

УТВЕРЖДАЮ

Основание создания копии _ (№ по ежегодному Перечню оцифровки фондов, запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива, договор, служебное задание) Фамилия заказчика Адрес, телефон Изготовлены копии документов для:_ Количество листов/оборотов/файлов (всего) Разрешение Формат_ Цветность_ Объем в Мб Тип внешн.носителя --Кол-во экземпляров внешн. носителя_ Особые отметки Всего: (количество дисков цифрами и прописью; файлов/ листов/листов с оборотами, Мб цифрами и прописью) Сдал внешний носитель в Отдел использования _ Принял внешний носитель Выдал Заказчику _(ФИО)_ Дата _ Заказчика получил (ФИО)_ Дата Претензий к качеству, срокам и объему выполненного заказа не имею _ (Подпись Заказчика) Дата Классификация архивных документов по категориям сложности сканирования Наименование категории Характеристика категории сложности 1 категория Единицы хранения, содержащие листы, однородные по размеру, 2 категория Единицы хранения, содержащие до 10 % листов неоднородных 3 категория Единицы хранения, содержащие до 25 % листов неоднородных 4 категория Единицы хранения, содержащие до 50 % листов неоднородных 5 категория Единицы хранения, содержащие до 100 % листов неоднородных страниц с физическими повреждениями, смена Книги учета поступлений электронных мастер-копий фонда пользования (ЭФП) Номе Номе Дата Наиме Имя Дата № и дата Опер Адрес Сведения о делах, Количе Вид Характеристика электронных копий Топо Приме Всего поступило за год ед.хр. фонда пользования на дел (количество скопированных дел цифрами и прописью) Итого на 01.01.20_ г. в числитсяед.хр. фонда пользования : (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) «»_20 г.

Книга учета поступлений электронных мастер-копий (ЭФП-1) документов на бумажной основе, Всего поступило за год ед.хр. фонда пользования на дел (количество скопированных дел цифрами и прописью) Итого на 01.01.20_ г. в числитсяед.хр. фонда пользования «»_20 г.

Номер № и дата Номер Цель Дата Операто Сведения о делах, входящих в ед.хр. Имя эл. Характеристика созданных по заказу электронных копий Результат Примеча Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) (ред. 08.12.2011).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ, от 13.05.2008 № 68-ФЗ, от 08.05.2010 № 83-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ).

Федеральный закон от 14.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», (ред. Федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ, от 21.07.2011 № 252-ФЗ, от 28.07.2012 № 139-ФЗ).

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

(ред. Федерального закона от 11.07.2011 № 200-ФЗ).

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». (ред. Федеральных законов от 06.04.2011 № 65ФЗ, от 01.07.2011 № 169-ФЗ, от 11.07.2011 № 200-ФЗ, от 18.07.2011 № 239-ФЗ, от 03.12. № 383-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 27.06.2011 № 162-ФЗ).

Федеральный закон от 30.03.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред.

Федеральных законов от 01.07.2011 № 169-ФЗ, от 10.07.2012 № 108-ФЗ).

Соглашение от 9.12. 2010. «О единых принципах регулирования в сфере охраны и защиты прав интеллектуальной собственности».

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. 18.01.2007).

Приказ Министерства Культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук».

Основные правила работы государственных архивов, 2002.

Положение о создании страхового фонда копий ОЦ документов государственных архивов, 1980.

Дополнения к Положению о создании страхового фонда копий ОЦ документов государственных архивов, 1987.

дополненное. М., [Главное архивное управление при СМ СССР], 1990.

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 338н от 11 апреля 2012 г. «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов».

Международные стандарты:

ISO 5963—85. Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей.

ISO 5127—2002. Информация и документация. Словарь.

ISO 9001—2000. Системы менеджмента качества. Требования.

ISO 14001—96. Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.

ISO 12653–1:2000. Электронная обработка изображений. Контрольное задание для черно-белого сканирования офисных документов. Часть 1. Характеристики (Тест-объект для сканирования черно-белых офисных документов — Часть 1: Характеристики).

ISO 12653—2:2000. Электронная обработка изображений. Контрольное задание для черно-белого сканирования офисных документов. Часть 2. Метод применения (Электронное формирование изображения — Тест-объект для сканирования черно-белых офисных документов. Методы применения).

ISO 12231:2012. Фотография. Электронная обработка изображений фотоснимков.

Словарь.

ISO 12234—1:2012. Электронная обработка изображений фотоснимков. Сменное запоминающее устройство. Часть 1. Базовая модель сменного запоминающего устройства.

ISO 12234-2:2001. Электронная обработка изображений фотоснимков. Сменное запоминающее устройство. Часть 2. Формат данных изображения TIF/EP ISO 12651:1999. Электронная обработка изображений. Словарь.

ISO 12652—1 (Part 1—2) Electronic imaging.

ISO 15739:2003. Фотография. Электронная обработка изображений фотоснимков.

Измерения уровня шума.

ISO 15740:2008. Фотография. Электронная обработка изображений фотоснимков.

Протокол передачи изображений (PTP) для приборов цифровой фотосъемки.

удаления информации, записанной на оптических носителях одноразовой записи.

ISO/TR 12654:1997. Электронная обработка изображений. Рекомендации для управления системами электронной записи для записи документов, которые могут понадобиться в качестве свидетельских показаний на оптических дисках WORM.

ISO 29861. Прикладные системы управления документами. Контроль качества сканирования цветных учрежденческих документов.

ISO 37.080: Document imaging applications.

ISO 18925:2002. Изобразительные материалы. Оптические диски. Правила хранения.

ISO 18921:2002. Материалы регистрирующие. Компакт-диски (CD-ROM). Метод оценки прогнозируемого срока службы, основанный на эффектах температуры и относительной влажности.

ISO 18925:2008. Материалы регистрирующие. Носитель для оптических дисков.

Правила хранения.

ISO 18926:2006. Материалы регистрирующие. Информация, хранимая на магнитооптических (MO) дисках. Метод оценки ожидаемого срока службы на основе воздействия температуры и относительной влажности.

ISO 18926. Imaging Materials. Life Expectancy of Information Stored on Magneto-Optical (MO) Discs. Method for Estimating, Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Долговечность информации, хранящейся на магнитооптических дисках. Метод оценки, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).

BS ISO 18927:2008. Регистрирующие материалы. Системы записываемых компактдисков. Метод оценки ожидаемой долговечности, основанный на влиянии температуры и относительной влажности.

ISO 18927:2008. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Материалы для получения изображения. Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).

ISO 18938:2008. Материалы регистрирующие. Оптические диски. Уход и обработка для длительного хранения.

ISO/IEC 10995:2008 Носитель для обмена и хранения информации с цифровой записью. Метод определения срока архивного хранения оптических носителей.

ISO/IEC 10995:2011. Информационные технологии. Цифровые запоминающие среды для обмена и хранения информации. Метод испытания для оценки срока хранения в архиве оптических носителей. — Взамен: ISO/IEC 10995:2008. Информационные технологии.

оценки срока хранения в архиве оптических носителей.

ISO/IEC 14473:1999. Информационные технологии. Офисное оборудование.

Минимальная информация, подлежащая регламентации для устройств сканирования изображений.

ISO/IEC 29341—9—13:2008. Информационные технологии. Архитектура устройств UPnP. Часть 9—13. Протокол управления устройствами обработки изображений. Сервис сканирования.

ISO 19005—1:2005 Стандарт PDF/A.

ISO 14721:2003 — Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS).

ANSI/AIIM MS44—1988 R1993. Руководящие указания для контроля качества сканеров изображений.

ANSI/NISO Z39.87—2006. Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images.

ГОСТ Р 27781—88 (СТ СЭВ 5862—87). Магнитные носители данных с записью.

Правила выполнения этикетки.

ГОСТ 6.10.4—84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 15971—90. Системы обработки информации. Термины и определения.

ГОСТ 13.1.104—93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений. – Взамен ГОСТ 13.1.104—85, М., 1993.

ГОСТ 13.1.102—93. Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля.

М., 1993.

ГОСТ 7.48–2002. Консервация документов. Основные термины и определения.

ГОСТ Р 33.505—2003 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным, научным, культурным и историческим наследием, М., 2003.

ГОСТ Р 7.0.2—2006. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования.

ГОСТ Р 50922—2006. Защита информации. Основные термины и определения.

ГОСТ Р 33.1.02—2008. Единый российский страховой фонд документации.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия.

Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения.

ГОСТ Р 27781—88. Системы обработки информации. Магнитные носители данных с записью. Правила выполнения этикетки.

ГОСТ Р 50922—2006. Защита информации. Основные термины и определения.

ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ 7.60—2003. Издания. Основные виды. Термины и определения.

ГОСТ 7.61—96. Издания. Государственные (национальные) библиографические указатели. Общие требования.

ГОСТ 7.65—92. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах.

Общие требования к архивному хранению.

ГОСТ 7.68—95. Фоно-и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению.

ГОСТ 7.69—95. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения.

ГОСТ 15489—1—2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования109.

ГОСТ Р ИСО 23081—1—2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами.

Метаданные для документов.

ГОСТ Р ИСО 22310—2009. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами.

СанПиН 2.2.2/2.4. 1340—03. Гигиенические требования к персональным электронновычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003—06—30. М., Минздрав России, 2003.

РД 50—680—88. Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения.

В мае 2012 г. технический подкомитет TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО) принял решение провести пересмотр стандарта ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами». Reunin del JTCG Noviembre 2012. [Электронный ресурс.]/Records, Information and Document http://www.carlotabustelo.com/index.php?option=com_content&view=section&layout=blog&id=8&Itemid=56&lang= es. ISO 15489 en revisin. Martes, 10 de Julio de 2012 13:21. (Дата обращения к ресурсу: 15.08.2012).