«М.В. Шульгина АрхиВоВедение Учебное пособие Архангельск ИД САФУ 2014 1 УДК 930.25 ББК 79.3 Ш957 Рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом Северного (Арктического) федерального университета имени М.В. ...»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Северный (Арктический) федеральный университет

имени М.В. Ломоносова»

М.В. Шульгина

АрхиВоВедение

Учебное пособие

Архангельск

ИД САФУ

2014 1 УДК 930.25 ББК 79.3 Ш957 Рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом Северного (Арктического) федерального университета имени М.В. Ломоносова Рецензенты:

доктор исторических наук, профессор Сыктывкарского государственного университета В.А. Семёнов;

кандидат исторических наук, начальник отдела обеспечения сохранности документов Государственного архива Архангельской области В.Г. Трофименко Шульгина, М.В.

Ш957 Архивоведение: учебное пособие / М.В. Шульгина; Сев.

(Арктич.) федер. ун-т им. М.В. Ломоносова. – Архангельск:

Издательский дом САФУ, 2014. – 232 с.

ISBN 978-5-261-00937- Учебное пособие включает теоретические вопросы и практические задания по дисциплине «Архивоведение». Рассматриваются история и современное состояние архивов в России, раскрываются основы теории и практики организации архивного дела, поясняется архивная терминология. Приложения знакомят читателя с нормативно-правовой базой и этическими аспектами работы с документами архивиста и пользователя.

Пособие может быть использовано как для выполнения заданий под руководством преподавателя, так и для самостоятельной работы студентов.

Издание предназначено для студентов специальностей «История», «Историко-архивоведение», «Документационное обеспечение», аспирантов, делопроизводителей. Книга будет полезна начинающим исследователям, занимающимся архивными изысканиями, а также всем интересующимся проблемами отечественного архивоведения.

УДК 930. ББК 79. ISBN 978-5-261-00937-5 © Шульгина М.В., © Северный (Арктический) федеральный университет им. М.В. Ломоносова, Светлой памяти моего учителя профессора Анатолия Александровича Куратова ПредиСЛоВие Архивы – это не склад для хранения бумаг, а ключ к пониманию истории, сокровищница истины.

А.С. Лаппо-Данилевский Архив – это кладезь человеческих знаний и опыта, накопленного поколениями. Одновременно это тот институт, который отвечает за формирование и структурирование нашей коллективной памяти. Здесь находятся документы, хранящие истину.

Архивоведение в XX в. стало самостоятельной сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в социальной сфере. В последнее время архивы все активнее воздействуют на общественную жизнь и, возвращая обществу «уснувшую память», стимулируют его развитие.

К архивным документам обращаются в ходе своей работы архивисты и исследователи. Казалось бы, содержание их деятельности разнится: профессиональный долг первого – сохранить, приумножить и передать будущим поколениям исторически значимые документы прошлого и настоящего; в сферу интересов второго входит изучение письменных источников, отражающих историю страны и современную жизнь общества. Архивный работник и исследователь по-разному подходят к документам, но только их взаимопонимание, бережное отношение к источникам позволяет совершать новые открытия, вводить документальные комплексы в научный оборот, руководствуясь академическими принципами.

Как для архивиста, так и для историка важно знать нормативноправовую базу архивного дела, правила хранения и использования документов, этику архивной работы, теорию и методику архивоведения, принципы архивной эвристики, владеть новыми компьютерными технологиями обработки документной информации.

Приступая к изучению архивоведения, важно понимать, что работа с документами сопряжена с высокой степенью моральной ответственности. Архивам принадлежит важная миссия – не только хранить документальное богатство, но и использовать его в интересах исторической правды во имя будущего. Информация, содержащаяся в архивных документах, вершит судьбы государств и отдельных граждан. Профессионализм, творческая заинтересованность вот те качества, которые свидетельствуют о подлинном призвании архивиста и исследователя. Для обоих важно жить в ритме времени, реализуя свои творческие замыслы и планы.

Настоящее учебное пособие призвано помочь овладеть основами архивоведения. Автор не ставил целью во всей полноте осветить вопросы истории, теории и методики архивного дела. Задачи пособия заключаются в том, чтобы организовать практические занятия, самостоятельную познавательную работу и исследовательский поиск студентов, сориентировать в обилии литературы, дать возможность разобраться в современных проблемах архивоведения. Задания и вопросы для обсуждения позволят углубить знания и лучше усвоить лекционный материал.

Учебное пособие состоит из введения, шести глав и приложений. Первая глава – «Введение в изучение архивоведения» – объясняет основные понятия архивоведения, определяет место дисциплины в системе научного знания, раскрывает вопросы нормативно-правовой базы и современной организации архивного дела в России. Во второй главе рассматриваются этапы истории архивного дела в России с IX до начала XXI в., взаимосвязанные с вехами становления государственности. Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников народов и государств, понять причины перемещений и утрат материалов, принципы организации архивных коллекций.

Третья глава касается вопросов теории и методики архивоведения, таких как экспертиза ценности документов, комплектование архивов, учет документов, научно-справочный аппарат, система каталогов в архиве. Четвертая глава охватывает практические аспекты работы с архивными документами пользователей и архивистов. Большое значение для тех и других имеет владение методикой поиска информации. Для архивного работника в современных условиях приобретает особую актуальность знание принципов обеспечения сохранности документального наследия, информатизации архивного дела и архивного менеджмента. В пятой главе приводится краткий обзор истории, содержания фондов и деятельности основных федеральных государственных архивов Российской Федерации. Знакомство с федеральными архивами позволит читателю составить представление о богатом содержании Архивного фонда Российской Федерации и местонахождении документов по отдельным проблемам и периодам отечественной истории. Наконец, шестая глава знакомит читателя с некоторыми региональными государственными архивами Европейского Севера России и будет полезна для начинающих исследователей истории Архангельского Севера и соседних регионов.

В заключение приводятся справочные и методические материалы, необходимые для освоения курса: практические задания для самостоятельной работы, перечень тем для контрольных работ и докладов, тесты для самостоятельной проверки знаний с ключами, вопросы для подготовки к зачетам и экзамену, краткий словарь основных терминов, а также адреса архивных учреждений Российской Федерации.

Приложение к пособию включает основные документы нормативной базы, которыми должны владеть и руководствоваться исследователь и архивист: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.), Областной закон «Об архивном деле в Архангельской области» (2005 г.), Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (2013 г.), Международный этический кодекс архивистов (1996 г.), Всеобщую декларацию по архивам Генеральной ассамблеи ЮНЕСКО (2011 г.).

Возможно, работа в архиве станет для Вас профессией, или же Вам доведется заниматься изучением исторических документов.

Как бы то ни было, помните, что в этой редкой и интересной сфере деятельности следует стремиться быть не только хорошим архивистом и историком. Важно быть психологом, и главное – человеком неравнодушным к историческому наследию, прошлому, судьбам предшествующих поколений.

ВВедение В иЗУЧение АрхиВоВедениЯ государственных казначейств: деньги теряются и вновь наживаются, а письменные памятники народной истории, раз 1.1. Понятие архивоведения, его теоретические Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, изучающая историю и организацию, теорию и практику работы архивов в области учета, описания, обеспечения сохранности документов.

Архивоведение включает в себя ряд специальных дисциплин: теорию и практику архивного дела, историю и организацию архивного дела, археографию, архивное право, архивоведческое терминоведение, научную организацию труда и экономику архивных учреждений, архивную статистику.

Задачи архивоведения заключаются в обеспечении грамотного хранения и изучения документов, содержащих сведения, необходимые для обеспечения государственного суверенитета и национальной безопасности России, ее внешнеполитической деятельности, эффективного функционирования всех государственных структур, развития отечественной науки и культуры.

Объектом архивоведения является документ. Предмет архивоведения – это архивные документы, находящиеся на архивном хранении и подлежащие архивному хранению, как текстовые, так и графические, на различных материальных носителях (на бумажной основе, кинофотодокументы, звукозаписи, микрофильмы и другие). Таким образом, документ – это материальный носитель записи с преднамеренно зафиксированной на нем информацией.

Архивом называется совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Как мы видим, в этой дефиниции содержится три значения понятия «архив»: архивная коллекция, государственный или исторический архив, ведомственный архив.

Государственные архивы выполняют целый ряд функций: комплектование документами; обеспечение сохранности документов;

учет документов; экспертиза ценности документов; создание справочного аппарата; организация использования документов (в том числе работы исследователей в архиве, публикации); создание научно-справочных пособий; поиск документов.

Научную основу современного архивоведения составляет система принципов и методов:

– принцип историзма (учет конкретной исторической эпохи, обстановки, условий создания документа);

– принцип всесторонности (многоаспектное изучение каждого документа с учетом внутренних и внешних особенностей);

– принцип комплексной оценки (оценка документа не как единичного факта, а в комплексе с другими документами этого же архивного фонда, других архивных фондов, государственных архивов);

– принцип социально-политической нейтральности (изучение и отбор документов независимо от социально-политических пристрастий).

К научным методам архивоведения относятся:

– системный подход (комплексный анализ документов; анализ документа как элемента системы документации);

– функциональный анализ (оценка документов исходя из функций учреждения и самих документов);

– информационный метод (рассмотрение информации в документах как неравнозначной и способной проявляться в различных видах и формах);

– источниковедческий анализ (метод всестороннего исследования документов: изучение всех внутренних и внешних особенностей документа, то есть его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, формы, материала).

Архивоведение связано с множеством научных дисциплин, причем не только гуманитарных. В архивном деле используются данные естественных и точных наук, например, при обеспечении оптимальных условий хранения документов, при их реставрации, консервации, переносе на другие носители.

Архивоведение использует приемы целого ряда специальных и вспомогательных исторических дисциплин: источниковедения, палеографии, дипломатики, хронологии, метрологии, сфрагистики, геральдики, генеалогии, эпиграфики, нумизматики, исторической географии и других, а также документоведения.

Основная научная дисциплина архивоведения – теория и методика архивоведения (ТИМА). Она занимается изучением процессов и методов научной работы с документами.

Таким образом, архивоведение тесно связано с рядом наук и научных дисциплин, использует их достижения и способствует их развитию.

1. В чем заключаются отличия организации хранения исторической памяти в музеях, библиотеках и архивах?

2. Составьте схему «Взаимодействие архивоведения с другими науками и научными дисциплинами», в которой будут отражены межпредметные и внутрипредметные связи этой научной дисциплины.

3. Раскройте значения терминов: теория и методика архивоведения, археография, архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент, архивная статистика, автоматизированные архивные технологии, палеография, дипломатика, историческая хронология, метрология, сфрагистика, геральдика, археография, эпиграфика, документоведение, генеалогия, историческая география.

Список рекомендуемой литературы 1. Старостин Е.В. Архивы России: методологические аспекты архивоведческого знания: учеб.-метод. пособие. М.: РОИА, 2001. 48 с.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебное пособие для сред. проф. образования / под ред.

В.П. Козлова. М.: Академия, 2006. 272 с.

3. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: учеб. пособие / Пенз.

гос. ун-т. Пенза, 2005. 132 с.

4. Архивы и общество: исторический и социальный аспекты: материалы межрегиональной науч.-практ. конф. / сост. Л.Ю. Покровская, Т.А. Васильева; под ред. И.Н. Давыдовой, Л.Ю. Покровской и др. Самара:

НТЦ, 2008. 305 с.

5. Козлов В.П. Музеи, библиотеки, архивы в системе исторической памяти // Отечественные архивы. 2004. № 6. С. 71–74.

6. Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Отечественные архивы. 1997. № 6.

7. Пчелов Е.В. К вопросу о месте архивиста в системе источниковедения // Вестник архивиста. 1996. № 1 (31).

8. Савин В.А. Архивный фонд Российской Федерации как объект познания. Историографический аспект // Отечественные архивы. 2005.

№ 2. С. 21–27.

9. Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе. М., 2005.

10. Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Отечественные архивы. 2001. № 1. С. 10–33.

11. Федеральное архивное агентство [Официальный сайт]. URL: http:// archives.ru (дата обращения: 25.05.2013).

12. Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/index.

shtml (дата обращения: 25.05.2013).

1.2. Современная организация архивного дела в россии В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (ред. от 08.08.2009) федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела, является Федеральное архивное агентство (Росархив). Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации.

Росархив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями. Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

– оказание государственных услуг в области архивного дела;

– государственный учет документов Архивного фонда РФ, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ;

– обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Федеральному архивному агентству подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), обслуживающая организация. В соответствии с Конституцией РФ архивное дело находится в совместном ведении РФ и субъектов РФ.

Архивный фонд РФ (АФ РФ), насчитывающий более 609 млн единиц хранения за период с XI в. до наших дней, – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, политическое, экономическое и культурное значение, являющихся частью наследия народов РФ. В силу уникальности своей истории Россия сконцентрировала в архивах ценнейшие исторические источники, в том числе по истории других стран.

Подчиненные Росархиву 15 федеральных государственных архивов составляют важнейшее звено в системе архивных учреждений России и являются центрами общенационального и международного значения. Сеть федеральных государственных архивов утверждена постановлением Правительства РФ от 15 марта 1999 г. По состоянию на 1 января 2010 г. в них сосредоточено свыше 42,5 млн единиц хранения. Указами Президента РФ шесть федеральных архивов включены в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

В соответствии с законодательством Российской Федерации 19 федеральным органам исполнительной власти и организациям (в том числе академиям наук РФ, имеющим государственный статус) предоставлено право депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности.

Сохранение, пополнение и использование документов АФ РФ обеспечивают также:

– 199 государственных архивов и центров хранения документации, – 34 государственных архива документов по личному составу субъектов РФ, – 2357 муниципальных архивов, – примерно 126 тыс. архивов государственных и негосударственных организаций.

В современной России представлены архивы четырех типов:

– федеральные государственные архивы, – ведомственные архивы, – негосударственные архивы, – муниципальные архивы.

К государственным архивам относятся архивы федерального уровня и архивы субъектов РФ. Федеральные государственные архивы подразделяются на исторические (некомплектующиеся) и специализированные (комплектующиеся). Государственные архивы субъектов РФ имеют аналогичные подвиды. Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления, концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

К негосударственным архивам относятся архивы приватизированных предприятий, коммерческих структур, партий, профсоюзов и общественных движений, официально зарегистрированных частных фондов, творческих объединений, религиозных конфессий.

В учреждениях мы имеем дело с документальным фондом – совокупностью документов, образовавшихся в ходе деятельности организации. Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (дело) – наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ (графические документы, фото- и фонодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, картотеки и т.п.). Учреждение или лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователем.

1. Как в настоящее время организовано хранение, комплектование и учет использования документов Архивного фонда РФ? Составьте схему «Современная система архивов России».

2. Ознакомьтесь с официальным сайтом Федерального архивного агентства (URL: http://archives.ru). Охарактеризуйте его структуру. Какая информация нашла отражение в этом электронном ресурсе?

3. Раскройте значения терминов: Федеральное архивное агентство (Росархив); Архивный фонд РФ; Государственная часть Архивного фонда РФ; Негосударственная часть Архивного фонда РФ; муниципальные архивы; негосударственные архивы; ведомственные архивы; документальный фонд; единица хранения; фондообразователь.

1. Российские архивы: история и современность: электрон. учеб.-метод. комплекс. Версия 1.0 / сост. Т.С. Волкова, Е.В. Старостин, Т.И. Хорхордина. М.: Центр дистанционных технологий обучения, 2007.

2. Павлова Т.Ф. Архивы закрылись? // Отечественные архивы. 2006.

№ 1. С. 3–7.

3. Елпатьевский А.В. О доступе к документам архивов // Отечественные архивы. 2006. № 1. С. 8–10.

4. Шестакова Н.К. О правовых основах и практике архивного дела в муниципальных образованиях // Отечественные архивы. 2002. № 2.

С. 12–14.

5. Голанд Ш.М. Трудности доступа к прекращенным судебным делам: взгляд пользователя // Отечественные архивы. 2008. № 2. С. 46–48.

6. Елизаров А.М. Значимость архивного дела возрастает // Отечественные архивы. 2001. № 6. С. 27–32.

7. Козлов В.П. Роль Российского общества историков-архивистов в современном архивном деле // Вестник архивиста. 2006. № 2–3 (92–93).

С. 82.

8. Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290), в ред. Постановлений Правительства РФ от 29.05.2008 № 406, от 07.11.2008 № 814, от 08.08. № 649, от 15.06.2010 № 438, от 24.03.2011 № 210) // Собрание законодательства РФ. 2004, № 25 (21 июня), ст. 2572; Рос. газ. 2004. № 130 (22 июня).

9. Федеральное архивное агентство [Официальный сайт]. URL: http:// archives.ru (дата обращения: 25.05.2012).

10. Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/index.

shtml (дата обращения: 25.05.2012).

1.3. Архивное законодательство и нормативная база В нашей стране архивное законодательство прошло длительный период становления начиная с 1 июня 1918 г., когда был издан Декрет СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела». Появление современных законодательных актов по архивному делу связано с периодом 90-х гг. XX в. В настоящее время процесс совершенствования архивного законодательства продолжается.

Правовой основой для разработки архивного законодательства являются государственное конституционное право и акты смежных отраслей, отдельные статьи которых реализуются в архивной среде.

Нормативно-методической основой деятельности архивов являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г.

В России действуют не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, в том числе акты:

– о культуре, – об информатизации и защите информации, – о государственной тайне, – о Службе внешней разведки, – об оперативно-розыскной деятельности, – об авторском праве, о правовой охране программ и др.

Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (в редакции ФЗ 1999 г.) содержит прямые упоминания о документах и правонарушениях, связанных с ними:

– статья 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»;

– статья 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность» (документ рассматривается как вещь, имеющая особую ценность);

– статья 188 «Контрабанда» (о правах граждан, вывозящих за границу документы, представляющие государственную ценность, и правах таможни в этой ситуации);

– статья 90 «Невозвращение на территорию Российской Федерации предметов художественного, исторического и археологического достояния народов Российской Федерации и зарубежных стран»;

– статья 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории или культуры» (в 1976 г. был принят закон «О памятниках истории и культуры», относящий документы к памятникам);

– статья 284 «Утрата документов, содержащих государственную тайну»;

– статья 324 «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград»;

– статья 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей» (влечет различные меры наказания: от МРОТ до лишения свободы на срок от 7 до 12 лет с конфискацией имущества).

В своей деятельности архивы вступают в отношения с другими сферами: бюджетной (бюджетное и налоговое законодательство), имущественной (гражданское законодательство), трудовой (законодательство о труде) и т.д.

Федеральные законы и другие правовые акты, регулирующие вопросы архивного законодательства, можно разделить на группы по тематическому признаку:

1) акты фундаментальные, регламентирующие весь комплекс вопросов, относящихся к компетенции архивной сферы;

2) акты, регламентирующие процессы комплектования, хранения, учета и вывоза архивных документов;

3) акты, регламентирующие доступ к архивным документам и их использование.

Первую группу представляет главный архивный закон страны – Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 13.05.2008) (Приложение 1). В нем детально отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Региональный уровень архивного законодательства России составляют законы и положения об архивных фондах и архивах субъектов РФ.

Во второй группе основное место занимают акты о деятельности так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств. В них обозначены условия функционирования их собственных архивов. Это федеральные законы «О федеральных органах правительственной связи и информации» (1993 г.), «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации»

(апрель 1995 г.), «Об обязательном экземпляре документов» (декабрь 1994 г.), «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (апрель 1993 г.), Положение о Президентском архиве (утверждено Указом Президента от 14 марта 1995 г.).

Документы третьей группы посвящены более общим проблемам защиты прав и интересов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерческой и государственной тайн.

Сложность объекта правового регулирования порождает столкновение норм законов. Важнейшие из актов: ФЗ «О государственной тайне» (1993 г.), «Об авторском праве и смежных правах»

(июль 1993 г.), «Об информации, информатизации и защите информации» (февраль 1995 г.); указы Президента РФ «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий» (1992 г.), «О Межведомственной комиссии по защите государственной тайны» (ноябрь 1996 г.);

постановления Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» (декабрь 1992 г.), «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР»

(февраль 1995 г.), «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» (сентябрь 1995 г.) и др.

Даже беглое рассмотрение этих актов говорит о сложности применения их совокупности в отдельных случаях. Необходим комплексный анализ законодательных актов – архивных и смежных, совершенствование архивного законодательства и детальная разработка мер по реализации отдельных законодательных статей.

1. Ознакомьтесь с Международным этическим кодексом архивистов, принятым в Пекине в 1996 г. (Приложение 4). Каковы его основные принципы?

2. Как можно охарактеризовать спектр мнений о проблемах доступности и секретности архивов в профессиональном сообществе на протяжении последнего десятилетия?

3. Какие сведения составляют государственную тайну в соответствии со ст. 5 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»?

1. Черешня А.Г. О законодательном регулировании архивного дела // Отечественные архивы. 2003. № 3. С. 8–20.

2. Курникова И.А. Понятие «персональные данные» в российском и зарубежном законодательстве // Отечественные архивы. 2004. № 6.

С. 34–44.

3. «Испытываю чувство удовлетворения от хорошо сделанной работы»: Депутат Государственной думы З.М. Степанова о Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» // Отечественные архивы. 2004. № 6. С. 3–6.

4. Асфандиярова И.Г. Региональное архивное законодательство России: тенденции развития // Отечественные архивы. 2006. № 4. С. 29–37.

5. Черешня А.Г. О некоторых правовых проблемах работы с научнотехническими документами // Отечественные архивы. 2004. № 4. С. 26–36.

6. Елпатьевский А.В. О рассекречивании архивных фондов // Отечественные архивы. 1992. № 5. С. 15–20.

7. Елпатьевский А.В. Засекречивание архивных документов – часть истории архивного дела // Вестн. архивиста. 1994. № 4. С. 79–81.

8. Павлова Т.Ф. Формирование нормативной базы обеспечения доступа пользователей к архивным документам с конфиденциальными сведениями о гражданах. 1991–2007 гг. // Отечественные архивы. 2008. № 2.

С. 40–45.

9. Весновская Г.Ф. Основные этапы реабилитации жертв политических репрессий: законодательство и практика пересмотра дел // Отечественные архивы. 2004. № 3. С. 28–31.

10. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы.

1996. № 4. С. 3.

11. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. Федеральных законов от 04.12. № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ, от 13.05.2008 № 68-ФЗ, от 08.05. № 83-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 2004.

№ 43 (25 октября). Ст. 4169; Российская газета. 2004. № 237 (27 октября).

12. Зверина Н.Е. Этика в архиве: Международные этические нормы поведения архивистов // Отечественные архивы. 1995. № 5.

иСТориЯ АрхиВноГо деЛА В роССии С дреВнеЙШих ВреМен до нАЧАЛА XXI ВеКА 2.1. Возникновение архивов в древнерусском государстве (IX – начало XII века). Архивы в период феодальной Архивы в Древнерусском государстве. Древнерусское государство (IX – начало XII в.) можно охарактеризовать как раннефеодальную монархию. Во главе государства стоял великий князь. В Киевской Руси средоточием правительственной деятельности князя был княжий двор. Документы о различных сторонах деятельности киевских князей собирались в так называемой государственной канцелярии – Казне. Представители государственной власти на местах – посадники – выполняли судебные и административные функции. Документы, свидетельствующие об их деятельности, хранились в церквях. В монастырях сберегались книги, грамоты князей на пожалование угодий и привилегий монастырям (например, грамота великого киевского князя Мстислава Владимировича новгородскому Юрьеву монастырю XII в.).

Основные функции Древнерусского государства заключались в защите границ, управлении страной (сбор дани, суд), контроле над международными торговыми путями. Об этом свидетельствуют сохранившиеся договоры Руси с Византией (911, 944, 971 гг. и др.).

В Киевской Руси получила широкое распространение агиографическая литература (жития святых).

Наиболее ранними из зафиксированных письменных источников Древней Руси являются церы VIII в. – деревянные дощечки с вырезанным внутренним пространством, залитые воском, на которых выдавливался текст. Записи на воске велись стилем (заостренным металлическим стержнем). Для повседневных деловых, бытовых и других записей активно применялась береста, о чем говорят многочисленные находки берестяных грамот в Новгороде и других древнерусских городах.

В XI в. появляются первые исторические сочинения – летописи. Начало древнерусского летописания принято связывать с устойчивым общим текстом, охватывающим период с древнейших времен до начала XII в. – Повестью временных лет. При составлении летописей использовались устные предания, зарубежные источники (хроники, хронографы), произведения сакрального характера – Священное Писание, апокрифы, агиографические произведения и др. До наших дней сохранилось в общей сложности около 130 рукописных документов IX–XII вв.

Архивы в период феодализма. В конце XI в. Древнерусское государство распалось на самостоятельные княжества. В XII–XIII вв.

получили развитие местные летописные традиции. Появилось южнорусское летописание, летописание Северо-Востока, новгородское летописание.

Каждый летописный список имеет свое условное название.

Чаще всего оно давалось по месту хранения (Ипатьевский, Кенигсбергский, Академический, Синодальный, Археографический списки и т.п.), либо по фамилии прежнего владельца (Радзивиловский список, список Оболенского и др.). Иногда летописи называются по имени их заказчика, составителя, редактора или переписчика (Лаврентьевский список, Никоновская летопись), либо по летописному центру (Московский свод 1486 г., Новгородская летопись и т.п.). Неизданные списки летописей принято называть по архивохранилищу, в котором они находятся, и шифру, под которым они там числятся. Летописание велось на Руси до XVII в.

Борьба между княжествами приводила к заключению договоров, которые фиксировались в «докончальных» или «крестоцеловальных» грамотах. Удельные земли заключали договоры с торговыми компаниями из других государств (с немецкими городами Балтии, с Ганзейским союзом и т.д.).

В период феодальной раздробленности вырос объем актовых материалов, сложилась система учета документов. Первая опись документов, дошедшая до наших дней, – Ипатьевская летопись 1288 г.

Большое количество важнейших документов сохранилось в церквях и монастырях (духовные и данные грамоты о вкладах, судебные документы, рукописи, книги и др.). Делопроизводство вели низшие церковнослужители – «диаки» (в XIV в. термин стал применяться в светском делопроизводстве).

1. Какова роль монастырей в сохранении ранних исторических документов?

2. Приведите примеры известных Вам летописей. Какие исторические события нашли в них отражение?

3. Раскройте значения терминов: казна, посадник, агиографическая литература, цера, летопись, диак, грамота.

1. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений. М.: Академия, 2008. С. 4–6.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение:

учеб. пособие для сред. проф. образования / под ред. В.П. Козлова. М.:

Академия, 2006. С. 8–11.

3. Володихин Д.М. Архивы русского средневековья: учеб. пособие по курсам «История архивных учреждений России» и «Архивоведение».

М.: Изд-во Ун-та Рос. академии образования, 1996. 39 с.

4. Рыбина Е.А. Церы из раскопок в Новгороде // Новгород и Новгородская земля. История и археология: материалы науч. конф. Новгород, 1994. Вып. 8. С. 129–133.

5. Янин В.Л. Я послал тебе бересту. М.: МГУ, 1975. 235 с.

6. Источниковедение / И.Н. Данилевский, В.В. Кабанов, О.М. Медушевская, М.Ф. Румянцева. М.: РГГУ, 1998. 702 с.

7. Алешковский М.Х. Повесть временных лет: Судьба литературного произведения в Древней Руси. М.: Наука, 1971. 133 с.

8. Покровский А.А. Древнее псковско-новгородское письменное наследие: Обозрение пергаменных рукописей Типографской и Патриаршей библиотек в связи с вопросом о времени образования этих книгохранилищ. М.: Синодальная тип., 1916.

9. Каталог славяно-русских рукописных книг XI–XIV вв., хранящихся в ЦГАДА СССР: в 2 т. / сост. О.А. Князевская, Н.С. Коваль, О.Е. Кошелева, Л.В. Мошкова; под ред. М.И. Автократовой, О.А. Князевской, С.О. Шмидта. М., 1988. 349 с.

2.2. Архивная деятельность в период феодальной монархии С первой половины XIV в. главенствующая роль в объединении всех русских княжеств перешла к Северо-Восточной земле.

Во второй половине XV – начале XVI в. завершилось объединение земель вокруг Москвы. В этот период Государева Казна, выполнявшая роль общегосударственного административного органа, постепенно становится Государственной канцелярией, из которой выделились органы отраслевого управления – приказы. С конца 1490-х гг. документы изымаются из Государевой Казны и передаются в отдельный государственный архив.

В XVI в. происходит укрепление государства в форме монархии. До середины XVI в. сложились и действовали два общегосударственных ведомства: Белый Дворец (ведал личными землями великого князя, управлял княжеским хозяйством) и Казенный двор, или Казна (ведал финансовыми вопросами, государственным архивом и государственной печатью).

В 1589 г. было учреждено патриаршество. При патриархе в XVI в.

возник двор со своими должностными лицами, осуществлявший руководство делами и имуществом церкви. Документацию, сохранившуюся в архивах церквей, можно разделить на религиозную и хозяйственную.

Имущественное положение и сборы в государственную казну с населения фиксировались в разметных книгах старостами, сотскими и десятскими. В имениях феодалов и в монастырях, а также в государственных учреждениях (центральных приказах и местных воеводских и съездных избах) составлялись копийные и записные книги актов (устанавливали формы зависимости крестьян от землевладельцев).

В ходе дальнейшего развития хозяйства и экономики происходило усложнение делопроизводства, вследствие чего появились новые виды делопроизводственной документации – приходо-расходные книги и др.

В XVI–XVII вв. сложился приказной аппарат (канцелярия). Появилась новая форма приказного делопроизводства – столбцовая, выработался особый стиль письма – скоропись. Кроме того, в приказах использовались тетради (несколько листов, сшитых в один корешок), грамоты (отдельные наиболее важные правительственные указы или документы о частных сделках).

Первоначально архивы приказов располагались в деревянных помещениях – казенках. В 1626 г. в Москве произошел сильнейший пожар. После него в Кремле было построено специальное каменное здание, где разместили уцелевшие архивы приказов. Спецификой архивной работы этого периода было хранение устаревших документов вместе с текущим делопроизводством. Главное место среди хранилищ письменных материалов занимал Царский (Государственный) архив.

В конце XVI в. большинство дел Царского архива было передано в архив Посольского приказа. Серьезный урон архивам был нанесен в начале XVII в. в результате польско-литовской и шведской интервенции.

1. Назовите исторические события XVI–XVII вв., которые привели к утратам документальных комплексов.

2. В каких федеральных архивах в настоящее время хранятся документы XIV–XVII вв.?

3. Раскройте значения терминов: Царский архив, скоропись, столбцы, скрепа, справка, тетрадь, грамота, казенка, приказы, разметная книга.

1. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений. М.: Академия, 2008. С. 4–6.

2. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России: учеб. пособие для вузов по специальности «Историко-архивоведение». М.: Высшая школа, 1989. 214 с.

3. Усачев А.С. Степенная книга и материалы Царского архива XVI в. // Отечественные архивы. 2009. № 1. С. 22–27.

4. Топычканов А.В. Из истории архивов приказных изб и монастырей (на примере Саввино-Сторожевского монастыря и Измайловской приказной избы 1670–1680-х гг.) // Отечественные архивы. 2007. № 4. С. 41–46.

5. Богоявленский С.К. Московский приказный аппарат и делопроизводство XVI–XVII вв. / отв. ред. и авт. предисловия С.О. Шмидт; сост., авт. вступит. ст., коммент., подгот. А.В. Топычканов. М.: Языки славянской культуры, 2006. 608 с.

6. Источниковедение / И.Н. Данилевский, В.В. Кабанов, О.М. Медушевская, М.Ф. Румянцева. М.: РГГУ, 1998. 702 с.

7. Описи Царского архива XVI в. и архива Посольского приказа 1614 года / под ред. С.О. Шмидта. М., 1960. 207 с.

8. Полное собрание законов Российской империи с 1649 года. СПб., 1830. Т. VI.

9. Шмидт С.О. Российское государство в середине XVI столетия: Царский архив и лицевые летописи времени Ивана Грозного. М., 1984. 280 с.

2.3. Архивная деятельность в россии Архивная деятельность в первой четверти XVIII в. В ходе преобразований Петра I приказы были заменены коллегиями, ведавшими отдельными отраслями государственного управления.

При коллегиях существовали хранилища, в которых содержались сведения о различных сторонах жизни государства.

В 1708 г. была проведена административная реформа, государство было поделено на губернии. Управлением в городах стал ведать Главный магистрат, на местах были учреждены городские магистраты. Документы органов местного самоуправления стали формироваться при губернских канцеляриях (в губерниях), провинциальных канцеляриях (в провинциях), земских комиссарах (в уездах). В 1721 г. был образован Синод; в фондах Сената, Синода, Кабинета министров, Верховного тайного совета хранились документы о внутренней и внешней политике XVIII в., личные документы императоров, документы об истории церкви в Синодальный период, о секуляризации церковных земель и др.

С началом развития книгопечатания в делопроизводстве стало практиковаться ведение дел на листах книг и тетрадей. В 1726 г.

столбцовое делопроизводство было отменено. Документы приняли близкий к современному вид.

В результате петровских реформ архивы были отделены от канцелярий и стали самостоятельными структурными учреждениями (юридически это было закреплено в Генеральном регламенте 1720 г.).

Архивная деятельность в годы царствования Екатерины II.

В 1775 г. страна была разделена на 50 губерний (вместо 23 прежних) во главе с губернаторами. Финансовые вопросы в губерниях находились в ведении Казенных палат, в уездах – казначейств.

Распорядительным органом сословного самоуправления в городе стала Городская Дума. Ликвидированные в результате реформ учреждения должны были сдать «решенные дела» в СанктПетербургский государственный архив старых дел, находившийся в ведении Сената (просуществовал с 1781 по 1834 г.), и в Московский государственный архив старых дел. Дела петербургских ликвидированных учреждений сильно пострадали во время наводнения 1777 г.

В создании архивохранилищ важную роль сыграли различные исторические события. Так, для проведения межевания земель с 1765 г. создавались межевые канцелярии и конторы. В 1768 г. в Москве был учрежден Межевой архив, в который вошли планы, карты, атласы, межевые книги, чертежи и др. В 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, основу которого составили документы центральных поместно-вотчинных учреждений XVI–XVIII вв.

Архивная деятельность в XIX – начале XX в. В начале XIX в.

правительством Александра I был проведен ряд реформ государственного управления. Вместо коллегий вводились министерства, которые имели подчиненные им учреждения на местах.

Сенат стал высшим судебным органом империи. В 1810 г. был создан законосовещательный Государственный совет, рассматривавший новые законопроекты.

Большое количество документов погибло в Отечественную войну 1812 г. В начале XIX в. в Военном министерстве созданы Военно-топографическое депо (позднее – Военно-учетный архив) и Московское отделение инспекторского департамента (позднее – Архив Главного штаба). В 1852 г. учрежден Московский архив Министерства юстиции (МАМЮ), который впоследствии стал определять работу архивов.

Великие реформы 1860-х гг. (судебная, земская и др.) повлияли на развитие архивного дела в стране. В 1872 г. был создан Московский дворцовый архив, в 1882 г. такой же появился в СанктПетербурге, а в 1888 г. Московский и Петербургский дворцовые архивы были объединены в архив Министерства Императорского Двора.

В 1820 г. Общее губернское учреждение регламентировало создание архивов при каждом местном учреждении. В апреле 1884 г.

были учреждены губернские ученые архивные комиссии (ГУАК), в функции которых входил отбор материалов местных государственных учреждений для уничтожения и формирования местных исторических архивов.

Многие архивы понесли существенные потери в годы Первой мировой войны (1914–1918 гг.). После свержения монархии в марте 1917 г. было произведено уничтожение части государственных документов (в т.ч. агентурные, судебные и пр.).

В дореволюционной России так и не произошло централизации архивного дела.

1. Какие исторические события сыграли решающую роль в создании архивохранилищ в XVIII–XIX вв.?

2. Назовите причины утраты документов в столичных центрах и провинциях в XVIII – начале XX в.

3. Раскройте значения терминов: коллегии; Городская Дума, Межевой архив, Сенат, Казенная палата, казначейство, министерства.

1. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений. М.: Академия, 2008. С. 6–19.

2. Каменский А.Б. Архивное дело в России XVIII в.: Историко-культурный аспект. М., 1991. 70 с.

3. Самошенко В.Н. Исторические архивы Москвы и Петербурга (XVIII – начало XX в.). М.: Изд-во Всесоюз. заоч. политехн. ин-та, 1990.

212 с.

4. Самоквасов Д.Я. Проект архивной реформы и современное состояние окончательных архивов в России. М.: Товарищество типографии А.И. Мамонтова, 1902. 48 с.

5. Лукашевич А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII века // Отечественные архивы. 2004. № 4. С. 7–12.

6. Бухерт В.Г. Архив Межевой канцелярии (1768–1918 гг.): учеб. пособие / под ред. С.О. Шмидта. М., 1994. 111 с.

7. Шохин Л.И. Московский архив Министерства юстиции и русская историческая наука (архивисты и историки во второй половине XIX – начале XX в.) / под ред. С.О. Шмидта. М.: Памятники исторической мысли, 1999. 528 с.

8. Голиков А.Г. Архивы российского МИД на службе империи и исторической науки (вторая половина XIX – начало XX в.) // Вестн. Московского университета. Сер. 8. История. 2002. № 5. С. 5.

9. Козлов В.П. Колумбы российских древностей. М.: Наука, 1981.

168 с.

10. Хорхордина Т.И. Российская наука об архивах. История. Теория.

Люди. М.: РГГУ, 2003. 525 с.

11. Российские архивы: история современность: электрон. учеб.-метод. комплекс. Версия 1.0 / сост. Т.С. Волкова, Е.В. Старостин, Т.И. Хорхордина. М.: Центр дистанционных технологий обучения, 2007.

2.4. Архивное дело в советский и постсоветский периоды С октября 1917 г. основой государственной власти стала система Советов. Партийные органы влияли на все стороны жизни государства и общества.

Архивное дело в СССР в довоенный период. После Октябрьского переворота новыми органами власти были приняты меры по охране архивов ликвидированных царского и временного правительств. 1 июня 1918 г. СНК РСФСР принял Декрет о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР, который стал основополагающим документом в организации архивного дела.

Согласно Декрету все архивные документы должны были войти в Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) в ведении Главного управления архивным делом (Главархива). Все архивные документы объявлялись собственностью государства, охраняемой законом. Это послужило отправной точкой для развития архивной отрасли в советском государстве.

По Декрету об отделении церкви от государства и школы от церкви (1918 г.) в собственность государства перешли церковные и монастырские архивы (в том числе летописи, старопечатные книги и др.). Большое внимание в деятельности Главархива было уделено комплектованию материалов по истории Октябрьской революции. Для хранения этих материалов в 1920 г. был создан Архив Октябрьской революции (АОР), в который перешли и материалы по истории Гражданской войны.

В начале 1921 г. при Совете Народных Комиссаров РСФСР была создана особая комиссия по использованию архивов, запасов бумажных обрезков и тряпья (Особкомбум), которой предоставлялось право изъятия на территории РСФСР архивных материалов, не представляющих исторической или практической ценности, в связи с кризисом бумажной промышленности. Это стало началом организации «макулатурных кампаний». Большие массивы документации списывались в макулатуру, как не имеющие значения для новой власти.

Постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 10 апреля 1929 г.

создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР) для общего направления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик. Однако на практике провозглашенный принцип недробимости и централизации архивных фондов часто нарушался.

С конца 1920-х гг. фактически (а с 1938 г. и юридически) архивные органы были полностью включены в тоталитарную систему управления всеми сферами жизни советского государства и общества, что нашло свое выражение в передаче ЦАУ СССР в ведение Наркомата внутренних дел и его преобразовании в Главное архивное управление (ГАУ НКВД СССР).

Со второй половины 1920-х гг. началась кампания по чистке советского аппарата, которая коснулась и органов управления архивным делом. Из состава губархбюро постепенно вытеснялись лица непролетарского происхождения. Их сменили новые кадры, подчас не имеющие достаточного образования. С их приходом менялись и критерии определения значимости архивных источников. Первостепенное значение в экспертизе документов приобрел идеологический подход. К наиболее важным источникам стали относить документы советского периода, материалы о революционном движении народных масс периода самодержавия.

В марте 1941 г. Совнаркомом СССР было утверждено Положение о Государственном архивном фонде (ГАФ) СССР. В результате были созданы единые государственные архивы областей (краев).

В начале 1941 г. была проведена частичная эвакуация архивных документов в восточные районы страны, а в 1945 г. – их реэвакуация.

Архивное дело в СССР в послевоенный период. По завершении Великой Отечественной войны предпринимался розыск и возвращение документов, вывезенных оккупантами. В 1958 г. было принято постановление Совета Министров СССР «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и сети государственных архивов СССР», которым устанавливалась ответственность руководителей учреждений за сохранность, упорядочение и использование документов.

В 1966 г. при Главархиве СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1976 г. в СССР был принят закон «Об охране и использовании памятников истории и культуры», относивший архивные документы к историческим памятникам. В 1980-е гг. организацией архивного дела ведало Главное архивное управление при Совете Министров СССР.

Архивная система в постсоветский период. В годы перестройки начался принципиально новый этап развития архивного дела в России. В конце 1991 г. Главархив СССР был ликвидирован, его функции были переданы центральным архивным органам союзных республик, ставших самостоятельными независимыми государствами. Демократизация общества привела к расширению доступа к информации, в т.ч. к архивным документам. Возникли задачи реформирования архивной системы.

В 1992 г. в соответствии с Законом о реабилитации жертв политических репрессий Президент РФ санкционировал рассекречивание всех документов, связанных с массовыми репрессиями. Тем не менее и сегодня часть их остается на закрытом хранении (например, некоторые материалы НКВД, ОГПУ, ГУЛАГа и т.д.).

После распада СССР и создания Содружества Независимых Государств (СНГ) 6 июля 1992 г. главами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР. По этому соглашению стороны, руководствуясь принципом целостности и неделимости фондов, хранящихся в государственных архивах, не претендуют на право владения этими комплексами документов. Центральные архивы бывшего СССР перешли под юрисдикцию РФ в ведение Государственной архивной службы России.

В 1994 г. создана Государственная архивная служба России. В 2004 г. она переименована в Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ (Росархив).

В настоящее время Росархив осуществляет руководство федеральными госархивами, региональными архивными органами, местными госархивами.

1. Дайте оценку роли Союза Российских архивных деятелей в сохранении архивного наследия. Какие историки и архивисты внесли вклад в развитие архивной отрасли в советский и постсоветский периоды?

2. Расшифруйте аббревиатуры: ЦИК СССР, ЦАУ СССР, ГАУ НКВД СССР, Особкомбум, Главархив СССР, АОР, ЕГАФ, ВНИИДАД,

ЦГАНХ СССР, ЦГАСА СССР, ЦГА ВМФ СССР, ЦГАЛИ СССР,

ЦГАДА СССР, ЦГА КФД СССР, ЦГИА СССР, ЦГВИА СССР.

3. Как складывались взаимоотношения архивистов и власти в советском государстве?

1. Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы: 1917–1980 гг. М.: Наука, 1994. 360 с.

2. Хорхордина Т.И. Российская наука об архивах. История. Теория.

Люди. М.: РГГУ, 2003. 525 с.

3. Пшеничный А.П. Репрессии архивистов в 1930-х годах // Советские архивы. 1988. № 6. С. 44–49.

4. Седельников В.О. ЧК и архивы: два эпизода из истории архивного дела в первые годы Советской власти // Звенья. М., 1991. Вып. 1.

С. 451–463.

5. Савин В.А. «Хранить нелья уничтожить». Формирование организации ГАФ РСФСР – СССР. 1918–1950 гг. М.: РГГУ, 2000. 225 с.

6. Боброва В.С. Макулатурные кампании 1920–1930-х годов в Сибири // Отечественное архивоведение. 2001. № 5. С. 11–23.

7. Ананьев В.Г. Из истории дискуссии 1920-х гг. об архивном документе как музейном предмете // Отечественные архивы. 2010. № 5.

С. 3–10.

8. Черешя А.Г. Вклад В.В. Цаплина в отечественное архивоведение // Отечественные архивы. 2004. № 6. С. 19–33.

9. Булюлина Е.В. Документ как инструмент власти: из истории документирования организации делопроизводства местного партийно-государственного аппарата 1920–1930-х гг. // Отечественные архивы. 2005.

№ 3. С. 12–20.

10. Архивы и общество: исторический и социальный аспект: материалы межрегиональной науч.-практ. конф. / сост. Л.Ю. Покровская, Т.А. Васильева; под ред. И.Н. Давыдовой, Л.Ю. Покровской и др. Самара:

НТЦ, 2008. 305 с.

11. Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу. 1918–1982 гг. М.: ГАУ при СМ СССР, 1985. С. 49–66.

12. Козлов В.П. Архивная реформа: Вопросы научного методического обеспечения // Отечественные архивы. 1994. № 1. С. 7–13.

ТеориЯ и МеТодиКА АрхиВоВедениЯ Ноша культурных ценностей… не утяжеляет наш шаг, а облегчает. Чем большими ценностями мы обладаем, тем 3.1. Экспертиза ценности документов и комплектование Экспертизой ценности документов (ЭЦ) называют изучение документов на основе принципов и критериев ценности в целях определения их сроков хранения и отбора для хранения. Задачи ЭЦ заключаются в отборе ценных документов для вечного хранения и документов длительных сроков хранения, а также в выделении к уничтожению малоценных материалов.

ЭЦ документов проводится в несколько этапов: 1) на стадии делопроизводства; 2) при подготовке дел к передаче в ведомственный архив; 3) при подготовке дел к передаче на государственное хранение. При отборе документов на хранение основополагающими являются принципы историзма, всесторонности и комплексности изучения документов. Для успешного проведения экспертизы ценности применяется совокупность критериев ценности документов. Назовем основные из них:

1) критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли);

2) критерии содержания (значимость события, отраженного в документе);

3) критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа: наличие подписей, дат, печати, резолюций и помет).

В ходе экспертизы ценности уделяется внимание таким факторам, как время и место образования документов; их подлинность, копийность и дублетность; поглощенность содержания. Документы особой ценности должны сохраняться независимо от степени сохранности: техника реставрации развивается, и в будущем поврежденные документы могут подлежать восстановлению.

Система экспертных органов. Работы по экспертизе ценности документов проводит экспертная служба, которая представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК). Ее задача – сохранить наиболее ценные документы. ЭК и ЭПК – постоянно действующие совещательные органы. ЭК получают организационно-методические указания от ЭПК. В министерствах и центральных учреждениях ведомств РФ организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЭПК функционируют при архивных управлениях – отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральных госархивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК). При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК). ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов.

Экспертно-методические комиссии (ЭМК) госархивов ведут работу с постоянным составом документов внутри архива. В федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, комплектующихся современными документами, организованы экспертно-проверочные комиссии.

Для всестороннего и квалифицированного обсуждения сложных вопросов в состав комиссии включают юристов, экономистов, представителей научных учреждений и др. Таким образом, условия для объективной оценки документов обеспечиваются объединением усилий специалистов отрасли, историков и архивистов.

Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов. При формировании комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения отдельных групп документов используется система нормативнометодических пособий по отбору документов. В нее входят перечни документов, классификаторы, списки источников комплектования, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Особую значимость в процессе установления сроков хранения документов имеют перечни документов – систематизированные списки документов учреждений, содержащие указания о сроках хранения или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Назначение перечней состоит в том, чтобы сохранить ценные документы и обеспечить комплектование ими АФ РФ, оградить государственные архивы от дублетных и малоценных документов, содействовать сотрудникам архивов в экспертизе документов. Однако перечни – это инструмент.

Эксперт должен владеть методологией экспертизы.

Экспертиза ценности документов в государственных архивах. В государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая (самостоятельный вид работы) и попутная (в ходе переработки описей).

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его внутриотраслевые и межотраслевые связи. Перед экспертизой сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности фондов и предлагает методику проведения экспертизы.

Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно. При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливаются дублеты, поглощенная информация, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены документы, содержащие важные визы, резолюции, поправки.

Определение сроков хранения документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госархива, затем ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива.

Комплектование архивов Российской Федерации. Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.

Источниками комплектования именуются учреждения или лица, передающие документы в архивы. Каждый государственный архив ведет списки своих источников комплектования.

Обладатели документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федерального архивного агентства России. Передача права собственности на документы оформляется соглашением с архивным учреждением. В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»: проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов; выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц и др.

Соблюдение этих принципов обеспечивает преемственность в работе ведомственных и государственных архивов.

1. Перечислите функции экспертных органов: экспертной комиссии, экспертно-методической комиссии, экспертно-проверочной комиссии, центральной экспертно-проверочной комиссии.

2. Каковы основные критерии определения источников комплектования государственных архивов?

3. Раскройте значения терминов: экспертиза ценности документов (ЭЦ), экспертная служба, перечень документов, комплектование, профиль архива, источники комплектования, фондообразователь, дублетный документ.

1. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М.: Главархив СССР, 1975.

2. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектования госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. 1995. № 6. С. 37–44.

3. Экспертиза ценности, упорядочение и подготовка к передаче на постоянное государственное хранение научно-технической документации:

учеб.-метод. пособие / сост. Л.Ю. Покровская, Т.Н. Фисюк. Самара: НТЦ, 2004. 122 с.

4. Химина Н.И. Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации: история и современное состояние // Отечественные архивы. 2004. № 6. С. 49–52.

5. Черешня А.Г. Об оценке качества комплектования государственных архивов // Отечественные архивы. 1995. № 4. С. 3–11.

6. Леонтьева О.Г. Организация комплектования государственных архивов нуждается в обновлении // Отечественные архивы. 1994. № 2. С. 14–19.

7. Жумер В. Важнейшие аспекты экспертизы ценности документов:

анализ международного опыта (1950–1990-е гг.) // Отечественные архивы. 2005. № 4. С. 16–20.

8. Евстигнеева А.Л. Об изменениях в методике комплектования госархивов документами личного происхождения // Отечественные архивы.

1995. № 2. С. 112–113.

9. Клейн В.Р. Уточнение источников комплектования государственных архивов // Советские архивы. 1980. № 3.

10. Покровская Л.Ю. Роль ЭПК филиала РГАНТД в организации отбора документов на государственное хранение // Отечественные архивы.

2002. № 4. С. 27–29.

11. Тихонов В.И. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии // Отечественные архивы. 2003. № 5. С. 33–36.

12. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.

№ 558). URL: http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml (дата обращения: 25.05.2013).

3.2. Учет документов Архивного фонда Учет архивных документов – это установление количества документов, его отражение в учетных документах архивов.

Учет производится в несколько этапов:

1) подсчет количества документов в архиве;

2) регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива;

3) заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации;

4) составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется исходя из принципов:

– централизации учета (регламентация взаимодействия Федерального архивного агентства с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ и негосударственной части АФ РФ);

– унификации учета (преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними);

– динамичности учета (любое движение документов архива – поступление, выбытие, описание – должно быть своевременно отражено);

– полноты и достоверности государственного учета (уничтоженные документы не должны числиться хранящимися).

Цифры учетных форм должны отражать достоверное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов (архивный фонд и архивная коллекция, единица хранения, а также отдельный обособленный документ).

Организация учета документов Архивного фонда РФ. Правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент устанавливает требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Учетный документ – это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Составление учетных документов в архиве. Внутренние учетные документы служат основой для всей сводной статистики.

К ним относятся книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. Рассмотрим виды учетных документов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета документов, поступающих в архив. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Книга поступлений помогает правильно оценить динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, первичные они или вторичные. При ведении книги необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы создания.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и его официально принятое сокращенное название. Главная цель списка фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз и его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как этот номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о номере фонда, его названии и всех переименованиях, количестве, хронологических границах и составе документов, а также о наличии описей. Он отражает и динамику изменений состава и состояния фонда. Эти сведения вносятся на основании записей о поступлении и выбытии документов. По листу фонда присваивается номер каждой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В него включаются историческая справка о фондообразователе, схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, акты о неисправимом повреждении документов, копии составленных для путеводителя характеристик фонда, справка об использовании материалов фонда и др. Из дела фонда можно получить сведения о дате создания учрежденияфондообразователя, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов.

Документы централизованного государственного учета составляются путем суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации. В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года состоит из следующих разделов: архивные материалы, страховой фонд копий, научно-справочный аппарат, условия хранения документов.

1. Назовите основные принципы научного учета документов.

2. Изучите Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Опишите при помощи регламента порядок государственного учета документов негосударственной части Архивного фонда РФ.

3. Раскройте значения терминов: учет архивных документов, централизованный государственный учет документов, единица учета Архивного фонда РФ, учетный документ, книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда, паспорт архива организации.

1. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (Приложение к приказу Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 г.). URL: http://www.rusarchives.ru/ lows/reglam.shtml (дата обращения: 25.05.2013).

2. Шабанова Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2005.

№ 2. С. 28–34.

3. Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России // Отечественные архивы. 2005. № 2. С. 35–43.

4. Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. 2004. № 2. С. 66–69.

5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.:

ВНИИДАД, 2007.

6. Методические рекомендации по упорядочению и приему научнотехнической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации / сост. Л.Ю. Покровская, С.Н. Супранова, Н.И. Телегина и др.; под ред. И.Н. Давыдовой, Л.Ю. Покровской.

Самара: НТЦ, 2007. 123 с.

7. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР, 1986.

3.3. научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда российской Федерации Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива – это комплекс взаимосвязанных архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивной информации в целях эффективного использования.

Классификация архивной документной информации является главной проблемой современной организации архивного информационного пространства.

Документной информацией называют сведения, содержащиеся в документе. Архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений, получили название носителей первичной документной информации. Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются вторичной документной информацией. Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и ряд других. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также формируются исторически (делопроизводственные картотеки; картотеки и перечни документов; указатели, обзоры, аннотированные каталоги). Назовем основные принципы построения системы НСА:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость информации различных видов справочников;

3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

По уровням документов справочники системы НСА подразделяются на межархивные (на уровне Архивного фонда РФ и его части); внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов и их частей); внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации. Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, обобщению, в результате чего появляется описание – вторичная документальная информация. Описание дел заключается в выявлении и письменном обозначении информационных характеристик. На обложках и карточках указываются в единой последовательности одинаковые информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; название его структурной части (функции, отрасли); индекс дела по номенклатуре; заголовок дела; аннотация; крайние даты документов дела; количество листов; архивный шифр. Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях.

Приемы составления заголовков. Заголовок должен быть кратким, точным и литературно грамотным. Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов:

– вид дела (дело, материалы, переписка и др.), вид или разновидность документов (протоколы, планы и др.);

– автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов);

– корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

– предмет или вопрос (отражает содержание документов дела);

– территория (указывает на территорию: о которой говорится в документах; на которой были созданы документы);

– время (событий или составления документов);

– формальные признаки (подлинность или копийность).

Состав и содержание документов, созданных в делопроизводстве XVI–XVII и XVIII–XIX вв., обладают рядом специфических особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка, а именно:

1) при описании документов XVI–XVII и XVIII–XIX вв. недопустимы произвольные замены, механическая модернизация терминов, сложившихся в делопроизводстве;

2) своеобразие документов XV–XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи, заимствованных из текста документа;

3) необходимо уделять внимание сохранению транскрипции имен и фамилий, упоминающихся в документе персоналий, названий должностей и титулов;

4) с особым вниманием необходимо подходить к фиксации должностного либо церковного звания исторического лица (оно должно соответствовать занимаемому им положению в тот период, к которому относится документ);

5) следует избегать определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния (так как они могут исказить значение документов).

Архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет информационную, учетную и классификационную функции.

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Классификацией документов и дел в пределах архивного фонда называется их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями его деятельности. К основным классификационным признакам относятся структурный, функциональный, отраслевой, тематический, хронологический. Дополнительными классификационными признаками являются номинальный, корреспондентский, авторский, предметно-вопросный, географический, хронологический.

Описательная статья описи состоит из порядкового номера, делопроизводственного индекса, заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа, крайних дат документов в деле (число, месяц, год), отметки о количестве листов в деле, примечаний.

Справочный аппарат к описи включает титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели (по виду различают предметные, именные, географические, хронологические, комбинированные указатели). К подготовленной архивной описи обязательно должна прилагаться заверительная надпись на отдельном листе-заверителе, в которой указывается количество листов в описи. Она подписывается составителем описи.

1. Каковы принципы построения системы научно-справочного аппарата? Какие требования предъявляются к системе НСА?

2. Какие принципы следует учитывать при составлении заголовка?

3. Раскройте значения терминов: система научно-справочного аппарата (СНСА), документная информация, носители первичной документной информации, вторичная документная информация, архивная информационная среда, архивный шифр, архивная опись, классификация документов и дел в пределах архивного фонда, классификационная схема, заверительная надпись.

1. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. 2000. № 3. С. 14–18.

2. Киселев И.П., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития СНСА к документам государственных архивов // Отечественные архивы. 2000. № 5. С. 12–14.

3. Корсукова Г.П. К вопросу о составе системы научно-справочного аппарата к документам архива // Отечественные архивы. 2004. № 2. С. 64–65.

4. Методические рекомендации по упорядочению и приему научнотехнической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации / сост. Л.Ю. Покровская, С.Н. Супранова, Н.И. Телегина и др.; под ред. И.Н. Давыдовой, Л.Ю. Покровской.

Самара: НТЦ, 2007. 123 с.

5. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат:

краткий справочник / сост. О.Ю. Нежданова; ред. В.П. Козлов. М.: Росархив, 1994. 115 с.

6. Государственные архивы СССР: справочник-путеводитель: в 2 ч.

М.: Мысль, 1989.

7. Крайская З.В. Организация архивного дела в СССР. М., 1980. С. 40–41.

8. Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах: справ. М.: Мысль, 1991. 589 с.

9. Центральные архивы Москвы: путеводитель. М., 1999. Вып. 1–3;

2000. Вып. 4.

10. Центральный фондовый каталог Архивного фонда Российской Федерации. URL: http://212.34.41.11/CFC-search (дата обращения:

25.05.2013).

Понятие архивного каталога. Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по определенному признаку (по предметам, темам, отраслям) в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Его функция заключается в содействии информационному поиску. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Для работы в государственном архиве необходимо овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов. Она включает в себя несколько видов работ:

1) определение вида каталога;

2) разработку схемы классификации документной информации в каталоге;

3) выявление и отбор документной информации для каталогизации;

4) описание документной информации на каталожных карточках;

5) индексирование каталожных карточек;

6) систематизацию карточек и ведение каталога.

Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Различают следующие виды каталогов: систематический, тематический, предметный (именной и географический), каталог по истории административно-территориального деления.

Схема классификации документной информации в каталоге.

Создание каталога конкретного вида начинается с разработки схемы его классификации. В России и странах Восточной Европы Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной документной информации.

В международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы классификации: Универсальная десятичная классификация Мельвиля Дьюи для книг (ДК Дьюи, 1972 г.) и Классификация при помощи двоеточия (Ш.Р. Ранганатана).

В 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографический институт (МБИ) в Брюсселе издал усовершенствованную ДК, которая с 1906 г. называется Универсальной десятичной классификацией (УДК). Изначально она предназначалась для установления связи между библиографиями и библиотеками всего мира.

С конца 70-х гг. XX в. в отечественном архивоведении использовалась Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК), которая во многом вобрала черты упомянутых систем.

Приступая к каталогизации документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру СЕК, чтобы представлять, к какому отделу, подотделу логически может быть отнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

Выявление, отбор и описание документной информации.

При каталогизации следует уделять внимание важным событиям, фактам и явлениям, отражающим определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках путем применения различных приемов описания: подокументного, поединичого, группового.

Описание документной информации на каталожных карточках представляет собой фиксирование вторичной документной информации. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе сведения:

– классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события);

– информационные (содержание документов);

– поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

– внешние (язык документа и способ воспроизведения);

– контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Индексирование каталожных карточек. После выявления, отбора и описания документной информации на каталожных карточках можно приступить к их индексированию – процессу выбора или составления индексов по схеме и их проставления на каталожных карточках. Индекс – это условное обозначение, состоящее из букв, цифр и условных знаков.

Назначение индекса – передать содержание информации, которая зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов – это система построения индексов с учетом методики (перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил).

Систематизация карточек и ведение каталога. Заиндексированные карточки систематизируют для включения в каталог.

Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках.

1. Назовите отличия каталога от архивной описи.

2. Какие этапы включает в себя каталогизация архивных документов?

3. Раскройте значения терминов: архивный каталог, каталогизация архивных документов, система каталогов архива, систематический каталог, тематический каталог, предметный каталог, каталог по истории административно-территориального деления, индексирование, индекс.

1. Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. М., 1978. 278 с.

2. Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек / под ред. З.Н. Амбарцумяна. М., 1959. 190 с.

3. Библиотечно-библиографическая классификация: рабочие таблицы для массовых библиотек / сост. Н.Н. Асеева, Г.П. Ванская. М.: Либорея, 1999. 688 с.

4. Каталог славяно-русских рукописных книг XI–XIV вв., хранящихся в ЦГАДА СССР: в 2 т. / сост. О.А. Князевская, Н.С. Коваль, О.Е. Кошелева, Л.В. Мошкова; под ред. М.И. Автократовой, О.А. Князевской, С.О. Шмидта. М., 1988. 349 с.

5. Каталог славяно-русских рукописных книг XV в., хранящихся в Российском государственном архиве древних актов / сост. И.Л. Жучкова, Л.В. Мошкова, А.А. Турилов; под ред. А.А. Турилова. М.: Древлехранилище, 2000. 416 с.

6. Писцовые книги Русского Севера / сост. Н.П. Воскобойникова, В.Ю. Беликов, Н.Ф. Демидова, М.Ю. Зенченко, Г.А. Иванова. М.: Памятники исторической мысли, 2001. 480 с.

7. Центральный фондовый каталог Архивного фонда Российской Федерации. URL: http://212.34.41.11/CFC-search (дата обращения: 25.05.2013).

ПрАКТиЧеСКие АСПеКТЫ рАБоТЫ Главное условие сохранности культурного наследия – желание его сохранить.

4.1. использование архивных документов и регулирование Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документальной информации. Это сложная и ответственная научная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики.

Направления и цели использования документов. В качестве важнейших задач архивоведения в направлении использования архивных документов постулируются укрепление российской государственности, удовлетворение информационных потребностей общества, обеспечение законных прав и интересов граждан. В процессе использования архивных документов участвуют две стороны: архив и пользователь. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суды, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, СМИ, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, общественные организации, граждане.

Сотрудники архивов несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, неиспользование информации во вред интересам общества и личности.

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы какого-либо ведомства или организации, повышение эффективности управления. Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов и программ реформ, для укрепления государственности, при изменении административно-территориального деления, определении межгосударственных границ и т.д. Архивные документы могут быть использованы в экономических целях: при планировании экономического развития, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных процессов.

Использование архивных документов играет большую роль в культурно-просветительской деятельности (например, для сохранения памятников истории и культуры). Использование документов в научных целях осуществляется при проведении научных исследований и подготовке научных работ (статей, диссертаций, монографий, курсовых и дипломных работ) по историческим источникам, хранящимся в архивах. Научное использование документов предполагает также их публикацию в изданиях научного типа, создание справочников и обзоров документов.

Различают следующие основные формы использования документов:

– исполнение тематических запросов и запросов в целях обеспечения прав граждан;

– инициативное информирование учреждений о документах архива по профилю их деятельности;

– предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

– выдача дел во временное пользование на определенных условиях;

– публикация документов;

– информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях.

Исполнение запросов является наиболее важной формой использования документов архива. Запросом является письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, обозначены географические и хронологические рамки нужной заявителю информации. Различают тематические, персональные (в т.ч. об истории семьи, рода) и социально-правовые (в т.ч.

консульские) запросы.

При поиске запрашиваемой информации необходимо соблюдать сроки исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные инстанции составляет пять дней со дня регистрации; срок исполнения запроса на основании НСА архива – 15 дней; срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива – не более 30 дней (в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок на дней).

Архив предоставляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня документов, тематической подборки, тематического обзора документов. При исполнении тематических запросов организаций в архиве могут создаваться тематические перечни, подборки и обзоры документов.

Инициативное информирование учреждений осуществляется архивом без обращения потребителя. Выявление документов ведется в расчете на потенциального потребителя информации.

В результате работы по выявлению документной информации составляется информационное письмо. Инициативное информирование осуществляется, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров на коммерческое использование документов.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. В соответствии с законодательством гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы.