«В целях усиления контроля за прохождением и исполнением документов, совершенствования документационного обеспечения и рациональной организации делопроизводства в университете, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в ...»

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Северо-Кавказский горно-металлургический институт

(государственный технологический университет)»

« 21 » февраля 2012 г. 31/ОД

ПРИКАЗ

Владикавказ, РСО-Алания №

О введении в действие

Инструкции по делопроизводству

В целях усиления контроля за прохождением и исполнением документов, совершенствования документационного обеспечения и рациональной организации делопроизводства в университете, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.03.2012 г. в ФГБОУ ВПО «СевероКавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)» Инструкцию по делопроизводству, разработанную с учтом требований государственного стандарта РФ на организационно-распорядительную документацию и методических рекомендации Федеральной архивной службы России по оформлению документов.

2. Руководителям структурных подразделений университета (деканатов, кафедр, отделов, центров, лабораторий и др.):

обеспечить строгое соблюдение Инструкции по делопроизводству всеми сотрудниками подразделений;

до 10.03.2010 г. назначить ответственных за делопроизводство в структурном подразделении.

до 10.03.2012 г. ознакомить сотрудников с текстом Инструкции.

Начальнику организационно-контрольного управления В.И.Карлову установить строгий контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству.

3. Начальнику ОКУ В.И.Карлову разместить Инструкцию по делопроизводству на веб-сайте университета и установить строгий контроль за выполнением требований Инструкции.

4. Считать утратившей силу «Инструкцию по делопроизводству в СКГМИ (ГТУ)» от 22.01.2010 г.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Ректор Н.Е. Шубин Проект вносят: ОКУ Исполнители: Карлов В.И.

Должностное лицо Дата подачи Дата Подпись Расшифровка на подпись подписания должностного лица подписи Первый проректор А.А.Баликоев Начальник УК Н.С.Караева Начальник ОКУ В.И.Карлов Начальник правового К.В.Акопов отдела

УТВЕРЖДЕНА

Приказом № 31/ОД от 21 февраля 2012 г.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горнометаллургический институт (государственный технологический университет)» (далее - Инструкция) разработана на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении Российской Федерации, согласованной с Федеральной архивной службой России 21.06.2000г., и утвержденной приказом Минобразования России от 24.07.2000г. № 2286, приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182, «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки РФ, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 г. № 2232 и ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД.

Требования к оформлению документов», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. № 65-ст.

1.2. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и его представительствах, порядок и правила подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом и хранением служебных документов открытого характера. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом «Для служебного пользования»

устанавливаются специальными инструкциями.

1.3. Делопроизводство в университете и его представительствах организуется на основе централизации и осуществляется организационноконтрольным управлением и структурными подразделениями университета.

1.4. Организационно-методическое руководство делопроизводства, контроль за соблюдением сроков исполнения документов, проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях университета и его представительствах осуществляет организационно-контрольное управление.

1.5.Ответственность за состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях университета возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

1.6.Непосредственное ведение делопроизводства, контроль за своевременным исполнением документов, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив в структурных подразделениях университета и его представительствах возлагается на работников, назначенных ответственными за ведение делопроизводства.

1.7. При увольнении, перемещении, уходе работника, отвечающего за делопроизводство в структурном подразделении в отпуск, отъезде в командировку и в других случаях все документы должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

В случае увольнения руководителя структурного подразделения дела должны быть переданы по акту другому должностному лицу, исполняющего обязанности уволившегося сотрудника или принятому на эту должность.

1.8. Сотрудники университета и его представительств обязаны знать и выполнять все требования Инструкции. Все вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству.

1.9. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по сохранности документов и их защите.

2. ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА

2.1. Наряду с Уставом в университете существует ряд локальных актов, регламентирующих его деятельность: приказы и распоряжения ректора, распоряжения проректоров, решения Ученого совета университета, решения Ученых Советов факультетов, решения советов по различным видам деятельности, распоряжения деканов по факультету, инструкции, правила, положения, регламенты, коллективный договор.

2.2. В целях эффективного использования оргтехники в университете установлены единые правила оформления документов.

2.3. Для сокращения количества применяемых форм документов в университете разработаны унифицированные формы документов, указанные в приложениях данной инструкции.

2.4. Разработкой форм, внесением в них изменений, контроль за применением осуществляет организационно-контрольное управление.

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

3.1.1. Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Требования к оформлению документов», введенные в действие 01.07.2003.

3.1.2. Служебные документы университета печатаются на бланках.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами.

Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Для документов установлено два формата бланков - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) по ГОСТ 6.30-2003.

В СКГМИ (ГТУ) предусмотрен единственный вариант расположения реквизитов бланка – продольное.

На чистых листах, а не на бланках печатаются: письма, докладные записки, справки, документы, предназначенные для использования внутри университета.

3.1.3. При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их распределения.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

3.1.4. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации (в СКГМИ (ГТУ) не применяется);

02 — герб субъекта Российской Федерации (в СКГМИ (ГТУ) не применяется);

03 — эмблема или товарный знак СКГМИ (ГТУ);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

07 — код формы документа;

08 — наименование СКГМИ (ГТУ);

09 — справочные данные о СКГМИ (ГТУ);

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию.

30 — Идентификатор электронной копии документа В процессе подготовки и оформления документа может быть использован определнный набор реквизитов, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм – левое (на документах постоянного срока хранения – 30мм);

3.1.6. В университете установлены следующие виды бланков:

3.2. Оформление основных реквизитов документов 3.2.1. Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)». Сокращенное наименование – ФГБОУ ВПО «СКГМИ (ГТУ)», может помещаться только вслед за полным наименованием.

Наименование структурных подразделений университета указывается в соответствии с утвержденной структурой.

3.2.2. Название документа должно соответствовать его содержанию, формам документов, применяемых в вузе.

3.2.3. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок формулируется составителем документа и размещается в левой стороне бланка ниже штампа в пределах ограничительных отметок.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых печатается на бланках формата А5. На распорядительных документах заголовок проставляется независимо от объема текста.

3.2.4. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила:

документы адресуют в организации или структурные подразделения без указания должностей и фамилий, в отдельных случаях допускается адресование документа должностному лицу.

Если документ направляют в учреждение или структурное подразделение, наименование адресата указывается в именительном падеже.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Если документ направляется руководителю учреждения или его заместителям, то наименование организации входит в наименование адресата. Например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается; каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные органы и подведомственным организациям (как постоянным корреспондентам).

корреспонденции разовым адресатам в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

3.2.5. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события (собрания, заседания, приема-передачи), зафиксированного в документе (протоколе, акте).

На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (дата подписания последней организацией) и проставляются регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.

Даты в документе должны оформляться цифровым способом.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 24.11.2011.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 24 ноября года.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ оформлен не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.

Все отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.2.6. Внутреннее согласование документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Документы до их подписания визируются исполнителем, заинтересованными структурными подразделениями.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в университете на лицевой стороне ниже подписи. Проекты распорядительных документов визируются на 1-м экземпляре.

3.2.7. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

3.2.8. Подпись - обязательный реквизит каждого документа.

Документы, направляемые университетом в адрес других организаций подписываются ректором или проректорами в соответствии с возложенными на них полномочиями.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

Проректор по научной работе и инновационной деятельности подпись расшифровка подписи В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии (подпись) инициалы, фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

3.2.9. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются ректором и проректорами университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждению подлежат: акты, договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, программы, сметы, штатные расписания и изменения к ним, структура и штатная численность, расписание занятий и др. Эти документы приобретают юридическую силу только после их утверждения.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДЕНО, название распорядительного документа в именительном падеже, его дата и номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

3.2.10. Резолюция. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.2.11. Текст документа Документы должны быть предельно краткими, четкими, 3.2.11.1.

тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию по затронутому вопросу, исключающую повторные запросы.

Отчеты, планы и другие документы, охватывающие 3.2.11.2.

большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать 7-8 страниц.

Документы, составленные на основании законов, указов, 3.2.11.3.

постановлений, распоряжений вышестоящих органов или распорядительных документов университета, должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, организацию-автора, дату издания, номер и заголовок к тексту.

Например: согласно (чему?) приказу Минобразования России от 23.04.2001 № 1800 «Об утверждении форм бланков лицензии на осуществление образовательной деятельности, приложений к ней и документов, представляемых на лицензионную экспертизу»...

Текст документа рекомендуется разделять на две основные 3.2.11.4.

части: в первой части указывается повод, основание составления документа, во второй части — предложения, просьбы, решения, распоряжения, выводы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причину создания документа, а во второй — решение, распоряжение, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы — распорядительную часть без преамбулы, письма — просьбу без пояснения.

Документы, содержащие информацию по различным 3.2.11.5.

вопросам, делятся на разделы (главы, пункты, подпункты). Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней.

Например: 4.1.5 — это 5-й подпункт 1 -го пункта 4-го раздела.

3.2.11. Оформление приложений к документу. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных 3.3.1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных, оперативных и организационных задач, стоящих перед университетом.

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора университета в случае его отсутствия.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета на основании поручения руководства либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, ответственных за их подготовку.

Подготовка проекта приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, распечатку проекта приказа, согласование, подписание ректором.

Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования.

Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе их согласования, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Приказ оформляется на бланке установленной формы (Приложение 3) и должен иметь следующие реквизиты: полное наименование организации с указанием вышестоящей организации, название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы согласования, подпись лица, вносящего приказ с указанием его должности.

Датой вступления в действие приказа является дата его подписания, если иной срок не оговорен в тексте приказа.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по персоналу и по студентам нумеруются отдельно.

Регистрация приказов по основной деятельности и по студентам ведется в организационно-контрольном управлении.

Приказ может иметь заголовок, который начинается с предлога О (Об).

Например: «Об утверждении…», «О регистрации…», «О создании…».

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В первой части указывается основание или причина составления документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Во второй части излагается решение руководителя, которое начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ:» без кавычек.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, действия одного характера перечисляются в одном пункте.

Указание срока исполнения приказа дается отдельной строкой.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В отдельном пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением приказа в целом. Например: "Контроль над исполнением приказа возложить на проректора по научной работе и инновационной деятельности К.Д.Басиева".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например:

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в последнем пункте приказа.

Копии приказов или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри университета, так и между структурными подразделениями.

Электронные варианты приказов, распоряжений передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. В данном случае необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу» внизу последней страницы документа.

Оригинал приказа подшивается в дело, оформленное в соответствии с номенклатурой.

Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства университета.

3.3.2. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый проректорами университета по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Подготовка и оформление приказов и распоряжений проводится в соответствии с Порядком подготовки и принятия организационнораспорядительных документов ФГБОУ ВПО «СКГМИ (ГТУ)» и контроля за их выполнением (приложение 11).

3.3.3. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на бланке установленной формы (приложение 5).

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2011.

Номером протокола является порядковый номер заседания, нумерация протоколов ведется в пределах календарного года.

Заголовок протокола должен отражать вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Например: Протокол Ученого совета факультета экономики и финансов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель – инициалы и фамилия.

Секретарь – инициалы и фамилия.

Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих лиц в алфавитном порядке.

Если присутствующих на заседании более 10 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих оформляется как самостоятельный документ.

Повестка дня, в которой перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями докладчиков и закреплена последовательность их выступления.

Основная часть протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые печатаются с абзаца для того, чтобы выделить в тексте протокола записи речи докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

3.3.4. Положения, правила, инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции структурного подразделения или университета в целом.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок и детализируются требования основных положений осуществления видов деятельности структурных подразделений или университета в целом или порядок применения положений законодательных и нормативных актов такой деятельности.

Положения, правила, инструкции печатаются на общем бланке с грифом утверждения (Приложение 6).

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются ректором.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции по виду деятельности) отвечает на вопрос «О чем?».

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова:

«должен», «следует», «необходимо», «запрещается»», «не допускается».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основные разработки, основное назначение и сфера их распределения, а также ответственность за нарушение установленных ими требований. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумерацию римскими или арабскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.3.7. Служебная переписка Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией.

К видам служебной переписки, используемой в университете, относится:

деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый университетом, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Служебные письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, которые выполняются на бланке письма. Письма на бланках университета подписывает ректор, проректора, руководители структурных подразделений, наделенные соответствующими полномочиями.

Служебные письма регистрируются в организационно-контрольном управлении.

Исполнитель визирует копию письма, остающуюся в деле организационно-контрольном управлении.

В служебном письме присутствует реквизит «наименование документа»

(заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах могут использоваться фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением, » в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Университет не считает возможным …», «Руководство университета предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»). Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Письма финансового характера, а так же письма, содержащие обязательства, как правило, заверяются печатью университета.

В письмах-запросах должна содержаться просьба о получении необходимых сведений от организаций-адресатов или об осуществлении действий, которые следует выполнить адресату.

В письмах-ответах сообщается запрашиваемые сведения, информация о выполнении требуемых действий в соответствии с полученным запросом.

Уведомление о невозможности предоставления необходимых сведений, а также указывается индекс и дата соответствующего письма-запроса (в реквизите ссылка на номер и дату). Сроки подготовки ответных писем установлены нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки других писем определяются руководителями структурных подразделений университета. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства, и быть согласованы в установленном в университете порядке.

При отправлении служебного письма исполнитель может использовать почтовую или факсимильную связь.

3.3.8. Записка (докладная, объяснительная, служебная) Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками в университете используются докладная, объяснительная, служебная записки.

Докладная записка может быть адресована должностному лицу университета, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной.

Внутриуниверситетская записка пишется от руки или составляется на бумажном носителе, подписывается автором-составителем. Внешняя – оформляется на бланке письма, подписывается ректором или проректором университета. Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения университета или должностного лица.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.

Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностного лица другому должностному лицу внутри университета.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу.

Записки имеют следующие обязательные реквизиты:

наименование структурного подразделения – автора документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. Все визы должны содержать чткую формулировку для принятия е к исполнению или к информации, должны быть разборчивы, содержать расшифровку фамилии и дату подписания.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов 4.1.1. Доставка документов в университет осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы и сообщения Е-mail. Посредством фельдъегерской связи и спецсвязью в университет доставляются отдельные виды корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную (в том числе секретную) информацию.

4.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация документов осуществляется в организационно-контрольном управлении.

Первичная обработка поступающих документов заключаются в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов (за исключением адресованных «лично»), проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документа.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале.

Конверты от поступившей корреспонденции (в том числе от граждан) сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, а также при поступлении личных или доплатных документов.

4.1.3. Вся поступающая корреспонденция сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

1. Периодические печатные издания (книги, журналы, брошюры, бюллетени и пр.).

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня.

4. Материалы, посылаемые для сведения.

5. Формы бухгалтерской и статистической отчетности, акты на списание.

6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.

7. Ответы на запросы структурных подразделений.

8. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

9. Отчеты по командировкам.

10. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

11. Учебные планы, программы. Копии.

12. Сметы. Копии.

13. Нормы расхода материалов.

14. Научные отчеты по темам.

15. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты.

Документы, перечисленные в п.5, 10-15 подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях СКГМИ (ГТУ).

На эти документы ставится штамп с указанием даты поступления и обозначением б/н (без номера). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы ставится штамп с указанием даты поступления и очередного порядкового номера документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Данные о документе вносятся в компьютерную программу «КИП и регистрация».

Все поступающие документы регистрируются один раз, при передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4.1.4. Документы, адресованные руководству, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в организационно-контрольном управлении, после чего направляются руководству университета.

Документы, не требующие доклада руководству вуза, направляются для исполнения в структурные подразделения.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в организационно-контрольное управление, где в программе «КИП и регистрация» вносится фамилия исполнителя, после чего документ передается на исполнение.

4.1.5. Получив документы на исполнение, работник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение (подлинник документа получает ответственный исполнитель, соисполнители - копии).

В отдельных случаях документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

4.1.6. Каждый работник университета обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

4.1.7. Ответственные лица за делопроизводство структурных подразделений обязаны ежедневно осведомляться в организационноконтрольном управлении о наличии документов, адресованных руководителю данного подразделения.

4.1.8. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

4.1.9. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

4.2. Порядок подготовки исходящих и внутренних документов.

4.2.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), регистрации, тиражированию и отправке.

4.2.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

4.2.3. Все документы представляются на подпись ректору (проректорам) и регистрацию в двух экземплярах (1 экземпляр – адресату, экземпляр исполнителю регистрации остается в организационноконтрольном управлении).

4.2.4. Внутренние документы (докладные записки, справки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

4.3. Порядок обработки и регистрации исходящих документов.

4.3.1. Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой, электрической и, в случаях экстренной необходимости, спецсвязью.

Обработка документов для отправки почтовой и спецсвязью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.3.2. Документы, подлежащие отправке почтовой и сецсвязью, передаются работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в организационно-контрольное управление полностью оформленными (наличие подписи, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), с указанием почтового адреса со списком рассылки (если их количество больше 5).

Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

4.3.3. Документы, подлежащие отправке по факсу, передаются их исполнителями в организационно-контрольное управление.

4.3.4. Телеграммы направляются только по срочным вопросам. Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов.

отправляемых заказными письмами и бандеролями:

дипломы об окончании учебных заведений;

академические справки;

заявки на изобретения;

выездные документы;

Возможность отправки корреспонденции, не указанной в настоящем перечне, согласовывается с начальником организационно-контрольного управления.

Конверты с заказной корреспонденцией регистрируются в организационно-контрольном управлении в почтовых реестрах, составляемых в 2 экземплярах, и сдаются предприятию связи с первым экземпляром реестра под расписку на втором экземпляре, который хранится в организационно-контрольном управлении. Копии реестров служат доказательством отправки заказной корреспонденции.

Документы экспресс-почтой отправляются в виде исключения и только с разрешения ректора.

4.3.6. Все исходящие документы университета регистрируются в в организационно-контрольном управлении. Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается. Регистрация состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставлении даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписания.

4.3.7. Регистрационный номер документа состоит из установленного цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения, соответствующего его номеру в организационной структуре университета, очередной порядковый номер и префикс, соответствующий корреспонденту.

Регистрационный номер на входящей корреспонденции ставится в правом нижнем углу документа и состоит из индексов корреспондента и порядкового номера поступления. Здесь же указывается дата поступления документа.

Например: 645-11 11.11.2009 г.

645 - порядковый номер документа, 11 – индекс (порядковый номер корреспондента) 11.11.2009 г. - дата поступления документа.

Индекс исходящего документа.

Регистрационный номер на исходящей корреспонденции ставится в правом верхнем углу в области соответствующего реквизита и состоит из индексов корреспондента, индекс должностного лица, подписывающего исходящий документ, и порядкового номера документа. Здесь же указывается дата регистрации документа.

Например: 1645-1/11 12.11.2009 г.

1645 - порядковый номер документа, 1- документ подписывается ректором университета 11 – индекс (порядковый номер корреспондента) 12.11.2009 г. - дата поступления документа.

Регистрационный номер на входящей корреспонденции и исходящей документации в структурных подразделениях состоит из порядкового номера документа, индекса структурного подразделения и индекса корреспондента.

Например, 2.6.1.1 - 125/23.

08.08- порядковый номер (индекс) кафедры, 125- порядковый номер документа, 23 - Сведения об учебно-педагогической нагрузке кафедры безопасности жизнедеятельности.

Если исходящий документ является инициативным, его номер составляется из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера по группе корреспондентов в картотеке инициативной корреспонденции (например, ….4– администрация местного самоуправления г.Владикавказа и их структурные подразделения, 5 – Администрации местного самоуправления муниципальных образований РСО-Алания и их структурные подразделения и т.д.) с добавлением буквы "и", написанных через дефис, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.

Например: 2.6.1- 2и/21 - означает, что документ отправлен деканатом горно-геологического факультета в инициативном порядке в Министерство труда и социального обеспечения РСО-Алания, копия хранится в деле (Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета).

В СКГМИ (ГТУ) устанавливаются следующие порядковые номера для различных групп корреспондентов:

1 – Президент РФ, Правительство РФ, Законодательное собрание РФ и их структурные подразделения (за исключением Министерства образования РФ), 2 – Глава РСО-А, Правительство РСО-А, Парламент РСО-А и их структурные подразделения, 3 – Министерство образования и науки РФ и его структурные подразделения, 4 – Администрация местного самоуправления г.Владикавказа и его структурные подразделения, 5 – Администрации местного самоуправления муниципальных образований РСО-Алания и их структурные подразделения, 6 – Высшие учебные заведения РФ, 7 – Средние учебные заведения РФ, 8 – Иностранные корреспонденты (кроме стран СНГ), 9 – Корреспонденты из стран СНГ, 10 – Представительство Президента РФ в Южном Федеральном округе и его структурные подразделения, 11 – Прочие корреспонденты.

Инициативная корреспонденция, исходящая от проректоров СКГМИ (ГТУ), регистрируется аналогичным образом в их секретариатах.

Индексы на исходящей корреспонденции проставляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях и секретариатах проректоров СКГМИ (ГТУ). Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки (журналы).

Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах организационно-контрольным управлением.

4.3.8. Регистрация исходящих документов ведется в компьютерной программе «КИП и регистрация», куда вносится: порядковый номер документа, дата регистрации, наименование организации или фамилия частного лица, кому отправляется документ с указанием города, краткое содержание документа и стоимость пересылки.

4.3.9. Документы сдаются на отправку в открытом виде и отправляются в течение двух дней, а срочные – в день получения. Передача документов на отправку без регистрации не допускается.

4.3.10. Подготовленные к отправке документы конвертуются, взвешиваются, маркируются и сдаются предприятию связи.

4.4. Порядок передачи документов внутри университета 4.4.1. Передача документов между структурными подразделениями университета осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в этих подразделениях. Документы, зарегистрированные в организационноконтрольном управлении, передаются только через организационноконтрольное управление.

4.4.2. Документы передаются с соответствующей пометкой в регистрационных формах. Цель указанного порядка передачи документов быстрое и точное определение местонахождения документа.

4.5. Порядок работы исполнителей с документами 4.5.1. Руководители структурных подразделений университета обязаны обеспечивать оперативное и качественное рассмотрение документов в течение рабочего дня, осуществлять действенный контроль за надлежащим исполнением документов.

4.5.2. При рассмотрении документов руководители подразделений (должностные лица) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения. Срочные документы исполняются в первую очередь, оперативные – во вторую. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

4.5.3. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно.

4.5.4. Исполнение документа предусматривает:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа, его оформление;

- согласование проекта;

- оформление проекта;

- представление проекта документа на подпись (утверждение);

- подготовку к пересылке адресату.

4.5.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.5.6. Подготовка и направление ответов на запросы депутатов разных уровней осуществляется университетом в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата.

конфиденциальные сведения, предоставляются в порядке, установленном законодательством РФ.

4.5.8. Поступившие в адрес университета письменные обращения граждан передаются на рассмотрение ректору университета, после чего, в соответствии с резолюцией – на исполнение соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

В ответ на письменные обращения граждан о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы или учебы им высылаются требуемые справки.

4.6. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции Исполнитель составляет текст документа на русском языке и готовит проект документа, отправляемого в адрес иностранных организаций и граждан, на иностранном языке в двух экземплярах в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному виду документа, на бланке установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовится сопроводительное письмо. При необходимости исполнитель согласует текст документа на русском языке с должностным лицом, за подписью которого документ отправляется адресату. Русский текст документа и проект отправляемого документа с визой исполнителя и опись передается в ОМС для подтверждения соответствия содержания.

До передачи документа на подпись начальник ОМС должен проверить его содержание, правильность оформления, адресации, наличие необходимых реквизитов, виз и приложений и подписать копию документа. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Подписанный ректором или проректором по направлению документ и его копия представляется в ОМС для регистрации. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Сотрудник ОМС передает на подпись проректору по направлению опись и регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, проставляет исходящий номер и дату на оригинале и копии. В журнал регистрации заносятся следующие сведения:

дата регистрации;

подпись сотрудника канцелярии, принявшего документ для отправки на отделение почтовой связи.

Затем конверт с оригиналом документа вместе с описью передаются в организационно-контрольное управление, а копия письма или сопроводительной подшивается в дело ОМС.

Вся иностранная корреспонденция, поступающая в адрес университета, передается для перевода на русский язык наименования структурного подразделения или фамилии конкретного лица, кому адресована корреспонденция, и последующей регистрации в ОМС.

Зарегистрированная корреспонденция возвращается в организационноконтрольное управление для передачи в структурные подразделения.

5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Основные требования к организации контроля 5.1.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение.

5.1.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование руководителя о состоянии исполнения документов в университете.

5.1.3. Контроль исполнения документов должен быть упреждающим.

5.1.4. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение документов и содержащихся в них поручений возлагается на руководство университета и руководителей структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте документа или резолюции служебного документа.

5.1.5. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется организационно-контрольным управлением. В структурных подразделениях контроль осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в этих подразделениях.

5.1.6. Обязательному контролю исполнения подлежат:

- запросы и обращения народных депутатов;

- предложения, заявления и жалобы граждан;

- приказы, распоряжения, нормативные акты вышестоящих организаций;

- приказы, распоряжения, решения Ученого Совета университета;

- документы, поступающие на имя ректора со сроком исполнения.

5.1.7. Вопросы, поставленные перед университетом, должны находиться под контролем руководителя организации или руководителя структурного подразделения.

5.1.8. Снять документ с контроля могут только должностные лица или служба, которая поставила его на контроль (организационно-контрольное управление).

5.1.9. Основанием для снятия с контроля документов является документ – ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

5.2.1. Сроки исполнения документов университета исчисляются в календарных днях с даты подписания (учреждения) документа, а для поступивших - с даты регистрации в университете.

5.2.2. Сроки исполнения документов устанавливаются ректором университета. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание документа и практические возможности его исполнения.

Сроки исполнения указываются в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксируются в резолюции руководителя.

5.2.3. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения:

Акты – решение в день поступления, за исключением актов, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Документы с пометкой в резолюции «срочно» - решение в трхдневный срок;

Документы, направляемые на согласование – рассмотрение в день поступления, за исключением документов, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Заказ, заявка, требование – рассмотрение в день поступления, за исключением заказов, заявок и требований, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Записки (докладные, служебные, объяснительные) - в трхдневный срок;

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, не позднее 15 дней;

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - дней;

Письменные поручения ректора без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок.

Поручения ректора, высказанные на заседания Учного совета, ректората или рабочих совещаниях - в указанный срок, без указания срока в течение 30 дней.

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

Предложения и заявления депутатов Государственной думы РФ и Парламента РСО-А в срок до одного месяца; не требующие Предложения и заявления депутатов городской Думы - рассмотрение в 10-дневный срок;

Приказы и распоряжения ректора – в указанный срок, без указания срока - в течение 30 дней.

Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ и Правительства РСО-А - согласно указанному сроку или в течение 30 дней;

Рекомендации комитетов Государственной Думы РФ и Парламента РСО-А - сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комитетами;

Решения Парламента РСО-А - доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;

Решения городской Думы - не позднее чем в 7-дневный срок;

Телеграммы, телефонограммы, факсимильная связь, требующие срочного решения - до двух дней; остальные в течение 10 дней.

5.2.4. Если исполнение документа связано с выездом или получением дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлен до месяца, с обязательным уведомлением об этом автора документа.

5.2.5. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или организацией, которые его установили.

5.2.6. Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения указания требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или резолюции, исполнитель документа не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения должен обратиться по подчиненности с просьбой о продлении срока.

О полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель обязан в тот же день сообщить лицу, осуществляющему контроль исполнения соответствующих документов. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

5.2.7. Контроль за исполнением входящих документов осуществляется организационно-контрольным управлением университета. Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра компьютерной базы данных и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения.

По первому требованию сотрудника организационно-контрольного управления, осуществляющего контроль, исполнитель обязан дать исчерпывающий ответ об исполнении находящегося на контроле документа.

В случае задержки в исполнении документов сотрудник канцелярии, осуществляющий контроль, обязан принять меры для выяснения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов, а также регулярно в установленные сроки представлять руководству университета перечень неисполненных документов для принятия соответствующих мер.

6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

6.1. Формирование дел 6.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.1.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за ведение документации.

Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях университета и его филиале осуществляется организационно-контрольным управлением.

6.1.3. Дела заводятся в структурных подразделениях университета, как правило, в начале календарного года. При необходимости новые дела в структурных подразделениях могут заводиться в течение года. В таком случае лицо, ответственное за делопроизводство в данном подразделении делает соответствующие пометки в номенклатуре дел.

6.1.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами.

Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке, в порядке разрешения вопросов;

- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело.

В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

6.1.5. Распорядительные документы группируются в дела, по видам документов и хронологии.

6.1.6. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно).

6.1.7. Поручения правительственных органов группируются в дела в хронологическом порядке по дате регистрации документа.

6.1.8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и составу студентов.

6.1.9. Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

6.1.10. Расчетно-денежные документы формируются и хранятся в установленном порядке.

6.1.11. В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

6.1.12. Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

6.2.1. Номенклатура дел университета - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения.

6.2.2. Номенклатура дел университета составляется архивом университета совместно с организационно-контрольным управлением на основе номенклатур дел структурных подразделений один раз в пять лет.

6.2.3. При составлении сводной номенклатуры дел университета следует руководствоваться уставом университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

6.2.4. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в организационно-контрольное управление.

6.2.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "переписка по разным вопросам" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

6.2.6. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

6.2.7. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

6.2.8. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

6.2.9. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

6.2.10. Возникшие в течение года не предусмотренные номенклатурой дела с разрешения руководителя подразделения и по согласованию с архивом дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с очередным порядковым номером. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в номенклатуру дел заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

6.2.11. Сводная номенклатура дел, предварительно согласованная с Национальным архивом РСО-Алания, куда документы поступят на хранение, утверждается ректором университета.

Сводная номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения структуры университета, но не реже 1 раза в 5 лет.

Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

Первый экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в организационно-контрольном управлении, второй находится в архиве.

7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

7.1.1. С момента создания и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела с исключением доступа к ним посторонних лиц.

7.1.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

7.1.3. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

7.1.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора университета с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

7.2. Подготовка документов к передаче в архив 7.2.1. Для обеспечения сохранности документов в СКГМИ (ГТУ) создан архив.

В своей деятельности архив университета руководствуется нормативными и методическими документами Национального архива Республики Северная Осетия-Алания, положением об архиве университета.

7.2.2. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше лет) хранения и дела по личному составу в течение 1 года остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив по акту, кроме выпускных квалификационных работ, которые сдаются в архив сразу после окончания работы ГАК (Приложения 8,9). Акт составляется в двух экземплярах.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по Акту (Приложение 10). Акт составляется в двух экземплярах.

7.2.4. Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.3.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права ЭК университета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором.

7.3.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел университета, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения, путем постраничного просмотра дел.

7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи дел постоянного, временного (свыше лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению документов утверждаются ректором университета.

7.3.5. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются архивом в конторы по заготовке вторичного сырья или уничтожаются.

7.4.1. Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

7.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа - заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

- оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не переплетаются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

7.4.3. Дела постоянного и долговременного хранения подшиваются в твердую обложку в 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления должны быть удалены из дел.

7.4.4. Листы в деле (за исключением листов-заверителей и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным карандашом.

7.4.5. Количество листов в деле, особенности дела, а также все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копи) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

7.4.6. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме (Приложение 7).

Заголовок дела на обложке должен соответствовать включенным в номенклатуру дел заголовкам. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложке дела указываются дата начала и дата окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц, год. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

На обложке проставляется номер дела по описи.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, темными светостойкими чернилами или тушью.

7.5. Составление описей дел 7.5.1. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, архивом университета ежегодно составляются описи установленной формы и сдаются в Национальный архив Республики Северная Осетия-Алания.

7.5.2. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. В случае отсутствии дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску.

Обнаруженные дела включаются в опись. В противном случае составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив университета.

7.5.3. Описи дел составляются по установленной форме в экземплярах и представляются в архив университета вместе с передаваемыми на хранение делами.

7.5.4. При передаче дел из структурного подразделения в архив в конце каждого экземпляра описи проставляется цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, подписи сотрудников, осуществлявших прием-передачу дел, указывается дата.

7.5.5. При составлении описи необходимо руководствоваться следующими правилами:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации в описи валовой;

- систематизация дел в описи структурного подразделения должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим организациям со ссылкой на акт, о наличии копий и т.п.

7.5.6. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи; оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

7.5.7. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем подразделения. Сводную опись университета утверждает ректор.

8. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Печатание и тиражирование внутренних документов, а также документов, подлежащих регистрации в организационно-контрольном управлении (служебные письма), осуществляется структурными подразделениями.

8.2. Печатание и тиражирование приказов по основной деятельности университета осуществляется организационно-контрольным управлением.

Печатание и тиражирование приказов по личному составу осуществляется управлением кадров.

Печатание и тиражирование приказов по составу студентов осуществляется организационно-контрольным управлением.

8.3. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности вуза. Тиражирование документов с грифом "Для служебного пользования" производится спецотделом.

Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей.

9. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ

9.1. Изготовление печатей и штампов производится в порядке, установленном Министерством внутренних дел Российской Федерации.

9.2. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланков, трудовые книжки. Учет ведется в специальных журналах соответствующих служб.

9.3. Выдача печатей, штампов, бланков производится под роспись в соответствующих журналах учета.

Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

9.4. Печати, штампы, бланки и трудовые книжки должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими.

9.5. Лица, ответственные за хранение печатей с изображением Государственного герба, назначаются приказом ректора университета.

9.6. Заявки на изготовление печатей и штампов подаются структурными подразделениями на имя ректора университета. В заявках должны быть указаны сведения о применении печатей и штампов, описание каждой печати (штампа).

9.7. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации структурных подразделений, предприятий и т.д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ;

Инструкции (правила) ( должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности университета, структурных подразделений и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.).

Планы (учебные, производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (о структурном подразделении; премировании, стипендиальном обеспечении и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).

Расценки на производство работ:

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования;

выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (об обучении, материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.) Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода на драгоценные металлы.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на оплату, выполнение работ, услуг) Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения о структурных подразделениях.

Протоколы (согласования планов работ; выдвижения народных заседателей и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку специалистов с полным и частичным возмещением затрат; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Штатные расписания и изменения к ним.

9.8. Печати с наименованиями университета, а также их структурных подразделений (не гербовые) ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника; на копиях документов, направляемых в другие учреждения; на справках по вопросам трудовой деятельности, зарплаты и т.п.

9.9. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

9.10. Изготовление разного вида бланков производится в типографии университета через организационно-контрольное управление по заказам структурных подразделений.

9.11. Ответственность за правильное хранение и использование бланков возлагается на руководителей структурных подразделений и должностных лиц, отвечающих за делопроизводство.

9.12. Уничтожение бланков, печатей и штампов производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

9.13. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

Приложение к инструкции по делопроизводству

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка Приложение к инструкции по делопроизводству

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЦГАТ КАВКАЗАГ

«СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ГОРНО МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ХХХОН - МЕТАЛЛУРГОН

(ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ (ПАДДЗАХАДОН ТЕХНОЛОГОН

ул. Николаева, 44, г. Владикавказ, Республика Северная Осетия-Алания, 362021, ОКПО 02069601, ОГРН1031500350111, ИНН 1501002522, тел.: (8672) 407-101 факс: (8672) 407-203 E-mail: [email protected] http://www.skgmi-gtu.ru _№ _ на № _ от _ Приложение к инструкции по делопроизводству Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВПО «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»

ПРИКАЗ

«» 20 г. Владикавказ, РСО-Алания № Приложение к инструкции по делопроизводству Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВПО «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Владикавказ, РСО-Алания № Приложение к инструкции по делопроизводству Министерство образования и науки российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»

ПРОТОКОЛ

г. Владикавказ, РСО-Алания Заседания (наименование) Председатель – И.О.Ф.

Секретарь – И.О.Ф.

Присутствовало: И.О.Ф. (по алфавиту).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ….. (Доклад И.О.Ф.) 2. …... (Информация И.О.Ф.) 1.СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Приложение к инструкции по делопроизводству Министерство образования и науки российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»

П О Л О Ж Е Н И Е ОБ ОТДЕЛЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.

1.2.

1.3.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 2.1.

2.2.

2.3.

3. ФУНКЦИИ 3.1.

3.2.

3.3.

4. ПРАВА 4.1.

4.2.

4.3.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 5.1.

5.2.

5.3.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

6.1.

6.2.

6.3.

Согласовано:

Приложение к инструкции по делопроизводству Национальный архив РСО-Алания.

_ _ _ (наименование государственного архива) (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО № _ том №_ (заголовок дела) _ (дата) На_листах Хранить Приложение к инструкции по делопроизводству Министерство образования и науки российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»

приема-передачи дипломных проектов (работ) студентов специальности «», кафедры в архив п/п студента Всего: _ шт.

Сдал:

Принял:

Приложение инструкции по делопроизводству ФГБОУ ВПО «Северо-Кавказский

ПРОРЕКТОР СКГМИ (ГТУ)

горно-металлургический институт (государственный технологический ул. Николаева, 44, г.Владикавказ, (наименование структурного подразделения) № г. Владикавказ, РСО-Алания О передаче документов (постоянного) длительного (свыше 10 лет) хранения _ (наименование структурного подразделения) Составлен комиссией:

Члены комиссии: руководитель подразделения – И.О.Ф.

ответственный за хранение – И.О.Ф.

На основании номенклатуры дел _ отобраны к передаче в архив университета следующие документы:

Акт составлен в 2-х экземплярах :

1-й экземпляр - в архиве, 2-й экземпляр – в структурном подразделении.

Члены комиссии:

Руководитель подразделения _ И.О.Ф.

Ответственный за делопроизводство Приложение инструкции по делопроизводству ФГБОУ ВПО «Северо-Кавказский

ПРОРЕКТОР СКГМИ (ГТУ)

горно-металлургический институт (государственный технологический ул. Николаева, 44, г.Владикавказ, № г. Владикавказ, РСО-Алания О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (наименование структурного подразделения) в связи с истечением срока хранения Составлен комиссией:

Члены комиссии: руководитель подразделения – И.О.Ф.

На основании номенклатуры дел, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения _ отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение следующие документы: