«Автор(ы). _Соодонбекова А.Ж. (Фамилия Имя Отчество) Название материала(работы) Деловое общение и делопроизводство _ _ Вид (тип) материала УМК (УМК, лекция, лаб.работа, методические указания ит.д.) Для ...»

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.

Тема 10. Реквизиты – основные информационные элементы документов Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами.

Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа.

Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми.

1 - Государственный герб Кыргызской Республики;

2 - Эмблема организации;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование учреждения;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке, номер телефона 10 - название вида документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

22 - отметка о наличии приложения;

24 - гриф согласования;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

(см. Типовую инструкцию по оформлению документов в КР. Стр. 228) Тема 11. Составление и оформление организационно-распорядительных документов Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности;

порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура). В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения: для банков - перечень проводимых банком операций и его функции; для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др. Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставной капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность, распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

УСТАВ оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); наименование вида документа - УСТАВ; дата; регистрационный номер, место издания (город); гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); текст; подпись.

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения 4. Права и обязанности 5. Руководство 6. Взаимоотношения с другими подразделениями.

';

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.) Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа;

дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками.

Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения 2. Должностные обязанности 4. Ответственность 5. Взаимоотношения.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись;

печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы.

Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа;

порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

наименование учреждения (организации), вид документа, заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа), вид документа, дата, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении;

"решает" (решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе.

Эти слова печатаются прописными буквами т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей.

С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

Распорядительная часть может делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

Решение - это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д. Образец оформления предлагается на стр.

Распоряжение распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Распоряжения являются делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов. Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами "ПРЕДЛАГАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ"). Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа - ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

Тема 12. Составление и оформление информационно-аналитических документов Существуют многочисленные группы документов, относящихся к данной системе.

Справки - документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите "адресат". Справки информационно характера можно подразделить на две группы:

составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют листах формата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и имеет заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладные записки могут быть внутренними, т.е.

направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства. Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Объяснительная записка документ, поясняющий содержание отдельных какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1) записки, являющиеся приложением к основному документу; 2) объяснительные записки составляемые отдельными работниками оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем.

установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составление акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово "Основание" начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии:

фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова "Присутствовали", напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов.

Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата)..

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе Российской Федерации - доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др. Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), печать того предприятия, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата выдачи.

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.

Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: "Просим выделить 175 тысяч сомов для закупки оборудования", или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты - адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений.

Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем.

Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письмаприглашения, письмо-извещение, письмоподтверждение, письмо- напоминание, гарантийное и др. Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей. Телеграмма (телетайпограмма, телекс) - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом. Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк; запятая - запт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобки - скб.

Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов. Факс воспроизводит все особенности документа подлинника, поэтому удобны. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ. Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий. Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

Программа - плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем. Программа оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.

Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделенийразработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление. Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются:

наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Тема 14. Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией Обработка исходящих документов средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или работниками служб делопроизводства. Документы, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, предназначенные для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Передача документов внутри учреждения Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого учреждения. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу учреждения (юрисконсульту) для проверки соответствия содержания подготовленных документов действующему законодательству. После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения учреждения, а в необходимых случаях - за его пределы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения либо помещаются в соответствующее дело.

Общие правила регистрации документов Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью не обходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, финансовые и др.), как создаваемые внутри учреждения, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, а также частных лиц. Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 10). Перечень утверждается руководителем учреждения.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется, его дальнейшее движение отражается в экземпляре карточки, приложенной к документу.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно.

Индексирование документов - присвоение документу условного обозначения (индекса) и порядкового номера. Индексирование проводится на основе номенклатуры дел. Индекс документа должен состоять из условного обозначения структурного подразделения учреждения, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа. Например:

05-2/250 - регистрационный номер входящего документа, где: 05 - индекс структурного подразделения, в которое направляется документ, 2- номер дела по номенклатуре, 250 порядковый номер документа. 03-21/145 - регистрационный номер исходящего документа, где: 03 -индекс структурного подразделения, подготовившего документ, 21 – номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия документа, 145 - порядковый номер документа.

Регистрационный номер входящего документа проставляется в регистрационном штампе, расположенном на правом нижнем поле первого листа документа.

Регистрационный номер исходящего документа фиксируется в угловом штампе (при отсутствии бланка), которые проставляются в левом верхнем углу документа или в специально отведенном на бланке месте. Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, протоколов). Индексами этих документов являются их регистрационные номера, которые присваиваются им в пределах каждого вида документов.

Бороздина Г. В. Психология делового общения. – М., 2009.

Вольф И. Современный этикет. – М: ИД «Кристина», 2000.

Жапарова.Б.Б. Ведение делопроизводства на государственном и официальном языках. Бишкек, 2010г.

Зарецкая Е. Н. Риторика. Теория и практика речевой коммуникации. – М., 1998.

Кузнецов И. Н. Деловое общение: Учебное пособие. – М., 2006.

Мальханова И. А. Деловое общение: Учебное пособие. – М.: Академический проект Трикста, 2007.

Психология и этика делового общения: учебник. /Под ред В. Н. Лаврененко. – М., 2003.

Соловьев Э. Я. Современный этикет. Деловой протокол. – М.: «Ось», 1998.

10. Фомин Ю. А. Психология делового общения. – Минск, 2003.

11. Шепель В. М. Секреты личного обаяния. – М., 1997.Золотая книга этикета.

/Сост. В. Ф. Андреев.

12.. Борисов В.К., Панина Е.М., Панов М.И. Этика делового общения. – М., Форум, 175 стр., 2008г.

13. Зарецкая И.И. Основы этики и психологии делового общения. – М., Оникс, стр., 2010г.

14. Замедлина Е.А. Этика и психология делового общения. Издание 2. – М., РИОР, 112 стр., 2009г.

15. Захаров Д.К., Кибанов А.Я., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. – М., Инфра-М, 424 стр., 2010г.

обеспечение управления): Учебное пособие - 3-е изд.,испр. и доп. - ("Справочник"). – М.:

Феникс, 17. Заика И.Т. Документирование системы менеджмента качества: Учеб.пособие.

– М.: Кнорус, 2010.

Учеб.пособие. – М.: РГОТУПС, 2006.

19. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие - 6-е изд.,испр. и доп. - ("Высшее образование") (ГРИФ). - М.: ИНФРА-М, 20. Егоршин А.П., Распопов В.П., Шашкова Н.В. Этика деловых отношений – М., НИМБ, 400 стр., 2008г.

21. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. Издание 5. – М,.ЮНИТИ, 415 стр., 2008г.

22. Канке В.А. Современная этика. Издание 3. – М, Омега-Л, 394 стр., 2009г.

23. Мартова Т.В. Этика деловых отношений – М., Феникс, 252 стр., 2009г.

24. Семнов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса.

Издание 6. – М., Дашков и К, 274 стр., 2009г.

25. Семнов А.К., Маслова Е.Л. Этика менеджмента. Учебное пособие. – М., Дашков и К, 270 стр., 2008г.

26. Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005г.

27. Розанова В.А. Психология управления / В.А. Розанова. М., 1996.

28. Творогова Н.Д. Психология управления. Лекции / Н.Д. Творогова. М.: Изд-во Гэотар-Медиа, 2008. 528 с.

29. Урбанович А. А. Психология управления / А.А.Урбанович. Мн.: Харвест, 2003. 640 с.

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике Абсентеизм (абсентизм) – добровольный, в большей или меньшей степени осознанный, отказ гражданина от участия в выборах.

Авторитет – общепризнанное влияние лица, организации или общественного института на различные сферы социума, основанное на подлинных или мнимых достоинствах, информированности, опыте.

Агрессивность коммуникации – см. наступательность коммуникации.

Аномия – утрата индивидом социальных связей и социальной ответственности.

Архитектурный дизайн – внешнее оформление офисов, подъездов, паркингов, производственных помещений, размещение построек, их планировка.

Аффилирование – рыночная стратегия, заключающаяся в подчинении менее влиятельной структуры, не предполагающая прямого поглощения, а, в ряде случаев, и покупки контрольного пакета акций аффилируемой организации.

Бенчмаркетинг – использование самых передовых технологий и самых совершенных социальных инноваций из тех, которые на данный момент доступны фирме Беседа деловая – речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Бифуркационность – нахождение в ситуации, сценарии будущего развития, в которой не просто многовариантны, а непредсказуемы.

Благо – обобщенное абстрактное понятие, используемое для обозначения положительной ценности предметов, явлений, институтов.

объединений, культурных и спортивных организаций и их программ, осуществляемая коммерческими структурами на безвозмездной основе, благотворительность отличается от спонсорства тем, что не предполагает даже неформальных обязательств со стороны получивших поддержку.

Бонус – премия за скорость и/или качество выполнения работы, как правило, предусмотренная договором.

Бренд – марка товара или, что более распространено, фирмы, обладающая особой известностью, имеющая б?льшую ценность, чем материальные активы фирмы.

Брендинг – целенаправленная деятельность менеджеров, маркетологов, пиарменов, по созданию бренда.

ответственных специалистов организации с представителями СМК; может состоять лишь из краткого информативного выступления представителей организации и распространения среди журналистов пакета информационных материалов (без ответов на вопросы журналистов).

Бэкграунд – текущая, поддерживающая информация, не содержащая сенсаций.

инновационных отраслях экономики.

Вербальные коммуникации – совокупность словесной информация, передаваемой организацией или лицом.

Вертикальная интеграция – интеграция с потребителями или поставщиками, заканчивающаяся, в идеале, формированием замкнутого технологического цикла. Вариантом вертикальной интеграции является обратная (регрессивная) интеграция – подчинение организаций, оказывающих вспомогательные услуги.

Виртуальный объект – социальный объект, не существующий как материальная, фактическая данность, но активно участвующий в общественных процессах.

Выделение – см. отстройка.

Высокие технологии (хай-тех, хай-текнолоджи) – наиболее передовые, инновационные технологии.

Вытеснение – набор приемов, позволяющих заменить сложившийся отрицательный стереотип о рекламном или ПР-объекте нейтральным, а – в идеале – позитивным стереотипом, или, хотя бы, вытеснить из общественного сознания сложившийся отрицательный стереотип.

Горизонтальная интеграция – слияние нескольких рыночных субъектов, примерно равных по уровню влияния и богатства. Вариантом горизонтальной интеграции является прямая (прогрессивная) интеграция – поглощение фирмы, пиратским способом тиражирующей технологии поглощающей организации.

Гражданское общество – сфера самодеятельности и самоорганизации индивидов и их добровольных ассоциаций, независимая от государства, официальной церкви, крупных монополий и иных влиятельных институциолизированных структур.

Грязный ПР (черный ПР) – совокупность приемов создания искаженных имиджей, приукрашенных – для клиентов и заказчиков, ухудшенных – для их оппонентов, не противоречащих закону, а, зачастую, и общественной морали, и состоящая, прежде всего, в манипулировании информационными потоками и, в меньшей степени – в манипулировании индивидуальным и общественным сознанием.

Группа влияния (группа давления, реже – корпорация, см. корпорация) – сообщество лиц со сходным социально-экономическим положением, объединившихся в формализованную или неформальную структуру с целью лоббирования своих общих интересов.

Деловое общение – искусство, позволяющее войти в контакт с другими лицами или организациями для получения взаимовыгодных результатов.

эмоциональной картины.

Диверсификация – маркетинговая стратегия, основанная на увеличении спектра (веера) предлагаемых услуг и продукции; расширение отраслевого профиля с целью выхода на новые рынки.

Дистанцирование – набор приемов, направленных на то, чтобы показать отличие рекламного или ПР-объекта от явлений, событий, лиц, по отношению к которым сложились устойчивые отрицательные стереотипы.

Закрытая общественность – сообщество сотрудников фирмы, работающих на постоянной основе и в течение достаточно длительного периода, объединенных нормами корпоративной культуры.

Журналистика – деятельность СМК по сбору, обработке, распространению актуальной экономической и социально-политической информации.

“Идеалистическая модель” ПР (чистый ПР) – набор приемов гармонизации общественных отношений, прежде всего, между тремя главными акторами – бизнесом, властью, общественностью, использующий, преимущественно, коммуникативные средства и построенный на принципах правдивой, непротиворечивой, объективной (репрезентативной) информированности.

Идентификация – социально-психологическое понятие, обозначающее один из механизмов социализации, интеграции индивида в ту или иную общность.

Имидж – 1) совокупность позитивных характеристик фирмы в представлении ее руководства, ПР-службы, коллектива, отражающая ее подлинные достижения и ее отличия от конкурентов; 2) виртуальный образ лица, фирмы, организации, сконструированный в общественном сознании.

Имиджмейкинг, имижмейкерство – набор технологий создания имиджа во втором, из предложенных нами, значений этого термина.

Имиджмейкер – специалист по имиджмейкингу.

Инвестор рилейшнз (отношения с инвесторами) – распространение информации, которая влияет на понимание акционерами и инвесторами финансового состояния и перспектив компании, а также способствует улучшению отношений между корпорацией и ее акционерами.

Индустриальное общество (индустриализм) – см. современное общество.

Инновация – изобретение в постиндустриальной экономике, новшество, которое должно дать фирме быструю отдачу и смениться следующим, столь же быстро внедряемым изобретением. Синонимом слова инновация в постиндустриальной экономике (но не понятия – изобретение, характерного для промышленной экономики) служит термин ноухау (англ. know-how – знаю как).

Интеграция – набор рыночных стратегий, предполагающий объединение с конкурентами, крупными институциональными потребителями или поставщиками.

Интерпретация – иное объяснение того или иного процесса, события, явления;

раскрытие смысла концепции другими терминами или другим языком.

Информационное общество – см. современное общество.

Информационное поле – сегменты общественного сознания, в которых сложилось то или иное представление о ПР-объекте.

Информационный дизайн – полноценная знаковая система, создающая имидж фирмы.

Кадровое ядро трудового коллектива – группа работников, имеющих знания, навыки, мастерство, в подобном сочетании на данном этапе недоступные коллективам фирмконкурентов.

Карьера – собственное суждение работника о своем служебном положении, перспективах служебного роста, возможностях получения больших доходов от занятия профессиональной деятельностью, возможностях самовыражения, профессионального роста и творческого удовлетворения; 2) схема профессионального, творческого роста, а также роста доходов, разрабатываемая для ведущих сотрудников топ-менеджментом.

Кит – см. медиа-кит.

Кооперация – маркетинговая стратегия, заключающаяся во взаимодействии нескольких рыночных структур, примерно равных по степени богатства и влияния, но не приводящая к их организационному слиянию.

Креатив – творческий подход к любому ПР-или рекламному объекту, преобразование стандартных ПР-технологий в индивидуализированные, нестандартные Климат психологический (психологическая атмосфера, аура и тому подобное) – установившаяся система межличностных отношений в группе, имеющая субъективную значимость для каждого ее члена.

Коммуникабельность – умение устанавливать и поддерживать необходимые межличностные контакты.

Коммуникационный аудит – проведение исследования внешних и внутренних коммуникационных потоков, проходящих через организацию.

Контент-анализ – предельно формализованный метод анализа текстов, основанный не на выделении их содержания, а на определении частоты употребления того или иного понятия, словосочетания, наименования.

Конфликт – столкновение позиций, взглядов, интересов, сопровождающееся эмоциональными переживаниями участников межличностного конфликта или представителей конфликтующих сторон.

Копирайтер – специалист по подготовке ПР-текстов, распространяемых без авторской подписи и выражающих официальную (корпоративную) точку зрения.

профессиональных, предписывающих определенный стиль поведения во взаимоотношениях работников между собой, а также их отношениях с клиентами, потребителями и деловыми партнерами; корпоративная культура объединяет руководство и кадровое ядро коллектива фирмы (в идеале – руководство и всех сотрудников фирмы).

собственности (обычно, в форме акционерного общества);

сообщество лиц со сходным профессиональным, социально-экономическим или социокультурным статусом.

Кристаллизация – выражение буквально одной-двумя фразами общепризнанной или становящейся такой после произнесения точки зрения.

Легислатура – орган представительной (законодательной) власти на уровне государства или региона (субъекта федерации).

Легитимность – признание авторитета власти со стороны подданных или граждан.

Легитимация – процесс постепенного признания права на существование той или иной общественной реалии, например, частнохозяйственной экономики, а не только утверждения в обществе авторитета органов и институтов власти.

Лидерство – способность личности побуждать других действовать, воодушевляя и уверяя их в том, что избранный курс является правильным; совокупность правил или процедур, в рамках которых осуществляется лидерская деятельность.

Лоббизм – соответствующая признанным нормам права и морали деятельность, имеющая своей целью добиться закрепления в законах и иных нормативных актах частных интересов различных групп, организаций и отдельных лиц, не противоречащих общественным и государственным интересам.

Лоббирование – лоббистская деятельность той или иной группы влияния.

Локаут (англ. lock out – выбросить вон) – массовое увольнение рабочих в условиях забастовки или предзабастовочной ситуации.

Лояльность – благоприятное, позитивное отношение.

Медиа-кит (пресс-кит, кит) – пакет информации для представителей СМИ, включающий пресс-релиз, листок с текущей информацией, краткую информацию о фирме, фотоматериалы, иногда – финансово-экономическую отчетность и тому подобное.

Миссия фирмы – краткое, возможно в виде слогана, выражение ответственности фирмы перед обществом.

Менталитет – основа нации, определяющая как осознанно, так и неосознанно все аспекты национальной жизнедеятельности человека (образ мыслей, способность и сила ума, установки, воззрения, привычки, картина мира, коллективные образы и представления и пр.) Мониторинг – постоянное наблюдение за ходом того или иного процесса, меняющегося во времени явления, предполагающее внесение изменений в деятельность лиц и структур, для которых ведется наблюдение; контроль за ходом выполнения плана или проекта с целью их возможной корректировки.

Мотивация – комплекс внутренних и внешних факторов, побуждающих индивида к активным действиям.

Наступательность – опережение своих информационных противников.

Невербальная коммуникация – общение, опирающееся не на слова, а на мимику, интонации, жесты, паузы в речи и тому подобное.

Ньюсмейкер – известное и (или) влиятельное лицо, сам факт присутствия которого на том или ином событии (мероприятии) интересен для СМК.

Ньюсмейкерство – целенаправленная деятельность по превращению любого события в жизни фирмы в элемент паблисити, бесплатно распространяемой о фирме интересной (и, безусловно, правдивой) информации.

Обратная интеграция – см. вертикальная интеграция.

Обратная связь – каналы получения информации об ответной реакции аудитории на ПР-акции.

Общественное мнение – состояние массового сознания, проявляющееся в совокупности оценочных суждений о событиях и фактах действительности, проблемах государственной и общественной жизни различных групп или слоев населения.

Общение деловое – это взаимодействие людей, в котором его участники выполняют социальные роли, поэтому в нем запрограммированы конкретные цели общения, его мотивы, а также способы осуществления контактов.

Общественность – совокупность граждан, сложившаяся под влиянием коньюктурных или долговременных обстоятельств в различных сферах социальной жизни, осознающая проблемный характер данных обстоятельств и возможность решения названных проблем методами, отвечающими признанным представлениям об общегуманистических ценностях.

Олигополия – рыночная ситуация, в которой тот или иной сегмент рынка контролируется несколькими крупными концернами.

Открытая общественность – массовая общность потребителей товаров и услуг, аудитория СМК, представители СМК, органов власти, общественных объединений.

Отстройка (выделение) – это такой расположение ПР-или рекламного объекта в коммуникационном поле, которые позволяют наилучшим образом показать его достоинства на фоне конкурентов.

институциональные и неформальные каналы взаимодействия, информационнокоммуникативных связей, отвечающих как требованию надежности взаимодействия, полноты, объективности, непротиворечивости информации, так и учету фактора неизбежной стохастичности социальных процессов.

Паблисити – совокупность информации о фирме, распространяемая любыми доступными каналами, и, преимущественно, адресно.

Патронаж – долгосрочное финансовое и организационное покровительство, оказываемое коммерческой структурой общественному объединению, организации социальной или культурной сферы. Патронаж предполагает неформальные, личностные обязательства представителей патронируемой организации (объявлять название фирмыпатрона на своих мероприятиях, сообщать о патронажной деятельности фирмы при общении с СМК, представителями власти или других общественных объединений).

Переговоры деловые – специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем, цель которого – нахождение взаимоприемлемого решения.

Профессионализм деятельности – качественная характеристика субъекта труда, отражающая высокую профессиональную квалификацию и компетентность, разнообразие эффективных профессиональных навыков и умений, в том числе базирующихся на творческих решениях, владение современными алгоритмами и способами решения профессиональных задач, что позволяет осуществлять деятельность с высокой стабильной продуктивностью.

Переименование – употребление новых символов, слов, знаков, образов для обозначения существующей реалии.

Позиционирование –такое размещение, установка, ракурс ПР-объекта, в котором наилучшим образом видны его достоинства.

Постиндустриальное общество (постиндустриализм) – см. современное общество.

Посткапитализм – см. современное общество.

Презентация – акция, организованная специалистами ПР-службы и руководством фирмы для представления того или иного значительного достижения фирмы (юбилейная дата, новая продукция, внедрение принципиально новых технологий).

Пресс-кит – см. медиа-кит Пресс-конференция – встреча руководителей и ответственных специалистов фирмы с представителями СМК, организованная пиарменами с целью информирования общественности о деятельности фирмы. Основной частью пресс-конференции (после краткого вступительного слова представителей фирмы) являются ответы на вопросы журналистов.

подготовленное ПР-специалистами фирмы и содержащее важную для общественности новость. Пресс-релиз строится по канонам журналистики новостей, близок по жанру к газетной информации и строится по принципу перевернутой пирамиды: информация располагается по мере убывания важности.

Преференция – эксклюзивное (исключительное) преимущество, предоставленное коммерческой организации властными структурами, например, лицензия на тот или иной род деятельности, госзаказ, право на разработку земельного участка или месторождения, и полученное, как правило, путем полулегального или коррупционного лоббирования.

Присоединение – указание на приближенность к влиятельному лицу или организации, подчеркивание сходства с явлением или объектом, пользующимися устойчивым авторитетом.

Продвижение – (англ. – promotion) – 1) завоевание товаром новых сегментов рынка;

2) см. раскрутка.

Промышленный капитализм – первая фаза развития современного общества, характеризуется сочетанием быстрого экономического развития с периодическими жестокими кризисами, постепенное внедрение в социально-политическую жизнь развитых стран либерально-демократических ценностей сопровождается острыми классовыми конфликтами.

Прямая (прогрессивная) интеграция – см. горизонтальная интеграция.

Разговор деловой – устный речевой контакт между людьми, связанными интересами дела, которые имеют необходимые полномочия для установления деловых отношений и решения деловых проблем.

Риторика – теория и искусство красноречия.

Раскрутка (калька с англ. promotion) – набор приемов по созданию известности, паблисити, новостей о ПР- или рекламном объекте.

Регрессивная интеграция – см. вертикальная интеграция.

Релиз – см. пресс-релиз.

стандартного набора приемов расширения рынков (интеграция, диверсификация, аффилирование) усилиями филиалов, а не головной организацией.

Репутация – сочетание устойчивого, сложившегося восприятия фирмы клиентами, реальными и потенциальными, общественностью, СМК, органами власти и самоуправления, а также коммуникативного, информационного поля фирмы.

Рилайтер – специалист по различным формам социальной коммуникации. В нашем случае, рилайтер – синоним слов пиармен, ПР-менеджер, специалист по связям с общественностью.

Рилайтерство – комплексная деятельность по налаживанию общественного взаимодействия, включающая журналистику, рекламу, маркетинг, паблик рилейшнз, менеджмент коммуникаций, коммуникационный аудит.

Связи с общественностью (СО) – см. паблик рилейшнз (ПР).

Сегментирование (сегментация) – выделение четко очерченных групп в той или иной аудитории.

Слоган – основное содержание ПР-обращения в виде краткой запоминающейся фразы (девиза, лозунга).

Совещание деловое – способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Стиль руководства – сложившиеся особенности реализации руководителем властно-распорядительных функций, отражающие восприятие им подчиненных и уровень его личной культуры.

промышленного, научно-технического и иного прогресса, возможно, ценой дегуманизации и утраты духовных ценностей. Обязательное существование внутреннего потенциала развития отличает современное общество от традиционного. Синонимом слов современное общество в экономической теории и социологии служит термин промышленный капитализм. Выделяют две стадии развития современности как социологической категории и социальной реальности: индустриальное (промышленное) общество, возможно, в двух формах – промышленный капитализм и реальный социализм; постиндустриальное, информационное общество (постиндустриализм), иногда рассматриваемое как посткапитализм.

Социализация – усвоение лицом норм и ценностей, социальных ролей и образцов поведения, характерных для той или иной общности.

Социальная ответственность бизнеса – признание предпринимателями и топменеджментом того, что бизнес – это не только стремление к коммерческому успеху, но и служение обществу.

Социально-этический маркетинг (социально-этичный маркетинг, социальный маркетнг) – это комплексное взаимодействие коммерческой фирмы, работающей на рынке, с клиентами, контрагентами, различными общественными институтами, основанное на признании решающей роли социальной ответственности фирмы.

Спонсорство – вклад, в основном, финансовый (или другими ресурсами – техникой и тому подобное) со стороны коммерческой фирмы в тот или иной социальный или культурный проект, в котором фирма непосредственно не участвует. Спонсорская поддержка, как правило, предполагает договор между спонсором и спонсируемым общественным объединением об обязательстве последнего создавать паблисити для спонсора.

Стереотип – сформировавшееся (сознательно сформированное или неосознанное сложившееся), как правило, упрощенное представление о том или ином реальном или виртуальном объекте.

Стимул – внешний фактор мотивации.

Стохастичность – вероятностность, одна из важнейших характеристик любых социальных процессов в постиндустриальном обществе.

Стратификация – социальное расслоение общества на основе нескольких важнейших стратообразующих признаков: уровень доходов, образовательный уровень, обладание властными ресурсами, статусные или престижные характеристики.

Статус – отнесение лица к той или иной социально-политической позиции, а также уровню, характеризующему положение в группе или в обществе.

Стратегии кооперативной зрелости – см. кооперация.

Толерантность – терпимость к различиям (религиозным, этническим, расовым, лингвистическим и др.); признание права человека на «инаковость».

Точка бифуркации – см. бифуркационность.

Традиционное (аграрное, доиндустриальное, патриархальное) общество – общество, не имеющее внутреннего потенциала для быстрого развития, что не исключает существования в отдельных традиционных обществах периодов быстрого роста и (или) существования высокой самобытной культуры. Традиционное общество может, при формационном взгляде на общественное развитие, включать три стадии: общинную, рабовладельческую, феодальную. Значительные анклавы традиционализма сохранились в странах второго и, особенно, третьего, четвертого миров, т. е. отстающих, слаборазвитых странах.

Фандрайзинг (фондрайзинг, фандрейзинг) – деятельность некоммерческой организации, политической партии, выборного штаба по сбору средств на социальнозначимый проект или выборную кампанию, ведущаяся, по преимуществу, рилайтерскими способами.

Финансовые ПР – см. инвестор рилейшнз Фирменный стиль – это совокупность устойчиво воспроизводимых отличительных характеристик общения, манеры поведения, традиций, свойственных фирме, позиционирующих ее в коммуникационном пространстве современной экономики.

Хай-текнолоджи – см. высокие технологии.

Черный ПР – см. грязный ПР.

Чистый ПР – см. идеалистическая модель ПР.

Этика – учение о морали; система норм нравственного поведения человека.

Этика бизнеса – система знаний о деловой и профессиональной морали, ее истории и практике.

Этикет – совокупность правил поведения, касающихся внешнего проявления отношения к людям.

Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архив (ндп. архивохранилище): организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивная выписка: копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивная опись: архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенные для их учета и раскрытия их содержания.

Архивная справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивный фонд Российской Федерации: совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид документа: принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Внутренний документ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названия, дат, номеров листов.

Входящие документы; поступившие документы: документ поступивший в учреждение.

Графический документ: изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

Дело: совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления:

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документ постоянного хранения: документ, к которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Исходящий документ; отправляемый документ: официальный документ, отправляемый из учреждения.

Информационная функция документа - это запечатление (фиксация), сохранение и передача информации.

Коммуникативная функция документа - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Культурная функция документа состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе.

Машинописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документов: проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Письменный документ: текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Постоянное хранение документов: бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа.

Рукописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.

Стандартизация - характеризуется тремя основными моментами:

во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов, причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;

во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и;

в третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Текстовый документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Унификация: оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какойлибо комплекс или систему.

Унифицированная система документации (УСД): система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД): совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Управленческая функция документа выступает как средство управленческой деятельности.

Формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.

Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой.

Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.

Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.

Электронный документ: представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования.

Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, Компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ПРАВИТЕЛЬСТВО КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г.БИШКЕК, ДОМ ПРАВИТЕЛЬСТВА

(В редакции Постановления Правительства КР О Типовой инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления и улучшения организации делопроизводства Правительство Кыргызской Республики постановляет:

1. Установить прилагаемую Типовую инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике.

2. Министерствам, государственным комитетам, административным ведомствам, областным, районным и горадминистрациям, местным самоуправлениям городов Бишкек и Ош, учреждениям, организациям и предприятиям, независимо от форм собственности, осуществлять ведение делопроизводства в соответствии с постановлением Правительства Кыргызской Республики от 1 сентября 1994 года N 662 "О реализации Указа Президента Кыргызской Республики А.Акаева "О мерах по регулированию миграционного процесса в Кыргызской Республике" от 14 июня 1994 года N УП-120".

3. Государственному архивному агентству при Правительстве Кыргызской Республики оказывать министерствам, государственным комитетам, административным ведомствам, областным, районным и горадминистрациям, местным самоуправлениям городов Бишкек и Ош, учреждениям, организациям и предприятиям, независимо от форм собственности, методическую помощь по ведению делопроизводства на государственном и русском языках, организации и практическому применение инструкции, а также разработке отраслевых инструкций по документационному обеспечению управления (делопроизводству) на договорных началах.

4. Министерствам, государственным комитетам, административным ведомствам, областным, районным и горадминистрациям, местным самоуправлениям городов Бишкек и Ош, учреждениям, организациям и предприятиям разработать ведомственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Типовой инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству), утвержденной настоящим постановлением.

5. Признать утратившим силу постановления Правительства Кыргызской Республики от 21 апреля 1992 года N 180 "Об утверждении Типовой инструкции по ведению делопроизводства в местных Советах народных депутатов, местных государственных административных ведомствах, государственных, кооперативных и общественных организациях, учреждениях и на предприятиях Республики Кыргызстан", от 16 апреля 1993 года N "О внесении изменения в постановление Правительства Республики Кыргызстан от 21 апреля 1992 года N 180", постановление Правительства Кыргызской Республики от 16 февраля 1995 года n 47 "О внесении изменения в постановление Правительства Республики Кыргызстан от 16 апреля 1993 года N 157."

УТВЕРЖДЕНА

(В редакции Постановления Правительства КР

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Типовая инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях (в дальнейшем вместо слов "учреждения, организации и предприятия" употребляется слово "учреждения").

1.2. Основная цель Типовой инструкции - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, совершенствование работы аппарата управления.

1.3. Общие требования, изложенные в настоящей типовой инструкции, распространяются на организационно-распорядительную документацию (ОРД).

Порядок работы с секретными документами и документами "ДСП" устанавливается специальной инструкцией.

Работа архива учреждения регламентируется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики".

1.4. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения управления (делопроизводства) возлагается на руководителя учреждения, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

1.5. Руководители учреждений обязаны:

1.5.1. Организовать изучение всеми работниками Типовой инструкции.

1.5.2. Обеспечить внедрение в делопроизводство Типовой инструкции.

1.5.3. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства как в своем учреждении, так и в подведомственных учреждениях.

1.6. При смене руководителя или ответственных лиц за делопроизводство и архив составляется акт приема-передачи документов учреждения и документы передаются правопреемнику по акту.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом информируется руководитель учреждения и принимаются меры к розыску.

1.7. В соответствии с действующими правилами работы ведомственных архивов порядок передачи и дальнейшего использования документов учреждения при его реорганизации, упразднении либо приватизации указывается в приказе руководителя учреждения.

1.7.1. Передача документов упраздненного либо приватизированного учреждения входит в обязанность комиссии, образуемой для передачи дел.

В состав комиссии обязательно должен войти представитель соответствующего государственного архива.

Документы постоянного срока хранения учреждений источников комплектования госархивов должны быть описаны и переданы на государственное хранение, по личному составу - в архив вышестоящего учреждения или в соответствующие объединенные межведомственные архивы по личному составу.

1.7.2. При реорганизации учреждения с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела и архив реорганизованного учреждения и несет полную ответственность за их сохранность.

1.8. Должностные лица, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями или бездействием утрату документов, входящих в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики, несут ответственность, установленную законодательством Кыргызской Республики.

2. Подготовка управленческих документов 2.1. Состав управленческих документов 2.1.1. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991), унифицированных систем документации (УСД), ГОСТ 6.38-90.

2.1.3. Виды и разновидности документов, необходимых и достаточных для работы учреждений, определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа и даны в перечне (приложение 1).

2.2. Составление текстов управленческих документов 2.2.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным.

Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельства, определения, дополнения, вводных слов и др.), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное).

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы.

Правильность формы слова и словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи.

Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, не имеющих конкретной смысловой нагрузки.

Убедительность является одной из важнейших черт текста документа.

Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения.

Приступая к составлению документа, прежде всего следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии предполагаемого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.

Стиль документа, характер изложения текста во многом связаны с видом документа. Документ должен отражать объективную действительность, поэтому требование к документу - правдивое, точное, достоверное освещение события, формулировки документа должны быть безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толкований.

2.2.2. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы.

Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина, во второй - решение.

Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы распорядительная часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.д.

2.2.3. Сплошные связные тексты могут состоять из разделов, подразделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию по РСТ Кырг.1.5-93 (РСТ Кырг. - Государственный стандарт Кыргызской Республики).

Например: 3. Организация документооборота.

3.1. Общие правила организации документооборота 2.2.4. В распорядительных документах организаций, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, обязываю, предлагаю).

2.2.5. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановление, решение), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

2.2.6. В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста первого лица множественного числа (приказываем, решили, предлагаем).

2.2.7. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

2.2.8. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (комиссия установила, управление разработало, в состав производственного объединения входят).

2.2.9. В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (направляем заключение, считаем целесообразным включить в план).

2.2.10. В документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения от первого лица единственного числа (прошу оформить, довожу до сведения, считаю необходимым).

2.2.11. При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдать следующее:

- заменять сложные предложения простыми, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания, использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемыми словами и т.д.);

- использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действия.

2.2.12. В тексте служебного документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются.

2.3. Оформление управленческих документов 2.3.1. Реквизиты документа При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.

Для организационно-распорядительных документов устанавливается реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90 согласно приложению 2.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование учреждения - автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа, код организации авто- ра, код формы документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

2.3.2. Бланк документа Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Служебные документы составляются на бланках форматов А (210 х 297) и А5 (148 х 210), отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение формата А3 (297х420).

Установлено два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех других видов ОРД.

Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечатанных типографским способом: государственный герб республики; эмблема учреждения;

изображение наград; наименование министерства или ведомства, наименование учреждения, наименование структурного подразделения;

индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номера телетайпа, телефакса, телефона; наименование банка и номер счета; коды учреждения и формы документа (приложение 3).

В бланке ограничительными отметками-черточками и уголками отмечаются места для таких реквизитов, как дата, индекс и ссылка на индекс документа, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Такими же ограничительными уголками можно отметить поля бланков.

В ГОСТ 6.38-90 даются размеры полей бланков: левое - 20-35 мм;

правое - не менее 8 мм; верхнее - не менее 10 мм; нижнее - не менее 8 мм.

При отсутствии бланков на документах проставляется штамп учреждения.

В общем бланке необходимы следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование учреждения, вид документа, дата и номер документа, место составления или издания документа (приложения 4, 5, 6).

ГОСТ 6.38-90 для каждого из этих видов бланков допускает два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документа. При угловом - у границы левого поля в верхнем углу. По использованию площади листа наиболее экономичным и удобным для обработки является угловой вариант бланка.

На бланках документов учреждений их название и адрес печатаются на двух языках - государственном и официальном. При продольном расположении слева печатаются реквизиты на кыргызском языке, справа на русском, герб располагается на верхнем поле посередине.

При угловом расположении сначала печатаются реквизиты государственном языке, а затем ниже на официальном.

Бланк изготавливается в одну краску, предпочтительно черную, бумаге белого цвета. В ГОСТ 6.38-90 приведены типографские шрифты, рекомендуемые при печатании бланков.

(В редакции Постановления Правительства КР от 30 сентября года N 665) 2.3.3. Заголовок документа Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Например: О выделении средств; О направлении на учебу.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - об утверждении комиссии;

информация (о чем?) - о проведении общественного смотра; номенклатура (чего?) дел, должностей и т.д.

Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. К документам большого объема или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки.

располагают в левой части листа.

Заголовки должны иметь документы, составленные на бланках формата А4. Заголовки не пишутся на телеграммах,телефонограммах, извещениях и вообще не указываются на документах формата А5.

2.3.4. Адресование документа При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила:

если документ адресуется учреждению, структурному подразделению или конкретному должностному лицу, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном падеже:

Правительстве Правительстве организационнометодического отдела При адресовании документа руководителю учреждения наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

науки При рассылке документов в несколько однородных учреждений адресат обозначается обобщенно. Например:

предприятий управлений Документ не должен содержать больше четырех адресов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается: каждый экземпляр документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам и подведомственным учреждениям.

При адресовании документа гражданам сначала указывают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя. Например:

г.Бишкек- 2.3.5. Датирование документа Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Например: датой постановления, решения, приказа, распоряжения является дата их подписания, протокола и акта - дата события, датой плана, сметы, штатного расписания и других документов, требующих утверждения, - дата их утверждения.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.

Например: дату 20 мая 1995 года следует оформлять: 20.05.95.

Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяца. Например: 95.05.20.

При оформлении ОРД (приказов, распоряжений, решений, протоколов) и финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 1995 года.

2.3.6. Удостоверение документа Подпись - обязательный реквизит служебного документа.

Документы подписываются руководителем учреждения или заменяющим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией.

Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должны быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Подписывается экземпляр документа, остающийся в учреждении, остальные экземпляры могут быть заверены исполнителем или на них проставляется факсимиле подписи руководителя.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

В документах, составленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

При оформлении документов не на бланках название должности лица, подписывающего документ, включает полное наименование учреждения.

Например:

Директор Государственной Национальной библиотеки На документах, за содержание которых отвечают несколько лиц, ставятся две или более подписи. Их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Начальник планового отдела Начальник финансового отдела А.А.Акишев Документы, подлежащие подписанию руководителями двух учреждений, оформляются не на бланке. Реквизиты "подпись" располагаются в двух параллельных колонках. Например:

Кыргызской Республики Кыргызской Республики Если должностное лицо, фамилия которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. В реквизите "подпись" чернилами или машинописным способом вносятся данные лица, подписывающего документ.

При этом проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности исключается.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии (подпись) С.Ж.Жетимишев На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также финансовых документах, ставится гербовая печать (приложение 7).

Оттиск печати на документе должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.

2.3.7. Согласование документа Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для подтверждения их согласия с содержанием документа.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внутреннее согласование обычно оформляется визой, состоящей должности визирующего, подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учреждении.

Визы проставляются ниже реквизита "подпись". Например:

Начальник планового отдела (подпись) В.В.Устинов При несогласии с текстом документа, наличии замечаний и дополнений они излагаются на отдельном листе. Виза в этом случае оформляется следующим образом:

Начальник планового отдела (подпись) В.В.Устинов Замечания прилагаются.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, листом согласования.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты и располагается после реквизита "подпись" в левой части бланка. Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель ЦК профсоюза работников государственных учреждений Кыргызской Республики 31.05. Если согласование производится коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома Если содержание документа затрагивает интересы нескольких учреждений, то гриф согласования оформляется на отдельном листе (приложение 8).

2.3.8. Утверждение документа Отдельные виды документов (приложение 9) требуют их утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Утверждение санкционирует его действие на определенный круг учреждений и лиц.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа) или посредством грифа утверждения.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", названия распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

здравоохранения Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Гриф утверждения располагается в верхней правой части первого листа документа. Слова: "утверждаю" и "утверждено" пишутся прописными буквами без кавычек.

2.3.9. Отметки на документах Отметки на документах проставляются в стадии их поступления, прохождения и исполнения.