Об итогах реализации Основных направлений развития

архивного дела в Самарской области в 2009 году и перспективах

развития архивной службы области в 2010 году

Деятельность архивных учреждений Самарской области в отчётном

году проходила в реальных условиях экономического кризиса и была

сосредоточена на выполнении приоритетных задач формирования архивного

фонда, обеспечения сохранности архивных документов и использования их в

интересах граждан.

Подводя итоги ушедшего года можно доложить, что практически все задания, намеченные Основными направлениями развития архивного дела в Самарской области на 2007-2010 годы, выполнены в полном объёме. По целому ряду позиций имеется значительное превышение аналогичных показателей 2008 года. Среди них – включение в состав архивного фонда управленческой, научно-технической документации и документов личного происхождения, усовершенствование описей, исполнение социальноправовых и генеалогических запросов.

Продолжена работа по укреплению нормативной базы государственных архивных учреждений. Довольно успешно решались вопросы финансирования архивной отрасли. Несмотря на кризис, не допущено снижения финансового обеспечения ни одного направления нашей деятельности. При этом решались вопросы совершенствования оплаты труда и материального стимулирования работников. Возросли, правда в меньших объёмах, чем ранее, затраты на оплату труда и размер средней заработанной платы.

Осуществлён ряд практических мер по укреплению материальной базы архивных учреждений областного и муниципального уровней. Существенное значение здесь имели внебюджетные средства, полученные за оказание платных услуг организациям и гражданам, объём которых только по государственным архивам составил 12 млн. 457тыс. руб.

2    Вопросы укрепления материальной базы архивных отделов органов местного самоуправления решались не только за счёт бюджетных средств.

Значительная роль здесь принадлежит субвенциям из областного бюджета, направленных на реализацию отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

Достигнутые результаты стали реальностью благодаря целому комплексу мер, реализованных как управлением государственной архивной службы, так и коллективами государственных архивов, полному взаимопониманию и слаженной работе с органами местного самоуправления и их архивными отделами.

В течение года только по нашим вопросам было принято Постановлений Губернатора и Правительства Самарской области. Такого внимания со стороны руководства региона мы не имели никогда.

Подобное отношение к архивному делу видно и в наших городских округах и муниципальных районах.

Практически в течение всего года совместно с комитетом по культуре, спорту и молодёжной политике Самарской Губернской Думы проводилась работа над проектом закона Самарской области «О внесении изменений в Закон Самарской области «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела». Подготовлена новая редакция законопроекта, расчёты и финансово-экономическое обоснование. Однако в связи с финансовой нестабильностью и кризисными явлениями работа над законопроектом приостановлена.

Мы достаточно активно работали по реализации концепции административной реформы на 2008-2010гг. Утверждён конкретный План мероприятий. Над реализацией его мы работаем.

Разработан и согласован с аппаратом Правительства Самарской области реестр консолидированных услуг управления государственной архивной службы Самарской области. Утверждённый Реестр опубликован в 3    газете «Волжская коммуна», размещен на сайте управления, что обеспечило его абсолютную доступность для населения.

Разработан также реестр государственных услуг, оказываемых управлением и подведомственными архивными учреждениями населению области, других регионов России и зарубежья. Проект реестра представлен в управление административной реформы Аппарата Правительства области для включения в сводный реестр государственных услуг, оказываемых органами исполнительной власти населению.

Разработана Ведомственная антикоррупционная программа управления государственной архивной службы Самарской области на период 2010- годы.

Должен отметить, что вопросам развития архивного дела, в т.ч. в муниципальных образованиях, большое внимание уделял главный законодательный орган области – Губернская Дума.

В феврале 2009 года Самарской Губернской Думой проведён семинар руководителей аппаратов, начальников организационных отделов, специалистов, юристов, бухгалтеров представительных органов муниципальных образований в Самарской области. На семинаре с лекцией «Вопросы подготовки и передачи документов представительных органов местного самоуправления в Самарской области на постоянное хранение»

выступил представитель управления архивной службы.

В декабре 2009г. в Думе проведён круглый стол – «О взаимодействии органов местного самоуправления с органами государственной власти в ходе реализации государственных полномочий в Самарской области, переданных органам местного самоуправления». Участниками заседания были руководители аппаратов администраций, руководители финансовых служб администраций, начальники архивных отделов. О ходе реализации нашего закона также была представлена информация.

4    Вопросы взаимодействия с органами местного самоуправления были рассмотрены на выездном заседании коллегии управления государственной архивной службы в сентябре 2009г. в муниципальном районе Красноярский.

Мы очень подробно обсудили это направление работы и приняли исчерпывающее решение. Поэтому сегодня нет необходимости ещё раз возвращаться к этой теме, а лучше наше внимание и силы сосредоточить на реализации достигнутых договорённостей.

Наиболее важные и актуальные вопросы развития архивного дела рассматривались на заседаниях коллегии управления государственной архивной службы. За прошедший год проведено 4 заседания, рассмотрено вопросов, в том числе:

- Итоги реализации Основных направлений развития архивного дела в Самарской области за 2008 год и перспективах развития архивной службы в 2009 году;

государственной архивной службы Российской Федерации и Самарской области;

- О порядке расходования субвенций, выделяемых местным бюджетам на реализацию государственных полномочий в области архивного дела;

- О работе ГУСО «СОГАСПИ» и ГУСО «ЦГАСО» по оказанию методической и практической помощи делопроизводственным и архивным службам органов исполнительной власти Самарской области;

- Итоги комплексной проверки ГУСО «СОГАДЛС»;

- О работе госархивов и архивных отделов по внедрению новых «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда…»;

- О ходе подготовки Справочника по истории административнотерриториального деления Самарской области и т.д.

комплексные проверки. В 2009 году они прошли в Самарском областном муниципальных районов Кинельский, Кинель-Черкасский, Сергиевский, а также городского округа Новокуйбышевск.

Итоги к проверок рассматривались на коллегии управления и рабочих совещаниях у руководителей аппаратов администраций.

Многие вопросы деятельности архивных служб в муниципальных образованиях решались посредством выездов руководителей и специалистов управления в районы, где проводились рабочие встречи с руководством районов, решались вопросы развития материальной базы, целевого расходования субвенций, оказывалась методическая помощь в выполнении заданий.

За 2009 год проведено 4 заседания методической комиссии управления, на которых рассматривались экспозиционные планы выставок, макет очередного Календаря памятных дат Самарской области, а также методические разработки прикладного характера.

В рамках реализации кадровой политики осуществлены меры по подбору и переподготовке кадров. В соответствии с законодательством проведена аттестации специалистов государственных архивов и управления государственной архивной службы. По итогам аттестации принято решение о направлении на заочные одногодичные курсы повышения квалификации при ВНИИДАД 8 специалистов.

В 2009 году закончили обучение и получили диплом о высшем образовании 7 специалистов госархивов, в т.ч. по специальности «История» Документоведение»- 1. Сегодня из числа работников управления и государственных архивов в ВУЗах учатся 28 человек, 13 из них – на «Документоведении», 8 – «История». Четверо – получают второе высшее, причём профильное образование, а трое в аспирантуре. Также продолжают обучение на одногодичных заочных курсах при ВНИИДАД 6 специалистов.

организацией профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации и управлением государственной архивной службы Самарской области на 2009-2012 годы специалистов. Проведены профосмотры, профилактические прививки, дополнительная диспансеризация работников госархивов. Дни здоровья с выездом на природу стали традицией.

Руководители и специалисты архивных учреждений области приняли участие в:

- работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (25-26 июня 2009г., г.Новосибирск);

«Документация в информационном обществе. Электронное правительство:

управление документами» (26-27 ноября 2009г., г.Москва);

Среднего Поволжья: история и современность (к 425-летию города ЙошкарОлы)» (30 сентября 2009г., г.Йошкар-Ола);

- юбилейных мероприятиях, посвящённых 90-летию государственной архивной службы Оренбургской области.

7-8 октября 2009г. в г.Казани проведено очередное заседание НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа.

Не смотря на сложные экономические условия мы продолжили работу по развитию материально-технической базы архивов. Свыше 12 млн. рублей бюджетных средств освоено на реконструкции здания областного госархива документов по личному составу. Дополнительно введено 315м2 площади, на которых будут работать сотрудники госархива.

В здании Центрального государственного архива так же проведены все запланированные ремонтные работы, установлены дополнительные металлические стеллажи. Протяжённость архивной полки увеличилась на 176,2 пог. метров.

Проведён ремонт системы отопления в Сызранском филиале ЦГАСО.

В здании госархива социально-политической истории выполнена I очередь работ по ремонту системы центрального отопления, заменены осветительные приборы на 5-ом и 11-ом этажах здания, начаты работы по оборудованию конференц-зала Установлена сплит-система в рабочем помещении государственного технотронного архива.

Объём финансирования работ по 3-м госархивам и Сызранскому филиалу составил 1,4 млн.рублей. Здесь использованы как бюджетные, так и внебюджетные средства, полученные за оказание платных услуг.

Осуществлен ряд мер по укреплению материальной базы архивных отделов органов местного самоуправления, усилению охранного и противопожарного режимов. Новое помещение площадью предоставлено архивному отделу Богатовского района. Здесь проведён капитальный ремонт, установлены металлические стеллажи, пожарная сигнализация. Архивный отдел имеет факс и выход в Internet.

Дополнительные площади получили архивные отделы Исаклинского (47м2) и Ставропольского (34м2) районов. В целом за прошедший год площадь архивохранилищ архивных отделов увеличилась на 126 м2.

С привлечением бюджетных средств, а также субвенций, получаемых из областного бюджета, активно велась работа по замене деревянных стеллажей на металлические. Практически полностью заменены, либо дополнительно установлены металлические стеллажи в архивных отделах городского округа Чапаевск, муниципальных районов Богатовский, Борский, Клявлинский, Кошкинский, Красноармейский, Красноярский, Октябрьский, Приволжский, Челно-Вершинский.

В результате протяжённость стеллажных полок в муниципальных архивах увеличилась на 571 пог. метра и по состоянию на 01.01.2010г.

достигла 20820,5 пог. метров, в том числе 89,3% составляют металлические стеллажи.

В архивных отделах Алексеевского и Шигонского районов произведена замена устаревшей пожарной сигнализации, а городского округа Жигулёвск - установлена металлическая дверь на запасном выходе.

В архивных отделах Нефтегорского и Сергиевского районов выполнен текущий ремонт. Повысился уровень оснащённости архивных отделов компьютерной и множительной техникой и на 01.01.2010 год составляет единиц. Прирост – 8%.

Необходимо подчеркнуть, что в условиях острейшего дефицита, средства, выделяемые муниципальным образованиям из областного бюджета в виде субвенций, имели решающее значение в укреплении материальной базы архивных отделов, повышении уровня их технической оснащённости.

Объём субвенций в 2009 году составил 5 млн. 330 тыс. рублей.

Формирование Архивного фонда Самарской области В список №1 источников комплектования в истекшем году включено 57 организаций, исключено 354 организации. Очень тревожная цифра.

Недосчитываемся почти трёхсот источников исторических документов.

Снижение на _%.

муниципальных архивов провести адекватную работу в 2010 году по пополнению списка №1 новыми организациями разных форм собственности, наиболее полно представляющих экономику, строительство, культуру, здравоохранение и др. отрасли.

Всего за год в государственные и муниципальные архивы принято (при плане – 32 тыс. ед.хр.) 36,318 тыс. дел управленческой документации, 316 ед.хр НТД, 0,419 тыс. ед. хр. фотодокументов, 0,01 тыс. ед.хр.

фонодокументов, 0,035 видеодокументов.

На наш взгляд, по-прежнему недостаточно активно ведется прием документов личного происхождения. Во все архивы поступило лишь ед.хр. от держателей личных фондов.

Всего по региону принято 37,452 тыс. дел по личному составу (планировалось 36,57 тыс. ед.хр.), в том числе 30,238 тыс. дел в муниципальные архивы.

В состав архивного фонда Самарской области включено 30,903 тыс.

дел постоянного хранения, (намечалось 24,8 тыс. ед.хр.), 392. ед.хр.

фотодокументов, 5 672 ед.хр. научно-технической документации, ед.хр. личного происхождения, 35 ед.хр. видеодокументов.

С сожалением должен признать, что всё ещё продолжается утрата документов, включённых в состав архивного фонда. Всего снято с ведомственного учета 7,462 тыс. дел постоянного хранения, и это в основном по учреждениям профиля комплектования государственных архивов.

организациями, акционерными обществами, частными предприятиями, общественными организациями взаимоотношения строятся только на договорной основе. В настоящее время государственными архивными учреждениями заключено 40 договоров с организациями федеральной формы собственности и 88 договоров с организациями частной формы собственности, что менее половины от числа источников комплектования.

Такое положение нельзя признать нормальным. Необходимо коренное изменение работы на этом направлении. Прошу руководителей архивных учреждений изменить своё отношение к планированию работы и оценке результатов труда своих заместителей и специалистов, отвечающих за вопросы комплектования.

Завершён конкурс «Лучшая архивная опись» среди специалистов отделов комплектования государственных архивных учреждений области.

Победителем конкурса стала Силаева Г.К., главный специалист ЦГАСО, «Самарамелиоводхоз». Среди призёров главный специалист этого же архива Реснянский В.С. за опись Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области Самарской области и начальник отдела Акционерного коммерческого Сберегательного Банка Российской Федерации, а также главный специалист ЦГАСО Комарова М.В. за опись ОАО «Приволжские магистральные нефтепроводы».

Продолжается конкурс «Лучшая архивная опись» среди специалистов архивных отделов органов местного самоуправления. Итоги конкурса будут подведены в апреле 2010 года.

Важное место в деятельности архивных учреждений занимает использование документов, обеспечение потребностей общества ретроспективной информацией.

Основное место здесь отводится подготовке и изданию справочников, сборников документов. В 2009 году управлением издан «Краткий справочник по фондам архивных отделов органов местного самоуправления». Это первое обобщающее издание, которое содержит сведения о фондах и документах архивных отделов администраций городских округов и муниципальных районов области.

Скоро выйдет биографический справочник «Коммунистическая партия в портретах ее самарских лидеров. 1917-1991 гг.», подготовленный ГАСПИ.

ГУСО «ЦГАСО» завершает подготовку макета 1-го тома справочника «Административно-территориальное деление Самарской области (1851- гг.)». Впереди работа над II томом справочника.

Планируется издание сборников документов «Нефтяной комплекс Куйбышевской (Самарской) области за период 50-90-е годы XX века и первого десятилетия XXI века» (совместно с ОАО «Самаранефтегаз»), «Голод в Поволжье в 20-30-е годы», «Из истории архивной службы Самарской области». В рамках Договора с Самарским государственным университетом должна продолжиться подготовка исторических справок для «Энциклопедии Самарской области».

СОГАСПИ планирует работу над подготовкой фотоальбома «Город Самара и его жители. Век XX. Фотодокументы архивного фонда Самарского областного государственного архива социально-политической истории»

(электронный вариант).

Тематика и формы использования документов текущем году обусловлены подготовкой к празднованию 65-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945гг. Губернатором Самарской области утвержден план основных мероприятий. Уже ведется работа над подготовкой сборника документов: «Годы, опаленные войной: Куйбышевская область 1941-1945 годы. Хроника событий», а также историко-документальной выставки «Великой Победе посвящается». Совместно с филиалом РГАНТД планируется проведение Всероссийской научно-практической конференции «Проблемы изучения военной истории», которая состоится 15-16 апреля года.

Не стоит забывать и о Календаре памятных дат, который вот уже в течение 8 лет выпускают государственные архивы Самарской области.

Издание пользуется большой популярностью и является основой для информирования о знаменательных и юбилейных мероприятиях.

С целью популяризации архивных документов в течение года проэкспонирована 31 выставка по документам архивных учреждений, в том числе: «Они вдохновляли на подвиг и труд: представители творческих профессий в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», «История градостроительства города Сызрани», «Твоя малая Родина» (к 75-летию образования Красноармейского района), «Город Жигулевск: прошлое и настоящее», «Православные храмы Сергиевского района» и др.

В рамках проведения Года Болгарии в России в Самарском областном историко-краеведческом музее им.П.В.Алабина прошла выставка «Ласточка мира», посвященная периоду русско-турецкой войны 1877-1878гг.

Хотелось бы назвать работу архивистов Сызранского филиала в эфире.

Здесь подготовлено 43 документальных телесюжета для еженедельной программы «Листая календарь» (один день из жизни города Сызрани), радиопередачи. В Центральном государственном архиве Самарской области прошли съемки I канала российского телевидения «Моя родословная» о поисках предков и восстановлении генеалогического древа народной артистки России Ольги Остроумовой, а также Марии Шукшиной.

В средствах массовой информации опубликовано 74 статьи и подборки по истории региона.

Все активнее используются электронные средства информирования. На портале мэрии городского округа Тольятти управлением по делам архивов были подготовлены и размещены 21 виртуальная выставка. На сайте управления государственной архивной службы представлены Путеводитель по фондам государственного архива Самарской области; две Интернетвыставки документов «Из истории русско-болгарских отношений», «Они гордились алыми погонами…», представлена информация о деятельности государственных архивных учреждений области.

Большую роль в деятельности архивных учреждений играет работа, направленная на изучение родного края, воспитание патриотизма у подрастающего поколения. В 2009 году архивисты провели 44 школьных урока, 75 экскурсий. Ежегодно на нашей базе проходят практику студенты самарских ВУЗов.

Приоритетным направлением является работа по исполнению генеалогических и биографических запросов. Следствием возросшего интереса к своим корням, к возрождению семейной истории является увеличение таких обращений. За год архивами области исполнено генеалогических и 488 тематических запросов.

Продолжен своеобразный бум запросов социально-правового характера.

За 2009 год в государственные архивы и архивные отделы поступило запросов (на 33% больше, чем в предыдущем году), исполнено по документам архивов 75877 запросов, из них 65873 запросов (или 87%) с положительным результатом.

В наступившем году будет продолжена работа по предоставлению информационных услуг и использованию архивных документов.

Государственными архивами и архивными отделами органов местного самоуправления будет подготовлено 34 выставки документов. Дальнейшее развитие получит сотрудничество со средствами массовой информации.

Предполагается публикация 52 статей. В эфире телевидения и радиовещания прозвучит 25 передач. Для студентов и школьников будет организовано обзорных и тематических экскурсий, проведено 30 школьных уроков.

Работа сайта государственной архивной службы Самарской области государственной архивной службы области. Частично они пересылались администрации сайта «Архивы России» для публикации.

Посещаемость сайта в 2009 году: 9321 посетитель, 46307 просмотров1.

государственной архивной службы Самарской области.

- материалы заседаний коллегии управления, - Интернет-выставка "Из истории русско-болгарских отношений" (по документам ЦГАСО), - Интернет-выставка "Они гордились алыми погонами..." (к 65-летию июнь 1964г. )),                                                              Просмотры - количество загрузок страниц сайта. Посетители- количество уникальных посетителей сайта (точнее, количество браузеров).

- Календарь памятных дат на 2010 год, - публикации специалистов архивных учреждений, рассекречиванию, - материалы заседания НМС АУ ПФО, прошедшего в октябре 2009 года в г. Казани.

Тематические и учетные базы данных В государственных архивах Самарской области и архивных отделах тематических и 39 учетных баз данных («Архивный фонд» в 4-х госархивах и 35 архивных отделах).

С начала этого года все архивные учреждения области должны работать над реализацией ПК «Архивный фонд» (IV версия).

Для этого есть всё необходимое: материальная база как госархивов, так и архивных отделов органов местного самоуправления соответствует плодотворную работу и достойные результаты.

А на сегодня картина по области такова:

- по госархивам введено в БД «Архивный фонд»: 8346 фондов (98, % от общего количества фондов), 22687 описей (79,2% от общего количества описей), 36541 дело (4,04 % от общего количества дел)2.

- по архивным отделам муниципальных образований введено в БД «Архивный фонд»: 3645 фондов (55% от общего количества фондов), 5958 описей (63,8% от общего количества описей), 195409 дел (21,67% от общего количества дел)3.

На что бы хотелось обратить Ваше внимание в начавшемся году.

Основываясь на прогнозе социально-экономического развития нашего региона на 2009-2011 годы несложно сделать вывод о том, нам снова финансирования.

Однако в принятом на 2010г. бюджете в полном объёме сохранены объёмы финансирования на заработную плату, на коммунальные услуги, функционирование нашей службы. Исходя из этого, у нас нет никаких оснований рассуждать о снижении каких-либо показателей развития архивного дела. Поэтому, как и прежде, остаются наши приоритетные задачи:

- обеспечение сохранности документов, Архивным учреждениям, в первую очередь государственным, надо более настойчиво и умело использовать имеющиеся возможности по оказанию дополнительных услуг и привлечению тем самым дополнительных внебюджетных средств, что позволит заполнить дефицит бюджетного финансирования и обеспечить поступательное развитие своих учреждений и                                                              Процентное соотношение дается из расчета госархивов, заполняющих БД Архивный фонд» (т.е. ЦГАСО, СОГАСПИ, СОГАДЛС и Сызранский филиал ЦГАСО) Резкое уменьшение процентного соотношения объясняется появлением архивного отдела администрации г.о. Самара, в котором не ведется заполнение БД «Архивный фонд»

профессионального роста и закрепления.

Установленный государственным архивам объём платных услуг в размере 11 млн. рублей надо считать как программу-минимум.

Надеюсь, что наши архивисты в поступившем году способны на большее.

Особые обязанности ложатся на нас как хранителей огромных документальных информационных ресурсов в год 65-летнего юбилея Победы в Великой Отечественной войне.

посвящённое этому славному событию, реализовать в полном объёме.

управления в реализации намеченного на предстоящий год доведены в виде конкретных планов, конкретных планов, конкретных документов, поэтому не буду на них останавливаться. Подчеркну лишь некоторые из них:

В области формирования архивного фонда:

На сегодня как со стороны государственных архивов, так и со стороны архивных отделов органов местного самоуправления нет серьёзных результатов по увеличению числа источников комплектования архивов, а это документального подтверждения происходящих процессов в обществе.

По-прежнему высок объём документов, образовавшихся в источниках комплектования, не прошедших своевременной научно-технической обработки и находящихся там на временном сверхнормативном хранении. И, как результат, невосполнимые утраты ценнейших документов.

Несмотря на принимаемые меры не налажена должным образом работа с источниками комплектования. Недопустимо низкий процент установления с ними договорных отношений.

делопроизводственных служб инструкциями, номенклатурами дел и т.д.

Всё ещё робко все архивные учреждения работают над привлечением в архивы документов личного происхождения.

По вопросам обеспечения сохранности архивных документов:

Надо настойчивее продолжать работу по увеличению площадей архивохранилищ, оснащению их современным оборудованием и средствами хранения, по обеспечению эффективными средствами защиты и безопасности.

В области использования документов:

Здесь хотел бы ещё раз заострить Ваше внимание на наиболее социально-значимых вопросах. В первую очередь речь идёт о документах по личному составу. Как бы сложно ни было - надо принимать все документы, которые могут остаться бесхозными. Изыскивать все возможности по своевременному и полному исполнению запросов.

И в заключение к уже сказанному в этом разделе – это более полное использование возможностей современной информационной техники.