«ФИНАНСОВЫЙ КОМИТЕТ Сто пятьдесят третья сессия Рим, 12-14 мая 2014 года Проверенный годовой отчет за 2013 год По существу содержания настоящего документа обращаться к: г-н Роберт ван дер Зе (Mr R. van der Zee) ...»
Рекомендация Мы рекомендуем повысить надежность процесса сверки, проводимой между системами SAP и COMPAS, в особенности в части позиций для сверки, образующихся после закрытия проектов.
54. По информации Руководства, несовпадения в интерфейсе SAP-COMPAS, принятом в качестве промежуточного решения, будут сохраняться до тех пор, пока не будет полностью внедрено решение по единой системе – Системе обеспечения логистических функций (LESS).
Потери после поставки 55. В 2013 году объем потерь после поставки составил 18,7 млн. долл. США (в 2012 году – 12,3 млн. долл. США). Мы отметили, что годовой отчет за 2013 год содержал 698 отдельных позиций, связанных с потерями после поставки, на общую сумму 0,5 млн. долл. США.
Зарегистрированная дата документа по этим позициям относилась к периодам до наступления 2013 года.
56. Та же проблема отмечалась и в ходе проведения аудита годового отчета за 2012 год, в связи с чем было рекомендовано разработать систему, обеспечивающую регистрацию потерь после поставки с отнесением их на финансовый год, в течение которого такие потери фактически имели место. Мы с удовлетворением отмечаем достигнутое в 2013 году существенное сокращение общей стоимости и количества таких позиций (с 1,2 млн. долл. США по 953 позициям до 0,5 млн. долл. США по 698 позициям), хотя возможности для дальнейших улучшений в данном направлении по-прежнему существуют.
57. Мы также отметили, что по сравнению с 2012 годом итоговый объем потерь после поставки, зафиксированный в текущем году, вырос на 52 процента, и что в этой области необходимы более действенные меры контроля.
4. Основные средства Некорректное присвоение бизнес-правил в системе SAP в отношении классов основных средств 58. МСФО ОС 17 содержит указания в отношении капитализации, регистрации, ведения, обесценения, отчуждения и раскрытия информации по основным средствам. Кроме того, на основе МСФО ОС в ВПП созданы серии внутренних директив по корректному учету основных средств.
59. Сведения по основным средствам ВПП предоставила в форме главной книги активов (ГКА), полученной из системы WINGS II. На 31 декабря 2013 года в ГКА содержалось запись с отдельными инвентарными номерами. При изучении ГКА и различных отчетов SAP в системе WINGS II выявлены следующие расхождения/недостатки в плане регистрации и учета отдельных компонентов основных средств, а также недостаточные меры контроля в области ИТ и некорректная адаптация системы.
60. В ГКА каждый компонент основных средств относится к одному из классов основных средств. Расчетные сроки службы для различных классов основных средств указаны в п. Примечания 1 по основным средствам (ОС) в разделе «Примечания». В ходе изучения ГКА и связанных с ней отчетов в системе WINGS II выявилось, что из общего числа зарегистрированных в системе основных средств по 32 компонентам были введены некорректные данные о сроке их службы с точки зрения их соответствующих классов основных средств, что привело к неверному учету основных средств. Несмотря на то, что такие ошибочные проводки нашли свое отражение в годовом отчете в виде амортизационных отчислений всего лишь на сумму в 70 705 долл. США, сам этот факт указывает на некорректный ввод в систему требований к учету.
61. Руководство выразило согласие с тем, что 32 компонента основных средств были присвоены некорректно, однако заявило, что возникший в результате коэффициент ошибок составил менее 4 процентов, и в силу этого оно не считает, что данный факт свидетельствует о существенной недоработке и требует изменения существующей системы и мер контроля, которые, по его мнению, являются эффективными. Мы согласны с тем, что коэффициент ошибок незначителен, однако полагаем, что альтернативы корректному присвоению классов основных средств в бизнес-приложениях не существует.
Некорректная капитализация позиций 62. В соответствии с Примечаниями к финансовым отчетам основные средства капитализируются в том случае, если их стоимость превышает пороговый предел в размере 5 000 долл. США или равняется таковому. Это означает, что приобретение позиций стоимостью менее 5 000 долл. США следует относить на расходы. Однако в ходе изучения ГКА было выявлено, что до 25 основных средств стоимостью менее 5 000 долл. США каждое были вместо этого капитализированы. Это означает, что система не была адаптирована, а процесс проверки данных недостаточно строг для того, чтобы блокировать регистрацию таких малоценных позиций в базе данных основных средств. Руководство ответило, что ряд позиций был создан ошибочно, а в других случаях сумма первоначального закупочного предписания / заказа на поставку превышала пороговый предел в размере 5 000 долл. США за единицу, однако впоследствии уменьшилась за счет колебаний курсов валют, скидок, кредитовых авизо и т.п. Этот довод и подразумеваемая в нем практика учета не представляются корректными, поскольку пороговый предел следует присваивать в отношении фактической стоимости приобретения.
63. Кроме того, руководство заявило, что по упомянутым позициям фактическая разница по сравнению с пороговым пределом составила всего 347 долл. США на единицу (4 653 долл.
США вместо 5 000 долл. США) и поэтому не оказывала существенного влияния на политику ВПП в области капитализации. Руководство согласилось внести необходимые корректировки по одной оставшейся позиции. Однако мы отметили, что в соответствии с учетной политикой ВПП (пп. 10.2.3 и 10.2.6 Методического руководства по МСФО ОС) пороговый предел должен учитывать все подобные колебания, скидки и т.д., и к учету должна приниматься только итоговая уплаченная цена.
Некорректный учет по амортизации 64. Мы отметили, что в отношении пяти главных книг активов, амортизационные отчисления по которым в 2013 году составили 277 954 долл. США, дата начала амортизации была установлена неверно, в результате чего амортизация была рассчитана неправильно, а в амортизационных отчислениях возникла ошибка в размере 15 603 долл. США. Признавая наличие чрезмерных амортизационных отчислений, руководство заявило, что эти ошибки были допущены до 2011 года и оказали незначительное практическое влияние на финансовую отчетность, и поэтому не свидетельствуют о слабости средств контроля.
65. Мы согласны с тем, что влияние на финансовую отчетность было несущественным.
Однако, по нашему мнению, поскольку дата начала амортизации является ключевым полем, в процесс ввода данных в данное поле следует встроить адекватные механизмы контроля.
Рекомендация Мы рекомендуем усилить меры контроля за управлением активами, касающиеся a) определения класса основных средств, b) соблюдения пороговых значений капитализации основных средств и c) точности данных, вводимых в поле «дата амортизации».
5. Целевые фонды 66. Внебюджетные ресурсы ВПП включают в себя общеорганизационные целевые фонды, страновые целевые фонды и специальные счета. Целевые фонды представляют собой важные элементы деятельности и операций ВПП в целом. Они являются подразделениями Фонда ВПП, созданными для получения специальных взносов. Несмотря на то, что они не входят в состав регулярных программ ВПП, их цели, сфера применения и требования к составлению отчетности соответствуют целям ВПП. Общеорганизационные целевые фонды позволяют ВПП осуществлять инвестиции в исследовательскую деятельность, новые инициативы и повышение организационного потенциала за счет целевых взносов доноров и многосторонних ассигнований. По состоянию на декабрь 2013 года в управлении находилось 180 целевых фондов на общую сумму 986 млн. долл. США. В 2013 году были созданы целевых фонда.
Закрытие проекта 67. РБ в Панаме, по согласованию с ШК, взяло на себе инициативу по подготовке «Руководства по целевым фондам» по тематике управления целевыми фондами во всех СО данного региона. Как мы выяснили, в этом Руководстве не содержалось инструкций по закрытию целевых фондов и подготовке итогового отчета.
68. В СО в Мали создан целевой фонд для управления совместной программой «Повышение качества питания и уровня продовольственной безопасности детей в наиболее уязвимых муниципальных образованиях Мали» на период с декабря 2009 года по 30 июня 2013 года. В июне 2013 года проведена итоговая оценка программы, и целевой фонд был закрыт. Хотя согласно условиям целевого фонда, любой неизрасходованный остаток подлежал возврату донорам, было отмечено, что на февраль 2014 года в распоряжении СО оставался неизрасходованный остаток в размере 147 903 долл. США. По этому поводу из СО в ответ сообщили, что были приняты все меры к продлению срока освоения остатка средств, но они не увенчались успехом, а задержка в возврате остатка была связана с нехваткой кадров, занимающихся вопросами ресурсов. Тем не менее, СО заверило, что будут предприняты необходимые шаги для возврата средств донору, поскольку проект уже закрыт.
69. Руководство также заявило (в марте 2014 года), что необходимость стандартизации процедур для целевых фондов с учетом специфики конкретных стран включена в процесс анализа бизнес-процессов в качестве одного из ключевых проектов. Как таковые, технические структуры целевых фондов в системе WINGS II подлежат корректировке, чтобы позволить осуществлять техническое закрытие целевых фондов вместе с соответствующими надзорными директивами для РБ.
Использование средств другого гранта без одобрения со стороны донора 70. В РБ в Дакаре мы проводили обследование целевого фонда «Усиление отдела РБ по обеспечению питанием для оказания продовольственной поддержки в чрезвычайной ситуации в регионе Сахеля», реализованного РБ в Дакаре (январь 2012 года – июнь 2013 года) в ответ на кризис в области продовольственной безопасности и обеспечения питанием в регионе Сахеля в 2011 году. Мы отметили, что грант этому целевому фонду был утвержден в январе 2012 года. Поскольку средства от донора были получены примерно в апреле, РБ без разрешения ШК/донора одобрило использование в начале года средств гранта по другому целевому фонду. В процессе освоения гранта его сумма была возмещена из гранта по целевому фонду, однако, по нашему мнению, прежде чем использовать средства других грантов, необходимо получать разрешение ШК/донора. По заявлению РБ, в условиях чрезвычайного характера сложившегося положения возникла потребность в оказании незамедлительной поддержки потенциала в рамках Бюро, а СО требовалось обеспечить своевременное и эффективное реагирование. По этой причине руководство РБ одобрило такое использование упомянутых средств. Оно согласилось в будущем заручаться согласием донора на такое заимствование.
Меморандум о взаимопонимании до подписания меморандума о принятии решения 71. В соответствии с действующими директивами, подписанию меморандума о взаимопонимании при открытии каждого целевого фонда должен предшествовать меморандум Директора-исполнителя/директора регионального бюро о принятии решения.
Меморандум о принятии решения является внутренним предложением, которое должно быть подготовлено и утверждено в соответствии с процедурой, прописанной в ED2006/ Управлением внебюджетных ресурсов ВПП. Меморандум о взаимопонимании является внешним документом и представляет собой подписываемое с донором соглашение. В СО в Гондурасе, в рамках крупнейшего целевого фонда, целью которого является расширение программы обеспечения питанием государственных школ, ВПП заключила соглашения с правительством Гондураса. Мы отметили, что в данном случае меморандум о взаимопонимании был подписан до меморандума о принятии решения, как это указано ниже:
72. СО поделилось с нами информацией о том, что соглашение рассматривалось как продолжение предыдущего соглашения, но согласилось (в марте 2014 года) придерживаться директив применительно к новым целевым фондам, которые могут быть созданы впоследствии.
Рекомендация Упорядочить и стандартизировать процесс управления целевыми фондами в РБ и СО в соответствии с общеорганизационными директивами.
VII. Мошенничество и предполагаемое мошенничество 73. Мы отметили, что мошенничество, о котором в 2013 году было доложено в Службу инспекций и расследований (OIGI), заключалось в мошеннических действиях поставщиков, растрате и присвоении продовольствия, непродовольственных товаров и денежных средств при соучастии штатных сотрудников ВПП и третьих лиц на сумму в 444 349 долл. США, из которых возвращено 4 382 долл. США (в 2012 году – 99 533 долл. США).
VIII. Потери, добровольные платежи и списания 74. Мы отметили, что в 2013 году общая сумма списанных потерь составила 19,3 млн. долл. США. Она включает добровольные выплаты сотрудникам в размере 122 605,98 долл. США по требованиям в рамках чрезвычайной деятельности на местах;
дебиторская задолженность по взносам в размере 467 289,72 долл. США, связанная со списанием дебиторской задолженности доноров; потери продовольственных товаров на сумму 18 664 819,53 долл. США, имевшие место после прибытия соответствующего продовольствия в страну-получатель.
Средства внутреннего контроля 75. Мы удовлетворены процессом подготовки заявления о внутреннем контроле, осуществляемом в ВПП с 2011 года, в рамках которого были обобщены заверения старших должностных лиц (в 2013 году – 140 старших должностных лиц) и Генерального инспектора (по итогам внутреннего аудита, а также проведенных инспекций и расследований) с целью подтверждения эффективности применения в ВПП средств внутреннего контроля в течение года.
Ход выполнения рекомендаций внешнего аудитора 76. Мы в целом рассмотрели ход выполнения Секретариатом рекомендаций по итогам аудита, представленных Исполнительному совету в наших докладах по годовым отчетам за 2010, 2011 и 2012 годы.
77. Мы с глубоким удовлетворением отмечаем, что во исполнение этих рекомендаций руководство составило план внедрения LESS (по годовому отчету за 2010 год), объединило на единой платформе все рекомендации из различных источников, т.е. рекомендации по итогам внутреннего аудита, внешнего аудита и по результатам оценки, и взяло на себя инициативу по интеграции плана по ресурсам, в том числе плана управления и, возможно, планирования по проектам (по годовому отчету за 2011 год) в процесс планирования.
Выражение признательности 78. Мы хотим официально поблагодарить за содействие, оказанное руководством и сотрудниками ВПП при проведении аудиторской проверки.
«