ГОУ ВПО "Кемеровский государственный университет"

Кафедра экспериментальной физики

Работа с электронной почтой в программе

Outlook Express 6.0

Учебно-методическое пособие

Кемерово 2007

Работа с электронной почтой в программе Outlook Express 6.0:

учебно-методическое пособие / ГОУ ВПО "Кемеровский государственный университет"; сост. А. Л. Юдин. – Кемерово, 2007. -64 с.

Учебно-методическое пособие разработано по курсу «Новые информационные технологии» для специальности «Физика». В пособие содержатся сведения об основных приемах работы с электронной почтой в почтовом клиенте Outlook Express ОС Microsoft Windows.

Пособие предназначено для студентов физического факультета, выполняющих лабораторный практикум по курсу "Новые информационные технологии". Данное пособие может быть использовано как справочник при самостоятельной работе студентов с программой Outlook Express.

"УТВЕРЖДЕНО" "РАССМОТРЕНО" методической комиссией на заседании кафедры физического факультета экспериментальной физики Протокол №11_ Протокол №4_ от "_19_"_ноября 2007 г. от "_8_"_ноября_ 2007 г.

Председатель комиссии Заведующий КЭФ _ М. Л. Золотарев Л. В. Колесников "_19_"ноября_ 2007 г. "_8"_ноября 2007 г.

Введение Еще совсем недавно основными средствами общения людей на расстоянии были только почта и телефон. Для отправки письма по почте требовалось приобрести конверт, написать письмо, вложить его в конверт и отнести на почту или опустить в ближайший почтовый ящик. С появлением электронной почты достаточно нескольких минут, чтобы письмо дошло до того, кому оно предназначено.

Электронная почта (electronic mail, e-mail) уже стала настолько неотъемлемым средством делового и личного общения, что многие не представляют, как без нее жить. Это особенно актуально для нашей страны, в которой довольно низкое качество обычной почтовой связи, а тарифы на междугородные телефонные разговоры слишком высоки.

С самого начала развития Internet электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Ситуация не изменилась и с появлением системы Web. Результаты опросов пользователей Internet подтверждают, что свыше 90% из них обмениваются почтовыми сообщениями по Всемирной сети.

Раньше почтовые программы выполняли лишь одно простое задание - обмен электронными письмами через Internet или корпоративную почтовую систему. Однако с развитием средств коммуникации круг решаемых задач расширился и почтовые программы стали применяться для управления всеми сообщениями, находящимися в почтовом ящике. Почтовый ящик современного пользователя Internet заполнен личными и деловыми письмами, дайджестами новостей, уведомлениями о новых версиях программ, сообщениями, доставляемыми по спискам рассылки. К сожалению, в последнее время пользователей электронной почты постигло бедствие под названием "спам" (от английского spam). Это - поток ненужных рекламных объявлений, которые рассылаются по Internet в огромных количествах и переполняют почтовые ящики.

Еще одна отличительная черта современных пользователей электронной почты - наличие нескольких учетных записей от разных провайдеров. Для одновременного использования большого количества учетных записей нужны специальные средства. Но последние версии почтовых программ могут решить все эти задачи.

Одной из таких программ является Outlook Express версии 6. фирмы Microsoft. Благодаря тому, что программа встроена в самое распространенное программное обеспечение для персональных компьютеров навигатор Internet Explorer 6.0 и ОС Windows XP, она получила широкое распространение во всем мире. Большинство пользователей начинают свое знакомство с электронной почтой с этого продукта. Она обладает достаточной функциональностью, как для домашних пользователей, так и для офисного применения.

Как уже было сказано, если на вашем компьютере установлена ОС Windows, то для доступа к сети Интернет и работы с электронной почтой дополнительное программное обеспечение не требуется.

Вы уже можете использовать обозреватель (браузер) Internet Explorer и программу управления почтой Outlook Express, которые встроены в операционную систему. С помощью программы Outlook Express вы можете подготовить и отправить сообщение, принять и просмотреть сообщения, предназначенные вам. Также Outlook Express поддерживает почту в html-формате и предлагает новые удобные функции: объединение электронной почты с конференциями Usenet и поиск больших справочников пользователей Internet, доступных по сети. Программа может фильтровать электронную почту и собирать сообщения от многих поставщиков услуг Internet.

1. Первое знакомство с Outlook Express 6. Для запуска программы Outlook Express выполните одно из следующих действий:

• Щелкните значок Запустить Outlook Express на панели инструментов Быстрый запуск или • Нажмите кнопку Пуск, выберите команду главного меню Программы, а затем Outlook Express.

1.1. Пользовательский интерфейс Outlook Express До того как программа Outlook Express будет настроена на Вашего провайдера (т.е. Вы настроите индивидуальную учетную запись на почтовом сервере или, другими словами, настроите собственный почтовый ящик), необходимо познакомиться с ее пользовательским интерфейсом.

Окно программы Outlook Express содержит стандартные элементы Windows-приложения: строку заголовка, строку меню, предоставляющую доступ ко всем функциям, необходимым для работы с Outlook Express. С помощью меню вы можете формировать новые сообщения, отправлять и получать почту, пересылать письма другим пользователям, настраивать интерфейс Outlook Express и т.д.

Кроме того, вы встретите в меню множество обычных пунктов, характерных для всех приложений Windows - печать, справка и т.д.

Из строки меню вы так же можете вызвать Internet Explorer 5.0 и загружать для просмотра страницы Web.

Рис. 1.1. Окно программы Outlook Express Окно программы Outlook Express (рис. 1.1) разделено на две области. В левой области отображается структура системных папок, в правой — содержимое той папки, на которой расположен курсор.

Назначение системных почтовых папок программы, предназначенных для работы с электронной почтой, приведено в табл. 1.1, хотя название папок во многом говорит само за себя.

Сама область просмотра Outlook Express при работе разделена на две части: вверху вы видите список сообщений электронной почты из текущей папки, а в нижней части окна показывается содержимое отмеченного письма. Содержимое письма можно посмотреть и в отдельном окне, если сделать двойной щелчок по строке с выбранным письмом. Область просмотра может быть разделена или по горизонтали, или по вертикали, - если такой способ организации интерфейса покажется вам более удобным.

Таблица 1.1. Почтовые папки программы Outlook Express Наименова- Содержимое ние папки Входящие Сообщения, полученные по почте с других компьютеров или от уделенного почтового сервера.

Сюда по умолчанию поступает вся новая почта и здесь хранятся все пришедшие сообщения. Впоследствии вы можете создать дополнительные папки и настроить Outlook Express таким образом, чтобы при поступлении новых писем вся почта автоматически разбиралась и складывалась в отдельные папки.

Исходящие Сообщения, предназначенные для отправки. Данные в эту папку попадают из окна создания нового сообщения в результате выполнения команды Отправить меню Файл. Оправляемые письма либо сразу отправляются, либо временно хранятся в этой папке.

Это избавляет от необходимости соединяться каждый раз с Интернетом для отправки очередного письма, и позволяет нажатием кнопки Доставить разом отправить все письма на почтовый сервер Отправлен- Копии отправленных сообщений. Режим копированые ния устанавливается флажком Сохранять копию в папке "Отправленные" на вкладке Отправка сообщений, которая открывается при выполнении команды Параметры меню Сервис. Вы всегда сможете вспомнить, - что, кому и когда вы отсылали, заглянув в эту папку.

Удаленные Содержит удаленные из всех папок сообщения. Они временно помещаются на хранение в эту папку (на случай, если вы передумаете их удалять). Для того чтобы эта папка очищалась при выходе из программы, необходимо выполнить команду Параметры меню Сервис и на вкладке Обслуживание открывшегося диалогового окна установить флажок Очищать папку "Удаленные" перед выходом. Или если вы решите удалить ненужные сообщения из этой папки, сделайте правый щелчок по значку папки и из выпавшего меню выберите пункт Очистить папку.

Черновики Содержит сообщения, находящиеся в стадии подготовки. Если вы готовите новое письмо, но в процессе работы над ним решите дописать письмо позже, то выберите в меню Файл пункт Сохранить. Такое «недописанное» письмо временно сохраняется в папке Черновики. Чтобы продолжить впоследствии работу над письмом из этой папки, просто откройте эту папку и дважды щелкните по черновику письма.

Затем, если письмо готово, то его можно отправить.

Если же письмо по-прежнему не готово к отправке, то его опять можно сохранить в папке черновиков.

Выберите какую-нибудь папку в структуре папок (Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики). На панели сообщений в правой части окна появится список сообщений, хранящихся в этой папке. Этот список представлен в табличном виде. По умолчанию все письма в папках располагаются в соответствии с алфавитном порядком имен отправителей. Однако их можно отсортировать иначе - например, по дате поступления письма.

Также сообщения, отображаемые в окне, можно упорядочивать по адресатам или дате получения. Для этого щелкните на соответствующем заголовке столбца в правой области окна, если хотите упорядочить сообщения в соответствии с информацией, хранящейся в этом столбце.

Назначение столбцов панели сообщений представлено в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Столбцы панели сообщений Столбец Назначение Признак важности сообщения. Если в столбце содержится символ восклицательного знака, отправитель считает его важным, если символ направленной вниз стрелки — не имеющим большого значения Состояние отметки. Установка флажка в этом столбце указывает на необходимость выполнения какихлибо действий по этому сообщению: позвонить адресату, прочесть сообщение, ответить и т. д.

Скрепка в этом столбце означает, что сообщение содержит файл-приложение Кому/От Указывает, кому или от кого послано сообщение Тема Содержит тему сообщения Отправлено/ Содержит дату и время отправки или получения соПолучено общения Для просмотра сообщения выделите соответствующую строку и дважды щелкните кнопкой мыши. Откроется окно просмотра выбранного сообщения. Несколько слов о том, как интерпретируются значки с различными изображениями конверта в области просмотра: Открытый конверт (рис.1.2) отмечает уже прочитанное вами письмо, а закрытый конверт и жирный шрифт отмечает письмо, которое вы еще не читали.

Скрепка у письма (рис. 1.3) говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т. д.). Если выделить такое письмо, и щелкнуть по изображению скрепки в правом углу нижней части окна, то будет показано имя файла. Двойной щелчок по имени вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы. При попытке открыть вложенный файл система безопасности Outlook Express выдаст на экран стандартное предупреждение, и если вы не уверены в том, что пришедший файл абсолютно безопасен для компьютера, то лучше его вначале сохранить на диске, затем проверить антивирусной программой, и уже затем только открыть для просмотра. Или просто взять за "железное" правило пользоваться при работе с Internet, как потенциально опасной средой, резидентными сторожами антивирусных программ.

Outlook Express позволяет завести новые дополнительные папки пользователя и они так же будут доступны из этой панели (рис. 1.4). После того, как вы настроите доступ к серверам новостей, то в этой панели появятся и имена соответствующих серверов новостей.

Рис. 1.4. Изменение локальных папок пользователей 1.2. Панель инструментов Outlook Express Панель инструментов предназначена для быстрого доступа к некоторым наиболее часто используемым командам Outlook Express. В зависимости от того, в каком режиме работает Outlook Express (почта или новости), число кнопок и их назначение автоматически изменяются. Используя панель инструментов и меню программы, вы можете распечатать, удалить, перенести выбранные сообщения или выполнить с ними другие необходимые действия. Назначение кнопок панели инструментов программы Outlook Express описано в таблице 1.3.

Таблица 1.3. Кнопки панели инструментов программы Outlook Express Кнопка Название Назначение Создать со- Открывает окно для создания и формироваобщение ния нового сообщения Ответить Создает новое сообщение, в котором в качестве адреса получателя используется адрес отправителя исходного сообщения. Тема сообщения состоит из текста Re: и темы входящего сообщения. Текст входящего сообщения включается в исходный текст Ответить Подготавливает сообщение отправителю и Переслать Подготавливает копию полученного сообщения, в котором необходимо указать адрес, Удалить Удаляет выделенное сообщение Адреса Открывает адресную книгу, куда записываются для хранения адреса e-mail ваших корреспондентов Доставить Начинает передачу и прием электронной отправкой вашей корреспонденции производится подключение к провайдеру Кодировка Позволяет изменить кодировку сообщения Строка состояния используется для двух целей. Обычно в ней Outlook Express указывает общее число сообщений в данной папке и отдельно - число непрочитанных сообщений. В правой части строки состояния при проверке поступления новой почты появляется надпись, информирующая о приходе или наоборот, отсутствии новых писем. Кроме того, при работе Outlook Express там появляются значки, характеризующие режим работы этого приложения в данный момент времени (например, зачеркнутый значок сетевого диска означает, что в этот момент нет соединения с Интернетом).

Для эффективной работы можно сберечь место на экране для области просмотра писем. Для этого можно сразу же отключить панели со значками папок и контактов. Для этого выберите в меню Вид пункт Раскладка. Повторный выбор этого пункта меню восстанавливает эти панели. Также следует установить в нижней части области просмотра Outlook Express флажок Переходить в папку "Входящие" при запуске. Тогда сразу после запуска Outlook Express будет переходить к папке "Входящие", что позволит вам быстрее приступить к чтению новых писем.

2. Подготовка, отправка и получение сообщений 2.1. Подготовка сообщения Теперь вы можете легко убедиться в том, как просто с помощью данной программы подготовить сообщение. Для этого выполните следующие указания.

1. Откройте окно для создания нового сообщения (рис. 2.1).

Для этого выполните любое из следующих действий:

• Выберите в меню Файл команду Создать, а затем — опцию Сообщение • Выберите в меню Сообщение команду Создать • Нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов • Нажмите комбинацию клавиш +.

2. В поле Кому введите адрес получателя сообщения. В том случае, если вы хотите отправить письмо нескольким адресатам, введите адреса в поле Кому, отделив их друг от друга точкой с запятой.

Рис. 2.1. Окно для создания нового сообщения 3. В поле Копия введите адреса получателей копии сообщения. При заполнении адресов можно также воспользоваться адресной книгой. О том, как ею пользоваться, речь пойдет чуть позже.

4. Затем перейдите в поле Тема и введите тему сообщения.

5. Ниже полей Кому, Копия и Тема расположена область, предназначенная для ввода текста сообщения. Установите в нее курсор и введите требуемый текст.

6. Вы можете сохранить подготовленное сообщение в папке Черновики, чтобы позднее его скорректировать. Для этого в меню Файл выберите команду Сохранить. Если сообщение не требует доработки, вы можете разместить его в папке Исходящие, чтобы при установлении связи отправить. Для этого выполните одно из следующих действий:

В меню Файл окна сообщения выберите команду Отправить Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов окна сообщения или комбинацию клавиш + Обратите внимание, что в меню Сервис имеется пункт выбора важности сообщений, при нажатии на который будет выведен список возможных опций важности сообщений (Высокая, Обычная и Низкая). Это не влияет на скорость доставки, а всего лишь управляет наличием изображения с соответствующим значком у вашего письма по приходу письма к адресату. Теперь дело за адресатом, обратит ли он на это внимание.

2.2. Отправка и получение сообщений Прежде чем отправить или получить сообщение, необходимо установить связь с почтовым сервером провайдера. При этом все подготовленные письма из папки Исходящие передаются почтовому серверу, а все сообщения, содержащиеся на нем и адресованные вам, будут получены и сохранены в папке Входящие.

Отметим, что сразу после запуска программы Outlook Express, вам будет преложено соединиться с сервером провайдера. Если соединение с провайдером уже настроено, то достаточно, выбрав название соединения, нажать кнопку Оk. Иначе появится дополнительное окно, где надо будет ввести ваше имя пользователя и пароль. В любом случае итог будет один, - компьютер начнет устанавливать соединение с почтовым сервером провайдера.

После того как осуществится соединение, появится окно, в котором Outlook Express будет проверять наличие пришедших писем и осуществлять их загрузку на ваш компьютер. После завершения этого действия почтовая программа проверит, нет ли у вас в папке Исходящие готовых писем для отправки, и если есть, то в свою очередь, перешлет их на почтовый сервер провайдера, откуда они уже уйдут адресатам (см. рис. 2.2).

Outlook Express позволяет устанавливать сеанс связи с провайдером только на время доставки писем (получения пришедших писем и отправки своих), сразу же отключаясь от Интернета по завершению передачи. Чтобы включить эту опцию, нужно установить флажок Разорвать соединение по завершению доставки на вкладке Удаленная связь окна свойств или прямо в окне доставки.

Рис. 2.2. Окна отправки и получения сообщений При поступлении новой почты в правом углу строки состояния Windows (а также в самой программе Outlook Express) будет выведен значок с изображением конверта. Это служит удобным напоминанием о пришедших письмах в том случае, когда вы работаете с почтой в фоновом режиме, и Outlook Express периодически проверяет наличие новых писем на сервере провайдера.

Соединиться с почтовым сервером можно легко и просто в любой момент времени. Для отправки и получения сообщений из окна программы Outlook Express выполните на выбор действия:

• В меню Сервис выберите команду Доставить почту • Нажмите кнопку Доставить на панели инструментов программы Outlook Express • Нажмите комбинацию клавиш + Программа Outlook Express подключится к почтовому серверу Интернета, отправит подготовленное сообщение и заберет вашу почту. Для прочтения поступившего в ваш адрес сообщения перейдите в папку Входящие, установите на него курсор и нажмите клавишу или дважды щелкните в любом месте строки с названием письма. Появится окно просмотра сообщения, приведенное на рис. 2.3.

3. Работа с сообщениями Программа Outlook Express позволяет выполнять с сообщениями различные действия: распечатывать их на принтере, удалять, посылать ответ на сообщение, пересылать полученное сообщение кому-либо еще. Рассмотрим более подробно эти действия.

Рис. 2.3. Просмотр полученного сообщения 3.1. Создание новой папки Все полученные сообщения помещаются в папку Входящие и сортируется по одному из критериев. При большом объеме сообщений разобраться во всех поступивших сообщениях достаточно сложно. В этом случае для сортировки входящих сообщений удобно использовать папки. Для создания новой папки в программе Outlook Express выполните следующие действия:

1. Установите курсор на системную папку, внутри которой хотите расположить новую папку. Для создания папки, имеющей тот же уровень вложенности, что и системные папки, установите курсор на значок Локальные папки.

2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Создать папку или нажмите комбинацию клавиш ++.

3. В открывшемся диалоговом окне Создать папку (рис. 3.1) введите наименование папки и нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.1. Диалоговое окно, предназначенное для создания новой 3.2. Перемещение и копирование сообщений Программа Outlook Express позволяет переносить сообщения из одной папки в другую. Для переноса сообщений выполните следующие действия:

1. Выделите одно или несколько сообщений.

2. Нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, установите курсор на значке или наименовании папки, в которую вы собираетесь переместить сообщения.

3. Отпустите кнопку мыши. Выделенные сообщения будут перенесены.

Аналогичным образом осуществляется копирование сообщений, только необходимо одновременно с нажатием кнопки мыши удерживать нажатой клавишу.

3.3. Печать сообщения Для того чтобы в программе Microsoft Outlook Express распечатать сообщение на принтере, выполните одно из следующих действий:

• В меню Файл выберите команду Печать.

• Нажмите комбинацию клавиш +.

• Нажмите кнопку Печать на панели инструментов.

При использовании первых двух способов открывается диалоговое окно Печать, в котором можно установить требуемый тип принтера, количество печатаемых копий, параметры страницы и т.д.

Осуществите необходимые установки и нажмите кнопку ОК. При нажатии кнопки Печать на панели инструментов сразу выполняется печать сообщения с параметрами, установленными по умолчанию.

Обратите внимание, если письмо содержит вложенные файлы, то для их печати надо открыть соответствующую программу просмотра и выполнить печать уже из данной программы.

3.4. Удаление сообщения Для удаления сообщения в программе Outlook Express установите на него курсор и выполните одно из следующих действий:

• Нажмите кнопку Удалить на панели инструментов.

• В меню Правка выберите команду Удалить.

• Выберите в контекстном меню команду Удалить.

• Нажмите комбинацию клавиш +.

Выделенное сообщение перемещается в папку Удаленные. Если вам понадобится удаленное сообщение, то восстановите его, перенеся мышью из папки Удаленные в любую другую папку. Невозможно восстановить сообщение, удаленное из папки Удаленные (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Предупреждение об удаление сообщения из 3.5. Ответ на сообщение При подготовке ответа, посылаемого по электронной почте, вы можете использовать полученное сообщение. Для этого установите курсор на сообщении, адресату которого хотите подготовить ответ, и нажмите кнопку Ответить или Ответить всем на панели инструментов (рис. 3.3).

При нажатии кнопки Ответить готовится сообщение конкретно тому человеку, который прислал вам сообщение, а при нажатии кнопки Ответить всем — тому, кто прислал сообщение, и всем, кто получил его копии, т.е. чей адрес был включен в поле Копии. Таким образом, эта функция имеет смысл лишь в бизнеспереписке, когда вы организуете, таким образом, что-то вроде дискуссии.

В обоих случаях открывается окно сообщения, в котором уже указан адрес получателя, в поле Тема введена фраза Re:, а затем тема входящего сообщения. Содержание исходного сообщения будет скопировано в новое сообщение. Вам остается ввести свой ответ, используя предложенные заготовки, и послать сообщение.

Рис. 3.3. Панель инструментов для работы с сообщением 3.6. Пересылка сообщения Программа Microsoft Outlook Express позволяет переслать полученное сообщение кому-нибудь другому. Для этого установите курсор на сообщении и нажмите кнопку Переслать на панели инструментов. При ответе на чужое письмо или его переадресации другому пользователю отличие будет состоять в том, что Outlook Express автоматически помещает в ответное письмо тот текст, который поступил к вам от адресата. При этом в начале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки ">", чтобы отличить ее, таким образом, от текста вашего ответа. Если текст "пропутешествовал" несколько раз между вами и вашим адресатом, то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствовать количеству "ходок" вашего письма туда и обратно. Если вы отвечаете на деловое письмо, то принято полностью оставлять в конце вашего ответного письма тот текст, что пришел от адресата. Таким образом, сохраняется нить переписки и всегда можно выяснить, кто и что написал. Если в пришедшее к вам письмо были вложены какие-либо файлы, то по умолчанию почтовые программы их обратно адресату не пересылают. Не забудьте указать адрес получателя и добавить к исходному тексту ваши комментарии. А затем отправьте сообщение обычным способом.

4. Адресная книга Программа Microsoft Outlook Express содержит адресную книгу, которая, во-первых, избавляет пользователя от необходимости вводить каждый раз адреса электронной почты, а во-вторых, сводит к минимуму возможность возникновения ошибки при вводе адреса, так как он будет выбираться из адресной книги.

Адресная книга - это сборник адресов e-mail ваших коллег по электронной переписке, организованный с помощью удобной программной оболочки. Адресная книга в Outlook Express представляет собой "позаимствованную" копию адресной книги из почтовой программы Exchange. В Outlook Express можно экспортировать адреса из целого ряда почтовых программ: MS Exchange, MS Internet Mail, Eudora, а также из почтовых клиентов Netscape. Заполнять адресную книгу Outlook Express можно в двух режимах: во-первых, заранее ввести данные о ваших коллегах, а во-вторых, пополнять адресную книгу "на лету", по мере работы с почтой, - копируя туда адреса пришедших писем. Рассмотрим два эти случая.

Для открытия адресной книги Outlook Express и заполнения ее заранее (рис. 4.1) выполните одно из следующих действий:

• В меню Сервис выберите команду Адресная книга.

• Нажмите кнопку Адреса на панели инструментов.

• Нажмите комбинацию клавиш ++ Назначение кнопок адресной книги Microsoft Outlook Express описано в таблице 4.1.

Таблица 4.1. Кнопки для работы с адресной книгой Кнопка Название Назначение Создать Открывает меню, состоящее из трех команд:

Свойства Изменяет свойства выбранного адреса Удалить Удаляет выбранный адрес из адресной книги Поиск Открывает окно для ввода критерия поиска Печать Печатает информацию о выделенном адресе Действие Отправляет новое сообщение по всем выделенным адресам. Перед использованием данной кнопки выделите один или несколько адресов в вашей адресной книге 4.1. Добавление адреса в адресную книгу Наиболее просто добавление в адресную книгу нового адреса осуществляется с помощью контекстного меню. Получив сообщение, нажмите правую кнопку мыши, указав курсором на имя отправителя, и выберите команду Добавить отправителя в адресную книгу (рис.4.2). Рассмотрим еще один способ ввода информации в адресную книгу:

1. Откройте адресную книгу, нажав кнопку Адреса на панели инструментов или выбрав в меню Сервис команду Адресная книга.

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов адресной книги и в появившемся меню выберите команду Создать контакт.

Появится диалоговое окно Свойства (рис. 4.3).

3. На вкладке Имя введите основные сведения об абоненте и адрес его электронной почты. Если у абонента имеется несколько адресов электронной почты (рабочий, домашний), вы можете ввести их все, а также указать адрес, используемый по умолчанию.

Рис. 4.2. Добавление нового адресата в Адресную книгу Рис. 4.3. Диалоговое окно Свойства для ввода нового адреса 4. В нижней части вкладки расположен флажок Отправлять почту только в виде простого текста. Установите его, если не уверены, что ваш адресат пользуется Outlook Express или другой программой электронной почты, которая распознает HTML-формат.

5. В адресную книгу вы можете ввести самую разнообразную информацию о вашем абоненте, используя поля вкладки Имя, а также поля других вкладок диалогового окна Свойства. Эта информация не является обязательной для ввода, но в дальнейшем вам может пригодиться.

6. Нажмите кнопку ОК. Вы возвращаетесь в адресную книгу, в которой появляется строка с информацией о введенном абоненте.

Находясь в адресной книге, вы можете создать новое сообщение.

Для этого установите курсор на строке, содержащей адрес нужного абонента, нажмите кнопку Действие и выберите из появившегося меню команду Отправить почту. Открывается окно нового сообщения с заполненным полем адреса.

В верхней части адресной книги расположено поле Введите или выберите из списка. При вводе в нем нескольких символов имени курсор перемещается на строку, в которой имя начинается с введенных символов.

В том случае, если в адресной книге много адресов, для поиска нужного можно использовать кнопку Поиск людей и открываемое одноименное диалоговое окно.

4.2. Группа адресов Пользователей можно объединять в группы. В этом случае для отправления сообщения всем членам группы достаточно из адресной книги выбрать название группы. Для создания группы выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов адресной книги и в открывшемся меню кнопки выберите значение Создать группу. Откроется диалоговое окно Свойства (рис. 4.4).

2. В поле Название группы вкладки Группа введите название группы.

3. Для формирования списка участников группы используйте расположенные справа кнопки. Для добавления в список участника из адресной книги нажмите кнопку Выбрать.

Рис. 4.4. Диалоговое окно Свойства для создания группы Рис. 4.5. Диалоговое окно для выбора участников группы 4. В левом списке открывшегося диалогового окна Выберите участников группы содержится список адресов из адресной книги (рис. 4.5). Используя кнопку Выбрать, перенесите в список Участники имена всех входящих в группу и нажмите кнопку ОК.

5. Для добавления в группу абонентов, не содержащихся в адресной книге, нажмите кнопку Создать контакт.

6. В открывшемся диалоговом окне Свойства введите информацию об абоненте и нажмите кнопку ОК. Информация о новом абоненте будет добавлена в группу, а также в адресную книгу.

7. Сформировав список всех участников группы, нажмите кнопку ОК. В списке абонентов адресной книги появляется название сформированной группы.

4.3. Создание сообщений с использованием адресной книги Использование адресной книги упрощает создание сообщений, так как избавляет от необходимости ввода адресов, содержащихся в ней. Для создания сообщения с использованием адресной книги выполните следующие действия:

1. В окне программы Outlook Express откройте окно для ввода нового сообщения.

2. Для ввода адреса в поле Кому нажмите одноименную кнопку. Откроется диалоговое окно Выбрать получателей для выбора адреса электронной почты (рис. 4.6).

3. В левой части диалогового окна расположен список адресов, содержащихся в адресной книге. Установите курсор на нужный адрес и нажмите кнопку Кому. Выделенный адрес переместится в область Получатели сообщения.

4. Используя кнопки Копия и Скрытая копия, можно указать адреса для рассылки копий сообщений или скрытых копий.

Для этого установите курсор на нужный адрес и нажмите кнопку Копия или Скрытая копия соответственно.

5. Завершив выбор адресов, нажмите кнопку ОК. Адреса окажутся перенесенными в соответствующие поля нового сообщения.

Есть еще один удобный способ использования при подготовке сообщения адресной книги. Он состоит в следующем. По мере ввода символов из имени абонента в поле Кому или Копия программа Outlook Express находит наиболее близкий к введенному тексту адрес из адресной книги и вставляет в поле.

Рис. 4.6. Диалоговое окно Выбрать получателей из Адресной 5. Пересылка по электронной почте файлов Посылая сообщение по электронной почте, вы можете вместе с ним отправить файл любого типа, имеющийся у вас на жестком диске: документ, программу, мультимедиа и т. д. Вложенный в сообщение файл называется приложением. Когда адресат получает письмо, приложение имеет вид значка, который он может скопировать на свой компьютер или открыть прямо в письме.

Возможность пересылки различных типов файлов обеспечивается с помощью MIME (Multipurpose Internet Mail Extentions — Многоцелевые расширения почты Интернета). Файлы, пересылаемые в электронном письме, при отправке кодируются в MIME-код.

При получении письма, содержащего приложение, программа электронной почты осуществляет раскодировку файла. Если у абонента, которому вы посылаете приложение, нет программы электронной почты, поддерживающей MIME, вы можете отключить MIME на время отправки этого письма, выполнив следующие действия:

1. В меню Сервис программы Outlook Express выберите команду Параметры и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Отправка сообщений.

2. В области Формат отправляемых сообщений установите опцию Обычный текст.

3. Нажмите кнопку Настройка обычного текста. Откроется диалоговое окно Настройка обычного текста (рис. 5.1).

4. Установите опцию Кодировка UUEncode и нажмите кнопку ОК.

Отправьте письмо абоненту, у которого нет программы электронной почты, поддерживающей MIME и затем восстановите прежние установки.

Рис. 5.11. Диалоговое окно для настройки формата сообщения 5.1. Создание сообщения, содержащего приложение Рассмотрим, как в программе Outlook Express подготовить сообщение, содержащее пересылаемый файл. Для того чтобы вместе с письмом отправить файл, выполните следующие действия:

1. Подготовьте файл, который вы хотите переслать.

2. Откройте окно для создания нового сообщения.

3. Подготовьте обычное письмо, то есть укажите адрес абонента, тему, введите текст письма.

4. В меню Вставка выберите команду Вложение файла или нажмите кнопку Вложить на панели инструментов с изображением скрепки.

5. Используя открывшееся диалоговое окно Вставка, найдите файл, который хотите добавить к письму, и нажмите кнопку Вставка. Программа Outlook Express вставляет в сообщение значок пересылаемого файла (рис. 5.2). Тип файла не имеет значения, только у адресата должны быть средства для его просмотра и разархивирования, если файл посылается в сжатом виде.

Рис. 5.2. Сообщение, содержащее файл Стоит напомнить, что аналогичным образом выглядят и пришедшие к вам письма, которые содержат вложенные файлы. Достаточно дважды щелкнуть на значке с вложенным файлом, как благодаря механизму OLE операционной системы Windows будет запущено соответствующее приложение для просмотра этого файла.

5.2. Извлечение файла из сообщения При просмотре поступивших сообщений в папке Входящие письмо с файлом-приложением содержит слева от имени адресата скрепку. Для извлечения файла из письма выполните следующие действия:

1. Откройте поступившее письмо с файлом, дважды щелкнув на нем мышью в папке Входящие. Откроется окно с текстом письма и значком присланного файла в поле Присоединить.

2. Вы можете открыть файл для просмотра, дважды щелкнув мышью на его значке. Для сохранения файла на диске в меню Файл выберите команду Сохранить вложения.

3. В открывшемся диалоговом окне Сохранить вложения (рис. 5.3) выберите папку, в которой хотите сохранить файл, и нажмите кнопку Сохранить.

Для перемещения файла, поступившего с сообщением, можно использовать мышь. Установите курсор на имени файла, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, переместите файл в требуемую папку. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши.

Рис. 5.3. Диалоговое окно Сохранить вложения Возможность отправить по электронной почте файл любого формата – очень полезное качество E-mail. Единственное условие не посылайте очень большие файлы, если вы не уверены в том, что ваш адресат обладает выделенным каналом в Интернет. Для случаев работы по обычной телефонной линии файл размером 200- Кб считается обычно пределом "приличий". Многие почтовые серверы провайдеров просто возвращают назад почту, если ее размер более определенного предела (чаще всего нескольких Мб). Выход из этой ситуации это предварительное архивирование вложенных файлов. Также, если вам надо отослать нескольких вложенных файлов в одном письме, "сожмите вместе" нужные файлы программойархиватором и отправьте в письме уже единственный архивный файл. Для сжатия файлов можно использовать любой доступный архиватор. Единственное накладываемое условие - аналогичный архиватор должен быть у получателя письма.

И последнее замечание. Если вам надо отсылать файлы очень большого размера, которые не "проходят" через почтовые серверы, используйте для этой цели какой-либо доступный вам FTP-сервер (например, сервер провайдера).

6. Форматирование текста сообщения При подготовке сообщений можно использовать форматирование текста. Для этого необходимо, чтобы ваша почтовая программа, а также почтовая программа получателя распознавала формат HTML (Hypertext Markup Language). Текст формата HTML могут распознавать только программы электронной почты, поддерживающие код MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions).

6.1. Настройка режима форматирования Для того чтобы использовать формат HTML во всех исходящих сообщениях, выполните следующие действия:

1. В меню Сервис программы Outlook Express выберите команду Параметры.

2. В открывшемся диалоговом окне Параметры перейдите на вкладку Отправка сообщений.

3. Установите опцию Формат HTML.

4. Нажмите кнопку Применить, а затем ОК для закрытия диалогового окна. Для применения режима форматирования HTML к отдельному сообщению откройте окно создания сообщения и в меню Формат выберите команду Формат HTML. При выборе этой команды рядом с ней в меню появляется галочка, в окне сообщения — панель форматирования (рис. 6.1), а в меню Формат становятся доступными команды форматирования.

6.2. Изменение шрифта, используемого в сообщении Изменение шрифта, используемого в сообщении, осуществляется аналогично тому, как это делается при работе с текстовым редактором. Для выделения всего сообщения в меню Правка выполните команду Выделить все. После этого выберите на панели форматирования тип шрифта, его размер, стиль шрифта, эффект подчеркивания и цвет текста. Для форматирования выделенного текста сообщения можно использовать не только панель инструментов, но и диалоговое окно Шрифт, открываемое при выборе из меню Формат команды Шрифт.

На рис. 6.2 показано сообщение, к которому применено форматирование.

6.3. Форматирование абзаца Помимо форматирования символов, к тексту сообщения можно применять форматирование абзацев, задавая вид выравнивания информации, величину отступа, тип заголовка. Для изменения вида выравнивания можно использовать одно из следующих средств:

Рис. 6.2. Сообщение, к которому применено форматирование • Кнопки Выровнять по левому краю, Расположить по центру, Выровнять по правому краю и Выровнять по ширине на панели форматирования • Опции диалогового окна Формат абзаца (рис. 6.3), открываемого при выборе команды Абзац из меню Формат или команды Абзац контекстного меню Для изменения величины отступа абзаца сообщения можно использовать кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели форматирования или в контекстном меню.

Программа Outlook Express позволяет при форматировании текста сообщений создавать многоуровневые заголовки, используя для этого значения списка Стиль абзаца (рис. 6.4) на панели форматирования, а также значения меню, появляющегося при выборе из меню Формат команды Стиль.

Рис. 6.3. Диалоговое окно Рис. 6.4. Список стилей Помимо этого, при использовании формата HTML можно добавлять в сообщение горизонтальную линию. Для этого установите курсор в требуемое место и нажмите на панели форматирования кнопку Вставить горизонтальную черту или в меню Вставка выберите команду Горизонтальная линия.

Кроме того, программа Outlook Express позволяет при использовании формата HTML создавать в сообщении нумерованные или маркированные списки. Для создания списка выполните следующую последовательность действий:

1. Введите на каждой отдельной строке сообщения элементы списка.

2. Выделите введенный текст.

3. Выполните одно из следующих действий:

• Нажмите на панели форматирования кнопку Нумерованный список или Маркированный список.

• Выберите необходимое значение из списка Стиль абзаца на панели форматирования.

• Используйте соответствующие опции команды Стиль, появляющиеся при выборе из меню Формат.

6.4. Задание фона сообщения При использовании формата HTML программа Outlook Express позволяет изменить цвет фона текста или использовать в качестве фона сообщения рисунок. Для изменения цвета фона в меню Формат выберите команду Фон, а затем — опцию Цвет. Открывается цветовая палитра, в которой выберите один из шестнадцати предложенных цветов.

В том случае, если в качестве фона сообщения вы хотите использовать графическое изображение, в меню Формат выберите команду Фон, а затем — значение Рисунок. Откроется диалоговое окно Фоновый рисунок (рис. 6.5), в котором укажите имя графического файла. Имя файла вы можете ввести непосредственно в поле Файл или выбрать его с помощью кнопки Обзор. Пример использования фонового рисунка приведен на рис. 6.6.

6.5. Вставка в текст сообщения рисунка Для иллюстрации текста сообщения, подготовленного в программе Outlook Express, можно использовать графические рисунки.

Для вставки в текст рисунка выполните следующие действия:

1. Установите курсор в требуемое место сообщения.

2. В меню Вставка выберите команду Рисунок. Откроется диалоговое окно Рисунок (рис. 6.7).

Рис. 6.5. Ввод имени файла фонового рисунка Рис. 6.6. Использование в сообщении фонового рисунка Рис. 6.7. Выбор рисунка и параметров его отображения 3. В поле Источник рисунка введите имя графического файла или выберите его с помощью диалогового окна, открываемого при нажатии кнопки Обзор.

4. В поле Текст для замены введите текст, который будет отображаться вместо изображения в процессе загрузки изображения на компьютере получателя. Этот текст также будет выводиться на экран, если у получателя отключен или недоступен режим вывода изображений.

5. Используя раскрывающийся список Выравнивание, задайте местоположение изображения на странице.

6. В поле Толщина границы введите число от 0 до 999, определяющее толщину линии обрамления вокруг изображения.

7. Используя поля раздела Интервал по, задайте ширину пустых промежутков в пикселях по горизонтали и вертикали от изображения.

На рис. 6.8 показан пример вставки рисунка в письмо. Прежде чем отправлять сообщение содержащие рисунки, необходимо настроить программу Outlook Express соответствующим образом:

Рис. 6.8. Использование рисунка в сообщении 1. В меню Сервис выберите команду Параметры.

2. Откройте вкладку Отправка сообщений.

3. В области Формат отправляемых сообщений нажмите кнопку Настройка HTML.

4. В открывшемся диалоговом окне Настройка HTML проверьте, установлен ли флажок Отправлять рисунки вместе с сообщениями.

7. Гиперссылки. Почтовые бланки 7.1. Гиперссылки При использовании в программе Outlook Express формата HTML можно включать в сообщения ссылки на Web-страницы, адреса электронной почты и т.п. Чтобы вставить ссылку, в меню Вставка выберите команду Гиперссылка. Затем в открывшемся диалоговом окне Гиперссылка (рис. 7.1), используя список Тип, укажите тип файла, а в поле URL введите адрес ссылки.

Рис. 7.1. Диалоговое окно Гиперссылка 7.2. Почтовые бланки Программа Outlook Express позволяет разнообразить сообщения, предоставляя подготовленные почтовые бланки. Для просмотра списка предлагаемых бланков и их использования в сообщении в меню Сообщение выберите команду Создать с использованием, а затем — опцию Выбор бланка. На экране откроется диалоговое окно Выберите бланк (рис. 7.2), в котором подберите устраивающий вас бланк и нажмите кнопку ОК.

Вы можете создать собственные бланки. Для этого:

1. Откройте диалоговое окно Параметры, выбрав в меню Сервис команду Параметры.

2. Выберите вкладку Создание сообщения.

3. В области Бланк нажмите кнопку Создать. Запустится мастер по созданию бланков и откроется его первое информационное окно. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 7.2. Диалоговое окно выбора бланка сообщения 4. В следующем окне мастера (рис. 7.3) задается рисунок, используемый в сообщении, и фон бланка. Можно использовать рисунки, список которых предлагается мастером, или свои рисунки, выбрав их с помощью кнопки Обзор. Расположение рисунка на бланке сообщения задается с помощью списка Расположение. Установив флажок Цвет и, используя значения расположенного под ним списка, можно задать цвет фона.

5. В третьем окне мастера (рис. 7.4) можно указать используемый в сообщении шрифт, его размер, цвет и начертание.

6. В следующих окнах мастера можно задать расположение текста, указав верхнее и левое поля в пикселях, а также название бланка. После того как заданы все параметры, нажмите кнопку Готово.

7. Мастер завершает свою работу, и вы возвращаетесь в диалоговое окно Параметры. Нажмите кнопку ОК для его закрытия.

Если вы теперь откроете диалоговое окно Выберите бланк (см. рис. 7.2), то в списке бланков найдете созданный вами бланк.

Рис. 7.3. Диалоговое окно мастера, позволяющее задать фон и Рис. 7.4. Окно мастера для выбора используемого в сообщении 8. Создание подписи сообщения В традициях Интернета - подписывать почту некой стандартной подписью, куда обычно входит имя, определенная контактная информация (адрес e-mail, телефон и т.п.) и очень часто - девиз или цитата, которая является вашим "взглядом на жизнь". Таких подписей можно создать сколько угодно - на все случаи жизни. Для создания подписи выберите в меню Сервис пункт Бланк сообщений, и далее - нажмите на кнопку Подпись в окне Бланк.

Программа Outlook Express позволяет подготовить образцы подписей сообщений, избавляя при обширной переписке от необходимости каждый раз тратить время на ее размещение. Для вставки в сообщение подготовленной подписи используется команда Подпись в меню Вставка. При выполнении этой команды появляется меню, содержащее названия подписей и команду Дополнительно, открывающую диалоговое окно со списком образцов подписей. Выберите подходящую подпись и нажмите кнопку ОК.

Рассмотрим теперь, как подготовить образцы подписей. Для создания подписи выполните следующие действия.

1. Откройте диалоговое окно Параметры, выбрав из меню Сервис команду Параметры.

2. Перейдите на вкладку Подписи (рис. 8.1). В области Подпись расположены кнопки следующего назначения:

Рис. 8.1. Вкладка Подписи диалогового окна Параметры Создать — позволяет создать текст подписи Удалить — удаляет выделенную подпись из списка Переименовать — открывает диалоговое окно Изменение подписи, позволяющее изменить текст существующей подписи 3. Для создания новой подписи нажмите кнопку Создать. В области Подписи появляется название подписи Подпись #1.

4. В области, расположенной рядом с опцией Текст, введите текст подписи.

5. Для изменения названия подписи нажмите кнопку Переименовать.

6. В ставшее активным поле с именем подписи введите ее осмысленное название.

7. Повторяя пп. 3—7, сформируйте список необходимых вам подписей и нажмите кнопку ОК (рис. 8.2).

Первая подпись в списке является подписью, используемой по умолчанию. С помощью кнопки Использовать по умолчанию вы можете задать подпись, которая будет по умолчанию добавляться в область текста нового сообщения.

Рис. 29. Список сформированных подписей 9. Настройка параметров работы Outlook Express 9.1. Настройка списка отображаемых элементов В программе Outlook Express с помощью диалогового окна Свойства: Настройка окна (рис. 9.1) можно настроить отображаемые в основном окне программы элементы. Для его открытия в меню Вид выберите команду Раскладка.

Рис. 9.1. Диалоговое окно для настройки отображаемых Окно содержит флажки, управляющие отображением следующих элементов:

• контакты — области со списком контактов;

• панель Outlook — панели Outlook со значками системных папок программы;

• список папок — области со списком папок;

• строка состояния — строки состояния;

• панель инструментов — панели инструментов программы Outlook Express;

• панель папок — панели с названием открытой папки;

панель представлений — списка, управляющего отображаемыми в окне сообщениями.

Кнопка Настройка открывает диалоговое окно Настройка панели инструментов. Флажки и опции раздела Область просмотра позволяют задать расположение области просмотра входящего сообщения. Помимо этого, меню Сервис содержит команду Параметры, при выполнении которой открывается одноименное диалоговое окно, содержащее десять вкладок и позволяющее настроить параметры работы электронной почты. Далее рассмотрим назначение основных параметров, используемых для настройки электронной почты.

Для настройки параметров работы Outlook Express используется диалоговое, окно Параметры, открываемое командой Параметры из меню Сервис.

9.2. Установка общих параметров Чтобы при запуске программы Outlook Express открывалась папка с входящими сообщениями, необходимо на вкладке Общие диалогового окна Параметры (рис. 9.2) установить флажок При запуске сразу открывать папку "Входящие". Для включения режима автоматического отображения папок, в которых имеются непрочитанные сообщения, необходимо установить флажок Автоматически показывать папки с непрочитанными сообщениями.

Используя флажок Звуковое уведомление при получении новых сообщений, расположённый в области Отправка и получение сообщений, можно задать звуковое уведомление при поступлении новых сообщений на компьютер.

Установленный флажок Проверять новые сообщения каждые и расположенное рядом поле позволяют задать интервал времени в минутах, с которым будет проверяться поступление новых сообщений.

9.3. Параметры отправки сообщений.

Вкладка Отправка сообщений диалогового окна Параметры (рис. 9.3) позволяет осуществить настройку отправляемых сообщений. Она содержит флажки, перечисленные в табл. 9.1.

Рис. 9.2. Вкладка Общие диалогового окна Параметры Рис. 9.3. Вкладка Отправка сообщений Установив соответствующую опцию вкладки, данные можно отправить в формате HTML или в формате неформатированного текста. Нажатие кнопок Настройка HTML и Настройка обычного текста приводит к открытию диалоговых окон, позволяющих задать параметры формата отправляемого сообщения.

Используя диалоговое окно, открываемое при нажатии кнопки Выбор языкa, можно задать использование английского языка в отметках и служебных заголовках сообщений, а также используемую кодировку сообщений.

Таблица 9.1. Флажки вкладки Отправка сообщений Сохранять копию в Указывает на необходимость сохранения копапке "Отправлен- пий отправляемых сообщений в папке Отные" правленные Сразу отправлять Приводит к отправке подготовленного сосообщения общения сразу при выполнении команды Автоматически за- Определяет, следует ли при ответе на сообносить в адресную щения электронной почты включать в адрескнигу получателей, ную книгу имя получателя сообщения на чьи письма отвечает пользователь Автоматически под- Включает режим автоматической подстановставлять адреса при ки адресов электронной почты при создании создании сообщения сообщения Включать в ответ Определяет, следует ли включать в ответ текст исходного со- текст первоначального сообщения, чтобы общения использовать его при создании нового сообщения Отвечать в формате Указывает на необходимость использования исходных сообщений в ответах формат исходного сообщения 9.4. Параметры проверки орфографии Вкладка Правописание диалогового окна Параметры (рис.

9.4) позволяет настроить параметры орфографии. Установка флажка Всегда проверять правописание перед отправкой приводит к автоматической проверке орфографии перед отправкой сообщения.

Флажок Предлагать замену определяет, следует ли во время проверки орфографии показывать варианты для неправильно написанных слов. Помимо этого, в области Всегда пропускать при проверке правописания размещены флажки, назначение которых понятно из их названия.

Раскрывающийся список Язык вкладки позволяет выбрать используемый для проверки правописания язык.

Рис. 9.4. Вкладка Правописание диалогового окна Параметры 10. Настройка учетных записей для соединения с почтовым сервером Если вы ранее уже настраивали на своем компьютере доступ к Интернету для работы с браузером Internet Explorer, то программа "Мастер подключения к Интернету" уже запрашивала необходимые для работы Outlook Express сведения, и если вы их ввели, то электронная почта сейчас должна быть готова к действию. В этом случае вы можете пропустить данный раздел. Нижеследующий начальный процесс настройки почты и новостей, необходимый для функционирования сервиса электронной почты, производится при первом запуске Outlook Express и выполняется с помощью очень удобного Мастера подключения к Интернету.

10.1. Начальная настройка учетных записей в программе Outlook Express Для отправки и получения почты, прежде всего, необходимо создать учетную запись на основе данных, предоставленных поставщиком услуг Интернета (провайдером). Вам понадобятся следующие сведения: учетное имя (адрес вашей электронной почты) и пароль, имена почтовых серверов входящей и исходящей почты. Если вы не выполняли начальную настройку почты при первом запуске, то тогда для создания учетной записи выполните следующие действия.

1. В меню Сервис выберите команду Учетные записи (рис.

10.1). Откроется диалоговое окно Учетные записи в Интернете (рис. 10.2), содержащее список установленных учетных записей.

Рис. 10.1. Нахождение в меню команды Учётные записи.

2. Нажмите кнопку Добавить и из открывшегося списка команд выберите значение Почта. Запустится мастер подключения к Интернету (рис. 10.3), который будет последовательно запрашивать у вас информацию, необходимую для создания учетной записи.

Прежде всего, Вам необходимо ввести ваше имя как абонента электронной почты (рис. 10.3), которое будет однозначно идентифицировать Вашу учетную запись от других и появляться в заголовке ваших писем, когда они придут к адресатам (в качестве подписи письма в поле От кого папки Входящие).

Рис. 10.2. Диалоговое окно Учетные записи в Интернете Рис. 10.3. Первое окно Мастера настройки почтовой Обычно пользователи указывают свое настоящее имя, но здесь можно проявить гибкость, и если вы пока не планируете использовать свой адрес для деловой корреспонденции, то можно обойтись и псевдонимом. Кроме того, можно рекомендовать записывать свое имя латинским шрифтом, чтобы как избежать проблем неправильного отображения заголовков с русским шрифтом в ряде программ электронной почты, так и не создавать лишних проблем вашим возможным зарубежным адресатам. Впоследствии, указанное в этом окне имя можно будет легко изменить с псевдонима на настоящее имя и наоборот, - если в этом возникнет необходимость.

В следующем окне (рис. 10.4) вам надо будет ввести ваш адрес электронной почты. Как правило, адрес E-mail состоит из вашего имени и доменного имени провайдера, соединенных с помощью знака @. К примеру, это может быть адрес вида user_name@kontora_firma.ru. Для сотрудников Кемеровского госуниверситета адрес электронной почты имеет вид имя_пользвателя@kemsu.ru, а для пользователей общероссийской почтовой системы mail.ru – имя@mail.ru. Когда вы будете называть свой адрес кому-либо вслух, то знак @ произносится как словосочетание "ат", хотя российские пользователи чаще называют его сленговым термином "собака". Необходимо помнить, что использование кириллицы в имени электронной почты недопустимо.

Рис. 10.4. Второе окно Мастера настройки почтовой Далее Мастер запросит у вас тип сервера входящей почты и доменные имена почтовых серверов провайдера, предназначенных, соответственно, для входящей (по протоколу РОР3, IMAP или HTTP) и исходящей почты (по протоколу SMTP). Введите в соответствующих полях диалогового окна те адреса почтовых серверов, которые получены вами от провайдера при заключении договора.

Что касается типа сервера входящей почты, то если ваш провайдер специально не указал данный параметр, то по умолчанию оставьте РОР3. Пример подключения через общероссийский почтовый сервер mail.ru показан на рис. 10.5. Адреса серверов входящей и исходящей почты – pop.mail.ru и smtp.mail.ru соответственно.

Данные адреса могут совпадать или не совпадать. Наличие разных почтовых серверов связано с тем, что сообщения электронной почты пересылаются между узлами Интернета (узлами различных провайдеров) по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), а на последнем отрезке между узлом вашего провайдера и вашим компьютером - по РОР3 (Post Office Protocol ver.3).

Рис. 10.5. Настройка серверов электронной почты Напомним, что POP3 – почтовый офисный протокол (версия 3), служащий для получения электронной почты, находящейся в почтовом ящике на сервере. Протокол POP используется для хранения входящих сообщений на сервере, получения и отправки почты с ПК пользователей, обращающихся к POP-серверу по модему.

SMTP - простой протокол пересылки электронной почты, протокол прикладного уровня для пересылки электронной почты. Используется в Интернете для маршрутизации электронной почты и базируется на постоянном TCP-соединении, обращается к tcp-порту 25.

В следующем окне укажите сведения об учетной записи вашего соединения - имя пользователя и пароль (рис. 10.6). Это те же самые сведения, которые вы обычно используете для подключения к Интернету. В данном случае эти сведения нужны для того, чтобы программа Outlook Express могла автоматически дозваниваться до провайдера и устанавливать соединение для отправки и приема электронных писем.

Здесь учетная запись это имя в адресе электронной почты, которое стоит перед знаком @. В поле пароля введите пароль для email, обязательно учитывая регистр и без пробелов. Можете поставить галочку Запомнить пароль, чтобы пароль не запрашивался при каждом подключении к почтовому серверу (рис. 10.6).

Рис. 10.6. Ввод имени учетной записи и пароля В очередном окне (в зависимости от способа вашего подключения к Internet) укажите тип вашего соединения, - либо это соединение по модему, либо если вы применяете Outlook Express в офисе, то можно использовать подключение через локальную сеть. Соединения будут устанавливаться автоматически, но можно выбрать и значение переключателя, предлагающее вручную соединиться с провайдером перед каждым сеансом работы с электронной почты.

3. После ввода всех необходимых данных в последнем окне мастера завершите работу мастера нажатием кнопки Готово. В результате на вкладке Почта появится новая учетная запись (рис.

10.7). В данном примере имя учетной записи – pop.mail.ru.

Вы можете ввести "дружественное имя" для данной учетной записи почты, типа "Моя почта на mail.ru" или оставить ту запись, которая предлагается по умолчанию типа названия сервера входящей почты.

С помощью программы Outlook Express можно получать почту для нескольких учетных записей, созданных на вкладке Почта.

Если одна учетная запись почтового сервера предназначена для нескольких пользователей данного компьютера, то Outlook Express для каждого из них создаст отдельную учетную запись. При этом для получения доступа к своей учетной записи почты каждый пользователь должен загружаться, используя свое имя и пароль.

Перед тем как приступить к обмену почтовыми сообщениями с другими пользователями Интернета, стоит провести тонкую настойку свойств учетной записи.

10.2. Настройка свойств учетной записи Для редактирования и настройки созданной учетной записи используется окно свойств учетной записи. Чтобы его открыть выполните следующие действия:

1. В меню Сервис выберите команду Учетные записи. Откроется диалоговое окно Учетные записи в Интернете (см. рис.

10.7), содержащее список установленных учетных записей.

2. Перейдите на вкладку Почта, выберите нужную учетную запись и нажмите кнопку Свойства. Откроется окно свойств выбранной учетной записи (рис. 10.8).

Рис. 10.8. Окно свойств учетной записи Рассмотрим назначение вкладок окна свойств.

На вкладке Общие можно изменить наименование учетной записи. Здесь же можно уточнить сведения о пользователе данной учетной записи: имя, организацию, адрес электронной почты. Вы можете посылать сообщения с одной учетной записи электронной почты, а ответы получать совершенно на другую учетную запись, адрес которой указывается в поле Обратный адрес. Для активизации введенного в данном поле адреса вы должны установить флажок Использовать данную учетную запись для получения почты и синхронизации. Если этот флажок не установлен, то ответы на ваши сообщения электронной почты будут направляться на ту же учетную запись, с которой вы их посылаете.

Вкладка Серверы содержит информацию о серверах входящей и исходящей почты, а также наименование учетной записи и пароль, которые используются на сервере входящей почты для идентификации пользователя.

На вкладке Подключение указывается тип подключения (локальная сеть, телефонная линия или программа установки связи).

Если для подключения используется телефонная линия, дополнительно задается используемое удаленное соединение.

Вкладка Безопасность используется для задания параметров безопасной отправки и получения почтовых сообщений.

На вкладке Дополнительно (рис. 10.9) при необходимости уточняются номера портов серверов (по умолчанию для исходящей почты 25 порт, а для входящей 110). Здесь же вы можете указать длительность ожидания ответа сервера. В области Доставка вы можете установить флажок Оставлять копии сообщений на сервере. В этом случае на сервере будут храниться копии всех отправляемых и получаемых сообщений. Если поставщик услуг Интернета не предоставляет эту возможность, на экране появится диалоговое окно с соответствующим сообщением. Для ограничения объема хранимых на сервере сообщений вы можете указать количество дней их хранения. Если сбросить данный флажок, то поступающие сообщения будут удаляться с сервера после того, как вы получите их на свой компьютер.

На этой же вкладке находится флажок Разбивать сообщения, большие чем и счетчик ограничения объема передаваемых в одном сообщении данных. При установке флажка будет осуществляться разбиение больших сообщений на части, каждая из которых будет меньше заданного размера файла. Разбиение сообщений на отдельные части вызвано тем, что некоторые серверы старых версий не могут обрабатывать сообщения, размер которых превышает Кбайт. Разбивая такие сообщения на более мелкие, вы гарантируете безошибочную передачу и прием почты.

Рис. 10.9. Вкладка Дополнительно окна свойств учетной записи 11. Дополнительные возможности программы 11.1. Поиск нужного сообщения в папках Outlook Express Если не удается найти нужное сообщение электронной почты, то можно задействовать функцию поиска по папкам на основе шаблона. Чтобы вызвать окно поиска, нажмите на клавиатуре одновременно клавиши ++.

11.2. Сортировка сообщений в папках Outlook Express Сообщения в папках Outlook Express можно легко отсортировать в том порядке, который вам больше нравится (по алфавиту, по дате получения и т.д.). Для этого выберите в меню Вид пункт Сортировка, и далее - тот вид сортировки, который считаете нужным.

11.3. О шифровании сообщений E-mail Достаточно важный элемент современного использования электронной почты, особенно в сфере бизнеса, - это применение шифрования текста писем и защита сообщений с помощью цифровой подписи. В случае шифрования вы будете уверены, что никто, кроме вашего адресата, не сможет познакомиться с содержимым вашего письма, а цифровая подпись гарантирует, что если кто-то по пути открывал файл с вашим письмом и изменял содержимое, то это не останется незамеченным.

Как мы уже отмечали, сообщение e-mail по пути следования от вашего компьютера до конечного адресата проходит через несколько почтовых серверов и в принципе, на любом из них оно может быть прочитано персоналом провайдеров, отредактировано или даже подменено на ложное сообщение. Разумеется, миллионы писем в день прочитать невозможно и вдобавок положение о провайдерах Интернета в любой стране запрещает персоналу читать электронные письма клиентов. Но любители чужих секретов могут поставить на поток проходящих через почтовый сервер писем некие программы-фильтры, которые отлавливают определенные адреса email или слова или сочетания символов в тексте писем (такие как номера кредиток). Поскольку даже обычному человеку надо хоть раз переслать куда-либо конфиденциальную информацию, данную проблему нельзя оставить совсем без упоминания.

Шифрование сообщений и применение цифровой подписи основная мера, которая может снизить вероятность прочтения электронного письма и его подмену на письмо с другим содержанием.

Завершая эту тему, заметим, что настройка шифрования в Outlook Express довольно простая процедура. Для этого необходимо на вкладке Безопасность окна Параметры установить флажок Шифровать содержимое и вложения всех исходящих сообщений. Для установления дополнительных параметров шифрования и безопасности нажмите кнопку Дополнительно этого же окна (рис. 11.1).

Рис. 11.1. Вкладка Безопасность диалогового окна Параметры 11.4. Настройка правил в Outlook Express Правила помогут вам рациональнее использовать ваше время, не тратить его на поиски нужного вам письма в куче входящей корреспонденции и избавят вас от приема ненужной Вам почтовых сообщений. Для создания Правила необходимо проделать ряд действий, описанных ниже.

Итак, выберите в меню Сервис пункт Правила для сообщений и команду Почта. Установите необходимы параметры Правило и его имя в окне Создать правило для почты (рис. 11.2) и нажмите Ок. После этого перед Вами появится диспетчер правил, для добавления нового правила нажмите кнопку Создать (рис.11.3).

Рис. 11.2. Диалоговое окно настройка правил для почты Рис. 11.3. Диалоговое окно Диспетчера правил для почты 11.5. Установка пароля в Outlook Express Еще одна возможность почтовой программы Outlook Express это идентификационные записи. Этот сервис позволяет поставить пароль на просмотр почты и исключить возможность нелегального просмотра Вашей почты. Что это сделать, выберите пункт меню Файл > Удостоверения > Управление удостоверениями, в появившемся менеджере удостоверений выберите Основное удостоверение, нажмите кнопку Свойства (рис.11.4) и установите пароль пользователя, выбрав флажок Запрашивать пароль (рис. 11.5).

Рис. 11.4. Окно настройки Основного удостоверения Рис. 11.5. Настройка свойств удостоверения 11.6. Настройка авторизации для учетной записи Для настройки Вашего почтового клиента на авторизацию при отправке почты, необходимо сделать ряд манипуляций с Вашей учетной записью. Зайдите в меню Сервис -> Учетные записи выберите Вашу учетную запись и нажмите кнопку Свойства. Перейдите к закладке Серверы и поставьте галочку Проверка подлинности пользователя (см. пример на рис.11.6).

Рис. 11.6. Настройка авторизации почтового клиента Нажмите кнопку Настройка и выберете способ авторизации.

11.7. Выражение эмоций в электронной почте Одна из традиции электронной почты — выражения эмоций.

Дело в том, что E-mail по сравнению с живой речью плохо передает эмоции и чувства автора сообщения по отношению к предмету письма. Для того чтобы как-то компенсировать этот серьезный недостаток, были придуманы специальные значки, среди пользователей Internet, именуемые "смайликами".

"Смайлик" — это комбинация из нескольких текстовых символов, которые в совокупности похожи на лицо человека — улыбающееся, подмигивающее, огорченное и т. д. Обычно смайлик вставляют в конце той фразы, которая вызвала особые чувства у автора. Чаще всего используются, к примеру, такие смайлики:

:-) - обсуждаемая тема рассмешила автора, ;-) - автор письма делает намек, :-( - автор письма расстроен.

Кроме "общепринятых", существуют различные экзотические "смайлики", отражающие более сложные чувства авторов электронных писем. В Интернете вы встретите достаточно много коллекций подобных значков. Не рекомендуется использование "смайликов" в деловых письмах.

11.8. Поддержка пользователей Outlook Express При возникновении вопросов по использованию программы Outlook Express или для получения наиболее свежих новостей о данной программе в меню Справка выберите команду Майкрософт в Интернете, а затем — опцию Техническая поддержка. Запустится обозреватель Internet Explorer и откроется Web-страница, посвященная продуктам Microsoft.

Outlook Express предлагает интегрированное решение по организации сообщений электронной почты, расписаний, задач, заметок, контактов и других данных и управлению ими.

В заключение выделим основные характеристики программы Outlook Express. Во-первых, Outlook Express имеет классический интерфейс, который может легко менять, выбирая, какие панели и поля показывать по умолчанию, а также настраивать, как и у браузера, инструментальную линейку для вызова основных функций.

Во-вторых, у программы очень простая установка. Outlook Express устанавливается при загрузке браузера. Подобно другим почтовым пакетам, она импортирует сообщения, адресную книгу и учетные записи из других программ электронной почты. Удобная мастер-функция поможет создать новую учетную запись.

Outlook Express быстро и четко выполняет все базовые почтовые функции электронной почты. Если вы имеете несколько учетных записей, перед отправкой сообщения можете быстро выбрать нужную запись из списка. Предусмотрены средства проверки орфографии, шифрования и цифровой подписи. Формат HTML полностью поддерживается как в исходящих, так и входящих сообщениях. Если же в письме встречается гиперссылка, то щелчок мышью по ней автоматически вызывает браузер Internet Explorer, который выводит на экран соответствующую Web-страницу.

Outlook Express позволяет дистанционно управлять сообщениями на IMAP-совместимом почтовом сервере. Что касается управления почтой на клиентском компьютере, то Outlook Express обладает следующими полезными возможностями: фильтрация входящих сообщений, выполнение над ними действий (переслать, ответить, не загружать и т.п.). Для поиска служит команда "Найти сообщение", позволяющая искать письма в любой папке по их содержанию и значению различных полей. С найденными сообщениями можно производить стандартные действия (удалить, переместить и т.д.) непосредственно в окне поиска.

Outlook Express не перегружен дополнительными функциями.

Однако стоит упомянуть встроенную программу чтения новостей, адресную книгу, ряд простых и полезных средств для управления контактами (объедение контактов в группы, задание информации о контактах, хранение для каждого контакта адреса серверов конференций и цифровых удостоверений). Если вы хотите приятно удивить адресата, пошлите ему не простое письмо, а праздничную открытку, выбрав подходящий фон и заголовок из списка бланков в меню Сервис.

Но, используя эту программу, Вы слабо защищены от вирусов и исполняемых скриптов. Этого можно избежать, отключив область просмотра, это делается через пункт меню Вид -> Раскладка. Далее нужно отметить флажок Отображать область просмотра.

Главное достоинство Outlook Express то, что программа очень доступна, позволяет начинающим пользователям быстро освоить работу с электронной почтой, а если уже потом перейти на другую программу.

1. Как создать новое сообщение (электронное письмо)?

2. Как проверить входящую почту?

3. Создайте новое письмо на основе html-шаблона 4. Как отправить корреспонденцию?

5. Выполните просмотр полученного письма 6. Для проверки работоспособности вашей электронной почты создайте и отправьте сообщение студентам вашей группы.

7. Получите сообщение и просмотрите его.

8. Запишите адрес электронной почты вашего абонента (адрес почты студентов вашей группы) в адресную книгу.

9. Создайте сообщение для вашего абонента, задав его адрес с помощью адресной книги.

10. Как присоединить к письму графический файл.

11. Как принять письмо от вашего абонента.

1. Организуйте собственный почтовый ящик на одном из общедоступных почтовых российский сайтов (например, www.mail.ru, www.rambler.ru, www.yandex.ru, http://www.mailru.com, http://www.km.ru, http://www.hotmail.com) 2. Настройте соответствующую почтовую учетную запись в программе Outlook Express.

3. Подготовьте и отправьте электронное письмо на адрес, указанный преподавателем в задании.

4. Требования к форме и содержанию письма. Укажите в поле Тема письма переданный вам вопрос. Представьтесь (укажите ФИО, группу, номер и содержание вопроса). В теле письма кратко раскройте содержание ответа на поставленный вопрос. Приведите ссылки на адреса сайтов или страниц в Интернете, которыми вы пользовались при подготовке ответа, с описанием ресурса. Вложите найденные страницы (при подготовке вложения воспользуйтесь одним из стандартных архиваторов). Выводы (отношение к качеству просмотренных ресурсов; мнение о полноте представления материала по выбранной теме).

Список рекомендованной литературы 1. Коржинский, С. Работа на компьютере. Популярный самоучитель. – СПб.: Питер, 2005. – 368 с.

2. Microsoft Windows XP Professional. Учебный курс MCSA/MCSE / Пер. с англ. – 2-е изд., испр. – М.: Русская Редакция, 2003. – 1008 с.

3. Вонг, У. Office 2003 для "чайников". : Пер. с англ. – М.: Издательский дом "Вильяме", 2004. – 336 с.

4. Вонг, У. Windows XP для "чайников". : Пер. с англ. – М.: Издательский дом "Вильяме", 2002. – 512 с.

5. Берлинер, Э.М. Microsoft Office 2003 / Э.М. Берлинер, И.Б. Глазырина, Б.Э. Глазырин – М.: ООО "Бином-Пресс", 2004. – 576 с.

6. Борзенко А., Федоров А. Internet для всех. - М.,1996.

7. Информатика: Базовый курс / Симонович С. В. и др. - СПб.: Питер, 2000. - 640 с.

8. Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н. В. Макаровой. - 2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 768 с.

9. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере / Под ред. Н. В. Макаровой. - 3-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 256 с.

10. Ахметов, К. Курс молодого бойца. –2-е изд. – М.: Компьютер Пресс, 1996. – 380 с.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Первое знакомство с Outlook Express

1.1. Пользовательский интерфейс Outlook Express

1.2. Панель инструментов Outlook Express

2. Подготовка, отправка и получение сообщений

2.1. Подготовка сообщения

2.2. Отправка и получение сообщений

3. Работа с сообщениями

3.1. Создание новой папке

3.2. Перемещение и копирование сообщений

3.3. Печать сообщения

3.4. Удаление сообщений

3.5. Ответ на сообщение

3.6. Пересылка сообщения

4. Адресная книга

4.1. Добавление адреса в адресную книгу

4.2. Группа адресов

4.3. Создание сообщений с использованием адресной книги...... 5. Пересылка по электронной почте файлов

5.1. Создание сообщения, содержащего приложения

5.2. Извлечение файлов из сообщения

6. Форматирование текста сообщения

6.1. Настойка режима форматирования

6.2. Изменение шрифта, используемого в сообщении.................. 6.3. Форматирование абзацев

6.4. Задание фона сообщения

6.5. Вставка в текст сообщения рисунка

7. Гиперссылки. Почтовые бланки

7.1. Гиперссылки

7.2. Почтовые бланки

8. Создание подписи сообщения

9. Настройка параметров работы Outlook Express

9.1. Настройка списка отображаемых элементов

9.2. Установка общих параметров

9.3. Параметры отправки сообщений

9.4. Параметры проверки орфографии

10. Настройка учетных записей для соединения с почтовым сервером

10.1. Начальная настройка учетных записей в программе Outlook Express

10.2. Настройка свойств учетной записи

11. Дополнительные возможности программы

11.1. Поиск сообщений в папках Outlook Express

11.2. Сортировка сообщений в папках Outlook Express................ 11.3. О шифровании сообщений E-mail

11.4. Настройка правил в Outlook Express

11.5. Установка пароля в Outlook Express

11.6. Настройка авторизации для учетной записи

11.7. Выражение эмоций в электронной почте

11.8. Поддержка пользователей Outlook Express

Заключение

Контрольные вопросы

Задание на лабораторную работу

Список рекомендованной литературы

Подписано к печати _._. г. Формат 60х841/16.

Печать офсетная. Печ. л. _. Уч.-изд. л. _. Тираж 100 экз.

ГОУ ВПО "Кемеровский государственный университет".

Отпечатано в издательстве "Кузбассвузиздат".