«Кафедра культурологии и русского языка Учебно-методический комплекс по дисциплине АРХИВОВЕДЕНИЕ Специальность 080504.65 Государственное и муниципальное управление Санкт-Петербург 2009 1 Рассмотрено и утверждено на ...»

6. Документы, подлежащие передаче в государственные архивы.

7. Особенности передачи дел в государственный архив.

8. Правила комплектования, учёта, хранения и использования документов государственных и ведомственных архивов.

9. Особенности депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

10. Административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

Тема 7. Система хранения и использования архивных документов 7.1. Архивный фонд как классификационная единица Архивного фонда Особенности архивирования и хранения больших объёмов информации. Классификация большого количества документов (деление на несколько дел по хронологическому признаку или по «узким» вопросам).

Правила оформления дел, состоящих из нескольких томов.

Описи дел, сводные описи дел и законченные архивные описи. Выделение видов документов по личному составу, образующихся в больших объёмах, в самостоятельные годовые разделы описи.

Организация документов в архивах по фондам. Фондирование архивных документов. Образование объединённых архивных фондов и архивных коллекций.

7.2. Система научно-справочного аппарата к документам Виды описей и методика их составления. Системы каталогов и картотек в государственных и ведомственных архивах. Виды обзоров и путеводителей и их место в системе НСА архива.

Фондовые каталоги архивных органов, их задачи и функции в системе учёта документов АФ РФ. Каталогизация документов.

Разработка и внедрение автоматизированной информационнопоисковой системы АФ РФ и её учётные функции.

Архивирование, описи дел, годовые разделы описи, сводные описи дел, законченные архивные описи, фондирование архивных документов, объединённые архивные фонды, классификационная единица, каталогизация документов.

Контрольные вопросы 1. Правильное размещение в деле листа с заверительной надписью.

2. Оформление заголовков многотомного дела.

3. Правила внесения многотомного дела в опись.

4. Понятие законченной архивной описи.

5. Правила оформления годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.

6. Правила включения личных дел государственных служащих в годовой раздел описи дел по личному составу.

7. Решение вопроса о передаче в архив регистрационных карточек на документы и электронных баз данных.

8. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного Тема 8. Археографическая обработка документов 8.1. Проверка правильности формирования и оформления дел Утверждение Экспертно-проверочной комиссией архивного отдела годовых разделов описей дел, сдаваемых на архивное хранение.

Сверка работником архива каждого дела с описью и проставление соответствующих помет в описи. Проверка правильности формирования и оформления дел.

8.2. Оформление акта сдачи – приёма дел и акта об уничтожении дел Оформление и правила подписания акта сдачи – приёма дел. Грифы согласования и утверждения. Подписание всех экземпляров годовых разделов описей.

Реквизиты акта об уничтожении дел с истекшими сроками хранения. Правила утверждения и подписания акта.

Архивная шифровка поступивших дел: проставление номеров фонда, описи, дела.

8.3. Требования к составлению и оформлению официальных архивных описей, Составление и оформление архивной описи. Понятие законченной архивной описи. Правила составления и оформления официальных архивных справок, копий и выписок.

Годовые разделы описи дел, акта сдачи-приёма дел, акт об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, архивный шифр, архивная опись, законченная архивная опись.

Контрольные вопросы 1. Реквизиты акта сдачи-приёма дел.

2. Правила согласования, утверждения и подписания акта сдачиприёма дел.

3. Реквизиты акта об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.

4. Составление и оформление архивной описи.

5. Понятие законченной архивной описи.

6. Слагаемые архивного шифра.

7. Правила оформления официальных архивных справок.

8. Правила оформления официальных архивных копий и выписок.

Тема 9. Особенности составления и функционирования 9.1. Нормативно-методическая база электронного документооборота Единая государственная система электронного документооборота (ЕСЭД). Программное обеспечение, базы данных, информационные системы и технологии, основы информатизации.

Электронная библиотека архивистов и документоведов. Электронный каталог публикаций архивистов и документоведов России.

Правила включения электронных документов в номенклатуру дел организации. Реестр информационных ресурсов как совокупность пополняемого перечня и картотеки информационных ресурсов, создаваемых в организации.

Условия придания юридической силы электронной цифровой подписи (ЭЦП).

9.2. Особенности составления и функционирования электронного архива Компоненты наименования электронной папки: вид документов, сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Виды режимов хранения электронных документов.

Риск утраты документов на жёстких дисках в случае аппаратного сбоя. Размещение основных и резервных экземпляров электронных документов. Меры по обеспечению сохранности электронных документов: устойчивое электропитание, резервное копирование, антивирусная защита, профилактика и диагностика с использованием специальных вспомогательных программ.

Отказоустойчивые системы для хранения документов. Периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения. Необходимость копирования электронных документов на новейшие типы носителей каждые 10–15 лет.

Обеспечение воспроизведения электронных документов без дополнительных технических приспособлений.

Единица учёта количества электронных документов. Регистрационно-контрольная карточка электронного документа. Учёт электронных документов архива: книга учёта их поступления и выбытия, список фондов архива электронных документов, лист фонда, книга учёта копий электронных документов, дело фонда и т. д. Возможность автоматического учёта и копирования документов с помощью программ типа «Электронный архив».

Единая государственная система электронного документооборота (ЕСЭД), электронный документ, программное обеспечение, база данных, электронный архив, электронно-цифровая подпись, идентификатор электронной копии документа, электронная почта.

Контрольные вопросы 1. Электронная регистрация документов.

2. Условия придания ЭЦП юридической силы.

3. Принцип избыточности поисковых данных в электронной 4. Особенности составления электронного архива.

5. Правила функционирования электронного архива.

6. Требования по сохранности электронного архива.

6. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 2006.-№ 31.1. – Ст. 3448.

2. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ // Собрание законодательства 3. О внесении изменений в Федеральный закон «О науке и государственной научно-технической политике» и Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: федеральный закон от 4 декабря 2006г. № 202-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 50. – Ст. 5280.

4. ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании»). – М.:

Книга сервис, 2006. – 191 c.

Основная литература 1. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – 4-е изд., испр. – М.: Академия, 2006. – 270 с.

2. Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебн. пособие / М. И. Басаков.Изд. 2-е, испр. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – 473 с.

3. Березина, Н. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2007. – 268 с.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / [В.В. Галахов и др.; под ред.: И.К. Корнеева, В.А. Кудрявцева]. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, 2009. – 479 c.

5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – 5-е изд., испр. и доп. – М.:

Журн. «Управление персоналом», 2007. – 520 c. Прил. содерж.

законодательные материалы, образцы документов.

6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк [и др.]. – Изд. 10-е, перераб.

и доп. – М. [и др.]: Герда, 2006. – 383 c.

7. Ульянина, Е.А. Архивоведение: конспект лекций: [учебн. пособие] / Е.А. Ульянина, А.С. Якименко. – М.: Высш. образование, Дополнительная литература:

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: [учебно-практическое пособие] / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2. Артизов, А.Н. Архивное законодательство России [Электронный ресурс] / А.Н. Артизов. – 2-е изд. – М.: Термика, 2005.

3. Борискин, В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов (новые обязательные правила): учебно-практ. пособие / В.В. Борискин, Н.М.Поликарпова. – 2-е изд., стер. – М.:

4. Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник [для вузов] / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова, Л.В.Санкина. – М.:МЦФЭР, 2006. – 557 с.

5. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: Новые обязательные правила: практическое пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксёнов. – М.: Омега-Л, 2007. – 239 c.

6. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справ. пособие / И. Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп.-М.: Дашков и К, 2009. – 519 c.

Прил. содерж. образцы основных видов документации.

7. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.:

Омега-Л, 2006. – 318с. – (Библиотека типовых документов). Прил.:

Федеральный закон от 1 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и др.) 8. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. – 3-е изд., стер. – М.:Омега-Л, 2008. – 206 с.

7. ПЛАНЫ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Занятие № 1. Экспертиза ценности документов.

Вопросы для обсуждения 1. Критерии и правила определения ценности документа.

2. Составление номенклатуры дел.

Основная литература 1. Алексеева, Е. В. Архивоведение: учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова. – 4-е изд., испр. – М.: Академия, 2006. – С. 77–99.

2. Басаков, М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учеб. пособие / М. И. Басаков. – изд. 2-е, испр. и доп.-Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – С. 366–390.

3. Березина, Н. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2007. – С. 139–162.

4. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк [и др.]. – Изд. 10-е, перераб.

и доп. – М. [и др.]: Герда, 2006. – С. 218–228, 259–263.

Дополнительная литература 1. Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник [для вузов] / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 275–325.

2. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: Новые обязательные правила: практическое пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксёнов. – М.: ОмегаЛ, 2007. – С. 153–164.

3. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. – 3-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2008. – С. 168–177.

Занятие № 2. Формирование и оформление дел Вопросы для обсуждения 1. Правила формирования дел.

2. Правила оформления дел.

Основная литература 1. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – 4-е изд., испр. – М.: Академия, 2006. – С. 54–76.

2. Березина, Н. Современное делопроизводство / Н. Березина, Е. Воронцова, Л. Лысенко. – СПб.: Питер, 2004. – С. 139–153.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» / [В.В. Галахов и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудрявцева]. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, Дополнительная литература 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: [учеб.практ. пособие] / В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. М.:

КНОРУС, 2008. – С. 188–202.

2. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксёнов. – М.: Омега-Л, 2007. – 3. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие / И. Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп.-М.: Дашков и К, 2009. (Прил.

содерж. образцы основных видов документации). – С. 74–93.

4. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О.П. Сологуб. – 3-е изд., стер. – М.:Омега-Л, 2008. – С. 178–184.

Тема 6. Организация оперативного хранения дел и порядок их передачи в ведомственные и государственные архивы Занятие № 3. Организация оперативного хранения дел и порядок их передачи в ведомственные и государственные архивы Вопросы для обсуждения 1. Правила оперативного хранения и использования документов.

2. Порядок передачи дел в ведомственные и государственные архивы.

3. Правила пользования документами Архивного фонда Российской Основная литература 1. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – 4-е изд., испр. – М.: Академия, 2006. – С. 77–119.

2. Басаков, М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учеб. пособие / М. И. Басаков. – изд. 2-е, испр. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – С. 372–390.

3. Березина, Н. Современное делопроизводство / Н. Березина, Е. Воронцова, Л.Лысенко. – СПб.: Питер, 2004. – С. 163–169.

4. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк [и др.]. – изд. 10-е, перераб. и доп. – М. [и др.]: Герда, 2006. – С. 229–240, 264–273.

5. Ульянина, Е. А. Архивоведение: конспект лекций: [учеб. пособие] / Е. А. Ульянина, А. С. Якименко. – М.: Высш. образование, 2007. – Дополнительная литература 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: [учеб.практ. пособие] / В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп.

М.: КНОРУС, 2008. – С. 188–225, 238–247.

2. Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник [для вузов] / Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 275– 3. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие / И. Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2009 (Прил.

содерж. образцы основных видов документации). – С. 69–73, 4. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. – 3-е изд., стер. – М., 2008. – С. 185–194.

Тема 8. Археографическая обработка документов Занятие № 4. Археографическая обработка документов Вопросы для обсуждения 1. Проверка правильности формирования и оформления дел.

2. Оформление акта сдачи – приёма дел и акта об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.

3. Требования к составлению и оформлению официальных архивных описей, справок, копий и выписок.

Основная литература 1. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – 4-е изд., испр. – М.: Академия, 2006. – С. 120–176.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» / [В.В. Галахов и др.; под ред.: И.К. Корнеева, В.А. Кудрявцева]. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, 2009. – С. 185–195.

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк [и др.]. – Изд. 10-е, перераб.

и доп. – М. [и др.]: Герда, 2006.-С. 241–258.

4. Ульянина, Е. А. Архивоведение: конспект лекций: [учеб. пособие] / Е. А.Ульянина, А. С.Якименко. – М.: Высш. образование, 2007. – Дополнительная литература 1. Борискин, В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов (новые обязательные правила): учебно-практ. пособие / В.В. Борискин, Н.М.Поликарпова. – М.: Омега-Л, 2007. – С.

2. Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник [для вузов] / Т. А. Быкова, Л.М.Вялова, Л.В.Санкина. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 401– 8. СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ (ПЕРСОНАЛИЙ) 1. Делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2. Архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

3. Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

4. Внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

5. Носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

6. Изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

7. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

8. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

9. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

10. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

11. Иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

12. Фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

13. Текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

14. Письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

15. Рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

16. Машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знак» письма наносят техническими средствами.

17. Документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

18. Видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

19. Беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

20. Черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

21. Автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

22. Документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

23. Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

24. Служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

25. Юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

26. Починный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

27. Подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа.

28. Дубликат документа: Повторный экземпляр полтинника документа, имеющий юридическую силу.

29. Копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

30. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

31. Дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.

Делопроизводство. Документирование 32. Документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам.

33. Правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

34. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

35. Унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

36. Вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

37. Наименование документа: Обозначение вида письменного документа.

38. Организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

39. Реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа.

40. Постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

41. Переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

42. Формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

43. Формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

44. Бланк документа: Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

45. Унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

46. Служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

47. Зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

48. Табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

49. Оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

50. Подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

51. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

52. Гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

53. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

54. Дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

55. Заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

56. Виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

57. Резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

58. Текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

59. Организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения 60. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

61. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

62. Входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение.

63. Исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения.

64. Внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

65. Регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

66. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

67. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

68. Срок исполнения документа: Срок, установленный нормативноправовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

69. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

70. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

71. Дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

72. Формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

73. Оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

74. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

75. Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

76. Индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Организация документов Архивного фонда Российской Федерации 77. Архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

78. Архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

79. Профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.

80. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

81. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

82. Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историкокультурного наследия народов Российской Федерации.

83. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации:

Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

84. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации:

Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

85. Объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

86. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

87. Архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

88. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

89. Источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

90. Источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

91. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

92. Фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

93. Ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

94. Запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.

95. Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

96. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

97. Выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

98. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

99. Обеспечение сохранности документов: Обеспечение физикохимической сохранности документов и их учет.

100. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов.

101. Режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

102. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

103. Старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

104. Страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

105. Страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.

106. Фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.

107. Хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

108. Государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.

109. Ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

110. Депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111. Постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

112. Документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

113. Документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он побежит уничтожению.

114. Ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

115. Учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

116. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

117. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

118. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве.

119. Учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

120. Карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации.

121. Список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

122. Лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.

123. Внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

124. Проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

Научно-информационная деятельность архивов 125. Научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

126. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

127. Публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами.

128. Система научно-справочного аппарата к документам архива:

Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

129. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.

130. Архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

131. Межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.

132. Архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

133. Путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.

134. Обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.

135. Архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

136. Указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

137. Доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

138. Архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

139. Архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

140. Архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

1. Требования к формированию, учету и хранению дел в текущем делопроизводстве.

2. Централизованное и децентрализованное хранение документов.

3. Порядок передачи дел и документов при смене исполнителей.

4. Ответственность сотрудников и их руководителей за сохранность документов в период их исполнения и оперативного хранения.

5. Понятие оперативного и долговременного хранения документов.

6. Систематизация документов, циркулирующих в организации.

7. Понятие «дело», «единица хранения», «папка», «файл» и др.

8. Номенклатура дел, ее, роль и значение для организации хранения и поиска документов.

9. Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры.

10. Определение сроков хранения документов.

11. Типовые и ведомственные перечни и их применение при составлении номенклатуры и определении сроков хранения документов.

12. Положение об Архивном фонде Российской Федерации, его состав и структура.

13. Система государственных и ведомственных архивов и их взаимоотношения.

14. Обязанности и ответственность организаций по сохранению различных частей своего документального фонда.

15. Понятие «экспертиза ценности документов».

16. Типовое положение о работе постоянно действующей экспертной комиссии.

17. Организация работы экспертных комиссий и оформление ее результатов.

18. Формирование архивного фонда учреждения.

19. Особенности оформления дел в зависимости от сроков их хранения:

листы заверители, внутренняя опись, обложка дела и др.

20. Понятия «опись дела». Порядок составления и оформления описей на дела постоянного, временного сроков хранения, на дела по личному составу.

21. Порядок, сроки и оформление передачи дел в архив организации.

22. Нормативно-методическое обеспечение работ по подготовке документов к долговременному хранению.

23. Особенности оформления различных категорий дел.

24. Перспективы хранения документов на различных носителях информации.

25. Нормативные требования по созданию условий для долговременного хранения документов на различных носителях.

26. Учет выдачи дел и документов во временное пользование.

27. Правила электронного хранения документов.

Контрольные вопросы для подготовки к тестированию 1. В каком веке стало складываться русское государственное делопроизводство?

2. Где офрмлялись и хранились документы до централизации государства?

3. Каковы особенности приказного делопроизводства и хранения документов в России XV-XVII веков?

4. Когда в российском делопроизводстве впервые стало утверждаться требование единообразия в оформлении документов от их создания 5. Когда сложилась и оформилась современная Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) как комплекс нормативов по организации и ведению ДОУ от создания документа до сдачи в архив?

6. Что представляет собой архив как учреждение?

7. Из каких документов складывается Архивный фонд Российской Федерации?

8. Какие документы составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации?

9. При каких условиях документ получает статус документа Архивного фонда Российской Федерации?

10. Кто в Российской Федерации может быть владельцем архивных документов?

11. Какие архивные документы в России находятся в сфере частной собственности?

12. Возможно ли включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации?

13. Как осуществляется передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации или муниципальных образований?

14. Чьей собственностью в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий становятся образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу?

15. Могут ли особо ценные, охраняемые государством документы быть изъяты у собственника, не выполняющего свои обязанности по их хранению и использованию?

16. Что такое номенклатура дел?

17. Когда в государственном органе проводится экспертиза ценности документов?

18. Какие сведения дают наиболее полное представление о критериях ценности документов?

19. Следует ли научно-технические документы и печатные издания включать в номенклатуру дел?

20. Из чего складывается индекс дела в номенклатуре дел?

21. Следует ли в конце номенклатуры дел учреждения оставлять резервные номера?

22. Каковы сроки хранения номенклатуры дел?

23. Как часто номенклатура дел подлежит пересмотру и последующему согласованию?

24. Как часто номенклатура дел подлежит согласованию с архивными службами?

25. Что означает запретная дата документа?

26. Какие документы подлежат экспертизе ценности?

27. Сколько раз проводится экспертиза ценности документов, подлежащих архивному хранению?

28. Что представляет собой формирование дела?

29. Какой признак группировки документов в дела является обязательным?

30. Что такое дубликат документа?

31. Какие документы называются умноженными?

32. Надо ли хранить черновики и варианты документов с грифом секретности?

33. Что представляют собой проставляемые на обложке начальная и конечная даты дела?

34. Что, кроме перечня названий документов, включает внутренняя опись дела?

35. В каких случаях документ становится недействительным?

36. Могут ли личные дела государственных служащих быть временными?

37. Каковы правила написания наименований титулов, должностей и званий в составе географических названий?

38. Каков максимальный объём одного тома дела?

39. Где в деле следует поместить заверительную надпись?

40. Где следует пометить внутреннюю опись документов дела?

41. Какой заголовок выносится на обложку каждого тома многотомного дела?

42. В каком количестве экземпляров составляется годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения?

43. Что такое законченная архивная опись?

44. По каким правилам присваиваются номера приказам по личному составу?

45. Как часто следует проводить отбор документов на передачу в архив или на уничтожение?

46. Сколько лет должны храниться приказы по основной деятельности?

47. В течение какого времени происходит оперативное хранение документов в организации?

48. С какого времени начинает отсчитываться срок оперативного хранения документа?

49. Какие сведения указываются на корешке каждого дела при оперативном хранении?

50. Подлежат ли документы выдаче из дел в период оперативного хранения?

51. Какую информацию должен содержать лист-заместитель?

52. Сколько времени не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся в учреждении до передачи в архив?

53. Дела каких сроков хранения подлежат передаче в архив?

54. С какой целью дела просматриваются по истечении срока оперативного хранения?

55. В какую часть годовой сводной описи дел включается раздел по личному составу?

56. На дела какого срока хранения не надо составлять описи?

57. Какой срок предполагает долговременное хранение дел?

58. Какой срок предполагает временное хранение дел?

59. Достаточно ли одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки для оперативной информационно-справочной работы и контроля исполнения документов?

60. Каким документом оформляется приём документов на постоянное государственное хранение?

61. Как оформляется ссылка на регистрационный номер и дату полученного запроса?

62. С какого времени исчисляется срок хранения архивных документов?

63. Что следует включать в фонд пользования: подлинники или копии документов?

64. В чём выражается старение архивного документа?

65. Для каких архивных документов следует делать страховую копию?

66. Что такое депозитарное хранение документов?

67. Какие документы Архивного фонда Российской Федерации считаются особо ценными?

68. Какие документы архива относятся к разряду уникальных?

69. Кто может быть пользователем документами Архивного фонда Российской Федерации?

70. Какими знаками принято обозначать стеллажи, шкафы и полки архива?

71. Сколько времени хранятся личные дела, карточки и лицевые счета госслужащих?

72. Что и в какой последовательности следует указывать на конверте при направлении архивной справки в организацию?

73. Каковы правила оформления адресата в ответе на запрос руководителя организации?

74. В какой последовательности сегодня следует оформлять почтовый 75. По каким правилам протоколам, оформляемым в пределах организации в течение календарного года, присваиваются регистрационные номера?

76. Что и в какой последовательности следует указывать на конверте при адресовании ответа на запрос физического лица?

77. Какое количество адресатов одного документа возможно по правилам российского делопроизводства?

78. Какое количество адресатов одного документа возможно по правилам международного делопроизводства?

79. Какие сведения фиксируются в учётных документах архива?

80. Какую информацию содержит карточка архивного фонда?

81. Что следует указывать в листе архивного фонда?

82. Что представляет собой архивная опись?

83. Что понимается под архивной справкой?

84. Как следует нумеровать листы архивного дела?

85. Как оформляются ключевые слова реквизита «Гриф утверждения»?

86. Следует ли в тексте документа ставить точки между частями многозначных чисел?

87. Какое универсальное обозначение дат рекомендует Международная организация по стандартизации (ISO) для переписки с иностранными учреждениями?

88. На каком уровне по отношению к наименованию должности помещается расшифровка подписи?

89. Как по правилам следует проставлять оттиск печати?

90. Каковы правила написания в тексте документов сокращённых названий единиц измерения?

91. Каковы правила употребления в тексте документов отымённых предлогов?

92. Когда в отечественном делопроизводстве была внедрена Система электронного документооборота (СЭД)?

93. Что принимается за единицу учёта количества электронных документов?

94. Какие документы на 1 января каждого года должны быть сосчитаны в архиве?

95. Какие документы в электронном документообороте называются связанными?

96. Для какого делопроизводства характерна избыточность поисковых признаков?

97. Для каких документов в настоящее время в России особенно актуальна электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?

98. Каким должен быть объём документа, передаваемого по каналу факсимильной связи?

99. При каких условиях документ, составленный и отправленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу?

100. В каком месте документа проставляется идентификатор электронной копии?

10. ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ ПО ТЕМАМ ПРОГРАММЫ

1. в конце X века после принятия христианства на Руси;

2. с образования к концу XV века централизованного Московского 3. с эпохи Петра I, который ввёл в России делопроизводство по шведским образцам;

4. в начале XIX века после образования министерств.

2. До централизации государства документы оформлялись и хранились:

1. при княжеских дворах;

3. в храмах, монастырях, гостиных дворах;

4. при школе для писцов, судейских секретарей и хранителей печати.

3. Для приказного делопроизводства XV–XVII веков было характерно (отметьте лишнее):

1. использование пергамента вместо бумаги;

2. оформление текста документов в виде узких столбцов;

3. скатывание подклеенных друг к другу документов в свитки для последующего хранения и использования;

4. повторяемые элементы документов (адресат, дата и др.) не выделялись из сплошного текста.

4. Требование единообразия в оформлении документов от их создания до передачи в архив утвердилось в российском делопроизводстве:

1. после подписания Петром I в 1720 г. «Генерального регламента» - устава для учреждений и госслужащих;

2. в коллежском делопроизводстве при Екатерине II;

3. после создания министерств в 1811 г.;

4. с начала XX века.

5. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) как комплекс нормативов по организации и ведению ДОУ от создания документа до сдачи в архив сложилась и оформилась:

1. Вскоре после Октябрьской революции 1917 года;

2. В советском делопроизводстве к 1973 году;

3. На этапе перестройки после распада Советского Союза;

4. В современной России в начале XXI века.

Тема 2. Виды и функции архивов современной России 1. Архивом называется:

1. организация или её структурное подразделение, осуществляющие приём и хранение архивных документов;

2. организация или её структурное подразделение, осуществляющие приём и хранение архивных документов с целью их использования;

3. помещение, специально оборудованное для хранения архивных 4. помещение, специально оборудованное для хранения архивных документов и пользования ими.

2. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов:

1. имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;

2. отражающих духовную и материальную жизнь страны и её народа;

3. являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России;

4. имеющих историко-культурное, социально-политическое, научное или экономическое значение и отражающих духовную и материальную жизнь народов России.

3. Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют:

1. архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью;

2. архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью;

3. архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;

4. все виды документов, имеющих историко-культурную ценность и находящихся на территории России.

4. Документом Архивного фонда Российской Федерации считается:

1. документ временного (более 10 лет) и постоянного сроков хранения, поступивший в ведомственный или государственный архив 2. архивный документ постоянного срока хранения, прошедший экспертизу ценности и поставленный на государственный учет;

3. любой документ, созданный на территории России как в государственном, так и негосударственном учреждении;

4. любой документ, созданный в государственном учреждении Российской Федерации, в том числе до поступления в архив.

5. Владельцем архивных документов в Российской Федерации может быть:

1. исключительно государственный орган;

2. помимо государственного органа также орган местного самоуправления;

3. только юридическое лицо;

4. государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо.

6. К частной собственности относятся архивные документы:

1. только физических лиц, созданные или законно приобретённые ими;

2. общественных объединений и граждан Российской Федерации;

3. религиозных объединений и граждан Российской Федерации;

4. физических лиц и негосударственных организаций, в том числе общественных и религиозных объединений.

Тема 3. Нормативно-методическая база современного делопроизводства и архивного дела 1. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации.

1. невозможно в принципе из-за различия собственников;

2. возможно, причём без экспертизы ценности документов, путём оформления договора между архивом и собственником;

3. предполагает отказ от собственности и составление акта дарения документов архиву;

4. осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником и архивом.

2. Передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации или муниципальных образований:

1. осуществляется Правительством Российской Федерации по представлению уполномоченного федерального органа исполнительной власти;

2. производится на основе акта приёма-передачи по усмотрению соответствующих архивов;

3. не может быть произведена – возможна передача лишь на временное хранение без смены собственника;

4. не может быть произведена – возможна лишь передача на временное или постоянное хранение без смены собственника.

14. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу:

1. передаются новому собственнику, который вправе распорядиться ими по своему усмотрению;

2. являются предметом исключительно федеральной собственности;

3. являются предметом непосредственно муниципальной собственности;

4. остаются в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности.

15. Если собственник особо ценных, охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности по их хранению и использованию, такие документы:

1. тем не менее не могут быть у него изъяты;

2. могут быть переданы в архив без отчуждения права собственности;

3. могут быть изъяты у собственника по решению суда;

4. могут быть изъяты у собственника и без решения суда.

1. Номенклатура дел – это:

1. очерёдность дел, заводимых в учреждении в течение определённого времени;

2. общероссийский классификатор управленческой документации;

3. систематизированный перечень наименований дел учреждения;

4. систематизированный перечень наименований дел с указанием 2. Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится при:

1. составлении номенклатуры дел учреждения;

2. подготовке дел к передаче в ведомственный архив;

3. формировании дел и передаче в государственный архив;

4. составлении номенклатуры и формировании дел, при их подготовке к передаче в архивы.

3. Наиболее полное представление о критериях ценности документов дают сведения о:

1. роли, месте и правовом положении государственного органа;

2. значении информации, отражённой в документе;

3. форме фиксации и передачи содержания, о состоянии документа;

4. происхождении, содержании и внешних особенностях документа.

4. Научно-технические документы и печатные издания в номенклатуру дел включать:

1. необходимо;

3. необязательно;

4. по усмотрению руководителя.

5. Индекс дела в номенклатуре дел состоит из:

1. индекса структурного подразделения и номера дела в пределах структурного подразделения;

2. порядковых номеров первого и последнего документов дела;

3. номера дела в пределах структурного подразделения;

4. индекса структурного подразделения.

6. В конце номенклатуры дел оставлять резервные номера:

2. следует;

3. не разрешается;

4. нецелесообразно.

7. Номенклатура дел является документом:

1. временного срока хранения (до 10 лет);

2. долговременного срока хранения (более 10 лет);

3. постоянного срока хранения;

4. ничтожного (не более года) срока хранения.

8. Номенклатура дел подлежит пересмотру и последующему согласованию не реже одного раза в:

9. Номенклатура дел согласуется с архивными службами один раз в:

10. Запретной датой документа является дата, означающая:

1. окончание срока его оперативного хранения в организации;

2. поступление документа на хранение в ведомственный или государственный архив;

3. неподверженность возникших ранее документов экспертизе ценности или уничтожению;

4. завершение срока архивного хранения документа.

11. Экспертизе ценности документов подлежат:

1. лишь особо важные документы, находящиеся в федеральной собственности или собственности субъекта Российской Федерации;

2. все документы на бумажных носителях, находящиеся как в федеральной собственности или собственности субъекта Российской Федерации, так и в муниципальной собственности;

3. все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности;

4. только наиболее важные документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

12. Экспертиза ценности документов проводится;

1. один раз при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов;

2. только при подготовке документов к передаче в ведомственный 3. исключительно для передачи документов на государственное 4. трижды: при составлении номенклатуры, при передаче дел в ведомственный и в государственный архив.

1. Формирование дела представляет собой:

1. группирование исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел;

2. группирование исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация;

3. группирование и полистную нумерацию исполненных документов;

4. подготовку дела к хранению в соответствии с установленными 2. Обязательный признак группировки документов в дела:

1. хронологический;

2. экспертный;

3. номинальный;

4. географический.

3. Дубликатом документа называется:

1. один из экземпляров копии документа;

2. копия документа, не имеющая юридической силы;

3. заверенная копия документа, имеющая юридическую силу;

4. повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

4. Умноженными называются оригиналы документа:

1. размноженные с помощью копировальных аппаратов;

2. составленные в нескольких экземплярах;

3. созданные взамен утраченных;

4. имеющие заверенные копии.

5. Черновики и варианты документов с грифом секретности:

1. хранятся в одном деле с подлинником или копией документа;

2. хранятся отдельно от основного дела;

3. хранятся временно до передачи в архив;

4. уничтожаются.

6. Проставляемые на обложке начальная и конечная даты дела должны соответствовать дате:

1. помещения в дело первого документа и дате списания дела в архив;

2. самого раннего и самого позднего документа в деле;

3. первого и последнего дня хранения дела в архиве;

4. помещения в дело последнего документа и дате списания дела в 7. Внутренняя опись документов дела включает перечень названий документов:

1. с указанием индексов, дат и номеров листов;

2. без указания индексов и дат;

3. с указанием количества страниц;

4. с их кратким содержанием.

8. Документ становится недействительным в результате:

1. загрязнений;

2. надрывов;

3. отсутствия нотариального заверения;

4. отмены другим документом или истечения срока действия.

9. Личные дела государственных служащих могут быть:

1. временными и постоянными;

2. только временными;

3. только постоянными;

4. постоянными и долговременными.

10. Написание наименований титулов, должностей и званий в составе географических названий, правильное во всех примерах ряда:

1. мост лейтенанта Шмидта, улица зодчего Росси;

2. мост Лейтенанта Шмидта, улица Зодчего Росси;

3. улица профессора Попова, улица Академика Байкова;

4. улица Профессора Попова, улица академика Байкова.

11. Максимальный объём одного тома дела:

1. 150 листов;

2. 200 листов;

3. 250 листов;

4. 300 листов.

12. Заверительная надпись составляется в деле на:

1. лицевой стороне обложки;

2. оборотной стороне последнего листа дела;

3. внутренней стороне обложки;

4. отдельном листе-заверителе.