Автоматизированная библиотечно-информационная система

“РУСЛАН”

Автоматизированное рабочее место

“КНИГОВЫДАЧА”

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Санкт-Петербург

Содержание

Назначение программы

Работа с программой

Соединение с Z39.50-сервером

Окно читателя

Содержание окна

Работа с компонентом читателя. Регистрация, перерегистрация, удаление читателя. Идентификация читателя по читательскому билету

Приём требования, выдача и возврат книг

Поисковое окно

Выполнение заказов

Просмотр информации о выданных книгах

Поиск читателей

Назначение программы Программа предназначена для использования работниками службы книговыдачи (абонемента) библиотеки и позволяет:

- обслуживать читателей - проводить их регистрацию и перерегистрацию - приём требований - обработку заказов - выдачу и приём книг - постановку читателя в очередь на книгу Также программа позволяет получать и обрабатывать информацию о читателях, выданных книгах, сделанных читателями заказах.

Работа с программой В процессе обслуживания читателя с помощью АРМа абонемента производится регистрация всех действий, совершаемых работником абонемента во время обслуживания. Информация сохраняется в нескольких базах данных:

- база данных читателей - база данных заказов - база данных выданных книг - база данных очередей Доступ к базам данных осуществляется удалённо через Z39.50-сервер, который может быть размещён как в данной библиотеке, так и доступ к нему может осуществляться удалённо через Internet.

Для работы с сервером необходимо установить с ним соединение. Для этого сервер запрашивает имя и пароль пользователя. При успешном установлении соединения с сервером библиотекарь получает возможность извлекать, модифицировать и удалять информацию в базах данных, то есть приступать к непосредственному обслуживанию читателей.

При работе с программой библиотекарь может пользоваться тремя окнами. Первое окно (окно читателя) предназначено для работника абонемента, непосредственно работающего с читателем, и позволяет зарегистрировать, перерегистрировать или удалить читателя, идентифицировать читателя, получить список выданных ему книг, список сделанных им заказов. На основании информации из этого окна производится выдача и приём книг.

Второе окно (поисковое окно) позволяет получить информацию о заказах, выданных книгах и читателях. Окно предназначено для работы с группой читателей, отобранных по определённым признакам (например, все должники или все студенты одного факультета), просмотра информации о выданных книгах и исполнения заказов.

Третье окно (окно очередей) позволяет получить информацию об очередях на экземпляры, подошедших очередях, очередях конкретного читателя.

Для доступа к функциям программы в распоряжении пользователя имеется (см. Рис.1) меню (1) и две группы панелей инструментов: главная панель инструментов (2), содержащая кнопку соединения с Z39.50-сервером и кнопки переключения между окнами, и панель инструментов (3), зависящая от выбранного окна:

Рис. Информация о работе программы выводится в окно (см. Рис.2) журнала событий (1). В журнале фиксируются все выполненные действия и произошедшие ошибки. Также программа имеет строку состояния (2), в которой фиксируются выполняемая в данный момент операция и состояние АРМа.

Соединение с Z39.50-сервером Для соединения с сервером выбирается пункт меню Каталог – Открыть или нажимается на панели инструментов кнопка. В появившемся окне необходимо ввести имя и пароль пользователя.

При успешном соединении с сервером в строке состояния появится строка «Каталог открыт» и изображение кнопки изменится на. Если по каким-либо причинам не удалось установить соединение, изображение кнопки останется прежним, а в строке состояния будет надпись «Каталог закрыт». Причинами отказа в соединении могут быть неправильно указанные имя пользователя или пароль или, возможно, пользователь не зарегистрирован администратором сервера. В этом случае следует обратиться к администратору сервера. Также возможной причиной отказа в соединении может быть неправильно указанный адрес сервера. В этом случае необходимо проверить настройку программы. Процедура настройки программы на работу с сервером будет описана ниже.

Окно читателя Содержание окна Окно читателя (см. Рис.3) содержит три основных компонента:

• Компонент читателя, отображающий информацию о конкретном читателе (1) • Компонент выданных книг, отображающий выданные читателю книги, информацию о задолженности и о книгах, ожидающих его на абонементе (2) • Компонент заказов, отображающий заказы читателя (3) Также окно содержит панель инструментов, на которой расположены кнопки для обслуживания читателя.

Компонент читателя (левая часть окна) является аналогом читательского формуляра и предназначен для получения персональной информации о читателе, такой как ФИО, паспортные данные, категория, адрес, телефон и так далее. Информация о читателе представлена на двух страницах.

На первой располагаются личные сведения, на второй контактная информация.

Компонент выданных книг (правая часть окна, верхняя таблица) представляет собой список выданных читателю книг, включая книги, ожидающие его на абонементе, и книги в читальном зале.

Список представлен в виде таблицы, каждая строка которого соответствует выданному экземпляру.

Колонки таблицы содержат информацию об экземпляре (инвентарный номер (колонка «Инв. номер»), штрих-код (колонка «Штрих-код»), заглавие и автор (колонка «Книга»)), дату выдачи (колонка «Выдана») и дату возврата (колонка «Возврат»)), а также отдел, которому принадлежит выданная книга (колонка «Отдел»). Кроме того, каждый элемент списка снабжается значком, являющимся дополнительной информацией о выданном экземпляре. Различными значками обозначаются книги, выданные на руки ( ), выданные в читальный зал ( ) и просроченные книги ( ).

Компонент заказов (правая часть окна, нижняя таблица) отображает заказы данного читателя, сделанные им самим или сделанные для него работником абонемента на основании читательского требования. Заказы также представлены в виде таблицы. Колонки таблицы содержат номер заказа (колонка «№»), дату заказа (колонка «Дата»), текущее состояние заказа (колонка «Состояние») и информацию о заказанном экземпляре (колонка «Заказ»). Состояние заказа меняется по мере его обработки: только что принятый заказ имеет статус «Принят», во время его обработки статус меняется на «Обслуживается» и выполненный заказ имеет статус «Выполнен». В случае отказа статус меняется на «Отказ».

Каждый читатель имеет ограничение на количество заказов, которое устанавливается во время регистрации читателя.

Пример:

На Рис.4 приведён пример читателя, имеющего заказы и книги на руках:

Как видно из этого примера, была извлечена информация о читателе с читательским билетом (штрих-кодом) 0000004997. В левой части видны данные читателя, кроме номера паспорта, который не был введён при регистрации читателя. Читатель имеет 5 заказов и ему выдано 3 книги, среди которых две выданы на руки (штрих-кода 2 и 0000008155, причём последняя просрочена) и одна выдана в читальный зал (штрих-код 3). Книга, выданная в читальный зал, не имеет срока возврата, тогда как сроки возврата других книг указаны.

Работа с компонентом читателя. Регистрация, перерегистрация, удаление читателя. Идентификация читателя по читательскому билету.

Для регистрации нового читателя необходимо на панели инструментов нажать кнопку.

Курсор переместится в поле «№ читательского билета» куда вносится номер или, если читательский билет снабжается штрих-кодом, считывается штрих-код. Затем заполняются остальные поля компонента и нажимается кнопка. В появившемя окне (см. Рис.5) вводится пароль читателя, который будет им использоваться при заказе, а также квота на количество заказов, которые могут быть сделаны читателем. При выводе данного окна программа сама генерирует пароль, но он может быть изменён работником абонемента при регистрации читателя.

Для изменения данных читателя (изменение какого-либо поля компонента читателя или перерегистрация читателя) необходимо нажать кнопку панели инструментов, изменить нужные поля и также нажать кнопку.

Для удаления читателя необходимо нажать кнопку. Невозможно удалить читателя, имеющего на руках книги или заказы.

При обращении к работнику абонемента зарегистрированного читателя его необходимо авторизовать. Для этого необходимо нажать кнопку на главной панели инструментов. В появившемся окне необходимо ввести номер читательского билета или, если читательский билет снабжён штрих-кодом, считать его сканером. В соответствующих компонентах отобразятся информация о читателе, список сделанных им заказов и список выданных ему книг, включая книги, ожидающие его на абонементе.

Приём требования, выдача и возврат книг При приёме требования читателя программа определяет доступность данного экземпляра, количество доступных экземпляров, отделы, в которых есть доступные экземпляры, список доступных инвентарных номеров. Для этого нажимается кнопка ( ) и в появившемся окне вводится один из инвентарных номеров экземпляра. Программа производит поиск записи, содержащей указанный инвентарный номер, и в случае удачного завершения поиска отображает следующее окно (см. Рис.6):

Результат получен при поиске по инвентарному номеру «Б152297», но аналогичный список был бы отображен при поиске по любому другому инвентарному номеру из этого списка. Как видно из результатов, 6 из 7 экземпляров доступны, выдан один экземпляр из отдела «ОНЛ». Кроме того, в отделе «ОНЛ» на эту книгу есть очередь.

Далее возможны два варианта выдачи книги, постановка в очередь или отказ, если нет ни одного свободного экземпляра или библиотекарь принял решение не выдавать экземпляр по каким-либо другим причинам. В случае отказа библиотекарь может просто нажать кнопку «Отмена» и обработка требования на этом завершается. Если библиотекарь выдаёт книгу, то экземпляр может находиться как в хранилище, и тогда немедленная выдача невозможна, так и под рукой и может быть выдан непосредственно в момент приёма у читателя требования. Если экземпляр не может быть выдан в момент приёма требования, нажимается кнопка «Принять», что означает приём заказа на книгу и сохранение его в базе данных заказов и последующая обработка вместе с заказами других читателей.

Этот вариант выдачи будет рассмотрен ниже в разделе «Выполнение заказов».

Если же экземпляр находится под рукой, библиотекарь может нажать кнопку «Выполнить» и выдать читателю книгу. После нажатия на кнопку появляется окно, изображённое на Рис. В случае нескольких доступных инвентарных номеров в поле «Инв. номер» будет указан тот, который был выбран в предыдущем окне. При необходимости его можно изменить, выбрав соответствующий из выпадающего списка номеров. После чего устанавливается срок выдачи и в поле «Штрих-код» считывается штрих-код соответствующего экземпляра. Запись о выдаче книги должна появиться в компоненте выданных книг текущего читателя.

Если нет доступных экземпляров или из иных соображений читатель может быть поставлен в очередь на книгу. Читатель ставится в очередь в конкретном отделе на требуемую книгу, и, если в отделе имеется несколько инвентарных номеров этой книги, читатель получит тот, который освободится раньше, а не тот, который он указывал в требовании или который должен был бы освободится раньше.

Окно, отображающее очереди на книгу появляется после выбора строки в окне найденных книг и нажатия кнопки «Очередь». Если в отделе имеется несколько инвентарных номеров одной книги, выбрать можно любой из них, так как очередь будет сформирована исходя из информации об отделе, которому принадлежат эти номера.

Возврат книг осуществляется следующим образом: на панели инструментов нажимается кнопка «Возврат» ( ) и в появившееся окно читается штрих-код с экземпляра. Соответствующая запись удаляется из базы данных выданных книг и из компонента выданных книг текущего читателя удаляется строчка, соответствующая этой книге. Если у читателя на руках есть ещё книги, окно считывания штрих-кода появится снова. Если читатель больше не возвращает книг, нажимается кнопка «Готово» и приём книг заканчивается.

Если в момент возврата книги на неё была очередь, на главной панели инструментов будет мигать кнопка окна работы с очередями ( ), информирующая работника абонемента о том, что необходимо выдать книгу ожидающему её читателю. Работа с окном очередей рассмотрена ниже. Если необходимо продолжить работу с текущим читателем, нет необходимости переключаться в окно очередей сразу же, как замигает кнопка. Она будет мигать, пока на неё не нажмут.

Поисковое окно Поисковое окно содержит три страницы (см. Рис.8) Страница «Заказы» предназначена для выполнения заказов, сделанных как через Internet, так и заказов, сделанных работником абонемента для пользователя на основании требования.

Страница «Документы» позволяет производить поиск выданных книг по таким признакам, как выданные на абонемент, выданные в читальный зал, просроченные книги. Также можно узнать состояние книги по её инвентарному номеру и списать книгу с читателя, если книга возвращается не им самим (например, возврат книг из читального зала).

Страница «Читатели» позволяет производить поиск читателей по различным признакам.

Выполнение заказов Страница «Заказы» содержит три кнопки:

Первая кнопка извлекает все невыполненные заказы из базы данных заказов. Извлечённые заказы отображаются в виде таблицы (см. Рис.9) В таблице отображаются номер заказа(поле «№»), идентификатор пользователя, сделавшего заказ (поле «Пользователь»), дата заказа (поле «Дата»), и информация о заказанной книге (поле «Заказ»).

Для выполнения заказа библиотекарь двойным щелчком на строке таблицы получает информацию о состоянии экземпляра, количестве доступных экземпляров, инвентарные номера доступных экземпляров. Пользуясь этими данными, он может принять решение, возможно или нет выполнение заказа. Если возможно, нажимается кнопка «Выполнить», в противном случае «Отмена».

Далее, когда книга принесена, нажимается вторая кнопка. Появляется окно чтения штрих-кода и инвентарного номера (см. Рис.10). Если книга снабжена штрих-кодом, он читается и книга отправляется на абонемент. Если же нет штрих-кода на книге, вводится инвентарный номер, на книгу наклеивается штрих-код и считывается в появившееся окно. Считанный штрих-код автоматически добавляется в запись. При этом у пользователя будет запрошено подтверждение на добавление нового штрих-кода.

С помощью третьей кнопки выполняются отказы. Для отказа достаточно выбрать заказ в таблице и нажать указанную кнопку. Строка удалится из таблицы заказов.

Просмотр информации о выданных книгах Страница «Документы» содержит несколько кнопок и таблицу для отображения результатов поиска (см. Рис.11) В колонках таблицы отображаются штрих-код и инвентарный номер книги, идентификатор читателя, которому выдана книга, дата выдачи и дата возврата, отдел, из которого выдана книга и информация о книге. Также для отображения дополнительной информации о выданных книгах используются значки, аналогичные используемым в компоненте выданных книг окна читателя (см.

Рис.4).

Первая кнопка отображает список книг на абонементе, вторая общий список выданных книг, третья просроченные книги, четвёртая книги в читальном зале. Пятая кнопка предназначена для списания книги с читателя в его отсутствии. После нажатия на неё появляется окно чтения штрих-кода, после считывания которого, книга считается возвращённой. После нажатия на шестую кнопку появляется окно ввода инвентарного номера, после ввода которого в базе данных ищется книга с этим номером и отображается в таблице.

Раскрывающийся список предназначен для выбора отдела, которому принадлежит искомая книга или указания искать во всех отделах.

Поиск читателей Страница «Читатели» содержит только две кнопки и таблицу для отображения результатов поиска (см. Рис.12) В полях таблицы отображаются идентификатор читателя (поле «№»), его фамилия, имя и отчество (поле «ФИО»), количество просроченных книг, если таковые есть (поле «Долг») и дополнительная информация о читателе, такая как категория, должность, и т.д. (поле «Информация).

Первая кнопка вызывает окно формирования поискового запроса (см. Рис.13).

В этом окне заполняются поля, определяющие критерии поиска. Раскрывающиеся списки