Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального
образования «Тюменская государственная медицинская академия»
Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации
(ГБОУ ВПО ТюмГМА Минздравсоцразвития России)
ПРИКАЗ
2 9 M P 2012
A 'г.Тюмень
Об утверждении
Регламента о договорной работе С целью регламентации работы структурных подразделений Академии при заключении гражданско-правовых договоров, соглашений ГБОУ ВПО ТюмГМА Минздравсоцразвития России как бюджетного учреждения для осуществления функций и полномочий, предусмотренных законодательством РФ и Уставом Академии, в порядке, предусмотренном Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» без размещения заказа на официальном сайте Российской Федерации www.zakupki.gov.ru., и в соответствии с действующим законодательством РФ ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Регламент о договорной работе (далее - Регламент).
2. Начальнику УИТ (А.А. Карпенко) обеспечить размещение Регламента на сайте Академии www.tyumsrna.ru до 02 апреля 2012 года.
3. Начальнику ОГЗ и Д (И.В. Щелаковской) организовать работу отдела в соответствии с Регламентом.
4. Начальнику ОДО и К (Т.Н. Лепиной) довести Регламент до сведения руководителей структурных подразделений.
5. Контроль за исполнением приказа возлагаю на проректора по экономике и финансам Огороднову Н.А.
Ректор {/ Э.А.Кашуба Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тюменская государственная медицинская академия»
Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации ( Г Б О У В П О Т ю м Г М А Минздравсоцразвития России)
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ГБОУ ВПО ТюмГМА О договорной работе № 1. Общие положения 2. Основные требования к оформлению договоров 3. Подготовка и согласование проекта договора, заключение договора 4. Контроль исполнения договоров 5. Приложения к регламенту договорной работе 1. Общие положения 1.1. Настоящий регламент определяет порядок подготовки проектов гражданско-правовых договоров, соглашений (далее по тексту "договоров"), к правилам их оформления, порядку проведения правовой и финансовой экспертизы, подписанию договоров, их регистрации, учету, хранению и контролю за их исполнением, осуществляемый в ГБОУ ВПО ТюмГМА Минздравсоцразвития России (далее регламент; Академия) как бюджетного учреждения для осуществления функций и полномочий, предусмотренных законодательством РФ и Уставом Академии.Настоящий регламент не распространяется на договоры, соглашения и другие документы:
связанные с оказанием образовательных услуг Академией (высшее профессиональное образование, интернатура, ординатура, повышение квалификации, довузовская подготовка, аспирантура);
- регулирующие трудовые и арендные отношения (помещения, здания, сооружения).
Настоящий регламент распространяет своё действие:
на заключение договоров в порядке, предусмотренном Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» без размещения заказа на официальном сайте Российской Федерации wvvw.zakiipki.gov.ru., и в соответствии с действующим законодательством РФ.
1.2. Настоящий регламент разработан согласно:
норм законодательства Российской Федерации о размещении заказов, основанных на положениях Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоящего из Федерального закона от 21.07. № 94- ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон), иных федеральных законов, регулирующих отношения, связанные с оказанием образовательных и медицинских услуг, а так же подзаконных нормативных актов Президента и Правительства Российской Федерации, МЭРТ; предписаниями контролирующих органов;
локальных актов Академии.
1.3. В Академии создан Отдел государственных закупок и договоров (далее по тексту - ОГЗ и Д), который обеспечивает осуществление функций Академии как хозяйствующего субъекта, контрагента по заключению и выполнению договоров (соглашений) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, договоров иного характера предусмотренных действующим законодательством РФ, для реализации своих прав и обязанностей как юридического лица, осуществляемых в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и на основании локальных актов Академии. В его компетенцию входит организация договорной работы в соответствии с настоящим регламентом.
1.4. Единой системой обеспечивающей договорную работу Академии как юридического лица, является:
нормативное регулирование: блок нормативных и локальных актов (согласно п4.2. настоящего Регламента);
органы, осуществляющие действия по подготовке, заключению, исполнению и расторжению договоров:
Отдел государственных закупок и договоров; Планово-финансовый отдел; Управление бухгалтерского учета и финансового контроля; Юридический отдел; лица, уполномоченные на подписание договоров (соглашений); представители структурных подразделений Академии, осуществляющие действия по заключению договоров (соглашений) как по собственной инициативе, так и на основании сторонних предложений.
2.1. Установление субъектов договорных отношений и их правомочий, основные реквизиты и условия договора.
2.1.1. Участниками договорных отношений могут являться как физические, так и юридические лица.
Прежде чем заключить договор, необходимо установить личность и правоспособность, как физического, так и должностного лица организации, выступающей стороной в договоре.
Эти обстоятельства устанавливаются следующими документами:
паспортом гражданина, который должен содержать все сведения, предусмотренные соответствующим нормативным правовым актом о нем;
- доверенностью, в случае если стороной в договоре выступает не собственник, а его доверенное лицо.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. В случаях предусмотренных законом, доверенность должна быть нотариально удостоверена. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации;
- учредительными документами юридического лица, а именно: устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Данные документы определяют организационно-правовой статус юридического ища. вид его деятельности, полномочия органов управления, в том числе его руководителя, которые от имени юридического лица вправе выступать в гражданско-правовых отношениях и другие, необходимые для заключения договора, положения;
приказами и должностными инструкциями, в соответствии с которыми определяется должностное положение руководителя организации и его заместителей, а также их полномочия по заключению договоров от имени организации.
При заключении договора:
- на выполнение лицензионных и иных видов работ, услуг требующих соответствующих разрешений, необходимо потребовать от контрагента лицензию, иной документ, реквизиты которого (номер, дата выдачи, выдавший орган) должны быть указаны в преамбуле договора.
- если в связи с исполнением договора Академия приобретает права на объекты интеллектуальной собственности, за исключением случаев заключения договоров на создание произведения литературы и искусства (за исключением программ для ЭВМ, баз данных), необходимо потребовать от контрагента копии документов, подтверждающих обладание контрагентом исключительными правами на объекты интеллектуальной собственности.
Право подписи договоров от имени Академии принадлежит ректору, другие должностные лица могут обладать правом подписи договоров только на основании делегированных ректором Академии им полномочий по доверенности, приказу.
2.1.2. Основными реквизитами договора являются:
- точное название договора;
- указание даты места заключения договора;
- точное наименование сторон (Ф.И.О. либо название юридического лица (полное или сокращенное согласно Устава); Ф.И.О. должностного лица, подписывающего договор; название, номер, дата издания документа, в соответствии с которым должностное лицо полномочно подписывать договоры);
- юридическое наименование сторон, определяемое законом для соответствующего вида договора;
-точные реквизиты документов правоустанавливающих деятельность организации (лицензия, разрешение, иные документы);
- условия договора, прежде всего существенные, в том числе предмет и цели, срок исполнения, порядок расчетов, права и обязанности, ответственность сторон, срок действия договора, основания изменения и расторжения договора, порядок разрешения разногласий, срок и условия вступления договора в силу, срок действия договора и др.;
обязательно указание в реквизитах договора: на источник финансирования, код номенклатуры товаров, работ, услуг (в случае закупки товаров, работ, услуг в пределах суммы лимита установленного законом в квартал по конкретному коду);
- адреса и платежные реквизиты сторон. В случае, когда платеж по договору должен быть совершен не в адрес стороны по договору, а в адрес третьей стороны, то факт этого перенаправления платежа обязательно должен быть письменно зафиксирован либо в самом тексте договора, либо в дополнительном двустороннем протоколе к договору. При этом в тексте самого договора обязательно должно содержаться указание, что все дополнительные двусторонние протоколы являются неотъемлемой частью договора и могут как уточнять, так и изменять отдельные его формулировки и позиции;
- к договору могут быть оформлены приложения, которые также являются неотъемлемой частью договора, о чем в его содержании делается соответствующая запись.
Кроме вышеперечисленных сведений договоры должны содержать другие, предусмотренные законодател ьством, с веден ия.
2.1.3.Условия договора:
Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия прописано законом или иными правовыми актами.
Если после заключения договора принят закон, устанавливающий обязательные для сторон правила иные, чем те, которые действовали при заключении договора, условия заключенного договора сохраняют силу, кроме случаев, когда в законе установлено, что его действие распространяется на отношения, возникшие из ранее заключенных договоров.
2.1.4. Договоры должны соответствовать обязательным требованиям, установленным законодательством Российской Федерации. Договоры заключаются исключительно в письменной форме, в количестве экземпляров оговоренных условиями договора, экземплярность, как правило, устанавливается в соответствии с количеством сторон договора.
3. Подготовка и согласование проекта договора, заключение договора 3.1. Основанием для подготовки проекта договора ОГЗ и Д является заблаговременное поступление служебной записки в письменной форме заинтересованного должностного лица или руководителя подразделения Академии, с отметками ПФО (финансирование) и визой, указанием проректора по жономике и финансам, ректора, иного должностного лица, исполняющего обязанности руководителя в период оформления служебной записки.
Срок подготовки проектов договоров осуществляется в следующие сроки:
С момента поступления надлежаще оформленной служебной записки и прошедшей регистрацию в Журнале контроля заключения договоров:
в течение 12 рабочих дней до момента передачи на подписание руководителю проекта договора по форме установленной в Академии;
- в течение 14 рабочих дней до момента передачи на подписание руководителю проекта договора по форме предлагаемой контрагентом;
- в течение 20 рабочих дней до момента передачи на подписание руководителю проекта договора по которому необходимо разработать форму договора совместно с контрагентом.
Подготовка проектов договоров во внеочередном порядке производиться только на основании согласованной и зарегистрированной служебной записки и с письменного указания проректора по экономике и финансам, ректора, иного должностного лица, исполняющего обязанности руководителя.
3.2. Служебная записка должна содержать следующую необходимую информацию и документы:
- определяющую предмет договора;
- ориентировочная с ограничением предельного размера, либо точная сумма договора;
- срок исполнения (действия) договора;
- адрес, место оказания услуг, проведения работ, поставки товаров;
- источник финансирования, порядок оплаты;
- предлагаемый контрагент (с обязательным предоставлением: карточки предприятия, с приложением правоустанавливающих документов: копия выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, копия доверенности, приказа, иного устанавливающего полномочия лица подписывающего договор от лица контрагента; копия лицензии, иного документа в соответствии с требованиями законодательства;
- исполнитель, ответственный за заключение договора, ФИО, телефон, адрес электронной почты;
код номенклатуры товаров, работ, услуг (в случае закупки товаров, работ, услуг на сумму не превышающую лимит установленный законом в квартал по каждому коду), который до направления служебной записки определяется лицом, от которого направляется служебная записка (на основании локального акта Академии) и предварительно может забронироваться у ответственного специалиста ОГЗ и обоснование выбора предлагаемого контрагента для заключения договора при закупке товаров, работ, услуг (критерии отбора).
К служебной записке может быть приложена форма договора, счет-фактура (счет), смета, иные документы необходимые для заключения договора, а также ФИО и телефон ответственного лица;
3.3. Лицо, ответственное за заключение договора от заинтересованного подразделения (далее Ответственный), предоставляет в ОДО и К для регистрации служебную записку с приложением всей необходимой для подготовки проекта договора информацию и документы в бумажном и по возможности в электронном виде, согласно требований настоящего Регламента, а также свои Ф И О и тел.;
В свою очередь ОДО и К направляет служебную записку для визирования ПФО и проректором по экономике и финансам, ректором, иным должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя.
После получения всех виз, служебная записка направляется канцелярией в ОЕЗ и Д для подготовки проекта договора.
3.4. Специалисты ОГЗ и Д принимают служебную записку, изучают как текст служебной записки так и все приложенные к ней документы, в случае достаточности и достоверности информации и документов, на служебной записке указывается дата и ставиться роспись специалиста, принявшего служебную записку в работу, для фиксирования начала работы для подготовки проекта договора.
Если служебная записка не содержит необходимой информации, документов, либо содержит недостоверные сведения, специалист ОГЗ и Д указывает дату возврата служебной записки ответственному лицу с указанием сведений и документов, необходимых для разработки проекта договора, через канцелярию, либо лично.
При готовности служебной записки, согласно замечаний специалиста, ответственное лицо возвращает служебную записку и в случае достаточности и достоверности информации и документов, на служебной записке указывается дата и ставиться роспись специалиста, принявшего служебную записку в работу, для повторного фиксирования начала работы для подготовки проекта договора.
i.5. ОГЗ и Д в соответствие с действующими нормативными правовыми и локальными актами готовит проект договора. При готовности проекта договора, к нему прикладывается служебная записка, лист согласования с указанием должностных лиц с которыми согласно предмета договора необходимо его согласовывать, в зависимости от их должностной ответственности и компетентности, сформированный пакет документов направляется на согласование.
Должностные лица должны согласовывать в оперативном порядке поступившие проекты договора в течение не более 2-х рабочих дней, с визированием и указанием замечаний по тексту договора.
ОГЗ и Д отслеживает процесс продвижения проектов договоров при согласовании должностными лицами. При получении всех виз,и при наличии замечаний в проект договора вносятся соответствующие изменения. При выяснении обстоятельств исключающих заключение договора, пакет документов направляется проректору по экономике и финансам, ректору, иному должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя, для принятия решения по данной служебной записке.
В листе согласования к проекту договора, заключаемому по установленной в академии форме, от ОГЗ и Д визу ставит специалист, если проект договора поступил сторонний, либо разрабатывается академией, то визу согласования ставит начальник отдела.
3.6. После согласования проекта договора со всеми должностными лицами ОГЗ и Д представляет все экземпляры договора и приложений к нему, протоколов разногласий, согласования разногласий, дополнительных соглашений на подпись проректору по экономике и финансам, ректору, иному должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
3.7. Подписанный со стороны Академии договор:
регистрируется в электронном реестре регистрации договоров;
- направляется контрагенту для подписания (в случае отсутствия его подписи), через Ответственного от лица Академии (если контрагент находится в пределах города Тюмени, по желанию ответственного, если контрагент иногородний), с регистрационной отметкой в Журнале контроля заключения договоров, либо отправляется по почте специалистами ОГЗ и Д.
Контроль за своевременностью возврата договоров от контрагента осуществляют Ответственные лица, направлявшие служебную записку (посредством переговоров с контрагентами, получением от них экземпляра договора самостоятельно, либо с передачей нарочным с их стороны).
3.8. Подписанный контрагентом договор (экземпляр академии) передается Ответственным в ОГЗ и Д, либо передается канцелярией после получения договора по почте в отдел, для его дальнейшей обработки.
Ответственные самостоятельно получают информацию от специалистов ОГЗ и Д о заключении ожидаемого ими договора.
3.9. Оригинал договора, все документы сопровождавшие разработку проекта договора, хранятся в ОГЗ и Д.
С оригиналов договора снимаются копии в одном экземпляре для УБУ и ФК(один раз в неделю, при срочности, копии договоров предоставляются, по требованию), либо обмен документами производится в иной форме согласованной с УБУ и ФК.
Ответственные лица самостоятельно снимают необходимое количество копий с оригиналов в ОГЗ и Д, копии отдаются под роспись в Журнале регистрации договоров.
В случае утери копии, специалисты от подразделения снимают самостоятельно копии с договоров предоставляемых специалистами ОГЗ и Д.
3.10. Порядок согласования и подписания дополнительных соглашений к договорам, в том числе по их расторжению, аналогичен порядку согласования и подписания договоров.
3.11. Порядок согласования и подписания Гражданско-правовых договоров бюджетного учреждения, иных договоров заключаемых в рамках размещения государственных и муниципальных регламентируется локальными актами вуза и нормами законодательства РФ о размещении заказов.
4.1. Контроль исполнения договоров лежит на руководителях структурных подразделений, в том числе и в случае отсутствия по какой-либо причине, Ответственных (специалистов), инициировавших заключение договора путем направления служебной записки, а так же частично, на структурных подразделениях участвующих в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств в соответствии с условиями договора и в пределах компетенции этих структурных подразделений.
4.2. Односторонний отказ от исполнения договора и одностороннее изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. При наличии оснований договор может быть изменен или расторгнут по соглашению сторон.
4.3. Ответственные от структурного подразделения ведут оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.
Контроль исполнения предусматривает проведение следующих мероприятий:
1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в Планово-финансовый отдел. Управление бухгалтерского учета и финансового контроля для отражения операций в бухгалтерском учете;
2) проверка сроков действия договора, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков договора, если это допустимо законодательством;
«