Структура годового плана (отчета) общедоступных (публичных) библиотек

Чувашской Республики

Инструктивно-методическое письмо

Предлагаемая структура годового плана и информационно-аналитического отчета

разработана на основе рекомендаций ведущих специалистов библиотечной отрасли

страны, с учетом продолжающихся реформ и преобразований в библиотечной отрасли.

Отдельные позиции основных разделов годового плана и отчета дополнены, вышедшими в последние годы законодательными актами.

Годовой план – это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ и проведения мероприятий, основной и обязательный документ для всех библиотек.

В целях выполнения требований Федерального Закона от 8.05.2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», в годовом плане работы показатели деятельности библиотек (показатели экономической эффективности) устанавливаются, определяются и утверждаются на основе муниципальных заданий.

Значения показателей экономической эффективности деятельности библиотек устанавливаются и утверждаются на конец планируемого года с разбивкой по кварталам.

Годовой информационный отчет. Структура информационного отчета схожа со структурой плана. Однако, в отличие от плана, где допускается отражение основных (т.е.

главных) направлений деятельности библиотек, являющихся общими для всех библиотек муниципального образования или требующих координации и кооперирования их деятельности, отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотек муниципального образования за прошедший год с указанием объективных данных, конкретных примеров, достижений и нерешенных проблем по всем аспектам.

План и отчет состоят из двух частей - текстовой (основной) и фактографической (приложения). Рекомендуемый объем текстовой части - не более 40 страниц печатного текста, объем приложений не ограничивается. К планово-отчетным документам прилагаются: решения и постановления администрации и органов культуры муниципальных образований по библиотечным вопросам, программы развития библиотечного дела общего характера и по отдельным направлениям и темам, целевые программы, планы мероприятий, семинарских занятий, образцы издательской продукции (методические и информационно-библиографические пособия, рекламные проспекты, буклеты и другие материалы, а также электронные продукты собственной генерации).

Годовой план и годовой информационный отчет о деятельности библиотек муниципального образования представляются на рассмотрение и утверждение руководителя органа культуры местного самоуправления и в утвержденном виде (с подписью и печатью) предъявляются в отдел научно-исследовательской и методической работы Национальной библиотеки Чувашской Республики (план и отчет представляются на бумажном носителе и в электронной форме).

Напоминаем, что при расхождении плановых и отчетных показателей и отдельных позиций обязательно представляются объяснения о причинах недовыполнения, большого перевыполнения или изменения и корректировки плановых заданий. Объяснения также представляются в случае снижения показателей по отношению к результатам прошлого года или при их резком превышении.

Настоящий порядок является обязательным для исполнения всеми библиотеками.

Примерная структура годового плана (отчета) работы общедоступных (публичных) библиотек Чувашской Республики Первой составляющей в оформлении годового плана (отчета) библиотеки является обложка с указанием утверждения плана (отчета) руководителем библиотеки и согласования с органом культуры местного самоуправления. Вторая страница документа — содержание, с указанием всех составных частей плана (отчета) и страниц, на которых данная часть располагается.

1. Цели и задачи, основные направления деятельности Формируются с учётом специфики учреждения и основных задач, определенных Уставом библиотеки (библиотечного объединения), планируемые к реализации (реализуемые) в течение года.

1.1. Миссия, цели, задачи, приоритеты в деятельности общедоступных (публичных) библиотек муниципального образования.

1.2. Наиболее значительные события в деятельности библиотек муниципального образования в планируемый (отчетный) период.

1.3. Участие в акциях общероссийского и республиканского масштаба.

1.4. Вопросы по развитию библиотечного дела, планируемые для вынесения на рассмотрение муниципальных органов законодательной и исполнительной власти местного самоуправления. Принятые итоговые документы (указать название, номер и дату принятия документов по итогам рассмотрения, если такие имеются). Если вопрос был выдвинут на рассмотрение, но не рассматривался - указать причину.

1.5. Программы сохранения и развития библиотечной отрасли территории (муниципального образования), ее финансовое обеспечение. Наличие других проектов, целевых программ (федеральных, республиканских, муниципальных), направленных на развитие библиотек муниципального образования.

В этом разделе плана работы формулируются те задачи, над выполнением которых муниципальные библиотеки будут работать в текущем году. Выбранная по определённому направлению деятельности задача должна быть краткой и чёткой, не надо формулировать объёмные и длинные фразы задач, заведомо невыполнимых в течение года.

Каждая, поставленная перед библиотеками задача, должна подкрепляться мероприятиями в других разделах плана работы. Например, библиотека определила задачу: способствовать повышению информационной культуры читателей.

Следовательно, в информационно-библиографическом разделе должна быть предусмотрена школа информационной культуры, университет библиографических знаний, библиографический лекторий и т.д.

2. Работа по формированию и учету фондов Источники комплектования и финансирования библиотек (Приложение 1).

2.1.

Движение и состав фондов библиотек (Приложение 2).

2.2.

Количество поступлений документов на 1000 жителей.

2.3.

Выбытие документов из фондов библиотек (Приложение 3).

2.4.

Подписка на периодические издания: финансирование подписки, изменения в 2.5.

репертуаре выписываемых изданий. Обеспеченность периодическими изданиями на 1 библиотеку, на 1000 жителей.

Сведения о поступлении обязательного экземпляра документов в библиотеки 2.6.

района (Приложение 4).

Обеспечение сохранности библиотечного фонда. Учет и проверка библиотечного 2.7.

Работа с отказами (Приложение 5).

2.8.

Формирование, организация и использование библиотечного фонда (размещение, 2.9.

организация, расстановка библиотечного фонда, формы предоставления фонда пользователям.).

3. Работа по библиографической обработке документов 3.1. Оперативность обработки документов, организация и ведение электронного каталога (Приложение 6).

3.2. Внесение в электронный каталог библиографических записей на ретроспективную часть библиотечного фонда.

3.3. Участие в Сводном каталоге библиотек Чувашской Республики.

3.4. Участие в корпоративной сети библиотек Чувашии по аналитической росписи периодических изданий «Чувашика».

4. Осуществление библиотечного, библиографического и информационного 4.1. Организация обслуживания населения 4.1.1. Совершенствование сети библиотек муниципального образования: сеть общедоступных муниципальных библиотек (Приложение 7); организационноструктурная модель библиотечного обслуживания, изменения в структуре библиотек;

форма организации учреждения (казенное, бюджетное, автономное); клубы-библиотеки (Приложение 8); профилированные библиотеки (Приложение 9).

4.1.2. Основные показатели деятельности библиотек (Приложения 10, 11, 12).

Внимание! Анализ количественных и качественных показателей обязателен.

Показатели качества библиотечного, библиографического и информационного обслуживания пользователей библиотеки:

Динамика роста количества зарегистрированных пользователей по сравнению с предыдущим годом;

Динамика роста количества посещений по сравнению с предыдущим годом;

Динамика роста количества обращений удаленных пользователей к информационным ресурсам библиотеки;

Доля потребителей, удовлетворенных качеством услуг (высчитывается по результатам анкетирования);

Доля удовлетворенных запросов пользователей;

Время ожидания выполнения заявки/запроса на получение документов или их копий по межбиблиотечному обмену из других библиотек.

4.1.3. Мероприятия по привлечению пользователей, совершенствованию их обслуживания (инновации в библиотечном и справочно-информационном обслуживании, расширение услуг, применение новых технологий в обслуживании пользователей, проекты, направленные на улучшение организации работы, повышение качества обслуживания пользователей, рекламно-информационная деятельность и др.).

4.1.4. Работа с основными читательскими группами (главные тенденции в потребностях пользователей и их удовлетворение, анализ читательского контингента).

4.1.5. Направления и формы работы с пользователями: тематика, содержание, формы и методы работы.

По каждому направлению работы 2-3 примера.

• Формирование гражданско-патриотической позиции населения. Популяризация государственной символики России, Чувашии;

• Краеведение: история, традиции, культура;

• Экономическое просвещение населения;

• Правовое просвещение, содействие повышению правовой культуры, участие библиотек в избирательных кампаниях;

• Деятельность центров (секторов) доступа к правовой и социально значимой информации. Библиотека и местное самоуправление: вопросы взаимодействия;

• Содействие формированию культуры межнационального общения, толерантного отношения к народам различных национальностей, противодействие экстремизму;

• Духовность. Нравственность. Милосердие. Работа с социально незащищенными слоями населения, пользователями с ограниченными возможностями здоровья;

• Мероприятия, направленные на профилактику асоциальных явлений (наркомании, алкоголизм, курение). Популяризация здорового образа жизни;

• Продвижение книги, популяризация чтения;

Книга и семья. Формирование культуры семейных отношений;

• Содействие развитию художественно-эстетических вкусов. Эстетическое просвещение;

• Экологическое просвещение, экология человека;

• Работа в помощь профориентации;

• Культурно-досуговая деятельность, клубы по интересам.

Выше приведены основные тематические направления работы. Библиотеки вправе дополнительно ввести рубрики, являющиеся приоритетными в их деятельности, а также подчеркивающие актуальность и особое значение конкретной темы в конкретный период.

Организация взаимоиспользования библиотечного фонда через внутрисистемный обмен, межбиблиотечный абонемент, электронную доставку документов.

4.2. Справочно-библиографическая и информационная деятельность 4.2.1. Состояние и совершенствование СБА. Проблемы комплектования справочнобиблиографического фонда, качественные изменения в его составе и содержании.

4.2.3. Характеристика новых, созданных в отчетном году каталогов и картотек, результаты работы по редактированию уже существующих.

4.2.4. Справочно-библиографическое обслуживание (Приложение 13).

4.2.5. Формирование электронных библиографических ресурсов. Создание собственных баз данных.

4.2.6. Информационно обслуживание (работа с индивидуальными и коллективными абонентами).

4.2.7. Формирование информационной культуры пользователей (Приложение 14).

Информатизация библиотек. Внедрение новых технологий 4.3.1. Уровень обеспечения библиотеки компьютерной техникой. Оснащение компьютерами рабочих мест:

• специалистов, • пользователей.

4.3.2. Наличие (планируемое к приобретению) лицензионного программного обеспечения, тип операционных систем, офисных приложений (перечислить).

4.3.3. Наличие и тип локальной сети.

4.3.4. Автоматизация основных библиотечных процессов управленческих, технологических: комплектование, обработка и каталогизация и др.

4.3.5. Развитие сайта библиотеки, предоставление удаленного доступа к электронным ресурсам и виртуальным услугам библиотеки. (Укажите наличие виртуальных услуг, электронных ресурсов, размещенных на сайте в отчетном году, актуальность раздела «Новости», оптимизация сайта и др.) (Приложение 15).

4.3.6. Обеспечение доступа в Интернет (Приложение 16).

4.3.7. Наличие отделов (секторов) автоматизации, специалистов-программистов в библиотеках.

4.4. Внешняя деятельность библиотек 4.4.1. Библиотеки и социальное партнерство (творческие контакты и партнерские отношения с органами власти, государственными и другими организациями и структурами, межбиблиотечное взаимодействие).

4.4.2. Программно-целевая (проектная) деятельность как механизм социального партнерства.

4.4.3. Поддержка библиотек местным сообществом. Участие общественности в управлении библиотеками, попечительские, читательские Советы, привлечение библиотечных активов.

4.4.4. Рекламно-информационная деятельность.

5. Методическая работа по обеспечению деятельности библиотек В план работы (отчет) методического отдела включается методическая работа всех отделов центральной библиотеки, принимающих в ней участие, с указанием количества семинаров, консультаций, методических изданий, программ и др.

5.1. Задачи и основные направления организационно-методической деятельности (основные вопросы методической работы, задачи по интенсификации инновационной деятельности и т.д.).

5.2. Проведение мониторингов, анализа и осуществление прогнозирования развития библиотечного обслуживания населения муниципального образования (участие в федеральных, республиканских, муниципальных исследованиях, проведение исследований локального характера).

5.3. Выявление, описание инновационных форм и методов работы и внедрение их в практику работы библиотек.

5.4. Количественные показатели, определяющие объём методической работы (планируемые состоявшиеся):

• число и содержание (темы) обучающих мероприятий (совещаний, семинаров, занятий школ передового опыта, занятий школ молодого библиотекаря, мастер-классов, тренингов других используемых форм и др.);

• число и содержание выездов и посещений библиотек с целью осуществления экспертно-диагностической оценки деятельности библиотек муниципального образования, оказания им методической помощи;

• число и содержание (перечислить наименования) методико-библиографических материалов различных форм, инструктивных документов, положений и т.д., подготовка электронной продукции.

5.5. Изучение эффективности методов обучения персонала.

5.6. Штат методистов, возрастной состав, стаж, образование методистов.

6.1. Кадровое обеспечение деятельности библиотек: количественный и качественный состав, подбор, использование, укомплектованность штата, введение дополнительных штатных единиц, факты и причины сокращения штатных единиц (с указанием должностей), текучесть кадров.

6.2. Участие работников библиотек в работе органов МСУ, общественных организаций и т.д.

6.3. Предпринимаемые меры для закрепления кадров. Система стимулирования работников. Примеры установления органами местного самоуправления, предприятиями или организациями дополнительных льгот библиотечным работникам в счет средств местного бюджета или собственных ресурсов.

6.4. Меры, направленные на улучшение условий труда, решение проблем материального, бытового устройства, социальная поддержка работников библиотек.

6.5. Мероприятия по охране труда и оздоровлению работников.

6.6. Обеспечение программы непрерывного образования персонала, мероприятия по повышению квалификации кадров (перечислить формы, обозначить темы, осветить вопрос обучения персонала информационным и телекоммуникационным технологиям на рабочем месте; приложить план семинарских занятий библиотечных работников).

6.7. Дифференцированная подготовка и переподготовка кадров:

• по специальностям: руководители, методисты, библиографы (представить программы обучения отдельных групп специалистов);

• по уровням: федеральный, краевой, муниципальный (перечислить, где планируется или состоялось обучение).

7. Административно-управленческая деятельность 7.1. Меры по совершенствованию управления библиотеками муниципального образования: система управления библиотеками, структура аппарата управления.

7.2. Документационное обеспечение деятельности библиотек, библиотечных объединений муниципального образования, поселений, самостоятельных или входящих в состав других учреждений (Наличие Устава и/или Положения о библиотеке;

свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе; правила внутреннего распорядка; правила пользования учреждением; положения о структурных подразделениях библиотеки; положение об обработке персональных данных; технический паспорт библиотеки; инструкция по охране труда и технике безопасности; инструкция по пожарной безопасности; инструкция по электробезопасности; регламент предоставления услуг; стандарт качества услуг; паспорт услуг). Имеющееся подчеркнуть.

Внимание! Библиотекам, поменявшим статус в связи с 83-ФЗ, – приложить копию нового Устава.

7.3. Характеристика бюджета библиотек территории по основным источникам и статьям расхода. Уровень бюджетной обеспеченности библиотек поселений.

7.4. Мероприятия по укреплению финансовой базы, эффективному использованию ресурсов.

8.1. Обязательства учредителя по материально-техническому обеспечению библиотек.

8.2. Планируемые (предпринятые) меры для укрепления МТБ и технической оснащенности библиотек муниципального образования, поселений:

• обеспеченность площадями, соответствие размеров площадей требованиям «Модельного стандарта»;

• состояние зданий и помещений библиотек: примеры улучшения или ухудшения условий действующих библиотек, перевод их в помещения, не соответствующие требованиям охраны труда, хранения библиотечных фондов и библиотечного обслуживания населения, выселение по инициативе владельца помещения или другим причинам;

• состояние отопления (перечень не отапливаемых библиотек, имеющих печное отопление);

• наличие пожарно-охранной сигнализации, имели ли место факты прекращения деятельности библиотек по причине несоответствия требованиям пожарной безопасности;

• телефонизация: сколько библиотек не имеют телефонов, факты снятия или отключения телефонов (указать причины);

• оборудование библиотек, состояние библиотечной мебели и др.;

• сведения о наличии автотранспорта, о его состоянии и использовании;

• техническая оснащенность современной аудио, видео-, множительной техникой;

• обеспеченность и обновление библиотек специальным оборудованием и техническими средствами информатизации (Приложения 17, 18);

Информация о компьютерном парке библиотек (Приложение 19).

п/п комплектования (дать раскладку поступлений из республиканский бюджет (централизованные средства), платные услуги, Движение и состав фондов библиотек _ района (города) за 2011 г. (сведения из КСУ) Состоит на 01.01. Поступило за 2011 г.

Выбыло за 2011 г.

Состоит на 01.01. Причины списания документов из фондов библиотек _ района (города) за 2011 г.

1.1.

1.2.

- по причине уменьшения спроса 1.3.

- по другим причинам (перечислить) 1.4.

Сведения о поступлении обязательного экземпляра документов в библиотеки _ района (города) за 2011 г.

п/п Название издающей Периодические издания Отметка о поступлении ОЭД Книги, брошюры и др. виды Отметка о поступлении ОЭД Список отказов на чувашские, русские и зарубежные издания в библиотеках _ района (города) за 2011 г.

п/п Работа по формированию электронного каталога библиотек района (города) в 2011 г.

Количество записей на Количество записей, предоставленных в Количество записей, заимствованных из Количество записей, предоставленных в ретроспективную часть фонда Сводный каталог библиотек ЧР Сводного каталога библиотек ЧР сводную краеведческую БД статей Сеть библиотек _ района (города) по состоянию на 01.01.2012 г.

Деятельность клубов-библиотек _ района (города) за 2011 г. в абсолютных цифрах п/п Специализация (профилирование) библиотек _ района (города) п/п Плановые показатели деятельности библиотек района (города) на 2012 год Число пользователей Число документовыдач Число посещений Выполнение основных показателей деятельности библиотек района (города) за 2011 год Показатели деятельности библиотек района (города) за 2011 год Процент охвата населения библиотечным обслуживанием высчитывается по формуле: А/Ж*100%, где А - количество читателей библиотеки, Ж - число жителей муниципального образования.

Читаемость высчитывается по формуле: Ч=В/А, где Ч - читаемость, В - книговыдача, А - количество пользователей библиотеки.

Посещаемость высчитывается по формуле: Пос= П/А, где Пос - посещаемость, П - число посещений за год, А - количество читателей библиотеки.

Обращаемость высчитывается по формуле: Об=В/Ф, где Об - обращаемость, В - книговыдача, Ф - объем фонда Информация о выполненных справках в библиотеках _ района (города) за 2011 г.

Обеспечение компьютерной грамотности в библиотеках _ района (города) за 2011 г.

Веб-сайты библиотек _ района (города) по состоянию на 01.01.2012 г.

Обеспечение доступа библиотек _ района (города) к сети Интернет в 2011 г.

Наличие оргтехники в библиотеках _ района (города) на 01.01.2012 г.

ПК (не включая сервер) Копировально-множительная техника (всего) Принтеры (всего), в т.ч.:

3.1.

- струйные (цветные) МФУ (принтер+копир+сканер) 3.2.

Копировальные аппараты 3.3.

Мультимедийный проектор Источники бесперебойного питания Цифровой фотоаппарат Комплектующие (винчестер, CD-ROM, 11.

видеокарта, оперативная память и др.) Распределение оргтехники по центральной библиотеке и библиотекам _ района (города) на 01.01.2012 г.

Центральная библиотека Сельские, детские, городские библиотеки (сведения отдельно по каждой библиотеке) Информация о компьютерном парке библиотек района (города) на 01.01.2012 г.

* Пуск - Мой компьютер – Правой кнопкой мыши нажать «Свойства»

ВОПРОСНИК

1. Форма организации учреждения (казенное, бюджетное, автономное).

Наименование учреждения (по Уставу, Положению).

полное:_ сокращенное: _ 2. Регламентирующие документы:

наличие Устава, дата утверждения _ наличие Положения, дата утверждения _ 3. Статус сельских библиотек (самостоятельное учреждение, в составе какого-либо объединения и т.д.)_ 4. В связи с реализацией закона № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»:

4.1. Можно ли говорить об изменении уровня финансирования на 2012 г.?

- финансирование на прежнем уровне - увеличение - уменьшение 4.2.Изменилась ли форма взаимодействия с учредителем? Как Вы оцениваете изменения?_ _ 4.3. Каким образом муниципальный/государственный заказ повлияет на _ 5. Изменения по сети библиотек района/города (сокращение, преобразование) 6. Изменения по материально-технической базе:

сколько библиотек переведены в другие помещения (перечислить) сколько библиотек отремонтировано (перечислить) _ сколько библиотек расширили свои площади (перечислить) сколько библиотек газифицировано (всего, в т.ч. в 2011» г.) сколько библиотек не отапливается (перечислить) 7. Кадры:

число обучающихся (всего) число обучающихся в вузах по библиотечной специальности число обучающихся в ссузах по библиотечной специальности число обучающихся в других вузах и техникумах _ число работников, получивших в отчетном году почетные звания, награды (перечислить) _ число сокращенных работников число президентских стипендиатов 8.Участие библиотек в российских, республиканских конкурсах (перечислить) 9. Проектная деятельность библиотек (перечислить проекты, сумму грантов) 10. Рекламная деятельность. Характер сюжетов в СМИ:

количество сюжетов о работе библиотек на телевидении _ на радио количество статей в республиканской печати _ количество статей в районной печати _ количество статей в российских изданиях (перечислить публикации, авторов, источник) _ 11. Проблемы, требующие решения 12. Предложения отделу научно-исследовательской и методической работы НБ ЧР по улучшению его деятельности (в какой помощи нуждаются библиотеки республики)