«ПОДГОТОВКА И ЗАЩИТА ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ Учебно-методическое пособие для студентов специальности Документоведение и документационное ...»

Т. Н. Кондратьева, И. В. Скипина

ПОДГОТОВКА И ЗАЩИТА ВЫПУСКНОЙ

КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ

И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

Учебно-методическое пособие

для студентов специальности «Документоведение

и документационное обеспечение управления»

Издательство

Тюменского государственного университета 2007

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Т. Н. Кондратьева, И. В. Скипина

ПОДГОТОВКА И ЗАЩИТА ВЫПУСКНОЙ

КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ

И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

Учебно-методическое пособие для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Издательство Тюменского государственного университета УДК: 651.4 (075.8) ББК: У9(2)291.212.8я К Т. Н. Кондратьева, И. В. Скипина. Подготовка и защита выпускной квалификационной работы по документоведению и документационному обеспечению управления. Учебно-методическое пособие для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2007, 152 с.

Учебно-методическое пособие включает в себя описание всех этапов подготовки выпускной квалификационной работы, порядок её оформления и защиты в Государственной аттестационной комиссии. Пособие содержит рекомендации по сбору, анализу и систематизации материалов по теме исследования, предложения по расчетной части проекта, требования к оформлению содержания работы, сведения о порядке защиты квалификационной работы и основных критериях её оценки. Методические рекомендации, содержащиеся в пособии, подготовлены в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов.

Учебно-методическое пособие опубликовано на сайте ТюмГУ. Подготовка и защита выпускной квалификационной работы по документационному обеспечению управления (электронный ресурс) / Режим доступа http://www.umk.utmn.ru, свободный.

Рекомендовано к печати Учебно-методической комиссией Института истории и политических наук. Одобрено учебно-методической секцией Ученого совета Тюменского государственного университета.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ РЕДАКТОР: С. П. Шилов, зав. кафедрой документоведения и ДОУ Тюменского государственного университета, д-р ист. наук РЕЦЕНЗЕНТЫ: С. Н. Щербич, доцент кафедры документоведения и ДОУ Тюменского государственного университета, канд. ист. наук.

С. С. Пашин, зав. кафедрой отечественной истории Тюменского государственного университета, д-р ист. наук.

© ГОУ ВПО Тюменский государственный университет, 2007.

© Издательство Тюменского государственного университета, 2007.

© Т. Н. Кондратьева, И. В. Скипина, 2007.

Тамара Николаевна Кондратьева, Ирина Васильевна Скипина

ПОДГОТОВКА И ЗАЩИТА ВЫПУСКНОЙ

КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ

И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

для студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Подписано в печать 14.11.2007 г. Тираж 200 экз.

Объем_п. л. Формат 60х84/16. Заказ № Издательство Тюменского государственного университета

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Учебно-методическое пособие предназначено для студентов-выпускников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Института истории и политических наук Тюменского государственного университета. Методические рекомендации, содержащиеся в пособии, подготовлены в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта по специальности «Документоведение и ДОУ»;

Положения об итоговой государственной аттестации выпускников Тюменского государственного университета (утв. ректором ТюмГУ от 26.04.2000);

Положения об итоговой государственной аттестации выпускников вузов Российской Федерации (утв. приказом Министерства образования России от 25.03.2003 № 155);

государственном университете (утв. приказом ректора ТюмГУ от 04.03. № 63);

ГОСТ 7.1293. «Библиографическая запись. Сокращения слов на русском языке. Общие требования и правила»;

ГОСТ 2.10595. «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (в ред. Изменения № 1 от 22.06. № 117-ст);

ГОСТ 7.802000. «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления»;

ГОСТ 7.822001. «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов»;

ГОСТ 7.832001. «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»;

ГОСТ 7.322001. «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления»;

ГОСТ 7.12003. «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие правила и требования»;

ГОСТ Р1.52004. «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»;

ГОСТ 7.112004. «Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках в библиографическом описании».

Государственный образовательный стандарт по специальности определяет выпускную квалификационную работу как законченную общую или локальную оргпроектную разработку информационно-документационного обеспечения управления, выполненную на базе конкретной организации; теоретическую работу по проблемам документообразования, развития документа, систем документации или истории делопроизводства.

Написание диплома является заключительным этапом учебного процесса, научно-исследовательской, учебной, практической работы студентадокументоведа и имеет своей целью:

демонстрацию способностей по применению теоретических знаний при решении конкретных задач;

проявление навыков ведения самостоятельной работы и применения исследовательских методов;

выявление готовности студента видеть проблему, формулировать задачи, определять этапы и находить пути решения профессиональных задач;

определение уровня подготовки студента для ведения самостоятельной деятельности.

Учебно-методическое пособие подготовлено коллективом авторов:

разделы: I (1.1, 1.2, 1.3); II; III (3.1, 3.2); IV (4.1, 4.2, 4.6); V – Т. Н. Кондратьева; разделы: III (3.3); IV (4.3, 4.4) – И. В. Скипина.

Приложения 1–16, 18–25, 30, 31, 32 – Т. Н. Кондратьева; Приложения 17, 26–29 – И. В. Скипина.

Авторами предпринята попытка описать все этапы подготовки выпускной требованиями стандарта и организацию защиты в ГАК.

Структура и содержание учебного пособия построены с учетом опыта кафедры по выпуску специалистов-документоведов. К пособию приложен список тем дипломных проектов, разработанных студентами за прошлые годы.

Его задача помочь студенту найти точные формулировки, сделать важные специализациями «Документирование деятельности кадровых служб» и «Офисменеджер», в него включены теоретические, оргпроектные разработки.

рекомендаций позволит студентам избежать типичных ошибок и грубых просчетов, нередко встречающихся на страницах дипломных сочинений:

недостаточно глубокого анализа источников, отсутствия их классификации;

замены историографического обзора простым перечислением исследований;

соответствующего теме содержания; слабой методологической и теоретической проработки проекта, отсутствия проектной части, а также экономического обоснования рекомендуемых мероприятий по совершенствованию ДОУ;

слабого компьютерного и правового обеспечения; фрагментарного введения, неверной формулировки целей и задач работы; формального заключения, которое является абстрактным и не увязывается с содержанием исследования и др.

В пособии большое внимание уделяется подготовке проекта к предзащите, порядку проведения защиты. Здесь приведены необходимые рекомендации и полезные советы по оформлению приложений – документов и иллюстраций, а также примерная структура отзыва руководителя, рецензии и др. материалы.

Использование методических рекомендаций обеспечит единообразие в оформлении дипломных проектов и повысит качество их содержания. Одно из обязательных требований к защите – представление презентации дипломного проекта поможет продемонстрировать способности студентов к четкому структурированию материала и к использованию информационных и компьютерных технологий.

I. ОРГАНИЗАЦИЯ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

1.1 Этапы работы над выпускной квалификационной работой Определяя тему диплома, необходимо учитывать то, что она должна быть связана, во-первых, со специализацией, а во-вторых с курсовой работой, выполненной на пятом курсе. Сбор материала осуществляется в ходе прохождения преддипломной практики, хотя подготовку отдельных частей диплома следует начинать уже на ранних курсах обучения. Определяющим для выбора конкретной темы являются современные проблемы организации, выбранной в качестве объекта исследования, возможность собрать, обработать и подвергнуть верификации фактический материал.

Все возможные темы условно можно разделить на несколько групп:

отечественного делопроизводства, изучению процессов документообразования конкретного предприятия или органа государственной власти за определенный период, анализу делопроизводственных функций секретарей дореволюционной России и др.);

теоретические исследования (например, работы по основным проблемам документоведения, таким, как систематизация, классификация, унификация документов, типология делопроизводства в России и зарубежных странах;

возможно изучение развития носителей документированной информации, эволюции документа и т. д.);

историографические исследования (например, проведение анализа представлений у отечественных специалистов о роли документа в управленческой сфере за определенный период или историографического обзора по узкой проблематике);

дипломные работы, носящие прикладной характер. Возможны различные варианты подобных исследований: по документированию деятельности организации, государственных органов власти различного уровня, их структурных подразделений; по организации работы с документами; по автоматизации делопроизводственных процессов. Интерес представляют оргпроектные разработки по внедрению автоматизированных или иных систем делопроизводства. Студенты могут разработать и предложить комплекс организационно-правовых документов для недавно созданной фирмы или для вновь образованного структурного подразделения (например, по организации труда или в области системы менеджмента качества и др.). Кроме того, возможно написать работу, анализирующую делопроизводственную деятельность конкретных должностных лиц (секретарей, делопроизводителей, офис-менеджеров и др.). В частности, темы дипломных работ, посвященных работе секретаря руководителя занимают значительное место среди направлений, выбираемых выпускниками. Приветствуются исследования, направленные на анализ какой-либо конкретной системы документации:

кадровой, бухгалтерской, статистической, Пенсионного фонда и др. Более того возможно изучение отдельных комплексов документов организации плановой, отчетной, организационно-правовой и др. документации.

Формулировка темы может быть связана с дисциплинами специализации учебного плана. В частности, студенты, обучающиеся по специализации «Документирование деятельности кадровых служб» часто формулируют темы следующим образом: «Документирование трудовых правоотношений в организации…» или «Унификация кадровой документации…», «Автоматизация кадрового учета в организации» и т. п. Темы, связанные со специализацией «Офис-менеджер» могут звучать так: «Организация работы с документами в приемной директора предприятия», «Автоматизация делопроизводственной деятельности офис-менеджера организации» и т. д.

Студенту-выпускнику необходимо внимательно отнестись к формулировке темы. Название должно быть точным, ясным, информативным, кратким. В заглавии не допускается двусмысленность, тавтология, нераскрытые аббревиатуры (кроме общепринятых), термины. Название организации объекта исследования тщательно уточняется по учредительным документам, при необходимости для филиалов указывается вышестоящая организация.

Выбранная тема определяет содержание диплома. Например, если название работы «Совершенствование кадровой документации в ООО «Анкор»

г. Тюмень», то автор все исследование посвящает экономически обоснованным рекомендациям для того, чтобы реально повысить качество документирования трудовых отношений в организации. В случае, когда тема посвящена организации делопроизводства конкретного предприятия, то необходимо проводить исследование не только процессов документирования, но и различных технологий работы с документами включая, безусловно, и компьютерные технологии регистрации, систематизации и хранения документов в текущем делопроизводстве. При формулировке названия диплома «Организация работы с документами в...» не предполагается глубокий анализ документов с точки зрения их оформления.

преддипломной практики, в ходе которой осуществляется сбор и анализ информации об объекте исследования организации или ее структурном подразделении, а именно: о направлениях деятельности, о состоянии делопроизводства. По итогам преддипломной практики оформляется отчет, в котором также как в дипломе излагается история создания организации, ее цели, задачи, описывается менеджмент и оргструктура, определяется объем, характер, особенности, конкурентные преимущества и очевидные недостатки деятельности делопроизводственной службы или секретаря в системе управления.

Кафедра ведет автоматизированный учет тематик дипломов за прошлые годы и имеет возможность контролировать повтор названий. В Приложении содержится примерный перечень тем с учетом специализаций.

Возможные варианты тем дипломов составляют преподаватели кафедры.

Кроме того проблематика исследований может быть предложена предприятиями, организациями, учреждениями.

Ежегодно примерная тематика выпускных квалификационных работ обновляется и утверждается на заседании кафедры. Студент вместе с научным руководителем уточняет формулировку темы, руководствуясь возможностями доступа к информации, документам и профилем организации.

При выборе темы выпускной квалификационной работы необходимо учитывать актуальность проблемы, практическую значимость для конкретной организации. Избранная тема оформляется заявлением студента с просьбой утвердить ее. Заявление визируется научным руководителем и заведующим кафедрой. Пример оформления заявления содержится в Приложении 2. На основании заявлений лаборант кафедры печатает тематику, которая утверждается на заседании кафедры в начале учебного года. Назначение научного руководителя осуществляется одновременно с закреплением темы выпускной квалификационной работы за студентом и оформляется одним распоряжением директора Института не позднее 3 месяцев до защиты.

Изменение в название темы, связанное например, с реорганизацией предприятия, можно внести в дальнейшем только через составление нового заявления, которое также должно быть согласовано с научным руководителем и заведующим кафедрой и не позднее, чем по истечении 1/3 срока, отведенного на подготовку выпускной квалификационной работы. Изменение темы оформляется распоряжением директора Института. Несанкционированное отступление от утвержденной кафедрой темы не допускается. Тема диплома не должна повторять название предшествующих работ в течение пяти лет.

1.1.3 Составление графика работы над дипломным проектом План работы над дипломом оформляется в виде графика в табличной форме (Приложение 3). График составляется студентом самостоятельно и согласовывается с научным руководителем, который утверждает данный документ. Подпись студента при этом обязательна. Один экземпляр графика сдается руководителю, который осуществляет контроль исполнения плана в установленные сроки. В течение года графики хранятся в деле кафедры. По желанию руководителя в нем делаются различные отметки о ходе подготовки исследования. На предзащите дипломов научные руководители сообщают членам кафедры о том, насколько точно студенты исполняли график работы над проектом.

1.1.4 Подготовка к преддипломной практике и ее прохождение Подготовительным этапом при разработке темы является преддипломная практика, ее руководителем от вуза назначается научный руководитель. До начала практики изучаются теоретические материалы, связанные с темой диплома, законодательные, нормативные акты по различным аспектам проблемы. Студент должен представить руководителю примерный библиографический список, который в дальнейшем будет уточняться. В общем определяются цель и задачи будущего исследования. Составляется черновой вариант содержания диплома, утверждаемый научным руководителем. Один экземпляр напечатанного содержания сдается руководителю. Все последующие уточнения содержания согласовываются с ним.

В ходе преддипломной практики сбор материала осуществляется в соответствии с поставленными задачами будущего проекта выпускной квалификационной работы. Практика проводится на базе организации, выбранной в качестве объекта исследования. Типовыми задачами, решаемыми при прохождении практики, являются:

– изучение организационно-правовых документов, структуры, основных направлений деятельности организации;

– оценка нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводство;

– изучение текущей документации в соответствии с названием темы выпускной квалификационной работы.

Студенту рекомендуется делать выписки из документов, знакомиться с сотрудниками; изучать профессиональный состав, квалификационный и образовательный уровень кадров (по категориям персонала, занимающегося организацией делопроизводства). Помощь выпускникам во время прохождения преддипломной практики оказывают как научный руководитель, так и руководитель от организации. Студенты могут также получить компетентную консультацию специалистов организации. Необходимо полностью и самостоятельно выполнить все задания, предусмотренные программой и календарным графиком практики.

Собранная информация изучается, систематизируется, проводится отбор и анализ материалов, формулируется собственная точка зрения автора по дискуссионным вопросам, относящимся к теме исследования. Определяются задачи по проектированию недостающих в организации документов, разрабатываются практические рекомендации на основе проведенного анализа.

Завершающий этап преддипломной практики – написание отчета, который составляется студентом самостоятельно в соответствии с записями в дневнике практики. Объем отчета от 30 до 50 страниц, его структура состоит из следующих разделов: введения, основной части и заключения, а также различных приложений. Основная часть отчета близка к содержанию диплома.

Отчет сдается научному руководителю, практикуется проведение его защиты.

1.1.5 Работа над текстом выпускной квалификационной работы Главы дипломной работы пишутся согласно задуманного содержания.

Работа над основной частью предшествует написанию введения и заключения.

Особое внимание следует обращать на качество разрабатываемых студентом проектов документов. Проектная часть должна соответствовать задачам исследования и разрабатываться дипломником самостоятельно. Возможно проектирование отдельных частей многостраничных документов, которое оформляется в виде дополнений и изменений к действующим локальным актам.

Черновые материалы сдаются руководителю в соответствии с графиком. С учетом замечаний научного руководителя осуществляется оформление дипломного проекта в соответствии с требованиями данного научнометодического пособия и нормативных актов по делопроизводству и архивному делу.

1.1.6 Предзащита выпускной квалификационной работы Проект диплома представляется научному руководителю за 10 дней до предзащиты. График предзащиты утверждается заведующим кафедрой. На заседании кафедры студент присутствует лично, в ходе которого может уточняться содержание диплома. Его печатный вариант необходимо раздать всем членам кафедры. На отдельном листе указывается название темы, затем следует содержание, оформленное в установленном порядке. На заседании все члены кафедры обсуждают логику исследования, вносят корректировки в формулировки названий глав и подразделов, дают рекомендации, заслушивают отчет студента о проделанной работе.

В устном сообщении необходимо изложить:

– актуальность темы, цель, задачи;

– краткое содержание разделов;

– выводы по главам;

– обоснование выбора документов для проектирования;

– степень готовности дипломной работы.

После краткого выступления студента (57 минут) члены кафедры задают ему вопросы, выслушивают мнение научного руководителя. Если научному руководителю не представлялся текст диплома, студент к предзащите не допускается. Повторное обсуждение назначается специальным решением кафедры. Дипломник должен учитывать замечания, сделанные ему научным руководителем и членами кафедры. На заседании кафедры также утверждается список рецензентов от организаций, поэтому заранее необходимо уточнить название должности, фамилию, имя, отчество рецензента. Списки дипломников, с указанием тем и рецензентов, представляются в деканат для формирования графика защит.

Представление окончательного варианта диплома, подписанного студентом, рецензентом от организации, научным руководителем, заведующим кафедрой и директором института обязательно за 3 дня до официальной защиты.

Переплетенная работа сдается секретарю ГАК. Заранее готовится текст выступления (710 минут) и презентация (не менее 10 слайдов). В сообщении необходимо отразить актуальность, цель, задачи, степень изученности темы, дать классификацию источников, отметить наличие неопубликованных источников, перечислить проекты документов, разработанных автором, сделать выводы по главам, определить эффективность предлагаемых мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Непосредственное руководство выпускной квалификационной работой студента осуществляет научный руководитель. Прежде всего, он должен ознакомить студента с требованиями, предъявляемыми к диплому, помочь в выборе направления исследования и в редактировании формулировки темы.

Тема выбирается из примерного перечня, утвержденного кафедрой, но конкретизируется и грамотно формулируется. Студент может предложить тему, не включенную в тематику кафедры. Руководитель визирует заявление об утверждении темы и график работы над дипломом. Явка на консультации руководителя обязательна.

Функции научного руководителя:

практическая помощь в разработке плана выполнения выпускной квалификационной работы;

оказание помощи в выборе методики проведения исследования;

литературы;

систематический контроль за подготовкой диплома в соответствии с графиком;

проверка, корректировка текста исследования, подготовленного студентом, оформленного без ошибок и опечаток;

оценка качества выполнения выпускной квалификационной работы в соответствии с предъявляемыми к ней требованиями;

проведение консультаций по подготовке доклада и презентации к защите;

организация предзащиты.

Научным руководителем выпускных квалификационных работ могут быть штатные сотрудники кафедры и совместители (профессора, доценты кафедры, а также старшие преподаватели, имеющие достаточный опыт научной и педагогической работы, высококвалифицированные специалисты предприятий, организаций, учреждений). В исключительных случаях научными руководителями могут назначаться ассистенты кафедр. Студент-дипломник не менее двух раз в месяц отчитывается перед руководителем о подготовке проекта диплома. Консультации назначаются преподавателем, информация о них вывешивается на доске объявлений. Научные руководители информируют кафедру о несоблюдении студентами установленных графиков, дают согласие на представление работ к защите, оценивают качество проекта, составляют отзыв.

1.3 Критерии оценки выпускной квалификационной работы Оценка выпускной квалификационной работы заключается в определении уровня как теоретических знаний, так и практических навыков студента.

Дипломная работа, представленная к защите, должна соответствовать квалификационным требованиям государственного образовательного стандарта по теме, по содержанию, направлениям специальности и носить документоведческий характер. В организационный проект необходимо включить приложения (документы, разработанные автором, увязанные с контекстом темы, иллюстрации). В оформлении и в литературном стиле работы не допускаются ошибки. В ходе защиты студент должен демонстрировать способность вести дискуссию, адекватно отвечать на вопросы членов Государственной аттестационной комиссии.

По совокупности критериев студенту выставляется оценка «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», для более объективного подведения итогов применяется балльная система. Студент, набравший 100–120 баллов, может рассчитывать на оценку «отлично», 70–90 баллов на оценку «хорошо», 40– баллов на оценку «удовлетворительно». Основные показатели, которые учитываются при подведении итогов, представлены в таблице (Приложение 4).

II. СБОР МАТЕРИАЛА ДЛЯ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТА

К изучению проблемы, обозначенной в теме, следует приступить с подбора литературы общего характера и специальных исследований. Это важно для того, чтобы четко определить место темы, выбранной для выпускной квалификационной работы, в современной науке. Необходимо выяснить с каких позиций она уже изучена и определить направления собственного исследования данной проблемы, чтобы внести свой оригинальный вклад.

В ходе дипломного проектирования применяется различная литература:

монографии, практические пособия, справочники, а также статьи, публикуемые в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Кадры предприятия», «Справочник кадровика» и др.

Примерный перечень периодических изданий, рекомендуемых студентам, дан в Приложении 5. Интересную информацию можно найти в сборниках научных статей. Полезно изучить материалы конференций, проводимых ежегодно ВНИИДАД и вузами страны.

Дипломная работа выполняется на основе глубокого изучения источников:

законодательных актов Российской Федерации, касающихся деятельности организации и отдельных аспектов делопроизводства; указов Президента Российской Федерации; постановлений исполнительных органов власти Российской Федерации по вопросам темы; инструктивных и методических материалов по делопроизводству; статистических материалов; организационноправовых документов, текущей документации организаций. Безусловно изучаются только те материалы, анализ которых необходим для раскрытия темы. Это может быть плановая, отчетная, распорядительная, учетная и др.

документация. Необходимо определить период, за который используются документы (за год, за три года и т. п.), причем этот выбор важно обосновать.

Для изучения темы по истории делопроизводства необходим сбор архивных источников. В этом случае студент берет на кафедре письмо-отношение (Приложение 6). Целесообразно в качестве источников использовать материалы, полученные в ходе интервьюирования.

Работая над научно-справочным аппаратом следует делать выписки и конспекты, при этом необходимо фиксировать сведения об авторе, источнике информации (название, место и год издания, издательство, номера страниц).

Сбор практического материала обязателен для прикладных исследований.

К числу основных источников относятся: учредительные документы организаций, различные инструкции и положения, номенклатуры дел, графики, планы, отчеты и прочие документы. В ходе их изучения появляется представление о структуре организации, направлениях ее деятельности, должностных обязанностях сотрудников, состоянии делопроизводства и др.

Большое значение имеет исследование текущей документации с точки зрения содержания и оформления. Если тема посвящена анализу технологий работы с документами в организации, то последовательно рассматриваются такие операции как первичная обработка документов, регистрация, движение документов, контроль за сроками их исполнения, систематизация, текущее хранение. Изучение локальных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство организации, целесообразно начать с выявления инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел. Уточняется, когда эти документы были утверждены, проверяется их соответствие установленной форме и главное, полнота содержания, правильность формулировок, логика расположения структурных частей.

Особое внимание следует уделять изучению автоматизированных систем управления и ДОУ. Анализ принимаемых в организации автоматизированных систем необходимо включать в диплом по любой теме (для оргпроектных работ). Студент может дать рекомендации по их выбору. В случае, если в целом, выпускная квалификационная работа посвящена автоматизации делопроизводственных процессов, то работа будет иметь некоторую специфику необходимо отразить какие правила применяются при работе с электронными документами, какая часть документооборота автоматизирована, а какая ведется традиционно. Студент должен дать оценку существующих систем документации и рекомендовать внедрение автоматизированных систем ДОУ. Организация проектирования АС ДОУ включает подготовку плана мероприятий по автоматизации, разработку и согласование технического задания на проектирование, планирование мероприятий по обучению сотрудников, определение этапов внедрения или усовершенствования АС ДОУ. При этом дипломник проектирует комплекс взаимоувязанных документов, полностью определяющих технические требования, проектные и организационные решения по созданию и функционированию АС. В пакет документов включается рабочая документация, технорабочий проект, эксплуатационная документация, предусмотренная соответствующими стандартами. Необходим также расчет управления (АСУ) или автоматизированной системы управления документацией (АСУД).

организации проводится анализ полноты состава документации по управлению соответствие или несоответствие их оформления правилам. Требуется оценить организации (как ведется регистрация, учет, хранение и проч.) Таким образом, проводится предпроектное обследование состояния делопроизводства в организации. При этом студенты применяют различные методы исследования, которые будут описаны во введении диплома. В ходе предпроектного исследования с согласия работников составляется фотография рабочего дня (например, секретаря), проводится анализ материалов. Все данные фиксируются. Заполняется на каждый документ карта, куда вносятся все сведения о нем. Форма карты разрабатывается студентом в зависимости от темы диплома. Примерная форма карты документа дана в Приложении 7.

Весь необходимый собранный материал студенты систематизируют, существующих правил, на основе которых формулируются предложения по ликвидации недостатков и совершенствованию делопроизводства в целом.

организационно-правовых документов, студент разрабатывает их проекты, проекта, выбор программ для автоматизации делопроизводственных процессов должен быть обоснован. Рекомендоваться могут не только программы, но и их новые версии.

Теоретические и исторические исследования требуют использования архивных источников. Необходим сравнительный анализ различных точек зрения по узкой проблеме. Для разработки темы по истории делопроизводства за определенный период необходимо найти максимум имеющихся нормативных актов по делопроизводству, действующих в то время как на общегосударственном, так и на местном уровне. Важно выяснить соответствие анализируемых материалов действующим нормативам по составу документов, их оформлению и обработке.

Когда весь собранный материал будет проанализирован, начинается работа над текстом выпускной квалификационной работы.

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ

РАБОТЫ

3.1 Композиция выпускной квалификационной работы Основными структурными элементами диплома являются:

– титульный лист;

– содержание;

– введение;

– основная часть;

– заключение;

– список источников и литературы;

– приложения.

На титульном листе последовательно указываются наименование учебного заведения, тема (печатается без кавычек и без слова «тема»), сведения об авторе, научном руководителе, место и год защиты. Точки в конце строк не ставятся. Пример оформления титульного листа дан в Приложении 8.

На втором, следующим за титулом, листе также печатается информация о вузе, о теме, кроме этого указываются должность, фамилия, инициалы рецензента от организации, научного руководителя, заведующего кафедрой и директора института. При подписании данные должностные лица должны поставить дату.

Если приложения брошюруются в отдельный том, то для него печатается один титульный лист и содержание приложений (Приложение 9).

«СОДЕРЖАНИЕ» печатается прописными буквами, ниже располагается слово «ВВЕДЕНИЕ» без указания номера. Далее последовательно размещаются заголовки глав (прописными буквами через один межстрочный интервал).

Между главами делается пропуск в 2 межстрочных интервала. Заголовки подразделов печатают строчными буквами, начиная с прописной, порядковая нумерация арабскими цифрами. Разбивку подразделов делать не нужно. Точки в конце названий глав и подразделов не ставятся. Целесообразно выделять три главы, в которых есть два-три подраздела. Затем в содержании указываются «ПРИЛОЖЕНИЯ» (прописными буквами). С правой стороны располагают номера страниц, с которых начинается изложение всех структурных частей содержания. Название приложений в содержании диплома не указывается.

Пример оформления содержания в Приложении 10.

Введение рекомендуется начинать с 2–3 вводных абзацев, желательно по существу темы. Затем обосновывается актуальность темы, ее научное и практическое значение. Определяется объект, предмет, дается им краткая характеристика. Объект может быть обозначен в широкой или узкой трактовке.

Объектом оргпроекта может быть организация, ее структурное подразделение, система документации. Предмет определяется несколько уже это лишь определенная часть документов, напрямую связанных с обозначенной проблемой в названии диплома. Для исторических, теоретических работ в качестве объекта могут быть заявлены какие-то взаимодействия, связи, исследований определенный элемент процессов (конкретная проблема, дискуссия и т. д.).

Для того, чтобы поставить цель, задачи исследования необходимо определить степень изученности темы, т.е. сделать глубокий анализ используемой литературы с точки зрения значимости для избранной темы. Всю литературу следует систематизировать, анализ проводить по проблемнохронологическому принципу, ссылки (постраничные) при этом на упоминаемые работы обязательны. После вывода о том, насколько исследована тема, формулируется цель, задачи исследования. Формулировкам задач следует уделять особое внимание. Глагол «Изучить» в формулировках задач применять не рекомендуется. Например, перечисление задач в тексте введения можно оформить следующим образом:

– исследовать законодательное и отраслевое регулирование вопросов кадровой работы;

– рассмотреть теоретические положения функционирования кадровой службы;

– проанализировать имеющиеся организационно-правовые документы фирмы;

– разработать положение о дисциплине труда;

– спроектировать и внедрить положение о коммерческой тайне.

Располагаются задачи в соответствии со структурой диплома.

Проводится классификация и анализ источников, подчеркивается степень их полноты, а также значимость для дальнейших построений автора диплома.

Необходимо подчеркнуть, что до анализа дается классификация источников.

Они перечисляются по значимости (сначала законодательные акты, затем нормативно-правовые и т. д.).

При анализе источников необходимо определять его вид, отмечать наиболее важные положения для изучения темы. Ссылки на анализируемые во введении материалы обязательны. Описываются как опубликованные, так и неопубликованные источники. Не следует подменять анализ формальным их перечислением. Уточняется, за какой период использовалась текущая документация организации. Для исследования по истории делопроизводства или на теоретическую тему определяются хронологические рамки.

В заключительной части введения описываются методы, их обязательно следует соотнести с задачами исследования. Необходимо помнить, что методологическая часть – это не просто обязательный ритуал. Следы используемого инструментария должны постоянно встречаться на страницах основной части диплома. Далее рекомендуется обосновать структуру работы.

Введение составляет 1015 страниц. Таким образом, последовательность изложения информации во введении приблизительно одинакова. Примерная структура введения дана в Приложении 11.

Основная часть выпускной квалификационной работы определяется темой. Теоретические и исторические работы могут содержать следующие разделы: историографический обзор по теме с оценкой существующих взглядов на проблему; историю вопроса; идеи автора, результаты исследования (пример содержания диплома по истории делопроизводства дан в Приложении 12).

Оргпроектные разработки, как правило, включают характеристику деятельности и структуры организации, регламентацию ее функционирования в локальных нормативных актах; анализ документационного обеспечения деятельности организации; рекомендации по рационализации делопроизводства с разработкой необходимых организационно-правовых и методических делопроизводственных процессов, данные в дипломной работе, проводились с оценкой их эффективности (пример структуры оргпроектного диплома в Приложении 13).

Оригинальное содержание имеют выпускные квалификационные работы, посвященные анализу или внедрению автоматизированных систем ДОУ (пример содержания в Приложении 14). В исследовании организации секретарского обслуживания руководителя следует, в основном, уделять внимание анализу делопроизводственных функций (пример содержания в Приложении 15). Структура содержания выпускной квалификационной работы, посвященной исследованию системы кадровой документации, кадровому делопроизводству определяется формулировкой темы (Приложение 16).

В заключении дипломной работы делаются, как правило, краткие выводы и предложения, вытекающие из исследования. Студент должен изложить свои взгляды по основным вопросам темы и отметить, насколько удалось выполнить поставленные во введении задачи. Возможно изложение перспективы дальнейшей работы над темой и внедрения оргпроектной разработки. В заключении не должно быть ссылок, аргументов, полемики. Выводы необходимо делать логичными, стилистически и лексически соответствующими основному тексту исследования. После текста располагается список источников и литературы, а затем приложения.

Список источников и литературы в черновом варианте составляется еще до начала преддипломной практики. В ходе изучения темы он расширяется и уточняется. Все источники и работы, на которые делаются ссылки, включаются в библиографическое описание. Структура списка состоит из двух частей «ИСТОЧНИКИ» и «ЛИТЕРАТУРА». Источники располагаются в соответствии со значимостью: сначала законодательные и подзаконные акты, нормативные, методические материалы, а затем неопубликованные источники. Они систематизируются внутри каждого вида по хронологии. Архивные источники группируются по названиям архивов с указанием номеров и названий фондов, номеров описей, дел, листов. К неопубликованным источникам также следует отнести организационные и нормативные документы предприятий с указанием их названия, даты утверждения и ссылкой на текущий архив. Документы текущего делопроизводства (приказы, акты, протоколы и др.), тоже являющиеся источниками, как правило, в список не включаются.

Список литературы составляется по алфавиту – первой букве фамилий авторов. В раздел «ЛИТЕРАТУРА» включаются монографии, практические пособия, статьи и др. (не менее 50–60 наименований). Справочники, энциклопедии указываются отдельной группой ниже литературы. По каждому наименованию указываются все сведения: автор, название, место и год издания, страницы. Учебники в общий список не включаются. Классификация исследований возможна по желанию автора. Литература на иностранных языках выделяется в самостоятельный подраздел и систематизируется по алфавиту фамилий авторов. Библиографическое описание содержит сведения об электронных ресурсах. Все единицы библиографии нумеруются арабскими цифрами в пределах подраздела. Например:

1. ЛИТЕРАТУРА Пример оформления списка источников и литературы в Приложении 17.

Приложения располагаются после списка источников и литературы в логической последовательности по мере упоминания в тексте, нумеруются с указанием раздела (Например 1.2, где цифра 1 обозначает раздел (главу), а цифра 2 – номер приложения. Знак № при такой нумерации не указывается.

Количество приложений определяется студентом-дипломником. Желательно включать в приложения не только разработанные проекты документов, но и таблицы, графики, схемы, глоссарий, списки сокращений слов. Копии документов организации, как правило, не прилагаются к диплому, хотя могут использоваться в качестве раздаточного и презентационного материала для членов комиссии в ходе защиты. При этом копии должны быть заверены организацией. Все приложения не только нумеруются, но имеют заголовки, на них ссылаются в тексте (в скобках). Например, (Приложение 1.1.) или (Пример оформления дан в Приложении 3.2). Если приложений много, они могут быть переплетены в отдельный том, который должен включать титульный лист, содержание приложений с указанием их номеров, названий и страниц, с которых они начинаются. Каждое приложение начинается с нового листа.

Нумерация страниц текста диплома и приложений, объединенных в один том, – сквозная, а если приложения определены в отдельный том, то нумерация самостоятельная в каждом томе. В случае, когда приложение подготовлено на основе источника, внизу первой страницы приложения делается ссылка на него (пример в Приложении 18).

Поскольку диплом является квалификационной работой, её стилю следует уделять серьезное внимание. Уже выработались определенные традиции применения письменной научной речи. Язык и стиль научного исследования сложились под влиянием академического этикета. Академический стиль это совершенно особый способ подачи текстового материала. Для научного текста характерен формально-логический принцип изложения информации. Научное изложение состоит главным образом из рассуждений, целью которых является обоснование истины. Автор, привлекая точки зрения специалистов, дает собственную интерпретацию выявленных в результате проведенного исследования фактов.

Для научного текста характерна связность структурных частей и смысловая законченность. Выпускная квалификационная работа не должна содержать далеких от темы отступлений. Культура научного изложения характеризуется определёнными показателями.

исследованию. Это качество достигается за счет исключения не несущих никакой смысловой нагрузки слов, словосочетаний и предложений. К речевой избыточности следует отнести и чрезмерное употребление терминов, иностранных слов, ненужных повторений (тавтология), канцеляризмов.

2. Смысловая точность одно из главных условий, обеспечивающих научную и практическую ценность выпускной квалификационной работы.

Необходимо выбрать верную тональность изложения материала. Не должно быть противоречивости в отдельных частях текста. Необходимо писать просто и понятно. Точность научной речи обусловлена не только целенаправленным выбором слов и выражений, но и применением грамматических конструкций, в которых соблюдаются нормы связи слов во фразе.

3. Ясность это способность автора писать доступно и доходчиво. Текст должен читаться легко. Однако нельзя отождествлять простоту и примитивность.

Для стиля научного изложения характерны грамматические особенности.

Следует отметить применение в тексте большого количества существительных с абстрактным значением, а также отглагольных существительных (исследование, рассмотрение, анализ, изучение и т. п.). В научной прозе широко используются слова и выражения «наиболее», «наименее», «по всей видимости», «на наш взгляд» и др. Авторская позиция, конечно, выражается, но местоимения «я», «моя точка зрения» и т. п. должны отсутствовать.

Научный текст содержит различные средства связи. Например на развитие мысли автора указывают слова «вначале», «прежде всего», «затем», «вопервых», «во-вторых», «итак» и др. Противоречивые точки зрения можно соединить выражениями «между тем», «в то время как», «тем не менее».

Причинно-следственные отношения передаются применением слов и словосочетаний «следовательно», «поэтому», «благодаря этому», «вследствие этого», «кроме того», «к тому же». Сделать вывод, подвести итог можно с помощью таких связок как «итак», «таким образом», «в заключении отметим», «все сказанное позволяет сделать вывод», «подведем итоги», «следует отметить». Перечисленные словосочетания способствуют рубрикации текста и помогают объединить переходы авторской мысли.

С большим вниманием и осторожностью следует применять термины и определения. Документоведение, делопроизводство характеризуются особой профессиональной лексикой. Устоявшиеся понятия закрепляются в терминологических ГОСТах и словарях. Данные терминологические системы должны использоваться, однако следует иметь ввиду, что в трактовках понятий, закрепленных в законодательных актах, могут быть изменения и их нужно учитывать. В любом случае, ссылка на источник опубликования термина обязательна.

Облегчить редактирование стиля может компьютер. Существуют различные текстовые редакторы, помогающие исправить ошибки. Редактирование содержательными, формальными и стилистическими требованиями к научному изложению.

3.3 Объект и методы дипломного проектирования Объектом проектирования являются содержание и организация труда персонала управления, в том числе на уровне служб, подразделений и рабочих мест.

Объектом комплексного проектирования является процесс управления организацией или проектирование функциональной структуры управления, рационализация технологии выполнения наиболее массовых и объемных видов работ, активизация рабочего времени большого количества сотрудников, комплексная рационализация документирования и документационного обеспечения управления, создание систем документации и передачи автоматизация труда.

Комплексный организационный проект предполагает, как минимум, наличие или проектирование следующих документов:

– схемы организации управления;

– положений о подразделениях;

– правил внутреннего распорядка работы;

– положений о линейных и функциональных руководителях;

– положений об организации контроля исполнения документов, о работе с конфиденциальной информацией; планов работы структурных подразделений организации;

– инструкций по делопроизводству;

– должностных инструкций персонала.

Схема организации управления представляет собой систему с учетом иерархии и специфики системы руководства, вершинами которой являются функциональные, производственные подразделения и линейные руководители, а ребрами – линии, отображающие административную и функциональную подчиненность.

Положения о подразделениях включают цель, задачи подразделения, компетенцию, взаимоотношения с другими организационными структурами, сведения о технических средствах, необходимых в работе, схему управления отделом с указанием связей административного и функционального подчинения, а так же порядок взаимодействия между структурными единицами подразделения, организационно-технологическую схему процесса управления с указанием последовательности выполнения процедур.

Правила внутреннего трудового распорядка составляются на основе положений, изложенных в Трудовом кодексе Российской Федерации. Внесения изменений в организационные документы осуществляются в соответствии с требованиями законодательства и устава организации.

Состав документов комплексного оргпроекта включает положения о линейных и функциональных руководителях, их права и ответственность, перечень основных обязанностей, квалификационные требования, перечень подчиненных им подразделений, и руководителей, порядок взаимодействия с другими руководителями, должностные инструкции сотрудников подразделения.

Должностные инструкции содержат квалификационные требования, перечень функций выполняемых данным должностным лицом, подчиненность, порядок взаимодействия с другими работниками.

Объектом комплексного проекта может быть система ДОУ, ИОУ, управления персоналом организации. В этом случае проект предполагает комплексное проектирование пакета документов, относящихся к данной сфере деятельности. Например, комплексный проект по управлению персоналом предполагает наличие следующих документов:

устава;

правил внутреннего трудового распорядка;

книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

должностных инструкций;

положения о персональных данных работников; положения об оплате труда;

положения о премировании и моральном стимулировании сотрудников;

положения об охране труда;

инструкций по охране труда;

журналов ознакомления с инструкциями;

графиков отпусков;

положения о коммерческой тайне;

коллективного договора;

трудовых договоров;

приказов (о приеме и увольнении сотрудников, отпусках);

личных карточек работников;

трудовых книжек;

табелей учета рабочего времени;

графиков (учета сменности, повышения квалификации, аттестации).

Объектом локального проектирования является содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и отделов, то есть на конкретных участках работы. Объектом локального проектирования являются звенья документационного обеспечения управления, технологической, информационной, организационной, нормативной, кадровой подсистем управления. Локальный характер может иметь проект оснащения подразделений организации новой компьютерной техникой, передовым программным обеспечением, автоматизация и оптимизация условий труда сотрудников. Результатом локального проекта является разработка мероприятий по рационализации конкретных видов деятельности, выполняемых в аппарате управления или на отдельных участках работы.

В процессе проектирования используются общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных особенно эффективны методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных особую актуальность приобретают методы моделирования, системного, экспертного и дисперсионного анализа, важен метод аналогий, а так же статистический, математический, описательный, комплексный методы, эффективны методы выделения главного звена и экспериментальный. Например, метод наблюдения за работой специалистов организации дает возможность осуществить расчет затрат рабочего времени на конкретный вид работы, фотография рабочего дня, хронометраж, метод моментных наблюдений позволяют выяснить возможности дальнейшей рационализации труда на конкретном рабочем месте. Результативны и методы интервьюирования. В процессе непосредственного проектирования не обойтись без применения методов моделирования, использования графиков, таблиц, диаграмм. Для обоснования рациональных рекомендаций по организации управленческого труда исследователи опираются на экспертный и опытный методы, методы диагностики и моделирования. Особенно актуальны в процессе расчета эффективности проекта сетевой и матричный методы, методы корреляционного, дисперсионного и функционально-стоимостного анализа, нормирования труда. Традиционно подчеркивается значимость методов материального и морального стимулирования, особенно важных на этапе внедрения проекта.

При проектировании ДОУ чаще всего используется системно-структурный, проблемный, экспертный методы, методы моделирования, опроса, композиции и декомпозиции, наблюдения, различные количественные методы. В процессе проектирования технологической системы или ее звеньев особенно результативны методы аналогий, структуризации целей и задач, матричный, системный, выделения главного звена, нормирования труда, статистический, проектировании ИОУ используются матричный, системно-структурный методы, а так же метод выделения главного звена, кроме того, методы моделирования, математический, диагностики, альтернатив. Последний важен в том случае, если представлено несколько проектов и приходится выбирать наиболее передовой. Проектирование управления персоналом опирается на методы аналогий, статистический, опроса (тестирование, анкетирование), корреляционный и регрессивный анализ. Проектирование нормативной подсистемы предполагает использование целого комплекса методов:

моделирования, нормирования труда, математического, статистического, комплексного анализа, диагностики. Однако ни один из методов не является универсальным, их подбор зависит от целей и задач работы, поэтому при проектировании используют одновременно несколько методов, то есть осуществляется комплексный подход.

В процессе создания проекта автору выпускной квалификационной работы важно продемонстрировать знание методологических основ организационного развития, проектирования систем и отдельных звеньев управления, планирования и организации проектных работ; этапов проектирования, умение управленческих систем, а так же способность дать оценку эффективности проекта. Оргпроект опирается на законодательные и нормативно-методические материалы по документированию, организации работы с документами, на официальные критерии оценки документов, порядок определения сроков их хранения. В проекте следует учитывать тенденции развития информационнодокументационного обеспечения, возможности применения новых технологий, современных технических средств управления, закономерности документооборота и документообразования в данной организации, перспективы развития системы хранения текущей и ретроспективной документации. В квалификационной работе важно продемонстрировать умение проектировать как отдельные документы, так и целые системы документации, ценятся и разработки, содержащие документальное обоснование управленческих решений.

Обязательным в проекте являются предложения по рационализации управления. В работе важно представить конкретные организационные решения по оптимизации ДОУ, нормативно-методические указания, касающиеся регламентации управления, технологии создания документов, документооборота или хранения документов. Предложения могут быть представлены в виде проектов унифицированных форм документов, а так же рекомендаций по рационализации систем документации, процесса документирования, организации работы с документами, документооборота, в том числе, на основе автоматизации, реализации специального технического задания на проектирование систем информационного и документационного обеспечения деятельности. Возможно проектирование методических рекомендаций по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, работе с конфиденциальной информацией. В виде проекта может быть представлен комплекс мероприятий по контролю исполнения решений, повышению мотивации и заинтересованности сотрудников в результатах труда.

Актуальным остается совершенствование системы управления персоналом, на основе повышения квалификации работников, разделения и кооперации труда, регламентации работы с персональными данными. Важны работы по проектированию оптимальной численности работников отдельных служб, рациональной организации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда. При этом необходимо опираться на принципы нормирования труда (нормы длительности, трудоемкости, затрат физической и нервной активности, тяжести, допустимого утомления), результативен и метод экспертных оценок, а так же количественный, математический, гендерный.

Для обоснования эффективности проекта важно рассчитать узловые показатели. Например, расчет численности работников службы ДОУ можно произвести на основе общего объема документооборота организации. По наблюдениям специалистов для организаций с документооборотом до 10 тысяч делопроизводства; с документооборотом 10–30 тысяч служба должна насчитывать 3–7 штатных работников, в организации с документооборотом 50– 100 тысяч служба делопроизводства должна состоять из 9–20 сотрудников.

Однако многое зависит от специфики организации, поэтому необходимо опираться на анализ работы конкретного предприятия или учреждения, провести его тщательное предпроектное обследование, изучить нормативнометодические документы, действующее в рассматриваемой сфере деятельности.

Расчет трудоемкости операций нормируемых работ по делопроизводству можно произвести на основе нормы времени по формуле:

где Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;

Vj – объем работ j вида;

Нврj – норма времени на выполнение j работы.

Расчет возможен и на основе нормы выработки на выполнение конкретной работы по делопроизводству:

где Нвырj – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

Годовая трудоемкость ненормированных работ определяется методом экспертных наблюдений и определяется по формуле:

где Нннj – трудоемкость ненормируемой работы;

Vj – объем работы j вида.

Расчет проводится по каждому виду технологических операций отдельно, а за тем суммируется. Особенно результативен такой расчет для выполнения повторяющихся работ. Постоянные показатели при этом берут из нормативных производительности технических средств, использующихся в процессе работы, нормы могут уточняться на основе наблюдений и собственных расчетов затрат рабочего времени на отдельные делопроизводственные операции с учетом положения в организации.

Для расчета необходимой численности работников нужно определить годовую трудоемкость работ по формуле:

где То – общая годовая трудоемкость работ;

Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;

Тнн – годовая трудоемкость ненормируемых работ.

рассчитать необходимую численность работников службы ДОУ по формуле:

где Ч – необходимая численность работников службы ДОУ:

То – общая годовая трудоемкость работ;

Фн – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год;

Кн – коэффициент запланированных невыходов работников.

Кн – это минимальный процент планируемых невыходов. Для бюджетных организаций Кн берут равным 1,1–1,5, то есть 10–15%. К рассчитывается по формуле:

Кн = коэффициент планируемых невыходов, который принимается, равным 10% от общего числа рабочего времени и определяется по формуле:

Оптимальная численность работников службы ДОУ может рассчитываться по отношению к общему, количеству работающих в организации. Для министерств и ведомств численность работников службы ДОУ составляет 12– 15%, для предприятий примерно 0,5%. В расчетах можно опираться на «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утв. постановлением Министерства труда Российской Федерации 25 ноября 1994 г. № 72».

Пусть общая годовая трудоемкость работ (Тн), рассчитанных по нормам времени, на работы по ДОУ в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти утвержденных 26 марта 2002 г. составила 7500 часов, норма рабочего времени на одного работника за год была принята равной часов. В результате наблюдения было установлено, что затраты времени, не предусмотренные нормами (Тнн), оказались равными 480 часов.

То = 7500 + 480 = Ч = 79801,1/2000=4,389, то есть необходимо 4 человека, но специалисты будут перегружены работой.

Возможен расчет оптимальной численности сотрудников кадровой службы через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, то есть на основе трудоемкости. При этом надо опираться на нормативную или расчетную трудоемкость работ, выполняемых в течение года в отделе управления персоналом (кадровой службе). Расчет можно сделать по формуле:

где Ч – число сотрудников отдела кадров;

То – общая трудоемкость работ, выполняемых в год в отделе управления персоналом (кадровой службе) организации;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ (К=1,16 или 1,15);

Фп – фонд полезного рабочего времени одного работника в год в часах. В среднем Фп считается равным 1910–2000 часов (в зависимости от числа рабочих дней в году).

Для анализа рациональности организационной структуры отдела кадров важно рассчитать его кадровый состав и соотнести с общим числом работающих, что позволит сделать вывод о том, какое количество сотрудников обслуживает один работник кадровой службы, и сравнить этот показатель с оптимальной численностью данной службы и числом работников, принятым в данной отрасли деятельности. Возможно рассчитать численность служащих отделов кадров через затраты труда или времени на выполнение работ, то есть через показатель трудоемкости по формуле:

где Ч – число сотрудников отдела кадров;

То – общая трудоемкость всех работ, выполненных в отделе кадров в человеко-часах.

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ, равный 1,1.

Фп – полезный фонд рабочего времени на одного работника отдела кадров в год в часах. Этот показатель равняется 1910–2000 часов в год, он ежегодно уточняться, так как зависит от количества рабочих дней.

Пусть общая годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) составила часов, а ненормируемых 150 часов (Тнн), то общая трудоемкость работ оказалась равной Тогда численность работников, которая необходима для выполнения данного объема работ будет равной:

Ч = 10050 1,1/1910= 5,79, то есть необходимо 6 человек.

Востребованы проекты, направленные на оптимизацию трудовых процессов, обоснование норм труда, разработки, направленные на уточнение нормирования труда, с учетом специфики для данной организации и на основе анализа нормативных документов. Особенно эффективны при этом эргономические данные. В этом отношении серьезным источником являются санитарно-гигиенические нормы, категории тяжести труда, предельнодопустимые нормы, показатели степени комфортности, требования к технике безопасности.

Серьезным резервом оргпроектирования является осуществление разработок по социально-психологическому регулированию отношений в трудовых коллективах, в частности, разработок программ и планов социального и экономического развития. Выпускник должен продемонстрировать владение методами системно-структурного подхода, анализа, проектирования ДОУ, ИОУ, методикой унификации и стандартизации управленческих документов, методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы, экспертного анализа, не должно вызывать затруднений проведение экспертизы ценности документов, определение сроков их хранения и передачи в архив.

Проект предполагает обязательное доказательство его эффективности.

Можно определить эффективность проекта с позиции показателей, характеризующих результативность работы всей системы управления. В этом отношении важны показатели, характеризующие результаты работы, такие как объем продукции, прибыль, себестоимость, качество продукции. Доказать эффективность проекта можно и на основании данных, свидетельствующих об оптимизации управленческих процессов. Например, путем сокращения средств, на содержание аппарата управления, повышения оперативности и способности адаптироваться в меняющихся условиях, усиления надежности и безотказности в работе. При этом следует учитывать рациональное сочетание целостности управления, способности реализовывать поставленные задачи небольшими коллективами управленцев, не включая всего аппарата руководящих работников.

Показательны с точки зрения эффективности количественные оценки уровня формализации отношений подчиненности и процессов делегирования коэффициента:

где Кф – коэффициент формализации;

Чдо – это количество формализованных должностей (т. е. должностные обязанности, регламентирующие подчиненность в оргструктуре, распределение прав и обязанностей);

расписанием.

Коэффициент сложности управления структурой определяется по формуле;

где Ксл – коэффициент сложности;

Чд – число должностей;

Ч – общая численность работников в организации.

руководителя, но этот показатель не может быть эффективным во всех случаях, то есть количественных методов не всегда достаточно для выводов об эффективности работы всей системы.

Доказательство эффективности проекта может опираться на расчет оптимальной численности сотрудников отделов. Так, расчет необходимой численности работников архива можно проводить по видам работ, пользуясь методикой расчета штатной численности сотрудников государственных архивов, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 14.01.2004 № 9. При расчете необходимы нормативы по труду, типовые нормы государственных архивах, утвержденные приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 01.03.1988 № 17.

Составляется перечень работ, которые должны выполнять сотрудники архива. На основании анализа состояния и результатов деятельности архива за предыдущий год определяются объемы работ. Расчеты трудозатрат (Т) и штатной численности работников архива (Чш) проводятся через нормы времени на единицу работ.

Пример расчета трудозатрат по формуле:

где Твр – трудозатраты (в час, в днях);

N – объем работы в единицах измерения за год;

Нвр – норма времени на единицу работы (в часах, в днях).

Пример расчета трудозатрат через нормы выработки:

где Т выр – трудозатраты через нормы выработки;

N – объем работы (работ) в единицах измерения за год;

Нвыр – норма выработки в единицах измерения на одного работника (в часах, днях).

Резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями, рассчитывается на основе отчетных данных архива за предыдущий год, но он в соответствии с нормативами не может превышать 3% от общих трудозатрат по архиву.

Общие трудозатраты (То) подсчитываются суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, а также резерва рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.

Расчет штатной (Чш) численности работников архива опирается на учет всех видов работ, выполняемых в организации. Так, в архиве выполняются следующие виды работ:

№ п/п управленческой документации и дел по личному составу и практической помощи организациям источников комплектования архивов в подготовке описей дел:

постоянного хранения состояния дел:

постсоветского периодов документов по личному заключений на описи 13 Исполнение запросов:

обращений граждан 17 Использование документов:

нормативного фонда руководителя архива) внеплановых заданий Общие трудозатраты (То) по архиву являются основой расчета численности работников и определяются по формуле:

где Чш – штатная численность работников;

То – общие трудозатраты по архиву ( в днях, часах);

Фн – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год, он принимается равным 1990–2000 часов или 250 рабочим дням;

Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, не более 10% рабочего времени.

государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, определяется по формуле:

где Чс – численность сотрудников архива;

Vс – количество единиц, находящихся на хранении в архиве и относящихся к государственной собственности;

V – количество единиц, находящихся на хранении в архиве.

Существует возможность рассчитать экономическую эффективность эффективности локального проекта, как с точки зрения сокращения времени на работы по делопроизводству, так и с позиции экономии финансовых средств.

Приведем пример расчета эффективности внедрения унифицированных документооборота организации. Пусть, документооборот организации составил 12 тыс. документов в год. При этом объем документов составил около 30 тыс.

листов. При годовом фонде рабочего времени 1990 часов на документирование деятельности было потрачено по результатам наблюдения около 995 часов, то есть 50 % годового фонда рабочего времени.

Если взять за основу, что затраты на одностраничный документ составили в среднем 50 руб., то общие расходы на работу по документированию составили:

50 руб. 30 000 = 1 500 000 руб. или 1,5 млн. руб.

После введения разработанных унифицированных форм документов время на создание и оформление документов сократилось в среднем на 40–50 % и составило:

995–100% Х = 50%, то есть 995 50/100=497,5 (час.),что составляет 25% общего фонда рабочего времени.

Таким образом, ведение унифицированных форм значительно повысило эффективность делопроизводственной деятельности, высвободилось время для других видов работ.

Кроме того, наблюдение показало, что в результате унификации документации объем документа сократился в среднем на 10%, то есть экономия составила 3 тыс. листов в год. Если учесть, что стоимость одного выпускаемого унифицированных форм в денежном выражении составит 150 тыс. руб. в год.

В ходе доказательства эффективности проекта важно указать:

– перспективы повышения уровня-эффективности системы управления в целом, с точки зрения реализации целей всей организации. Это могут быть показатели увеличения качества и объема работ; рост прибыли, снижение повышение качества продукции и другие показатели, отвечающие целям организации;

– результативность затрат на организацию труда (производительность, реализации решений, надежность, компетентность);

– пути снижения трудозатрат, например, разработать нормативы времени и нормы для работников, труд которых поддается количественному учету на основе нормативных материалов;

– возможности расчета оптимальной численности сотрудников;

– дать рекомендации по разделению и кооперации труда сотрудников, совершенствованию систем и методов труда, а так же условий труда.

Следует обоснованно указать научную результативность представленного организации, и, прежде всего, указать перспективы развития ДОУ.

возможностям корректировки организационного проекта.

В случае внедрения проекта, разработанного выпускником, необходимо руководителем организации.

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ВЫПУСКНОЙ

КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ

4.1 Технические требования к оформлению основного текста 4.1.1 Выпускная квалификационная работа выполняется на стандартной бумаге формата А4 белого цвета, на одной стороне листа. Каждая страница работы должна иметь поля: левое – 30 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм. Текст дипломного проекта печатается на компьютере через полтора межстрочных интервала с использованием шрифта Times New Roman, кегль 14. Приложения выполняются шрифтом кегль 12 через один межстрочный интервал, ссылки печатаются аналогично (шрифтом Times New Roman, кегль 12). Номер сноски в тексте оформляется арабской цифрой после окончания предложения, до знаков препинания. Ссылки должны быть постраничными, нумерация ссылок на каждой странице самостоятельная. Основной текст выравнивается по ширине. Абзацы в тексте следует начинать с отступа 12 мм, они должны быть аналогичными по всей работе.

4.1.2 Объем выпускной квалификационной работы не менее 60 страниц и не более 80 страниц без приложений, количество страниц приложений не ограничивается. Введение составляет 1015 страниц, заключение 5–6 страниц.

4.1.3 Нумерация страниц оформляется арабскими цифрами без каких-либо значков (черточек и точек) посередине верхнего поля листа. Соблюдается сквозная нумерация страниц, если основной текст и приложения объединены в один том. В случае, когда приложения переплетаются в отдельный том, он имеет самостоятельную нумерацию страниц. Титульный лист, содержание в общий объем включается, но номер страницы не проставляется. Введение начинается обычно с четвертой страницы. Содержание желательно напечатать цельно на одной странице. Том приложений нумеруется с третьей страницы, титульный лист и содержание второго тома в объем включаются, но страницы на них не проставляются. Необходимо проверять нумерацию страниц, чтобы избежать пропусков и повторений. Страницы, обозначенные в содержании, должны совпадать с нумерацией в тексте.

4.1.4 Разделы, подразделы, пункты содержания, основного текста и документов в приложениях выпускной квалификационной работы следует нумеровать арабскими цифрами. Пункты должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела или подраздела. Номер пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой, например 1.1, 1.2, 1.3 (эта рубрикация используется как для оформления содержания так и документов), или 1.1.1, 1.1.2 (данная рубрикация применяется только для проектов документов) и т. д. Заголовки разделов как в содержании, так и в тексте нумеруются, их названия печатаются прописными буквами.

Например, Глава 1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ В тексте название главы центрируется, точка в конце не ставится.

Подразделы (подпункты) отделяются от названия главы 2–3 межстрочными интервалами. Их названия печатают, начиная с прописной буквы, строчными буквами, соблюдая абзац. В данном случае возможно использование курсива.

Точка в конце названия подраздела не ставится. Жирное выделение названий глав и подразделов не рекомендуется.

4.1.5 В основном тексте допускается выделять термины и определения курсивом, жирный шрифт не использовать. Применение терминов должно быть уместным, рекомендуется делать ссылки на источники их опубликования.

4.1.6 Основные разделы текста диплома (введение, главы, заключение, список источников и литературы, глоссарий, список сокращений слов) должны начинаться с новой страницы. Переносы слов в заголовках не допускаются.

Подразделы с новой страницы не печатают. Не рекомендуется название разделов составлять из нескольких предложений.

4.1.7 Проекты служебных документов оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Каждый проект оформляется с новой страницы, с указанием всех необходимых реквизитов (в том числе гриф, визы согласования, гриф утверждения, подпись). В правом верхнем углу печатается слово «ПРОЕКТ» прописными буквами, ниже название приложения, а затем служебный документ, разработанный автором выпускной квалификационной работы. В основном тексте в скобках указывается (Приложение 2.1).

4.1.8 В тексте дипломного проекта могут быть перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис (другие знаки не допускаются).

После дефиса перечисление печатается со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

4.1.9 Опечатки, неточности, зачистки, закрашивание штрихом не допускаются. Незначительные исправления (например, точка в конце ссылки) можно внести шариковой ручкой черного цвета.

4.1.10 Сокращения слов допускаются только установленные ГОСТ 7.12– «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Библиографическая запись, сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила». Список примененных общепринятых сокращений прилагается к выпускной квалификационной работе. Например, широко используются сокращения: страница – стр., статья – ст., таблица – табл., доктор исторических наук – д-р ист. наук, кандидат исторических наук – канд. ист. наук, статистический – статич., издательство – изд-во, акционерное общество – АО и др. В ссылках общепринятые сокращения оформляются в соответствии с требованиями. Например, Санкт-Петербург – СПб, утвержденный – утв., автор – авт., автореферат – автореф., научный – науч., монография – моногр. и др.

4.1.11 Подписи и даты подписания директора, заведующего кафедрой, рецензента, научного руководителя на титульном листе обязательны и выполняются ручкой с черной, синей или фиолетовой пастой. Дата оформляется верно в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003 арабскими цифрами:

25.06.2007. В основном тексте не должно быть ошибок в оформлении дат. В реквизитах «дата», «подпись», «виза согласования», «гриф утверждения», расположенных на проектах документах, фиксируется только постоянная часть, для переменной оставляется место.

4.1.12 Все графические элементы текста (скобки и проч.) должны быть оформлены единообразно.

4.2 Требования к оформлению приложений: иллюстраций и документов (таблиц, графиков, схем, презентаций и др.) 4.2.1 Графики, схемы, диаграммы следует располагать в выпускной квалификационной работе непосредственно после текста и оформлять в виде приложений со ссылкой в тексте в скобках (Приложение 1.1). Сами приложения печатаются после списка источников и литературы на отдельных листах. Все они должны иметь название, которое помещают над иллюстрацией, ниже слова Приложение 1.1, напечатанного наверху посередине страницы с прописной буквы. Название иллюстрации располагают по центру и печатают, начиная с прописной буквы строчными без точки в конце (шрифт Times New Roman, № 14). При необходимости под иллюстрацией помещают поясняющие данные (подрисуночный текст). Если в одном приложении несколько иллюстраций, их следует нумеровать арабскими цифрами в пределах приложения. Приложения же имеют сквозную нумерацию в пределах всей работы. В исключительных случаях возможно расположение иллюстраций в тексте.

4.2.2 Иллюстрацию в виде схемы следует выполнять на одной странице.

Таблицы, графики можно переносить на другие страницы, при этом название иллюстрации помещают на первой странице. Если иллюстрация не является самостоятельной разработкой автора диплома, то необходимо дать ссылку на источник.

4.2.3 Таблицы применяются для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений показателей. Цифровой материал удобнее оформлять в табличной форме, если различные показатели могут быть сгруппированы по какому-либо общему признаку. Таблица оформляется в соответствии с рисунком, данным в Приложении 19. Название таблицы формулируется кратко, но точно должно отражать ее содержание. Если таблица выходит за формат страницы, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. На каждой последующей части пишут «Продолжение таблицы....» или «Окончание таблицы....», повторяют ее головку и боковик.

Заголовки граф (колонок) и строк таблицы приводят, начиная с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков, подзаголовков граф и строк точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указываются в единственном числе. Не рекомендуется включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы, непосредственно перед наименованием. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк. Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий – это слово заменяется кавычками (-//-). Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же», далее ставят кавычки. Не допускается заменять кавычками повторяющиеся цифры. Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью. Пример оформления таблицы дан в Приложении 20.

4.2.4 Дипломная работа может иметь графическую часть, представленную в виде рисунков, графиков, диаграмм, которые наглядно дополняют и подтверждают изложенный в тексте материал. Например, в виде диаграммы можно оформит соотношение делопроизводственных операций в службе ДОУ, в виде рисунка изобразить структуру организации, построить график документооборота. Может быть предложена система управления кадровым процессом, состоящая из подсистем и элементов. Примеры оформления иллюстраций подобного рода в Приложениях № 21, 22, 23, 24, 25.

4.2.5 Для выступления на защите дипломной работы студент готовит доклад и презентации. Презентации должны содержать очень краткие выводы, таблицы, схемы. Электронный вариант презентаций представляется руководителю на утверждение за 10 дней.

4.2.6 В виде приложения может быть оформлен перечень сокращений, условных обозначений, единиц терминов. Перечень должен располагаться столбцом. Слева в алфавитном порядке приводят сокращения, условные обозначения, символы, единицы и термины, а справа – их детальную расшифровку (Перечень часто применяемых сокращений дан в Приложении 26).

4.3.1 Краткое библиографическое описание документа Серьезное внимание следует обратить на специфику описания различных видов документов, необходимых в процессе исследования. Подбор материала по теме, его систематизация, библиографическое описание, ссылки, приложения, являются важным источником информации о цитируемых, рассматриваемых или упоминаемых в тексте работы данных. Правильное библиографическое описание документов создаёт возможность оперативного, полного и достоверного поиска материалов. Библиографический аппарат квалификационной работы является отражением уровня теоретической и практической подготовки студента, свидетельствует о проделанной работе по сбору, анализу и систематизации материала, в целом дает представление об источниках и литературе, изученных в процессе исследования, позволяет документально обосновать достоверность приводимых в работе сведений. От его содержания и оформления во многом зависит общая оценка работы.

унифицированных по составу и последовательности сведений о документе или его части. В квалификационной работе с целью оптимизации поиска следует приводить все обязательные сведения о документе. Во всех областях и элементах описания применяют сокращения отдельных слов и словосочетаний, за исключением основного заглавия документа. Стандартом, определяющим способы сокращения слов и словосочетаний при их написании, является ГОСТ 7.12–93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке.

Общие требования и правила». Настоящий стандарт устанавливает правила сокращения слов и словосочетаний на русском языке, а также особые случаи сокращения слов, часто встречающихся в библиографической записи. При этом в стандарте допускается применять сокращения, не предусмотренные настоящим документом, в том числе более краткие варианты сокращения слов, при наличии в приложении справочного аппарата, обеспечивающего их расшифровку. Это положение важно при сокращении названий организаций и предприятий (Приложение 27).

Для стандартизации сокращений иностранных слов используется ГОСТ 7.11–2004 «Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках в библиографическом описании». В библиографической записи можно сокращать слова и словосочетания во всех частях текста. При описании электронных документов необходимо опираться на ГОСТ 7.1.83– «Межгосударственный стандарт СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Данный стандарт устанавливает основные виды электронных изданий, а также состав и место расположения выходных сведений в электронных изданиях.

Основное требование к описанию – полнота и достоверность, поэтому описание составляется непосредственно по документу. Главный его принцип – указывать библиографические сведения в том виде, в каком они даны в источнике информации.

Общая схема библиографической записи включает заголовок документа;

его основное заглавие; сведения, относящиеся к заглавию, которые содержат информацию о составителях, редакторах, переводчиках, об организациях, от имени которых опубликован документ. Заголовок – самостоятельный элемент библиографической записи, включающий фамилию и инициалы лица, несущего за документ интеллектуальную ответственность. При наличии двух или трех авторов указывают имя первого. Сведения в заголовке приводят в именительном падеже. В конце заголовка ставят точку. При составлении записи фамилия приводится в начале заголовка. В качестве сведений, относящихся к заглавию, могут быть приведены: иное заглавие документа, характеристика вида издания, указание его назначения, сведения об утверждении и введении в действие. Важным элементом данной схемы являются сведения о месте издания; издательстве или издающей организации, дате издания; объеме документа. В области издания обязательным элементом являются сведения об издании, содержащие сведения об изменениях и особенностях данного издания по отношению к предыдущему изданию документа и его характеристику.

Область выходных данных содержит сведения о месте и времени публикации объекта описания, а так же сведения об его издателе или издающей организации. Все элементы данной области являются обязательными. В области физической характеристики указывают фактическое число страниц (листов, столбцов) документа – его объем. Это – обязательный элемент описания. В области серии в описании документов, включенных в список научной работы, помещают сведения о серии, выпуском которого является данный документ, первые сведения об ответственности, относящиеся к серии, и номер, под которым объект значится в данной серии. Все перечисленные элементы являются обязательными.

При составлении описания депонированных научных работ следует обязательно привести сведения о депонировании. При описании электронных ресурсов должно быть приведено примечание о системных требованиях или режиме доступа. В целом, библиографическое описание всех документов стандартно, но это не значит, что при составлении записей отдельных типов документов можно не учитывать их специфику.

Числительные в библиографическом описании приводят римскими или арабскими цифрами, то есть в том виде, в каком они даны в документе. Римские цифры и цифры в словесной форме переводят в арабские при обозначении года или дат выхода издания, повторности издания, классов и курсов учебных заведений, номеров (выпусков, частей) многотомных, сериальных или других продолжающихся изданий, юбилейных дат. При этом количественные числительные обозначают арабскими цифрами без наращения окончаний, порядковые числительные с наращением окончаний.

Источником сведений для библиографического описания документов является титульный лист или иные части документа, заменяющие его. В электронном издании основным местом размещения выходных сведений является титульный экран, выполняющий в электронном издании роль титульного листа. В локальных электронных изданиях выходные данные допускается приводить только на элементах внешнего оформления и не приводить на титульном листе электронного издания.

Запись под заглавием составляют на следующие издания:

– сборники официальных документов любых учреждений и организаций, в том числе высших органов государственной власти и управления;

– комментированные издания отдельных законов и законодательных материалов, кодексы, международные договоры и соглашения, сборники договоров различных стран;

– произведения четырех и более индивидуальных авторов;

– произведения, в которых автор не указан и не установлен;

– сборники произведений разных авторов, имеющие общее заглавие (сборники научных работ, труды, ученые записки, вне зависимости от характера их заглавия);

– различного рода справочники и справочные издания;

– учебные и методические пособия (кроме случаев авторского оформления).

В записи под заголовком, содержащим имя лица, на первое место выносится имя автора произведения.

Под заголовком, содержащим имя лица, составляют записи на следующие авторские документы:

– текстовые авторские произведения (художественные произведения, монографии, статьи, доклады), лекции, учебники, авторефераты диссертаций, диссертации, депонированные научные работы;

– аудиоматериалы, содержащие авторские произведения;

– визуальные материалы: кинофильмы, микрофильмы, видеозаписи, содержащие авторские материалы;

– электронные ресурсы: CD-ROM и другие диски, информационные материалы, представленные в Интернет, содержащие авторские произведения.

На издания, перечисленные выше, составляют запись под заголовком, содержащим имя лица, если авторов не более трех. Если авторов четыре и более, запись составляется под заглавием. Объектами составления библиографической записи являются все виды опубликованных (в том числе депонированных) и неопубликованных документов – книги, картографические, аудиовизуальные, изобразительные, нормативные и технические документы, электронные ресурсы; составные части документов; группы документов. Схема записи на все виды документов является однотипной. Определенные особенности имеются в структуре описания.

4.3.2 Специфика библиографического описания отдельных При описании официальных документов указывается название документа, орган, принявший этот документ и несущий за него ответственность, дата принятия, место и дата публикации или размещения в средствах массовой информации, а так же указывается орган, несущий ответственность за выход документа в свет. Сборники официальных документов описываются как отдельная книга.

При описании стандартов указывается их обозначение, которое является частью заглавия, их связь с ранее действовавшими документами, дата введения и срок действия. В остальном описание соответствует общепринятой схеме. Указывается место издания, орган, издавший документ и общее количество страниц в нем.

В библиографической записи технико-экономические нормативы, прейскуранты, инструкции обязательно приводятся со сведениями об их утверждении, шифре, сроках действия и введения, а также об организации, от имени которой они опубликованы.

Библиографические записи на патенты, изобретения, авторские свидетельства составляются под заглавием, и они содержит сведения о номере свидетельства, изобретателях и (или) заявителях, дате публикации или сведения об официальном издании, в котором опубликованы документы, данные о них.

Описание отчетов о научно-исследовательской работе дается под заглавием. Особенностью библиографической записи на них является указание организации, разработчиков, номера (шифра) темы, этапа, номера государственной регистрации, инвентарного номера.

При составлении описания книг приводят следующие данные: фамилия и инициалы автора, заглавие книги. Указываются и сведения, относящиеся к заглавию, сведения об ответственности; месте издания, издательстве, годе издания; числе страниц, листов, имеющихся в публикации. Под заглавием составляют описание на книги, изданные без указания автора или имеющие четырех и более авторов: сборники статей, коллективные монографии, учебники. При этом описание содержит следующие сведения: заглавие;

сведения, относящиеся к заглавию; сведения об ответственности, месте издания, годе издания; дается количественная характеристика документа, то есть приводится общее количество страниц в документе.

Библиографическое описание многотомных изданий содержит сведения библиографическому описанию отдельных книг, но в сведениях, относящихся к заглавию, обязательно указывают число томов, в данных о годе издания отмечают годы выпуска издания, при чем в этом случае количественная характеристика отсутствует.

Если в работе использовался только конкретный том (выпуск, часть и т. д.) многотомного издания, на него составляется библиографическая запись по схеме записи на однотомный документ. В записи приводят общее заглавие многотомного документа, номер тома и его частное заглавие (если оно имеется), разделяя их точками. Если указывается конкретный том издания, то общее количество страниц в данном томе указывается. В библиографическом описании отдельного тома его порядковый номер является частью заглавия:

ограничивается общей частью библиографического описания, которая содержит: сведения о заглавии, сведения, относящиеся к заглавию; сведения об ответственности. Библиографическое описание отдельных выпусков (номеров) сериального издания аналогично описанию отдельного тома многотомного издания.

диссертации следует включать сведения об ученой степени, наименование учреждения, в котором диссертация защищена, год, место защиты, объем документа.

При описании аудиовизуальных материалов (грампластинок, фонограмм, микро-, диа-, кинофильмов, микрофиш, диски и т.д.) обязательно включают вид и характеристику документа наряду с остальными сведениями.