РУКОВОДСТВО

ПО ПРОЦЕССУ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТОВ

ПО ПОСТАВКЕ МЕДИЦИНСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ

В РАМКАХ ПРОГРАММЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЯПОНИИ

«КОРНИ ТРАВЫ – ГРАНТОВАЯ ПОМОЩЬ

ДЛЯ ПРОЕКТОВ ПО БЕЗОПАСНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ»

ПРЕДИСЛОВИЕ

Япония стремится реализовать сбалансированный устойчивый рост мировой экономики через сотрудничество в целях развития как "инвестиции в будущее", чтобы обеспечить развитие и процветание в мире в целом, включая Японию. Помощь в развитии выгодна не только развивающимся странам, но и всему Международному сообществу, включая развитые страны. Под идеей "инвестиции в будущее", Япония будет продолжать реализацию Официальной Помощи в целях Развития (ОПР).

Многие страны Центральной и Восточной Европы, а также Европейской части бывшего Советского Союза, добились демократизации и либерализации и в настоящее время работают над развитием экономики на основе рыночных отношений. В рамках ОПР Япония предоставляет этим странам помощь в переходе к рыночной экономике, реконструкции экономической инфраструктуры и решении экологических проблем.

Целью этой помощи является сохранение стабильности и развитие в этих регионах и в Европе в целом, а также построение отношений на основе разделения универсальных ценностей - прав человека, демократии, рыночной экономики и верховенства права.

Одной из множества программ, реализуемых Правительством Японии в рамках Официальной Помощи развитию (ОПР), является программа по предоставлению безвозмездной помощи малого масштаба, известная как «Корни травы». Данная программа оказывает содействие проектам, предложенным различными организациями, как неправительственными организациями, так и местными правительственными органами. Программа «Корни травы» приобрела высокий рейтинг благодаря тому, что она обеспечивает гибкое и быстрое содействие основным проектам развития.

В Республике Беларусь программа Правительства Японии «Корни травы - грантовая помощь для проектов по безопасности населения» реализуется с 2004 года. Основная цель программы в Беларуси - помощь людям, пострадавшим от аварии на Чернобыльской АЭС и ее последствий. С этой целью уже реализован 31 проект по поставке медицинского оборудования в медицинские учреждения, находящиеся в пострадавших от Чернобыльской катастрофы регионах, а также в специализированные онкологические и эндокринологические медицинские учреждения.

ЦЕЛИ По программе «Корни травы» безвозмездная финансовая помощь предоставляется неправительственным организациям, больницам, начальным школам, исследовательским институтам и другим некоммерческим организациям с целью оказания помощи для выполнения их проектов развития. Возможность финансирования программы «Корни травы» обеспечивается японской ОПР.

И ввиду того, что средства поступают в ОПР из налогов граждан Японии, Посольство тщательно изучает целесообразность и экономическую эффективность каждого заявленного проекта.

ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ ПОЛУЧАТЕЛИ

Любая некоммерческая организация может стать получателем гранта в рамках программы «Корни травы». Единственное требование – это должна быть некоммерческая организация, выполняющая основные проекты развития. Примеры потенциальных получателей: медицинские учреждения, начальные школы, исследовательские институты, местные и международные неправительственные организации и другие некоммерческие организации.

СФЕРА ПРОЕКТОВ

1) Все проекты развития малого масштаба имеют право на финансирование по программе «Корни травы». Однако особенное внимание уделяется проектам в следующих сферах:

· первичная медицинская помощь · начальное образование · оказание помощи нуждающимся · общественное благосостояние · окружающая среда 2) В каждой избранной стране приоритетные сферы могут определяться Посольством Японии в соответствии с потребностями. В частности, в Республике Беларусь данная программа направлена на оказание помощи людям, пострадавшим от последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, поэтому содержание Вашего проекта обязательно должно быть связано с данной темой.

ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА

Предполагаемый заявитель должен принять к сведению, что следующие статьи бюджета не могут быть финансированы за средства гранта: заработная плата персонала; государственные доходы/налоги (например, НДС, таможенные пошлины, регистрационные сборы и т.д.); банковские сборы; арендная плата; оборудование для офиса (например, копировальная техника, компьютеры, оргтехника, сотовые телефоны, фотоаппараты и т.д.); организация поездок и совещаний; топливо для автомобилей, электро- и водоснабжение; эксплуатационные расходы; приобретение продуктов питания, лекарственных препаратов или одежды; проведение научных исследований.

ЕСЛИ ВАШУ ОРГАНИЗАЦИЮ УДОВЛЕТВОРЯЮТ ВЫШЕУКАЗАННЫЕ УСЛОВИЯ, И ВЫ ХОТИТЕ ПОЛУЧИТЬ

ГРАНТ НА РЕАЛИЗАЦИЮ СВОЕГО ПРОЕКТА, ВАМ НУЖНО ОЗНАКОМИТЬСЯ С БОЛЕЕ ПОДРОБНЫМИ

СВЕДЕНИЯМИ, ПРИВЕДЕННЫМИ НИЖЕ, И ПОДАТЬ ЗАЯВКУ НА ПОЛУЧЕНИЕ ГРАНТА В ПОСОЛЬСТВО

ЯПОНИИ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ.

I. Подача заявки на участие в Проекте.

1. Учреждение здравоохранения, желающее участвовать в программе на получение гранта, должно подать заявку в Посольство Японии в Республике Беларусь. Ориентировочный срок подачи заявок – апрель-май. Заявка составляется руководством больницы по предоставляемому Посольством образцу. В заявке организация-заявитель должна описать в деталях, каким образом будет реализован предлагаемый проект, разъяснить, почему проект является необходимым и срочным, какое влияние он окажет на развитие общества в будущем, и кому принесет пользу. Желательно представить наглядно (например, в таблице или схеме) ожидаемые результаты проекта: что имело место до его реализации и какие изменения произойдут после. Также к заявке прилагается гарантийное письмо, напечатанное на фирменном бланке больницы (образец предоставляется), карта с указанием местонахождения учреждения, схема учреждения с указанием места, где будет установлено новое оборудование и перечень оборудования (аналогичного закупаемому), имеющегося в наличии в Вашей больнице (указать количество единиц, год выпуска, производителя), а также написать подробные пояснения в отношении их технического 2. Вместе с заявкой также предоставляется три коммерческих предложения на проведение аудиторской проверки по завершении проекта. Просьба обращать внимание аудиторских фирм, что в калькуляции они также должны учитывать перевод аудиторского заключения 3. Необходимо иметь в виду, что подготовка заявки занимает достаточное количество времени (особенно в части поиска поставщиков оборудования), поэтому представляется целесообразным начинать подготовку заявки за 2-3 месяца до ее предоставления в Посольство. Вместе с заявкой больница предоставляет коммерческие предложения от 3х поставщиков оборудования или результаты проведенного тендера. В коммерческом предложении также должно быть указано, есть ли данное оборудование на складе поставщика или, если его нет, ориентировочные сроки поставки.

4. ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ, ЧТО НУЖНО ВЫБРАТЬ ОДНУ КОНКРЕТНУЮ

МОДЕЛЬ ОБОРУДОВАНИЯ (А НЕ СХОЖИЕ ПО ПАРАМЕТРАМ ВАРИАНТЫ) И

ВЗЯТЬ НА НЕЕ РАСЦЕНКИ У ТРЁХ ПОСТАВЩИКОВ ИЛИ УКАЗАТЬ В ТЕНДЕРНОМ

ЗАДАНИИ! С учётом того, что процесс подготовки и рассмотрения заявки занимает длительное время, стоит просить поставщиков, чтобы срок действия коммерческого предложения составлял не менее 90 дней. Также стоит иметь ввиду, что перед окончательным утверждением заявки Министерством иностранных дел Японии, Посольство может попросить больницу взять у поставщиков новые коммерческие предложения или заново провести тендер во избежание неожиданностей в виде резкого изменения цены на оборудование.

5. ВАЖНО!!! По правилам Проекта Правительство Японии не может включать оплату ввозных таможенных пошлин на медицинское оборудование в сумму гранта.

Пояснения. По законодательству Республики Беларусь некоторые разновидности медицинского оборудования при ввозе в страну облагаются импортными пошлинами (как правило, они составляют 5-15%). Эти пошлины поставщики закладывают в стоимость оборудования. Таким образом, при запросе у поставщиков коммерческих предложений, следует уточнять, облагается ли оборудование, которое больница собирается приобретать, импортными пошлинами. Если да, то следует попросить поставщика указать в коммерческом предложении код ТН ВЭД данного оборудования, процент пошлины, и сумму, которую она составляет.

ЭТУ ПОШЛИНУ БОЛЬНИЦА ОПЛАЧИВАЕТ ИЗ СОБСТВЕННОГО БЮДЖЕТА!!!

Рассмотрение заявки.

II.

1. Посольство Японии в Республике Беларусь рассматривает все заявки на участие в проекте грантовой помощи и определяет, соответствуют ли данные проектные предложения политике программы «Корни травы». В процессе рассмотрения организации-заявителю могут быть заданы вопросы для получения дополнительной информации о проекте. Кроме того, сотрудники Посольства посещают больницу с целью предварительного осмотра, встречаются и беседуют с главным врачом. (Главный врач больницы во время визита обязательно должен показать все имеющееся в наличии оборудование (аналогичное закупаемому) и четко разъяснить необходимость покупки нового. Также следует показать помещение, где будет установлено новое оборудование.) Процесс рассмотрения заявки занимает срок до нескольких месяцев, в зависимости от способности организациизаявителя своевременно реагировать на запросы Посольства о дополнительной информации и/или представлять соответствующие документы. Общаясь с организациейзаявителем, Посольство оценивает, достаточно ли компетентна данная организациязаявитель для осуществления заявленного ими проекта и сможет ли она поддержать проект в будущем. Мы настоятельно рекомендуем организациям-заявителям активно реагировать на запросы Посольства и по возможности без промедления предоставлять запрашиваемую 2. Сотрудник Посольства переводит поданную заявку на японский язык и отправляет в Министерство иностранных дел Японии. Срок рассмотрения заявки в МИД Японии составляет 3-4 месяца. В ходе рассмотрения заявки Министерство также может запрашивать у больницы дополнительную/недостающую информацию. Денежные средства гранта предоставляются тем организациям-заявителям, заявки которых после тщательной экспертизы и оценки Посольством и МИДом Японии, получили одобрение. Таким образом, само представление заявки не означает, что Проект непременно будет принят и В случае положительного решения Министерства иностранных дел Японии Посольство сообщает больнице, что Проект принят к реализации.

III. Этапы реализации Проекта.

1. До покупки оборудования:

(1) В течение двух недель после утверждения заявки должен быть подписан грантконтракт. Сотрудники Посольства приезжают в больницу на торжественную церемонию, где Посол Японии в Республике Беларусь и Главный врач больницы подписывают контракт на выделение гранта. Обратите внимание, что в грантконтракте указывается не конкретная, а максимально возможная сумма выделяемых средств, которая формируется на основе цены одобренного Посольством поставщика (без учета таможенных пошлин, если они есть) + (2) Больница подписывает договора с поставщиками медицинского оборудования в максимально короткие сроки и высылает их копии в Посольство. СУММА ГРАНТА =

СТОИМОСТЬ ОБОРУДОВАНИЯ, УКАЗАННАЯ В ДОГОВОРЕ С ПОСТАВЩИКОМ

(БЕЗ УЧЕТА ТАМОЖЕННЫХ ПОШЛИН, ЕСЛИ ОНИ ЕСТЬ) + АУДИТ. Таким образом, если в договоре поставщик укажет цену меньшую, чем заявлял в коммерческом предложении, столько денег и будет перечислено, несмотря на сумму, указанную в грант-контракте. Если поставщик укажет большую цену, то Посольство перечислит максимально возможную сумму, указанную в грант-контракте, а дополнительные расходы покрываются за счет средств больницы. Обратите внимание, что денежные средства всегда перечисляются не позднее 31 марта, поэтому нужно очень оперативно заключать договора с поставщиками.

(3) После подписания грант-контракта больница открывает валютный счет в банке для получения иностранной безвозмездной помощи (приблизительный срок - неделя). Для открытия счета необходимо предоставление грант-контракта (перевод контракта на русский язык, а также его нотариальное заверение больница осуществляет самостоятельно) и плана целевого использования иностранной безвозмездной помощи.

Обращаем Ваше внимание, что даже в случае наличия у больницы счета в долларах США под данный проект следует открыть отдельный валютный счет.

(4) После подписания грант-контракта и договоров с поставщиками больница направляет в адрес Посольства Японии письмо с просьбой о перечислении денег на валютный счет больницы в банке (указывается сумма в долларах США - стоимость оборудования, прописанная в договоре с поставщиком (без учета таможенных пошлин, если они есть) + аудит). Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке больницы, с подписью главврача и печатью учреждения (образец предоставляется).

(5) После получения данного письма Посольство Японии перечисляет необходимую сумму денег на расчетный счет больницы (приблизительный срок - 1-2 недели).

(6) После перечисления денег больница направляет в Посольство письмо с подтверждением о получении денег (сначала по факсу, затем оригинал по почте).

Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке больницы, с подписью главврача, главного бухгалтера и печатью учреждения (образец предоставляется).

(7) В соответствии с законодательством РБ, больница должна произвести регистрацию полученной иностранной безвозмездной помощи в Департаменте по гуманитарной деятельности Управления делами Президента РБ. Аудит также в обязательном порядке должен быть включен в план целевого использования. Копию регистрационного удостоверения необходимо направить в Посольство Японии.

(8) До непосредственного начала закупки медицинского оборудования сумма гранта должна сохраняться на валютном счете больницы в предоставленной валюте (в 2. Процесс закупки оборудования:

(1) Накануне перечисления поставщику денежных средств организация-заявитель должна согласовать с Посольством Японии в РБ намерение произвести оплату медицинского оборудования.

(2) На полученные от Правительства Японии денежные средства больница обязана приобрести медицинское оборудование, указанное в приложении к грант-контракту, в течение одного года с момента подписания контракта (это условие оговорено в контракте). Обязательным условием выполнения контракта является закупка оборудования у поставщика, выбранного Посольством Японии из трех указанных больницей в заявке (определение поставщика происходит до подписания контракта на выделение гранта). Особое внимание стоит обратить на то, что вносить изменения в Проект ЗАПРЕЩЕНО!!! В случае экстренной необходимости внесения ЛЮБЫХ изменений в первоначальный план реализации проекта (цена, комплектация, изменение количества и пр.) необходимо в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПОРЯДКЕ согласовывать их с Посольством Японии в РБ. Организация-заявитель должна ЗАРАНЕЕ (!!!) проконсультироваться с Посольством в письменной форме и получить предварительное одобрение с его стороны. Только ПОСЛЕ получения письменного одобрения Посольства организация-заявитель может внести изменения в план проекта. ВАЖНО!!! Несоблюдение вышеуказанных правил будет являться нарушением контракта и может повлечь за собой требование вернуть сумму гранта в полном объёме!

(3) По истечении 6 месяцев с даты подписания грант-контракта учреждение здравоохранения предоставляет в Посольство Японии промежуточный отчет определенной формы о ходе реализации проекта с указанием всех основных этапов (подписание грант-контракта, договора с поставщиками, удостоверение из Департамента по гуманитарной деятельности, закупка оборудования и прочее) (образец предоставляется). Отчет должен быть оформлен на фирменном бланке больницы, с подписью главврача и печатью учреждения.

(4) В случае превышения заявленного бюджета проекта, дополнительные расходы покрываются за счет средств больницы.

(5) Если после полного завершения проекта некоторые средства гранта остались неиспользованными, организация-заявитель должна в письменной форме сообщить Посольству о причинах остатка и указать точную сумму неиспользованных средств гранта. После Посольство проинструктирует организацию-заявителя о дате возврата средств и номере банковского счета Посольства для их перечисления. Как только организация-заявитель произведет перевод средств на счет Посольства, она должна направить письмо в Посольство о завершении перевода (форма свободная).

3. После приобретения оборудования:

(1) После приобретения оборудования больница обязана провести аудиторскую проверку.

Оплата стоимости аудиторской проверки входит в сумму выделяемого гранта.

(Посольство Японии рекомендует связываться с аудиторской компанией сразу после подписания грант-контракта, так как аудиторы могут провести квалифицированную консультацию по вопросу открытия счета и регистрации денег в Департаменте.) (2) После окончания Проекта больница предоставляет финальный отчет по определенной форме (образец предоставляется), в котором отражает все основные этапы реализации проекта. К финальному отчету прилагаются фотографии закупленного оборудования.

(3) После окончания закупки оборудования, проведения аудита и предоставления финального отчета представители Посольства приезжают в больницу для проведения торжественной церемонии введения в эксплуатацию приобретенного медицинского оборудования. Как правило, во время этой церемонии на все закупленное в рамках проекта оборудование наклеиваются стикеры с логотипом.

Примечание: через два года после окончания проекта сотрудники Посольства посещают больницу с целью выяснения того, насколько эффективно приобретенное медицинское оборудование используется для лечения и оздоровления.

КОНТАКТЫ:

Посольство Японии в Республике Беларусь Адрес: 220004, г. Минск, пр. Победителей, 23/1, 8-й эт.

Тел.: (017) 203-6037, (017) 203- Факс: (017) 211- E-mail: [email protected] [email protected]