«ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ПРОБЛЕМНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС Рекомендовано Министерством образования и науки Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений МОСКВА ...»

Для более полного и глубокого понимания проблем рекомендуется использовать дополнительную литературу, представленную в списке использованных источников.

ТЕМА 1 СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

2. Компонентная организация системы «1C: Предприятие».

3. Этапы работы с программами системы «1C: Предприятие».

4. Запуск программы.

5. Общие принципы работы с системой «1C: Предприятие».

1. Программа «1C: Бухгалтерия» является самой распространенной и универсальной программой для ведения бухгалтерского учета на современных предприятиях России. Она отличается удобством в работе и полной настраиваемостью для всех систем бухгалтерского учета.

К основным особенностям и возможностям программы можно отнести:

• ведение синтетического учета по счетам;

• ведение многоуровневого и многомерного аналитического учета;

• ведение количественного учета по счетам;

• ведение валютного учета;

• получение всей необходимой отчетности по синтетическому и аналитическому учету;

• формирование и печать первичных документов;

• автоматический расчет некоторых показателей бухгалтерского учета;

• получение форм отчетности для налоговой инспекции, вышестоящих органов и органов статистики;

• учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

2. Фирмой «1C» разработана система «1C: Предприятие». Эта система включает в себя разные компоненты: «1C: Бухгалтерия», «Оперативный учет», «Расчет» и др. Каждая компонента системы имеет базовые возможности использования, присущие системе в целом: ведение справочников, получение первичных документов, формирование отчетности. Поэтому, освоив одну из компонент системы, можно применить полученные навыки при работе с остальными.

Компонента «1C: Бухгалтерия» является наиболее полной, требующей специальных знаний по бухгалтерскому учету. Она реализует специфические возможности бухгалтерских программ: поддержка планов счетов, ввод операций и проводок, составление отчетов по синтетическим и аналитическим счетам на основании принципа двойной записи.

Программа «1C: Бухгалтерия» может одновременно работать с другими компонентами системы «1C: Предприятие». Для этого созданы комплексные конфигурации.

3. В отличие от предыдущих версий в программе «1C: Бухгалтерия»

версии 7.5 и 7.7 функции настройки и непосредственной работы пользователя по ведению бухгалтерского учета делятся на два разделенных во времени процесса:

1. Конфигурирование. Осуществляется в режиме запуска «Конфигуратор». В этом режиме программа настраивается для работы на конкретном предприятии: определяются особенности введения синтетического, аналитического, валютного и количественного учетов, свойства и внешний вид справочников, первичных документов и отчетов; выполняются некоторые сервисные возможности программы, такие как сохранение и восстановление архивной копии, задание списка пользователей, введение паролей и набор прав для них.

3. План-конспект тьюторского практикума 2. Работа с информационной базой. Осуществляется в режиме запуска «1C: Предприятие». В этом режиме осуществляется непосредственное ведение бухгалтерского учета на предприятии. На этом этапе работы с программой пользователь настраивает параметры программы, План счетов, заполняет справочники, вводит константы, начальные остатки, текущие операции с проводками, формирует первичные документы и отчеты.

4. Запуск программы «1C: Бухгалтерия» можно осуществить двумя способами. Во-первых, воспользоваться меню «Пуск». Далее в нем надо выбрать «Программы» и «1C: Предприятие». Во-вторых, если для использования системы создан ярлык, то достаточно дважды щелкнуть по нему мышью.

В результате выполненных действий появляется окно «Запуск 1C:

Предприятие».

Для текущей работы в запросе необходимо выбрать режим «1C:

Предприятие», информационную базу «1C: Бухгалтерия» и при необходимости включить значение «Монопольно». Для запуска программы надо воспользоваться кнопкой «ОК».

Если программа поставлена с аппаратной защитой, то в параллельном порту компьютера должен находиться ключ-активатор. Иначе программа сообщит: «Не обнаружен ключ защиты программы!» – и закончит работу.

При аварийном окончании предыдущего сеанса работы с программой, например при отключении электроэнергии или при некорректном выходе из программы, возникнет сообщение: «Программа была завершена аварийно!

Переиндексировать таблицы базы данных!» В таком случае для запуска программы необходимо нажать кнопку «ОК» в окне запроса или клавишу «Enter».

5. При использовании любой из компонент системы «1C: Предприятие»

пользователь работает с формой. Она представляет собой окно, содержащее информацию для просмотра, или окно, предназначенное для ввода информации с последующим ее редактированием. Для выполнения заданных функций в формах имеются управляющие элементы, такие как кнопки, пиктограммы, закладки. В программе «1C: Бухгалтерия» в виде форм выводятся справочники, План счетов, список констант, журналы операций, проводок и документов, запросы для формирования первичных документов и отчетов. Вне зависимости от содержания и назначения форм существуют общие принципы работы с ними и общие свойства реквизитов и управляющих элементов. Рассмотрим основные из них.

Реквизиты форм. Для форм с большим количеством редактируемой информации или для разделения информации используются закладки.

Обычно они находятся в верхней части формы. При переходе от одной информации к другой надо выбрать соответствующую закладку, щелкнув по ней мышью.

Числа можно ввести в форму двумя способами: набрать нужное значение на клавиатуре или воспользоваться кнопкой вызова калькулятора (если она предусмотрена). Вызывается калькулятор также при помощи клавиши F4. Его применение позволяет вычислить значение и сразу ввести результат в поле формы.

Многие формы требуют указания даты: числа, месяца и года. Разделительные точки в датах предусмотрены программой, поэтому нет необходимости их ставить. Для удобства при работе с датами в программе можно использовать встроенные календари.

Строки символов вводятся в форму с клавиатуры. При этом можно пользоваться возможностью копирования. Перемещение от одного значения к другому осуществляется с помощью мыши или клавиши «Enter».

Элемент формы типа «флажок» включает и выключает некоторые режимы программы. Переключает значения флажка щелчок мышью по нему.

Для выполнения наиболее часто повторяющихся действий в формах предназначены кнопки. Самый простой способ воздействовать на них – щелчок мышью.

Если заполнение поля в форме требует выбора из уже заданных значений, то в конце строки будет предусмотрен элемент типа «список» или элемент типа «поле со списком».

Редактирование форм. С целью просмотра и редактирования форм можно перемещаться по их элементам при помощи вертикальных и горизонтальных линеек прокрутки, клавишами «Tab» и «Shift»+«Tab» или щелкать мышью нужный элемент диалога. Если ввод очередного реквизита завершать нажатием клавиши «Enter», то курсор будет автоматически переходить к следующему элементу.

Непосредственно для редактирования форма вызывается из соответствующего меню программы. Записи в формах можно добавлять, копировать, изменять, удалять или помечать на удаление.

Для того чтобы добавить запись в форму, нужно:

• нажать кнопку «Новая строка » на панели инструментов в верхней • ввести значение в графу;

• нажать кнопку «Записать» или клавишу «Enter».

Для того чтобы скопировать запись в форме, нужно:

• поставить курсор на копируемую запись;

• нажать кнопку «Копировать»;

• откорректировать содержимое записи;

• нажать кнопку «Записать» или клавишу «Enter».

3. План-конспект тьюторского практикума Для того чтобы изменить запись в форме, нужно:

• войти в режим редактирования в соответствующем поле формы двойным щелчком мыши или при помощи клавиши «Enter»;

• внести поправки с клавиатуры;

• записать информацию.

Если форма выведена на экран для выбора значения, то ее редактирование возможно только после нажатия кнопки «Изменить».

Для отмены ввода информации в форму до нажатия кнопки «Записать» или клавиши «Enter» необходимо воспользоваться клавишей «Esc».

Если в параметрах «Общие» меню «Сервис» установлен параметр «Непосредственное удаление», то для удаления записи нужно:

• поставить курсор на удаляемую запись;

• нажать кнопку «Удалить»;

• ответить утвердительно на запрос программы.

Если в параметрах «Общие» меню «Сервис» установлен параметр «Пометка на удаление», то перед удалением объекта будет использован контроль ссылочной целостности.

Механизм контроля ссылочной целостности. Включение контроля ссылочной целостности в программе предотвращает некорректные действия пользователя, защищает от потери необходимой информации. Данная возможность не позволяет удалить один из взаимосвязанных объектов.

В таком случае надо либо отказаться от удаления объекта, либо удалять все объекты, имеющие ссылки на данный. При использовании механизма контроля ссылочной целостности процесс удаления будет состоять из двух этапов.

На первом этапе производится пометка объекта на удаление; для этого нужно:

• поставить курсор на удаляемую запись;

• нажать кнопку «Пометить на удаление».

Помеченный на удаление объект сохраняется в форме и может быть использован при работе с программой.

При отказе пользователя от удаления помеченного объекта пометку на удаление можно снять, для этого нужно:

• поставить курсор на помеченный объект;

• нажать кнопку «Отменить пометку на удаление»;

• ответить утвердительно на запрос программы.

На втором этапе выполняется само удаление помеченных объектов.

Эта процедура возможна только при монопольном запуске программы и при наличии таких прав у пользователя. Кроме того, перед ее выполнением необходимо закрыть все окна.

Функция программы по удалению помеченных объектов реализуется из меню «Операции». Для этого нужно:

• выбрать из меню «Операции» пункт «Удаление помеченных объектов»;

• подтвердить начало процесса удаления;

• в открывшемся запросе отказаться от удаления некоторых объектов.

Для этого двойным щелчком мыши или клавишей «Пробел» убирается признак удаления перед объектами в списке. В правой части запрос имеет кнопки, позволяющие установить или убрать признаки удаления для всех объектов. На этой стадии есть возможность просмотра помеченных объектов: при двойном щелчке мыши по объекту раскрывается его форма;

• нажать кнопку «Контроль». В результате выполненного действия в запросе появится информация об объектах, которые возможно или невозможно удалить. Если в ходе контроля обнаружены ссылки на удаляемый объект, то с него будет снят признак удаления. Поставив на такой объект курсор, в нижней части запроса можно увидеть ссылки на удаляемый объект;

• нажать кнопку «Удалить». Она становится доступной только после выполнения контроля;

• подтвердить удаление объектов;

• просмотреть результаты удаления и нажать кнопку «Закрыть».

В результате выполнения процедуры по удалению помеченных объектов будут удалены только те объекты, на которые ссылки отсутствуют или располагаются в помеченных объектах.

Поиск значений в форме. Для быстрого перехода к нужной строке в форме используется режим быстрого поиска. При его выполнении нужно поставить курсор в нужную колонку и набрать на клавиатуре искомое значение. В результате курсор устанавливается в графе курсора на заданном с клавиатуры значении.

Осуществить поиск по любым значениям колонок в обоих направлениях списка можно с помощью режима произвольного поиска. Воспользоваться этим режимом можно из меню «Действия», выбрав в нем пункт «Поиск»

или «Искать». Этот режим вызывается нажатием клавиши CTRL+F3 или при помощи пиктограммы «Поиск» на панели инструментов.

В выведенном на экран запросе поиска надо ввести строку поиска – это последовательность символов, по которой и будет осуществляться поиск.

Кроме того, в запросе задается направление поиска по отношению к текущему курсору (вперед, назад, сначала). В поле со списком указывается тип искомой информации.

При установке в запросе опции «По одной колонке» поиск производится только в колонке курсора. Если опция отключена, то поиск осуществляется во всех колонках слева направо.

3. План-конспект тьюторского практикума При включенной опции «Различать регистры» одинаковые прописные и строчные буквы в строке поиска будут считаться разными символами.

Если опция «Различать регистры» отключена, программа при поиске не будет различать прописные и строчные буквы.

Подробнее см.: 3–7.

ТЕМА 2 ПОДГОТОВКА ПРОГРАММЫ К ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

НА ПРЕДПРИЯТИИ

2. План счетов.

3. Справочники.

4. Задание информации о предприятии.

1. Перед началом использования программы необходимо настроить основные параметры. Для этого необходимо обратиться к меню «Сервис»

главного меню программы и выбрать в нем пункт «Параметры». Данный диалог имеет несколько закладок. Закладка «Общие» позволяет установить различные параметры, влияющие на поведение программы.

Рассмотрим предназначение общих параметров программы:

• установка рабочей даты. Рабочая дата автоматически проставляется в качестве даты документа при вводе нового документа; новое значение в историю периодических реквизитов также вводится в соответствии с рабочей датой. При старте системы «1C: Бухгалтерия»

рабочая дата считывается из системной даты компьютера. Для смены рабочей даты в поле ввода необходимо ввести новую дату в формате ДД.ММ.ГГГГ. (число, порядковый номер месяца и год);

• число цифр года в представлении даты. Программа поддерживает два формата представления даты – с двумя последними цифрами года и с полным представлением года. Этот параметр влияет на представление дат в формах документов, журналов и т.д.;

• год начала рабочего столетия. Это параметр, который используется в случае представления даты в формате с двумя последними цифрами года. Параметр «Год начала рабочего столетия» задает год, начиная с которого размещаются введенные даты. Фактически год начала рабочего столетия отмечает границу тех ста лет, в которые помещаются вводимые даты;

• режим открытия объектов. При открытии для редактирования допускается изменение и последующее сохранение измененного объекта.

Поэтому при открытии выполняется блокировка объекта в информационной базе. То есть другой пользователь уже не сможет его открыть для редактирования. При открытии в режиме просмотра объект не может быть изменен, и поэтому он не блокируется. Однако часто открытие объекта осуществляется не через меню, а двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter. В этом случае используется основной режим открытия, который устанавливается в параметрах. Если переключатель «Режим открытия объектов» установить в значение «Редактирование», то объекты будут открываться с возможностью изменения и блокироваться. Если выбран режим «Просмотр», то объекты будут открываться только для просмотра и блокироваться не будут;

• режим удаления объектов. Параметр «Режим удаления объектов» – часть системы управления контролем ссылочной целостности. Как правило, для него задано значение «Пометка на удаление», что гарантирует работу механизма контроля ссылочной целостности. Если параметр установлен в состояние «Непосредственное удаление», удаление объектов (счетов, документов и элементов справочника) будет происходить необратимо;

• выбор калькулятора. Опция «Использовать формульный калькулятор»

позволяет выбирать вид калькулятора, который будет вызываться нажатием клавиш «Ctrl» + «F2». При включенной опции вызывается формульный калькулятор, при выключенной – числовой;

• разделение триад. При создании каталогов можно установить разделение разрядов в числовых реквизитах диалога, чтобы облегчить чтение больших чисел;

• период опроса базы данных. Этот параметр используется при работе с системой «1C: Предприятие» в сети персональных компьютеров.

Он задает период в секундах, по истечении которого будет происходить считывание информации из общей базы данных и обновление содержимого окон справочников и журналов;

• время ожидания захвата таблиц базы данных. Это время, в течение которого система будет пытаться выполнить блокировку файлов базы данных для внесения в них изменений. Если в течение этого срока попытки будут неудачны, будет выдано соответствующее 2. Счет – это способ группировки, текущего отражения и оперативного контроля за хозяйственными средствами и их источниками.

Счет можно представить как специальную таблицу, в которой уменьшение или увеличение хозяйственных средств и их источников отражаются раздельно. Для этого счет делится на две части: левая – дебет; правая – кредит.

3. План-конспект тьюторского практикума Структура счета:

• наименование или номер;

• сальдо на начало и конец отчетного периода. Сальдо – остаток, получаемый как разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами.

Оборот – это изменение за отчетный период, сумма всех хозяйственных операций, записанных на одной из сторон счета.

Виды счетов:

Активные счета – это счета, на которых отражаются хозяйственные средства по их составу и размещению.

СН – сальдо начальное (+) увеличение (– ) уменьшение хозяйственных средств хозяйственных средств СК – сальдо конечное СК = СН + ОД – ОК В активном счете дебет больше или равен кредиту, так как нельзя израсходовать средств больше, чем имеется в наличии. Поэтому активный счет может иметь только дебетовое сальдо или вообще не иметь его.

Пассивные счета – это счета, на которых отражаются хозяйственные средства по их источникам образования.

(– ) уменьшение источников СН – сальдо начальное (+) увеличение ОД – уменьшение источников за месяц ОК – увеличение источников за месяц В пассивном счете дебет меньше или равен кредиту, так как нельзя использовать источник средств или погасить долг больше, чем он имеется.

Поэтому пассивный счет может иметь только кредитовое сальдо или вообще не иметь его.

Активно-пассивные счета – это счета, которые могут быть как активными, так и пассивными. Это счета, на которых учитываются расчеты и финансовые результаты. В зависимости от состояния хозяйственных средств и хозяйственных операций отчетного периода они могут иметь сальдо и по дебету, и по кредиту.

СН – дебиторская задолженность на начало СК – кредиторская задолженность месяца (+) увеличение дебиторской на начало месяца (+) увеличение задолженности (– ) уменьшение кредиторской задолженности ( – ) кредиторской задолженности уменьшение дебиторской задолженности СК – дебиторская задолженность СК – кредиторская задолженность Все бухгалтерские счета, применяемые на современном этапе, приведены в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.

План счетов – систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета, определяющий построение всей системы бухгалтерского учета и являющийся обязательным для предприятий и учреждений. План счетов включает в себя синтетические счета и субсчета, на которые они подразделяются.

Синтетические счета – это счета, предназначенные для укрупненной, обобщающей группировки и учета состава и движения средств предприятия, их источников и хозяйственных процессов в едином денежном выражении.

Субсчета – это дополнительная группировка показателей однородных хозяйственных средств в пределах данного синтетического счета.

Счета имеют двузначный номер. Чтобы каждый номер состоял из двух цифр, перед номерами синтетических счетов с 1 по 9 поставлен 0.

Цифры субсчетов составляются путем добавления к номеру соответствующего синтетического счета номера данного субсчета по порядку.

В Плане счетов предусмотрена классификация счетов по отношению к балансу:

• балансовые счета – это счета, на которых учитываются средства, принадлежащие предприятию;

• забалансовые счета – это счета, на которых учитываются средства, не принадлежащие предприятию, а находящиеся у него на ответственном хранении или во временном пользовании.

Особенности Плана счетов в программе «1C: Бухгалтерия». Система счетов определяется учетной политикой предприятия. На предприятиях может использоваться стандартный План счетов, установленный нормативными документами, а также другие специальные Планы счетов. В системе «1C: Бухгалтерия» предусмотрена возможность ведения нескольких Планов счетов. Сам План счетов создается на этапе конфигурирования.

При этом часть счетов может быть введена на этапе конфигурирования, остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой.

План счетов открывается по команде МЕНЮ: «ОПЕРАЦИИ»; «ПЛАН СЧЕТОВ».

План счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета.

Если при конфигурировании системы было назначено несколько Планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями Планов счетов.

3. План-конспект тьюторского практикума Наименование Наименование счета (субсчета) Вал. Признак ведения валютного учета Кол. Признак ведения количественного учета Заб. Признак забалансового счета АКТ Признак активности счета. Здесь могут быть определены следующие значения: «А» – активный, «П» – пассивный, «Субконто 1», Виды субконто счета. Значение колонок определяют признаки, «Субконто 2» по которым есть возможность вести аналитический учет Если счет является забалансовым или для него установлено ведение валютного учета, то в соответствующей графе ставится отметка. (Для установки или снятия отметки следует дважды щелкнуть левой клавишей мыши в соответствующую графу и подтвердить нужный режим нажатием клавиши «Enter».) Самая левая колонка Плана счетов является служебной и отражает состояние счета: является ли счет группой или собственно счетом, заведен он в режиме конфигурации или в информационной базе, помечен счет на удаление или нет.

Вид окна Плана счетов зависит от конфигурации и может иметь различный состав колонок и дополнительных элементов интерфейса. Например, в окне Плана счетов может располагаться кнопка «Печать», позволяющая распечатать текущий План счетов.

План счетов имеет иерархическую структуру. Наиболее распространенной является двухуровневая организация счетов – «счет/субсчет». В этом случае счет первого уровня может содержать или не содержать субсчетов.

При просмотре Плана счетов можно просматривать счета в соответствии с их уровнем подчинения. Режим просмотра устанавливается по команде МЕНЮ: «ДЕЙСТВИЯ»; «ИЕРАРХИЧЕСКИЙ СПИСОК».

Для просмотра субсчетов, имеющихся у какого-либо счета, достаточно выполнить одно из следующих действий:

• нажать клавиши «Ctrl» + «Стрелка Вниз»;

• выбрать пункт «Следующий уровень» в меню «Действия» главного меню программы.

Для того чтобы вернуться назад, на верхний уровень (в данном случае – к счетам), нужно проделать обратные действия, а именно одно из следующих:

• нажать клавиши «Ctrl» + «Стрелка Вверх»;

• выбрать пункт «Предыдущий уровень» в меню «Действия» главного меню программы.

Если же режим «Иерархический список» отключен, то в окно просмотра Плана счетов будут выведены все имеющиеся счета и подчиненные им субсчета в одном списке.

Редактирование Плана счетов. План счетов содержит часть счетов и субсчетов, введенных на этапе конфигурирования системы. Такие счета практически недоступны для редактирования в сеансе работы пользователя.

У таких счетов можно редактировать только дополнительные реквизиты, если таковые имеются в Плане счетов.

Ввод счетов (субсчетов). Для ввода нового счета или субсчета выполните одно из следующих действий:

• нажмите кнопку «Новый» на панели инструментов окна Плана счетов;

• нажмите клавишу Ins;

• выполните команду МЕНЮ: «ДЕЙСТВИЯ»; «НОВЫЙ».

В зависимости от установленного в конфигурации режима на экране появится окно диалога, позволяющее ввести все необходимые реквизиты счета, или новый счет/субсчет будет вводиться непосредственно в окне Плана счетов.

При вводе нового счета программа задает вопрос: «Будут ли у счета субсчета?» Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой, т.е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета.

Счет-группа не может быть использован в проводках: в них могут быть использованы только его субсчета. Счет, являющийся группой (содержащий субсчета), имеет пиктограмму-состояние желтого цвета.

Если же при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой, а его пиктограмма-состояние будет окрашена в синий цвет. Счет, не являющийся группой, используется в проводках. Если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать.

Изменение настроек счетов. Для изменения данных счета можно воспользоваться пунктом «Изменить» меню «Действия» или кнопкой «Изменить» на панели инструментов или нажатием клавиши «Shift» + «Enter».

Если План счетов открыт для просмотра и редактирования (не для выбора), то изменение счета вызывается также нажатием клавиши «Enter» или двойным щелчком мыши.

Изменение настроек учета счетов может выполняться только в монопольном режиме. Это связано с тем, что изменение настроек учета влияет на работу всех механизмов бухгалтерского учета системы.

При изменении настроек счетов (аналитического, валютного, количественного учета, признака забалансовости) системе может потребоваться выполнить полный пересчет итогов. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение. Пересчитать итоги можно в режиме «Управление бухгалтерскими итогами» (кнопка «Полный пересчет итогов»).

Работа с периодически зависимыми реквизитами счетов. На этапе конфигурирования для любого реквизита Планов счетов можно задать хранение истории изменения его значения. Если реквизит счета является 3. План-конспект тьюторского практикума периодическим, то для него будет храниться не только самое последнее значение реквизита, но и ранее существовавшие значения с датами их ввода.

История изменения значения сохраняется отдельно для каждого счета, независимо от историй других счетов.

Для просмотра истории значения необходимо встать на строку с нужным счетом в окне Плана счетов и выполнить одно из следующих действий:

• нажать клавишу F5;

• нажать мышью кнопку «История значения» на панели инструментов окна Плана счетов;

• выбрать пункт «История значения» в меню «Действия» главного меню программы.

3. В бухгалтерском учете одновременно ведутся синтетический и аналитический учеты.

Синтетический учет осуществляется на синтетических счетах, которые представлены в Плане счетов.

Синтетические счета – это счета, предназначенные для укрупненной, обобщающей группировки учета и движения средств предприятия, их источников и хозяйственных процессов в едином денежном выражении.

Аналитический учет осуществляется на аналитических счетах, которых нет в Плане счетов.

Аналитические счета – это счета, дающие подробную характеристику соответствующих объектов учета, т.е. конкретизирующие общие показатели, содержащиеся в синтетических счетах. Аналитические счета открываются в развитие определенного синтетического счета, могут вестись не только в денежном, но и в натуральных измерителях.

Например, к синтетическим счетам 01,02 ведется аналитический учет по объектам основных средств; к счетам 04, 05 – по объектам нематериальных активов; к счету 10 – по видам материалов; к счетам 20, 43 – по видам выпускаемой продукции; к счету 41 – по видам товаров; к счетам 60, 62 – по предприятиям; к счетам 70, 71, 73 – по сотрудникам и т.д.

Аналитические счета по отношению к балансу носят тот же характер, что и синтетический счет, к которому они открыты.

Для проверки ведения аналитического учета существуют контрольные итоги:

• сумма сальдо начальных по всем аналитическим счетам, открытым к данному синтетическому счету, равна сальдо начальному этого синтетического счета;

• сумма сальдо конечных по всем аналитическим счетам равна сальдо конечному соответствующего синтетического счета;

• итоги оборотов по дебету и кредиту аналитических счетов равны дебетовому и кредитовому обороту соответствующего синтетического счета.

Аналитический учет в программе организован в виде справочников, а аналитическим счетам присвоено название субконто.

Режимы работы со справочниками. Справочник представляет собой объект программы, предназначенный для хранения постоянной и условнопостоянной информации. Обычно в виде справочников организуются списки товаров, сотрудников, материалов, валют, клиентов и др. Любой справочник состоит из элементов, каждый из которых характеризуется некоторыми значениями (реквизитами). Справочники используют для поддержки внутрифирменных или общих классификаторов, формирования списков возможных значений субконто.

Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников. Например, если в счете требуется вводить наименование организацииклиента, выбор элемента из справочника клиентов позволит избежать ошибочного ввода наименования разными конечными пользователями.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

• режим просмотра и редактирования;

• режим выбора элемента справочника.

В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы, нажатием кнопки панели инструментов, нажатием кнопки другой формы или какими-либо другими действиями, если это обусловлено конфигурацией задачи.

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника, нажатием кнопки «Выбрать» или клавиши F4.

Отличия между двумя этими режимами заключаются в том, что в режиме выбора можно установить курсор на требуемый элемент справочника и по нажатию клавиши «Enter» или кнопки панели инструментов «Выбрать»

ввести текущий элемент как значение редактируемого реквизита или константы.

Система «1C: Предприятие» позволяет организовать многоуровневые справочники до десяти уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также ведение многоуровневого аналитического учета по счетам.

Окно справочника. Вызов списка справочников на экран осуществляется через главное меню программы, пункт «СПРАВОЧНИКИ» или по команде МЕНЮ: «ОПЕРАЦИИ»; «СПРАВОЧНИКИ».

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного справочника и затем нажать кнопку «ОК». Окно с выбранным справочником будет выдано на экран.

3. План-конспект тьюторского практикума Внешний вид формы справочника полностью определяется в процессе настройки конфигурации задачи. Однако существует несколько общих элементов, которые имеет каждая форма справочника.

В заголовке окна справочника выдается название справочника.

Если справочник является подчиненным какому-либо другому справочнику, то в заголовке окна справочника после названия справочника выдается в скобках наименование элемента из справочника-родителя или сообщение «Не задан элемент-владелец», если справочник-владелец не открыт или в нем не позиционирован конкретный элемент.

Окно справочника в общем случае представляет собой таблицу, которая содержит как минимум две графы – код и наименование элемента справочника. Если для текущего справочника в меню «Действия» установлен режим «Иерархический список», то справочник имеет иерархическую структуру, окно справочника содержит дерево групп, а в крайней левой графе таблицы справочника выводятся условные знаки, обозначающие тип строки:

• строка соответствует группе элементов. Заголовки групп всегда помещаются в верхней части справочника. Двойной щелчок левой кнопкой мыши на знаке открывает доступ к элементам справочника, входящим в эту группу;

• строка содержит название группы, открытой для просмотра. Такая строка всегда помещается в верхней части таблицы, под названиями колонок справочника, и недоступна для корректировки. Двойной щелчок левой кнопкой мыши на этом значке закрывает группу.

Условное обозначение группы имеет желтый цвет, а обычного элемента – голубой.

Просмотр справочника. Для просмотра справочника используются общие приемы работы с табличной частью формы.

Заголовок группы позволяет перейти к работе с элементами, входящими в группу. Раскрыть группу в справочнике можно одним из следующих способов:

• дважды щелкните мышью на знаке в строке таблицы с наименованием нужной группы;

• установите курсор на строку с наименованием нужной группы и нажмите клавиши «Ctrl»+«Стрелка Вниз»;

• установите курсор на строку с наименованием нужной группы и выберите пункт «Следующий уровень» в меню «Действия» главного меню программы.

В результате будет открыта для просмотра выбранная группа. Названия этой группы и всех групп верхних уровней будут выданы в первых строках таблицы.

Для возврата на предыдущий уровень можно нажать клавиши «Ctrl»+ +«Стрелка Вверх», находясь в любой строке группы. Если необходимо «перешагнуть» через несколько уровней, следует дважды щелкнуть мышью на знаке в строке с наименованием нужной группы.

Ввод в справочник новой группы. Для ввода новой группы в многоуровневый справочник выполните одно из следующих действий:

• нажмите кнопку «Новая группа» на панели инструментов окна справочника;

• нажмите клавиши «Ctrl»+«F9»;

• в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Новая группа».

Если необходимо, чтобы новая группа, вводимая в многоуровневый справочник, сразу попала в определенную группу справочника, перед вводом следует перейти в эту группу.

Ввод в справочник нового элемента. Для ввода нового элемента в справочник выполните одно из следующих действий:

• нажмите кнопку «Новый» на панели инструментов окна справочника;

• нажмите клавишу «Ins»;

• в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Новый».

Если необходимо, чтобы новый элемент, вводимый в многоуровневый справочник, сразу попал в определенную группу этого справочника, то перед вводом элемента следует перейти в эту группу.

Для многоуровневого справочника ввод нового элемента возможен, если включен «Иерархический список» в меню «Действия» главного меню программы. При вводе нового элемента в справочник, как правило, указывается его код. Значение кода будет проверяться на уникальность, и если он совпадает с одним из кодов, уже имеющихся в справочнике, будет выдано сообщение: «Код не уникален!» В этом случае код необходимо будет исправить. Система не проводит различий между кодами элементов справочника и групп элементов, т.е. коды группы и элемента не могут совпадать.

Редактирование элемента справочника. Редактирование элемента справочника может выполняться двумя способами: в выводимом на экран диалоге или непосредственно в строке формы справочника. Способ редактирования определяется при создании справочника в процессе настройки конфигурации задачи. Если разрешено использование обоих способов, то выбрать конкретный способ редактирования можно в меню «Действия»

главного меню программы путем установки или снятия отметки V возле пункта «Редак-тировать в диалоге». Для просмотра и редактирования 3. План-конспект тьюторского практикума реквизитов справочника система предлагает использовать форму элемента справочника. Такая форма представляет собой окно, где отражаются все реквизиты справочника и которое можно использовать также при вводе в справочник нового элемента.

Для редактирования в диалоге необходимо установить курсор в любую ячейку строки, подлежащей редактированию, нажать клавишу «Enter» или дважды щелкнуть мышью в любом месте этой строки. На экран будет выведено окно с заполненным диалогом ранее введенного элемента справочника, в котором следует произвести требуемые изменения.

При работе в форме элемента справочника используются общие приемы работы с формой.

Подчиненные справочники. Система имеет также механизм поддержки подчиненных справочников. Такой механизм позволяет связать между собой элементы разных справочников: организации и договоры с ними, товары и единицы их измерения и т.д. У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца.

При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца.

Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на конкретном элементе справочника (конкретной организации), то в подчиненном ему справочнике договоров будут выведены только договоры текущей организации.

Просмотр дерева групп. Дерево групп содержит наименования групп справочника и позволяет, во-первых, удобно просматривать структуру справочника и, во-вторых, быстро переходить к элементам, входящим в конкретную группу справочника. Наименование справочника служит корневым элементом дерева групп.

Для удобства работы дерево групп имеет возможность раскрываться и сжиматься. Знак «+» в узле ветви указывает, что эту ветвь можно раскрыть, для этого достаточно щелкнуть мышью на знаке «+». Ветвь откроет для просмотра следующий уровень, а знак «+» изменится на «–». Закрыть ветвь дерева можно щелчком мыши на знаке «–».

Если клавишами или мышью установить курсор на элементе дерева групп, который не является конечным (в свою очередь содержит элементы), то нажатием клавиши «*», расположенной на цифровой клавиатуре («серая звездочка»), можно раскрыть сразу все ветви дерева для этого элемента и, наоборот, нажатием клавиши «–» на цифровой клавиатуре («серый минус») можно «скрыть» все ветви дерева этого элемента.

При просмотре дерева групп можно просмотреть состав группы в таблице справочника, дважды щелкнув мышью на наименовании группы. Тогда в таблице будет показано содержимое выбранной группы справочника.

Однако если отключен показ справочника в виде иерархического списка, то двойной щелчок мыши на наименовании группы в дереве групп установит курсор в таблице на наименование этой же группы.

Если вы находитесь в таблице справочника, то выбором пункта «Найти в дереве» из меню «Действия» главного меню программы можно выделить ту группу в дереве групп, в которой вы находитесь. При этом переход к группе в дереве групп осуществляется независимо от режима просмотра справочника в виде иерархического или простого списка.

Просмотр истории значения реквизита справочника. Справочник может хранить историю изменения его значений, т.е. являться периодическим.

История изменения значения сохраняется отдельно для каждого элемента справочника, независимо от историй других элементов.

При конфигурировании задачи для периодических реквизитов справочника можно задать возможность управления этими реквизитами из документов. Это значит, что для таких реквизитов значения, установленные документом, «привязываются» к документу. Например, установленные документом значения будут удалены, если удалить документ.

Для просмотра истории значения поместите курсор в строку с нужным элементом справочника и выполните одно из следующих действий:

• нажмите клавишу «F5»;

• нажмите кнопку «История значения» в панели инструментов окна справочника;

• выберите пункт «История значения» в меню «Действия» главного меню программы.

Если хранение истории значения установлено для нескольких реквизитов справочника, на экран будет выдан список для выбора нужного реквизита. В этом списке клавишами или мышью необходимо выбрать наименование реквизита, историю значений которого следует просмотреть, и нажать кнопку «ОК».

В зависимости от того, управляется периодический реквизит справочника документом или нет, окно просмотра истории значения реквизита выглядит по-разному. Прежде рассмотрим случай «обычных», т.е. не управляемых документами, реквизитов. Окно истории значения реквизита в этом случае представляет собой таблицу, состоящую из двух колонок: дата и значение реквизита на эту дату.

Для просмотра списка истории значений используются общие приемы работы с табличной частью формы.

При просмотре истории реквизитов справочников, изменяемых документами, список истории изменений будет иметь дополнительные колонки.

В них выводится информация о документе, выполнившем конкретное изменение: вид документа, время, номер документа, номер строки многострочной 3. План-конспект тьюторского практикума части. В крайней левой колонке списка располагаются пиктограммы, отмечающие, какое из изменений введено вручную, а какое выполнено документом. Значения в истории реквизита, введенные документами, не могут корректироваться и удаляться вручную. Они могут быть изменены только при изменении и повторном проведении соответствующего документа.

Значения, введенные вручную, всегда имеют нулевое (пустое) время.

Поэтому, если на одну дату есть значения и установленные вручную, и введенные документами, то значение, установленное вручную, располагается перед значениями, установленными документами.

При получении значения на некоторую дату система будет выбирать наиболее позднее значение на эту дату или на ближайшую предшествующую, если на указанную дату значений не установлено.

Сортировка элементов справочников. Элементы справочника могут быть упорядочены по коду, по наименованию элементов или по произвольному реквизиту, если это обусловлено конфигурацией системы. Порядок сортировки можно задать в меню «Действия» главного меню программы, пункт «Сортировка». Для быстрой смены порядка сортировки можно также использовать клавиши:

«Ctrl»+«1» – по кодам элементов;

«Ctrl»+«2» – по наименованию элементов;

«Ctrl»+«3» – по произвольному реквизиту.

При выборе произвольного реквизита на экран будет выдан список реквизитов, по которым может осуществляться сортировка справочника.

Список таких реквизитов задается в процессе настройки конфигурации задачи. В этом списке следует выбрать наименование реквизита, по которому будет отсортирован справочник, и нажать кнопку «ОК».

В зависимости от режима показа справочника порядок сортировки строк справочника имеет свои особенности. Если для текущего справочника в меню «Действия» установлен показ в виде иерархического списка, то сортировка осуществляется только в пределах уровня вложенности, при этом в начало всегда помещаются наименования групп.

Если показ справочника в виде иерархического списка отключен, заголовки групп и элементы справочника при сортировке не разделяются.

Перенос элементов справочников. В процессе работы может возникнуть необходимость переноса существующих элементов из одной группы в другую. Для переноса элемента или группы справочника следует:

• вывести на экран дерево групп;

• в таблице справочника установить курсор на строку элемента или группы, подлежащей перемещению;

• в дереве групп выделить наименование группы, куда предполагается поместить перемещаемый элемент;

• выполнить команду меню: «Действия»; «Перенести в другую группу»

или нажать клавиши «Ctrl» + «F5»;

• подтвердить процедуру переноса.

Печать справочника. Если системой установлена процедура печати справочника или его составных элементов, то в окне должна присутствовать кнопка «Печать». При ее нажатии формируется печатная форма, которая открывается в редакторе таблиц системы, где ее можно отредактировать.

Отредактированную печатную форму можно сохранить по команде меню: «Файл»; «Сохранить как...».

Для вывода печатной формы на принтер следует выполнить команду меню: «Файл»; «Печать...». На экран будет выдан стандартный диалог настройки параметров печати.

4. Список констант. Константы – это совокупность информации, которая в процессе эксплуатации системы достаточно длительный период остается неизменной. Удобство использования констант заключается в том, что один раз введенная информация может многократно использоваться при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм.

Примером такой информации может быть название организации, номер расчетного счета, ИНН и другие учетные признаки.

В процессе настройки конфигурации задачи можно создать неограниченное количество констант для хранения любой нужной информации.

Если конфигурацией не определено иное, список констант можно вызвать на экран по команде меню: «Операции»; «Константы».

Окно списка констант представляет собой таблицу, состоящую из трех граф. В графе «Код» выводятся краткие наименования констант. Графа «Полное наименование» служит для расшифровки краткого наименования константы. Графа «Значение» содержит само значение константы.

Для просмотра списка констант используются общие приемы работы с табличной частью формы.

Редактирование констант. При использовании программы «1C: Бухгалтерия» пользователь имеет возможность только корректировать значения констант в списке. Добавление, удаление констант, изменение краткого или полного наименования у существующих констант выполняется только в режиме «Конфигуратор».

Чтобы изменить значение константы, необходимо установить курсор в ячейку таблицы, содержащую изменяемое значение, и нажать клавишу «Enter» или «Shift»+«Enter». Ячейка переключится в режим редактирования.

После внесения необходимых исправлений следует нажать клавишу «Enter» для выхода из режима редактирования.

Работа с историей значения константы. При соответствующей настройке для констант, значения которых изменялись, система может 3. План-конспект тьюторского практикума хранить все предыдущие ее значения. Подобные константы называют периодическими, а перечень значений – историей значения. В этом случае в списке констант будут храниться все ранее существовавшие значения констант с датами их ввода. Подобный механизм позволяет получать значение константы, существовавшее на любую дату.

Для просмотра истории значения константы необходимо выделить строку с нужной константой и выполнить одно из следующих действий:

• нажать клавишу «F5»;

• нажать мышью кнопку «История значения» в панели инструментов окна справочника;

• выбрать пункт «История значения» в меню «Действия» главного меню программы.

Окно истории значения константы представляет собой таблицу, состоящую из двух колонок – дата и значение константы на эту дату. Записи в таблице сортируются по дате.

Изменение истории значения константы может проводиться двумя способами:

• вводом нового значения константы в списке констант;

• вводом и корректировкой строк в окне истории значения константы.

Эти способы отличаются в работе, поэтому рассмотрим их по отдельности.

Если значение константы изменялось в течение одной даты несколько раз, то новые строки в историю не добавляются, а сохраняется только последнее введенное значение.

Если в константу было повторно введено существующее значение на другую дату, в историю значения константы будет добавлена новая строка.

История значения константы может редактироваться в окне «История»

согласно общим принципам редактирования форм.

Быстрый поиск в списке значений истории констант. Для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в колонку «Дата» и просто набрать на клавиатуре искомое значение. Следует указывать сначала год, затем – без разделительной точки – месяц и последним – день: например, «040515» (15 мая 2004 г.).

Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в списке констант. В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку списка констант, первые символы значения которой совпадают с введенными.

Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу «Backspace».

Подробнее см.: 1, 3, 6–8.

ТЕКУЩАЯ РАБОТА С ПРОГРАММОЙ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

2. Операции и проводки.

3. Работа с документами.

4. Типовые операции 1. Параметры «Бухгалтерия». Параметры закладки «Бухгалтерия»

влияют на работу с Планами счетов и другими формами компоненты «Бухгалтерский учет» системы «1C: Предприятие».

Параметр «Основной План счетов» используется в том случае, если в конфигурации предусмотрено несколько Планов счетов. Он позволяет выбрать из списка всех существующих Планов счетов основной для текущего использования.

Значение данного параметра будет использовано при вводе проводок операции, при поиске введенного кода счета и при выборе счета из Плана счетов.

Параметр «Маска кода счета» определяет маску для ввода кода счета в операции, отчеты и другие формы. Использование маски позволяет при вводе кода счета не задавать разделители счета/субсчета; курсор будет автоматически перескакивать на ввод субсчета.

Маска задается указанием строки символа (шаблона), в котором символом «#» обозначается место для ввода символов кода счета (субсчета), а символом «.» (точка) обозначается разделитель кодов счетов/субсчетов.

Если задана пустая маска, код счета нужно будет задавать, указывая символы «.» (точка) при переходе к вводу кода субсчета.

При вводе маски символ «#» можно устанавливать также нажатием пробела. Программа запоминает несколько предыдущих установок данного параметра, и их можно выбрать из разворачиваемого вниз списка.

Параметр «Использовать маску Плана счетов» устанавливает маску в соответствии с маской Плана счетов, определенной в конфигурации.

Параметр «Запрашивать время при вводе документов и операций»

служит в целях определения последовательности документов (операций) в пределах одной даты. Время при вводе документов и операций выступает в основном не как отображение астрономического времени, а как средство расположения документов (операций) в определенной последовательности.

При вводе нового документа (операции) с датой, соответствующей дате, установленной на компьютере, документ (операция) записывается с текущим временем. При вводе в другую дату время нового документа устанавливается большим, чем время последнего документа в этой дате.

Если установлена опция «Запрашивать время при вводе документов и операций», то при записи нового документа или операции, вводимых 3. План-конспект тьюторского практикума вручную, будет выдаваться диалог, предлагающий выбор времени (варианта расположения документа) в той дате, в которую он помещается.

В любом случае время уже записанного документа (операции) может быть в дальнейшем изменено.

Параметр «Открывать документ по операции (проводке)» оказывает влияние на работу программы при открытии операций или документов.

Для документов пункты меню и кнопки панели инструментов позволяют открывать как сам документ, так и его операцию. Однако чаще всего документ (операция) открываются двойным щелчком мыши или нажатием клавиши «Enter». Если опция «Открывать документ по операции (проводке)»

включена, то в этом случае будет открываться сам документ, а если выключена, то будет открываться операция.

Установка опции «Быстрый поиск в списках всегда по значению сортировки» устанавливает режим, при котором независимо от текущей колонки поиск выполняется по той колонке, по которой в данный момент упорядочен список (для журналов – это всегда дата; для справочников – код, наименование или дополнительный реквизит; для счетов – всегда код). При этом поиск выполняется практически мгновенно при любом количестве строк в списке.

Параметры «Журналы». Управляющие элементы закладки «Журналы»

в основном предназначены для установки интервала видимости записей в журналах документов, операций и проводок, который будет использоваться при открытии журнала.

Интервал устанавливается путем выбора начальной и конечной дат интервала в группах «Начало интервала» и «Конец интервала».

Текущей датой считается рабочая дата, установленная в закладке «Общие». Месяц, квартал и год определяются по рабочей дате.

В качестве начальной и конечной дат интервала видимости могут быть указаны конкретные даты. Их следует ввести в соответствующие поля закладки «Журналы» в формате ДД.ММ.ГГГГ. Можно вызвать на экран календарь и выбрать дату, указав ее мышью на листе календаря.

Если конечная дата интервала меньше начальной или одна из дат указана неверно, при нажатии на кнопку «ОК» будет выдано сообщение: «Неверный интервал дат!», диалог установки параметров будет закрыт, но интервал видимости изменен не будет. В этом случае необходимо установить правильный интервал.

Установка параметра «Один журнал подчиненных документов» приведет к тому, что при просмотре документов, подчиненных данному документу (пункт «Подчиненные документы» меню «Действия» при работе с документом или журналом документов), будет открыт один экземпляр журнала подчиненных документов. Информация в этом журнале будет обновляться каждый раз при новом позиционировании в журнале документов (операций).

Если же необходимо проанализировать списки подчиненных документов одновременно для нескольких документов (операций), параметр «Один журнал подчиненных документов» должен быть выключен. Это позволит вывести одновременно несколько журналов подчиненных документов – каждый журнал для одного из документов.

Параметры «Операция». Параметры закладки «Операция» влияют на работу программы при вводе и редактировании бухгалтерских операций вручную.

Сумма операции может указываться пользователем непосредственно при вводе операции или определяться автоматически различными способами.

Установка режима «Расчет суммы операции» не изменит сумм уже записанных операций, а будет действовать только при вводе новых или редактировании существующих операций.

Возможность выбора режима заполнения суммы пользователем может быть отключена в конфигурации. В этом случае параметры этой группы недоступны для изменения.

Способы расчета суммы операции:

1. Стандартный способ. Выбор этой опции устанавливает режим заполнения суммы таким, каким он определен в качестве основного в конфигурации.

2. Не рассчитывать. При выборе этого варианта сумма операции не будет заполняться автоматически, обычно в этом случае сумму операции заполняют вручную.

3. По всем проводкам. При выборе этого варианта сумма операции будет автоматически заполняться сложением всех сумм проводок.

4. По первой проводке. При выборе этого варианта сумма операций будет автоматически заполняться из суммы первой по порядку проводки.

5. Валютная сумма. Выбор этой опции доступен при использовании вариантов «По всем проводкам» или «По первой проводке» и устанавливает режим использования для заполнения суммы операции валютных сумм проводок.

Группа параметров «Копирование операции» определяет режим ввода проводок или операций вручную с использованием возможности копирования существующих проводок и операций. Опции данного режима определяют, какие данные проводки-образца или операции-образца будут копироваться в новую проводку или операцию.

Выбор опции «Проверять проводки при записи операции» устанавливает режим, при котором в момент записи операции, вводимой вручную, 3. План-конспект тьюторского практикума будет выполняться контроль проводок с использованием списка корректных проводок.

Выбор опции «Автоматический ввод новой проводки» устанавливает режим, при котором в процессе ввода новых проводок операции после ввода проводки автоматически начинается ввод следующей проводки.

Этот режим удобен при большом количестве вводимых проводок в одной операции.

Выбор опции «Автоматический ввод новой проводки с копированием»

устанавливает режим, при котором в процессе ввода новых проводок операции после ввода проводки автоматически начинается ввод следующей проводки копированием текущей. Этот режим удобен при большом количестве вводимых однотипных проводок в одной операции.

Выбор опции «Рассчитывать сумму проводки по цене» устанавливает режим, при котором после ввода количества проводки будет автоматически рассчитываться сумма проводки исходя из цены выбранного в этой проводке субконто.

Выбор опции «Рассчитывать сумму проводки по курсу» устанавливает режим, при котором после ввода валютной суммы проводки будет выполняться автоматический расчет суммы проводки исходя из курса выбранной в этой проводке валюты на дату операции.

2. Хозяйственная операция – отдельный момент движения хозяйственных средств.

Каждая хозяйственная операция влияет на величину хозяйственных средств, их состав и размещение, а также видоизменяет источники их образования.

Изменения хозяйственных средств в результате осуществления хозяйственных операций показываются в бухгалтерском учете по принципу двойной записи.

Двойная запись – способ одновременного, взаимосвязанного отображения двух явлений, вызываемых хозяйственной операцией, по дебету одного счета и кредиту другого в одинаковых суммах.

Поскольку в дебет и кредит счетов каждая хозяйственная операция должна быть записана в равной величине, сумма всех величин, записанных по дебету, должна быть равна сумме величин, записанных по кредиту счетов.

Отсутствие такого равенства свидетельствует об ошибках, допущенных при регистрации данных.

Взаимная связь между счетами, отражающими данную операцию, называется корреспонденцией счетов. Счета, вступающие в такую связь, называются корреспондирующими.

На основе данных о конкретной хозяйственной операции и принятого Плана счетов строятся бухгалтерские проводки.

Например:

1. Поступило в кассу предприятия с его расчетного счета 10 000 руб.:

Д50 К51–10 000.

2. Выплачена из кассы заработная плата работникам предприятия в размере 9500 руб.: Д70 К50–9500.

Окно журнала операций. Движение хозяйственных средств предприятия в программе «1C: Бухгалтерия» отображается в виде операций. Для просмотра такой информации в виде списка предусмотрено два вида журналов – журнал операций и журнал проводок, но ввод и редактирование данных всегда осуществляются в форме операции.

Окно журнала операций выводится на экран по одной из двух команд:

• меню «Журналы»; «Журнал операций»;

• меню «Операции»; «Журнал операций».

В заголовке окна журнала операций указывается интервал, за который просматриваются операции в журнале. Если задано какое-либо условие отбора, то оно также выводится в заголовке журнала.

Журнал операций представляет собой таблицу, в которой, как правило, указываются:

• «Дата» – дата ввода операции (документа);

• «Время» – время ввода операции (документа);

• «Документ» – наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида – «Операция»;

• «Номер» – номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат.

Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную • «Содержание» – краткое описание содержания данной операции;

• «Сумма» – сумма операции. Числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции.

Кроме перечисленных колонок в журнале операций могут быть и другие колонки, определенные в конфигурации.

Самая левая графа журнала операций является служебной и отражает состояние операции:

• операция, введенная вручную;

• операция, сформированная документом, и документ пока не проведен;

• операция, сформированная документом, и документ уже проведен;

• операция, помеченная на удаление.

3. План-конспект тьюторского практикума Просмотр журнала операций. Операции в журнале всегда выводятся в хронологической последовательности. Внутри даты операции упорядочены по времени.

Объем операций, выводимых для просмотра в журнале, можно ограничить двумя способами, определив:

• интервал видимости;

• условие отбора.

В заголовке окна журнала в скобках после названия журнала выводится текущий интервал видимости, который задается по команде меню:

«Сервис»; «Параметры»; «Журналы». При просмотре журнала будут видны только те операции, даты которых попадают в установленный интервал.

Изменить интервал видимости журнала можно по команде меню:

«Действия»; «Интервал» или нажатием кнопки «Интервал» на панели инструментов окна журнала. На экран будет выдан запрос, в котором необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости операций. Такая установка интервала видимости является временной, так как после выхода из журнала интервал опять вернется к значению, установленному в параметрах «Журналы».

При просмотре операций в журнале операций можно установить режим показа проводок. Для этого в меню «Действия» надо отметить флажком пункт «Показывать проводки». В таком случае в нижней части окна журнала операций будут видны проводки той операции, на которой стоит курсор.

Для отказа от вывода проводок в окне журнала операций следует в меню «Действия» убрать флажок, стоящий перед пунктом «Показывать проводки».

При этом нижняя часть окна журнала операций, отражающая проводки, будет закрыта.

Окно журнала проводок. В журнале операций осуществляется просмотр основных данных по операциям. Каждая операция может содержать в себе одну или несколько проводок. Журнал проводок является средством просмотра введенных операций в виде списка бухгалтерских проводок.

Если в журнале операций можно увидеть проводки по текущей операции, то в журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным операциям.

Журнал проводок выводится по одной из команд:

• меню: «Журналы»; «Журнал проводок»;

• меню: «Операции»; «Журнал проводок».

Журнал проводок – это таблица, каждая строка которой является корреспонденцией проводки. Проводка может содержать несколько корреспонденций, в этом случае строка журнала проводок отражает лишь часть проводки. В случае с простой проводкой строка журнала содержит непосредственно эту проводку.

В графах журнала проводок отражаются данные проводок, а также данные операций, к которым проводки принадлежат. Какие именно данные будут использованы в формах представления журнала проводок, определяется в конфигурации.

Обычно в нем указывается:

• «Дата» – дата операции (документа);

• «Время» – время операции (документа);

• «Документ» – наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида – «Операция»;

• «Номер» – номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат;

• «Содержание» – краткое описание содержания данной операции;

• «Сумма операции» – числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом;

• «Номер проводки» – порядковый номер проводки, входящей в операцию. Если строка журнала проводок представляет собой корреспонденцию проводки, т. е. часть ее, то номер корреспонденции будет двойным. Первая часть номера указывает на номер проводки, вторая часть, отделенная знаком «/», указывает на номер корреспонденции. Например, номер 3/2 – это третья проводка операции, вторая корреспонденция проводки;

• «План счетов» – наименование Плана счетов, которому принадлежат счета дебета и кредита проводки;

• «Счет дебета» – счет дебета проводки;

• «Счет кредита» – счет кредита проводки;

• «Субконто...» – субконто проводки. Может присутствовать несколько колонок. Во-первых, в проводке будут отражаться субконто дебета и кредита, во-вторых, и по дебету и по кредиту может использоваться многомерная аналитика;

• «Валюта» – наименование валюты проводки;

• «Курс» – текущий курс валюты проводки на дату операции (используется, если определено ведение валютного учета);

• «Количество» – используется, если определено ведение количественного учета;

• «Вал. сумма» – сумма проводки в валюте;

• «Сумма» – сумма проводки;

• «Номер журнала» – указывает, к какому журналу относится та или иная проводка. Использование номера журнала позволяет разделить 3. План-конспект тьюторского практикума все многообразие проводок на группы в зависимости от их принадлежности: проводки, относящиеся только к расчету зарплаты; проводки, отражающие учет основных средств, и т.п.

Левая графа журнала проводок поясняет порядок ввода проводок:

• проводка операции, введенной вручную;

• проводка операции, введенной через документ;

• главная корреспонденция сложной проводки, введенной вручную;

• главная корреспонденция сложной проводки, введенной через • подчиненная корреспонденция сложной проводки, введенной • подчиненная корреспонденция сложной проводки, введенной через Вид пиктограммы может изменяться для помеченных на удаление операций и операций, у которых отключены проводки.

Ввод операций. Операции могут формироваться одним из трех способов:

• вводиться вручную;

• вводиться автоматически при проведении документов;

• вводиться как типовая операция, по ранее разработанному шаблону.

Для непосредственного ввода операции следует выполнить одно из действий:

• нажать кнопку на панели инструментов окна журнала;

• нажать клавишу «Ins»;

• выполнить команду меню: «Действия»; «Новая» («Новая операция»).

Система откроет окно для ввода операции.

Каждая строка таблицы является проводкой или корреспонденцией сложной проводки.

При вводе операции вначале заполняются общие реквизиты операции:

дата, номер, содержание. Переход к вводу следующего реквизита осуществляется клавишей «Enter» или щелчком мыши в нужном поле диалога.

Дата новой операции проставляется автоматически и равна рабочей дате, установленной в меню: «Сервис»; «Параметры»; «Общие». При необходимости ее можно редактировать по общим правилам.

Номер операции фактически является номером документа специального вида «Операция», и правила его заполнения аналогичны правилам ввода номеров документов. Номер новой операции присваивается автоматически и при записи операции, как правило, проверяется на уникальность.

Сумма операции может вводиться вручную или рассчитывается автоматически. Текущий режим заполнения суммы операции устанавливается пользователем в параметрах системы «Операция».

Ввод проводок (корреспонденции). В данном разделе все действия пользователя и поведение системы описываются для случая использования балансовых счетов.

Для ввода новой проводки или новой корреспонденции выполните одно из следующих действий:

• нажмите кнопку «Новая проводка»;

• нажмите клавишу «Ins»;

• выполните команду меню: «Действия»; «Новая проводка» («Новая корреспонденция»).

В поле проводок осуществляется последовательный ввод реквизитов проводки. Перемещение к следующему значению обычно осуществляется нажатием клавиши «Enter». В некоторые поля система подключает справочники. Двойной щелчок по кнопке выбора раскрывает справочник для выбора требуемого значения.

При вводе счетов дебета и кредита их можно набрать с клавиатуры или выбрать из Плана счетов. При вводе кода с клавиатуры он сверяется с Планом счетов. Если такого кода нет, то автоматически открывается план счетов для уточнения информации, при этом если введенный код является группой, то курсор устанавливается на первый субсчет этого счета.

Если по счетам в проводке ведется аналитический учет, программа предлагает выбрать из справочника субконто.

Если по счетам в проводке ведется валютный учет, программа предложит выбрать из справочника используемую валюту.

Если по счетам проводки ведется количественный учет, то перед вводом суммы предлагается ввести количество, а сумма рассчитывается автоматически (при установке соответствующего параметра в параметрах «Операция»).

Завершение ввода проводки или корреспонденции происходит после ввода последнего реквизита в строке или при нажатии кнопки «Записать»

панели инструментов.

Введенные операции и проводки можно копировать, корректировать, удалять в соответствии с уже описанными общими принципами работы с формами.

Ввод входящих остатков. Если вы начинаете вести учет в программе «1С: Бухгалтерия» на предприятии, на котором уже ведется бухгалтерский учет, то после выполнения описанных выше настроек учета вам будет необходимо ввести входящие остатки на момент начала ведения учета.