[ Федеральное государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования «Северо-Западная академия
государственной службы»
Рекомендовано для использования в учебном процессе
[Электронный ресурс]: учебноЭлектронный документооборот
методический комплекс / ФГОУ ВПО «Северо-Западная академия
государственной службы»; авт. А. В. Смирнова. — Электронные текстовые
данные (1 файл: 381 Кб = 1,5 уч.-изд. л.). — СПб.: Изд-во СЗАГС, 2009. — Режим доступа: http://www.szags.ru/index.phtml?id_page=257.
Федеральное агентство по образованию Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«СЕВЕРО-ЗАПАДНАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»
Кафедра информатики Учебно-методический комплекс по дисциплине«ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»
Специальность 080505.65 «Управление персоналом»Санкт-Петербург Рассмотрено и утверждено на заседании кафедры от 31 августа 2009 г., протокол № 1.
Одобрено на заседании учебно-методического совета СЗАГС.
Рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом СЗАГС.
Учебно-методический комплекс подготовила:
доцент А. В. Смирнова.
Рецензент:
к. т. н., доцент Г. С. Бритов.
Программа дисциплины «Электронный документооборот» и ее учебно-методическое обеспечение (планы семинарских занятий, контрольные вопросы, тестовые задания, список рекомендованной литературы и др.) составлены в соответствии с требованиями к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки дипломированного специалиста по циклу «Общепрофессиональные дисциплины» (дисциплина по выбору) по специальности 080505.65 «Управление персоналом».
© СЗАГС,
ОГЛАВЛЕНИЕ
Цели и задачи дисциплины1.
Виды занятий и методика обучения
2.
Формы контроля
3.
Учебно-тематический план
4.
Программа дисциплины
5.
Список рекомендуемой литературы
6.
Планы практических занятий
7.
Словарь терминов
8.
Вопросы к зачету
9.
Тестовые задания
10.
Методические рекомендации по изучению дисциплины................. 11.
1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ
Цель Современным предприятиям недостаточно просто работающей информационной системы. На первый план выходят вопросы экономической эффективности, на которую большое влияние оказывает то, как в компании организована работа с документами. Учебная дисциплина «Электронный документооборот» предназначена для раскрытия понятия «системы электронного документооборота» и определения его места в системе управления.Студенты, изучившие дисциплину, должны иметь представление:
• о электронном документе, системе управления электронными документами (СЭД) и их классификации;
• о предпосылках создания СЭД, состоянии российского рынка систем электронного документооборота и особенностях российского делопроизводства по сравнению с зарубежным;
• об основных проблемах, возникающих при внедрении систем электронного документооборота, и возможностях их преодоления.
Студенты, изучившие дисциплину, должны знать:
• основные понятия системы электронного документооборота;
• организационную и техническую стороны системы электронного документооборота для оптимизации прохождения документа на всех стадиях его жизненного цикла.
Студенты, изучившие дисциплину, должны уметь:
• давать оценку возможности внедрения электронного документооборота в работу органов государственной власти на современном этапе, в полном объёме владеть терминологией;
• давать сравнительный анализ рынка систем электронного документооборота;
• использовать полученные навыки практической работы в одной из систем электронного документооборота.
Практическая часть курса посвящена введению в работу с системой электронного документооборота Directum.
2. ВИДЫ ЗАНЯТИЙ И МЕТОДИКА ОБУЧЕНИЯ
На занятиях по дисциплине в различных сочетаниях, а иногда параллельно применяются объяснительно-иллюстративный, репродуктивный и частично-поисковый и исследовательский методы обучения. Тем самым решаются задачи передачи знаний принципиально нового материала и приобретения умений и навыков их применения. Комплексные задания для самостоятельной работы предусматривают возможности как для продуктивной, так и продуктивно-творческой деятельности студентов.Теоретические занятия (лекции) организуются по потокам. Общий объем лекционного курса на очной форме обучения – 10 час., на очнозаочной – 4 час.
Практические занятия организуются по группам. Общий объем семинарских занятий на очной форме обучения – 8 час., на очно-заочной – 4 час.
На занятиях применяются следующие технические средства обучения (ТСО): компьютерный мультимедийный проектор, видеомагнитофон.
Нормативный объем самостоятельной работы студентов, установленный учебным планом СЗАГС, для очной формы обучения – 18 час., для очнозаочной – 28 час.
Оперативный контроль – устный опрос.
Рубежный контроль – тест по каждой теме программы дисциплины.
Студенты, не выполнившие тест, не допускаются кафедрой к сдаче зачёта как не выполнившие график учебного процесса.
Итоговый контроль – зачет.
4. УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
Учебно-тематический план дисциплины «Электронный документооборот»по специальности 080505.65 «Управление персоналом»
Тема 1.
документооборота (СЭД) 1.1. Предпосылки создания СЭД, Основные понятия 1.2. Функциональные и технические характеристики систем электронного документооборота 1.3. Обзор систем электронного документооборота Тема 2.
в СЭД Directum 2.1. Функциональные возможности базовых модулей СЭД Directum 2.2. Управление электронными документами 2.3. Управление деловыми процессами 2.4. Организация работы модуля Канцелярия * ОК – Оперативный контроль
5. ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ
Тема 1. Введение в системы электронного документооборота (СЭД) 1.1. Предпосылки создания СЭД, предъявляемые к ним требования.Основные понятия Понятия информационной системы и информационной технологии. Понятия: документ, делопроизводство, документооборот. Предмет делопроизводства. Основные правила организации документооборота в компании. Способы документирования документов. Материальные носители информации.
Классификация документов. Стандартизация документов. Принципы документооборота. Документопотоки организации. Управление документооборотом. Компоненты управления организацией. Понятие автоматизации документооборота. Набор обязательных функциональных и технических требований к современным системам управления электронными документами: поддержка различных форматов, ввод и обработка образов бумажных документов, интеграция с офисными приложениями, управление версиями и атрибутами, составные документы, полнотекстовый поиск и анализ документов, управление этапами жизненного цикла документа, управление бизнеспроцессами, управление содержанием.
Классификация систем электронного документооборота:
• Электронный архив (DMS);
• Электронная система управления документами (EDMS);
• Управление знаниями (Knowledge Management);
• Workflow-cистемы – системы автоматизации бизнес-процессов (системы поддержки управления);
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration);
• DocFlow-системы – системы маршрутизации документов.
Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM – Customer Relation Management), управления проектами, электронной почты и пр.
Преимущества электронного документооборота перед бумажным: снижение времени на прохождение документов и поиск необходимой информации, полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной, унификация технологических процессов обработки документов, уменьшение риска потери важной информации, защита информации от несанкционированного доступа.
Задачи, решаемые системами документооборота.
Основные термины Документ, электронный документ, делопроизводство, предмет делопроизводства, документооборот, электронный документооборот, система электронного документооборота (СЭД).
Контрольные вопросы 1. Сформулируйте определение информационной системы.
2. Сформулируйте определение информационной технологии.
3. Что такое документ?
4. Предмет делопроизводства.
5. Основные правила организации документооборота в компании.
6. Что такое документооборот?
7. Принципы документооборота.
8. Понятие электронного документа.
9. Понятие электронного документооборота.
10. Преимущества электронного документооборота перед бумажным.
11. Задачи, решаемые системами электронного документооборота.
12. Требования к системам ЭД.
13. Типы систем ЭД.
1.2. Функциональные и технические характеристики систем Понятие сервер, клиент, архитектура «клиент-сервер».
Понятие архитектуры СЭД и её составляющие: масштабируемость, безопасность, гибкость и интегрируемость, интеграция с офисными приложениями, интеграция с почтовыми системами, интеграция с ERP-системами, интеграция с системами проектирования, интеграция с корпоративными информационными порталами, взаимодействие с внешним миром (по шаблону ЭД, по отсканированному бланку, создание с нуля), администрирование.
Работа с документами: управление версиями документов и атрибутирование, полномасштабный полнотекстовый поиск, обработка графически образов документов. Управление процессами: согласование проекта, создание маршрутов любой сложности, контроль выполнения заданий, управление жизненными циклами документов.
Основные термины Пользователь СЭД, администратор СЭД, корпоративная СЭД, версия электронного документа, доступ, электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Контрольные вопросы 1. Что такое технология «клиент-сервер»?
2. Из чего состоит электронный документ в СЭД?
3. Понятие жизненного цикла электронного документа.
4. Этапы жизненного цикла электронного документа.
5. Что такое версия электронного документа?
6. Что такое ЭЦП?
7. Что такое идентификация?
8. Что такое аутентификация?
9. Кто такой пользователь СЭД?
10. Что представляет собой архитектура СЭД?
11. Что такое масштабируемость?
12. Что такое интегрируемость?
1.3. Обзор систем электронного документооборота Основные понятия программного обеспечения ЭВМ: программа, задача, приложение, предметная область. Классификация программного обеспечения по сфере использования: системное, прикладное, инструментарий технологии программирования. Характеристика инструментария решения функциональных задач.
Основные виды СЭД, представленных на Российском рынке. Перечень баз данных, используемых производителями СЭД (MS SQL Server; Oracle;
Lotus Notes/ Domino; Ника; ZoDB; MS Access). Рынок вспомогательного программного обеспечения: системы распознавания; средства шифрования; системы массового ввода; системы позволяющие производить редактирование и просмотр документов, хранящихся в системе электронного документооборота.
Три класса решений АИС ДОУ в Российской Федерации:
• Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («Дело» компании «Электронные офисные системы», LanDocs от Ланит, OPTIMA-WorkFlow производства «Оптимы», «Кодекс» Центра компьютерных разработок, «Золушка» Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.);
• Русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и др.);
• Системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes (CompanyMedia компании «ИнтерТраст», «БОСС-Референт» фирмы «АйТи», «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН» и др.).
Функциональные возможности перечисленных СЭД и их сравнительная характеристика. Проблемы внедрения СЭД в организации.
Контрольные вопросы 1. Перечислите основные виды СЭД, представленные на Российском рынке.
2. Проблемы внедрения СЭД в организации.
3. Перечислите основные факторы, влияющие на решение о выборе СЭД.
4. Что относится к рынку вспомогательного программного обеспечения Тема 2. Описание и организация работы в СЭД Directum 2.1. Функциональные возможности базовых модулей СЭД Directum Система электронного документооборота Directum поддерживает полный цикл работы с электронными документами, обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка циклов продаж и других процессов взаимодействия.
Преимущества использования системы Directum на предприятии:
• моментальный доступ к документам всех сотрудников, кому это необходимо, в соответствии с правами доступа;
• совершенствование системы коммуникаций между сотрудниками;
• накопление корпоративных знаний в ходе работы.
Обзор системы Directum:
1. Модуль управления электронными документами: создание и организация хранения различных неструктурированных электронных документов (тексты MSWord, электроные таблицы MSExcel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); возможности поиска документов (полнотекстовый и атрибутивный поиск); работа с содержанием документов; версии документов; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; обеспечение конфиденциальности документов; электронно-цифровая подпись; организация коллективной работы с документами.
2. Модуль управления деловыми процессами: подготовка и поддержка процессов согласования документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); управление процессом выполнения задачи с возможностью маршрутизации и использованием типовых маршрутов; контроль исполнения задач; работа с вложениями, анализ данных о выполнении заданий; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов. Понятия: задача, задание, маршрут. В основе любого взаимодействия между сотрудниками всегда лежит задача, которая представляет некоторый объём работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Каждая задача имеет свою карточку. В процессе решения задачи для каждого из исполнителей появляются задания. Задание – инициирует отправку заданий или уведомлений исполнителям. Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче определяет маршрут, задаваемый инициатором задачи. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. Постановка задачи и итоги выполнения заданий задаются в виде текста, комментариев и ссылок (вложений) на электронные документы.
3. Модуль Канцелярия: единая регистрация всех входящих и исходящих документов, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек в соответствии с правилами ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; движение и исполнение документов; поиск и анализ информации; контроль местонахождения бумажных документов на любом этапе их жизненного цикла; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.
Проводник компонент. Общие положения работы со справочниками.
Проводник документов и задач.
Основные термины Ссылка, регистрационная карточка (РК), задача, задание, маршрут, регистрационно-контрольная карточка (РКК).
Контрольные вопросы 1. Перечислите основные модули СЭД Directum и их назначение.
2. Преимущества использования системы Directum на предприятии.
3. Каковы функции проводника компонент?
4. Общие положения работы со справочниками.
5. Каковы функции проводника документов и задач.
2.2. Управление электронными документами Модуль управления электронными документами: создание и организация хранения различных неструктурированных электронных документов (тексты MSWord, электроные таблицы MSExcel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); возможности поиска документов (полнотекстовый и атрибутивный поиск); работа с содержанием документов; версии документов; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; обеспечение конфиденциальности документов; электронно-цифровая подпись; организация коллективной работы с документами.
Способы создания электронных документов. Типы прав доступа к документу. Работа с версиями документов. Изменение документа в архиве. Выписка и возврат документа. Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в системе Directum. Понятие папки, типы папок. Понятие ссылки, работа с ссылками. Поиск документов и папок. Пересылка и печать документа.
История работы с документом. Связи между документами.
Контрольные вопросы 1. Что такое ссылка на документ?
2. Создание и типы папок СЭД Directum.
3. Способы создания электронных документов в системе Directum.
4. Работа с содержанием электронного документа.
5. Возможности поиска в системе Directum.
6. Перечислите средства организации коллективной работы в системе 7. Способы обеспечения конфиденциальности документов в системе 8. Типы и назначение прав доступа к папкам и документам.
9. Получение информации о состоянии документов в СЭД Directum.
10. История работы с документами в СЭД Directum.
2.3. Управление деловыми процессами Модуль управления деловыми процессами: подготовка и поддержка процессов согласования документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); управление процессом выполнения задачи с возможностью маршрутизации и использованием типовых маршрутов; контроль исполнения задач; работа с вложениями, анализ данных о выполнении заданий; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов. Понятие «задача». В основе любого взаимодействия между сотрудниками всегда лежит задача, которая представляет некоторый объём работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Каждая задача имеет свою карточку. Стили отображения данных в папках для задач. Способы создания задач. Понятия «подзадача», «ведущая задача», «главная задача». Определение маршрута. Назначение наблюдателей. Права доступа к задаче. Работа с вложениями. Состояние и этапы выполнения задач. В процессе решения задачи для каждого из исполнителей появляются задания. Задание – инициирует отправку заданий или уведомлений исполнителям. Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче определяет маршрут, задаваемый инициатором задачи.
Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. Постановка задачи и итоги выполнения заданий задаются в виде текста, комментариев и ссылок (вложений) на электронные документы. Контроль выполнения задач и заданий. Назначение важности. Связь задач и заданий. Статус задачи/задания. Поиск задач и заданий. Специальные поиски.
Аналитические отчеты. Понятие навигации в системе.
Контрольные вопросы 1. Что такое задача?
2. Что такое задание?
3. Определение прав доступа к задаче; статус задачи.
4. Что может являться вложением в задачу?
5. Как задаётся маршрут?
6. Как происходит контроль исполнения задач и заданий в системе Directum?
7. Связь задач и заданий в системе Directum.
8. Поиск задач и заданий в системе Directum.
2.4. Организация работы модуля Канцелярия Модуль Канцелярия: единая регистрация всех входящих и исходящих документов, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек в соответствии с правилами ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; движение и исполнение документов; поиск и анализ информации; контроль местонахождения бумажных документов на любом этапе их жизненного цикла; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел. Создание и ведение номенклатуры дел. Регистрация документов, журналы регистрации. Понятие регистрационно-контрольной карточки (РКК), связь с регистрационной карточкой (РК). Справочники модуля Канцелярия.
Контрольные вопросы 1. Создание и ведение номенклатуры дел в системе Directum.
2. Что такое РКК?
3. Регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения и местонахождения входящих документов.
4. Регистрация, контроль и исполнение внутренних документов.
5. Согласование проекта исходящих документов, движение и исполнение документов.
6. Как происходит поиск электронных документов по реквизитам РКК?
Учебно-методическое обеспечение дисциплины: методическая работа студентов в классе обеспечена наличием семи презентаций по дисциплине «Электронный документооборот».
6. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Основная литература 1. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации: практ. пособие / Н.Н. Анодина. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Омега-Л, 2009. – 173 с.2. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – 172 c.
3. Козырев, А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. Учебник. Издание 4-е, перераб и доп. – СПб.: Изд-во В.А. Михайлова, 2005. – 448 с.
4. Саак, А.Э., Пахомов, Е.В., Тюшняков В.Н. Информационные технологии управления. – Учебник для вузов. – СПб.: Питер, 2005. – 320с.
5. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота: учебное пособие / В.Н. Чернов; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации. – М.: Изд-во РАГС, 2009. – 83 с.
6. Информатика для юристов и экономистов / под ред. С. Симоновича.
Учебник для вузов – СПб.: Питер, 2005. – 688 с.
7. Конституция Российской Федерации.
8. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г.
9. ФЕДЕРАЛЬНАЯ ЦЕЛЕВАЯ ПРОГРАММА «Электронная Россия (2002–2010 годы)»;
Дополнительная литература 1. Возжеников, А.В. Национальная безопасность России. М.: Изд-во РАГС, 2002. – 424 с.
2. Корнеев, И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении.
– М.: ИНФРА-М, 2001.
3. Романов, Д.А. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. – М.: ДМК Пресс, 2002. – 219 с.
4. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2003. – №1.
5. Корпоративная система электронного документооборота Directum.
Руководство пользователя.
6. Корпоративная система электронного документооборота Directum.
Руководство администратора.
7. ПЛАНЫ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ
Занятие 1. Функциональные возможности модулей системы и интерфейс Вопросы для обсуждения 1. Запуск СЭД Directum. Служба паролей. Интерфейс проводника компонент, Компоненты системы.2. Работа с проводником документов и задач (главное меню, панель инструментов, настройка свойств списка и личных параметров работы).
3. Работа с папками: общие положения работы с папками, типы папок, описание карточки папки, стили отображения данных в папках, создание папок, назначение прав доступа, поиск папок, история работы с папками.
4. Работа со справочниками системы в режиме списка и в режиме карточки: интерфейс справочника, ввод, удаление и корректировка записей, создание и установка фильтра.
Основная литература 1. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – с. 52-70.
2. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота: учебное пособие / В.Н. Чернов; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации. – М.: Изд-во РАГС, 2009. – с. 5-14.
Дополнительная литература 1. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2003. – №1.
2. Корпоративная система электронного документооборота Directum. Руководство пользователя.
3. Презентация по теме «Система электронного документооборота Directum».
Занятие 2. Управление электронными документами Вопросы для обсуждения 1. Способы создания электронных документов (новый документ, создание из файла, сканирование), заполнение полей регистрационной карточки, определение прав доступа к документу, типы РК электронных документов.
2. Работа с версиями документов, жизненный цикл документов, получение информации о состоянии документов, история работы с документами.
3. Поиск документов (поиск по полям регистрационной карточки, поиск по тексту документа, специализированные поиски).
4. Связанные документы, действия над ссылками, задачи, связанные с документами; Выписка электронного документа из хранилища и возврат документа.
5. Использование ЭЦП.
Основная литература 1. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – с. 80-105.
2. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота: учебное пособие / В.Н. Чернов; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации. – М.: Изд-во РАГС, 2009. – с. 18-40.
Дополнительная литература 1. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2003. – №1.
2. Корпоративная система электронного документооборота Directum. Руководство пользователя.
3. Презентация по теме «Система электронного документооборота Directum».
Занятие 3. Управление деловыми процессами Вопросы для обсуждения 1. Подготовка и поддержка процессов согласования документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow).
2. Управление процессом создания и выполнения задачи с возможностью маршрутизации и использованием типовых маршрутов; определение прав доступа к задаче; статус задачи.
3. Контроль исполнения задач и заданий; состояние и этапы выполнения 4. Работа с вложениями; связь задач и заданий; поиск задач и заданий.
5. Анализ данных о выполнении заданий; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов.
Основная литература 1. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – с. 121-142.
2. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота: учебное пособие / В.Н. Чернов; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации. – М.: Изд-во РАГС, 2009. – с. 61-72.
Дополнительная литература 1. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2003. – №1.
2. Корпоративная система электронного документооборота Directum. Руководство пользователя.
3. Презентация по теме «Система электронного документооборота Directum».
Занятие 4. Организация работы модуля «Канцелярия»
Вопросы для обсуждения 1. Создание и ведение номенклатуры дел, ведение журналов регистрации.
2. Регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения и местонахождения входящих документов. Заполнение полей РКК, связь с РК.
3. Согласование проекта исходящих документов, движение и исполнение документов.
4. Регистрация, контроль и исполнение внутренних документов.
Основная литература 1. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – с. 35-45.
2. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота: учебное пособие / В.Н. Чернов; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации. – М.: Изд-во РАГС, 2009. – с. 41-50.
Дополнительная литература 1. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2003. – №1.
2. Корпоративная система электронного документооборота Directum. Руководство пользователя.
3. Презентация по теме «Система электронного документооборота Directum».
Администратор СЭД – сотрудник организации, обеспечивающий установку, настройку, и другие функции по администрированию СЭД для ее безотказной работы.
Версия электронного документа – очередной отредактированный или согласованный вариант документа. Каждая версия имеет текущее состояние: в разработке, действующая, устаревшая.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство охватывает весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив.
Документ – все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Доступ – права на работу с документом (полные, изменения, просмотр).
Задание – работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из исполнителей задачи, инициирует отправку заданий или уведомлений исполнителям.
Задача – представляет некоторый объём работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить.
Карточка (РК) – форма с изображением всех реквизитов документа.
Корпоративная СЭД – СЭД, использующаяся внутри одной организации.
Маршрут – последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче.
Папка – структурная единица модулей системы Directum, позволяющая объединить ссылки на электронные документы, задачи, задания и другие Пользователь СЭД – сотрудник организации, использующий средства СЭД в соответствии с данным Положением и соответствующими инструкциями.
Предмет делопроизводства – организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, хранение и использование документов.
Регистрационная карточка (РК) – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Содержит исчерпывающие сведения о документе и хранится в единой базе данных.
Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая хранение и обращение электронных документов.
Управление документооборотом – процесс наблюдения и контроля за официальными деловыми бумагами фирмы, принятыми решениями и важными для фирмы промежуточными разработками, представленными в формате документа.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе Электронный документ – документ, хранящийся в СЭД, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия.
Электронный документооборот – электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний (или внутри компании) в стандартизованной форме.
1. Что такое информационная система?
2. Что такое жизненный цикл информационной системы?
3. Дайте определение информационной технологии.
4. Что такое электронный документ?
5. Предпосылки создания систем электронного документооборота.
6. Основные требования, предъявляемые к СЭД.
7. Перечислите преимущества применения СЭД.
8. В чём заключаются особенности российского делопроизводства по сравнению с зарубежным?
9. Что такое «электронный архив»?
10. Дайте определение системы управления электронными документами.
11. Перечислите основные функции системы управления документами (EDMS).
12. Что такое «поток работ» (Workflow)?
13. Что такое корпоративная СЭД?
14. Что такое Электронная цифровая подпись?
15. Назовите составляющие архитектуры СЭД.
16. Перечислите функциональные возможности СЭД Directum.
17. Назовите модули СЭД Directum и их назначение.
18. Создание и типы папок СЭД Directum.
19. Способы создания документов в системе Directum.
20. Стадии жизненного цикла документа.
21. Возможности поиска в системе Directum.
22. Перечислите средства организации коллективной работы в системе Directum.
23. Способы обеспечения конфиденциальности документов в системе Directum.
24. Назначение прав доступа.
25. Что такое электронно-цифровая подпись?
26. Что такое аутентификация?
27. Что такое идентификация?
28. Что такое задача?
29. Что такое задание?
30. Порядок заполнения карточки задачи.
31. Что может являться вложением в задачу?
32. Как задаётся маршрут задачи, типы маршрутов?
33. Создание и ведение номенклатуры дел, журналы регистрации документов.
34. Что такое РКК, связь РКК и РК.
35. Как происходит поиск электронных документов по реквизитам РКК?
1. Информационная система – это:
a) взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, поиска, обработки и выдачи информации в интересах поставленной цели;
b) средство для информирования населения;
c) процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта.
2. Информационная технология – это:
a) взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, поиска, обработки и выдачи информации в интересах поставленной цели;
b) процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта;
c) процесс, описывающий технологию поиска информации.
3. Электронный документ – это:
a) любая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана;
b) любая текстовая электронная информация, хранимая в исходном c) любая табличная электронная информация, хранимая в исходном формате.
4. СУБД – это:
a) система управления базой данных;
b) совокупность универсальных байтов доступа;
c) система усовершенствования безопасности данных.
5. Прикладные программы – это программы:
a) решающие конкретные задачи из каких-либо прикладных областей;
b) прилагающиеся к комплекту поставки персонального компьютера;
c) для выполнения служебных операций с файлами и накопителями информации.
6. К какому классу программ относится «Электронный документооборот»:
a) системные программы;
b) прикладные программы;
c) инструментальные системы программирования.
7. Электронный документооборот – это:
a) организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая хранение и обращение электронных b) организационно-техническая система, позволяющая быстро выводить на печать любой документ;
c) организационно-техническая система, позволяющая пересылать документы между компьютерами.
8. Распределенная обработка данных – это:
a) обработка данных, выполняемая на связанных между собой b) иерархичная обработка информации;
c) обработка данных, выполняемая на независимых компьютерах.
9. Региональная сеть связывает абонентов, расположенных:
a) на значительном расстоянии друг от друга;
b) в пределах небольшой территории;
c) в различных странах, на различных континентах.
10. Корпоративная сеть – это разветвленная:
a) компьютерная сеть в пределах одной организации;
c) компьютерная сеть в пределах одной комнаты.
a) мощный компьютер, на основе которого делается сеть;
b) большой компьютер с большим монитором;
c) программа, выполняющая сложные расчёты.
Электронная почта (e-mail) позволяет:
a) передавать и принимать электронные письма и файлы по корпоративным и глобальным сетям;
b) передавать электронные письма в машинном коде;
c) принимать электронные письма в машинном коде.
a) средство объединения соседних компьютеров в единую сеть;
b) устройство, выполняющее модуляцию и демодуляцию информационных сигналов;
c) плата для подключения дополнительного оборудования.
Рабочая станция – это:
a) ПК, подключенный к сети, через который пользователь получает b) домашний компьютер пользователя;
c) оборудование для диагностики и ремонта.
a) пользователь Интернет-торгов;
b) пользователь компьютерной сети;
c) задача, рабочая станция или пользователь компьютерной сети.
Сколько стадий имеет жизненный цикл электронного документа:
Какая стадия жизненного цикла документа указана неверно:
d) действующая.
Электронно-цифровая подпись:
a) гарантирует неизменность подписанного документа;
b) не гарантирует неизменность подписанного документа;
c) может изменяться неоднократно.
Криптография – это:
a) передача данных, закодированная специальным алгоритмом;
b) кодирование графических данных;
c) набор символов электронного алфавита.
10. С помощью ЭЦП можно подписать:
b) любую версию электронного документа;
1. Все документы в системе «Directum»:
a) распределены по пользовательским компьютерам;
b) хранятся в едином пространстве базы данных SQL-сервера;
c) хранятся на разных серверах.
2. Какой тип папки отсутствует в системе «Directum»:
a) избранная;
3. Какой вариант ответа неверен:
a) один документ может лежать в неограниченном количестве папок;
b) документ может не лежать ни в одной папке;
c) документ должен лежать хотя бы в одной папке.
4. Удаляя ссылку на документ из папки, Вы:
a) удаляете документ;
b) не удаляете документ;
c) удаляете все ссылки на этот документ.
5. Копируя ссылку на документ, Вы:
a) копируете документ;
b) не копируете документ, но с помощью ссылки будете работать с c) не копируете документ, но с помощью ссылки будете работать с новой версией документа.
6. В какую папку помещаются электронные документы:
b) Исходящие;
c) Избранное;
7. На электронный документ:
a) должна быть ссылка хотя бы в одной папке;
b) может быть не создано ни одной ссылки;
c) обязательно должна быть ссылка на сервере.
8. Каким способом можно пересылать документы внутри организации:
b) в качестве вложения в задачу;
c) по электронной почте.
9. При экспорте документа с блокировкой:
a) у него сохраняются полные права доступа;
b) он доступен только для чтения;
c) он недоступен.
10. В каком виде хранятся документы в папках пользователя:
b) ссылка на электронный документ;
c) электронный документ.
1. Какие права доступа имеют наблюдатели задачи:
a) Изменения;
2. Выберите правильные ответы – в процессе управления задачей:
a) можно менять список исполнителей и сроки задания;
b) можно отправлять на доработку с этапа «контроль»;
c) нельзя прерывать её выполнение;
d) нельзя создавать разветвлённую структуру задач в рамках одной 3. В папке «Исходящие» хранятся:
c) Электронные документы.
4. В папке «Входящие» хранятся:
5. Укажите, какой тип маршрута отсутствует в системе:
b) Групповой;
c) Параллельный;
d) Последовательный.
6. На какой из перечисленных объектов не назначаются права доступа:
a) Электронный документ;
7. Если задача не выполнена до контрольного срока, она автоматически:
a) возвращается инициатору задачи;
b) помечается как просроченная;
c) передаётся далее по указанному маршруту.
8. При параллельной маршрутизации:
a) все исполнители должны работать на одном сервере;
b) все исполнители не должны работать на одном сервере;
c) все исполнители должны работать на соседних компьютерах.
9. Какой объект из перечисленных не может выступать вложением в задачу:
a) задачи системы Directum;
b) записи справочников системы Directum;
c) задания системы Directum;
d) записи справочников системы Directum.
10. Каково типа важности не существует у задачи:
a) Чрезвычайная;
11. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИНЫ
Для наиболее успешного изучения дисциплины при подготовке к занятиям студентам следует самостоятельно изучить рекомендованную преподавателем литературу; ознакомиться с теоретическим материалом по теме курса, презентацией по обзору систем электронного оборота, представленных на российском рынке и презентациями по системе электронного оборота “Directum” в локальной сети; просмотреть материалы, опубликованные на сайте Академии по работе с текстовым процессором Word, табличным процессором Excel и системой базы данных Access, поскольку работа в системе электронного документооборота требует навыков работы в перечисленных технологиях и владения терминологией базы данных.Самостоятельная работа студента является важной формой усвоения курса, поскольку в ходе ее выполнения слушатели не только овладевают знаниями по предмету, но и получают навыки самостоятельной работы с литературой и сетевыми информационными ресурсами. Для организации самостоятельной работы рекомендуется пользоваться учебными компьютерными классами и читальным залом библиотеки.
Учебно-методический комплекс по дисциплине
«ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»
Специальность 080505.65 «Управление персоналом»Редактирование и верстка В.И. Молочник Подписано в печать 25.12.2009 г. Формат 42х30 1/8. Бумага офсетная.
Гарнитуры Times New Roman, Century Gothic. Тираж 70 экз.
Уч.-изд. л. 1,5. Усл. печ. л. 4.0. Заказ 092.
Комплекс издательских и полиграфических работ выполнен в полиграфическом отделе Учебного центра PR-технологий СЗАГС
«