«УДК331.8/.9.87 ББК 65.9(2)218 Р86 Рецензенты: преподаватель документационного обеспечения управления Колледжа информационных технологий Москвы С. Н. Згурская; преподаватель спецдисциплин Златоустовского юридического ...»

УДК331.8/.9.87

ББК 65.9(2)218

Р86

Рецензенты:

преподаватель документационного обеспечения управления

Колледжа информационных технологий Москвы С. Н. Згурская;

преподаватель спецдисциплин Златоустовского юридического колледжа «Ицыл»,

зам. директора по учебной работе Е. А. Морозова

Румынина Л. А.

Р86 Документационное обеспечение управления : учебник для студ.

учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 224 с.

ISBN 978-5-7695-5205-2 В учебнике освещены вопросы документирования и организации работы с документами на основе новейших законодательных актов, нормативных доку­ ментов. Учтена специфика деятельности будущих специалистов в области права и организации социального обеспечения при работе с организационно-распоря­ дительными документами. В приложениях содержатся перечень основных нор­ мативных и методических документов, необходимых при изучении данного кур­ са, и образцы документов и бланков. Первое издание учебника выходило под названием «Делопроизводство». Законодательный и фактический материал дан на 20 апреля 2008 г.

Для студентов учреждений среднего профессионального образования.

УДК331.8/.9. Б Б К 65.9(2) Учебное издание Румынина Людмила Андреевна Документационное обеспечение управления Учебник Редактор Т.П. Топчий. Ответственный редактор Н.Н.Дунаева Технический редактор Е. Ф. Коржуева. Компьютерная верстка: Е. Ю. Матвеева Корректоры Н. В. Козлова, Е. В. Кудряшова Изд. № 106106716. Подписано в печать 22.04.2008. Формат 60x90/16. Гарнитура «Тайме».

Бумага офсетная № 1. Печать офсетная. Усл. печ. л. 14,0. Тираж 3000 экз. Заказ № Издательский центр «Академия», www.academia-moscow.ru Санитарно-эпидемиологическое заключение №77.99.02.953.Д.004796.07.04 от 20.07.2004.

117342, Москва, ул. Бутлерова, 17-Б, к. 360. Тел./факс: (495)334-8337, 330-1092.

Отпечатано с электронных носителей издательства.

ОАО "Тверской полиграфический комбинат", 170024, г, Тверь, пр-т Ленина, 5.

Телефон: (4822) 44-52-03, 44-50-34, Телефон/факс (4822) 44-42- Home page - www. tverpk.ru Электронная почта (E-mail) - [email protected] Оригиал-макет данного издания является собственностью Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом без согласия правообладателя запрещается © Румынина Л. А., © Румынина Л.А., 2007, с изменениями © Образовательно-издательский центр «Академия», ISBN 978-5-7695-5205-2 © Оформление. Издательский центр «Академия»,

ВВЕДЕНИЕ

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления:

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организа­ цию работы с документами»1.

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (пред­ положительно, в XVII в.) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, кото­ рое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, орга­ низациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных ин­ тересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль дея­ тельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и ме­ тодические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет сово­ купность законов, нормативных правовых актов и методических доку­ ментов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так­ же работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поста­ новления и распоряжения Правительства Российской Федерации, рег­ ламентирующие вопросы документационного обеспечения на федераль­ ном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (ми­ нистерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 1,п. 1.

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методи­ ческие документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социаль­ ной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

нормативные документы по организации и охране управленческого труда;

нормативные документы по организации текущего и архивного хра­ нения документов.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих делопроиз­ водство, приведен в конце настоящего учебника. Ответственность за правильную организацию делопроизводства в стране возложена на Росархив.

Специфика труда выпускников по группе специальностей 0200 «Пра­ во, социальная работа и издательское дело» состоит в том, что доку­ мент для них является и результатом, и средством труда. Знание правил составления и оформления документов, основных принципов и этапов организации документационного обеспечения управления - непремен­ ная составляющая квалификации специалиста.

Большое значение придается в организациях и обеспечению сохран­ ности документов в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела. Специалист должен знать основные правила по формированию документов в дела, подготовке их к архивному хра­ нению, основные понятия об архивном хранении.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин учебного плана по специально­ стям группы 0200 «Право, социальная работа и издательское дело» (уро­ вень среднего профессионального образования), является базовой для изу­ чения таких дисциплин, как трудовое и гражданское право.

Настоящий учебник написан в соответствии с Примерной програм­ мой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управле­ ния» для группы специальностей 0200 «Право, социальная работа и издательское дело» образовательных учреждений среднего профессио­ нального образования (базовый уровень) (М., 2003).

Главная цель учебника - способствовать подготовке компетентных специалистов в области права, социальной работы и издательского дела, которые должны научиться правилам составления документов, уметь составить необходимый документ, по структуре и оформлению полно­ стью соответствующий требованиям действующего законодательства;

должны знать технологию основных этапов документационного обес­ печения управления (ДОУ).

Учебник состоит из двух частей. В части 1 рассматриваются требо­ вания к оформлению документов, в части 2 - организация работы с ними, т. е. технология делопроизводства. После каждой главы помеще­ ны контрольные вопросы, позволяющие преподавателю проверить проч­ ность полученных студентами знаний.

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной орга­ низации документационного обеспечения управленческой деятельно­ сти, использованию современных средств организационной и вычис­ лительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию делопроизводства не только в государственных, но и в коммерческих организациях. Библиографический список, приведенный в учебнике, включает литературу, освещающую различные направле­ ния организации делопроизводства, а также такие периодические изда­ ния, как журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», кото­ рые целесообразно использовать в процессе изучения курса.

ЧАСТЬ 1. Д О К У М Е Н Т И Р О В А Н И Е

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАХ,

СПОСОБАХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ,

НОСИТЕЛЯХ ИНФОРМАЦИИ

И ФУНКЦИЯХ ДОКУМЕНТА

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксиро­ ванный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «до­ кумент, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»1.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глу­ бокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фик­ сирования и передачи информации во времени и пространстве при­ менялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, мик­ рофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютер­ ной техники. Происходило это потому, что менялись носители инфор­ мации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотоплен­ ки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным пра­ вилам называется документированием2 и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использовани­ ем соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, пред­ писывается законами и нормативными правовыми актами.

Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г.

№ 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изм. от 10 янва­ ря 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М, 1998.-С. 1,п. 3.

юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с други­ ми ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хра­ нения и использования информационных ресурсов, в частности: поря­ док документирования информации; право собственности на отдель­ ные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирова­ ние информации является обязательным условием включения инфор­ мации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государствен­ ной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стан­ дартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Фе­ дерации».

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный ли­ цом вне сферы его служебной деятельности или выполнения обществен­ ных обязанностей»1.

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установлен­ ном порядке»2.

Официальный документ обладает необходимым для управленчес­ кой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа пред­ полагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредствен­ но, или всех участников управленческих действий (органов управле­ ния, их структурных подразделений, общественных организаций, дол­ жностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свой­ ство официального документа, сообщаемое ему действующим зако­ нодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 22.

и соблюдать действующие на момент создания документа общегосу­ дарственные правила его составления и оформления.

Документы выступают в качестве непременного элемента управлен­ ческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей поли­ функциональности, т. е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, соци­ альная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе про­ исходит материализация информации и она присуща всем без исклю­ чения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - при­ чина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возмож­ ность ее использования (доступность) составляют основное содержа­ ние информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают опре­ деленной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством инфор­ мации. Информационная емкость документа определяется такими пока­ зателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе.

Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функ­ цию, так как он возникает в силу определенной общественной потреб­ ности. Однако значение того или иного документа, выполняющего со­ циальную функцию, может быть различным. Распорядительные доку­ менты (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также вы­ полняют социальную функцию, так как ориентированы на использова­ ние определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (от­ раслью). Документы могут не только отражать процессы, происходя­ щие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной от­ расли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы.

Социальность и точность информации возрастает, если единичный до­ кумент сравнить с другими группами однотипных документов, кото­ рые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во вре­ мени и в пространстве.

Социальная функция документа может проявляться и в характерис­ тиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельно­ сти, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче инфор­ мации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как част­ ный информационный случай, так как ее содержание - это организа­ ция и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры.

С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведе­ ниями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, дву­ сторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно свя­ занных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью доку­ ментов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, чис­ ло пользователей, меняется технология документационного обеспече­ ния управления.

В управленческой функции документ выступает как средство уп­ равленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, со­ зданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управ­ ленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления.

С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систе­ матизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справ­ ках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленчес­ кие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управле­ ния.

В правовой функции документ выступает как регулятор различ­ ных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предпри­ ятия, организации. Правовая функция документа выражается в фикса­ ции, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существует две группы документов, наделенных правовой функци­ ей:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

В п е р в у ю г р у п п у можно включить документы, устанавлива­ ющие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотноше­ ния или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты пред­ ставительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты ор­ ганов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), су­ дебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоря­ жения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свиде­ тельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: до­ говорные документы, т. е. документы, фиксирующие договорные отно­ шения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих пра­ воотношения, но имеющих определенный правовой статус (метричес­ кие свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения лич­ ности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).

Ко в т о р о й г р у п п е можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, про­ куратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит из­ дание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тариф­ ной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств доку­ мент может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Неправовая документация используется как основание для приня­ тия правовых актов. Так, плановая документация может быть основа­ нием для принятия распорядительного документа, которым она утвер­ ждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количе­ ственную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйствен­ ной деятельности государства, его органов власти и управления. Доку­ менты, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифици­ рованные формы, утвержденные государственными органами, в кото­ рых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оператив­ ный - находят свое выражение путем составления статистических, фи­ нансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информаци­ онно-справочных документов. Учет необходим не только для выраже­ ния количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии пре­ образования информации и ее использования.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи куль­ турной традиции, культурного наследия. В документах отражается ин­ формация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, мораль­ ных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комп­ лекс документов, характеризующих определенную область деятель­ ности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художествен­ ного творчества, моральные и эстетические принципы на опреде­ ленном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм пове­ дения и др.

Документ также выполняет функцию исторического источника.

Эта функция документа изучается такими науками, как источниковеде­ ние и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки бу­ дет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой ин­ формации, а также юридической, политической и культурной значимо­ стью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функ­ ция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исто­ рического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, право­ вая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие языки и способы документирования вы знаете?

4. Назовите современные виды носителей информации.

5. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?

6. Чем отличается документ личного происхождения от официального до­ кумента?

7. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

8. Что понимается под полифункциональностью документа?

9. Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характери­ зуется каждый блок?

10. Как меняется действие функций во времени?

ГЛАВА 2. ПРИЗНАКИ И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Документ - это документированная на материальном носителе ин­ формация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ явля­ ется «сложным объектом, представляющим собой единство информа­ ции и материального (вещественного) носителя»1. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — 4-е изд., испр. — К.: о-во «Знания», КОО, 2003. — С. 35.

К основным свойствам документа относят атрибутивность, функцио­ нальность, структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной систе­ ме двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он суще­ ствовать не может: информационной и материальной. Информацион­ ная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материаль­ ная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зре­ ния материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для переда­ чи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выпол­ нять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источ­ ник информации и как средство социальной документной коммуника­ ции.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляю­ щих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ об­ ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют ти­ повую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определя­ ется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со­ ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Охарактеризуем основные признаки документа.

1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа за­ ключает в себе выделенную с определенной целью и/или по опреде­ ленному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С нали­ чием этой информации связаны определенные отношения или юри­ дические последствия.

2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает дол­ говременную сохранность документа, возможность многократного ис­ пользования и перемещения информации в пространстве и во време­ ни. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и органи­ зационной формы структуры представления, зафиксированной на ма­ териальном носителе информации (внутренняя форма). Таким обра­ зом, форму документа можно определить как совокупность содержа­ тельной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и распо­ ложенных в определенном порядке и формате на материальном но­ сителе.

3. Предназначенность для использования в социальной комму­ никации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

4. Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например чер­ новик, не может быть полноценным документом. Требование завер­ шенности является относительным, так как существует ряд незавер­ шенных сообщений, имеющих особое значение для научных иссле­ дований.

Основные признаки документа, определяющие его родовое поня­ тие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую класси­ фикацию отдельных видов документов. При этом используются не толь­ ко указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особен­ ности их применения в общественных отношениях и отраслях права.

Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовле­ ния; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единич­ ный экземпляр официального документа»1.

Дубликат документа ~ это «повторный экземпляр подлинника до­ кумента, имеющий юридическую силу»2.

Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»3.

Под юридической силой документа понимается «свойство официаль­ ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор­ мления». Юридическую силу копия приобретает только после ее заве­ рения в соответствии с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и под­ ложными.

Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или вы­ явленные иным путем, подтверждают достоверность его происхожде­ ния».

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 27.

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый до­ кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­ линный документ с частично измененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ:

подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­ дактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержа­ ния);

подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсифи­ кация состава бланка).

По времени появления документов во внешней среде различают ори­ гиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­ вило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведе­ ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­ мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­ емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­ той классификации документов.

1. Назовите основные свойства документа.

2. Дайте определение атрибутивности (функциональности, структурности) документа.

3. Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.

4. Что такое юридическая сила документа?

5. Дайте определение подлинника и дубликата документа.

6. Дайте определение копии документа. Когда копия документа приобрета­ ет юридическую силу?

7. Чем подлинный документ отличается от подложного?

8. Что представляет собой документ, фальсифицированный полностью?

9. Что представляет собой документ, фальсифицированный частично?

10. Что представляет собой оригинал документа?

ГЛАВА 3. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ

ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­ сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­ щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­ мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­ работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ ной - таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документа­ ми является унификация и стандартизация. Под унификацией пони­ мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообра­ зию1.

Унификация документов производится в целях сокращения количе­ ства применяемых в управленческой деятельности документов, типи­ зации их форм, установления единообразных требований к оформле­ нию документов, создаваемых при решении однотипных управленчес­ ких задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной со­ вместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятель­ ности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распо­ рядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не вся­ кой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (сис­ тему) документов, характерных только для данной функции. Совокуп­ ность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назна­ чения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации2.

Системы документации могут быть функциональными и отрасле­ выми. В отраслевых системах документации происходит документиро­ вание соответствующих видов деятельности и отражение их специфиБольшой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.

ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 34.

ки. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включе­ ны документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотноше­ ние функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организа­ ции и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, ис­ полнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фикси­ руются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятель­ ности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их под­ разделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представ­ ляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необхо­ димо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы уни­ фицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов систе­ мы с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требова­ ния к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уров­ ня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соот­ ветствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается де­ ятельность по установлению правил и характеристик в целях их добро­ вольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и по­ вышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и инфор­ мационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт».

Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а так­ же общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автомати­ зированную обработку данных, содержащихся в унифицированных до­ кументах и системах документации (в настоящее время в стране разра­ ботано 37 общероссийских классификаторов).

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы докумен­ тации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона «"О техни­ ческом регулировании"» Государственный комитет Российской Феде­ рации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномо­ ченным исполнять функции национального органа Российской Феде­ рации по стандартизации (Госстандарт России).

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы тех­ нико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистра­ ции. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно­ моченные государственные органы управления в пределах их компетен­ ции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)1, так и на уни­ фицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­ жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной доку­ ментации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­ терской документации бюджетных учреждений и организаций;

См.: ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, техни­ ческие требования. - М., 1972.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М, 1998.-С. 2, п. 34.

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­ ментации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­ сийской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответству­ ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ яв­ ляется ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­ рованные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­ визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации1.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­ циального документа2, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­ женных в определенной последовательности, называется формуляром документа3.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­ рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­ тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­ муляр-образец документа представляет собой «модель построения до­ кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов.

В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­ кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. - С. 2, п. 34.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­ поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­ сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­ вания деятельности:

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­ низационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ ции, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е.

формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­ тов, образцы бланков документов.

1. Каковы основные цели унификации документов?

2. Что учитывается при проведении унификации документов?

3. Что понимается под системой документации?

4. Какие бывают системы документации?

5. В чем особенность УСОРД?

6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандарти­ зации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

10. Что понимается под реквизитом документа?

11. Что определяет формуляр документа и чем отличается формуляр доку­ мента от формуляра-образца?

12. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

13. Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?

14. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?

ГЛАВА 4. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫ

И БЛАНКИ

4.1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­ кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­ мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Го­ сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­ та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­ графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­ роению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонталь­ ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Допускается использование форматов A3 и А6.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ ному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0;

1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максималь­ ное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определен­ ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждо­ го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­ дого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 30, однако они не все присутствуют на любом виде орга­ низационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служеб­ ного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться мес­ то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в фор­ муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­ наково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении орга­ низационно-распорядительных документов. В их состав входят:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - Код формы документа;

08 - Наименование организации;

09 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа;

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - Место составления или издания документа;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения документа;

17 - Резолюция;

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования документа;

24 - Визы согласования документа;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соот­ ветствует определенному положению табулятора печатающего устрой­ ства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­ зиты: наименование организации; справочные данные об организа­ ции; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов);

дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа;

заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

второй гриф утверждения документа.

Первое положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

Третье положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф со­ гласования.

Шестое положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­ писи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе со­ гласования.

Седьмое положение табулятора:

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме тек­ ста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит из несколь­ ких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ ных интервала, например составные части реквизита 15 «Адресат».

Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ ными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­ но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­ довательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изоб­ ражать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об орга­ низации, код организации, код формы документа (например, служебно­ го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изго­ тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­ сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­ пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа»

зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­ та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­ роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу доку­ мента и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер до­ кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 «От­ метка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­ визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­ мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­ визитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­ полагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ ся до границы правого поля.

Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­ рированный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизи­ та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­ зита.

При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­ жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­ онно-распорядительных документов.

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ­ ца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ­ цом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи­ тов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес­ кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа»1.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при ис­ пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома­ тически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­ вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­ сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума­ ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе­ ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи­ тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис­ лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаго­ вым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк пись­ ма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица ис­ пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 44.

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­ тов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов орга­ низации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

08 - Наименование организации;

14 - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­ тельные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа (для данного реквизита за­ ранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих рекви­ зитов:

15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно ука­ зывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес­ то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри­ мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк­ ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв­ ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот­ ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно­ видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа при­ ведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы­ вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­ сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при пе­ реписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до­ кумента».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование струк­ турного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа­ щей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствую­ щий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и техно­ логических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото­ рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от­ метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­ мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч­ но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под­ пись руководителя и печать организации. К макету должно быть со­ ставлено сопроводительное письмо.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором.

Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­ дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­ гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка на­ личия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлага­ ется на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инст­ рукции по делопроизводству любой организации должен быть раз­ дел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроиз­ ведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации приведены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30Унифицированные системы документации. Унифицированная си­ стема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р 51141 Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3. Что является основой для проектирования бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-2003?

5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображе­ нием Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?

4.3. Требования к оформлению реквизитов организационнораспорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 (дата введения 2003-07-01) устанавливает оп­ ределенные требования к оформлению каждого из реквизитов органи­ зационно-распорядительных документов.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) Реквизит 01 (так же как реквизит 02) изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, рав­ ной 15 х73мм;

при продольном расположении реквизитов - в центре зоны, равной 15 х 165 мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российс­ кой Федерации должно в точности соответствовать изображению, ус­ тановленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государ­ ственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положе­ нием о Государственном гербе Российской Федерации (которое являет­ ся прил. 1 к данному Указу).

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собра­ ние, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Рос­ сийской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Россий­ ской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные офи­ циальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещается на блан­ ках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Россий­ ской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с право­ выми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесо­ образно указывать на бланке также и наименование государства - Рос­ сийская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться так­ же утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) тер­ риторий или населенных пунктов (требования к их оформлению не ого­ вариваются ГОСТ Р 6.30-2003).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) Эмблема организации - это символическое графическое изображе­ ние. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может вклю­ чать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы. Так, указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы Вооруженных сил Российской Феде­ рации (Указ от 27 января 1997 г. № 46), Министерства внутренних дел Российской Федерации (Указ от 11 ноября 1998 г. № 1333) и др.

Эмблему организации помещают на бланках организации в соот­ ветствии с уставом (положением об организации). Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-2003 зону расположения эмблемы обозна­ чает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.

Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с со­ блюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наимено­ ваниях мест происхождения товаров». Товарный знак - это обозначе­ ние, способное отличить товары и услуги одних юридических или фи­ зических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательс­ кую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистри­ рованы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в лю­ бом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товар­ ных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой:

государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия го­ сударств, эмблемы, сокращенные или полные наименования междуна­ родных межправительственных организаций, официальные контроль­ ные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в то­ варный знак, если на это имеется согласие соответствующего компе­ тентного органа или их владельца. Зона и правила расположения то­ варного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

Код организации (реквизит 04) Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегист­ рирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору орга­ низаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москве должна быть зарегистрирована в орга­ нах Государственной налоговой инспекции, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представ­ ляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печата­ ется через пробел, например код Московского политехникума Каждая цифра в коде несет определенную информацион­ ную нагрузку, указывает на принадлежность организации к опреде­ ленной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду де­ ятельности и т. д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 08 «Наименование организации»

(на общих бланках) или после реквизита 09 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации являет­ ся своеобразным подтверждением правомочности организации - авто­ ра документа. Код необходим также при внедрении компьютерных тех­ нологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ( реквизит 05) В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц.

ОГРН - это регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу.

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код, который помеща­ ется в составе справочных данных об организации и только в бланках писем, так же как реквизиты 04 и 06 - «Код организации» по ОКПО и «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины поста­ новки на учет» (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) Данный реквизит проставляется в соответствии с документами, вы­ даваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер нало­ гоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о по­ становке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. ИНН формиру­ ется как цифровой код, состав которого по количеству знаков может быть различным для перечисленных выше лиц, так, для организации это 10-значный цифровой код, для физического лица - 12-значный циф­ ровой код.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положе­ ниями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится код причины постановки на учет (КПП), который состоит из девяти знаков.

ИНН / КПП проставляется также только на бланках писем в составе справочных данных об организации после кода по ОГРН.

Код формы документа (реквизит 07) Код формы документа по Общероссийскому классификатору управ­ ленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разде­ ле классификатора. Так, код унифицированной формы служебного письма в ОКУД в разделе «Унифицированная система организационно-распоря­ дительной документации» - 0200200. Данный код может быть заранее нанесен на бланк служебного письма. Код по ОКУД проставляется спра­ ва от кода организации. На общем бланке код формы документа впеча­ тывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08) Этот реквизит характеризует автора документа, которым может вы­ ступать организация, иногда филиал, территориальное представитель­ ство или подразделение, если их руководители имеют право подписи.

Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоя­ щей инстанции, которой организация - автор документа подчиняется.

Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном рек­ визите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учре­ дительных документах (в уставе, положении) этих организаций, и все­ гда приводятся в именительном падеже.

Сначала указывают наименование вышестоящей организации, мож­ но сокращенное, при его отсутствии - полное, а затем полное наимено­ вание организации - автора документа, ниже - сокращенное, которое указывается в скобках, например:

Правительство Москвы Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы) Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации - непосредственного автора документа.

Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала или территориального представительства, то его наименование указывает­ ся ниже наименования организации, например:

Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Минтруд РФ) Правовой департамент Наименование организации на иностранном языке воспроизводит­ ся в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государствен­ ного наряду с русским национальный язык, указывают название своей организации (а также справочные данные об организации и место составления) на двух языках - национальном (слева) и русском (справа) на одном уровне продольного бланка.

Автором документа может быть должностное лицо, представляю­ щее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке дол­ жностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 08 (см. прил. 11, 12).

Реквизит 08 «Наименование организации», т.е. автора докумен­ та, является обязательным реквизитом и поэтому должен указывать­ ся на всех документах организации - внутренних, исходящих, со­ ставленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организация­ ми).

Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным. Например, в соответствии с КоАП РФ наиме­ нование органа или должностного лица является обязательным рекви­ зитом постановления по делу об административном правонарушении.

Отсутствие этого реквизита может дать правонарушителю возможность оспорить законность вынесенного постановления и в результате не быть привлеченным к административной ответственности.

Справочные данные об организации (реквизит 09) Данный реквизит включает в себя:

почтовый адрес, элементы которого указываются в последователь­ ности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, ут­ вержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725. Почтовый адрес указывается в следующей последова­ тельности:

наименование улицы, номер дома, название города, области, края или автономного округа, название страны, почтовый адрес Российская Федерация переходит на международную систему написания адреса;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (но­ мера факса, телекса, номер счета в банке. Может быть указан адрес элек­ тронной почты и др.).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного пись­ ма, так как письмо предполагает переписку.

Счет в банке указывается только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как ин­ формация о счете в банке занимает значительный объем и, как прави­ ло, не помещается в бланк с угловым вариантом.

При составлении письма на бланке без указания счета в банке в слу­ чае необходимости его указания сведения о нем приводятся в конце тек­ ста документа, например: «Оплату гарантируем. Наш счет №40603810900071733211 в КБ "Мост-Банк" к/с БИК 044583705 ИНН / КПП 7718084031/771801001». При необходимо­ сти указывают почтовый адрес банка.

Наименование вида документа (реквизит 10) Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида докумен­ та, его наименование регламентируется уставом (положением об органи­ зации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД - приказ, устав, положение, инструкция и др.

В письме наименование вида документа не указывают.

В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставля­ ется после наименования организации - автора документа.

Дата документа (реквизит 11) Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, явля­ ется датой подписания (например, служебного письма), датой заседа­ ния (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата ут­ верждения (в реквизите 16 «Гриф утверждения документа»), даты согла­ сования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите «Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 20 «Текст документа» и в реквизитах 17, 27-30, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов ра­ боты с документами в организации.

Существует два способа оформления даты: цифровой и словесноцифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том слу­ чае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида блан­ ка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последователь­ ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву­ мя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабс­ кими цифрами, например: 01.09.2000.

Разрешается оформление даты по международным правилам, предус­ матривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.

Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизиро­ ванной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применя­ ется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сен­ тября 2000 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядко­ вый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). До­ полнительные составные части регистрационного номера будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность доку­ мента к определенному вопросу деятельности по классификатору вопро­ сов деятельности организации и т. д.

Так, например, регистрационный номер 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе до­ кументов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (ин­ декс 01) в дело 43. Индексы структурных подразделений в организа­ ции должны быть неизменными.

Таким образом, регистрационный номер документа - это своеоб­ разный закодированный адрес документа, который является необходи­ мой составной частью для построения информационно-поисковой сис­ темы по документам организации.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каж­ дой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом:

если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Рек­ визит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступив­ шего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 11 и 12).

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответ­ ного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14) Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретно­ го вида документа. Место составления или издания документа указы­ вают только в том случае, когда затруднено его определение по рекви­ зиту 08 «Наименование организации».

Место составления или издания указывают в соответствии с приня­ тым в стране административно-территориальным делением, употреб­ ляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. - поселок, дер. - деревня и т. д.

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером доку­ мента, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании орга­ низации есть наименование города (поселка и т. д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место со­ ставления, так как ясно, где находится данная организация.

Адресат (реквизит 15) Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из не­ скольких составных частей, отделяемых одна от другой 1,5-2,0 меж­ строчными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печата­ ется через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации».

Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю­ чает в себя:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

должность, инициалы и фамилию ;

почтовый адрес.

Наименование организации или структурного подразделения указы­ вают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:

Элементы почтового адреса на документах и конвертах указывают­ ся в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ Для физического лица - только инициалы и фамилию.

от 26 сентября 2000 г. № 725, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:

наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

название улицы, № дома, № квартиры;

название области, края, республики;

страна (для международных писем);

почтовый индекс.

Например:

Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна­ родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна, например:

При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указы­ вается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указы­ ваться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке до­ кумента почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работника­ ми, занимающимися отправкой почты.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «ко­ пия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необхо­ димое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экзем­ пляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

ГОСТ Р 6.30-2003 не предусматривает употребления перед иници­ алами и фамилией обращений типа «господину», «госпоже», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:

Гриф утверждения документа (реквизит 16) Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение доку­ мента может проводиться двумя способами:

утверждение должностным лицом (должностными лицами);

утверждение специально издаваемым документом (постановлени­ ем, решением, приказом, протоколом).

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких составных частей, которые отделя­ ются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.

В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя:

слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук­ вами;

наименование должности лица, утверждающего документ (по крат­ кой форме, если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, и по полной форме, включая наименование организации, если документ утверждается руководите­ лем вышестоящей организации или документ составлен на чистом лис­ те бумаги);

личную подпись должностного лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию;

дату утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Так оформляется гриф утверждения, если документ составлен на блан­ ке, где указано полное наименование техникума - «Московский политех­ никум» и документ утверждается руководителем этого политехникума.

При утверждении документа данного политехникума руководителем вышестоящей организации гриф утверждения будет оформлен следую­ щим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Допускается каждую строку реквизита 16 «Гриф утверждения доку­ мента» центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя:

слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕР­ ЖДЕНО);

наименование вида утверждающего документа в творительном па­ деже, его дату, номер. Например, при утверждении инструкции прика­ зом руководителя организации гриф утверждения оформляется следу­ ющим образом:

УТВЕРЖДЕНА

Резолюция (реквизит 17) Резолюция наносится на документ рукописным способом должнос­ тным лицом или должностными лицами, в компетенцию которых вхо­ дит рассмотрение данного документа и принятие решения об организа­ ции его исполнения.

Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на пер­ вом листе нет или документ предварительно рассматривается уполно­ моченными лицами (помощниками руководителя, начальником секре­ тариата, референтом), в обязанности которых входит подготовка про­ екта резолюции для руководителя, то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, который подкалывается к документу.

В случае подписания резолюции руководителем листок с резолюцией может быть скреплен с документом с помощью степлера, в противном случае он уничтожается и руководитель пишет резолюцию лично.

Резолюция включает в себя:

фамилии исполнителей с их инициалами (кому?);

содержание поручения (что сделать?);

срок исполнения (когда?);

личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О.);

дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).

Например:

Чадаевой А. П.

Петровой Е. Н.

Колобуховой М.В.

Прошу подготовить проект учебного плана по данной специальности к 01.08. личная подпись 03.06. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственым за исполнение документа является лицо, указанное первым. Перый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют поручен­ ные им виды работ. Ответственный исполнитель сводит весь матери­ ал, отвечает за оформление и согласование документа.

На документе бывает несколько резолюций в тех случаях, когда до­ кумент рассматривает руководитель организации и в своей резолюции указывает фамилии заместителя руководителя организации или руко­ водителя структурного подразделения (или руководителей структурных подразделений), которые после рассмотрения документа определяют конкретного исполнителя.

Заголовок к тексту (реквизит 18) Реквизит 18 должен быть проставлен на всех документах, оформ­ ленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа, но под реквизи­ том 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на блан­ ках служебных писем или под реквизитом 14 «Место составления или издания документа» на всех остальных видах бланков. Как правило, заголовок печатают от границы левого поля (нулевое положение табу­ лятора) до границы зоны, отведенной для углового расположения рек­ визитов на бланках (73 мм), соблюдая один межстрочный интервал меж­ ду строками реквизита.

Если заголовок превышает 5 строк текста через один межстрочный интервал в угловом варианте и его нельзя сократить, то разрешается продлевать его до границы правого поля, соблюдая тот же межстроч­ ный интервал и не превышая 5 строк.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида докумен­ та и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).

Например:

служебное письмо (о чем?) - О представлении заявки на оборудование;

приказ (о ком?) - О приеме Сидорова П. П.;