– в графе 4 указывается соответствующее удостоверение (иной документ), его номер и дата.

2.5. Записи о награждениях, премиях Согласно статье 66 ТК РФ в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки вносятся сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе, а именно:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Раздел «Сведения о награждениях» (в трудовых книжках старого образца – «Сведения о поощрениях») заверяется подписью работника кадровой службы, печатью и подписью самого работника.

Сведения о награждениях также дублируются в личной карточке работника.

Внимание! В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе.

Запись вносится следующим образом (приложение1).

В графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника).

В графе 2 указывается дата награждения.

В графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой.

В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Оформление трудовой книжки при увольнении Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет.

3.1. Запись об увольнении Запись в трудовую книжку работника об увольнении производится в следующем порядке:

– в графе 1 ставится порядковый номер записи;

– в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

– в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

– в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Внимание! Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если в трудовую книжку были внесены записи без указания части статьи, то не надо рассматривать это как серьезную ошибку и исправлять внесенную запись. Такие ошибки рассматриваются как технические и не меняют сути внесенной записи.

При внесении записей об увольнении (прекращении трудового договора) нужно учитывать, что согласно пункту 5.6 Инструкции «при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин».

Например: «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

«Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении заверяется:

– подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

– печатью работодателя;

– подписью самого работника, за исключением случаев, когда это невозможно сделать. При этом не нужно подпись работника дополнять еще какими-либо записями («С записями ознакомлен» и др.).

Общие основания прекращения трудового договора содержатся в ст. 77 ТК РФ.

Однако трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами. Отдельные основания расторжения трудового договора упоминаются не только в ст. 77 ТК РФ, но и в других статьях ТК РФ. Поэтому у кадровых работников часто возникает вопрос:

на какую именно статью ТК РФ делать ссылку при внесении записи в трудовую книжку?

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и ст. 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой ст. 77 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие пункт, статью ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

3.1.1. Расторжение трудового договора в связи с переводом работника на другую работу При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись по общим правилам с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Один из вариантов записи в трудовой книжке при увольнении работника по рассматриваемому основанию приведен в приложении 5.

17 19 01 2009 Принят на должность механика Приказ от 3.1.2. Расторжение трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника, т.е. установлен испытательный срок, в целях проверки его соответствия поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ).

В соответствии со ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание.

В трудовой книжке делается следующая запись: «Уволен(а) в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть 1 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации».

3.1.3. Отпуск с последующим увольнением В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Однако по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).

В такой ситуации днем увольнения считается последний день отпуска.

У работников кадровой службы часто возникает вопрос: в какой день в этом случае работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку и сделать окончательный расчет?

Согласно части 5 статьи 80 ТК РФ работодатель в последний день работы обязан выдать работнику трудовую книжку и другие документы, связанные с работой по письменному заявлению работника, и произвести с ним окончательный расчет.

В соответствии с частью 4 ст. 84.1 ТК РФ эти действия необходимо произвести в день прекращения трудового договора (день увольнения).

Однако в случае отпуска с последующим увольнением днем прекращения трудового договора является последний день отпуска, а последним днем работы работника является день, предшествующий первому дню отпуска.

Таким образом, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку и сделать окончательный расчет в последний день перед его уходом в отпуск.

Обратите внимание, что дата увольнения и дата издания приказа (распоряжения) в этом случае не совпадают (приложение6).

3.2. Выдача трудовой книжки при увольнении В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ).

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (приложение 7).

Несмотря на то, что действующее законодательство не указывает, в каком виде должно быть получено соответствующее согласие работника, рекомендуем оформлять его в письменной форме, поскольку иначе трудно будет доказать, что работник действительно давал согласие на пересылку трудовой книжки.

Общество с ограниченной ответственностью от 25.01. Уведомляю вас о том, что в соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).

В связи с тем, что в день вашего увольнения трудовая книжка не была выдана по причине вашего отсутствия на рабочем месте, вам необходимо явиться за трудовой книжкой в отдел кадров ООО «Производственный комбинат» по адресу: г. Томск, пр. Ленина, д. 15 либо дать письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Начальник отдела кадров ООО « Производственный Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в следующих случаях:

– при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» п. части первой ст. 81 (увольнение вследствие прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены), или п. 4 части первой ст. 83 ТК РФ (увольнение вследствие осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу);

– при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Внимание! Трудовая книжка может быть выслана работнику по почте, но для этого обязательно требуется согласие работника в письменной форме.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо, в случае смерти работника, его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя. Невостребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет.

При выдаче трудовой книжки должна быть сделана соответствующая запись в Книге учета движения трудовых книжек с указанием даты выдачи трудовой книжки и проставлением работником своей подписи в подтверждение получения трудовой книжки.

3.3. Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя для него могут наступить следующие неблагоприятные последствия.

Во-первых, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которой на работодателя может быть наложен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф для него – от до 5000 руб.

Во-вторых, в соответствии со статьей 234 ТК РФ работник может потребовать возмещения материального ущерба.

В частности, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Ведение трудовых книжек при совместительстве Совместительство – это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. При этом работа по совместительству может выполняться работником как по месту его основной работы (внутреннее совместительство), так и у других работодателей (внешнее совместительство).

Заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

При внутреннем совместительстве работник вправе заключить трудовой договор по основному месту работы с указанием должности, профессии, специальности в качестве совместителя.

Типичная ошибка работодателей: с работником, которого принимают на работу в качестве внутреннего совместителя, не заключается новый трудовой договор. При этом зарплата рассчитывается одновременно и по основной работе, и по работе, выполняемой по совместительству.

Однако с таким работником необходимо не только заключить второй трудовой договор, но и заполнить на него вторую личную карточку (форма № Т-2), а также присвоить ему как совместителю отдельный табельный номер. То есть в табеле учета рабочего времени этот работник будет фигурировать дважды:

как основной работник и как совместитель.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть копия приказа о приеме работника на работу по совместительству, выписка из приказа, справка работодателя, трудовой договор.

Внимание! Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника. Если работник не проявляет никакой инициативы по поводу внесения записи, работодатель по основному месту работы не должен делать запись о работе по совместительству.

Запись о работе по совместительству делается кадровиком по основному месту работы в следующем порядке:

– в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;

– в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;

– в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;

– в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Обратите внимание! Если в качестве документа, подтверждающего работу по совместительству, работник представит, например, выписку из приказа (распоряжения), то, поскольку такая выписка является самостоятельным документом, именно ее реквизиты должны приводиться в графе 4, а не реквизиты самого приказа (распоряжения).

Справка о приеме на работу по совместительству может быть выписана в любой форме. Например, она может выглядеть так, как показано в приложении 8.

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

Настоящая справка выдана Иванову Сергею Петровичу в том, что он принят на работу по совместительству в ООО «Гамма»

14 марта 2010 г. на должность системного администратора.

4.1. Работник меняет основное место работы Работник, работая на основном месте работы и где-то в другом месте на условиях внешнего совместительства, может уволиться с основного места работы и устроиться на работу (основное место работы) к другому работодателю.

В этом случае, если в трудовую книжку работника внесена запись о приеме на работу по совместительству, запись об увольнении с работы по совместительству будет вносить уже другой работодатель, работа у которого будет для работника к этому моменту основной (приложение 9).

10 15 06 2008 Принята на работу по совмести- Приказ ООО «Газетельству в общество с ограничен- та» от 15.06. 12 10 03 2009 Принята на должность главного- Приказ от 13 05 05 2009 Уволена с работы по совмести- Приказ ООО «Газетельству из общества с ограничен- та» от 05.05. 4.2. Работа по совместительству становится основной Возможна и такая ситуация. Работник работает в одном месте на основной работе и в другом месте на работе по совместительству. Через какое-то время он увольняется с основной работы и никуда в другое место не устраивается. То есть у него остается одна работа – по совместительству.

В этом случае работа по совместительству становится основным местом работы.

Но нужно понимать, что это происходит не автоматически.

Для того чтобы работа по совместительству считалась основной, в трудовой договор, заключенный на работе по совместительству, необходимо внести соответствующие изменения (например, о том, что работа с такого-то момента является основной).

После внесения соответствующих изменений в трудовой договор возникает вопрос: как отразить такое «превращение» работы по совместительству в основное место работы в трудовой книжке?

Если в трудовой книжке работника не было записи о работе по совместительству, то после записи об увольнении с основного места работы в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Затем вносится запись о принятии работника на работу со дня начала работы у конкретного работодателя со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение) и с указанием периода работы в качестве совместителя.

Если же в трудовой книжке работника имеется запись о работе по совместительству, внесенная в свое время по основному месту работы, то после записи об увольнении с основного места работы и записи о полном, а также о сокращенном (при его наличии) наименовании организации в трудовую книжку следует внести запись о том, что с такого-то числа работа в должности такой-то стала для этого работника основной. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ (распоряжение).

Кроме того, исключительно с согласия работника возможно расторжение трудового договора о работе по совместительству (например, по соглашению сторон, по собственному желанию), а затем заключение трудового договора с другими условиями.

При этом в трудовую книжку работника производятся соответствующие записи.

Например, работница Петрова И.Б. работает в ООО «АйСи Групп» в должности бухгалтера (основное место работы) с февраля 2008 г.

15 июня 2008 г. работница устроилась на работу по совместительству в ЗАО «Газета» на должность бухгалтера. 02 марта 2009 г. работница уволилась из ООО «АйСи Групп» по собственному желанию. 04 марта 2009 г. в трудовой договор с ЗАО «Газета» внесены изменения, согласно которым данная работа признается основной.

Порядок оформления трудовой книжки для данной ситуации показан в приложении 10.

12 02 02 2008 Принята на должность бухгалтера Приказ от 10 15 06 2008 Принята на работу по совмести- Приказ ЗАО «Газетельству в закрытое акционерное та» от 15.06. 11 02 03 2009 Уволена по собственному желанию, Приказ от 12 04 03 2009 Работа в должности бухгалтера с Приказ от Внимание! Совмещение не следует путать с совместительством. При совмещении профессий (должностей) предполагается, что сотрудник наряду с работой, обусловленной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.

При оформлении совмещения делать какие-либо записи в трудовой книжке не требуется.

Внесение в трудовую книжку исправлений Если при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка, например, неправильно указана должность работника, причина увольнения и т.п., эту ошибку необходимо исправить путем внесения исправительной записи.

Внимание! Внесение исправлений путем зачеркивания неверной записи не допускается.

Исправление ошибочных записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится исправление записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Исправленные записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

5.1. Ошибку допустил нынешний работодатель Если работником кадровой службы организации при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», исправить ее несложно.

В этом случае в трудовой книжке сначала делается запись о том, что запись под определенным номером недействительна, и затем вносится новая (правильная) запись.

Например, работница была принята на работу в ООО «Орхидея» на должность бухгалтера. Однако инспектор кадровой службы при заполнении трудовой книжки сделал ошибку и внес запись о том, что работница принята на должность кассира.

Исправительные записи в этом случае делаются так, как показано в приложении 11.

Приведем пример. Работница Жукова уволилась из ООО «АйСи Групп» 06.04.2009 г. по собственному желанию. При заполнении трудовой книжки работник кадровой службы допустил ошибку и сделал ссылку на пункт 3 статьи 81 ТК РФ.

Ошибка была замечена уже после того, как Жукова поставила свою подпись в трудовой книжке. В такой ситуации исправления в трудовую книжку вносятся так, как показано в приложении 12.

15 06 04 2009 Уволена по собственному желанию, Приказ от 16 06 04 2009 Запись за номером 15 недействи- Приказ от Инспектор по кадрам (Подпись, печать) Иванова А.Т.

5.2. Запись об увольнении признана недействительной По решению суда работник может быть восстановлен на работе либо изменена причина его увольнения.

Если увольнение признано незаконным и работник восстанавливается на работе, в трудовой книжке делается такая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен(а) на прежней работе».

Если меняется причина увольнения, производится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен(а) (указывается новая формулировка)».

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по желанию работника по письменному его заявлению выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат»

с указанием его серии и номера.

5.3. Ошибку допустил прежний работодатель В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление может производиться по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Это может быть копия приказа, справка и т.п.

Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

Пример. Серова А.Т. работала в ООО «АйСи Групп» в должности бухгалтера. 23.03.2009 г. она уволилась по собственному желанию. 07.04.2009 г. Серова устроилась на работу в ООО «Газета»

на должность главного бухгалтера.

При оформлении трудовой книжки по новому месту работы выяснилось, что работник отдела кадров ООО «АйСи Групп»

внес неверную запись, указав, что работница принята на должность кассира.

Для внесения исправлений по запросу Серовой ООО «АйСи Групп» представило копию приказа о приеме ее на работу.

В этой ситуации, поскольку трудовая книжка находится уже у нового работодателя – ООО «Газета», именно он делает исправительную запись в трудовой книжке Серовой А.Т. так, как это показано в приложении 13.

17 08 04 2009 Запись за номером 14 недействи- Приказ ООО 5.4. Организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована (реорганизована) Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником.

Если организация ликвидирована, исправительная запись производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное). Эти документы при ликвидации организации должны быть переданы на хранение в Росархив.

Глава Дубликаты трудовых книжек Дубликаты трудовой книжки выдаются в следующих случаях:

– при утрате трудовой книжки работником;

– при утрате трудовой книжки работодателем;

– при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной;

– в случае непригодности трудовой книжки к использованию (книжка обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой (титульной) страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат».

На первой (титульной) странице прежней трудовой книжки (если, конечно, она не утрачена) пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

6.1. Трудовая книжка утрачена работником Если работник потерял трудовую книжку, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления об утере трудовой книжки.

При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в документ вносятся:

– сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

– сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.

Итак, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем трудовом стаже работы указанного работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если представленные работником документы не содержат полный объем указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Отметим, что обязанность предоставить последнему работодателю документы, подтверждающие его трудовой стаж у других работодателей, лежит именно на работнике. Такими документами могут быть, например, копии приказов о приеме на работу и увольнении, трудовые договоры и т.п.

При этом работодатель, оформляющий дубликат трудовой книжки, обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Пример. Последним местом работы Комарова И.Н. было ООО «АйСи Групп». После увольнения из данной организации Комаров потерял свою трудовую книжку. Он обратился в ООО «АйСи Групп» с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки.

До работы в ООО «АйСи Групп» Комаров работал в ЗАО «Север» и ООО «Юг». В подтверждение трудового стажа в данных организациях Комаров представил копии приказов о приеме на работу и увольнении из данных организаций.

Кадровик ООО «АйСи Групп» при оформлении дубликата трудовой книжки делает в ней записи так, как это показано в приложении 14.

1 10 03 2003 Принят на работу в закрытое Приказ ЗАО «Сеакционерное общество «Север» на вер» от 10.03. 2 15 06 2005 Уволен по собственному желанию, Приказ ЗАО «Сепункт 3 части 1 статьи 77 Трудо- вер» от 10.06. 6.2. Трудовая книжка утрачена работодателем При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Отметим, что в Правилах ведения трудовых книжек рассматривается только ситуация массовой утраты трудовых книжек работодателем, поскольку предполагается, что утрата одной (нескольких) трудовой книжки невозможна (ведь все трудовые книжки должны храниться в сейфе организации).

Тем не менее, если по каким-либо причинам работодатель все же потеряет трудовую книжку одного конкретного работника, ему придется выдать дубликат трудовой книжки в порядке, установленном для ситуации, когда трудовая книжка утрачена по вине работника.

6.3. Выдача дубликата трудовой книжки При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работник имеет право потребовать выдачи дубликата трудовой книжки.

В этом случае по письменному заявлению работника ему по последнему месту работы выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

То есть в дубликат трудовой книжки копируются все записи из прежней трудовой книжки, кроме той, которая признана недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка пришла в негодность.

Глава Вкладыш в трудовую книжку В случае если в каком-то разделе трудовой книжки заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Бланк вкладыша в трудовую книжку выдается работодателем.

Внимание! Кадровый работник должен не просто вложить вкладыш в трудовую книжку, а именно вшить его.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Учет и хранение трудовых книжек Учет трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки ведется работодателем в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены постановлением Минтруда России от 10.10. № 69. Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Внимание! Организация не вправе выдавать трудовые книжки на руки работникам.

Трудовая книжка выдается работнику лишь при увольнении.

Если работник не увольняется, работодатель может выдать ему заверенную в установленном порядке копию трудовой книжки или выписку из трудовой книжки в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника.

Глава Оплата за трудовую книжку Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем.

При выдаче трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретение.

Оплата за трудовую книжку не производится только в следующих случаях:

– при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

– при неправильном заполнении титульного листа трудовой книжки работником кадровой службы работодателя;

– в случае порчи трудовой книжки не по вине работника.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Испорченный бланк трудовой книжки должен быть уничтожен. При этом должен быть составлен акт о списании бланка трудовой книжки.

Такой акт можно составить по форме код 0504816, содержащейся в Приказе Минфина России от 30.12.2008 №148н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

Несмотря на то, что данная Инструкция предназначена для использования бюджетными учреждениями, другие организации также могут оформлять уничтожение бланков трудовых книжек актом приведенной в ней формы.

Данный акт передается в бухгалтерию организации.

Образец заявления в суд об установлении факта принадлежности трудовой книжки Заявитель: Филиппов Рамиль Зинурович, Заинтересованное лицо:

ЗАЯВЛЕНИЕ

В настоящее время внести изменения в трудовую книжку работодателем, выдавшим ее, не представляется возможным в связи с тем, что в документах по личному составу Минусинского дорожно-строительного управления треста «Дорстрой» также искажено мое имя «Рамиль» на «Ромиль», поэтому я вынужден обратиться в суд.

Установление факта принадлежности мне трудовой книжки необходимо для подтверждения трудового стажа при назначении трудовой пенсии по старости.

Факт принадлежности мне трудовой книжки могу подтвердить следующими документами:

– Паспорт серии 69 05 №094508, выданный Советским РОВД гор. Томска 09.11.2005 года, в котором год рождения, фамилия и отчество совпадают с годом рождения, фамилией и отчеством, указанными в трудовой книжке.

– Свидетельство о рождении серии 1-ОМ № 714463, в котором также мои год рождения, фамилия и отчество совпадают с годом рождения, фамилией и отчеством, указанными в трудовой книжке.

– Личная карточка №633 формы №Т-2, в которой мои дата рождения, место рождения, фамилия и отчество совпадают с датой рождения, местом рождения, фамилией и отчеством, указанными в свидетельстве о рождении и паспорте. Эта личная карточка также свидетельствует о том, что трудовую деятельность после окончания средней школы я начал в Минусинском дорожностроительном управлении треста «Дорстрой» с 04.09.1972 года и 30.10.1972 года был уволен в связи с призывом в Советскую Армию.

– Военный билет НА № 4757436 от 02.11.1972 года, в котором мои дата рождения, место рождения, фамилия и отчество совпадают с датой рождения, местом рождения, фамилией и отчеством, указанными в свидетельстве о рождении и паспорте, а также совпадают с годом рождения, фамилией и отчеством, указанными в трудовой книжке. В трудовой книжке под №3 сделана запись о службе в рядах Советской Армии и указано основание внесения этой записи – «В/билет 4757436». В военном билете имеется моя фотография.

– Диплом ЖВ №741147 об окончании в 1980 году Филипповым Рамилем Зинуровичем Томского института автоматизированных систем управления и радиоэлектроники, о чем имеется запись в моей трудовой книжке под №5-6.

Учитывая вышеизложенное, руководствуясь статьями 194пунктом 5 части 2 статьи 264 ГПК РФ, ПРОШУ СУД:

Установить факт принадлежности Филиппову Рамилю Зинуровичу, родившемуся в г. Томске 11.10.1954 года, трудовой книжки б/н, выданной 04.09.1972 года на имя Филиппова Ромиля Зинуровича.

Приложения: 1. Заявление.

«»201г. Р.З. Филиппов Глава Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями Индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу работников, обязаны вести трудовые книжки на каждого работника в общем порядке, установленном ТК РФ и Правилами ведения трудовых книжек (ст. 66 и 309 ТК РФ).

Право ведения трудовых книжек предприниматели получили только с 6 октября 2006 года, т.е. когда вступила в силу новая редакция ТК РФ.

При этом законодатель не оговорил порядок ведения трудовых книжек тех работников, которые к 6 октября 2006 года уже работали у индивидуальных предпринимателей.

Рассмотрим две ситуации заполнения сведений о работе:

1. Работник принят на работу к индивидуальному предпринимателю после вступления в силу Федерального закона от 30.06.06. №90-ФЗ, т.е. после 06.10.2006 года.

В этом случае в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка необходимо указывать полностью фамилию, имя, отчество работодателя – индивидуального предпринимателя, а в скобках – фамилию и инициалы. Под этим заголовком в графе ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата приема на работу, в графе 3 делается запись о принятии на работу по определенной должности (работе), специальности, с указанием квалификации.

В графе 4, учитывая, что теперь индивидуальным предпринимателям необходимо не только заключать трудовые договоры, но и издавать приказы по личному составу, делается ссылка на дату и номер приказа о приеме на работу.

2. Работник начал работу у работодателя – индивидуального предпринимателя задолго до вступления указанного закона в силу, т.е. до 06.10.2006 года, и продолжает у него работать.

В этом случае целесообразно вносить запись в трудовую книжку о приеме при оформлении увольнения в следующем порядке.

В виде заголовка указывается полностью фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, а в скобках – фамилия и инициалы. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись о принятии на работу с указанием даты приема на работу по определенной должности (работе), специальности, с указанием квалификации.

В графе 4 ставится ссылка на трудовой договор, так как ранее индивидуальные предприниматели не издавали приказы по личному составу.

Далее в графу 1 заносится очередной порядковый номер, в графу 2 – дата прекращения трудового договора, в графе 3 делается запись о причине увольнения.

В графе 4, учитывая, что теперь индивидуальным предпринимателям необходимо издавать приказы по личному составу, делается ссылка на дату и номер приказа об увольнении.

В любом случае запись о приеме на работу у данной категории работников не может быть сделана раньше 6 октября года в связи с тем, что до этой даты работодатели – индивидуальные предприниматели не имели права оформлять трудовые книжки и производить в них какие-либо записи.

Список использованной литературы 1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

2. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

3. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

4. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69.

5. Приказ Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках».

Оглавление Глава 1. Общие правила ведения трудовых книжек 1.1. Трудовая книжка - основной документ о трудовом стаже работника

1.2. Кто и при каких условиях обязан вести трудовые книжки

Глава 2. Общие правила заполнения трудовых книжек 2.1. Оформление титульного листа

2.2. Заполнение сведений о работе

2.3. Запись об обучении, о военной службе

2.4. Другие записи в трудовую книжку.

2.4.1. Изменение наименования организации

2.4.2. Присвоение нового разряда

2.4.3. Установление второй (последующей) профессии........ 2.5. Записи о награждениях, премиях

Глава 3. Оформление трудовой книжки при увольнении 3.1. Запись об увольнении

3.1.1. Расторжение трудового договора к другому работодателю

3.1.2. Расторжение трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.... 3.1.3. Отпуск с последующим увольнением

3.2. Выдача трудовой книжки при увольнении

3.3. Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки

Глава 4. Ведение трудовых книжек при совместительстве 4.1. Работник меняет основное место работы

4.2. Работа по совместительству становится основной......... Глава 5. Внесение в трудовую книжку исправлений 5.1. Ошибку допустил нынешний работодатель

5.2. Запись об увольнении признана недействительной..... 5.3. Ошибку допустил прежний работодатель

5.4. Организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована (реорганизована)

Глава 6. Дубликаты трудовых книжек 6.1. Трудовая книжка утрачена работником

6.2. Трудовая книжка утрачена работодателем

6.3. Выдача дубликата трудовой книжки в иных ситуациях

Глава 7. Вкладыш в трудовую книжку

Глава 8. Учет и хранение трудовых книжек

Глава 9. Оплата за трудовую книжку

Глава 10. Образец заявления в суд об установлении факта принадлежности трудовой книжки

Глава 11. Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

Список использованной литературы

Н.И. Воистинова – заведующая юридической консультацией Федерации профсоюзных организаций Томской области Н.И. Фролов – заведующий правовым отделом Федерации профсоюзных организаций Томской области Отпечатано в полиграфической компании «Графика»

Бумага офсетная. Гарнитура «Cambria»