«ЕДИНЫЙ ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ, СОСТОЯЩЕЙ ИЗ ПРОГРАММНЫХ КОМПЛЕКСОВ АРХИВНЫЙ ФОНД, ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ, ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ Москва, 2013 -2Единый порядок ...»

Федеральное архивное агентство

(Росархив)

ООО «АДАПТ»

ЕДИНЫЙ ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПОЛЕЙ

ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ

СИСТЕМЫ, СОСТОЯЩЕЙ ИЗ ПРОГРАММНЫХ КОМПЛЕКСОВ

«АРХИВНЫЙ ФОНД», «ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ»,

«ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ»

Москва, 2013 -2Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог».

Проект. / М.: ООО «АДАПТ», 2013. — 340 с., 26 таблиц (в тексте), 55 прил.

Проект разработан в рамках реализации в 2013 г. мероприятий Федеральной целевой программы «Культура России (2012—2018 гг.)» и выполнения работ по государственному контракту № 014 от 15 мая 2013 г.

«Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов «Разработка единого порядка заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» и «Реестр уникальных документов».

В работе на основе проведенных исследований, практического опыта и анализа массивов данных, выгруженных из программного комплекса «Архивный фонд» предоставленных федеральными, региональными и муниципальными архивами для загрузки в программный комплекс «Центральный фондовый каталог», разработан и представлен единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы архивной отрасли.

© Федеральное архивное агентство, © ООО «Адапт», -3ОГЛАВЛЕНИЕ Введение Основная часть Источники для заполнения полей программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный Фондовый Каталог»

1.1.

Основные правила заполнения полей ПК АФ уровня «Архив»

1.2.

Основные правила заполнения карточек уровней «Фонд», «Опись», «Раздел описи», «Единица хранения/ единица учета», «Документ», «Россыпь»

1.3.

Основные правила заполнения архивных шифров и полей 1.3.1. типа «номер»

Основные правила заполнения текстовых полей 1.3.2.

Общие правила и рекомендации 1.3.2. Использование кириллического и латинского алфавитов 1.3.2.2.

Употребление прописных и строчных букв 1.3.2.3.

Написание имен собственных 1.3.2.4.

Написание географических наименований 1.3.2.5.

Написание названий организаций, учреждений, предприятий, фирм 1.3.2.6.

Написание собственных названий документов, памятников старины, произведений искусства 1.3.2.7.

Написание наименований должностей и званий 1.3.2.8.

Написание названий орденов, медалей, знаков отличия, премий и почетных званий 1.3.2.9.

Написание сложносокращенных слов 1.3.2.10.

Основные правила заполнения полей, содержащих Основные правила заполнения полей типа «выбор из Заполнение полей «выбор из списка документов (объектов ПК АФ)» (актов, фондов, разделов описей, публикаций, лет Заполнение логических полей (переключатель, маркер, Заполнения полей карточек уровня Ед. хранения /Ед. учета (формат КФД) в версии ПК АФ 5.0 и старше Приложение № 2. Перечень основных полей ПК АФ с указанием источников их заполнения

ОПИСАНИЯ КАРТОЧЕК УРОВНЕЙ, ВКЛАДОК И ПОЛЕЙ

Приложение № 4. Уровень «Архив».

Приложение № 5. Уровень «Фонд», вкладка «Общие сведения».

Приложение № 6. Уровень «Фонд», вкладка «Объем:

традиционные носители».

Приложение № 7. Уровень «Фонд», вкладка «Объем:

злектронные носители»

Приложение № 8. Уровень «Фонд», вкладка «НСА1».

Приложение № 9. Уровень «Фонд», вкладка «НСА2».

Приложение № 10. Уровень «Фонд», вкладка «АНСА.

информация».

Приложение № 12. Уровень «Фонд», вкладка «ОАФ».

«Физ.состояние».

Приложение № 14. Уровень «Фонд», вкладка «Особенности».

Приложение № 15. Уровень «Опись», вкладка «Общие сведения».

Приложение № 16. Поля уровня «Опись», вкладка «Объем:

традиционные носители»

Приложение № 17. Поля уровня «Опись», вкладка «Объем:

электронные носители»

Приложение № 18. Поля уровня «Опись», вкладка «НСА 1»

Приложение № 19. Поля уровня «Опись», вкладка «НСА 2»

Приложение № 20. Поля уровня «Опись», вкладка «Физ.

состояние»

Приложение № 21. Поля уровня «Опись», вкладка «Акты и топографирование»

Приложение № 22. Поля уровня «Раздел описи»

Приложение № 23. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Общие сведения»

вкладка «НСА»

Приложение № 25. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Физ. состояние»

Приложение № 26. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Акты»

Приложение № 27. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Фотодокументы»

Приложение № 28. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Электронные документы»

Приложение № 29. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Кинодокументы»

Приложение № 30. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Видеодокументы»

Приложение № 31. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «Фонодокументы»

Приложение № 32. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «НТД»

Приложение № 33. Поля уровня «Ед. хранения / Ед. учета», вкладка «М/Ф. подл.»

Приложение № 34. Поля уровня «Россыпь»

Приложение № 35. Поля уровня «Документ», вкладка «Общие сведения»

Приложение № 36. Поля уровня «Документ», вкладка «НСА»

Приложение № 37. Поля уровня «Акт»

Приложение № 38. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «Видовой состав»

Приложение № 39. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «Носители документов»

Приложение № 40. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «Язык»

Приложение № 41. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «АНСА». «АНСА в рамках дела»

Приложение № 42. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «АНСА». «АНСА в рамках описи»

Справочники «Общие». «АНСА». «АНСА внутрифондовый»

Приложение № 44. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «АНСА». «АНСА межфондовый»

Приложение № 45. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «АНСА». «Все рубрики АНСА»

Приложение № 46. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Общие». «Способы воспроизведения информации»

Приложение № 47. Поля редактируемых справочников.

Справочники Архива. «Архивохранилище»

Приложение № 48. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Фонда». «Фондообразователь - организация»

Приложение № 49. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Фонда». «Фондообразователь – частные лица»

Приложение № 50. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Описи». «АНСА». «Виды бумажного НСА»

Приложение № 51. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Описи». «АНСА». «Виды бумажного НСА»

Приложение № 52. Поля редактируемых справочников.

Справочники «Другое». «Публикация» (секция «Библиография»

уровня «Фонд») Приложение № 53. Поля уровня «Единица хранения / Единица учета» (Формат КФД) (для версии ПК АФ 5.0. и выше). Тип документов «Фотодокументы»

Приложение № 54. Поля уровня «Единица хранения / Единица учета» (Формат КФД) (для версии ПК АФ 5.0. и выше). Тип документов «Кинодокументы»

Приложение № 55. Поля уровня «Единица хранения / Единица учета» (Формат КФД) (для версии ПК АФ 5.0. и выше). Тип документов «Кинодокументы»

Активно ведущиеся процессы внедрения и использования программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», входящих в состав Единой автоматизированной информационной системы по учету документов Архивного фонда РФ, а также представление массивов данных, содержащихся в программных комплексах в сети Интернет1, ставят во главу угла необходимость выработки единого для всей архивной сферы порядка, регулирующего вопросы переноса информации из учетной документации архивов в программные комплексы и унифицированных правил заполнения полей.

Проблема унификации представляемой информации не нова. Основные требования к оформлению учетной документации в традиционной форме излагались во всех нормативно-методических актах, действовавших и действующих в архивной сфере2.

Вместе с тем, следует признать, что, несмотря на имеющийся богатый опыт нормативно-методического регулирования процессов ведения и Центральный Фондовый Каталог. [Электронный ресурс]. / Портал «Архивы России». URL:

http://cfc.rusarchives.ru/CFC-search// (дата обращения: 30.05.2013).

Правила учета архивных материалов в государственных архивах СССР (кроме районных). М., ЦАУ СССР, 1936;

Правила учета архивных материалов в республиканских (центральных) и краевых (областных) архивных управлениях СССР, М., ЦАУ СССР, 1936;

Правила постановки архивной части в центральных органах СССР, в учреждениях, предприятиях и организациях союзной подведомственности и в учреждениях, предприятиях и организациях РСФСР, М., ЦАУ СССР, 1937;

Правила систематизации архивных материалов в государственных архивах СССР, ЦАУ СССР, 1938;

Правила оформления дел и других единиц хранения в государственных архивах СССР, ЦАУ СССР, 1938;

Основные правила работы государственных архивов. М., ГАУ при Совете Министров СССР, 1962;

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., ГАУ при Совете Министров СССР, 1980;

Основные правила работы государственных архивов СССР. М., ГАУ при Совете Министров СССР, 1984;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059; с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 № 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893)).

всех типов НСА в традиционной форме, в отечественной практике архивного дела отсутствуют какие-либо документы, регламентирующие процесс усовершенствованной документации в автоматизированные системы по учету документов Архивного фонда (т. н. информационная лингвистика3 или лингвистический аппарат), соблюдения условий формализации информации, необходимых для функционирования информационно-поисковых систем с учетом методов информационной эвристики.

Между тем программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» активно внедрялись и заполнялись в архивах, при этом каждое архивное учреждение вырабатывало собственные подходы в вопросе переноса информации в отраслевую учетную базу данных. Основным методом такого переноса являлся и является источниково-ориентированный, документации в полях ПК «АФ» без учета специфики информационной среды (принцип единообразия) и правил работы с базами данных (нормализация баз данных4).

Проблема отсутствия единообразия и унификации информации в отраслевых программных комплексах особо обострилась в связи с произошедшим изменением их правового статуса. Так, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в 2011 г. ПК АФ и ФК были зарегистрированы5 в Реестре Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Методы и приемы информационной лингвистики (лингвистический аппарат) подразделяется на информационно-поисковые языки (ИПЯ), правила и методы обработки информации, индексирования и критерии выдачи информации (КВ) (или критерии смыслового соответствия (КСС)).

Нормализация — процесс организации данных в базе данных, включающий создание таблиц и установление отношений между ними в соответствии с правилами, которые обеспечивают защиту данных и делают базу данных более гибкой, устраняя избыточность и несогласованные зависимости. Электронный ресурс. / Microsoft. Поддержка. URL: http://support.microsoft.com/kb/283878 (дата обращения: 30.06.2013) В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 10.09.2009 № 723 «О порядке ввода в эксплуатацию отдельных государственных информационных систем»

ФК — ФГИС № 0162 от 21.11.2011)6, что предъявляет к информации о документах Архивного фонда РФ, содержащейся в данных ПК, особые требования7.

В 2012 г. в связи с публичным представлением был изменен и статус ЦФК8, который теперь рассматривается как своего рода публикация сводного каталога Архивного фонда.

Эти изменения влекут за собой необходимость постановки задачи каталожного архивного описания для каждого из уровней учетной информации (фонд — опись — единица хранения10), а также «Правил публикации описаний архивных документов в электронной среде»11, Статья 14. Государственные информационные системы ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации». От 26.07.2006.

«Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами. Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, является официальной. Государственные органы, определенные в соответствии с нормативным правовым актом, регламентирующим функционирование государственной информационной системы, обязаны обеспечить достоверность и актуальность информации, содержащейся в данной информационной системе, доступ к указанной информации в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством, а также защиту указанной информации от неправомерных доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий» п. 9, статья 14.

«Государственные информационные системы». ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации». От 26.07.2006.

В «Справке об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации». [Электронный ресурс.] // Официальный сайт Федерального архивного агентства. URL:

http://archives.ru/reporting/spravka_avtomatization_2012.shtml (дата обращения: 30 июня 2013 г.) ЦФК характеризуется не только как «главный элемент системы централизованного государственного учета», но и как «универсальный и единственный в своем роде справочник о составе и содержании архивных фондов, своеобразная информационная модель Архивного фонда Российской Федерации».

Подобный формат должен состоять из: строго определенного для каждого уровня архивного описания набора полей с указанием их типов и размеров; жестко регламентированных правил их заполнения, авторитетных файлов (списков, перечней, тезаурусов, т.е. единого для всех лингвистического обеспечения).

Зарубежные стандарты и форматы описания архивных документов EAD, ISAD (g), EAC, а также формат RUSMARC, модифицированный в 2012 г. Национальной Службой поддержки форматов RUSMARC для целей представления архивных документов в составе библиотечных каталогов (Российский коммуникативный формат представления библиографических данных. Изменения и дополнения (март 2012). [Электронный ресурс]. / Министерство культуры Российской Федерации. Российская библиотечная ассоциация. URL: http://www.rusmarc.ru/rusmarc/updates/index_2012.html (дата обращения: 30.06.2013), не могут быть использованы в данной системе, так как не учитывают специфику учетной архивной документации, на которой она основана (речь идет, прежде всего, о «иерархичности» учетной документации).

Аналогичных правилам публикации (издания) исторических источников, разрабатывавшихся и действовавших в разные годы XX в.:

археографического описаний. Очевидно, что реализация поставленной задачи — вопрос чрезвычайно сложный и трудоемкий, требующий значительных временных затрат и человеческих ресурсов.

Между тем представление Центрального фондового каталога и Фондовых каталогов субъектов федерации в сети Интернет требует осуществления неотложных мер по унификации содержащейся в них информации с тем, чтобы данные ресурсы могли соответствовать своему предназначению и новому статусу.

Учитывая вышесказанное, Федеральное архивное агентство в рамках ведомственной Программы информатизации, запланировало осуществление целого ряда работ, целью которых должна стать модернизация программных комплексов, входящих в Единую Автоматизированную Информационную систему, а также разработка инструкций по эксплуатации ПК, в том числе и правил заполнения их полей. Создание и внедрение подобной нормативнометодической литературы направлено на унификацию и регламентирование процессов использования программных комплексов по учету документов Архивного фонда.

Единый порядок разработан с целью регламентации проведения архивами и органами управления архивным делом субъектов Федерации в плановом порядке работ по ведению ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» (версий не ниже 4.3)12.

Правила историко-археографического института АН СССР для издания документов XVI—XVII вв.

// Проблемы источниковедения, т.2., М., 1936. Предисловие;

Основные правила публикации документов государственного Архивного фонда Союза ССР, М., 1945;

Правила издания исторических документов, М., [Главное архивное управление при СМ СССР, АН СССР, Институт истории, МГИАИ], 1956;

Правила издания документов советского периода, М., [Главное архивное управление при СМ СССР], 1960;

Правила издания исторических документов в СССР, М., [Главное архивное управление при СМ СССР], 1969;

Правила издания исторических документов в СССР. 2-е издание, переработанное и дополненное.

М., [Главное архивное управление при СМ СССР], 1990.

Программный комплекс «Архивный фонд» (версия 5.0.) разработан в 2012 г., но не прошел процедуру официального ввода в действие. В течение 2013 г. производится его тестирование и доработка.

«Центральный фондовый каталог» (версий 4.3. и 5.0.)), входящих в Единую автоматизированную информационную систему по учету документов Архивного фонда Российской Федерации, для всех уровней учетной документации:

- уровень описания «Архива» в целом (10 полей);

- уровень описания фонда (421 поле);

- уровень описания описи (350 полей);

- уровень описания раздела описи (5 полей);

- уровень описания единицы хранения/единицы учета (177 полей);

- уровень описания единицы хранения/едины учета формата кино- фотовидеодокументов (для версии ПК АФ 5.0. и выше) (60 полей);

- уровень описания россыпи (45 полей);

- уровень описания документа (28 полей);

- уровень описания вспомогательной информации (поля карточек актов (13 полей), и справочных форм (карточки редактируемых справочников: полей)).

комплексов являются учетные документы архивов.

процессов и процедур заполнения полей программных комплексов с точки синтаксиса13, а также формализации представления информации, от степени проработанности которых напрямую зависит работоспособность информационной системы в части осуществления поисковых запросов и корректности получаемых результатов (информационная эвристика).

Под термином «синтаксис» в информатике подразумевается свойство информации, определяющее способ ее представления на носителе (в сигнале). К примеру, данная информация представлена на электронном носителе с помощью определенного алфавита и шрифта. Здесь же можно рассматривать такие параметры представления информации, как стиль, цвет и начертание шрифта, его размеры, междустрочный и межбуквенный интервал, расстановка знаков препинания и т.д.

представленной в программных комплексах информации (ее полноты, достоверности и адекватности), методы работы с которой были неоднократно описаны ранее14.

В Едином порядке вводится типология полей программного комплекса «Архивный фонд». Вся совокупность полей поделена на 9 типов, выделенных в соответствии с особенностями их организации и заполнения:

Поля типа «Номер», Текстовые поля, Поля типа «Дата», Поля, содержащие количественные показатели, Поля типа «выбор из списка» («нередактируемые справочники»), Редактируемые справочники, Поля выбора из списка документов (объектов ПК АФ), Логические поля, Поля для прикрепления файлов.

В Едином порядке определены правила заполнения каждого типа полей программных комплексов с учетом их взаимовлияния и взаимосвязи при заполнении.

Единый порядок разработан:

- с учетом специфики формуляров, методов ведения и заполнения традиционной учетной документации архива, применяемой для учета Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. М., 1969. Вып. 1.

Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей;

Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. М., 1972. Вып. 2.

Основы дифференцированного подхода при каталогизации; Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. М., 1974. Вып. З.

Основы дифференцированного подхода при подготовке справочника о фондах архива (архивов).

Описание архивной документной информации. Теория и методика. Научный доклад. М., ВНИИДАД, 1997.

Составление архивных описей. Методические рекомендации. М., Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2007.

Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода.

Методическое пособие. Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2007.

Подготовка архивных путеводителей. Методические рекомендации. М., Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2011.

(документов на бумажных носителях, кино-, фото-, фоно-, электронных документов);

- разработан с учетом перевода исторической орфографии русского и иностранных языков на современную орфографию соответствующих им языков.

- разработан на основе анализа выявленных ошибок в массивах данных, передаваемых из федеральных, государственных, региональных и муниципальных архивов для включения в ЦФК.

Единый порядок включает в себя прикладное лингвистическое обеспечение Единой автоматизированной информационной системы в виде разработанных классификаторов и тезаурусов, применяемых в каждом из программных комплексов и базирующихся на определенной в нормативнометодических актах архивного дела и документоведения лексике.

Единый порядок разработан соответствии с:

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв.

18.01.2007)»;

«Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный № 1344)»;

«Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 № 64)»;

«Правилами издания исторических документов в СССР» (М., 1990);

кинофотофонодокументами». М., ГАУ, 1980;

автоматизированной информационной системы (ПК «АФ», «ФК», «ЦФК» — все версий не ниже 4.3.).

комплексу «Архивный фонд» соответствующих версий составляет полный комплексом «Архивный фонд».

При создании Единого порядка изучались зарубежные стандарты архивных описаний (EAD, ISAD (G), ISAAR, EAC), а также опыт каталогизации и систематизации, принятый в библиотечной сфере (форматы и стандарты круга MARC), были изучены и учтены методические документы, разработанные, принятые и действующие в государственных архивах субъектов Российской Федерации, а также нормативно-методические акты, использованной литературы приведен в Приложении № 1.

Единый порядок состоит из двух частей:

Первая — текстовая часть — содержит описание общих правил заполнения полей программных комплексов ЕАИС.

Вторая часть (приложения) содержит таблицы, представляющие поля, расположенные на каждой вкладке соответствующего уровня программного комплекса «Архивный фонд» (архив — фонд — опись — раздел описи — единица хранения/единица учета — россыпь — документ) и ссылки на параграфы первой части, в которых описываются правила заполнения данных полей.

Максимальное внимание в первой текстовой части Единого порядка уделено правилам заполнения текстовых полей и полей других типов, заполняемых вручную. Как правило, в этих полях сконцентрировано наибольшее количество ошибок. Информация полей, заполняемых на основе реквизитов», вызывают меньшие нарекания.

для заполнения некоторых (в основном текстовых) полей другой отраслевой Документов»15. Однако, учитывая то, что согласно п. 3. «Регламента государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации» (утвержден приказом Росархива № 75 от 09.10.2001, одобрен коллегией Федеральной архивной службы России. Протокол № 2 от 27.01.2000) описание уникальных документов ведется подокументно и в другом типе документации (в листах учета и описания уникального документа), представляется целесообразным разработать отдельные Правила заполнения полей программного комплекса «Государственный Реестр Уникальных Документов».

Государственный Реестр Уникальных Документов. [Электронный ресурс.] / Архивы России.

Официальный сайт. URL: http://unikdoc.rusarchives.ru/GRSearch. Дата обращения: 25 июля 2013 г.

Источники для заполнения полей программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый комплексов Архивный фонд, Фондовый каталог и Центральный фондовый каталог являются:

Уставные документы архивного учреждения;

Учетные документы архивного учреждения (согласно п. 3.4.1. параграфа «Система учетных документов архива» «Правил организации хранения….», 2007 г.):

список фондов — для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда — для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

лист учета аудиовизуальных документов — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

опись дел16, документов — для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета Согласно п. 1.4.12. «Основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами» (М., ГАУ, 1980): «В государственном архиве описи кинофотофонодокументов могут быть переведены в книжную форму – книги учета и описания кинофотофонодокументов… Книга учета и описания представляет собой разновидность описи кинофотофонодокументов. Порядок составления опись;

реестр описей дел, документов — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

паспорт архивохранилища — для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

реестр описей особо ценных дел, документов;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов — дело организации — сдатчика документов;

лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле;

внутренняя опись документов дела — для дел, в состав которых входят уникальные документы.

Заполнение программных комплексов ведется с актуальных, прошедших процедуру содержательного усовершенствования, описей.

книг учета и описания кинофотофонодокументов аналогичен составлению описей кинофотофонодокументов».

дальнейшем подвергнута усовершенствованию (переработке), нецелесообразно.

В Приложении № 2 приводятся перечни основных полей ПК АФ с указанием источников информации для их заполнения.

Основные правила заполнения полей ПК АФ уровня «Архив»

Карточка уровня «Архив» заполняется однократно в начале работы с ПК АФ и в дальнейшем не требует постоянной редакции.

Заполнение текстовых полей карточки уровня «Архив» производится только на основании сведений уставных документов — Устава архивного учреждения, действующего на момент заполнения карточки.

Внесение исправлений в текстовые поля карточки возможно только в случае изменений названия и адресов архивного учреждения, а также наименования и адресов регионального органа управления архивным делом и на основании вновь оформленных уставных документов.

В текстовые поля уровня «Архив» (Полное наименование архива, Сокращенное наименование, Адрес, Название и адрес органа управления) информация вводится в точном соответствии с написанием, закрепленным в уставных документах.

Любое текстовое поле должно начинаться со значимого слова, цифры и т. п., это означает, что в начале текстового поля не может быть пробела(ов) или абзацных отступов. В конце записи (смыслового фрейма) не ставится ни точки, ни пробела.

Все элементы записи (слова, сокращения, цифры и т.п.), внесенной в поле, отделяются друг от друга запятой и следующим за ней одинарным пробелом. Использование удвоенных пробелов недопустимо.

Содержательные фреймы внутри поля отделяются абзацем (адресабзацкод электронной почтыабзац адрес сайта) Например:

185035, Республика Карелия, г. Петрозаводск, пл. Ленина, д. (код 8-814-2) Тел.: 78-35- Факс: 78-35- Электронная почта: [email protected] URL: http://mincult.karelia.ru Та же запись со знаками препинания и синтаксисом:

185035запятая, пробелРеспубликапробелКарелиязапятая, пробелгточка, пробелПетрозаводск,пробелплточка, пробелЛенина,пробелдточка, пробел2абзац круглая скобкакодпробел8дефис814дефис2круглая скобка, абзац Телточка, двоеточие, пробел78дефис35дефис96абзац Факсдвоеточие, пробел78дефис35дефис96абзац Электроннаяпробелпочтадвоеточие, пробел[email protected]абзац URLдвоеточие, пробелhttp://mincult.karelia.ru В адресе допустимы следующие сокращения:

http:// Полный список допустимых сокращений см. Приложение № 317.

Полное наименование архива, органа управления архивным делом, а также адреса вводятся строчными (маленькими) буквами за исключением заглавных букв, которые используются в соответствии с написанием, закрепленным в уставных документах. Собственно название архивного учреждения заключается в кавычки «...»:

казенные учреждения:

Ставропольского края»

Та же запись со знаками препинания и синтаксисом:

Государственноепробелказенноепробелархивноепробелучреждениепробел, кавычкиГосударственныйпробелархивпробелСтавропольскогопробелкраяка вычки Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области»

Список составлен с учетом требований:

ГОСТ 7.12-93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила»;

ГОСТ 7.11-2004 (ИСО 832-1994) «Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках»

Бюджетное учреждение Орловской области «Государственный архив Орловской области»

Та же запись со знаками препинания и синтаксисом:

БюджетноепробелучреждениепробелОрловскойпробелобластипробел, кавычкиГосударственныйпробелархивпробелОрловскойпробелобластикавыч Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области»

Государственное краевое бюджетное учреждение «Государственный архив Пермского края»

Областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив новейшей истории Костромской области».

Сокращенное название архива должно обязательно включать в себя аббревиатуру, определяющую правовой статус архивного учреждения. При этом все буквы в аббревиатурах — прописные (заглавные); один пробел ставится между аббревиатурой правового статуса и аббревиатурой собственно названия архивного учреждения. Аббревиатура названия заключается в кавычки «...». Если в часть названия, определяющую правовой статус включено название субъекта федерации, то оно пишется полностью.

казенные учреждения:

Та же запись со знаками препинания и синтаксисом:

ГКАУпробел, кавычкиГАСКкавычки бюджетные учреждения:

БУ Орловской области «ГАОО»

БУпробелОрловскойпробелобластипробел, кавычкиГАООкавычки ГБУ «ГАОО»

ГКБУ «ГАПК»

ОГБУ «ГАНИКО»

Федеральные округа и субъекты см. в п. 1.3.5.

Механизм прикрепления файлов в секциях Описание и Паспорт описан в Руководстве пользователя.

Поля паспорта архива (более 100) заполняются в автоматическом режиме на основе пересчета введенных в ПК АФ сведений и с учетом правил работы с информацией, описанными в пп. 1.3.3. и 1.3.4. за исключением полей, характеризующих архивохранилище(а), содержание которых не может быть заполнено на основе данных ПК АФ. Эти поля заполняются вручную на основе документации, имеющейся в архиве (п.3.4.2. «Правил организации хранения...»).

Основные правила заполнения карточек уровней «Фонд», «Опись», «Раздел описи», «Единица хранения/ единица учета», 1.3.1. Основные правила заполнения архивных шифров и полей Уровень «Фонд», вкладка «Общие сведения»

Поле «Номер фонда» состоит из трех частей. Комбинация их значений должна быть уникальной.

Первая часть поля необязательна для заполнения и предназначена для первой части номера, которая представляет собой букву (1 символ), периоду. Буквы могут также добавляться при слиянии двух или более архивов в один с целью однозначной идентификации фондов во вновь образованном архивном собрании.

Вводится вручную прописной буквой кириллического алфавита. Перед и после буквы ни пробел, ни кавычки не ставятся. В соответствии с п. 3.5.

«Правил организации хранения…»:

- в обязательном порядке «номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс "Р"» (кириллический алфавит), который должен быть внесен в первую часть поля «Номер фонда»18.

- в обязательном порядке «номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс "П"», который должен быть внесен в первую часть поля «Номер фонда».

Вторая часть поля — обязательная. Предназначена для ввода порядкового номера фонда — числовой части, состоящей не более чем из 5ти символов. Вводится вручную арабскими цифрами. Перед и после цифр пробел не ставится.

Третья часть поля — необязательная. Предназначена для ввода литеры (1-го символа), указывающей на принадлежность к депозитарному хранению (хранению, осуществляемому по договору п. 3.7.11. «Правил организации комплектования...»: в обязательном порядке при включении архивного фонда, хранящегося на условиях договора на хранение в архив, и включаемого в список фондов, к его номеру добавляется индекс «Д»

(«договор»), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета). Буквы могут также добавляться при слиянии двух или более архивов в один с целью Требование введено в действие в «Основных правилах работы государственных архивов» М., ГАУ, 1962, п. 187, с. 69-70.

собрании.

Вводится вручную прописной19 буквой кириллического алфавита. Перед и после буквы пробел не ставится.

При этом в поле «Примечания» вкладки «Особенности» указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.

Примечание № 1:

Для отражения степени секретности фондов, описей, единиц хранения/единиц учета, документов в соответствии с п. 3.7.6. «Правил организации хранения…» в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документы, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).

В соответствии с п. 3.7.7. «Правил организации хранения…» 3.7.7. архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом «сч» (секретно частично).

Для отражения этих шифров в программном комплексе «Архивный фонд»

предусмотрены поля: «Характеристика секретности» и «Доступ», которые заполняются выбором из списков.

Уровень «Опись». Вкладка «Общие сведения»

Поле «Номер описи» состоит из 2-х частей.

Максимальный размер поля 3 символа. Символы вводятся, как правило, арабскими цифрами, без использования каких-либо знаков (тире, дефисов, пробелов, дробей и т.п.).

В старой документации встречается нумерация описей римскими цифрами. Данное поле позволяет вводить и эту информацию. Однако Ввод литер прописной буквой был реализован в программном комплексе «Архивный фонд»

(версия 3). Во всех последующих версиях данный принцип заполнения поля сохранен.

прописными буквами латинского алфавита. Использование кириллицы для обозначения римских цифр недопустимо!

Вторая часть предназначена для ввода литерной части (не более символов). При заполнении этой части поля используются прописные буквы кириллического алфавита. Если буквенная часть номера описи отсутствует — вторая часть остается свободной.

Допустимые значения для второй части поля:

Поле «Том». Поле, в котором указывается порядковый номер тома описи. Вводится вручную арабскими цифрами.

Сочетание обеих частей номера и тома должны быть уникальными в рамках фонда.

См. Примечание № 1.

Уровень «Единица хранения/Единица учета». Вкладка «Общие сведения»

Поле «Номер единицы хранения/единицы учета» состоит из 2-х частей.

Часть первая — обязательная — предназначена для ввода цифровой информации (не более 8 символов). Вводится вручную, целыми арабскими цифрами.

Часть вторая — необязательная — предназначена для ввода буквенной информации (не более 2-х символов) — литерной части номера дела (тома, Ввод литер прописной буквой был реализован в программном комплексе «Архивный фонд»

(версия 3). Во всех последующих версиях данный принцип заполнения поля сохранен.

литерная часть номера отсутствует, то поле остается незаполненным.

Допустимые буквенные значения для второй части:

Примечание № 2:

В версии Программного комплекса «Архивный фонд 5.0» предусмотрено поле хранения/единицы учета, написание которого отличается от описанного выше (номер имеет иную (к примеру, не двухчаствую) структуру и/или содержит прочую символьную информацию (к примеру, римские цифры, знаки, латинские буквы), что характерно для архивных описей, составленных до начала XX в.).

Поле является обязательным для заполнения, если цифровая часть обычного поля «Номер единицы хранения/единицы учета» не заполнена.

Поле «Том»: Поле заполняется вручную, порядковым номером тома единицы хранения. Применяются целые арабские цифры. Поле активно для ввода, если тип документации — «Управленческая», «Документы по личному составу», «Документы личного происхождения» или НТД (где тип носителя — традиционный) Комбинация значения полей «Номер» (двух частей) и тома должна быть уникальна в рамках описи.

Поле «Производственный номер». Текстовое поле для свободного ввода информации. В начале поля знак № не ставится. При заполнении поля обязательно указываются все особенности индекса дела, сохраняются все символы и пунктуация.

Ввод литер прописной буквой был реализован в программном комплексе «Архивный фонд»

(версия 3). Во всех последующих версиях данный принцип заполнения поля сохранен.

свободного ввода информации. При заполнении поля указывается делопроизводственный номер (индекс), если он имеется в описи. В начале поля знак № не ставится.

Для описей, составленных до 1917 г., заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по описи и данное поле является основным поисковым элементом. При заполнении поля обязательно указываются все особенности индекса дела, сохраняются все символы и пунктуация.

Уровень «Единица хранения/Единица учета». Вкладка «Физическое состояние»

Поле «Номер акта». Выбирается из перечня внесенных Актов.

Поле «Номера листов». Вводится вручную арабскими цифрами.

Если в поле необходимо внести номер одного листа – он вносится вручную арабскими цифрами. Если номер листа имеет литеру, она вносится за цифрой без пробела:

Если в поле необходимо внести номера листов, следующих один за другим (диапазон), цифры вносятся через тире, отделенный от цифр пробелами с обеих сторон:

5пробел, тире, пробел Если в поле необходимо внести перечень номеров листов, то их номера записываются по возрастанию и отделяются один от другого запятой и пробелом:

5запятая, пробел12, запятая, пробел (Вкладка доступна для единицы учта, если тип документации — «научнотехническая документация») Поле «Номер комплекса» состоит из 2-х частей.

Часть первая — обязательная — предназначена для ввода цифровой информации (не более 2 символов). Вводится вручную, целыми арабскими цифрами.

Часть вторая — необязательная — предназначена для ввода буквенной информации (не более 1-го символа) — литерной части номера дела (тома, части). Вводится вручную кириллическими прописными22 буквами. Если литерная часть номера отсутствует, то поле остается незаполненным.

Поля «Номер заявки», «Номер патента», «Номер авторского свидетельства» предназначены для ввода буквенно-цифрового набора информации, представляющего собой собственно номер заявки, патента или авторского свидетельства, а также название патента, заключенное в кавычки:

[Название поля - Номер патента]2480537 «Анод-протектор»

[Название поля - Номер патента]2480537пробел, открывающаяся кавычка «елочка»Аноддефиспротекторзакрывающаяся кавычка «елочка»

[Название поля - Номер патента]2478159 «Стойка опоры воздушной линии электропередач»

[Название поля - Номер патента]2478159пробел, открывающаяся кавычка «елочка»Стойкапробелопорыпробелвоздушнойпробеллиниипробелэлектро передачзакрывающаяся кавычка «елочка»

При этом знак № в этих полях не ставится.

Уровень «Россыпь»

Поле «Номер». Текстовое поле. Вводится вручную.

Ввод литер прописной буквой был реализован в программном комплексе «Архивный фонд»

(версия 3). Во всех последующих версиях данный принцип заполнения поля сохранен.

Поле «Номер». Текстовое поле. Вводится вручную.

Поля «Номера листов в интервале (с) (по)». Текстовые поля. Вводятся вручную арабскими цифрами только в случае, когда листы документа следуют один за другим и образуют непрерывный диапазон:

При нажатии клавиши «Ввод» после ввода информации автоматически пересчитывается поле кол-во листов и обновляется поле примечание.

Поле предназначено для внесения только числовой информации!

Если номер листа имеет литеру, она вносится в запись в поле примечание и располагается сразу за цифрой без пробела:

5а пробел, тире, пробел При необходимости в этом случае значение, введенное в поле кол-во листов, редактируется вручную.

Если документ расположен на листах, не следующих непрерывно один за другим, и образует прерывистый список номеров листов, поля номера листов в интервале (с) (по) не заполняются.

Необходимая информация вручную вносится в поле Номера листов и поле кол-во листов. Номера листов записываются по возрастанию и отделяются один от другого запятой и пробелом:

3запятая, пробел8запятая, пробел 4азапятая, пробел9 пробел, тире, пробел шифра и иных номеров особое внимание необходимо обращать на недопустимость использования букв латинского алфавита.

Вспомогательные формы.

Акты. Поле «Номер». Текстовое поле. Вводится вручную.

Вкладка Фотодокументы.

Поле «Номер». Поле состоит из двух частей. Обе части – текстовые.

Вводятся вручную.

Поле «Производственный номер». Текстовое поле для свободного ввода информации. В начале поля знак № не ставится. При заполнении поля обязательно указываются все особенности номера, сохраняются все символы и пунктуация.

Поле «Шифр». Текстовое поле для свободного ввода информации. При заполнении поля обязательно указываются все особенности шифра, сохраняются все символы и пунктуация.

Вкладка Кинодокументы.

Поле «Номер». Поле состоит из двух частей. Обе части – текстовые.

Вводятся вручную.

Учет кинофотофонодокументов в ПК АФ (версия 5.0.) реализован в соответствии с пп. 1.4. и 3.1.

«Основных правил работы государстыенных архивов с кинофотофонодокументами.» М., 1980.

Согласно п.3.1. «Правил организации хранения….» в состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов формата записи и вида носителя информации.

ввода информации. В начале поля знак № не ставится. При заполнении поля обязательно указываются все особенности номера, сохраняются все символы и пунктуация.

Поле «Номер сюжета». Текстовое поле для свободного ввода информации. При заполнении поля обязательно указываются все особенности номера, сохраняются все символы и пунктуация.

Вкладка Видеодокументы.

Поле «Номер». Поле состоит из двух частей. Обе части – текстовые.

Вводятся вручную.

Поле «Производственный номер». Текстовое поле для свободного ввода информации. В начале поля знак № не ставится. При заполнении поля обязательно указываются все особенности номера, сохраняются все символы и пунктуация.

Поле «Номер сюжета». Текстовое поле для свободного ввода информации. При заполнении поля обязательно указываются все особенности номера, сохраняются все символы и пунктуация.

1.3.2. Основные правила заполнения текстовых полей К текстовым полям программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» относятся поля, заполнение которых производится вручную, а содержание составляет развернутые тексты.

соответствии с их размещением на вкладках различных уровней ПК АФ.

Фонд О содержательной полноте и требованиях к информационному наполнению описей документальных материалов см.:

Ед. учета / Ед.

хранения Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. М., 1969. Вып. 1.

Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей;

Дифференцированный подход к описанию документальных материалов: Методические рекомендации. М., 1972. Вып. 2.

Составление архивных описей. Методические рекомендации. М., Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2007.

Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода.

Методическое пособие. Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2007.

По умолчанию значение этого поля соответствует значению одноименного реквизита уровня Фонд.

Уровень «разделы описи» дает возможность формирования сложной многоуровневой структуры, включающей в себя как собственно разделы, так и подразделы и параграфы описи (если таковые имеются в подлиннике документации).

Если в подлиннике описи вместо заголовка единицы хранения / единицы учета имеется запись «Номер пропущен», то эта запись должна быть перенесена в поле название ед. хранения / ед. учета.

Документ Россыпь Вспомогательные формы Редактируемые справочники Ед. хранения/Ед.

учета (КФД) (ПК АФ версия 5.0.) Правильность написания заговлка документа необходимо сверять по следующим изданиям:

Государственность России. Словарь–справочник. Кн. 6., ч 1-2. Документация государственных и церковных учреждений, сословных органов и органов местного самоуправления и частноправовые акты.

Конеы XV в. – февраль 1917 г. М., Наука, 2009 г.;

Генеалогическая информация в государственных архивах России. Справочное пособие. М., 2004 г.

Указатель видов документов, содержащих генеалогическую информацию (XVI в. – 1917 г.);

Биографиячечкая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации. 1917-1991 г. Справочное пособие. М., 2010 г. Указатель видов и разновидностей дел и документов, содержащих биографическую и генеалогическую информацию за советский период в государственных архивах Российской Фдерации. (197 – 1991 гг.).

Публикация (справочник) Каждое поле ПК АФ заполняется только той информацией, для которой оно предназначено. Дублирование информации, ее повтор или частичное включение сведений, уже указанных в других имеющихся в ПК полях, недопустимо.

Пример: неправильно

ЗЕМСКИЙ ПРИКАЗ

Пример: правильно Любое текстовое поле должно начинаться со значимого слова, цифры и/или иного значимого символа. Это означает, что в начале текстового поля не может быть пробела(ов) или абзацных отступов. В конце записи (смыслового фрейма) ставится точка, за которой не должно быть пробела.

историческая справка, примечания, сопроводительная документация отделяются друг от друга знаком абзаца.

Каждый фрейм (абзац) внутри теста начинается с начала строки (первой позиции в строке), т.е. в тексте не должно быть абзацных отступов или пробелов, обозначающих начало абзаца.

Все слова текста вводятся полностью. Сокращенные формы слов, имеющиеся в подлиннике документации и переносимые в поля названий фондов, описей, россыпей, заголовки единиц хранения/единиц учета и документов, поля авторы и место действия (производства, издания) на всех вкладках, в текстовые поля в редактируемых справочниках, указателях и классификаторах должны быть раскрыты. Сокращения, оговоренные в Приложении № 3, могут быть использованы только в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, сопроводительной документации.

В полях заголовков единиц хранения/единиц учета и документов недопустимо использование таких названий как «То же», «Такой (ая) же», ссылок типа «см. выше (ниже)».

Все элементы текста, внесенного в текстовое поле, отделяются друг от друга одинарным пробелом. Использование удвоенных пробелов недопустимо.

Номер фонда: Название фонда: ПЕЧАТНЫЙ ПРИКАЗ Крайние даты: 1613— Историческая справка:

Возникпробелмеждупробел1610пробелгточка, пробелипробел1613пробелгточка, пробелВедалпробелпробел печатных пошлин (за приложение государственной печати к официальным документам, выданным центральными приказами монастырям, церквям, крестьянским общинам и частным лицам), а также пошлин подписных (за прием челобитных), четвертных (за каждую четверть вновь пожалованной поместной земли) и рублевых (за отдачу на откуп оброчных статей из расчета полувосьми деньги с откупного рубля)точка, знак абзаца Во главе Приказа находился, как правило, печатник, ведавший хранением государственной печати. Упразднен в 1723 г. в связи с образованием Московской и Петербургской печатных конторточка, знак абзаца Заполнение текстовых полей название (заголовок, сокращенное название), аннотация, историческая справка, примечания и др. вручную рекомендуется проводить с использованием текстовых редакторов, в которых имеется функция проверки орфографии. Это означает, что первоначально текст набирается в текстовом редакторе (например, Word) с включенной функцией отражения на экране непечатаемых знаков; после завершения набора проводится проверка орфографии (Сервис-Правописание (функциональная клавиша F7)), далее осуществляется исправление ошибок, и только после этого перенос набранного и исправленного текста в поля ПК АФ методом Copy (копирование — комбинация клавиш на клавиатуре Cntrl+C) — Paste (вставка — комбинация клавиш на клавиатуре Cntrl+V)).

описей с последующим распознаванием текста, обязательно необходимо проводить вычитку распознанного текста и исправление выявленных ошибок ДО переноса распознанного массива информации в ПК АФ. Особое внимание нужно уделять недопустимости отражения в распознанном и подготовленном к переносу в ПК АФ тексте переносов слов.

Данный вид работ желательно предусматривать в технологической карте и плане работ архива, если заполнение ПК АФ методом оцифровкираспознавания осуществляется силами сотрудников архива, и/или включать в состав конкурсной документации (Технического задания), если оцифровка и распознавание проводится сторонней организацией на условиях договораподряда. В последнем случае в Техническом задании рекомендуется сослаться на настоящие Единые правила, как нормативно-методический акт, регулирующий правильность представления информации в ПК АФ, а в условиях приемки работ по контракту необходимо указать порог ошибок (допустимое количество грамматических, синтаксических и пунктационных ошибок), которое может быть допущено исполнителем в каждой записи29.

1.3.2.2. Использование кириллического и латинского алфавитов Все текстовые поля в карточках программных комплексов заполняются только буквами кириллического алфавита. Исключения составляют:

Сведения из учетной документации, составленной на иностранном(ых) языке(ах) (п. 1.3.2.24), в т. ч.: иноязычные слова и фразы в названиях фондов, описей, единиц хранения, документов, в аннотациях и исторических справках;

В соответствии с требованиями рекрутинговых компаний по подбору персонала на вакансию «оператор ПК» критерием оценки качества работы оператора считается количество ошибок, допущенных на 1000 знаков (включая служебные символы: пробелы, абзацы и т.п.). Максимально качественной работой считается работа, выполненная с количеством ошибок от 0 до 5 на каждую 1000 знаков; максимально качественной работой секретаря-машинистки, работающей на пишущей машинке, считается работа, выполненная с количеством орфографических ошибок не более 2 на каждую страницу текста (1664 знака, формат А4, интервал 1,5).

годовщин и т. п. объектов (п.1.3.2.18);

Иноязычные аббревиатуры в полях тип пленки, формат пленки, тип записи, формат записи, характеристики носителя вкладок Электронные документы, Кинодокументы, Видеодокументы, НТД уровня Ед. хранения / Ед. учета.

При заполнении текстовых полей особо необходимо обращать внимание на недопущение использования букв латинского алфавита, имеющих сходное с кириллицей начертание (прописные и строчные буквы):

Кириллица — Латиница 1.3.2.3. Употребление прописных и строчных букв Все текстовые поля заполняются строчными буквами за исключением поля название фонда, в котором все элементы текста набираются прописными буквами.

Прописные буквы в текстовых полях (в т. ч. в полях названий описи, россыпи, заголовков единицы хранения/единицы учета и документа, примечаний, аннотаций, исторических справок, в полях редактируемых справочников, указателей и классификаторов и др.) программных орфографии30.

С прописной буквы пишется первое слово текста, цитаты, а также первое слово после точки, вопросительного или восклицательного знака, многоточия, стоящих в конце предыдущего предложения.

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов государственной власти и управления, высших партийных органов, высших государственных должностей, почетных и высших званий, а также собственные названия вооруженных сил:

Верховный Совет ССР, Совет Министров СССР, Пленум ЦК КПСС, Секретарь Президиума Верховного Совета, Маршал Советского Союза, Герой Социалистического Труда, Главком, Рабоче-Крестьянская Красная Армия.

С прописной буквы пишется первое слово в сложных названиях учреждений, крупных структурных подразделении учреждений, главных управлений и управлений, а также в собственных названиях военных операции или войсковых соединений, образованных от географических терминов:

Дворец культуры, Революционный военный совет, Главное управление учебными заведениями Наркомпроса, Отдел культуры ЦК КПСС, Бухарская операция, Смоленский пехотный полк, Московско-Курская железная дорога В полных названиях местных органов государственной власти слова «Совет», «Администрация» в смысле органа власти пишется с прописной буквы:

сельский Совет народных депутатов местные Советы народных депутатов районная Администрация Розенталь Д. Э. Прописная или строчная? Опыт словаря-справочника. М., 1986, §§ 11, названия боевых районов и направлений боевых действий, группировок войск, наименования штабов, рода войск; слова, указывающие на наименования должностей, званий, степеней:

министерство здравоохранения, крымский участок, харьковское направление, киевская группировка, штаб полка, пехотная дивизия, лейб-гвардии Московский полк, министр легкой промышленности, начальник штаба, заслуженный артист РСФСР, лауреат Ленинской премии, пристав калаусо-джембулуковских ногайцев и кызыларских татар Имена, отчества, фамилии, прозвища, псевдонимы пишутся с прописной буквы:

Гоголь Николай Васильевич, Петр Первый (Петр I), Екатерина Великая, ЛжеНерон, Александр Невский, Александр Македонский, Александр Освободитель, Сергий Радонежский, Серафим Саровский Порядковые номера, присваиваемые царствующим особам, могут писаться как словами с прописной буквы, так и римскими цифрами. При этом в полях названий фондов, описей, россыпей, заголовков единиц хранения/единиц учета, документов, в полях авторы / исполнители (для вкладок фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, фонодокументы, НТД уровня Ед. хранения / Ед. учета), автор документа (уровня Документ), в редактируемых справочниках «Публикация» и «Фондообразователь – частные лица», в персональном указетеле, в обязательном порядке должны быть воспроизведены оба написания (второе, отсутствующее в тексте подлинника учетного документа — в квадратных скобках), в полях унифицированное для всех текстов:

Петр Первый [Петр I] император Австрии Иосиф II [Иосиф Второй] Те же записи со знаками препинания и синтаксисом:

ПетрПервыйПетрI< квадратная закрывающаяся скобка> ЕкатеринаВеликаяЕкатеринаIIЕкатеринаВторая императорАвстрииИосифIIИосифВторой Сложные фамилии пишутся через дефис и не отделяются пробелами.

Каждая часть фамилии начинается с прописной буквы:

Салтыков-Щедрин, Шеллер-Михайлов, Мамин-Сибиряк, Новиков-Прибой, Бонгард-Левин, Гулак-Артемовский, Боде-Колычевы, Лобанов-Ростовский Двойные (тройные и т. д.) нерусские имена все пишутся с прописной буквы, раздельно или через дефис в зависимости от того, склоняются или не склоняются все части.

Французские составные имена, в которых первое имя в косвенных падежах обычно остается без изменения, как правило, соединяются дефисом:

Руссо Жан-Жак, Симон Пьер-Анри, де Лиль Шарль-Мари-Рене Леконт При склоняемости первого имени оно пишется раздельно:

Прево д’Экзиль Антуан Франсуа ПреводЭкзильАнтуанФрансуа Сложные русские имена с включением иностранных фамилий пишутся через дефис:

Оленина-д'Альгейм Мария Алексеевна ОленинадАльгеймМарияАлексеевна оригинала, то в полях название фонда, описи, заголовок ед. хранения/ ед.

учета, документа, авторы / исполнители (для вкладок фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, фонодокументы, НТД уровня Ед. хранения / Ед. учета), автор документа (уровня Документ), в редактируемых справочниках «Публикация» и «Фондообразователь – частные лица», в персональном указетеле к ним должны быть добавлены (если это возможно) и написаны в квадратных скобках имена (хотя бы первое).

Diderot [Denis] В конце поля необходимо в скобках указать язык, на котором сделана оригинальная запись (например, фр.) и привести перевод текста.

Раздельно пишутся составные имена и фамилии:

Гофман Эрнст Теодор Амадей, Геншер Ханс [Ганс] Дитрих; Уэллс Герберт Джордж, Рузвельт Франклин Делано; Пазолини Пьер Паоло, Капабланка Хосе Рауль, Каштру Жозе Мария Фарейра ди В полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках единиц хранения/единиц учета, документов, в полях авторы / исполнители (для вкладок фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, фонодокументы, НТД уровня Ед. хранения / Ед. учета) и автор документа (уровня Документ), в редактируемых справочниках «Публикация» и «Фондообразователь – частные лица», в персональном указетеле, полях примечаний и др.

текстовых полях сначала пишется фамилия, а затем имя и отчество31. При этом между фамилией, именем и отчеством ставится пробел:

Это положение противоречит п. 3.1.4. «Основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами», М, 1980, в котором, в частности, указывается, что «Описание фотодокумента в описи (т.е. заголовок – прим авт.) дается в виде аннотации» и что «аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, а затем указать должность, звание и т.п.»

Однако, с целью повышения эффективности поисковых механизмов единой автоматизированной информационной системы архивной отрасли при переносе информации из описей государственных архивов, Примеры пунктуация и синтаксиса при оформлении написания имен собственных с инициалами, множественными инициалами и псевдонимами в хранения/единиц учета, документов, полях авторы /исполнители (для вкладок фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, фонодокументы, НТД уровня Ед. хранения / Ед. учета), автор документа (уровня Документ), в редактируемых справочниках «Публикация» и «Фондообразователь – частные лица», в персональном указетеле:

Булгакова З. Ф.

Лаптевы А. М., В. А.

Кольцов М. Е. (Фридлянд) Д'Аренберг Арманд Шарль Огюст Те же записи со знаками препинания и синтаксисом:

БулгаковаЗФ ЛаптевыАМВА КольцовМЕФридлянд ДАренбергАрмандШарльОгюст Если какое-либо лицо более известно под псевдонимом, вначале указывается псевдоним, а в скобках — настоящая фамилия.

Станиславский К. С. (Алексеев) СтаниславскийКСАлексеев В текстовых полях аннотация, историческая справка, примечания собственных имен в порядке — имя, отчество, фамилия:

работающих с кинофотофонодокументами, рекомендуется в полях названий фондов, описей, единиц хранения/единиц учета и документов придерживаться последовательности: фамилия, имя, отчество.

солидарности со странами Азии32.

Ш.-М. Талейран К. И. Остен-Сакен Заметки, статьи В. А. Мякотина о В. И. Ленине, писателе В. Г. Короленко, идеологе анархизма М. А. Бакунине, председателе Совета министров П. А. Столыпине, эсере Н. В.

Чайковском, заметки о князе М. М. Щербатове, об императорах Вильгельме II и Николае II… Те же записи со знаками препинания и синтаксисом:

ПредседательСоветскогокомитетазащитымира писательНСТихоновнамитингесолидарностисостранамиАзии ШМТалейран КИОстенСакен (Пример с расставленными знаками препинания и синтаксисом только для имен собственных: Заметки, статьи ВАМякотина о ВИЛенине, писателе ВГКороленко, идеологе анархизма МАБакунине, председателе Совета министров ПАСтолыпине, эсере НиколаеII…) В целях повышения эффективности поисковых механизмов в случаях, когда в документации имеется различное написание имени собственного одного и того же лица (или у него имеются псевдонимы), эти написания унифицируются и указываются в полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках единиц хранения/ единиц учета, документа, поле автор документа (автор съемок – для фотодокументов, автор и исполнитель – Подобное написание характерно для заголовков и аннотаций кинофотофонодокументов и закреплено в пп. 3.1.4., 3.1.6. «Основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами», М, 1980.

ответственные исполнители и организация, разработчик, соисполнители «Фондообразователь – частные лица», в персональном указетеле, во всех имеющихся вариантах. При этом второе и последующие написания вводятся в текст в квадратных скобках:

Ханс Кристиан Андерсен [Ганс Христиан Андерсен] Ханс [Ганс] Дитрих Геншер Уильям [Вильям] Шекспир Маргарет Тэтчер [Татчер] Екатерина Великая [Екатерина Вторая, Екатерина II] Те же записи со знаками препинания и синтаксисом:

ХансКристианАндерсенГансХристианАндерсен ХансГансДитрихГеншер ЕкатеринаВеликаяЕкатеринаIIЕкатеринаВторая Артикли, предлоги, частицы при иноязычных фамилиях и именах пишутся со строчной буквы и дефисом не присоединяются. Каждая часть фамилии и имени отделяется от другой одинарным пробелом:

Макс фон дер Грюн МаксфондерГрюн Людвиг ван Бетховен ЛюдвигванБетховен В восточных (арабских, тюркских и др.) личных наименованиях начальная или конечная составная часть, обозначающая социальное положение, родственные отношения и т.д., пишется со строчной буквы и присоединяется к последующей части дефисом:

Абу Райхан аль-Беруни Ахмад эд-Дин Сулейман-паша Измаил-бей Абульфаз-оглы Турсун-заде С прописной буквы и через дефис пишется начальное Ибн:

Ибн-Рошд (Аверроэс), Ибн-Сина (Авиценна), Ибн-Сауд ИбнРошд (Аверроэс), ИбнСина (Авиценна), ИбнСауд присоединяемые к фамилии при помощи дефиса, пишутся с прописной буквы:

Фонвизин, Вандервельде, Лагранж В китайских, корейских, вьетнамских, бирманских, индонезийских, цейлонских, японских фамилиях и именах все составные части пишутся раздельно (через одинарный пробел) и с прописной буквы:

Сун Ятсен, Е Хаобо, Ли Пэн, Дэн Сяопин, Пак Су Ен, Ле Тханъ Нги, У Дау Ма, Манг Ренг Сай, Курахара Корэхито, Акира Куросава 1.3.2.5. Написание географических наименований В текстовых полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках единиц хранения/ единиц учета, документа, в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, справках по движению и т.п., а также в полях место съемок (для фотодокументов), место съемки и место изготовления (для видеодокументов и фонодокументов), место события (уровень Документ), в поле состав (уровня Россыпь), в редактируемых географические наименования пишутся с прописной буквы:

Россия, Европа, Финляндия, Москва, Кремль (район города, но: в древнерусских городах строили кремль — в значении «крепость»).

В текстовых полях ПК АФ в составных географических названиях с прописной буквы и полностью пишутся все слова, кроме служебных слов и родовых наименований (слов гора, залив, море, озеро, остров, река и т. д.

и/или сокращений, образованных от этих слов. Список допустимых сокращений — см. Приложение № 3), а также военных наименований. При этом все слова отделяются друг от друга одинарным пробелом:

Северный Ледовитый океан, Кавказское побережье, Европейская Россия (но:

европейская часть России), остров Новая Земля (о. Новая Земля), Берингов пролив, Главный Кавказский хребет, река Нижняя Тунгуска (р. Нижняя Тунгуска), Южный фронт, 1-й Белорусский фронт, Волоколамское направление и т. п.

Те же записи со знаками препинания и синтаксисом:

СеверныйЛедовитыйокеан, Кавказскоепобережье, ЕвропейскаяРоссия (но: европейскаячастьРоссии), островНоваяЗемля (оНоваяЗемля),… рекаНижняяТунгуска (рНижняяТунгуска), Волоколамскоенаправление и т.п.

В названиях административно-территориальных единиц слова, обозначающие родовое или видовое понятие: область, край, район, автономный округ, город, село, станция, деревня, поселок (поселок городского типа), полустанок, хутор, улица, переулок, шоссе, тупик и т. п.

пишутся со строчной буквы, остальные слова — с прописной:

Краснодарский край, Курская область, Щелковский район, Ямало-Ненецкий автономный округ, деревня Вязники (дер. Вязники), город Санкт-Петербург (г. СанктПетербург), город Великие Луки (г. Великие Луки), город Сергиев Посад (г. Сергиев Посад); также: улица Тверская (ул. Тверская), Малый Афанасьевский переулок (Малый станция Ерофей Павлович.

Те же записи со знаками препинания и синтаксисом:

(МалыйАфанасьевскийпер), шоссе Энтузиастов (шЭнтузиастов), БольшойКаменныймост, станцияЕрофейПавлович административно-территориального деления приведен в Приложении № 3.

Исторические термины, обозначающие существовавшие некогда единицы административно-территориального деления (губерния, уезд, волость и т. д.) пишутся только полностью и со строчной буквы:

Владимирская губерния, Пусторжевская волость Нарицательные существительные в составных географических названиях пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно:

Белая Церковь (город), Красная Поляна (город), Красная Горка (город), Большой Перелаз (деревня), Вятские Поляны (город), Чешский Лес (горный хребет), Золотой Рог (бухта), Балканский Нос (мыс), Матросская Тишина (улица).

Но: Чистые пруды (улица в Москве, на которой имеются пруды), Кузнецкий мост (улица в Москве, часть которой когда-то занимал мост через реку Неглинку), Никитские ворота (когда-то ворота в стене, окружавшей Москву), Коровий брод, Каретный ряд и другие подобные названия, отражающие прошлое какого-либо населенного пункта.

географических наименованиях пишутся с прописной буквы:

острова Королевы Шарлотты, остров Земля Принца Карла, мост Лейтенанта Шмидта Части сложных географических названий пишутся с прописной буквы, причем соединяются дефисом, если они образованы:

сочетанием двух существительных со значением частей объекта или единого объекта:

Эльзас-Лотарингия, Шлезвиг-Гольштейн, мыс Сердце-Камень, ПокровскоеСтрешнево, Кызыл-Орда прилагательным:

Новгород-Северский, Переславль-Залесский Военно-Грузинская дорога, Волго-Донской канал, Садовая-Самотечная улица, Ямало-Ненецкий автономный округ населенного пункта (последнее не всегда употребляется отдельно):

Верх-Нейвинский, Соль-Илецк, Усть-Ишим, Усть-Луга (но, в соответствии с закрепившейся традицией, пишется слитно: Сольвычегодск) Алма-Ата («отец яблок»), Норд-Кап («северный мыс»), Кызыл Сабанчи («красный пахарь») Артикли, предлоги, частицы, находящиеся в начале иноязычных географических названий, пишутся с прописной буквы и присоединяются дефисом:

Служебные слова, находящиеся в середине русских и иноязычных сложных географических названий, пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами:

Ростов-на-Дону, Франкфурт-на-Майне, Рио-де-Жанейро В официальных названиях государств все слова, как правило, пишутся с прописной буквы:

Российская Федерация, Союз Советских Социалистических Республик (Советский Союз), Республика Беларусь, Республика Украина, Республика Молдова, Республика Армения, Соединенные Штаты Америки, Швейцарская Конфедерация, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии, Французская Республика С прописной буквы пишутся все слова в новых названиях прежних автономий и в новых образованиях:

Республика Саха (Якутия), Республика Марий Эл, Республика Коми, Республика Татарстан В силу установившейся традиции отдельные слова в официальных названиях государств пишутся со строчной буквы:

Великое герцогство Люксембург В названиях групп (объединений, союзов) государств с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых наименований:

страны Балтии, Скандинавские страны, Европейское экономическое сообщество, Лига арабских стран, Организация Североатлантического договора, Союз государств Центральной Африки; Священный союз, Тройственный союз;

но все слова с прописной: Содружество Независимых Государств Родовые наименования в составных названиях зарубежных государств в этом случае пишутся со строчной буквы:

1.3.2.6. Написание названий организаций, учреждений, В текстовых полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках исторических справок, примечаний, справках по движению, в поле переименование фонда и т.п., а также в полях место события (уровень Документ), место съемки, место изготовления, место записи, организация разработчик, соисполнители (соответсвующих вкладок уровня Ед.

хранения / ед. учета), в поле состав (уровня Россыпь), в предметных «Фондообразователь-организация» и «Публикация» с прописной буквы международных организаций:

Всемирный Совет Мира, Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности, Общество Красного Креста и Красного Полумесяца, Международный Валютный Фонд С прописной буквы пишутся некоторые названия зарубежных армий:

Войско Польское, Армия Крайова, Армия Людова Все слова в названиях высших государственных учреждений и общественных организаций России, а также бывшего Советского Союза пишутся с прописной буквы:

Верховный Совет РФ, Совет Федерации, Верховный Суд России, Совет Министров, Объединенные Вооруженные Силы СНГ В написании некоторых новых названий наблюдаются колебания:

Федеральное собрание (Федеральное Собрание), Государственная дума (Государственная Дума), Конституционный суд (Конституционный Суд) учреждений:

Министерство путей сообщения, Министерство иностранных дел, Министерство печати и информации, Центральный банк РФ, Гражданский воздушный флот С прописной буквы пишется первое слово названия международных и зарубежных центральных общественных и профессиональных организаций и государственных учреждений:

Всемирная федерация профсоюзов, Международная демократическая федерация женщин, Международный союз молодежи, Верховный суд США, Польский сейм, Национальное собрание Франции Названия высших выборных учреждений зарубежных стран обычно пишутся со строчной буквы:

парламент, нижняя палата, палата лордов, рейхстаг, бундесрат, сейм, стортинг, конгресс (сенат и палата представителей) США, меджлис дореволюционных и зарубежных учреждений пишутся с прописной буквы:

Государственная Дума, Государственный Совет, Генеральные Штаты, Конвент, Директория С прописной буквы пишется первое слово в названиях всех политических партий:

Партия экономической свободы, Крестьянская партия России, Демократическая партия России, Российская социал-демократическая партия, Союз 17 октября, Коммунистическая партия Советского Союза, Либерально-демократическая партия России Некоторые аналогичные названия, не носящие характера официального наименования, пишутся со строчной буквы:

- 57 лейбористская партия, гоминьдан, дашнакцутюн, сейюкай, партия социалистовреволюционеров, партия меньшевиков, партия кадетов С прописной буквы пишется первое слово в официальных названиях учреждений местного значения:

Центральный округ г. Москвы, Московский областной исполнительный комитет Совета народных депутатов (слово Совет в качестве названия органа власти пишется с прописной буквы, за исключением тех случаев, когда оно входит в состав сложносокращенных слов: горсовет, райсовет, сельсовет), Московская Дворцовая контора (слово «Дворцовая» пишется с прописной буквы, т.к. это официальное название) С прописной буквы пишется первое слово в названиях научных учреждений, учебных заведений и благотворительных обществ:

Российская академия наук, Московский государственный лингвистический университет, Православный университет, Институт международных отношений, Государственное хоровое училище, Российская академия музыки (ранее училище им.

Гнесиных), Славянское благотворительное общество С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях зрелищных предприятий и учреждений культуры:

Большой театр, Театр Ленком, Московский театр оперетты, Государственный центральный театр кукол, Театр имени Моссовета (в названиях театров с прописной буквы пишется первое слово независимо от того, указывает ли оно на местонахождение, обозначает ли родовое понятие и т.д.; в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, в поля место события/ изготовления и т.п., в предметном указателе, в справочниках «Фондообразователь – организация», «Публикация», допустимо сокращение слова «имени» — «им.»: Театр им. Моссовета; та же запись с синтаксисом:

Театрпробелимточка, пробелМоссовета), Концертный зал имени П. И. Чайковского, Музей изобразительных искусств им. А. С. Пушкина, Музей народного творчества, Доммузей А. П. Чехова, Политехнический музей (то же правило, что и для написания названий театров), Дворец культуры Метростроя, Дом актера, Дом учителя, Дом офицеров, Дом гражданина (в Стокгольме), Кунсткамера, газета «Голос Москвы»

(сложные названия, входящие в ряд аналогичных образований со словами Дворец, Дом) — в парке культуры (нарицательное наименование). См. также:

«Скорая помощь» (медицинское учреждение) — «скорая помощь» (машина).

С прописной буквы пишется первое слово в названиях промышленных, торговых и финансовых предприятий33:

Харьковский тракторный завод, Государственный универсальный магазин, Дом книги, Дом обуви, Первый московский часовой завод, Мезенский лесопильный завод, Пуровский рыбзавод, Петроградский международный коммерческий банк С прописной буквы пишется34 (помимо первого слова и собственных имен) начальное слово той части, которая сама по себе употребляется в функции того же названия:

Государственный Исторический музей (ср.: Исторический музей), Государственный Литературный музей (ср.: Литературный музей), Государственная Публичная библиотека имени М. Е. Салтыкова-Щедрина (ср.: Публичная библиотека имени М. Е. СалтыковаЩедрина), Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея), Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр), Московский Художественный академический театр (ср.: Художественный театр), Центральный Дом журналиста (ср.: Дом журналиста) С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в выделяемых кавычками названиях предприятий, фирм, банков и т.д.:

фабрика «Трехгорная мануфактура», многопрофильный концерн «Гермес», коммерческий банк «Российский кредит», акционерное общество «Исполин», фирма «Автотехсервис», маслодельный завод «Ильинский», звероводческое племенное хозяйство «Вятка»

Если иное написание не предусмотрено уставными документами.

Если иное написание не предусмотрено уставными документами.

наименованиях организаций, предприятия, фирм и компаний, если иное не оговорено уставными документами:

ЗАО «Надымспецсвармонтаж»

ЗАО «Ноябрьсктрубопроводстрой»

но: ЗАО «ЧепецкСтрой», ЗАО «Харп-ЯмалЦентрГазСтрой»

обозначения) в составных наименованиях организаций, предприятий, фирм, компаний и т. п. При этом, как правило, части названия пишутся через дефис, а использование пробелов перед и после дефиса — недопустимо:

ЗАО «Восток-Запад»

ЗАО «Сан-Лес»

ОАО «СУ-115»

Те же записи со знаками препинания и синтаксисом:

ЗАОпробел, открывающаяся кавычкаВостокдефисЗападзакрывающаяся кавычка ЗАОпробел, открывающаяся кавычкаСандефисЛесзакрывающаяся кавычка ОАОпробел, открывающаяся кавычкаСУдефис115закрывающаяся кавычка Географические определения при выделяемых кавычками названиях предприятий и т. д. обычно пишутся со строчной буквы, так как указывают на местонахождение предприятия и не входят в состав собственного имени:

московский завод «Компрессор»

Если в полях названий фондов, описей, заголовков единиц хранения/ единиц учета, документа, переименований фонда, оснований объединения (для ОАФ), справках по движению, а также в названиях актов и описании проведенных с описями работ, в полях место события (уровень Документ), Если иное написание не предусмотрено уставными документами.

хранения / ед. учета), предметных указателях редактируемых справочников, в справочниках «Фондообразователь — организация», «Публикация» (место издания, издательство) название организации, предприятия, фирмы, компании и т. п. представлено в полном написании, а в уставных документах и в соответствии с правилами современного русского языка существует общеупотребимая аббревиатура, то в перечисленных полях за полным названием организации, предприятия, фирмы, компании и т. п. в скобках обязательно должна быть указана аббревиатура:

Открытое акционерное общество «Мезенский лесопильный завод» (ОАО), Филиал дочернего страхового открытого акционерного общества «РосгосстрахТюмень» (ДСОАО) Индивидуальное частное предприятие «Потапов» (ИЧП) Строительное управление 148 [СУ-148] Примечание:

Квадратные скобки для указания аббревиатуры употребляются только в тех случаях, когда в тексте подлинника аббревиатуры нет.

В полях аннотаций, исторических справок и примечаний допустимо использование одного, но унифицированного для всех текстов написания названия организации, предприятия, фирмы и т.п. В этом качестве может выступать аббревиатура и собственное название организации:

ЗАО «Фторокем», СХ ЗАО «Тохтинское» (сельскохозяйственное Закрытое акционерное общество), АОЗТ «Лебяжье» (акционерное общество закрытого типа), ЗАО «УЭМ» (Закрытое акционерное общество «Уренгойэнергомонтаж») С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, государственных законов, памятников старины, предметов и произведений искусства:

Конституция Российской Федерации, Федеративный договор, Меморандум об экономической политике, Великая хартия вольностей, Атлантическая хартия, Пакт Мира (с особым стилистическим употреблением второго слова), Декларация независимости (но:

Русская Правда), Женевская конвенция, Сан-Стефанский мирный договор, Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи (предшествующее имя прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:...российско-японский Договор о...), Лаврентьевская летопись, Исаакиевский собор (но: собор Парижской Богоматери — первое слово обозначает родовое понятие), храм Василия Блаженного (то же), здания Сената и Синода (в Петербурге), Сан Марко, Сент Антонио (в. названиях церквей и соборов элементы Сан, Сент и т.п. пишутся без дефиса, в отличие от географических названий), Девятая симфония Бетховена, Первая баллада Шопена 1.3.2.8. Написание наименований должностей, званий и титулов В текстовых полях названий фондов, описей, россыпей, заголовков единиц хранения/ единиц учета, документа, в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, в поле автор документа (уровень руководитель, ответственный исполнители (соответствующих вкладок уровня Ед. хранения /Ед. учета), в поле состав (уровня Россыпь), в редактируемых справочниках «Фондообразователь – физические лица», «Публикация», в персональных указателях редактируемых справочников с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий в России и в бывшем Советском Союзе:

правительства РФ, Герой Российской Федерации, Главнокомандующий ОВС СНГ, Государственный секретарь, Председатель Президиума Верховного Совета СССР, Председатель Совета Министров СССР, Генеральный секретарь ЦК КПСС, Маршал Советского Союза, Герой Советского Союза, Герой Социалистического Труда Наименования других должностей и званий пишутся со строчной буквы:

городской голова, генерал-губернатор, министр просвещения РФ, маршал авиации (войск связи, инженерных войск), президент Российской академии наук, народный артист РФ, присяжный поверенный, военный атташе, обер-прокурор Со строчной буквы и полностью пишутся названия титулов и должностей в зарубежных странах и в международных организациях:

император Японии, канцлер Пруссии, королева Нидерландов, президент Франции, премьер-министр Индии, рейхсканцлер ФРГ, генеральный секретарь ООН, председатель Совета Безопасности, посол Австрии, князь, граф;

5-й Уланский его величества полк наименования духовных званий:

кардинал, митрополит, архиепископ (кроме Патриарх всея Руси, Папа Римский) 1.3.2.9. Написание названий орденов, медалей, знаков отличия, В текстовых полях названий фондов, описей, россыпей, заголовков исторических справок, примечаний, в поле автор документа (уровень руководитель, ответственный исполнители (соответствующих вкладок уровня Ед. хранения /Ед. учета), в поле состав (уровня Россыпь), в редактируемых справочниках «Фондообразователь – физические лица», «Публикация», в персональных и предметных указателях редактируемых синтаксически зависит от слова орден), с прописной буквы пишутся все слова, кроме слов «орден» и «степень»:

орден Ленина, орден Красного Знамени, орден Трудового Красного Знамени, орден Святого Андрея Первозванного (в полях аннотация и историческая справка допустимо употребление сокращения слова «Святого» — «Св.»; орден Св. Андрея Первозванного) орден Белого Орла, Золотая звезда Героя Советского Союза.

В иноязычных названиях орденов с прописной буквы пишется только начальное слово названия:

орден Почетного легиона, Железный крест В названиях орденов, медалей и знаков отличия, выделяемых кавычками (синтаксически независимых), допустимо написание двоякого рода:

орден «Знак Почета», медаль «Золотая Звезда»;

собственные имена:

орден «Мать-героиня», медаль «За победу над Германией в Великой Отечественной войне», медаль «В память 800-летия Москвы», нагрудный знак «Отличник народного просвещения»

Название степеней орденов в полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках единиц хранения/ единиц учета и документов, в поле автор документа пишутся римскими цифрами:

орден «Материнская слава» I степени, орден Кутузова II степени, орден Св. Георгия IV степени; кавалер ордена Трудовой Славы III степени В полях аннотаций и исторических справок нежелательно, но допустимо унифицированное для всего текста написание степеней орденов арабскими цифрами с указанием через дефис падежного окончания; при этом слово «степень» не сокращается:

Почетный солдат Забайкальского военного округа, кавалер ордена Славы 2-й и 3-й степеней, кавалер трех орденов Боевого Красного Знамени, кавалер ордена Великой Отечественной войны 1-й степени. Участник Парада Победы 24 июня 1945 г. в Москве.

Почетный железнодорожник.

С прописной буквы в соответствии с традицией пишется слово, придающее сочетанию значение собственного имени:

Почетная грамота, Юбилейная медаль, Почетный железнодорожник С прописной буквы пишутся названия премий:

Нобелевская премия, Ломоносовская премия 1.3.2.10. Написание сложносокращенных слов В текстовых полях названий фондов, описей, заголовков единиц хранения/ единиц учета, документа, в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, переименованиях фонда, основания объединения (для ОАФ), справках по движению, а также в названиях актов и в описании проведенных с описями работ, в полях место события (уровень Документ), место съемки, место изготовления, место записи, организация разработчик, соисполнители (соответсвующих вкладок уровня Ед.

хранения / ед. учета), предметных указателях редактируемых справочников, в справочниках «Фондообразователь – организация», «Публикация» (место сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, в случае если словосочетание в полном виде пишется с прописной буквы:

Моссовет, Петросовет, Внешэкономбанк соединений, должностей и общепринятые сокращения, которые вошли в словарный состав и получили самостоятельное значение, в текстовых полях не расшифровываются и пишутся со строчной буквы:

артзавод, начдив, командарм, горсовет, райвоенкомат, исполком, колхоз, партячейка, политрук, профком, сельсовет, агитпропработа, земобщина, ликбез, партсостав, ревком Если названий фондов, описей, заголовков единиц хранения/ единиц учета, документа, в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, переименованиях фонда, основания объединения (для ОАФ), справках по движению, а также в названиях актов и в описании проведенных с описями работ, в полях место события (уровень Документ), место съемки, соисполнители (соответсвующих вкладок уровня Ед. хранения / ед. учета), предметных указателях редактируемых справочников, в справочниках «Фондообразователь – организация», «Публикация» (место издания, издательство), в поле состав (уровня Россыпь) встречается расшифровка этих терминов, желательно заменить их на сокращенные варианты представленным в квадратных скобках:

Старо-Шаймурзинский сельский Совет [сельсовет] прописными буквами, если она образована от собственного имени:

СНГ (Содружество Независимых Государств), РФ (Российская Федерация) Аббревиатура, читаемая по звукам, пишется строчными буквами, если она образована от нарицательного наименования:

коммунистический университет) Прописными буквами пишутся закрепившиеся в русском языке аббревиатуры:

ГЭС (гидроэлектростанция), ГРЭС, ЖЭК (жилищно-эксплуатационная контора), ДЭЗ (дирекция по эксплуатации зданий), ЛЭП (линия электропередач) образованные частично из начальных звуков, частично из усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными:

НИИхиммаш (Научно-исследовательский институт химического машиностроения) ГУвуз (Главное управление военно-учебных заведений) РОССПЭН (Российская политическая энциклопедия) сложносокращенного слова, то она пишется строчными буквами:

Госкомимущество Если в полях названий фондов, описей, заголовков единиц хранения/ единиц учета, документа, в полях аннотаций, исторических справок, примечаний, переименованиях фонда, основания объединения (для ОАФ), справках по движению, а также в названиях актов и в описании проведенных с описями работ, в полях место события (уровень Документ), разработчик, соисполнители (соответсвующих вкладок уровня Ед.

хранения / ед. учета), предметных указателях редактируемых справочников, в справочниках «Фондообразователь – организация», «Публикация» (место издания, издательство), в поле состав (уровня Россыпь) название предприятия, организации, компании, фирмы и т.п. указано в виде аббревиатурой) в скобках обязательно должна следовать ее расшифровка:

ЗАО «Фторокем» (Закрытое акционерное общество), СХ ЗАО «Тохтинское»

(сельскохозяйственное Закрытое акционерное общество), АОЗТ «Лебяжье» (Акционерное «Уренгойэнергомонтаж»], НОУ «Корпоративный университет «Северсталь»

[Негосударственное образовательное учреждение] Примечание № 3:

Квадратные скобки для расшифровки аббревиатур употребляются только в тех случаях, когда в тексте подлинника расшифровки аббревиатуры нет.

В аббревиатурах, образованных из названий букв иноязычного алфавита, первая буква каждого названия прописная, причем сами названия соединяются дефисом:

Би-би-си (Британская радиовещательная корпорация), Си-эн-эн (американская телекомпания), ЗАО Телекомпания Ви-Ти-Ви Различные сокращения и наименования одних и тех же учреждений в унифицируются и указываются в полях названий фондов, описей, россыпей, заголовках единиц хранения/единиц учета, документов, в полях место события (уровень Документ), место съемки, место изготовления, место записи, организация разработчик, соисполнители (соответсвующих вкладок уровня Ед. хранения / ед. учета), предметных указателях редактируемых справочников, в справочниках «Фондообразователь организация», «Публикация» (место издания, издательство) во всех вариантах написания, в квадратных скобках через запятую. При этом сначала приводится написание, представленное в подлиннике, а затем в квадратных скобках — все встречающиеся в документации варианты написания.

Например, в названии фондов:

СНК, Совнарком, Совет Народных Комиссаров:

Комиссаров] по Молдавской ССР (апрель—июль 1941 г.) Кировское областное управление Главного управления по снабжению народного хозяйства лесоматериалами и дровами при Совнаркоме [СНК, Совет Народных Комиссаров] СССР, г. Киров Канцелярия Совета Народных Комиссаров [СНК, Совнарком] Астраханского края, г.

Астрахань Конструкторское бюро промышленной автоматики [КБПА] электротехнического управления ВСНХ СССР (1922—1925), начальник Главного управления гражданского воздушного флота при Совнаркоме СССР [Совнарком, Совет Народных Комиссаров] (1932—1933).

РИК, райисполком, районный исполнительный комитет:

Советский районный Совет народных депутатов г. Липецка и его исполнительный комитет [РИК, райисполком] НКЗ, Народный Комиссариат Здравоохранения Военно-санитарный поезд-склад № 11 отдела путей сообщения НКЗ [Народный Комиссариат Здравоохранения] РСФСР Военно-санитарный поезд-склад № 6 отдела путей сообщения Народного Комиссариата Здравоохранения [НКЗ] РСФСР переименованиях фонда, основаниях объединения (для ОАФ), справках по движению, а также в названиях актов и описании проведенных с описями работ, в полях место события (уровень Документ), место съемки, место изготовления, место записи, организация разработчик, соисполнители (соответсвующих вкладок уровня Ед. хранения / ед. учета), предметных указателях редактируемых справочников, в справочниках «Фондообразователь – организация», «Публикация» (место издания, издательство), в поле состав (уровня Россыпь) при первом упоминании сокращенно написанного названия (аббревиатуры) учреждения или организации должно даваться обязательно по времени его упоминания в тексте, без учета последующих переименований.

ВСНХ [Высший Совет народного хозяйства] Реввоенсовет [Революционный Военный Совет, РВС] 1.3.2.12. Использование сокращений служебных слов В текстовых полях программного комплекса «Архивный фонд»

допустимо использование сокращений только для следующих служебных слов, указанных в таблице:

Если предложение после данных сокращений продолжается, то в тексте, как правило, ставится пробел:

В театре им. Моссовета… Управление 2-й Чистопольской группы войск Запасной армии республики, действующих по подавлению контрреволюционных выступлений в Чистопольском, Мезенском, и др. уездах.