Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

УХТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики и управления на предприятии

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Рабочая программа, методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной работы для студентов факультета безотрывного обучения специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)»

Ухта 2007 ББК 60.844 С-20 Саражина, Л.А. Документирование управленческой деятельности:

рабочая программа, методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной работы для студентов факультета безотрывного обучения специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» [Текст]: метод. указания/ Л.А. Саражина.- Ухта; УГТУ, 2007.- 164 с.

В методических указаниях приведены рабочая программа дисциплины, варианты контрольных заданий.

Методические указания предназначены для студентов специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии топливно-энергетического комплекса» при изучении дисциплины «Документирование управленческой деятельности».

Содержание методических указаний соответствует примерной программе дисциплины.

Методические указания рассмотрены и одобрены на заседании кафедры экономики и управления на предприятии (протокол №7 от 25.12.2006) и предложены для издания Советом специальности 080502 (протокол № 5 от 16.02.07).

Рецензент: А.П. Радкевич, профессор кафедры экономики и управления на предприятии, к.э.н.

Редактор: Н.М. Маркова, доцент кафедры экономики и управления на предприятии.

В методических указаниях учтены замечания рецезента и редактора.

План 2007 г., позиция 235.

Подписано в печать 07.02.07 г. Компьютерный набор.

Объем 14 с. Тираж 50 экз. Заказ 207.

© Ухтинский государственный технический университет, 169300, г. Ухта, ул. Первомайская, Отдел оперативной полиграфии УГТУ.

169300, г. Ухта, ул. Октябрьская, Содержание Введение

1. Содержание дисциплины

1.1. Содержание дисциплины по государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования

1.2. Рабочая программа дисциплины «Документирование управленческой деятельности»................ 2. Вопросы для самопроверки

3. Варианты контрольных заданий

Библиографический список

Приложение

Введение Дисциплина «Документирование управленческой деятельности»

читается студентам на базе существующих стандартов, практики и правил работы с документами, существующими в России и за рубежом.

Цели и задачи изучения дисциплины Цель дисциплины – дать знания, необходимые для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений, освоить общепринятые в мире предпринимательства лексику и стиль деловой и коммерческой корреспонденции для свободного и равноправного общения с партнерами.

Задачи дисциплины – ознакомить студентов с общими принципами документационного обеспечения деятельности предприятия, с порядком подготовки и оформления организационнораспорядительных документов как базового процесса в реализации всех управленческих функций.

Научить систематизировать информацию по категориям и уровням доступа к ней, качественно и быстро обрабатывать информацию в целях своевременного принятия соответствующих управленческих решений. Усвоить правила и формы деловой и коммерческой переписки.

1. Содержание дисциплины 1.1. Содержание дисциплины по государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования Документ и системы документации; управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов; составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок протоколов, актов, справок и документов личного происхождения; организация документооборота; систематизации документов, номенклатура для их формирования и хранения; современные способы и техника создания документов; деловые и коммерческие письма:

классификация, структура, стандартные фразы и выражения: правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами; корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция; организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

1.2. Рабочая программа дисциплины «Документирование управленческой деятельности»

Тема 1. Предмет и задачи изучения дисциплины Цель дисциплины, ее задачи. Место дисциплины в учебном процессе и требования к знаниям и умениям специалиста. Задачи повышения профессионализма специалиста на основе современных способов построения документов в условиях расширяющегося международного рынка труда. История и основные этапы делопроизводства в России.

Тема 2. Документирование. Системы документации и государственные стандарты Документирование: основные понятия и термины. Классификация документов. Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения. Государственные стандарты на документацию. Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Тема 3. Систематизация документов на предприятии Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Номенклатура дел. Составление заголовков дел и установление сроков хранения. Архивное хранение документов.

Тема 4. Система документирования Понятие документа. Системы документации: унифицированные, функциональные, отраслевые. Классификация документов. Документы по видам деятельности: организационно-распорядительные, по финансово-расчетным операциям, по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы: организационные, распорядительные и справочные. Использование электронновычислительной и другой техники при работе с документами и для последующих архивно-статистических исследований.

Тема 5. Правила составления и оформления документов Бланки и форматы документов. Формуляр-образец документа как модель унифицированной формы документа.

Реквизиты документов. Состав и расположение реквизитов на бланках: угловой и продольный. Варианты оформления реквизитов.

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.

Требования к текстам документов. Прописные и заглавные буквы. Корректурные знаки для внесения в оригинал документа. Нумерация многостраничных документов.

Тема 6. Составление и оформление организационнораспорядительных документов Система организационно-распорядительной документации. Составление и оформление основных видов документов. Организационные документы: положения, уставы, инструкции, правила, договоры, контракты, бюллетень.

Правила составления и оформления основных распорядительных документов: приказа и распоряжения; выписки из приказа, распоряжения.

Справочно-информационные документы: протокол, выписка из протокола, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Тема 7. Организация документооборота на предприятии Понятие организации работы с документами. Документооборот:

движение документа в организации с момента создания до отправки – входящий документопоток. Движение документа с момента получения до завершения исполнения – исходящий документопоток. Внутренний документопоток. Учет объема документопотока. Средства копирования и размножения документов. Система контроля исполнения документов.

Тема 8. Деловая переписка и структура деловых писем Классификация деловых писем. Структура делового письма. Реквизиты письма и их расположение. Образцы, встречающихся вариантов деловых писем: информационно-рекламные письма, письманапоминания, циркулярные письма, письма о намерениях, гарантийные письма, коммерческие письма, рекомендательные письма.

Части делового письма и их расположение. Построение основного текста делового письма. Тон письма. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Составление телеграмм и телексов. Основные сокращения, используемые при составлении телеграмм и телексов.

Тема 9. Правила и формы коммерческой переписки с Особенности коммерческой переписки на английском, французском, немецком зыках. Структура делового письма международного образца. Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном деловом мире. Типовые фразы и полезные выражения, необходимые при составлении письма зарубежному партнеру.

Формы коммерческих писем: сбор информации о деловой активности и респектабельности фирм, предложения и отклонения предложений, заказы и их исполнение.

Тема 10. Документы личного происхождения Документы личного происхождения: заявления о приеме, обращения по найму на работу, написание резюме для поступления на работу по конкурсу. Автобиография, характеристика, доверенность.

1. Что такое документ?

2. Зачем необходимы документы?

3. Что такое документопоток?

4. Кто является потребителем документальной информации?

5. Что такое информационная среда?

6. Как происходит организация делопроизводства?

7. В каких случаях применяется документирование?

8. Как должно сочетаться применение документов и бездокументных способов передачи управленческой информации?

9. Какие стандарты применяются на сегодняшний день в практике документирования?

10. Как выбрать необходимый вид документа?

11. Что такое реквизит документа?

12. Какие виды документов, по форме создания и по содержанию, Вы можете назвать?

13. Какие преимущества и недостатки электронных документов Вы можете назвать?

14. Какие преимущества и недостатки применения электронных баз при организации делопроизводства Вы можете назвать?

15. С какой целью применяется письмо как вид деловой переписки?

16. Какие основные требования предъявляются при составлении делового письма?

17. Какие основные виды писем применяются в практике бизнеса?

18. Какие отличия имеют информационно-справочные и гарантийнофинансовые письма?

19. Что такое организационная документация?

20. Назовите основные виды организационных документов.

21. Какие нормативные акты РФ регламентируют порядок и правила составления организационных документов?

22. Какие последствия для предприятия может иметь неправильное или неточное составление организационных документов?

23. Как происходит ознакомление сотрудников предприятия с организационными документами?

24. Что такое распорядительные документы?

25. Назовите основные виды распорядительных документов.

26. Что такое визирование документов?

27. Как осуществляется ознакомление сотрудников предприятия с распорядительными документами?

28. Какие организационно-технические мероприятия осуществляются при подготовке коллегиального собрания?

29. Что такое повестка? Как происходит ознакомление с повесткой?

30. Что такое телефонограмма?

31. Как регистрируются и хранятся подготовительные документы при подготовке к проведению коллегиальных собраний.

32. Какие виды протоколов применяются при проведении коллегиальных собраний? В чём их различие?

33. Как происходит ознакомление с решением коллегиального органа?

34. Какие виды документов могут составляться по решению коллегиального органа?

35. Виды справочно-информационных документов. Основные реквизиты информационно-справочных документов.

36. Порядок подготовки и составления актов. Какие виды актов Вы можете назвать?

37. Что такое справка?

38. Что такое докладная записка?

39. Какие виды документов может составить руководитель в результате получения информационно-справочных документов?

40. Что такое документы по личному составу? Какие виды документов по личному составу Вы можете назвать? Какие документы относятся к личным?

41. Как составляется приказ по личному составу?

42. Что такое трудовая книжка? В каких случаях трудовая книжка может быть выдана на руки?

43. Как происходит оформление записи в личной карточке Ф.Т-2?

44. Как оформляется личное дело? Какие основные документы входят в личное дело?

45. Особенности порядка составления и регистрации личных документов.

46. Какие личные документы являются основанием для составления документов по личному составу?

47. Каким образом происходит организация работы с документами в организации?

48. Каким образом регистрируется документ?

49. Особенности регистрации и учета документов по журналу и карточкам?

50. Каким образом происходит регистрация и передача входящих документов?

51. Каким образом происходит подготовка и отправка исходящего документа?

52. Как происходит передача документов внутри организации и ее регистрация?

53. Как происходит регистрация исполнения и учет исполненных документов на предприятии?

54. Что такое визирование документов?

55. Как происходит передача документов на архивное хранение?

56. Какая информация относится к конфиденциальной или содержащей коммерческую тайну (КТ)?

57. Какие документы могут маркироваться грифом КТ?

58. Какие документы регламентируют порядок работы с документами, содержащими информацию КТ?

59. Какие требования по стилю необходимо соблюдать при составлении служебных документов?

60. В каких случаях допустимо употребление прописных и строчных 61. Назовите наиболее распространенные сокращения.

62. Назовите полные и сокращенные названия центральных органов федерально-исполнительной власти.

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности» студент должен выполнить контрольную работу, состоящую из четырех заданий. Первые два задания являются теоретическими. В заданиях 3 и 4 следует дать теоретическое обоснование и оформить документы с соблюдением всех необходимых реквизитов.

Контрольную работу следует оформить в соответствии с требованиями по оформлению текстовых документов. Контрольная работа должна быть выполнена в электронном варианте на листах формата А-4. Титульный лист контрольной работы оформляется в соответствии с Приложением. В конце работы необходимо указать список использованной литературы (библиографический список). Форма контроля по данной дисциплине – зачет в тестовой форме и выполнение практического задания.

Номер варианта контрольной работы осуществляется по последней цифре шифра зачетной книжки.

Вариант 1. Организация документооборота на предприятии.

2. Назначение и оформление приказов по основной деятельности.

3. Гарантийные письма.

4. Жалоба (по выбору студента).

Вариант 1. Движение документов на предприятии: входящий документопоток.

Исходящий и внутренний документопоток.

2. Характеристика документов личного характера.

3. Информационно-рекламные письма.

4. Записки: служебные, объяснительные.

Вариант 1. Номенклатура дел. Требования к составлению номенклатуры дел.

2. Справочно-информационные документы.

3. Автобиография.

4. Доверенность.

1. Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности.

2. Составление и оформление организационно-распорядительной документации.

3. Справки.

4. Виды служебных писем.

1. Порядок регистрации внутренней и внешней документации. Журналы 2. Функции работников службы делопроизводства.

3. Докладные записки.

4. Акты.

1. Организационные документы. Требования к оформлению.

2. Требования к тексту документа.

3. Приказы по личному составу.

4. Служебные записки.

1. Функции документа.

2. Контроль исполнения документов. Отметка об исполнении документа.

3. Характеристика.

4. Заявления: о приме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска и т.д.

1. Формуляр-образец документа.

2. Правовые основы делопроизводства и документирования.

3. Справки.

4. Телеграммы и телефонограммы.

1. Состав реквизитов документов и требования к их оформлению.

2. История делопроизводства.

3. Инструкции. Порядок составления должностных инструкций.

4. Объяснительная записка.

Вариант 1. Понятие реквизита документа. Постоянные и переменные реквизиты. Реквизиты, придающие документу юридическую силу.

2. Нормативно-методическая база делопроизводства.

3. Распоряжения.

4. Устав предприятия.

1. Александрова, К.Ф. Библиографическое описание документа [Текст]: учебно-методическое пособие / К.Ф. Александрова, Н.А.

Михайлова. – Ухта: УГТУ, 2006. – с.

2. Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст] / В.И. Андреева. – М.: АО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 1996. – 222 с.

3. Васильева, И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент [Текст] / И.Н. Васильева. – М.: ЗАО "Финстатинформ", 4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 5. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

6. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 8. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

9. ГОСТ 6.20.1-90 (ИСО 9735-88). Электронный обмен данными в управлении торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ). Синтаксические правила.

10. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие. – 2-е изд. / М.В.

Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 272 с.

11. Стенюков, М.В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «А-Приор», 2007. – 224 с.

12. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству [Текст] / М.Ю.

Рогожин. – СПб.: Питер, 2006. – 192 с.

13. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия [Текст] / М.Ю. Рогожин. – М.: Изд-во ДДЛ, 2004.

14. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др.

– М.: ИНФРА-М, 1998. – 575 с.

15. Пшенко, А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления [Текст]: учеб. пособие для вузов / ГУУ / А.В. Пшенко. – М.: ЗАО "Финстатинформ", 16. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов и др.; Под редакцией И.К. Корнеева. – М.: Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждения высшего профессионального образования

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

НА ПРЕДПРИЯТИИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Студента курса специальности Шифр _ Домашний адрес:

плплдшнр дьлжожзощ