Программа профильного собеседования по сокращенной программе

обучения по направлению подготовки

«Документоведение и архивоведение»

Тема 1.1 Документ в жизни человека и общества.

Документ – основной объект документоведческих исследований. Роль документа

в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научнотехнической революции на развитие документа. Назначение документа, развитие и

складывание его формуляра. Современные требования к составлению и оформлению документа. Научно-историческая и практическая ценность документа. Формирование документов в системы и комплексы. Унификация и стандартизация документов.

Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Связь документоведения с исторической наукой, юриспруденцией, лингвистикой, теорией управления, экономическими дисциплинами. Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.

Законодательные акты, нормативные материалы XVI-начала XX в. Письмовники.

Методические разработки. Руководства по делопроизводству. Конституция РФ.

Гражданский кодекс РФ об обязательности документирования информации.

Законодательные акты и нормативные документы. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Периодические издания. Литература. Справочные издания.

Понятия «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения. Роль информации в автоматизированных системах.

Возникновение документа, его назначение. Понятие «документ», его трансформация. Документ – объект исследования теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий и исторический аспекты в определении документа.

Расширение понятия «документ» в процессе развития науки и техники. Понятие «электронный документ». Определение документа в государственных стандартах.

Понятие «документ» в документоведении. Структура и назначение ГОСТ Р 51141-98.

Законодательные акты об обязательности документирования информации.

Тема 1.2. Документ, его функция и способы документирования.

Функции документов. Зависимость понятия «документ» от его функции. Значение изучения функции документа. Информационная функция документа как средство запечатления и сохранения информации. Социальная функция документа. Культурная функция документа. Коммуникативная функция как средство передачи информации.

Управленческая функция и ее значение в организации управления. Правовая функция.

Функция учета. Функция документа как исторического источника. Функции постоянно действующие и функции оперативные. Влияние функций документа на его структуру.

Полифункциональность документа.

Назначение документной информации, ее свойства. Факторы, влияющие на информационную ценность документов. Зависимость ценности информации от полноты, объективности, достоверности, своевременной передачи и получения, периодичности или частоты передачи. Оперативная и историческая (ретроспективная) документная информация как единая информационная система. Степень полезности информации документа, методы ее выявления. Информационная емкость документа.

Звуковая речь, ее возможности и недостатки в закреплении и передаче информации. Предметный и знаковый способы передачи сообщений. Понятие «способ документирования». Этапы развития способов документирования. Текстовое документирование. Пиктографическое письмо и его особенности. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время. Слоговое письмо.

Возникновение фонетического (буквенного) письма.

Развитие графики русского письма. Стенография. Применение текстового документирования.

Техническое документирование. Основные группы технической документации.

Виды технических документов. Области применение технического документирования.

Фотодокументирование. Значение фотографии как способа фиксации информации. Применение фотодокументов.

Кинодокументирование. Понятие «кинодокумент». Виды кинодокументов.

Видеозапись.

Фонодокументирование. Его особенности, области применения.

Современные способы документирования с использованием новых технологий.

Носители информации. Древнейшие материалы для письма. Материалы для письма в Передней Азии (клинописные таблички). Изготовление и применение папируса.

Использование для письма пергамента, бересты и других материалов; изобретение бумаги, ее достоинства, обусловившие повсеместность распространения. Водяные знаки (филиграни). Средства и орудия письма и их влияние на развитие графики письма.

Материалы для технического документирования. Материалы для фотокинодокументирования. Видеограммы. Материалы для фонодокументирования.

Компьютерные носители информации. Влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа.

Тема 1.3. Документообразующие признаки документа.

Оригинальность документа. Понятие оригинала. Умноженные оригиналы.

Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Оригиналы кино- и фотодокументов. Оригиналы фонодокументов. Оригиналы технических документов.

Копийность документа. Понятие «копия». Историческое развитие копий. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различимые по способу их удостоверения. Порядок оформления копий.

Подлинность документа. Понятие «подлинник». Виды фальсификации документов. Фальсификация состава удостоверения, бланка.

Обретение документов юридической силы.

Раздел 2. Общие вопросы документирования управленческой деятельности предприятия (учреждения, организации).

Тема 2.1. Структура документа.

Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования (текстовыми, машинными, кино-, фото,- фоно-, техническими).

Индивидуальный и типовой формуляры документа. Формуляр-образец.

Формуляр текстового документа XVI-XVII вв. Складывание формуляра документа XVI-XVII вв. Влияние традиций и закона на складывание формуляра документа. Специфика обозначения наименования вида документа, указание автора и составителя документа. Обозначение адресата. Особенности датировки документа. Место и характер подписей документа, «справы» и «приписи», авторская подпись. Виды печатей.

Отметки на документах. Традиционно сложившаяся структура текста и особенности изложения содержания различных видов документов.

Формуляр текстового документа XVII века.

Законодательные и нормативные акты о составлении и оформлении документов.

Влияние иерархии «властей и мест» на развитие видов и разновидностей. Обозначение автора и его место в формуляре документа.

Текст документа. Роль законодательных актов XVIII в. в унификации текста определенных видов документов. Заголовок к тексту, его название и место. Скрепы.

Печати и правила пользования ими. Отметки, их виды, назначение и место в формуляре.

Формуляр текстового документа XIX - начала XX в.

Регламентация законодательными актами порядка составления и оформления документов. Обозначение вида, автора документа, их место в формуляре. Появление бланка.

Особенности адресования документа и оформление даты. Изменение в порядке оформления подписи различных видов документов. Проставление печатей. Характер отметок на документе.

Структура текста документа.

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Унификация документов. Внутривидовая унификация. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов.

Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта Российской Федерации.

Автор документа. Порядок обозначения наименования организации – автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора.

законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа.

Зависимость формы документа от его вида.

Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документе. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

Дата документа. Значение датирования документа. Даты, характеризующие элементы формуляра. Авторские даты (составление, подписание), даты относящиеся к содержанию. Даты обработки документа. Порядок оформления дат.

Состав удостоверения документа. Назначение подписания документа. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа.

Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать.

Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печати на документе.

Утверждение документа. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Отметки на документе. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции. Требование к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, исполнении документа и др.

Понятие «текст документа» при различных способах документирования.

Содержание простых и сложных документов.

Порядок изложения текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Формализация текста документа. Особенности структуры текста организационно-распорядительных документов.

Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления.

Общелитературная лексика – основа языка любого документа. Особенности стилистики документов. Деловая лексика. Особые служебные слова и специфические фразеологические обороты. Условия выбора слов при составлении документа.

Использование синонимов. Тавтологические словосочетания. Термины и профессионализмы. Нейтральность лексики. Словообразование. Аббревиатура и способы ее образования. Правила графического сокращения слов и словосочетаний.

Морфологические аспекты. Трудности в употреблении имен существительных.

Употребление прилагательных, глагольных форм, трудности в употреблении некоторых наречий, предлогов, союзов.

Правила орфографии. Правописание: названий учреждений, организаций, предприятий; должностей и званий; дат, чисел и знаков.

Синтаксические особенности служебного документа. Синтаксические конструкции. Словосочетания. Порядок слов в предложении. Инверсия. Использование предложений с развернутой синтаксической связью.

Унификация документа как одно из направлений его совершенствования.

Предпосылки унификации. Метод унификации.

Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Тема 2.2. Системы документации.

Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации.

Историческая обусловленность формирования систем документации. Системы документации учреждений дореволюционной России.

Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.

Государственная система документации. Функциональные системы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь.

Понятие «унифицированная система документации». Разработка унифицированных систем документации – новый этап унификации и стандартизации документов. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Требования к построению формуляра образца.

Опыт международной стандартизации документов.

специализированные формы документов. Метод содержательной и формальной унификации.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов;

унифицированные формы документов предприятия. Регистрация унифицированных форм документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов. Альбомы форм унифицированных документов.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

Тема 2.3. Организационно-распорядительные документы.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Особенности системы, ее состав.

Организационные документы: положения, уставы, инструкции, правила и др.

Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные документы: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы и т.д. Порядок их составления и оформления.

Тема 2.3. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы. Их составление и оформление.

Особенности оформления деятельности коллегиальных органов.

Оформление унифицированной документации по личному составу.

Тема 2.4. Использование электронных технологий в документировании.

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документа.

Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронного документа.

Особенности создания и оформления документа на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Тема 2.5. Комплексы документов.

Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы технических и кинофотодокументов.

Сложные комплексы. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд».

Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция документов». Понятие «архив». Ведомственные архивы.

Государственные архивы. Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству.

Тема 2.6. Научно-историческая и практическая ценность документа.

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документа.

Внешняя и внутренняя критика документа. Анализ авторства, времени, места возникновения документа. Анализ содержания документа. Достоверность и ценность документа.

Проблема типологии явлений, событий, фактов, определяющих происхождение и содержание документа, его научное и иное значение.

Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости: дублетность, поглощенность, суммирование, вариантность, реферирование. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией в пределах отрасли.

Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах, соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательных функциям учреждения. Юридическая сила этих документов. Характер повторяемости, периодичность образования документов.

Выборочная оценка документов.

Специальные критерии оценки научно-технической документации (НТД).

Изучение внутреннего состава документа по проблемам (темам) и моделям (конструкциям). Значение научно-технической идеи. Значимость объекта для народного хозяйства. Уникальность сооружения или конструкции.

Критерии ценности кинофотофонодокумента. Особенности оценки машиночитаемого документа.

Литература 1. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2007.

3. Делопроизводство: Учебник для вузов. - Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой / Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2010.

4. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка. М., 2008.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.

6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. М., 2008.

7. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. М., 2006.

8. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2009.

9. Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо. М., 2006.