ИНСТРУКЦИЯ

по использованию автоматизированного рабочего места

кладовщиков холодильного цеха

Минск 2009

2

Содержание:

стр.

1. Назначение автоматизированного рабочего места 3 2. Запуск программы 3 3. Формирование документов перемещения мяса 4 4. Формирование документов перемещения сырья/продукции 11 5. Завершение работы программы 17 Функциональность и интерфейс программы могут незначительно отличаться от описанных в настоящей инструкции.

1. Назначение автоматизированного рабочего места Автоматизированное рабочее место кладовщиков холодильного цеха (АРМ кладовщиков холодильника) предназначено для регистрации и учета складских операций холодильника, а также для получения документов первичного учета и регламентированной отчетности.

АРМ кладовщиков холодильника автоматизирует учет следующих основных операций:

перемещение мяса с холодильника в производственные подразделения мясокомбината;

перемещение сырья и готовой продукции между холодильником и другими подразделениями мясокомбината.

2. Запуск программы Программа запускается двойным щелчком мышки по ярлыку на рабочем столе. После запуска появляется окно «Вход в систему» (рис. 1), в котором необходимо ввести имя пользователя и пароль, выданные системным администратором, и нажать кнопку «Войти».

Рис. 1. Окно «Вход в систему»

После запуска окно программы выглядит следующим образом (рис. 2).

Рис. 2. Общий вид программы.

2. Формирование документов перемещения мяса Для регистрации операций перемещения мяса с холодильника в производственные подразделения мясокомбината предназначен типовой документ «06. Перемещение мяса».

После запуска программы на экране должен отобразиться реестр документов перемещения мяса (рис. 3). Если реестр не отображается, то открыть его можно двойным щелчком мыши из папки «Холодильник» окна «Исследователь» (рис. 2).

Рис. 3. Реестр документов перемещения мяса.

Основные команды для работы с документом вызываются кнопками панели инструментов, которая расположена над реестром документов (рис 3).

Назначение основных кнопок описано в таблице 1.

Таблица Изображение Название кнопки Описание команды кнопки Добавить Добавляет новый документ Изменить Отрывает для изменения выделенный документ Удалить Удаляет из реестра (базы данных) выделенный документ Дубликат Создает новый документ на основании (копирование) существующего (выделенного) Печать Открывает меню печатных форм (отчетов) документа Фильтр Открывает список фильтров для реестра документов. С помощью фильтра можно задать сортировку документов в реестре либо задать условие выборки документов.

Для создания нового документа перемещения мяса (отвес-накладной) необходимо нажать кнопку «Добавить» на панели инструментов. После этого появится диалоговое окно документа, в котором вносятся данные, относящиеся к конкретной складской операции.

Заполнение документа начинается с вкладки «Реквизиты» (рис. 4).

Рис. 4. Вкладка «Реквизиты» документа «Перемещение мяса»

Перечень реквизитов документа с их описанием и порядком заполнения приводится в таблице 2.

Таблица 2.

Наименование Описание атрибута Способ заполнения атрибута Номер Серия и номер бланка отвес- Вводится с клавиатуры накладной Дата Дата оформления отвес- Заполняется автоматически при добавлении документа Откуда Наименование цеха (участка), Автоматически подставляется цех (участок) Куда Наименование цеха (участка), Автоматически подставляется Колбасный цех осуществляющего приемку (участок). При необходимости атрибут может быть Сдал (МОЛ) Наименование материально- Выбирается из справочника сотрудников Принял (МОЛ) Наименование материально- Выбирается из справочника сотрудников Реквизиты, выделенные желтым цветом, являются обязательными для заполнения.

После заполнения реквизитов накладной необходимо щелчком мыши переключиться на вкладку «Отвес», где производится регистрация операций взвешивания.

Вкладка «Отвес» состоит из трех частей (рис. 5):

таблица результатов взвешивания (верхняя таблица);

таблица итоговых значений (нижняя таблица).

Все данные необходимые для регистрации взвешивания вносятся в шапке вкладки.

Верхняя таблица заполняется автоматически и отображает результаты всех взвешиваний по отвес-накладной. Она предназначена для визуального контроля правильности внесения данных и их корректировки.

Нижняя таблица заполняется автоматически и отображает итоговые результаты взвешиваний по каждому виду мяса перемещенного по отвес-накладной. Данные этой таблицы не могут быть скорректированы вручную, а изменяются только при изменении данных верхней таблицы.

Рис. 5. Вкладка «Отвес» документа «Перемещение мяса»

Документ предусматривает два режима работы:

получение результата взвешивания с весов (требуется настройка и подключение весового оборудования к COM-порту компьютера);

ручной ввод результата взвешивания с клавиатуры.

Порядок регистрации операций взвешивания в обоих режимах работы описан ниже:

1. Выбрать вид мяса Выбор вида мяса производится в шапке документа в области, обозначенной как «Группа мяса» (рис. 5,6). Область содержит два зависимых списка с группами мяса и поле желтого цвета для выбора мяса (выпадающий список). Вначале нужно щелчком мыши указать вид и категорию принимаемого мяса, а затем из выпадающего списка выбрать конкретное наименование мяса. При этом в списке отображается только мясо, относящееся к выбранной группе. Если список содержит только один вид мяса, то поле заполнится автоматически.

Рис. 6. Выбор мяса.

2. Указать дополнительные характеристики перемещаемого мяса Дополнительные характеристики указываются в шапке вкладки в области, обозначенной как «Характеристики мясного сырья» (рис. 5). Обязательно необходимо указать термическое состояние перемещаемого мяса. При этом автоматически заполняется температура перемещаемого мяса – подставится стандартное значение температуры для указанного термического состояния. Если температура отличается от стандартных значений, необходимо ввести ее вручную.

К дополнительным характеристикам мясного сырья относятся также наименование поставщика и дата поставки. Эти характеристики могут использоваться для идентификации и прослеживаемости мясного сырья при производстве готовой продукции.

3. Указать параметры взвешивания Параметры взвешивания заполняются в шапке вкладки в области, обозначенной как «Параметры взвешивания» (рис. 5, 7).

Рис. 7. Параметры взвешивания Перечень параметров и их описание приводится в таблице 3.

параметра Кол-во туш Количество туш в одном отвесе Заполняется с клавиатуры.

Кол-во роликов Количество роликов в одном отвесе Заполняется с клавиатуры.

Масса ролика Масса одного ролика, кг По умолчанию заполняется значением Подключить весы Параметр, указывающий, что результаты Заполняется щелчком мыши 4. Ввести показания весов Показания весов вводятся в желтом поле, расположенном справа от наименования мяса (рис. 5, 7).

При работе в режиме передачи данных с весового оборудования это поле заполняется автоматически. Оператор должен только подтвердить правильность взвешивания нажатием клавиши Enter (Ввод).

При работе в режиме ручного ввода веса оператор набирает показания весов на цифровой клавиатуре и подтверждает операцию нажатием клавиши Enter (Ввод).

В обоих случаях происходит добавление строки в таблицу взвешиваний. Если позиция была добавлена ошибочно, то необходимо выделить ее в таблице щелчком мыши и нажать кнопку «Удалить взвешивание», расположенную на панели инструментов над таблицей (рис. 5).

Если по какому-либо из взвешиваний была допущена ошибка при указании количества туш, роликов или веса, ошибку можно исправить в таблице результатов взвешивания (рис. 5). Для этого необходимо дважды щелкнуть мышкой по ячейке, в которой указано ошибочное значение и ввести с клавиатуры правильное значение.

Для того чтобы изменения, произведенные в таблице взвешиваний, отразились в таблице итоговых значений, необходимо нажать кнопку «Пересчитать позиции», расположенную на панели инструментов над таблицей (рис. 5).

Если в процессе регистрации взвешиваний необходимо распечатать ярлык на рейку, то нужно нажать кнопку «Рейка», которая расположена справа от поля для указания веса (рис. 5, 7). При этом все полутуши, добавленные до данного момента в документ, отметятся как размещенные на одной рейке, и на экране появится окно предварительного просмотра печатной формы (рис. 8). Для распечатки ярлыка на принтере необходимо нажать кнопку. После распечатки ярлыка окно предварительного просмотра нужно закрыть кнопкой, расположенной в правом верхнем углу окна, и продолжить заполнение документа. При последующем нажатии кнопки «Рейка», в ярлыке будут отображаться только полутуши, добавленные с момента предыдущего нажатия кнопки.

При работе с документом «Отвес-накладная на мясо» контролируется размещение данных на печатной форме отвес-накладной. В случае если форма заполнена, выдается соответствующее предупреждение с предложением начать новую накладную.

5. Сохранить документ После добавления в документ всех взвешиваний его нужно сохранить кнопкой «ОК»

расположенной в правом нижнем углу диалогового окна. Сохраненная отвес-накладная отобразится в реестре документов перемещения мяса (рис. 3).

ВНИМАНИЕ! Для предотвращения потери данных в результате аварийного выключения компьютера в документе настроено автоматическое сохранение позиций. Поэтому нажатие кнопки «Отмена» в диалоговом окне не приводит к отмене введенных данных, и документ в любом случае сохраняется в базе данных. Если требуется отменить ошибочно введенные данные, следует воспользоваться кнопкой удаления на панели инструментов над реестром документов (рис. 3).

Рис. 8. Окно предварительного просмотра печатной формы «Ярлык на рейку»

6. Распечатать отвес-накладную По окончании взвешиваний необходимо распечатать отвес-накладную. Для этого необходимо нажать кнопку «Печать», расположенную на панели инструментов над реестром документов (рис. 3). Появится меню печатных форм (рис. 9), в котором необходимо выбрать «Отвес-накладная на внутреннее перемещение».

Рис. 9. Меню печатных форм документа «Перемещение мяса».

При этом откроется окно предварительного просмотра печатной формы (рис. 10). После визуального контроля правильности внесенных данных необходимо пометить в лоток принтера пустые бланки отвес-накладных и отправить документ на печать кнопкой «Печать отчета». После распечатки документа окно предварительного просмотра нужно закрыть кнопкой, расположенной в правом верхнем углу окна.

Рис. 10. Окно предварительного просмотра печатной формы.

На основании документов перемещения мяса зарегистрированных в системе можно получить сводный отчет об отгрузке мяса с холодильника в производство за произвольный период.

Для этого необходимо нажать кнопку «Печать», расположенную на панели инструментов над реестром документов (рис. 11) и в меню печатных форм (рис. 9) выбрать «Отгрузка за период». После этого появится окно, в котором необходимо указать требуемый период и нажать кнопку «ОК».

Рис. 11. Окно параметров отчета.

Печать отчета выполняется аналогично печати отвес-накладной.

4. Формирование документов перемещения сырья/продукции Для регистрации операций перемещения готовой продукции и сырья между холодильником и другими подразделениями мясокомбината предназначен типовой документ «07.

Перемещение сырья/продукции». После запуска программы на экране должен отобразиться реестр документов перемещения сырья (рис. 12). Если реестр не отображается, то открыть его можно двойным щелчком мыши из папки «Холодильник» окна «Исследователь» (рис. 2).

Рис. 12. Реестр документов перемещения сырья/продукции.

Основные команды для работы с документом вызываются кнопками панели инструментов, которая расположена над реестром документов (рис 12).

Назначение основных кнопок описано в таблице 1.

Для создания нового документа перемещения сырья/продукции (отвес-накладной) необходимо нажать кнопку «Добавить» на панели инструментов. После этого появится диалоговое окно документа (рис. 13), в котором вносятся данные, относящиеся к конкретной складской операции.

Рис. 13. Диалоговое окно документа перемещения сырья/продукции.

Вначале заполняется заголовочная часть документа (шапка).

Перечень реквизитов документа с их описанием и порядком заполнения приводится в таблице 4.

атрибута Номер Номер бланка отвес-накладной, на котором Вводится с клавиатуры Дата Дата отвес-накладной (дата регистрации Заполняется автоматически при Сдал (МОЛ) Наименование материально-ответственного Выбирается из справочника Принял (МОЛ) Наименование материально-ответственного Выбирается из справочника Термическое Термическое состояние перемещаемых Выбирается из справочника Реквизиты, отмеченные в диалоговом окне желтым цветом, являются обязательными для заполнения.

ВНИМАНИЕ! Термическое состояние в шапке документа заполняется в том случае, когда все сырье по отвес-накладной находится в одинаковом термическом состоянии (охлажденное или замороженное). Если одним документом перемещаются продукты с разными состояниями, то необходимо указывать термическое состояние для каждой позиции документа. Указание термического состояния необходимо для тех видов продукции, по которым рассчитывается усушка (субпродукты, мясо потушное и проч.). Для остальной продукции не требуется заполнять После заполнения шапки документа можно перейти к заполнению его позиций. Заполнение позиций начинается с указания перемещаемых товаро-материальных ценностей (ТМЦ). Есть несколько способов выбора ТМЦ в позициях документа:

1. Выбор ТМЦ через указание его шифра. При заполнении этим способом необходимо:

Перейти в таблицу позиций документа;

Установить курсор в графу «Шифр»;

При помощи клавиатуры ввести шифр ТМЦ (полный шифр или его фрагмент);

Нажать на клавиатуре клавишу (стрелка вниз);

Если введенный шифр встречается только у одного ТМЦ, то этот ТМЦ подставится в позицию документа.

2. Выбор ТМЦ через указание его наименования. При заполнении этим способом необходимо:

Перейти в таблицу позиций документа;

Установить курсор в графу «Наименование сырья/продукции»;

При помощи клавиатуры ввести фрагмент наименования ТМЦ. Фрагмент наименования должен полностью соответствовать наименованию ТМЦ внесенному в справочник. Чем длиннее фрагмент, тем точнее будет результат поиска, но и вероятность допущения ошибки при наборе текста также возрастает. При наборе фрагмента наименования можно использовать символ %. Данным символом можно соединить два и более фрагментов наименования, если точно неизвестно как пишется наименование ТМЦ. Например, необходимо выбрать в позиции документа ТМЦ «П/Ф МЯСН.КОМБ.С СЕРДЦЕМ ГОВ.1/1000 ЛОТОК». Для это в графе «Наименование сырья/продукции» можно ввести «п/ф%серд». По данному фрагменту программа будет искать все ТМЦ, в наименовании которых встречаются фрагменты «п/ф» и «серд». При этом между фрагментами может быть любое количество любых символов. Символ % находится на клавише с цифрой 5.

Набирать его следует при нажатой клавише SHIFT.

После указания фрагмента нажать на клавиатуре клавишу (стрелка вниз);

Если введенный фрагмент встречается только у одного ТМЦ, то этот ТМЦ подставится в позицию документа. Иначе раскроется список с наименованиями ТМЦ, в названии которых встречается данный фрагмент (рис. 14). Из этого списка надо выбрать требуемый ТМЦ.

Рис. 14. Результат поиска по фрагменту наименования.

3. Выбор ТМЦ через форму просмотра справочника ТМЦ. При заполнении этим способом необходимо:

Нажать кнопку «Справочник ТМЦ», которая расположена над таблицей с позициями документа. При этом откроется справочник ТМЦ в режиме выбора (рис. 15). Окно состоит из 3-х частей: дерево (список) групп ТМЦ; список ТМЦ, относящихся к указанной группе; список выбранных записей Рис. 15. Выбор ТМЦ через справочник.

Щелчком мыши отметить необходимую группу ТМЦ (продукции). При этом в списке продукции (ТМЦ) отобразятся продукты, относящиеся к выбранной группе. В этом списке необходимо отметить перемещаемые продукты и нажать кнопку «ОК» в правом нижнем углу окна справочника. После этого отмеченные продукты перенесутся в позиции документа.

ВНИМАНИЕ! Выбор неправильного ассортимента в документе перемещения сырья/продукции приведет к искажению информации об остатках на холодильнике, и может нарушить работу отделов сбыта и реализации.

После выбора перемещаемых сырья/продукции автоматически появится окно для указания количества тары, которая следует с продукцией (рис. 16) Рис. 16. Окно для указания тары.

В данном окне перечислены стандартные виды тары. Необходимо указать количество тары справа от ее наименования и нажать кнопку «ОК». При этом тара добавится в отдельную таблицу, которая расположена справа от таблицы с позициями документа (рис. 13). В данной таблице отображается информация о наименовании, количестве и весе тары, которая следует с добавленной позицией. Над таблицей расположены кнопки для добавления, изменения или удаления данных о таре для конкретной позиции документа.

С одним наименованием продукции может следовать несколько видов тары. Вес тары по конкретной позиции влияет на расчет веса брутто и нетто.

При сохранении документа выполняется пересчет тары по каждому наименованию сырья (продукции), и автоматически добавляются позиции с общим количеством тары по накладной. Не добавляются позиции по таре, которая не участвует в дальнейшем движении продукции (например, поддон).

Над таблицей с позициями документа расположены кнопки, которые предназначены для работы с тарой (рис. 13). Описание этих кнопок приводится в таблице 5.

Пересчитать позиции Выполняет пересчет тары по каждому наименованию сырья (продукции) и автоматически добавляет позиции с общим количеством тары по накладной. То же самое происходит автоматически при сохранении документа. Кнопкой можно воспользоваться, если требуется получить промежуточные данные о таре в Обнулить тару Удаляет данные о таре для всех позиций документа.

Тара Скрывает либо отображает таблицу, в которой регистрируются данные о таре.

Показывать окно тары Если убрать эту «галочку», то при добавлении позиции документа не будет После добавления информации о таре необходимо указать количество перемещаемого сырья (продукции). Количество указывается в позициях документа либо в графе «Количество» (для штучного товара), либо в графе «Масса брутто» (для весового товара). При заполнении графы «Количество» происходит расчет и заполнение колонок «Масса нетто» и «Масса брутто». Масса нетто рассчитывается исходя из веса товара, который указан в справочнике ТМЦ. Масса брутто рассчитывается как сумма массы нетто и массы тары по позиции.

Если заполнение документа выполняется непосредственно в процессе взвешивания продукции, то удобнее указывать количество товара в графе «Масса брутто». В этом случае в графу заносится показание весов. А масса нетто и количество рассчитываются автоматически.

После заполнения всех позиций отвес-накладной документ следует сохранить нажатием кнопки «ОК» в правом нижнем углу диалогового окна. Сохраненная отвес-накладная отобразится в реестре документов перемещения сырья/продукции (рис. 12).

ВНИМАНИЕ! Для предотвращения потери данных в результате аварийного выключения компьютера в документе настроено автоматическое сохранение позиций. Поэтому нажатие кнопки «Отмена» в диалоговом окне не приводит к отмене введенных данных, и документ в любом случае сохраняется в базе данных. Если требуется отменить ошибочно введенные данные, следует воспользоваться кнопкой удаления на панели инструментов над реестром документов (рис. 12).

На основании введенных данных можно распечатать формы документов первичного учета на перемещение сырья/продукции – отвес-накладные. Для этого надо щелкнуть кнопку на панели инструментов над реестром документов и в открывшемся списке выбрать форму «Отвес-накладная на внутреннее перемещение» (рис. 17).

Рис. 17. Меню печатных форм документа «Перемещение сырья/продукции».

При этом откроется окно предварительного просмотра печатной формы (рис. 18). После визуального контроля правильности внесенных данных необходимо пометить в лоток принтера пустые бланки отвес-накладных и отправить документ на печать кнопкой «Печать отчета». После распечатки документа окно предварительного просмотра нужно закрыть кнопкой, расположенной в правом верхнем углу окна.

Рис. 18. Окно предварительного просмотра печатной формы отвес-накладной.

На основании документов перемещения сырья/продукции зарегистрированных в системе можно получить сводный отчет о перемещении за произвольный период. Для этого необходимо нажать кнопку «Печать», расположенную на панели инструментов над реестром документов (рис. 12) и в меню печатных форм (рис. 17) выбрать «Перемещение продукции за период». После этого появится окно, в котором необходимо указать требуемый период и направление перемещения и нажать кнопку «ОК».

Рис. 19. Окно параметров отчета «Перемещение продукции за период».

Печать отчета выполняется аналогично отвес-накладной.

5. Завершение работы программы Для завершения работы с программой необходимо нажать кнопку в главном окне программы (рис. 2).

Выключение компьютера можно производить только после завершения работы программы.

Признаком завершения работы программы является исчезновение окна программы с экрана, а также кнопки программы с панели задач внизу экрана.