Научно-исследовательский отдел библиотечных фондов

Оперативные консультации

Выбытие литературы в свете новой инструкции по бюджетному учёту

В.В.Шилов

Новая инструкция по бюджетному учёту, утверждённая приказом Министерства

финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. № 148н (далее Инструкция №

148н), содержит все необходимые нормативы, позволяющие производить списание литературы из фондов обычным порядком, более того, она расширяет возможности библиотеки по освобождению фондов от неиспользуемой литературы и приводит учётные документы в соответствие с особенностями библиотечных фондов как вида основных средств. В настоящее время нет нормативных актов, ограничивающих инициативу библиотек в работе по обновлению фондов, по оформлению списания литературы, исключаемой из фондов. В сложных случаях оформления списания необходимо руководствоваться методическими рекомендациями научно-методических центров по библиотечному делу.

Инструкция № 148н 2008 г. предусматривает возможность исключения из фондов библиотеки литературы практически по всем причинам, характерным для функционирования библиотечных фондов. Все основные причины выбытия литературы из библиотечных фондов и списания соответствующих стоимостей с баланса отражены в Приложении № 1 (Корреспонденция счетов бюджетного учёта. 1. Корреспонденция счетов в бюджетном учреждении).

Пункт 10 указанного Приложения предусматривает возможность исключения изданий, утраченных читателем (как лицом, виновным в нанесении ущерба библиотеке. Данный пункт оговаривает «принятие к бюджетному учёту объектов основных средств […], поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причинённого виновным лицом». Подразумевается замена утраченного издания другим равноценным изданием, каковая (замена) невозможна, если стоимость утраченного издания не была списана с баланса, а соответствующее издание не было исключено из фондов библиотеки.

Пункт 13.3 Приложения предусматривает и такую причину выбытия литературы из библиотечного фонда как продажу изданий, утративших полезность для читателей данной библиотеки, не пригодных для дальнейшего использования в данной библиотеке в силу непрофильности, избыточной экземплярности и т.п. В буквальном изложении пункт 13. гласит: «списание объекта основного средства […] с баланса при его реализации…», т..е.

указана причина списания в общей форме, что не обязывает в данном случае перечислять все разновидности основных средств, списываемых по причине реализации.

Пункт 14 Приложения предусматривает «списание основных средств […], пришедших в негодность». Данный пункт не предназначен для толкования термина «негодность», поскольку общепринятым его толкованием является отсутствие полезных для использования свойств. Конкретизацией особенностей применения термина к объектам библиотечного фонда должна заниматься специальная комиссия по выбытию литературы из фонда. Создание такой комиссии как раз предусмотрено Инструкцией № 148н (раздел «Унифицированные формы первичных учётных документов», подраздел 3 «Указания по применению форм первичных учётных документов»): «Акт о списании исключённой из библиотеки литературы (код формы 0504144). Акт составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем учреждения».

Указания по составлению акта строго регламентируют раздельное составление списков исключенной литературы (списки прилагаются к акту): «Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость […], морально устаревшей – составляются раздельно».

Пункт 17 предусматривает «списание основных средств […], пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, в т.ч. недостач (потерь), образовавшихся по указанным причинам».

Пункт 18 выделяет такую причину списания, как «недостачу, установленную при инвентаризации», а также «вследствие хищений и иных потерь, отнесённых за счёт виновных лиц».

Пункт 19 аналогичен п. 18 с тем отличием, что лица, виновные в недостаче или хищениях не установлены. То есть причина списания – недостача или хищения при условии, что виновные лица не установлены.

Таким образом, Инструкция № 148н не ограничивает причины списания литературы из библиотечных фондов только ветхостью (изношенностью, невозможностью восстановления и т.п.) и недвусмысленно подчёркивает разницу между такими причинами выбытия, как:

• устарелость по содержанию, • моральный износ (уменьшение спроса, неиспользование изданий и т.п.), • ветхость (физический износ).

• утрата (или порча) изданий пользователями библиотеки, • реализация изданий, не пригодных к использованию в данной библиотеке, • утрата и непригодность изданий вследствие стихийных бедствий, • недостача и хищения при неустановлении виновных лиц;

• недостача при установлении виновных лиц, • реализация изданий.

Комиссии, назначенные руководителем, определяют правильность процедур списания и исключения объектов основных средств исходя из специфики и назначения основных средств в конкретной сфер деятельности бюджетного учреждения отрасли. В библиотечном деле специалисты, при списании литературы из библиотечных фондов, используют трактовки приведённых выше понятий на основе рекомендаций научнометодических центров в области библиотечного дела. Для общедоступных библиотек Министерства культуры Российской Федерации традиционно используются действующие ныне методические рекомендации, в частности пособие «Формирование и использование книжных фондов ЦБС» (Л., 1989), удостоенное премии Министерства культуры РСФСР.

Полный перечень причин выбытия с сопоставлением формулировок принятых в инструкции №148н, с одной стороны, и терминов, традиционно применяемых в формах библиотечного учёта, разработан Российской национальной библиотекой (см.

прилагаемую ниже таблицу) и рекомендуется для практического применения. В таблице приведены ссылки на соответствующие пункты приложения «Корреспонденция счетов» в инструкции № 148н.

Особо остановимся на использовании учётных форм при списании литературы из библиотечных фондов. Инструкция № 148н в качестве образцов форм для составления актов и списков исключаемой литературы приводит только форму для списания устаревшей по содержанию и пришедшей в ветхость литературы (форму по ОКУД 0504144), приводя пометку «ненужное зачеркнуть». Это может ввести в заблуждение работников бухгалтерских и библиотечных служб, предполагающих, что Инструкция № 148н не предусматривает иных причин для списания. Аналогичным образом, если причина списания отличается от указанной в форме, ненужная фраза зачёркивается и вписывается формулировка, соответствующая причине списания данной группы изданий, например, «комиссия […] произвела проверку фактов утраченной читателями литературы и установила, что перечисленная в списке литература подлежит списанию и исключению из учёта».

Следует обратить внимание на своевременность исключения из библиотечных фондов литературы, не пригодной для полноценного использования в данной библиотеке (устаревшей по содержанию, морально изношенной, не используемой читателями.

Хранение и содержание подобной литературы экономически невыгодно, так затраты на содержание фонда устаревших изданий существенно велики. Кроме того, затраты времени на работу с этой частью фонда снижают результативность работы библиотекарей по комплектованию, обработке и пропаганде новых поступлений. В целях поддержания показателей книгообеспеченности населения библиотечными фондами на оптимальном уровне необходимо компенсировать выбытие устаревшей литературы соответствующими мерами по обновлению фонда.

Классификация документов, исключаемых из фонда библиотеки, по причинам (в соответствии с корреспонденцией счетов бюджетного учета) п. 14 Документы, непригодные для использования библиотеки, предприятия, учреждения безвозмездно переданные библиотеке устаревшие базы данных Ветхие (при невозможности восстановления) документы и документы, утратившие физическую целостность вследствие указанных причин:

естественное старение материала носителя информации (химическое разложение, угасание текста, утрата качества активное использование документа:

механические повреждения (разрывы, 1. обломы, трещины и т.п.) преднамеренная порча (вырывание страниц, 1. хакерская атака, вирусное заражение и др.) хранение в условиях, не соответствующих нормативным требованиям Контрафактные документы Экземпляры документов с типографским 1. п.17 Документы, недостача которых является следствием чрезвычайных ситуаций Документы, утраченные читателем п.18 Документы, недостача которых установлена при инвентаризации и отнесена за счёт виновных лиц Недостача установлена в фонде открытого (свободного) доступа п.19 Документы, недостача которых выявлена с неустановлением Похищенные документы Недостающие документы:

в фонде открытого (свободного) доступа п. 11 Документы, переданные безвозмездно По указаниям, постановлениям п. 13.3 Реализованные документы Документы, переданные другим библиотекам, предприятиям, безвозмездно (в порядке взаимопомощи в Документы, проданные другим физическим 6. [1] Пункт в приложении №1 к Инструкции по бюджетному учёту № 148н.

Корреспонденция счетов бюджетного учёта.