Волго-Вятская академия государственной службы

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по подготовке мультимедийной презентации доклада

на защите выпускных квалификационных работ

Нижний Новгород

2008

Подготовка презентаций

Оглавление

Введение

Общие рекомендации по созданию презентации

Структура презентации

Использование MS Power Point для создания презентации

Вспомогательная литература

2 Подготовка презентаций Введение Данное методическое пособие предназначено для студентов Волго-Вятской академии государственной службы, осуществляющих подготовку выпускной квалификационной работы (дипломной работы или проекта).

Методические рекомендации помогут составить структуру презентации, создать ее в MS PowerPoint и сделать эффектное выступление, отразив в красивой и наглядной форме основные положения своего дипломного проекта (работы).

Общие рекомендации по созданию презентации Цели презентации (рис.1.1.):

• демонстрация ваших возможностей и способностей организации доклада в соответствии с современными требованиями и с использованием современных информационных технологий;

• демонстрация в наглядной форме основных положений вашего доклада.

Рис. 1.1. Цели презентации Подготовка презентаций Иначе говоря, презентация должна помочь вам рассказать членам государственной аттестационной комиссии (ГАК) о своем дипломном проекте (работе) и продемонстрировать, что Вы можете сделать это профессионально.

Подготовка презентации предполагает следующие пошаговые действия:

1. Подготовка и согласование с научным руководителем текста доклада.

2. Разработка структуры презентации 3. Создание презентации в Power Point 4. Репетиция доклада с использованием презентации Подготовка презентаций Для того чтобы презентация была помощником для Вас и членов ГАК, а не усложняла процесс защиты дипломного проекта, используйте при ее создании следующие рекомендации:

• Презентация должна полностью соответствовать тексту вашего доклада. В первую очередь Вам необходимо составить сам текст доклада, во вторую очередь – создать презентацию.

Очередность слайдов должна четко соответствовать структуре вашего доклада. Не планируйте в процессе доклада возвращаться к предыдущим слайдам или перелистывать их вперед, это усложнит процесс и может сбить ход ваших рассуждений.

Не пытайтесь отразить в презентации весь текст доклада! Слайды должны демонстрировать лишь основные положения Вашего доклада.

• Слайды не должны быть перегружены графической и текстовой информацией, различными эффектами анимации (рис.1.2.-1.3.) Рис. 1.2. Пример перегруженности слайда графической и текстовой информацией Рис. 1.3. Правильный баланс графической и текстовой информации на слайде • Текст на слайдах не должен быть слишком мелким (рис.1.4.), чтобы члены аттестационной комиссии могли легко прочитать его (рис.1.5.).

Рис.1.5. Минимально возможный размер шрифта на слайде • Предложения должны быть короткими, максимум – 7 слов.

Рис.1.6. Сложно структурированное предложение Рис.1.7. Нормально структурированное предложение • Каждая отдельная информация должна быть в отдельном предложении или на отдельном слайде.

Рис. 1.8. Пример объединения различной информации на одном слайде Рис. 1.9. Пример разделения информации на два слайда • Тезисы доклада должны быть общепонятными.

• Не допускаются орфографические ошибки в тексте презентации!

• Иллюстрации (рисунки, графики, таблицы) должны иметь четкое, краткое и выразительное название.

Рис. 1.10. Примеры неправильного (избыточного или недостаточного) оформления Рис. 1.11. Пример правильного оформления названия рисунка • В дизайне презентации придерживайтесь принципа «чем меньше, тем Не следует использовать более 3 различных цветов на одном слайде.

Остерегайтесь светлых цветов, они плохо видны издали.

Сочетание цветов фона и текста должно быть таким, чтобы текст легко мог быть прочитан. Лучшее сочетание: белый фон, черный текст.

В качестве основного шрифта рекомендуется использовать черный или темно-синий.

Лучше использовать одну цветовую гамму во всей презентации, а не различные стили для каждого слайда.

Используйте только один вид шрифта. Лучше использовать простой печатный шрифт вместо экзотических и витиеватых шрифтов.

Используйте прописные и строчные буквы, а не только прописные.

Размещайте наиболее важные высказывания посредине слайдов.

Используйте общеизвестные символы и знаки (неизвестные же вам придется предварительно разъяснять слушателям) Рис.1.12. Пример излишнего цветового и графического наполнения слайда Рис. 1.13. Пример «нормального» цветового и графического решения Структура презентации Структура презентации должна соответствовать структуре доклада (рис.2.1):

1. Титульный слайд (1 слайд) 2. Актуальность темы дипломного проекта (1-2 слайда) 3. Цель и задачи дипломного проекта (1-2 слайда) 4. Методы решения задач (1-8 слайда) 5. Результаты решения задач (1-8 слайда) 6. Личный вклад дипломника в решение задач (1 слайд) 7. Финальный слайд (1 слайд) Рекомендуемое общее количество слайдов – 10 - 1. Титульный слайд должен содержать тему дипломного проекта и фамилию, имя и отчество докладчика (рис.2.2.).

2. Актуальность темы должна быть обусловлена рядом аргументов (рис.2.3.).

Рис.2.3. Слайд, отражающий актуальность темы 3. Цель и задачи дипломного проекта должны быть четко структурированы и представлены в виде иерархической структуры (дерево целей и задач) Например, целью дипломного проекта является исследование проблем трудоустройства студентов и выпускников ВВАГС и создание информационной системы «Трудоустройство».

В соответствии с указанной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:

1. Изучение организационно-правовых основ трудоустройства в Российской Федерации и Нижегородской области.

2. Анализ рынка труда в Нижегородской области и проблем занятости молодежи.

3. Анализ существующей системы трудоустройства студентов и выпускников ВВАГС 4. Разработка и реализация проекта по созданию информационной системы «Трудоустройство»

5. Анализ и оценка реализации проекта по созданию информационной системы «Трудоустройство».

В данном случае, информацию можно преобразовать как минимум в двух вариантах.

Вариант 1. Разбить текст на два слайда (рис.2.4.-2.5.).

Подготовка презентаций Рис. 2.4. Слайд, отражающий цель дипломного проекта Рис. 2.5. Слайд, отражающий задачи дипломного проекта Вариант 2.

Преобразовать информацию о цели и задачах дипломного проекта в виде дерева целей и задач (рис.2.6.).

Рис. 2.6. Дерево целей и задач дипломного проекта 4. В следующих слайдах докладчик должен показать, каким образом решались задачи, поставленные перед ним в данном проекте.

Для того чтобы доклад сохранил свою логику, можно следующими слайдами иллюстрировать как Вы решали поставленные задачи и какие результаты Вы получили.

Например, изучение и анализ организационно-правовых основ трудоустройства позволило Вам определить перечень основных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы трудоустройства и выявить перечень и организационную структуру органов исполнительной власти, осуществляющих деятельность по обеспечению занятости населения.

Анализ рынка труда и проблем занятости осуществлялся на основе статистических данных. В данном случае, целесообразно продемонстрировать динамику некоторых показателей, на основе которых Вы будете делать выводы о состоянии проблемы трудоустройства выпускников (рис.2.7.-2.9.) Подготовка презентаций Рис. 2.8. Слайд с изображением круговой диаграммы Рис. 2.9. Слайд, отображающий поле проблем 5. Результаты решения задач могут быть представлены в виде списка (рис.

2.10.) или иерархической структуры (рис.2.11.), соответствующей дереву целей и задач.

Рис. 2.10. Слайд, отображающий предложения по решению проблем Рис. 2.11. Слайд, отображающий структурную декомпозицию работ по проекту 6. Можно отдельным слайдом указать Ваш личный вклад в решении задач и полученных результатах (рис.2.12).

Рис. 2.12. Слайд, отображающий личный вклад выступающего в проекте 7. Финальным слайдом, как правило, благодарят за внимание (рис.13).

Использование MS Power Point для создания презентации.

Компьютерная программа составления слайдов PowerPoint стала в последнее время самой популярной. Она обладает множеством самых различных функций (например, таких, как выбор типа шрифта, картинки, звука и самых различных эффектов), которые можно выбирать и комбинировать по своему усмотрению. Во время доклада Вы просто сидите за своим ноутбуком и руководите показом слайдов при помощи одного клика мышью. Отдельные страницы (слайды) проецируются на стенку при помощи специального проектора, подсоединяемого к компьютеру или ноутбуку.

Возможности PowerPoint (рис. 3.1.):

• Обеспечивает очень удобное и профессиональное оформление доклада.

• Цветные рисунки, графики, звук и специальные эффекты привлекают внимание слушателей.

• Перелистывание слайдов при помощи одного клика мышью.

Советы по применению:

• Не перегружайте свою презентацию оптическими и акустическими эффектами. Мерцающие буквы, быстро сменяющиеся страницы, постоянно крутящиеся на экране объекты и непрерывно звучащая музыка могут раздражать и отвлекать слушателей.

• Не перегружайте и сами слайды. Наглядность и хорошая обозримость только облегчат слушателям понимание происходящего.

• Попросите коллегу помочь в перелистывании слайдов. Дайте ему текст доклада с указанием номеров слайдов, чтобы он мог ориентироваться по этому документу, когда перелистывать слайды. Отрепетируйте с ним доклад заранее. Не следует включать функцию автоматического переключения • Заранее просчитайте все возможные неудачи с техникой. Заранее скопируйте на рабочий стол ноутбука файл с презентацией и проверьте как он работает. Обязательно имейте при себе копию презентации на флэшкарте или диске. Если ноутбук или проектор в любой момент могут зависнуть или отключиться, то Вы должны придумать, что будете делать в такой ситуации. Один из возможных вариантов – сделать 6 экземпляров презентаций в бумажном виде и раздать членам аттестационной комиссии.

Вспомогательная литература.

Фейт Уэмпен «PowerPoint 2003. Библия пользователя (+ CD-ROM)». Замечательная книга о PowerPoint 2003. Написана простым и понятным языком. Содержит подробную информацию, в которой сможет разобраться любой человек. 770 страниц.

обязательная для прочтения всем, кто работает в PowerPoint.

Дженнифер Ротондо, Майк Ротондо «Презентация бизнес-проектов.

Краткое руководство для менеджера». М., Хорошая книга. Приводится много советов по работе в программе PowerPoint, которые могут значительно упростить жизнь. Хорошо составлен раздел, посвященный оценке эффективности презентаций и анкетированию. Содержит несколько интересных идей, которые могут быть полезными Рекомендация: стоит прочитать всем, кто разрабатывает Т. М. Елизаветина «Компьютерные презентации: От риторики до слайдшоу». М., интересных тем: история русского красноречия, теория письменная и устная презентация, основы PowerPoint 2000. И PowerPoint, то лучше приобрести книгу Фейта Уэмпена; если В. И. Карлащук «Подготовка элементов презентации». М., Неплохая книга, в которой собран большой объем информации по компьютерному звуку, в том числе содержится история его развития. Также описаны основные альбомные Неплохая книга, компьютерному звуку, в том числе содержится история его развития. Также описаны основные альбомные программы и рассказывается о работе с отсканированными материалами.

Презентация в целом не рассматривается. Рекомендация:

звуковыми файлами и сканером. Среди минусов — обилие теоретических выкладок, информация уже несколько устарела В. И. Карлащук «Презентация на компакт-диске». М., Большая часть книги посвящена подготовке материалов для презентаций: сканирование, корректировка изображений, видео и фотосъемка, форматы данных файлов, звук, запись О. А. Буковецкая «Создание презентаций на ПК». М., Автор рассказывает о работе в программах PowerPoint, проведения презентаций. Книга подойдет для «чайников», однако все темы раскрыты поверхностно. Рекомендация:

Джин Желязны «Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению». М., Книга написана простым, доступным языком, затрагивает разработки и проведения презентаций. Очень интересен «Билль о правах слушателей», — на что слушатели вправе рассчитывать, раз пришли на презентацию. Хорошо описан помещения, оборудования и т. д.). Секретам ораторского мастерства уделено мало внимания. Рекомендация: книга придется по вкусу всем, кто самостоятельно подготавливает бизнес-презентации и выступает перед аудиторией.

Радислав Гандапас «Презентационный конструктор». М., Книга рассказывает о том, как подготовить эффективную презентацию. Она раскрывает тему основательно, со всех структура презентации, рассмотрены варианты построения Рекомендация: обязательно прочитайте книгу для понимания процесса подготовки публичных выступлений.

Джин Желязны «Говори на языке диаграмм. Пособие по визуальным коммуникациям для руководителей». М., информации. Особый акцент делается на создании цифровых диаграмм. Приводится 3-х ступенчатая методика разработки диаграмм. Интересная сводная таблица тип сравнения/тип материал. Полезен раздел, в котором приводятся шаблоны визуальных образов. Рекомендация: идеальная книга для специалистов, которые работают с цифрами и заинтересованы в их грамотном представлении в виде диаграмм.

Джерри Вайссман «Мастерство презентаций». М., Блестящая книга. Рассмотрены все аспекты подготовки презентации (цели, ценности аудитории, структурирование презентации и т.д.). Является универсальным пособием как для новичков, так и для продвинутых ораторов, которые необходимых для создания эффективных презентаций.

Сергей Ребрик «Презентация: 10 уроков». М., Рассказано обо всех аспектах презентации, начиная с подготовки и заканчивая самим выступлением. Наибольшее Информация представлена очень наглядно: в книге много Интересна и полезна проработка 8 основных образцов стандартных ситуациях). Среди минусов: информация в сведения пересекается. 50 страниц ( книги) посвящены описанию (рекламе) предыдущих книг Сергея Ребрика.

Рекомендация: прочитать стоит, особенно начинающим Михаэль Шметткамп «Искусство презентации». М., презентации: от подготовки до проведения. В результате темы раскрыты очень поверхностно, хотя интересные советы PowerPoint). Также есть очень спорные советы, в частности Рекомендация: стоит читать только специалистам, которые серьезно увлекаются презентациями.

Радислав Гандапас Камасутра для оратора. «Десять глав о том, как публично». М., «Камасутра для оратора» - на ее основе написана книга «Презентационный конструктор». В последней содержатся дополненные, доработанные и хорошо структурированные сведения из «Камасутры для оратора». Поэтому если Вы еще не читали книг Радислава Гандапаса, имеет смысл прочитать только «Презентационный конструктор». В данной книге может быть полезен раздел «110 вопросов и 109 ответов».

Питер Урс Бендер «Секреты успешных презентаций. Практическое руководство». Минск, для выступления. Есть полезный раздел про сравнительные эффективной обстановки для проведения презентаций является наличие большого количества интересных цитат.

Рекомендация: стоит читать только специалистам, которые Элери Сэмпсон «Бизнес-презентация. Творческие идеи для блестящего выступления». М., Основной акцент делается на самом выступлении, а не на его (например, типологии личных стилей MBTI или анализ интеллектуального коэффициента аудитории и т. д.), которые лишь иногда можно применять на практике во время подготовки презентаций. Много воды. Из плюсов можно самопроверки в процессе подготовки, а затем для оценки Клаудиа Нельке «Проведение презентаций». М., Несмотря на информативное начало, книга разочаровывает, поскольку повторяет то, что уже сказано и написано ни один раз. Единственное, что в ней можно назвать полезным, — это анкеты для оценки эффективности презентаций. Рекомендация:

бегло просмотрите книгу, только если серьезно увлекаетесь