[ МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Московский государственный агроинженерный университет
имени В. П. Горячкина»
Т.Н. Обухова
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические рекомендации для факультета заочного образования Москва 2007 УДК Рецензент:Кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет»
Московской сельскохозяйственной академии им. К.А. Тимирязева Н.В. Соломяная Автор: Т.Н. Обухова Документирование управленческой деятельности. – М.: ФГОУ ВПО МГАУ, 2007. – с.
Методические рекомендации разработаны в соответствии с учебной программой дисциплины «Документирование управленческой деятельности»
для студентов экономических специальностей заочного обучения. В методических рекомендациях изложены рабочая программа курса, требования и исходные данные по выполнению контрольной работы, приведены примеры составления основных видов документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30 – 2003, предложены тесты для контроля знаний, вопросы для подготовки к зачету.
УДК
ФГОУ ВПО МГАУ,
СОДЕРЖАНИЕ
1. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ КУРСА ……………………………………... 2.ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ………………………………...3.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ И
СОДЕРЖАНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ………………..…..4.ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ
РАБОТЫ ………………………………………………….………… 4.1. Темы контрольной работы по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» для студентов ФЗО специальность «Экономика и управление на предприятии»………………………………... 5.МАКЕТЫ ДОКУМЕНТОВ…………………………………….. 5.1. Макеты информационно-справочных документов…………………... 5.2. Макеты распорядительных документов……………………………… 5.3. Макеты организационных документов………………………………. 5.4. Перечень реквизитов документов…………………………………..… 6. ТЕСТЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ………… 7.ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ…………………………. СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ………………………………………….. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………..ПРИЛОЖЕНИЕ
1.ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ КУРСА
«Документирование управленческой деятельности»Цель изучения курса – формирование у студентов теоретических знаний, необходимых для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений.
В результате изучения дисциплины «Документация управленческой деятельности » студенты должны:
знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;
государственного делопроизводства в РФ, об организации работы с документами на предприятии АПК, об организации движения документов на предприятии и о порядке регистрации документов;
уметь грамотно разрабатывать управленческие документы, используемые в деятельности предприятий;
владеть правилами и формами деловой переписки.
2.ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ
1. История развития системы государственного Делопроизводство в Древнерусском государстве. Приказное делопроизводство XV-XVII вв. Коллежское делопроизводство.Министерское делопроизводство. История управления и делопроизводства в период после октября 1917 г. по настоящее время.
2. Общие правила оформления управленческих документов.
Документационное обеспечение предприятий. Классификация документов. Государственные стандарты на документацию. Требования к бланкам документов предприятия. Состав реквизитов документов и требования к их оформлению. Требования к текстам документов.
3. Организация документооборота на предприятии АПК.
Понятие документооборота. Прием и первичная обработка документов.
Распределение поступивших документов. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Отправка документами.
4. Систематизация и текущее хранение документов.
Номенклатура дел. Формирование дел. Заголовки дел и установление сроков хранения дел. Текущее хранение дел. Экспертиза ценности документов. Оформление дел. Составление описей и сдача дел в архив.
Архивное хранение документов и дел.
5. Организационные документы предприятия АПК.
Назначение и состав организационной документации. Организационные документы предприятий различных организационно-правовых форм (уставы положения, учредительные договоры кооперативов, акционерных обществ, унитарных предприятий и др.). Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах предприятие. Штатное расписание.
Инструкция по отдельным видам деятельности. Должностные инструкции работников. Правила. Памятки.
6. Распорядительные документы предприятия АПК.
Назначение и состав распорядительной документации. Процедура издания распорядительных документов. Составление и оформление постановления). Составление и оформление документов, издаваемых в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).
7. Информационно-справочные документы предприятия АПК.
Назначение и состав информационно-справочной документации. Виды телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных сообщений.
Оформление справок, сводок, предложений, представлений, докладных и объяснительных записок. Особенности оформления актов. Порядок ведения и оформления протоколов. Подготовка и оформление заключений, отзывов, отчетов, перечней, списков.
8. Документы по личному составу предприятия АПК.
Документы трудоустройства (заявление, анкета, автобиография, резюме) и правила их оформления. Трудовые договоры. Специфика оформления приказов по личному составу. Трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная карточка, личное дело. Составление характеристик и правила их оформления.
3.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ И
СОДЕРЖАНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ.
Титульный лист оформляется по образцу, представленному в приложении.Содержание включает перечень заголовков, разделов и параграфов текста работы с указанием нумерации страниц.
Введение должно быть посвящено актуальности изучаемой темы теоретической части реферата.
Задание к реферату состоит из 2 частей: теоретической и практической.
Теоретическая часть должна раскрывать суть рассматриваемого вопроса, в ней студент должен показать свое отношение к описываемой проблеме. В теоретической части студент должен показать, насколько он усвоил изученный материал. Излагать материал, необходимо делая ссылки на литературные источники [номер источника по списку литературы, страницы]. Рекомендуется использовать публикации специалистов в периодических изданиях последних лет (1-3 года), ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Практическая часть содержит задание в соответствии с вариантом, в котором необходимо составить документы конкретного предприятия на основе представленных макетов и в соответствии с государственным стандартом 2003 года (ГОСТ Р 6.30 – 2003).
Заключение должно содержать выводы по следуемой теме.
Список литературы содержит сведения о литературных и иных источниках, которые использовались при составлении реферата и на которые есть ссылки в тексте. Список приводится в алфавитном порядке, каждой позиции присваивается соответствующий порядковый номер, который должен содержать фамилию и инициалы автора, название работы, место издания, наименование издательства, год издания, число страниц.
Наименование места издания необходимо приводить полностью в именительном падеже, допускается сокращение: Москва (М.), СанктПетербург (СПб.). Если книга написана двумя или более авторами, то их фамилии следует указывать в той же последовательности, в которой они приведены в книге. В этом случае приводится не более трех авторов.
Сведения о публикациях в периодической печати должны включать фамилию и инициалы автора, название статьи, наименование издания (журнала, газеты), год издания и номер журнала.
Страницы реферата должны быть пронумерованы, начиная с содержания, без пропусков и добавлений, проставляются внизу по центру.
Объем реферата 17-20 страниц.
На последней странице реферата студент должен поставить подпись и дату сдачи работы.
4.ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ
КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
4.1. Темы рефератов по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» для студентов ФЗО специальность «Экономика и управление на предприятии»Номер варианта определяется исходя из шифра зачетной книжки студента по приведенной ниже таблице. Например, номера вариантов для студента с шифром зачетной книжки 00105 находится на пересечении строки 0 (предпоследняя цифра шифра) и столбца 5 (последняя цифра шифра), то есть вариант теоретической части и практической.
Предпоследняя цифра шифра 2 11/20 12/19 13/18 14/17 15/16 11/30 12/29 13/28 14/27 15/ 3 16/15 17/14 18/13 19/12 20/11 16/25 17/24 18/23 19/22 20/ 8 41/20 42/19 43/18 44/17 45/16 41/30 42/29 43/28 44/27 45/ 9 46/15 47/14 48/13 49/12 50/11 46/25 47/24 48/23 49/22 50/ «Документирование управленческой деятельности» для студентов ФЗО специальность «Экономика и управление на предприятии»:
1. История управления и делопроизводства. Термины и определения.
2. Документационное обеспечение управления.
3. Единая государственная система документации. Государственные 4. Требования к бланкам документов предприятия. Состав реквизитов 5. Значение бланка документа. Характерные особенности общего бланка 6. Требования к текстам документов.
7. Организация документооборота и регистрация документов.
8. Организация работы с конфиденциальными документами. Контроль исполнения документов.
9. Организационно-справочная работа. Отправка документов.
10. Средства копирования и размножения документов. Средства оргтехники, используемые на автоматизированном рабочем месте специалиста и руководителя.
11. Номенклатура дел. Формирование и ведение личных дел.
12. Заголовки дел и установление сроков хранения дел. Экспертиза ценности документов.
13. Текущее хранение дел. Составление описей и сдача дел в архив.
Архивное хранение документов и дел.
14. Систематизация документов и их хранение.
15. Особенности в организации работы с исходящими и внутренними документами. Индексирование документа.
16. Назначение и состав организационной документации предприятий различных организационно-правовых форм.
17. Назначение и состав распорядительной документации.
18. Процедура издания распорядительных документов.
19. Назначение и состав информационно-справочной документации.
20. Виды переписки и правила оформления служебных писем.
21. Правила оформления телеграмм, телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных сообщений.
22. Оформление справок, сводок, предложений, представлений.
23. Оформление служебных записок. Особенности оформления актов.
24. Порядок ведения и оформления протоколов.
25. Подготовка и оформление заключений, отзывов, отчетов, перечней, списков.
26. Документы трудоустройства (заявление, анкета, автобиография, резюме) и правила их оформления.
27. Трудовой договор и порядок его заключения.
28. Специфика оформления приказов по личному составу.
29. Трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная карточка, личное дело.
30. Составление характеристик и правила их оформления.
31. Методика редактирования документа. Техника правки документа на 32. Формы изложения текста в письмах. Составные части писем. Формы обращения и заключения писем.
33. Структура и задачи документационного обеспечения управления организации.
34. Содержание должностных инструкции.
35. Систематизация и текущее хранение документов.
36. Информационно-справочные документы.
37. Особенности работы с исходящими документами.
38. Особенности работы с входящими документами.
39. Особенности работы с внутренними документами.
40. Оформление организационных документов.
41. Организация работы с документами.
42. Технические средства, используемые в делопроизводстве.
43. Организация документооборота и регистрация документов.
44. История развития делопроизводства в России.
45. Редактирование текстов документов и писем.
46. Организационные документы на предприятиях АПК.
47. Оформление корреспонденции по ВЭД.
48. Текущее и архивное хранение документов и дел.
49. Классификация документов, требования к бланкам документов.
50. Унифицированная система документации.
«Документирование управленческой деятельности» для студентов ФЗО специальность «Экономика и управление на предприятии» (составить документы):
1. Трудовой договор.
2. Должностная инструкция секретаря.
3. Должностная инструкция экономиста.
4. Должностная инструкция бухгалтера.
5. Должностная инструкция менеджера 6. Должностная инструкция работника службы ДОУ.
7. Документы по трудоустройству.
9. Приказ по личному составу.
13. Докладная записка.
14. Служебная записка.
15. Объяснительная записка.
16. Штатное расписание.
18. Номенклатура дел.
19. Положение о структурном подразделении предприятия.
20. Положение о службе ДОУ.
21. Положение о планово-экономическом отделе.
22. Служебное письмо.
23. Телеграмма, телефонограмма.
24. Личная карточка.
25. Распоряжение.
29. Доверенность.
30. Инструкция по делопроизводству.
5. МАКЕТЫ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Макеты информационно-справочных документов Наименование организации Справочные данные об организацииАКТ УТВЕРЖДАЮ
Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже.Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившие основанием для составления акта.
Составлен комиссией:
Председатель: Наименование должности И.О. Фамилия Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилия Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилии лиц, Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Составлен в экземплярах:
1-ый – кому (куда);
2-ой – кому (куда) и т.д.
Приложение: наименование приложения, если оно есть.
Председатель (подпись) И.О.Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Заголовок к тексту начинается с предлога “О” Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекомендуется текст начинать со слов:“Довожу до Вашего сведения…”.
Затем приводятся выводы и предложения.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенный дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть.
Приложение: 1. Наименование приложения.
Наименование должности лица,
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование должности лица, Заголовок к тексту начинается с предлога “О” Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.Заголовок к тексту начинается с предлога “О” Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.
Наименование структурного подразделения Наименование должности
СПРАВКА
Заголовок к тексту начинается с предлога “О” и указывает дату или период времени Текст состоит из 2 частей: вводной, – указывается факты или события, послужившие поводом для ее составления, и основной, – приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные вопросы.Наименование должности лица, (или эмблема, товарный знак)
НАИМЕНОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, № телефона, факса и т.д.Код формы документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О») Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то текст печатается от 1-го положения табулятора – пять знаков от левого поля. Текст без абзацев может печататься от 0-го положения табулятора – непосредственно от левого поля формуляра.
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Подпись:
Визы (приводятся на копии):
Дата Исполнитель (Фамилия, можно имя, отчество) Телефон В дело Подпись Дата
ОРГАНИЗАЦИЯ
электронной копии документа «»200_ г.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
Дата № Форма заседания Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном Повестка дня:1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформляется аналогично).
И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).
ВЫСТУПИЛИ:
И. О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть указана должность выступившего).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
В дело 00-00 (подпись), дата Идентификатор электронной копии документа 5.2. Макеты распорядительных документов
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИКАЗ
Заголовок к тексту начинается с предлога «О», отвечает на вопрос «о чем?»В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В начале пункта приходится наименование должности исполнителя, его И.О.
Фамилия или наименование структурного подразделения ( в дательном падеже), затем четко излагается содержания предлагаемых действий (начинается с глагола в неопределенной форме) и указывается срок исполнения.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т.д.).
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: «Контроль за исполнением приказа возложить на…» (указываются должность, И.О. Фамилия или наименование структурного подразделения).
Наименование должности Визы заинтересованных лиц:
00.00. Исполнитель (И.О. Фамилия) телефон (000 00 00) документа
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Заголовок начинается с предлога «О…»Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания распоряжения). Констатирующая часть зачастую отсутствует.
Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ (или ПРЕДЛАГАЮ):
1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель – действие – срок.
2. Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах:
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на (приводятся наименование структурного подразделения или должности – инициалы, фамилия).
Должность лица, Гриф согласования или визы Исполнитель (И.О. Фамилия) Телефон Идентификатор электронной копии документа В дело 00-00 (Подпись, дата)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РЕШЕНИЕ
документа Заголовок начинается с предлога «О …»Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, в случае необходимости, на распорядительный документ вышестоящего органа.
Распорядительная часть начинается словами: Совет директоров (Коллегия и т. д.), РЕШИЛ (РЕШИЛА):
Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок.
Последний пункт: контроль за исполнение возложить на – указывается должность, инициалы, фамилия.
Визы (при необходимости) В дело 00-00 (подпись, дата)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УКАЗАНИЕ
документа Заголовок выражает краткое содержание, начинается с Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ (Указ Президента РФ, Постановление Правительства РФ). Указывают полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:
Если согласно законодательству адресата нельзя обязывать выполнять действия, т.к. он не входит в число подчиненных организаций, то распорядительную часть начинают словом ПРЕДЛАГАЮ:
1. Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, Ф. И. О.) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения (без слова «срок»).
2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа.
Наименование должности лица, Гриф согласования, визы (при необходимости) Исполнитель (И.О. Фамилия) телефон В дело 00-00 (Подпись), дата Идентификатор электронной копии документа 5.3. Макеты организационных документов
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
УТВЕРЖДЕНО
акционерного общества открытого (закрытого) ВизыНАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ
_ Руководитель Виза согласования С положением 00.00. 5.4. Требования к оформлению реквизитов документов 1. Государственный герб РФ 2. Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации или товарный знак 4. Код организации (ОКПО) 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 6. ИНН/КПП 7. Код формы документа (ОКУД) 8. Наименование организации 9. Справочные данные об организации 10. Наименование вида документа 11. Дата документа 12. Регистрационный номер документа 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14. Место составления или издания документа 15. Адресат 16. Гриф утверждения документа 17. Резолюция 18. Заголовок к тексту 19. Отметка о контроле 20. Текст документа 21. Отметка о наличии документа 22. Подпись 23. Гриф согласования документа 24. Виза согласования документа 25. Печать 26. Отметка о заверении копии 27. Отметка об исполнителе 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29. Отметка о поступлении документа в организацию 30. Идентификатор электронной копии документов6. ТЕСТЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ
ТЕМА 1. Общие правила оформления документов 1.Делопроизводство – это:а) деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами;
б) наука, изучающая создание документов;
в) совокупность документов на предприятии;
г) систематизированный перечень дел на предприятии.
2.ДОУ – это:
а) наука, изучающая создание документов;
б) деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами;
в) совокупность документов на предприятии;
г) систематизированный перечень дел на предприятии.
3.Этапы делопроизводства:
а) создание документов и их хранение;
б) создание документов и организация работы с ними;
в) создание документов, организация работы с документами и их г) создание документов, организация работы с документами и их обработка.
4. Дело – это:
а) совокупность документов, относящихся к одному и тому же вопросу или участку деятельности и помещенная в отдельную обложку;
б) систематизированный перечень дел, заводимый в организации, с указанием сроков их хранения;
в) систематизированный перечень документов, заводимый в организации, с указанием сроков их хранения;
г) совокупность документов.
5. Номенклатура дел – это:
а) совокупность документов, относящихся к одному и тому же вопросу или участку деятельности и помещенная в отдельную обложку;
б) систематизированный перечень дел, заводимый в организации, с указанием сроков их хранения;
в) систематизированный перечень документов, заводимый в организации, с указанием сроков их хранения;
г) совокупность документов.
6. Документ – это:
а) совокупность реквизитов;
б) оформленная по определенным правилам информация;
в) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
г) систематизированная информация.
7. Юридическая сила документов – это:
а) подтверждение подлинности документа;
б) свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
в) обязательное использование реквизитов «подпись» и «печать»;
г) реквизит официального документа, придающий ему правовое значение.
8. Обязательные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документов:
а) печать, подпись;
б) наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, гриф утверждения документа, текст, подпись, печать;
в) наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, гриф утверждения документа, подпись, печать;
г) наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, гриф утверждения документа, текст, подпись, 9. Организационно-распорядительные документы – это:
а) документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц;
б) уставы, распоряжения, приказы, должностные инструкции;
в) организационные, распорядительные, информационно-справочные документы;
г) процессы, относящиеся к записи на разных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в соответствии с действующим законодательством и компетенцией.
10. К организационно-распорядительным документам относят:
а) справки, приказы, заявления, письма;
б) уставы, распоряжения, приказы, должностные инструкции;
в) организационные, распорядительные;
г) организационные, распорядительные, информационно-справочные документы;
11. Основные функции документов:
а) информационная, управленческая, коммуникативная, правовая, организационная, научно-историческая;
б) организационная, информационная, распорядительная, справочная;
в) информационная, управленческая, коммуникативная, правовая, организационная, научно-историческая, распорядительная, справочная;
г) правовая, нормативная, информирующая, производственная.
12. Классификация документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
а) личные и официальные;
б) простые и сложные;
в) входящие, исходящие, внутренние;
г) индивидуальные, трафаретные, типовые.
д) подлинники, копии, дубликаты;
е) письма, телеграммы, факсы, телефонограммы.
ж) секретные и несекретные.
13. Классификация документов в зависимости от способа изложения текста:
а) личные и официальные;
б) простые и сложные;
в) входящие, исходящие, внутренние;
г) индивидуальные, трафаретные, типовые.
д) подлинники, копии, дубликаты;
е) письма, телеграммы, факсы, телефонограммы.
ж) секретные и несекретные.
14. Классификация документов по происхождению:
а) личные и официальные;
б) простые и сложные;
в) входящие, исходящие, внутренние;
г) индивидуальные, трафаретные, типовые.
д) подлинники, копии, дубликаты;
е) письма, телеграммы, факсы, телефонограммы.
ж) секретные и несекретные.
15. Классификация документов по способу передачи:
а) личные и официальные;
б) простые и сложные;
в) входящие, исходящие, внутренние;
г) индивидуальные, трафаретные, типовые;
д) подлинники, копии, дубликаты;
е) письма, телеграммы, факсы, телефонограммы.
ж) секретные и несекретные.
16. Классификация документов по степени подлинности:
а) личные и официальные;
б) простые и сложные;
в) входящие, исходящие, внутренние;
г) индивидуальные, трафаретные, типовые;
д) подлинники, копии, дубликаты;
е) письма, телеграммы, факсы, телефонограммы ж) секретные и несекретные.
17. Классификация документов по количеству затронутых вопросов:
а) личные и официальные;
б) простые и сложные;
в) входящие, исходящие, внутренние;
г) индивидуальные, трафаретные, типовые;
д) подлинники, копии, дубликаты;
е) письма, телеграммы, факсы, телефонограммы;
ж) секретные и несекретные.
18. Классификация документов:
1) по отношению к аппарату управления;
2) по способу передачи;
3) по количеству затронутых вопросов;
4) по степени подлинности;
5) по происхождению;
6) по способу изложения текста 19. Вопросы ДОУ регламентируются:
а) законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, делопроизводству;
в) ГОСТ Р 6.30 -2003;
г) номенклатурой дел.
20. Совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями – б) номенклатура дел;
в) нормативно – методическая основа ДОУ;
г) инструкция по делопроизводству.
21. Нормативно – методическая основа ДОУ регулируются:
а) законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, делопроизводству;
в) ГОСТ Р 6.30 -2003;
г) номенклатурой дел.
22. Нормативно – методическая база делопроизводства регулирует:
а) правила оформления документов;
б) правила работы с документами;
в) обеспечение сохранности документов;
г) работу службы делопроизводства;
ТЕМА 2. Организация документооборота на предприятии 1. Под документооборотом понимается:
а) движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;
б) создание документов и их хранение;
в) систематизированный перечень дел на предприятии.
2. По отношению к аппарату управления различают потоки:
а) поступающих, отправляемых и внутренних документов;
б) входящих, исходящих и внутренних документов;
в) личные и официальные;
г) простые и сложные.
3. Этапы работы с исходящими документами:
а) составление проекта документа, его распечатка;
б) первичная обработка;
в) согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
г) контроль исполнения документов;
д) подписание (утверждение) документа;
е) предварительное рассмотрение;
ж) регистрация и отправка документа.
4. Этапы работы с входящими документами:
а) составление проекта документа, его распечатка;
б) первичная обработка;
в) согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
г) контроль исполнения документов;
д) подписание (утверждение) документа;
е) предварительное рассмотрение;
ж) регистрация и направление на исполнение.
5. Этапы работы с внутренними документами:
а) составление проекта документа, его распечатка;
б) первичная обработка;
в) согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
г) контроль исполнения документов;
д) подписание (утверждение) документа;
е) предварительное рассмотрение;
ж) регистрация и отправка документа.
6. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения – а) процесс контроля;
б) процесс регистрации;
в) процесс контроля исполнения документа;
г) процесс утверждения документа.
7. Системы регистрации документов:
а) простая и сложная;
б) централизованная, децентрализованная, смешанная;
в) централизованная, децентрализованная;
г) журнальная и карточная.
8. Формы регистрации документов:
а) простая и сложная;
б) централизованная, децентрализованная, смешанная;
в) электронная;
г) журнальная и карточная.
ТЕМА 3. Составление и оформление основных видов документов 1. К организационным документам относят:
а) постановления, указания, распоряжения, решения, приказы;
б) справки, акты протоколы, записки, заявления, доверенности и т.д.;
в) устав, учредительские документы, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка;
г) трудовой договор, анкета, трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная карточка, личное дело.
2. К распорядительным документам относят:
а) постановления, указания, распоряжения, решения, приказы;
б) справки, акты протоколы, записки, заявления, доверенности и т.д.;
в) устав, учредительские документы, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка;
г) трудовой договор, анкета, трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная карточка, личное дело.
3. К информационно-справочным документам относят:
а) постановления, указания, распоряжения, решения, приказы;
б) справки, акты протоколы, записки, заявления, доверенности и т.д.;
в) устав, учредительские документы, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка;
г) трудовой договор, анкета, трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная карточка, личное дело.
4. К документам по личному составу относят:
а) постановления, указания, распоряжения, решения, приказы;
б) справки, акты протоколы, записки, заявления, доверенности и т.д.;
в) устав, учредительские документы, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка;
г) трудовой договор, анкета, трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная карточка, личное дело.
5. Классификация документов:
а) постановления, указания, распоряжения, решения, приказы;
б) справки, акты протоколы, записки, заявления, доверенности и т.д.;
в) устав, учредительские документы, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка;
г) трудовой договор, анкета, трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная карточка, личное дело.
6. Определить наименование вида документа:
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 1. Провести ремонтные работы в цехе №3. Ответственный – начальник ремонтно-технической службы Макаров Д. А., срок – 15.02. 2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха №3 Давыдова Д. И.Главный инженер Зайцева С. А. Зайцева 12.02. Начальник цеха № Давыдов Д. И. Давыдов 12.02. В дело №07-25 Сидорова 14.02. 7. Документы, включаемые в личное дело:
а) личный листок, трудовой договор, приказы по личному составу;
б) совокупность документов, содержащих сведения о работнике;
в) внутренняя опись документов, личный листок, трудовой договор, копии приказов, копии документов об образовании;
г) трудовая книжка.
8. Документ, состоящий из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности), квалификационные требования, оценка работы – б) положение;
в) должностная инструкция;
г) инструкция.
7.ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Основные понятия делопроизводства.2. Этапы делопроизводства.
3. Классификация документов.
4. Нормативно-методическая база делопроизводства.
5. Юридическая сила документов.
6. Общие правила оформления управленческих документов.
7. Унифицированная система документации.
8. Требования к бланкам документов.
9. Схемы расположения реквизитов.
10. Состав реквизитов документов.
11. Технология работы с документами.
12. Документооборот.
13. Регистрация и учет входящих документов.
14. Подготовка и регистрация исходящих документов.
15. Работа с внутренней документацией.
16. Составление номенклатуры дел.
17. Формирование и оформление дел.
18. Текущее и архивное хранение документов и дел.
19. Организационная документация:
• Назначение и состав организационной документации.
учредительные договоры кооперативов, акционерных обществ, унитарных предприятий и др.).
• Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах предприятие.
• Штатное расписание.
• Инструкция по отдельным видам деятельности.
• Должностные инструкции работников. Правила. Памятки.
20. Распорядительные документы:
• Назначение и состав распорядительной документации.
• Процедура издания распорядительных документов.
• Составление и оформление документов, издаваемых в условиях коллегиальности (решения, постановления).
• Составление и оформление документов, издаваемых в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, 21. Информационно-справочные документы:
• Назначение и состав информационно-справочной документации.
• Виды переписки и правила оформления служебных писем, телеграмм, телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных представлений, докладных и объяснительных записок.
• Особенности оформления актов.
• Порядок ведения и оформления протоколов.
• Подготовка и оформление заключений, отзывов, отчетов, 22. Документы по личному составу:
• Документы трудоустройства (заявление, анкета, автобиография, резюме) и правила их оформления.
• Специфика оформления приказов по личному составу.
• Трудовая книжка, личный листок по учету кадров, личная • Составление характеристик и правила их оформления.
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ
Автобиография — описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.Автоматизированное делопроизводство — делопроизводство с применением программного обеспечения, автоматизирующего согласование, регистрацию, контроль исполнения, поиск и другие процессы с документами.
Автоматизированная информационная система — информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресант — отправитель.
Адресат — получатель.
Адресование документа — указание получателя документа путем проставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
АРМ – автоматизированное рабочее место.
Анкета – докуме нт, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Аннотация - краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
необходимых сведений в архивных документах.
обеспечивающее их рациональное размещение, сохранность и использование.
Бланк документа — стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
Бухгалтерские документы — документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.
Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа — заверенная копия части документа.
Гарантийное письмо — письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.
ГОСТ Р - государственный (национальный) стандарт России.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Гриф - помет ка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («конфиденциально», «срочно», «лично» и т.д.) Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дежурный лист - талон для регистрации деловой корреспонденции.
Дело - 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.
Деловое письмо — вид корреспонденции, направляемой от имени одной организации, учреждения т.д. другой оганизации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное).
Делопроизводство — сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения. Равнозначен ему термин «доку-ментационное обеспечение управления» (ДОУ).
Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор — документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.
Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ — 1) информация на материальном носителе имеющая юридическую силу; 2) средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Синоним термина "делопроизводство".
Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование — процесс создания, исполнения и оформления документов.
Документооборот — 1) движение документов в учреждении; момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы постоянного хранения - документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Дубликат - второй экземпляр документа, заменяющий утраченный подлинник.
Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.
Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события, например: служебная, памятная, докладная, объяснительная.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа - совокупность реквизитов: "эмблема организации", "наименование организации", "справочные данные об организации", "наименование вида документа", "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылка на регистрационный номер и дату документа", "заголовок к тексту".
Заключение - документ, содержащий мнение организации, комиссии, специалиста по какому-либо вопросу.
Запрос - документ, содержащий просьбу предоставить информацию по какому-либо вопросу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.
Знак обслуживания - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.
Инвентаризационная опись (ведомость) - перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимости.
Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индексация документов - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
Инициативный документ (письмо) — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
регулирующие организационные и специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и отдельных должностных лиц.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.
Исковая давность - срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.
Исковое заявление - заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.
Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.
Классификация документов — деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Квитанция - расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.
позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Коммерческое письмо — название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.
Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством соответствующим образом заверенное.
Корреспондент — организация или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Кредитное письмо - письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по договору.
Личная карточка - документ, составляемыи на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).
Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражает передачу какоголибо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.
Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице.
Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных для этого технических средств.
Номенклатура дел — систематизированный перечень, заголовок дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом. Номер исходящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
устанавливаются какие-либо правила, нормы. Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени материальных или денежных ресурсов, выпускаемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию).
предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, правил или устного указания руководителя.
Организационные документы — документы, определяющие статус (организационно-правовую форму) предприятия и порядок его работы.
Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) копирования.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
(секретности), срочность исполнения документов. Отпуск — заверенная полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя.
учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Оформление дела — комплекс работ по описанию дела, по подготовке обложки, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Петиция - письменное обращение граждан, содержащее просьбу, требование или запрос, направленное органам а1асти и управления.
обстоятельствах жизни гражданина.
Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного финансовыми средствами.
Письменные доказательства - документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между предприятиями и частными лицами.
Подлинник — 1) первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный; 2) рукопись.
собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Поисковые данные документа — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номера листа (страницы) документа.
Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления. Предметный каталог — каталог документов, содержащих сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах. Предметный указатель — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
информационной системе или посредник за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Право подписи - полномочие должностного лица на подписание документов.
назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Презентация — 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).
Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период.
Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.
Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.
Регистрационный штамп — штамп, содержащий следующую информацию: название организации, дату регистрации, регистрационный индекс.
Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведений о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.
Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).
Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизит переменный — реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Реквизит постоянный — реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (трафарета) документа.
Реквизиты — информационные элементы служебного документа, его составляющие.
Рекламационное письмо — зая вление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.
Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа;
результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса;
3)резолюция собрания, совещания.
Система документирования — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.
Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
отправляемых деталей какого-либо изделия, конструкции и т. п.
Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.
систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативноправовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения).
определенном порядке (например, табель отчетности).
Таблица — форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размешены по графам.
телеграфу.
Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телефону.
Техническая документация — обобщающее название документов, отражающих результат проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промышленного производства.
документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые но образцам.
Товарный знак - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
Трафаретизация — способ унификации текстов документов, состоящий в разделении содержащейся в них информации на постоянную (трафаретную), закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа).
деятельность.
Указание — распорядительный документ, издаваемый на предприятиях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.
Унификация — установление единообразного набора элементов текста, реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования.
Устав — правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.
факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанной от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
физическое лицо — лицо, обладающее гражданскими правами и подлежащее ответственности за нарушение гражданских обязанностей.
Фирма - предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.
Формирование дел — группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Формулировка — языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.
Формуляр документа — совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.
Характеристика — документ, выдаваемый администрацией предприятия своему сотруднику.
Штатное расписание - унифицированный документ, содержащий сведения о структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия.
осуществляющее прием и отправку корреспонденции.
документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного уничтожению.
представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшею документ, электронная цифровая подпись).
Электронная регистрационная карточка (ЭРК) - электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки, содержащий основные сведения о документе и работе, с ним и хранящийся в единой базе данных предприятия.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для зашиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Основная:1. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов – М.:Изд.- «Дашков и К»,2004. –336;
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие 5-е издание – М: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003, 184 с.;
Дополнительная:
1. Федеральный закон от 20.02.95 г. № 95-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;
2. Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
3. Гражданский кодекс РФ;
4. Трудовой кодекс РФ;
5. Уголовный кодекс РФ;
6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 – М: «ИПК Издательство стандартов», 2003;
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 27.11.2000 № 68);
8. Комышев А.А. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 9. Делопроизводство: учебник для вузов/под. ред. Т.В.
Кузнецовой. – М: МЦФЭР, 2004, 544 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОИНЖЕНЕРНЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ В.П.ГОРЯЧКИНА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: « Документирование управленческой деятельности»на тему:
«»
Методические рекомендации для ФЗО ОБУХОВА Татьяна Николаевна
«