МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

№ 560ЮД

01.09.2014

Об утверждении и введении в действие

Положения о порядке оформления, ведения

и учета зачетных книжек и студенческих билетов

В целях соверш енствования и униф икации ведения основны х студенческих докум ентов ПРИКАЗЫВАЮ:

1.У твердить и ввести в действие с 01.09.2014 прилагаем ое П олож ение о порядке оф ормления, ведения и учета зачетны х книж ек и студенческих билетов.

2. В едение зачетны х книж ек и студенческих билетов осущ ествлять в строгом соответствии с П олож ением.

3.У правлению делам и и организационного обеспечения (Е.В. Вельская) довести настоящ ий приказ до сведения деканов ф акультетов (директоров институтов), ответственны х за ведение студенческих докум ентов в структурны х подразделениях университета.

4.У правлению инф орм ационной политики (Ю.А. Э мер) разм естить приказ на сайте университета в срок до 01.09.2014; текст П олож ения разм естить на сайте ТГУ в разделе У чебного управления.

5. К онтроль за исполнением приказа возлож ить на начальника учебного управления Е.Ю. Брель.

Ректор Э.В. Галаж инский Е.Ю. Брель 529-

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский Томский государственный университет»

(ТГУ, НИ ТГУ)

УТВЕРЖДАЮ

Проректор по учебной работе Положение о порядке оформления, ведения и учета зачетных книжек и студенческих билетов Томск

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения 2. Порядок оформления студенческого билета 3. Порядок оформления зачетной книжки 4. Ведение зачетной книжки 5. Внесение исправлений в зачетную книжку и студенческий билет 6. Движение зачетной книжки 7. Хранение студенческих билетов и зачетных книжек.

Выдача дубликатов документов. Порядок списания документов.

1. Общие положения 1.1. Настоящий документ - «Положение о порядке оформления, ведения и учета зачетных книжек и студенческих билетов» — разработан в соответствии документами:

- Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЭ (ред. от 21.07.2014) «Об образовании в Российской Федерации»

- Приказом Минобрнауки России от 22.03.2013 № 203 «Об утверждении образцов студенческого билета и зачетной книжки для студентов (курсантов), осваивающих программы бакалавриата, программы специалитета, программы магистратуры» (Зарегистрировано в Минюсте России 22.05.2013 № 28458) - Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1367 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры» (зарегистрировано в Минюсте России 22.05.2013 № 28458) - Приказом Минобрнауки России от 13.02.2014 № 112 (ред. от 16.05.2014;

начало действия редакции с 13.07.2014) «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов»

- Приказом Минобразования РФ от 25.03.2003 № 1155 «Об утверждении Положения об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 05.05.2003 № 4490) - Уставом Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский Томский государственный университет» (далее по тексту - ТГУ).

1.2. Зачетная книжка - это документ студента, в котором фиксируется освоение им основной образовательной программы специальности или направления подготовки, на которую студент зачислен приказом ректора ТГУ.

1.3. Студенческий билет - это документ, удостоверяющий личность студента и принадлежность его обладателя к обучающимся лицам (студентам) очной (заочной, очно-заочной) формы обучения какого-либо факультета/института ТГУ. Одновременно он является пропуском для прохода в корпуса ТГУ при предъявлении его на вахте сотрудникам охраны.

1.4. Бланки зачетных книжек и студенческих билетов изготавливаются централизованно на основании заявки Учебного управления ТГУ (далее по тексту - УУ) в соответствии с планируемым к зачислению количеством студентов. Изготовленные зачетные книжки и студенческие билеты хранятся на складе ТГУ. Ответственность за оборотом бланков зачетных книжек и студенческих билетов возлагается на материально ответственное лицо факультета/ института ТГУ. Контроль за движением бланков зачетных книжек и студенческих билетов осуществляет бухгалтер материальной группы ТГУ.

1.5. Материально ответственные лица факультетов/институтов ТГУ получают бланки зачетных книжек и студенческих билетов по требованию, согласованному с деканом факультета/директором института и начальником учебного управления. Количество получаемых бланков не может превышать количество зачисленных студентов более чем на 3 %.

1.6. Оформление и выдача студенческих билетов и зачетных книжек возлагается на деканаты соответствующих факультетов/ дирекции институтов и производится в соответствии с настоящим положением. Все записи в студенческом билете и зачетной книжке делаются разборчиво и аккуратно ручкой синего, фиолетового или черного цвета (не гелевой).

1.7. При поступлении в ТГУ/ зачислении переводом каждому студенту присваивается индивидуальный номер, формирующийся в информационной базе «Студент». Этот номер проставляется как регистрационный в зачетной книжке и студенческом билете.

1.8. Номер студенческого билета и зачётной книжки не меняется на протяжении всего периода обучения студента в ТГУ.

1.9. Студенческий билет выдается студенту после зачисления его в контингент НИ ТГУ на весь период обучения. Студенческий билет установленного образца выдается студенту 1 сентября текущего года (студентам заочной формы обучения студенческие билеты выдаются в период установочной сессии) и не может быть передан другому лицу. Студенты, нарушившие это положение, подлежат наказанию в административном порядке и могут быть отчислены из ТГУ. Зачетная книжка выдается студенту, зачисленному в НИ ТГУ, не позднее, чем за месяц до начала сессии.

1.10. Выдаваемые студентам зачетные книжки и студенческие билеты регистрируются в специальных журналах и реестрах выдачи специальной формы (выдается бухгалтером материальной группы бухгалтерии НИ ТГУ).

Заполненный журнал сшивается и хранится в делах факультета/института в соответствии с утвержденной номенклатурой дел НИ ТГУ; реестр выдачи студенческих билетов и зачетных книжек сдается в материальную группу бухгалтерии НИ ТГУ (копии реестров хранятся в деканате факультета/дирекции института). В журнале регистрации и реестре выдачи студенческих билетов и зачетных книжек студент должен лично расписаться в их получении.

1.11. Зачетные книжки и студенческие билеты выдаются бесплатно студентам, зачисленным в ТГУ по результатам вступительных испытаний или в порядке перевода/восстановления из других вузов. Дубликаты означенных документов также выдаются бесплатно.

1.12. Новый студенческий билет и зачетная книжка выдается студенту при переводе из другого вуза. При переводе студента на другую специальность/направление подготовки того же подразделения НИ ТГУ, на другую форму обучения, или при восстановлении в НИ ТГУ новый студенческий билет и зачетная книжка не выписываются; в документы, выданные ранее, вносятся изменения в соответствии с п.5 настоящего положения.

1.13. При отчислении студента из НИ ТГУ он обязан сдать студенческий билет и зачетную книжку в соответствующий деканат факультета/дирекцию института, сотрудники которого помещают документы в личное дело студента и сдают на хранение в архив 2. Порядок оформления студенческого билета 2.1 Сотрудник деканата факультета/дирекции института заполняет бланк студенческого билета на каждого студента.

2.2 Заполнение студенческого билета осуществляется по нижеследующим правилам:

2.2.1. в студенческом билете должна быть наклеена фотографическая карточка студента;

2.2.2. на левой внутренней стороне студенческого билета разборчиво заполняют графы: «№ студенческого билета», «Фамилия», «Имя», «Отчество»

(полностью в соответствии с паспортными данными (ФИО иностранного гражданина записываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции);

- «Форма обучения» - очная, очно-заочная, заочная;

- «Факультет»- название факультета /института - штамп, аббревиатура, полное название - «Дата выдачи билета» - 01.09.20ГГ. для вновь поступивших и ЧЧ.ММ.20ГГ. для переведенных из другого вуза;

2.2.3. на правой внутренней стороне студенческого билета ежегодно заполняется графа «В 20 / уч..г. является студентом _ курса», заверяется факультета/института;

2.3. Далее студенческий билет передается на подпись начальнику учебного управления и заверяется гербовой печатью ТГУ, которая должна захватывать часть фотографической карточки.

3.1. В обязательном порядке заполняют все строки на левой стороне разворота:

- «№ зачетной книжки»;

- «Фамилия, имя, отчество» (полностью в соответствии с паспортными данными). (ФИО иностранного гражданина записываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции);

- наклеивается фотография и ставится печать ТГУ.

3.2. На правой странице разворота заполняются следующие строки:

- «Факультет (институт)» (полное наименование в соответствии с приказом ректора, аббревиатура);

- код, «Направление подготовки (специальность)» указываются в соответствии с действующей лицензией);

- «Зачислен приказом о т _ № » (указывается дата выхода и № приказа). Данная страница зачетной книжки подписывается деканом факультета/директором института, начальником учебного управления и заверяется печатью ТГУ.

4.1. В зачетную книжку вносятся результаты промежуточной и итоговой аттестации студента: итоги освоения теоретических курсов и практических занятий (включая курсы по выбору и факультативные курсы), названия и результаты курсовых работ (проектов), практик всех видов за все годы обучения.

Все записи о сданных экзаменах и зачетах производятся на основе подлинных учебных документов (учебных ведомостей, экзаменационных листов). Зачетная книжка является основным документом студента, на основании которого производится оформление диплома и приложения к нему.

4.2. Ведение зачетной книжки сотрудником деканата факультета/дирекции 4.2.1. При условии выполнения студентом учебного плана на пустых строках соответствующих страниц ставится символ 4.2.2. Завершение сессии заверяется подписью декана факультета/директора института и печатью факультета/института.

4.2.3. При переводе студента на следующий курс, сотрудник деканата факультета/дирекции института вписывает в соответствующую строку ФИО студента и передает на подпись декану факультета/директору института.

4.2.4. При отчислении студента, не завершившего освоение основной образовательной программы, сотрудник деканата факультета/дирекции института вносит в зачетную книжку номер приказа и формулировку приказа об отчислении и передает зачетную книжку специалисту по кадровой работе для размещения ее в личном деле.

4.2.5. В случае успешного освоения основной образовательной программы сотрудник деканата факультета/дирекции института вносит в зачетную книжку записи следующего содержания:

- на обороте страницы «Решение Государственной экзаменационной комиссии» - «Студент (ка) _ выполнил (ла) учебный план полностью и допущен (на) к Итоговой государственной аттестации по специальности (направлению) _ »; «дата, подпись декана факультета/директора института». Данная запись заверяется печатью факультета/института;

- в разделах «Курсовые работы (проекты)» и «Практика» после подписи декана факультета/директора института ставится печать факультета/института.

4.2.6. На последней странице зачетной книжки ставится отметка о трудоустройстве:

(указывается наименование организации)», «направлен на обучение в магистратуре (аспирантуре)». Запись заверяется подписью заведующего выпускающей кафедрой и печатью факультета/института.

4.3.1. Студент ставит подпись под фотографией на левой стороне разворота зачетной книжки.

4.3.2. В каждом семестре в левом верхнем углу проставляет учебный год.

4.3.3. В каждом семестре в правом верхнем углу вписывает свою фамилию и инициалы.

Других записей в зачетную книжку студент не вносит.

4.4 Заполнение зачетной книжки преподавателем 4.4.1.Информация об итогах освоения студентом дисциплин основной образовательной программы вносится преподавателем, принимающим зачет или экзамен.

4.4.2. В графу «Наименование дисциплин» на одной или двух строках вносится полностью или сокращенно (аббревиатура) наименование дисциплины в соответствии с учебным планом.

4.4.3. В графе «Общее кол-во час/з. ед.» указывается общая трудоемкость дисциплины, включая часы самостоятельной работы студентов, в соответствии с учебным планом. Для студентов, зачисленных в ТГУ начиная с 2011 года, трудоемкость указывается в зачетных единицах. По дисциплине, читаемой в нескольких семестрах, указывается соответствующая доля общей трудоемкости дисциплины.

4.4.4. В графе «Фамилия преподавателя» указывается фамилия и инициалы преподавателя, фактически принимающего зачет или экзамен.

4.4.5. В графе «Экзаменационные отметки» проставляется оценка в форме, установленной Уставом ТГУ: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно»

«неудовлетворительно» в зачетную книжку не проставляется. В графе «Отметки о зачете» проставляется запись «зачтено». Отметка «не зачтено» в зачетную книжку не проставляется. При дифференцированном зачете вносится одна из записей «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» (допускаются сокращения «отл.», «хор.», «удовл.»).

4.4.6. В графе «Дата сдачи» проставляется фактическая дата сдачи зачета или экзамена в формате: число - ЧЧ, месяц - ММ, год - ГГГГ.

4.4.7. В графе «Подпись преподавателя» ставится подпись преподавателя, фактически принимающего зачет или экзамен.

4.4.8. Если учебным планом по дисциплине предусмотрены формы контроля «зачет» и «экзамен» в одном семестре, то преподаватель в зачетной книжке в графе «Количество часов» раздела «Результаты промежуточной аттестации (зачеты)» ставит прочерк, а общую трудоемкость (в соответствии с учебным планом) проставляет в разделе «...(экзамены)».

4.4.9. Оценка, полученная студентом при пересдаче неудовлетворительного результата промежуточной аттестации, проставляется на странице зачетной книжки, соответствующей семестру прохождения данной дисциплины.

4.4.10. Сведения о результатах выполнения и защиты курсовой работы (проекта) вносятся на странице «Курсовые работы (проекты)»:

- в графе «№ п/п» - порядковый номер курсовой работы (проекта);

-в графе «Наименование дисциплины (модуля)» - полное название соответствующего курса;

- в графе «Темы курсовой работы (проекта)» тему полностью без сокращений;

- в графе «Семестр» - № семестра (арабской цифрой), на котором должна быть; выполнена работа в соответствии с учебным планом;

- остальные графы заполняются в соответствии с пп. 4.4.4., 4.4.5, 4.4.6.

4.4.11. Сведения о прохождении практик (учебных, производственных, преддипломных) вносятся на специальной странице «Практика» преподавателемруководителем практики с указанием:

- наименования/вида практики;

- семестра, на котором она проводится;

- места прохождения практики (название учреждения, предприятия и т.д.);

- должности, в которой студент проходил практику;

- фамилии и инициалов преподавателя - руководителя практики, от предприятия (организации, учреждения);

- общее кол-во часов/зачетных единиц - часы и зачетные единицы в соответствии с учебным планом;

- Ф.И.О. руководителя практики от ТГУ, оценивающего результаты практики.

Остальные графы заполняются в соответствии с пп. 4.4.4., 4.4.5, 4.4.6.Запись о результатах практики заверяется подписью преподавателя - руководителя практики.

4.5. Заполнение зачетной книжки секретарем ГЭК 4.5.1 Результаты сдачи государственных экзаменов заносятся в специальный раздел зачетной книжки секретарем Государственной экзаменационной комиссии (далее по тексту - ГЭК):

- в графу «№ п/п» - порядковый номер экзамена;

- в графу «Наименование дисциплин (модулей) - наименование экзамена вносится полностью в соответствии с приказом ректора ТГУ о перечне государственных итоговых аттестационных испытаний;

- дата сдачи указывается в формате: число - ЧЧ, месяц - ММ, год - ГГГГ;

- экзаменационные отметки «отлично», «хорошо», «удовлетворительно»

пишутся полностью; запись о государственном экзамене, сданном на «неудовлетворительно», в зачетную книжку не вносится;

- в графе «Подписи членов государственной экзаменационной комиссии»

ставятся фамилии, инициалы и подписи всех, присутствовавших на экзамене членов ГЭК, но не менее 2/3 от утвержденного приказом состава ГЭК.

4.5.2. Результаты защиты выпускной квалификационной работы заносятся в специальный раздел зачетной книжки секретарем Государственной экзаменационной комиссии:

- в графе «Форма выпускной квалификационной работы» указывается уровень итоговой работы - по программе бакалавриата, специалитета, магистратуры;

- тема и научный руководитель выпускной квалификационной работы указываются полностью в соответствии с распоряжением декана факультета/директора института о закреплении тем и научных руководителей выпускных квалификационных работ;

- дата защиты выпускной квалификационной работы в ГАК указывается в формате: число - ЧЧ, месяц - ММ, год - ГГГГ;

- отметки «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» за защиту выпускной квалификационной работы пишутся полностью. Запись о выпускной квалификационной работе, защищенной на «неудовлетворительно», в зачетную книжку не вносится;

- в графе «Подписи членов государственной экзаменационной комиссии»

ставятся подписи, фамилии и инициалы всех, присутствовавших на защите выпускной квалификационной работы членов ГЭК, но не менее 2/3 от утвержденного приказом состава ГЭК.

4.5.3. В разделе «Решение государственной экзаменационной комиссии секретарь ГЭК вписывает:

- дату защиты квалификационной работы и номер протокола из книги «Протоколы заседаний ГЭК по защите выпускных квалификационных работ»;

- в строке «студенту_ » полностью вписывается ФИО студента;

далее заполняется нужная графа:

- специалисту «Присвоена квалификация »;

-бакалавру - «Присвоена степень бакалавра по направлению подготовки - магистру - «Присвоена степень магистра по направлению подготовки.»;

- в строке «Председатель» - указывается фамилия и инициалы председателя ГЭК, и ставиться его подпись;

- в строке «Члены комиссии» - указываются фамилии и инициалы членов ГЭК, присутствующих на защите выпускной квалификационной работы;

напротив каждой фамилии ставится подпись члена ГЭК;

- в строке «Выдан диплом» - пишется «с отличием» или «обычного образца», вносится № диплома и дата выдачи диплома (указанная в бланке).

4.5.4. На следующей странице ставится отметка о рекомендациях по итогам защиты выпускной квалификационной работы:

- «Рекомендовать ФИО выпускника (в соответствии с протоколом ГЭК) для продолжения обучения в магистратуре, аспирантуре»;

- «Рекомендовать выпускную квалификационную работу ФИО выпускника к публикации»;

- «Рекомендовать использование в учебном или производственном процессе результатов выпускной квалификационной работы и т.д.)».

5. Внесение исправлений в зачетную книжку и студенческий билет 5.1. Исправления на первой странице студенческого билета и правой странице разворота зачетной книжки вносятся сотрудником деканата факультета/дирекции института только на основании приказа ректора ТГУ.

Исправляемая запись зачеркивается аккуратно одной чертой:

- выше нее вносится новая запись;

- на полях делается запись «Исправлено на основании приказа № XXX от ЧЧ. ММ. ГГГГ.».

несоответствующих фактическому положению дел записей, неправильная запись зачеркивается аккуратно одной чертой, в следующую свободную строку заносится верная запись. Исправление заверяется подписью соответствующего преподавателя или должностного лица.

5.2. При пересдаче студентом дисциплины с целью повышения положительной оценки с разрешения декана факультета /директора института в последнем семестре обучения, запись о результатах данного экзамена вносится на странице последнего семестра. Запись о первичном экзамене зачеркивается аккуратно одной чертой, на полях делается ссылка на последний семестр обучения, где сделана новая запись о результатах сдачи этого экзамена.

Исправления заверяются деканом факультета/директором института.

6.1. После завершения теоретического обучения, для решения вопроса о допуске к итоговой аттестации студенты сдают зачетные книжки в деканат факультета/дирекцию института.

6.2 Сотрудник деканата факультета/дирекции института проводит сверку всех записей в зачетных книжках и учебных ведомостях и передает зачетную книжку с отметкой о допуске к итоговым аттестационным испытаниям секретарю ГЭК.

6.3. После завершения государственных итоговых испытаний и внесения всех необходимых записей зачетные книжки передаются в деканат факультета/дирекцию института.

6.4. После отчисления студента из ТГУ в связи с окончанием обучения зачетная книжка и студенческий билет вместе с другими, оформленными в установленном порядке документами студента (копия диплома и приложения к диплому), сдаются в студенческий отдел кадров для подготовки личного дела к сдаче в архив ТГУ.

7. Хранение студенческих билетов и зачетных книжек. Выдача дубликатов документов. Порядок списания документов 7.1. В межсессионный период студенческий билет и зачетная книжка находятся на руках у студента, обязанного содержать их в опрятном виде.

7.2. При утере студенческого билета (зачетной книжки) студент пишет заявление с просьбой выдать дубликат документа.

7.3. Дубликат студенческого билета заполняется как и оригинал документа.

Дополнительно на первой странице справа над наименованием вуза пишется слово «ДУБЛИКАТ»; дата выдачи - фактическая дата выдачи дубликата.

7.4. Дубликат зачетной книжки оформляется как и оригинал.

Дополнительно на правой стороне разворота над наименованием вуза заглавными буквами пишется слово «ДУБЛИКАТ»; дата выдачи новой зачетной книжки фактическая дата выдачи её дубликата.

7.5. Данные о сданных зачетах и экзаменах вносятся сотрудником деканата факультета/дирекции института разборчиво и аккуратно на основании учебных ведомостей по вышеизложенным правилам; каждая восстановленная страница заверяется подписью декана факультета/директора института и соответствующей печатью.

7.6. Студенческие билеты и зачетные книжки выпускников хранятся в личном деле выпускника в архиве ТГУ. Студенческие билеты и зачетные книжки отчисленных студентов также хранятся в личном деле в архиве ТГУ.

7.7. Приказом ректора ТГУ не реже одного раза в два года создаётся комиссия по проверке количества выданных и подлежащих списанию испорченных при заполнении студенческих билетов (зачетных книжек) во главе с председателем — деканом факультета/директором института.