Автоматизация магазинов г.Ульяновск 05.05.2009

Программный продукт «Супермаркет» Глава 5.

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира

Страница: 1 из 12 www.reshenie.info Комплекс внешних отчетов и обработок для программы 1С:Торговля и Склад 7.7 «Автоматизация магазина: Супермаркет»

Описание работы кассира Содержание Содержание

Введение

Используемые клавиши и их комбинации на клавиатуре

Функциональные клавиши

Комбинации клавиш

Закладка «Настройки»

Закладка «Технология»

Закладка «Продажи»

Алгоритм работы кассира

Ожидание покупателя

Подбор товара с использованием сканера

Подбор товара «вручную» из справочника

Удаление товара из чека

Указание процента скидки «вручную»

Указание процента скидки по накопительной системе скидок

Указание типа цен на товары

Указание суммы, вносимой покупателем наличными

Расчет за покупку по пластиковой карте

Оформление продажи

Возврат товара

Просмотр журнала сформированных документов

Просмотр чеков

Введение Когда торговое оборудование установлено, подключено и настроено наступает момент настройки программного обеспечения. Программа «Торговля и Склад» имеет огромные и очень хорошие возможности для того, чтобы подключить и использовать торговое оборудование.

Комплекс внешних отчетов и обработок «Супермаркет» предназначен для предоставления пользователю возможности использовать торговое оборудование в режиме работы торгового магазина типа «Супермаркет».

В комплексе содержится более трех десятков отчетов и обработок. Некоторые из них используются чаще, другие – реже.

Постоянно и непрерывно используется только одна обработка: «Работа кассира ФР в 1С».

Именно она обеспечивает функционирование рабочего места кассира в режиме продавца супермаркета.

Работа кассира в программе происходит (почти всегда) внутри одной обработки. Это не означает, что кассир не может в процессе работы оказаться где-то еще: в справочнике, в журнале документов, в другом отчете, но основная его работа все-таки происходит внутри одной единственной обработки «Работа кассира ФР в 1С». Опишем структуру и алгоритм этой обработки и, соответственно, работы кассира.

Обработка "Регистрация продаж на ФР в программе 1С Торговля и Склад 7.7" предназначена для использования в качестве инструмента регистрации продаж с использованием фискального регистратора. Диалоговая форма разделена на три закладки: "Продажа", "Настройки", "Технология".

Автоматизация магазинов г.Ульяновск 05.05. Программный продукт «Супермаркет» Глава 5.

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира Страница: 2 из 12 www.reshenie.info Используемые клавиши и их комбинации на клавиатуре Функциональные клавиши Функциональные клавиши стандартной компьютерной клавиатуры, располагающиеся обычно сверху, над символьными клавишами.

F1 … вызов справки о программе «1С:Предприятие» (предопределенная) F2 … подбор товара «вручную»

F3 … удаление товара, очистка таблицы чека F4 … редактирование значения реквизита формы (предопределенная) F5 … указание суммы наличных от покупателя F6 … авторизация процесса оплаты пластиковой (магнитной) банковской картой F7 … указание дисконтной карточки покупателя F9 … регистрация операции «возврат»

F10 … переход в главное меню программы (Файл, Действия, Операции, и т.д.) F11 … переход к журналам учетных документов в программе «1С»

F12 … просмотр чеков по датам Insert … новая строка (в справочнике) (предопределенная) Delete … пометить на удаление (в справочнике) (предопределенная) Home … перейти в начало списка (в справочнике) (предопределенная) End … перейти в конец списка (в справочнике) (предопределенная) PageUp … перейти на страницу экрана вверх (в справочнике) (предопределенная) PageDown … перейти на страницу экрана вниз (в справочнике) (предопределенная) Комбинации клавиш Ctrl+Enter … действие кнопки «по умолчанию» (кнопки «ОК», «ЧЕК», «ОТМЕНА») Данное обозначение описывает следующие действия пользователя: нажать клавишу Ctrl, затем не отпуская ее – клавишу Enter. На стандартной компьютерной клавиатуре две клавиши Ctrl и две Enter. Все они равнозначны и использовать можно любые. Чтобы клавиша Enter в составе цифрового блока клавиатуры работала – нужно включить цифровой блок клавишей NumLock.

Ctrl+PageDown … перейти за следующую закладку (вправо) (предопределенная) Ctrl+PageUp … перейти за следующую закладку (влево) (предопределенная) Tab … перейти за следующий реквизит диалоговой формы (предопределенная) Ctrl+F2 … выбор типа цены Ctrl+F5 … указание процента скидки по чеку вцелом Закладка «Настройки»

При первом запуске пользователю предлагается сначала установить значения на закладке "Настройки". Здесь указываются реквизиты формируемых учетных документов и их значения, операции, оформляемые при регистрации продаж или возвратов, а также флаги работы программы:

• Проводить документы • Работа с использованием накопительной системы скидок • Очищать чек после продажи Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира • Очищать суммы по чеку после продажи • Заполнение цен в чеке только по выбранному типу цен • Пересчет цен и сумм в чеке при выборе типа цен, карточки, процента скидки • Пересчет цен и сумм в чеке при подборе товаров Внешний вид закладки «Настройки»:

Реквизиты формируемых документов: «Общие реквизиты», «Реквизиты шапки», «Реквизиты таблицы» - это ссылки на определенные значения (элементы справочников или перечисления), которыми будут заполнены сформированные в процессе регистрации хозяйственных операций (продажа и возврат) документы.

Алгоритм заполнения этими реквизитами формируемых документов, а также состав формируемых документов указывается в другой обработке данного комплекса отчетов «расширение возможностей: Работа кассира ФР в 1С». Здесь мы не будем описывать эту часть работы. Т.е. будем считать, что алгоритм формирования и состав формируемых документов уже (заранее) прописан и пользователю при начале работы с этой обработкой необходимо лишь указать конкретные значения:

• Автор (в каждом документе программы регистрируется его автор, т.е. пользователь) • Проект (все документы в конфигурации могут быть разделены на проекты) • Фирма (все документы в конфигурации оформляются от лица выбранной фирмы) • Юридическое лицо (юридическое лицо фирмы, указанной в документах) • Комментарий (произвольный комментарий ко всем документам) • Контрагент (значение из справочника «Контрагенты», покупатель) • Договор (договор с контрагентом, может быть формальным, как и контрагент) • Склад (место продажи, магазин или склад с него будут списываться ТМЦ) • Ставка НДС (ставка НДС в формируемых документах, если пустая – значение берется из ставок по данному товару) • Ставка НП (ставка НП в формируемых документах, если пустая – значение берется из ставок по данному товару) Кроме этого, пользователю необходимо указать две хозяйственные операции:

1. Продажа Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира 2. Возврат товара В жизни каждой организации (предприятия) происходит множество хозяйственных операций, причем очень разных: простых и сложных, быстрых или протяженных во времени. В данной обработке регистрируется только два вида хозяйственных операций, однако по каждой из них может быть сформированы разные документы в зависимости от конкретных условий хозяйствования и эксплуатации программы. В типовой поставке (алгоритм заполнения и состав документов уже определен, хотя может быть изменен пользователем) предусматривается, что по данным операциям пользователь может выбрать следующие варианты формирования документов:

Продажа через ФР - РеализацияПрочее РеализацияПрочее Продажа через ФР - РеализацияРозница РеализацияРозница Продажа через ФР - РеализацияПрочее + ПКО РеализацияПрочее ПКО Продажа через ФР - РеализацияРозница + ПКО РеализацияРозница ПКО Для розничного магазина рекомендуется выбрать для операции «Продажа» - «Продажа по чеку», а для операции «Возврат» - «Возврат по чеку». В этом случае при регистрации продажи покупателю в программе будет сформирован документ «ЧекККМ» со всеми необходимыми реквизитами, он будет проведен, и пользователю останется только закрыть смену стандартными средствами: на фискальном регистраторе и в программе «1С».

При регистрации продаж и возвратов пользователь может использовать дополнительные переменные настройки данной обработки:

• Проводить ли документы при их создании (это может зависеть от многих факторов – от скорости работы компьютера, до целесообразности изменения регистров в программе)?

• Использовать ли накопительную систему скидок покупателям?

• Очищать ли чек (таблицу чека) после продажи?

• Очищать ли суммы после продажи?

• Заполнять ли цены в чеке по выбранному типу цен или по цене на складе (розничные • Пересчитывать ли цены и суммы в чеке при выборе чека или карточки (т.е. изменять ли те товары, что уже были подобраны до изменения этих параметров)?

Указав все эти переменные необходимо сохранить настройку этой обработки, чтобы следующий раз при запуске указанные параметры были уже заполнены. Если данной обработкой будут пользоваться несколько пользователей, необходимо сохранить эту настройку для каждого пользователя.

Закладка «Технология»

После заполнения закладки «Настройки» нужно установить значения на закладке "Технология". Здесь пользователь может:

• Установить значения пароля на ФР и проверить его соединение с программой.

• Определить, где печатать информацию о продажах (чековая, контрольная лента и пр.).

• Указать тип оплаты для фискального регистратора по наличным расчетам и пластиковой • Протестировать работу фискального регистратора на простых командах: протяжка ленты, отрезка ленты и т.д.

• Оприходовать начальные наличные деньги в кассу.

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира • Далее указывается вариант отражения информации на дисплее покупателя: первый вариант – это последовательное отображение информации о товаре, количестве, цене, сумме с определенной задержкой. Второй вариант – когда в верхней строке отображается текущий товар с ценой, во второй (нижней строке) – итог по чеку. Настройки дисплея покупателя рассчитывались исходя из характеристик дисплея DPD-201 (2 строки по 20 символов).

Чаще используют 2-й вариант.

• Указывается текст для дисплея покупателя в разных режимах работы: «Ожидание», «Подбор», «Спасибо за покупку».

• Флаг использования драйвера платежной системы. В случае, если на компьютере используется драйвер платежных систем, т.е. банковский терминал получает информацию от программы 1С, нужно установить этот флаг.

Внешний вид закладки «Технология»:

После заполнения закладок «Настройки» и «Технология», необходимо сохранить настройку диалоговой формы и использовать ее при открытии. Это ускорит начало работы кассира и не потребует от него дополнительных усилий по настройке этих параметров в следующем сеансе работы.

Закладка «Продажи»

При заполненной и сохраненной диалоговой форме, пользователю при открытии будет предлагаться закладка "Продажи". Здесь происходит основная работа кассира. Регистрируются продажи или возвраты товаров. Диалоговая форма настроена на использования в режиме "без мышки": т.е. ею можно управлять клавиатурой.

Управляющие клавиши и комбинации:

- F3 удалить информацию из чека (строку или весь состав) - Ctrl+F5 указание процента скидки по чеку вцелом - F6 пл.карта (инициализация процесса оплаты по пластиковой карте) - F7 регистрация карточки покупателя (может быть накопительной или именной) Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира - F11 просмотр журналов регистрации учетных документов в программе "1С" - F12 просмотр продаж по чекам (из внутренних данных программы, а не ФР) - Ctrl+Enter пробить (отменить) чек на фискальном регистраторе (оформить документы) Диалоговая форма содержит достаточное количество информации о сумме платежа клиента, скидке, сдаче и т.п.

Внешний вид закладки «Продажи»:

Алгоритм работы кассира Ожидание покупателя.

В процессе ожидания покупателя обработка не используется кассиром. В это время ее диалоговая форма остается неизменной, происходит только отсчет времени в верхнем левом углу.

Этот процесс заставляет форму обновляться и как следствие – время от времени моргать текстовые надписи.

Подбор товара с использованием сканера.

Для подбора товара в чек обычно используется стационарный сканер. Пронося товар мимо сканера, кассир считывает штрих-код товара и таким образом дает команду программе занести товар в таблицу чека. Если несколько раз считать штрих-код одного и того же товара - его количество будет увеличиваться суммированием, а новые строки не появятся.

Товар бывает штучным и весовым.

Весовой товар имеет префикс штрих-кода «23» (первые две цифры). В штрих-коде весового товара содержится информация о количестве или стоимости товара. В нашем случае – о количестве товара в граммах. Положение цифр обозначающих вес товара в общем случае зависит от формата используемого штрих-кода на весах. Кроме информации о весе товара в его штри-коде содержится информация о коде товара внутри информационной базы. Таким образом, Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира просканировав весовой штрих-код программа получает информацию о том какой товар продается и сколько он весит в граммах. Перемножая эти показатели получаем сумму продажи по товару.

Штучный товар, имеющий свой собственный штрих-код от производителя, может иметь различные префиксы, но чаще других встречается «46», префикс в этом случае обозначает страну производителя (46 – код России). Товар без штрих-кода производителя необходимо кодировать внутренними штрих-кодами. Внутренний штрих-код товара имеет префикс «20» (это глобальная настройка программы «1С»). Просканировав товар со внутренним кассир дает команду программе найти по нему товар. Количество в данном случае принимается равным единице.

После подбора товара курсор (темно-синяя ячейка таблице чека) находится на последней строке в колонке «Количество». Таким образом можно изменить количество товара нажав клавишу Enter на клавиатуре и ввести количество по данной строке.

Подбор товара «вручную» из справочника.

Если товар не имеет штрих-кода (на это может быть много причин) его нужно подобрать из справочника «вручную», т.е. используя клавиатуру. Для подбора нажмите кнопку F2 на клавиатуре. В диалоговой форме есть кнопка с этой функцией – откроется окно подбора справочника «Номенклатура». Окно подбора имеет три основных поля: дерево каталогов, таблицу товаров и таблицу подобранных товаров.

Для удобства работы можно включить или выключить иерархический режим отображения справочника (показывать группы товаров – включить, показывать все товары в одном списке, вне зависимости от принадлежности групп - выключить). В чем разница между этими режимами и для чего они? Если кассир точно знает в какой группе находится товар – лучше работать в иерархическом режиме (отображается меньше элементов справочника, программа работает быстрее). Если кассир не знает в какой группе может находиться товар, а знает, например, его артикул – лучше работать в режиме без иерархии. Включается и отключается данный режим кнопкой на панели диалогового окна подбора. Показываемый справочник может быть отсортирован по коду или наименованию товаров, а также по реквизитам «Артикул» и «Не включать в прайс». Сортировка справочника задается пользователем один раз и запоминается для дальнейшего использования. Изменить сортировку можно в меню «Действия».

Внешний вид окна подбора товаров:

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира Выбрав товары для перенесения в чек – нажмите комбинацию клавиш Ctrl и Enter (далее будем обозначать Ctrl+Enter): таблица выбранных товаров будет перенесена в таблицу обработки «Работа кассира …».

Удаление товара из чека.

Если в процессе набора таблицы чека оказалось, что в таблице есть лишняя строка, ее можно удалить нажав клавишу F3. В диалоговой форме появляется список выбора дальнейших действий: удалить текущую строку или очистить всю таблицу чека. Клавишами «Вниз» нужно выбрать нужный вариант (он будет обозначен синим цветом фона) и подтвердить выбор клавишей Enter.

Выбор варианта действия:

Указание процента скидки «вручную».

Определенным категориям покупателей может предоставляться скидка в размере определенных процентов. Кассир может указать процент скидки по данному чеку «вручную», вызвав для этого комбинацией Ctrl+F5 диалог ввода процента скидки.

Ввод процента скидки:

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира В результате происходит пересчет суммы по чеку в соответствии со скидкой. Скидка предоставляется на каждый товар отдельно по каждой строке.

Указание процента скидки по накопительной системе скидок.

Комплекс отчетов и обработок позволяет применять накопительную систему скидок, когда величина скидки определяется объемом произведенных покупок конкретным покупателем. Для идентификации покупателя необходимо указать номер его дисконтной карты. Делается это после нажатия клавиши F7. Открывается диалоговое окно, где оператору предлагается ввести номер дисконтной карты. Это можно сделать «вручную» (если номер не слишком длинный) или сканером (используется клавиатурный сканер).

Ввод номера дисконтной карты:

Если номер дисконтной карты еще не зарегистрирован в программе, пользователю будет предложено ее создать. Для этого нужно согласиться с таким предложением:

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира Далее в диалоговой форме пользователь указывает если необходимо контактную информацию о покупателе.

Кнопкой по умолчанию назначена как обычно «ОК». Если необходимо сохранить информацию о дисконтной карте – нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter: форма «Регистрация новой дисконтной карты покупателя» закроется, а диалоговой форме обработки «Работа кассира ФР в 1С» появится информация о карте (номер, сумма покупок, тип цен). Эта информация будет видна кассиру при каждой регистрации продаж по дисконтной карте. Способ расчета величины скидки по дисконтным картам задается в настройках системы ее администратором. В данном случае мы не будем его рассматривать, однако можно быть уверенным, что при достижении определенного предела покупок покупателю будет предоставляться определенный процент скидки. Обработка данного события происходит точно так же, как если бы процент скидки указали «вручную».

Указание типа цен на товары.

Пользователь имеет возможность (в общем случае) продавать товары по разным ценам, произвольно изменяя тип цены «вручную». Для этого комбинацией клавиш Ctrl+F2 вызывается список цен, зарегистрированных в программе. Далее клавишами «Вверх» и «Вниз»

выбирается нужный тип цен. Окончательно выбор подтверждается клавишей Enter. Данная возможность слишком сильно расширяет права кассира, поэтому в стандартной поставке она отключена блокированием соответствующей кнопки.

Указание суммы, вносимой покупателем наличными.

Сумму наличных денег получаемую от покупателя кассир указывает после нажатия клавиши F5 в стандартном диалоговом окне ввода суммы.

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира Указывая полученную от покупателя сумму оплаты, кассир рассчитывает сумму сдачи.

Расчет за покупку по пластиковой карте.

Если покупатель рассчитывается пластиковой (магнитной) картой банка, необходимо указать это программе нажатием клавиши F6. В этот момент начинается процесс авторизации покупателя: обработка его пластиковой карты, выяснение платежеспособности (если банковская система подключена напрямую к программе 1С, т.е. используется драйвер платежных систем. См.

закладку «Технология» обработки «Работа кассира …»). Если же банковская платежная система работает автономно, то нажатием клавиши F6 пользователь просто информирует программу о том, что данный чек будет оплачен пластиковой картой.

Чек печатается на фискальном регистраторе комбинацией клавиш Ctrl+Enter.

Если по какой-то причине оплата через банк не прошла (авторизация пластиковой карточки не была успешной), необходимо указать что оплата будет произведена наличными. Это делается нажатием клавиши F5 (несмотря на то, что сумма оплаты может быть указана в диалоговой форме).

Диалоговая форма подсказывает кассиру режим продажи «Наличными» или «Пластиковой картой» текстом «Оплата: Пл.Картой» или «Сдача: 00.00» справа, под суммой «Наличными».

Оформление продажи.

Продажа товаров всегда оформляется распечаткой кассового чека. Фискальный регистратор печатает чек после нажатия комбинации клавиш Ctrl+Enter. Если оплата производится наличными – этого достаточно. Если оплата за товар происходит через банковский терминал (пластиковой картой), необходимо:

• дождаться распечатки чека из терминала, • второго чека, • отдать на подпись покупателя один из чеков терминала, • оставить подписанный чек терминала себе, • другой чек отдать покупателю вместе с кассовым чеком.

Возврат товара.

Возврат товара регистрируется аналогично процессу продажи:

• подбирается состав чека как он был оформлен, • регистрируется возврат товара нажатием клавиши F9.

При этом в программе «1С» формируются документы на возврат. Настройка формирования документов по операциям «Продажа» и «Возврат» осуществляется на закладке «Настройки».

Комплекс отчетов и обработок для конфигурации «1С:Торговля и Склад» Описание работы кассира Просмотр журнала сформированных документов.

Для просмотра журнала сформированных документов пользователю нужно нажать клавишу F11. Ему будет предложен список журналов в которых могут располагаться документы, сформированные программой. Виды этих документов описываются в настройках комплекса «Расширение возможностей: Работа кассира ФР в 1С». Однако по структуре конфигурации программы «1С:Торговля и Склад 7.7» это могут быть либо «Реализация в розницу» либо «Чек ККМ». В принципе это могут быть все виды реализации, а также кассовые документы. Поэтому пользователю предоставляется возможность перейти в один из четырех журналов конфигурации:

• Документы по покупателям • Документы по кассе • Чеки ККМ • Общий журнал документов Просмотр чеков.

Пользователю доступна возможность посмотреть отчеты о чеках ККМ, хранимых в специальных файлах 1С (формат *.mxl). Эти файлы создаются и хранятся в программе автоматически в определенных каталогах. Это вспомогательный механизм хранения и получения информации о продажах. Эти файлы не предназначены для редактирования пользователем «вручную».

Открытые файлы не мешают работе программы даже в сетевом варианте, но сохранять их при закрытии не следует.

Для открытия файлов нажмите клавишу F12 и выберите соответствующий файл.