Заинтересованные стороны в программе:

Стратегия коммуникации

28 ноября 2012

Содержание

Программа в сравнении с Портфелем проектов

1

Управление программой – Ключевые дисциплины

2

-- Жизненный цикл управления программой

-- Управление коммуникациями, стейкхолдерами, ценностью

Бизнес заказчик - друг или враг?

3

Стратегия коммуникации

4

© 2012 SAP AG. All rights reserved. Confidential 2 Организационная модель Проект A Выход Проект B Выход Программа Внепроектная A работа ОрганизационВыход Проект C Стратегиче Портфолио ная стратегия ские цели Проект D Выход Программа B Проект E Выход Проект F Выход Внепроектная работа

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Программы содействуют достижению организационных и стратегических целей © 2012 SAP AG. All rights reserved. Confidential Преимущества управления программами Достижение стратегического преимущества Оптимизация расходов и распределения ресурсов, улучшение принятия решений Улучшение управления заинтересованными лицами и удовлетворенности заинтересованных лиц за счет более рациональных и скоординированных процессов взаимодействия, рационализации процессов отчетности Применение в проектах стратегии снижения рисков, усиление возможности планирования в чрезвычайных ситуациях Эффект синергии: скоординированная реакция на изменения в тех областях, которые могут повлиять на несколько проектов Совершенствование приоритезации проектов для достижения целей программы, в том числе совершенствование возможности определять связи между проектами и необходимость интеграции.

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Проекты в рамках программы часто совместно используют ресурсы, тем самым оптимизируя затраты, сроки и человеческие ресурсы.

© 2012 SAP AG. All rights reserved. Confidential Типовые роли при организации программы Технический консультативный Исполнительный / расширенный совет управляющий комитет Дает рекомендации в отношении технических Оперативный комитет аспектов внедрения и текущей эксплуатации Руководитель программы Управление • Программирование

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Интеграция различных мероприятий проекта требует специальных структур и руководящих принципов!

Содержание Программа в сравнении с Портфелем проектов Управление программой – Ключевые дисциплины -- Жизненный цикл управления программой -- Управление коммуникациями, стейкхолдерами, ценностью Бизнес заказчик - друг или враг?

Коммуникационная стратегия Обзор жизненного цикла управления портфелями Основной процесс и взаимосвязь с управлением проектами и программами компонентов Анализ рисков портфеля Авторизация элементов портфеля (программы, проекты) Инициализация проекта) Обзор жизненного цикла управления портфелями Определение ценности стейкхолдеров PMI: Определение трех тем Программы Управление выгодами Выгоды - это результат программы, например, увеличение доходов, снижение затрат или снижение объема отходов. Управление выгодами – это сумма планирования, инструментов и методов общего управления деятельностью, определяющая создание, развертывание и поддержку выгод, созданных программой.

Управление заинтересованными лицами Заинтересованное лицо – это любой человек или группа, на которую влияют (позитивно или негативно) результаты программы. Технически, сюда также могут быть включены пассивные заинтересованные лица, т.е. те, кто заинтересованы в Вашей программе, но напрямую она на них не влияет. Управление заинтересованными лицами – это выявление заинтересованных сторон, коммуникация, лидерство, компромиссы, конкурентные цели, приоритезация потребностей и запросов Руководство программой Руководство программой – это процесс развития, коммуникации, реализации, мониторинга и обеспечения политик, процедур, организационных структур и практик, связанных с данной программой.

Результатом является схема рационального и эффективного принятия решений и управления, ориентированного на последовательное достижение целей программы, касающихся соответствующих рисков и требований заинтересованных сторон.

(PMI Standard for Program Management 2nd edition)

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Управление программами требует дополнительных дисциплин по сравнению с управлением (несколькими) проектами!

Содержание Программа в сравнении с Портфелем проектов Управление программой – Ключевые дисциплины -- Жизненный цикл управления программой -- Управление коммуникациями, стейкхолдерами, ценностью Бизнес заказчик - друг или враг?

Коммуникационная стратегия Процесс управления заинтересованными лицами располагаются (например, структуру)?

между разными стейкхолдерами?

Какие ожидания и потребности объектов воздействия Каков предыдущий опыт выявленных

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Управление заинтересованными сторонами является сложной и всегда итерационной деятельностью, которая требует активного сглаживания ее последствий.

Анализ бизнес-интересов Бизнес-интересы могут меняться в зависимости от уровня организационной иерархии. Разные различные бизнес-приоритеты и интересы, основанные на их областях ответственности. Интересы конечных пользователей, как правило, зависят от их ролей.

заинтересованных сторон и документации их ожиданий. Кроме того, организационный опрос или другие механизмы обратной связи могут быть использованы для определения бизнес-интересов на проекте и при его внедрении.

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Управление заинтересованными лицами требует анализа влияния программы и соответствующих интересов каждой из заинтересованных (групп) сторон.

Сегментация заинтересованных сторон и Цели коммуникации

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Сегментация заинтересованных лиц важна для обеспечения соответствующего распределения информации в соответствии с уровнем вовлечения Например, проектная команда, управляющий комитет, вовлеченные бизнес-единицы).

Содержание Программа в сравнении с Портфелем проектов Управление программой – Ключевые дисциплины -- Жизненный цикл управления программой -- Управление коммуникациями, стейкхолдерами, ценностью Бизнес заказчик - друг или враг?

Коммуникационная стратегия Стратегия коммуникации: отношение заинтересованных сторон и способы влияния на него Влиятельность

3 ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

низкая Характеристики коммуникаций – Тактические возможности

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ

Коммуникация должна быть адаптирована к цели. Большинство заинтересованных сторон требуют индивидуального подхода.

Спасибо!

Contact information:

Torsten Reis Program Director, PMP SAP Global IT Application Services SAP AG Dietmar-Hopp-Allee D-69190 Walldorf Germany M +49-160- F +49-6227- E [email protected] Приложение Определения “Проект - временные усилия, предпринятые для создания уникального продукта, услуги или результата” (PMI Standard for Project Management 4е издание) “Программа – группа взаимосвязанных проектов, имеющих скоординированное управление, направленное на достижение целей, недостижимых при раздельном управлении.” (PMI Standard for Program Management 2е издание) Определения “Руководство программой – процесс разработки, коммуникации, реализации, мониторинга и обеспечения политик, процедуры, организационных структур и практик, связанных с данной программой. Результатом является схема рационального и эффективного принятия решений, направленная на достижение целей программы в согласованном порядке, касающихся соответствующих рисков и требований заинтересованных сторон.” (PMI Standard for Program Management 2nd edition) “Управление портфелями – это управление компонентами портфелей, направленное на достижение специфических бизнес-целей.

Управление портфелями – возможность для руководящих органов принимать решения, которые контролируют или направляют группы компонентов (субпортфели, программы, проекты и другие работы), так как они работают на достижение конкретного результата. При этом используются инструменты и методы для выявления, отбора, расстановки приоритетов, управления, измерения и информирования о вкладе компонентов в достижение организационных целей и соответствии их организационным целям. Не затрагивает управление компонентами. Цель управления портфелями – удостовериться скорее в том, что компания «делает правильную работу», нежели в том, что она «делает эту работу правильно»

(PMI Standard for Portfolio Management 2nd edition) Приложение Управление выгодами Жизненный цикл управления ценностью Соблюдение сроков, бюджета, достижение ценности Адаптация управления ценностью

ИНВЕСТИРОВАТЬ В

УПРАВЛЯТЬ

Стратегический подход к управлению ценностями Выявление дополнительных улучшений в рамках трансформации Выявление выгоды от дальнейшего внедрения ИТ Инициирование действий для Определение уроков для других ОБРАЗЕЦ – Планирование выгод

XXM XXM

XM XM XM

YM YM YM

XM XM XM

YM YM YM

XM XM XM

YM YM YM

Приложение Отслеживание прогресса Сравнение каскадного и гибкого подходов Пример методологий разработки ПО Каскадная модель представляет собой наиболее Традиционными представителями гибкой структурированную методологию внедрения, в методологии являются SCRUM и экстремальное которой формирование требований, анализ, программирование.

проектирование, программирование/конфигурирование и определенной последовательности.

На выходе каждого этапа должно проверяться качество.

Необходим баланс между тремя основными ограничениями (По времени, бюджету и объему) Команды, как правило, объединяются для Прогресс, как правило, измеряется в результатов каждого этапа Метод освоенного объема - цели Содержательный стоимостной анализ Понесенные затраты могут быть осмысленно рассмотрены только в контексте прогресса проекта.

Индикаторы позволяют определить:

Эффективно ли осуществляется проект, Выходит ли проект за рамки бюджета Укладываемся ли по срокам и бюджету на конец проекта.

Проблемы, возникающие при сравнении исключительно затрат. Пример:

Стоимость Метод освоенного объема - подход Исходная ситуация (пример) Бюджет проекта Для согласованного анализа «Затрат» и «% Выполнения» требуется полное последовательное ориентированное на стоимость обследование.

Для этого подсчитывается «Освоенный объем (EV)». Это показывает значение степени выполнения проекта, которую удалось достичь.

Освоенный объем:

EV = Бюджет проекта (запланированные общие расходы) * текущий процент выполнения Приложение Руководитель проекта и Руководитель программы Роль и Ответственность Руководителя программы Подчинение Исполнительный спонсор, Управляющий комитет Цель функции Руководитель программы является связующим звеном между клиентом и SAP на протяжении всего цикла взаимоотношений с клиентом, по всем местоположениям и мульти-проектным бизнес-процессам и решениям.

Убеждается, что цели и результаты программы четко доведены до бизнеса и до проектных групп Работает с клиентами, как ключевой и влиятельный член команды бизнес-планирования, обеспечивая долгосрочные результаты Руководитель программы управляет всеми связями и взаимозависимостями между проектами внутри программы Другой ключевой задачей является проактивное управление рисками всей программы Управление командой и арбитраж конфликтов с Обеспечить общее понимание внутри команды и принятие Обеспечить полную интеграцию и своевременность всех Докладывать Управляющему комитету о состоянии Обеспечить внедрение вовремя и в рамках бюджета Обеспечить качество результатов Определять и предоставлять требуемые ресурсы, а также подтверждать состав команд с руководителем проектов.

Управлять изменениями, уточнять и выпускать запросы на изменения, при необходимости согласуя их со спонсором.

Обеспечивать рамки проекта и анализ разрывов.

Предоставлять поддержку в методологии, подходах и Координировать планирование и выполнение проекта Быть единым контактным лицом SAP Обеспечить координацию проектных и основных групп Организовать и принять участие в аудите, прохождении «ворот» качества и интервью Роль и ответственность Руководителя проекта Цель функции Менеджер проекта отвечает за общее управление планированием, внедрением и руководством проекта на протяжении его жизненного цикла с момента инициации и до продуктивного старта и поддержки.

Руководитель проектной команды отвечает за внедрение, качество, сроки и стоимость проекта. Ответственен за:

Планирование, организацию, координацию и управление проектом Управление рисками проекта Уточнение и выполнение запросов на изменения, при необходимости привлекая Руководителя программы Определение организации проекта и согласование ее с На проектном уровне:

Ответственность за планирование, организацию, принятие проектного подхода координацию и управление проектом Ответственность за функциональность, результат, внедрение, структуру, качество и сроки Инициировать и координировать детальное Уточнение и выполнение запросов на изменения, при планирование по фазам необходимости, с привлечением Руководителя программы. Ежедневное управление достижениями, проблемами и руководителями команд При эскалации заблаговременное предупреждение Руководителя программы Управление рисками и снижение их Управление руководителями команд Определение и контроль за соблюдением стандартов на проекте и за производительностью