[ 5-я международная конференция
"Решения 1С для корпоративных клиентов"
8-16 июня 2013 года
Доминиканская Республика
Отель Barcelo Bavaro Palace Deluxe 5*
Как успешно внедрить СЭД –
организационные
и технические вопросы
Александр Безбородов,
руководитель отдела разработки программ
документооборота В чем сложность внедрения СЭД Программа не учетная, а процессная.
Процессы требуют предварительной подготовки к заведению в СЭД.
Документы – статичные единицы учета. И только их движение отражает деятельность, рабочие процессы организации.
У проекта внедрения СЭД две части Консалтинг создание условий для применения средств автоматизации (консалтинговая часть) собственно внедрение «1С:Документооборота»
Цель консалтинга – подготовиться к внедрению так, чтобы автоматизация была полезной. Полезность определяется удовлетворением потребностей заказчика.
Внедрение СЭД/ECM Внедрение СЭД часто требует предварительной подготовки к автоматизации.
подготовительный этап внедрение упорядочение делопроизводственных процессов, постановка системы делопроизводства и документооборота Методика построения делопроизводства и документооборота КОРП - 11 нормативных документов объемом 200 страниц:
Положение о делопроизводстве и документообороте, Положение о работе с договорной документацией, Положение о работе с организационно-распорядительной документацией, Положение о работе с регламентной документацией, Положение о Службе делопроизводства, Должностные инструкции сотрудников Службы делопроизводства ( документов).
ПРОФ - 21 документ объемом 120 страниц:
Инструкция по делопроизводству, Должностная инструкция секретаря, Положение о работе с договорной документацией, Шаблоны и бланки документов (всего 18 образцов), Перечень документов, которые нужно иметь для успешного прохождения проверок государственных надзорных органов.
Комплект нормативных документов Положение о работе с организационнораспорядительной документацией, Книга формата А4 + диск CD-ROM Объем: 226 стр.
Как работать с этим комплектом 1. Создать рабочую группу (управление делами + IT).
2. Заручиться поддержкой высшего руководства компании.
3. Выявить потребности бизнеса в части автоматизации документооборота.
4. Провести аудит ваших процессов, сравнить с нашими нормативными документами, включенными в комплект.
5. Доработать (при необходимости) нормативные документы или ваши процессы.
6. Утвердить и ввести в действие нормативные документы.
7. Внедрить 1С:Документооборот поэтапно (этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов, например, одновременно с введением в действие Положения о делопроизводстве и документообороте вводятся в действие те модули программы, работа с которыми описана в нем: регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, номенклатура дел…).
Пример Приказа о внедрении в промышленную эксплуатацию СЭД Поэтапный план работы с нормативными документами – дорожная карта Этап Организационная задача Нормативные документы Организовать работу 1 службы ДОУ / Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ответственного за ведение сотрудников службы Организовать 2 делопроизводственные Инструкция по делопроизводству 3 Организовать работу с различными видами Положение о делопроизводстве и документообороте Положение о делопроизводстве и документообороте (Инструкция по делопроизводству) – ключевой документ.
Инструкция составлена таким образом, что при необходимости можно легко добавить недостающие разделы или удалить те, которые не нужны в конкретной организации.
Связь положения с программой В положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе «1С:Документооборот»
Состав документов организации Организационно-правовые документы учредительные документы протоколы учредителей и участников штатное расписание положение об организации и структурном подразделении должностная инструкция Договорные документы договор дополнительное соглашение к договору сопроводительные документы (спецификация, накладная, счет-фактура, акт выполненных работ) Организационно-распорядительные документы распоряжение Регламентные документы инструкция методика положение технологическая карта Информационно-справочные документы служебная записка служебное (коммерческое) письмо справка протокол Положение о работе с регламентной документацией Для обеспечения высокого качества обслуживания клиентов в части построения систем электронного документооборота сформирована сеть Центров компетенции по документообороту (ЦКД).
Сейчас статус ЦКД имеют более 30 партнеров:
обладают необходимыми компетенциями для предоставления широкого набора необходимых услуг по установке, внедрению и сопровождению программного обеспечения, а также услуг по автоматизации процессов документооборота и консультирования по построению и оптимизации процессов документооборота.
Список ЦКД публикуется на http://1c.ru/rus/partners/ Комплект нормативных документов квалифицированного специалиста.
Было: подготовительный этап внедрение Стало: подгот. внедрение Подробнее в брошюре Подготовка к автоматизации документооборота: быстро, эффективно, своими силами.
5-я международная конференция "Решения 1С для корпоративных клиентов" Спасибо за внимание!
«