«СМК АГТУ. ПП – 01.2014 ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРАВАХ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ПРОЦЕДУРЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 2014 Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 2 из 86 На правах ...»

ФЕДЕРАЛ ЬНОЕ АГ ЕНТСТВО ПО РЫБОЛО ВСТВУ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

СМК АГТУ. ПП – 01.2014

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

НА ПРАВАХ ПОЛОЖЕНИЯ

ПО ПРОЦЕДУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

2014 Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 2 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01.

ПРЕДИСЛОВИЕ

1. РАЗРАБОТАНА начальником Общего отдела Н.Ю. Типаковой.

2. УТВЕРЖДЕНО И ВВЕДЕНО в действие приказом ректора № от 13.03. 3. ИЗДАНИЕ № 4. ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ № СМК АГТУ. ПП – 01. 5. ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ПРОВЕРКА проводится один раз в 12 месяцев.

6. ИЗМЕНЕНИЯ разрабатываются по результатам применения, аудитов, законодательных, нормативных, структурных или других изменений в АГТУ.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 3 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Решение о разработке документов

2.2. Анализ требований

2.3. Назначение исполнителя проекта документа

2.4. Оформление реквизитов документов

2.5. Введение в действие документов

2.6. Регистрация и идентификация

2.7. Адресование документа

2.8. Резолюция

2.9. Оформление приложений к документу

2.10. Издание документов

2.11. Тиражирование и рассылка документа

2.12. Порядок ознакомления

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Приказ

3.2. Распоряжение

3.3. Протокол

3.4. Акт

3.5. Актуализация документов СМК

4. Служебное письмо

5. Управление внешними документами и входящей корреспонденцией

6. Регистрация входящей корреспонденции

7. Регистрация, обработка и отправление исходящей корреспонденции

8. Факсы, электронная почта

9. Порядок снятия и выдачи копий с документов

10. Контроль исполнения документов

11. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

12. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

13. Регистрация и индексация документов

14. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

15. Составление номенклатуры дел

16. Формирование дел

17. Экспертиза ценности документов

18. Оформление дел

19. Составление описей дел

20. Оперативное хранение документов и дел

21. Передача дел в архив вуза

Приложения

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 4 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. 1. Общие положения 1.1. Инструкция по ведению делопроизводства разработана в соответствии с приказом Минобразования №2286 от 24.07.2000г. «Об утверждении примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении», Государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г., приказом Росархива от 23.12.2009г. №76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; приказом Федерального агентства по рыболовству № 126 от 8 февраля 2012г. о реорганизации, Уставом ФГБОУ ВПО «АГТУ» от 17.12.2012г.

1.2. Инструкция является нормативным документом, обязательным для всех руководителей структурных подразделений и работников университета.

1.3. Инструкция устанавливает порядок приема, учета подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов, кроме документов с грифом «Для служебного пользования».

1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в университете возлагается на начальника общего отдела университета.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях университета возлагается на их руководителей. В университете применяется смешанная система делопроизводства, которая позволяет работникам структурных подразделений более оперативно получить необходимую информацию или документы для работы с ними.

1.6. Руководители структурных подразделений обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, назначенных приказом по университету ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения.

1.8. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в общий отдел.

1.9. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 5 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. 1.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, с обязательным составлением акта приема-передачи документов.

2. Правила подготовки и оформления документов При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

Документы должны оформляться только на бланках вуза.

В университете применяются бланки:

общий бланк (приложение 1);

бланк письма (приложение 2);

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), с размерами полей не менее:

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

При наборе текста документа используется шрифт Time New Roman размером № 12-14 через один - два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Документы системы менеджмента качества (СМК) оформляются следующим образом:

- регламенты процессов – как правило, в соответствии с принятой в АГТУ формой, приведенной в «Методических рекомендациях по описанию процессов СМК АГТУ»;

- руководство по качеству (РК) - в соответствии с требованиями стандартов Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 6 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. ИСО серии 9001:2008;

- положения по процедурам - на основе действующих стандартов, положений, инструкций, др. нормативных документов.

2.1. Решение о разработке документов Необходимость разработки внутренних документов, в том числе документов СМК, определяется ректором университета, проректорами в зависимости от задач и области применения документа.

Решение о разработке документов может быть принято в устной или письменной форме. Последняя может иметь вид приказа, распоряжения, плана работ, мероприятий, решения ректората.

При принятии решения определяются:

назначение документа, требования, область применения;

лицо, ответственное за разработку;

лица, ответственные за согласование;

лицо, ответственное за техническое исполнение документа;

срок окончания работы над проектом документа.

2.2. Анализ требований В период разработки проекта документа исполнителем уточняются:

документ(ы) и требования, на основании которых пойдет разработка;

документы, подлежащие отмене или изменению в случае введения в действие разрабатываемого документа (его актуализации);

взаимосвязь с другими документами;

ресурсы, которые должны быть выделены для исполнения требований документа;

ответственность и полномочия лиц или подразделений (отделов) при исполнении требований документа;

степень конфиденциальности;

дата введения в действие документа и срок действия.

2.3. Назначение исполнителя проекта документа Исполнитель (или группа исполнителей) назначается руководителем. При выборе исполнителя учитывается назначение документа и его специфика.

При назначении нескольких исполнителей назначается ответственный исполнитель, который распределяет работу по разработке проекта между соисполнителями. В подобных случаях от соисполнителей следует добиваться:

единообразия понимания всеми участниками назначения разрабатываемого документа;

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 7 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. адекватности понимания соисполнителями своих задач в связи с назначением разрабатываемого документа;

знание требований к объекту документирования;

единообразия используемой в различных разделах документа терминологии.

2.4. Оформление реквизитов документов Наименование организации - автора документа Наименование вуза указывается в точном соответствии с Уставом университета. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

Наименование вида документа Наименование (название) документа должно соответствовать его содержанию.

Дата документа Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работником при регистрации документа.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2011.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2010 г.

Подпись документа Документы, направляемые вузом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

В состав подписи входят:

наименование должности лица подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Проректор по научной работе При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне университета (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

Согласовано Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

При внешнем согласовании документа ставится гриф согласования, состоящий из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица (включая наименование организации), личной подписи, е расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются Ученым советом, ректором, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения об институтах, центрах, факультетах, структурных подразделениях и т. д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" ИЛИ "УТВЕРЖДЕНО") (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

2.5. Введение в действие документов Введение в действие изданного и утвержденного документа осуществляется приказом ректора университета. Вводимый в действие документ является неотъемлемой частью приказа и предоставляется в общий отдел как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Приказ должен содержать полное название документа, его идентификационный номер и буквенный код, цель введения в действие документа и сроки внедрения.

Дата введения документа в действие определяется ректором университета.

Если иное им не установлено, то дата утверждения документа является датой введения документа в действие. В отдельных случаях, определенных ректором, срок введения может отличаться от даты утверждения. Информация об этом включается в приказ о введении документа и в предисловие, если это РК и Процедуры СМК.

2.6. Регистрация и идентификация После утверждения документ должен быть зарегестрирован согласно существующему в университете порядку.

Документу присваивается три вида номеров: порядковый (в Журнале регистрации), для документов СМК идентификационный и экземплярный. Коды идентификационных номеров для документов СМК присваиваются в порядке, установленном для каждого вида документов.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 10 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Номер распорядительного документа присваивается документу после его подписания. Он состоит из порядкового номера и даты подписания документа.

Документ регистрируется в Журнале учета распорядительных документов.

Оригиналы документов на бумажном носителе и в электронном виде передаются на хранение в общий отдел. Оригинал документа на бумажном носителе из общего отдела для дальнейшего хранения направляется в архив университета в соответствии с номенклатурой дел. Электронная версия документа размещается в документохранилище на портале АГТУ.

Документам СМК – Руководству по качеству, Положениям по процедурам СМК, регламентам процессов СМК - должен быть присвоен идентификационный номер на основании следующего:

Регламентам подпроцессов СМК - должен быть присвоен номер на основании следующего:

буквенный код № процесса № подпроцесса год издания Буквенный код документов СМК состоит из двух букв, характеризующих вид документа.

Перечень кодов приведен ниже:

Номер документа СМК состоит из двух (четырех - для регламентов подпроцессов СМК) цифр и является порядковым (очередным) номером, фиксируется через тире после буквенного кода документа.

Год издания документа СМК фиксируется четырьмя цифрами года через точку после номера документа в одну строку.

РП – 07.2010 - для регламента процесса «Управление учебно-методическим обеспечением».

РП - 07.01.2012 - для регламента подпроцесса «Управление научной библиотекой АГТУ», входящего в процесс «Управление учебно-методическим обеспечением».

Номер документа СМК при переиздании может оставаться прежним, но обязательно меняется дата издания (года). Предыдущие документы с введением нового отменяются приказом ректора.

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Документ регистрируется в перечне документов СМК Руководства по качеству.

Все страницы документов СМК АГТУ, должны быть идентифицированы для того, чтобы исключить возможность несанкционированной замены, утраты, «путаницы».

Используют следующую идентификацию страниц документов СМК:

колонтитулы верхние (для РК, ПП, регламентов процессов (подпроцессов) СМК (РП)) (колонтитулы – обязательный элемент идентификации);

верхнее поле РК, ПП и РП содержит реквизиты: наименование документа с идентификационным номером; редакция с датой введения в действие; номер страницы.

Образец колонтитула документов СМК 2.7. Адресование документа Документы адресуют в организации, учреждения, предприятия, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже, например:

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном, например:

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, например:

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 12 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. При направлении документов в вышестоящие организации почтовый адрес не указывается, например:

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

2.8. Резолюция В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 13 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.9. Оформление приложений к документу Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Если приложение одно в нескольких экземплярах, то:

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 листах в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

2.10. Издание документов Все документы издаются способом, принятым в университете. Технологии изготовления применяются различные, в зависимости от типа документов.

2.11. Тиражирование и рассылка документа Количество копий планируется руководителем подразделения, который вносит проект документа.

Рассылка осуществляется общим отделом на электронные адреса руководителей подразделений, а так же по списку под роспись о получении Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 14 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. экземпляра документа.

2.12. Порядок ознакомления Порядок ознакомления с документами происходит по установленному в АГТУ порядку.

С Руководством по качеству, политикой СМК, процедурами СМК, уставом АГТУ, коллективным договором, правилами внутреннего распорядка, положением об обработке и защите персональных данных работников университета, политикой и целями университета в области качества, положением об оплате труда, положением о порядке установления стимулирующих и премиальных выплат (надбавок и доплат) работников университета работники знакомятся при приеме на работу. Делается запись в листе ознакомления документа. Ответственность за ознакомление с указанными документами лежит на руководителе структурного подразделения.

С организационными документами (должностные инструкции, при необходимости – структурные схемы организационных структур университета) работники знакомятся при приеме на работу. В должностной инструкции делается запись на последнем листе документа.

С распорядительными документами (приказы, распоряжения) работники знакомятся, получив копию. Срок указывается на документе. Подпись об ознакомлении помещается на оригинале документа с указанием даты и расшифровки подписи или в раздаточном листе.

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Приказ - правовой акт, издаваемый ректором вуза для решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом (приложение 3).

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора вуза в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, и т.п. Приказы должны оформляться на бланке вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями вуза по поручению руководства или по собственной инициативе. Приказы печатаются шрифтом Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 15 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Times New Roman № 12-14.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Приказы должны иметь заголовок, расположенный в левом верхнем углу, который начинается с предлога «О (Об)». Например: «Об утверждении...», «О регистрации...», «О создании...».

Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова «П Р И К А З Ы В А Ю » (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «П Р И К А З Ы В А Ю ». После слова «П Р И К А З Ы В А Ю » ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

До подписания приказа ректором, исполнителю необходимо проверить его оформление на соответствие требованиям данной инструкции.

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Филиалы и обособленное структурно подразделение для издания приказов за подписью директора используют соответствующие бланки приказов, приведенные в приложении 4.

При возникновении вопросов необходимо обратиться к начальнику общего отдела.

Образец приказа на зачисление студентов для обучения с полным возмещением Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Астраханский государственный технический университет»

Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

ПРИКАЗ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Зачислить по результатам вступительных испытаний на 1 курс заочной формы обучения ИМТЭиТ по индивидуальному плану специальности 180405.65 «Эксплуатация судовых энергетических установок» Федорова Сергея Юрьевича (124333) с полным возмещением стоимости обучения.

Окончил Астраханское речное училище.

Основание: заявление с визой директора, п\о от 12.02.2013.

Образец заполнения оборотной стороны приказа вуза Проект вносит:

Ответственный секретарь На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Астраханский государственный технический университет»

Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

ПРИКАЗ

20_г.

О переводе в другой ВУЗ ПРИКАЗЫВАЮ:

Отчислить из университета в связи с переводом в Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет (филиал) студента 1 курса механического факультета, специальности 260601.65 «Машины и аппараты пищевых производств» гр. ДМГ – 11 Бекишиева Сабира Алимхановича с 01.05.11г., обучающегося с полным возмещением затрат на обучение.

Основание: заявление студента Бекишиева С.А. с резолюцией декана, ректора, письмо о согласии директора филиала Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета.

Образец заполнения оборотной стороны приказа вуза Проект вносит:

Согласовано:

3.2. Распоряжение Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором, проректорами вуза, руководителями структурных подразделений по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью вуза (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. и оформление распоряжений проводится структурными подразделениями вуза по поручению руководства или по собственной инициативе (приложение 5).

Текст распоряжения, как и приказ, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания распоряжения. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

При наличии двух частей распоряжения распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «П Р Е Д Л А Г А Ю », «О Б Я З Ы В А Ю », вразрядку строчными буквами).

В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

На оборотной стороне распоряжения обязательно указывается исполнитель данного распоряжения и его телефон для обратной связи.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Астраханский государственный технический университет»

Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

РАСПОРЯЖЕНИЕ

20_г.

Главного бухгалтера ежемесячно производить оплату за услуги телефонной связи предыдущего месяца до 15 числа текущего месяца.

Образец заполнения оборотной стороны распоряжения вуза Проект вносит:

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 19 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Филиалы и обособленное структурно подразделение для издания распоряжений за подписью директоров используют бланки аналогичные бланкам приказов, приведенные в приложении 4.

3.3. Протокол Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: «Дата», «Номер», «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня». На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема – передачи дел, проверки наличия, инвентаризаций и др.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке.

Совместные с другими учреждениями акты АГТУ печатаются на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт, или на стандартном листе бумаги формата А4.

В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 20 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Вводная часть акта строится по схеме: Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: (указываются наименование комиссии, должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном порядке – фамилии членов комиссии).

Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведения работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки (с абзаца) указывается количество экземпляров акта, место его нахождения или адресата, которым они направлены, например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр – направлен (наименование структурного подразделения);

2-й экземпляр – (наименование структурного подразделения);

3-й экземпляр – в дело (указывается номер дела).

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствовавшие при составлении, при этом указывается не наименование должности, а распределение обязанностей при составлении акта.

Акты бухгалтерии оформляются по требованиям стандарта бухгалтерского учета.

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Астраханский государственный технический университет»

Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

УТВЕРЖДЕН

Краткое содержание Основание: документ, послуживший основанием для составления акта.

Составлен: комиссией Председатель: должность, инициалы, фамилия.

Члены комиссии: должность, инициалы, фамилия (в алфавитном порядке).

Текст констатирующей части акта Излагаются цели из задачи составления акта, сущность проведенной работы, установленные факты, выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, если в акте отражено несколько фактов.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.

Составлен в двух экземплярах:

1-й экз. – кому (куда);

2-й экз. – кому (куда).

Приложение:

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Астраханский государственный технический университет»

Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

УТВЕРЖДЕН

Мы, нижеподписавшиеся специалист по защите информации М.Г.

Ходенкова, начальник общего отдела Н.Ю. Типакова, вед. документовед Н.И.

Куприянова составили настоящий акт на уничтожение печатей и штампов в связи с переименования университета, согласно приказа № 565 от 31.05.11г.

Федерального агентства по рыболовству:

1. Гербовые печати – одна штука 2. Угловой штамп АГТУ – 1 штука Печати уничтожены путем измельчения.

Просим списать гербовую печать университета, угловой штамп УГТУ, основы-2 штуки с материально ответственного лица Куприяновой Н.И.

3.5. Актуализация документов СМК Для определения актуальности содержания документов и необходимости внесения в них изменений производятся периодические проверки документов.

Основанием для внесения изменений и дополнений во внутренние нормативные документы являются:

введение в действие новых внутренних нормативных документов;

результаты внутренних и внешних аудитов СМК;

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 23 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. результаты анализа СМК со стороны руководства, анализа корректирующих и предупреждающих действий, анализа предложений по улучшению СМК от работников;

изменения внешних нормативных документов;

изменения в деятельности подразделения.

Периодические проверки, пересмотр и переиздание документов СМК осуществляет Представитель руководителя в СМК (ПР).

При необходимости внесения в документ существенных изменений производится пересмотр документа с последующим его переизданием. Идентификационный номер документа сохраняется, изменяется дата утверждения документа на титульном листе, документа, в колонтитулах и тексте предисловия к документу.

Издание новой редакции документа СМК утверждается приказом ректора.

В случае замены документа СМК, находящегося в локальной сети, на новый, директор Центра образовательной политики в соответствии с приказом ректора производит обновление документации.

4. Служебное письмо Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается ректором или проректорами в соответствии с предоставленной им компетенцией;

письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;

независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях – разъясняющие и дополняющие материалы.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования (Приложение 6).

Письма, оформленные на официальном бланке университета, имеет право подписывать только ректор, проректор, исполняющий его обязанности в период отсутствия, проректора в пределах своей компетенции. Подписанные письма подлежат обязательной регистрации в общем отделе.

Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 24 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

5. Управление внешними документами и входящей корреспонденцией 5.1. Виды внешних документов Указы президента России, Акты Правительства Российской Федерации.

Федеральные государственные образовательные стандарты, Государственные образовательные стандарты, Федеральные государственные требования.

Международные стандарты и нормы, в т. ч. по СМК.

Межгосударственные, государственные и отраслевые стандарты и нормы, в т. ч. по СМК.

Приказы, распоряжения Минобрнауки России.

Приказы, распоряжения Федерального агентства по рыболовству РФ.

Приказы, распоряжения и другие документы прочих федеральных органов исполнительной власти (Рособрнадзор, Министерство Транспорта РФ и т.п.).

Приказы, распоряжения и другие документы региональных органов законодательной, исполнительной и судебной власти (администрация Губернатора Астраханской области, Министерство образования и науки Астраханской области, областной (районный) суд и т.п.).

5.2. Для выявления внешних документов, применимых к деятельности университета, и управления их распространением в подразделениях АГТУ, службах и отделах определяется перечень органов, имеющих право издавать законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам, относящимся к их деятельности.

5.3. Для получения полнотекстовых копий таких документов устанавливаются каналы связи с официальными источниками распространения информации о документах и предоставления их на бумажном и/или электронном носителе (например, официальные сайты Минобрнауки России, Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, магазины стандартов и т.п.).

5.4. Определяется круг лиц, ответственных за систематический (например, ежемесячный) анализ информации о вышедших документах и выработку рекомендаций о необходимости получения полнотекстовых копий документов, применимых к деятельности подразделений.

5.5. При получении информации о выходе новых или изменении действующих нормативных документов организуется получение полнотекстовых копий необходимых документов в бумажном варианте, например, оформляется заявка в библиотеку на их приобретение. Назначаются лица, ответственные за проведение анализа этих документов и организацию их внедрения в деятельности того или иного подразделения или университета в целом.

5.6. Тиражирование (размножение), при необходимости, осуществляется Общим отделом и копии передаются заинтересованным подразделениям и должностным лицам.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 25 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. 5.7. Контроль за внедрением/соблюдением/исполнением внешних документов СМК осуществляет ПР, других документов – проректоры, руководители подразделений (по принадлежности документа).

5.8. Прием и учет внешних документов (корреспонденции).

Все направленные в адрес университета документы принимаются общим отделом.

5.9. В общем отделе вскрывается вся поступающая корреспонденция за исключением:

корреспонденции из правительственных органов;

с надписью «лично»;

корреспонденции в адрес общественных органов.

Корреспонденция, поступившая в университет, минуя общий отдел, а также полученная руководством университета при личном приеме посетителей или работниками университета при посещении других учреждений, должна быть передана для учета и регистрации в общий отдел не позднее следующего рабочего дня.

5.11. Внешняя нормативная документация в электронном виде приобретается университетом в соответствующих центрах информационного обеспечения РФ.

Поиск необходимой нормативной документации осуществляется в информационных справочных системах. Актуальными внешними нормативными, периодически обновляемыми документами на электронных носителях обеспечивается отдел кадров, структуры финансово-экономического блока, юридический отдел, научная библиотека и др. посредством использования электронных информационных баз в соответствии с заключенными договорами.

Для обеспечения свободного доступа читателей, посетителей библиотеки АГТУ к нормативным и правовым документам (в том числе Международным, Межгосударственным, государственным и отраслевым стандартам и нормам, в т. ч. по СМК) заключается договор о сотрудничестве библиотеки ФГБОУ ВПО «АГТУ» и ООО «Астраханский информационный центр «КонсультантПлюс».

6. Регистрация входящей корреспонденции 6.1. Вся поступающая в университет корреспонденция за день до вручения адресату регистрируется в общем отделе университета, за исключением корреспонденции, перечисленной в перечне документов, не подлежащих регистрации (Приложение 13). Она берется на учет в регистрационном журнале. На всех входящих документах в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата получения и входящий номер, состоящий из индекса подразделения.

6.2. Для регистрации поступающей в университет корреспонденции приняты следующие виды входящих журналов:

журнал входящих документов, поступающих по средствам почтовых На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. отправок и доставленных с помощью курьеров или нарочных;

журнал входящих документов, поступающих на электронный адрес университета;

журнал входящих документов, поступающих по средствам факсимильной связи;

журнал регистрации документов и изданий с грифом ДСП.

В журналах учета входящих документов регистрируются все входящие документы, в зависимости от вида их поступления. На корреспонденции, передаваемой на доклад ректору, работники общего отдела проставляют входящие номера, соответствующие номеру в журнале регистрации. В журналах регистрации записывается следующая информация о поступившем документе:

в графе «входящий номер и дата» отмечается дата поступления доку- мента и входящий номер, который присваивается документу в университете и состоящий из индекса корреспонденции, места регистрации и порядковый номер регистрации входящих документов;

в графе «от кого поступил документ» пишется название организации, приславшей документ;

в графе «дата и индекс полученного документа» проставляется дата документа и индекс, порядковый номер и присвоенный документу организацией, приславшей документ;

в графе «краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание;

графу «кому направлен документ» вносятся структурные подразделения, куда направлен документ.

Зарегистрированная корреспонденция в день поступления передается руководству на рассмотрение или непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

7. Регистрация, обработка и отправление исходящей корреспонденции 7.1. Вся исходящая корреспонденция, подписанная ректором и проректорами, регистрируется в общем отделе в журнале регистрации исходящих документов, кроме исходящих документов и изданий с грифом «для служебного пользования».

7.2. На отправляемом документе и его копии представляется исходящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения, согласно принятой в университете индексации, из индекса общего отдела и порядкового регистрационного номера.

7.3. Место расположения исходящего номера на документах, составленных на бланках писем университета, предусмотрено расположением реквизитов бланков.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 27 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. 7.4. В том случае, когда содержание и назначение документов не требуют пояснения, они посылаются без сопроводительного письма. Дата и исходящий номер на этих документах проставляется ниже подписи, в левом нижнем углу.

7.5. Учет исходящих документов ведется в журнале, в котором пишется адрес, организации, в которую направляется документ, дата и номер исходящего документа, фамилия подписавшего документ, фамилия исполнителя, вид отправки (простым, заказным письмом).

7.6. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, заполнение реестра на отправку заказных писем.

7.7. Делопроизводитель общего отдела проверяет правильность оформления исходящих документов, наличие приложений, наличие всех виз, подписи, даты, адресата, ссылки на входящий документ, а также наличие остальных реквизитов и их расположение в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38.72 и 6.39.72, изложенными в п.2. «Правила подготовки и оформления документов» настоящей инструкции.

7.8. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

7.9. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, должны быть вложены в один конверт.

7.10. Исходящая корреспонденция, направляемая в общий отдел для отправки, обрабатывается в тот же день.

8. Факсы, электронная почта 8.1. Факсы, электронная почта составляются согласно образцу и передаются для отправки в общий отдел. Факсы с отметкой о времени его отправки и регистрации в журнале возвращаются в соответствующее структурное подразделение.

8.2. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в общий отдел, второй подшивается в дело структурного подразделения.

8.3. Исправления, внесенные при подписании факсов, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены исполнителем.

8.4. Правительственные телеграммы, факсы, электронная почта подписываются только ректором.

9. Порядок снятия и выдачи копий с документов 9.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в вузе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

9.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т. д.).

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 28 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».

9.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать общего отдела.

9.4. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

9.5. В выписках из протокола и приказа делается дословная запись содержания выписываемого абзаца.

10. Контроль исполнения документов 10.1. Задачи и правила контроля исполнения документов 10.1.1. Контроль исполнения документов – одно из обязательных условий четкой работы с документами. Организация контроля исполнения документов должна обеспечить их своевременное и качественное исполнение.

10.1.2. Контроль исполнения документов включает в себя:

- проставление индекса контроля на контролируемых документах;

- проверку и регулирование хода исполнения документов, учет и анализ результатов исполнения контрольных документов.

10.1.3. Обязательному контролю подлежат:

- постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов;

- документы, поставленные на контроль руководством университета;

- приказы, распоряжения по университету, решения ректората, Совета университета;

- письма и заявления граждан.

10.1.4. Ответственность за своевременное и правильное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений, в которые направляются для исполнения контролируемые документы.

10.1.5. Контроль исполнения следующих документов возлагается - документов, поступивших из вышестоящих и других органов;

- документов, поставленных на контроль руководством университета.

на секретарей руководителей университета:

- устных распоряжений, поручений руководителей.

на Ученого секретаря:

- решений Ученого Совета университета.

на ответственных за делопроизводство структурных подразделений:

- документов, поступивших в структурные подразделения для исполнителей.

10.2. Сроки исполнения документов 10.2.1. Сроки исполнения служебных документов указываются в тексте доИнструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 29 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. кументов или резолюции руководства и должны соблюдаться.

10.2.2. Если сроки исполнения документов не указанны в документах или резолюциях, следует руководствоваться следующими сроками их исполнения:

- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;

- если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок;

- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

10.2.3. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в университет или структурное подразделение.

10.2.4. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документов исполнителями или не менее, чем за – 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

10.3. Контроль исполнения документов 10.3.1. На документах, исполнение которых взято на контроль, проставляется знак контроля «К». Для отметки о контроле ГОСТ 6.39.72 отведено определенное место в левом поле бланка служебных документов.

10.3.2. На каждый контролируемый документ в журналах регистрации входящих документах делается пометка «К», в специально отведенном поле журнала.

10.3.5. Контроль исполнения документов осуществляется путем ежедневного просмотра журнала регистрации входящих документов, напоминания исполнителям о приближении срока исполнения. Ответственные за ведение журналов регистрации входящих документов ежедневно просматривают журнал и предупреждают исполнителей о сроках исполнения, о чем делают отметки в журналах.

10.3.6. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены составленные в нем вопросы, корреспонденту дан ответ по существу, в журнале сделана соответствующая запись (указан номер и дата исходящего письма), а документ направлен в дело, в котором он должен храниться согласно номенклатуре.

10.4. Обобщение и анализ данных об исполнении документов 10.4.1. В конце каждой недели общий отдел, ведущий контроль за исполнением документов, составляет сводки об исполнении контролирующих документов и направляет их руководителям на рассмотрение.

10.5. Организация контроля исполнения писем, заявлений 10.5.1. Ответственность за исполнением в указанные сроки писем и заявлений граждан возлагается на руководителей подразделений, в которые передаются для исполнения документы.

10.5.2. Контроль исполнения всех писем и заявлений граждан, поступивших в университет, осуществляет общий отдел.

10.5.3. После исполнения писем, заявлений граждан исполнители должны Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 30 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. сделать отметку об исполнении в общем отделе.(сообщить номер и дату ответа) 10.5.4. Исполнение писем, заявлений считается законным, когда о принятом решении сообщено заявителю.

10.5.5. Письма граждан, полученные университетом через вышестоящие органы, возвращаются в эти органы с копией ответа.

10.5.6. При поступлении повторного заявления или письма общий отдел, используя сведения, содержащиеся в справочной картотеке, докладывает руководству о принятом решении по ранее поступившему заявлению или письму.

11. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции 11.1. Вся корреспонденция, поступающая в вуз, принимается и регистрируется работниками общего отдела.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность написания адресата.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале.

11.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню Приложение 11.3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, работник общего отдела связывается с отправителем и выясняет ситуацию.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции или по срокам исполнения.

11.4.Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

11.5. Получив документы на исполнение, работник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

11.6. Каждый работник вуза обеспечивает оперативность, качество исполИнструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 31 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. нения и сохранность документов.

11.7. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

11.8. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

12. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов 12.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

12.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

12.3. Документы, подписанные ректором, и документы, подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в общем отделе и отправляются по почте и (или) факсом или электронной почтой.

Документы, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, направляются общим отделом через отделение почтовой связи.

12.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах вуза.

12.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

12.6. Документы для отправки в другие организации должны передаваться работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования. Упаковка корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями и передается в общий отдел вуза.

13. Регистрация и индексация документов 13.1. Регистрация документов 13.1.1. Регистрация документов в вузе осуществляется общим отделом.

В общем отделе регистрируется входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора.

13.1.2. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

13.2. Индексация документов Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 32 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. 13.2.1. Каждому структурному подразделению вуза присваиваются цифровые индексы согласно номенклатуре дел.

13.2.2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки или журналы регистрации.

Исходящие факсы регистрируются в журнале исходящих документов.

14. Учет и хранение печатей, штампов и бланков 14.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения личности.

14.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в вузе, ведется в специальном журнале.

14.3. Выдача печатей, штампов производится под расписку в соответствующих журналах учета.

14.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел.

14.5. Печати и штампы университета должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

14.6. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов в структурных подразделениях несут материально ответственные лица, либо лица ответственные за ведение делопроизводства.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

14.7. Печати и штампы уничтожаются по акту.

14.8. Проверка наличия печатей, штампов, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

14.9. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствии со следующими правилами:

Гербовая печать вуза в общем отделе вуза На документах подписанных или утвержденных ректором, проректорами, председателями дис. советов, секретарем Ученого Гербовые печати вуза, по месту нахождения В соответствии с доверенностями, выданнумерованные филиалов и обособ- ными директорам филиалов и директору Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 33 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Угловой штамп уни- в общем отделе верситета, круглая печать «общий отдел»

Круглая печать «Сту- В студенческой кан- На справки, выдаваемые студенческой канденческая канцеля- целярии целярией рия»

Круглые печати фи- В филиалах и обособ- На документы, подписанные или утверлиалов ленном структурном жднные директорами филиалов и дирекподразделении тором обособленного структурного подразделения, заверяет подписи работников 15. Составление номенклатуры дел 15.1. Номенклатура дел вуза - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в вузе, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

15.2. Номенклатура дел вуза составляется общим отделом на основе номенклатуры дел структурных подразделений при методической помощи архива вуза.

Номенклатура дел вуза, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) вуза, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного органа управления архивным делом и утверждается ректором.

15.3. При составлении номенклатуры дел вуза следует руководствоваться уставом вуза, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием вуза, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, утвержденной структурой вуза.

15.4. В номенклатуру дел вуза включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений вуза, различного рода карточки и т. д.

15.5. Названиями разделов номенклатуры дел вуза являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

15.6. Графы номенклатуры дел вуза, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклаИнструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 34 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. туру. Индекс дела состоит из установленного в вузе цифрового обозначения структурного подразделения, его подчиненности и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 10/1-05, где 10 - обозначение структурного подразделения (управление, деканат), 1 - обозначение подчиненного структурного подразделения (отдел, кафедра) 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационнораспорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения.

Графа 3 заполняется по окончании учебного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

16. Формирование дел 16.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 35 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Дела в вузе формируются, децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль правильного формирования дел в вузе осуществляются общим отделом и архивом вуза.

16.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

16.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

16.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 36 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. 17. Экспертиза ценности документов 17.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

17.2. Экспертиза ценности документов в вузе проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

17.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в вузе создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права ЭК вуза, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором.

Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в структурных подразделениях вуза с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК вуза.

17.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел вуза, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "До минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

18. Оформление дел 18.1. Дела вуза подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива вуза.

18.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 37 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

18.3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.).

19. Составление описей дел 19.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

19.2. В каждом структурном подразделении вуза описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива вуза. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи вуза, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

19.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полИнструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 38 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. ностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

19.4. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.

20. Оперативное хранение документов и дел 20.1. С момента заведения и до передачи в архив вуза дела хранятся по месту их формирования.

Оригиналы документов СМК (Руководство по качеству, регламенты процессов (подпроцессов), положения по процедурам) хранятся в Общем отделе.

Вторые экземпляры регламентов процессов (подпроцессов), положения по процедурам – в Центре образовательной политики (ЦОП). Третий экземпляр регламента процесса (подпроцесса) – у его владельца.

Актуальные электронные копии документов СМК (за исключением регламентов процессов и подпроцессов СМК) хранятся в локальной сети АГТУ в свободном доступе. Электронные копии документов СМК должны быть защищены паролем от несанкционированного внесения изменений. Ответственность за актуальность электронных версий несет директор Центра образовательной политики.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

20.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

21. Передача дел в архив вуза 21.1. Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив вуза.

21.2. В своей деятельности архив вуза руководствуется нормативными и меИнструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 39 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. тодическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве вуза.

21.3. В архив вуза передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

21.4. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив через год после их заверения в делопроизводстве структурных подразделений.

Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по описям или номенклатуре дел.

21.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и работника, передавшего дела.

Дела в архив доставляются работниками структурных подразделений, увязанными в связки.

Вместе с делами в архив вуза передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.

До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве университета 15 лет. Материалы по личному составу хранятся в архиве университета 75 лет. По истечению указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архива университета в государственный архив.

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 40 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01.

ПРИЛОЖЕНИЯ

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная ул. Татищева, 16, г. Астрахань, тел. (8512) 614300; факс 614366;

е-mail: [email protected]; http://www.astu.org ОГРН ИНН 3016018094/КПП На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования;

воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная деятельность сертифицированы DQS и ГОСТ Р по ISO 9001: Федеральное агентство по рыболовству Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Астраханский государственный технический университет»

ул. Татищева, 16, г.Астрахань, На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Образец бланка распорядительного документа вуза (приказа) Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Астраханский государственный технический университет»

Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

ПРИКАЗ

_ 20_г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Проект вносит:

Согласовано:

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 44 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Дмитровский рыбохозяйственный технологический институт (филиал) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Астраханский государственный

ПРИКАЗ

Об отчислении ПРИКАЗЫВАЮ:

НА ОБОРОТЕ:

Проект вносит:

Зам. директора по учебной и воспитательной работе Согласовано:

Зав.кафедрой Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 45 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Обособленное структурное подразделение «Волго-Каспийский морской рыбопромышленный колледж» федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Астраханский государственный технический университет"

ПРИКАЗ

О переводе ПРИКАЗЫВАЮ:

НА ОБОРОТЕ:

Проект вносит:

Зам.начальника по учебно-производственной работе Согласовано:

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 46 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Ейский морской рыбопромышленный техникум (филиал) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения «Астраханский государственный технический университет»

ПРИКАЗ

О переводе на следующий курс ПРИКАЗЫВАЮ:

НА ОБОРОТЕ:

Проект вносит:

Зам. директора по учебной работе Согласовано:

Инструкция по ведению делопроизводства. Редакция от 13.03.2014 стр. 47 из На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. федерального государственного бюджетного образовательного учреждения «Астраханский государственный технический университет»

ПРИКАЗ

_ 20_г.

О восстановлении ПРИКАЗЫВАЮ:

НА ОБОРОТЕ:

Проект вносит:

Зам. директора по учебной работе Согласовано:

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Образец бланка распорядительного документа вуза (распоряжение) Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Астраханский государственный технический университет»

Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

РАСПОРЯЖЕНИЕ

20_г.

Проект вносит:

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования;

воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная деятельность сертифицированы DQS и ГОСТ Р по ISO 9001: Федеральное агентство по рыболовству Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Астраханский государственный технический университет»

ул. Татищева, 16, г.Астрахань, Направляем Вам форму № 2-Р «Сведения о численности и заработной плате работников государственных и муниципальных учреждениях» за октябрь года.

Приложение: на 2 листах.

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение Разработка и предоставление образовательных услуг в области среднего профессионального, высшего, дополнительного, дополнительного профессионального образования, международного бизнес-образования; воспитательная работа, научно-исследовательская и инновационная

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

_ 20_г.

О направлении работника в командировку Направить в командировку в _,, Сроком на _ календарных дней с «» 20 г. по « » _20 г.

С целью: Командировка за счет средств С приказом ознакомлен _ Основание: Особые отметки: _ Визы:

Руководитель подразделения _ Проректор Ректор, профессор, д.х.н. _ Пименов Ю.Т.

В бухгалтерию – Прошу выдать аванс по коду:

212 (суточные) 226(проживание) 222 (проезд) Всего: рублей Прошу денежные средства по командировке перечислить на лицевой счет ПК _ Подпись командируемого _ Согласовано:

Гл. бухгалтер А.В Полякова На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01.

КОМАНДИРОВОЧНОЕ

УДОСТОВЕРЕНИЕ

Федеральное агентство по рыболовству Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего «Астраханский государственный _ Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

М.П Командировка продлена на _ дней. Ректор Ю.Т. Пименов _ СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ для направления в командировку и отчет о его выполнении _ Командировка_ Срок «» календарных дней с «_» 20 г. по «» 20 г.

Основание: Содержание задания (Цель) Краткий отчет о выполнении задании _ Работник _ Заключение о выполнении задания Руководитель "_"20г.

На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01. Получен аванс (от кого и дата) Итого получено (кредит счета 208) Израсходовано Остаток Перерасход Целесообразность произведенных расходов подтверждаю Руководитель струкБухгалтер турного подразделения Подотчетное лицо На правах положения по процедуре управления документацией.

СМК АГТУ. ПП – 01.

НАПРАВЛЕНИЕ

Федеральное агентство по рыболовству Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Астраханский государственный технический университет» Цель поездки _ ул. Татищева, 16, г. Астрахань, ИНН 3016018094/КПП _№ _ Отметки о выбытии в поездку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянного обучения.

1.Выбыл из _ Прибыл _ «» _200 г. «» _200 г.

_ 2. Выбыл из _ Прибыл _ «» _200 г. «» _200 г.

_ _ М.П.

3. Выбыл из _ Прибыл _ «» _200 г. «» _200 г.

_ _ Краткий отчет _ _ _ _ Декан факультета (директор института _ зав. послевуз.образования) Зав. каф. физвоспитания _ (для студентов-спортсменов) На правах положения по процедуре управления документацией.